高校学籍档案

高校学籍档案（精选12篇）

高校学籍档案 篇1

在高校中, 学生学籍档案是高校档案馆 (室) 馆藏中, 区别于一般政府、企事业单位和社会机构所特有的一类档案。2008年《高等学校档案管理办法》由教育部和国家档案局颁布并实施, 新增的学生档案成为高校档案实体分类的第十一大类档案, 包括有报考信息、党团与思想品德等方面表现考核信息, 学习成绩奖惩和毕业设计 (论文) 等几个方面, 这是个人人事档案材料信息;在公共教学档案中还一部分学籍档案信息, 包括高考录取名册、在校期间理论与实践技能的考试和考核的所有成绩, 学术论文及答辩材料等, 当然还包含学籍处理、异动变更以及最后取得毕业学位证书和就业派遣等信息.学生学籍档案是大学生学校生活、学习的真实记录, 是个人成长黄金期各方面表现的真实记载, 反映了大学生人生成长和进步的轨迹。

一、学生学籍档案的利用特点

1、学生学籍档案利用数量呈不断稳定增长趋势

改革开放三十年来, 国门打开, 出国留学、工作、交流访问甚至移民的毕业生逐渐增多;本科、硕士和博士学生不断扩招, 从数量上不断增加。另一方面, 社会需求也不断增加, 就业市场由招统分工作到毕业生和用人单位双向选择;使得毕业生在找工作、考研、报考公务员和事业单位等, 出国留学、交流合作办学等各方面对学生学籍档案信息查询量大量增加, 社会上假学历、假学位的泛滥, 要求学校以官方名义出示高考证明、成绩单 (包括英文成绩单) 、毕业 (学位) 证明等情况占据了档案馆 (室) 查询利用的半壁江山。笔者统计了最近十一年本校学生学籍档案利用的数量的统计如下:

从统计看出, 近十一年来, 除受经济形势和就业趋势影响, 出国留学毕业生逐步增长, 并数量相对稳定;国内需要提供成绩单和毕业证明等信息, 呈爆炸式增长态势。兄弟院校情也大体相当, 相差不多。

2、重“藏”轻“用”, 重“保管”轻“开发”, 高校档案利用、信息服务模式老化现象较突出

多年来, 通过对学生档案的利用服务工作的了解发现, 很多学生对档案馆的了解是, 感觉它是一个“机密”所在, 敬而远之, 只有就业、考研或出国、补办毕业学位证时才来这里。另外, 学生入学, 档案入柜, 只要不丢不损, 就算完成任务这种想法在很多档案人员脑中是固定模式, 主动服务意识差, 习惯于传统手工查阅模式等, 这也是一个较普遍的做法。

3、学生学籍档案的信息程度较低, 信息化管理手段也相对较落后

学生档案多以手工填写, 纸质载体为主, 有些信息还是以手工查阅为主;对于学籍档案, 新生从高考信息、入学注册学籍, 到学生管理、教务管理以至到就业等各个环节, 不能用合适的网络系统和有效接口完全整和它们, 不能及时信息共享, 以至各块用各块的, 这也是校园网建设的一个难题。由此造成学生档案动态管理的一个时间滞后问题, 对于学校多层次、多形式和多学科专业办学以及学生频繁的学籍异动, 显得很不适应, 经常需要及时沟通才能解决, 影响学校整体管理效率。

二、改进的思路与对策

1、树立良好的服务意识, 做好信息的原始积累

首先, 在档案工作中贯彻以人为本的理念, 树立服务思想, 学校管理服务的主体是学生, 我们应当尽心尽力为他们做好服务是我们的应尽职责, 秉承我校“待生如子”办学理念, 更应为他们做周到、细心的服务, 这种思想要始终贯彻在我们的日常工作中;同时走向社会的毕业生, 也是学校档案利用与信息服务的主要对象, 也同样不能忽视。其次, 我们也应重视原始档案的收集整理, 除学生处、教务处研究生院这些部门外, 还要深入到二级学院做好细致的归档业务指导工作, 明确归档范围, 重点做好招生、教学、学籍和学位等环节材料的收集, 保证学生学籍档案的齐全完整, 这是我们做好档案利用的保障。

2、改进档案利用和信息服务手段与模式, 扎实做好服务工作

作为多年的档案工作者, 我们深知, 在档案工作的收、管、用各环节中, 做好档案的收集和保管, 注重馆藏建设, 这是档案工作的重要基础和前提, 但我想说, 能提供更多更好的档案利用服务才是档案工作的目的, 更能体现档案工作者价值的地方应该是档案的利用环节, 做好了档案利用和信息服务工作, 更能让毕业生、学校和社会感受到档案工作的重要性, 胜过千万次的宣传和教育, 对提高人们的档案意识也非常重要。否则, 档案工作者整天埋头辛苦工作, 不能对个人、单位和社会提供高效、快捷的服务, 就不会被人们理解, 就感觉不到你工作价值和存在, 所谓的“有为才能有位”, 就是这个道理。从另一方面来讲, 做好学生和学籍档案的利用工作, 还要从手段上下功夫, 利用现代化信息技术, 将更多的信息资源数字化, 这样才能将更多的“死档”变成有用的“活信息”, 变成高效、准确和快捷的信息服务, 满足学生的各种需求。例如, 近些年来, 很多学生在校期间多次考了CET-4和CET-6 (大学英语四、六级) , 但经常把成绩单弄丢或使用时找不到, 到馆里查找往往都不知道哪一次考的, 考试时间和成绩是多少, 我们把近八年来, 十七次考试的电子信息汇到一个小数据库中, 只要输入个人信息, 就能看到所有次数成绩和时间, 选择需要打印, 提供了高效快捷的服务, 学生非常满意。实践证明, 只有投入更多的人力、物力, 集中为学生做好档案利用, 才能更好满足信息社会对信息服务的更高要求, 体现档案馆 (室) 的价值和作用。

3、构建学生学籍档案数字化平台, 提升高校特色档案资源服务

数字档案馆建设是一项长远发展的系统工程, 也是信息时代发展的必然。眼下, 我们应该首先做好校内档案信息的整和, 搭建好学生学籍档案数字化平台, 在做好传统纸质档案归档的同时, 不断提高档案的数字化程度, 对老档案进行数字化转换, 反新归档的档案, 重视电子文件归档, 尽快实现档案归档的全数字化。这就要求我们首先提高档案工作人员个人信息化计算机知识的更新和学习, 深入挖掘开发档案信息资源, 包括学术科研信息资源、知名校友人物资源等, 形成高校特色信息服务体系, 满足信息社会对信息服务的更高要求, 为学生个人发展和学校的长远发展做好档案利用服务和信息服务。

摘要：高校学生学籍档案, 是大学时期, 一段青春美好时光的真实记录。在改革开放的今天, 学生升学、就业, 事业发展、学术成长交流, 甚至走出国门留学、移民等, 都少不了查证或利用某些学生学籍档案内容, 学生学籍档案在高校档案馆 (室) 的档案中, 应属于利用率最高的档案之一。笔者依据十余年为学生提供学生学籍档案的信息利用服务经验, 并加以深入统计分析, 提出了做好学生学籍档案管理与利用工作的一些思考与对策。

关键词：学生档案,学籍档案,利用

高校学籍档案 篇2

关键词：学籍管理；网络化；学分制

中图分类号：g47 文献标识码：a 文章编号：1009-0118（2011）-09-0-01

高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。

一、学籍档案管理工作现状

（一）学籍档案管理工作存在的问题

近年来，高校学籍档案管理中存在一些问题，如一些学生和教师对学籍管理缺乏正确的理解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；教师视学籍管理为教学管理部门的事，与己无关，且有些教学管理人员的责任心、事业心不强，对有关学籍管理的规章制度不了解，也不重视，这在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。有些学生在临近毕业才发现自己尚有缺考或不及格课程；而有的教师对学生违纪现象不闻不问或隐瞒实情，对严重违纪问题不处理，也不上报，甚至弄虚作假、更改考试成绩等问题，长期得不到解决，致使学生管理等规章制度形同虚设，影响正常的教学秩序。

（二）产生问题的原因

1、入学教育缺失。很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，在对新生由高中进入大学后的学习方法、规律和手段等方面，缺乏及时有效的入学教育，新生需入学半年到一年的时间才适应大学生活。

2、学籍管理手段落后。高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。

3、学籍管理决策功能不足，支撑力度不够。高校各级领导和职能部门对学生档案数据要求更加全面、详细、快捷、准确，且需求日益频繁。而开学初的学籍注册工作的制度支撑不够，致使学院和学生都不重视学籍注册工作。

二、如何提高学籍管理现代化水平

（一）规范管理，树立以服务为主的观念

建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立以服务为主的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。

（二）利用信息技术，建立网络化的学籍管理

现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。

（三）积极探索、推行学分制

学分制是高等教育大众化形势下改革学籍管理制度的必然选择，它允许学生根据个人情况对所学知识和学习进程上的自主选择，是一种全新的教学管理制度和人才培养模式。学籍管理应当以适应学生个体的差异化、多样化为原则，根据学校实际情况，积极探索推行学分制。学分制应依据拓宽基础、淡化专业、加强素质教育和注重创新能力培养的原则，制定切实可行的人才培养计划。学生只要修满了学校规定的各项学分，就可以提前毕业。学分制的实行能极大调动学生的学习热情，减少学生压力，改善考风考纪，有利于学生根据自身特点构建自己的知识体系。

（四）加强考试管理，提高人才培养质量

课程考核是学籍管理中的重要内容，它可以检验教师的教学成果，还可以检验学生对知识的理解程度和运用能力。它是评定学生能否按照教学计划学习的客观依据，也是对学生进行学籍处理的重要依据。加强考试管理，制定考试工作职责及处理办法，对考试各个环节作严格规定，还应建立校、院两级巡考制度，为严肃考风、考纪提供保证。

（五）强化服务意识，提高学籍管理人员的自身素质

现代高等教育对学籍管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍管理干部进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平。

三、结语

对高校学籍档案管理问题的思考 篇3

关键词：高校;学籍档案管理;问题;解决对策近年来，我国高等教育不断实现大众化，教学体制也在不断发生改革，高校招生人数不断增多，这种发展大大增加高校管理的难度，高校学籍档案管理工作难度也有所提高。高校学籍档案主要是指学生获取正式学籍后从进入大学一直到毕业之前整个大学期间产生的相关材料，是学生大学生活的真实反映，学籍档案具有动态扩充性、复杂性、数量多等特点，在高校管理中的利用率很高，不仅是评价高校办学水平，调整招生计划及人才培养模式的重要参考依据，同时也是用人单位选用、聘用人才的重要参考。由此可见，高校学籍档案管理的重要性。但是目前很多高校学籍档案管理工作仍然存在很多问题，对于学籍档案信息资源并没有合理的开发、利用，如何进一步加强高校学籍档案管理工作值得引起相关人员的思考。

1.当前高校学籍档案管理工作中存在的主要问题

1.1学籍档案管理观念陈旧

鉴于历史因素的影响，一直以来高校对于党政管理类档案管理重视度较高，但是对于学籍档案管理工作认识并不全面，不管是学校领导，还是院系主任、辅导员，对于学籍档案管理的认识都存在一些偏差。有的学校领导者认为学籍档案主要负责记载学生的相关信息，但是学生一旦毕业后，这些信息基本上没有很大意义，对于教学并没有很大的辅助性作用，因此对于学籍档案管理抱着“无所谓”的态度。有的高校认为，在当前市场经济发展环境下，社会看重的是文凭以及人才的综合实力，很少会关心档案。正是由于这些错误的观念，导致学籍档案管理严肃性慢慢褪去。

1.2缺乏规范、完善的管理制度

虽然国家近年来先后出台了《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生行为准则》等相关文件，但是并没有制定专门的学籍档案管理规定。不同的高校关于学籍档案管理模式各不相同，很难统一，学籍档案管理混乱，缺乏规范性。比如，时间编排较为混乱、档案组卷及装订缺乏规范性等。而且，很多高校并没有安排专门的人员负责学籍档案管理，主要是由学校各部门人员兼职担任管理工作。高校学籍档案收集、整理工作涉及到学校很多部门，比如招生就业处、学生工作处、教务处、各教学院系等，这种多渠道管理的方式导致高校学籍档案管理局面比较混乱，收集相关的材料也比较分散，在收集、整理、分类、汇总这些材料的过程当中很容易出现差错，或者遗漏某一个环节，从而使学籍档案缺乏完整性、准确性。不利于学籍档案管理工作的顺利开展。

1.3管理方式较为落后

目前，很多高校学籍档案管理仍然采用的是手工操作，在收集档案后，由工作人员整理、立卷、编写目录，不仅费时，也费人工，尤其是随着高校的扩招，工作人员的工作量只会越来越大，工作效率低下，并不能为档案利用者提供高效、及时的服务，档案利用率低下。

2.进一步完善高校学籍档案管理的建议

2.1应提高对学籍档案管理的认识

高校领导者应充分意识到学籍档案管理的重要性及必要性，将学籍档案管理工作融入学校日常管理工作中，对于管理工作中出现的问题应及时解决。学校领导者以及档案管理人员应主动学习关于《档案法》的法律法规知识，并且向学生们宣传档案法规的内容，切实提高相关人员对于学籍档案管理的了解和认识，提高对学籍档案的重视度。

2.2进一步完善学籍档案管理规章制度

科学、完善的学籍档案管理制度是确保高校学籍档案管理工作顺利开展的重要保障，为了解决学籍档案多渠道管理的问题，相关部门应及时将学生的学籍档案转交给学校档案管理部门进行统一管理，同时学校管理部门应结合学校学生的基本特点以及学校当前发展的实际需要，建立一套健全的管理规章制度，明确规定学籍档案收集、整理、审核、归档、保存等工作标准。其次，应做好部门的协调、配合工作，确保高校学籍档案管理工作的规范化、有序化，尽量提高学籍档案管理的效率。

2.3实现学籍档案管理的信息化建设

随着各种信息技术的高速发展，人们对于信息的需求程度越来越高，高校学籍档案管理工作中也应该积极引入现代化先进的信息技术手段，将档案信息系统操作代替传统的手工操作，提高学籍档案管理的信息化、现代化。实现高校学籍档案管理的信息化建设，相对于传统纸质档案管理方式而言，不仅可有效节省档案存储的空间，也可以大大减轻工作人员的工作量，减少人为差错，提高学籍档案管理工作效率和服务质量。高校可以根据自身发展实际选择最合适的学籍档案管理软件。学籍档案管理者应利用计算机网络技术最大限度的开发、利用学籍檔案，尽可能满足不同层次人群对于学籍档案信息查询的需求，真正体现学籍档案的价值。其次，在建设学籍档案信息化管理过程中，需要注意安全保密问题，一定保护个人的私密信息，可以通过访问权限设置的办法，对用户规定访问权限，明确划分用户对档案信息的使用程度，从而确保学籍档案信息的安全。

综上所述，高校学籍档案管理工作的作用越来越突出，高校领导者应提高对学籍档案管理工作的认识，明确学籍档案管理的重要性，制定科学、统一的管理制度，提高学籍档案管理的规范化、科学化，同时应加强学籍档案管理的信息化建设，提高学籍档案管理的信息化、数字化、现代化，全面加强高校学籍档案管理工作，使其为高校教学工作以及社会提供最优质的服务。（作者单位：长春工程学院档案馆）

参考文献：

[1]邬红云.浅谈高校学籍档案的管理[J].广东医学院学报，2012（4）：326—332.

新建高校学籍档案信息化建设探讨 篇4

一、新建高校学籍档案信息化建设的积极意义

1. 一次录入, 多次利用。

实现信息化建设后, 在档案管理内部进行数据共享。虽然第一次录入时, 工作量比较大, 但一次录入完成后, 便可随时提取、利用, 方便快捷。

2. 检索查询, 方便快捷。

系统提供多种查询手段, 管理人员可以从无条件查询、组全查询分类中选取最佳的查询方式, 在学籍档案库中检索需要的档案信息。学生可以根据档案管理权限, 从网上自动查询档案信息, 从而极大地减轻学籍管理人员的负担, 提高了工作效率。

3. 资源共享, 协同管理。

信息化、数字化、网络化是学校档案工作的发展方向。将学籍管理信息化建设统一纳入学校档案工作的信息化建设中, 实现资源共享, 协同管理, 可以优化学校管理的环境, 真正为学生、学校, 乃至整个社会服务。

二、新建高校学籍档案管理信息化建设的必要性

学籍档案是学校档案的重要组成部分, 也是学校档案中所占数量较多的一部分, 它真实地记录了每一位学生在学校的成长历程。然而, 我校学籍档案管理在组建前都是以手工的方式进行记录与保存, 不能批量录入数据, 不能以招生库及其他数据直接导入相关学生资料, 不能按不同院系、专业和学制进行编班、编学号, 这样就不便于在不同条件下快捷地查询各年级、各专业的学生情况, 也不便于对学生休学、复学、转学、转专业等情况进行动态管理。具体表现为:

1. 档案材料不够具体, 不能真实反映学生在校表现。

如记载学生在学校的鉴定考核材料, 内容空洞, 缺乏个性差异;只注重学生在校的学习成绩记载, 而对其在校的社会活动, 组织能力等表现很少记录。如果有一套完整、合理的信息系统, 对鉴定材料进行筛选, 不合格的材料不能提交, 这样的情况就会大大减少。

2. 学籍原始记录不完整, 整理不规范。

学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的辅导员老师负责填写、保管, 个别辅导员对这项工作不是很尽责, 档案记录不规范, 有的使用圆珠笔、铅笔填写, 造成字迹不清, 不利于档案长期保存;有的未按要求填写, 出现缺项现象, 使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况;同时, 由于组卷、装订不规范, 卷内没有目录、页码的现象较多, 给查找利用带来了不便, 从而降低了它的使用价值。

3. 检索方法不够科学, 提取资料不够迅速。

我校在合并前, 几所学校原有学籍档案检索工具仅仅是手工抄写制作的案卷目录, 且由于学籍档案数量太多, 记录工作量大, 工作任务繁重, 导致工作人员疲劳作业, 易发生错录、漏录的现象;有的甚至没有编制相应目录, 一旦查阅者记不清楚确切的毕业届次和班级时, 仅靠记忆检索, 就犹如大海捞针, 花费了大量时间不说, 还增加了不必要的人力、物力, 学生也无法及时、准确、详细地检索到自己的有关信息。大大影响了档案的查全率、查准率。

4. 没有完全实现信息资源共享, 不能参与协同管理。

虽然学籍档案管理开始向电子化、信息化方向发展, 但还没有将先进的信息传播技术运用到全校的学籍管理中去, 各系 (部) 、各班级的学籍管理还不能完全实现资源共享, 协同管理, 还没有真正实现学籍管理的信息化、规范化和科学化。这给学籍管理者和学籍信息的查阅者都带来诸多不便。

三、新建高校学籍档案信息化建设的途径

1. 建立系统, 完善功能。

根据学校的实际, 建立完善的网络学籍管理系统, 使其跟系 (部) 、处室、班级相连, 构建好学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩信息报送、信息查询等模块, 为各种信息的录入提供基础。

2. 规范信息, 数据可靠。

管理人员首先应该认真搞好信息录入工作, 这是所有工作的前提。从招生库里将需要的学生资料 (含学号、姓名、专业、班级、证书编号、论文、学生论文题目、指导老师等) 导入基本信息后, 让学生填写学籍情况表, 管理人员再把学籍表中的其他资料补录进数据库中。这样不但可以简化这项工作的步骤, 而且使收集到的学生资料更加准确, 还可以让学生补齐自己的基本信息, 确认无误后将资料直接提交到基本信息库, 完成学生基本信息的建立。新生基本信息档案建立后, 还可以在电脑上打印出各类信息资料, 大大提高工作效率。

3. 录入成绩, 程序严谨。

成绩管理是学籍管理中最重要的组成部分, 它伴随学生在校期间的全过程, 包括考试成绩、补考成绩、重修成绩等。它由不同年级、不同专业的课程目录库、必修成绩库、补考成绩库、选修成绩库等组成。学籍管理者每学期根据培养方案, 在考试前将各专业的课程名称录入到开课通知单, 任课老师就可以直接在教务系统中录入学生成绩, 并将考试成绩直接在网上提交给学籍管理部门, 由学籍管理人员进行毕业审核。

4. 创新服务, 资源共享。

每学期初, 学籍管理部门将在校人数一览表制作好放在系统的查询模块, 系 (部) 及有关部门即可登录查询在校学生人数, 学生学籍异动情况在系统中也能及时处理并反馈在教务系统中, 供院系管理人员查询了解, 以便他们掌握学生的最新资料。系 (部) 管理人员可以查看学生的个人成绩、班级成绩、学年平均成绩, 不用像过去那样要到教务处才能查到学生的有关资料。

5. 审查过程, 素质提高。

学籍管理者要深入到系 (部) 和科室中, 将有关信息录入的要求贯彻到基层, 及时纠正在标准化录入过程中出现的问题, 确保档案材料的真实、完整、齐全、规范。同时, 要抓好有关人员的岗位培训和专题培训, 使他们熟练掌握档案管理的基本知识和专业技能, 成为行家里手, 实现学籍档案优化管理, 真正实现信息化。

参考文献

[1].李振华.档案概念之我见[J].档案学通迅, 2006.6

[2].陶碧云.论档案信息化内涵及其相互关系[J].档案学通迅, 2002.6

学籍档案 篇5

一个人的人事档案从高中开始建立，如果没有上高中，而是上了中专的话，档案就由中专开始建立，这部分档案才是你的人事档案，其他材料（包括你上的成考大专的档案材料）都是人事档案的补充。所以可以肯定的是，你的人事档案已经丢失，将来招工、参加工作的手续都会受影响。你应当回原中专学校，说明情况后，由学校出具你的在校的学籍证明等材料（包括入学，考核、毕业、成绩、奖惩等）。等于重建了人事档案，然后将这部分材料也转到街道办事处，与大专档案材料合并，这样档案材料才完整。

好办。到原毕业学校补三表（毕业生鉴定表、学籍成绩表、实习鉴定表）即可。最好找到你中专阶段的班主任，如果中间换了班主任，以你离校时的班主任为准，如果班主任调离学校，可以找学生科或学工处补办。

答：技校、中专及以上学历的拟招调人员都需审查学籍档案。学籍档案遗失的，必须提交由毕业学校开具证明并附加盖学校公章的学籍档案复印件。

高校学籍档案 篇6

关键词：高校 学籍档案 档案网络化管理

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2012）11（a）-0223-01

高校学籍档案管理工作是一项综合性的工作，作为承载学生重要原始信息的资料，近几年来，高校办学规模普遍呈扩大的之态，招生数量日益增加，尤其是高等院校的广泛建立分校，学生的来源及数量呈几何级的增长，原来半手工式的完成学生信息管理的方式已不适合当前的工作任务，录入学生的基本信息、查询检索学生的有关资料、了解学生的基本情况要依靠更加科学化的手段来办理和完成。如此，网络化的学籍管理系统的设计与建立，已摆上高校档案管理工作者的议事日程。

1 高校学籍档案走向网络化管理的必然趋势

数字化档案信息的方便与快捷可极大地简化工作程序，方便每一位使用者。当档案利用者操作有关系统时，不受时空限制，只需掌握有关密码及权限，在个人方便的情况下，只要一台能够上网的计算机，就可以进入管理系统搜索自己想得到的信息。有效的利用档案网络系统，使学籍管理工作进入了全新的时期。同时，学籍管理人员的工作量大为减少，只要系统建立起来，日常工作多为维护，及时和定期地输入有关信息，一些重复性的繁琐手工劳动将停止。减少了工作人员的劳动量，有关人员可在工作期间进行学习业务，或进行电子数据整理。

通过高校网络化信息使各职能部门在第一时间获取学生的各种信息，并进行有效利用。学生学籍基本情况、缴费信息等都一目了然。各职能部门充分利用自己的权限范围上网查找所需信息，通过数据格式进行传输，从而协调工作，提高高校内部学管、教学、财务、行政、后勤管理等有关部门的工作效率。

2 学籍管理系统的设计思路

我校的网络学籍管理系统有以下几部分组成：（1）学籍信息；（2）成绩信息；（3）教研室成绩报送；（4）信息查询。学生一入学，学生本人的基本信息就进入管理系统，直至学生毕业。中间涵盖了学生在校期间的学习、生活、表彰奖励等方方面面的信息。

（1）学籍信息管理模块。对于这个模块的数据可以进行批量录入，并且还能够从招生网等数据库导入相关学生的资料，按照学生所在的系和所学专业及所在班级和学号等方面，建立全校范围内学生的基本信息数据库。根据需要，可以方便快捷的查找各年级、专业学生的情况，对于休学、退学等学生的学籍异动进行管理。

充分利用现代化管理手段，将高校各管理部门的数据信息围绕相关业务建立应用性的网络关联，使之衔接紧密，共享资源。这样既节省费用又方便信息查询。一方面使学生入学时编号一致，方便有关部门的管理，也方便学生的自我管理。在新生入学后，进行统一编班，学生管理部门根据学生的年级、系别、专业统一编制一年学号，转入教务成绩管理学生基本信息库中。此库与学生处的电子档案库、财务处的收费档案库、后勤管理处的后勤服务库建立相应的关联和数据转换，做到各个数据库的数据共享，统一了数据，使数据库做到动态化、常态化管理，学籍方面的数据一有变动，校内相关的数据也随之更新，不但统一了学生的学号，还做到了学生信息的唯一性和准确性。

另一方面的好处是与财务处的收费库存资源共享。高校在对学生收费中存在着手续多的问题，学生往往要跑多个部门，办好几个手续，才完成交费，这个过程既浪费时间，还引来学生的不满。而利用数据共享，则可以简洁、方便地解决这方面的问题。学生学籍异动的条目，会在第一时间得到有效处理，会在第一时间在各个库的网络中得到及时体现与利用。学生可在本人的信息中查询有关个人交费情况，学生办理手续更加简化，更加人性化。同时提高有关部门的工作效率。

（2）成绩管理模块。把单机版的成绩库、补考库、重修库等合并成作为网络版的成绩库，里面的主要内容要素：学号、姓名、系处、培养层次、班级、专业等字段。

（3）成绩报送模块。考试结束后，由各教研室校园公文网之“学生综合信息管理系统”，录入学生个人考试成绩，做出试题分析、打印学生成绩频数图和成绩图册。在网上将成绩汇报给教务处，教务处审核认定后，再将成绩交到学校学生总成绩库。如此，有关人员可在校园网各终端机上查阅学生的成绩。

（4）学籍信息资料查询。各终端用户可根据权限上网查询在校学生人数、学生的个人资料、考试成绩；学生个人可查阅、校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印；各相关部门、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。

3 数字化学籍管理档案系统的应用

（1）创建学生基本信息档案。首先，从招生库里把学生资料放入基本信息库中；其次，让学生自行填写学籍表；再次，将学籍表中的其他信息补录进数据库中。最后，通知学生登录校园网的档案系统，核实有关个人信息，将资料提交到基本信息库中。这种操作方式，方便了学生，更方便了工作人员，并确保了质量。

（2）资源共享。在学校的学籍档案进行数字化处理后，基本实现了资源共享。有关部门及学生个人可查询、打印有关学生的学籍资料。如在校生人数、某生的个人学习考试成绩、班级交费情况等。各个部门和学生个人都达到一种需要上的最大化。

做好高校学籍档案管理工作的对策 篇7

一、提升高校相关人员的高校学籍档案意识

从某种层面上而言, 档案意识将直接决定着学籍档案管理工作的好与坏, 是搞好档案管理工作的根源所在。高校学籍档案管理工作者只有具备较好的档案意识, 方能在实际的学籍档案管理工作中, 对所涉及到的数据、资料等做出快速、敏锐的反应, 进而在第一时间内对相关的信息资料进行有效地、全面地、系统地收集、归纳以及保存。另外, 若相关职能部门拥有较好的档案意识气氛, 那么在开展档案管理工作时就能够互相配合、互相帮助, 且对有关的工作信息进行及时地沟通、交流, 以便能够更为迅速、正确以及完整地归纳学籍档案。此外, 除高校领导及学籍档案管理者以外, 教师与学生同样必须树立档案意识, 以便能够更好地配合和支持学籍档案管理工作人员的工作, 从而又好又快地实现高校学籍档案收集的目标。

二、构建完善的高校学籍档案管理制度

在高校内, 必须构建起一套完善的学籍档案管理的规章制度, 这是更好地搞好学籍档案管理工作的重要制度保障。一方面, 应当构建档案登记与转递制度。对于在校大学生, 学籍档案管理人员必须对其在校期间的情况进行详实地记录、整理以及核实, 且认真检查每一名大学生的档案材料齐全与否, 同时对应有的内容进行及时地增加与补充。大学生在毕业之后, 其档案必须转到社会, 这时档案管理人员不但要将学生的档案及时、正确地转递出去, 还必须严格履行档案转递手续, 例如调档函的索要、登记档案提取的时间、登记档案的去向以及提档人签字等, 以便确保每一份档案都能够做到有据可查。另一方面, 构建学籍档案材料的收集、定期移交归档制度。学籍档案管理人员应当对档案材料的标准、内容、时间以及途径等加以确认, 进而保证档案内容的真实性、准确性以及全面性, 从而实现高校学籍档案管理工作的标准化、规范化。除此之外, 还应当建立学籍档案管理与借阅体系, 即应当安排专门的档案管理人员负责学籍档案管理这一块的工作, 且分门别类地保存, 以便能够更加快捷地查找或补充档案。

三、搞好高校学籍档案的开发与利用

针对高校学籍档案的管理, 不可只局限在档案的收集、整理以及保存等方面, 同时还应当加强对学籍档案的研究与分析, 以便从众多的学籍档案资料中提取出具有结论性、规律性的信息与数据, 继而为高校管理体制与教学体制的优化变革以及领导决策提供有力的参考依据。比如, 统计分析各个学科的考试成绩分布状况, 能够发现文理科教学管理中所存在的不足与弊端, 且对此给出相应的处理措施;对一些接受学籍处分学生的档案进行分析, 能够在一定程度上了解大学生思想教育中存在的问题及其注意事项;利用现代化的先进技术管理学籍档案, 可以迅速、准确地判断出学位证、毕业证等的真伪;经由对学籍档案的开发和利用, 能够让静态地分散信息向动态地集中信息转变, 继而实现学籍档案管理与高校体制变革、发展的同步。作为高校档案管理工作中的一个关键构成部分, 学籍档案管理工作应在不断地实践中反复探索, 且对其经验进行归纳总结, 以便使学籍档案信息能够切切实实地为学生、学校以及社会等提供服务, 且更好地推进学籍档案开发工作渐渐朝科学化、标准化、规范化的方向迈进。

四、提升高校学籍档案管理人员的素质

在高等教育改革不断推进的新时期、新形势下, 学籍档案管理工作也越来越趋于复杂化, 这就对学籍档案管理工作人员提出了更高、更严格的要求。因此, 为了能够更好地满足现今学籍档案管理的需求, 各大高校都必须进一步加大对学籍档案管理人员的培训力度, 以便打造一支具有较高综合素质水平的学籍档案管理队伍。高校应采取各种措施以对其专业素质进行培养, 例如将学籍档案管理工作增加到日常工作中, 且为学籍档案管理人员提供出去学习的平台与机会;又如积极组织学籍档案管理探讨活动, 即定期组织学校学籍档案管理工作人员参加专题研讨会, 以此来不断充实和学籍档案管理工作有关的各种新知识与新技能, 使其能够更为透彻地认识学籍档案管理工作的性质与特征, 继而自觉学习各方面的知识, 从而实现自身业务水平的有效提升。

参考文献

[1] .解利.学分制视域下的高校籍档案管理研究[J].兰台世界, 2013.32

[2] .宋晓英.陈艳梅.王蕊等.浅议高校学籍档案的管理工作[J].教育教学论坛, 2013.48

[3] .王莉萍.高校学籍档案的管理与开发利用[J].长江工程职业技术学院学报, 2012.29

高校学籍档案 篇8

关键词：高校,学籍档案,管理

随着高校在不断的扩张, 有的高校每年招收的学生人数都会比往年翻一倍, 学生人数的增加随之而来的就是学生学籍档案的增加, 学籍档案是随着学生从入学到毕业主要的在校依据。但有的高校学生学籍档案管理人员, 不能清楚的认识到这些事情对学生的严重性, 就造成学生学籍档案管理方面的漏洞, 因此完善高校学生学籍档案管理体系的全面性, 就要从多个角度出发, 从而发挥学籍档案在高校中的作用。

1 构建高等学校学生学籍档案管理体系的必要性

高校的学生学籍档案是反应一个学生在校期间他的德智体美是否全面发展, 它具有周期性和广泛性的特点, 也是高校重要的信息来源。同样也是学生在毕业走向社会唯一可以证明是否接受过高等教育的凭证, 所以构建高校学生学籍档案的管理体系是具有一定的必要性的。有以下几点原因。

是学生综合水平的考察记录;新时期的档案管理者要具备第一手学生的档案资料, 这些资料的来源就是学生的学籍档案, 里面充分记录了学生在校期间的种种表现, 想要管理好学生, 只要掌握了学生这些基本资料, 那么在管理学生方面就会有迹可循, 学校还可以根据学生在校期间的学习情况和综合水平分析教学管理中的利与弊, 从而改进教学方法, 调整教学方案, 是学校改进人才培养模式的重要依据。

具有法律效应;学籍档案具有真实性、信息准确性、可信性等特点, 它从学生入学已经开始建立, 里面保留着学生的入学通知书, 高考成绩单, 学籍卡、毕业生登记表等各种证明是否为学生本身的有效资料, 这些资料的产生都是在不同时间和地点留下来的真实记录, 具有一定的法律效应。

可为用人单位提供详细资料;高校的存在就是为国家, 社会输送一批高质量的人才, 不管是在专业技能上还是道德素质上, 都要有一定的质量保证。用人单位人才的选用随着社会的发展和科技的进步越来越要求全面化。想要调查一个学生是否具备用人单位所需人才的要求, 学籍档案的重要性就显现出来了, 学籍档案具有真实性和可信性等特点, 用人单位可以参照学生学籍档案上的综合水平记录来挑选适合与本单位发展的人才。

2 高校学生学籍档案管理体系存在的问题

档案管理人员的认识不够, 管理队伍散漫;随着高校的不断扩宽, 档案数量也会随之增加, 学籍档案工作量逐渐变大, 种类和层次也较多, 事物繁杂, 从而有一些档案管理工作人员产生厌烦心理, 从心中不重视自己所从事的工作, 工作人员的心态不对, 还有就是对学籍档案管理工作的认识不够, 学籍档案的潜能往往是潜在的, 它记录着学生在校期间的表现, 学校领导往往会忽略掉这项工作, 想要让工作人员提起工作兴趣, 首先学校领导要以身作则, 自身充分认识了学籍档案工作的重要性, 才能要求下属工作人员去了解认识它, 从而才能更好的实施学籍档案管理工作。

管理方面:有的高校在学籍档案的管理工作上面还采取以往的旧模式来管理, 还有的高校在管理档案的时候没有纳入相应的档案库, 而是把学籍档案存放在了教务处、学生处, 这种情况常常出现在高职高专、民办高校, 为了降低成本学校没有建立相应的档案库, 学校只排遣某位教师来管理这大量繁琐的档案, 并且高职高专、民办高校的教师流动性很大, 一旦辞职, 档案管理交接工作没有安排好, 其档案管理体系就无法保证。

开发利用度不够:虽然有的高校把建设信息化档案官提上日程, 但在实践中还是受一定挑战的限制。没有将档案的规律性和结论性等一些有效数据为学校的教学管理、改革以及领导决策提供有效的服务。由于档案具有保密性制约, 将档案的利用限制在较小的空间范围内, 如果想要查询必要是特定的工作人员, 还要面对查询面窄和查询方式落后以及查询手续繁琐等问题, 使学籍档案的利用效益严重影响, 不能发挥其作用。

3 建设高校学生学籍档案管理体系的措施

3.1 建立信息数字化档案管理模式

想要增加高校学生学籍档案管理体系的不断扩展, 就要改变原先手写记录的档案管理, 将信息数字化档案管理模式引导进来, 这其中必定少不了学校金钱、技术和政策上的支持。高校应该建立一个强大的办公档案管理系统, 不管是教师的档案还是学生的档案都可以存放其中, 学籍档案只是这大系统下面的一个小环节, 将学籍档案为中心, 电子档案传输以网络中心为载体, 利用资源中心, 建立起的系统运行模式既能保证各部门信息畅通, 又能互为保证且相对独立。电子学籍档案都集中存在到档案馆, 其真实性和安全性就由档案部门负责, 这时就需要负责档案管理的人具有高水平计算机操作能力, 可以在其日常的工作中对病毒进行查杀和防护, 科技已经成为当今社会的主流, 互联网覆盖率极为全面, 高校应该利用好互联网这个平台对学籍档案管理进行信息化改造, 从而提高其安全性和档案的信息资源的利用率。

3.2 做好档案信息资源的开发和利用

想要为学校和社会提供服务就要做好学籍档案的信息开发。首先要对原始材料进行整理和提炼。其次, 扩宽学籍档案的利用空间和提高优雅的服务环境, 做好咨询服务工作。最后, 为了方便利用者可以从不同角度和方位检索到档案信息, 应该完善查询系统和检索体系, 用科学的方式让利用者对档案信息的了解有所增强, 带来极大的方便。

4 结语

所以, 对于构建高等学校学生学籍档案管理体系不仅要有改变原先的档案管理模式, 还要从根本上对档案管理工作有一个新的认识, 建立信息化档案管理模式和做好档案信息资源的开发和利用, 从而提高学籍档案资源的利用率, 为国家和单位输送更多高质量的人才精英。

参考文献

[1]刘建秋.简论高校学籍档案的科学管理[J].兰台世界, 2005 (5) :52-53.

[2]黄锦旺.谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策[J].广西大学学报:哲学社会科学版, 2008, 30 (z2) :97-98.

[3]付双双.高校学籍档案的数字化科学管理探讨[J].档案与建设, 2008 (5) :27-28.

完善高校学籍档案管理的有益探索 篇9

一、我国高校学籍档案管理工作中存在的不足

学籍档案包含的内容较多, 随着高校招生人数的增多, 高校的学籍档案管理工作压力越来越大, 受传统的管理理念和管理方法的制约, 当下高校学籍档案管理工作主要存在以下问题:

(一) 学籍档案管理人员缺乏强烈的档案意识

部分学校的学籍档案管理人员缺乏应有的档案意识, 学籍档案是高校档案的重要构成部分, 但是因为学籍档案的作用通常是隐性的、潜在的或相对滞后的, 使得档案管理人员认为学籍档案没什么实际用途, 在具体的工作中, 没有严格的按照档案管理相关规定对档案进行管理, 有些档案的填写错误或格式不统一, 有的学校在档案需要转送移交时, 直接把未密封的档案交在学生手里, 使档案失去了它的真实性和应用性。

(二) 学籍档案管理制度不完善, 标准不统一

虽然多数高校都按照教育部颁布的学生管理规定去进行档案管理工作, 但是一直以来却没有建立一套完善的学籍档案管理制度, 使高校的学籍档案管理工作不能落到实处, 导致学籍的原始档案残缺不全或杂乱无章。另外, 没有一个统一的档案管理标准, 各高校都按照自己的理解和方法去管理学籍, 导致学籍档案材料庞杂且降低了使用的价值。

(三) 学籍档案管理模式落后, 管理方法较陈旧

目前我国很多高校的学籍档案管理方法虽有计算机管理的介入, 但只是传统的手工操作方法的协调和有益补充, 并没有真正实现数字化信息管理。随着学校招生数量的增多, 学籍档案信息量的增加, 原有的纸质档案已经不能满足使用者对档案信息的需求。另外, 纸质档案的管理模式使学籍档案管理者的工作任务繁重, 管理者在单调、重复的劳动中, 工作效率难以提高, 导致很多档案材料不能发挥它原有的作用。

(四) 学籍档案没有充分发挥它的潜在作用

高校的学籍档案管理还只是停留在收集、整理、归档的层次, 并没有深度的探索和加工档案信息, 学籍档案没有实现为教学创新或教学管理提供规律性、理论性的材料依据, 也没有为学校领导决策提供服务, 学籍档案的开发利用率过低, 使得档案信息的潜在价值被埋没。

二、完善高校学籍档案管理工作的有效策略

高校的学籍档案管理应该立足于工作中的不足, 对此, 笔者提出了以下几点建议:

(一) 提高档案管理人员队伍的整体素质

首先, 应该制定有效的人员管理措施和激励机制, 激发学籍档案管理人员对工作的积极性和主动性, 档案管理人员只有从心底提高对工作的重视, 才能不断在工作中发挥自己的创新能力。其次, 高校领导要对学籍档案管理工作高度的重视, 建立统一的规章制度, 加强档案管理者的法律意识和依法管理的自觉性, 把学籍档案管理工作纳入到学校的整体管理工作中, 与其它工作共同布置、检查、总结和验收。最后, 不断增强学籍档案管理人员的档案信息意识, 为档案管理人员提供业务能力培训机会, 档案管理人员也要积极的投入到学籍档案的管理工作中, 不断督促自己学习、进步, 努力提高工作效率。

(二) 建立完善的档案管理制度, 统一管理标准

学籍档案管理的工作环节较多, 只有完善的学籍档案管理制度, 才能保证工作中的各环节合理的衔接在一起。因此, 应该结合高校的实际情况, 建立一套包扩档案收集、整理、归档、保管、利用、转送移交和分工管理在内的各项规章制度。自学生入校后, 采用普遍收集、重点收集、定期收集和定向收集等多种方法联合使用, 以确保学籍档案信息的完整性。将所有学生的学籍档案按照统一的原则和标准进行分类、组合、排列和编目, 并严格的筛查档案信息的真伪, 保证档案原始材料的真实、可靠。定期检查归档后的学籍档案, 随时发现学籍信息变动或损失情况, 保证学籍档案的应用性与时效性。

(三) 引进计算机管理手段, 真正实现学籍档案的信息化管理

为满足使用者对档案信息需求的不断提高, 学籍档案管理部门应该积极引进先进的专业的学籍管理软件, 以加快学籍档案的现代化建设。一方面, 要在计算机网络上建立学校学籍档案的信息库, 确保信息能够实时查询和互动;另一方面, 要使用计算机技术去对档案进行管理, 提高档案的查询功能, 发挥档案的最大信息价值, 促进档案资源的信心共享, 使网络信息和纸质材料得到合理的利用。

(四) 提高学籍档案的开发利用率, 为社会提供服务

学籍档案信息的开发和利用对高校的改革和发展具有重要的作用, 因此, 高校的学籍档案管理工作不能只停留在整理和保管阶段, 要积极的对档案信息深入的研究和开发, 把固定的信息发展为动态的资料, 为学校的教学管理等工作提供有规律性、总结性的材料依据。与此同时, 档案管理者要提高服务的意识, 不断完善档案的查询系统和检索系统, 为不同层次、不同领域的使用者提供快捷方便的档案信息, 随着档案信息的利用范围逐渐扩大, 档案信息必然会最大的发挥它潜在的经济效能和社会效能。

三、结束语

高校的学籍档案管理是新时期高校建设发展的重要工作, 高校应该提高对这项工作的重视, 建立完善的工作管理制度, 积极引进先进的管理手段, 加强学籍档案信息的利用率, 以保证高校健康、有序的发展。

参考文献

[1]戈晓宁.新形势下高校学籍档案管理存在的问题与对策[J].运城学院学报, 2008, 26 (4) .

浅谈高校学籍档案管理新思路 篇10

一、高校学籍档案管理现存问题分析

(一)多头管理造成档案材料的不统一。

高校学生档案由多个部门提供材料而汇总形成,如教务处提供录取审批名册、学习成绩考核单、毕业证书号码单、学位授予审批单、学生补考记录单;学生处提供学生入学登记表、升级留级、休学复学、转学退学、学生奖惩材料、毕业生登记表;组织部提供党团籍材料;就业处提供毕业生派遣名册,校医院提供体检表。这种多头管理互不兼容,造成了学籍档案材料收集时间与格式杂乱无章,无形中增加了学籍档案管理人员繁重而重复的劳动。

(二)学校领导对学籍档案管理不重视。

学籍档案的重要作用主要是潜在的、隐性的、滞后的,做多少工作也不能马上看出成绩,容易被校领导忽略,以至于许多高校的学籍档案从未归口于档案馆而是隶属于学生工作处或者教务处,特别是一些民办高校为了降低办学成本,没有专人管理甚至于还用流动人员临时监管,造成大量档案材料的丢失或者工作的衔接不当,这样的后果也不能马上就体现而是长期而久远后才出问题。

(三)学籍档案管理方式陈旧模式不规范。

高校在学籍档案管理方式五花八门,杂乱无章,其原因归根到底就是没有明确的法律法规约束,国家虽然出台了不少的档案管理办法,但是没有一个提及高校学籍档案管理的内容,学籍档案的管理还是停留在收集、整理、归档、派发的手工操作,重复劳动,效率低下,大量材料发挥不到应有的利用价值。

(四)学籍档案出口不畅开发使用率低。随着高校毕业就业模

式的转变,灵活就业已成为大局,用人单位已由原有的控制档案转变为法律合同来约控人才的流动,因此许多学生毕业后对个人档案在无需求的情况下置之不管,留档和档案丢失现象日渐增多,同时由于学籍档案属于人事档案受保密性的制约,查询人员特定、手续烦琐、查询方法落后,严重影响了高校学籍档案利用率和使用率。

二、高校学籍档案管理解决措施

(一)建立档案管理规章制度做好前期档案材料收集与备案工作。

高校可以根据学籍档案的动态性、综合性、周期性基本特点,联合各有关部门,做好学籍档案的前期收集工作,把重要材料做好分类整理,确保每一份材料的原始性、真实性和完整性,分类编序。同时加快档案数字化建设,实施“存量数字化,增量电子化”的方针,推进档案信息资源共享,健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。

(二)做好宣传工作提高学校重视程度。

鼓励学籍档案管理人员在管理工作中做出自己的特点,制定出相应的学籍档案管理一条龙工作系统,确保工作不出纰漏,为学生本人、社会及教学工作保驾护航,学校要在政策上给予倾斜,经费上给予支持,配齐档案数字化设备,更应在管理人员待遇和职称评聘给予重视,防止人员跳槽。调动人员的工作积极性、主动性,建立管理人员在平凡的岗位上创造不平凡工作业绩的决心。

(三)改变学籍档案管理方式方法,制定规章制度,明确档案管理人员职责,建立合理工作流程。

高校档案管理应建立合理的规章制度,管理人员有章可循,有法可依,按章办事,调动档案人员的工作热情。主动掌握相关档案法律法规,为学生普及人事档案知识,了解就业派遣及档案存放地相关政策,做好档案派发指导,也可以把学生办理档案手续和流程制成动画板挂在墙上,学生能在办理档案过程中一目了然、清晰明了。建立学籍档案网络查询系统,通过互联网提高各高校之间与用人单位的查询力度,简化查询手续,使学籍档案真正发挥出应有的利用率和使用率。

参考文献

[1]梁建梅.高校学籍档案管理的新思路[J].中山大学学报论丛,2003年6期.

[2]金玉洁,黄保,刘臻.高等学校学籍档案管理与利用[J].石油教育,2006年3期.

[3]季晓冬.加强高校学籍档案管理的意义及措施[J].兰台世界,2006年10期.

[4]乐兰珍.对高校学籍档案管理问题的思考[J].兰台世界,2007年5期.

高校学籍档案 篇11

关键词：高校学籍档案管理 问题 对策

学籍档案的建立是一个时间跨度比较长也比较复杂的过程。它真实的反应了学生在校期间的情况，也是学生及学校发展的见证。学籍档案是一种很有价值的信息资源，它具有数量多、利用率高、涉及专业广的优势，对其进行开发利用有利于提高学校的教学管理水平，在毕业分配、就业服务等方面也发挥着重要作用。

一、高校学籍档案管理的现状及问题

（一）在学籍档案管理上意识淡薄

由于学籍档案在毕业分配时起着业务档案的作用，越来越多的企业开始重视利用学籍档案来择优录取人才。但是，很多高校的学籍档案材料太单薄，用人单位不能了解到学生的实际情况，或者了解到的情况不是用人单位所关注的。这样一来就出现了“供需矛盾”，学籍档案不能满足用人单位的需求，这就会直接影响到学生的就业。

（二）管理体制及方式上存在问题

在管理体制方面，主要的表现是管理权属不清。没有明确相应的管理职责，在管理上比较随意，有时候会造成管理脱节的情况，在档案内容及相关材料的归档方面存在着比较严重的问题。在管理方式上，很多高校并没有一个统一标准，学校各部门在管理学籍档案方面都只采用自己最为习惯或最适合本部门的管理方式，这样一来在最后归档时就会比较混乱，容易造成档案资料的不完整或达不到要求的标准。

（三）档案管理人员素质不高

部分学籍档案管理人员的专业素质不高，不具备从事档案管理工作的能力及素养，同时档案管理人员也不固定。由于业务能力和素质偏低，对学籍档案的作用、特点及价值认识不清，在工作中也缺乏创新意识，主动性不强，工作效率也较低。这样一来，就发挥不了学籍档案在教学研究、学生管理方面的作用，对学校的发展也产生了一些不利的影响。

（四）学籍档案存在“失真”现象

受社会不正之风的影响，或者出于现实的需要，抑或是管理上的疏漏，高校学籍档案出现了很多虚假情况。最为明显的表现就是在就业招聘中，有时候同一个班级会出现多个班长或学生会主席，在学生档案中学生干部泛滥成灾，随意编造各种荣誉和获奖经历。这样就大大降低了学籍档案的使用价值和诚信度，其后果是十分严重的。

（五）学籍档案的信息收集不及时

高校学籍档案在产生和形成过程中具有明显的分散性，要做好档案管理工作，收集和整理是基础，也是关键。在现阶段不及时对档案进行收集的现象比较普遍。

（六）开发利用不够

对学籍档案进行开发利用主要存在以下问题：第一，在开发利用时受到条件上的限制；第二，对学籍档案的管理过于简单，没有从中提炼出对教学、管理、决策有用的结论性数据；第三，学籍档案的利用范围受到了限制。

二、提高学籍档案管理水平的对策和建议

（一）对学籍档案管理工作提高认识并加强领导

由于学籍档案涉及的人最多，涉及的面也最广，因此，要做好高校学籍档案管理，需要领导的高度重视，这样才能有效增强老师和学生的档案意识。在具体管理上，要由一名校领导分管学籍档案工作，在收集、整体档案时要有专人负责，严格按照档案管理要求进行书写和归档。学校各部门提供的档案材料要保证其及时性、准确性以及完整性。

（二）建立健全学籍档案管理体制，改善管理方式和手段

在档案管理上要做到制度化和规范化，必须做好以下两个方面的工作：其一，建立健全学籍管理体制。要形成由校领导、教务处长、学籍管理人员积极参与实施的学籍管理工作体系。其二，在学籍管理上制定统一的标准，完善操作规范和制度。在归档范围、卷内目录、表格的尺寸和形式等方面要保证科学、合理。同时在检查校对、保管保密、去假存真和管理职责上要有相应的操作规范和制度保障，实现学籍管理的制度化和规范化。

（三）加强档案管理人员的队伍建设

随着现代信息技术的发展，学籍档案已逐渐实现了电子化管理。在进行文件归档、档案管理以及数据处理工作时需要档案工作者具备较高的业务素质和管理水平，这样才能符合现代学籍档案管理的要求，才能实现管理科学化，服务优质化。因此，要加强档案管理队伍的建设，培养一批业务能力强、管理水平高的档案管理工作者。

（四）对学籍档案进行严格管理，做好信息采集工作，维护其真实性和完整性

从学生入学开始，就要对各种手续从严把关，仔细检查和保管学籍管理验证材料，通过加大处罚力度等手段杜绝乱发学历证书的现象。档案管理人员要具备良好的职业素质和敬业精神，认真工作，不徇私情，做好信息收集和整理工作，努力维护学籍档案的真实性和完整性。

（五）加大开发利用力度，做好社会化服务

通过统计学生成绩的优良度和合格率、分析各专业毕业生的就业率以及分析学生的选课率等活动为高校的教学、管理提供有价值的参考信息。在学生就业方面，要做好社会化服务，为企事业单位提供完整、详尽、真实的学生档案信息，为选聘人才和学生就业创造条件。

（六）提高档案管理的现代化水平

使用计算机技术进行管理可以大大降低档案管理者的工作强度，能够有效弥补手工管理的不足和缺陷，使档案管理更加方便、准确和快捷。另外，新的管理手段必然会有新的工作流程和模式，档案管理人员要努力提高自己的工作水平和能力，在对学籍档案使用计算机管理的基础上通过上网建站等方式提高学籍档案的社会效益。

綜上所述，高校学籍档案是高校教学发展进程的原始见证，是学生在校学习和实践的真实记录。现阶段高校学籍档案管理存在着管理意识淡薄、管理体制不健全、档案失真、档案信息收集不及时、业务人员素质偏低等问题，针对这些情况，高校管理者应该采取积极有效的措施来加以解决，这样才能提高学校的教学及管理水平，完善社会化服务职能。

参考文献：

[1]李玉萍.高校学籍档案管理的问题与对策分析[N].齐齐哈尔医学院学报，2008（17）.

[2]黄锦旺.试谈高校学籍档案管理存在的问题及对策[N].广西大学学报（哲学社会科学版），2008（S2）.

高校学籍档案 篇12

一、存在的问题

1. 认识不到位。

不少高校的系部没有专职的学籍档案管理人员, 有的是任课老师轮流兼任, 有的是聘请临时工从事学籍档案管理工作, 没有经过正规的档案管理培训, 更不符合持证上岗的从业要求, 因此, 也就对档案交接缺少应有的认识和工作的常识, 在档案管理人员变更频繁时学籍档案管理人员对档案管理工作根本摸不着边际, 业务生疏, 认为学籍档案员交接工作只是交出一串钥匙了事, 至于学生的成绩单、毕业生资料、学籍异动材料等具体在哪个位置、是否齐全, 一概不管。这样导致了学籍档案管理混乱, 出了问题也责任不清。

2. 交接不及时。

或者是原学籍档案管理人员已经到别的部门上班而新的学籍档案管理人员迟迟不曾到位, 出现了学籍管理的“真空”时段, 极易造成学籍材料无人管理, 档案材料严重缺失, 导致管理工作前后脱节, 无法延续。或者是新的学籍档案管理人员已经上岗而前任学籍档案管理人员还迟迟不办理交接手续, 使新学籍档案管理人员进入不了角色, 不能正常接手学籍档案管理工作。

3. 手续不规范。

档案交接是一项手续严密且责任重大的工作, 但不少学籍档案管理人员却忽视了交接工作涉及到的责任归属这一非常重要的问题, 认为学籍档案交接只是一种形式, 在学籍材料交接时没有核对材料是否齐全、学生的成绩单是否有错登、漏登的现象, 是否有休学复学时间, 转学转专业或退学情况等。交接工作没有规范的交接手续, 接收方就稀里糊涂地接手了学籍管理工作。一旦有的学生在办理毕业生审核手续时, 由于找不到学籍证明材料而影响毕业时, 因交接不清而产生的责任问题就会暴露出来, 进而产生一系列后续矛盾。

4. 监交不严格。

系部的学籍档案交接工作的监交人应该是分管学籍的副主任。然而, 很多部门领导对档案交接工作不重视, 认为只是新老学籍档案管理人员之间的事情, 整个交接过程不过问, 也不要求交接双方规范交接手续。这样使得学籍档案交接缺乏监督, 在出现由于学籍材料不全而导致学生不能毕业或其他不可挽回的损失时, 也不能证明责任究竟在哪一方。

二、解决的对策

1. 增强学籍档案交接意识。

首先, 要加强对学籍档案管理人员的思想教育, 提高他们对档案交接工作的正确认识, 明确他们应负的责任, 使他们树立较强的事业心和责任心。其次, 要对学籍档案管理人员进行多渠道、多形式的培训, 并且制定出相应的培训计划, 使其熟悉学籍档案的交接, 提高学籍档案管理的业务能力。

2. 把交接工作列入议事日程。

其一, 领导要在思想上重视档案交接工作, 把它纳入本系部的议事日程, 并制定相关的规章制度, 明确交接双方的责任。其二, 领导对档案交接要严格把关, 《档案交接工作制度》明确规定:“各撤销、合并、工作有变动的单位要明确一位领导同志分管材料移交工作, 加强具体领导。文书处理和档案人员要坚守岗位, 认真负责地做好档案文件的清理、保管和移交工作;在未办理完档案材料的移交工作之前, 不要变动他们的工作。”部门领导对未办理档案移交手续的档案管理人员, 不签发工作调动的通知, 不办理工资迁移手续, 原档案管理人员一定要办理完档案交接手续并确认无误后, 方能离开原工作岗位。

3. 规范档案交接手续。

首先, 移交方要把所有的学籍材料进行一次彻底的清理, 对未处理的问题及时解决, 如有学生成绩漏登一定要到教务处及时补登等;对自己所管的档案材料要列出清单, 做到账物相符, 对有问题的又不能及时补充的材料, 要在事先准备好的交接单上注明, 明确是自己的责任。其次, 接收人要认真清点档案材料并了解学籍档案的保存与保管情况, 督促原档案管理人员及时解决档案材料中的遗留问题, 以免日后毕业生资格审查时遇到麻烦自己无法解决。

4. 加强对档案交接的监督。

学籍档案交接时, 必须有专人负责监交工作。交接双方在监交人的监督下进行档案交接。接收方在确认接收的档案材料无任何问题后, 双方在事先准备好的交接清单 (一式三份) 上签字, 最后监交人核查无误后在监交人一栏签名并盖上系部公章, 交接双方各执一份, 留一份系部存档。

高校的各项管理工作都要围绕“学生”这个中心来进行, 各系部的学籍档案管理始终要以学生为主体, 要贯彻以人为本的思想。在档案交接的过程中, 应教育交接双方端正思想、提高认识。做到档案交接工作不出差错, 不遗漏重要事项, 从而使得本部门的学籍档案管理工作得到良好的延续。

参考文献

[1].冯惠玲.张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.1