高校图书馆档案工作

高校图书馆档案工作（共12篇）

高校图书馆档案工作 篇1

1图书、情报、档案三者之间的内在联系

图书、情报、档案都是人类社会实践活动的记录, 载体相同, 都属于文献信息范畴, 都是重要的信息资源。它们作为社会发展的历史记录, 要求反映具体完整, 详尽准确的信息。

图书、情报、档案有着共同的本质属性, 都是通过一定的物质载体存储和传递信息来满足用户需求。三者互相渗透、交叉、并在一定条件下互相转化, 它们都具有知识性、信息性、价值性、积累性、社会性和可传递性。图书、情报、档案又有各自的特点和优势, 图书突出其系统性, 它是经过归纳, 总结撰写的系统文献资料, 所含的知识信息数量多, 学科全, 理论性强。它所描述的是客观事物的本质和发展规律, 是知识的结晶, 情报突出其时效性, 它是最新的知识信息, 强调传递速度, 反映新的动态, 具有时间和空间的特殊意义。档案突出其本源性, 它是人类社会各项实践活动的原始记录, 是对客观事物的直接反映, 可靠性强, 具有历史凭证作用。正因为图书、情报、档案有许多共同之处, 实现统一管理才有坚实的基础。也正因为三者具有各自的特点和优势, 实现统一管理才能发挥各自的特点, 达到优势互补, 产生出大于图书, 情报, 档案分别管理的功能性和整体性的效果。

2图书、情报、档案统一管理的必然性

2.1图书、情报、档案的必然联系

从图书、情报、档案的基本属性来看, 三者都属于知识信息源;从其管理方法和手段来看, 三者也基本相同。实行统一管理, 建立“三位一体”的文献、信息服务中心, 把文献信息资源加工成产品, 最大限度地发挥信息资源的作用。

2.2现代技术推动统一管理

近年来, 电子出版物作为一种新型的文献形式, 正以不可阻挡之势在世界范围内蓬勃发展。人们置身于文献信息的海洋中, 无需关心谁是文献信息的生产者, 谁又是文献信息的提供者。现代技术为统一管理提供了便利, 使人们可以随心所欲地检索自己所需的文献信息。

2.3现实需要

图书、情报、档案统一管理是图书、情报、档案工作和图书馆学、情报学、档案学研究的重要内容, 也是图书、情报、档案工作适应改革开放, 创效益, 求生存的现实需要。实现图书、情报、档案统一管理, 探索出一条即符合精简、效能、统一的原则, 又能达到宏观管理、微观放开、延伸范围、参与改革的新路子, 是实施科教兴国战略中的一项重要保障, 为把科研成果推向社会, 转化为生产力, 图书、情报, 档案应建立统一管理和服务的新模式。

3图书、情报、档案统一管理的发展趋势

随着现代化通讯技术和计算机技术的飞速发展, 数字化信息技术时代已经到来, 电子图书, 电子档案服务因其馆藏容量大, 阅读效率高和获取信息快等优点迅速崛起, 深受广大读者青睐。所谓电子图书馆和档案馆, 是指一个特定组织范围内用电子方式存储图书、档案的全文内容, 并提供检索, 访问、查阅和提供全文服务的信息系统。电子图书馆, 电子档案馆与传统的图书馆、档案馆相比, 其优势在于馆藏容量大, 信息资料新, 查阅速度快, 内涵更广, 发挥的功能更多, 提供的服务更全面, 所起的社会作用更大。特别是电子化推行的馆际互借互查业务, 将图书、档案的异地借阅变为可能。

4高校档案、图书、情报一体化管理的理论支撑

信息是物质存在方式和状态的自身显示。图书、档案作为信息载体的不同表现形式, 都属于文献信息的范畴, 其一体化管理将有助于资源的高度整合和有效利用。

4.1档案、图书、情报资料具有学科一体化的属性

从本源上讲, 档案、图书、情报具有学科一体化的属性, 因此便形成了档案学、图书馆学、情报学三位一体但又相对独立的特色学科。档案学、图书馆学、情报学之间相辅相成的密切联系就成为构建档案、图书、情报一体化管理的理论依据。档案学与图书馆学在学科性质、目的及服务对象、管理方法等方面都有一致和相互交叉的地方。情报学是研究情报的性质、属性、交流、存储和处理等规律的科学, 它源于图书馆学但又有更进一步的发展, 与图书馆学有着密切的联系。三者从不同的角度、层次反映了文献信息存在、运动的性质和规律, 目的都在于为社会提供信息服务, 方便用户对文献信息的使用。当然, 作为独立、完整的学科的形成有其滞后性, 虽然称谓上发生了变异, 但其内涵并没有发生根本的改变。

4.2高校档案、图书、情报一体化管理有助于实现资源共享

自20世纪50年代以来, 由于计算机网络技术在档案、图书管理工作中的加强, 使信息资源共享成为人类的共同目标。信息资源共享可以带来超值利益, 其理论根据已由奥地利生物学家贝塔郎菲提出的著名定律“整体的属性与功能大于各孤立部分的总和”所证实。当前我国档案、图书、情报界存在严重的“信息孤岛”现象, 档案、图书、情报一体化系统构建有利于文献信息由分立到整合, 从而产生1+1+1>3的效果, 并可极大地提高信息资源的利用效能。

5档案、图书、情报实行一体化管理的现实条件

档案、图书和情报不仅载体相同或相似, 而且服务性质、管理方法也高度一致, 共同的渊源和广泛的共性为实现一体化管理提供了良好的物质基础。

5.1载体相同及作用的相辅相成

档案、图书、情报资料均属于知识信息, 其相应的管理机构通过无限存贮的记忆装置和一定的记录方式将知识、信息存贮于纸、胶质材料、磁性材料等物质载体之上。此外, 其共同具有的社会功能, 如面向社会提供信息服务、为科学研究提供重要资料等, 使其具备了构建一体化信息网络体系的物质条件, 进而决定目前有条件把不同的信息渠道沟通起来, 并及时准确、系统全面地向社会提供广泛服务。在信息时代的各种社会活动中, 三者相辅相成、相得益彰, 相互补充、相互促进。

5.2管理方法相似及作用的互相转化

由于档案、图书、情报资料的内容、载体和社会功能相同, 因此在管理方法上也有很多相同和相似的地方, 如都具有收集、整理、分类、著录、标引、检索和提供利用等基本环节。它们的服务程序基本上也是相同的, 只是有所侧重而已。由于图书馆、档案馆、情报资料中心共同担负着信息服务的重任, 相互之间又有着密切的联系, 因此在它们的形成和利用过程中, 必然发生互相转化。实行一体化管理有利于促成这种转化, 更好地发挥它们在信息服务中的作用。

目前, 我国网络化建设已逐步完善, 特别是各高校都已建立了功能强大的校园网, 从而为高校档案、图书、情报一体化管理提供了强大的网络化技术平台, 只要建立强有力的组织领导机构, 制定相关的法律、法规, 解决数据库格式、用户接口以及联机采访、联合编目等标准化、规范化问题, 完成一体化构建指日可待。

6图书、情报、档案统一管理的具体实施方案

6.1建全法规与政策, 采取合理的协调措施

建立健全法规、政策, 是确保文献资源共享的重要措施。由政府制定法规, 明确规定实现文献资源共享的义务, 统一收集规则, 实现图书馆, 档案馆网络化, 制定馆际互借, 资源共享, 互惠互利的规定, 完善各项制度, 使文献资源共享从法规和政策上得到保护。信息资源共享建设, 绝非是一个部门和组织能够独立完成的, 它涉及各个领域、各个部门, 要深化文献信息开发层次, 提高文献信息的传递效率、吸收能力和利用率。建立灵敏的信息反馈系统, 发挥信息系统的整体效益, 必须有整体机制管理, 建立与之相适应的管理模式, 发挥图书、档案部门的各种资源的最大作用。要打破图书馆、档案馆各自为阵的封闭状态, 实现档案、图书之间跨部门、跨地域的合作, 达到资源共享的目标。

6.2统一信息处理技术标准

通过现有的网络平台, 建立图书、档案的统一网站, 在各数字化馆的基础上实现有效的动态链接, 使其进一步公开化、社会化。网络型信息共享是资源共享的最理想模式。从具体的数字馆藏建设来说, 必须以统一的标准和规范为基础, 以数字化的信息为底层, 以分布式海量资源库群为支撑, 以智能检索技术为手段, 以宽带高速网为传输通道, 将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。除了包括将馆藏数字化的工作外, 还涉及到馆藏信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等过程。图书馆、档案馆工作标准化, 是实现资源共享的基础。网络化是实现资源共享的关键, 只有实现网络化才能打破时空的限制, 真正实现馆际资源共享。

6.3处理好知识产权与隐私权

数字馆库采用完全不同于传统图书、情报、档案的信息存储和处理传递方式, 对一些传统纸质印刷资料构成了强有力的冲击, 出现了许多原有法律难以解释的问题。针对网络环境下的文献信息服务工作的需要, 我们应从有关知识产权法出发, 参照国际上对于知识产权保护的观点和做法, 结合我国图书馆文献信息服务的特点, 探讨在合理的范围内对文献资源利用的途径, 从法制管理和技术手段两方面制定出相应的对策。数字图书馆涉及的知识产权既包括对图书馆本身权益的保护, 也包括对著作权人知识产权的尊重。为了文档信息的完整、真实与防止泄密, 需要采取各种措施来保护数字信息和网络安全。

总之, 实现图书、情报、档案统一管理是信息社会发展的必然要求, 也是实现信息资源共享的有效途径。图书、情报、档案是相关学科, 均属于文献范围, 所具有的共性是实现统一管理的基础。图书、情报、档案是密切相关的, 有着统一管理的良好基础和先决条件。因此图书、情报、档案统一管理是完全可行的。

摘要：现代化通讯技术和计算机技术的飞速发展, 使电子图书、电子档案馆藏容量大, 具备了阅读效率高和获取信息快、信息资料新、查阅速度快、内涵广等特点。特别是电子化推行的馆际互借互查业务, 实现了图书、档案的异地借阅。探讨了高校图书、情报、档案三者之间的内在联系, 从而实现统一管理的必要性、发展趋势和具体实施方案。

关键词：高校,图书,情报,档案,统一管理

参考文献

[1]周蕾.新形势下高校档案管理工作的思考[J].科技情报开发与经济, 2007, 15 (17) :22-25.

[2]刘艳.新形势下如何做好高校图书馆档案管理工作初探[J].中国科技信息, 2005, 20 (19) :22-25.

[3]马成平.高校图书、情报、档案一体化建设探析[J].经济研究导刊, 2009, 15 (8) :33-36.

[4]张建龙.新技术条件下图书情报档案的整合性探析[J].现代情报, 2004, 11 (5) :22-25.

高校图书馆档案工作 篇2

高校图书馆档案管理是图书馆信息工作的一个重要的组成部分，作为一种文献资源，也是图书馆系统的宝贵财富。高校图书馆档案工作的内容主要包括经费档案、财产档案、人事档案、读者档案、文献采购档案、情报交流档案、重点学科及课题跟踪档案等。高校图书馆档案是对图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆的良性运作及未来发展能起到很重要的作用。

图书馆档案为学校教学、科研提供有参考价值的资料图书馆档案的特殊性，保障了教师、学生借阅图书的层次、数量、内容等资料的真实可靠，可以为图书馆领导采购书籍文献信息资料及学校领导对今后学生教育方向、教师的教学、科研定位决策提供有价值的参考。因此，做好图书馆的档案管理工作至关重要。

一、高校图书馆档案管理中存在的问题

尽管高校图书馆档案工作是高校图书馆管理工作的重要组成部分，但是，由于各种原因，目前我国高校图书馆档案工作仍存在一些问题。

（一）档案管理制度相对滞后

目前大部分高校图书馆没有建立一套适合本馆的档案管理制度，没有制定档案管理的统一标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行整理归档，只是杂乱地放在一起，管理混乱，对许多案卷没有进行分类、标引，缺乏系统性和完整性，给查找利用带来困难；办公室对

图书馆的日常管理档案还比较重视，但对各业务部门提交的业务档案没有统一的要求，提交的业务档案有采用打印的，但纸张不统一；有直接手写的，用什么纸张就不用说了。如此的档案资料装订起来很是麻烦，即使装订，也不美观；更不用说电子档案了。

（二）案管理工作不到位

图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在高校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，具体表现在：一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理、归档工作。高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，而没有安排专人去负责。众所周知，档案工作是一项长期而复杂的工作，不可能一蹴而就，它是日积月累而成的。没有专人管理会使多数应归档的文件散落于不同的经办人手中，最终会导致档案材料的不完整、不系统，这样图书馆的档案工作永远都做不好。二是无专用档案室，档案没有集中统一管理。现时的档案材料大多放于纸盒或文件盒中，缺乏保护措施。材料长期堆放，导致文献不断膨胀，这都不利于文献资料的开发利用。

（三）档案信息得不到充分利用

随着信息时代的到来和高等教育全球化的发展，高校图书馆面临着日趋激烈的竞争趋势。图书馆是高校的窗口部门，是高校的学术研究中心，图书馆的工作过程中产生的大量具有保存价值的档案材料，已成为领导决策、业务工作和学术研究的重要资料。充分利用好方方面面收集到的档案资料，将对图书馆未来的发展起着非常重要的作

用。但由于档案意识的薄弱，许多图书馆的档案管理大都采用了重藏轻用的管理模式，对图书馆档案资料的利用没有引起足够的重视，很少利用现存的档案资料来发现问题，解决问题，在一定程度上造成了图书馆档案资源的浪费。

（四）档案结构不合理

从档案门类看，许多图书馆的文书档案比重较大，以业务档案为主的特色档案需要丰富； 从档案载体看，纸质档案比重较大，其它载体档案的种类和数量相对较小。这样的馆藏结构和内容显然不能适应图书馆业务发展和信息社会化的需求。

二、改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策

要解决高职院校图书馆档案管理工作中存在的问题，充分发挥高职院校图书馆档案的优势和潜能，就必须从以下几方面进行改革，使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道，使档案工作实现网络化、信息化的现代化管理水平。

（一）增强档案意识，健全管理制度。

图书馆全体人员特别是领导同志应从思想上高度重视图书馆档案工作，深刻认识到图书馆档案同图书馆其他文献信息资料一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义。在思想上高度重视的同时，要根据《档案法》和国家有关档案工作的文件规定，结合本馆的实际情况，不断建立和完善相应的工作制度，对高校图书馆档案管理业务中的档案收集、档案整理、档案鉴定、档案

保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用的八个环节制定出档案保管方面的相关规定，这是搞好图书馆档案管理工作的基础。

（二）提高档案信息化水平。

随着时代的发展，电子文件不断增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理势在必行。数字化档案建立后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查寻到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，如规章制度、科技成果等，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。

（三）做好档案信息编研工作。高职院校图书馆应对其档案信息有目的、有计划地筛选、分析、研究，编制出具有典型性、规律性，具有使用价值的各类档案信息。如根据某项专题或某项实际需求，编制文献汇编、资料文集、专题调研、大事记、简介等。

高职院校图书馆也可将本馆历年的重要活动加以记录分析整理，编制出图书馆年鉴、图书馆馆史等重要资料。还可根据图书馆的馆藏变化、基础设施建设和服务功能创新等有关档案存储信息，编制出《图

书馆使用手册》、《高职院校图书馆入馆指南》等对读者进行宣传教育或作为文献检索课教学使用教材。另外，随着高职院校办学规模的不断扩大，办学层次的不断提高，图书馆研究职能的不断强化，高职院校图书馆也可将本馆的科研、学术活动情况，编制成图书馆科研工作实录、图书馆专业论文汇编、科研成果文集等，在馆内外宣传、介绍、交流，提升图书馆档案资源的传播效果及影响力。

（四）提高管理人员素养和服务理念要重视人才培养，提高人员素质。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及许多新型载体的档案和全新的管理手段的出现，给档案人员提出了更高的要求。为此，档案管理人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，成为一名一专多能的档案工作人才，自如应对高职院校改革对档案工作提出的新要求，为育人、科研和服务工作提供针对性的档案服务。

总之，高职院校图书馆档案工作是一项基础性、服务性工作，也是高职教育工作重要的环节，特别是在社会信息化、经济全球化、政治多极化的今天，高校图书馆档案工作越来越显示出其重要的作用与地位。作为图书馆档案工作者必须迎接新挑战，适应档案信息化的新型管理模式，努力学习新技术，积极探索数字化档案建设的方式，推

高校图书馆读者活动档案管理研究 篇3

【关键词】图书馆 读者活动 档案管理

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2016）05C-0101-02

图书馆读者活动档案是指图书馆在开展读者活动过程中形成的，具有保存价值的纸质、光盘、声像、实物等多种载体、多种形式的历史记录。它是读者活动过程如实完整的记录，也是图书馆档案资源的重要组成部分，它能从另一个侧面反映出图书馆服务水平的状况。因此，做好图书馆读者活动档案管理工作，不仅是图书馆自身发展的需要，也是提高图书馆管理水平的需要。本文拟结合笔者多年来的工作实践就图书馆读者活动档案管理的意义、档案管理现状、档案管理的做法等方面提出几点粗浅的看法。

一、图书馆读者活动档案管理的重要性

（一）有利于深化读者服务工作。图书馆活动文件通常包括活动文件、计划书及活动过程原始记录材料等多方面，是图书馆举办每项读者活动最真实的记录，这些材料能真实的反映出图书馆服务工作的状况。图书馆可通过对材料的分析反思，总结本馆工作中的成败得失，了解读者的实际需求，为今后举办读者活动乃至推进图书馆整体工作发展提供参考。

（二）档案的有序归档，便于档案资料的再利用。图书馆读者活动档案的再利用价值主要体现在：一是归档文件通过分类、排列，便于存取利用。二是为今后图书馆制定读者活动方案提供借鉴。在制订方案时，通过对以往举办的活动档案进行深入分析，借鉴先前的成功做法，并汲取经验教训，达到事半功倍的效果。例如，可以通过分析以往读者活动在时序方面的安排，从中寻找规律，有效把握活动安排的频率和密度，制订图书馆新学年或近期读者活动的整体计划；可以结合以往某一活动中读者反馈的意见和建议或有关工作总结的档案记录情况，进而确定出今后此类活动的规模大小；在组织活动的宣传发动工作方面，可以通过分析档案资料中有关于宣传发动工作的总结和方案，结合当前实际情况，把宣传方案制订得更为科学、合理、完善，等等。

二、图书馆读者活动档案管理工作现状

为了解图书馆读者活动档案管理工作的现状，本人借助广西高校图书馆办公室管理QQ群面向15所高校馆办公室工作人员进行了专项的网络调查，问卷共设置15个问题选项，文中将选取5个关键性问题的调查结果进行汇总分析，具体调查结果见表1。

从本次调查的结果来看，高校图书馆读者档案管理工作确实存在许多不足。具体表现在以下三个方面：

第一，档案管理制度不健全。据了解，当前大多数图书馆没有设立独立的档案管理部门，一般由馆办公室兼管。对读者活动档案的归档范围、收集、管理、保存、利用等各个工作环节也没有一套完整的规章制度可遵循，管理人员职责不够明确，普遍存在档案多头管理或者无人管理的现象，档案的归档收集呈现出明显的“三不”特点，即不及时、不完整、不系统，严重影响了活动档案管理质量。

第二，思想不够重视，认识上存在误区。一是图书馆领导层面的认识问题。馆领导对加强重大活动档案管理工作档案管理工作缺乏应有的认识，认为承办重大活动是大事，档案工作是小事，可抓可不抓，造成活动档案管理工作往往滞后于图书馆活动或者其他业务工作业务。二是馆员本身的认识问题。部分馆员认为，举办读者活动过程中，各种事务繁杂，光是应付于活动的组织和策划往往已经感到力不从心，根本无暇顾及档案资料的收集；另外，个别馆员对档案上交管理存在私心，认为重大活动是自己一手安排和组织的，纯属个人劳动成果，应作为私人工作档案资料留存，因此拒不上交，等等。这些使认识上的误区给活动档案的收集归档整理工作带来不良影响，使图书馆读者活动档案管理工作难以正常开展。

第三，不重视档案的开发利用，只藏不用。从调查中，大多数图书馆不重视对读者活动档案的开发利用，多数采用的还是单一的纸质文献和传统的管理模式，对档案文献管理和利用手段也没有能与图书文献信息资源的现代化开发同步进行，使得档案的开发利用率不高。

三、图书馆读者活动档案管理的对策

（一）健全读者活动档案管理制度。建立程序规范，内容全面，措施适用的档案管理制度，用制度建设来保障档案管理工作的顺利推进，是使档案管理科学化、规范化的必然选择。图书馆在制定读者活动档案管理办法时，应以学院档案管理的有关制度文件为指导，根据读者活动的性质和特点和规律制定出具有可操作性便于执行的制度，档案规范管理制度的内容范围包括立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等，应做到详尽全面。只有健全建立制度，才能使图书馆活动档案管理工作做到有章可循。

（二）明确读者活动档案内容构建。图书馆读者活动档案基本内容构件大致应该由下列项目组成：一是关于开展读者活动的文件材料。二是关于开展读者活动的领导机构、工作职责、成员分工和活动计划、安排、总结、整改措施以及向学院或相关部门报送、报审的文件材料。三是有关领导或嘉宾出席活动指导工作的讲话（或发言稿）等材料。四是读者参与活动过程产生的原始记录材料，如读者提出的意见和建议汇总以及对读者进行的各种专项调查摸底形成的材料等。五是开展活动的各种照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体材料。六是活动各阶段情况统计表和汇总材料、成果材料、经验交流材料和检查验收材料等。只有划定出图书馆读者活动档案的基本构建，才能使工作人员在收集档案资料室目的更为明确。

（三）做好特殊载体的档案整理工作。由于各类先进电子设备的介入，图书馆在开展活动时，记录活动过程的技术手段和设备也随之呈现出多样化的特点，即举办读者活动中所出现的档案资料除了纸质的档案以外，还涉及声像档案、照片档案等。因此，图书馆对于这些特殊载体档案的管理和保存也应做出相应的制度与标准：如为保证数码照片的清晰度，像素应在500万以上，单幅照片不小于3M，并标识有准确的摄影日期；归档的数码照片一般要求为 JPEG、TIFF 格式；而对于重大活动，同一场景的照片选取最佳的1-2张归档，涉及重要活动和重要人物的可视实际情况多保留几张。档案目录编制应包含档号、题名、拍摄时间、摄影者、张数、主要人员等几个基本要素。

（四）加强对重大读者活动的档案移交、管理工作。图书馆的读者活动除常规性读者活动外，还有一些大型或重大活动。这类活动具有涉及部门多、参与人员广、载体形式多、时间跨度大等特点，活动资料的归档整理难度较大。因此，应建立完善的档案管理网络，要求联合举办活动的部门指定出档案管理负责人，明确职责，负责做好重大活动档案的收集、整理和保管工作。同时，各部门的档案负责人还应成为活动的主要参与者，全程参与活动的策划、组织和开展，这样才有利于档案馆员做到事前了解，事中跟踪，事后检查，全面掌握活动的全过程，有效确保档案收集及时、归档完整。

四、图书馆读者活动档案管理工作的应注意的方面

（一）注意做好档案资料的编研，最大限度地挖掘档案资源的价值。一是各种档案资料汇编成册，汇编分类方法可以时间段进行分类，如按学期或者学年等，还有可以按照活动类型进行归类整理等方法进行，档案汇编成册不仅方便过往资料的查找利用，还可为馆领导决策发挥参谋作用。二是编研工作是开发档案信息的途径之一。为加大图书馆活动档案信息开发力度，根据实际需要，将分散的档案材料加工整理进行综合分析、有条件的图书馆最好撰写出专题调研报告，为今后改进工作，提高活动质量提供依据。三是运用计算机和网络技术，如通过计算机录入、扫描等多种手段将档案资料转化成数字信息，使其变成多载体上的、不同表现形式的档案信息，实现档案信息开发利用全程现代化。加工后的数字化档案资料，便于档案信息的检索、网络传递、咨询服务以及开发利用。

（二）应探索建立高校共同开发利用档案信息的合作关系，实现档案资源共建共享。在网络技术的飞速发展和普及的今天，各种资源的共建共享势必成为未来发展的趋势。因此，图书馆在搞好本馆读者活动档案管理的同时，可借鉴档案管理中共建共享的经验，积极探索建立起馆际之间共同开发利用档案信息的合作关系，如将各馆读者活动的档案资料通过科学整合后，进行馆际间档案资源的交流，由此实现档案管理由单一开发利用型向联合开发利用型的转变。而馆际之间通过展示双方编研的档案资料，互补互学，有利于取长补短，互相沟通，共同促进图书馆读者活动水平的提高，以吸引更多的读者走近图书馆，关注图书馆，满足读者持续增长的文化需求，更好地体现图书馆的社会价值。

总之，加强读者活动档案管理，是图书馆管理工作的重要组成部分。因此，除要重视读者活动档案的建立、管理和利用外，还应结合本馆读者活动档案资源的收集管理状况，积极探索档案资源管理的新思路，为促进高校图书馆读者活动整体水平的提高及图书馆文化的传承提供更便捷的服务。

【参考文献】

[1]成学燕.对重大活动档案管理办法的思考[J].山东档案，2008（3）

[2]洪爱英.图书馆读者活动档案管理[J].浙江档案，2012（2）

高校图书馆档案工作 篇4

1994年,国家教育部针对本科院校提出了随机性水平评估、合格评估和优秀评估等三种教学评估方式。2002年,教育部将这三种评估方式统称为教学工作水平评估并颁布了《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》,为教学工作水平评估提供了基本的指导纲要。2004年,教育部再次修订了《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》,并建立了高教学评估等教育教学评估中心,规定每隔五年就要对普通高等学校本科院校进行一次教学评估以提高高等本科院校的教学质量。2006年,教育厅对《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》进行了进一步完善与调整,明确指出办学指导思想,师资队伍建设,教育改革和教学效果的要求。2007年,教育部在执行普通高等学校本科教学工作水平评估中将高校图书馆作为参评要素,指出图书馆评估档案材料建设工作不容忽视。

二、进行教学工作水平评估的重要意义

教学工作水平评估是提高高校本科教学质量,推动普通高等院校教育步入科学化、信息化、规范化的重要措施。《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》对高校本科的办学指导思想、师资队伍建设、管理水平、教育改革措施和教学方法等方面都有比较详细的规范制度,有利于促进办学思想走向科学化,加强师资队伍建设,提高管理水平,优化教学方法,推动教育改革顺利开展,全面提高教学质量,创造良好的发展前景。某高校在2007年9月顺利通过了教学工作水平评估,2008年报考人数显著提高,报到率高达100%,提高了该学校的效益,培育了良好的教育发展前景。由此可见,教学工作水平评估对学校与国家的教育发展具有重要的积极作用。

三、图书馆在教学工作水平评估的作用

高校图书馆作为文化服务机构与信息中心在整个教学工作水平评估中发挥了重要作用,高校图书馆的质量和地位决定着教学工作水平评估的结果,《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》中指出高校图书馆状况包括藏书量、管理方法、校风、文化活动等。图书馆在进行建档工作时理应对图书馆状况进行完备的文字整理并归档,档案信息的质量对教学工作水平评估具有重要作用。

四、开展图书馆评估档案建设的相关建议

(一)建立完整的评估档案管理制度。开展高校图书馆评估档案建设工作,首先要建立科学、完整的管理制度,规范管理体系,做好档案管理工作的每一步流程。需要对藏书量、管理方法、校风、文化活动等图书馆状况进行全面的整理并归档,保持档案信息的完整性、连贯性和清晰度,正文材料理应放在前面,附件材料则附在后面,然后按照顺序编写目录与页码,并标识清晰的类目与档号以及相关注释。档案管理人员需要及时清理混合文件,重新进行归档,按照实际情况的变化更改档案信息。

(二)科学合理的利用评估档案资源。评估档案一般记录着学校的教育发展史和师生的个人信息,高等院校在保管评估档案信息的同时要科学合理的利用档案资源,借鉴档案的经验,才能发挥教学评估档案资源的社会价值。因此,高校要处理好评估档案保密与开发利用的关系,在做好评估档案保密工作的基础上,有时间、地点和范围限制的利用档案资源。

(三)提高档案管理人员的专业素质,改善管理设备。目前,很多档案管理人员普遍缺乏专业的理论知识和管理技能,所以,普通高等院校必须提高档案管理人员的专业素质,对他们进行定期培训。另外,学校要改善管理设备,将现代化技术应用于档案管理工作。

(四)全面实现评估档案管理工作的现代化。全面实现普通高等院校评估档案管理工作的现代化则需要全面使用计算机技术,应用电子文档,建立规范标准的数据库;完善档案的现代化管理与调用,建立档案网络;实现档案室管理现代化和档案目录与检索现代化,提高硬件与软件技术设备以维护网络安全。这样可以有效保护档案室的温度,防火、防盗,保证了档案文件的安全,方便档案调阅与检索,维护电子档案的安全性,提高工作效率。

结束语

综上所述,教学工作水平评估有利于促进教育的发展,高校图书馆的质量决定着教学工作水平评估的结果,全面开展图书馆评估档案建设工作,学校必须建立完整的评估档案管理制度,在做好保密工作的同时合理利用档案资源,提高档案管理人员的专业素质,改善档案管理设备,实现评估档案管理的现代化。

参考文献

[1]王东波,程卫华.高校图书馆如何建立规范的评估材料档案[J].大学图书馆情报学刊,2015(1).

[2]彭媛媛.对档案管理人员能力培养的若干思考[N].怀化学院,2011(2).

高校图书馆档案工作 篇5

模块一：档案工作感知

题目：2012年1月-2013年7月某某区县档案馆和图书馆工作情况调研

专业：编写单位：

2013年6月4日

一、实践目的根据我院教学计划，本次实践是档案学专业学生在初步进行档案学理论知识学习后，安排的社会实践，以期通过亲身感知和调研图书档案工作状况，使学生对档案工作基本情况具有一定的认识和了解，为今后进一步学习及专业能力的培养打下基础。

二、实践时间

档案工作基本情况调研活动安排在2012年6月17日至7月31日。

三、实践步骤

学期实践是按照培养方案计划而进行的教学活动，它和课堂教学互为补充，是教学的重要组成部分，希望同学们一定要珍惜实践的机会，按照要求，完成实践任务。

1．分组，8人一组，自由组组。

2.集体参观档案馆，具体时间由张敏老师通知，要求全班必须参加。

3.除了张敏老师带队组织的集体参观之外，每组还要选择至少1个档案机构和1个图书机构作为调查对象，围绕实践内容的各项具体要求来设计调研方案和开展调研，考察和分析所调研单位的图书档案工作的具体开展情况。

4.递交报告和相关附件。

5.注意事项：

一是在调研活动中，要求每组事先设计调研方案，包括调研的时间、对象和形式，如问卷调查、深度访谈、实践操作等，以及调研的具体问题罗列。

二是如果有同学需要开介绍信，向班长汇报，由他来统计人数和每位同学的具体调研单位，汇总之后，到系里统一开介绍信。

四、实践内容

档案馆调研具体内容包括：

1、馆藏特点：包括2012-2013年馆藏接收范围和馆藏档案的主要类型、主要内容；馆藏档案的征集情况。

2、档案馆机构职能设置的基本情况，主要有哪些部门，及其分工和合作情况。

3、馆藏档案在2012-2013年的利用情况，包括利用服务的基础设施、提供的主要服务，以及服务方面的统计数字等。包括档案馆在2012-2013年举办展览的基本情况。

图书馆调研具体内容包括：

1、图书馆机构职能设置的基本情况，主要有哪些部门，及其分工和合作情况。

2、图书馆在2012-2013年的利用情况，包括利用服务的基础设施、提供的主要服务，以及服务方面的统计数字等。

3、图书馆在在2012-2013年举办展览的基本情况。

五、考核标准和评分点

1.过程考核要求和评分点

过程考核包括调研方案、访谈记录和调研记录，15分。要求附有团队在调研地点和访谈的照片。

2.调研报告内容考核要求和评分点

根据实践内容要求，每个调研点10分，共计60分；缺失一点扣10分，每一点可根据详细情况酌情给分。

对图书馆和档案馆利用服务的横向比较分析：15分。要求论点鲜明，论据充分，文字通畅。

团队中个人对此次调研活动中的收获进行总结和思考。10分。

团队调研报告要求不少于5000字；团队中个人总结不少于1500字。

六、递交时间和要求

开学报到时递交电子版和纸质版，由学委统一收。交给张敏老师。

附注：

西城区档案馆

朝阳区档案馆海淀区档案馆丰台区档案馆

石景山区档案馆房山区档案馆门头沟区档案馆

昌平区档案馆通州区档案馆密云县档案馆

顺义区档案馆怀柔区档案馆大兴区档案馆

图书馆档案员在高校合并后的角色 篇6

1 合并后的高校图书馆档案管理现状

图书馆是高校办学的基本条件之一，高校合并，图书馆也实现了合并办馆，其目的在于最有效地利用原有资源。要想合理有效地利用图书馆的馆藏资源，首先要以高校图书馆的档案管理为切入点，需运用现代观念和技术，搞好高校图书馆的档案管理，使图书馆的档案建设步入一个新台阶。但合并后的高校图书馆对档案管理工作并没有给予足够的重视，在大多数人的思想中，并没有意识到图书馆档案管理的重要性，在工作中，图书馆的工作人员对档案管理的思想意识薄弱，致使合并后的高校图书馆的档案管理工作存在不少问题。

1.1 未能科学地进行管理。从管理模式上来说，许多图书馆还没有统一的档案资料室，资料分散在下属部门或个人手中，很难体现全面性。从管理制度上来说，档案收集和管理制度还未全面建立，凭个人自觉性难以保证收集的完整和质量。从管理标准上来说，传统的“数字法”、“字母法”难以适应将来本科图书馆的更复杂的工作要求。从管理形式上来说，不是未设立档案管理岗位就是岗位职责不明确，既没有专业的背景又缺少专门的培训，一些固有的思想和落后的方法更难以适应信息化的趋势。

1.2 档案信息服务模式单一。目前，很多高校虽然或合并，或升本，虽然对图书馆的投入也有了一定的力度，但对档案信息服务的模式还是停留在对档案资料的登记和保存方面，没有考虑如何多方面地在档案信息上扩大服务模式，为高校读者提供的阅览和咨询等层次较低，服务模式单一，不能为合并后的学校发展和读者提供高质量的档案管理服务。

1.3 缺乏思想上的重视。据了解，许多学校档案室会从图书馆抽取相关资料进行存档，而图书馆本身却不做档案管理的要求。实际上，学校抽取的只是图书馆相关的一些部分，更多反映图书馆工作、变化、活动等内容的珍贵资料像普通办公文件一样存放。

1.4 存档内容不够系统。边建芳认为，研究图书馆档案应该包括政文、业务、人事、科研、基建设备、党总支建设及其他七个方面，黄美英则将其分为上级机关主管部门的文件材料和本馆形成的文件材料两个大的方面。尽管看法不同，但其主旨是一致的，即图书馆档案应具备反映工作的全面性、连续性特点。事实上，许多图书馆问题在于：第一，收集比例不协调，偏重某一类档案，忽略其他档案；第二，档案资料存在断档或缺档情况，连续性缺失；第三，没有进行案目登记，没有分类立卷或进行档案加工，管理与利用缺乏体系性规划。

2 图书馆档案员在工作中的作用

2.1 弥补了综合档案室档案员的不足。在高校的日常管理中，存在大量的档案，其内容丰富、数量种类繁多，工作面广、量大，任务艰巨，仅靠专职档案人员难以完成，图书馆档案的管理，就必须依靠图书馆档案员来做好档案的收集、整理等日常繁杂的工作。

2.2 弥补了综合档案室档案员专业单一的不足。图书馆档案员比较透彻地了解和掌握本部门档案收集的来源、内容及其形成规律，他们对各自在工作中形成文件材料的来龙去脉最为清楚，也最容易收集整理，对这些材料的使用价值也有较多的了解，有利于资料的完整收集和组合，便于查阅，易于利用。

2.3 图书馆档案员为高校合并后的档案整理做了大量的、前期的、基础性工作。图书馆档案员把即将合并的高校图书馆工作当中积累的不同文件资料，按其问题及其形成特点，进行合理的整理、分类；及时查找缺少的资料，以保证归档案卷质量的统一和完整，解决了高校档案室档案员组卷的准确性，方便了综合档案室档案员的工作。

3 充分发挥合并后高校图书馆档案员的作用

合并后的高校，从档案员自身来说，应当注重自身素质的提高，这就要求将职业培训、继续深造、终身学习贯彻到具体工作中去。一方面，图书馆加强对档案人员的政治思想和职业道德方面的教育，以提高政治素质和职业道德；另一方面，还要加强对图书馆档案人员的业务培训和业务指导，鼓励他们自主学习、参加交流、积累经验，从而全面、系统地了解档案工作的基础常识和工作方法；再一方面，组织信息技术技能的学习，熟悉档案工作相关的软件、硬件使用，以适应信息时代档案工作的需要。

3.1 提高图书馆档案员的综合素质。图书馆档案工作人员必须不断学习，全面提高职业道德素质、业务素质，并要敬业、爱岗，热爱此项工作，加强自我修养的锤炼，不为名，不为利，甘为人梯，自愿奉献，为自己所从事的事业贡献一切。

必须具备良好的道德品质和高尚的情操，忠诚于本职工作，对工作极端负责，认真履行本职工作的社会责任、经济责任、道德责任以及法律责任并热爱自己所从事的专业，要认识并体会其意义所在；要勇于探索、创新、改革，对待本职工作必须实事求是，作风正派、清正廉洁，处事公道；要胸怀宽广，谦虚谨慎，团结同志，互相尊重，爱岗敬业，用自己高度的责任心，在平凡的工作岗位中脚踏实地、兢兢业业、默默无闻地为高校图书馆的建设贡献自己的力量。

3.2 提高图书馆档案员的业务和技术水平。图书馆档案工作是“养兵千日，用兵一时”实践性很强的工作，基础工作做得如何，将直接影响学校综合档案室的工作。

合并后，具有较高业务素质的工作人员总数将会增加，图书馆对于关键技术岗位和管理人员的确定将会有更大的选择余地，图书馆人才短缺的局面得到部分缓解。这种状况有利于图书馆实行竞争上岗和优化组合，使工作人员自觉提高职业道德水平和业务素质，并且培养了工作人员的竞争意识和心理承受能力，为图书馆向现代化管理方式的转变创造条件。

3.2.1 用全新的理念弘扬终身学习档案管理理论知识，加强档案管理意识，增强专业能力。档案工作是一项繁杂而枯燥的工作，它以默默无闻、埋头苦干为该工作的特点而闻名于世。作为一名高校图书馆档案工作者，不仅要学习相关的知识和档案专业知识，还要掌握现代科技知识和一定的写作知识，增强交往能力，能适应高校图书馆方方面面的需求。了解国际最新信息和档案管理的最新成果及动态，尤其是电子技术在档案系统中的应用，已成为每一个档案工作者必需的知识和技能。要发扬敬业精神，敬业表现为对本职工作的业务熟练、精益求精，很多知识是从工作中积累而来的，档案专业人员只有具有较高的业务知识，才能够更好地工作。

3.2.2 加强兼职档案员的继续教育培训，为他们创造条件并有计划地选送出去进行业务深造，优化知识结构。举办不同类型的培训班，对他们进行业务知识和技能的不断培训；组织在职人员到自动化水平高、管理水平先进的单位参观学习和交流；用政策和措施激励档案工作人员潜心于专业研究，自学成才，以促进图书馆档案事业的快速发展。

3.2.3 图书馆档案员要深入到各部门了解档案员对档案工作的要求，征求他们对档案工作的意见，并有针对性地主动和他们交流档案管理与方法的学习和研究，相互了解彼此档案管理的方针政策、管理制度，提高业务水平，互相辅佐工作，使全校范围内的档案工作得以顺利开展，没有漏洞。

3.3 建立一支基本稳定的图书馆档案员队伍。高校合并后，学校的教学和科研力量得到加强。教师的整体素质大大提高，国家对合并学校的教学科研质量有较高的期望和要求。高质量的信息自然成为教学科研人员最迫切的需求，他们对图书馆的依赖性增强，图书馆的地位在无形中提高。形势迫使教学科研人员从读者角度要求学校加强图书馆的建设，以保证教学科研工作的顺利开展。另一方面，合并提高了高校的声誉，地方政府也会大力扶持合并高校事业的改革和发展，因此，合并后的地方高校将更多地得到社会援助和地方政府的投入，其中也包括对图书馆的投入。

高校图书馆档案管理水平要提高，关键在于有一支稳定的、精干的、有较强专业能力的档案管理队伍。邓小平同志指出：“任何事情都是人干的，没有大批的人才，我们的事业就不能成功。”事业要发展，要上档次，人才是关键。高校必须重视培养和定岗一批稳定的图书馆档案管理队伍，从政治思想、业务水平和服务意识诸方面进行培训，形成专业化、知识化的人才梯队。

4 结语

高校图书馆档案员的工作是图书馆的基础，这个基础性的发挥，对加强高校图书馆的管理，提高学校的办学质量，深化高校教学改革同样具有重要意义。

高校图书馆档案优化管理新思路 篇7

关键词：高校,图书馆档案,新思路

高校图书馆档案能够客观地记载图书馆历史阶段的各个发展轨迹。随着世界经济和文化发展的多元化,我国高校的办学规模也在不断地扩大,为了更好地为高校的教学和科研活动提供便捷和可靠的数据和信息服务,做好高校图书馆档案管理工作,建立数据完善、能够及时满足高校教育教学以及科研等方面的需求的图书馆档案,成为当前图书馆档案管理人员工作的重中之重。

一、高校图书馆档案管理工作的必要性和发展现状

1、高校图书馆档案的必要性

图书馆的档案资料,是图书馆各个阶段、不同时期的历史记录,包括了文书、文件和设备在内的三个部分,保存了高校发展的历史演变过程,具有弥足珍贵的历史意义。高校领导阶层可以通过对图书馆内工作档案资料的了解,熟悉图书馆内软件硬件的配备情况,了解图书馆的各项规章制度的制定情况和工作程序安排,熟悉图书馆管理情况,能够开展高效有序的领导工作。当然,高校图书馆是一所高校的信息载体,在图书馆档案中详细地记录了高校图书馆不同的阶段和时期的人员编制、组织机构以及科技成果等,为图书馆工作人员开展学术研究、业务操作等工作提供了宝贵的原始材料,通过对已有档案资源的分析和探讨,他们能够及时修正, 顺应时代的发展要求,不断改善、加强对图书馆的管理制度, 引进先进的现代化设备技术和设备器材,形成借、阅、藏三者合一的图书馆管理模式,为高校全体师生提供最为有利的资料。

2、高校图书馆档案的现状

由于受到技术和资金的双重限制,目前我国大部分高校的图书馆中并没有真正成立一套适合自身特点的档案管理制度,对日常工作中形成的文件资料缺乏统一管理意识,没有进行合理的整档归档工作,对已经制作的案卷缺乏系统的分类,给之后的查找和使用制造了一定的困难。而造成这一现状的主要问题在于我国高校图书馆档案的管理工作并没有收到高校的重视,造成图书馆档案的收集、标引、整理和归档工作缺乏一个专职档案员,只是简单由图书馆普通工作人员负责,而另一方面,对于已经收整好的档案,无法统一进行归档,在目前的高校图书馆中,绝大多数的档案文件资料只是简单的归拢在文件盒内,分别收放在其负责管理的人员的办公室柜中,在长期堆放的情况下造成资料没有实现合理的利用,不能及时为高校的学者提供有价值的学术和工作资料,造成一定程度上的资源浪费。

二、优化档案管理的新思路

高校图书馆档案管理工作,应该着眼于高校图书馆的整体发展趋势,运用现代化的科技技术和管理新思路,实现档案管理的现代化发展。

1、增强人的管理要求。

一项工作能否实现优质的效率,关键在于做这项工作的人。同样,要优化图书馆档案的工作,前提条件是图书馆领导阶层是否真正意识到档案管理工作的重要性和迫切性。只有高校领导以及图书馆的相关负责人从思想上对档案存档管理给予重视,制定相关的制度要求,才能使档案管理工作正常进入轨道开展。而档案的直接管理人员,通过切实可行的人才培养计划,参加专业技能考核,通过加强信息技术, 形成专业化的图书馆档案管理队伍,跟随时代的发展潮流, 加快图书馆档案管理的现代化建设脚步,及时更新档案资料,培养敏锐的观察力和工作热情,将档案管理工作从枯燥无味的传统业务模式转变成全面而创新的信息化工作。

2、完善档案管理设施。

俗话说工欲善其事必先利其器。优化图书馆档案管理工作的另一个关键点在于改善图书馆现有的硬件。通过对当前我国高校图书馆档案整理工作的不足进行分析,增设专门的档案归档室,配置档案专用的归档盒和搁置柜,对档案进行分类归档。与此同时,利用现代化的计算机技术,安装相应的档案管理软件,通过对编辑入室的档案资料进行录入操作,建立专业的档案数据资料库,能够有效地加强对档案的处理、储存、控制等功能。此外,通过外向型的信息化管理, 将图书馆的档案资料数据库和高校的多媒体课堂中心系统构成联合体,通过网络化的建设使学者能够第一时间搜索到实用的档案资料,充分提高档案的合理使用。

3、实现科学分类,分级管理。

高校图书馆的档案资料因其独特的学术性和专业性等特点,为广大师生提供最有效的资料服务工作,因此,准确地对图书馆档案资料进行收集、标引、整理和归档工作,实现科学分类和分级管理,是优化图书馆档案管理工作的重点。根据图书馆的具体情况,按照不同的内容和部门要求, 将档案进行分类。一是文件类,分为校内文件、馆内文件、 规章制度、规划方案以及工作总结等;二是人事类,包括图书馆的组织架构和人员配备情况,以及在职人员的基本资料等;三是业务类,通常对各部门的工作日志、统计报表、图书采购、借阅、检索等情况进行收集归档;四是后勤其他类, 涉及图书馆的相关日常后勤管理和设备采购等资料。将图书馆档案科学分类后,按照不同的职责范围,将其由图书馆各职能部门进行分级管理,通过这样的方式对图书馆档案进行管理,能够合理反映各资料之间的相互规律和必要联系,加强档案的系统性和利用率,并充分激发图书馆各部门执行档案管理工作的责任心和积极性,是档案管理工作的开展更加科学化。

高校图书馆档案工作 篇8

图书馆业务档案来源于图书馆工作实践活动, 是在图书馆业务工作中产生和直接形成的文件资料, 如实记载了图书馆开展各项服务工作的思路、措施和方法, 是各项工作的历史记录。业务档案既为检查和总结以往的工作提供了有力依据, 又为制定未来的图书馆工作计划和发展规划提供了可靠信息。图书馆业务档案建设是图书馆各项业务工作走向科学化、正规化管理的有效手段, 是图书馆业务建设的一项重要内容。

一、高校图书馆业务档案管理与研究现状

利用中国知网学术期刊全文数据库, 对2000年到2009年之间文献, 以“高校图书馆”为关键词进行检索, 检索结果篇数为39925篇, 以“档案”为关键词进行二次检索, 检索结果篇数为71篇, 浏览这部分文献, 发现在这71篇中从不同角度以业务档案为研究对象的不足三十篇。文献分析表明, 目前对高校图书馆业务档案工作的研究还非常有限, 同时也说明高校图书馆业务档案工作还没有引起足够的重视。据了解很多高校图书馆甚至还没有建立自己专门的业务档案, 可以说, 业务档案与图书馆工作脱离已成为目前高校图书馆业务管理的一个重要缺陷。

二、高校图书馆业务档案的分类和内容

根据高校图书馆工作实际, 高校图书馆业务档案又可以分为四大类, 即:业务基础建设档案、文献资源建设档案、读者信息档案和服务工作档案。

1. 业务基础建设档案

高校图书馆事业发展和基础业务建设情况, 包括网络设施情况、本馆文献著录细则、业务工作发展规划等。此外, 还包括学术交流、馆际协作以及及图书馆学会交流活动等各种文件资料。

2. 文献资源建设档案

包括文献购置费的分配、使用情况、招标材料合同、电子资源与纸质资源数量统计、购置计划及方案、财务报表等。

3. 读者信息档案

读者信息档案主要包括读者信用档案和读者成果档案。

读者信用档案, 是指为更加有效地规范读者行为, 对读者在图书馆的不良表现进行登记入档, 并确定读者的信用等级, 对读者实行信用管理。目前, 在高校图书馆建立大学生读者信用档案的条件已基本成熟。高校图书馆大都建立了相当规模的读者档案, 对教师和学生读者的基本信息进行了注册, 而且内容比较全面, 同时, 对读者的借阅历史、违章情况、预约情况等也已进行登记入档, 而且都可以通过读者信息管理系统查询。也就是说, 图书馆已储备了大量的读者信用资源, 只要把这些信用资源进行科学、合理的信用评估, 确定读者的信用等级, 并制定出相应的信用管理规则, 就可以得到充分的利用。

读者成果档案指高校中的教师、科研人员以及研究生, 通过利用图书文献资料, 个人所取得的科研成果, 包括论著、论文、专利、科技创新等, 这些成果应作为一种资源来看待。读者成果档案的内容除包括读者的基本信息外, 应把读者所学专业、研究方向、研究项目以及进展情况、研究成果等作为重点。高校中特别是专家、教授、学科带头人等, 应作为建立读者成果档案的重点对象。

4. 服务工作档案

服务工作档案按照不同的业务内容可以分为三大类:借阅服务类, 包括图书流通人次、册次、阅览室到馆人次等材料;参考咨询类, 包括跟踪或定题服务的结果纪录, 光盘检索、计算机检索等服务情况;资源开发类, 包括编制或建立的各种书目、索引、刊物以及网页档案、学科资源档案等。

网页档案和学科资源档案是高校图书馆业务档案建设和发展的重点。网页档案指对网络内容的保存和管理。当今网络已经成为第一位的信息来源, 网络的增长速度非常之快, 每天增加700多万个页面, 但由于各种原因, 这些页面也在不断消失。据统计, 一个页面在因特网上的平均寿命只有53天。网页中有很多有价值的信息, 如果不保护和保存, 很快就消失了。实现网络的档案化管理对高校图书馆是一个新的挑战和研究课题。学科资源档案是指高校图书馆以现有的实体馆藏和虚拟馆藏为基础, 从研究学科尤其是重点学科的资源分布和信息特征入手, 对其进行全面的整理、分类、标引, 总结出具有一定特征和代表性、权威性的高质量的特征信息, 建立资源导航, 从而形成相关学科的学科资源档案。

三、建设和管理高校图书馆业务档案的意义和作用

1. 促进图书馆各项业务的改进和发展。

图书馆各项业务档案数据的建立, 并不是一些数字简单的累加汇总, 而是一种科学的方法, 通过对一些数字的计算与以往的工作记录进行比较、分析, 找出工作上的优势与差距, 分析原因并加以改善和解决。从中还可以提出图书馆业务建设的新观点、新思路, 引导图书馆服务工作重点的转移, 使图书馆的业务工作稳步有序地向前发展。

2. 有利于图书馆管理水平的提高。

业务档案对高校图书馆的服务方针、战略目标和计划的制定与执行有重要的参考价值。高校图书馆领导实施决策、组织协调、控制等诸项职能时通过对业务档案的对比、分析、研究, 可以总结经验, 提出改进工作的措施, 对提高图书馆管理水平有极大的帮助。

3. 加强图书馆信息服务工作的拓展和深化。

业务档案的建立和开发可以使图书馆更好地把握各类读者对信息的需求范围和专深程度, 进而确立针对性的重点服务策略, 从根本上加大图书馆信息服务的深度和力度。如读者成果档案可以使图书馆根据专家学者的研究课题, 对信息资源进行二次开发与利用, 一方面积极、主动、最大限度地满足了读者的信息需求, 另一方面又使图书馆资源在内容、载体及信息开发上达到特色化、新颖化和多样化。

4. 促进图书馆专业技术人员业务能力的提高。

图书馆改善服务的关键是要提高各类专业技术人员的服务能力。图书馆可以通过对业务档案的分析研究, 找出专业技术人员在工作中存在的问题和不足, 并制定出有针对性的培训计划, 为其自身发展提供建设性意见, 提高他们的综合能力, 以此来推动图书馆服务工作的深入和发展。

四、建设和管理高校图书馆业务档案的思路和措施

当前, 以现代化的管理模式建设和管理高校图书馆业务档案, 是提高高校图书馆为教学、科研服务水平的重要手段。要解决高校图书馆业务档案工作中存在的问题, 充分发挥业务档案的优势和潜能, 当务之急是增强管理意识、改进管理模式, 使业务档案建设和管理走上标准化、规范化、信息化的轨道。具体措施如下:

(1) 树立和增强业务档案意识。要通过大力宣传业务档案工作的重要性, 提高图书馆人员对业务档案工作的重视, 增强对业务档案工作的认识, 提高对业务档案的关注, 树立起业务档案的存档意识和习惯。

(2) 建立健全业务档案管理制度。业务档案是靠平时日积月累收集而形成的。高校图书馆应根据实际情况, 建立适合本馆业务档案管理的制度, 严格按照制定的制度进行档案管理, 为业务档案的收集和管理提供有效保证。

(3) 完善业务档案管理工作体系。由于高校图书馆各部门有其相对独立的业务范围, 为了能使各部门的材料收集齐全, 应在有办公室人员专门负责全馆业务档案的收集、整理、归档工作的同时, 在每个部门设一名兼职业务档案员, 负责本部门业务档案的收集、整理、归档工作, 完善图书馆业务档案管理机制。同时还要加强业务培训和业务学习, 提高业务档案管理人员素质, 以适应档案管理工作不断发展的需要。

(4) 实现业务档案规范化和标准化管理。高校图书馆业务档案管理工作应按照档案工作的基本标准和要求来进行, 根据业务档案管理工作中存在的问题, 制定出业务档案管理工作的标准, 统一业务档案的组织建设, 以便建立图书馆档案管理工作的最佳秩序。其中最为关键的一项工作就是对业务档案所收集的文件进行规范化处理, 主要包括以下内容:鉴别和判定业务档案的价值, 挑选出来有价值的, 剔除那些无保存价值的文件;对业务档案的文件内容进行界定和划分;对所收集的业务档案文件, 在项目设定、标准衡量等方面进行统一规范, 保证业务档案的内涵质量。

(5) 实现业务档案文档一体化管理模式。在高校图书馆, 随着数字化程度的极大提高, 纸质文件与数字化文件同时大量并存, 使文档一体化的管理模式成为可能。业务档案信息化首先应将档案管理与文件处理两个过程结合起来, 纳入到一个统一的管理系统中, 实现文档一体化的操作模式。针对业务档案管理工作的特点, 以先进的办公软件为平台开发出各部门业务档案管理系统, 进行档案数据处理工作。

结语

在知识经济、网络经济和教育全球化的新形势下, 高校图书馆的业务档案凭借其丰富的现实资料和数据, 不仅能为促进高校图书馆工作发挥积极的参考、凭证作用, 而且可以为高校图书情报事业的发展研究提供可靠的信息资源保障。搞好高校图书馆业务档案的建设与管理工作, 对高校图书馆的现实发展和长期建设都有着重要意义。

参考文献

[1]陆铭.高校图书馆档案建设实践[J].图书馆建设, 2007 (2) :94.

[2]梁转琴.对高校图书馆档案管理模式的思考[J].图书情报, 2005 (7) :115-116.

[3]唐小梅.大学数字图书馆的网页档案化管理[J].中国信息界, 2010 (4) :56-58.

[4]杜晶.建立读者成果档案服务图书馆建设[J].现代情报, 2007 (6) :171-172.

高校图书馆档案工作 篇9

一、高校图书馆档案信息资源整合的现状

(一) 档案管理意识淡薄。据调查, 目前很多高校都集中注意力在教学质量和学生能力的培养上, 忽视了对图书馆档案进行管理的重要性, 最基本的档案资源不能及时进行整合, 影响了学生查找信息。另外, 还有一些院校将数据档案信息的整合看作是简单的资料移交, 没有认识到开发利用这些资源的优势, 阻碍了图书馆长期发展。

(二) 缺乏完善的整合开发制度。我国高校作为人才最集中的地方, 内部资料众多, 尤其是一些重点院校, 其图书馆内都包含大量的珍贵文献, 属于国家宝贵资源。然而, 很多高校并没有认识到图书馆档案信息资源开发利用的积极性, 缺乏健全的制度规范, 没有形成管理办法, 甚至有时会出现图书资料丢失的现象。

(三) 档案价值鉴定能力不强。图书馆内部的档案资料众多, 有些具有保存价值, 有些则没有, 由于专业鉴定人员的匮乏, 使得具体的鉴定工作经常出现模糊现象, 不能判断出资料的价值, 保存年限也与实际不符, 影响信息的翔实性。

(四) 现代化水平低。文件资料来源主要是上级文件和图书库文件的工作, 并没有形成整个系统, 还有一些存在丢失文件的现象。与此同时, 虽然现代化管理技术、计算机职能已经广泛推广, 但是大多数高校在对图书馆档案资料进行管理的时候都没有采用最新的管理技术, 导致工作效率较低, 学生查阅花费的时间长, 档案的有效保管能力自然不高。

二、高校图书馆档案信息资源的整合与开发利用

结合上述问题, 高校图书馆必须找到有针对性的办法加强管理, 做好档案资源的整合与利用, 发挥图书的价值。

(一) 提高人们保管档案的意识, 建立档案系统。若使高校图书馆档案信息资源的整合和开发水平有所提高, 就必须提高人们的管理意识, 让他们了解档案整合开发的意义。领导作为高校图书馆管理的带头人, 必须不断完善自我, 了解各项业务, 具备较好的专业素养, 能够检测出资料和档案的使用年限。另外, 档案系统也必须进行创立和革新, 对各类档案进行分类化整合, 通过题目、编号等方式规范内部管理。将大量的书籍、档案、资料进行分类保存, 并产生检索目录。确保管理方式的严谨性, 调动人们的工作热情。

(二) 开展档案信息资料编研工作。高校图书馆的档案信息一般都是分散而不系统的初级信息。为此, 高校图书馆应对其档案信息进行有目的、有计划的筛选、分析、研究, 综合编制具有典型性、规律性、有使用价值的各类档案信息。如, 根据某项专题, 或某项实际需求, 编制文献汇编、资料文集、专题调研、大事记、简介等。图书馆也可将本馆历年的重要活动记录分析整理, 编制出图书馆工作大事记。

(三) 做好档案资源的共享利用。图书馆中存在大量的档案信息, 这是其最突出的特点, 这些档案具有保密性, 无法实现共享, 很多个人信息和资料都包含其中。因此, 在信息化发展的大背景下, 高校图书馆管理工作可以适当地进行创新, 对资料进行筛选和加工, 按照简单的方式做好分类, 并将图书内容在网络上公布, 方便人们阅读。

(四) 充分发挥现代化技术优势。实现图书馆管理的现代化是管理工作的重点, 结合目前的形势, 高校必须引进先进设备, 利用计算机实现对档案资料的管理。同时做好纸质文档的保存, 为资料留根, 逐步实现工作的现代化和智能化。当然, 高校针对这一特点, 还要培养具有较高素质的图书馆管理人员, 让他们掌握现代化管理技术, 定期组织培训和学习, 提高管理能力和效率。

三、结束语

高校图书馆作为高等学府最主要的代表, 在新的教学发展情况下, 必须做好资源信息和档案的整合。过去的图书馆管理较为落后, 珍贵资源无法保存下来, 不能在校园营造良好的学习氛围。针对这样的现象, 必须对档案信息资源进行整合与开发, 健全管理制度, 发挥现代化技术优势, 突出它的价值。

摘要：高校建设是社会主义最重要的教学基地, 是培养高素质人才的主要办法。基本上每个高校都有一个大型的图书馆, 其中有大量的图书资源和信息资料。图书馆管理不仅关系到图书管理, 也能够从侧面反映出整个学校的人文素养。由于信息资料的多样性和管理思想的落后性, 使得高校图书馆档案信息得不到整合利用, 制约着整个学校的发展。面对这样的情况, 我国各大高校必须强化管理, 对图书馆内部的档案信息资源进行整合与开发, 充分发挥其功效, 从而促进学生学习质量的提高。

关键词：高校图书馆,档案信息资源,整合,开发利用

参考文献

[1]林明珠.高校图书馆网络信息资源的整合与利用探讨[J].云南农业大学学报 (社会科学版) , 2008 (01) :50-52.

[2]潘玉萍.编制《年报》促进图书馆档案信息资源的开发与利用[J].中小学图书情报世界, 2008 (5) :39-40.

[3]张怀涛, 代根兴, 王春莲.河南高校图书馆信息资源的开发利用研究[J].河南图书馆学刊, 2000, 20 (02) :35-42.

高校图书馆档案工作 篇10

一谈到文件、档案资料等管理工作, 人们很自然地想到这是人事、组织部门的事, 高校图书馆还要搞什么文件档案资料管理, 似乎很难理解。这种忽视高校图书馆文件、档案资料管理的片面认识, 对搞好高校图书馆管理工作是十分不利的。

一个学校的图书馆工作要根据有关改革、教育方针及评估等文件要求, 以及各学校管理实践和经验, 提出有效的创新发展措施, 以提高工作质量和工作规范化水平, 全面完成图书馆检查评估任务。要实现其目标, 就不可能离开文件、档案资料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整个图书馆工作管理水平的高低。因为在制定学校图书馆工作计划, 图书、期刊采购征订计划, 实现网络系统管理、电子图书期刊借阅制度、馆员队伍建设以及搞好某方面工作的总结等等, 需要经常查阅国家教委、省市教委以及学校的有关文件, 同时有时还要经常查阅兄弟省、市、和本省、市学校同行的有关做法等资料, 为图书馆评估、决策某项事情和工作做重要的参考依据。笔者认为, 高校图书馆本身每年积累的重要工作资料更十分珍贵, 高校图书馆工作可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题, 结合当前新形势发展和任务提出改进措施, 制定新的工作方案和有关规章制度, 切实可行地搞好高校图书馆工作。因此, 对高校图书馆文件、档案资料的科学有序管理, 充分发挥它的重要性及作用, 对提高整个高校图书馆工作的管理水平和效果, 全面完成评估任务确实有着重要的实际作用。

二、高校图书馆文件、档案资料管理的具体内容

高校图书馆文件、档案资料管理的内容十分丰富, 面较广泛, 而且性质、类别、层次较为复杂, 但彼此又是相互联系、互为补充的统一体, 都在为完成学校工作任务发挥重要的咨询作用。应该根据高校图书馆工作的内容要求以及所要达到的目标确定高校图书馆文件及档案资料管理的具体内容。笔者认为有以下几点。

1、上级有关部门下发的方针政策方面的文件和有关图书管理工作的文件材料。

如:关于专业技术职评聘的有关规定及图书馆工作暂行规定, 高校图书馆评估标准。

2、上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。

包括省内外各高校普通图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟院校图书馆工作信息, 取长补短, 互相学习, 完善改进提高本单位的工作, 起着十分重要的作用, 也是我们文件及档案资料管理的重要内容。

3、高校本身制定的一系列的计划、规划、规章制度是高校图书馆文件、档案资料最基本的内容。

它应包括:首先是高校图书馆的总体规划和近期计划, 检查评估要求, 以及馆员业务进修和研讨活动等有关规定;其次是高校图书馆管理人员的有关规定, 例如:职务晋升考评要求, 岗位责任制的规定等等;再次就是图书情报、期刊及设备器材征订预购函件的归档, 也是不容忽视的, 它对沟通信息、掌握学术动态、图书动态及设备器材的发展趋势, 销售行情, 避免时间和经费的浪费有着重要的作用。

4、本单位制发的有关图书管理工作的文件材料;

本单位图书馆发展概况、馆藏图书目录;图书经费的使用情况及每年度购进的图书目录;高校图书管理工作的年度工作计划及总结和在图书管理工作中形成的重要实物资料 (包括各种奖励证书及奖牌等) 。

5、本部门自己制订和下发的通知要求及有关信息资料等。

上述几点是图书馆文件、档案资料管理中不容忽视的内容, 对完善改进提高高校图书馆的工作, 有积极影响和促进作用。

三、如何进行高校图书馆文件、档案资料的管理

1、要及时制定有关图书馆文件档案资料的具体管理规定和措施。

2、健全高校图书馆文件、档案资料管理人员的岗位责任制, 并安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。

3、管理人员要优选本图书馆文件及资料的存档内容。国家、省、市、高校需要管理的文件、档案资料的内容相当多, 要把所有的文件档案资料都立卷归档是有困难的、不现实的, 也是没用必要的, 因此要有重点地选择。我们认为应该遵循下述原则:首先选择中央、省市下发的有关文件, 因为层次超高文件相对越少, 而且是越重要;其次是选择和我们高校图书馆工作管理最为密切的文件资料;再次是要选择近期的内容;最后就是根据文件资料的历史价值、发挥作用的时间, 不断更新、取舍或按要求向有关部门进行移交部分文件、档案资料。

4、要按文档资料发放单位的层次、按高校各项图书馆工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如:中央、省、市的文件层次不同, 要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。

5、要创造必要的文档管理条件, 也就是要有文档管理室及坚固可靠的文档管理卷柜, 特别对保密文件同、材料要重要妥善保管。

6、要有严格的文档资料管理借阅制度, 这一点是最为重要的, 要发挥文档管理人员的职权作用, 在听取群体人员意见的基础上制定文档管理借阅制度。决不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些文件、档案资料特别是重要资料的遗失及损坏。

此外增强图书馆工作人员对文件、档案资料管理的意识, 处理好与图书馆本身工作的关系, 图书馆管理工作繁多, 容易忽视对文件档案资料的收集和积累, 时间一长, 对立卷工作带来困难。尤其当前图书馆工作不断向现代化、科学化、社会化发展。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现, 更离不开各种档案资料及文件的支撑。实践证明, 只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存, 处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾, 及时积累素材, 节约时间, 存档有序, 才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。

同时还要注意到应该遵循的宗旨就是充分发挥文档资料的作用, 能使这些死的文件及档案资料变成活的财富, 充分发挥它的参谋咨询作用。方便大家查阅及使用, 不要把文件档案资料管理死了, 要提高文件及档案资料的使用效率, 为搞好高校图书馆全面工作服务。

高校图书馆档案工作 篇11

近年来，随着经济社会发展和科学技术的突飞猛进以及各级各类财政对高校的投入大幅度增加，RFID技术在高校得到了广泛的应用，并深刻地影响了高校的管理与服务模式。图书档案管理部门是高校重要的管理与服务部门。特别是近十几年来的大规模扩招，致使高校图书档案管理的容量和服务规模明显地加大，RFID技术自然地改变了图书档案管理的传统模式。但是，任何新型技术的成功应用和最终功效取决于应用者本身的专业素质、配套的管理措施，以及所涉及人员服务理念的相应转换，同时还得考虑该技术的应用成本问题。进一步地，当今社会已经进入了“互联网+”时代，如何让RFID技术在高校图书档案管理的应用中插上“互联网+”的翅膀，更好地服务于社会、服务于政府各部门，以及越来越庞大的师生群体，更是值得我们去研究和探讨的问题。

本文基于RFID系统的技术优势，同时不回避技术应用成本和相应服务理念转换等问题，结合该技术在我校的应用现状，围绕“互联网+”时代RFID技术在高校图书档案管理中的应用问题展开研究与讨论。

1 RFID技术在图书档案管理工作中的技术优势与普遍存在的问题

总的来说，RFID技术在高校图书档案管理方面的应用呈现为技术优势与问题并存的现状。从技术层面看，如前所述，由于RFID技术通过无线电波传递信号，不需要任何的机械接触即可从不同方位获取数据信息，具有明显的操作简单、方便快捷、读取精准等优势。这样的优势在应对庞大的图书借阅群体和大批量的图书档案资料信息获取等方面，是之前任何技术手段所不具备的；其不但提高了馆藏图书档案的清点、排架和归位速度和工作效率，优化了操作规程，进而提升了图书借阅和档案查阅者的满意度，也极大地降低了工作人员的劳动强度。

RFID技术的另外一个优势源于该技术本身所具有的物理特性。RFID标签具有优于普通标签的抗化学腐蚀性能，同时其中储存的数据信息可根据实际情况的变动而适时做相应的改动。另外，由于无线电信号具有穿透纸质、木质等非透明介质材料的特性，因此可通过RFID系统实现对目标体数据信息的隔空交流与传递。这些技术上的固有优势都是之前传统标签所无从比拟的。

当然，我们也不回避而应正视RFID技术在高校图书档案部门大规模应用面临的种种问题。首先是购置RFID系统软、硬件所需的大笔资金问题。购置一套RFID系统需要一笔不菲的开支。目前，一套适用于图书档案馆的RFID电子标签系统采购价位基本上在3 万元人民币左右，而且目标体量越大，电子标签成本的投入比重越大。事实上，一个普通规模的大学图书馆需要使用的RFID标签在30万～40万个，需配置的RFID自助借还设备、馆员工作站和各种阅读器在5～7台套，还得配置多台（套）安全门禁系统和信号发射及其他检测设备，之后的运行维护和管理也是一笔不菲的开支。此外，由于在新的系统启用之前，需要对原先的所有图书资料和档案进行一次性RFID 标识。这样的工作不仅繁琐，而且量大、复杂。对于一个馆藏图书资料动辄数十万，甚至上百万数量级的高校来说，这些工作需要投入的人力成本也是非常巨大的。还有软环境问题，包括增强从业人员的技术基础和相关知识的储备，适当充实RFID系统专业人员队伍，以及对从业人员进行先期的技术培训，等等。软环境方面的另外一个问题就是着力改变从业人员的思想观念，让他们从传统模式中走出来，以勇于创新的理念应对新技术带来的挑战，尽快适应新的操作规程和运行环境。

RFID技术在高校图书档案部门大规模应用需要面对的第二个问题就是系统的安全运行问题，包括资料的防盗问题和信息安全问题，既涉及技术层面，也与管理中存在的漏洞相关。在技术层面，由于与传统的磁条防盗体系比较，RFID 标签的宏观尺寸相对较大，导致其隐蔽性较差，因而极易被发现并被损坏掉。这样的情形一旦发生，RFID系统的防盗功能将不复存在。而信息安全问题与技术层面的相关性则体现在RFID本身所存在的安全漏洞，包括标签和读写器内部存在的缺陷和数字通信信息传输路径上的风险。在管理层面，主要是RFID 技术标准的制定严重滞后所导致的，比如目前，在国家层面上并无统一的RFID 阅读器技术标准和严格的电子标签生产的技术标准，导致使用的无线信号频点的无序占用和标签宏观尺寸和信息容量参差不齐。这些问题的存在非常不利于将来的RFID系统维护与更新，也严重地影响着信息数据在不同部门之间的交流与使用。很显然，在国家层面制定出完善的与RFID 系统相关的生产、开发的技术标准和应用规范已经迫在眉睫。

2 RFID技术在国内高校的应用现状

国内第一家拥有RFID系统的是诞生于十多年前的集美大学诚毅学院，该学院在图书馆的综合书库配置了包括方便读者还书的自助式还书系统、快捷的馆藏资料查询系统和功能齐全的馆员服务系统。该系统的投入运行大幅度地简化了图书档案借阅流程，提高了借阅工作效率，仅需5秒钟，就可以完成一次借还书的行为。这样快捷而又新颖的借还方式让当时的学院广大师生体验到了前所未有的新鲜感。在随后的几年时间里，国内多所高校的图书馆启用了RFID系统。2008年，香港大学和香港城市大学图书馆分别启用了高频RFID和超高频RFID系统；同年，北京石油化工大学通过引入包括7个子系统的RFID智能图书档案管理系统实现了信息资源数据共享，并且因此而大幅提升了图书档案管理的技术水平和工作效率。2009年，作为我国西北首家运行RFID系统的高校图书馆，西安理工大学解决了传统的校园一卡通和借书证的兼容问题，极大地优化了校园的管理、简化了图书资料的借阅流程。该系统的运行，既从根本上解决了排长队借还书的现象，也为广大师生提供了良好的学习环境；也在很大程度上减轻了图书档案相关工作人员的劳动强度。北京理工大学自从2010年启用RFID图书馆管理系统后，约86%的借书和63%的还书都是通过该系统操作完成的。

3 RFID系统在我校图书馆的应用情况调查

一项对我校图书馆RFID智能馆藏系统应用情况的调查表明，分别有超过85%和81%的读者倾向于使用RFID系统借还图书和使用24小时自助图书借还设备；23%的读者和67%的馆员工作人员认为应用RFID系统以后，读者与工作人员之间的关系得到了明显改善；超过75%的馆员感受到了RFID系统运行后确实极大地减轻了书刊杂志的清查盘点的工作强度，从而有更多的时间和更充足的精力投入到提升专业素质和业务水平之中。72%的读者和所有读者和图书馆工作人员认为新系统投入使用极大地简化了图书借还流程，使得查询书刊变得更加方便。问卷调查结果还表明，分别有17%、26%和57%的读者是通过咨询相关工作人员、新生入学后的图书馆举行的入馆教育，以及通过其他自学途径了解了RFID设备的使用；分别有9%、22%和31%的图书馆工作人员最关注的是RFID设备应用的可靠性、技术的先进性，以及技术的安全性。

从总体上看，我校图书馆自从RFID系统运行以来，读者借阅量得到了明显的提升。虽然还存在新的运行系统配套措施和相关支撑体系有待进一步完善，以及基础设施和政策法规建设有待进一步加强等诸多问题。从中、长期发展目标来看，图书馆RFID系统建设应该注重如下四个方面：（1）从广大师生读者和相关工作人员反馈的意见中，提炼出有益于图书档案管理工作取得长足进展的信息；（2）争取到学校对图书档案工作的关注和重视，从而争取到对RFID系统后续升级建设资金的投入；（3）早日出台与RFID系统相关技术标准，与兄弟馆之间建立起馆际资源共享常态化机制；（4）建立起RFID系统使用知识培训常态化机制，一方面可以提升相关工作人员的业务水平，另一方面可使新生尽快适应RFID系统的应用规范和操作规程。

4 RFID技术与互联网+的无缝对接

我们每天都能接触到的电子商务、在线旅游、影视、房产等，以及规模庞大的互联网金融，都是“互联网+”催生的新业态。从字面理解，“互联网+”代表的是“互联网+各个传统行业”的意思。然而，这并不意味着“互联网+”就是简单的两者相加，而是“神通广大”互联网平台与传统行业的深度融合。在此新的形势下，如何实现RFID技术与“互联网+”的无缝对接，使高校图书/档案管理同时插上“RFID技术”与“互联网+”的双翅，达到“互联网+”与“RFID技术”在图书/档案管理工作中的深度融合，也是需要我们深刻考虑的重要课题。

在高校图书/档案管理工作中，借助互联网平台实现图书/档案资料的无线互传，不但会极大地简化信息资源共享的流程，更会节省大量的人力、物力和财力，减轻工作人员的劳动强度，并在更大程度上提高图书馆读者和相关管理部门工作人员的满意度，从而达到提升服务层次和水平，促进图书/档案管理工作的良性发展之目的。

*本文系河南省科技厅软科学项目“中国传统文化中的生态伦理思想及其当代价值”阶段性成果，项目号：162400410105；河南省科技厅软科学项目“河南省社会工作发展现状与对策研究”阶段性成果，项目号：142400410360。

作者单位：华北水利水电大学图书馆

高校图书馆档案工作 篇12

关键词：高校,图书,情报,档案,一体化管理

在当今高校, 档案、图书、情报是高校的三大信息支柱。高校图书馆作为学校信息化和社会信息化的重要基地, 其中档案工作是图书馆工作的重要组成部分。但近几年来, 随着高校图书馆的进一步情报化, 图书情报工作基本上已实现了一体化管理。学校的历史以及图书馆的历史是由档案来记录的, 图书馆与档案管理工作是相辅相成的, 档案是学校在长期教学等活动中积淀下来的极有价值的历史文献, 是广大师生在学校实践活动中直接凝聚成的共同智慧结晶, 但是在多数高校中, 由于种种原因的制约, 档案至今仍然游离在学校情报中心之外。为了加强高校信息中心的跨越式管理建设, 应该探索出一条构建图书、情报、档案一体化的管理模式, 将各类信息资源集中存贮、管理和利用, 便于学校师生查阅和使用, 使信息资源发挥出整体效应。

一、图书情报档案一体化管理的科学意义

图书情报档案一体化的含义:图书情报档案一体化是通过将图书、情报、档案各自独立的部门整合为统一管理、相互关联的一个整体过程。图书情报档案一体化, 是一种竞争性的互补关系, 也就是各种要素通过竞争冲突和相互协调, 循序渐进地寻找、探索或选择出最佳的功能点, 在此基础上进行互补匹配, 打破图书、情报、档案之间的层层壁垒关系, 加强三者之间的协调与合作, 通过网络共建、资源共享、分步式收藏、远程存取等多种方式, 实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等各种要素之间的协调与互补, 使之达到最优化地匹配与磨合, 进行信息资源整合, 满足读者对信息资源的需求方式。

1. 图书情报档案一体化管理的系统论机理。

系统论里一条著名的法则, 就是整体 (大系统) 的属性和功能大于孤立部分 (小系统) 的总和。图书、情报、档案系统的属性和功能之和, 并不等于图书、情报、档案这三者所组成的信息系统的属性和功能。信息系统的属性和功能必然大于图书、情报、档案三个子系统的属性和功能之和。因为图书、情报、档案融为一体后, 减少了重复检索的环节, 缩短了信息生产周期。尤其是建立了统一的现代化的图书、情报、档案网络之后, 信息数据库可相互检索利用, 便于图书、情报、档案部门之间的横向联系和协作, 实现更大范围的资源共享。

2. 图书情报档案一体化管理的意义。

图书情报档案一体化管理可以有以下益处: (1) 有利于实现资源功享, 在高校, 图书情报档案各部门普遍存在各成一体, 独立管理的现象, 难以实现资源共享, 已经影响了信息资源的开发、利用和宣传, 制约经济与社会效益产生的一个亟待解决的实际问题, 尽管已经有了网络系统, 图书情报档案之间横向联系很少, 根本实现不了信息资源共享, 因此, 建立图书情报档案一体化, 搭建一个信息中心服务平台, 图书馆、情报研究所和档案馆三者通过网络平台就可以跨越各自部门和实体的局限, 相互利用, 做到资源合理共享。 (2) 有利于加速图书情报档案工作技术现代化的进程, 对图书情报档案一体化管理, 可以采用电子计算机技术, 使图书、情报、档案信息的输入、组织、检索、统计、通讯等工作自动化;可以采用光学技术使图书、情报、档案资料实体的贮存、传递缩微化;可以采用声像技术使图书、情报、档案资料的利用视听化, 利用网络化系统使图书情报档案管理服务自动化, 还可以避免重复处理、重复数字化、重复开发软件等造成的人、财、物各项浪费。 (3) 有利于提高信息利用率, 随着信息技术的高速发展和人们对信息化认识程度的普遍提高, 高校师生对信息的需求愿望比任何时期更为迫切, 他们需要及时、迅速、准确的信息, 而且要多层次、全方位、系统地获取所需信息。实行图书情报档案一体化管理, 可以使图书情报档案资料互为补充、密切结合, 及时转化为有用的信息, 极大方便了师生查阅原始的档案资料、比较系统地理论数据、参考资料, 以及最新的科技发展信息。广大师生通过网络系统, 更便捷地、多角度地获取图书情报档案一体化信息中心的信息资料的网上查询, 这样提高了信息资源的利用率。

二、图书情报档案一体化管理的必要性

在信息时代, 随着社会的快速发展, 全球性、高效率的信息资源共享和传输体系正在逐渐形成, 以信息知识为基础的新经济成为社会发展的主导力量, 人类的知识和信息总量在急剧增加, 读者渴望从信息部门得到全方位的信息服务。因此, 高校要打破图书、情报、档案各自为政的管理体系, 建立一个完整的、统一的信息服务系统, 实行一体化的信息管理迫在眉睫。

1. 图书情报档案一体化管理是网络技术发展的需要。

现代技术的广泛应用为图书情报档案一体化管理打造了良好的物质基础和生存环境。随着电子计算机技术、远程通讯技术和数据库技术的发展, 以电子信息网络技术为代表的现代信息处理和传输技术日新月异, 飞速发展。高校不可能独居信息网络环境之外生存与发展, 为此, 高校要搭建图书情报档案一体化管理的网络平台, 促进信息服务的交叉与融合, 并完成同国内信息基础设施与国际互联网的对接, 使高校既可以充分利用校园内、国内乃至国际间信息资源, 又能通过网络将自身的发展成果达到资源共享, 实现一体化管理的真实意图。

2. 图书情报档案一体化管理是信息发展的需要。

信息的快速发展促使高校图书情报档案管理向一元化方向努力逐渐得已实现。在我国, 通过信息化来加快现代化是国家的既定方针。在全球网络化的环境中, 国际互联网是人们快速获取信息资源的最佳渠道, 信息管理一元化的概念越来越明显地显现在人们的面前, 国际互联网本身就是一个信息资源的巨大枢纽, 构成了人类有史以来最大的信息资源网络系统, 为全球范围内的信息服务提供了有效的手段和途径。图书情报和档案都是整个信息资源网络系统的组成部分, 应当改变孤立、封闭的体系, 加强横向联系, 开展协调合作, 首先保证校园内的图书情报档案一体化管理, 然后组织全国和地区的统一网络, 并与互联网连接, 既便于实现文献交流与信息共享及优势互补, 也利于节约网络投资, 统一信息管理。

3. 图书情报档案一体化管理是高等教育课程改革的需要。

在高等学校教学课程设置中, 情报学、图书馆学和档案学是源于一体的, 具有相同的学术发展渊源, 学科的内在体系结构存在着极大的相似性, 它们的任务都是以研究社会文献信息的收集、整理、贮存、开发与利用为目的的。在传统课程设计中, 它们既经历了一体化, 又相对各自独立过, 但随着高等教育改革发展的需要, 原本各自为政的课程体系越来越显得与当今信息社会发展的不和谐, 分化独立的纵向发展缺乏横向联系, 封闭守旧的局限性越来越大。因此, 当前各高校在信息管理学科教学中都朝着一体化的方向努力, 就是把情报学、图书馆学和档案学置于信息管理的一体化模式下进行的, 使培养的人才能够适应图书情报和档案事业不断发展的需要, 更能使他们具备广泛的社会适应能力。

三、图书情报档案一体化管理的保障

高等学校应根据管理体制、设备条件、标准化要求以及工作人员素质等诸多方面确保图书情报档案一体化管理, 为图书情报档案一体化管理提供条件, 以便大力推进信息一体化管理进程。

1. 领导重视是图书情报档案一体化管理顺利进行的保证。

图书情报档案一体化管理工作开展如何, 和单位领导的重视有直接关系, 如果领导在人力、物力、才力、资金和时间方面给予大量的投入和支持, 工作起来得心应手, 而还停留在“说起来重要, 做起来次要、忙起来不要”的地步, 只看到其服务功能, 忽视行政协调、监督指导的只能, 那困难可想而知了, 所以说, 领导重视是图书情报档案一体化管理顺利进行的保证。

2. 计算机、缩微和通讯设备的推广是图书情报档案一体化管理的技术保证。

在高校图书情报档案各个部门都配备一定数量的计算机、缩微机及通讯等设备, 几乎都与互联网相连接, 但网络观念和信息数据的传送和交换意识相对薄弱。在今后加大软硬件配置的同时, 更应该积极推广计算机、缩微机和通讯设备在互联网上的应用, 建立一个以软硬件配置为基础, 以计算机、缩微机和通讯设备技术在信息网络上的应用为核心的图书情报档案一体化管理系统, 为共享信息资源创造一定的物质条件, 确保图书情报档案一体化管理技术畅通。

3. 加强员工素质培养, 为图书情报档案一体化管理提供人力保证。

在高校图书情报档案部门, 要培养一支思想解放、知识结构合理、掌握先进信息技术的专业化队伍, 为广大师生提供全面、准确、鲜活的信息资源。如果没有一只精良的适应高校发展的图书情报档案信息管理的专业化人才, 就无法将传统的信息管理理论扬弃、传承和发扬下去, 更难构建以新的服务理念、服务框架和服务模式为基础的新型信息管理服务体系。随着计算机技术在各个行业的广泛应用, 图书情报档案管理部门也要适应信息技术发展的需要, 逐渐从传统的手工管理操作向现代化计算机管理方向发展, 如联机检索、数据处理、信息咨询服务等。计算机技术在图书馆、档案馆服务上的应用, 是信息资源管理上的一次大飞跃, 因此, 从事信息工作的专业人员对自身的知识和专业技能要不断的更新、提升和增强, 要求工作人员有较高的外语水平, 精通图书、情报、档案业务知识, 熟练的检索技术, 精湛的计算机使用技能。工作人员应该加强和完善自身素质, 使自己能够胜任信息一体化管理发展的新需求。

总之, 高校图书、情报、档案一体化在高校信息管理中逐步得到完善和发展, 然而, 它的实现将是一个漫长的过程, 实现的模式和步骤也不是单一的, 因此, 要有步骤、按计划推进一体化发展进程, 要重视一体化理论学习与研究, 为规范一体化的实践提供坚实的理论基础。

参考文献

[1]李沂秋.图书情报档案一体化信息管理的新趋势[J].农业图书馆学刊, 2007, (1) :88-91.

[2]程祁蕙.信息时代高校的图书情报工作[J].生产力研究, 2004, (10) :48-50.