高校科技档案论文

高校科技档案论文（精选12篇）

高校科技档案论文 篇1

2011年4月,胡锦涛同志在清华大学百年校庆讲话中要求“积极推动协同创新,通过体制机制创新和政策项目引导,鼓励高校同科研机构、企业开展深度合作,建立协同创新的战略联盟,促进资源共享”,标志着“协同创新”作为一种促进自主创新的体制机制首次正式进入国家战略层面。

一、高校科技档案与科技协同创新的关系

所谓科技协同创新,是指不同创新主体(产、学、研、金、政、用)基于目标利益,通过创新要素的有机配合与相互作用,在创新互动机制的约束和协调下,通过复杂的非线性相互作用,提高资源利用效率,从而产生单要素无法实现的整体效应的过程,在形式上属于横向协同创新,即指不同产业主体间的协同[1]38。高校在推进科技协同创新过程中,迫切需要利用承载丰富科技信息的科技档案,同时将形成大量的科技档案。科技档案是档案中的一大门类,是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的,对国家和社会具有保存价值的,应当归档保存的科技文件材料[2]11。高校科技档案分为科技成果档案、科技项目档案、科技奖励档案、学术交流档案、科研基建档案和科研设备档案。高校科技档案能加强和完善高校、科研院所、企业、中介机构和政府部门等的科技合作机制,实现科技信息社会化,进而真正融入创新体系的科技活动中具有知识储备、依据凭证、情报价值和桥梁功能。开发高校科技档案资源,能使高校与合作单位科研人员从事科技协同创新活动中摄取大量科技文献、科技数据、科研设备、研发实验基地等各类科技资源,避免重复研究、提高研究效率,进一步提高协同创新能力,从而推动经济社会的科学发展,最终达到1+1>2的突变[3]32。

二、开发高校科技档案对于科技协同创新的作用

1.开发高校科技档案对科技协同创新具有主观能动作用。高校科技档案是高校科研人员在科技活动中逐步形成和积累起来的科技文化财富,它的价值和作用是客观存在的。要使它的价值作用最大限度发挥出来,就迫切需要高校档案工作者的主观能动作用,即要建立健全高校科技档案工作。在整个高校科技档案工作中,开发利用是发挥高校科技档案作用的直接手段。只有主动充分开发利用高校科技档案才能把档案中的资源优势变为社会化的科技信息优势,服务科技协同创新,服务整个社会的经济建设。

2.开发高校科技档案对科技协同创新具有提升效力作用。高校科技档案存在的最终目的就是为高校科研人员进行服务,是整个高校科技信息的源头。由此可见,深化高校科技档案开发利用程度,协助一线高校科研工作者有针对性的借鉴、参考和利用科技档案信息资源促进科技协同创新具有重要作用。为促进科技协同创新,有效利用高校科技档案资源,应当先对其进行细致的研究与分类。只有通过对高校科技档案内容的熟悉、掌握,对高校科技档案所处领域的类别进行正确的处理“,去粗取精,去伪存真”,认真进行鉴别,以不同的主题进行分类,将原来分散、零乱、无序的科技档案材料进行系统化整合,优化科技档案资源,进行深层次加工,才能提升其对科技协同创新的效力,尽可能发挥科技档案在提高社会生产力和综合国力建设中的核心作用。

3.开发高校科技档案对科技协同创新具有强力支撑作用。科技信息流动与共享对于科技协同创新而言具有强力支撑作用。开发高校科技档案,加强科技档案信息多渠道传播,尤其建设科技档案网络服务平台,使服务平台在档案科技信息交流上起到其他媒体不可替代的作用。通过高校科技档案网络服务平台,档案信息由学校研究人员层面扩散到社会大众层面。社会相关行业成员可以通过检索和档案信息的持续流动,获取有价值的高校档案信息,促进隐性信息的传递、吸收与利用,直接铺垫科技协同创新的基础。

4.开发高校科技档案对科技协同创新具有巩固保障作用。高校科技档案由于其原始记录性特点,使其成为提供科技协同创新信息具有保障性的参考资料。在进行科研活动过程中,任何一项创新研究都离不开前人的研究基础,科技档案正是已有科研成果的真实记录,才具有科技协同创新所需科技信息的消息性、客观性和逻辑性。高校科技档案包括数据、图纸、调查统计报告、技术规定、说明书、工艺流程指示、观察记录、实验室条件、实验设备信息等,甚至是失败记录,不论形式和程度如何,都可以为科技协同创新研究工作和开发设计工作提供可靠的文献资料,提供有价值的科技信息,保障性促进科技信息向成果转化的作用,构成高校科技档案的巨大科技价值。

三、开发高校科技档案资源服务科技协同创新

高校科技档案是高校科研人员的智慧成果,是珍贵的科学技术资源,是国家宝贵的历史文化财富。档案的生命力在于不断地开发和利用,才能为社会提供重要的创新知识源泉。据统计,企业部门科技档案被很好地归类,并及时提供知识从而发挥作用的只有12%[4]19。要想高校科技档案为科技协同创新提供更好的服务,只有进一步规范、完善、优化、创新其管理工作,以求大力开发利用其资源,才能适应新时期市场经济的发展要求创造更大的经济效益和社会效益。

1.规范高校科技档案管理,夯实开发科技档案资源的基础。开发高校科技档案资源,服务科技协同创新必须做好高校科技档案管理的规范化基础性工作。首先加强高校科技档案管理工作的领导是开发科技档案资源的基础。高校科技档案的管理工作,不仅仅是档案管理部门一个部门的工作,更取决于高校领导对档案工作的重视程度和各相关业务部门的协调配合默契度。作为高校领导,须在思想上和行动上重视科技档案工作,将科技档案工作纳入高校议事日程、配套相关制度、配备相关软硬件和专职或兼职科技档案管理人员。其次规范高校科技档案收集制度是开发科技档案资源的基础。高校科技档案开发利用的前提和基础在于储备丰富的馆藏资源,在丰富科技档案内容的同时又得确保科技档案资源信息的质量。规范高校科技档案收集制度,明确划分范围与内容,优化科技档案信息,改变少收、多收、乱收的现象,要求做到收集完整、归档及时,保证科技档案开发利用过程中提供者存档时放心,用档者用得方便。最后规范高校科技档案知识产权保护制度是开发科技档案资源的基础。在高校科技档案信息开发和利用的过程中,知识产权保护制度涉及到科技档案形成者、科技档案工作者和科技档案利用者。知识产权保护制度从法律层面正确界定科技成果的知识产权归属对象,能统一协调好高校科技档案信息开发利用与科技档案信息保密二者之间的关系,确保有效开发利用高校科技档案信息。

2.创新管理机制,优化科技档案管理队伍的人才结构。开发高校科技档案资源,服务科技协同创新需要通晓科研管理和科研档案的特殊型双向性人才。高校科技档案管理人员工作涉及面广、科技含量高,科技档案管理人员思想素质、业务素质的高低是决定科技档案开发工作能否发挥作用的重要因素。首先制度化优化高校科技档案管理人员日常服务工作。通过制度建设,要求高校档案科技管理人员树立兢兢业业、无私奉献的敬业精神,引导其充分利用现有科技档案资源,全天候及时提供现场查阅、借阅、电话咨询等服务工作。其次有计划教育培训优化高校科技档案管理人员综合素质。培训学习档案与知识产权法律、法规,使高校科技档案管理工作符合国家的大政方针,确保其不偏离正确方向;培训学习科技档案管理知识、科技管理知识与网络信息技术知识,不断更新高校科技档案管理人员知识结构,优化其综合素质。

3.改变服务方式,促进社会生产力的协同发展。高校科技档案就是高校的科技信息,应当实行被动服务为主动服务的质变,积极开发科技档案信息资源,及时全面地服务于高校与整个社会的科技协同创新活动,把高校科技档案工作与社会发展紧密联系在一起,把高校科技档案资源转化为现实生产力。首先高校科技档案工作人员须明确以经济建设为中心的服务导向,研究市场经济环境与用户需求,即不同单位、不同部门、不同科研人员个体对科技档案的利用层次不同,做好高校科技档案的服务工作。同时,高校科技档案工作人员须从实际出发,研究、熟悉、掌握本校科技档案的时间、数量、种类、载体、机密等级和编目排架状况,以及科技档案的信息内容、利用价值与完整准确程度,有计划、有目的地运用现代化管理设备与计算机检索手段开展编研服务、专题服务、咨询服务等科技档案服务方式。其次积极主动开展形式多样的科技档案宣传服务方式。高校科技档案工作的基本属性就是服务,只有培养主动服务观念,才能形成协同创新理念。高校科技档案工作人员可以积极主动采取印发宣传册等服务方式,定期向社会发布高校科技档案信息,使档案信息传播常态化,提高信息传播速度,进而通过科技协同创新,使高校科技档案资源发挥其应有的价值,服务于社会大众。

伴随国家“科技协同创新计划”的推进,高校之间、高校与科研院所之间以及高校与行业之间的科技合作愈来愈密切,开发高校科技档案资源,使其插上科技的翅膀飞向广阔的世界,让沉寂的科技档案为高校科研实力的增强和社会的经济发展发挥应有的作用。

摘要：论文分析了高校科技档案与科技协同创新的关系,阐述了开发高校科技档案对科技协同创新具有主观能动、提升效力、强力支撑、巩固保障等作用,提出了规范高校科技档案基础工作等措施,努力开发高校科技档案资源,服务科技协同创新。

关键词：高校档案,科技档案,科技协同创新

高校科技档案论文 篇2

说到档案每个人都应该不会陌生，但说到科技档案就并不是每个人都认识，但不可否认科技档案在档案发展中的地位和所起的作用。

首先我们想要认识什么是科技档案。科技档案就是科学技术档案的简称，是在科学技术活动中形成的具有保存价值的知识形态的历史纪录。科学是人类在长期认识和改造世界的历史过程中所积累起来的认识世界事物的知识体系。技术是指人类根据生产实践经验和应用科学原理而发展成的各种工艺操作方法和技能以及物化的各种生产手段和物质装备。

科技档案具有专业性、种类和类型的多样性、成套性、现实性等特点。而这些特点就说明了科技档案具有这些意义。科技档案可以促使科技档案工作者自觉地学习和掌握有关专业的科技知识，以及必须建立和健全更改、补充制度，以维护科技档案的准确性。

当然，科技档案的形成也具有一定的规律。科技档案是人们在科技生产活动中有意识形成的，但它是从属的，受科技工作的逻辑程序所制约。科技档案是围绕特定的对象形成的，随科技工作的进程形成相应的科技文件，科技工作的逻辑程序决定科档成套性科档是一个不断变化的有机体，科档是有意识形成的。

科技文件形成工作是伴随着科技生产活动的进行，按照一定的程序、原则和方法，编制科技文件的工作。这主要有两个方面的内容：

科技部门和科技人员根据科技生产活动的客观需要，依照图样管理制度、文件编写要求及其他有关规定，进行科技文件的编制、签署、审批、编号、更改、印制、收发、登记等工作。

但科技文件形成工作要值得注意的是：科技文件都是以对象为单位按程序形成的。例如：建设项目的程序依次为决策、设计、施工、竣工验收四大环节，分为项目建议书、可行性研究、设计文件、建设准备、建设实施和竣工验收六个阶段。

科技文件材料的积累指按照一定的要求和方式，将文件材料及时集中的妥善保管起来。科技文件积累工作的基本要求：一是明确职责。二是明确范围，三是确保积累质量，四是完善积累条件。科技文件形成积累的方法和措施分别是以科技、生产程序和有关标准、规范为依据；根据产品开发的类型和建筑工程的性质；抓住薄弱环节和难于形成的科技文件材料；做好三纳入、四参加、四同步，使科技文件材料形成积累制度化。

科技文件整理工作是指将已经形成和积累的科技文件，按照一定的原则和方法加以鉴别，对认为确有必要归档保存的零散文件，进行集中、整理，并组成案卷的工作。

说完了科技档案的整理工作，接下来的当然是科技档案的归档工作了。科技文件归档工作按时按要求把在科技生产活动中形成的有保存价值的科技文件收全，系统整理，移交给档案管理部门的一项工作。这项工作是由科技部门和科技档案部门共同完成的，是科技档案工作的基础。但其中要我们注意的是：科技文件的形成积累由科技部门负责，档案部门负责检查、协助。还有就是特殊情况：周期长，审批等文件，档案部门承担底图的配套、复制和蓝图分发工作。

形成和归档科技档案后，还要对科技档案的价值进行鉴定。科技档案价值鉴定的方法有直接鉴定法，是指在分析、判定科技档案价值时，以项目为基础，以保管期限表为依据，直接审阅科技档案的内容，逐卷地判定科技档案的价值。科技档案价值鉴定的步骤先是个人初步鉴定再是集体审查。然而影响科技档案的价值的因素有很多：技术因素、功能因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素。

鉴定完科技档案的价值之后，要做得就是日常维护和保管工作了。这些包括了科技档案的排架、检索工具的排检、温湿度监测、库房保洁和库房的安全保卫等工作。

以上所说的科技档案都是经历了千年才逐渐发展成今日的规格的。历史上最早的科技档案科追溯到春秋战国时期。据专家考证。“兆域图”铜版设计图，是迄今我国发现最早的建筑平面图实物，也是世界发现最早的铜质建筑设计图。从档

案角度讲，它是我国最早的科技档案与文书档案为一体的“金文档案”。1978年在平山县中山国出土的“兆域图”是一种非常珍贵的科技与文书档案为一体的“金文档案”。铜版呈长方形，长94厘米，宽49厘米，厚1厘米。铜版正面系中山王陵园平面规划图（属于科技档案）和国王的一段诏书（属于文书档案），图中标明了宫垣及坟茔的位置，建筑名称、大小尺寸。各线条和400多个文字均用金银丝嵌错而成。“兆域图”是研究我国古代量制的重要资料，由图所标尺寸与文字说明推算，当时的一步等于五尺，一尺等于22厘米。“兆域图”上所刻的国王诏书共43字，大意是：国王敕令相邦，按既定的长宽标准营建陵园，若有侵犯王陵者死不敕，不执行王命者罪连子孙。此图版共制两块，一块从葬，一块存于王府。由此证明，在春秋战国时期就已经出现了科技档案。

高校科技档案论文 篇3

关键词：创新创业；高校科技档案；创业知识

1 面向“双创”的高校科技档案功能

“大众创业，万众创新”要引导创业者们重“质”不重“量”。这次创业热潮以第三产业，尤其是科技产业的创业为主。要想承受得住市场、消费者以及时间的考验，应当鼓励高附加值的知识密集型产业上的创业，这就要求创业者具有核心竞争力，支持高校科研人员在取得发明专利之后将成果投入到商业中，可以激发高校教师的创新能力、科研水平，推动创新、创业、创投、创意联动，提高创新创业的质量水平。目前，高等院校的大量专利被束之高阁，无效专利造成了创新资源的极大浪费，这就要求我们必须思考如何推动高校的大量专利与“双创”结合起来，提升创新创业的质量和水平。如何挖掘专利数量和专利契合度，高校科技档案承担着非常重要的功能[1]。

高校科技档案反映和记载了高校的自然科学研究、生产技术、基本建设等科技活动和各项成果，具有查考利用价值，是具有历史查考凭证作用并已归档保存的科技文件材料，是一种一次文献。高校科技档案可以按照不同领域和专业进行归类，如农业类、医药类、工业技术类等；也可以按照科技活动的方式进行归类，如自然现象观测类、设计科研类、生产技术类和管理维修类等。高校科技档案作为科技信息的载体，可以提供全面、综合和系统的科学数据和依据，有助于创业者了解国内外的技术水平和市场动态，有助于分析研究自己的技术力量、技术水平、设备条件等信息，有助于搜集科学管理、技术市场、科技交流等方面的信息，有助于进行较为科学的决策。

面向创新创业的科技档案管理需要我们对其动态的、抽象的边界进行界定。由于面向创新创业的科技档案管理是一个全新概念，任何企业、个人或机构都可以成为该体系的组成部分，研发主体、创业实施主体、创新创业知识识别与深度开发、创新创业知识学习与共享等与外部环境进行信息和能量交换的结合部就是该体系的边界。面向创新创业的科技档案管理具有柔性、动态性和模糊性的特点。

面向创新创业的高校科技档案管理任意一个“单元”都能够包含有关的全部组织信息，掌握着全套的“游戏规则”和行为准则，呈现出局部信息与整体信息的相关性。高校科技档案管理体系内各行为主体的活动是同步进行的，是一个并行结构，任何节点的任何行为均可以传递到任何地方，决定各行为主体活动的顺序不需要按照某一标准进行排队[2]。高校科技档案管理的各行为主体存在竞争与合作，通过一些简单的规则和普遍遵守的原则推动创业体系的演化。高校科技档案管理的科学化需要不断在宏观尺度上调整优化，达到一个个的次优结构，以便形成较好的结构和功能，实现高校科技档案管理体系的逐步进化。

2 面向“双创”的高校科技档案深度开发

高校科技档案的创业知识深化过程是螺旋上升的。首先完成创业知识从高地向低谷的流动，也即形成创业知识需求是创业知识深化的第一步。利用科技档案在解决创业问题的过程中会遇到新的问题，进而需要其他创业知识和己有创业知识的融合，在解决问题中又产生了新的创业知识，当这些新创业知识被记录在科技档案时，就完成了创业知识深化螺旋上升的一个循环[3]。由于在创业知识的流动和解决问题中实现科技档案管理的知识深化，科技档案管理人员需要了解创业知识在哪里、都有哪些创业知识、怎么样获取这些创业知识，这就需要加强科技档案管理人员的交流，建立高校内部的人际网络和创业知识目录，要把创新和务实有机的结合起来，要求科技档案管理人员的工作必须是以解决问题为主的，而不是日常的程序化工作。如某高校科技档案记录了该校人员运用新的理念和新的方法，开发了一套设备管理信息系统软件，由于应用部门没有掌握该软件的原理和操作知识，项目开发完成后不能直接转化应用，软件不得不束之高阁。通过培训后的公司设备管理部门向项目开发单位查阅相关档案资料，提出咨询方案，该方案在公司得到了成功的运行，高校科技档案管理人员可以进行成果转化中的创业知识开发。

面向“双创”的高校科技档案在开发创业知识要素过程中具有复杂性。高校科技档案管理的充分条件并不是是否具备某种创业知识，而是要考虑高校科技档案记录的特定科技成果是否具备特定的创业知识组合，正是基于这种复杂性才导致高校科技档案知识深度开发中的创业目标复杂性。高校科技档案深度开发创业知识和创业知识的识别是紧密相连的，必然是从创业知识广度、创业知识深度以及创业知识特质出发，确定创业知识深度开发的目标体系和树状层次结构，只有实现下一级目标，才能实现上一级目标。创业知识深度开发的目标是为了将目标变为现实，高校科技档案深度开发创业知识目标体系过程中，必须将每一个目标对应着一个实施计划，建立了由目标一一方案组成的双结构目标体系。

面向“双创”的高校科技档案管理应当以创业知识的需求为目标，以创业知识结构的合理化为目的，以确定创业知识深度开发的目标为出发点，建立知识信息化平台和创业知识结构识别模型，对创业知识需求和高校科技档案所有的创业知识进行分析，对所具有的创业知识及其结构进行识别，通过知识信息化平台的创业知识深度开发目标决策支持系统，以分析结果为依据，为创业者或者相关企业提供咨询。

3 面向“双创”的高校科技档案管理机制

高校创业的科技档案边界具有“确定”和“不确定性”的双重属性。首先高校科技档案的参与主体和行为作用对象具有较大的确定性，而面向创新创业的高校科技档案而言，创业知识的需求多种多样，所以其边界具有不确定性。高校、科研院所、各种实验室及工程研究中心与创业人员会形成互动的方式，一般包括人才流动、会展会议、学术交流以及培训学习等，相关创业知识会发生流入和流出。因此，创新创业可以看作知识流的运动，不仅包括系统化的、严谨的知识流动，而且包括各种非系统化的有用信息。面向创新创业的高校科技档案管理可以提供的包括技术信息、管理信息、竞争者的信息、服务信息、市场信息等。金支持，主要有政府拨款、政策性贷款、企业投资和私人投资等；离不开试验设备、生产设备、生产材料以及交流工具等有关的物质手段，并通过知识流、人才流、资金流以及物质流和外界产生密切的联系。

高校科技档案管理推动“双创”的深化，源于当今创业和现实生产力的紧密联系，产业技术手段、产业技术能力和产业技术知识的推动力需要产业技术的进步，需要产业技术体系的变革，市场竞争的压力要求包括高校在内的各个组织不断变革自己，当这种压力内化为高校的目标之一，就会扫除高校内部的障碍，激发老师的科技热情，引领高校未来的发展方向，固化高校内各主体的行为轨迹，科技创业行为起引导和规范作用，高校科技档案所蕴含的知识就成为主要的知识源头。

面向创新创业的高校科技档案管理应是一个科学的循环体系。教师科研成果-市场需求对接-产业技术进步-教师归纳创新-教师科研成果，各个环节不是线性的因果关系，而是周而复始循环出现，通过每个个人和组织共同完成的功能循环而连接起来每个环节，每个环节对下一个中间物提供催化支持，不断与其它环节进行信息与能量的交换，组织内部的奇思妙想和来自组织外部的刺激从中产生，这就是高校科技档案所应用的功能。高校科技档案的知识存量达到一定水平时或者说当知识的积累达到一定阈值时，可能容易激发个体灵感和火花的闪现，科技档案所储存的组织记忆不断积累刺激，加上外界环境以脉冲的形式刺激个体，就会以突变的形式不断涌现创新创业。

高校科技档案的知识扩散过程是非常复杂的，但其背后隐含着不为人知的规则，如收益规则、风险规则、人才流动规则等，这些规则都处于不断的变化之中。完善的规则有利于增加创业者行为的可预测性，从而更加自由和富于创造性。我们把高校科技档案看成是知识密集的表现形式，实现高校科技档案储存的知识由理论向现实的转变必然是各种知识相互交错的结果，组织内纷繁复杂的学习活动和知识扩散方式就是创业知识的重要来源[4]。组织结构、创业者、科研工作者、科技档案管理者、环境氛围都具有不确定性、不规则性行为，任何一个主体都可能触发知识扩散，只有充分认识科技档案管理形式背后的实质，采取措施有效的实现创业知识转化，进而提高创业的效率。

4 结语

“双创”的环境中，高校内的各创业主体必将以一定的秩序不断适应这一环境，并将外部变化反馈到高校内部，增强高校适应环境的能力，于是便出现了面向创新创业的高校科技档案管理模式。高校创业需要以科技档案的知识转化为导向，识别科技档案的知识结构的合理性，并按照创新创业的要求进行知识的深度开发，形成合理的、与企业知识联系越来越密切的知识学习模式，并与科技档案管理模式融合生长，使得高校科技档案管理能够形成创业知识的共享机制，形成比较明晰的体系结构和功能，不断与外界进行信息和能量的交换。高校科技档案管理受到创业过程中持续的知识创新的推动，倒逼科技档案管理必须适应复杂的环境，形成良性的动力学机制，高校科技档案管理就具备了自我进化、升级的能力。

高校科技档案工作诌议 篇4

一、高校科技档案工作的基本现状

高校档案部门对高校科技档案非常重视, 按照高校档案分类方案要求, 对基建、科研、设备等管理类档案进行了部门收集, 以年度立卷归档移交档案馆 (室) 进行管理, 但还不尽如人意。笔者通过对26家高校13门类的档案进行了调研, 只有9家高校能够把基建、设备、科研3个门类的科技档案接收进馆, 占高校接收进馆档案总数的34%;其他高校采取分散管理的方式, 基建档案保管于总务处或基建办、设备档案保管于资产处或财务处、科研档案保管于科研处或立项人手中;有2所高校对基建档案实行分库保管, 由档案部门监管, 档案室保存本校基建档案目录;有1所高校科技档案管理意识较强, 基建处设立1名专职档案人员, 不仅对高校基建项目档案进行管理, 还参与基建项目运行的全过程, 此高校馆藏现存基建档案5 700余卷;有1所高校采取租用宽幅图文扫描仪的方式完成了馆藏全部基建项目竣工图的数字化转换工作。

二、高校科技档案工作现存的问题

(一) 认识不到位。

高校普遍存在着对科技档案重要程度认识不到位的现象, 对如何加强高校科技档案工作没有明晰思路, 管理方式也不尽如人意。科技档案作为高校档案的一个门类, 多数高校存在“谁形成谁使用、谁利用谁保存”的分散保管状态, 管理者没有将科技档案管理纳入高校整体档案管理之中, 使大部分高校基建档案散存在总务处或基建处, 设备档案散存在资产处或财务处, 尤其科研档案散存在项目申报者手中, 他们个人主观认为是自己的成果材料, 理当归其个人所有, 致使大部分科研档案游离于高校档案管理之外。

(二) 规章制度不健全。

高校档案管理制度中缺少对科技档案工作的相关规定, 尤其对档案人员“三纳入”“四参加”没有提出要求;缺少科技档案基础业务工作的参照标准;缺乏对科技材料管控的措施。所检的高校基本完成8号令在省档案局审批备案工作, 按照《高等学校档案实体分类法》规定, 审批备案内容条款上涵盖13个门类文书档案归档范围, 对基建、科研、设备档案归档范围和保管期限没有作出明确的规定和细化, 二级类目设置由各高校自定, 高校各自为政, 致使这部份档案没有参照统一业务规范, 档案部门对立档单位提要求没有依据和抓手。

(三) 基础业务不到位。

科技档案显著属性是具有成套性和系统性, 需强调全过程管理, 由于高校实体分类法中只规定了文书收集范围和编号方法, JJ12、SB12、KY12类的过程管理类目内容均没有细化条目和参照标准, 基建、设备、科研过程的材料收集不到位, 只保存结论性材料, 如:基建档案只保存图纸, 其他材料一无所有。多数高校按照《归档文件整理规则》管理科技档案, 有的档案员甚至分不清“卷”与“件”的概念, 组卷过程中忽略科技档案成套性、系统性和关联性的特点, 造成科技档案分类编号设置不合理、收集不全、排架不正确、利用不方便等后果。

(四) 信息化水平滞后。

近几年高校对馆藏文书档案开展了数字化建设工作, 而且多数采用“南大之星”档案管理软件。经过多年努力, 有的高校已完成与校内其他管理模块挂接, 且已达到在线提供文书档案全文利用服务。但对科技档案只能达到馆存档案目录检索或传统手工检索, 没有全文数据库。在调研的高校中, 竣工图达到全部数字化的只有1家, 占3.8%, 比例过低。另外, 由于大多数高校信息化工作比较落后, 还没有对竣工图进行数字化, 在提供利用时仍然提供原件, 造成竣工图在提供利用时反复折叠, 极大地损害了科技档案的实体安全。总之, 高校科技档案总体上数字化水平远远低于高校档案工作整体信息化水平, 使高校科技档案信息资源无法方便快捷地为高校各项中心工作服务。

(五) 管理人员水平偏低。

被检高校档案部门人员对全校基建、设备、科研档案缺乏整体规划和认知, 以常规档案模式管理科技档案, 思路不清晰, 收集进馆时多依赖于移交单位, 被动地移交什么接收什么。移交单位则以自身需求为主, 导致应移交不移交的现象频发, 达不到规定的“应收尽收, 应管尽管”的要求, 使科技档案在馆藏档案中价值不高, 利用率偏低, 难以发挥其应有作用。

三、对高校科技档案工作的建议

(一) 转变观念, 提高全员对科技档案工作的认识。

高校已有多年固定档案管理模式, 档案基础管理工作比较扎实。但随着近年校园馆舍建设、科研课题立项增多, 电化教学的普及, 科技档案案卷数量猛增, 科技档案占的比重不断加大, 因此科技档案工作的重要性也越来越明显。高校要切实转变观念, 进一步提高对科技档案地位和作用的认识。加强《档案法》宣传, 对科技档案工作的认识应该是全员性的, 要形成科研档案是公务活动中形成的, 是国家资源的理念, 要严格按照《档案法》第十条规定:“必须按照规定, 定期向档案机构或档案工作者移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有。”科技档案要从个人保存转向档案馆 (室) 集中保存, 丰富档案馆 (室) 内容。

(二) 完善各项制度, 按章规范科技档案工作。

高校科技档案部门要在已有的各项规章基础之上, 加以补充完善, 并严格执行推进, 按章规范高校科技档案工作。既要明确高校科技档案管理人员的工作职责、科技档案依法管理的责任要求, 更要把“三纳入”“四参加”纳入规定, 从根本上保证高校科技档案部门参与到基建工程验收、科研项目结题、设备开箱等重要工作节点流程之中, 做到全程介入、全程跟踪, 以便及时采取必要措施, 维护和确保科技档案的完整、准确、系统和安全, 促进高校科技档案工作合规开展、稳步推进。

(三) 统一标准, 提高综合业务水平。

各高校档案部门要利用各种信息手段, 及时跟进档案专业部门规范标准的推陈出新速度, 认真学习科技档案涉及的相关行业标准, 结合自身工作实际, 统一按照《科学技术档案案卷构成一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《建设工程文件归档规范》等相关规定, 做好科技档案的收集、整理、鉴定、统计、利用等工作, 以达到科技档案分类准确、收集齐全完整、组卷合理、整理规范、高效利用的标准。按照《高等学校档案管理办法》规定, 省教育厅与省档案局要联合形成我省高等学校文件材料归档范围和保管期限表, 细化13个门类文件材料的收集范围, 准确划定保管期限, 涵盖面要全, 尤其是二级类目的内容要统一标准, 明确文书档案按件管理, 科技档案按卷管理的要求。高校科技档案学会要继续发挥档案学会的桥梁和纽带作用, 经常组织开展业务交流与学术研讨活动, 不断提升档案人员综合业务能力和水平。

(四) 加快数字化进度, 充分发挥科技档案信息功能。

各高校要把科技档案数字化工作纳入到全校信息化规划中, 统筹安排, 要依据科技档案纸张保存状况、档案利用率及装订方式等实际情况, 加大投入力度, 购置或租用所需大型设备, 有选择地进行档案数字化加工工作。对于改革并校产生于多全宗中的科技档案, 要抢救性地开展数字化, 保证科技档案信息不流失、不损毁, 做到齐全完整, 充分发挥科技档案的价值和作用。

(五) 加强培训和指导, 不断提升档案人员管理能力。

高校科技档案论文 篇5

为规范我校学籍档案利用管理，现对学籍档案利用人员持有证件规定如下：

一、单位因公来馆查档需持： 1.单位公函或介绍信；

2.办理人员的有效身份证件原件和复印件； 3.提供查询对象的毕业证复印件或学位证复印件。

二、学生个人因私来馆查阅本人档案需持： 1.河南科技大学学籍档案查档申请表； 2.学生本人有效身份证件原件；

3.学生本人毕业证复印件或学位证复印件。

三、学生个人不能亲自来馆查档，可以委托他人来馆代办，代办人需持：

1.河南科技大学学籍档案查档申请表，并填写代办人信息和委托意见；

2.学生本人有效身份证件原件；

3.学生本人毕业证复印件或学位证复印件； 4.代办人有效身份证件原件。

四、学生个人不能亲自来馆查档，可以远程委托档案馆指定人员协助代办。远程查档一般不适合出国、补办毕业证事宜。需提交： 1.河南科技大学学籍档案远程查档申请表； 2.学生本人有效身份证、毕业证或学位证原件彩色扫描件或拍照件； 3.学生本人需给代办人汇远程代办成本费（打印复印扫描、国内快递、代办杂支）。

五、档案馆联系方式、办理时间： 单位名称：河南科技大学档案馆

地址邮箱：河南省洛阳市涧西区西苑路48号52#邮箱 电子邮箱（学籍档案查询）：dangan2@haust.edu.cn 电话：0379-64231497 邮编：471003 学籍档案查阅时间（法定节假日除外）：每周一至周五 上午8:30---11:30。

高校科技档案论文 篇6

1 大与小的不同

1.1 研究题材内容大小不同。论文所阐述的题材内容一般相对较小，多是取材于某一具体问题，发表一下自己的意见、观点，总结一下做法；而科技项目研究题材内容则相对较大，需要成立课题研究小组，有时甚至要发动整个单位的力量来完成。

1.2 影响程度大小不同。学术论文发表在杂志上，只有订阅该杂志的人才能读到，能够产生一定的影响；科技项目则不同，尤其是重要的科技项目，通常研究结果会呈报领导审阅，为领导决策提供理论依据。有的研究成果转化为规范性文件，成为档案工作规范，影响一个地区档案工作的发展。如“档案安全保障体系建设情况调查研究”项目研究成果被河南省档案局采用，形成指导性文件《河南省各级档案馆档案安全评估标准》，指导全省档案安全保障体系建设的评估，对全省档案安全管理工作起到了积极的推动作用。

2 繁与简的不同

2.1 完成过程繁简不同。虽然论文与科研项目的完成过程基本是相同的，但繁简不同。一篇论文从选题、资料搜集、调查研究等到论证写出论文，其中有些过程可以简化或合并或省略。如写论文不需要立项。而科研项目则不同，其过程程序比较正规。首先要申请立项，经过主管部门批准才可以往下进行，项目完成过程中需要经过项目的选题、计划、论证、资料搜集、调查研究、数据分析，最后形成研究报告。

2.2 审查程序繁简不同。作为论文，投稿到杂志社，杂志社组织专家审查，经过初审、二审和会审，最后确定是否刊登，而有的杂志社只要审稿专家认为适合发表，发给总编，总编认为也合适，则直接刊登；档案科技成果的评审则相对严格，它要经过课题结项审查、档案部门推荐参加评审、对课题材料初步审核、评审会评审、评审结果公示、发文公布等程序。

3 多与少的不同

3.1 涉及内容多少不同。学术论文一般分为论点、论据、论证三部分的内容。即便有些变化形式大体上就是這些内容；而项目报告涉及的内容则相对较多，一般情况下项目报告分为工作报告、研究报告，技术类项目还要求有技术报告、测试报告等。

3.2 表现形式多少不同。论文形式单一，或公开发表在学术期刊上，或提交某专题研讨会上交流。而科技成果形式多样，既有对问题现象调查分析的调研报告，又有上升到理论层面的学术论文；既有来源于实践，用于指导实践的标准规范，又有实用创新的技术；既有来自学术、技术权威部门的技术鉴定，又有在实践中实验、应用的效果分析。

3.3 参与人员多少不同。论文作者大都是一人，合作者不多，即便有合作者，也是两个作者合作者居多。而科研项目则不是一人能够完成的，它需要成立课题组，课题组可以有三五人，也可以是十几个人。

3.4 提交材料多少不同。作为学术论文，一般只需论文本身即可，不需要更多的附加材料。科技成果需要提交的材料则较多。除了项目推荐书、工作报告、研究报告以外，还要提交项目的推广应用证明、计划任务书、项目结题证书，技术类项目还要有项目技术报告、项目鉴定证书、项目测试报告、项目查新报告，等等。

4 长与短的不同

4.1 篇幅长短的不同。论文一般在4000字左右，少的2000字左右，6000字已经算多的了。项目研究报告则较长，有一定学术价值的项目至少在1万字左右，多的几万字，一些重大研究项目甚至十几万字。例如，获得“2013年度河南省档案局优秀科技成果一等奖”的“转变档案行政管理职能研究”仅项目研究报告就达10万字之多。

4.2 完成时间长短不同。学术论文从构思到完成少的可以十天半月，长的也可能是半年，再长的话无论从新意还是时效性上就有可能打折扣。而一个科技项目，从立项到完成，再经过推广应用，至少需要一到两年的时间，有的项目经历时间会更长。例如，由河南省档案局完成的“档案安全保障体系建设情况调查研究”从2010年3月份立项到2012年12月份结题前后历时将近三年。

4.3 影响时间长短不同。学术论文被报纸杂志刊登后，在一段时间内为读者阅读、检索、借鉴，对读者产生一定的影响。而科研项目大多根植于档案实践中，研究成果也应用于实践工作，对档案工作产生的影响通常会有几年，有的则更长。

高校科技档案论文 篇7

关键词：科技档案,档案收集,档案管理,科研工作量,归档系统

1、高校科技档案和科技档案收集工作的x现状

高校科技档案是指高校承担的教学研究, 科研项目在执行过程中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体等材料, 它反映了教学、科研项目活动的全过程, 是科学研究深入进行和科技成果推广的基础。而科技档案收集工作则是将教师科研过程中形成的处于分散、无序状态的材料进行收集和整理, 也是高校科技档案工作的记述、基础和起点。但是, 由于高校中的很多教师对自己的科研成果没有引起足够的重视, 对项目档案原始材料的记录没有注意保存和管理, 因而造成了原始材料的失散, 项目负责人或以保密知识产权为借口不愿向科技处提交原始记录, 造成档案材料的收集残缺不全, 在著作、论文、奖励、音像制品等成果归档时, 由于这类成果涉及面广、名目繁多、量大, 造成归档工作难度大, 加上由于很多教师觉得归不归档对自己职称的普升不受任何影响, 因而不愿归档, 这样, 影响了高校科技档案的收集和数字化建设, 使科技档案资源没有充分记述和反映科研项目的活动全貌, 也无法反映一所高校的整体学术水平, 给科技档案的收集工作带来很大难度。因此, 在当前教师绩效评定中利用科研工作量的计算办法对教师科研工作量进行评定, 以促进科研成果的归档。将能改善高校教师不愿把科研档案归档这一现象。而如何将绩效工资评定与科技档案归档相结合, 是做好科技成果归档工作的关键, 为了达到这个目的, 我们首先建立起科研管理归档系统, 然后将科研工作量计算办法的信息, 做出数据库导入科研管理系统进行绩效评定, 给出合理恰当的评价分值。绩效评价分值是教师年终考核中的重要指标, 是与绩效工资挂钩, 这样做, 充分调动了教师支持科技档案收集的积极性, 从而建立了互动的、密切相关的和良性循环的科研档案管理长效机制。

2、确定科技档案材料的收集范围

确定归档范围的标准是:科技文件材料是否具有保存价值。凡是直接记录和反映本单位科技、生产活动的, 具有现实和长远保存价值的科技文件材料, 都应列入归档范围。为了把科技档案收集工作与教师的绩效评价结合顺利开展, 有的放矢地做好科技文件材料的收集工作。首先让教师了解他们应该记录、收集和上交的有关科技档案材料包括哪些, 以准确计算其科研工作量, 为绩效评价提供正确的分值。以我校为例, 我校科技档案归档材料的收集范围主要包括了项目类和成果类的档案归档材料。比如科研项目类的归档从申请到结题要经过三个阶段, 即准备与申请阶段, 立项与执行阶段, 结题阶段, 每个阶段都有形成不同的材料, 一般科技档案材料收集范围应包括行政文件和科技材料两部分, 行政文件, 由该项目所涉及的有关部门, 包括设备处、科技处、财务处、人事处等对项目进行管理所产生或掌握的具有行政性质的文件, 如项目负责人变更批复文件、处罚或奖励文件等。科技材料是项目负责人及其成员在项目研究中产生的科技资料, 包括立项申请、科技查新报告, 原始记录、结果分析、进展报告, 结题报告, 签订证书或验收证书, 发表论文著作等。行政文件与科技材料同等重要, 都有收全, 这两类文件作为一个有机整体, 共同记述和反映科研项目活动的全貌。又如成果类的归档:而科研成果类归档一般要经过4个流程, 即成果信息录入、提交纸质材料、科研管理部门审核、立卷归档等。 (1) 教师将自己的科研成果按要求录入科研管理归档系统。 (2) 教师把自己的科研成果录入归档系统后必须把成果的纸质材料提交到科技处以备审核。 (3) 科研管理部门通过纸质材料根据系统信息进行核对。 (4) 根据上交科技文件材料进行组卷。组卷应遵循科技文件材料的形成规律, 保持案卷内科技文件材料的有机联系, 便于档案的保管和利用。最后移交到档案馆。

由于教师的科研成果必须经过科研管理系统计算其工作量分值, 而工作量分值是教师绩效工资评定的主要指标, 教师把自己的科研成果录入管理系统作为绩效工资评定的依据, 是与他们切身利益息息相关, 因此, 他们非常认真对待, 积极主动协作做好每个环节, 这样, 利用教师绩效评定与科研管理计算办法结合科技档案归档。能使科技档案收集工作更加完整性和连续性。

3、科技成果归档系统与科研工作量的计算办法

科研工作量的计算办法我校科技处已设计应用, 计算办法是根据教师的各种不同岗位和工作量要求, 定出不同级别分值和百分制标准分计算公式, 然后分别按项目类和成果类的计算公式和参数进行总工作量的计算 (见表一) 。由于图表有4幅之多, 篇幅有限, 在此仅列表一, 以供读者窥豹一斑。再者, 本文只着重论述科技档案收集工作与教师绩效之互动, 以激发教师支持科技档案收集工作的积极性。

4、计算办法的要求

将科研工作量计算办法与科研管理系统有机的联系起来, 把科研工作量计算办法所覆盖的内容的相关数据库导入科研管理系统, 教师利用科研管理系统进行科技成果归档, 最后由科研管理系统计算出工作量分值。为教师年终绩效考核提供重要指标。以我校为例科研管理系统具备计算项目类和成果类的办法的相关数据库, 比如成果类具有CNKI数据库包括了所有期刊的信息、四年一版的核心期刊数据库、SCI影响因子数据库、被国外收录的三大索引数据库等。科技档案信息根据科研工作量计算办法中所规定的标准准确录入, 教师在使用科研管理系统进行成果归档时, 录入系统的数据必须准确、完整、规范, 才能保证系统自动计算出的工作量分值的准确性。比如在科研工作量的计算办法里要求500万元以内的项目参与计分的人数不得超过10人, 在归档系统录入姓名只需录入10人 (包括第十人) , 系统设定录入的10人为必填。同样的, 论文归档系统覆盖了所有期刊信息, 在使用系统时只需选择系统所提供的期刊名, 当某老师选择了系统的某个期刊, 系统会自动显示出该刊的刊号、是否核心刊等相关信息, 使用系统时选择的刊名必须准确, 系统计算的工作量才能准确。由于我校采取了科研工作量的计算办法与科技归档系统相结合的做法, 大大调动了教师们支持科技档案收集的积极性, 促进了科技成果的归档, 保证了归档原始材料的完整性和连续性。

5、要注意的几个问题

1) 要加强宣传, 提高教师的档案意识, 除了向他们宣传科技档案收集与他们绩效工资挂钩之外, 还要大力宣传档案法。通过校园网、讲座、座谈会等多种形式积极宣传《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》等相关内容, 使广大教师认识到国家规定的应当立案归档的材料, 必须按照规定, 定期向科研处档案室上交各种科技档案材料集中管理, 作为历史性文献或个人晋升的硬件材料, 通过宣传, 使科技档案材料形成主体, 教师们把档案收集工作自觉融入到行动中去, 共同把高校科技档案的管理工作推上规范化, 科学化的良性循环的轨道。

2) 建立科研成果问责制

科研成果负责人是原始记录的直接形成者和组织者, 如在项目研究中是档案材料的形成中起着核心作用, 因此, 课题立项查新之日起, 就开始向项目负责人定好问责制, 要他们负责整个研究过程中的所有档案材料的记录和收集, 并发简文通知:如果没有做好档案材料的记录和收集或上交的档案材料残缺不全的, 就不能计算绩效分值或减分的规定。项目负责人收集的档案材料包括:项目申请书、科技查新报告、《资助项目计划任务书》, 原始记录、《阶段性进展报告》、《结题总结报告》、成果类归档材料包括论文、著作、奖励的原件或复印件等。

科研成果负责人除了做好本身原始记录外, 还组织领导其他成员或合作单位成员进行原始记录, 科研得出成果后, 由科研负责人将全部建档材料整体上交科研管理部门, 然后由科研管理部门负责审核, 审核通过后科研管理系统即可自动计算各项标准分及个人所排名次的相应分值, 科研处所计算出的这些分值即可作为各部门及个人年度考核的一项重要指标, 并纳入绩效工资或个人普升凭证材料。

参考文献

[1]张宝玲, 李晓群.高校科研档案开发利用的影响及对策[J].科技档案.2007 (4)

高校科技档案论文 篇8

一、图书、情报资料和档案管理一体化的理论依据

图书、情报资料、档案本属同根所生。在古代、图书、情报资料、档案融为一体, 图书馆与档案馆同居一室。随着纸张的问世和社会生产和科技的发展, 档案、图书和情报资料才分别独立出来。图书主要以文字图像、公式、声频、代码等手段将信息知识记录或描述在一定的物质载体上。情报资料则是人类社会的一种信息现象, 其特征是较图书的传播更快捷。档案则是专指机关、社会组织和个人在社会活动中形成的, 作为原始记录保存备查的文字、图表、声像及其他形式的文件材料。就其本质而言, 三者都是人类记录、传播知识文化和信息的途径和手段, 它们在利用客体 (文献) , 加工处理内容 (知识、文化、信息) , 目的作用 (存贮、交流、传递) , 任务和服务对象 (管理和开发信息, 为用户服务) , 工作的方法及利用现代化手段进行管理诸多方面存在着共性和联系。图书馆学、情报学、档案学是知识信息管理的三大学科, 它们之间有着几乎共同的认识论、基础理论和方法论。随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需要, 对图书、情报、档案的利用越来越要求公开化、社会化。

随着人类社会的继续发展, 特别是信息时代的到来, 图书、情报资料和档案“各自为政”的局面很难适应新形势的要求。从理论上讲, 三者分离缺乏横向联系, 局限性大, 割裂了三者之间合乎自然规律的、不可避免的必然联系, 从各自的局部限制了三者整体效应的发挥。从实践上讲, 三者分离不仅不能更好地为用户服务, 而且会造成三者资源和人财物力的巨大浪费。因此, 三者的一体化是未来发展的必然结果, 它符合人们对三者的客观需求。但就象它们所经历的分离过程一样, 其一体化也将经历一定的时间和阶段, 而且今后的一体化将是经过螺旋式上升的, 三者之间联系更加密切, 服务更加完善, 管理更加科学的高层次的“联合”。信息和传媒的迅猛发展, 迫使这些学科向融合方向发展, 作为一种信息处理和服务工作的各学科和各专业之间的界限已逐渐被打破。20世纪80年代末以后, 随着档案工作现代化的进程, 尤其是科技信息时代, 利用现代信息技术实现数字化与网络化、海量化、缩微化、高速化、高智化、渗透化为主要特征的一体化管理是一个方向, 因此档案界提出档案与图书, 情报三者一体管理的可行性讨论。“图书、情报、档案一体化”可以理解为“使图书馆、情报机构和档案馆成为一体”。其中包含的意思就是联盟、组合、做同样的工作, 为同样的对象服务。当然, 这个整体的各种活动和目标应保持一致。经过这种联合, 不仅能够更好地发挥各自应有的功能, 而且将获得更高的综合效益。

二、图书、情报资料与档案管理一体化的实践意义

基于上述的理论依据和社会客观实际的需要, 图书、情报资料和档案管理一体化的进程已经在国内部分高校和社会有关部门悄然兴起。笔者拙见, 这种一体化在实践中的可行性能够看得见, 摸得着, 意义将是十分深刻的。

基于图书、情报资料和档案三者的载体、内容目的作用、任务和服务对象的相近或相同, 为它们的一体化提供了现实的可能条件。无论是读书、看情报、或是查档案, 人们的根本目的在于学习和利用。随着社会文明程度和科学技术的飞速发展, 人们特别是高校师生和管理者们对综合性知识和信息的需求越来越高, 这在客观上就要求三者的统一或一体化。否则, 人们将在利用这些知识和信息的过程中花费更多的时间和精力。有时甚至难以获得综合性的、正确的结果。如果图书、情报资料、档案形成了一个完整的和有机的整体, 这些现实的困难和问题不就迎刃而解了吗?这三者之间的密切联系和优势互补, 必将为利用者提供极大的便利。

档案、图书和情报资料在管理方法上的相同性为三者的一体化提供了现实的可能条件。众所周知, “档案”的形成在我国有着悠久的历史。“档案”一词我国最初源于清代, 当时将保存起来的文书叫做“档子”, 把处理一桩事件的有关文书叫做一“案”, 把放置档案的架子称作“档架”, 把每一格称作“档”。在图书和情报资料的管理中, 至今还在沿用“档架”, 即现今的书架、书柜等, 而且图书和情报资料管理工作中, 也和档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研及提供利用八大环节的内容基本相同。因此, 把图书、情报资料和档案管理形成一体化, 不仅不会给管理上造成麻烦, 相反还会给三者的科学、统一和管理提供良好的互补条件, 并可为开展这方面的研究工作创造更好的环境。

图书、情报资料和档案的一体化管理将避免人财物方面的浪费。就全国大多数高校而言, 目前三者的管理还在沿用各自的独立管理模式, 这样不仅在馆、室建设及管理设备方面耗费大量资金, 而且人员队伍逐渐庞大。一个院系、甚至一个部处都要搞一个文献资料室或档案室, 既要不断增加投入, 管理上又不能实现系统化和科学化。根据目前高校普遍存在的资金、人员、房屋和设备条件诸多方面的困难, 我们理所应当采取切实可行的措施和办法, 改变目前的不合理状态, 加快推进三者一体化的进程。谁在这个问题上认识得早、解决得好, 谁就会取得更多的主动权, 获得实际的经济效益和社会效益。

三、图书、情报资料和档案一体化的科学管理手段

根据国内外实践经验及发展趋势来看, 图书、情报资料、档案的一体化不仅是三者的简单归并或联合, 而是要求按系统工程的原理, 将三者有机地组成一个综合体, 建立整体的文献情报服务系统, 实现最优化管理, 获得最有效利用和最佳的社会经济技术效益。这就要求三者在一体化的过程中, 求大同, 存小异, 首先考虑全系统的科学化和一致性管理, 还要考虑到各自特定的管理要求, 例如图书、情报资料的开放程度较之档案要高, 因而在管理中应当有所区别。但就总体而言, 在管理手段上的科学化和现代化要求都是一致的, 比如用电脑自动控制整理编目和检索利用系统, 现代化、标准化的通讯网络系统等等。考虑到图书、情报和档案系统毕竟是三个庞大而复杂的系统, 信息技术条件下“一体化”提倡的不是一般意义上的简单融合, 而是一种数字化的网络环境下的融合, 即所谓虚拟图书馆、虚拟情报所和虚拟档案馆的融合。虚拟融合的可行性主要是因为随着科技的发展, 原来文献信息与载体之间“从一而终”的关系发生了变化。信息作为文献的本质属性和真正内涵, 已经摆脱了对载体的专一性的依赖关系, 开始实现信息自身的独立与自由。“现在重要的不是仓库和容器 (所谓图书馆、情报所、档案馆) , 重要的是装在仓库和容器中的物体, 仓库和容器是辅助性的工具, 而不是和物品统一为一体的不可分割的整体”。这种变化可以使信息从固定的“仓库”解放出来, 变成可以电脑和网络之间自由往来的精灵。这些精灵存在于新的馆库中, 利用网络技术, 将分布于不同地点的数字化图书、情报、档案信息资源以网络化方式加以互相连接, 提供及时利用, 实现资源共享。高速发展的信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业限制, 使得全方位的信息共享在技术上成为可能。网络型信息共享是资源共享的最理想模式。馆藏数字化信息资源的丰富与多样化, 存取异地信息的便利是虚拟馆库建立的立足点, 也为信息概念下的图书、情报、档案脱离其载体进行统一管理创造了便利。三者的一体化更有利于实现管理和利用过程的现代化, 从资金和人力各方面, 更有利于克服目前管理手段落后, 管理水平不高的局面。

协调和逐步统一图书、情报、档案机构在管理、检索方面不一致的地方, 组织编制和采用适合各系统使用的分类、著录、标引和检索的分类法、著录法、主题法及文献标引法, 争取达到规范化、标准化、以利于资源共享和现代化手段的管理, 加强网络和数据库的统一管理和建设。通过现有的网络平台, 建立图书、情报、档案的统一网站, 在各数字化馆的基础上实现有效的动态链接, 使其进一步公开化、社会化。

从具体的数字馆藏建设来说, 必须以统一的标准和规范为基础, 以数字化的信息为底层, 以分布式海量资源库群为支撑, 以智能检索技术为手段, 以宽带高速网为传输通道, 将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。除了包括将馆藏数字化的工作外, 还涉及到馆藏信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程。

综上所述, 图书、情报资料、档案的一体化管理在理论和实践上都有着深远的意义, 它代表了三者发展的必然趋势。有一位著名的社会预测学家告诫人们:“趋势就是奔腾的马, 顺着它奔跑的方向来驾驭就比较容易”。面对这个趋势, 我们必须抓住机遇, 因势利导, 加快推进图书、情报资料、档案一体化的进程。并希望通过这一进程为高校三种资源的科学管理和充分开发利用起到更加积极的作用, 产生更好的社会经济效益。

参考文献

[1]丁海斌.电子文件与电子档案管理[J].辽宁大学出版社, 2000.

[2]申琰, 李春霞.档案信息流动的能源站——浅析数字档案馆[J].档案学通讯, 2001, (5) .

[3]陈祖芬.档案、图书、情报一体化系统建设问题的探讨[J].档案时空, 2003, (02) .

[4]许萍.关于档案、图书、情报一体化的研究及实施现状[J].山东档案, 2000, (04) .

试论科技资料及科技档案的管理 篇9

关键词：科技资料,科技档案,管理

所谓科技资料, 是指前人在生产和科学活动中所记载的理论、实验方法、经验总结等, 而科技档案是指该单位中科技人员所记载的科学技术及劳动成果等, 其是一种特殊的科技资料, 该两者都具有能转化为物质生产力的共性, 在一定条件下, 其是可以相互转化的。该文对科技资料及科技档案的管理进行分析探讨。

1 科技档案资料管理的作用分析

众所周知, 科技档案资料是记载人类在改造和征服自然所获得科学技术的劳动成果, 其具有存储和历史鉴证的功能。在现代的科学技术中, 由于科技档案资料是提供科技情报信息交流的重要工具, 对于一个企事业单位的档案资料管理部门来说, 其拥有大量的科技资料、文献、科技档案及产品样本等资料, 在这些科技档案资料中, 不仅可以反映出同行所用的先进的科技成果, 也可以成为企事业单位科技情报交流的重要源泉。因此, 加强科技档案资料的管理是非常重要的。提高科技档案资料管理人员的业务水平, 在收集、整理和检查上, 应提高科技档案资料的管理手段, 从而有针对性地整理出企事业单位生产和科技活动所需要的情报信息[1]。

2 科技档案和科技资料的管理

由于企事业单位拥有大量的科技资料和文献等资料, 在信息时代下, 加强科技档案和科技资料的管理具有十分重要的意义。因此, 在科技资料及科技档案管理中, 应从收集、整理、设备技术、规章制度和服务措施方面入手, 下面对科技资料及科技档案的管理措施进行分析。

2.1 科技资料管理

(1) 资料收集。在科技资料收集中, 可以通过网上订购、现场收集、交换等方式, 根据企事业单位的实际情况收集相关资料, 例如:某检验检疫局通过建立基层单位资料室为本单位检验检疫工作服务, 收集的科技资料主要包括科技图书、技术标准及专业期刊等, 其主要通过科技情报部门、书店及网络查询等途径收集的。该检验检疫局每年通过实施专项资金进行各种期刊杂志、图书的购买, 并采用统一集中订购的方式, 将收集的资料储存于图书资料室。

(2) 科技资料分类。根据科技资料的来源, 可以将科技资料分为科技图书、专利文献、科研技术档案、电子信息产品、科学报告、会议文献及期刊等几类。分析该检验检疫局的图书资料室中各类图书整理, 据资料统计, 该图书资料室有各类图书3万余册, 其中, 各类科技期刊就有100多种, 中外文如:英、俄、德等期刊有50多种, 标准汇编有1万多册。该检验检疫局为了充分发挥馆藏文献的作用, 其将馆藏资料分为了科技图书、期刊、技术标准及网络查询下载资料等几类:第一, 科技图书, 以《中国图书资料分类法》为依据, 采用微型计算机进行分类、编目和排架;第二, 期刊, 分为专业期刊、检索性期刊, 将中外文期刊分开, 过刊和现刊分开, 对于过刊的处理, 按年度装订成册, 并分类存放;第三, 技术标准, 根据使用范围分为国家标准、行业标准、国际标准;第四, 网络技术, 图书资料室配置用于图书编目、资料检索和网络资料查询的微型计算机。

(3) 规章制度和开展咨询服务。为了保证图书资料规范, 建立了图书室管理制度, 同时也开展了咨询服务和馆际互借服务, 帮助科技人员及时查找所需要的资料, 通过办理大型综合图书馆和部分大专院校图书馆等单位的公用借书证, 不仅方便了科技人员图书资料的借阅, 也弥补了该单位图书资料的不足之处。

2.2 科技档案的管理

科技档案是按照本单位归档制度, 记录真实历史信息和劳动成果, 并集中保管的技术文件材料, 具有真实性、专业性、保存性的特点。科技档案具有现实使用价值、历史鉴证和长期工作考察的作用, 因此, 在科技档案管理中, 应注重资料收集、整理、保管和鉴定等方面的管理。分析科学技术研究文件材料档案的立卷范围, 主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果登记和奖励申报及推广应用等五个阶段, 其中, 在研究实验阶段, 主要包括原始记录、实验报告、技术标准编制、专利申请材料等内容, 在科技档案管理中, 只有确保了科技档案的内容质量和案卷质量, 才能保证科技档案管理到位。

因此, 在科技档案管理中, 应做好档案资料质量管理, 在科研档案立卷归档制度基础上, 第一, 做好归档前控制, 包括准备建档和进档的科技文件, 当科技人员申报科研指标项目和填写计划任务书后, 有科技管理部门对申报的文件进行审查, 注重重要材料的审查, 安排专门人员负责科技文件收集、整理、保存等工作, 以保证归档材料的正确性和完整性;第二, 归档时控制, 在资料档案归档管理注重, 一方面, 采用集体审查的方式对科技文件材料进行审查和鉴定;另一方面, 做好科技文件材料的归档整理, 尤其是科技材料的真伪鉴别、内容质量的鉴别和检查书写是否已符合档案要求, 安排专业的专家鉴定委员会对科技文件材料进行审查和鉴别, 由于科技档案的专业比较广泛, 技术也较复杂, 为了方便技术领导及专业鉴定委员会审查和评价, 也可以采用科技成果查新检索, 以保证科技档案的质量;第三, 反馈控制, 档案管理部门安排专业人员对科技文件档案进行检查和评价, 若发现科技档案有问题, 应及时纠正, 使科技档案更富有成效性。

3 结语

随着生产技术和科学工作的不断发展, 各行各业都实现了大量的科技成果, 为了有效记载该单位科学技术的劳动成果, 做好科技资料和科技档案的保存和管理是非常重要的, 充分利用计算机技术来加强科技档案与科技资料的管理, 做好科技资料与科技档案的收集、整理、保存和归档管理, 使科技资料和科技档案有效转化为物质生产力。

参考文献

[1]孙晶.浅谈加强科技档案管理服务于工程建设的有效途径[J].科技致富向导, 2013 (18) :312.

[2]韩秀丽.加强企业科技档案管理[J].科技致富向导, 2013 (23) :118.

[3]闫宝霞.浅谈信息时代科技档案管理工作[J].黑河学刊, 2013 (2) :175-176.

科技工作者同科技档案的关系 篇10

一、科技工作者离不开科技档案

积累、形成、珍视科技档案是科技工作者的光荣职责;开发、利用科技档案是科技工作者的基本素养。

科技工作者所从事的科学技术研究、科学技术试验、生产实践、科学技术总结、科学技术理论的形成,其形成的全部材料,经过归档程序,就是科技档案。科技档案不论就其内容,还是就其形式都是科技工作者完成的。没有也不可能有科技档案不是科技工作者参与完成的,这就是说科技档案是科技工作者智慧的真实记录,所以积累、形成、珍视科技档案是一致的,都是科技工作者的光荣职责。全国著名的引滦入津工程,是众所周知的,从事这项工程的科技工作者们,不但保质保量地完成了这一大型工程,同时也完成了一套齐全、完整、系统的科技档案,他们完成勘测设计档案1021卷,竣工档案2008卷。据有关材料不完全统计,引滦工程竣工之后的仅三年时间里,这套齐全、完整、系统的科技档案先后被有关部门调阅利用300余次,发挥了很大作用。这是科技工作者积累、形成、珍视科技档案的一面。而另一面,科技工作者的活动不能不借助于他人的经验,不能不参考科技档案,正如马克思所说:科技劳动是部分地以今人的协作为条件,部分地对前人劳动的利用为条件。

科学技术史上,大科学家牛顿就说过,如说我看得远,那是因为我站在巨人的肩上,牛顿运动的三定律就是在参考了伽利略的一系列力学实验基础上建立起来的。门捷列夫发现化学元素周期律是在德国人多内赖纳(1780-1849)对50种左右元素中的15种三个一组分为五组的分类启发下,在英国化学家纽兰兹(1837-1898)八音律借鉴下,在已发现63种元素的基础上才创立的,如果没有这些科技材料,就不可能发明出元素周期表。马克思撰写资本论,解释了资本主义发生、发展的规律就是靠英国博物馆提供的材料完成的。科技档案中存在的很多信息是其他材料代替不了的。同时信息如果不利用就一钱不值,科技档案的价值就在于它被利用。就是说科技工作者要善于开发和利用科技档案。

二、提高科技工作者的档案意识是搞好科技档案的先决条件

科技工作者应该充分了解和认识科技档案的历史地位、作用性质,不断提高科技档案归档意识,这是做好科技档案工作的首要和先决条件。这是因为科技档案产生于科技工作者的活动之中,如果科技工作者的档案意识薄弱,不去积累、形成、珍视科技档案,那就无从去谈科技档案工作了。所以科技工作者必须不断增强档案意识。

档案资源是国家最为宝贵的财富之一,这笔巨大的精神财富,是孕育我们民族文化和民族文明的源泉之一,它已经并且继续对中华民族的历史进程产生不可估量的巨大影响。科技档案是国家档案信息资源中不可缺少的重要组成部分。科技档案是继承、延续和发展科技文化的一种重要载体;是现代社会科技发展不断进步的必要条件;是科技工作者在科技研发工作中总结经验、吸取教训的凭证;也是科技人员之间相互交流,相互学习的方法和手段。科技档案本身的这些属性说明,在科学技术日新月异的今天,科技档案是科学技术资源信息储备的强有力手段。做好科技档案的管理工作,对于国家可以更好地发展科技文化事业,对于企业厂矿则可以创新工艺和技术,提高产品质量,从而保持市场竞争力,无论从国家民族角度还是从企业生存发展角度,做好科技档案工作都有着特殊而重要意义。这就是说科技档案的性质决定了科技档案的历史地位。

从档案工作来看,档案工作的好坏标志着一个国家,一个民族的文明程度;领导者重视档案工作的程度,代表着领导者科学文化水平的高低;一个科技工作者档案意识强不强,标志着科技工作者的科学态度,全国人大常委会原委员长万里曾经讲过:“要延续人类的历史,继续人类创造的文化、科学、技术,就必须重视档案工作。”他还说:“哪个党委,行政领导,技术人员不重视档案工作。就不像搞四化的样子,至少是文化水平低。”党和国家一贯重视档案工作,党中央国务院1985年就明确要求把档案工作作为一项事业列入国民经济和社会发展规划。就是因为档案在推动历史前进的过程中起到了重要作用。但是,还不能说大家都重视了档案,都了解了档案工作,在档案工作时间中,还有相当一部分人特别是还有相当一部分科技工作者和科学技术人员,对档案还缺乏了解和重视。他们往往重视科研课题、产品、设计等项目的硬指标的研究成果,却忽视或不重视科技档案资料的积累、形成和立卷归档工作,他们认为档案工作不那么重要,无关紧要。他们之所以不重视科技档案和科技档案工作,其原因是多方面的,有主观原因,例如,一些科技工作者把自己的科研成果视为自己的劳动结晶,倍加珍惜,对档案馆保管科技档案的能力和保密性认识不足,认为自己保管这些科技资料更利于以后课题的研究,因此不愿上交归档。还有一类科技工作者对档案价值、性质、作用不了解,他们没有把建立科技档案视为科技工作者完成科技工作之后必须完成的分内之事。他们把主要精力放在攻克科研课题上,不重视对科研材料的归档,不愿意腾出时间和精力放在科技档案材料的归档工作上,即使碍于行政规定的要求归档了,也是归档的不够认真,出现归档材料遗漏、丢失、不系统的现象。科技工作者不重视科技档案归档工作也有客观的原因,例如,社会公众档案意识不强,科研部门对《档案法》《科学技术档案工作条例》等档案法律法规重视不够,缺乏依法治档的观念。因此,做好科技档案工作,必须从提高科技工作者自身的档案意识入手。

党中央、国务院指出:“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业,是党和国家各项建设事业必不可少的环节。”1987年《档案法》颁布,标志着我国档案工作走向了一个新阶段。新中国的档案事业发展很快,2010年据中央档案馆统计,到2009年底,我国共有各级各类档案馆3987个,保存有各类档案资料3亿多卷(件)。同时,一个多门类、多层次、多载体科技档案管理体系已经形成。

我国档案事业的发展是适应改革开放发展形势的迫切需要,不是由谁的主观意愿所决定的。科技档案是一种社会事物,来源于企事业单位、社会组织以及个人等社会主体,科技档案所保存和管理的是上述主体在从事生产基建、科学研究或管理工作的过程中所形成的对国家和社会有参考利用保存价值的文件材料。科技档案应该由国家集中统一保管,这是我国《档案法》的明确规定。科技档案工作做得好,归档及时、完整、系统,保管科学规范,则会给科技工作者的科学研究、人们的日常生活带来无限的有力帮助;如果科技档案工作做得不好,科技工作人员日常归档不及时、不完整、不系统,从而科技档案质量差,结果就会造成科技档案的参考利用价值大打折扣,无助于科技工作人员后续的科研工作,甚至对普通百姓的生活也会造成严重后果。下面,仅举几个例子说明一下科技档案的重要价值和作用。

1985年6月12日凌晨,湖北省境内新滩镇发生过一次特大滑坡事件。顷刻之间,整个新滩镇被推入长江,但全镇1371名群众无一伤亡,这是为什么?这是因为科技人员利用多年来积累的50多万字档案材料及有关历史资料,实地勘察、调查,及时作出准确预报的结果。

新疆石油管理局油田勘探开发研究院档案室,在百口泵油田勘探开发会战中,主动提供地质档案600多卷,使地质工作者据此进行扩大勘探,发现了56.5平方公里的含油面积,储量可观。这是档案工作做的好,积极的一面。

另一方面,由于档案意识不强,不重视档案工作,无视档案的信息作用而大吃苦头的教训也不少。如:广东省科学院曾经研制出一种电子水平仪,在全国评定会议上,该电子水平仪被评为最好产品,其中有几项技术参数已经达到国际同类产品指标,但当时未能投产。近年来决定投产,由于当初没有归档,材料散失,不得不重新试验,补充数据,不仅迟迟不能生产,而且造成人力物力的极大浪费。

这样的教训还不引起我们科技工作者的重视吗?笔者认为,科技工作者没有理由更不应该不重视科技档案和科技档案工作。

三、科技工作者应具备科技管理素质

科技工作者在从事科学研究等活动中善于积累、形成、珍视科技档案,这是科技人员管理素质问题。管理素质也就是科学态度的问题。

从管理学角度来讲,无论是在厂矿企业、科研院所还是在城市建设部门、高等院校,科技档案都是它们工作的一部分。总之,各项工作都有个管理问题,科技档案管理也是科技管理的一部分。

厂矿企事业、设计、研究等单位的科技管理主要是指科技成果的管理。对于厂矿、企事业、设计科研单位而言,他们的科技成果大多可分为两部分:一部分是生产出合格的各种产品,完成达到质量标准的某项工程项目,或者是完成具备一定水平的科研成果等;另一部分则是研发设计生产这些合格产品、标准工程、科研成果的过程中产生的设计图纸、实验记录、计算数据、技术鉴定、研究报告等材料,这些材料即是科技档案。对于厂矿、企事业、设计科研单位而言,这两个方面的成果是兼得的,都是科技工作人员付出辛苦劳动取得的。无论是成型的合格产品、标准工程、科研成果还是系统完整的科研材料,都是科技工作的一部分。科技档案本身具有一种潜在的生产力,其归档的完整性、系统性和准确性具有非常重要的作用。无论是产品、工程项目的使用、日常维护或者是日后的再生产、重修,还是科研成果涉及的推广、应用或者日后的改进、提高,都需要有完备的科技档案作为其良好的技术基础才行。在生产基建、科学研究工作中,只有既保证产品、成果质量又保证了科技档案材料留存的系统、完整,才能说科技工作是成功的,否则,则是不全面不完善的科学工作。这就要求科技人员不但要有严谨的科学态度对待科学研究工作,还要有严肃认真的管理素质对待科技档案的问题。

综上所述,科技工作离不开科技工作者的辛勤劳动,而科技工作者的每一分劳动、每一滴汗水都是科技档案的源泉。科技工作者如果万分珍惜和重视自己的劳动成果,那么就应该同样地重视起科技档案资料的归档工作。科技人员档案意识强弱会影响到科技档案的归档质量。科研部门必须重视这一问题,按章办事,保证科技文件的来源系统、完整,只有这样,科技档案管理工作才能实现规范、科学管理。

参考文献

[1]王军,蒋怡.试论档案意识薄弱的原因及对策[J].新疆教育学院学报,2003(3).

[2]贺玲.高校科技人员档案意识薄弱的原因及对策[J].兰台世界,2006(5).

[3]吕春华.科技人员的道德规范[D].大连理工大学,2006.

科技档案管理模式优化创新 篇11

关键词：科技档案；创新；管理

一、科技档案管理的现状

（一）管理模式落后

目前许多的在档案的管理上还仅仅限于对于档案文本的收集、整理和应用上，忽略了现在科技所应该具有的数字化、图像化以及网络化的管理，以至于许多的科技管理部门所保存的档案根本起步高加快生产的作用，由于信息的缺失，这些档案不可能用做借鉴或是共享。没有认识到科技档案管理的重要性、必要性和紧迫性，这导致了这些在科技档案管理上的停止不前，传统的科技档案管理体制已经不能在试用了。

（二）科技档案的管理意识不强

许多的对于无法让他们看到既得利益的科技档案采取了忽视或是轻视的态度，认为科技档案及无法获得与其相关的管理费用、人员安排所相当的经济效益；而且由于科技档案种类以及数量上的庞大数字使得一些相对较小的根本就分不出人手来对科技档案进行有效的管理。

（三）服务方式落后

一些平时很难用到一些先进的电子网络数码设备，只能简简单单的编制档案的目录和标题，无法使用网络将自己的成果与他人一起交流，只等着客户上门，被动的等着有人将档案送来或是借阅。

（四）专职人员的缺少

许多的在发展壮大的时候都会为了节约成本而采取改革或是大幅减员，这个时候，档案管理员这样在外人看来整天只是坐在档案室里喝水看书的职业必然成为了首当其冲的人。大多数的档案管理人员相当的少，甚至只有一个人，还可能是其他办公室的人员调过来兼职的。这些人没有受过正规的档案管理的培训，应付一下日常的文件资料还是可以的，但面对科技档案的具体工作时，常常力不从心无法在对其进行精细的划分及加工。

二、科技档案管理的创新

在面对新的形势、新的任务、新的挑战面前，档案管理部门只有在思想观念上、组织机构上、管理模式及管理方法上、服务方式和手段上敢于创新勇于实践，才能将科技档案的管理工作做好。

（一）思想观念需要创新

科技档案部门一定要具备高瞻远瞩的创新型思维，与时俱进、转变观念、要有组织有规划的有条不紊地进行科技档案信息化建设，积极开发科技档案信息资源，及时并全面的为的科研项目出力。科技档案的资源开发首先就要研究和熟悉该所有的科技档案资料，包括科技档案的种类、时间、数量、载体、机密等级等等，甚至一些科技档案的内容和是否完整都要一一了解，特别是针对那些内容重要、利用价值高的档案，更是要做到了如指掌，如数家珍。

（二）组织机构的创新

在档案的管理机构上，应该设置专门的科技档案室，并且配备先进的设备以及专业的档案管理人员，建立并完善的档案管理工作规章制度，将科技档案的管理作为一项重要的内容紧抓落实。在科技档案管理人员的建设上，大力的引进档案信息化、计算机应用等专业的人才是必不可少的；同时对引进的人才进行再教育，加大专业知识的积累，开展培训加强计算机的实际应用，不断地提高科技档案管理人员的知识水平及业务能力，同时提高科技档案管理者的待遇及地位以增加人员的凝聚力。从而使得科技档案的管理向着技术创新型迈进。

（三）管理模式及方法上的创新

对于的科技档案而言，档案的安全及完整是其管理的一个重要工作，因此必须加强管理和保存工作。在传统的保管方式的基础上，可以采取一定程度上的管理模式的创新，如利用互联网信息技术建立资料数据库等。除了对于科技档案管理进行防治措施外，还要加强科技档案的保密工作，对其施行严格的保密措施，防止因为科技档案管理工作的疏忽导致重要科技档案出现泄密的情况，应对一些重要的档案资料进行加密，纸质性质的档案也应该存放到保险柜中，电子文档应存储在没有连接互联网的电脑中加密保管，防止网络黑客进行入侵。

（四）服务手段和方法上的创新

利用局域网，将科技档案的查询提供给各部门员工，在内部网络上建立相关主页，如科技档案资料信息等主页，主页内容应该包括部门机构、档案法规、档案查询、档案目录等，同时，内部人员通过档案查询服务功能可以根据所需档案的名称、目录编号或部分内容查询到所需的档案的全部内容。科技档案管理人员能赢切实做好内部网络用户的注册、核实和监督工作，用户身份核实后可以根据权限进入系统内部，查找科技档案相关内容和目录或查阅电子档案。

三、小结

由此可见，科技档案的管理创新，切实的管理好的科技档案对于的发展具有十分重要的意义，它不仅可以维护科技档案的安全性和保密性，切实保护机密和利益，对开发的生产潜力，增加的经济力量，加强的科技创新能力有着非常明显的提高，同时还能提高的现代化、科学化、创新化建设，提高整体的管理水平。因此，从长远的角度来看，科技档案管理模式的优化和创新，对于的持续、长远发展有着重要的现实意义和经济意义。

参考文献：

[1]王黎平.构建集团档案工作的网络化管理平台[J].中国档案，2005（11）.

[2]罗冠.透视档案信息化[J].中国档案，2003（12）.

[3]姜永常.论知识服务与信息服务[J].情报学报，2001（5）.

[4]胡晓霞.新形势下加强科技档案管理工作刍议[J].机电兵船档案，2008年第3期.

高校科技档案论文 篇12

科技档案编研是通过对科技档案的分析、研究、选择,按照一定的题目来进行加工、编排、组合、汇集的工作,编制出各种参考资料或专题著述。科技档案编研是科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节。依法做好科技档案编研工作是科技档案部门的一项法定义务,也是科技档案管理部门义不容辞的责任。随着我国现代化建设和科学技术的发展,科技档案文献以前所未有的速度大量产生,如何做好科技档案编研工作,提高科技管理水平,不仅是档案管理人员的责任,也是科研管理人员面临的课题。本文以1989年—2011年科技档案编研产出为基础,就科技情报机构科技档案编研现状进行分析研究,找出问题,提出建议。

1 科技档案编研的意义

(1)科技档案编研是开发科技档案信息资源的一种重要手段。

档案工作的最终目的是提供利用,科技档案编研工作是档案部门提供科技档案利用服务的有效方式,也是提高科技档案利用的一个重要途径,是科技档案管理工作从档案实体管理向档案信息管理的转变。

(2)科技档案编研是促进科技档案发展的有效途径。

开展科技档案编研工作是加强档案业务建设的重要一环。积极开展科技档案编研工作,根据科研院所工作需要,将各类无序零散的科技档案信息进行有序、系统提炼整合,创作出具有针对性、完整的专题编研作品,方便利用者查询,是完善档案自身建设的重要环节。

(3)科技档案编研是为科研管理提供及时、准确信息服务的重要方式。

科技档案编研工作在科研管理工作中起着重要的参考和借鉴作用,不仅为领导决策、为科研管理提供借鉴,而且为科研人员提供服务。随着科研人员及管理人员档案意识的增强,他们在工作中查找档案信息的意愿不断增强,这就对档案编研工作者提出了更高的要求。敏锐捕捉本单位工作重点,及时编研出为科研及科研管理服务的科技档案编研材料,将有助于提升科研院所科研管理水平。

2 科技档案编研工作现状

2.1 科技档案编研法规体系初步建立

经过多年的努力,我国科技档案法规体系业已基本形成,它是以《档案法》和《档案实施办法》为核心,以科技档案行政法规和行政规章为主体,包括其他有关科技档案法律规范的一个有机整体。我国的档案法律法规历来重视档案开发利用的制度规范,对档案利用、编研工作做了明确的规定,为档案编研提供了法律保障。《中华人民共和国档案法》第二十三条规定,“各级各类档案馆应配备研究人员,加强对档案的研究整理,有计划地组织编辑出版档案材料,在不同范围内发行。”《科学技术档案工作条例》中第十三条规定,“科技档案部门应当及时地提供科技档案为科研、生产、基建等各项工作服务,并编制必要的检索工具及参考资料。”《科学技术研究档案管理暂行规定》中提出,“各单位的科技档案部门要加强科技档案的信息加工工作。”《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》中第五条提出了开发利用科技档案信息资源的不同情况、条件以及采取的不同形式,就科技档案的开发利用在开架阅览、信息加工提供做了具体的规定。由此可见,我国科技档案编研法规体系已经建立,凸显了科技档案编研在档案资源开发利用中的重要地位。

2.2 科技档案编研的研究工作相对活跃

(1)专著。

科技档案编研学是档案文献编纂学的一个分支科目,同属应用学科。这一分支科目的研究虽起步较晚,但科技档案编研学著作异军突起。1988—2000年期间,科技档案编研著作陆续出版,为科技档案编研工作的开展提供了理论基础。1988年4月,由航空工业部温学志、潘齐靖编著的《科技档案编研学基础》问世,它是为适应科技档案编研工作的需要而编著出版的第一部科技档案编研学著作。1991年8月,由杭州大学徐绍敏编著的《科技档案编篆工作》出版,它是我国第一部由地方高校编著出版的科技档案编篆学著作。1993年3月,由北京联合大学贺真、沈永年、宫晓东等主编的《科技档案编研的原理与方法》出版,它总结了科技档案编研工作的实践经验,揭示了科技档案编研工作的规律,系统阐述了一系列反映我国科技档案编研工作特点的理论与方法。2000年由中国人民大学宫晓东、贺真、张越主编的《科技档案编研》出版,成为全国高等教育自学考试指定教材。

(2)学术论文。

笔者以“科技档案编研”为主题检索万方数据知识服务平台、维普信息资源系统在1989—2011年间发表的相关论文共80篇。如图1所示,发文数量呈震荡上升趋势,2011年达到峰值,但从发文的绝对数量来看,平均每年发文不到4篇。如图2所示,核心期刊发文16篇,占总发文量的20%。如图3所示,1989—1999年间发文量为24篇,核心期刊发文9篇,占总发文量的38%;2000—2011年间发文量56篇,核心期刊发文量为7篇,占总发文量的13%。从发文主题来看,1989—1999年为起步期,发文数量虽少但质量相对较高,同期出版科技档案编研学著作的作者如沈永年、贺真、徐绍敏分别撰文,发文主题大体有以下几类:论述科技档案编研工作的有沈永年的《科技档案编研管窥》;论述科技档案编研合法性、科学性的有贺真的《科技档案编研工作的合法性原则》、《运用现代管理技术和方法提高科技档案编研的科学性》;论述科技档案编研成果的有徐绍敏的《科技档案编研工作层次及其成果类型》。这一时期的论文涉及的理论性较强,编研实践活动欠缺。2000—2011年为发展期,发文数量呈逐年上升趋势,从发文主题上大体有以下几类:论述科技档案如何进行联合编研的有王润莉的《联合编研室科技档案编研工作的发展之路》;论述科技档案编研选题的有陈娴的《略论科技档案编研选题》;论述档案编撰学著作述评的有张关雄的《档案文献编篆学著作(1981—1999)述评》;论述如何提高科技档案编研质量的有慕翠峰的《如何提高基层档案室科技档案编研质量》;论述如何做好科技档案编研工作的有王林的《试论高校科技档案编研工作的发展趋势》。这一时期的论文涉及的范围更加广泛了,但深度不够,总体看,谈科研档案编研理论多,谈编研实践少;重复研究居多,创新研究偏少。

如图4论文作者分布情况所示,企业占38%、科研院所占31%、大学占23%、档案馆占8%。这表明科研院所对科技档案编研研究落后于企业,在科研院所中,未出现以科技情报机构为第一作者身份发表科技档案编研方面的相关论文,这说明科技情报机构在科技档案编研研究方面处于落后状态。

(3)国家社会科学基金资助项目。

笔者从10多年来国家社会科学基金对档案研究资助项目分析得出:1993—2011年期间,国家社会科学基金资助的与档案研究相关项目共计38项,其中涉及档案开发利用方面的项目10项,占总项目的26%,但从研究内容来看,未涉及科技档案编研研究,且从历年指南发布情况来看,均未涉及到科技档案编研。由此可见,科技档案编研研究尚属空白状态,无论是国家级基金立项还是相关人员的研究方向都忽略了这方面的研究。

从以上分析得出,近几年科技档案编研学著作出版缓慢,相关学术论文在质量上略显不足,国家级基金项目缺乏对科技档案编研立项。科技档案编研是图书情报专业的一部分,它的发展离更不开编研实践,那么科技情报机构科技档案编研工作开展得如何呢?

2.3 科技情报机构科技档案编研现状不尽人意

科技档案编研工作是档案全过程管理中的重要环节,目前在科技情报机构内科技档案编研与科技档案管理工作相脱节现象十分普遍,人们对科技档案编研的认识还只停留在每逢本行业本单位重大纪念活动时编辑一些纪念文集或历史资料,如中国科学技术信息研究所在成立40周年之际编辑出版了《中国科学技术信息研究所大事记》,在科技信息事业及建所55周年之际编辑出版了中国科技信息事业55周年(综合卷、行业卷与地方卷)以及中国科技信息事业55周年纪念画册;在建所50周年之际安徽科技情报研究所出版了《祝贺安徽省科技情报所建所50周年》宣传画册。这些编研材料多以时间为主线,记述了我国科技情报机构历史沿革、重要事件以及所取得的成就,从某种意义上说是一种编研成果,但还很局限,且时间跨度较长,不能满足科研管理工作的需要。目前科技情报机构内科技档案编研工作存在问题如下:

(1)科技档案编研未纳入科技档案管理工作职责。科技档案编研是科技档案管理中一项专门的业务工作,长期以来被边缘化。高校档案编研已纳入了科技档案管理职能,2003年高校档案信息化建设高层论坛暨第五次学术研讨会上提出建设服务主导型的数字档案馆,即馆藏数字化、传播档案信息网络化、在线编研系统化等新理念。2008年8月,教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第八条明确规定高校档案机构管理职责之一:“编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源。”这一规定成为高等院校落实国家档案编研工作法律法规的具体措施。上海交通大学于1994年率先成立档案编研室,其他高校也纷纷建立了档案编研机构,高校档案编研地位得到不断提升,编研作品层出不穷,档案编研也成为评价高校档案工作优劣的重要指标。相比之下,在科技情报系统,2001年8月,中国科学院国家科学图书馆才开始负责档案馆藏的提供利用工作,建立了档案信息管理系统、检索系统和服务网站,实现了归档管理、综合利用、统计编研、信息发布。而其他的科技情报机构未设立专门的档案编研部门,科技档案编研工作也未纳入科技档案管理职能,无论在法规建设还是在编研成果方面均落后于高等院校。

(2)科技档案编研环节的缺失阻碍了科研管理工作的发展。科技情报机构在运行中从事着大量的科学研究活动,在面向领导的战略性、前瞻性、预测性的信息分析研究过程中承担着国家级、省部级、横向等研究项目,所产生的大量科研文件及科研成果为科技档案的开发利用提供了强大的物质基础。然而这些科研档案分散保存在档案室中,未著有系统性的科技档案编研材料,在科研管理中特别是在组织对外宣传资料为领导提供决策时缺乏准确的依据,常常凭印象去查找松散的科研档案信息,给科研管理造成诸多不便,增加了许多重复劳动,科研管理效率大大受到影响。定期将松散的科研项目档案信息编研成有利用价值的材料,是目前科技情报机构科研管理部门应当亟待解决的问题。

3 加强科技情报机构科技档案编研工作的建议

我国的档案编研工作有着悠久的历史,科技档案编研也有着20多年的发展史,然而科技情报机构的科技档案编研工作还处于分散的、自发的无计划的状态,为此建议:

(1) 完善基层科研档案管理办法。科技档案编研是档案法律规定的基本要求,作为开发利用档案资源的重要形式,科技档案编研工作一直是国家档案法律法规中的重要组成部分,国家行业法规对此作了明确的规定,建立健全机构一级的科技档案编研管理制度,是落实科技档案编研法规具体化的体现。各级科技情报机构应根据国家科研档案开发利用条例,结合自身情况制定修订科技档案管理办法,将科技档案编研的职责以制度的形式确定下来,并制定科技档案编研工作守则及工作程序,使科技档案编研的法规精神体现在各项管理工作之中,形成国家、行业及机构三级科研档案编研工作体系,进一步保证科技档案编研法规化实施。

(2)加强对科技档案编研工作的监督。1980年,国务院批准的《科学技术档案工作条例》再次重申了“科技档案工作必须按专业实行统一管理”。科技界管理层应加强对所属单位科技档案编研工作的监督指导,并纳入档案工作考核体系中,有计划、有组织地开展科技档案编研培训,推动科技情报机构科技档案编研工作的开展。

(3)科技档案编研应纳入科研管理当中。加强科研管理必然要求强化科技档案的管理。科研管理是对科学技术和生产的人、财、物、事进行计划、组织、指挥、控制和协调,科技档案伴随着科技活动产生的一系列信息资源是继续进行科技、生产活动的必要条件,科技档案编研则是以科技档案为主要研究对象,按照客观需要加工整理成的各种编研成品,为领导、科研管理及科研活动服务。因此,科技档案编研是科研管理的重要环节,这一环节必须放在突出位置。科技档案编研应适应信息时代的客观要求,真正满足科研和其他各项管理工作需要。科技情报机构科技档案具有综合性、专业性和成套性及现实性特点,对这些带有自身特色的档案与科学研究和科研管理工作联系紧密,这就需要我们根据科研管理工作需要捕捉热点、切入学术前沿,编研出如本单位承担的《各类国家级科技计划项目研究成果》汇编等材料,及时为科学研究及科研管理提供服务,发挥科技档案信息条件作用。

(4) 加强科技档案编研理论研究。科技档案编研是一门实践性很强的学科,从诞生之日起它的发展更多地体现在其编研作品中,因而我们习惯于从档案编研作品的角度审视科技档案编研的实践活动,但是,如果档案编研工作要想升华,还需理论指导。国家社会科学基金在每年发布立项指南时应考虑增加科技档案编研方面的内容,引导相关人员重视这一学科的研究。科技情报机构研究人员应加强对科技档案编研学这一分支学科的研究,为科技档案编研工作实践提供更多的理论指导。

摘要：阐述科技档案编研的意义,以1989—2011年间科技档案编研产出为基础,就科技情报机构科技档案编研现状进行分析,研究得出:近来科技档案编研学著作出版缓慢;学术论文的质量略显不足;国家级基金项目缺乏对科技档案编研立项的关注及研究;科技情报机构科技档案编研现状不尽人意。针对完善基层科技档案管理办法、加强科技档案编研工作监督及加强科技档案编研实践和理论研究方面提出了积极的建议。

关键词：科技情报,科技档案,编研,现状

参考文献

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[2]孙大东.我国高校档案利用问题研究综述[J].档案管理,2011(3):46-48

[3]徐建龙.浅谈科技档案编研工作[J].档案时空,2003(6):29-30

[4]张关雄.档案文献编纂学著作(1981—1999)述评[J].档案学通讯,2001(2)):20-23

[5]孙晓燕.科技档案信息资源开发与利用[J].科技管理研究,1997(6):27