高校学生档案（共12篇）
高校学生档案 篇1
在计划经济体制下, 毕业生由国家统包统配, 毕业时一次性全部离校, 毕业生档案一贯遵循档随人走的原则。然而随着招生就业制度的改革和新形势的发展, 特别是人事制度改革和大学生就业观念的变化。加之2002年国家教育部、人事部等联合出台规定, 将毕业生的择业期延长为两年, 两年内学校可代管其户口和档案。随之, 学生滞留档案逐年大量增加, 这种现象逐渐引起了众多高等院校档案管理人员和管理部门的注意, 但这方面的研究开展得还很不充分。在高校学生档案管理的实践基础上, 本文就此问题作以简单的探讨。
学生滞留档案的概念和特点
所谓高校学生滞留档案, 是指学生离校后其档案没及时随本人到所就业单位、人才代理机构、原籍归口部门保管, 存放在其就读学校两年以上的, 保管权限不归学校而又遗留在学校的学生档案。学生滞留档案一般具有以下特点:
1. 滞留时间长。此类档案往往长达两年之久, 有甚者20年无人问津, 更谈不上开发利用。
2.滞留数量多。此类档案随着用人政策灵活性以及毕业生数量扩大而不断增加。
3.滞留原因复杂。这类档案产生往往具有较一般档案更为复杂的原因和背景。
学生档案滞留形成的原因
从1999年开始, 我国高等院校连年扩招, 致使高校毕业生规模持续大幅度增长。高校毕业生从1998年的66万, 到2011年的640万, 十来年增幅近10倍。因此就业难的现象也不期而至, 如此必然会导致大批学生档案滞留在其就读学校。其主要原因有以下几种:
1. 由于招生就业制度的改革和新形势的发展, 以及人事制度的改革和大学生就业观念的变化。大部分学生选择延期就业, 学校只能将其档案保留在学校。
2. 用人单位为降低用人成本, 只签劳动协议不解决档案及户口问题, 学生又弃之不理, 致使其档案滞留学校。
3. 机要局对机要的寄发规定导致部分档案滞留或退回学校。
4.学生档案意识薄弱、档案知识缺乏, 形成了“档案无用论”的观念, 毕业时不正常办理档案离校手续, 使其滞留校。
5.档案代理机构制度不够健全, 工作不规范, 管理过程差别较大, 加之不同的地区、学校或用人单位制定的毕业生分配、接收、管理制度不同, 档案归属不明确, 造成部分毕业生档案暂留学校。
6.为了缓解就业压力, “考研族”越来越多, 大批毕业生就业后又辞职考研, 其档案被退回就读学校。
7.出国留学生大量出现, 其档案也会滞留于原就读学校。
8.被退学的学生在离校时, 不办理档案离校手续, 档案滞留于学校。
9.学生录取了但未报到形成了部分滞留档案。
10.学生在上学期间死亡, 其档案无人办理, 档案滞留在校。
高校学生滞留档案管理中存在的问题
毕业生档案虽然是人生工作中一项相当重要的内容, 但是由于上述缘由, 使越来越多的毕业生档案滞留在其就读高校, 其管理已经成为高校学生档案管理工作中的不可忽视重要内容之一。同时它给学生档案管理工作带来许多不便, 从而一定程度上影响了学生档案的管理和利用。其问题主要表现在以下几个方面:
1.加大了人事档案的库存量。
许多高校自1999年以来, 学校不断扩大招生规模, 学生人数大量增加, 档案数量自然不断增加, 但是档案库房面积不变, 致使学生档案借地存放。毕业生滞留档案也只能借地存放。
2.加大了档案管理人员的工作量。
1998年以前普通二本高校在校学生不超过6千人, 1999年扩招以后在校生逐年增加, 至2011年在校生是1998年的6倍之多, 滞留档案也在不断地增加, 无形中加大了管理人员的工作量。
3.影响了主要工作。
学生档案的管理虽然都是兼职管理, 但是在这块工作中管理人员却要付出大量的时间和精力, 这些时间主要用在滞留档案的管理中, 管理人员每年都要对学生滞留档案进行仔细认真管理, 并负责再次寄发。因此管理人员整天忙于学生滞留档案问题的查询、办理之中, 这势必会影响她的主要工作。
4. 档案教育宣传力度不够。
学校对毕业生有关档案重要性的教育、宣传不够。
5. 管理不规范。
目前, 我国还没有成文的高校学生档案管理办法及规定, 学校档案管理人员一般是参照中组部规定的人事档案管理办法来管理高校学生档案, 对学生滞留档案基本上作为正常档案管理中的例外情况看待, 因此滞留档案就处于四无阶段, 即无专门管理人员, 无专门管理空间, 无专门管理制度, 无专门管理机构。
学生滞留档案管理的思考
我国“档案法”明确规定, 各级人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划, 《高等学校档案管理办法》也强调各高等学校必须加强对档案工作的领导, 把档案工作纳入学校的整体发展规划之中, 从而将高校档案从法律和法规上纳入了国家、社会和学校管理范围, 2008教育部发布的《高等学校档案管理办法》第27号令中, 把学生档案列入高校档案归档范畴, 体现了高校档案工作的重要性和社会性。而学生滞留档案的增多, 势必会影响到学校档案的正常管理工作。减少滞留档案是许多院校的迫切要求, 除了宣传工作和管理工作要跟上改革的要求, 还要采取一些更有效的措施。面对学生档案滞留问题的现状, 笔者认为:
1.管理人员应深入学习贯彻《档案法》, 制订高校学生档案管理办法, 以加强高校学生档案管理工作。
2.以宣传为导向, 增强高校师生档案意识。通过宣传教育, 提高师生对档案重要性的认识, 增强学生的档案意识, 并且了解档案在转递过程中的一些注意事项, 及时查询落实自己档案去向, 有问题及时与学校联系。
3.增加存放设备, 增加管理人员, 要有相对稳定的学生档案管理人员。
4.对于正常毕业的学生滞留档案, 档案管理部门可通过学生老师, 联系到学生本人来解决此类档案。
5. 对于非正常毕业的学生的滞留档案, 如中途退学、开除等, 办理离校手续时不要忘记办理档案转移手续。
6. 妥善保存机要转递单和档案转递回执, 以便查询。
7. 档案管理部门要建立毕业生滞留档案检索工具。在毕业生档案管理中, 必须既要有全面的各种信息, 又要能迅速而方便的进行查询。
8. 学校对毕业生遗留档案还可根据不同滞留原因收取相应的保管费。这样可促使学生及早提取、索取自己的档案, 减少毕业生档案的滞留数。
我校在高校学生档案管理方面做了大量工作, 特别是毕业生滞留档案的管理方面作了许多探讨和研究, 并从实践工作中取得了许多有效的管理经验。在管理滞留档案我们严格按照国家、省教育厅以及学校的相关规定, 结合我们的工作经验, 参照上述思考, 对我校学生滞留档案进行了有效的管理, 并取得了良好的效果。
参考文献
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高校学生档案 篇2
论如何开发利用高校档案资源建立大学生就业档案
针对高校大学生就业的实际情况,从几方面提出了建立大学生就业档案的构思和依据.为大学生就业出谋划策.
作 者：许翠花 XU Cui-hua 作者单位：河南师范大学档案馆,河南新乡,453007 刊 名：科技情报开发与经济 英文刊名：SCI-TECH INFORMATION DEVELOPMENT & ECONOMY 年，卷(期)： 20(6) 分类号：G275 关键词：大学生 就业档案 就业能力 就业政策谈高校学生档案的建立与管理 篇3
1 学校建立学生档案的好处
学生的档案管理是学校档案管理的一部分，是重要的学校活动历史资料，这个资料是学校发展的见证，是展示学校工作实绩的一个窗口，是学校评估资料不可缺少的、重要的组成部分。如果将班级学生档案管理工作做好了，就能为学校学生档案管理的规范化、制度化、科学化奠定良好的基础。
目前，毕业生中有一种比较普遍的现象：有的毕业几年了，可档案还在学校放着；还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然，这里，只作简要说明。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。另外，在办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明时都需要人事档案。现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，以免给日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。
同时，由于国家相关政策规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，——这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别，所以，有些学生就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。但学校保存的只是个人的“学籍档案”，真正发挥作用的却是人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报到证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报到日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，在某种意义上说，也是得不偿失。
2 如何加强学校学生档案的管理
2.1 准备好档案所需要的各种表格。在以上档案内容中，无论是学生的个人档案，还是班级的整体档案，都涉及很多表格，表格中实际上包含大量的信息，因此，表格如果设计不好，档案的信息就不全、不完整，档案的用途就大打折扣。因此，在建立档案前就必须将档案涉及的各种表格设计好，甚至打印准备好。
2.2 纸质档案与电子档案相结合。具体做法是：第一，为每一个学生准备一个档案袋，随时收集、存放学生的各种个人纸质档案材料；第二，为班级准备几个档案盒，随时收集、存放班级的各种纸质档案材料；第三，在电脑上为每一个学生准备一个文件夹，装入设计好的各种表格，随时收集、输入学生的各种个人电子档案材料；第四，在电脑上为班级建立一个管理系统，随时收集、输入班级的电子档案材料。
2.3 有强烈的收集意识，并及时存放。对学生及班级的任何材料，要有强烈的收集意识，不要怕麻烦。有时，看似无用的材料在关键时却派上了大用场，因此，不要随手将“废物”扔掉，放放再看是否还有价值。并且，对材料要及时记录，及时存放，以免事后遗忘，使有用的材料失去它应有的意义。
2.4 材料的分类、书写和档案的移交。材料有了，但杂乱无章，使用的时候常常找不到。因此，应根据档案的属性进行分类，清晰地列出目录，使档案材料有“归属”，对号入座，便于及时查找。档案材料要保存的时间长久，书写时要使用碳素墨水或蓝黑墨水，绝不能使用圆珠笔。
对学生档案的建立、管理工作，是一项长期、复杂、细致的工作，需要有强烈的事业心和责任感。档案中点点滴滴的内容也都体现了学校教师对学生的尊重与关爱。
高校学生档案管理工作探析 篇4
一、开展高校学生档案意识教育
高校学生档案是学生在学习、实践活动中形成, 归档保存起来的各种人事材料;是记述和反映了学生个人成长经历、表现, 以个体为单元按归档制度整理、保管, 以备查考的信息载体;是反映学生在大学期间学习生活的重要依据, 是学生综合素质以及家庭社会关系、经济状况的主要原始材料, 是学校培养考察学生的第一手材料, 是国家和社会选拔、录用人才的重要依据, 更是每个学生由学校走向社会的重要人事档案形成的基础。由于目前多数高校毕业生对自己的档案材料重要性认识不足, 置个人档案于不顾, 往往一毕业就加入“弃档”一族。因此, 档案管理人员有责任利用学校传媒如校园网、校报、宣传栏等对高校学生进行档案意识的教育, 提醒每位学生认真对待自己的档案。
二、规范高校学生档案的形成及转递过程
1. 表格填写规范。
姓名是最重要的一项内容, 应前后一致, 特别应注意音同字不同的字, 其身份证、招生录取名册、学籍登记表、毕业登记表及毕业证书、学位证书的名字应完全一致。
2. 字迹工整清晰。字迹潦草难辨、随意简化、填写不全、前后日期矛盾等, 都会留下后患。
3. 档案材料齐全。
高校毕业生档案中应有高中阶段材料, 高考时形成的材料, 大学期间德、智、体、美等各方面的材料, 党、团材料等。凡材料不全或缺乏某项内容, 应及时向辅导员了解情况并询问自己应做的补救工作。
4. 转递单位准确。
毕业生必须在确知就业单位是否有人事主管权的情况下, 认真填写档案转递单位, 不能盲目转递。只有弄清档案到达的确切人事档案管理部门, 才能保证毕业生档案的准确转递。
5. 及时进行查询。
毕业生离校后, 其档案由学校按就业派遣方案通过机要交通投递到工作单位的人事档案管理部门。毕业生到工作单位后应及时查询自己的档案是否到达, 如在规定时间内未收到档案, 我校学生可上学校网页进入档案馆查询毕业生档案去向或与学校档案部门联系。
三、充实高校学生档案的内容
高校学生档案的主要内容包括:高考报名登记表、高考体检表、新生登记表、各学期成绩汇总表、实习鉴定表、毕业生登记表等。目前, 这些传统的学生档案材料已不能满足用人单位对人才的选拔需要, 他们需要了解学生在校期间更多的情况, 如心理状况、诚信情况、综合素质和协调能力等。这就要求在做好现有高校学生档案管理的基础上, 增加以下内容, 以满足用人单位的选才需求。
1. 心理档案。
目前, 大学生面临的来自学业、就业竞争、家庭、情感、人际关系等方面的压力越来越大, 一些大学生不能很好地进行自我心理调适, 而出现各种心理问题。因此, 学校有必要为学生建立心理档案, 定期为学生进行心理测试, 及时准确地掌握和了解大学生的心理发展规律、特点及现状, 从而为学校的科学管理提供心理学依据。如可以从中寻找导致某些学生发生心理障碍的原因, 并从宏观上寻找教育、预防的方法, 为学生的身心健康发展提供动态的监测手段, 为学校心理辅导、咨询和治疗工作提供操作指南, 为学校的宏观管理提供决策依据, 为用人单位广纳群贤提供参考依据。
2. 信用档案。
建立信用档案, 有利于督促学生重视信用, 充分发挥学生“自我管理、自我服务、自我约束”的能力。更重要的是通过信用档案将学生纳入社会诚信体系, 培养大学生的诚信意识, 带动整个社会信用理念的提升和诚信氛围的营造。建立信用档案还可以为学生就业和生活提供信用信息服务, 也可以为其职业发展和工作中的晋升提供依据, 让用人单位在选材时更放心, 对督促学生自律也会有较好效果。
3. 客观评价档案。
在高校学生档案中不管是个人鉴定还是班级鉴定, 都存在评述结论单一化、模式化等现象, 很难准确反映一个人的个性特征。如评价优点反复使用“学习认真”, 评价缺点常用“表现一般”等一笔带过, 这样反映出来的档案缺乏客观的评价, 用人单位很难获取有用信息。因此, 在高校学生档案中应增设一些客观评价档案, 评价语言应因人而异, 用具体事例突出每个人的实绩, 个人鉴定鼓励本人实事求是地介绍自己的兴趣爱好、个人特长和能力等方面的情况, 让用人单位见档如人。
4. 综合素质评价。
大学生的综合素质培养和评价, 是当前教育领域和社会用人单位共同关注的热点问题。建立科学、直观、可操作性强并能反映学生个性特点的素质评价体系, 能够加强和提高大学生的综合素质水平, 培养造就出一批适应社会发展需要、乐于参与人才竞争、品学兼优、富有开拓精神和创新能力的优秀人才。综合素质评价主要包括思想政治与道德修养类、学术科学与创新创业类、国防教育类、文化艺术与身心发展类、技能培训及其他类、社会实践与社会工作类六个大项, 细化为几十个要素, 采用素质学分制, 每学期进行素质学分选课, 毕业前必须修满规定的素质学分。以上六大类素质中, 思想政治素质是基础, 道德修养素质是灵魂, 学术科学与创新创业素质是素质教育的重点, 提高人文素质、心理素质、身体素质是学校教育的努力方向。
高校学生档案 篇5
论文摘要：强化学生档案工作是提高高校学生管理水平的一个重要手段。这项工作有助于高校因材施教、人才选拔和培养，有助于提高学生的综合素质，有助于为毕业生就业提供有效服务等等。本文指出了高校学生档案管理存在的问题：学生档案管理意识淡薄，长期处于松软状态，未能彰显出应有的活力。同时提出提高高校学生档案管理水平的对策。
论文关键词：高校,学生档案工作,问题,对策
强化学生档案工作是提高高校学生管理水平的一个重要手段。这项工作有助于高校因材施教、人才选拔和培养，有助于促进学生的发展，提高学生的综合素质，有助于为毕业生就业提供有效服务等等。目前，高校学生档案管理存在的问题是：学生档案管理意识淡薄，长期处于松软状态，未能彰显出应有的活力。
一、高校学生档案管理意识淡薄的表现
（一）学生方面
通过大量调查发现：大学生们的“学生档案意识”非常模糊。如有61.3%的大学生不清楚“学生档案”包括哪些内容；有47.1%的大学生对“学生档案”的重要性持否定看法。再从大学毕业生对自己档案的处置方式来看：有的随意将档案丢在学校置之不理；有的干脆把档案揣在身上或放在家里；小部分人把档案转到了学校所在地的人才市场，但几年后就忘记这事，更多毕业生则完全将档案遗忘了，不知档案是转回了原籍，还是留在了学校，或是转到了人才市场。很多大学生毕业后，不清楚自己在校学习期间所形成的“学生档案”会在自己毕业后成为干部档案或工人档案，也不清楚自己的档案会随着自己的毕业离校而发生转递的情况；有些毕业生虽然知道，但对此事不关注。因此可以看出：当代大学生的“学生档案意识”淡薄甚至缺失。
（二）高校管理者方面
高校管理者“学生档案管理意识”不强。具体表现为以下几个方面：
1．从人员配备上讲，很多高校并不是专人管理学生档案，有的虽然配有专职人员，但数量过少或需要兼做其他工作，无论时间投入还是精力投入都不能保证工作需要，“少而不专”的问题较为明显。
2．从业务培训上讲，多数学生档案管理人员未接受过档案管理专业知识和相关法律知识的系统培训，缺乏档案管理的基本知识和基本技能。
3．从管理制度上讲，有的并没建立完整规范的学生档案管理制度制度，有的虽然建立了学生档案管理制度，但并不完善，流于形式，应付上级主管部门的检查。
4．从设施设备上讲，由于资金投入少，没有专门的学生档案库房，现代办公设备不足，很多高校都没有配套的学生档案管理软件及电脑，设施设备都没有达到应有的技术要求，“旧而缺”的问题较为普遍。
这些普遍存在的问题，直接导致学生档案工作质量不高，错、漏、假、乱等情况时有发生。如把档案资料“张表李装”的情况（张三的表格装入了李四的档案袋中），或是错填年龄、身份证号等基本数据，或是毕业生档案错寄、错投等。还有就是本该装入学生档案袋中的资料却没有装入，致使学生档案资料残缺不全。由于平时管理不规范，有的不能按照规定进行档案资料的.鉴别、整理、归档、装订，有的档案资料无序堆放在一起，有的甚至随意加入、抽取、涂改、圈画、撤换档案材料，有的借阅手续不严，造成档案或档案资料的丢失、损毁、错乱等。
二、提高高校学生档案管理水平的对策
1.普及学生档案知识，增强学生的档案意识
国家档案局于修改的《档案法》和中华人民共和国教育部于颁布的第27号令《高等学校档案管理办法》中明确提出要对大学生普及档案知识的教育，组织学生学习本校结合自己实际情况制定的《高校学生档案管理办法细则》，让学生知道学生档案的归档范围。因此，在学生管理实践中，高校应发挥自身的优势,利用系部橱窗、班级黑板报、校园广播、主题团日活动、举行学生档案知识竞赛等多种形式,广泛、深入地加强宣传教育。
其次，可以通过举办相关讲座，对学生宣传与普及档案知识，培养学生的档案意识。如，充分发挥地方高校档案馆(室)的人力资源的优势，邀请具有高、中级档案职称的专业技术人员和档案工作的一线人员来我校开设讲座，让学生更多了解档案知识，产生兴趣，增强档案意识。
再次，可以通过开设相关课程强化学生的档案意识，如开设档案基础公共选修课。中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第三十五条“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。目前我校文秘专业、法律事务专业已开设档案管理基础课程。
只有通过多种形式，让学生更多地、更全面地了解档案知识，增强档案意识，才能使他们成为热爱、支持学生档案事业发展的动力。只有通过宣传学习,使全校师生员工充分认识到高校学生档案的重要性，使大学生对自身档案有一个正确的认识,积极主动地丰富充实学生档案的归档内容。例如，参加学校的大学生文化艺术节、社团组织，竞争学生干部、获得各种技能证书等，不仅丰富档案内容，同时提高了大学生的综合素质。大学生在填写个人档案材料时,做到准确、工整、规范、真实,从源头上解决学生档案归档材料内容少、质量差的问题。
2.树立正确的档案管理理念，增强高校学生管理者的学生档案管理意识
为使学生档案管理工作适应新形势的需要,必须增强高校学生管理者的学生档案管理意识，树立正确的学生档案管理理念。首先要大力宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,增强学生档案管理工作人员的档案意识，明确学生档案管理工作的内容，充分认识到搞好学生档案管理工作的重要性。在学生管理实践中，搞好学生档案管理工作，它有助于高校因材施教、人才选拔和培养，有助于促进学生的发展，提高学生的综合素质，有助于为毕业生就业提供有效服务等等。高校管理者在现实工作中应重视高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档等，在此基础上，做好学生档案管理工作，并进一步合理开发和利用学生档案的建档工作，督促学生，提升学生的综合素质。
3.重视学生档案管理，加强学生档案管理队伍建设
要想搞好高校学生档案工作,就必须建立一支强有力的学生档案管理队伍。各个系部配备具有高度责任心的专职人员从事学生档案管理工作，并不断提高他们的业务水平,以适应新时期档案管理的需要。每年邀请上级档案主管部门专家、学生档案管理的先进单位来校介绍经验，高校档案室的专业技术人员每月对学生档案管理人员进行业务学习，各系部进行学生档案管理专题研讨，使他们不仅要熟悉学生档案管理业务工作的各个环节、步骤，还应掌握学生档案管理方法。高校专职学生档案管理人员应当加强自身学习，提高文化素质。新时期高校档案面临许多新问题，同时也给高校学生档案管理工作提出了更高的要求。学生档案管理人员要充分认识到学生档案管理工作的重要性，在工作实践中不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及学生档案工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进学生档案管理工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。
4.发挥学生档案管理功能，重视学生档案信息的研究与开发
齐全、规范、完整、有序的学生档案，不仅能真实生动地记录这所学校教育教学发展进程，而且能反映出其办学质量和管理水平的优劣。这时的学生档案，就成了历史的见证，成了学校管理全过程中最真实、最可靠的信息来源。高校学生档案管理工作人员应当根据现在高等教育发展的新形势,从加强创新教育、素质教育入手,有针对性地对学生档案资料进行分类汇编,认真研究开发大学生信息资源,在知识、能力、品德等方面发现学生的优点,为学生在大学的发展提供指导，为学生的未来发展提供丰富的档案资料。
5.加大学生档案管理工作的投入，更新学生档案管理技术、手段和设备
随着招生规模的不断扩大,学生档案数量逐年增加,档案内容更加完善,传统的手工管理已不能适应快速发展的高教事业。这就需要加大对高校学生档案工作的硬件投入。一是实现微机化管理。当前我校各部门基本上都配有电脑,因此,开发适合我校学生管理的学生档案管理软件,把高校学生档案管理从落后的手工操作转化为现代化管理已是势在必行。二是实现学生档案检索内容的数字化,使其各部门学生档案信息资源共享,从而达到更加快速、系统、全面、准确地提供每个学生档案材料的目录。
综上所述，高校学生档案管理工作是一个系统工程。档案管理工作者要根据当前高等教育发展的新形势,从加强创新教育、素质教育入手,认真研究开发大学生档案信息资源,在知识、能力、人格、素养等方面发现学生的优点和长处,以便于因材施教。这对于加强学生管理,帮助学生成才,指导学生就业等都有重要作用。只要思想上重视,制度上落实,科学规范工作,就能更好地管理好学生档案,就能最大限度地发挥高校学生档案的作用,从而为高校学生的教育管理起到应有的作用。
参考文献
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高校学生档案管理问题与对策研究 篇6
【关键词】档案管理；学生档案；问题；对策；信息化建设
学生档案管理整理、归档、保存的完备与否，直接影响着学生就业期间，用人单位对学生自身潜能发挥的考核与评价，甚至与日后学生工作的岗位设置、安排都息息相关。因此，研究如何有效开展科学、规范的高校学生档案管理工作，如何提高档案管理的工作效率，全面推进档案管理的信息化建设进程，具有重要的现实意义。
一、高校学生档案管理存在的问题研究
传统的高校学生档案保存的主要介质是纸张，档案管理方式也是人工管理。由于学生档案具有涉及项目多、范围广、历史年限长、档案数据本身复杂等诸多因素，都给学生档案管理工作带来了极大的挑战；另一方面，由于学生档案管理过程中，档案查询过程耗时较长，致使档案管理工作速度全面放缓，工作效率较低。另外，随着高校招生數目的逐年扩张，学生入学人数持续增加，而学生档案又具有数据更新频繁、学生流动量大、就业方式多元化、档案投递单位复杂化等特点，导致传统的档案管理模式越来越不能满足学生档案管理工作发展的需要。因此，提高档案管理效率，摒弃落后的手工操作模式，全面推进学生档案管理的现代化进程已经迫在眉睫。
二、制定现代化的高校学生档案管理模式势在必行
1.强化学生档案信息化管理观念
首先，对于学生档案管理的重要性，许多高校档案管理者还存在一定的认识不足，没有认识到学生档案对学生一生的影响可能比高校的科研档案、教学档案更为重要。由于学生或者用人单位的粗心大意，导致学生个人重要的资料遗失，学生毕业若干年后，仍然会首先想到回到自己的母校寻找档案副本，因此全面推进学生档案管理的现代化进程、顺应时代需要，已经势在必行。档案工作者必须强化信息意识，重视学生档案的动态管理特性，而并不是将学生档案作为静态的历史封存。在学生档案保存的过程中，纸质档案对存储环境要求较高，既要防潮防霉又要防止火灾、水灾等意外，带来的档案灾难性损毁。因此，每年优化档案存储环境的费用相当高，纸质档案在管理过程中往往缺乏备份，一旦数据损毁，不可恢复。虽然在学生毕业之后，学生的档案不轻易被翻阅，但是每次的翻查都会对纸张造成一些耗损。因此，提升档案管理者的信息化档案管理意识，推进学生档案的数字化进程，已经刻不容缓。
2.加快学生档案信息化硬件建设
由于硬件条件的制约，直接影响了高校学生档案信息化工作进程的推行。档案工作所需的计算机设备、数字存储设备、局域网构架、数据库、维护使用软件等都需要高校管理层投入较大的资金支持，才能够完成更新换代。因此，要实现档案管理信息化，必须具备一定的硬件基础，有了计算机、网络、设备等硬件支持，信息化平台才能够搭建成功。特别是对于光盘存储信息，不仅仅是传统的文字记录信息，还包括图形、声像等多媒体信息模式。因此，构建完善的档案检索系统与档案资料库，其硬件支撑是档案管理信息化的必要条件。
3.实现学生档案管理的信息化升级，提高学生档案管理工作效率
学生档案管理信息化升级，并不是将档案管理工作从“零”开始，而是在原有的学生档案信息资源基础上，做出数字化转换，以满足信息化平台的信息存储、搜索、使用的需要。学生档案的重要特征之一是它的继承性，重视学生档案的连续性，确保各类学生档案信息不会出现空挡的情况，这是学生档案管理的资源基础。因此，档案部门要根据信息化管理的需要，将现有的学生档案信息进行数字化处理和存储，同时保存好纸质原件进行封存，对经过处理的电子文档进行重新的分类、编排、归档，按照数字化管理方式进行保存，确保学生档案文件的真实、完整、有效。
4.提高档案工作人员技术水平
作为档案工作人员所掌握的技术水平也应当随着档案管理方式的转变而转变，应当适应当前信息化操作的基本需求。档案工作人员必须具备一定的计算机基础知识，具备一定的信息素养，能够熟练掌握新的工作方法，并能够对电子文档进行处理，能够驾驭电子档案管理工作。此外，作为信息资源丰富的现代社会，档案工作人员还需要有较强的信息获取与鉴定、评估能力，能够提炼、加工档案信息。档案工作人员是档案的第一接触人与直接管理者，因此，档案工作人员的专业素质也决定了档案工作服务学生与广大教职员工的基本职能。
高校学生档案信息化转变是为了向社会及用人单位提供更高效、优质的档案服务，同时能够对学生重要的历史资料、信息做好收集、保护、留存工作。在信息社会下，高校档案管理工作将结合传统档案工作的经验与现代的信息化手段，形成更加完善的高校档案信息网络。
参考文献：
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[3]李林悦.从以人为本看学生档案管理工作创新[J].云南档案，2009（10）等.
高校学生档案效能的动态发挥 篇7
一、大学生素质拓展活动的动态效能
2002年3月, 共青团中央联合教育部、全国学联启动实施了大学生素质拓展计划。活动以开发大学生人力资源为着力点, 进一步整合深化教学主渠道以外有助于学生提高综合素质的各种活动和工作项目, 在思想政治与道德素养、社会实践与志愿服务、科技学术与创新创业、文体艺术与身心发展、社团活动与社会工作、技能培训等六个方面引导和帮助广大学生完善智能结构, 全面成长成才。为达到此目的, 其内容相应地包含了帮助大学生进行职业导航设计, 大力开展素质训练, 建立以《大学生素质拓展证书》为载体的综合素质评价体系, 培育广泛的认同等。
多年的实践经验证明, 这一措施的实施对于高质量地完成高校教育任务具有至关重要的作用。学生通过参与这些活动, 得到锻炼, 取得长进, 在知识、能力、人格、素质方面均有较大收获。如何按照规律帮助学生成长, 一方面是计划与措施是否得当, 更为重要的是如何动态地观测每一位同学的成长过程与结果。在这一过程中, 可以利用建立档案并时记录的方式, 及时给学生以相应的总结、评价。这些总结、评价、证书及一些成果 (如绘画作品、比赛获奖证书、社会实践证明) 都是学生综合素质的反映, 可以准确地描画出学生的发展历程。
工作中, 我们将学生素质拓展档案分成两级管理, 一级管理依托各教学班级的素质拓展小组, 对每一位同学的常规学习与工作、校园科技文化活动、社团活动、社会实践以及其他有益于学生素质提高的第二课堂活动, 特别是“挑战杯”、“三下乡”等具有特色的传统活动的过程及获奖, 分别作出详细记录, 定期向全班同学公布。每学期末, 将相关项目按照一定的量化分值, 核定每一位同学素质拓展得分, 形成素质拓展二级档案存入系级学生管理档案, 并同其他有关记录共同记入学生档案。这样既可以记录学生在校期间的成长与表现, 又可以为用人单位选拔人才提供可靠信息。
二、大学生心理健康教育的动态效能
作为高校教师, 在学生管理与教育工作过程中, 充分地认识到加强大学生心理健康教育的必要性, 并主动强化对学生的心理健康教育, 不断探索提高大学生心理素质的可行性途径, 已成为高校学生管理的常规课题。在实践中, 我们积极探索各种途径, 动态地观测大学生的心理状况。
1. 建立学生档案, 详细了解记录学生信息。
新生入学后, 每个班级都建立一份学生档案, 详细记录学生的姓名、性别、联系方式、爱好、特长等基本信息, 并且在以后的教育、教学过程中, 随时把与学生本人密切相关的信息资料做好记录。通过对学生个人档案的记录和整理, 我们可以清楚地发现学生在校就读期间的心理和行为发展变化情况。
2. 设立心理联络员, 充分发挥学生党员、学生干部的作用。
由于学生数量众多, 单靠老师很难掌握学生的全部信息。为了更好地开展工作, 我们挑选了部分优秀的学生党员、学生干部作为心理联络员, 对他们进行一定的心理辅导培训;对全系学生以班级宿舍为单位进行划分, 确定相应的心理联络员, 及时发现、沟通信息。
3. 开设心理健康教育课程, 普及心理健康知识。
除学校开设的心理学、心理的自我保健与调适等公选课程之外, 我们还有针对性地开办各种培训班、讲座, 并特别注意结合实际生活中对大学生个人成长有实质性帮助的心理健康教育专题, 让学生通过学习能较好地学会自我保健和自我调节, 克服心理困惑和心理障碍。
4. 与学生谈心, 对其实行个别心理辅导。
对于存在心理问题的学生, 仅仅通过课堂讲解很难达到缓和心理冲突、解决心理问题的目的。为使工作更有效, 我们通过与学生谈心的方式, 详细了解学生的心理困惑, 并帮助他们分析原因, 共同探讨解决的途径, 使他们尽快摆脱心理困扰和障碍, 提高心理健康水平。对于个别问题较为严重的学生, 我们会及时地介绍他们到专门的心理咨询室或相关医院进行治疗, 较好地做到早发现、早治疗。
5. 设立心理论坛, 发挥现代科技的作用。
我们开设了心理论坛, 张贴了大量的图文并茂的有关学生学习、就业、恋爱等方面的心理健康教育资料, 便于学生根据自己的需要随时查阅。对于学生发表于论坛上的自身存在的困惑, 我们及时回答问题、提供相应的解决策略。与面对面的交流相比, 论坛这种方式, 能在保护咨询者个人隐私的基础上做到资源共享, 使具有类似问题的学生看到论坛上的讨论, 就能做好自我调试。
6. 做好日常管理工作, 把心理健康教育融入现实生活。
除专题的心理健康教育以外, 还需要利用各种条件, 把学生心理健康教育与日常管理工作、第二课堂活动、社会实践相结合, 保持学生积极向上的心理态势, 在活动中培养学生的现代意识、竞争意识、艰苦奋斗意识、开拓创新意识、团结合作意识, 促进他们健康发展。
在采取以上措施的同时, 我们注意做好对每一环节心理发展的记录, 每一学期末将所有记录汇总为系级学生心理档案, 从中可以摸清每一位同学的心路历程, 最大限度地把握学生的心理健康状况, 有效地实现心理层面的掌控。
论高校学生档案管理工作 篇8
关键词：高等学校,学生档案管理,问题,对策
目前在高校毕业生中很多人的心里存了“大学毕业后档案没什么用了”的想法, “弃档”现象越来越严重, 这其实是错误的, 而且对以后的工作生活埋下了非常大的隐患。学生档案是国家人事档案的组成部分, 2008年9月1日颁发的《高等学校档案管理办法》首次把学生类档案列入高等学校文件材料的归档, 它真实地记载了每位学生在校期间的学习、生活及各种重要社会实践活动的情况。它反映了学生在德、智、体、美等方面的综合素质及学生的家庭及社会关系, 是学生在走向社会后就业部门及各级组织选拔任用学生的主要依据[1]。
但是, 由于很多学校在学生档案管理方面的制度不够健全, 导致学生档案材料不全或者丢失的现象时有发生。笔者认为有必要对现时高校学生档案管理存在的问题进行探讨, 以提高学生档案管理工作的成效。
一、高校学生档案管理存在的问题
笔者认为, 当前高校学生的档案管理主要存在以下三个问题:
1. 领导重视不够, 档案管理的制度不够完善。
学生档案虽然重要, 目前却并不为学校的领导层所特别关注和高度重视, 学校大部分领导和同志认为档案管理工作无足轻重, 没有多大作用, 在人员配备和资金投入上不是很重视。大部分高校档案管理水平不高, 没有健全和完善的管理制度, 多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度, 档案管理较随意, 主要由管理人员的经验和责任心决定档案管理水平。而大部分的档案管理人员都是半路出家, 很少有机会参加专门的档案管理技术培训和在职学习, 对档案工作缺乏足够的了解和认识, 因此大多高校缺乏专业的档案管理人才, 档案管理人员的综合素质有待提高。
2. 档案管理技术落后, 网络化意识不强。
很多的高校仍然停留在传统的手工整理、档案袋存放的层次, 导致学生档案归档工作滞后。学生档案材料具有原生性, 一般应该在产生时归档, 但很多高校都是在学生毕业离校时才突击整理, 然后仓促传递, 极易造成学生档案不能及时归档、缺失等现象。即使不少高校近年来采用了计算机技术管理, 但程度化不高, 仅停留在用计算机管理信息, 将学生档案管理输入计算机中保存, 不重视对档案的优化管理, 完全把档案管理看作是“保管型”工作, 这并没有发挥出信息技术的优势。面对档案收集与整理的过程中存在的工作量大、操作烦琐、易出错等问题缺乏采用信息化、网络化等现代科技手段解决问题的能力。
3. 学生档案信息量不足, 利用率不高。
当前各高校日益扩大的招生规模加剧了学生档案管理的技术难度与操作难度, 大部分高校学生档案材料只注重对学生智育的记载, 而忽略了学生日常教育考查、考核材料的收集, 档案材料中只装有高考档案、毕业生登记表、学籍表、成绩单等几项材料;而对学生在校的处分、检查材料要么在毕业前给予撤销, 要么就干脆不装, 从而影响了学生档案材料的真实性、完整性, 很难全面、准确地反映学生在校期间的生活经历及学习情况。学生档案常常从入校建档到离校调档过程中, 除了必要的资料补充, 连起码的归类整理可能都没有, 使学生档案的参考价值大打折扣, 达不到学生档案的完整性这一基本要求, 失去了档案的本意[2]。
二、高校学生档案管理的对策
1. 建立健全的学生档案的管理制度。
高校学生档案是学生个人各方面情况的综合反映, 对于学生今后的成长进步具有重要的作用。因而学校一定要把学生档案工作当作一件大事来抓, 尽可能地投入资金和人力, 改善学生档案管理的条件。要根据学校的相关管理规定和标准, 结合学校具体实际, 制定出适合学校自身发展的学生档案管理制度;要配备专职档案管理员, 确立档案管理人员的岗位管理制度, 明确工作人员和职责范围, 确保学生档案的收集、鉴别、整理、保管和传递等环节责权明确。
另外要注意院、处、系之间相互协作, 力争管理规范化, 切实抓好平时档案材料的收集、归档工作。例如可以成立学生档案管理委员会, 把校领导确定为学生档案管理委员会的主任或副主任, 各部门负责人为委员, 各院系辅导员为成员等。这样一方面提高了学生档案在高校档案工作中的地位;另一方面把全校涉及到学生档案管理的人员聚集在一起, 为今后学生档案工作的开展搭建起一个互相配合指导与监督的平台。这样必将有力促进高校学生档案管理水平的提高, 从而促进学校档案管理整体水平的提高[3]。
2. 提高档案工作者的素质修养, 建设高素质的档案工作队伍。
学生档案管理工作是一项细致又繁忙复杂、技术性较强的工作。随着信息技术的高速发展, 档案管理由传统的纸质载体拓展到现代电子载体, 档案管理网络化、信息化已势在必行。因此, 高校必须加强学生档案的管理力度, 提高档案管理人员的能力, 改善学生档案管理水平, 加大学生档案管理手段的信息化改革力度, 充分发挥学生档案的社会效益。
要加强档案队伍的建设, 关键在于档案工作的自身素质。当务之急是建设一支高素质的档案工作者队伍, 很多学校原有的档案管理人员原来的工作能力及水平只限于一般档案的整理、编目、查阅等, 对如何优化档案资源、提高服务功能等方面还有待加强。因此, 应该采取多种形式加强档案管理人员的业务培训, 如通过参加各种在职培训、在岗继续教育来加强档案管理人员的责任感, 提高档案管理人员的专业水平、外语水平等, 特别是应加强以计算机技术为主的现代信息技术在档案工作的应用和针对现有档案资料的利用与开发等能力的培训, 不断提高档案管理人员的综合素质.使大学生档案管理规范、有序、准确、完整[2、4]。
3. 增加档案材料收集渠道, 保证档案材料准确及时地更新。
提高全校师生员工对学生档案重要性的认识, 进而自觉地参加到这项工作中去, 从而保证学生档案材料收集的准确、完整。一方面, 档案管理人员要及时收集学生各个阶段形成的档案材料, 将档案材料收集的责任落实到人。可以以班级为单位设置兼职档案联络员, 协助辅导员做好档案管理工作[5], 以便实现档案材料及时、安全地传递, 同时也有助于档案管理意识的提高。档案材料要经辅导员验证签字后再及时送交档案室。要加强档案材料收集的横向联系, 确保材料收集过程中的保密与安全, 保证档案材料及时、准确、完整地收集归档。
另一方面, 各高校档案馆可以根据自身的实际情况, 通过开设学生个性档案网站等方式, 让学生自己将其认为重要的图片、视频、参加的活动等内容展示出来, 调动学生参与完善自己档案的积极性, 既增加了档案馆与学生直接交流沟通的平台, 又可以广开档案搜集渠道[6]。
三、小结
总之, 高校档案管理工作是一项专业性、技术性都非常强的工作, 需要全校师生共同努力, 不断健全档案管理制度, 不断更新管理手段, 才能使学校的档案案门类和馆藏更全, 档案效益更高, 实现学校档案工作持续发展, 发挥档案最大的功能作用。
参考文献
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[5]单芹华.学生档案管理存在问题及建议[J].南昌教育学院学报, 2012, 27 (6) :66-68.
高校学生档案工作调研报告 篇9
高校学生档案记载了学生的一段重要经历, 是学生个人各方面情况的综合反映, 由于档案具有真实性、原始性, 具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用, 所以它有极强的法律效用。对于学生个人来说, 将来无论是计算工龄、转正定级、工资调整、身份认证、工作调动、出国政审、职称评审、劳动保险、还是入党入团以及离退休手续的办理、各项证明的出具 (包括存档证明、婚姻证明、考学证明) 等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。又如学籍档案可以为各类在校生、毕业生的就业、留学或毕业证书丢失的同学出示成绩证明、学历证明、姓名更正、参加工作时间等有关证明。可见, 学生档案关系到学生今后的切身利益, 可以帮助解决没有档案就无法解决的问题。因此, 无论是单位还是学生个人, 都应慎重对待学生档案。
最近几年, 我国经济社会和高等教育发展迅速, 高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。20年前制订的《普通高等学校档案管理办法》已不能适应新形势下的高校档案工作发展的需要。2007年初开始, 教育部办公厅对《普通高等学校档案管理办法》开始进行修订, 2008年9月1日, 由教育部和国家档案局制订的《高等学校档案管理办法》 (以下简称《办法》) 开始施行。《办法》以1989年10月发布的国家教委第6号令发布的《普通高等学校档案管理办法》为基础修订而成。它的颁布实施, 标志着我国的高校档案工作进入了一个新时期。《办法》强调了高校档案资源建设的“大档案”理念, 将学生档案纳入归档范围, 而且单独设类, 彰显了以人为本和重视民生档案的理念, 有利于学生档案工作的发展和提高。在这样的背景下, 笔者就所在单位2012届、2013届及2014届毕业生档案进行调研分析。以了解所在单位学生档案的管理现状及问题, 为单位的学生档案工作的改进提供参考性建议。
2 调研基本情况
2.1 调研对象 (样本)
我院2012届、2013届及2014届高职毕业生档案。 (表1)
2.2 我院高职毕业生档案材料归档范围
2.2.1 高中阶段材料
(1) 普通高级中学学生学籍管理表; (2) 学年评语表; (3) 学生平时考试 (考查) 成绩登记表; (4) 学生体格检查表; (5) 提示健康标准登记表; (6) 社会实践活动登记表; (7) 毕业生登记表; (8) 其他应归档材料。
2.2.2 报考高校时形成的材料
(1) 普通高校招生考生报名登记表; (2) 普通高等学校招生考生体格检查表。
2.2.3 高职阶段形成的材料
(1) 团组织关系资料; (2) 党组织关系资料 (入党申请书、党校培训结业证书、团内推优表、各项荣誉证书和技能证书复印件、积极分子党内培养平时表现综合考核表、自传、入党积极分子培养考察登记表、党章考试试卷、综合政审材料登记表、入党前群众座谈会会议记录、入党志愿书、入党转正报告、预备党员考察表等) ; (3) 学生鉴定表; (4) 学生卡片; (5) 毕业生实习考核鉴定表; (6) 毕业生登记表; (7) 学生成绩信息一览表; (8) 其他应归档材料。
2.3 我院高职毕业生档案材料的形成机构
我院学生高中阶段材料和报考高校时形成的材料由班主任保管一段时间后上交学生管理部门保管。团组织关系材料由团委形成、接收和保管。党组织关系材料由党办形成、收集、整理和保管。学生学籍信息材料 (含入学、退学、休学、复学、转学、成绩信息一览表等) 由教务部门形成和保管。学生鉴定表、学生卡片 (含学生在校奖惩情况、参加的社会实践和社会工作的记载) 由班主任形成和保管。毕业生登记表和毕业生实习考核鉴定表由招生毕业办公室保管。
2.4 毕业生档案保管期限
原则上, 应届毕业生档案学校保管两年。两年内学生应办理档案托管或由接收单位接收。
3 调研分析及建议
3.1 问题
(1) 档案材料使用的纸张和字迹不规范, 降低了档案材料的耐久性, 达不到相应的保管期限的要求。例如有约5.7%的学生高中阶段的学籍管理表和体格检查表是用圆珠笔或纯蓝墨水填写。又如部分学生档案材料的用纸不合格, 易氧化、变黄、发脆。
(2) 对档案的价值和意义认识不清, 档案材料常常是“报喜不报忧”。这一点在学生评语这一材料中体现得尤为突出。例如高中阶段的评语千篇一律, 从评语中无法看出学生的成长历程、个性特点和在校表现的差别, 而事实上学生的个体差异是很大的, 不可能都是同一张面孔。又如有的学生的成绩登记表上有多科不及格或普遍只有六十几分, 但每年的评语都写“该生成绩优秀”。这极不利于高校对学生因材施教, 给予有针对性的引导。在我院形成的学生高职阶段的档案中, 也存在这样的问题, 这无疑使档案的真实性、可靠性大打折扣, 从而失去凭证和参考价值。
(3) 归档材料不齐全。约有33%的学生在校期间的奖惩情况和参加社会工作、社会实践的记录不全。
(4) 档案保管的物质条件较差, 管理较落后。表现在:存放学生档案的库房只是一间普通的办公室, 只简单安装了空调、灭火器, 没有其他温湿度监控调节装置、吸湿设备、空气净化设备和防火防盗监控装置。档案柜和装具也很简易, 有的很陈旧, 极少部分档案没有采用“三孔一线”的线装方法装订, 达不到档案保护作用。
(5) 学生的档案意识薄弱, 有自带档案不托管或私拆档案的情况。
(6) 学生档案没有区分保管期限分类保管, 应当销毁的没有上报销毁。有部分30多年前毕业的学生的档案仍然存放在档案室。
(7) 部分学生的团组织关系材料在入校时就没有转入, 学生仅有团员证证明其团员身份, 有的学生连团员证也没有, 只能回高中开证明, 但其初中入团时的材料已经遗失。这对该生入党会产生影响。
3.2 建议
(1) 首先要加强档案宣传工作, 让全校师生都能认识到档案的重要性。领导重视了, 对档案工作的投入和支持力度才会加大, 档案人员才能充分发挥作用。从事文书工作的老师重视了, 才更愿意配合档案人员做好文书工作, 归档材料的质量和真实性才会更高。学生重视了, 才不会出现私拆档案或弃档不拿的情况, 也会更注重在校表现。
(2) 要重视档案人员培训。专职档案员、兼职档案员以及其他文书人员都应当进行有针对性的培训, 提高档案意识和专业技术, 这样才能自觉地、良好地完成档案工作。
(3) 单位应当专门建立学生档案制度和监督制度, 积极实施前端控制, 实时控制好文件材料阶段的运行, 实现档案管理规范和文件材料管理规范有效链接。文书部门应当按照档案制度形成、收集、整理文书, 档案人员应当定期对文书部门的文书进行检查, 对不符合要求的文书应当及时指出, 限期改正, 不要把问题留到最后。从学生入学时做起, 把每一步做好, 到学生毕业时才不会手忙脚乱。
高校学生档案功能拓展与管理 篇10
一、高校学生档案管理及其功能拓展
1. 高校学生档案涉及内容及功能。
高校学生档案是对学生中学阶段学习、生活的基本继承, 以及高等教育时期各方面的综合记录, 是个人历史、政治面貌、文化水平、社会属性等多方面信息的集中体现。大学生档案的呈现方式丰富多样, 以纸质材料为主, 电子信息也在逐步进入高校档案管理的视野, 但通过网络在线展示的形式仍不多见。现代社会由于就业、升学、实践等不同方面的需求, 高校学生档案涵盖的内容逐渐增多, 学校对材料涉及的范围要求不一, 但也具备一些共同点。按照呈现信息内容不同可以划分为报考信息、学籍与党团材料、大学期间成绩和奖惩、毕业论文 (设计) 等四大类别。其中, 学生的报考信息主要包含:家庭状况、中学成绩单、体检表、奖励与处罚记录、个人成分、贫困生证明等初始内容, 为辅导员老师快速熟悉学生情况提供基本介绍, 有利于保证新生日常活动顺利展开, 也有利于对学生骨干的延续培养;学籍与党团材料由学籍变更、党团相关材料组成, 是学生在学习以及思想政治等方面的体现, 也是学生学风和思想动态的集中表现;大学期间成绩和奖惩包括学生成绩表、奖惩信息等材料, 为教学管理和师生互动提供基础材料;毕业论文 (设计) 方面主要是学生在校学习并形成成果的最终体现, 更是对学生在专业知识、理论深度、研究能力等方面的基本考察。
2. 从用人单位角度看高校学生档案内容及其功能。
学生报考研究生、出国留学、参军、报考公务员的政审环节, 以及就业单位均需审阅学生在校期间的档案材料, 包含大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的客观历史记录, 这是高校学生档案的基本功能。如果将档案功能延伸, 与大学生行为养成教育结合起来, 高校学生档案就可以“激活”, 功能得到进一步拓展。经过调研发现, 用人单位也希望档案能够体现系列跟踪的特征, 在时间上形成连续性, 对于一个进入本单位的新人来讲是必要条件。用人单位这方面的需求可以通过学校在学生档案中建立“学年鉴定表”的形式实现, 内容包括学生在每学年内的实践经历 (含实践证明) , 学生自己的总结与思考。通过每年一次的鉴定工作, 可以促使学院增强学生日常管理力度, 进而促进学校学生管理工作;同时, 以“学年鉴定表”的方式对学生的职业生涯规划、学习表现、思想品德、实践情况等方面作书面记录并入档, 也能较好地充实学生大学期间档案材料, 给用人单位提供更为全面的考察资料, 在毕业学年可以“毕业生登记表”代替。
二、依托网络平台实现学生档案的数字化管理
结合目前高校学生档案的管理现实以及用人单位的诉求, 本文认为学生档案的数字化管理是指高校建立一套以学生档案信息为核心、硬件资源为基础、标准化制度为依托、网络平台为手段的集成管理和服务体系, 并最终实现高校、学生、社会多方利益共赢的发展路径。为了更好地实现档案的多功能拓展, 高校学生档案逐步实现数字化和网络化管理是时代发展的必然趋势, 也是节约成本的必由之路。新平台的建立, 需要有配套的建设方式和操作流程。一方面, 纸质档案仍然由工作人员进行登记和保管;另一方面, 用人单位所需要的信息, 例如学生生涯规划书、兼职实践考评表等材料由学生自己通过网络平台进行登记和录入, 由老师进行核对与管理。主要包含以下几个步骤:学生网络平台录入、档案管理人员审核纸质材料、档案管理人员对网络信息进行确认, 最终形成数字化档案。
数字化档案管理模式具有以下优点:组档成本低、审阅便捷、具备权威性、永久保存。其中, 组档成本低主要是指:由学生自己组织完成, 操作的自由度相对较高, 并且可以有效避免信息的缺失或错误大面积发生, 工作人员将重复录入转变成为集中审核, 职能上发生质变, 工作效率得到提高;审阅便捷主要是指高校、学生或用人单位在审阅或审核档案时, 不用经过向档案室提出申请等相对冗杂的流程, 而是通过网络ID账号登陆系统, 在有互联网的任何地方都可以查看自己的档案, 在信息流通中极大降低了成本并提升了速度;具有权威性是指用人单位对可以摒除对信息的怀疑, 因为是由高校专业管理人员进行的核实与确认, 是对学生档案的全面客观体现;永久保存方面是指相对纸质材料数字化信息在保存方面明显具有优势, 并且通过打印等措施可以实时地进行纸版材料的反映。
三、高校学生档案管理网络平台实现的对策
1. 培养档案管理人才。
首先从学校的角度应该予以重视, 明确未来学生档案管理模式转变的趋势和方向, 在数字化管理理念方面下功夫, 加大引进信息化档案管理人才。学校应当有计划、有步骤、有目标地对档案管理人员进行多样式的教育、培训以及指导, 协助其进行系统学习;或依托本校特点培养部分熟悉数字化操作流程的工作人员。加强引进国内外先进的档案管理理念的力度, 因地制宜充分挖掘其潜在的内涵与意义, 掌握档案工作常识、规律和方法, 熟知工作理念、知识结构和操作流程, 经常对工作进行阶段性总结, 逐步增强对档案现代化管理的适应, 也便于学校之间的进一步学习与交流。
2. 健全管理监督机制。
高校学生档案管理工作迫切需要加大管理力度, 加以重视和完善, 应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制, 实现科学系统的建设, 避免把问题都积压起来仓促解决。目前高校学生档案管理工作在管理监督机制方面仍不健全, 高校作为学生档案管理主体应该逐渐由粗放式管理模式向精细化管理模式转变, 由传统的纸质材料向数字化、网络化形式转变。从惩罚措施到惩罚力度等多方面进行教育和督导, 实现透明的数据库形成机制, 避免“寻租”情况的发生。健全管理机制、制订出台学生档案管理规定, 更加科学、规范和高效地进行学生档案管理工作, 不仅是学生管理工作的一个基本要求, 同时也反映高校以人为本、为学生服务, 爱护学生的负责态度。
3. 构架数字档案平台。
建立一整套完整的数字化档案体系, 需要建设有选择、有重点、完整、差异化的学生档案并拓宽档案收集渠道, 其核心是建设具有高校档案信息特色档案信息数据库。通过网络平台特色化建设, 促进学生档案信息资源更加丰富并提供信息保障。例如, 利用现代局域网技术, 配备信息高速公路的相关技术, 将各类学生档案电子信息通过互联网进行传递和展示, 并且结合闪存存储设备、光盘刻录、打印等途径综合实现数字化接受与发送;在软件上, 高校可以通过与用人单位或政府机构合力开发具有普遍实用性的综合管理软件, 在内涵和层次上进一步提升。
4. 畅通信息反馈制度。
高校档案部门的信息反馈应凸显实际应用和多方需求的特征, 高校在实现学生档案管理内容与功能拓展的目标, 必须紧密结合社会其他主体, 如用人单位的信息反馈。例如, 定时进行针对不同类型的用人单位、管理机构进行档案需求调研, 通过对中学学校的走访, 在档案层面建立基础教育与高等教育之间的联系, 关注多方档案管理制度, 在用人单位、高校、政府机构、中学等主体间建立长效的信息反馈渠道与反馈制度, 对信息进行搜集与研究。在高校各部门具有丰富的信息资源, 涉及教学、科研、行政、财务、后勤等多个部门, 同样是珍贵的档案资源, 能够为信息的传播和共享提供了天然的平台。
摘要：目前高校学生档案材料涵盖的内容和功能范围较窄, 无法满足用人单位需求。增加新的档案材料、科学利用网络平台实现档案管理的数字化既能将档案功能延伸又可以使审阅工作快速高效。
关键词：学生档案,网络平台,数字化
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高校学生档案 篇11
关键词：高校学生；诚信档案；管理研究
近年来，各大高校高度重视学生的诚信教育、社会信用教育，通过推动思政课改革，建立健全学生诚信教育长效机制，开展学生诚信教育活动等一系列举措，多措并举，以制度化和常态化为诚信教育、社会信用教育保驾护航。诚信档案是学生走向社会迈向成功的通行证和身份信用证明。随着信息时代的到来和不断深化，高校学生档案的管理手段正在从过去的纸质档案管理，逐步向以计算机为手段的管理方式转变，尤其是在日益严峻的就业形势下，高校学生档案的诚信度受到了越来越密切的关注。因此，新形势下高校学生诚信档案建设成为越来越迫切的现实问题。
一、高校学生诚信教育的现状
高校校园中，大学生签订各种形式的“承诺书”， 《生源地信用助学贷款还款承诺书》、《遵守考试纪律承诺书》、《家庭经济困难学生缓交学费承诺书》等多种形式的诚信契约，制约着学生各个方面的言行。部分高校通过宣传栏、横幅、展台、广播，以及校园网进行诚信教育，烘托诚信氛围。高校教育工作者对诚信教育内容设置正在逐步完善，对教育理念不断进行深入探讨，在方式方法上也逐渐克服原有的重理论、轻实践、重灌输、轻引导的弊端，逐渐开始重视对当代大学生诚信教育的时代性和层次性，重视受教育者主体作用的发挥情况。但是，大学生的诚信缺失行为仍然较为突出。国家信用助学贷款的违约率虽然有所降低，每学年学期末总是有学生考试作弊，在高校家庭经济困难学生的认定工作中，同样存在被审查出来的非贫困学生开具假证明材料的情况。大学生诚信教育机制的关键在于建立高等学校学生诚信档案，完善高等学校学生诚信档案的使用及管理工作，完备失信行为的惩罚和激励机制。
二、高校学生诚信档案建设存在的问题
我国最初要建立诚信档案的目的之一，是为了保证国家助学贷款制度的顺利实施，主要是解决经济信用问题，后面逐步延伸到学习状况诚信、生活诚信、缴费诚信、学术诚信及网络诚信等。诚信档案主要涉及哪些内容，又应该怎样评判，没有一个统一明确的标准，这样就使得诚信档案内容范围不一，评判标准的差异也导致了诚信档案的可信度没有统一的标准、准确的范围，最终给诚信档案的实施带来困难.或者仅仅流于形式。很多学生对诚信档案的认识存在一定的偏差。首先，部分大学生对诚信档案的作用和功能表示怀疑。他们认为建立高校学生诚信档案不一定能够提升大学生的道德素质和诚信水平。其次，有部分学生对诚信档案不以为然，甚至对诚信档案不了解。再次，有部分学生认为某些诚信档案涉及到了个人信息问题，在公布和利用时会与自己的隐私保护问题产生冲突。学生在看到自己不良记录时.总是想借口个人隐私而本能地进行保护，这也从侧面体现了部分大学生对自己的诚信行为缺乏信心，也是诚信意识淡薄的体现。目前我国大学生诚信档案还没有一个完备的统一的体系，其管理机构随意性也较大，导致了诚信档案管理处于？昆乱、松散状态。在诚信档案的问题上，学校主管部门的随意性也是比较大.有的由学生管理部门负责，有的由学生档案部门负责，甚至出现了多个部门保管的局面。由于各部门职责分工不明确，严重破坏了大学生诚信档案的系统性和整体性，使得诚信档案的建立十分随意，同时也大大降低了诚信档案应有的功效。此外，大学生诚信档案的最终归属问题还存在争议，是归属于学籍档案，还是人事档案，还是单独设立，仍没有最终的定论。
三、高校学生诚信档案管理对策
（一）依规管理与“动态”管理相结合
建立健全高校学生诚信档案构建及管理的规章制度，进一步明确失信的惩罚机制和守信的激励制度，明确诚信档案内容，科学、合理地构建诚信档案管理体系，细化诚信档案分工。在依据诚信档案管理规章制度加强诚信档案管理体系建设的同时，要做到“动态”管理，学生诚信档案“动态”管理，定期对诚信档案进行完善，体现诚信档案管理的正规性、时效性、严肃性和公平与公正，诚信档案管理体系“动态”管理，要时刻加强体系建设的科学性，就要坚持与时俱进，在硬件与软件管理上“推陈出新”。
（二）“多态”管理与开放管理相结合
“多态”管理即纸质诚信档案管理和电子诚信档案管理，纸质诚信档案管理利于诚信档案的审核、备案工作，电子诚信档案管理利于各部门之间的协调管理，利于诚信档案的上报、汇总、监管工作。同时，充分利用网络科技手段，开设电子诚信档案管理系统及其数据库公共查询端口，高校内部各管理部门、招聘企业、用人单位等可根据授权管理等级进行不同级别的开放查询，全面掌握高校学生的诚信情况。
（三）明确学生诚信资料的收集渠道
学生诚信资料的来源主要有两个方面，一是学校内部的相关职能部门及学校全体，一是学校外部相关单位。在学校学生处（学生工作部）可以收集到办理助学贷款学生的相关信息；通过学校财务处可以收集到学生缴费及支付学杂费的情况；通过学工处还可以了解到学生家庭经济情况；通过教务部门可以查阅相关的学生成绩情况、学生考试状况、完成论文作业及出勤情况等；通过图书馆部门可以了解学生的借阅图书情况；通过后勤公寓管理部门还可以了解部分学生在寝室的情况等。这些都是在学习内部职能部门收集到的资料。我们还可以通过学校外面的相关单位了解学生诚信状况。
总之，建立健全高校学生诚信档案管理体系已迫在眉睫，高校学生诚信档案的构建及管理也是当下和未来社会诚信制度建设的迫切需要。加强诚信档案构建和管理工作对于构建和谐社会、创建文明校园、培养优秀人才具有巨大的促进作用。
参考文献：
[1]焦青.从高考考生电子档案谈大学生诚信档案的建立[J].兰台世界，2014.
如何走出高校学生档案收集阴霾 篇12
一、入学材料的收集
入学材料主要包括中学档案、高考档案、入学录取通知书、党团材料、报到通知书等。入学材料是学生档案不可缺少的内容,每个人一生会产生很多的档案材料,中学档案作为人生第一手档案,依国家对干部人事档案的管理要求来看,也是必不可少的材料。然而,在实际工作中不少高校对入学材料的重视程度不够,给学生日后生活带来很大的麻烦。为了确保学生档案的完整,同时也不给学生留下空白,学生纸质档案必须从新生入学材料抓起。
1. 严格管理,大胆说“不”。
我校档案馆历来是以“小媳妇”的身份,“犹抱琵琶半遮面”的姿态出现在全校师生面前,从来不敢说一个“不”字。自从2009年档案馆成立后,所有档案统一纳入档案馆管理,当然人数就由原来的三人增加到包括馆长在内的七人,学生档案自然有专人管理,可从去年开始档案馆一名老同志退休,相继另一名档案人员调入办公室,人数急剧下降到五人,档案在增加可人员却在减少,我们多次向学校申请最后学校还是明确答复档案馆人数就是五人。人员减少了,但工作不可能不开展。每年新生人数还在增加,几千人的材料,既没有分专业又没有分班级,工作量之大可想而知。基于上述情况,我们多次向学工处、学校领导反映,希望能得到各院系的支持与配合,以班为单位收集纸质档案材料再统一上缴档案馆,可总落实不到位,这个听话的“小媳妇”不得不继续工作。按高校档案管理制度规定,纸质档案材料应先由各单位收集整理后再移交档案馆,虽然学生档案已归档案馆管理,但学工处、招就处和各院系有义务相互配合、通力合作,各单位要各司其职,明确自己的职责。明文规定不争取就只能“哑巴吃黄连”,档案馆为什么就不能说“不”?部门立卷制是上级的要求,学校也明文规定,更何况入学材料是院系老师了解新生的唯一途径,他们没有理由拒绝。因为理由充足,校领导同意行政例会把此事作为一个议题来处理,结果是通过了,可事隔几天分管领导又电话通知,说什么院系主任不同意,理由是怕时间一长学生把档案材料丢失了。我们认为这不是理由,已成年或将成年的学生应该完全可以担起这份责任,老师应大胆相信他们。“小媳妇”被逼反抗了,再一次说起了“不”,档案馆内部决定,从今年开始必须把制度贯彻到底,并严把质量关,以达到增强全校师生档案意识的目的。
2. 明确责任,“强悍”到位。
新生入学材料的收集在许多高校历来是一个责任没有明确的问题,由于许多高校在传统观念的影响下,仍以教学和科研作为学校的重点,全校师生档案意识淡薄,因此在平时的工作中即使是已成文的制度,教学第一线的工作人员不执行也是常有的事情。我校就是典型的例子,多年来,档案馆规定入学材料的收集由院系负责,以班为单位按学号顺序排好再移交档案馆,可年年都没有落实到位,院系领导找各种理由推脱,档案馆似乎成了“懦弱”的代名词。今年我们学会了“强悍”,拒绝搪塞,必须严格按档案管理制度办事,不折不扣,这样不仅可以加强全校师生的档案意识,还能确保纸质档案材料的收集完整。今年在新生入学前我们再一次通过校园网下达了新生入学材料收集管理办法,并组织全校辅导员召开了一次入学材料收集的专题会议,要求各辅导员按档案馆接收新生材料的要求和时间安排部署好自己的工作,并指定院系一把手做入学材料收集、整理的监管人,辅导员为负责人[3]35。明确责任,“强悍”到位。
3.“放手不管”,外松内紧。
第一个“不”说出来容易,但做起来就难了,毕竟是第一次,万一真的学生把档案丢失了怎么办?在外人看起来我们是“放手不管”,但悬着的心一直没放下,不得不采取“外松内紧”的策略,利用各种宣传工具如电子屏、广告窗等工具宣传学生档案的重要性及移交内容和方式,借军训动员大会之机与学生讲解档案的重要性、档案知识以及档案法律、法规,从而增强学生的档案意识,加强学生责任感和使命感,提高学生对档案和档案管理工作的认识,为日后日常材料的收集打下坚实的基础,同时,不断与各辅导员、班主任取得联系,加强他们的工作责任心,使各单位相互配合、通力合作。
实践证明,每一个学生都是自理能力很强的高手,他们不仅没有丢失自己的档案材料,还在他们心目中留下了强有力的归档意识,不管到食堂、图书馆还是军训现场,随处都可听到学生们对入学材料的议论,在学生中掀起了一股“建档风”。另外,严抓严管、树立“强悍”形象才是制度落实到位的根本。入学材料今年是建馆以来收集最齐、最有序的,给日后的工作带来了诸多方便。老师要充分相信学生,引导和培养学生的自主创新能力,这才是高校的办学宗旨。
二、日常材料的收集
学生日常材料包括学籍卡、考核材料(课程考核、过级等材料)、各年度鉴定表、奖惩记录、年度学习情况、党团员组织材料、学籍异动材料(转专业、退学、转学、休学、参军等材料)、毕业材料(实习材料、毕业生登记表、学位、毕结业材料)、第二学历材料、健康状况、工作能力(军训材料、参加社团、“三下乡”等材料)等。随着社会的进步和时代的发展,各用人单位对学生档案的要求越来越高,他们希望能通过学生档案可以去选拔、甄别有用的个性化人才。因此,各高校可根据市场需要调整其内容,重点而全面地记录学生的成长经历、个性特点、人际关系、诚信、个人品质、心身健康、文体娱乐、思想状况、政治表现等方面的材料,充分体现学生档案的时代性和个性化[4]21。日常材料的收集是一个动态过程,同时也是一个连续过程,必须分段收集、定期整理。
1. 分段收集,确保学生纸质档案材料的真实性与完整性。
过去我校学生档案纸质材料的收集完全是依靠临时突击,一到毕业档案馆全体人员加班加点赶,这样既不能保证质量,又不能保证档案的连续性。因为日常材料具有分散性,招生就业处、学生处、教务处、学生所在各院系等部门都有生成[5]9,尽管学生档案由档案馆负责,但材料来源于各部门,各单位之间平时工作没有协调好,体制机构也不完善,管理就见不到成效。近几年,学生档案在学校领导的高度重视下,我馆总结过去的经验,采取分段收集、定期整理的方法,成立了以校领导为首的专项小组,明确了档案馆与相关单位的具体职责,加强了单位之间的协调性。又因学生档案具有周期性[5]11,档案馆规定每学期期末最后一周为档案材料收集日期,这样大大增强了学生档案工作的动态性,确保了档案材料的真实与完整性,最重要的是让学生明白了只有在完善自我过程中才能不断充实自己的档案,鞭策学生必须从严要求自己。
2. 丰富收集内容,满足了用人单位和个性发展的需要。
我校学生档案过去内容较单一,学生档案千篇一律,无个性可言。近几年来学校给予了各院系一定的自主权,鼓励各个院系根据各自专业的教学要求、教学改革和人才培养改革的实际情况,根据学生个性发展和用人单位的需要[2]116,丰富了学生日常材料的收集内容,如心理健康材料,包括大学生的意志、认识能力、气质和性格、情绪、情感等个性品质,这些心理健康材料能够准确地分析大学生的心理动机、性格特征;诚信材料,包括助学贷款偿还记录、大学生的品行、个人信贷消费、勤工助学、考试纪律等是否有不良表现,人与人之间的交往是否有欺骗行为;实践创新材料,包括学校教学过程中各项教学实践与运动锻炼,也包括学生自发组织的各种社团活动[4]22;奖励惩处材料,包括学生入学后参加各种大型比赛的获奖材料,比如我校的定向越野是一个突出项目,体育系不少学生都获得过大奖,甚至还有被选进国家队的学生,院系在收集日常材料时要特别注重这方面的资料,让学生档案材料充分反映学生的特长、爱好、实践能力与人格品质,让每一份学生档案都具有自己的个性,能更好地满足用人单位的需要,最终达到确立学校教学改革的方向。
3. 临时突击与分段收集结合,保证学生及时用档。
为了使学生档案能满足学生就业的各种需要,我馆对档案材料的收集采取了临时突击与分段收集相结合的方法。因学生档案材料其中有一部分是毕业材料,如实习材料、毕业论文、学生的毕业考试成绩以及毕业体检的健康材料,这些材料是要临近离校才能生成。因此,临时突击和分段收集相结合是满足学生及时就业的重要保证,也大大减少了“弃档户”的存在,增强了学校的社会公信力。
摘要：学生档案是记载学生在学习期间学习、成长过程最真实的原始材料,是高校教育教学质量与学生素质的真实写照,是学生步入社会的“通行证”和永久不变的“身份证”,同时也是用人单位选拔、甄别人才的重要渠道。一份真实、全面且有个性化的学生档案,必须从新生入学材料和学生的日常材料收集入手,探索出适合自己学校学生档案材料收集的新方法,从而使学生档案更好地服务于学校的教学工作。
关键词：高校,学生档案,材料,收集
参考文献
[1]周冀,孙碧燕.高校学生档案管理要转变观念[J].兰台内外,2005(2).
[2]马洁,佟丞,刘卫智.高校学生档案管理存在的问题与对策研究[J].石家庄学院学报,2012(2).
[3]霍红梅.高校收集新生档案材料存在的问题与对策[J].山西档案,2010(6).
[4]练红珍.就业视角下的高校学生档案实效性管理研究[J].档案与建设,2011(8).