学籍档案管理研究

学籍档案管理研究（精选12篇）

学籍档案管理研究 篇1

在高校中, 学生学籍档案是高校档案馆 (室) 馆藏中, 区别于一般政府、企事业单位和社会机构所特有的一类档案。2008年《高等学校档案管理办法》由教育部和国家档案局颁布并实施, 新增的学生档案成为高校档案实体分类的第十一大类档案, 包括有报考信息、党团与思想品德等方面表现考核信息, 学习成绩奖惩和毕业设计 (论文) 等几个方面, 这是个人人事档案材料信息;在公共教学档案中还一部分学籍档案信息, 包括高考录取名册、在校期间理论与实践技能的考试和考核的所有成绩, 学术论文及答辩材料等, 当然还包含学籍处理、异动变更以及最后取得毕业学位证书和就业派遣等信息.学生学籍档案是大学生学校生活、学习的真实记录, 是个人成长黄金期各方面表现的真实记载, 反映了大学生人生成长和进步的轨迹。

一、学生学籍档案的利用特点

1、学生学籍档案利用数量呈不断稳定增长趋势

改革开放三十年来, 国门打开, 出国留学、工作、交流访问甚至移民的毕业生逐渐增多;本科、硕士和博士学生不断扩招, 从数量上不断增加。另一方面, 社会需求也不断增加, 就业市场由招统分工作到毕业生和用人单位双向选择;使得毕业生在找工作、考研、报考公务员和事业单位等, 出国留学、交流合作办学等各方面对学生学籍档案信息查询量大量增加, 社会上假学历、假学位的泛滥, 要求学校以官方名义出示高考证明、成绩单 (包括英文成绩单) 、毕业 (学位) 证明等情况占据了档案馆 (室) 查询利用的半壁江山。笔者统计了最近十一年本校学生学籍档案利用的数量的统计如下:

从统计看出, 近十一年来, 除受经济形势和就业趋势影响, 出国留学毕业生逐步增长, 并数量相对稳定;国内需要提供成绩单和毕业证明等信息, 呈爆炸式增长态势。兄弟院校情也大体相当, 相差不多。

2、重“藏”轻“用”, 重“保管”轻“开发”, 高校档案利用、信息服务模式老化现象较突出

多年来, 通过对学生档案的利用服务工作的了解发现, 很多学生对档案馆的了解是, 感觉它是一个“机密”所在, 敬而远之, 只有就业、考研或出国、补办毕业学位证时才来这里。另外, 学生入学, 档案入柜, 只要不丢不损, 就算完成任务这种想法在很多档案人员脑中是固定模式, 主动服务意识差, 习惯于传统手工查阅模式等, 这也是一个较普遍的做法。

3、学生学籍档案的信息程度较低, 信息化管理手段也相对较落后

学生档案多以手工填写, 纸质载体为主, 有些信息还是以手工查阅为主;对于学籍档案, 新生从高考信息、入学注册学籍, 到学生管理、教务管理以至到就业等各个环节, 不能用合适的网络系统和有效接口完全整和它们, 不能及时信息共享, 以至各块用各块的, 这也是校园网建设的一个难题。由此造成学生档案动态管理的一个时间滞后问题, 对于学校多层次、多形式和多学科专业办学以及学生频繁的学籍异动, 显得很不适应, 经常需要及时沟通才能解决, 影响学校整体管理效率。

二、改进的思路与对策

1、树立良好的服务意识, 做好信息的原始积累

首先, 在档案工作中贯彻以人为本的理念, 树立服务思想, 学校管理服务的主体是学生, 我们应当尽心尽力为他们做好服务是我们的应尽职责, 秉承我校“待生如子”办学理念, 更应为他们做周到、细心的服务, 这种思想要始终贯彻在我们的日常工作中;同时走向社会的毕业生, 也是学校档案利用与信息服务的主要对象, 也同样不能忽视。其次, 我们也应重视原始档案的收集整理, 除学生处、教务处研究生院这些部门外, 还要深入到二级学院做好细致的归档业务指导工作, 明确归档范围, 重点做好招生、教学、学籍和学位等环节材料的收集, 保证学生学籍档案的齐全完整, 这是我们做好档案利用的保障。

2、改进档案利用和信息服务手段与模式, 扎实做好服务工作

作为多年的档案工作者, 我们深知, 在档案工作的收、管、用各环节中, 做好档案的收集和保管, 注重馆藏建设, 这是档案工作的重要基础和前提, 但我想说, 能提供更多更好的档案利用服务才是档案工作的目的, 更能体现档案工作者价值的地方应该是档案的利用环节, 做好了档案利用和信息服务工作, 更能让毕业生、学校和社会感受到档案工作的重要性, 胜过千万次的宣传和教育, 对提高人们的档案意识也非常重要。否则, 档案工作者整天埋头辛苦工作, 不能对个人、单位和社会提供高效、快捷的服务, 就不会被人们理解, 就感觉不到你工作价值和存在, 所谓的“有为才能有位”, 就是这个道理。从另一方面来讲, 做好学生和学籍档案的利用工作, 还要从手段上下功夫, 利用现代化信息技术, 将更多的信息资源数字化, 这样才能将更多的“死档”变成有用的“活信息”, 变成高效、准确和快捷的信息服务, 满足学生的各种需求。例如, 近些年来, 很多学生在校期间多次考了CET-4和CET-6 (大学英语四、六级) , 但经常把成绩单弄丢或使用时找不到, 到馆里查找往往都不知道哪一次考的, 考试时间和成绩是多少, 我们把近八年来, 十七次考试的电子信息汇到一个小数据库中, 只要输入个人信息, 就能看到所有次数成绩和时间, 选择需要打印, 提供了高效快捷的服务, 学生非常满意。实践证明, 只有投入更多的人力、物力, 集中为学生做好档案利用, 才能更好满足信息社会对信息服务的更高要求, 体现档案馆 (室) 的价值和作用。

3、构建学生学籍档案数字化平台, 提升高校特色档案资源服务

数字档案馆建设是一项长远发展的系统工程, 也是信息时代发展的必然。眼下, 我们应该首先做好校内档案信息的整和, 搭建好学生学籍档案数字化平台, 在做好传统纸质档案归档的同时, 不断提高档案的数字化程度, 对老档案进行数字化转换, 反新归档的档案, 重视电子文件归档, 尽快实现档案归档的全数字化。这就要求我们首先提高档案工作人员个人信息化计算机知识的更新和学习, 深入挖掘开发档案信息资源, 包括学术科研信息资源、知名校友人物资源等, 形成高校特色信息服务体系, 满足信息社会对信息服务的更高要求, 为学生个人发展和学校的长远发展做好档案利用服务和信息服务。

摘要：高校学生学籍档案, 是大学时期, 一段青春美好时光的真实记录。在改革开放的今天, 学生升学、就业, 事业发展、学术成长交流, 甚至走出国门留学、移民等, 都少不了查证或利用某些学生学籍档案内容, 学生学籍档案在高校档案馆 (室) 的档案中, 应属于利用率最高的档案之一。笔者依据十余年为学生提供学生学籍档案的信息利用服务经验, 并加以深入统计分析, 提出了做好学生学籍档案管理与利用工作的一些思考与对策。

关键词：学生档案,学籍档案,利用

学籍档案管理研究 篇2

（2014年9月1日）第一章 总 则

第一条 为加强研究生的学籍管理，维护正常的教育教学秩序和生活秩序，保障研究生身心健康，促进研究生德、智、体、美全面发展，依据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国高等教育法》、《普通高等学校学生管理规定》以及其他有关法律、法规，结合我校具体情况，制定本规定。

第二条 本规定适用于我校接受普通高等学历教育的博士研究生和硕士研究生。

第二章 入学与注册

第三条 按国家招生规定录取的新生必须持录取通知书和其他有关证件，按规定日期到校办理入学手续。因故不能按期入学者，必须事先凭有关证明书面向研究生部请假，请假时间最长不得超过一个月。请假须经研究生部批准方为有效。未办理请假手续或者请假逾期者，除因不可抗力等正当事由以外，视为放弃入学资格。

因病请假一个月期满，仍不能报到者，可申请保留入学资格一年，并附二级甲等以上医院（下同）诊断证明书，由所考取专业所属院系签署意见，校医院核实后，送研究生部，报主管校长批准。

拟录取的硕士研究生，均可提出保留入学资格的申请，经学校审核同意后为其办理保留入学资格手续并在研究生部网上公布名单。

第四条 新生入学后三个月内，学校按照招生规定对其报考资格、政治和思想品德情况以及身体健康状况进行复查，其中对新生报考资格、政治和思想品德情况的复查由研究生部会同有关院系组织实施，对新生的健康复查由校医院组织实施，复查合格者予以注册，取得学籍。复查不合格者，由学校区别情况，予以处理，直至取消入学资格。

凡属弄虚作假、徇私舞弊被录取或取得学籍者，无论何时，一经查实，立即取消其入学资格或者学籍；情节恶劣者，报请有关部门查究。第五条 新生在健康复查中被发现患有疾病，经校医院或者其指定医院诊断不宜在校学习的，由校医院出具意见，送研究生部，报主管校长审批，可以保留入学资格一年。保留入学资格的新生应立即办理离校手续，回家疗养，户口迁回原籍，两周内无故不办理离校手续者，不再保留入学资格。保留入学资格者不具有本校学籍，不享受在校生待遇。在保留入学资格期内经治疗康复，可向研究生部申请入学，在下一学年开学前一周内，经校医院或者其指定的医院诊断，符合入学体检要求者，重新办理入学手续。复查不合格或者逾期不办理入学手续者，取消其入学资格。

第六条 每学期开学两周内，持研究生证到所在院系或者研究生部办理注册手续。注册须由本人办理，禁止他人代为注册。

未按学校规定缴纳相关费用或者有其他不符合注册条件者，不予注册。家庭经济困难的学生可以申请贷款或者其他形式的资助，办理有关手续后注册。

研究生因故不能按期注册者，需到研究生部办理请假或者暂缓注册手续，未请假或者请假未获批准逾期两周以上（含两周）未注册者，做退学处理。

第三章 课程考核与成绩记载

第七条 研究生须按学校的规定进行选课，参加所选课程和实践等教育教学环节的学习和考核，考核成绩记入研究生成绩单，加盖研究生成绩专用章，并归入本人档案。

第八条 研究生思想品德的考核、鉴定，要以《高等学校学生行为准则》为主要依据，采取个人小结、师生民主评议等形式进行。

第九条 课程考核和管理参照《首都经济贸易大学研究生课程学习管理办法》的相关规定执行。（英语课程也要求70分合格吗？）

第十三条 研究生违反考核纪律或作弊，成绩无效，并视其违纪或作弊情节，给予批评教育和相应的处分。

第四章 转学与转专业

第十四条 研究生一般不得转学和转专业。如因学校发展需要而进行专业调整，或者因导师变动，或者因研究和学习期间身体条件变化等人力不可抗拒的原因，致使学生无法在原单位或者原专业完成学业者，可以转学或者转专业。转学和转专业必须在同一学历层次、类别内进行。

博士研究生、进入毕业年限的硕士研究生或者定向（委托）培养的硕士研究生，原则上不得转专业。

第十五条 在校内转专业的，由本人提出申请，填写《研究生转专业申请表》，经导师和所在院系同意，同时征得拟转入院系的同意，送研究生部审核，报主管校长批准。

被批准转专业并已办理手续者，不得申请转回原专业。

第十六条 研究生转学的，由本人提出申请，填写《研究生转学申请表》，经导师和所在院系同意，送研究生部，经主管校长审核，校长批准，报北京市教育委员会审批。所在院系应协助学校与拟转入的单位进行联系，在征得拟转入单位的同意后，方可办理转学手续。

外单位研究生要求转入我校者，需向我校研究生部提交申请。经研究生部审查，确认符合转入条件并征得拟转入院系和导师的同意后，送主管校长审核，报校长批准，方可通知申请人和所在单位办理转入手续。

第十七条 研究生有下列情形之一者，不得转学：

（一）入学未满一学期的；

（二）招生时确定为定向、委托培养的；

（三）应予退学的；

（四）其他无正当理由的。

第五章 休学与复学

第十八条 学术学位硕士研究生的学习年限一般为三年，专业学位硕士研究生的学习年限一般为二年，最长修业年限（含休学）为五年。全日制博士研究生的学习年限一般为三年，定向（委培）一般为四年；全日制博士研究生最长修业年限（含休学）为五年，非全日制博士研究生最长修业年限（含休学）为六年。

优秀硕士研究生达到学校提前毕业规定的要求，可以申请提前一年毕业，并须按学校有关规定办理申请、缴费等手续。

第十九条 学生申请休学或者学校认为应当休学者，由学校批准，可以休学。研究生就读期间，以个人名义出国（境）参加学术会议、从事科学研究、在国（境）外大学进修学习，或者因私出国（境）探亲、访友、旅游等，超过一个月者（寒暑假除外），须办理休学手续。

第二十条 研究生申请休学，由本人申请，填写《研究生休学申请表》，经导师和所在院系签署意见，报研究生部审核，主管校长批准，予以休学；因病休学者，需另附校医院或者其指定医院的医疗诊断书，证明确需休养的，可以申请。

研究生休学，一般以一学年为限，期满后仍不能复学的，可继续申请休学，但最长修业年限不能超过第十八条规定。

第二十一条 休学研究生应当在规定期限内办理休学手续离校。休学期间，不享受在校学习研究生待遇，其往返路费由本人自理。

第二十二条 研究生休学期间患病，其医疗费按我校医疗管理规定处理。经济确有困难者，由本人申请，经导师和所在院系签署意见，报研究生部批准，可酌情予以补助。

第二十三条 研究生因病休学期满，由本人填写《研究生复学申请表》，在每学年结束前一周内向所在院系申请复学，并由所在院系通知其在开学前一周内到校医院复查(在外埠休养治疗者，须附二级甲等以上医院诊断证明书)，确认能坚持正常学习者，由导师和所在院系签署意见，附校医院复查证明书，经研究生部审核，送主管校长批准，准予复学。

第二十四条 因其他原因休学者，由本人填写《研究生复学申请表》，另需提供必要的证明，经导师和所在院系同意后，经研究生部审核，报主管校长批准，准予复学。

第二十五条 研究生在休学期间如有违法、违规、违纪行为，取消其复学资格。

第二十六条 被退学、开除学籍的研究生，不得申请复学。

第六章 退 学

第二十七条 研究生有下列情形之一，应予退学：

（一）学业成绩未达到本专业培养方案的相应要求，或者在规定年限内（含休学）未完成学业的;

（二）休学期满，在规定期限内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的；

（三）经学校指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残无法继续在校学习的；

（四）未请假离校连续两周，不参加学校规定的教学活动的；

（五）超过两周未注册而又无正当理由的；

（六）本人申请退学的。

第二十八条 凡退学的研究生，由本人提出申请，填写《研究生退学申请表》经所在院系主管领导签署意见；或者由导师或所在院系提出申请，填写《研究生退学申请表》，送研究生部审核，由校长办公会研究决定。

对做退学处理的研究生，学校出具退学决定书并送达本人；无法送达本人的，在校内发布公告，自发出公告之日起，经过六十日，视为送达。同时，由学校上报北京市教育委员会备案。

第二十九条 研究生退学后的有关事项，按下列规定办理：

（一）退学研究生须一周内办理退学手续离校。无故逾期一周不办理手续者，学校将注销其学籍，不再出具任何证明。

（二）办理完退学手续后，学校发给退学证明；对学满一年以上但未完成教育教学计划规定内容而退学的学生，颁发肄业证书。

第三十条 退学的研究生，按已有毕业学历和就业政策可以就业的，由研究生部报北京市教育委员会毕业生就业部门办理相关手续；在退学后一年内没有聘用单位的，档案、户口退回其家庭户籍所在地。

第三十一条 研究生对退学处理有异议的，参照本规定第四十四条办理。

第七章 毕业、结业与肄业

第三十二条 研究生在学校规定的学习年限内，完成本专业培养方案规定的内容并达到要求，修满规定学分，德、智、体考核合格，准予毕业，由学校发给研究生毕业证书。

拟提前一年毕业的硕士研究生，须于第三学期规定时间提出提前毕业申请，填写《研究生提前毕业申请表》，经导师和所在院系同意，研究生部审核，报主管校长批准，取得提前毕业的资格。第三十三条 符合《首都经济贸易大学学位授予工作细则》学位授予条件者，由学校颁发学位证书。

第三十四条 研究生在学校规定的学习年限内，完成本专业培养方案规定的内容，未达到毕业要求者，准予结业，由学校颁发研究生结业证书。

结业的研究生，符合以下条件者，在结业之日起一年内，可按下述规定进行处理:

（一）因留校察看处分没有获得毕业者，解除留校察看处分后，颁发研究生毕业证书；符合第三十三条者，授予硕士学位。

（二）因外语水平或毕业论文学位审核、答辩未通过而结业者，经重新提交合格的外语水平材料、或重新学位审核、答辩合格，由研究生本人申请，经导师、所在院系同意，研究生部审核，由学校颁发研究生毕业证书；符合第三十三条者，授予硕士学位。

通过以上方式颁发的毕业证书、学位证书，颁发时间按实际发证日期填写。第三十五条 学满一年以上退学的研究生，颁发肄业证书。

第三十六条 违反国家研究生招生规定入学者，不颁发学历证书、学位证书；已发的学历证书、学位证书，由研究生部予以追回并报北京市教育委员会宣布证书无效。

第三十七条 毕业、结业、肄业证书和学位证书遗失或者损坏，经研究生本人申请，研究生部审核后，出具相应的证明书。证明书与原证书具有同等效力。

第八章 奖励与处分

第三十八条 学校对在德、智、体、美等方面全面发展或者在思想品德、学业成绩、科技创造、锻炼身体及社会服务等方面表现突出的研究生，给予相应的精神鼓励或者物质奖励，其具体方式有：通报表扬、发给奖状、奖品、奖金、授予荣誉称号等。

研究生可以参加学校、研究生部和各院系组织的评优活动。

第三十九条 品学兼优的研究生，可以获得奖学金；经研究生部、所在院系或研究生会推荐，研究生干部可以参与“优秀学生干部”称号的评选活动；经各院系学位分委员会推荐，毕业研究生可以参加研究生部组织的“研究生优秀论文”评选活动。第四十条 对有违法、违规、违纪行为的研究生，应当给予批评教育或者纪律处分。给予研究生的纪律处分，应当与其违法、违规、违纪行为的性质和过错的严重程度相适应。

第四十一条 纪律处分的种类分为：(一)警告；(二)严重警告；(三)记过；(四)留校察看；(五)开除学籍。

第四十二条 给予警告、严重警告和记过处分的，由所在院系或者研究生部决定；给予留校察看处分的，由所在院系提出意见并征求导师意见，送研究生部，报主管校长批准。

第四十三条 研究生有下列情形之一，学校可以给予开除学籍处分：(一)违反宪法，反对四项基本原则、破坏安定团结、扰乱社会秩序的；(二)触犯国家法律，构成刑事犯罪的；(三)违反治安管理规定受到处罚，性质恶劣的；

(四)由他人代替考试、替他人参加考试、组织作弊、使用通讯设备作弊及其他作弊行为严重的；

(五)剽窃、抄袭他人研究成果，情节严重的；

(六)违反学校规定，严重影响学校教育教学秩序、生活秩序以及公共场所管理秩序，侵害其他个人、组织合法权益，造成严重后果的；

(七)屡次违反学校规定受到纪律处分，经教育不改的。

第四十四条 对研究生做出处分的具体规定详见《首都经济贸易大学学生违纪处分办法》。

第四十五条 对研究生的奖励、处分材料，由研究生部真实完整地归入学校文书档案和本人档案。

第九章 附 则 第四十六条 对各类联考在职攻读硕士学位的研究生、港澳台研究生、留学研究生的管理，参照本《规定》执行；委托培养研究生的学籍管理，除定向、委托培养合同另有规定外，按本规定执行。

第四十七条 本规定自2014年9月1日起施行，原《首都经济贸易大学研究生暂行学则》同时废止。其他有关研究生管理规定与本规定不一致的，以本规定为准。

高校学籍管理预警机制研究与实践 篇3

关键词：学业预警；学籍管理；预警制度

一、学业预警制度的建立背景和目的

随着高校学分制模式的推进，对学生的学习能力和自我控制能力提出了更高要求。学生因学习目标缺失、学习动力不足、学习依赖性强而产生违纪、延迟毕业等学籍处理的情况不断发生。学籍异动已经成为影响高校稳定的重要因素之一，被动的学籍管理已然无法满足高校以人为本的教育理念，原有的管理模式将无法适应现代管理要求。这些亟待解决的问题为高校学籍管理工作提出了新的考验。

二、学业预警制度的基本内容和实施方法

以黑龙江省某高校为例，从监控学生在校学习生活的全过程为出发点，通过学校、家长、学生之间的沟通与协作，面向每一名学生构建多元一体的警示工作系统。下面我从预警的工作原则、类别和等级、程序及帮扶措施等方面介绍如何建立学业预警制度。

学业预警制度是通过对学生每学期的出勤、违纪、成绩等情况进行数据统计，对因学习目标缺失、动力不足、自主性差等原因导致的违纪、学业滞后、延迟毕业、受学籍处理乃至退学的学生及时进行警示，并有针对性地采取相应的防范、补救、帮扶措施，将传统的“事后处理型”管理改为“事前、事中预防型”管理，帮助学生顺利完成学业的一种信息沟通和危机干预制度。

（一） 预警工作原则

学业预警本着“以人为本，全员育人”的工作原则，坚持将“刚性管理”与“柔性管理”相结合，通过“以学生为本”的工作方式和思维，建立起师生之间的情感和默契；将“外部监控”与“内部机制”相结合，建立自律与他律、激励与约束有机结合的长效机制；将“家庭教育”与“学校培养”相结合，实现学校、家庭联动预警，形成学生、家庭、学校间积极互动、互补的良好局面；将“普遍性监控”与“个性化帮扶”相结合，构建由学校领导、教学部门、学生工作部门、任课教师、学生干部以及“学困生”家长组成的爱心帮扶体，以帮助高校中学习困难、心理困难、面临学籍异动的学生走出困境；将“静态档案”与“动态跟踪”相结合，为每个预警学生建立预警管理档案，经常性跟踪学生学习计划执行情况，进行学习效果评价、反馈。

（二）预警类别、等级

1.预警类别

考勤预警、学分预警、成绩预警、学籍异动预警、毕业预警、处分预警。

2.预警等级

学校实时对学生的实际情况进行综合审核，并对其所产生影响的程度，发出不同等级的预警信息。从低到高分别是蓝色预警、黄色预警、橙色预警、红色预警四个级别，同时对于没有预警的学生标注绿色。

（三）预警程序

1.确定预警学生名单。根据学生的日常行为表现、学习成绩及其他相关情况确定进入预警范围的学生。

2.下发预警通知。向预警学生下达《预警通知书》，并将名单发给相关部门及任课教师，进行重点关注。

（1）分析预警根源。辅导员通过与学生、家长、任课教师的谈心、交流、沟通等方式查找学生出现问题的原因。（2）建立预警档案。辅导员记载学生受预警的前因后果、帮扶转变情况等，建立受预警学生档案。（3）制订整改计划。依据个人特点制订整改计划，明确整改目标、内容和时限等方面。（4）预警等级变更通知。学生受预警等级发生变更时要及时通知学生及家长。

（四）预警学生帮扶措施

1.建立教育体系。针对学生不同情况开展系统全面、针对性强的教育活动。2.建立帮扶机制。对受到预警的同学确定一对一的帮扶联系人。3.建立重点关注机制。重点关注受预警学生的生活学习状况，及时反馈。4.建立定期谈心机制。定期与预警学生的谈心交流，掌握学生现状。5.建立分级监护机制。实行三级预警监护，一级监护是辅导员、任课教师及学生干部；二级监护是学院管理者；三级监护是学校相关职能部门，同时建立家长监护制度。 6.建立定期反馈机制。定期进行情况反馈，做到辅导员与学生干部间、与学生家长间、与任课教师间的沟通与反馈，辅导员与学院管理者的反馈与汇报，学院与学校职能部门的反馈与汇报。

三、学业预警制度的实施效果

在我们对黑龙江省某高校的预警制度实施前后各类数据的比对、分析中发现，实施学业预警制度以来，学风有较大程度的好转，主要体现在以下几个方面：

1.学习效果明显改善。毕业前补考人数减少，延长修业年限人数减少。2012年延长修业年限学生人数占毕业生总数的3.16%，2013年延长修业年限比例为2.90%。

2.学生因学习成绩受到学籍异动处理的人数减少。2013年受到学籍异动处理的人数较2012年减少了72.79%。

3.学生受到各类预警人数明显下降。以2009级学生为例，2012年有315名学生受到预警，2013年仅21名学生受到预警。

4.学生受到预警的级别在逐渐降低。大部分受到预警的学生在经过帮扶后取得了较大进步，有89%的学生预警级别从高一级别降到低一级别，也有43.3%的学生解除预警。

5.学风逐渐好转。学生学习的积极性、主动性不断增强，学生课堂出勤率、自习室利用率、图书馆资源利用率均有提高；学生在省部级以上各类学科竞赛和技能竞赛中获奖人次逐渐增加；大学英语四、六级考试通过率、考研录取率、毕业生就业率逐年提高。

通过学业预警制度的实施，提高了学校人才培养质量。预警过程有效督促了学生按照学校和专业培养目标、培养方案的要求，努力完成学业，加强素质修养，减少或避免学习和生活中可能出现的问题和困难，提高了高校整体教学质量和学生综合素质。

通过学业预警制度的实施，在一定程度上维护了高校校园稳定。由学校管理部门、任课教师、班主任、辅导员与学生家长和学生之间建立的沟通和交流机制，为学生成长、成才搭建了多方协作、齐抓共管的平台，适时的引导和及时的干预，大大减少日后可能因学籍异动而产生的各类不稳定因素。同時，通过预警的警示作用，大大减少了学生的各类违纪违规行为，尤其是二次违纪开除学籍的违纪现象，控制了校园稳定高危人群的扩散。

通过学业预警制度的实施，营造了和谐的校园氛围。学业预警制度更加注重营造和谐温馨的校园环境，更加关注、尊重和爱护学生，更有利于学生、家长和学校建立平等、和谐的人际关系。体现了高校对学生的人文关怀，对创造和谐校园、和谐社会起到至关重要的作用。

四、研究结论

将学业预警作为高校新型管理模式已经成为教育工作者的共识。实践证明，要想真正发挥预警工作的成效，高校必须全员参与、全力以赴。形成自上而下的强大推动力，充分发挥教书育人、管理育人、服务育人的功能，保证学业预警有效运行，当然在实施过程中，教育工作者要因材施教、因地制宜。关注学生需求，强化个性化指导，根据学生不同的学习程度，制定不同的帮扶方案，采取不同的帮扶措施，依据高校的实际情况，制订适合本学校的预警模式，保证预警效果。

参考文献：

[1] 张海舰，吕海航，王芹芹.关于大学生学业预警制度若干问题的探讨[J]. 职业时空. 2010（11）.

[2] 杜小刚，张慧，魏哲.高校学业预警机制构建研究[J]. 出国与就业（就业版）. 2011（19）.

[3] 宓旭峰.学分制大类培养模式下高校学生学业预警制度的探究[J]. 长春理工大学学报. 2011（11）.

党校学籍管理工作开展研究 篇4

一、党校学籍管理工作的特点

党校学籍管理工作的特点主要采取辅导的形式综合教学, 发挥党校教学管理的特点, 重点关注对专业知识的教育与实践能力的培养, 让党校学生对专业知识进一步了解与掌握。另外, 还实行了专业分类管理。根据不同专业的老师和学生, 其负责管理的专业部门也不同, 学籍管理是由党校的教务处、联合办学处的老师兼职管理 (没有专门的学籍管理人员) 负责的。这些优势体现了党校的学籍管理的专业特色, 但是因为管理工作比较繁琐, 同时也给党校学籍管理的工作人员带来了挑战。

二、党校学籍管理工作中的问题

(一) 缺乏规范性。

党校的学籍管理制度总体来说还不够完善。目前, 我国党校还没有对学籍管理的形式作出明确统一规定, 使党校在学籍管理方面无法可依, 无章可循。因此, 党校的学籍档案管理, 由党校自行制定, 由于制定的方法不一, 做法各不相同, 导致学籍档案管理工作不能体现标准化与规范化。

(二) 信息化不全面。

目前党校对不同的管理分别建立了不同的数据库, 但是相关的数据不能进行共享, 在学籍管理工作上造成了不便, 还不能发挥资源和财力应有的优势。由于我国对党校信息化建设的投资较少, 影响了党校学籍管理信息化建设的步伐。信息化的建设需要大量资金, 而且一些县市级财政部的资金比较困难, 导致经费压力更大。

(三) 对资源的利用少。

在学籍管理工作中, 由于学籍管理中信息化程度比较低, 数据库不能共享, 给资料的查询带来了不便, 导致运用到的资源很少, 服务不积极。对于如何运用网络化信息使学籍管理工作进一步开发和完善, 以及如何提高学籍管理工作水平, 还需党校学籍管理的工作人员进一步思考和努力。

(四) 存在人为因素。

在党校的学生中, 有的因自身原因, 出现退学和休学等现状, 有些学生因在外工作, 申请休学, 又想在学校保留学籍;没有在指定时间内通过学位考试;甚至有的学生的毕业论文没有及时完成, 还因此找关系说情, 这些严重违反了学校相关规定的严格执行, 另外还使学籍资料收集、整理与归档带来了不便, 加强了学籍管理工作的难度;在党校的老师中, 有些老师对学籍管理了工作缺乏认识, 认为学籍档案管理的工作与自己无关, 因此在某些方面是学籍管理存在不确定性;在学籍管理工作人员中, 有些人对管理工作没有责任心, 对学籍管理的制度不严格执行, 导致有些学籍管理资料不真实, 在一定程度上影响了党校的学籍管理工作的质量。

三、对党校提高学籍管理工作水平的建议

(一) 建立统一管理规范体系。

根据党校制度的相关制度, 要严格执行学籍管理工作, 建立党校统一的学籍管理体系, 进一步规范办学的各项要求, 特别是对入学与注册、休学与退学以及奖励与处分等方面做出相应的统一规范并严格执行。只有完善管理制度, 才能发挥党校在教育培训中应有的作用。

(二) 提高管理工作建设。提高管理工作建设主要体现在以下两个方面:

1. 开发统一的学籍管理信息化系统软件。

在党校学籍管理中, 要想提高管理工作质量, 需要开发一套具有党校学籍管理特色的系统软件, 是学籍管理在各个方面进一步完善, 大大提高工作的效率, 使学籍管理工作具有准确性和统一性, 运用这种系统软件使学籍管理工作不再繁琐, 以科学管理为基础, 提高管理工作的质量。

2. 加强宣传教育工作。

应该在宣传教育方式中, 加大学籍档案管理的工作力度, 应抓好档案管理的宣传教育, 指导党校管理工作者树立科学合理的管理理念, 加强党校学籍档案管理意识, 严格执行学籍档案管理制度, 在党校进一步做好学籍管理的工作氛围。

四、做好管理宣传教育工作

在党校学籍管理工作中, 做好宣传教育工作, 抓好管理政策的宣传教育, 使党校的管理人、老师和学生树立执行管理工作理念, 在党校中加强对学籍管理工作的执行。

五、结束语

党校的学籍档案管理要从被动的服务观念走出去, 充分发挥学籍档案的优势, 为组织部门和用人单位提供了了解相关情况的服务。另外, 学籍管理工作还为老师和学生提供了服务。利用电子网络信息技术简历健全学籍档案管理制度, 还要利用档案资源平台, 提高学籍档案管理人员的服务能力和服务水平, 实现档案信息资源的广泛共享, 进一步为档案管理人员以及老师和学生还有用人单位等相关部门提供了方便, 推动了党校学籍管理工作的稳定发展和实施, 同时还发挥了党校在教育事业中的重要性。

摘要：在党校中学生的学籍管理是省级党校管理的不可缺少的一部分。关系到党校的办学质量和在社会中的形象。有效改善党校学籍管理工作, 提高党校学籍管理工作的效率。要加强对知识的共享、创造和应用工作, 结合具体的业务才能发挥一定的作用和价值。在学籍管理工作中不仅要与相应的业务相结合, 还需构建知识管理体系, 营造一个有利于组织学习的环境和建立有助于知识共享的组织机构, 这都与知识激励机制息息相关。本文分析了党校学籍管理的工作中出现的情况, 并作出了对提高党校的学籍管理工作水平的相应方案。

关键词：党校,学籍管理工作,档案管理

参考文献

[1]档案人员岗位基础知识[Z].福建省档案专业培训教材.

[2]中共福建省委党校管理制度汇编[Z].2012, 6.

[3]中共河南省委党校党员领导干部管理制度汇编[Z].2010, 7.

[4]中共河北省委党校在职研究生管理制度[Z].2010, 4.

湖南大学研究生学籍管理办法 篇5

（湖大研字[2005]10号）

第一章 总则

第一条 为了全面贯彻党和国家的教育方针，维护学校正常的教育教学秩序，加强和完善我校研究生的学籍管理，树立博学、睿思、勤勉、致知的学风，保证研究生的培养质量，保障学生的合法权益，依据教育部《普通高等学校学生管理规定》制定本规定。

第二条 本规定适用于我校按国家政策、规定录取的接受各类教育的研究生。

第二章 入学与注册

第三条 我校按照国家招生计划录取的研究生，持《湖南大学研究生录取通知书》和其他有关证件，并按通知书中的要求和规定的期限，到校办理入学手续。因故不能按期入学者，应写信并附原单位或所在街道、乡镇证明，向研究生院培养办公室请假，假期不得超过两周；未经请假、请假逾期者，除因不可抗力等正当事由以外，视为放弃入学资格。

第四条 新生入学后，学校在三个月内按照国家招生规定及招生体检标准对其进行复查。其中由院（系）、所组织查阅本单位研究生档案，对研究生进行是否符合报考条件、以及政治、思想品德方面的复查，由校医院组织进行健康复查。复查合格者予以注册，取得我校研究生学籍。复查不合格者，由学校区别情况予以处理，直至取消入学资格。

凡属弄虚作假、徇私舞弊取得学籍者，无论何时发现，一经查实，立即取消其学籍，予以退回；情节恶劣的，报请有关部门查究。

第五条 对患有疾病的新生，经学校指定的二级甲等以上医院诊断不宜在校学习的，可以保留入学资格一年。保留入学资格的新生应当在两周内办理手续离校。

保留入学资格者不具有学籍。在保留入学资格期内经治疗康复，可以向学校申请入学，由学校指定医院诊断，符合体检要求，经学校复查合格后，重新办理入学手续。复查不合格或者逾期不办理入学手续者，取消入学资格。

第六条 每学期开学第一周内，研究生应当持本人研究生证到所在院（系）、所报到注册。未按学校规定缴纳学费者不予注册。因故不能如期报到注册者，应当请假，并办理暂缓注册手续，暂缓注册期限不超过两周；家庭经济困难的研究生可以申请贷款或者其他形式资助，办理有关手续后注册。

无正当事由逾期两周不注册者，按退学处理。

第三章 转学、转专业与更换导师

第七条 本校研究生具备下列情况之一，可以申请校内转专业与更换导师。

1、原指导教师工作关系变动。

2、研究生确有特长，经考核证实，转专业与更换导师更能发挥其专长；

3、研究生入学后发现某种疾病或生理缺陷，经学校指定的医院检查证明不能在原专业继续学习，但尚能在本校其他专业学习；

4、研究生确有某种特殊困难或非本人原因，经学校认定，不转专业则无法继续学习。

学校根据社会对人才需求情况的发展变化，经研究生同意，必要时可以适当调整研究生所学专业。

第八条 研究生有下列情况之一，不得转专业与更换导师。

1、入学学习时间超过一年；

2、由低学历层次转为高学历层次；

3、正在休学、保留学籍；

4、已达到退学程度；

5、在校学习期间已经办理过转专业手续；

6、无其他正当理由。

第九条 研究生转专业与更换导师的手续，按下列办法办理：

由研究生提出书面申请，经导师和所在院（系）、所同意，拟转入专业所在院（系）、所和接受导师同意，报研究生院审核，经主管校长批准后，研究生到研究生院培养办公室办理转入新专业与更换导师所在专业学习的手续。

被批准转专业与更换导师的并已办理手续者，不得申请转回原专业与导师。

第十条 研究生一般应当在被录取学校完成学业。如患病或者确有特殊困难，无法继续在本校学习的，可以申请转学。

第十一条 研究生有下列情形之一，不得转学：

1、入学学习时间超过一年者；

2、招生时确定为定向、委托培养；

3、应予退学；

4、其他无正当理由。

第十二条 研究生转学的手续，按下列办法办理： 研究生转入我校，由研究生提出书面申请，拟转入院（系）、所考核同意，并有导师同意接受后，报研究生院审核，主管校长批准，由转出学校将转学材料报省级教育行政部门确认转学理由正当并批复后，研究生到研究生院培养办公室和所在院（系）、所办理入学报到手续。

研究生转出我校，由研究生提出书面申请，研究生所在院（系）、所及导师同意后，报研究生院批准，拟转入学校同意接受，由研究生院将转学材料报省级教育行政部门确认转学理由正当并批复后，研究生到研究生院培养办公室办理离校手续。

研究生跨省转学，需分别经转出学校和转入学校所在地省级教育行政部门确认转学理由正当。

经批准由外校转入我校学习的研究生，一般只能转入相应专业和年级学习。

第十三条 研究生更换导师转专业、转学的申请，应当在每学期的开学两周内提出，其他时间不予受理。

第四章 休学与复学

第十四条 研究生可以分阶段完成学业。研究生因伤、病，或因事，或因其他特殊原因、困难，需要中断学业的，可以申请休学。但研究生在校最长学习年限科学学位硕士生为四年，专业学位研究生一般为四年，但不得超过五年，博士生为六年（含休学，下同）。

第十五条 研究生虽经请假，但一学期累计六周不能参加教学活动的，应当休学。

第十六条 研究生休学一般以一学期为期，期满后仍不能复学的，可继续申请休学，但休学时间累计不得超过一年。

第十七条 研究生申请休学，由本人写出书面申请，经导师和所在院（系）、所研究生教育主管领导同意，报研究生院批准，予以休学，并办理离校手续。休学时间从研究生在研究生院培养办办理休学手续后算起。

第十八条 研究生应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），学校保留其学籍至退役后一年。

第十九条 休学研究生的有关问题，按下列规定办理：

1、休学研究生应当办理休学手续离校，路费自理，学校保留其学籍。

2、研究生休学期间，不享受在校学习研究生的待遇，不得返校上课考试。

3、休学期间学校照发普通奖学金。

4、休学研究生患病，其医疗费用按学校有关规定处理。第二十条 研究生复学按下列规定办理：

1、研究生休学期满，须在休学期满前一个月按学校规定的时间内持本人书面复学申请，所在地街道（乡镇）等单位开具的学生行为表现证明，到研究生院培养办公室办理复学手续。

2、因伤、病休学的研究生，申请复学时应当有二级甲等以上医院的诊断结论，证明已恢复健康，并经学校医院复查合格，方可复学。

3、研究生在休学期间如有严惩违法乱纪和不符合大学生的行为规范的行为，不予复学，按退学处理。

第五章 退学

第二十一条 研究生有下列情形之一，应予退学：

1、硕士生一学期有两门必修课程考试不及格或一门必修课程考试不及格，经重修后仍不及格者，博士生有一门必修课程考试不及格者；

2、博士研究生学科综合考试二次不通过者；

3、休学期满，在学校规定期限内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的；

4、不论何种原因，在规定的最长学习年限内未完成学业的；

5、经学校指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残无法继续在校学习的；

6、未请假离校连续两周未参加学校规定的教学活动的；

7、超过学校规定期限未注册而又无正当事由的；

8、本人申请退学的。

按上述规定对研究生所作的退学处理，对研究生不是一种处分。

第二十二条 对研究生的退学处理，由研究生所在院（系）、所提出报告并附有关材料，报研究生院审核，经校长会议研究决定后，由学校出具退学决定书并送交研究生本人，无法送达的在校内公告。

第二十三条 退学或因其他各种原因处理离校的研究生，应当在退学通知送交或公告之日起两周内办理退学手续离校。

1、入学前为在职人员的，退回原单位。

2、入学前为应届毕业生，原则上在其生源所在地（入本科学习前的户口所在地）安排、推荐就业，没有接收单位的，学校将其户口、粮油关系退回其生源所在地。

第二十四条 研究生对退学处理有异议的，在退学通知送交或公告之日起5个工作日内，可以向学校学生申诉处理委员会提出书面申诉。

第六章 毕业、结业与肄业

第二十五条 凡具有我校学籍的研究生，在规定的最长学习年限内修完本专业培养计划规定的课程，完成学位论文并通过答辩，德、智、体达到毕业要求，准予毕业，学校发给毕业证书。符合《中华人民共和国学位条例》和《湖南大学学位授予工作细则》规定的学位授予条件者，授予硕士、博士学位。第二十六条 研究生在规定的学制内提前达到毕业条件的，可以申请提前毕业。研究生最多只能在规定学制的基础上提前一年毕业。

第二十七条 研究生在规定的最长学习年限内修完研究生培养方案规定的全部课程，未完成学位论文者，可发给结业证书。

研究生结业后不再具有我校学籍，不得继续在学校参加教学活动，学校不再向其颁发毕业证书和学位证书。

第二十八条 在校学习期满一年以上的退学的研究生，学校发给肄业证书。在校学习不满一年的退学研究生，学校出具在校学习成绩单或证明。

第二十九条 开除学籍的研究生，学校发给学习证明。第三十条 毕业、结业、肄业证书和学位证书遗失或者损坏，经本人申请，学校核实后应当出具相应的证明书。证明书与原证书具有同等效力。

第七章 附则

第三十一条 本规定自2005年9月1日起施行。原《湖南大学研究生学籍管理规定》同时废止。其他有关文件规定与本规定不一致的，以本规定为准。

学籍档案管理研究 篇6

[摘 要]随着全球大数据时代的来临，我国高等学籍管理工作也面临着巨大的冲击。高校学籍管理工作者应该了解和掌握大数据时代下高校学籍管理工作的特点，从而促进高校学籍管理工作的开展。高校学籍管理工作者应重视学籍管理队伍建设，有计划地加强对高校学籍管理工作者专业素质的培训，制定适应学籍管理工作者队伍建设发展的方针和策略。

[关键词]大数据 大数据时代 学籍管理

[中图分类号] G473 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2015）06-0057-02

大数据时代的到来，带动了我们的思维变革、商业变革以及管理上的变革。作为一名高校学籍管理工作者，应该学习和适应新科技给我们带来的全新改变，将新思维、新管理模式融入大数据时代中。

一、大数据时代的特点

大数据时代是对大量、动态、能持续的数据，通过运用新系统、新工具、新模型的挖掘，从而获得具有洞察力和新价值的东西。大数据有四个“V”字开头的特征：Volume（容量），Variety（种类），Velocity（速度）和最重要的Value（价值）。

Volume（容量）。Volume是指大数据巨大的数据量与数据完整性。

Variety（种类）。Variety则意味着要在海量、种类繁多的数据间发现其内在关联。

Velocity（速度）。Velocity可以理解为更快地满足实时性需求。

Value（价值）。它是大数据的最终意义，即获得洞察力和价值。

大数据时代是在人工智能、机器学习和数据挖掘等技术的迅速发展驱动下呈现的一个过程：将信号转化为数据，将数据分析为信息，将信息提炼为知识，以知识促成决策和行动。

二、大数据时代高校学籍管理工作的特点

近年来，随着互联网和通信技术的迅猛发展，高校学籍管理工作也面临着处理数据多、业务量大、工作繁杂多样等问题。这不仅影响了高校学籍管理工作者的管理能力和业务水平，而且在一定程度上也加大了高校学籍管理工作的难度。

（一）高校学籍管理工作数据量增多

随着我国信息技术的不断进步，高等教育规模的不断扩大和高等教育事业的蓬勃发展，学生入学信息、学生学籍档案、学生成绩数据等大量高校学籍管理信息和数据也逐年增加。数据量增多，单靠原有的学籍管理者手工纸质记录学籍信息，已经完全不能适应大数据时代的要求。新增的数据量，给高校学籍管理工作者带来了巨大的管理难度和精神压力。

（二）高校学籍管理工作业务种类繁杂

在大数据时代下，由于数据量增多，高校学籍管理工作变得繁杂多样。高校学籍管理工作内容包括：按照国家和高校的相关规章制度和政策对学生取得入学资格进行审核;根据学生在校期间的日常表现和生活状况建立学生学籍档案;通过学生课程成绩掌握学生学习动态和高校教学质量;严格对毕业生进行毕业和学位审核;为在校生和毕业后学生提供其他各种学籍服务等。高校学籍管理具体事务有：新生入学注册;学生火车票优惠卡注册;在校生学年注册;学生学习成绩监管;毕业生学历及时注册;毕业生学历查询认证等。高校学籍管理工作的服务对象是：为在校生服务、为毕业生服务、为用人单位服务、为社会相关部门和机构服务等。

（三）高校学籍管理工作及时性强

大数据时代下，高校学籍管理工作具有较强的时效性。特别是我国采用“中国高等教育学生信息网（学信网）”对高校在校学生和毕业学生学籍信息数据都有明确的时间管理：各高校学籍管理者都应该在规定的时间内，按国家《普通高等学校学生管理规定》及各高校学籍管理规章、政策和流程，准确及时完成新生入学信息维护、在校生数据管理、毕业生即时注册。此外，在日常的高校学籍管理工作中，各高校学籍管理者还要应对为学生维护核实学习成绩;为在校生开具学籍证明;为毕业生补办毕业证明材料;为用人单位回复学历查询;为相关机构学历认证核实信息等，这些学籍管理工作也强调数据的完整性、准确性和及时性。

（四）高校学籍管理工作专业人员缺乏

大数据时代最终的意义是要体现数据的价值，但数据的价值要靠管理者的洞察力去挖掘、分析。在大数据时代下，高校学籍管理工作也需要专业的学籍管理工作者对学籍信息数据进行有价值的剖析和研究。但现在高校从事学籍管理工作的人员大多数来自于教育行业，他们并没有受过专业的学籍管理工作的培训，普遍缺乏对计算机、信息、数据分析挖掘技术的知识。此外，国家相关部门没有统一规范的学籍管理政策，各高校甚至忽视学籍管理工作的重要性，不重视对高校学籍管理队伍的建设和人才培养，形成了各高校学籍管理工作者只关注应对日常学籍管理工作，对建立严谨的洞察力去分析高校学籍信息和数据几乎没有涉及，这使高校学籍管理信息数据分析研究领域成为空白。

三、大数据时代高校学籍管理工作的发展前景

大数据时代高校学籍管理工作是在管理学籍工作的过程中，大量收集、分析、运用各类信息和数据，尝试不断创新和改进繁杂多样的学籍管理工作，使学籍管理标准化、规范化和智能化，以服务学生、服务社会，从而提高高校学籍管理工作效率和管理水平，提升高校学籍管理工作者自身修养和业务素质，促进高校和谐稳定发展。

（一）大数据时代高校学籍管理工作，要求学籍管理创新化

大数据时代下的高校学籍管理应该注重思维模式的创新化。高校学籍管理思维模式不能只停留在现有的学籍管理模式中，应该不断创新，建立适应大数据时代发展的思维模式。高校学籍管理思维模式既要符合高校学籍管理，以“中国高等教育学生信息网（学信网）”中的高校在校学生和毕业学生的数据和信息管理为依托，还要支持大数据时代的特点，集聚社会资源，体现学籍管理数字化，校园服务智能化，使高校学籍管理数据和信息易整理、易保存、易查询，为高校管理服务，为高校学生服务，为国际社会服务。

（二）大数据时代高校学籍管理工作，要求学籍管理规范化

大数据时代下的高校学籍管理应该做到学籍管理信息系统程序的规范化。在大数据时代下各高校要以学籍管理公开、公正、公平为基础核心，按照国家《普通高等学校学生管理规定》，认真做好学籍管理制度的改革，不断完善学籍管理工作的流程，建立学籍管理信息系统体系，改进学籍档案管理，加强学籍保密制度等。应利用大数据的特点，合理规范高校学籍管理工作，使学籍管理工作有序、高效、合法。学籍管理规范化有利于高校学生在大数据时代下增强自律性，认真贯彻执行学校的规章制度;有利于维护高校在大数据时代下的正常教学秩序，提高工作效率和教学质量;有利于高校促进大数据时代的全面发展。

（三）大数据时代高校学籍管理工作，要求学籍管理智能化

大数据时代下的高校学籍管理应该通过不断规范和创新达到最终学籍管理手段的智能化。在大数据时代下，高校学籍管理数据信息量较大，学籍管理工作繁杂多样，但通过管理思维模式的不断创新和发展，通过学籍管理信息系统的不断规范和完善，采用科学的管理手段和方法，结合各高校自身的学籍特点，深入挖掘、系统分析和有效处理高校学籍管理工作中的数据信息，能简化高校学籍管理工作流程，提高高校学籍管理工作效率，最终实现高校学籍管理数字化、简单化、人性化、智能化。

（四）大数据时代高校学籍管理工作，要求提升学籍管理工作者自身的修养

学籍管理工作者在大数据时代下，要努力提高自身的素质和修养，不断进取，熟练掌握现代化管理手段，准确运用大数据时代特有的“查询能力、思维能力、甄别能力”。学籍管理工作者要认真学习法律知识，利用法律武器维护学校和学生的数据信息及合法权益。高校学籍管理工作者还要不断增强教育事业心和管理责任心，在日常的工作中，善于在大数据形态中发现新问题，研究新情况，探索新规律，总结新经验，始终坚持“以人为本”的管理理念，提高自身在大数据中的决策能力和协调沟通能力，更好地发挥学籍管理工作能力和服务水平，提高管理效率，确保学籍管理工作的有序进行。

（五）大数据时代高校学籍管理工作，要求提升学籍管理工作者的管理水平

高校学籍管理工作者，应该意识到大数据时代下的学籍管理不只是简单的管理，更重要的是对各种繁多的学籍数据进行整理、挖掘、分析、利用。高校学籍管理工作者应该了解大数据时代学籍管理工作的重要性及其工作特点，端正工作态度，做好学籍管理数据分析研究，更好地服务学校、服务教师、服务学生，真正做到大数据时代的“管理育人、服务育人”。[1]

高校学籍管理工作者还应重视学籍管理队伍建设，有计划地加强对高校学籍管理工作者专业素质的培训，制定适应学籍管理工作者队伍建设发展的方针和策略。大数据时代要求学籍管理工作者对大数据挖掘、大数据分析有所了解，还应该熟练掌握、操作和应对各种繁多类型的大数据对高校学籍管理工作带来的冲击和变革，将其合理开发和利用。要提升学籍管理工作者的管理水平，就要整合各类信息，重视高校服务，加强学籍管理，建设一支强信息、重服务、细管理的高素质学籍管理队伍。同时还要促进各高校之间的合作与交流，加强各部门之间的协作与沟通，提高高校学籍管理队伍整体水平，使高校学籍管理工作在大数据时代稳步发展，不断提高。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 别红桂.高校学籍管理工作的改革与探索[J].教育探索，2011（1）.

[责任编辑：陈 明]

[收稿时间]2014-12-08

学籍管理制度建设的研究 篇7

一、学籍管理制度建设的意义

学籍管理制度改革是高等教育管理制度改革的核心内容之一。学籍管理制度涉及大学生在校期间日常学习的全部内容, 是高校实施人才培养的主抓手, 贯穿从学生入学到毕业的全过程。高校可以充分利用学籍管理制度, 对其人才培养的相关环节进行有效调整与监控, 并预测最终的“产品”质量。这样不但可以理清学籍管理制度与人才培养之间的关系, 促进高校学籍管理制度的规范建设, 同时能营造适合人才脱颖而出的制度环境, 从而使不同个性的学生在自己的优势长项上得到充分发展。

学籍管理制度改革既是高校人才培养模式探索与创新的基础, 也是“瓶颈”。人才培养模式是在一定教育思想与教育观念指导下, 关于培养内容、培养方式等人才培养诸要素之间的组合方式和运作流程的标准形式, 它具有相对稳定性、规范性和可操作性。一方面因为学籍管理制度贯穿学生在校期间学习生活的全过程, 是人才培养内容和培养方式实施及其结果的最真实反映, 所以学籍管理制度改革是高校人才培养模式探索与创新新的基础。而另一方面如果管理制度制约了教育教学改革, 制约了学生的发展需求, 人才培养模式的探索与创新便无从谈起, 就像是无源之水, 无本之木, 所以一不小心, 学籍管理制度改革又往往成为人才培养模式改革的“瓶颈”。

学籍管理制度改革是高等教育改革与发展的重要突破口之一。鉴于学籍管理制度在人才培养中的重要地位, 我们提倡应随着时代对人才培养的需求而适时改革。特别是如何在不同层次或同一层次不同类型的高等教育之间搭建起高校“人才成长立交桥”, 是学籍管理制度改革的一个重要突破口。让学生能在“立交桥”里实现不同层次、不同类别高等教育资源上的沟通交融, 或实现不同层次间的转换衔接, 改变目前我国三类高等教育三轨“平行”、缺乏共享的不利局面, 逐步营造交叉渗透、互惠互利、共赢互进的氛围, 提高优质教育教学资源的共享度。

二、学籍管理制度建设存在的问题

(一) 管理内容尚待完善

以新《规定》 (中华人民共和国教育部令2005年第21号) 为纲领性文件的现行我国高校学籍管理规定, 就其制度本身的缺陷, 最明显是以下两点:

1) 国家扩大了高校对学生的教育自主权, 新《规定》 (中华人民共和国教育部令2005年第21号) 中涉及的13处相关条款学校拥有自主审批权。当高校的自主管理权与学生权利发生冲突的时候, 高校的管理制度和新《规定》 (中华人民共和国教育部令2005年第21号) 的合法性就受到了质疑。

2) 重视管理控制, 忽视学生的个人发展。现行的学籍管理制度尽管是以“人本主义理论”为指导, 担部分内容成了学校对学生单向要求的“规范性”行为, 体现了学生在单一模式下被动使用学校资源的群体管理特点。

(二) 管理机制不顺畅

学籍管理工作是学生事务管理工作的重点内容, 也是与学校教学管理和学生学业紧密相关的重要工作。但学工线与教学线的不同归属, 让各高校在学籍管理的实际操作、处理及上传下达的过程中, 带来很多不便。比如学生违纪, 浙江省内各高校处理情况很不一样:有些高校划为两块, 与学业相关的考试违纪由教务处负责, 其他违纪的由学生处负责;有些高校都由教务处负责;也有部分高校都由学生处负责。从学生违纪文件发布机构看, 有些高校尽管考试违纪是由教务处负责, 但文件却是由学生处发布, 教务处只提供违纪材料。这些从执行程序上导致了高校学生学籍管理制度管理脉络不畅。

(三) 运行过程中法治观念薄弱

随着社会主义法制建设的不断深入, 教育立法工作逐渐回归到人们的视野, 也取得了巨大的成就, 并初步构建了以宪法、教育法律、教育行政法规、地方教育法规与教育规章为主体的法规体系。然而, 我国的教育法律体系尤其是高等教育法律法规还是相当不完善和不健全的, 表现为法律法规各层次之间的矛盾冲突、法律法规制订时的疏漏、立法上存在的诸多空白、法律法规的操作性差等问题。

三、落实改革保障措施

(一) 领导重视是搞好学籍管理工作的关键

高校学籍管理工作, 是高校完成人才培养目标的重要环节, 是高校教务工作的重要组成部分。只有领导高度重视这项工作, 管理才能上层次, 上水平。在我们的实际工作中, 学籍管理工作被视为简单低级重复的劳动, 配备的学籍管理员学历层次偏低, 有的甚至缺乏基本的计算机操作及网络使用技能。只有领导真正认识到学籍管理在学校教学管理中的重要性, 才能使学籍管理工作更好更快的执行。

(二) 加强学籍管理队伍建设是搞好学籍管理工作的人力保障

学籍管理队伍是学籍管理工作的主体, 是学籍管理工作的执行者。随着电子注册、学年注册、学位注册等的网络化程度的日益普及, 对高校学籍管理人员的素质要求越来越高。学籍管理队伍素质和管理水平的高低、管理质量的优劣, 直接关系到高校教育工作的运转和教学质量的提高, 也是衡量一所高校的日常教学水平的标志。

(三) 落实“依法治校”是提高学籍管理工作的法律保障

通过构建我国高等教育的法律体系, 完善我国的高等教育立法, 体现我国社会主义法制的基本要求:有法可依, 有法必依, 执法必严, 违法必究。在落实“依法治校”精神, 构建我国高等教育法律体系的进程中, 需完善高等教育法律法规和高等学生管理制度。法治必须以完善的法律体系为前提, 完善的法律体系是法治的基本要求。从国家层面看, 必须加速健全与完善高等教育法律法规, 从高校层面看, 必须加强和规范学生管理制度。这不仅是高校学籍管理制度建设的前提, 也是高校学生管理工作的要求。

摘要：新形势下高校学籍管理, 应严格按照《普通高等学校学生管理规定》的要求, 提高对学籍管理的认识, 树立新理念, 规范制度建设, 加强学籍管理队伍建设, 优化高校学籍管理工作。

河北开放大学学籍管理体制研究 篇8

学籍管理包括学生的入学、课程注册与考核、成绩的管理,以及学生的奖励与处分等,记录了学生的转专业、转学、休学、复学、退学、毕业等。可见,学生学籍的内容事关学生在学校的点滴记录。学籍管理记录学生在校的日常表现,学籍管理是否到位与教学质量的提高和学校教学秩序的稳定密切相关。由此可见,能否配套建立起一套完善的学籍管理机制与模式,对于河北开放大学体制的建立与发展、学生管理与教学管理及人才培养机制的形成等等,均具有重要意义,必须对之认真加以研究。

二、河北开放大学学籍管理体制存在的问题

(一)学籍管理观念没有跟上来

学籍管理涉及到了学生的入学与注册、课程的选择以及学生的奖励与处分等,记录学生的转专业、转学、休学、复学、退学、毕业等。科学合理的学籍管理体制,能有效记录学生在校期间的表现。此外,学籍管理体制是学校教学秩序的稳定的基础,关系到人才培养体制的完善等等。但目前河北电大正处在向河北开放大学的转型期,学籍管理参照以前开放教育的学籍管理体制已不能很好的适应新形势的需要,学籍管理观念和意识还远远没有跟上来。如何树立先进的学籍管理观念,更好的服务开放大学是一个亟待解决的任务。

(二)学籍管理手段较为落后

众所周知,学籍管理工作是学校日常管理工作很重要的一部分。一个学校学籍管理工作是否合理有效,会对学校的教学质量产生很大的影响。因此做好学籍管理是非常重要的。然而,就现学校学籍管理的情况来看,学籍管理手段存在着较为落后的现象。学籍管理大多是以手工管的方式理方来管理,在信息反馈方面有一定的滞后性,在一定程度上降低了学籍管理的效率低。此外,这种管理模式也存在着重复劳动使学籍管理工作量加大了,准确性也不是很高,不能够很好的满足我们开放大学发展的需要。

(三)学分管理存在着问题

学分制是相对于学年制的一种教学管理制度,我们知道在开放大学环境下学分制代替了学年制。所谓学分制它是允许学生自主的选择课程,把以前的指令性换成现在的指导性。这种自主的模式打破了以往传统的学籍管理的模式,给学生的学习带来很大的便利。但是也存在一些问题,比如:由于自主选择课程一部分学生在选课时不是根据本专业的教学规来选择,就有可能存在着漏选、错选、甚至是多选的情况。河北开放大学学的分制存在着教学计划弹性不够、选课制度不够完善、管理过程仍保留着学年制做法等问题。为此我们学籍人员就需要用很多的时间来整理、核对、修正这些学生选课的数据。再加上每个专业课程的设置不尽相同,会使课程注册的工作较为繁琐,这就在某些程度上制约了学分制的发展。

三、完善新形势下河北开放大学学籍管理体制的措施

(一)增强学籍管理观念和意识

学籍管理工作会涉及到学校的很多部门,如果每个部门相关的管理人员对学校的学籍管理制度、流程不是很了解,在遇到问题时不能够按照学籍管理的要求来办管理的效率就会低。河北开放大学环境下,就需要制定出一套符合电大教育实际的学籍管理规定,除此外,我们还要建立相关的学籍管理制度,在查询网站上增加学籍制度的文件以方便教师和学生查询。为了增强学籍管理观念,要利用空余时间、以多种形式组织教师学习学籍文件精神,并把相关学籍管理和专业规则中的精神及时告知学生,增加他们对相关内容的了解。通过这些方式让学籍管理的文件公开化、详细化、深入人心。

(二)创新学籍管理手段

随着开放大学的推进,学籍管理手段要创新。我们对学生信息核对和修改系统、学生选课系统、考试信息系统、毕业生信息核对系统进行了完善,大大提高了工作的效率。对学籍相关软件的操作、熟悉业务流是完善学籍管理水平的关键环节,为了使学校各个部门的相关人员更早适应新的学籍管理手段,我们加大了信息化建设的投人力度,并根据实际工作的需要联合开发部门在学校开展相关管理部门的培训,对培训情况进行的汇总和分析,通过创新学籍管理手段,提高了学籍管理的工作效率。

(三)完善学分管理

在学分制下,学生能够自主选课。但是由于部分学生对本专业的课程不是特别了解,在选课时就有可能存在着漏选、多选、误选等情况。完善学分管理很重要,因此不能够把这个学分工作就这杨简单的让给学生来做,完善科学的选课制度十分必要。我们可以规范辅导员辅助制度,在每个专业中找多位专业教师进行专门的辅导,把他们的联系方式公开化。并且在学校网站上对每个专业有哪些课程有一个详细介绍,对课程学习的性质、内容及相关要求进行说明,让每位学生对本专业课程的设置有个详细了解,再加上有专业辅导员的辅导选课。教学点的管理人员对学生选课信息进行仔细核,对学生的选课结果如发现存在错误可以及时的进行修正。

综上所述,河北开放大学以的教育本质是让每个人都享有终身教育的权利,在教育资源、教育理念、教育对象等等方面多领域、全方位的开放,建立一个较为开放式的管理体制。面对新环境,我们教育工作者要研究当前学籍管理工作在适应新情况下出现的新特征、新问题,并认真把握学籍管理的方向,以饱满的精神投入到学籍工作中,为建立河北开放大学提供的重要保证。

参考文献

[1]高林琴.高校学籍管理中存在的问题及对策.《黄山学院学报》,2011(06).

高校学籍管理改革与实践研究 篇9

我国高校学籍管理制度发展历程[2]

1.1950～1989年学籍管理制度建立、制度化阶段

1950年第一次全国高等教育会议后, 教育部连续制定了一系列规定, 对高校学生入学、升留级、毕业及成绩考核、学籍转移、退学、奖惩等方面都制定了明确的规定, 初步建立了我国高等学校学籍管理规章制度。恢复高校招生全国统一考试制度后, 教育部总结借鉴“文革”前高校学生管理经验教训, 于1978年制定《高等学校学生学籍管理的暂行规定》, 各高校依此管理, 逐步恢复和建立了正常的教学秩序, 针对当时宣传报道和高校管理人员中对学籍方面一些名称概念不清、提法混乱的情况, 统一了学籍管理名称的提法。1983年教育部颁发《全日制普通高校学生学籍管理办法》, 确立了我国高等学校学籍管理的基本原则、基本方法, 使管理工作有章可循。

2.1990～2004年学籍管理制度改革探索、规范化阶段

1990年原国家教委颁发《普通高等学校学生管理规定》, 对高等学校学生在校学习、生活、行为等方面作了更全面的规定, 成为建国以来我国第一部较全面的学生管理法规, 高等学校学籍管理工作从此形成了比较完整、规范的管理制度, 对高等学校建立良好的教学秩序, 提高教学质量, 培养学生遵纪守法的道德风尚, 起到了保证作用。1993年原国家教委高校学生司印发《高等学校学生学籍管理工作研讨会纪要》, 指出“高等学校学生学籍管理, 一方面要运用制度在管理的过程中体现出的约束力和强制力, 使学生在人才成长的基本轨迹上前进, 另一方面, 要形成一种激励学生努力学习, 能发挥学生学习积极性和主体作用的推动力。”“逐步改变计划经济模式下形成的管理思想、管理方法, 变管住为管好, 变被动管理为主动服务。”

3.2005～至今学籍管理制度改革以生为本、国际化阶段

2005年3月29日教育部正式颁布新《普通高等学校学生管理规定》, 依据《教育法》、《高等教育法》以及其他相关法律法规, 规定高校学籍管理应遵循“育人为本, 依法建章, 规范管理, 加强监督”的原则, 在合理继承的基础上, 体现高校学籍管理具有时代性、创新性、合法性和规范性的制度创新特征。新的学籍管理规定体现育人为本、德育为先的原则, 强化了高校育人功能, 强化了理想信念教育和道德品质规范在高校学生成人成才中的作用, 固化了近年来教育教学改革的成功经验, 鼓励和引导高校建立并实施学分制、主辅修制、跨校修读制等新的有利于人才成长的管理制度, 确立了一系列依法治校、维护学生合法权益的新规则, 进一步加大政府职能转变力度, 扩大了高校依法办学自主权。

我院学籍管理改革实践研究

学籍管理从制度建立、规范化, 到目前以生为本、国际化发展历程正是各大高等院校建立学籍管理制度的依据。西安文理学院是2003年4月由原来西安联合大学和西安教育学院合并而成, 到2010年本科人才培养已经历了7年, 学院学籍管理干部根据高校学籍管理改革发展背景并结合教育部2005年3月正式颁布新《普通高等学校学生管理规定》精神, 对学院学籍管理规定进行了两次修订, 修订后的《西安文理学院学生学籍管理细则》在实践过程中有以下特点:

1. 严格学生学籍注册制度

办理学籍注册手续是学生维持学籍的一种手段, 只有经过注册, 学生才能获得在校继续学习的资格[3]。2007年国家实行普通高等学校本专科新生学籍电子注册制度, 各高校要对取得学籍的学生实行学籍电子注册, 省级教育行政部门将注册新生数据报教育部审核备案, 具有学籍的学生最终才能获得毕业证书。因此学籍注册成功与否直接影响学生毕业证书的发放。新修订的《西安文理学院学生学籍管理细则》实行学籍核对系院、教务处二级审核制, 学籍核对结果必须有学生本人、系院负责人签字盖章等规范要求, 学籍注册制度规定超过学院规定期限未注册又无正当事由者视为放弃学籍、新生入学后必须经过复审合, 格后方能予以注册并取得学籍。

2. 完善各项学籍异动审批制度, 实现学籍异动动态化管理

规范并细化休学、退学、复学、留级、转专业、转学等学籍异动条件和相关处理程序, 强调归口办理、逐级审核[3], 通过纸质和学院学籍管理电子平台两种形式对学籍异动档案进行管理, 实现学籍异动的动态化管理。强化学籍管理的档案意识, 加强对学籍异动数据的分析, 并将分析结果反馈指导学籍管理本身。

3. 学籍管理过程充分体现人性化

新修订的学籍管理细则规定, 一学期3门课程不及格及学习期间经重修后累计有3门课程不及格的学生实行学籍预警制度、对同一学期5门课程不及格、经重修后累计有6门课程不及格的学生实行留级制度等。学籍管理过程充分体现人性化:通过每一学期由系院学籍管理负责人通知预警、留级学生家长, 家校双方共同努力, 敦促学习困难的学生珍惜求学机会, 学籍预警及留级制度的执行对学生顺利完成学业起到了积极的促进作用。

4. 建立课程辅修制度, 允许学生申请跨系、跨校课程辅修

学生可以根据学校有关规定, 在学有余力的情况下, 申请辅修其他专业或者选修其他专业课程。学生辅修, 成绩合格予以认可。学生可根据省内校际间协议, 办理手续后跨校修读课程, 在其他高校修读的课程成绩, 经学校教务部门审核后予以承认。

参考文献

[1]徐华.提高高校学籍管理工作水平的实践与思考[J].铜陵职业技术学院学报, 2007, 3.

[2]张安富.我国高校学籍管理改革与发展趋势[J].理工高教研究, 2005, 24.

学籍档案管理研究 篇10

一、学籍档案优化整合模式

1.以实现学籍档案查全率目标进行优化整合。学籍档案的高效利用首先应该保证其查全率。学籍档案的查全率是指以“学生姓名”或具备唯一性的“身份证号码”字段信息作为检索条件,达到一次性检索到学生从入校到毕业离校期间形成的反映学生个人基本情况和在校学习经历的所有真实记录档案,实现一站式检索和多项利用目的。

2.以实现学籍档案查准率目的进行优化整合。在实现学籍档案查全率的基础上保证其查准率。对于没有著录唯一识别学生个人信息字段的学籍档案,查询的有效方法是以“学生姓名”关键词作为检索条件,但通过这种方式检索利用时,会出现同名同姓及包含检索字段信息的相关档案均被检索出来,造成检索结果的多重性。而以“身份证号码”关键词进行检索才能快速准确定位到学生的学籍档案,确保一次性查准,因此完善学生个人信息的著录是提高学籍档案查准率的有效手段。

二、影响学籍档案查全率和查准率的因素

档案价值的体现在于高效检索查询和便捷的综合利用服务。在实际工作中我们发现制约学籍档案利用因素有以下几方面:

第一,依照高校档案分类体系,学籍档案中招生录取名册、学籍卡、毕业证编号名册、毕业生行政发文等档案分别归属于教学二级类目下的招生工作、学籍管理、毕业生工作等类别,而学生奖惩材料则归属党群类档案,电子毕业证照片归属声像类档案,对于学籍档案来说这种分散的归档分类体系既不利于其管理建设,也带来检索范围盲目扩大或缩小的随意性,从而造成检索速度变缓或检索不全。实践检验证明,在检索条件不变的前提下,检索范围与检索速度成反比。因此建立独立的学籍档案资源库是实现学籍档案查全率的基础,同时有利于提高学籍档案检索效率。

第二,学籍档案自身形成规律所带来的组卷方式及著录信息的差异会影响其查全率。如招生录取名册、毕业证编号名册等以整体为单位形成的纸质档案只能按年度、生源性质或培养层次进行组卷,且卷内文件无法以学生个人信息进行著录,因此不能以“学生姓名”字段检索出来,造成不同类型学籍档案之间没有有效的关联字段,无法通过一类学籍档案关联到其他学籍档案,这种割裂状态导致学籍档案检索不全。通过全文检索功能的实现和建立不同类别档案之间的关联字段才能有效地保证学籍档案的查全率。

第三,档案管理由手工状态过渡到信息化管理进程中,在著录学籍档案信息时,按照档案管理软件固有模版只能著录常规信息,如姓名、学号、班级、专业等学生个人信息。对于网络环境下异构系统产生的电子学籍“高考考生号、身份证号码、毕业证编号”等信息,由于著录模版没有对应字段项而无法著录,但这些正是学生身份认证、关联不同学籍档案和查询利用的重要信息。因此设置个性化著录模版是扩充著录学生个人信息的载体,实现电子学籍与现有学籍档案的有效融合是保证学籍档案查全率和查准率实现的必要手段。

三、学籍档案优化整合要素

基于影响学籍档案查全率和查准率因素的考虑,在优化整合学籍档案时以解决影响因素作为关键切入点,使优化整合后的学籍档案既满足快速准确的检索定位,又能直观地反映其资源体系建设总体情况,同时兼顾与现有档案管理模式的有效衔接,避免因整合带来的重复建设和资源浪费。此外优化整合后的学籍档案还需适应非专业档案人员的检索利用,体现档案信息资源共享和利用的目的。

1.分类建库构建学籍档案资源体系。各高校可根据实际情况构建适合本校管理和利用的学籍档案资源体系。本校将纸质学籍档案和网络环境下的电子学籍信息进行融合,在保留原学籍档案实体分类号不变的前提下,将学籍卡、录取花名册、毕业证编号名册、毕业生行政发文等学籍档案从已归档的原数据库中批量复制到新的独立数据库表中,并归类到学籍档案总目录下,完成学籍档案资源体系的构建。这种集成化的管理方式能够准确定位学籍档案的检索范围,有利于提高档案查全率和检索速度,是保证学籍档案优化整合顺利进行的基础。

2.通过全文检索功能实现学籍档案查全率。对于录取名册、毕业证编号名册、毕业生行政发文等因组卷方式导致无法将学生个人信息著录到目录中的学籍档案,通过档案数字化处理并借助档案管理软件的全文检索功能,可实现以学生个人信息检索定位所在案卷具体位置的目的。而对于不能以OCR识别的手写或字迹模糊的纸质学籍档案,可采取手工著录关键字段信息和标注所在页码方式达到档案数字化全文检索定位的目的。

3.通过扩充完善学籍档案著录信息提高查准率。学籍档案查准率的提高可通过以多个字段或具备唯一性的字段关键词为检索条件来实现。因此保证查准率的关键是完善学籍卡中学生个人特征信息的著录,将能确定学生身份的学号、班级、专业、培养层次、身份证号、高考考生号、毕业证编号等信息著录到学籍卡档案目录中,同时将学生毕业证照片对应挂接以利于身份认证。对于需手工著录全文信息的学籍档案,仅将学生个人关键信息著录即可。如录取花名册著录考生号、学生姓名、页码;毕业证编号名册著录学生姓名、身份证号、毕业证编号、班级、页码等,以便档案管理系统全文提取的实现,达到关键字段快速检索准确定位的目的,提高查准率。

4.以利用需求为导向确定档案数字化和全文识别处理范围。不同类别的学籍档案利用需求特点不一样,学籍档案数字化不能一概而论。对于需提供原文复印件并需定位学生信息具体位置才能达到利用目的的录取花名册和毕业生行政发文等档案,必须进行档案数字化和全文识别处理;对于毕业证遗失需补办学历证明只需获取毕业证编号信息的学籍档案,可将“毕业证编号”信息著录到学籍卡模版中,而不需将全文进行数字化处理;对于以学生个人为单位著录的学籍卡档案,只需将扫描电子档案挂接到相应的学籍卡目录下便可实现快速检索定位和原件的调阅打印,同样也不需要进行全文数字化处理。因此,以利用需求为导向确定档案数字化和全文识别处理范围是保证学籍档案优化整合顺利进行的有效手段。

四、学籍档案优化整合方法

利用档案管理软件具备的批量数据导入、自定义模版和全文提取等功能,可解决大量电子学籍信息与著录模版的有效融合和全文检索功能的实现。学籍档案资源优化整合的实现必须把握以下关键点:

1.设计个性化档案著录模版和批量导入电子学籍信息。要使网络环境下形成的具有保管利用价值的电子学籍信息融入学籍卡著录模版中,首先必须在原学籍档案著录模版的基础上进行个性化设计,在设计修改著录模版时应考虑与原学籍档案目录数据相匹配。如原学籍档案模版中“责任者”字段著录的是学生姓名“,文号”字段著录的是“学号”,时间字段著录了文件形成时间,可将“责任者”字段名改为“姓名”“,文号”字段名改为“学号”。其次,新增字段尽量使用未启用的字段项,以便实现原管理体系下学籍档案目录数据与修改后的著录模版的正确对接。其三,必须考虑档案数字化所需全文批量挂接方式字段的设计。如学生毕业证电子照片是以“身份证号码”命名,则“身份证号码”字段就是批量上传文档的关键字段。本校使用的南大之星档案管理系统中有档号、文号、题名、信息分类号四种批量挂接方式,因此学籍卷内著录模版中“身份证号码”字段选择档案系统中的“信息分类号”初始字段项。

在设置好个性化档案著录模版基础上,将异构系统导出的电子学籍信息EXCEL文档,按照档案系统导入格式要求进行批量修改调整后导入到新的学籍档案著录模版中,实现电子学籍信息与学籍卡档案信息的融合,完成学籍档案资源体系的构建。

2.全文数字化处理与提取全文。在构建学籍档案资源体系并完善学生个人信息著录的前提下,根据学籍档案利用需求特点有选择地进行档案全文数字化处理,借助档案管理系统全文检索功能的实现,达到高效便捷的档案检索查询利用目的。

学籍档案的全文数字化处理常常遇到两种情况,一是能够被OCR软件清晰识别的学籍档案直接转换为可搜索的PDF文档,并上传档案系统提取全文,便可实现快速检索定位和原件调阅打印目的。二是对于无法通过OCR软件完全识别的学籍档案。如早期手写和字迹较小或不清晰的录取花名册和毕业证编号名册等纸质档案,可通过手工著录方式达到全文数字化处理效果。即将学生个人信息的关键字段及在整个案卷中所在页码等信息著录到一个EXCEL文档中,利用Acrobat软件将手工著录的EXCEL文档与学籍档案扫描件合并到一个PDF文档后上传档案系统,既能提取到关键字段信息,又能通过合并在一起的EXCEL索引表查找定位到学籍档案所在档案原件中的具体位置。

摘要：在分析影响学籍档案查全率和查准率因素的基础上,确定学籍档案整合要素。通过设计个性化著录模版完成电子学籍信息批量导入和全文数字化处理与提取全文等方式构建学籍档案信息资源集成体系。

学籍档案管理研究 篇11

关键词：电子表格函数；学籍管理；VLOOKUP；SUMPRODUCT

中图分类号：TP315 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）17-0050-03

一、引言

近年来，随着高等教育的发展，高校教务信息化建设的步伐也在加快，针对学籍信息的管理工作也越来越复杂，传统的人工和半人工的学籍管理模式使学籍管理的工作长期处于一个低效率状态，给学籍信息的查找、维护带来众多不便。

根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》要求，从2001年起对普通高等教育、成人高等教育等高校毕业证书实行电子注册，并且建立全国统一的学历查询系统，毕业生可以通过“学信网”进行在线查询，使各高校之间的学籍管理平台得以统一。[1]但是，学籍管理信息化是一项非常复杂的系统工程，“学信网”虽然使各高校学籍管理信息化平台得到了统一，但是其功能并不能解决各高校在学籍管理中的所有问题，如学籍信息统一维护、各项学籍报表统计等。

各高校在信息化建设过程中通常购买或者联合开发适合本校的教务管理系统，其中学籍管理是教务管理系统中的重要组成部分。此时一般高校学籍管理也就形成了两个信息化平台——“学信网”和“学籍管理系统”。

但是作为高校的学籍管理人员，报表通常使用电子表格（Excel）进行统计和分析，最终将准确的学籍信息按照模板上传至“学信网”，这样就需要反复对“学籍管理系统”和“学信网”进行转换、数据一致性校验。如何在规定的时间内将大量的学生信息进行整理、上报注册、统计，同时又要保证数据的准确成为难点。使用电子表格自带的一些函数，通常可以达到事半功倍的效果。

二、电子表格函数简介

电子表格是微软公司开发的办公套装软件（Office）的一个重要组成部分，它可以对各种数据进行统计、分析、处理和辅助决策，从上世纪90年代中期开始便广泛地在办公、管理、金融等众多领域进行使用。[2]而金山公司开发的WPS办公软件套装也同样有电子表格处理软件，大体功能与Excel类似，市场使用率仅次于微软Excel。

在电子表格中除了一般性的数据统计和处理功能外，还有大量的内置函数可以进行选用，可以进行复杂的数据处理，这些函数既可以单独使用，也可嵌套使用。通常情况每个函数都通过公式来标识，公式中涉及各类输入参数，输入参数可以是数字、文本、常量、公式、自身或其他函数，也可以是数组、单元格引用等，最终通过函数计算的方式给用户返回一个或多个结果值。

在Excel中函数共分为11类，有数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数、用户自定义函数。[2]函数由函数名和参数构成，一般格式为函数名（参数 1，参数 2，…），如基础性函数，绝对值ABS（number）、平均数AVERAGE（number1，number2，…）、日期DATE（year，month，day）。

本文主要针对学籍管理中实际遇到的操作问题进行总结，重点对VLOOKUP和SUMPRODUCT两个使用频繁的函数进行说明，对其应用环境进行举例分析，希望能给高校学籍管理人员提供一些帮助。

1.VLOOKUP函数[3]

（1）语法结构：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。

（2）主要功能：

在数据表的首列查找指定的数值，并返回数据表当前行中指定列中的数值。

（3）参数说明：

VLOOKUP函数中有四个主要参数作为输入。其中：

lookup_value： 所需要查找的值。

table_array： 需要查找的区域范围。

range_lookup： 逻辑值（TRUE：近似匹配，FALSE：精确匹配）。

2.SUMPRODUCT函数[4]

（1）语法结构：

SUMPRODUCT（Array1，Array2，Array3， ...）

SUMPRODUCT（（条件1）*（条件2）*（条件3）* …（条件n））

（2）主要功能：

基本功能是返回相应的区域、数组乘积的和，还可以用于多条件计数、求和。

（3）参数说明：

Array1，Array2，Array2，...为2到30个数组，其相应元素需要进行相乘并求和。

三、应用案例解析

1.案例一，“VLOOKUP函数”在学籍电子注册及名单校验中的应用

每年9月份，学校招生办公室会提供教务处一份已录取学生名单表格，名单中包含姓名、录取专业、身份证号等信息。教务处则需要对已录取学生进行分班、编排学号，并将信息反馈到各个院系。新生报到后，各院系提交已报到的学生名单给教务处。教务处会将已报到名单在10月底整理上传至学信网。“学信网”要求上传的数据应与学信网上录取库中的数据一致。以“学信网”录取库为基准数据对照“学信网”的上传数据要求根据我校教务系统数据进行缺失数据、字段填充。

“学信网”录取库中的数据包括KSH考生号、SYSSDM生源省市代码、XM姓名、XB性别、CSRQ出生日期、SFZH身份证号、ZZMM政治面貌、MZ民族、YXDM院校代码、YXMC院校名称、ZYDM专业代码、ZYMC专业名称、CC层次、XZ学制、XXXS学习形式、ZF总分、LQNF录取年份等等。

“我校教务系统”导出的已报到学生名单中的信息包括学号、姓名、曾用名、性别、学院、专业名称、行政班、年级、出生日期、政治面貌、民族、籍贯、户口所在地、来源地区、出生地、入学日期、毕业中学、宿舍号、电子邮箱地址、身份证号等等。

“学信网”上传数据字段有KSH考生号、XH学号、XM姓名、XB性别、CSRQ出生日期、SFZH身份证号、ZZMM政治面貌、MZ民族、ZYDM专业代码、ZYMC专业名称、FY分院、XSH系所函、BH班号、CC层次、XXXS学习形式、XZ学制、RXRQ入学日期、YJBYRQ预计毕业日期。

对比“我校教务系统”的数据和“学信网”录取库数据发现存在专业名称数据填充不完整情况；对比“学信网”录取库数据和“学信网”上传数据发现存在学号、班级等字段缺失情况。由于学生人数众多，逐一检查工作量比较大，而且容易出错，利用Excel中的VLOOKUP函数可以快速解决上述问题。如图1、图2所示，需要将“教务系统”数据中的学号、学院、行政班填充到“学信网”录取库新列。

求解步骤如下：

（1）在“学信网”录取库数据中新建“班号（bh）”和“学号（xh）”两列，并且将“教务系统数据”拷贝到另一个表单。

（2）以学生身份证号作为唯一条件进行查询，将两张表进行统一。

（3）在表单“录取库”中“班号（bh）”首行单元格中插入“VLOOKUP函数”，公式为：=VLOOKUP（E2，教务系统数据！A$2：G$2130，7，FALSE），如图3所示。

（4）在“学号（xh）”首行单元格插入“VLOOKUP函数”，公式为：= VLOOKUP（E2，教务系统数据！A$2：G$2130，2，FALSE）。

（5）分别向下填充。选择这两个数据右下角的“+”并拖动至表单末尾，即可完成“班号（bh）”和“学号（xh）”信息填充，如图3所示。

（6）将整理好的表格按要求字段长度转换成DBF格式，上传至学信网便可以完成学籍电子注册的工作。

2.案例二，“SUMPRODUCT函数”在高基报表学生数统计中的应用

每年10月，教育厅会通知各高校进行高基报表填报，其中学生数统计占了很大一部分，数据量也较大。在进行统计时，先要把参与统计的学生名单整理出来，学生名单通常包含专业名称、年级、姓名、学号、出生日期、民族、生源地等信息。在计数统计过程中，需要用到多条件计数，而SUMPRODUCT函数提供了此功能。如图4、图5所示，需要将图4中的“专业名称、年级”作为条件进行查找、计数后把结果填充至图5中的在校学生数相应单元格中（本例中一年级学生为2013级）。

求解步骤如下：

（1）在“一年级”单元格（G3）中插入SUMPRODUCT函数，公式为：=SUMPRODUCT（（在校学生名单！$A$1：$A$5160=分专业学生数！A3）*（在校学生名单！$B$1：$B$5160="2013"）），此时函数会进行计算，最终返回“特殊教育专业”2013级学生人数。

（2）在“二年级”单元格（H3）中插入SUMPRODUCT函数，公式为：=SUMPRODUCT（（在校学生名单！$A$1：$A$5160=分专业学生数！A3）*（在校学生名单！$B$1：$B$5160="2012"）），计算不同年级的学生人数，只需要将步骤（1）公式中的“2013”改成“2012”即可，如图6所示。

（3）分别向下填充。选择数据右下角的“+”并拖动至表单末尾，即可分别统计其他专业在校学生人数。注：数组参数必须具有相同的维数，否则，SUMPRODUCT函数会返回错误值“#VALUE！”。

通过以上两个电子表格函数在学籍管理中的应用，可以明显地体会到电子表格函数的优势，不仅提高了工作效率，还提高了数据的准确性，为学籍管理工作中涉及的数据处理工作提供了便利。

四、结束语

高校学籍数据库一般体量都比较大，如果靠人工筛选、核对，需要花费很长时间，还不能保证数据正确。巧妙地利用Excel函数，可以将复杂的工作变得简单，大幅度提高工作的效率，在利用计算机处理数据时，前期准备工作一定要扎实，尤其要保证基础数据准确，对于强大的Excel处理软件，本文只应用了冰山一角，需要不断地学习与探索。

参考文献：

[1]袁敏.基于学信网平台的高职院校学籍学历管理探讨与研究[J].中国管理信息化，2014（10）：106.

[2]刘祖萍，宋燕福.计算机文化及 MS Office 案例教程（Windows7+Office2010）[M].北京：中国水利水电出版社，2013.8.

[3]张建成.VLOOKUP函数在信息链接中的应用技巧[J].中国教育信息化（基础教育版），2008（8）：31-32.

[4]钱德凤.SUMPRODUCT函数在高校岗位设置统计中的运用[J].盐城工学院学报（社会科学版）， 2011（1）：88-90.

义务教育学籍管理的研究与实践 篇12

义务教育学籍管理是对义务教育阶段学生入学资格直至受完规定年限的义务教育的全程管理, 是实施九年义务教育的一项重要内容。规范的学籍管理, 有利于准确地掌握适龄儿童、少年受完义务教育的真实数据;有利于杜绝学校隐性留级的漏洞, 提高在校生的直升率;有利于抓入学和控流, 提高入学率和巩固率;有利于开展教育质量评价, 为评价提供准确的基数, 从而提高评价的信度与效度。义务教育学籍管理是一个全新的研究课题, 我县是一个99.2万人口的大县, 全县有260多所中小学, 13万中小学生, 学生数量多, 变动数量大, 给管理带来很大的难度。为做好义务教育学籍管理这项经常性的工作, 我们于1996年下半年开始, 对义务教育学籍管理工作进行了系统的研究与认真的实践, 经过11年的研究和实践, 逐步实现了学籍管理的规范化、科学化, 较好地发挥了学籍管理在实施义务教育中的作用。

二、课题研究与具体实践

1. 建立规范的学籍档案

(1) 全员建档

前几年, 县普教科只对初中的学籍统一管理, 但建立学籍以后, 封存在橱子里, 只作为毕业年级验收中考报名资格的依据, 小学则由各乡镇管理, 学生的异动有较大的随意性。由于管理不严, 学籍档案的信度不高。1996年9月, 县教育局下决心从新的学年起强化学籍管理, 以教育局名义下发了《平邑县普通中小学学籍管理的试行意见》, 明确规定, 从本学年起, 对全县中小学在校生全部建档立卡, 由县教育局普教科统一管理。在校学生按班级为单位, 由班主任填写《学生名单》、《学生登记表》、《学籍卡片》, 逐级核实上报, 由普教科核实备案取得学籍。按照这一规定, 对初中小学的全部在校学生建立了学籍档案, 并多次核实, 对伪造证件、假档、空档、重档予以取消, 漏建、错建的予以改正, 并追究有关人员的责任。保障了全员建档的顺利进行。

(2) 统一学籍编号

我县初中统编学号由四部分九位数组成。第一、二位为入学年度代号, 第三、四位为学校代号, 第五、六位为班级代号, 第七、八、九位为学生顺序号。小学学籍编号为10位, 第一位为入学年度号, 第二、三位为乡镇 (县直小学) 代号, 第五、六位为学校代号, 第七位为班级代号, 第八、九、十位为学生顺序号。学号一经编定, 在整个学段固定不变, 各种学籍档案必须使用统编学号。

(3) 统一建立学生花名册

建档时, 初中、小学所有学生必须全部按学号填入《花名册》, 不准留“编外生”。《花名册》以班级为单位编制, 一式四份, 县、乡镇、学区、学校各存一份, 任何单位不准擅自更改或重造。学生变动必须在《花名册》作好记录。

(4) 统一学籍表

学籍表是学籍档案的主体, 学生的基本情况、学业成绩、操行评语、学籍变动、奖惩等情况都必须如实记录。由普教科在照片上加盖“学籍管理专用章”交各学校学籍管理员保存, 学生转学或升学随学生带入新学校。

(5) 统一学生证

县教育局普教科对全县在籍学生统一颁发塑封名片式学生证, 各级组织的各种开幕式的活动、比赛、竞赛、考试等一律凭学生证参加。学生证一个年级一种样式, 照片上加盖普教科学籍专用章, 在校内是“身份证”, 参加各种集体活动是“参加证”, 使用起来非常方便。

(6) 统一建立文化户口本

我们在全县建立了义务教育学龄儿童少年文化户口, 凡进入学龄期的儿童就开始建立文化户口, 填写文化户口本, 户口本要求贴入小学一年级、六年级和初中一年级、初中三年级照片, 设有小学和初中的编号、学号、学生的基本情况登记, 父母或监护人情况、受教育情况、转学情况、签发义务教育证书及于何年参加高中 (中专) 考试等栏目, 学生升学、转学、病休、借读等项持文化户口本办理。文化户口的建立, 对于义务教育的实施, 对于了解儿童少年受教育程度都起了很好的作用。

2. 用微机管理学籍, 实现学籍管理科学化

为了使学籍管理规范化、科学化, 为学校管理和教育质量评价提供可行的依据, 1997年暑假以后, 我们对学籍实行了微机管理。市教育局给学校配备了微机, 县教育局投资3万多元购买了打印机、光电阅读机等设备。微机管理我们分三步完成:第一, 清基工程。为了向微机输入高信度的信息, 我们对在籍学生进行了认真的清理登记, 设计了在校学生登记表, 以原班花名册为基础, 对异动出和异动入学生的异动时间、原因、逐个落实, 分别填入相应栏目。另一种表为班级在校学生统计表, 项目有班级代号、原有人数、实有人数、异动出人数 (其中转出、留级出、休学、复学、借读、插班、复读等项目的人数列出) , 两种表填表人和核查人分别签名, 以示负责。这样, 学生的来龙去脉一清二楚, 被称为清基工程。第二, 指导学生认真填涂信息卡, 组织输入微机。第三, 将输入的信息打印, 返回学校, 层层校对、核实、修改, 建立准确的数据库。这样, 所需信息可随时调出, 变动的学生可随时调整, 为教育管理和教育评价提供了真实可靠的依据, 提高了工作效率, 实现了管理科学化。连续九年中考报名, 通过层层审查学生资格, 与数据库的信息基本一致。

从2002年以后, 市教育局给学校配备了先进的微机, 县教育局花2万多元购买了激光打印机, 我县率先在全市实现了将数码照片输入微机的工作。照片由各学校根据原始尺寸压缩成240*320大小占15KB左右的空间, 刻成光盘报普教科。这样, 普教科在初中升高中考试编场、中小学的建档卡、学籍档案存根、学生证、考试准考证、考场存根等都使用微机打印图片, 效果良好。

3. 规范学生异动, 狠抓入学与控流

巩固义务教育成果的关键是狠抓入学和控流, 提高入学率和巩固率。我们在抓“入学通知制度”和“辍学报告制度”的同时, 进一步规范学生异动手续。

转学是学生异动的主体。我县学生转学须向学校提出申请, 经学校审查, 持家长调动证明、户口迁移证明、转入地学校及学籍主管部门《同意转入证明信》、学籍档案、乡镇学籍管理介绍信到普教科办理转学手续。转学证存根和《同意转学证明信》由转出地存入学籍档案。转学证、学籍表随学生转入新校。为确保学生的稳定, 任何学校不准接收无转学证明的学生。

搞好在校生变动情况统计, 每学年初, 学校、乡镇必须层层向上级报告年度在校生变动情况。报告采用全县统一的《在校生变动情况表》和转出、休学、辍学、残废、转入、复学等六个登记表。普教科将这些内容与微机数据库的有关内容逐项核对, 变动的信息及时调整。学生异动规范以后, 实现了学籍管理的正规化, 堵塞了管理的漏洞, 有利于抓入学与控流。

4. 实行目标责任制

要把学籍管理搞好, 需要建立强有力的管理体制, 要有一支原则性强、不循私情、头脑清醒、办事效率高的管理队伍。我县学籍管理实行县、乡镇、校三级负责制, 建立了“一级管一级, 一级向一级负责”的管理机制。各级都有领导分管, 设有专人负责。县普教科设有一名学籍管理专职干部, 乡镇教委设两名学籍管理员, 一名负责中学, 一般由教导主任兼任;一名负责小学, 由乡镇教研室主任或教研员兼任, 县教育局下文公布, 各小学的学籍管理员由乡镇教委公布, 增强他们的责任感。县、乡教委配有“学籍管理专用章”和学籍管理员印章, 要求办理学籍手续或报表必须加盖学籍管理专用章和学籍管理员印章。县教育局制订了学籍管理目标条例, 把学籍管理纳入了全县目标管理系列。学龄人口的入学率、在校生的巩固率、直升率、按时毕业率等是对各乡镇各学校的评价目标, 而管理操作的信度与效率则是对学籍管理员评价的目标, 直接与单位和个人的工作评价挂钩。

三、结果及分析

经过十年的探索, 我县的义务教育学籍管理日臻完善。在提高义务教育普及程度、教育预测、教育评价、教育管理等方面较好地发挥了作用, 信度逐渐提高, 权威性越来越明显。

1. 信度加强

提高了起始年级 (小学一年级、初中一年级) 建档工作效率。近几年, 我们全县的新生建档工作, 从布置到结束一般是两周完成。且学籍照片打印清楚、工整、准确, 档案与学生情况相符, 微机数据与各种档案材料相符, 杜绝了空档、假档、重档的现象。非起始年级学生变动情况清楚, 通过每学年的学年初注册和每个月的定期调整, 再加上不定期的抽查, 到班内实际核对学生, 非起始年级学生的巩固情况掌握得清清楚楚。

2. 信度提高

学籍管理工作的强化, 使信度逐渐提高, 权威性越来越明显。全县组织的各种开幕式活动、比赛、竞赛、考试一律以学籍档案为准, 凭学生证参加, 县教育局组织的各种检查、评比、统计、报表也一律以学籍为准, 课本的征订、资料的发放也以学籍档案为依据。

3. 有利于提高义务教育普及程度

《入学通知制度》、《辍学报告制度》、《学生变动月报制度》的建立, 有利于提高义务教育普及程度。

小学学龄儿童都能按通知入学。六年级毕业生全部升初中是近几年实施义务教育的难点, 我们有效地利用六年级学籍档案, 逐个审查初一学生来源, 弄清六年级毕业生的去向, 动员未入学的入初一就读。从1998年开始, 我们初一学生的微机库都是由六年级学生数据库直接生成的, 且学生的入学情况真实准确。

由于实行了学生变动情况月报制度, 严格了转学、休学手续, 对于稳定学生起了较好的作用, 有利于学校的管理。对于动员辍学学生复学、提高巩固率也起了较好的作用。

4. 有利于教育评价、教育预测

全县各义务教育学校的教育评价, 学生基数一律以学籍档案为准, 上下一致, 数字真实准确。

对于教育预测, 每年的在校生数, 增加学生、师资校舍和内部配套情况, 为政府决策扩减招生规模和调整学校布局提供了可靠的依据。

5. 存在问题

(1) 流动人口学生学籍的管理是一个难点

近几年, 不少农村人口进城或到外地打工、经商, 有的不办理任何手续就把学生带走, 给学籍管理带来难度, 我们虽然采取了一些措施, 但仍感到比较困难。

(2) 学生择校现象给学籍管理加大了工作

近几年, 农村孩子接受良好教育的欲望越来越强烈, 择校的现象客观存在, 学生变动情况增加, 加大了学籍管理的工作量。

6. 几点体会

(1) 领导重视, 统一思想, 提高认识

各级学籍主管部门都必须取得领导的支持, 召开各种会议, 反复宣传, 提高认识, 统一思想, 为工作的开展创造良好的氛围, 并把学籍管理纳入学校管理之中, 充分发挥学籍管理的作用, 才能提高效率, 增强信度, 有利于义务教育学籍的管理。

(2) 完善制度

要搞好学籍管理必须建立起行之有效的规章制度。从1996年起我们先后制订了《平邑县学籍管理暂行规定》、《平邑县学籍管理实施意见》、《关于加强学籍管理, 制止学生辍学的意见》等文件, 推行了《入学通知制度》、《辍学报告制度》、《学生变动上报制度》等, 做到学籍管理有章可循, 有法可依。

(3) 落实目标责任制

我们在全县建立起了学籍管理工作的网络, 县、乡、校层层有人负责, 专人管理, 责任明确。

(4) 检查评估