高校档案管理工作刍议

高校档案管理工作刍议（共12篇）

高校档案管理工作刍议 篇1

高校档案内容丰富, 知识性强, 信息价值大, 是我国档案资源中的宝贵财富, 是国家重要的科技信息资源。21世纪进入第二个十年, 科学技术迅猛发展, 档案技术更新速度加快, 特别是我国加入WTO后, 档案法制、档案行政管理体制都将与国际接轨, 档案工作的管理方式乃至体制都会发生深刻变化, 这是亟需档案工作者探讨的问题, 笔者从以下几方面进行论述。

一、高校档案工作知识型群体的思维特点

档案是一种不可再生的信息资源, 是人类活动的真实记录, 是各种知识的汇总, 是人类智慧的结晶。它具有真实性、唯一性、积累性等特征, 因此, 高校馆藏档案内容要丰富, 载体形式要多样化。要抓紧时间采取措施加强对知名专家、学者、教授个人档案材料的收集和科学管理, 因为我们面对的服务对象, 多数是文化层次较高、知识结构复杂的教师、学生为主的群体, 我们要了解他们的思维方式。通过对该群体的调查总结, 其思维特点主要表现在:思维敏捷, 脑力活动激烈, 处于竞争状态;推理判断严谨, 逻辑思维性强;脑子灵活, 接收新事物快;思维逆向, 超乎常理想象。

面对这样的群体, 我们档案工作者要加以分析研究, 利用网络及计算机技术与校内公共信息建立互联互通关系, 增强信息采集能力和加工能力。收集、整理充足的, 特别是涉足边缘性学科的科技档案信息, 以促使师生在教学、科研、管理等方面创新思维, 激活其灵感、拓宽其思路, 使他们在各自领域内的工作取得丰硕成果。

二、更新档案服务方式, 不断提高档案工作质量和管理水平

高校档案馆是学校的情报中心, 是为教学、科研、管理等各项工作服务的学术性机构。“凡事预则立, 不预则废”, 因此, 高校档案工作要围绕学校不同时期的中心工作, 树立超前服务意识, 变被动为主动, 提前把材料准备好, 以便随时利用。要意识到加大档案及相关信息的收集力度是为增强、扩展服务功能提供保障。档案工作者要探讨档案管理规律, 揭示高校档案与学校管理及师生的关系, 实行全开放型的科学管理, 克服档案开放中的思想障碍, 使之适应学校改革和发展的需要, 切实提高档案在高校工作中的利用价值。

做好档案利用工作是档案管理人员的职责, 是档案工作诸环节的出发点和落脚点。它决定着档案的发展方向, 是衡量档案工作质量的标准。竭尽全力地做好档案的开发利用, 首先应明确指导思想和要求, 充分注意到高等学校的改革、发展对档案工作提出的新要求;其次是及时、准确、有效的提供档案, 为教学管理和深化学校的改革服务, 在服务中体现档案利用工作的价值。

各级领导也要高度重视档案工作, 紧抓思想建设、硬件建设、网络建设等, 加强对高校档案资源的保护、保管, 为提高档案管理的质量和效益提供制度保障。

三、档案工作者综合素质的培养

首先, 高校档案馆既是档案工作的职能部门, 又是永久保存和提供利用各类档案的科学文化事业机构, 在履行管理职能过程中要与各职能部门发生联系, 档案人员要经常深入各部门熟悉情况、收集材料、接待查阅、与外交流等等。因此, 协调是档案管理工作的一项重要内容, 凝练协调素质是提高档案管理水平的前提, 高校档案工作者应加强理论学习, 奠定协调基础;修养语言艺术, 锻炼公关能力。在深厚的档案专业理论和实践的基础上厚积薄发, 实现档案工作的不断创新。其次, 档案工作者通过参加继续教育, 努力学习掌握现代化的、载体各异的档案管理技术和实用技能, 加强责任感和紧迫感, 进一步扩大自己的知识面, 不断学习外语、互联网、计算机应用以及各种专业知识和技能, 使自己成为一专多能的复合型人才。最后, 档案工作者还要注重提高自己的身体素质。档案部门工作量大、劳动强度高, 而我们多数人整日翻阅、查找、伏案疾书, 相对来说, 脑力劳动多, 活动量少, 平淡、重复、单一的室内工作极易疲劳, 长期下去, 容易诱发颈椎综合症、静脉曲张、视力下降、腰腿酸痛等症。所以, 更应该加强体育锻炼, 提高自身的防病抗病能力, 只有这样, 才能自如地应对新形势下高校档案工作的更大挑战。

参考文献

[1]张春.高校档案工作应注重协调与创新[J].北京档案, 2005, (2) .

[2]李继贤.谈如何加强高校档案的收集与管理[J].内蒙古图书馆工作, 2009, (4) .

[3]肖伟芳.高校档案利用工作制约因素及对策[J].广东档案, 2010, (4) .

高校档案管理工作刍议 篇2

主体价值论主体价值论又称“利用决定论”。该理论认为，档案价值是由主体即档案利用者及其需要决定的，主体需要的程度和状况直接决定着档案价值的大小。齐麦尔曼认为，需要者对文件的需求越大，文件的价值就越大。沈云认为，档案价值是由人类社会活动的不平衡性和差异性、竞争性和非公开性，以及人类社会活动的延续性与人脑记忆的短暂性、人类社会活动的连续性与起伏性、偶然性与必然性、不同时代人类社会活动的差异性和关联性与后人对较早时代的不可亲历性矛盾交织运动产生的备忘(记忆)价值、凭据价值、情报价值和历史价值。依据主体价值论，高校档案价值存在完全依赖于高校档案利用者的需要和情感偏好，档案价值的大小则在于档案利用者需求程度的高低。

客体价值论客体价值论也可以称为“内在价值论”。这种观点认为，高校档案价值是档案本身所固有的、内在的、客观的属性，档案价值与人们的利用需求无关，它是纯粹物理的。德国客观价值论的代表人物策赫认为，档案含有“内在价值”，而不管历史学家是否对其存在需求。我国档案学家陈作明认为，档案价值实为档案的使用价值，就是档案能满足人们某种需要的效用。勤拙指出，档案的价值根源于原始的历史记录之中，存在于档案内容所包含的信息与知识之中。高校档案及其属性是客观的，不以人的意志为转移。根据客体价值论，高校档案价值也不是主观的，而是完全客观的，它是由高校档案自身的状况和属性决定的，与档案利用者的需求无关。

关系价值论关系价值论者认为，档案价值是档案这一客体对主体的意义，是档案与主体对它的需要之间的一种特定关系，是反映档案的存在、属性及其是否满足主体生存和发展需要及其满足的程度。档案学家吴宝康认为，档案价值的实质是档案在人们认识世界和改造世界中的意义，以及档案对社会实践活动的作用，而且档案的价值概念是通过客体对主体需要的满足来体现的。王英玮也认为，档案价值是文件形成者和档案工作者在文件的制作、形成、积累、保管、整理、鉴定等一系列有积极意义的创造性活动中所付出的劳动、辛劳、智慧、奉献的结晶。档案关系价值论是过程哲学价值论在档案研究中的体现，依据该种理论，高校档案价值就是档案本身与档案利用者之间的相互关系，是高校档案的.客观属性与档案主体需求的有机结合。

同样，我们不去判断哪一种档案价值理论更合适，理论派别只是研究者的偏好不同。“价值”作为一个哲学范畴，必然有其普遍的客观基础和表现形式。高校档案价值亦是如此，其普遍客观基础和存在形式也是人类普通的基本关系——主客体关系的一个方面，即：在主客体相互作用中，由于主体及其内在尺度的作用，使客体趋向于主体，接近主体(客体主体化)，为主体的需要及其发展服务。

当前高校人事档案管理改革刍议 篇3

一、人事档案在高校的作用

人事档案是国家档案的重要组成部分，是记载单位员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的历史与现实的记录，是用人单位和有关劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等需要时，对当事人进行全面考察的重要依据。尽管一些高校近几年在引进急需人才时不看重档案，但目前公办大学在录用人员时，仍要调阅人事档案，档案毕竟能从一定程度上反映一个人的基本情况。对高校的大多数专业人员来说，评聘职称是其职业生涯中的重要内容，评聘职称首先要求有档案所在单位出具的资格证明，晋升职称时也需要上一次评聘职称时的材料，填写职称评聘材料也需要人事档案做依据。随着高校人事制度的改革，需对新进人员办理社会保险，包括养老、失业保险、生育保险、医疗保险等，在缴纳养老保险金和退休后的保险金的发放问题上，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等，都成为主要依据。如果没有档案，退休时有可能无法领取退休金、保险金。近几年来，高校国际学术交流频繁，在办理出国手续时，中国出入境管理条例中明确规定，必须对出国人员进行身份认定、政审等程序。有些人因人事档案断档，不能出具有效证明，会遭遇办理手续的不畅通或不予办理等情况。

二、高校人事档案的现状分析

1. “虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案遗漏”现象较为严重。随着高校人事制度的改革，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。传统人事档案制度及档案管理方面出现了许多新情况。许多高校不重视个人档案的作用，以致出现了很多“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案遗漏”等现象。从个人角度看，有人认为人事档案在现代已经没有多大用处了，而且档案制度还禁锢了人才流动，不利于个人的发展。所以很多人找到了更为满意的新单位在“跳槽”或调动工作时就不要档案了。从高校角度看，有的高校为了控制自己所需要的人才，限制其流失到其他的单位去，就采用了扣押档案的做法；还有的高校为了招聘到对自己有用尤其是急需的人才，不管其原单位是否放人，是否配合办理档案移交手续，就给要调入的人员先“制做”一份临时人事档案，或者就以所造的档案作为正式的原始人事档案。

2. 档案内容陈旧烦琐、重复分散、信息单一、空洞抽象。长期以来，高校干部人事档案工作受计划经济体制的束缚，忽视了自身的特点，对学校的管理干部和教学人员的档案不分行业和类型按十大类模式笼统地进行管理。目前一份人事档案中，主要是一些学校的成绩单、职称评审、入党入团、调整工资、年度考核等材料，内容陈旧、空洞抽象、信息单一。在组织鉴定材料中，基调大同小异，千人一面；评价某个人时，多是一些定性评语，如“坚持四项基本原则，拥护党和社会主义，事业心强，工作积极”等，这就造成了干部档案中的材料反映过去情况的比较多，而反映近期表现特别是工作业绩、科研能力和水平等方面的材料很少。在高校，一个人的档案材料往往分散由几个部门管理，各有各的管理要求和方法，形成了“一人多档”的局面，使用人单位不能及时、全面地了解该人的全部情况，影响了学校人才队伍建设和合理流动。

3. 档案管理人员少，变动频繁，专业素质不高。近年来，各高校实行定员、定编、定岗，优化了人员结构，增加了专职教师编制，减少了其它专业技术人员和管理人员编制，各高校专职档案人员普遍减少。武汉某高校，在校生2万多人，档案馆管理人事、学生、综合档案，专职档案人员编制只有4人。少数高校，没有专职档案人员，由校办人员兼任。档案管理队伍不稳定，变动频繁。由于档案部门在高校属于边缘化的部门，专职档案人员的专业技术或管理岗位晋升比其它部门或单位相对困难一些，因此，少数档案人员不安心本职工作，调动频繁。档案专业、计算机专业科班出身的人很少，大多数都是半路出家，文化程度偏低，整体年龄偏大。有些高校为了吸纳人才，将档案馆（室）当成解决家属就业问题的地方。这些人员的知识结构已经不能适应快速发展的信息时代要求，影响了高校档案的信息化建设进程。

三、对高校人事档案管理改革的建议

1. 人事档案的内容构成。高校人事档案除了传统内容外，还需记载个人道德品质、诚信表现、学识才华、工作态度、协作精神、业绩成果等内容，还要根据高校职业的多元化，对人事档案重新分类，不同的人员，实行不同的档案内容收集和管理标准。例如专业技术人员的档案，应侧重于职业能力、职业经历、职业信誉、科研创造、技术创新、专业论著的记载；党政管理干部的档案，应侧重于工作实绩、勤政廉政考核考察的记载等。随着社会对于个人诚信状况重视程度的提高，档案内容由重政治表现向多元化方向转变，从重历史向对个人一贯表现并重转化。另外还要改变人事档案公式化的静态记录方式，真正成为个人行为客观真实的历史记录，真正成为用人单位广纳贤才的依据。

2. 人事档案的管理方式。目前高校人事档案管理方面所依据的规章制度仍是1991年中组部、国家档案局颁布的《干部档案工作条例》、1996年人事部印发的《流动人员人事档案管理暂行规定》，以及各省、市据此制定的一些实施办法和工作细则。这些制度中有些内容已不能适应形势要求，该归档的没有归档，该整理装订的没有装订，流动档案没有及时清理，造成档案混淆，要查的档案材料查不到，所以不能真实地反映一个人的全貌。笔者认为，强化人事档案管理应做好如下两项工作：

一是个人主要的档案材料由原来的只有单位保管一份档案，向单位和个人自己各保存一份档案的“双档案”形式转变。只有单位保管的一份人事档案容易造成档案资料的垄断和人才的垄断。档案资料垄断是目前一些单位扣押档案或造假档案现象发生的主要原因；只有单位保管的一份人事档案也缺乏对个人评价的透明度。现行人事档案制度实际上剥夺了公民的知情权，大多数人也许一辈子都不知道自己的人事档案里面到底有哪些内容，也不知道档案里面是否塞了“黑材料”，况且法律对违反人事档案管理的现象也没有明确的监督制度，因而人事档案撰写也就习惯性地成为“领导们”的专有权利。人事档案及其管理必须遵循宪法和相关法律的规定，充分维护公民的尊严、人格和权利。公民对于他人对自己的评价和人事上的处理应当具有知情权、申辩权。个人档案主要材料每件都一式二份，如年度考核、职称和任职呈报表、工资等材料，分别由单位和个人在上面签字盖章，缺少一方签章又没有其他辅助证据证实的，不具有法律效力。档案材料由单位保存一份，个人保存一份。现实生活中有很多人保存有自己的某些档案材料，比如学历证书、任职令、获奖证书等，只是没有得到现行档案制度的认可。另外，有些人事档案材料还应当交由相应社会管理机构保存一份。比如招工用工、劳动保险方面的材料应当交劳动和社会保障机构保存一份，不能只是用人单位保存。

二是从传统人事档案管理重静态重保管轻利用、向档案信息化、动态化管理的形式转变。传统的档案管理采用的是纸质材料，这种档案材料制作难以防止人为性，档案生成后也难以避免特权人物违规修改或增减的可能，传递过程中也可能因纸质毁坏导致个人信息失真。所以，应大力推进人事档案管理的现代化和信息化，将一个人的各种信息，包括学历、工作经历、犯罪记录、健康状况、诚信记录等都存储在电子档案中，并且不断充实完善。同时，还应建立人才交流档案数据库和人才业绩跟踪系统，在全国范围内实现信息资源共享，以提升人事档案的使用价值，真正使人事档案成为促进人才流动的工具。

3. 建设一支高素质的人事档案工作队伍。一是要把好入口关。要特别注意挑选思想政治素质好、熟悉高校干部人事工作、掌握干部档案和信息工作业务技能的同志从事这项工作。在配备的数量上，要按照《干部档案工作条例》每1000卷配1名专职人员，并保持队伍的相对稳定。二是要加强业务培训。有计划地组织学习党的干部路线和方针政策，学习干部档案管理的业务知识、计算机操作使用知识等。边工作，边学习，拓展工作视野，提高理论水平和业务能力。三是要切实关心、爱护人事档案工作人员，公正对待他们付出的劳动，尽可能提高他们的政治经济待遇，支持他们按规定参加专业技术职务评定，合理解决其职级待遇问题。弘扬其感人事迹，激励广大高校干部人事档案工作人员爱岗敬业，勤恳工作，无私奉献。

责任编辑：达名流

高校基建档案管理工作刍议 篇4

1. 增强档案部门的服务意识。

基建档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状、等利用者上门的服务方式, 转变思想观念, 变被动服务为主动服务, 面向市场经济, 把开发利用工作的重心转移到为经济建设服务上来。可通过展览、宣传板报、校园网络、学校会议、知识竞赛等向广大教职工宣传档案法律法规及有关基建档案管理工作的知识, 从而澄清基建档案工作中存在的模糊认识, 提高对基建档案工作重要性的认识, 消除人们对基建档案工作的神秘感, 引导更多的人利用基建档案, 树立起利用基建档案的观念。

2. 强化基建档案的收集归档工作。

高校基建档案管理部门应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关建设项目档案工作的法律法规, 结合本校实际, 制定符合基建档案工作实践要求的基建档案收集归档制度, 明确基建档案的归档范围、归档要求及档案形成部门的职责任务;根据学校各建设项目重要程度、建设规模的不同, 灵活地对其档案收集归档工作进行监管, 着重以大型、重点建设项目为重点, 保证基建档案的归档及利用效果;完善基建档案接收移交工作制度, 规范基建部门向档案部门移交档案工作的行为, 改变高校档案部门对基建档案管理的被动局面, 从而主动有效地指导、监督基建档案及时规范地归档。在制度中应规定, 基建项目档案要在基建项目竣工后的三个月内移交, 并细化责任, 落实到人。

3. 确保基建档案工作与基建工程建设同步进行。

首先, 坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步。工程建设单位档案管理部门必须督促和协助施工单位在施工现场建立起与建设项目规模相适应的档案管理机构, 配备素质好、责任心强的档案员, 担负起该阶段档案材料的管理工作。其次, 坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。在施工单位结算施工进度款时, 基建档案管理部门必须督促施工单位随附档案材料的收集、积累进度情况, 并实行签证认可制。第三, 坚持施工现场预立卷与施工进程同步。坚持施工现场预立卷, 使其与项目的实际工程进程同步, 是从根本上改变和解决工程竣工图编制有“水分”的有效方法和途径。其具体方法是:按施工程序建立相应的档案材料专用袋, 并规定专人负责, 使不同时间、不同专业的施工人员在施工中形成的不同档案材料对号入座, 逐一存入专用袋内, 并做好每袋登记入册记录, 以防散失。这样, 待一个工序或单元工程施工结束后, 各相应专用保管袋中的档案材料同步收集、积累完毕, 确保了档案材料收集的完整、齐全、准确、系统。第四, 坚持档案验收与工程竣工相同步。竣工验收工作是对工程质量的一次全面检验和考核, 是工程建设的最后一道关口。基建档案工作人员应重点检查工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。

4. 根据基建档案利用率相应强化利用工作。

从高校基建档案提供利用的情况看, 其查考率较高的信息点内容主要有建设工程许可证号、工程名称、施工单位、开工日期、竣工日期、竣工面积、竣工决算、验收日期、层数、高度、结构等。高校基建档案部门可以上述信息点为重点, 以建筑物为单位, 逐一从基建档案资源中进行摘录、汇总、输入计算机, 使利用者可以方便、快捷、系统地利用。基建档案中的施工文件材料数量较多, 反映着建筑物的建设情况和质量, 对于整个建筑物的存在期, 具有重要的凭证、查考价值, 但在主管职能部门的业务工作中查用率较低。对这部分基建档案, 目前可仍维持传统的档案管理方法, 保存原件, 必要时提供原件利用。基建档案中的竣工图纸材料, 是基建档案中利用率最高、查考价值最大、利用者范围最广的核心部分, 应作为基建档案的“重中之重”, 优先对其进行数字化, 即将竣工图纸通过计算机扫描制成图形文本, 录入数据库, 为自动化检索、提高利用率和实现档案资源共享服务。

5. 提高基建档案管理人员的素质。

加强干部学院学籍档案管理刍议 篇5

徐丽丽

(黑龙江省妇女干部学院，黑龙江哈尔滨 150040)

摘要：学籍档案管理是干部学院教学管理工作的重要内容。正确认识学籍档案，加强学籍档案管理，对提高干部学院管理水平有着的巨大的促进作用。本文论述了干部学院学籍档案的内容和作用，探讨了从完善学籍档案管理制度、提高学籍档案管理人员素质、推进学籍档案信息化建设三个方面加强学籍档案管理，从而提高干部学院管理水平。

关键词：学籍档案;干部学院;档案管理;信息化

档案管理工作是衡量干部学院教育质量和管理水平的一个重要标志，而学籍档案是干部学院档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是干部学院管理工作中的一项基础性工作。加强学籍档案的管理，促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范干部学院的教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有着巨大的促进作用。本文结合笔者多年档案管理工作的经验，围绕干部学院的学籍档案管理，讨论了其主要内容、主要作用和存在的问题，对目前如何加强干部学院学籍档案管理工作进行探讨。

一、干部学院学籍档案的主要内容

学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的，具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合干部学院的实际情况，干部学院学籍档案主要包括：1.招生计划、新生名册等;2.在校学生名册，新生登记表，学生学籍卡片、考试成绩卡，学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;3.学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;4.各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;5.学生奖惩材料：获奖、评优、处分等;6.毕业证书和发放登记表;7.毕业分配单位统计表和签约单位合同;8.扩展材料――毕业生跟踪调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

二、干部学院学籍档案的主要作用

学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。1.对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为，并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。2.对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行，有效降低学校管理成本。学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着干部学院的教学管理水平。加强学籍档案的管理，可大大提干部学院的管理水平。3.对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外，用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据，有助于促进干部学院向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。

三、存在的问题

目前，针对妇女干部学院适应社会发展需求的需要，专业变化快，办学形式和生源多样化，学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下，学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题。主要有：1.管理体制不够完善，管理比较混乱;2.学籍档案的内容复杂，数量繁多，建设周期长，在学籍档案形成过程中，由于各种原因很容易造成档案不全或档案丢失，使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性;3.由于档案管理人员工作量大，任务繁重，却往往不受重视，使得人员流动性较大造成缺乏相对固定的专业队伍，或责任心不强等导致档案管理工作出现脱节现象。

这些问题的存在给学籍档案的持续建设、有效管理和利用造成了不便，严重影响了干部学院学籍档案管理的质量。因此当务之急是要针对存在问题，切实加强学籍档案管理水平，实现学籍档案的科学管理，从而提干部学院管理水平。

四、加强学籍档案管理的主要途径

加强学籍档案的管理应从以下几方面人手：

1.完善学籍档案管理体制，提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度，分散收集，集中管理。学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制，奖罚分明。

2.加强学籍档案管理人员培训，提高素质，稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作，具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神，经常研究工作中出现的新情况，解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现，干部学院的领导者必须重视档案管理人员的培训，提高管理人员素质;必须有针对性的引进人才，培养人才，适当提高人员待遇，稳定学籍档案管理队伍，保证档案管理工作的`严肃性与持续性。

3.推进“档案信息化”，促进学籍档案现代化建设。在目前整个社会大环境中，档案工作正随着经济、社会和科学技术的发展不断发展变化，学籍管理手工操作的传统方法已经不能适应广大干部学院学员人数多、工作量大的现状，“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，可大大提高学籍档案管理的效率.存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。这是信息技术、网络技术的快速发展给学籍档案管理带来的新的机遇。就笔者多年工作经验，以下几方面是干部学院学籍档案管理信息化建设的基本要求：硬件设备的准备：计算机、扫描仪、服务器、存储设备等;软件：应该购买或开发专门的档案管理软件以进行档案的输入、查询、输出等;档案信息化管理制度的建立：包括档案收集、输入、校对、审查、储存、备份、修改、查阅等制度;条件好的干部学院也可将档案管理系统与学校信息网整合，以方便用人单位作网上查询以便选才或甄别学历真假;做好病毒及黑客的多层次防护;专职人员培训制度及标准操作流程的建立;引进信息化管理的专门人才。总之，学籍档案计算机信息化管理是现代社会学籍档案管理发展的必然之路，已成为衡量干部学院学籍档案管理水平高低的重要指标。

高校档案管理工作刍议 篇6

关键词：高校贫困自助生档案实时构建完善对策

进入21世纪以来，教育教学已经成为了社会各界关注的焦点，它不仅关系到学生的学习质量，而且是衡量一个国家综合国力的重要指标。由于我国地区广布，人口数量众多，就使得我国的贫困生数量相对更多，很多贫困自助生虽然具有较高的能力素质和学习成绩，却因为家庭贫困等原因而无法支付学费。为了切实促进社会公平，保证学生受到良好的教育，我国教育部门坚持资金的大量投入，并开展就学扶贫政策，帮助贫困生重返校园，接受大学教育。但是据调查了解到，我国很多高校在贫困自助生管理中都存在很多问题，由于贫困生数量较多，管理内容相对繁杂，使得学校内部管理经常出现混乱。在这样的大背景下，对高校贫困自助生档案进行实时构建并予完善就成为了大势所趋。本文就结合高校贫困自助生管理的现状，简单阐述一下贫困自助生档案包括的具体内容和构建意义，并进一步提出完善对策，从而更好的对贫困生进行管理，促进我国教育事业的飞速发展。

一、高校贫困自助生档案的基本内容及其建立意义

想要对高校贫困自助生档案进行实时构建和完善，首先就要明确其中包含的主要内容和建立意义。贫困生是每个大学内都势必会有的一类学生，他们品学兼优，是社会未来发展的人才，在贫困自助生档案建立过程中一定要结合国家对贫困生的具体要求构建，避免非贫困生伪装进入。贫困生档案中最重要的内容是学生的基本贫困条件，其中包括学生个人的资料（身份证、户籍、学历、家庭情况、年级、专业、住宿、医疗、考试、成绩等等）、学生家庭基本情况、贫困自助生贫困证明、各级证明、贫困生以往的救助情况等等。与此同时，档案中还要包括学生在校期间能够享受到的资助，学生的在校表现，获奖状况，他人评价等等。

高校贫困自助生档案的建立具有非常重要的意义。首先，它能够真正帮助需要帮助的学生。贫困自助生的确立具有非常严格的条件，满足此类条件的学生家庭都相对贫穷，对他们进行资助能够最大限度的缓解他们的家庭负担，帮助贫困生实现上学梦；其次，有助于促进贫困生的健康成长。很多贫困自助生由于家庭經济原因，会在心理产生自卑感，给教师教育带来了一定的难度。建立和完善贫困自助生档案有助于教师充分了解学生，从而在精神上予以鼓励，促进他们健康成长；最后，有助于提升贫困自助生适应社会的能力。贫困自助生档案的构建和完善能够给用人单位提供一个全面的系统资料，相关企业能够一目了然的了解贫困生的学习情况，从而促进彼此的双向交流，帮助他们更好的实现就业。

二、高校贫困自助生档案的实时构建和完善思路

从以上内容中，我们已经清晰直观的看到了高校贫困自助生档案建立的重要意义，为了提升我国贫困自助生的教学水平，促进我国教育事业的进一步发展，就一定要找到高校贫困自助生档案实时构建和完善的具体对策。

（一） 根据流程严格构建贫困自助生档案

高校贫困自助生档案的实时构建不是一个简单的过程，每个贫困生进入学校的贫困数据库都要依照一定的流程严格进行。因此，在实时构建中要确保秩序的平稳性，按照学生申请—班级认定—辅导员初审—系（院）确定—学校审批的流程来依次进行，从而保证档案的真实性。

（二） 完善贫困自助生档案的内容

据调查了解到，很多高校的贫困自助生档案内容不够完善，内部除了学生的基本情况和贫困生鉴定以外再去其它内容，档案的完整度有待加强。针对这样的现象，各大高校要结合本学校的实际情况，完善档案内容，在其中加入学生所在家庭的具体情况、学生以往受资助情况、贫困生的学习、获奖情况等等，从而健全档案内容，帮助学校更好的对学生实施管理。

（三） 加强审核和监督力度

高校的贫困自助生情况和数量是实时变动的，每一年都会有新的贫困自助生入库，也会有学生由于家庭条件的提升而变为非贫困生。针对这样的现象，各高校学生部门要加大审核和监督力度，定期对贫困自助生家庭情况进行调查，并每年开展一次贫困生入库活动，做好贫困生扶贫工作，并避免弄虚作假的现象发生。

（四） 坚持现代化设施的引进

高校的贫困自助生数量较多，以往的手动记录方法不利于对他们进行管理，贫困生的真实情况也无法得以反映，学校的贫困自助生管理工作也相对落后，效率不高。随着现代化技术和设施的运用，将计算机等先进设备纳入贫困自助生档案构建和完善中，能够提高工作效率，帮助人们了解贫困生的真实情况，掌握他们的动态，从而更好的为学生服务。

三、结束语

综上所述，在教育教学飞速发展的今天，在高校中建立和完善贫困自助生档案已经成为了大势所趋。它能够提升工作人员的工作效率，帮助校领导和教师充分掌握学生的动态，并给予他们更多的帮助，从而提升贫困自助生的受教育水平，促进社会教育事业的全面发展。

参考文献：

[1]姜旭萍，郑俊.构建点线面三位一体的高校贫困生认定体系[J].湖北社会科学，2009，11：175-178.

[2]王小元.论完善高校贫困生资助体系对构建和谐校园的重要意义[J].湖北广播电视大学学报，2009，12：39-40.

高校档案网络化管理刍议 篇7

1 高校档案网络化管理的现状

目前, 高校档案的计算机管理已基本普及, 许多高校的档案管理逐步从传统的纸质手工管理向网络化管理过渡。[1]但对那些规模较小的院校来说网上档案管理较其他网络产物还显得稚嫩、不成熟, 高校档案网络化管理现状还不容乐观。

1.1 高校对档案网络化管理工作缺乏统一的协调机构和管理制度

长期以来, 一些高校总是把教学、科研工作本身放在比较重要的位置, 往往不注重建立统一的档案管理协调机构和管理制度。虽然许多高校档案管理工作已意识到资源共享的重要性和必要性, 但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调高校档案网络化管理建设和资源共享工作。[1]大多数高校仍然是采取封闭式的档案管理方式, 无论是软硬件的购置, 还是数据库的建设, 都处于各自为政的低水平重复状态。这不仅造成了人力、物力的巨大浪费, 也影响了我国档案管理的标准化、自动化和网络化的进程。同时高校也没有建立相应的档案管理规章制度, 特别是现在开始对高校档案信息进行网络化管理, 还没有专门统一的网络化管理办法, 一切还是按照管理员经验和一些老规矩办事。因此, 导致高校许多教学、科研项目的归档资料不够完整和准确, 反映学校基本活动的教学文件材料, 未能很好地贯彻执行集中统一管理的原则等。

1.2 高校在档案管理工作中网络技术和设施标准化水平低

由于历史的原因, 各高校档案工作根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备, 机型五花八门, 水平参差不齐。高校档案要实行网络化管理, 首先要拥有一套实用、完善的高校档案网络管理软件。但是这样的软件价格比较高, 一些有条件的高校可能已经购买了档案管理软件, 但好多高校因为经费有限, 至今还没有用上档案管理软件, 更不要说配备扫描仪、刻录机了, 影响了高校档案网络化管理的进程。这种状况发展下去, 势必给档案网络化管理建设和资源共享造成隐患。

1.3 档案管理数据库建设滞后

经过多年的努力, 各高校大都建成了规模大小不等的档案数据库。[2]但由于各高校档案管理在建库过程中, 缺乏整体性, 建成的数据库规模小, 标准化程度低, 类型单一, 而且大多处于低水平重复建设, 数据无规范化控制, 商业服务水平差。而且, 目前多数高校所建的档案数据库大多为条目数据库, 缺少全文数据库和多媒体数据库, 无法满足用户的多种需求, 根本无实质性的资源可共享。

1.4 缺少档案网络管理专业人才, 人员素质整体偏低

在高校档案管理现代化建设中, 人是最关键的因素, 网络化的实现和管理都离不开人, 各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。这就要求高校档案管理人员不但要掌握档案专业知识, 还要精通计算机操作和档案管理软件的应用。目前, 高校档案干部队伍整体素质仍普遍偏低, 又缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术, 又精通档案业务的复合型人才, 不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。

2 高校档案实行网络化管理的优势

高校实行办公自动化以后, 高校的档案可以通过计算机网络进行分类整理、文件录入、图像扫描与处理、案卷的移交等等。用先进的计算机网络技术、数据技术将高校内部不同载体、不同部门的信息资源以数字化的形式相互连接, 实现资源共享。

2.1 高校档案的及时归档

高校某个部门如果在网络上形成了一个电子文件或其他相关信息, 都可以按照学校档案管理的要求, 通过校园网及时将资料传到档案管理部门, 然后编辑入库就行。[2]不像传统的纸质文件, 往往一个文件要经过好几道程序, 时间也比较长, 通常是一年一归档, 有时候一个文件拖久了, 到归档时找不到。不仅造成信息的丢失, 而且也耗费了管理时间。如果实现档案网络化管理, 随时可以通过校园网实现资源共享, 大大提高工作效率。

2.2 高校部门之间的资源共享

高校如果建立了档案网络化管理, 校内的各部门、各单位都可以通过校园网专门的档案数据库, 随时随地查阅和提取相关档案信息和资料。只要管理员有固定的账号及密码, 在办公室计算机上就可以完成查档这项工作, 当然不同身份的人查阅的权限也不同。总之, 不用花大量的时间和精力去各个部门间收集和查阅纸质档案了, 既省时又省力, 既方便又快捷, 不仅提高了高校档案管理工作的效率, 而且也促进了高校教学、科研工作的顺利进行。

2.3 高校档案信息资源的社会功能

高校的档案信息通过校内档案管理部门的收集、编辑进入档案数据库, 数据库中有价值的档案信息通过校园网, 由专门的高校档案网站向外界开放。人们可以随时随地通过互联网接入校园网, 进入高校档案网站, 在经过身份确认之后, 查阅和提取所需要的高校档案信息, 这样就可以最大限度地发挥高校档案的社会功能。开发高校档案信息资源, 适应社会信息化的需要, 切实转变高校档案信息服务方式, 使之更好地为社会服务, 提高高校社会办学的知名度。

3 高校档案实行网络化管理的构想

3.1 加强标准化建设, 建立健全档案网络化管理的相关规章制度

高校档案信息的网络化管理, 首先要求档案信息处理的规范化、标准化。[3]高校应该根据自身特点, 建立起本校的档案信息资源数据库, 按照标准对档案数据进行规范加工, 制定出切实可行的与国际接轨的粗线条的技术标准, 如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准、机读格式、著录规则的标准、文献标引的标准等, 对档案管理网络化在技术上予以规范。这样, 可以在向资源共享过渡时少走弯路, 避免人力、物力、财力的浪费, 在安全的前提下, 切实实现档案资源的共享。

3.2 大力开发馆藏档案, 实现以网养网

高校档案网络化管理工作是高校管理工作的组成部分。高校档案网络化管理工作涉及高校的各个部门、而且它的工作量也很大。高校领导要把高校档案网络化管理工作列入高校的重要议事日程, 将高校各种文件信息的归档纳入各个部门兼职档案工作人员的职责范围内。[3]充分开发和利用馆藏档案资源的优势, 建立有自己特色的数据库, 改变力量分散、低水平的重复建设的局面。将各单位的兼职档案工作人员设密为信息员, 除实现校内之间的档案信息资源共享外, 要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造, 增加数据库容量, 提高数据库利用率, 将已建成的数据库和网络为社会服务, 把他们投入到网络化建设中, 实现以网养网, 获得一定的收益, 以解决经费不足的问题。

3.3 加强档案网络化专业人才的培养

高校档案网络化的发展, 迫切需要一批既懂技术又精通档案业务的高层次人才。对此, 要加强对专职档案人员的继续教育和培训, 培训的内容包括:档案法律法规、计算机应用知识、网络技术知识、现代化管理知识、档案专业英语知识等等。培训的时间可以是短期的或者脱产学习。通过培训, 使他们尽快掌握计算机网络知识及相关技术, 使之尽快适应档案网络化管理工作。

参考文献

[1]李熙利.如何实现高校档案的计算机与网络化管理[J].云南档案, 2005 (2) .

[2]长春工业大学档案馆, 高校档案管理网络化建设现状及构想[J].档苑论坛, 2004 (3) .

高校档案工作资源体系建设刍议 篇8

随着时代的发展和进步, 档案工作原来的手工操作方式已远远不能适应现阶段形势的需要, 必须加强现代化管理, 加快信息化建设步伐。计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具, 其首要特征就是要求输入“计算机”的各项原始数据信息必须是准确和科学的, 如果输入的数据与信息是“垃圾”, 输出的只会是更高级的“垃圾”。所以, 实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期处理性质的基础工作, 使其充分满足计算机工作的技术要求。那么, 我国高校档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢?哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢?总体来讲, 目前高校的综合性档案管理面临的是内容庞杂、案卷数量繁多的状况, 且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的, 以案卷不丢失为原则, 再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况, 就形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范, 没有目录号、一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范, 有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素, 甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录, 以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码, 如果使用中掉页很难发现;五是组卷混乱现象比较严重, 如有按时间组卷的、有按职能部门管辖权限组卷的、有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一, 有的一两页纸一文一卷, 有的五六百页纸一类一卷。

二、推进“三化”建设步伐, 构建现代高校档案资源体系

高校档案资源是反映学校教育、教学和管理基本面貌的历史记录, 它反映了学校多项工作的客观进程, 反映了学校工作的管理水平。因此, 高校档案工作必须首先加强资源体系建设, 着力做到“三化”, 即规范化、科学化和制度化, 从而为推进高校档案现代化建设步伐, 为档案服务体系建设和高校各项工作, 提供可靠的资料和工作基础。

1. 收集、归档工作规范化。

收集是档案工作的起点和基础, 只有通过收集工作, 才能把学校全部档案集中起来, 使档案室成为集中保管的基地和研究利用的中心。档案收集只有及时、完整、准确、系统, 才能充分为利用者服务, 为教育、教学工作服务。因此, 档案收集、归档必须做到规范化。从科学与经验中都可以获知, 要想提高档案管理的水平, 就必须实行规范化的工作程序与方法, 即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。其中主要要做到以下几点: (1) 全面普查案卷, 去重取精。这是实现档案管理规范化的第一步工作。由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准, 不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件, 所以首先要剔除这些无用的文件, 才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 (2) 重新组卷, 实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写, 以保证案卷更加规范。 (3) 统一分类号, 保证检索查询率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性, 我们在分类过程中, 首先应根据《中国档案分类法》进行分类, 再因事制宜制定出一些具体细则。另外, 在分类的过程中还应加强校审力度, 以便及时校正分类人员的错误, 并且还应经常组织大家统一认识、统一标准, 尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致, 从而实现规范化管理。 (4) 规范题名保证检索查准率。统一分类号保证了检索查询率, 而题名准确才能保证检索的查准率。仅保证查询率是不行的, 还须同时保证查准率, 因此在著录时要统一规范题名。笔者认为, 规范题名应掌握的原则与要点是:在填写题名项过程中要规范机构简称, 尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要, 在著录过程中将题名中的责任者、事由、文种填写清楚, 必要时加上人名、地点和时间等要素。如果题名要素不完整则要补齐, 如果题名冗长则删除多余的赘词。另外, 可利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录, 为日后制作“人名目录”等检索工具打下基础。

2. 整理、分类科学化, 加快数据准备, 推进档案现代化管理进程。

在档案管理基础工作的各个环节中, 计算机数据准备工作是一个大工程, 如果没有一整套科学化的工作程序与方法, 会使计算机因数据准备不足而无法使用, 甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点, 便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”等兼而有之的效果。 (1) 分清轻重缓急, 循序渐进。档案管理的一个重要目的, 就是要使档案为社会所用, 而用计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理综合性档案的过程中, 应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况, 对所有卷宗进行排队, 将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。同时要遵循“必须最大限度地保持文件材料之间的历史联系, 便于保管利用”的原则, 有永久、长期、短期、备查之分;档案整理分类又应是自然的、客观的, 以反映客观事实的真实面貌。如学校教育、教学工作是按学年度划分, 跨两个年关, 而学校文书档案、财务工作等是以自然年度划分的。总之, 档案的整理分类要力求科学化, 能准确反映学校各项工作的真实面貌, 便于档案的保管和利用。 (2) 分级次著录, 省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录, 即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案, 进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征, 而且也可以减少著录条目和录入条目, 既节约了时间、人力与财力, 又提高了效率。 (3) 分门别类, 充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷, 在著录时可以直接在全引目录上分类标引;而对那些特殊形式的档案, 则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入, 然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础, 可以减少著录环节的工作量, 大大地提高著录速度。 (4) 用“关键词”替代“主题词”, 简化查找时间, 提高效率。“主题词”虽然有规范统一的优点, 却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。怎样取其利避其弊?笔者认为, 可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇———“关键词”进行标识, 待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能, 把一些不规范的词与主题词中词义相同的词合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点, 而且解决了主题词的词义含量分属关系问题。

3. 管理工作制度化。

充分利用档案为教育、教学工作服务是学校档案工作的根本目标, 建立健全必要的管理制度是非常重要的, 根据档案利用的规律和特点, 我们应建立档案管理、借阅、保密等制度。目前, 学校档案管理工作日趋规范化、科学化、制度化和现代化, 广大教职工也越来越重视和支持档案工作, 自觉积累、收集材料, 主动提供档案。这既有利于抓好学校教育、教学工作, 促进管理水平及教育、教学质量的提高;也为教师职务评审、提高自身素质、搞好教学工作创造了条件, 促进教师间互相学习取长补短;还能帮助教师分析、了解学生情况, 便于在教学中有的放矢, 以利于学生健康成长。学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一, 是学校科学管理的重要组成部分。学校档案工作应规范化、科学化、制度化, 使档案切实在学校工作中起到参考、指导和决策作用, 更好地为教育、教学工作服务。

建立“资源有机统一、管理有序实施、功能有效拓展、环境有力保障”的, 与社会主义和谐社会建设要求相适应的高校档案工作资源体系, 是当前高校档案工作的首要任务, 也是夯实档案工作基础、积极拓展档案服务功能的崇高使命。

摘要：高校的现代化建设需要档案的现代化。所以, 现代化高校的档案管理工作要以规范化、科学化、制度化为标准来建设, 从根本上适应现代高校的建设需求, 服务于高校的发展战略。

关键词：档案,规范化,科学化,制度化

参考文献

[1]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].首都师范大学出版社, 1995 (5) .

[2]徐寒.职业秘书档案与信息管理技巧[M].广州出版社, 2004 (7) .

高校档案管理工作刍议 篇9

1 电子信息技术对档案管理工作提出新要求

电子信息管理技术对于高校在硬件方面、软件方面、人才队伍方面的建设都提出了新要求。

1.1 电子信息管理在档案管理工作中的作用

档案管理工作中, 有很多数据都是以电子档案的形式保存的。而在工作过程中, 有些工作人员对电子信息管理技术不重视, 容易在操作上产生失误, 导致一些比较重要的资料不能做到及时备份或打印, 过分依赖于计算机, 一旦计算机发生故障, 就会造成计算机里面的文档丢失。另一方面, 工作人员文件规党意识比较欠缺。在实际工作中, 很多草稿文件非常容易被忽视, 基本上都不会被保留, 从而造成信息资源的流失。

1.2 电子信息技术在档案信息资源建设中的作用

在档案工作的发展过程中, 档案信息资源工作的建设越发显得重要和必要。它与传统的档案管理一样, 蕴藏着大力丰富的信息资源。和传统的档案相比, 只是载体不一样而已, 一个是白纸黑字, 一个存储数据化。档案电子化的发展, 是社会的需要, 也方便工作人员在忙忙的信息中可以快速的找到各种有价值的信息。这是传统档案管理无法企及的。

1.3 电子信息技术管理档案工作需要建立标准与规范

在这个信息化的时代, 网络信息的交互都必须依靠统一的标准和规范。电子信息管理档案工作, 同样也需要建立科学的标准的统一, 这样有利于档案资源的共享、交流和保存。当然, 如同现行的网络协议一样, 要建立完善的统一的可行的标准和规范, 是一个长期摸索的过程。特别是高校档案工作还处于电子信息化管理的发展时期, 面临中各种的问题。

1.4 电子信息技术管理工作应用系统建设

电子信息管理应用系统的建设工作是传统高校档案管理工作中从来没有过的新内容, 它是电子信息管理现代化建设过程中必须的建设内容, 是高校档案管理工作能够有序、保障运行的核心内容。工作人员可以通过应用系统对档案管理工作进行信息采集、信息管理、更新和保存, 查询者也可以通过这个应用系统平台进行快捷的查询, 是信息化管理档案工作的发展趋势。

1.5 电子信息技术管理需要建设优秀的人才队伍

任何工作的主体都是人, 包括电子信息管理在高校档案管理工作中的应用。应用系统平台在管理过程中, 可以很好的归类各方面的信息, 但是在实际中也会出现各种不足或者缺陷。这个时候, 档案管理工作中需要新的理论、新的方法、新的管理模式。而这些工作上的创新都需要有优秀的工作人员来完成, 需要他们在工作中发现问题, 思考问题, 解决问题。这样, 才可以进一步提高电子信息管理在档案工作中的使用效率。

2 高校档案运用电子信息技术管理的保障措施

2.1 统一组织领导

在很多高校, 存在档案信息管理工作分离的状态。不仅传统的信息部门工作分离, 比如档案管理部门、信息管理部门分离, 新的与电子信息化建设相关的部门也存在分离, 如公关、外联部门与档案管理部门保持更大的距离。所以, 为了更好的开展高校档案管理工作, 需要统一组织领导, 是相关部门可以整合一起, 由分管校长直接领导, 这样有利于信息交流和协调。

2.2 电子信息技术管理需加大投入力度

高校档案信息化管理建设是一项长期的、大投入、见效晚的工作。所以, 该项工作需得到学校领导的充分重视, 不能因为短时间内看不到效果, 就不解决经费问题。另一方面, 档案管理部门也需要开拓筹资渠道, 争取多方面的资金支持, 比如争取财政支持和自筹相结合的形式。这样有利于保障资金按时到位。

2.3 电子信息技术管理需遵守相关法律法规

在建设电子信息管理档案工作的过程中, 要按照《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》规定精神, 研制具体的、科学的、可行的办法和措施, 以保障高校档案工作能够规范、合理的运行和维护。标准化和规范化是档案管理工作建设的发展方向。

3 结论

电子信息技术管理在高校档案管理工作中的运用越来越多, 发挥着越来越重要的重要, 推动者档案事业的发展, 使得档案事业在深度和广度上都有了跨越式的发展。随着电子信息管理的应用, 提高了档案管理的效率, 这是未来高校档案发展的大方向, 所以, 管理者应该不断的强化电子信息管理意识, 完善各方面制度、保障高校档案管理工作不断推进。

摘要：电子信息技术在发展, 高校档案工作也开始运用电子信息技术来管理。电子信息技术管理下的高校档案工作会极大的提高管理效率, 延长文档寿命, 拓展了档案管理工作的深度和广度。但是也面临着很多的问题, 比如人才队伍建设、信息化建设、制度规范建设等等, 都需要在实际工作中进一步完善。本文主要探讨电子信息技术在高校档案管理工作中的开发与利用。

关键词：电子信息,档案管理,高校

参考文献

[1]薛四新, 杨艳, 黄存勋主编.现代档案管理基础[M].北京:机械工业出版社, 2007.1.

[2]李冬梅.档案信息化建设的实施策略[J].黑龙江档案, 2011.05.

高校校史档案的管理与利用刍议 篇10

高校建设的发展离不开本校校史的熏陶,只有将它与学校精神文明的建设相结合在一起,才能更好地培养出高素质的人才。 但往往很多高校的档案部门在整理校史时,仅仅只是将其安置保护好,并没有做到合理的利用,将其精神内涵继续发扬光大。 随着现代教育的快速发展,高校在建设过程中更应该努力管理和利用校史档案,使其能够让学生熟知自己学校的发展历程,从而更好地传承高校的文化。

2高校校史档案的内涵及种类

高校校史档案是记载了学校发展过程中教学、科研、社会服务等诸多方面的工作,形成的有价值的文字、图表、影像等资料。 包括:历史沿革、历任学校领导、杰出校友、对学校发展有重大影响的事件或活动、获得的主要荣誉、取得的主要成就、学科建设、办学理念等,是高校发展的历史积淀和文化精髓。

3高校校史档案的收集与管理

(1)对高校校史档案进行征集。 为了高校校史档案的征集工作更加全面有效地进行,可以通过以下几种方式来进行征集工作。第一,加强对征集工作的宣传力度。高校校史档案的管理人员不能以封闭的状态来进行征集工作。 第二,在征集过程中,要秉着积极主动、认真对待的原则来处理事情。 来源广、信息复杂、范围大是当前对高校校史管理的主要难点。 第三,加强对校史的调查。 对校史档案的征集工作不能仅局限于校内学生的身上,他们只是其中的一部分,更应该从一些已经毕业的学生或者退休的教师或者校园周边的居民着手,对这些人进行采访来搜集更加全面的资料。 第四,高校校史管理需要建立一套完整的制度来对管理工作进行规范。

(2)对高校校史档案进行有效管理的原则。 高校校史管理工作与中小学校史管理相比更加的复杂, 校史发展的时间更长。 因此,要想对校史进行有效的管理,应该要遵循以下几个方面的原则:第一,对高校的校史档案进行统一分类,分层管理。第二,加强对高校校史档案的保护,使其尽量保持完整。 第三,对校史进行分类管理,以便学校党政机关以及各个学院利用时方便快捷。 对高校校史档案进行有效管理的一个目的就是为了让师生能够更加很好地利用它,学习它的精髓。 所以在对校史进行管理的时候, 要从方便和提高师生利用校史的效率出发,不断地对管理方式和模式进行改善,努力达到最有效的管理。

4高校校史档案的开发利用途径

高校校史档案管理在高校管理中起着非常重要的作用,对推动高校健康发展起着非常重要的作用。 基于此,一定要充分利用好高校校史资源,进而能够有效提高高校的竞争力。 因此,下面本文就对加强高校校史档案利用的有效途径进行分析和研究。

(1)将现代化管理技术融入到高校校史档案的开发利用。随着科技水平的提高,国内外交流程度的加深,信息资源化、共享化的程度也变大。 这无形之中对档案的保护施加了压力。 而且,历史的不断发展,导致档案的资料越来越多,给档案的保管利用带来了诸多难题。 为了对高校校史档案进行更好的利用,高校可以利用信息技术, 将校史档案编入高校的档案数据库,再为其加密,设置一些程序锁。 虽然在初期的时候会有很大的工作量, 但是在后期可以极大地方便师生们对校史的利用,而且这样的档案管理方式比传统的要更加安全和便捷。 采用一些存储量大的电子设备来对高校校史档案进行备份的保存,防止学校信息系统出现故障而导致档案数据丢失的问题的发生。

(2) 加强对校史档案编研工作的重视。 高校校史档案的编研工作主要是将档案文献尽心分类、编号和整理。 这样可以为师生们在利用校史档案的时候提供便捷的渠道。 在撰写高校校史时,将内容进行分类记载。 例如:有关于教学方面内容的记载可以编制在“重要教学文件汇编”这本校史中;有关于各个专业的重大事情,可以根据专业的不同来分别设置,然后进行归类整理。 在保管整理时,对高校校史档案进行分类编号,以便以后需要的时候查阅方便。 由此可见,高校校史档案编研工作的重要性不容忽视,它可以大大方便人们对它的利用。

5加强高校校史档案管理和利用的意义

公共图书馆档案管理工作刍议 篇11

【关键词】公共图书馆；档案管理；策略

一、公共图书馆档案管理的重要性

从本质上来说，我们要想将公共图书馆当中的档案完整的保留下来，就必须要对其进行强有力的档案管理。公共图书馆的档案管理，是查史和工作参考的保障。公共图书馆档案是研究图书馆发展和评估的第一手资料，现代化图书馆部门众多，职能各异，每个部门的活动记录都是体现不同时期图书馆发展的枝节脉络，为每四年一次的公共图书馆评估定级积累详实可靠的资料，为图书馆管理者提供参考。详细和完整的档案资料，也为广大课题研究者、馆史撰写者、学术研究者进行检索和查阅提供了方便。科学规范管理的基础。

二、公共图书馆档案管理的问题

1.档案管理制度缺失。现阶段，我国大部分的公共图书馆都是一些年代久远的老馆，早期档案工作相对单纯，只有党政、人事、财务及业务之分，且因没有专职档案人员，档案意识不够，档案在收集、鉴定、整理、归档等工作环节缺乏相应的制度[1]。幼档案收集不完整、整理不规范。

2.档案散失比较严重。从本质上来讲，档案具有明显的原始记录性，并且其主要是以纸质文档为主，但由于档案意识不足，许多应归档的文件分别由不同经办人自行保管，档案收集工作不到位，档案人员移交工作不规范，档案保管不善或者人为损毁等，纸质档案散失严重。在电子信息化快速发展的今天，传统的档案管理模式已经无法满足人们的需求。

三、公共图书馆档案管理策略

1.规范档案的管理制度。为了能够更好的规范公共图书馆的档案管理，来促使档案管理的规范化与标准化，逐步实现档案数字化、信息化，提高图书馆档案的服务水平，就必须依据《档案法》，按照公共图书馆档案保存要求和国家图书馆评估标准，制定归档范围、归档时间、档案移交、档案整理细则、档案的存放和保护制度等规范化标准，加强档案管理工作制度建设，由专职档案人员管理，制定相应档案管理制度，各部门兼任档案管理人员积极做好日常收集工作，制度要统一收集时间、收集范围、鉴定方式，要制定整理分类方案，提出保管措施，进一步规范流程管理。

2.促进档案管理一体化。随着社会的发展，传统的档案管理设备与技术已经难以满足档案管理工作的实际需求，图书馆档案管理系统也需要更新、升级，帮助图书馆档案工作者快速有效地进行档案管理。图书馆应不断更新、完善檔案管理工作的基础设备设施，如设置专门档案室，购置密集架、专用档案盒、档案装订机器等；同时采用先进的技术手段管理档案，充分利用文档管理系统，从收集到保管上保证档案管理的规范性、系统性和完整性。因此，图书馆的档案负责人应随时关注市场上已经开始使用的新技术、新设备，通过各种渠道，及时引进，并组织档案人员学习、使用，更新原有的档案管理系统，为档案工作者需加强信息技术管理和运用的能力提供最优的平台，使其更好地管理档案，为档案开发利用创造条件。

3.加大管理资金的投入。随着社会的发展，传统的档案管理设备与技术已经难以满足档案管理工作的实际需求，图书馆档案管理系统也需要更新、升级，帮助图书馆档案工作者快速有效地进行档案管理。图书馆应不断更新、完善档案管理工作的基础设备设施，如设置专门档案室，购置密集架、专用档案盒、档案装订机器等；同时采用先进的技术手段管理档案，充分利用文档管理系统，从收集到保管上保证档案管理的规范性、系统性和完整性。因此，图书馆的档案负责人应随时关注市场上已经开始使用的新技术、新设备，通过各种渠道，及时引进，并组织档案人员学习、使用，更新原有的档案管理系统，为档案工作者需加强信息技术管理和运用的能力提供最优的平台，使其更好地管理档案，为档案开发利用创造条件。

4.建立高质的管理队伍。档案管理人员的综合素质，往往能够直接影响到档案管理工作的质量与水平。图书馆档案工作者应提高公关服务意识，增强服务主动性，积极与各部门沟通协调。图书馆可以根据自身的实际情况，对档案部门的人员进行专业、专题的知识培训，使其不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，使档案人员进一步提高自身专业知识水平，更好地适应图书馆和社会的需要。

四、结语

总而言之，为了能够更好的发挥公共图书馆的功能性，就要求公共图书馆的档案部门必须要与其他部门进行充分的配合，并通过结合实际的情况，来为其提供更加高质量的图书馆服务。要加强单位内外档案、资料的收集、开发、利用工作，准确把握信息服务方向，使档案工作成为公共图书馆各项活动必不可少的支撑，促进图书馆服务质量和管理水平的提高。

【参考文献】

[1]马月丽.公共图书馆档案管理工作探究[J].陕西档案，2015，02：39

高校基建档案工作者的素质刍议 篇12

1 加强素质修养的必要性

1)时代发展的需要。

任何科学都是在不断的发展,在科技迅猛发展的今天,档案管理者对文化的选择既要有前沿性,又要有科学性。我国著名教育家杨叔子指出:“没有科学进步,人类将永远愚昧落后;没有人文教育,人类将堕入科技进步带来的文化黑暗及社会灭亡的深渊。”

2)优化档案管理者知识结构的需要。

知识结构与思维是密不可分的,思维是建立在坚实、宽广的理论知识基础之上。科学文化启发人的理性思维,人文文化启发人的感性思维。所以,作为一个基建档案管理者,只具备与科技领域相关的专业知识是远远不够的,还必须具备一定的逻辑思维能力、一定的社会科学知识,包括一定的经济知识、法律知识、外语知识、管理科学知识等[2]。

3)提高档案管理职业道德素养的需要。

思想品德素质是任何一个时代对人最起码的要求,也是人文素质修养的重要组成部分。是否具备爱国、奉献、健康、向上的精神和道德素养,是一个人能否对社会做出积极贡献的前提。只有具备良好的品德和高尚的职业道德,档案管理者才能在工作中爱岗敬业、严谨治学、团结合作、甘于寂寞、乐于奉献。

2 基建档案工作者应具备的素质

2.1 思想政治素质

基建档案工作是一项政治性、机密性、服务性很强的工作。基建档案管理人员直接保管着学校基建的重要机密,没有较高的政治素质,没有强烈的责任感是无法担此重任的。具有较高的政治素质、较强的责任感是做好档案工作的根本保证,它将直接影响着工作的政治方向,影响着基建档案信息的开发和利用,影响着为用户服务的水平和质量。因此,档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想,坚持科学的发展观,把握正确的政治方向,提高政治鉴别力和政治敏锐性,要在涉及基建档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致,要遵守档案工作纪律,贯彻执行档案法和保密法,严守党和国家的机密。基建档案管理人员要把理论学习与档案工作的实际结合起来,运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点、方法研究分析档案工作的规律和特点,解决工作中的实际问题。

2.2 崇高的敬业精神

基建档案工作是一项服务性很强的工作,在社会发展的各个阶段,档案工作必然为一定的社会政治、经济、文化服务,但同时又是一项单调、乏味、枯燥和平凡的工作。随着近几年高校基础建设的发展,基建和维修也成为学校费用支出的主要部分,基建档案工作的重要性也日益突出。由于高校基建档案内容的日益广泛性,要想全面地掌握它亦绝非易事。因此,想要在高校档案事业上取得成功,就必须热爱档案事业,淡泊名利,明确自己的职责,自觉地做好各个环节的工作,树立全心全意为人民服务的思想和良好的工作态度,以使档案的作用得到最大限度地发挥。

2.3 具有广泛的知识素养

2.3.1 扎实的基建档案知识

基建档案的记录方式和载体的复杂性不同于其他种类的档案,学校基建档案是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等建设和管理中形成的各种文件、图表、文字技术资料,竣工图纸等不同形式和载体形成的材料,可谓图文并茂,具有直观形象性和画面真实感[3]。所以管理者除了有较高的档案基础知识技能外,还要懂得基建方面的活动程序以及法规政策。工程档案管理是一项一专多能的综合性工作,要懂得一些工程建设方面的知识,积极介入工程有关活动,熟练掌握工程档案归档范围、分类原则等要求,才能保证工程档案齐全、完整、准确。档案人员只有具备了这些知识技能,才能有效地把握档案形成过程中的关键环节,确保档案质量。

2.3.2 熟练的信息处理能力

随着计算机的多媒体技术、网络技术及信息处理技术的发展,信息情报的服务手段和服务方式发生了重大变化,作为一名档案工作者不仅要适应网络信息技术操作的要求,还要具备运用数字化、网络化技术手段进行文件管理系统的软件开发、档案网站的设计与维护、数字档案馆的构建等能力。所以基建档案工作者只有具备了熟练的信息处理能力,才能够深层次地开发基建档案信息资源,真正实现基建档案信息资源共享。

2.3.3具备相当的语言能力

首先要有较强的汉语语言功底。档案主要是用文字写成的作为档案员,首先要能读通这些档案,其次要对这些档案进行整理、编目。要编纂成各种文献资料,都需要文字能力,不会运用文字技巧,即使掌握大量档案资料,也不可能做好档案的提供利用工作。随着我国开放程度的不断加大,高校之间文化交流日益频繁,不同语种的文献资料也越来越丰富,基建档案也是不可缺少的。国外先进的基建档案设计、管理等方面的资料将日益增多而且在社会的进一步发展中将占有越来越大的比重。不懂外语很难分析,因此档案管理人员必须具有较高的外语水平。

2.4科学研究能力

高校基建档案工作是一种带有研究性质的工作,高校的基建档案管理部门,在接收一些新知识、新理论或新的科研成果归档时,往往会发现目前档案工作的某些方式,已不能适应这些档案内容的自身形成规律或特点。这就要求档案员进行研究,提出问题,并找出解决问题的方式,使其合理归档。

摘要：指出高校基建档案工作者加强素质,既是高校基建事业本身发展的要求,也是科学技术和整个社会发展的需要,从素质的内涵入手,讨论了素质在高校基建档案工作中的体现,认为高校基建档案工作者尤应从自身做起,注重培养自身的素质。

关键词：高校,基建档案,素质

参考文献

[1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济,2005,15(10):236-237.

[2]娄铁梅.全面提高档案人员素质[J].兰台世界,2005(7):38-39.