高校档案网站（通用12篇）
高校档案网站 篇1
摘要：针对高校档案馆网站建设现存的几个问题与建设中应遵循的原则, 以中南大学档案信息网站为例, 对网站的组织形式、功能、内容、营运及管理状况作了评价。
关键词：高校档案网站建设,网站组织形式,网站功能,网站内容
随着网络的迅速普及、网络技术的普遍应用和社会信息化程度的提高, 高校档案馆网络化、数字化建设蓬勃兴起, 越来越多的高校建立起了档案信息网站。网站的建成, 促使我国高校档案事业展现了新的面貌, 开始了新的发展进程。由于缺乏统一要求和有效的组织协调, 以及高校档案馆自身经济实力和技术条件限制, 网站建设还处于初期阶段, 在内容、形式、技术等方面还存在不少的问题, 大多数的高校档案网站都还是惨淡经营。
一、高校档案馆网站建设现存问题
(一) 缺乏宏观指导
全国高校档案网站建设缺乏整体规划, 地方档案局和国家档案局也没有就高校档案网站建设制订出相应的规范。高校档案网站建设基本上处于各行其是, 各自为政的状态, 网站内容和网页设计等从形式到内容差别很大, 良莠不齐。
(二) 网站名称不规范、网站独立性差
全国高校已建立的档案网站的名称各式各样, 缺乏统一规定。大部分以档案馆命名, 馆名即是网站名称, 部分以学校命名, 称为“XX大学档案信息网”, 也有命名为“XX档案校史信息网”或“XX档案工作动态”。有的网站挂靠在学校校园网的信息资源、图书档案、公共服务栏目下;有的则挂靠在直附属单位栏目下, 每次进入档案馆主页都要经过 (点击) 至少三个程序, 查询非常不便。
(三) 视觉效果欠佳, 设计缺乏特色
由于缺乏网页制作的专门人才, 很多高校档案网站页面设计毫无美术观念, 色彩、结构、字体等不够美观;在个性与特色方面, 大都高校档案网站主页缺乏个性和特点, 没有凸现出高校档案馆的馆藏特色和行业特色。
(四) 内容资源贫乏, 缺乏特色资源
信息种类少, 多数网站反映全国及兄弟单位档案工作动态的信息很少, 对单位的发展计划、近远期目标说明的较少, 档案编纂成果、档案管理方面的新方法新技术、档案法律法规的信息少且更新慢;一是信息少, 绝大部分网站不具备档案全文数据信息, 二是档案信息, 且大都停留在提供介绍性的馆藏指南和全宗目录;载体形式单一, 信息资源建设偏重于案卷目录信息采集, 且大部分是文本信息, 只有少量图表、音频文件、视频文件等形式的档案信息。
(五) 服务功能单一, 技术支持薄弱
访问者与档案馆之间的不能即时交流, 不能满足用户个性化检索和即时提取档案信息的需求, 也不可能培养网站潜在的用户。在管理、技术、人员方面的准备不足以及网络技术应用在档案领域的不成熟, 缺乏维护与更新。
二、高校档案馆网站建设的原则
(一) 规范化原则
建设档案信息一体化网络的目的是保证用户能高效、快捷地获取档案信息, 这就要求高校档案网站建设进程中档案信息的加工处理、网络传输的提供利用等工作必须实现标准化和规范化。推进档案数据库著录项目和著录格式的标准化, 统一数据库结构和类型, 规范用户界面;对各局域网的网络体系结构制定统一标准, 统一通信规程、技术规范和信息格式, 以实现高校系统档案网站联系。
(二) 特色化原则
档案网站不同于一般网站, 以本馆档案资源为依托, 所以在网站策划时要有别于其他商业性网站模式, 体现出档案资源的特殊性及其网络化管理与服务的特色;体现所在高校特色, 不同的高校, 其专业设置、科研成就与历史积淀各不相同, 反映该校的重大历史事件、重大学术科研及教学成果、杰出专家学者等, 充分发挥档案的专业优势, 宣传和提升学校的社会知名度, 进而扩大网站影响力;类目设置要注重内容特色, 内容唯一、新颖, 避免坠人千篇一律的俗套;高校档案网站还可开展个性化服务等。
(三) 多功能原则
应具备检索功能、交互功能、导航功能等。档案网站要提供多种检索入口, 比如, 关键词、题名、档案号、发文单位等多种检索途径, 并提供布尔逻辑、截词检索等高级查询方式;网站建设需要用户参与, 开辟互动窗口栏目, 让用户进行信息交流与反馈, 最大限度满足用户的需求;建立资源导航, 将分散的网上资源进行集合、分类, 方便资源的查询和利用, 提高资源的利用率。
(四) 知识产权保护原则
馆藏资源数字化, 并通过互联网为校内外用户提供信息服务, 是高校档案事业发展的重要目标。由于档案资源的特殊性, 在满足用户对档案需求的同时, 必须维护档案知识产权。一是用户必须以合法和真实的身份访问已被授权访问的数据库;二是用户复制利用受知识产权保护的档案信息, 必须得到档案信息所有者的授权。
(五) 开放性与保密性兼顾原则
档案资源不同于其他资料, 具有原始真实性、不同级别的密级规定等特点, 对于那些密级档案、特别珍贵尤其是孤本档案, 在数字化处理和服务过程中, 要把握公众性和保密性之间的关系, 严格执行保密法和档案法。对于一些保密期未满的档案, 不提供网络利用;对于一些不宜公开的档案要慎之又慎、以防引起不良后果;数字化处理中, 强调特色馆藏时不能以破坏珍贵档案为代价。
三、网站评析——以中南大学档案信息网为例
(一) 网站组织形式分析
中南大学档案信息网, 挂在校园网直属单位下, 也可直接点击域名进入。色彩选用方面以蓝色、白色为基调色, 整体简洁、大方, 体现出了较强的知识氛围和清新的文化气息。进入站点, 浏览主页, 校史馆、博物馆、名人档案馆网上展厅和数字档案馆栏目并行排列。网上展厅直接点击进入, 便可在线观看展厅视频, 文字、图片、语音和谐相配, 让人有如身临其境;“中南大学数字档案馆”有导航标示引导进入, 页面左上角显示“中南大学档案馆”, 页面上方设置有本馆概况、工作动态、史料编研、业务指导、学习交流、在线咨询, 页面左边是三大功能块:档案管理、搜索查询、内部管理。网站整体结构布局合理, 条块分割清楚, 类目层次分明, 重点内容突出, 鼠标停在某个栏目上就会出现手形图标, 点击可进入浏览, 浏览效果良好。但目前仅提供简体中文版, 无英文版。
(二) 网站功能分析
1. 宣传功能。
档案网站是网络环境下档案机构及档案工作和档案事业宣传的有效工具, 中南大学档案信息网非常注重这项功能。从宣传栏目的设置上看, 包括“最新导读”、“工作动态”, “本馆公告”、“最新图文”, 并且栏目内容更新快;从宣传手段上看, 注重了文本、图片和多媒体等多种形式相结合。
2. 检索功能。
中南大学档案信息网建立起了档案信息检索系统, “档案查询”栏目按案卷类型分为六个子系统:综合档案查询、学位论文查询、干部任免查询、人员调动查询、校内文件查询、法律法规查询, 提供档号、题名、主题词、责任者等检索条件和入口, 检索结果可直接列出案卷目录、文件目录。网站支持站内检索和部分复合检索。
3. 交流互动功能。
网站建设的一个重要特征就是网站本身和使用对象的交互性, 建立档案网站就是要更好地加强档案馆与用户的互动交流。在信息咨询栏目中, 设有业务指导、在线咨询、联系我们、学习交流等栏目, 公布综合咨询QQ号, 用户可以利用QQ与管理员进行实时交谈, 为用户答疑解惑与解决实际问题, 了解用户的需求, 及时发现问题, 完善网站和服务的质量及档案馆的各项工作, 最大限度满足用户的需求。
4. 公共服务功能。
数字档案馆公共服务平台的建设应用, 使档案业务由传统手工办理完全转变为网络化、系统化、自动化、规范化的方式, 用户足不出户, 在电脑前便可办理档案业务, 也可以网上预约之后再去现场办理;档案馆工作人员不入库房或者在远程也能处理档案业务。这也是中南大学档案馆实践科学发展观, 深入贯彻党的群众路线, 构建档案资源服务体系, 提升档案远程服务能力的重大举措。
(三) 网站内容的广度、深度及特色分析
中南大学档案信息网各级类目设置有序, 内容涵盖档案馆的基本职能、部门设置、岗位职责、国内外档案工作动态、档案政策与法规信息、编研成果、档案学术研究及交流、数字化档案和现行文件目录信息与全文信息、特色档案、服务内容和服务指南等;信息类型有文本文件、图像文件、视频文件、音频文件等形式。在展厅参观一栏中, 原中南工业大学校史馆、湘雅医学院院史展览馆、原长沙铁道学院院史馆三个网上展厅资料与图片丰富、详实, 充分展示了中南大学的历史与辉煌;中南大学地质博物馆、陈国达地洼学说陈列馆则是特色档案。目前, 网站重点加强馆藏档案原文信息数字化建设, 研究提供档案全文信息检索利用与服务的技术和保密问题, 进一步丰富网站档案信息。
(四) 网站运营及管理状况
点击率和访问量是网站品质的重要参数, 但高校档案网站由于其服务于特定的用户群, 针对性较强, 点击与访问数值应参照高校系统来衡量与分析, 中南大学档案信息网目前的月访问量在1万人次左右, 在高校档案系统乃至整个档案行业属中上水平。响应速度是影响用户利用网站的重要因素, 响应速度越快, 用户等待的时间越短, 网站也就越受欢迎。中南大学档案信息网采用三网快速通道对外提供服务, 服务器维护工作与局域网监控工作日常化, 并定期检测软件、适时更新, 点击域名后, 豪秒级的响应速度, 网页中无效链接和死链接情况较少。
参考文献
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[6]边莹.美国国家档案网站的特色[J].中国档案, 2007 (4) .
[7]向禹, 吴世明.档案网络服务安全技术架构应用研究[J].档案时空, 2014 (4) .
高校档案网站 篇2
本科毕业论文（设计）
题目：中美国家级档案网站对比分析
学 院：管理学院 学生姓名：窦一旸 学 号：1130130021 专 业：档案学 年 级：2011级
完成日期：2015年4月17日 指导教师：李福君
中美国家级档案网站对比分析
摘要：档案网站是网络环境下档案信息服务的必然产物，提供档案信息服务是档案网站的本职所在。档案作为一种特殊的信息资源，在我们快速发展的社会中起着重要的推动作用，更好的利用档案能更好的推动和发展我们的信息化建设。本文通过对中国、美国两国的国家级档案网站在形式、内容和技术三个方面的分析比较，提出我国档案网站还需要在调整定位、建立资源整合系统、提升技术支持水平三方面进行改进，建设新型档案网站，提升档案信息服务水平，更好的利用档案。
关键词：档案；档案网站；美国国家档案与文件署网站
Comparison between Archives Websites at Chinese and
American
Abstract：Archives websites are inevitable products of the archives service under the network environment,providing archival information service ie the websites responsibility.Archives as an important information resource,play a significant role in our rapid developing society,promote and develop our informatization construction depend on how to use the archives sufficiently.In this paper, through comparison to the Chinese and American national archives website on the part of inform,content and technology,propose our archives website is needed in adjusting localization,setting up resource integration system and enhancing the level of technical support,build a new type of archives website,promote the level of the information service,use the archives plenty.Keywords: archives；archives websites；National Archives and Records Administration
目 录 档案网站的发展历程 ……………………………………………………………………4 1.1 美国档案网站的发展 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4 1.2 中国档案网站的发展 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„5 2 档案网站形式对比 ………………………………………………………………………5 2.1 网站定位的比较 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„5 2.2 页面设计的比较 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„6 3 档案网站内容对比 ………………………………………………………………………7 3.1 网站信息容量比较 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„7 3.2 网站信息更新速度比较 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„8 3.3 网站亮点比较 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„8 4 档案网站技术对比 ………………………………………………………………………9 5 结论 ………………………………………………………………………………………9 参考文献 ………………………………………………………………………………… 10
中美国家档案馆网站建设对比分析
由于信息以及信息技术对当今社会、经济发展的巨大作用，无论政府还是各行各业都在强力发展信息技术，充分开发所持信息资源，提高自身的效能和效率，人们把这种现象称为信息化。[1]从宏观的角度分析，信息化无外乎是社会信息化和经济信息化，而社会信息化则是当人类社会发展到一定的历史阶段就会产生一种特有的现象。这种现象表现出的便是人类的发展对于信息的依赖性日益加强，对于物质的依赖有所降低。而从档案的定义我们可以看出，档案是具有特殊属性——原始记录性的一类信息。由于档案的这一特性决定其是一类重要的信息资源，是具有真实性、可靠性、权威性和凭证价值的原生信息资源。
档案对于人类社会的价值也是显而易见的。通过档案我们可以摸清历史脉络，了解重要史实，从历史的发展和演变中总结经验，吸取教训，探索历史发展规律。档案又是人类智慧的源泉，是社会文明的思想宝库，是科学研究不可缺少的第一手资料，借助珍贵的档案资料研究和解决实际问题，可以减少人力、物力和财力的浪费，不断提高工作效率。[2]通过档案我们可以发现规律，促进科学的进步推动着我们社会的发展，所以越是发达、文明程度越高的国家对于档案越为重视。为了更好的利用档案，我们通过建设档案网站，为档案工作者、档案使用者提供了一个新的平台，档案管理者可以通过网站征集宣传档案，更好的进行档案工作；档案利用者则可以更为便捷的利用档案，足不出户获得需要的信息。但是我国的档案在线服务方面的发展还不够完善，本文将通过对比中国、美国两国的国家档案馆网站，分析我国档案网站存在的问题和国外网站所具有的优势，为我国档案网站未来的发展提供材料。档案网站的发展历程
1.1 美国档案网站的发展
美国国家档案网站是在美国国家档案与文件署的指导和监督下建立的，美国国家档案与文件署是领导和指导联邦政府档案工作的最高权力机关，他的主要职责包括，管理美国国家档案馆及各地区分馆、联邦文件中心和总统图书馆；依法制定和实施国家档案文件管理规定、标准；指导和监督联邦政府机关工作；管理派出机构的文件。[11]上世纪90年代中期，美国就在国家档案和文件署的领导下，启动了建设档案网站的计划，整合了全国的数字档案资源，建立了档案信息导航系统（简称NAIL），利用该系统用户可以联网全国各个档案馆馆藏信息的联网数据库，实现了全国在线档案信息
资源的集成化查询、检索和利用。目前，美国国家档案与文件署网站已经发展的相对完善，内容丰富、信息齐全，可以提供多种服务。
1.2 我国档案网站的发展
我国档案网站的建设相较于美国，起步稍晚。我国最早的档案网站形式的主页是1996年北京市档案馆在北京经济信息网上建立的一个主页，主要内容是介绍档案馆的基本情况，这便是我国档案网站建设的开端。随后，1998年随着政府上网工程的启动，北京市档案馆正式建立了自己的网站，完善了主页设置，还增加了检索栏目。1999年，上海市档案馆也筹备建设了自己的档案网站，而后通过几年的时间不断的完善其功能与内容。而我国的国家档案局是在2002年11月才正式建立了自己的档案网站。并且至今为止，我国仍未实现全国档案信息资源的集成化管理，我们仍无法通过联网，查询、利用全国的档案。与美国相比，我们档案网站建设起步稍晚，进程也相对缓慢，还有很多需要改善的地方。档案网站形式对比
2.1 网站定位的比较
对于各个档案网站的主要功能定位，一方面取决于档案联网系统的发展进程，联网系统的完善与否决定该网站所能提供的服务，另一方面则是社会意识问题，公众对于档案的认知水平与使用程度也决定着所在政府在档案网站建设时所提供的服务。美国对于档案的重视程度较高，公众对于使用档案的意识也较强，决定了其档案网站的定位。美国是一个服务意识非常强的国家，不管是公共部门，还是私人机构，都把“付出劳动”看作是“换取服务”的惟一途径。各行各业的服务理念相当显著，包括管理档案的业务部门，因此，美国档案网站可以定位为“服务型”。美国档案与文件署网站（http:///）与美国国家级网站相比，在实际的使用价值上就差了很多，基本可以定位于“公布型”。由首页就可以看出，我国的档案网站主要内容是播报与档案有关的新闻事件，以及一些档案事务的公布，是属于单项式的公布信息式的服务模式。在与用户的交互方面，在二级菜单中才能看到一个
搜索项，而且通过测试发现，此链接并不能使用，搜索任何内容后都会弹出网络错误的页面。网站上所能提供给用户的档案都是定向、有主题的系列档案或者是一些档案工作需要了解的法律法规和表格，网站的使用模式单一，与用户互动较少。点开网站所提供的连接至地方网站的连接我们可以发现，目前我国很多地方网站大都设有与用户互动的模块，实现了“在家看档案”，如天津档案网（http:///）、北京市档案信息网（http:///）等网站。
2.2 页面设计的比较
一个网站的首页就是一个网站的门面，对于读者的后续浏览有着至关重要的作用，首页设计的合理与美观，直接影响着读者浏览档案网站的感受，决定其是否愿意再次浏览。美国国家档案与文件署网站首页设计页面简洁、实用，大致分为六个部分，以模块的方式呈献给读者，依次为档案检索、老兵档案、教育资源、查看临近档案馆地址、网上商店、实时动态新闻以及最下方提供的网站。每个模块都配有相匹配的图片作为背景，让人更直观的理解每个模块的作用，而不是乏味的单纯文字描述。
中国国家档案局网站页面分为多个板块，主要包括动态图片滚动窗口、要闻、政府信息公开、行业动态、地方工作、媒体链接、国际动态、公告通知、其他档案网站链接等，首页所包含的内容很详细丰富，但是整个网站首页显得有些过于拥挤，一个版块挨着一个版块。由于网站定位的原因，我国国家档案网站主要是用于信息公开与宣传，所以网站的设计大部分是单项的固定信息，直观看来就是一片标题组成的首页，在美观度上稍差一些。档案网站内容对比
作为一个档案网站，信息内容是其建设与发展的核心，内容的优劣决定了一个网站的质量，档案网站对于内容的扩充是发展档案网站的重点。
3.1网站信息容量比较
档案馆在线资源的丰富性主要是由于馆藏档案信息的电子化程度决定的。馆藏电子化档案的数量影响着档案网站所能提供的在线档案资源的数量。美国国家档案与文
件署主网站页面结构清晰，一级类目共18 个，概括性强，其下还有二级、三级、四级甚至是五级类目，并且每级类目中都有与政府网站、图书馆网站、博物馆网站等相关网站的链接，设置合理，种类齐全丰富。访问者可以通过联网的方式，链接到包含了美国各个档案馆档案信息的数据库，所涵内容丰富，不仅有文字信息，还包括图片、视频。只需简单地在电脑上点击，就可以跨越美国三个世纪的历史，涵盖美国联邦机构工作和档案馆工作的方方面面。[12] 纵观我国国家档案网站，可以在线获取的资源相对单一，所提供的信息资源主要是档案馆职能的介绍、馆藏档案指南、档案法规和一些关于档案工作的动态新闻，更像为档案工作者设置的了解行业信息的网站，而不是为普通档案利用者而建设的提供档案利用的网站。网站首页一级类目的设置繁杂，缺乏一定的包容度，绝大多数信息属于说明性材料。二三级类目的设置相对较少，最多有四层类目，且信息量明显不足。如果想要在线获取档案信息，主要还是依赖于各个独立的地方网站。近年来，我国各省市都积极建立了自己的档案网站，可以提供的有价值的档案信息也逐渐增多，从浏览天津档案网与北京市档案信息网便可以看出，用户在北京市档案信息网站上可以检索到6个数据库81万余卷、81万余条档案信息；在天津市档案网站上可以检索到30万余卷、179万余条档案信息，信息容量丰富。
3.2 网站信息更新速度比较
我国档案馆网站信息的更新速度并没有那么及时，但是相较于前几年，近几年信息更新速度有了一定的提高。以公告通知栏目为例，网站目前可以查看到2008年至今的公告通知，可以明确的看出2008年至2011年基本上是每年集中更新一次至两次，更新速度较慢，2011年以后基本可以保证每个月更新一次。由于新闻是分类更新的没有汇总，无法准确的看出具体的更新速度，但是通过查看几个包括要闻、行业动态、地方工作等板块，可以看出，2011年前我国的档案网站信息的更新速度基本是以年算的，每年集中在某一个月进行一次新闻汇总更新；而后至今的几年，更新速度逐渐加快由季度、半年、到每个月，是在一个逐渐加速的过程中。
美国国家档案馆的维护较之就相对及时，大约每个星期就会更新一次，页面在更新后，不仅会刊登出最新的档案馆馆藏信息和告知公众的最新通知，还会保留前几期的内容，以供用户回顾产看以往的信息。[15]网站首页中所设置的“recent news”栏目就是用来播报关于档案馆的实时信息的栏目，滚动播报最新的关于档案的政策法规和活动。
3.3 网站亮点项目比较
美国国家档案馆的一项特色就是“教育”板块，它把档案与学校的教育和学生的学习结合起来，既充分利用了档案又宣传了档案，培养了公众的档案意识。这项服务主要是面向学生和教育工作者们，为教育工作者提供了丰富的教育资源，老师可是根据需要下载适应的教学软件进行教学，随时更新已经下载的教学材料；为学生提供了一个课后学习的平台，同学们可以通过网站的电子教室继续学习课堂有问题的课程，也可以下载补充课堂学习和课余知识的资料。
我国国家档案馆网站的一项特色是“学习联播”模块，这个模块主要是提供对于中央直属机关档案及个人在政治方面的教育，主要设有学习资讯、理论研究、调研报告、心得体会、主题活动、重要言论多个项目。学习资讯的内容都是随着国家重大时事新闻的更新所更新，领导人出访、新标准新政策的出台，都会及时的在这个模块更新，是用户可以及时的查看到我国正在发生的事件，使政府工作人员可以随时查看新的政策法规并进行学习，这个模块还与中央直属机关学习网互通，展示了学习网成员单位及个人的学习成果，包括优秀单位的表彰、优秀论文的展出以及特色学习活动的报道。这个模块虽与档案工作联系稍有欠缺，但是这个模块为政府工作人员在政务学习方面提供了在线平台，增强了我国政府工作人员的政治素养，也为普通用户了解公职人员的日常工作与学习提供了材料，使政府工作更加透明，有着重大意义。档案网站技术对比
档案网站所涉及的技术层面的问题主要有网站的建设、法律保护方面和技术人员。（1）美国国家档案网站建设规模很大，拥有全国各个档案网站的联网信息库，可以在网上查阅各个档案馆的在线资源。页面设计上既美观又简洁，视频观看流畅，各个链接连接顺畅。我国国家档案馆网站，还未建立联网信息库，只是在页面设置了到各个下级档案馆的链接。页面设计相对的单调死板，缺少美感，互动性较差，有些链接不能正常使用，实际使用性差。
（2）对于在网络这个开放性很大的环境下运作的档案馆，著作权等知识产权的保护问题是一个很重要的问题。档案网站和普通网站一样，可能会遭到病毒入侵、黑客攻击等问题，会威胁到档案信息资源的安全，档案馆必须在法律的保护的前提下，同时加强对授权档案的保护，否则会经常出现不必要的诉讼纠纷。美国国家档案馆网站
使用的是声明的方式，用了大篇幅详细说明本网站所提供内容的版权、利用限制及许可公告。我国数字档案馆则是采用了数字底纹加密技术对下载的档案进行加密，限制了非法盗用。[14]
（3）技术人员方面，从事档案网站建设、管理的人员，主要需要负责建设和维护档案网站、上传新的档案、图片，还需要进行电子文件的研究等工作。在美国，从事档案工作的人员一般都具有历史和政治专业两个学历，在上岗之前，他们还要经过2 年的专业培训，才可以晋升为高级档案馆员，负责档案工作。而我国对档案工作者并不十分重视，缺乏相关知识的专业培训。一般都是技术与专业分开的，很少有既擅长网站技术，又能具有档案管理知识的人才。结论
通过对上述几个方面的比较，可以看出我国在网站建设方面还存在很多的不足，主要为以下几个方面。
（1）调整网站定位。网站的定位决定了其所能提供的档案服务的内容、形式和最终达到的效果。我国档案网站大都是政策新闻法规的宣传为主，功能单一，实际对公众关于档案的使用帮助很少，而美国档案网站定位大都是“服务型”，能够提供在线检索、教育等服务，不断强化公众的档案意识，也满足了各类人群对于档案的需求。档案网站只有以为公众服务为出发点进行定位、设计，才能更好的发挥档案的作用，实现档案的价值。
（2）进行信息资源整合。档案作为一种信息，只有融入信息流中才能展示在公众的面前，网络作为现代社会传播信息的首要途径，我们应该充分利用。不只是美国，现在很多国家都已经进行了一定的信息资源的整合，美、英等国已建立了信息资源整合系统，在一定程度上实现了各个网站之间的资源共享，用户可以在线浏览到不同档案馆中的档案，而我国档案馆基本都是各自为政，网站的信息形式也并不规范，信息的传播有局限性。我们应该借鉴国外网站的形式，建立一个标准的、统一的系统，规范管理全国的档案，并实现信息的互联，使公众更容易的接触使用到档案,提高档案的信息服务效果。
（3）提升技术支持水平。所谓技术支持包括两个方面，一方面是档案网站设计的技术支持，这主要取决于进行档案网站设计维护的人员，我们应该注重培养具有计算机网络技术与档案管理知识的复合型人才，进行档案网站的建立、维护与更新，才能更好的建设档案网站。另一方面是关于新型技术的引进，国外档案网站的数字化水平较高，提供档案全文已成为一种普遍现象，声像、照片、胶片等形式的档案在美国、加拿大等国家的档案网站中已能提供利用。[13]而我国大多数网站只提供目录级档案信
息查询，大量有价值的档案不能及时纳入信息资源体系中，多媒体信息得不到适当的开发和利用。国内档案网站迫切需要现代技术的不断植入，用以优化网站的性能，提高信息服务水平。
参考文献：
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高校档案网站 篇3
1 高校档案网站建设存在的问题
1.1 档案馆、室建站率偏低。据统计，目前，高校网上可访的档案站点不到全国院校的40%，而调查数据显示，高校90%的部门在校园网上建立了站点。相比之下，档案馆、室建站率明显偏低，这与高校档案馆、室作为学校信息基础事业的地位极不相符。
1.2 档案网站建设目标不明确。目前许多高校档案馆、室只是“跟风上网”，为建站而建站，建站后便万事大吉。没有充分认识到网站建设只是档案信息网络建设工程的第一阶段，也没有充分认识到网站将成为档案管理服务的重要工具，对档案网站拟达到的目标不明确，网站拟实现的功能无规定，设计定位不准，质量要求太低，使档案网站建设流于形式，成为摆设。
1.3 网站提供内容欠丰富。在内容上，高校部分档案网站缺乏档案业界的新闻、学术动态等方面的信息，大多数网站只反映一些本单位范围内的信息，而对于全国档案工作动态、兄弟院校档案工作情况报道较少。至于作为网站信息主体的馆藏档案信息，目前所有高校档案网站仅限于提供二次档案信息和作为特色介绍的部分珍贵档案照片，尚无档案网站能够提供档案全文信息。并且，大部分网站仅停留在给出介绍性的馆藏指南和全宗目录而已，提供案卷级以下档案目录的极少。大多数网站没有网上查询功能，能够提供在线档案目录检索的寥寥无几。总体来看，目前高校档案网站还停留在“网上黄页”阶段，即仅发挥着对馆室的宣传介绍功能而已，内容雷同，犹如一个个网上档案管理部门的职能或成就展览。
1.4 网站设计和网页制作质量欠佳。档案网站在策划、设计方面水准不一，总体水平不高，多数显得较为粗糙，网站主页面质量低，结构呆板。其主要原因是：档案网站的主页一般是由档案部门的工作人员自行设计，没有专业美术人员和专业技术人员参与。许多主页设计毫无美术观念，色彩、结构、字体等都不够美观。
1.5 未能很好地融入网络世界，排外现象严重。高校档案网站未能很好利用网络环境为档案馆、室提供全方位、多角度、多元化的信息服务空间，未能充分融入社会化、开放性的网络世界。表现在：其一，档案网站与非档案网站的链接太少，现有档案网站很少从档案用户利用信息的一体化需求出发，建立与数字图书馆、专业情报网站、专业数据库、信息咨询机构、政府服务部门网站的链接，也较少从扩大网站知名度、提高访问率角度考虑在相关网站和知名网站上建立链接。其二，高校档案网站加入网上搜索引擎的不多。其三，一些网站的专业术语过多，似乎是局限于档案专业人员或研究人员等少数人使用的专业站点，给人以高不可攀的感觉，无形中牺牲了档案网站的社会性和亲和力。
1.6 网站维护不力。在维护方面，高校档案网站普遍存在着对网站内容更新较慢的问题。大多数档案网站很久不更新，或制作完成后不再更新，由此造成网站访问者的流失。
1.7 技术落后，进入较为困难。高校档案网站普遍设备支持水平一般，甚至较为落后，导致访问效率较低，个别进入较为困难。在硬件上，由于资金问题，高校档案网站的配置往往偏低，升级不及时，运算处理速度较慢。软件方面，不同档案网站由于使用不同的软件开发，在查询、检索上有差异，造成利用者不便。
1.8 网站访问率低。由于定位、内容、设计、宣传、技术环境等多方面的原因，高校档案网站的浏览人数很少，据统计，年访问尚未有超过万人的档案网站，这和日访问量上万人的热门网站形成鲜明的对比。目前，进入档案网站浏览的多数是档案界人士，少数是对档案和档案工作有一定关切度的人士。访问率是档案网站建设成败的衡量指标，高校档案工作者必须尽早改变这种“有站无车”的现象。
2 高校档案网站建设策略与举措
高校档案工作者必须认真分析问题的症结所在，采取有效举措，尽快改变这一局面。针对上述问题，本文建议采取如下措施：
2.1 加强上网宣传，改变传统观念，提高思想认识。提高对档案网站建设工作的思想认识，通过宣传使档案工作者了解网络技术环境及其巨大潜能，破除对网络技术的神秘感，充分意识到未来档案馆对网络环境的依赖性，摒弃对档案网站建设的种种顾虑乃至“恐惧”感，在增加档案网站建设压力的同时增强信心。只有正确了解网络技术，充分认识档案网站建设的必要性、可行性及其最终所要达到的目标，网站建设才能有一个正确的定位和科学的起步。
2.2 成立相应的管理机构，制定必要的规划和规范。成立档案信息网络建设的组织管理机构，由管理机构制定出网站建设的近远期发展规划和建设规范，将目前的档案网站建设由自发发展阶段转变为自觉发展阶段，使全国高校档案网站建设有序推进，有章可循，呈现整体上的“一盘棋”局面。
2.3 以内容为本，逐步拓展档案网站提供信息的广度和深度。解决高校档案网站内容方面存在的问题是一项长期艰巨的任务。相对而言，创建档案网站难度并不大，因为网站的功能定位可高可低，创建技术可繁可简，但内容建设却不可能一蹴而就，需要投入巨大的人力物力，馆藏档案的数字化、网上档案目录数据库和档案全文数据库的建立，需要付出艰巨的劳动和大量的时间，没有捷径可言。高校档案工作者唯有发扬“愚公移山”精神，才能建成内容丰富、检索便捷的“数字化网上档案馆”。
2.4 注重网站的策划设计，配备专门人才。网站策划和网页制作是一项细致的工作，既有技术含量，又有知识含量，同时也要有信息储备和一定的审美观点。要改变目前档案网站设计质量方面存在的问题，高校档案馆、室一方面要充分重视这项工作，对网页设计进行大量细致的筹划，做好方案的设计和论证工作，另一方面，尽快吸纳和培养网站策划和网页制作方面的人才，改变这方面人才缺乏的状况。
2.5 拓宽视野，加强联合，共同发展。网络环境是面向全社会的开放性、综合性的公共信息平台，高校档案网站建设必须充分利用网络环境所带来的开放性优势，拓宽视野，加强合作。在内容设计上，注意面向广大的社会公众，避免专业性过强的词汇、内容，在技术服务、信息利用、站点互联、网络宣传等方面，加强与图书、情报等信息咨询服务机构的联合，加强与兄弟院校、科研机构、社会组织等潜在用户单位的联合。通过广泛的联合与合作，提高高校档案网站的知名度，拓宽网站服务领域和内容，扩大网站服务对象，提高网站服务质量，充分发挥网上服务的综合性、一体化优势，使高校档案网站真正融入网络世界。
2.6 不断改善档案网站的技术环境。通过多渠道吸纳和有效利用建设资金，积极改善网站软硬件设备环境，提高网站设备运行性能。硬件方面，加快相关设备的升级，提高信息处理速度。软件方面，尽可能购买信誉度高的成熟软件，用软件弥补硬件上的不足，达到软硬互补的目的。
浅谈高校档案网站建设 篇4
就高校档案馆而言, 应该建设一个良好的能满足利用者需求的高校档案馆网站, 作为高校档案馆档案信息服务的指南, 对网上利用档案信息起重要引导作用。
高校建立档案馆网站, 并通过其进行服务有很大的优势。一方面, 高校档案馆的用户群体文化素质相对较高, 而且对现代化技术的掌握也很熟练, 很快就能适应利用形式;另一方面, 各个高校校园网及局域网的建设都初具规模, 给高校档案网站的发展奠定了良好的物质基础。
一、高校档案馆主页功能划分
具体来讲, 我们可以将高校档案馆主页的主体功能划分为功能性和非功能性两类。功能性类主要体现高校档案馆为网上用户和潜在用户提供具体的、用户可以交互式操作和双向交流的信息服务。而非功能性类则体现在介绍高校档案馆情况, 如档案馆指南、馆藏简介、内部机构设置等, 在非功能类目里, 档案馆是信息的发布者, 用户是被动的接受者, 两者之间没有直接的对话。因此, 要建立一个良好的能满足社会需求的高校档案馆主页, 在类目设置上, 功能性类目应占主体地位。
目前, 各高校档案馆主页设计存在的问题就是把非功能性类目放在主体位置上, 而功能性类目在主页设计中则很少考虑甚至不考虑。为能更加清楚地说明该问题, 下面以四川大学档案馆网站主页为例来讨论档案网站主页建设问题。
二、四川大学档案馆网站个案研究
访问四川大学档案馆网站, 大家发现档案馆网站整体框架非常漂亮, 其中“校史展览馆”一栏做得很吸引人, 透过它可以看到110年来四川大学发展的点点滴滴, 让人身为四川大学学生而自豪和骄傲。但是其他内容却不是那么令人满意, 完全没有像图书馆网站那样吸引人的内涵。尽管档案馆收藏的档案文件在数量和可信度等方面完全可以和图书馆媲美, 但档案网站的建设却明显地落后于图书馆网站的建设, 档案馆的访问人数也就根本没法和图书馆比。
以下笔者将通过四川大学图书馆网站结构图和四川大学档案馆网站结构图两组图的比较来揭示档案馆网站建设中存在的问题。
从上面两图的对比中, 不难看出: (1) 内容方面, 与图书馆网站相比, 档案馆网站上用户可用信息非常有限, 而图书馆网站提供了丰富的信息资源。档案馆网站上面只有档案馆的联系电话及其工作制度、开放时间, 之外找不到一点感兴趣的内容, 后台数据库建设落后于图书馆, 也远远落后于学校师生的需要。 (2) 类目设置方面, 档案馆网站目录多为非功能性目录, 而图书馆网站的功能性目录占主导地位, 可用性非常强。档案馆网站缺乏与用户的互动, 除了首页电子邮箱和联系电话外, 没有其他方式的在线交流工具, 而图书馆网站则有。档案馆网站没有设置任何与用户互动的栏目, 而图书馆则有用户登录栏, 而我们都明白网站需要在用户的批评与建议中不断发展, 缺乏与用户的互动, 就丧失了网站改进的原动力。为了改善档案馆网站, 笔者认为应做以下改变:
1. 与档案管理系统相结合。
四川大学有很多部门, 传统模式是各个部门将纸质档案和目录交到档案馆, 然后由档案馆将目录重新输入计算机再进行利用。我们可以看出这样的做法, 存在很明显的弊端:一是利用速度缓慢, 二是重复劳动, 加大档案工作人员的负担。因此, 档案馆应采用B/S结构的档案管理系统, 由各个部门远程登录, 录入应归档的内容, 数据直接传到档案馆的数据库里, 档案馆工作人员就可以直接对其进行管理、查询和利用, 速度快而且使用方便, 大大减少了数据的录入量, 也为建立数字化档案馆打下了良好的基础。档案馆可以在其主页上提供相应的登录窗口和帮助窗口便于各个部门录入, 同时可以在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务, 实现电子文件信息资源共享。
2. 在网站上设立查询窗口。
分别开设“校发公开文件”、“校发保密文件”和“学生个人信息”三个栏目, 链接到相应数据库, 当然数据库信息对外是只读。“校发公开文件”下一层可以对文件再进行分类, 通过限制IP来实现分类查阅。“校发保密文件”需要相应部门相应职权用户通过身份认证方可查阅。“学生个人信息”中包括学生学籍信息及个人在高校发展过程中的全部信息, 学生需要通过自己的身份认证方可查阅。学生个人信息在各个部门网站有相应信息, 而档案馆可以以这些资源为基础, 对信息进行整合加工, 方便学生查阅。
3. 在网站主页建立业务指导窗口。
业务指导是高校档案馆的一项重要工作, 现在四川大学档案馆此项业务基本还停留在依靠指导人员一个一个部门手把手教的阶段。指导人员先教给各部门的兼职档案员, 各部门的兼职档案员再教给立卷人员。而四川大学面积大, 同时有三个校区, 各校区间距离远, 指导人员每天几个校区来来回回地跑, 既辛苦又浪费时间。如果各部门的兼职档案员领会不透彻的话, 传达起来也不清晰, 那就更麻烦。所以, 建议档案馆在网站上开设“档案业务指导”栏目, 把每个部门的归档范围整理好放在相应的网页。如果技术允许, 还可以加入相应的交互窗口, 这样各部门的兼职档案员和立卷人员只要登录档案馆的网站, 点击业务指导栏目, 就知道了自己部门的归档范围, 一目了然。如果再有不清晰的地方, 可以通过电话、电子邮件或者在线即时通讯工具来询问指导人员或请其下去指导。这样, 指导人员的工作就相对轻松而且有利于整个档案馆服务效率的提高。
4. 开设“档案咨询”栏目。
用户可以通过在线与档案工作人员交流, 或者通过电子邮件实现交流。在这方面论坛是个不错的选择, 档案馆可以在自己的网站挂一个论坛, 作为用户与档案馆交流的途径, 由档案馆人员来及时对用户的提问做出专业的答复。
5. 流量统计。
高校档案网站 篇5
摘要：档案网站信息资源已成为社会公众查阅档案信息的首选渠道。我国档案网站信息资源建设中仍然存在信息资源匮乏、网站各自为政、信息资源利用水平低等许多问题;档案网站应该以纸质资源数字化为基础，丰富网站信息资源数量，优化提高信息资源质量，重视信息资源共建共知共享，深入开发检索途径，增强服务意识，完善相关法律法规，为档案信息利用提供保障。
关键词：档案信息;档案网站;信息资源建设;信息资源利用
随着整个社会信息化和档案信息网络化的发展，档案网站信息资源建设已经逐渐成为档案界和社会公众关注的焦点。4月5日公布的《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定，档案馆是政府信息的公布和查阅场所，这对于促进档案网站信息资源建设、发掘和传播档案信息资源具有重要意义。
我国的档案网站信息资源建设目前已经初具规模，信息资源总量逐年增长，档案文献数据库的建设也在不断加强，为档案信息增值、共享，加快档案信息的传播速度，提高服务质量和档案部门形象，促进档案馆社会化建设提供了平台。但我们也应该看到由于技术、资金、人才等各种原因，我国的档案网站信息资源建设过程中仍然存在诸多问题，严重影响了信息资源的利用。
一、我国档案网站信息资源建设现存的问题
始于的我国档案网站信息资源建设已经逐步由最初的数量扩充转变为数量扩充与质量提高相结合的发展阶段，而信息资源匮乏、各网站之间各自为政、服务功能缺失等问题也逐渐显现出来。
(一)信息资源匮乏
信息种类少。档案资源数量巨大、种类繁多，如行政领域产生的文书档案，科技生产领域产生的科技档案，人事领域产生的人事档案，财会档案等，再加上其各种不同的载体和表现形式，更是数不胜数。但目前我国很多档案网站一般只能提供文本信息和图像信息，如文书档案和部分照片档案，而像科技档案、人事档案和其他载体形式的档案却很少见。能够实现网上全文查阅的更少。
档案信息资源深层次开发不足。目前我国档案网站上所提供的档案信息资源多是目录级数据，如全宗目录、专题目录、开放档案目录等，而档案全文却很少，全文档案在网站信息资源中所占比例很低。只有极少数档案网站能够提供部分内容全文检索，这也就意味着，即使公众从网站能够查阅到其所需档案的某些信息，其需求也极有可能无法得到全部实现，仍需要到档案馆进行进一步的查询。即使是提供全文检索的档案网站，大部分也只是提供现行文件查询，远远不能达到所有的开放档案的全文获取。即使这些目录级数据也只停留在案卷级别的检索层次，对于能够更深刻揭示、评价馆藏的编研材料，如档案汇编、大事记、组织沿革、统计数字汇编等，则很少见到。
(二)档案网站之间缺少沟通和交流，各自为政
档案网站信息资源建设缺乏宏观指导。目前，我国档案网站信息资源建设仍处于各自发展阶段，各个档案网站之间缺乏紧密联系，没有形成全国性的档案信息网络体系。全国的档案网站信息资源建设缺乏整体规划，对建设方式和标准也没有统一的规定。迄今为止，我国档案行政主管部门还没有就档案网站信息资源建设发展制定出相应的规范，各档案网站信息资源建设基本上处于各行其是、各自为政的状态。
资源获取单一，局限于一馆之藏。由于档案网站之间各自为政，仅对各自拥有的信息资源提供服务，缺少与其他档案网站进行沟通和交流，必然会带来部分档案资源重复建设，造成不必要的浪费。用户在访问一个档案网站时，所能利用的仅局限于本馆所拥有和提供的信息资源和服务，若想获取更多，则需要对不同的档案网站逐个浏览。
(三)网站信息资源利用水平低
检索功能不健全。我国档案网站的检索能力较弱，有的仅仅是一个网页，根本不具备检索功能，有的则是页面上虽有检索工具，但无法检索出结果，因为缺乏完备的数据库支撑。档案信息检索仅局限于案卷级或目录级，无法深入。
我国档案网站普遍采用的检索工具过于简单或专业化，检索方式单一，用户很难通过输入关键词或任意词进行检索，甚至是跨字段检索。而过于专业化的档号等检索方式对普通用户来说难度太大，在一定程度上限制了非专业用户对档案信息资源的获取和利用。
服务功能缺失。服务功能缺失是我国档案网站信息资源建设过程中所面临的另一个重要问题，也是导致信息资源利用水平低的主要原因之一。我国对档案网站服务功能的关注不够充分，大多局限于从管理、行政的角度加以规划，内容多为本部门机构职能、部门设置等信息，较少考虑服务的需要。而访问档案网站的大多是出于学习和研究目的的用户，这种没有实质性内容的宣传性信息根本无法满足用户的需求，起不到为用户查询档案、解决问题的作用，是对网络空间和信息资源的一种浪费。而缺乏以服务为导向的信息资源建设，其真正价值难以得到充分发挥，
二、优化我国档案网站信息资源建设与利用的若干对策
在当前我国档案网站信息资源建设与利用工作初具规模的同时，我们需要对档案网站信息资源建设与利用过程中存在的问题保持清醒的认识，正视这些不足，采取有效措施，改变目前这种状况。笔者认为可以从以下几方面做出改进。
(一)以本馆馆藏资源为基础，丰富网站信息资源
档案网站安全风险分析与应对 篇6
关键词：档案网站；安全风险；网络攻击
有关档案网站面临的安全风险，据对知网文献统计，2004年至今，已有194篇文献涉及或进行了不同程度的讨论。但这些讨论中的观点和论述多来自理论推演或引用他人文献，少有实证性分析。本文以河南档案信息网一个月所遭受到的网络攻击为例，对档案网站的安全风险做一些粗浅分析，并简要介绍一些应对之策。
所谓网络攻击，指“计算机网络攻击”，即有关网络使用者利用一方网络存在的既定漏洞和安全缺陷对其网络系统和资源进行的入侵和破坏等行为。[1]
1 样本来源及网站遭受攻击情况
样本网站：河南档案信息网www.hada.gov.cn
取样周期：2016年3月21日至2016年4月20日
数据来源：河南档案信息网后台管理系统
分析工具：excel
网站遭受攻击的总量。从2016年3月21日至2016年4月20日，河南档案信息网共遭受到各种网络攻击83108次，日均2770次，时均115次，每分钟约2次。
遭遇黑客（攻击IP）总数521个。每个黑客月均发起攻击160次，日均5次。
攻击最多的IP为202.192.80.5（广东省广州市教育网广州大学）。
攻击最高时段发生在2016年3月22日早上8时。具体情况见图1：
2 网络攻击风险分析
2.1 攻击类型。从遭受攻击的类型上看，共遭受到14种不同类型的攻击，见表1。这些攻击又可以分为注入攻击、webshell攻击和命令攻击3大类。
2.2 同一攻击类型黑客人数量。每一种攻击类型的黑客各不相同。样本网站在取样周期内受到的83108次攻击，分别来自521个黑客。全部14种攻击类型平均每种62个。高于平均数的有4个类型，分别是SQL Injection，有392个，占所有黑客的45.27%。Code Injection Attack，有110个，占所有黑客的12.70%。Webshell BackDoor，有108个，占所有黑客的12.47%。Caidao webshell，有102个，占所有黑客的11.78%。
SQL Injection攻击黑客数最多，有392个；Lanker webshell攻击黑客最少，只有3个，占所有黑客的0.35%；两者相差近100倍。其他攻击类型的情况是：Backup File Attack，有49个，占所有黑客的5.66%；Upload Webshell Attack，有31个，占所有黑客的3.58%；Lfi Attack，有21个，占所有黑客的2.42%；Xss Attack，有12个，占所有黑客的1.39%；Command Injection Attack，有11个，占所有黑客的1.27%；Infomation Leak Attack，有10个，占所有黑客的1.15%；System Command Attack，有7个，占所有黑客的0.81%；PHP Injection Attack有6个，占所有黑客的0.69%；Remote Injection Attack，有4个，占所有黑客的0.46%。使用率占比超过10%以上4种攻击类型是网站面临的主要网络攻击威胁。
2.3 同一黑客使用攻击类型的数量。同一黑客使用的攻击手段的多少不一。同一黑客最多使用了12种攻击类型，只有1个IP（黑客）其地址为117.158.142.120（河南省移动）。使用11种攻击类型有2个IP（黑客），地址分别是222.138.139.251（河南省商丘市联通）和222.140.6.21（河南省许昌市联通），使用9种攻击类型有1个IP（黑客），地址是123.55.131.18（河南省开封市电信），使用8种攻击类型有1个IP（黑客），地址是125.45.93.195（河南省漯河市联通），使用7种攻击类型有1个IP（黑客），地址是115.238.55.18（浙江省杭州市电信），使用6种攻击类型有1个IP（黑客），地址是218.28.83.34（河南省信阳市联通）。
使用5种攻击类型以上的共有10个，使用4种攻击类型以上的共有40个，只使用1种攻击类型的共有397个。绝大多数黑客使用的攻击类型不超过4种。
使用5种及以上攻击类型的黑客虽然占比数量很少，但危害极大，是我们应当重点防范的对象。
2.4 单日网站遭受攻击的次数。网站单日遭受攻击的次数多则数万次，少则百十次，差距巨大。取样周期内网站平均每日受到的网络攻击多达2770次。工作日遭攻击64230次，占比77.28%，日均2793；休息日遭攻击18878次，占比22.72%，日均2360。其中，工作日工作时段（8：00～18：00）所受到的网络攻击为29829次，占全部受攻击数的35.89%。无论是工作日，还是休息日，也无论在工作时段，还是非工作时段，平均遭攻击数差距不大。表明我们的休息日、休息时，黑客并不休息。从这个角度看，加强休息日、节日、假日及休息时段的管控非常之必要。
2.5 同一域名遭受攻击的次数。从同一域名在取样周期内遭受攻击的次数看，河南档案信息网共有各级域名216个。共59个域名遭攻击，其中www.hada.gov.cn主域名遭到的攻击最多达75193次。2级域名中kf.hada.gov.cn遭攻击最多3134次。
2.6 同一URL遭受攻击的次数。从同一URL在取样周期内遭受攻击的次数看，遭攻击的URL共有4894个。每个平均遭受攻击17个。具体情况限于篇幅不再赘述。
3 应对方法
综上，我们可以看到档案网站所面临的真实网络攻击，以及这些攻击带来的安全风险。面对这些风险有一些简便且有效的应对方法：
首先，“技防”是应对网络攻击的最有效方法。通过购买使用性价比高的安全软件，及时升级网站安全系统。这里特别要强调“及时升级”，因为在实际工作中，有些机构虽然购买了很好的安全软件，但由于工作人员没有及时升级，导致安全软件没能处在最佳状态，从而导致对新的攻击缺少防护能力，使攻击得逞。
其次，定时整理网络攻击数据，将危害程度高、频率高、攻击范围宽、非工作时段多发及域外IP（黑客）地址梳理出来。做到心中有数，重点加以应对与防范，通过人工及时处理。能屏蔽的加以屏蔽，不能屏蔽的（有些IP为学校等公共机构公用IP，不能屏蔽）加以特别关注。对新发现的固定IP（黑客），不仅要列入“黑名单”，还应及时“报告”相关机构。
再次，工作时间内随时监控，发现攻击及时处理。非工作时间，要做好与工作时间衔接时的重点监控。尽可能实现每天上班前查看，下班前对当天已发现的攻击进行整理与处理。节假日利用移动设备加强监控，防止黑客的节假日攻击。
最后，建立同行通报机制。及时的沟通与交流是应对变化多端的网络攻击的有效手段之一。
参考文献：
中外高校档案网站的对比分析 篇7
一、研究方法
笔者于2012年7月16日至18日浏览了北京大学和哈佛大学两所高校档案网站, 对比分析两校的内容设置、检索工具和形式并根据体验结果总结该网站对我国高校档案网站建设的启示。
二、比较分析
1. 内容模块比较分析。
高校档案网站上内容的设置大体上可以分为三大类:一类侧重于宣传介绍, 用图片、文字、音频等方式向访问者展示高校的历史、现状、档案馆基本概况、馆藏珍品等等。一类侧重于交流与链接等服务, 通过留言、下载服务、友情链接等方式加强与用户互动, 方便用户使用的同时了解用户信息需求。一类侧重于满足用户档案信息查询的需求, 使用户的查询不受地域和时间的限制, 根据高校档案网站发展宗旨这部分应当是档案网站内容的主体。北京大学档案网站[1]首页主要有:专栏、档案馆概况、档案展览、历史图集、工作动态、本馆简介、工作简报、下载专区、我要留言、网站导航, 共计10个类目, 其中有70%属于宣传介绍的性质, 服务内容很少, 剩下30%属于交流服务性质且不支持互动功能, 更新速度方面也不尽如人意。哈佛大学档案网站[2]首页主要有:所拥有的档案、进入和使用、在线资源、捐赠和借阅档案、所属院系档案、在线展厅、关于我们、研究信息、特色档案, 共计9个类目, 其中约22%属于宣传介绍性质, 约67%属于查询档案服务功能, 约11%属于交流服务性质, 且77%的类目都支持互动交流功能, 更新速度也比较快。笔者继续访问各级类目的内容, 发现差别愈加明显。北京大学档案网站信息容量小、服务项目少。在上述类目中, “我要留言”栏目是不能使用的;工作简报停留在2002年, 而且其中提供的三份文件均不能打开;基本的“常见问题解答”栏目未曾在首页出现。二级类目“网上档案馆”中提供了12所高校的档案网站的简介及链接, 在笔者访问期间只有3所高校的档案网站可以正常链接, 即只有25%的高校档案网站链接成功率, 11所各省市的档案网站的简介及链接, 其中有6个省市的档案馆可以正常链接, 4个省市的档案馆网页无法打开, 1个链接错误, 链接成功率勉强过半。“国家档案局、档案专业教育及专业刊物”的栏目中, 只有国家档案局和中国人民大学档案学院两个链接, “国外部分档案机构”栏目中没有提供任何相应的链接, 最后一栏中“档案工作网站”提供3个档案工作网站的链接, 还只有两个是可以使用的。三级类目“馆藏简介”为空。作为学术交流的平台———“兰台论坛”最新更新日期停留在2005年5月份, 已基本丧失存在的价值。上述的栏目设置和实际发挥的作用相对比实有“华而不实”的嫌疑。虽然该网站以宣传介绍为重点, 但其水平也不尽如人意。网站内宣传介绍性的图片较多, 但没有提供关于图片缩放、翻转等功能, 而且缺少详细的文字说明, 使得图片仅仅是图片, 难以引人进入更深层次的思考。作为国内一流的百年名校可以作出一个充满历史特色档案栏目, 使人过目难忘, 遗憾的是该网站仅仅是简单地罗列些不同时期的档案图片, 没有进行深度加工形成自己的特色栏目。相反, 哈佛大学档案网站馆藏信息丰富充实, 服务项目多种多样。哈佛大学档案网站不但拥有丰富的学术档案信息、行政档案信息, 还特意针对历史档案形成一个类目作为自己的特色档案放在首页。该栏目收录了1905—1913年黑人学生在哈佛的档案信息、哈佛大学为“二战”复员战士提供教育和职业培训以及《退伍军人管理指导手册 (传单) 》等相关档案信息。在宣传介绍方面, 该网站用155个故事介绍了哈佛的历史, 罗列了历任校长的演讲和学术成就并附有图书馆的链接来进行更详细的说明。在服务方面, 哈佛大学档案网站以“满足用户查询档案信息的需求”为第一原则体现在各级类目之中。例如:在首页FAQ (常见问题解答) 中列出了13个常见问题, 并进行了分类。在“关于我们”的二级类目中, 直接列出了“查询档案”这一栏, 并着重标出, 避免用户初次访问网站面对众多信息不知所措的局面, 同时也方便用户迅速、准确地查找所需档案信息。用户还可以在来馆查找前的5个工作日内, 通过e-mail告知档案馆所需的档案材料, 以便档案馆提供更准确、更全面的材料。对于图片该档案网站提供了缩放、翻转尺寸和局部聚集功能。
2. 检索工具的比较分析。
北京大学档案馆的检索工具主要集中在“网络导航”这个栏目中, 可以为用户提供站内检索 (即本校内各部门的网站链接) 如:教务处、研究生院、北大论坛等。站外检索如:百度、谷歌、新浪等搜索引擎。以及常见站点的链接, 如:中国教育科研网、中国国家图书馆、新华网。总体来说链接的站点数目较多且速度较快, 为用户提供多渠道的检索方式, 但没有涉及使用频率较高的学术性档案信息查询和学生档案去向查询。哈佛大学的检索工具十分丰富, 网站提供了站内检索、站外检索、复合式检索 (是站内检索的延伸, 可以提供本专业领域内其他档案网站后台数据库的信息查询) 、寻找图像档案信息的VIA (Visual Information Access) 可视信息通道检索系统和关于检索工具介绍的OASIS (Online Archives Search Information System) 在线档案检索信息系统以及全文检索EAD系统等多种检索工具。在这里需要着重介绍档案信息全文检索系统———EAD (Encoded Archival Description) , 相对于全文检索来说, 目前普遍使用的目录检索, 只能检索到文件的提名、档号和起止时间, 告诉用户全宗、案卷在哪个库房, 最终仍需用户亲自来馆查阅而全文检索则不同, 通过实施EAD可对档案文献进行从全宗到类别、再由类别到案卷、再由案卷到文件从总到分的检索, 使用户足不出户地查询到全宗完整的信息, 不再是充当利用中介, 具有质的改变[3]28, 这是我国高校档案网站建设亟待学习的技术。检索工具的主要作用在于帮助用户找出所需要的档案。相比较之下, 北京大学档案网站的检索工具侧重的是链接, 偏离了检索工具的主要用途, 而哈佛大学档案网站的检索系统才真正体现了检索工具的作用。
3. 网站形式的比较分析:
(1) 域名比较。北京大学档案网站使用的是独立的域名, 在百度、谷歌等专业搜索引擎上可以直接搜到, 有利于用户使用和扩大该网站的知名度。哈佛大学档案网站使用的是依附于哈佛图书馆的二级域名, 也就是说在专业搜索引擎中是难以直接搜到的, 必须打开图书馆网站的网页从中才能链接到档案馆网页。虽然这样更有利于档案网站和图书馆网站的链接, 但是, 给用户查找该网址带来了颇多的不便, 也不利于扩大网站的知名度。 (2) 整体结构的比较。北京大学档案网站整体结构清晰合理, 一级类目数量适宜, 视觉上色彩和图片的选用凸显了历史的厚重感和较强的知识氛围和文化气息。这也是该网站做得最好的一部分。哈佛大学档案网站首页布局合理, 层次清楚, 结构清晰, 左边是整个网站的基本结构, 右边是有关展览和开放时间的提示。颜色和图片的选用带有强烈的历史色彩, 彰显了档案网站的特色, 在整体结构方面与北京大学档案网站不相上下。
三、哈佛大学档案网站对我国高校档案网站建设的启示
1. 树立正确的高校档案网站功能定位。
高校档案网站的定位决定网站内容、结构、形式构建的方向, 它是高校档案网站发展的灵魂。档案网站存在的根本价值在于通过网络档案满足用户的档案信息需求, 如果高校档案网站建设伊始就将其定位为“宣传—展示型”, 其内容必多为法规宣传、馆藏珍品、校园风采等展示性信息, 用户只能被动地接受有限的单向信息, 粗略地了解档案馆和该校的相关内容, 根本起不到详细查询档案, 解决具体问题的作用。将高校档案网站的定位从“宣传—展示型”转变为“互动—服务型”, 将满足用户档案信息查询需求作为主要任务才是高校档案网站发展的正确定位。
2. 丰富高校档案网站信息容量。
如果说定位是高校档案网站发展的灵魂, 那么内容就是它发展的基础。只有内容丰富充实才能谈得上优化检索工具, 提高服务水平, 满足用户档案信息需求。因此应当将丰富档案网站数据库作为发展高校档案网站的重点。丰富档案信息容量包括数量和种类两方面。数量上, 要大力开展馆藏数字化建设, 加快档案全文信息上网工作的步伐, 并将已经数字化的档案馆藏资源及时上传更新, 充实在线的档案数据库。作为高校档案网站, 种类上不仅限于学术档案信息, 还应当包括行政性档案信息、历史档案信息, 以满足用户多角度的档案信息需求。
3. 优化高校档案网站检索工具。
档案检索工具是高校档案网站发展的关键。内容充实重在“有”用户需要的档案, 检索工具的任务则重在“找”出该档案。根据调查显示, 当用户登录一个新的网站时, 如果在一开始不能很快地寻找到他所需要的信息, 则50%的用户将会立刻离开网站, 其中, 60%将不再光顾这个网站。因此, 为用户提供一个“快速、准确、全面”的档案信息检索服务对于完善高校档案网站建设而言至关重要。鉴于用户不同的档案信息查找需求, 还应当提供多种类的检索工具, 网站检索工具种类的多少也代表了该网站所能提供的检索能力的大小。同时还要注意检索结果输出的方式, 尽量采取用户熟悉的方式如:PDF、Word等形式方便用户下载。针对第一次使用检索工具的用户, 网站还应当提供检索实例进行引导, 避免用户因为不熟悉检索工具而不能满足档案信息需求。
4. 增强高校档案网站与用户的交流功能。
满足用户档案信息需求是高校档案网站发展的目标, 与用户交流互动则是了解用户需求的主要途径。而我国高校档案网站大都侧重宣传介绍, 很少主动去了解用户真正需要什么, 使用户与高校档案网站的距离越来越远。因此, 增强与用户交流功能是完善高校档案网站建设的重要组成部分。为此, 在最基本的“联系我们”、“常见问题”解答之外, 高校档案网站可以提高服务的专指性, 加强与用户的交流。例如:提供毕业生电子照、毕业生档案去向查询、针对出国留学学生的中英文成绩单、人才交流中心的联系电话和地址等等。
综上, 高校档案网站的发展, 正确的定位是灵魂, 充实的档案信息量为基础, 丰富的检索工具是关键, 加强与用户交流则是了解用户需求的主要途径, 四者相互配合, 才能切实履行好高校档案网站的职能。
摘要：本文通过哈佛大学档案网站与北京大学档案网站对比, 总结哈佛大学档案网站的优势, 归纳其对我国高校档案网站建设的几点启示, 以期完善我国高校档案网站建设。
关键词：北京大学档案网站,哈佛大学档案网站,对比分析
参考文献
[1]北京大学档案网站的网址:http://www.dag.pku.edu.cn/
[2]哈佛大学档案网站的网址:http://hul.harvard.edu/huarc/
[3]陈勇, 龚艳萍.中美档案网站建设比较研究[J].档案与建设, 2009 (10) .
高校档案网站 篇8
关键词：高校档案,网站平台,云计算,档案编研,思考
高校档案网站的相继建立, 为档案编研工作提供了一个崭新的平台。档案编研环境发生了新的变化, 纸质档案与数字档案并存的现象已经成为事实。目前, 一方面, 各高校档案馆藏的纸质档案信息材料正在做数字化转换工作;另一方面, 由于电子档案材料的大量产生, 又必须做好数字档案信息材料的收集整理工作。档案材料的数字化必然导致高校档案编研工作的数字化。处理档案信息功能强大的“云计算”方法的采用, 将更加便于档案编研工作进行。
一、基于高校档案网站这一平台下高校档案编研工作优势明显
与过去高校档案编研工作相比较, 毋庸讳言, 基于高校档案网站这一平台档案信息材料的编研工作所具备的优势, 正是利用了现代化的功能强大的“云计算”这一现代化技术支持手段。
1. 档案编研成果辐射面宽。
“云计算”技术手段所具备的功能强大的数据处理能力, 使档案编研成果的内容涉及到各个方面成为可能。 (1) 通过高校网站这一平台, 可以在短时期内掌握有关学科和相关专业在当今世界上发展前沿的最新动向, 也方便档案编研人员及时地与各学科的专家、学者建立联系[1]20, 同时掌握专家、学者对档案编研成果的需求情况, 使编研项目更加符合实际需求, 更具科学性、准确性。 (2) 利用高校档案网站这一平台, 可以方便地与相关单位取得联系。如与兄弟单位、文件制发部门以及相关单位之间, 都可通过这一平台互通信息, 互通编研项目, 走合作编研之路[1]20。 (3) 通过高校档案网站这一平台, 可以强化档案编研人员与亟需利用档案编研成果的人员或单位之间的互动[1]20关系。根据档案编研成果利用者的需求, 档案编研者可以通过高校档案网站这一平台, 最大限度地搜集档案编研成果利用者所需的档案信息材料, 从而确立档案编研者的档案编研工作方向并相应确立档案编研成果的完成时间。
2. 档案编研成果的形成周期短。
采用“云计算”, 不仅可以直接从文件制作部门导入文字, 也可以根据需要通过图片制作部门导入音像资料;特别是对数据、图表的编辑[1]20, 功能十分强大。它能把编研人员从传统档案编研离不开手工抄写的工作环境中解放出来, 编研效率得以大幅提高。再看编研成果, 从开题到结题, 以往的编研成果主要以纸质形式出版问世, 出版周期长、传播范围窄, 而且受出版时间、印数的限制[2]48。而通过高校档案网站这一平台, 借助“云计算”这一技术手段编研的档案编研成果, 一经编辑完成即可通过学校的档案网站发布[1]20。从此档案编研成果的传播打破了时间及空间的限制, 使得档案编研成果的运作周期短, 完全能满足档案编研成果利用者对档案编研成果必须具备信息准确、快捷、全方位、多层次的要求。
3. 形成的编研成果品种多。
利用计算机网络技术、多媒体技术, 特别是最新采用的“云计算”最新现代化技术手段, 将影像、图片、文字、声音等各种形式的档案信息材料按不同的需要进行排列组合, 可以形成形式多样的档案编研成果, 提供给档案编研成果利用者。
二、基于高校档案网站平台下档案编研工作存在的问题
目前, 技术力量强的省内外高校或单位已经开始采用“云计算”这一技术手段, 而大多数高校也许现在才刚刚知道“云计算”技术手段是怎么回事。这些都需要在今后的档案编研中逐渐弥补和完善。
1. 基于高校档案网站这一平台进行档案编研成果, 目前仍不能满足档案编研成果利用者多角度、多层次、全方位的需求。
目前, 基于高校档案网站这一平台利用“云计算”这一现代化技术手段进行档案编研工作, 在少数单位或高校刚开始实施, 处于初级阶段。其中最主要的难点还是缺乏成熟的技术层面的支持。比如:有些高校档案网站虽然设置了“档案编研”栏目, 但内容也局限于介绍传统档案编研成果, 没有体现出“云计算”处理数字化档案编研的痕迹;利用高校档案网站平台进行档案编研之所以得不到实际上的实施, 是因为缺乏专门技术人才的支持。在这种状况下, 档案编研者与编研成果利用者之间缺乏交流, 档案编研者与编研成果的利用脱节, 档案编研成果仍不能满足读者多角度、多层次的需求[1]20。
2. 基于高校档案网站这一平台进行档案编研的成果, 目前形式仍较单一, 还没有跳出传统编研框架。
目前, 多数高校档案网站没能发挥档案网站这一平台进行档案编研所具备的便捷功能。因此, 必须引进专门人才, 尽可能发挥“云计算”所具备的编辑技术的强大功能, 将档案编研成果的内涵呈多层次、全方位、多形式地提供给档案编研成果的利用者。
3. 利用高校档案网站这一平台进行档案编研的水平与技术, 有待进一步提高。
笔者根据对各高校档案网站的编研成果的了解, 其编研成果仍然脱离不了“文件汇编”、“学校发展沿革”、“档案全宗介绍”、“学校历年大事记”[1]21、“科研成果汇编”、“历届校领导风采照片”等项目, 具有特色和创新的现代编研成果少之又少。造成这一结果的主要原因就是档案队伍内编研人员素质偏低, 即高校档案部门缺乏既具备档案编研技术又懂得利用档案网站的技术的编研人员。要解决这个问题, 高校档案部门就必须引进或培养专门的档案编研人才。
三、基于网站这一平台采用“云计算”进行档案编研的若干设想
1. 借助“云计算”等现代技术手段, 可将馆藏档案全部实现数字化、信息化, 为利用高校档案网站进行编研夯实基础。
利用高校档案网站这一平台进行现代化档案编研工作, 必须建立在馆藏档案数字化基础上。如果离开了馆藏丰富的数字化档案资料, 利用档案网站这一平台进行档案编研工作则成为一句空话。为实现档案数字化这一目的尚未实现档案数字化的高校, 必须加快馆藏档案材料的数字化工作:利用高速扫描仪将馆 (室) 藏档案全部转换成数字档案, 建立数字档案数据库;建立健全现行电子文件的收集、整理制度和奖惩办法, 及时收集、整理各单位、各部门产生的电子文件;密切关注学校的各项重大活动, 收集各种实物、图片及音像材料并转化成数字档案。
2. 高位切入, 建设高水平的高校档案网站, 为档案编研提供平台。
高校档案网站不仅是档案部门对外展示形象的窗口, 也是档案编研成果的发布平台[1]21, 又是与档案编研成果利用者互动的纽带[1]21。建设档案网站一定要从高位切入, 建设有特色、高质量的高校档案网站, 基于这一档案平台, 对编研成果的推广和利用将产生积极的推动作用。高校档案网站有关内容、栏目的设置, 要通过回顾学校的发展轨迹并从读者的需求角度设置网页的内容, 来满足校内外读者对档案信息不同层次的需求。设计网页要科学化, 通过动画、文字、图像、音频等形式来表现档案网站主题, 建立起档案部门的窗口形象。要及时更新网站内容。档案网站内容刷新频度直接影响着档案网站为读者服务的水平, 只有设计出内容新颖的网页, 档案网站的价值才高。
3. 高校档案网站的建立为档案编研工作提供了全新的编研模式。
通过高校档案网站, 档案编研人员可以将本校档案编研工作近期计划与未来设想及编研成果都对外公布, 供档案编研成果利用者充分利用, 并征求其意见和要求。编研人员由此可以最大限度地获得读者的需求信息, 并以此调整档案编研工作的进度和内容, 进而使基于高校档案网站这一平台进行编研成果的内容更加适合档案编研成果利用者, 产生更大的效能。通过高校档案网站这一平台, 可以聚集更多的有用资料并获得更大的编研力量。通过高校档案网站这一平台, 可与本校各单位、上下级和其他档案部门、各种编研单位等互通信息, 实现档案编研资源、人力共享, 共同完成相关档案编研任务。
4. 精心挑选数字化档案编研素材, 大力提高档案编研成果质量。
基于高校档案网站的档案编研工作, 必须加强对各种素材的甄别[1]21, 取优汰劣。其次, 由于高校档案数字化, 原先档案信息资源分布的不平衡性和档案信息获取艰难的状况大为改观, 档案信息检索和传递将实现智能化。因此, 利用者关心的是如何从繁杂的数字化档案编研成果中捕获解决问题所需要的信息, 与时俱进地从注重档案文献实体的获得转变为有效数字档案信息的吸收。这就对档案编研人员提出了更高的要求:必须加强对档案史料的研究, 深度挖掘档案信息的内在价值。只有这样, 才能不断提高基于高校档案网站这一平台下档案编研成果的质量, 充分满足当代档案编研成果利用者的不同要求。
5. 培养能掌握“云计算”技术手段的编研人才, 提升基于高校档案网站这一平台的档案编研水平。
所谓掌握“云计算”现代化技术手段的编研人才[1]21, 指具有档案和计算机两方面的深厚理论知识与技术技巧修养的档案编研人员。他们不仅要具备较高的审美和编辑能力, 而且需要具备文献编纂学、档案学、历史学等专门知识, 同时还掌握了现代化科学知识, 具备使用计算机等现代化设备的操作技能[1]21。现代档案编研人员要有创新精神, 对馆 (室) 藏的档案信息能正确理解、合理采撷、综合分析、科学筛选和系统整理等;对档案编研工作要有预见性和前瞻性, 既要研究师生对档案信息的现实需求, 也要研究广大利用者的潜在需要, 才能满足竞争日趋激烈的信息服务的需要。
综上所述, 可以预料, 利用高校档案网站这一平台进行档案编研工作, 必将在学校的教学、科研、管理中发挥更大的作用。我们要充分挖掘档案网站的巨大潜能, 准确把握网络带给档案编研工作的机遇, 更新档案编研观念, 认清未来档案编研工作的新形势, 极力使现代档案的编研形式更加科学、合理。
参考文献
[1]赵海峰.网络环境下高校档案编研工作的思考[J]北京档案, 2010 (2) .
高校档案网站 篇9
关键词：档案,高校,信息化,网站
加强档案信息化建设, 是档案事业适应时代和社会发展的必然选择, 是加速档案管理现代化的客观要求。档案网站不仅为档案工作者提供了一个学习和交流的平台, 而且能为档案利用者提供方便快捷的档案信息查询和传输服务。高校档案工作采用基于互联网的形式, 有助于节约管理成本, 共享档案资源, 还可以借此宣传高校的教学、科研和发展动态。因此, 充分认识档案网站建设的重要性、必要性和紧迫性, 建设高质量的档案网站对于强化高校档案馆 (室) 的社会服务功能, 实现资源共享, 促进档案信息化上水平具有重要的意义。
一、我国高校档案网站建设概况
随着互联网技术的飞速发展以及档案信息化工作的不断推进, 目前国内参与档案网站建设的高校越来越多。综观现有高校档案网站, 主要呈现以下两个特点:一是总体数量仍偏少, 分布不平衡。从高校档案网站分布来看, 主要集中在普通本科院校。据粗略统计, 重点院校90%以上建立了自己的档案网站, 一般本科院校约占60%, 普通专科院校及民办院校档案网站建设明显滞后, 不足20%。二是质量参差不齐。中国人民大学、南京大学、浙江大学等重点高校档案网站质量较高, 不仅网页设计美观、栏目设置合理、信息内容丰富, 而且技术手段先进, 如:开发了功能齐全的检索工具, 运用了多媒体制作技术, 建立了网上归档和互动平台;其他一般本科院校特别是专科院校档案网站质量差, 网页设计简单粗糙, 信息内容单薄陈旧、技术手段较为落后。
二、高校档案网站建设存在的主要问题
1.网页设计不科学。从现有的高校档案网站来看, 除少数重点高校以外, 大部分高校档案网站总体设计不尽如人意。一是网页设计不规范。对网站的整体风格缺乏统一定位, 对各元素的选择和使用缺乏统筹协调。网页内各栏目重点不够突出, 空间利用不充分。网页主体颜色不够协调, 整体艺术感不强。二是网页设计比较呆板, 缺少生气。由于没有运用音频、视频、动画等基本的多媒体技术手段以及开发相关网络工具, 使得很多高校的档案网站“惨不忍睹”、缺少美感。三是栏目设置不科学。主要表现在:栏目总体数量少, 尤其是二级栏目偏少、划分不细, 难以容纳大量的档案信息;栏目名称呆板, 缺乏趣味性和亲和力等[1]68。
2.信息资源缺乏。档案信息资源是档案网站存在和发挥作用的基础。目前大部分高校档案网站设置了机构概况、馆藏介绍、规章制度、信息查询、专题汇编、资料下载等栏目, 但其内容基本上都是一些介绍说明性质的文字材料, 用户只能对该校的档案部门和档案工作有一个初步的认识, 可供利用的档案信息资源实在是太少, 大部分高校档案馆主页基本处于无米下炊的状态。其主要原因有:一是很多高校档案信息化基础工作严重滞后, 未能把传统纸质档案通过扫描、加工、存储转换成可供网上利用的数字化档案;二是一些高校未能建立起办公自动化 (OA) 系统, 档案部门也未能有效运用档案管理软件, 并在档案网站上建立起网上归档平台, 使得每年产生的电子文件不能通过档案网站实时录入、接收和归档;三是档案信息资源整合力度不够。档案利用者对信息的需求是全方位、多元化的, 这就需要高校档案部门对已有的信息资源进行二次、三次开发, 构建特色档案资源信息资源库, 而这些工作都是目前高校档案部门所欠缺的[2]23。
3.服务功能不到位。好的档案网站不仅要发挥宣传功能、展示功能, 而且要实现服务功能和交互功能。由于我国高校档案网站长期以来“重宣传, 轻利用”的原因, 往往不能为档案利用者提供有效的信息利用服务, 甚至成为了摆设。究其原因, 除了很多高校信息化基础工作跟不上, 不能为网站建设提供足够的信息资源外, 技术力量不足也是重要因素。比如:相当部分高校档案网站没有提供检索工具, 即使少数高校提供了检索工具, 但档案检索范围及功能十分有限, 大部分只能提供目录检索, 不能实现全站式搜索和全文检索, 技术水平尚待提高;很多高校档案网站没有建立与浏览者之间的互动平台, 交互式沟通、网上办公等交互功能也尚待进一步挖掘;绝大部分高校档案网站对链接没有引起足够的重视。
三、加强高校档案网站建设的建议
1. 借鉴重点高校档案网站建设经验, 抓好网站总体规划和设计。档案网站建设要在依据自身技术力量以及档案管理实际的基础上, 广泛借鉴其他高校特别是重点高校的档案网站建设经验。国内重点高校由于档案网站建设起步早, 技术力量雄厚, 人才队伍充足, 积累了丰富的档案建设经验。如:从栏目设置上看, 复旦大学档案馆档案信息网设有“法规制度”、“本馆收藏”、“复旦人物”、“专题汇编”“、名人讲坛”“、档案查询”“、录像展览”等十大类目;浙江大学档案馆设有“本馆概况”“、服务大厅”“、档案征集”“、网上展厅”“、校史编研”、“兰台学苑”等七大类目;中山大学档案馆设有“服务指南”、“信息查询”、“档案法规”、“珍档荟萃”、“专题展览”、“校友之家”等九大类目。从信息内容上看, 兰州大学档案馆不仅有档案馆的职能、机构设置、兰大人物的介绍, 还提供了图片档案、校友风采、特色馆藏资源等;北京邮电大学档案网站上的“网上展厅”提供了校园变迁、院士介绍、历任校长的个人信息、知名校友及反映本校特色的档案信息展览, 为访问者提供了一个全方位、多角度的了解本校的科技创新、风俗文化的一个全新的服务窗口。因此, 高校建设档案网站应在已有经验的基础上, 进行调研和分析, 抓好网站的总体规划和设计, 力求使网页设计更加美观、界面更加友好、栏目设置更加科学、信息内容更加丰富、技术手段更加先进、网站功能更加实用。
2.扎实推进信息化基础工作, 丰富档案信息资源。成功的档案网站必须建成纵横交错的档案信息资源网络体系, 充实网站内容, 满足不同的利用者的不同需求。而充实档案网站信息内容的关键就是要使大量的传统纸质档案实现数字化, 创建档案信息化资源数据库, 这是高校档案网站信息资源的主要来源。为此, 高校档案馆要满足开展档案信息化工作的基础条件:即配备相应的专业技术人员、争取充足的档案信息化建设经费、购置档案信息化所需的相关软、硬件设备。在此基础上, 扎实做好档案信息化的各项基础性工作, 包括:通过档案馆自身力量或社会外包的形式, 对现有纸质档案资料实施缩微、录入、扫描、数码拍摄等, 转换成文本、图像、图形等计算机可识别处理的数字形式, 形成结构有序、可供保管利用的数字档案信息库, 并存储在网络服务器中, 利用计算机提供查询、检索和浏览, 从源头上解决高校档案网站“巧妇难为无米之炊”的尴尬局面。另外, 要加强特色资源整合力度。我国高校档案网站特色资源的整合一般只限于本馆馆藏内部的整合, 故整合范围比较狭窄。为了改变现状, 高校档案建设者可以通过与其他高校档案网站建立友情链接, 实现与校外馆藏特色资源的有效整合, 从而达到信息全方位共享, 满足用户的最大需求, 扩大网站的影响力。
3.充分运用档案管理系统, 建立网上文件归档和档案编研工作平台。目前, 很多高校采用了“南大之星”档案管理系统, 该系统可在互联网上进行电子文件全文自动著录、自动标引以及各种格式的档案全文、照片、录音、录像等多媒体档案的远程录入与文件图片的上载, 信息检索打印、任意格式输出等。该系统既可用于档案馆及校内各单位档案员用户管理、联机管理档案数据库, 也可让全校师生和社会各界通过互联网查询有关档案信息。档案管理系统的充分使用, 并与校内其他应用系统如教务管理系统、科研管理系统、毕业生信息管理系统的有效对接, 是档案网站信息资源的源泉, 也可以完善档案网站的功能, 提升网站的技术水平。武汉大学、华南理工大学等高校通过运用档案管理系统, 建立网上归档平台, 各立卷归档单位实时进行网上电子文件归档, 提高了工作效率。因此, 有条件的高校应组织力量开发适应于本校情况的各类档案管理应用软件、文件档案数据库系统、网上档案编研平台等。技术条件不具备的高校, 可以采用现有的档案管理系统;已建立OA系统的高校, 要积极做好OA条件下新产生的且有保存价值电子文件的接收与管理工作, 实现网上电子文件的实时归档[3]191。
4.积极运用多种技术手段, 完善档案网站的服务功能。档案网站的建设是为用户服务的, 网站有丰富的信息资源, 并能提供强有力的技术工具, 才能有效查阅和利用信息。如:中国科学技术大学、四川大学等高校档案网站通过视频、图片等多种形式, 展示学校的校风、校史、校貌以及新闻动态, 使专业和文化相结合, 极具人文特色;苏州大学、山东大学等高校档案馆网站通过建立“馆长信箱”、“信息反馈”、“在线交流”栏目, 用户可以通过邮件或在线咨询的形式, 提出有关问题, 并在网上予以解答;南京大学、东南大学档案网站的检索功能较高, 建立了公文、各类学籍、科研成果、研究生论文、职称评审、基建、光盘库等查询系统, 用户通过输入关键词, 就可以快速查询到所需的相关信息。值得一提的是, 南京大学档案网站还提供了全文检索功能, 相对于目录检索, 更能全面地、全方位地满足档案利用者的需要。因此, 高校档案网站的设计者应该对用户的信息需求有尽可能多的了解与分析, 通过运用多媒体技术, 建立网上互动平台, 设计出方便、准确、快捷的检索工具, 以利于满足访问者多样化信息需求, 方便他们自由查询和检索相关档案信息, 从而更好地实现档案资源的有效利用[4]38。
综上所述, 我国许多高校的档案馆 (室) 的网站建设的范围正逐步扩大, 并积累了一定的实践经验。虽然在内容、形式、技术等多方面还存在不少问题, 但是我们可以预见, 随着档案信息化的不断推进以及信息技术的不断发展, 高校档案部门在档案网站建设过程中只要遵循一定的建设原则, 广泛借鉴国内外档案类网站已有经验, 不断充实更新网站内容, 加强信息安全, 注重互动和网页美观, 开发实用方便的检索工具等, 高校档案网站将在促进档案信息化建设以及服务师生和社会等服务方面发挥重要作用。
参考文献
[1]翟丽娜.我国高校档案网站建设现状的调查与分析[J].档案管理, 2008 (2) .
[2]范桂红.高校档案网站建设刍议[J].黑龙江档案, 2009 (6) .
[3]陶岚.论高校档案信息化管理平台的建设[J].湖南社会科学, 2010 (4) .
高校档案网站 篇10
一、哈佛大学网站相关概述
哈佛大学是美国一所历史悠久的大学,在世界上享有顶尖学术、声誉、财富及影响力的高等教育机构,其档案馆是美国少数设有独立档案馆的大学之一,成立于1938年,保存着自建校以来的重要历史档案,主要分为学校三百多年来的行政性文件和学术性文件,档案馆主要服务于大学的性质、学生研究及编撰校史等方面,具有信息内容全面、更新周期快、整合程度高等优点。档案馆中保存了全部的博士论文,一般利用和查询档案内容的人中,查询学术档案的人占据30%,其中利用既往各方面博士论文最多。
二、美国高校档案网站的特色分析
1. 网站信息内容丰富。哈佛大学档案网站之所以受到一致好评,是因网站中所包含的内容较全面,用户可以直接从网站中获取自己所需信息,所以哈佛大学做到了以下方面才保证了网站的浏览量以及用户的高好评率。首先,信息内容更新快。从网页显示的信息内容和更新日期可得知,档案信息内容更新速度较快,可以看出网站的日常管理和维护较为及时。经常更新网站内容,既保证了用户再次登录网站的新鲜感,一些隐含的宣传效果也发挥了作用。其次,信息内容整合度高。文献信息编研是档案内容的重点之一,哈佛大学不仅提供了一次文献信息,甚至后续的文献信息编研都十分重视,使不同层次的用户需求都可及时满足。哈佛大学档案网站友情链接的数量和质量实属惊人,吸引了更多访问者的同时也逐渐扩大了网站的影响力,对后续的宣传和推广工作都起着重要的促进作用。用户可以根据所提供的网站与其他档案机构进行实时在线交流和学习,实现无障碍沟通,显示了档案网站内容的便利性和集成性等特点[2]20。再次,信息内容全面。哈佛大学档案网站涵盖了建校以来的历史资料,如本校师生的学术成果、行政性文件等,甚至还收录了具有典型性意义的战争资料,以图文并茂及视频、幻灯片等多媒体形式,丰富了网站的内容,也增加了吸引力和可读性。
2.网站设计科学。主页是一个网站的门面,浏览者进入网站后首先映入眼帘的就是主页,其设计好坏决定着浏览者对此网站的兴趣。纵观哈佛大学档案网站的主页设计,排版井然有序,格局明朗,第一感就给浏览者一种大气、简洁、清晰的舒服感,不像有的档案网站为了吸引目光,内容杂乱,布局紧凑,以鲜艳色彩呈现在浏览者眼前,用户会因过于鲜艳的颜色降低浏览兴趣。而哈佛大学档案网站主页上的照片以黑白为基础,从颜色理论上分析,黑白色象征严肃、庄重和稳重,而界面上是白色和浅绿相间,属于大学中特有的青春气息,艺术氛围强,总的来说则是典雅中不失朝气。网页上还镶嵌了学校的宣传照片和新闻图片,都以动态的形式在页面上流动,访问者可以根据自己的要求来访问这些图片。总之,哈佛大学档案网站在设计方面整体风格突出,运用统筹协调来布局网站中的各个元素,形成了良好的视觉效果。档案网站各个栏目分类要有所明确,其数量和质量要合理科学,内容和名称相符,如果出现杂乱混淆的现象,会使用利用档案者的心情和利用效率受到影响。用户不会对一个敷衍了事和名不副实的栏目设置留下深刻的印象,后续的登录更是不可能的事情。哈佛大学档案网站在栏目设置这一方面主要强调主次分明和简单有序,虽然里面设置了较多的栏目,但每个栏目中内容都十分饱满,不显空洞,且栏目名称和内容相符,用户想要深入了解栏目中的内容只要通过名称即可,为用户节省了时间,方便用户选择的同时提高了网站的知名度。在栏目设计方面,占据主导位置的功能性栏目,将网站自身想表达的服务型功能定位给凸显了出来。此外,还充分考虑了档案馆和用户间的交流对话,进而实现双向交流和交互式操作,一些潜在用户、现实用户或其他用户的不同需求都可得以满足。
3.网站功能较人性化。哈佛大学档案网站之所以受到除本校学生外其他社会人群的喜欢,是因其网站功能设置十分人性化,主要表现为以下几个方面:(1)服务利用功能。此网站除了为用户提供方便的业务服务,还扩展了照片复制、在线检索、表格下载等功能。网站还链接一些知名搜索网站和哈佛大学校内网,用户只要通过超链接便能直通相关网站,不用再重复登录,缩短获取相关档案信息资源时间。除此之外,档案馆还提供档案图片的尺寸和部分聚焦功能,尽可能地实现不同用户对档案的需要。(2)宣传功能。档案网站中的环境可以说是档案室的缩影,代表着档案室的形象,因此可以利用此环境来宣传档案工作和档案室,尤其是当今互联网的普及,其效果绝对优于传统的宣传方式。高校档案网站可以利用库藏档案资源、各种档案知识以及服务项目进行宣传,将宣传植入本校学生,进一步扩大社会影响力,提升档案形象。哈佛大学不仅提供整个档案馆的发展历程,还提供了与哈佛大学本身有关的信息,如哈佛校长的论文等珍贵资料,实现了一种方式宣传两种内容的目的。(3)检索查询功能。用户在网络环境下呈现出的多元化和个性化的需求特征,善于把重点集中在信息的新颖度、针对性和及时性等方面。用户需要统一界面来快捷地获取分散在网络信息资源中的异构信息和具有针对性的服务。哈佛大学档案网站具有很高的检索水平,可实现多种检索手段,如站内搜索引擎、高级检索等,如档案网站中的有些信息可以按照字母顺序查找,再例如用户可以根据题目、专题、作者姓名和详细地名来进行多项目检索,方便用户快速、准确地查找自己所需档案,具有很强的实用性,符合用户的需求心理,既省心又省力[3]49。
三、美国高校档案网站对中国大学档案馆建设的影响
1.内容重组,加强资源整合力度。档案网站资源整合指结合自身特点和用户利用所需,通过先进技术和相关原则来优化和抓取档案网站信息资源,使其成为一个集实用性、动态化等为一体的利用平台。我国高校档案网站与美国哈佛大学档案网站不同的是,只简单地介绍所具有的馆藏,缺乏整合自身所具备的人文特色信息资源,总的概括可从以下方面做好改进措施:(1)加强特色资源整合力度。一个馆藏机构的价值往往通过特色档案来体现,此类档案既可以起到历史教育的作用,也有文化娱乐的好处。目前,多数高校档案网站的特色档案只局限于档案馆内部,即使整合,范围也比较狭小。改变此现状最佳的办法则是与其他高校档案网站合作,双方共同编研特色档案,尽可能地实现经济效益最大化和满足用户需求。(2)加强馆藏档案数字化建设。随着信息时代的普及,不管是计算机领域还是其他领域都广泛数字化,高校档案网站可以构建数据仓库来对多个馆藏数字化档案数据进行整合,也可以整合一些特色档案和编研成果,保证档案的集中性。
2.技术创新,构建较为完善的信息检索工具。在互联网高速发展的今天,构建高效能的信息检索工具是现实情况所需,因此,应利用相应的技术手段和方法来方便用户索取信息的服务。如丰富检索工具的类型,可以为用户提供一些不同于传统目录的检索工具,尤其是针对档案原件来说,简单的原文摘要和目录信息所反映出来的内容是具有局限性的,能通过技术来改善这种现状,提供更优质的服务。再例如,为用户提供适用的查询结果处理方式,考虑用户的查找习惯和需求,满足不同用户的多样化需求。
3.改变观念,树立以用户为中心的人性化信息服务。目前,我国大学档案馆建设还处于“展示型”阶段,过于向用户介绍表面,忽视内在建设,从而档案馆应有的价值也没有得以体现,因此,中国大学档案馆想要和美国高校档案建设相比肩,首先要做的是转变观念和解放思想,并逐渐向“服务型”过渡,明确建设档案网站的目的是为了向用户提供更方便的档案信息查询服务,以网络为平台,完成档案信息的传输服务。除此之外,中国高校档案网站展览性质过重,服务功能始终跟不上用户需求,就好比,美国哈佛档案网站向用户提供的是“我们可以为你做什么”,中国高校档案网站所体现的是“我们有什么”,直白地说前者注重用户至上,服务第一的思想,后者的心理还处于一种“高姿态”,用户服务功能欠缺[4]171。所以,中国高校档案网站建设改善方向第一点就要体现其易用性,网站要尽可能走“站内检索→站外检索→复合检索”,丰富信息资源,便于用户查阅有效信息。第二点树立服务应以用户为需求的态度。档案网站设计者借用国外高校或国内一些优秀档案网站的建设经验,同时要加入社会公众的信息需求和使用习惯,设计出用户好评度高的网站。第三加强与用户沟通。用户的建议可以促进档案建设的改进,也反映着用户所需,吸取工作中的不足,可以在档案网站开设留言簿或反馈信息栏等栏目,后续根据用户建议来调整工作,增强服务功能。
摘要：档案网站指档案机构在互联网络建立的站点,是发布各类档案信息并提供档案利用服务,从而构成信息网络的一个节点。本文以美国哈佛大学为例,从设计、内容及功能方面探究对我国高校档案馆建设的意义。
山东省市级档案网站调查报告 篇11
关键词：山东档案网站调查报告
调查城市：济南、青岛、菏泽、临沂、威海、潍坊、日照、泰安、东营、烟台。调查方式：网站浏览：电话咨询。调查时间：2007年9月25日——2008年4月30日。
1、档案网站基本信息
1.1网站名称及域名。在调查的城市中。档案网站的名称呈一定的规律性。主要包括以下四种：①**档案网，如中国烟台档案网、菏泽档案网。②**市档案信息网，如日照市档案信息网。③**市档案局(馆)，如林沂市档案局(馆)。④**档案信息网。多数档案局(馆)采用此模式，如青岛档案信息网等。由此可以看出，档案网站的命名较为突出档案和信息两词，既体现了其独特专业性，同时也反映出档案是信息大家族中重要的成员之一，档案信息化是档案事业发展的趋势，档案工作者都极为重视档案信息资源的开发。
域名是internet网络上的一个单位、组织、机构或个人提供服务的站点名称，它是一种高于逻辑、便于记忆的internet地址。一般而言，网站的域名能够反映网站的性质或特征。从所调查档案网站中的域名分析看。主要特征如下：①有3个网站的域名中没有www。这说明它们不是自己独立注册的域名，而是地方政府、地区门户网站分配的子域名。如临沂市档案局等。②申请政府域名的有9个档案局(馆)，即二级域名为gov,只有菏泽档案网二级域名为com。
1.2网站导航系统。网站导航系统能为浏览者提供便捷，方便其在最短时间内了解网站的布局及主要内容，以最快的速度找到欲搜寻的信息，达到节省利用时间、提高利用效率的目的。在所调查的10个档案网站中。只有济南、青岛、威海档案信息网提供了导航系统。其中青岛档案信息网称网络地图，威海档案信息网称快速导航通道，均设置在一级栏目下的醒目位置中，并提供了详细的资源布局；济南档案信息网导航系统则位于其网页的最底端，利用者不易察觉。
1.3访问率。网站访问率的统计是基于各网站提供的访问人数，从访问率可看出各网站的运行情况，促使其加强管理、完善结构和内容。在所调查的10个网站中，有6个网站提供了访问人数统计，其中威海档案信息网底端有访问统计字样，但没有任何数据。按访问率(人／天)=(访问人数2-访问人数1)／两次访问间隔天数计算。各网站访问统计见表一：
1.4版本设置。在所调查的所有网站中。均无繁体、外文版本的设置。档案信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，各国间的档案学术交流必将得到进一步加强。档案资源同样得实施走出去战略，在保守国家机密、商业秘密、个人隐私的前提下，应最大限度地提供档案信息的开发利用，其中同样包括国外人员的合理利用。在我国。北京、上海、南京等档案信息网已经领先一步，均设置了档案信息网的英文版本。因此各档案局(馆)应充分认清档案信息化的形势，加快档案网站外文版本的设置。丰富其内容。
1.5更新速度。网站内容更新速度和维护频率能够一定程度地反映档案局(馆)对网站建设的重视程度，也一定程度地说明网站建设的质量。档案网站内容的更新应以事件为契机，不定期进行。调查的网站更新时存有不在首页标注日期问题，让人无法立即了解更新的是何时的新闻，如临沂、东营档案信息网。在所调查的10个档案网站中，更新比较迅速的有济南和青岛。如表二所示。
1.6响应速度。响应速度是计算机专业术语，指从浏览器发出请求至网站服务器响应的时间差，是衡量网站建设质量的重要指标。受计算机配件、网络等因素影响。响应速度越短，能节省利用者时间，提高利用效率。调查的档案网站中，总体响应速度较快，其中青岛、威海、日照、潍坊较为突出，但也有临沂、泰山等反映较慢，有待于进一步提高和完善。
2、档案网站主要内容
2.1机构和部门职能信息。在调查的所有网站中，均设立了局馆简介用于介绍本馆资源及组织机构职能，有馆藏介绍、本馆指南、局馆概况等名称之分。其中除济南的综合概述、内设机构设立在一级栏目政务公开的二级类目外，其余的均设立在一级栏目中，可见对这一栏目的必要性和重要性的充分认识，特别在建立档案网站的初期，以文字说明为主，用于介绍组织机构及馆藏资源的局馆概况是必不可少的项目。
2.2一级类目设置。任何网站都通过一级类目来反映它的主要内容及方便利用者使用，档案网站也不例外。一级类目的数量可一定程度上体现出网站内容的翔实程度。
从调查结果看，各网站的一级类目数量不一，总体来说。类目设置数量偏低。同时在一级类目的设置中存在诸多的不合理，有些网站设置得较为樊笼而显得不系统，不少类目可以归为一类，如青岛档案信息网中照片银行、琴岛风情、岛城览胜都是照片展示，完全可以归纳为照片档案。相反，有些网站一级类目设置得过于简单。致使二级类目繁琐，如济南档案信息网。多数一级类目中都有四五个二级类目。
2.3档案政策法规。档案政策法规是档案事业的指南，依法治档是法制社会发展的必然要求。在所调查的档案网站中，均设立了档案政策法规，但部分设置在一级类目。部分设置在二级类目。并且名称不一，如设置在一级栏目中的东营称法规标准，日照称档案法规，临沂称政策法规；设置在二级栏目中的济南称档案法规，青岛称政策法规等。我们从中可以看出，档案法规的设置缺乏统一的标准，带有较大的随意性，同时还有不可忽略的一点就是档案政策法规的内容普遍单一，如临沂的政策法规中只有档案法一项内容，青岛的档案政策法规只包含青岛市一级制定的法规，像威海一样具有国家、省、市三级档案政策法规的还只是少数。
2.4特色档案。特色档案一般是指档案馆所藏的具有很高的历史文化价值的独一无二的档案材料，如有关地区历史史实的介绍，有关自然、地理、人文、社会等诸多特色的展示，有关当地著名历史人物和当代名人的档案等。它反映了当地的民俗风情和历史地理，具有极高的历史文化价值。但由于各种原因，各地的特色档案并未为广大市民所了解，其价值也没有得到实现，因此利用档案网络加强特色档案的宣传就显得极其必要。特别是在市一级的档案中，应发挥拥有得天独厚的特色档案来吸引利用者，要求档案部门做好特色档案的宣传。打出品牌，提升知名度；同时特色档案还可以提升档案部门地位，树立档案部门亲民的形象，让市民了解城市的历史，游历于历史当中。在所调查的档案网站中，除东营档案信息网没有任何特色档案的内容外，其余的均或多或少设置了特色档案的内容。
2.5利用服务信息。档案网站是档案馆的外在形象，是宣传档案及档案工作的窗口。利用服务信息一
般包括联系方式、查档指南、查档时间、查档手续、利用收费等事项。在所调查的10个档案网站中，利用服务信息名目不一，如济南称查档指南。临沂称档案服务，但仍有菏泽档案网没有提供任何服务信息，潍坊档案信息网只在网站不显眼位置设立“联系我们”，并没有实质性的相关内容。而且从设置的内容看，大多比较单一、简单，如威海档案信息网虽设置了服务中心，但内容是有关威海档案技术服务中心档案中介的介绍，并没有相关的档案利用服务信息。因此，各档案网站有必要加强档案服务信息的宣传，提升档案形象，方便利用者了解查阅档案信息。
2.6网上展厅。在调查的10个网站中。菏泽、威海、东营、临沂四市档案网站没有任何有关网上展览的设置，潍坊虽在馆藏介绍中有档案展览，但并没有任何内容，烟台则在正文中有全国劳动模范图片展少数内容，其中网上展览办得较好的有济南和青岛档案信息网，它们内容翔实丰富，形式多样。从调查分析看，很多档案馆对网上档案展览缺乏充分的认识，同时也从一侧面反映出档案馆对档案展览的重视程度，而档案展览恰恰是提高市民档案意识的重要途径，这要求我们必须转变观念，增强宣传和自我推销意识。
2.7其他信息。档案网站信息的充实度是衡量其质量的重要指标。所调查的10个网站中，有些栏目的设置增添了网站的可浏览性，值得推荐。如青岛、日照、烟台档案网中的“档案征集”，其中烟台档案网详细规定了征集的范围、方法、相关政策、权益保护、价格标准等内容。还有不少档案网站设立的“档案学会”用于档案学术交流。特别值得一提的是，在青岛和济南档案信息网中设立有“视频青岛”、“视频点播”等声像档案栏目，值得各网站借鉴。
3、档案网站功能
3.1文件检索。档案馆提供利用包括历史档案和现行文件资料，档案网站的提供利用则体现在档案的检索功能上。将已开放的历史档案数字化是档案信息化的重要内容之一，也是档案提供利用的发展趋势，我国民主政治建设和社会进步迫切要求政府信息公开，在档案馆设立现行文件中心是档案馆紧跟信息化步伐的重要举措。也是新时期档案馆功能扩展的必然要求。所调查的档案信息网站中，除菏泽档案网外，都设立了开放档案和现行资料查阅栏目，但栏目质量不一，特别是跟北京、上海、南京档案信息网相比存在较大差距，只有青岛档案信息网现行文件资料提供全文检索，余的都只提供目录检索，具体调查情况如表三所示。
3.2友情链接。作为评价网站质量的标准，友情链接为广大网站所重视，是网站提高点击率的重要举措，在调查的10个档案网站中，均设立了链接。但设立的数量和质量有较大区别。有些网站对链接进行了分类，大类中分了档案类、便民热线等，同时又将档案类分为国外、国内省级、市级，如济南、临沂档案信息网。还有如威海和潍坊信息网中添加了部分大学档案馆，在威海信息网中还有两个城建档案馆链接，这些都值得借鉴和推广。但也有部分链接不理想，如何泽档案网中的省内链接的部分网站是山东省档案信息网中提供的档案馆介绍，并不是真正意义上的有效链接，另外从总体看。链接个数及链接有效率都较低，有待于进一步提高。
3.3信息反馈。档案网站应该是交流信息的互动平台，网站信息反馈包括档案论坛、在线答疑、留言板、电子邮件、局长信箱等。通过与用户的交流沟通，可以为用户答疑解惑、解决实际问题；还可以了解用户的需求、及时发现问题，使网站和服务的质量得以完善，为档案网站注入新的活力，提高网站点击率。在调查的10个档案网站中，均设置了一定的信息反馈机制，一般都为局长信箱、档案论坛。其中档案论坛作为当今主要交流平台。作用发挥得并不强，在设立了档案论坛的青岛、潍坊、泰安档案信息网中，潍坊与泰安的论坛无法打开，青岛档案论坛的人气也并不旺盛。因此在设立了这些机制后，应该发挥机制的作用，使其成为档案馆与利用者的链接纽带。其中烟台档案网除设置了局长信箱外。还有咨询投诉、请你献策两栏目，值得同行借鉴。
4、总结
4.1 强化档案信息化意识，紧跟时代步伐。山东是我国的经济强省，但我省档案网站建设状况跟其经济地位不符，还有部分档案局(馆)的档案网站尚未建设。特别是档案信息化是档案事业发展的必然趋势，各级档案部门都必须坚持统筹规划、分步实施的原则，强化档案信息化意识。实现馆藏信息网络化、社会化，方便广大利用者。
4.2加强对档案网站的管理，制定切实可行的管理制度。大部分档案网站普遍存在点击率低、更新速度慢、视觉效果不理想等问题，因此网站建设必须实行“制度先行”，在大量调研的基础上制定完善切实可行的规范、标准、制度；还要求配备专门技术管理人员负责网站维护，从而提高网站利用率。
4.3国家和省级档案主管部门加强宏观指导，明确档案网站定位。目前各网站各自为政、名目不一、目标不够明确，缺乏统一的规划。不利于档案网站的健康发展。各档案部门应建立强有力的组织机构，实施强有力的组织领导，政府部门应将其纳入政府规划。对档案网站建设进行督促检查指导。
高校档案网站 篇12
一、档案网站的建设目标
1. 功能双重化。
档案网站作为政府网站的组成部分, 它的建立、发展和完善离不开政府部门特别是档案行政管理部门的支持, 包括资金、政策、人才等多方面的支持。档案网站是各级档案局和档案馆共同的网上办公平台和对外交流窗口, 其功能设计必然既体现档案局的职能, 又体现档案馆的功能, 具有功能双重化的特征。以齐齐哈尔市档案局 (馆) 网站为例, 其网站首页设置了“齐齐哈尔市档案局”和“齐齐哈尔市档案馆”两个入口, 档案局主页最主要的3个栏目是政策法规、档案动态和档案政务, 政策法规栏发布档案法律法规、档案工作标准、地方制定的档案法规等, 使访问者了解、熟悉相关信息;档案动态栏发布近期的档案工作信息等, 使访问者把握档案工作发展的新情况;档案政务栏包括档案业务指导、档案行政备案、档案行政审批、档案政务公示等项目, 具体发布几项工作的规定、要求、注意事项等内容, 行政备案、行政审批还提供了表格供需要的访问者下载, 具备了网上办公的雏形。此外, 该网站还设置了培训中心栏目, 发布一些档案培训的信息。当然, 就现有的网络技术而言, 档案网站上完全可以进行远程教育, 实现真正的网上培训, 但目前国内档案网站在这方面尚未发挥作用。对于档案馆来说, 它的大部分功能都可以利用档案网站实现, 如电子档案的收集工作、档案编目与检索工作、档案的提供利用工作、档案的统计工作、电子档案的保管工作。
2. 资源共享化。
档案网站是建立在互联网络上的站点, 开放是网络固有的特征, 网络技术为档案信息资源实现社会共享提供了强大的技术支撑, 保证了档案信息资源共享的现实可行性。从共享对象来看, 扫描的数字化档案副本和直接形成的电子文件, 奠定了档案信息共享的资源基础;从信息空间来看, 各种存储介质的容量越来越大, 为大量数字化信息的保存提供了物质条件;从共享技术来看, 自动标引技术、数据挖掘技术、基于内容的检索技术等大大拓展了档案内容信息的揭示能力;信息发布技术中的页面发布技术可有效发布档案机构职能信息、档案工作信息等单向性、分散性信息;数据库发布技术可以有效发布档案内容信息、档案背景信息等交互性、系统性信息, 实现档案信息的最终共享。
3. 利用便捷化。
档案网站信息利用便捷化主要体现在以下3个方面: (1) 从利用时间来看, 档案网站全天24小时开放, 不存在利用时间的限制, 档案用户可随时使用。 (2) 从利用空间来看, 档案网站利用高度开放的网络, 把“档案馆”带到了用户面前, 只要有一台联网的计算机, 档案用户无论是在办公室, 还是在家中, 亦或在乘坐的交通工具上, 只要轻点鼠标, 就可使自己所需要的档案信息展示在自己面前, 避免了奔波劳顿之苦。 (3) 从利用对象来看, 档案网站的建立, 从时间和空间上保证了社会公众的便利, 档案利用不再是少数人的“专利”, 社会公众随时都可以在网上浏览, 增加自己的档案专业知识, 感受珍品档案的魅力。这对于增强社会公众的档案意识, 扩大档案馆的社会影响, 提升档案职业形象都具有重要的作用。对于档案馆工作人员来说, 档案网站的建立, 使其有了更多的时间进行档案信息的深度加工, 使档案信息发挥更大的作用。
二、档案网站的设计与规划
鉴于档案网站的上述特征, 档案信息网站建设规划应注重如下两方面内容。首先, 建站的前期准备。要做好档案信息网站的建设, 必须考虑到网站的服务对象、范围、用户需求特征等基于服务功能的诸多要素, 并进行系统、科学的分析和总结;在此基础上, 要对网站技术要求、人员要求以及系统硬件、软件的购置等进行评估, 书写可行性报告并进行运行前的综合研究。在技术上, 要充分考虑技术的先进性、科学性和实用性, 档案信息服务网站的建设应重在应用。在购置过程中, 要考虑到软、硬件的使用安全性、兼容性、稳定性, 要具有良好的兼容性、扩展性、易维护性。只有这样, 才能为实现档案网站的服务功能打下坚实基础。在服务人员配备上, 要引进既懂技术又懂管理的复合型人才, 并加强对本馆人员的培训, 使其具备档案信息网站建设、维护和提供信息服务相关的知识和技能, 具备扎实的提供信息服务的能力。其次, 网页结构设置。一个设计优秀、内容丰富的档案信息网页, 不但形式色调朴实厚重, 而且内容丰富、功能齐备, 具有很好的导航功能, 方便用户获取其所需的档案信息, 从而更好地实现档案信息网站的服务功能, 最终实现档案信息资源的共享。网页相关栏目的设置要简洁合理、突出实用, 可设置馆藏介绍、利用方式、在线检索等多种具有服务性和指导性的网页栏目。要建立科学合理的档案信息数据库检索体系, 实现对不同级别、可开放档案信息的提供利用;要设置相关档案信息资源导航链接, 实现国内、国外档案信息网站以及图书情报等信息部门的网络导航和链接。笔者认为, 档案信息网站的网页设置主要内容大致包括以下几个方面:档案馆 (室) 的职能信息;档案馆 (室) 藏档案信息资源情况;档案信息服务情况;与本馆 (室) 藏档案信息密切相关的非本馆 (室) 藏信息。要设置链接与导航;尽可能地设计便于与用户沟通和进行信息反馈的栏目, 如反馈信息、服务效果和用户信息需求等;要开设和提供档案信息利用网络论坛、利用需求问答、改进服务建议以及档案信息网站的E-mail、办公电话、相关业务人员的个人联系方式等;做好网页色彩的搭配, 结合网站的特点, 使网页的色彩反映出网站的主题和特色;设置能够指引用户查找信息的链接, 如专门信息导航、特色推荐、网上查档指南、相关资源的链接等
参考文献
[1].杨林.普通高校网站主页设计思路探讨.保山师专学报, 2006.5