中职学籍档案

中职学籍档案（精选11篇）

中职学籍档案 篇1

现就如何看待现今中职学校学籍档案管理与利用其建立学生实习就业联络网的根本方法和途径, 本人只作简要的探讨, 只有现在原有的陈旧式的档案管理工作的模式, 才能真正的使我们现有的学校学籍档案管理事业, 和当今二十一世纪社会飞速发展的需求相适应;才能正在的使我们的档案管理工作注入新的新鲜的时代气息;才能使中等职业学校的的档案管理工作得以发展。适应社会的需要。

一、档案工作管理思想的新举措

(一) 学籍档案管理思想观念的转变

当前社会经济飞速的发展, 国防高科技的更新, 各项体制也要更新, 而就需要学校档案管理工作也要更新。改变陈旧而落后的工作方法, 更新思想意识、开拓新理念, 以前新生学生档案卡制、填单制及毕业生的立档、装档、归档、传递及年终的归档等等落后的管理手段。只有适应当前形势和社会发展需要以及学生档案与社会群体单位的对接工作等等。才能以快捷的节奏去适应当今社会、服务于社会, 从而得到社会的认可。

(二) 管理方式的拓新

现今的中职学校的学籍管理在开发上已经有了很大程度的提高, 为了方便于我们中职学校的繁重的学籍档案管理, 我们现已经使用省级开发的中职学生在校学籍管理系统, 这一软件的开发大大加强我们的工作效率。目前, 许多学校都将已经运用计算机将此系统广泛应用于学校档案管理。无论是在日常工作、还是学校档案的管理工作及学校档案相关信息的与外界的交流, 都可以采用现代的微机进行科学化的管理。解决工作中的实际问题, 以便在工作中提高学校学籍档案管理工作效率和档案工作业务管理水平。

二、把档案工作落实到服务实质上

(一) 充分体现档案工作的服务终旨

日常的档案服务于本学校的使用, 那么怎样提高对外界的服务呢?, 档案管理部门要充分利用网络计算机提供最先进的最快捷的服务。实行手工与网络计算机的分工从而更好的利用互联网上信息传递高速度, 高效率的工作作风。

(二) 展现档案工作管理特色

学校档案工作管理手段的创新是实现档案管理创新的前提。运用先进的中等职业学校的档案学籍管理系统软件, 就是为了摆脱手工的慢的工作效率, 节约时间确保档案工作的完成和质量, 不断开发和运用现代网络高科学技术、扫描仪、影印机、录像机等先进科学的技术和手段, 提高日常档案管理工作中质量, 使学校档案管理工作方式由“落后时代”变为“科学技术时代”。

三、中等职业教育学校学籍档案管理系统软件的开发和利用是本着促进档案管理工作的发展为根本立足点

充分利用学校学籍档案这一现代信息软件为中职学校的在校生和毕业生服务, 这是做为一名学校档案管理工作者就尽的的职责和工作任务。因此, 我们必须对此引起极度重视, 关注它的研发和运用, 以全局观点出发, 充分运用那些具有较强的科学性、针对性和可信性, 牢牢掌握第一手的信息资料, 剖析每名毕业生的性格特点和本人特长, 以便将毕业学生推荐给合适的就业单位。那么, 我们应该如何利用学籍档案建立学生实习就业联络网呢?

1.利用在学生入学时的档案, 编写各届的校友通讯录, 如:通讯录、各级医院、企业家、通讯录 (包括国立医院、私立医院) 等, 用于日后查用。

2.临毕业第二学年, 影印出当年的毕业生个人相关信息, 其中内容包括个人志向 (医院企业等) 、专长去向地区等。

3.学校学籍档案办公室与就届毕业生要建立信息网络卡, 毕业生在工作中如调动变化及时将信息反馈给学校。

4.学籍档案室实行跟踪式调查、网络群等许多形式间接与他们保持通讯联系方便掌握毕业生的情况。

5.利用学校搞大型文艺晚会和校庆机会比如:我们去年的校庆时, 就利用联络信息邀请了许多校友参加, 同时也邀请了社会各级医院和企业家参加, 增加了他们与外界交流的机会, 为他们的就业创造了机会。

6.与社会各界建立广泛的友好合作关系, 拓宽各专业的毕业生实习就业的途径。学校档案室全部实现现代化微机录入管理, 将在校所有的学生信息的自然情况录入微机, 供随时查阅。同时, 充分利用互联网找到毕业生所需的信息资源, 通过互联网络把学生推荐出去, 完成了毕业生求职愿望, 从而实现了与互联网挂勾的实质性

四、发挥专职档案管理人员的主人翁作用

(一) 专职档案管理人员树立创新理念

档案管理人员本身的创新理念和能力是改变档案管理工作局面的直接动力。专职档案人员要改变只是单位的的库管员、管理员的想法, 在无怨无悔、乐于奉献的同时, 要树立不怕苦奉献的优良作风, 提高档案工作者在社会中的价值, 把档案工作推向一个新的起点。

(二) 档案管理人员应当拓宽视野、丰富知识

二十一世纪的今天, 高科技术的飞速发展, 对于从事档案管理的的人员在工作中也提出了更新更高的要求作为一名专职档案管理人员, 既要有丰富的专业技能、又要有所创意、方法和创新。因此, 积极参与机关部门组织的继续教育学习及各类业务培训班。提高自身的技术知识和专业水平。总之, 只有不断努力和开拓档案事业才能真正实现发展。实现档案管理与现代网络的挂勾, 真正做到新时代新思想, 档案技术管理方式新, 才能更好适应和服务于社会的需要。

中职学籍档案 篇2

一个人的人事档案从高中开始建立，如果没有上高中，而是上了中专的话，档案就由中专开始建立，这部分档案才是你的人事档案，其他材料（包括你上的成考大专的档案材料）都是人事档案的补充。所以可以肯定的是，你的人事档案已经丢失，将来招工、参加工作的手续都会受影响。你应当回原中专学校，说明情况后，由学校出具你的在校的学籍证明等材料（包括入学，考核、毕业、成绩、奖惩等）。等于重建了人事档案，然后将这部分材料也转到街道办事处，与大专档案材料合并，这样档案材料才完整。

好办。到原毕业学校补三表（毕业生鉴定表、学籍成绩表、实习鉴定表）即可。最好找到你中专阶段的班主任，如果中间换了班主任，以你离校时的班主任为准，如果班主任调离学校，可以找学生科或学工处补办。

答：技校、中专及以上学历的拟招调人员都需审查学籍档案。学籍档案遗失的，必须提交由毕业学校开具证明并附加盖学校公章的学籍档案复印件。

高校学籍档案建设探讨 篇3

关键词：学籍档案；管理；要求；建设

一、高校学籍档案建设中存在的主要问题

1.高校对数字化档案馆建设意识不够

多数高校制定了各种档案规章制度，也有专门的档案机构，可执行力不足。部分领导缺乏对档案工作的重要性的认识，疏于管理本部门档案。且档案部门工作人员对依法治档认识淡薄，档案立卷归档的业务督办、监察不力，指导不够。建设数字档案馆，一是可提高文件领导者、形成者的档案质量认识；二是融档案管理制度于规范管理系统中，使高校档案管理质量得以提高。

2.学生学籍档案管理重视不够，制度不健全

高校学生学籍档案是学校档案的一个分支，但是各高校往往对教学档案工作比较重视，但对学生档案工作的重要性却没有足够的认识。存在着“只要不出错就算管好了”或者“只要学生档案送走了就算管好了”这样落后的管理理念，很少将学生档案管理工作、论文联盟整理提到学校议事日程，更不用说将学生档案管理开展得好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行必要的检查监督和指导，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善，更有甚者没有专职的学籍档案管理人员。

3.学生学籍档案传递方式原始，管理落后

随着高校毕业生就业制度改革，毕业生实行双向选择，自主择业。毕业生生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案在两年择业期内整理由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。这样就导致毕业生学籍档案转递环节复杂，导致一些学生档案丢失。给学生的就业带来了不良的影响。

二、如何提高学籍管理现代化水平

1.规范管理，树立“以服务为主”的观念

建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。

2.开发学籍档案信息资源，提高服务利用价值

学生学籍档案信息资源的开发与利用，我们应坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。努力开发档案的教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。要加强档案的开发利用，实现信息共享，就必须加强档案基础管理。档案员在档案收集、整理、鉴定、论文联盟整理保管等方面下工夫的同时，着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供，满足学生档案利用工作的需要。同时适应社会需求的变化。寻求更为有效的服务新途径，以提高学生档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥学生档案的作用。

3.提高对档案材料重要性的认识

一是加大宣传力度，提高对档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道宣传有关档案的管理知识，使其认识到，档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

4.正确处理好档案保密与利用的关系

日常工作中，档案管理工作人员，不仅要做好档案的利用与开发，还要做好档案的保密工作，转化档案由过去的以藏为主为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，标准化档案工作、科学化管理方法、高效化管理机构，使档案室的综合服务功能不断增强，更好地让档案信息资源为教育教学服务。但受传统的保密观念影响，普遍档案工作存在着利用不足、重保轻用现象。由此产生一些弊端：大批档案不能充分利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，造成档案浪费，变成不值一文的废纸；领导不能有效地利用档案，全面及时地了解情况；也难以使档案管理人员的管理价值在利用档案的效果中体现出来。档案部门需改变传统的观念，切实完善工作职能，严格做好保密工作，为领导决策服务。

参考文献：

1.彭鹏，《高校学籍档案管理存在的问题及解决办法》

2.马跃，《更新档案管理理念实现档案管理科学化》

3.修芹梅，《试论高校教学档案数字化建设中存在的问题及对策》

4.《浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨》

5.《高校档案管理的探讨与研究》

6.张晗，《对数字化档案馆的初步研究》

7.《档案数字化方案研究》

8.张华，《关于档案数字化的实践与思考》

中职学籍档案 篇4

1 高职学籍档案管理工作的重要作用

随着教育体制的改革、人才的选拔、就业观念的转变, 高职学籍档案在社会中得到越来越广泛的重视和应用。因此, 完善高职学籍档案管理, 研究其特点及规律, 分析学籍档案管理中存在的问题, 探讨对策, 不但可以促进高职档案管理的发展, 而且对于推进教学改革、提高教育质量和办学水平等都有着重要的意义。

学籍档案的形成有一定的过程和时段, 文件之间有不规律时间联系, 学生的学籍档案有明确的起始和终止时间, 形成以时间为进程。学籍档案不仅影响到整个学校档案管理的完整性, 更重要的是会影响到对一个人的全面了解和如何合理的使用人才, 高职学籍档案包括录取新生花名册、新生登记表、学籍卡片、在校名册、学生成绩总表、毕业审批、论文答辩、学生学籍异动材料、学生奖励 (优秀学生、奖学金等) 材料、学生违纪处分材料等等, 记载了学生自入学到离开学校整个学习和生活的过程, 具备查考价值的资料档案。因此, 收集和利用好高职学籍档案, 是高职学校档案管理工作的重要任务, 为了能让学籍档案管理为骨于校建设提供有价值的数据, 应该采取有效措施逐步完善学籍档案管理。

2 高职院校学籍档案管理工作中的现状

高职学籍档案记录了一所学校自办学后所有学生的在校信息, 与每位毕业生的切身利益息息相关, 具有凭证作用及社会服务功能, 前段时间, 有很多已经毕业的学生回校查学籍档案, 因工作后表现优秀, 现要被选拔、任用、考核, 需要在校期间的学籍档案, 并要求复印, 学校虽然有这些学生的学籍档案, 但往往这些数据都存在填写内容不全, 杂而很乱, 造成档案资料的缺失。看到学生的无奈, 我们深深地体会到:高职档案部门必须抓好学籍档案管理, 决不能再给学生留下任何遗憾。学籍档案包含的内容较多, 随着高校招生人数的增多, 高职的学籍档案管理工作压力越来越大, 受传统的管理理念和管理方法的制约, 目前高职学籍档案管理工作主要存在以下问题。

2.1 高职学籍档案管理制度不完善, 标准不统一

虽然多数高职学校都按照教育部颁布的学生管理规定去进行学籍档案管理工作, 但是没有一个统一的管理标准, 都按照自己的理解和方法去管理学籍, 没有建立一套完善的学籍档案管理制度, 使高职的学籍档案管理工作不能落到实处, 导致学籍的原始档案残缺不全或杂乱无章。导致学籍档案材料杂乱且降低了使用的价值。

2.2 职责范围不清, 管理意识缺乏

高职教学管理人员认为学籍档案没什么实际用途, 学籍管理人员缺乏应有的学籍档案管理意识, 在实际工作中, 有些学籍档案的填写错误或格式不统一, 没有严格的按照档案管理相关规定对档案进行管理, 使档案失去了它的真实性和应用性。教学管理有关部门职责范围不清, 学生在校期间一些重要信息资料, 如奖学金或竞赛项目获奖材料, 计算机等级考试证书、大学英语三四六级考试取得各项比赛的材料和所受处分材料等等缺乏完整性, 有的根本没有记录, 使得学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性, 给今后的管理带来诸多不便, 也会影响高校学籍档案的质量, 从而削弱了学籍档案的社会价值。

2.3 高职学籍档案归档质量偏低

学院教务处在整理2001级至2009级学籍档案时, 发现学籍档案里错误很多, 如填写内容不全、出现错别字、乱填乱改、文字材料纸张规格不对、学生毕业照片版面多样, 并没有按要求的粘贴、材料没按规定传递或文件丢失、学生鉴定表填写雷同等等。以上原因都是因为教学管理部门收集资料缺乏监督检查和业务指导, 导致学生学籍档案在收集整理过程中出现缺失和混乱, 造成学籍档案缺乏, 学籍档案无法为学生提供服务。

2.4 高职学籍档案没有充分发挥潜在价值, 帮;原因是管理模式落后

学籍管理人员没有认识到档案管理与学籍管理相统一的重要性, 工作中缺乏主动和创新性, 高职档案管理工作随意性大, 制度不严, 管理的落后, 使得学籍档案在教学管理、教学研究及学生管理工作中没有及时有效地发挥作用, 高职学籍档案管理只是停留在收集、整理、归档的层次, 没有对学籍档案进行深层次的信息加工, 没为教学创新或教学管理提供有价值材料依据, 也很少为骨干校建设提供有价值数据, 无法实现学籍档案最大价值。

3 做好高职学籍档案管理工作的建议

高职学籍档案的内容包括学生在校学习期间形成的具有保存利用价值的信息档案, 是教学档案的主体和核心。这些在学生成长与实践活动过程中所形成的文字材料, 真实地反映了学生在校的全过程, 对于学校、个人及社会了解学生具有重要的凭证作用和参考价值。那么, 如何加强高职的学籍档案管理工作, 使高职学籍档案的发挥最大价值, 是目前高校管理者值得思考的问题。

3.1 明确认识学籍档案管理的重要性

学籍档案管理是高职院校管理工作的重要组成部分, 是为高职院校各项决策服务的, 是为骨干校建设服务的, 是为广大师生服务的。学籍档案是关系到学生自身前途有价值的资料信息, 是学生步入社会留给用人单位第一印象。目前高职学籍档案分散于学工处、教务处、各院系等职能部门, 各教学管理部门应加强沟通, 形成良好的资源共享, 这样就要求学籍管理人员必须认真履行岗位职责, 加强学籍档案日常管理, 注重对学籍材料的收集和积累。并对平时形成的学生各种学籍材料, 规范的进行整理、登记、分类、编目并及时归档, 管理人员要从思想上认识到学籍档案的重要性, 明确归档要求和范围, 并制定有关学籍材料归档的规章制度。

3.2 跟踪收集, 实行动态管理

学籍情况一直处于不断的变化之中, 这就要求各职能部门、各个环节负责学籍管理的工作人员, 应根据新的情况变化对有关学籍管理的文件材料, 随时收集整理, 及时认真记载。一份学籍档案的形成从入学登记到毕业证的审批要经过几年的时间, 跟踪收集就是对学籍异动学生的学籍材料进行后续补充收集, 这些材料跨越时间长, 不一定具有连续性, 这就要求学籍管理人员高度负责、主动跟踪收集、补充归档, 只有将各环节中的形成材料收集齐全并加以整合, 才能确保学籍档案的完整性。

3.3 提高为学生服务的意识

学校领导、各职能部门领导要高度重视高职学籍档案工作, 要结合实际, 使全体师生增强对学籍档案的重视, 支持高职学籍档案的收集、检查和整理工作。学生管理老师, 特别是班级辅导员, 要明确学籍档案对学生的重要性, 使学籍档案收集整理过程走上规范制度化的道路。招毕办、学生处、教务处、学院办公室、各院系部要协作, 保证学生学籍档案的收集、整理并及时、准确、全面的保证学籍档案工作的顺利进行, 只有各教学部门联合起来, 这样才能更好的为学生提供准确、有价值的资料。

3.4 加强高职学籍档案信息化建设, 体现学籍档案价值

学籍网络信息化管理, 使全体师生信息传输更加方便、快捷;各个院校的教务系统、学生管理系统、招生与就业管理系统和各系部应实行对接, 建立学籍档案的信息库, 实现信息查询的实时互动。这就要求理顺管理部门的工作职责, 使学籍档案收集按时、保质的按制度进行, 学籍档案管理应分清责任并明细化。要达到这种管理模式高职学籍档案管理人员就需要学校方方面面的理解和支持。同时, 学籍档案的工作人员一定要与时俱进, 充分认识学籍档案管理工作的新要求, 积极探索学籍档案开发利用的创新思路和方法。

摘要：完善高职学校学籍档案管理工作, 实现学籍档案价值, 对于提高教学管理和教学质量有着十分重要的意义。高职学籍档案管理是高职学校教学管理的一个重要组成部分, 是学生在校期间全过程情况的记载, 本文针对高职学校学籍档案管理中存在的现状及建议进行相应的分析和论述。

关键词：学籍档案,管理,作用,现状,建议

参考文献

[1]魏赤.浅谈加强学籍教学档案管理的要素、流程和方法.河北教育学院学报:哲学社会科学版, 2009 (1) .

[2]冯文平.浅谈学籍档案管理中存在的问题及对策[J].开封大学学报, 2004 (2) .

[3]曾虹, 加强学籍管理实现学籍档案价值[J].兰台世界, 2007 (11) .

[4]唐伟元.学籍学历电子注册与高校学籍管理[J].宿州学院学报, 2008 (4) .

中职学籍档案 篇5

关键词：高校；档案管理系统；学籍档案；管理模式

前言：为了提升学生档案的管理水平，高校先后建立了档案管理系统，对数量庞大以及形式多样的信息进行统一管理。管理系统建立以后，学籍档案的管理模式逐渐发生改变，传统的手工式管理方法逐渐向着信息化管理方向转变，不仅减轻了管理人员的工作量，同时也极大方便了使用者。

一、档案管理系统及学籍档案概述

（一）档案管理系统概述

为了解决档案管理中效率低、工作强度大的问题，各个高校先后建立了档案管理系统，该系统的基础为计算机技术以及数字化技术，将所有档案信息收集起来，然后把这些信息分类，对档案信息进行统一管理。系统中还应用了信息检索技术，使用者可以根据需要搜索关键词，得到自己想要的信息。总而言之该系统的功能非常全面，使用起来很方便，对于提升档案管理水平具有重要意义[1]。

（二）学籍档案的特点分析

首先，学籍档案数量庞大，随着高校建设规模的扩大，再加上扩招政策的实施，高校每年需要接收和管理的学籍档案数量逐渐增多，数量庞大是学籍档案管理中的一个重要问题，传统手工式的管理模式显然已经不能满足实际需要；其次，学籍档案的来源非常分散，由于学籍档案是在各类教学活动中形成的，因此不是由一个部门提供，而是由很多个部门共同提供材料，这些材料汇总以后才能形成学籍档案，来源分散的特征为管理带来了很大难度，如果各个部门不能相互协调，就有可能进行重复劳动，造成资源浪费；第三，学籍档案信息包含的内容复杂，不仅包括了姓名、性别以及家庭住址等个人信息，同时也包括求学期间的成绩、学分以及毕业论文信息等；第四，由于信息来源不同，存储信息形式也不一样，因此对这些信息进行统一管理存在很大难度；最后，学籍档案信息时间跨越度较大，为了保证学籍档案的精准度，一般将学生入学年份，即“界”作为区分[2]。

二、基于高校档案管理系统的学籍档案管理模式

（一）模板的设计与管理

为了对不同来源的学籍信息进行统一管理，首先要在系统中设计统一的管理模板，模板要做到内容简洁、信息全面，能够准确的反应出每名学生的信息。为了避免信息量过大影响系统运行，模板中所选择的字段要反映学生的关键信息，统一字体、字号，并且为每名学生编写一个独立编码；其次是将模板打印出来，这些信息不仅要保留在档案管理系统中，同时还要保留在纸质版档案中，保证这两种存储形式所存储的信息一致。

（二）数据的导入与管理

一般情况下模板中的信息越全面，其包含的字段就越多，信息输入的过程中就越容易出现错误，最初管理系统还不完善的时候，最常使用的就是人工输入法，工作人员工作量非常大，信息的错误率较高。档案管理系统完善以后，工作人员直接使用数据导入功能，将教务系统里的学籍信息直接导出来，形成统一的格式，选取自己需要的字段，然后将这些字段直接导入到管理系统中，再利用系统的数据处理功能将这些字段转换到档案表中。

（三）数据的查询和统计

使用档案管理系统对学籍档案进行统一管理，不仅能够提升档案的管理效率，同时还极大的方便了查询和统计，有效提升档案资源利用率。首先，使用者可以根据录入字段的设置在所需要的字段中选择关键词，这样就可以迅速在系统中搜索到自己需要的信息；其次，该系统还具备统计功能，使用者可以根据自己的需要统计档案表中的某一项数据，系统会自动计算，出示统计结果，包括系统中的总记录数、也包括所有文件的数目以及文件的总页数等[3]。

（四）学籍档案管理模式的利用

新的学籍档案管理模式在构建过程中应该将重点放在如何开发和利用上，具体有以下几点注意事项：首先，高校要根据自身管理特征制定更加合理的管理标准，明确保密信息与开放信息之间的界限，一些信息可以实现共享，但是一些信息属于保密信息，除了学生自身以及学籍档案管理者以外，其他人不允许查看各使用。如果出于特殊原因，其他人员需要查看或者使用这些信息（例如用人单位要了解学生详细信息），则需要经过特殊验证，要求管理者能把握好这个度，即保证学生个人信息不被随意泄露，同时保证这些信息被有效利用；其次，学籍档案管理过程中要将数字化的优势充分发挥出来，将纸质档案中的特有信息数字化，完善电子信息数据库，减少纸质材料的翻阅次数，保护纸质资料的同时，也大大提升了信息查找效率；最后，根据学生以及所有使用者的需要，对学籍信息进行深层次加工，开发出一些专题检索，将这些信息应用到新领域。例如，可以将建校以来各个专业的招生人数以及就业情况进行统计，根据统计结果反应学校的发展状况。

三、结语

随着高校档案管理系统的建设和完善，学生学籍档案管理模式发生重大改变，管理的信息化、自动化水平不断提升，管理人员的工作强度大大降低，档案信息的利用率逐渐增加。各个高校应该加强信息化管理模式的开发和利用，有效应用档案管理系统，提升学籍档案信息管理水平。

【参考文献】

[1]林志生.高校学籍档案与校友资源管理系统的开发研究[J].硅谷，2014，14（16）001：22+11

[2]胡映君.刍议网络环境下高校学籍档案管理模式的创新[J].兰台世界，2011，11（13）15：46-47

高校学生学籍档案的利用研究 篇6

一、学生学籍档案的利用特点

1、学生学籍档案利用数量呈不断稳定增长趋势

改革开放三十年来, 国门打开, 出国留学、工作、交流访问甚至移民的毕业生逐渐增多;本科、硕士和博士学生不断扩招, 从数量上不断增加。另一方面, 社会需求也不断增加, 就业市场由招统分工作到毕业生和用人单位双向选择;使得毕业生在找工作、考研、报考公务员和事业单位等, 出国留学、交流合作办学等各方面对学生学籍档案信息查询量大量增加, 社会上假学历、假学位的泛滥, 要求学校以官方名义出示高考证明、成绩单 (包括英文成绩单) 、毕业 (学位) 证明等情况占据了档案馆 (室) 查询利用的半壁江山。笔者统计了最近十一年本校学生学籍档案利用的数量的统计如下:

从统计看出, 近十一年来, 除受经济形势和就业趋势影响, 出国留学毕业生逐步增长, 并数量相对稳定;国内需要提供成绩单和毕业证明等信息, 呈爆炸式增长态势。兄弟院校情也大体相当, 相差不多。

2、重“藏”轻“用”, 重“保管”轻“开发”, 高校档案利用、信息服务模式老化现象较突出

多年来, 通过对学生档案的利用服务工作的了解发现, 很多学生对档案馆的了解是, 感觉它是一个“机密”所在, 敬而远之, 只有就业、考研或出国、补办毕业学位证时才来这里。另外, 学生入学, 档案入柜, 只要不丢不损, 就算完成任务这种想法在很多档案人员脑中是固定模式, 主动服务意识差, 习惯于传统手工查阅模式等, 这也是一个较普遍的做法。

3、学生学籍档案的信息程度较低, 信息化管理手段也相对较落后

学生档案多以手工填写, 纸质载体为主, 有些信息还是以手工查阅为主;对于学籍档案, 新生从高考信息、入学注册学籍, 到学生管理、教务管理以至到就业等各个环节, 不能用合适的网络系统和有效接口完全整和它们, 不能及时信息共享, 以至各块用各块的, 这也是校园网建设的一个难题。由此造成学生档案动态管理的一个时间滞后问题, 对于学校多层次、多形式和多学科专业办学以及学生频繁的学籍异动, 显得很不适应, 经常需要及时沟通才能解决, 影响学校整体管理效率。

二、改进的思路与对策

1、树立良好的服务意识, 做好信息的原始积累

首先, 在档案工作中贯彻以人为本的理念, 树立服务思想, 学校管理服务的主体是学生, 我们应当尽心尽力为他们做好服务是我们的应尽职责, 秉承我校“待生如子”办学理念, 更应为他们做周到、细心的服务, 这种思想要始终贯彻在我们的日常工作中;同时走向社会的毕业生, 也是学校档案利用与信息服务的主要对象, 也同样不能忽视。其次, 我们也应重视原始档案的收集整理, 除学生处、教务处研究生院这些部门外, 还要深入到二级学院做好细致的归档业务指导工作, 明确归档范围, 重点做好招生、教学、学籍和学位等环节材料的收集, 保证学生学籍档案的齐全完整, 这是我们做好档案利用的保障。

2、改进档案利用和信息服务手段与模式, 扎实做好服务工作

作为多年的档案工作者, 我们深知, 在档案工作的收、管、用各环节中, 做好档案的收集和保管, 注重馆藏建设, 这是档案工作的重要基础和前提, 但我想说, 能提供更多更好的档案利用服务才是档案工作的目的, 更能体现档案工作者价值的地方应该是档案的利用环节, 做好了档案利用和信息服务工作, 更能让毕业生、学校和社会感受到档案工作的重要性, 胜过千万次的宣传和教育, 对提高人们的档案意识也非常重要。否则, 档案工作者整天埋头辛苦工作, 不能对个人、单位和社会提供高效、快捷的服务, 就不会被人们理解, 就感觉不到你工作价值和存在, 所谓的“有为才能有位”, 就是这个道理。从另一方面来讲, 做好学生和学籍档案的利用工作, 还要从手段上下功夫, 利用现代化信息技术, 将更多的信息资源数字化, 这样才能将更多的“死档”变成有用的“活信息”, 变成高效、准确和快捷的信息服务, 满足学生的各种需求。例如, 近些年来, 很多学生在校期间多次考了CET-4和CET-6 (大学英语四、六级) , 但经常把成绩单弄丢或使用时找不到, 到馆里查找往往都不知道哪一次考的, 考试时间和成绩是多少, 我们把近八年来, 十七次考试的电子信息汇到一个小数据库中, 只要输入个人信息, 就能看到所有次数成绩和时间, 选择需要打印, 提供了高效快捷的服务, 学生非常满意。实践证明, 只有投入更多的人力、物力, 集中为学生做好档案利用, 才能更好满足信息社会对信息服务的更高要求, 体现档案馆 (室) 的价值和作用。

3、构建学生学籍档案数字化平台, 提升高校特色档案资源服务

数字档案馆建设是一项长远发展的系统工程, 也是信息时代发展的必然。眼下, 我们应该首先做好校内档案信息的整和, 搭建好学生学籍档案数字化平台, 在做好传统纸质档案归档的同时, 不断提高档案的数字化程度, 对老档案进行数字化转换, 反新归档的档案, 重视电子文件归档, 尽快实现档案归档的全数字化。这就要求我们首先提高档案工作人员个人信息化计算机知识的更新和学习, 深入挖掘开发档案信息资源, 包括学术科研信息资源、知名校友人物资源等, 形成高校特色信息服务体系, 满足信息社会对信息服务的更高要求, 为学生个人发展和学校的长远发展做好档案利用服务和信息服务。

摘要：高校学生学籍档案, 是大学时期, 一段青春美好时光的真实记录。在改革开放的今天, 学生升学、就业, 事业发展、学术成长交流, 甚至走出国门留学、移民等, 都少不了查证或利用某些学生学籍档案内容, 学生学籍档案在高校档案馆 (室) 的档案中, 应属于利用率最高的档案之一。笔者依据十余年为学生提供学生学籍档案的信息利用服务经验, 并加以深入统计分析, 提出了做好学生学籍档案管理与利用工作的一些思考与对策。

做好学籍档案管理和利用 篇7

学籍档案与其它类档案相比有许多共同之处, 但它作为一种专门档案, 在其发展过程中也形成了自己的特点。

1. 档案材料的分散性和私密性。

学籍档案的这些材料分散在学校不同的职能部门, 学生学籍册、学籍异动记录, 毕业材料等形成于教务科;学生录取名册、奖惩材料等形成于学生科与招生就业办。因此, 学籍管理涉及的部门多、范围广, 这就给学籍档案材料的收集带来了一定的难度。学籍档案本身的某些内容具有内部保密性, 如考试成绩、学籍变更等, 其掌握和使用都有一定的限制和范围, 不宜公开和扩散, 这就使学籍管理材料在收集过程中要注意遵守相关的规定和完善必要的手续。

2. 档案材料内容的原始性和真实性。

学籍管理是由教务处和学生工作处、招生就业办公室在教育教学工作中自然形成的历史记录, 有特殊的原始性, 如新生录取名册、历年成绩记载、学籍变更情况、奖励惩处材料等, 都必须是原始记录、原件原物。这样才能客观反映学籍管理中的真实情况, 反映每个学生在学校期间德、智、体、美等方面的发展状况, 即学籍档案本身固有的属性。

二、建立规范化、标准化的学籍档案

1. 对在校学生学籍、成绩实行“文档一体化”管理。

学籍表是学籍档案的主体。按照广东省劳动和社会保障厅统一印发技工学校学生学籍表中需填报的学生个人信息资料发给新生填写, 再按一定规律统一编定学号, 坚持学号的惟一性原则, 不得重号。

2. 对收集来的档案要及时整理, 确保档案的完整性和真实性。

档案工作分为:收集、整理、统计、保管、利用等几个方面。由于学籍档案来源比较分散、内容丰富, 具有复杂多样的特点, 给学籍档案的管理工作带来了很多麻烦, 因为整理、装订、保管等工作是很辛苦、很繁琐的一项工作。做好学籍档案工作的第一步是档案管理、利用工作的基础。如果档案人员工作不认真、不细致, 在收集整理学籍资料不完整、内容不真实的情况下, 都会给学籍档案的利用带来损失, 因此, 我们要认识到学籍档案收集和管理的重要性, 充分发挥主动性、创造性, 并对收集到的档案室材料进行认真的分类整理, 使学籍档案发挥应有的作用。

3.

学籍档案管理工作的规范性、系统性、科学性在学籍档案形成后, 档案管理工作人员要认识到做好学籍档案管理工作的重要性, 严格遵守档案工作的保管、保密等有关规定, 努力适应现代化科学技术, 自觉地提高业务水平, 积极参加培训, 使自身的素质跟上形势的变化。并按照科学性、规范性、系统性的原则进行学籍档案管理工作, 避免在档案管理工作中出现档案材料的损坏、遗失、泄密, 从而给学籍档案的利用造成损失。

三、大力开发利用学籍档案信息资源, 主动提供服务

学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的, 也是学籍档案管理部门的职责。学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况, 客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面的发展状况, 也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案不仅仅停留在把它保管好, 更重要的是积极加以开发和利用, 使领导和有关部门随时了解和掌握学校的教学动态和信息, 以及科研社会活动、学术成果等方面的动态和信息, 以便为制定学校的发展规划, 正确合理的培养、选拔和使用人才服务, 实现学籍档案的使用价值, 发挥其在学校的特殊作用。要提高档案利用率的关键在于档案管理人员要有更新观念、强化主动服务的意识, 运用计算机网络检索, 管理好学籍档案材料, 积极投身到档案信息资源开发工作中。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系, 管理好学籍档案至关重要。

四、加强档案干部队伍建设, 提高档案工作人员素质

档案在收集过程中虽然目标是档案实体, 但是它的工作对象却是各职能部门的办事员。他们的档案业务水平直接影响档案收集的质量, 要实现学籍档案管理现代化、科学化, 就必须加强档案干部队伍建设, 提高档案工作人员的素质。一要有较高的政治思想觉悟, 具有较强的事业性和工作责任感, 能适应形势, 转变观念, 敬业爱岗, 树立良好的档案意识, 在具体的学籍管理工作中对资料数据作出敏捷的反映, 以便及时地收集、整理、保管。二要加强基础理论知识的学习。学籍档案管理人员不仅仅要熟练学籍管理方面的政策和规定, 还要努力学习档案管理的基本知识和技能, 为档案的信息化、网络化奠定基础。三要运用计算机参与学籍档案管理, 运用计算机管理好学籍档案, 是学校教学管理现代化的一个大发展, 充分运用现代化的管理工具和手段, 提高管理水平, 更好地为学校建设服务。

参考文献

[1]竺筠.加强调职院校的学生档案管理工作中国成人教育, 2007.9.

[2]张静.高校学籍档案的收集和利用[J].中国档案, 2004, (1) .

[3]谢忆静.学籍档案管理浅谈[J].浙江档案, 2000, (10) .

学籍档案研究文献的统计与分析 篇8

一、发表时间与数量情况

从期刊论文发表时间上看, 有关学籍档案的文献最早发表于1983年。大致情况是:1983-1987年各1篇, 开始关注学籍档案的研究, 从1994年开始发文量逐步增加, 到2004年起发文量基本上维持在每年40篇左右, 论文发表趋势见表1。整体上学籍档案研究保持为关注度不断上升的趋势。

二、学科类别与研究层次分布

从期刊论文的学科分布看, 683篇文献分布在772个学科 (部分有交叉和重叠) , 其分布情况是:高等教育279篇, 占36.14%;档案及博物馆210篇, 占27.20%;成人教育与特殊教育95篇, 占12.31%;职业教育51篇, 占6.61%;计算机软件及计算机应用31篇, 占4.02%;教育理论与教育管理30篇, 占3.89%;中等教育18篇, 占2.33%;人物传记和医学教育与医学边缘学科7篇, 占0.91%;中国政治与国际政治6篇, 占0.78%;中国共产党5篇, 占0.65%;法理及法史4篇, 占0.52%;马克思主义3篇, 占0.39%;互联网技术、行政学及国家行政管理、中国文学、管理学、军事、预防医学与卫生学、行政法及地方法制、数学、体育和公安各2篇, 各占0.26%;医药卫生方针政策与法律法规研究、图书情报与数字图书馆、企业经济、领导学与决策学、财政与税收、安全科学与灾害防治、初等教育、新闻与传媒、考古、刑法、市场研究与信息、蚕蜂与野生动物保护、电力工业、贸易经济、工业经济和经济理论及经济思想史各1篇, 各占0.13%。

从文献研究的层次看, 基础研究 (社科) 410篇, 占60.03%;行业指导 (社科) 132篇, 占19.33%;工程技术 (自科) 30篇, 占4.39%;高等教育30篇, 占4.39%;政策研究 (社科) 26篇, 占3.81%;基础与应用基础研究 (自科) 17篇, 占2.49%;职业指导 (社科) 16篇, 占2.34%;专业实用技术 (自科) 7篇, 占1.02%;基础教育与中等职业教育7篇, 占1.02%;高级科普 (社科) 2篇, 占0.29%;行业技术指导 (自科) 1篇, 占0.15%。

三、文献期刊分布

刊载文章在3篇以上的期刊有共40种, 发表文献280篇, 占总发文量的41.00%。其中兰台世界52篇, 浙江档案15篇, 卫生职业教育14篇, 山西档案和云南档案13篇, 中国档案12篇, 北京档案10篇, 办公室业务9篇, 四川档案、档案时空、山东档案和内蒙古电大学刊8篇, 才智、档案管理、黑龙江档案、档案与建设和中国成人教育7篇, 科技信息、陕西档案和科技资讯6篇, 广东医学院学报、福建广播电视大学学报和赤峰学院学报 (自然科学版) 5篇, 学理论、成人教育、内蒙古科技与经济、兰台内外、科技创新导报、黑龙江史志、中国教育信息化和经营管理者4篇, 河北广播电视大学学报、继续教育研究、教学与管理、江西科技师范大学学报、黑龙江科技信息、中国科技信息、乡镇论坛、科技情报开发与经济和湖北函授大学学报3篇。发文量10篇以上的期刊有7种, 最突出的是兰台世界, 发文量52篇;档案学核心期刊主要有兰台世界52篇、浙江档案15篇、山西档案13篇和中国档案12篇, 在10种档案学核心期刊中占有4种, 发表文章92篇, 占总发文量的13.47%。

四、文献作者与作者单位分布

发表文献较多的作者主要有:张航6篇, 史淑琴4篇, 范秀琴、郑加辉、唐召军各3篇, 以及周稚艺、褚思琬、张航、陈淑香、孔繁芝、曲秀芝、骆淑华、巫彩云、段薇薇、李红、申沛、王燕萍、黄慧敏、胡映君、熊友菊、杜玥、黎瑾、梁文辉、陆苏榕、周咏彬、刘家栋、蒋国经、桑媛媛、吴珊、于建平、张晓阳、王书芳、柳萍等28人各2篇, 33人共发表论文75篇, 占总发文量的10.98%。

在全部文献中, 2人合作的153篇、3人合作的25篇、4人合作的3篇, 5人合作的1篇, 共计182篇, 占683篇的26.65%。

从作者单位分布看, 发表文献2篇以上有咸阳师范学院8篇, 河南大学7篇, 广东医学院6篇, 发文4篇的有山西广播电视大学、四川大学、内蒙古广播电视大学和丽水学院, 发文3篇的有绍兴文理学院、河南省广播电视大学、湘南学院、华南理工大学、内蒙古财经学院、赤峰学院、湖南省芷江县档案局、泉州师范学院、临沂师范学院、山东省莱阳市卫生学校、湖南大学、内蒙古农业大学、东南大学、江苏省广播电视大学、哈尔滨师范大学、延安职业技术学院、江西师范大学、华南农业大学、合肥工业大学、山东大学、福建省广播电视大学三明分校、曲阜师范大学和哈尔滨金融高等专科学校, 发文2篇的有广东商学院、南京工程学院、江苏省扬州市档案局、忻州师范学院、江苏省连云港职业技术学院、辽宁大学、北京市档案局、江西财经大学、杭州市第二中学和河南省驻马店师范高等专科学校。

五、研究内容与中文关键词分布

从文献涉及的关键词来看, 在前60个关键词中, 使用频率在5次以上的有40个, 分别是学籍档案239篇, 管理112篇, 高校75篇, 档案管理71篇, 学籍管理31篇, 成人教育30篇, 对策28篇, 学籍24篇, 问题19篇, 利用和信息化14篇, 教学档案13篇, 特点12篇, 学生档案11篇, 高职院校、档案、成人高等教育10篇, 成人高校9篇, 学生8篇, 高等学校、科学管理、高校档案、人事档案、思考、电子档案、作用、改革、现状各7篇, 素质、服务、计算机、电大、建设、远程教育和开放教育各6篇, 规范化、措施、大学生、诚信档案和电子注册各5篇。

六、结论及展望

上述统计分析可以得出如下结论:

1. 从发表时间与数量情况看, 学籍档案研究起步早, 时间跨度长, 始终没有成为研究热点。从2004年开始, 发文量基本上保持在40篇左右, 学籍档案的研究相对稳定, 但难见到高水平的研究成果。随着学籍档案信息电子化的推进, 学籍档案数据库建设, 学籍档案的数字化和网络化等研究越来越引起大家的关注, 成为新的研究热点, 加强新技术和新方法的研究, 实现学籍档案数字化资源网络化存取、分布式管理、开放式利用、一站式服务, 从而使学籍档案查询利用与高速发展的信息社会相适应, 以推进学籍档案的研究向更深更广的方向发展。

2. 从学科类别与研究层次分布看, 学籍档案研究主要集中在高等教育等各类教育和档案及博物馆学, 这与学籍档案本身同这两个学科的交叉性有密切关系。高等教育、成人教育和特殊教育、职业教育和中等教育等各类教育层次的学科文献共有文献共443篇, 占学科比达到57.38%。档案及博物馆210篇, 占27.20%。从文献研究的层次看, 基础研究 (社科) 410篇, 占60.03%;行业指导 (社科) 132篇, 占19.33%;实践性相对比较强的工程技术 (自科) 、政策研究 (社科) 、基础与应用基础研究、职业指导、专业实用技术 (自科) 等所占比例很小, 需要加强实际问题与应用的研究。

3. 从期刊的分布看, 载文期刊比较分散, 核心期刊偏少, 高水平和高质量的研究文献不多。没有一篇文献获得基金资助, 学籍档案研究基本来自于高校档案工作者的自觉, 而有目的、有计划、有组织、有深度的研究还非常少, 随着信息技术的不断发展, 高校档案信息管理与利用服务呈现出多元化、多样化的特点, 档案部门应重视学籍档案研究和提高学籍档案研究水平, 探索档案信息管理与档案利用服务新模式, 提高档案管理水平和利用服务效率。

4. 从文献作者与作者单位分布看, 学籍档案研究作者与单位分散度高, 没有高产作者与核心研究单位, 且合作率为26.65%, 合作率偏低, 表明学籍档案研究还处在相对分散的、浅表化的个体研究阶段, 发表在核心期刊的高水平文章比较少, 学籍档案研究的关注面虽然宽, 但持续关注与深入研究者与研究单位不明显。对学籍档案的关注度与作者所在单位的学籍档案利用与服务的水平有直接关系, 高校的一切工作是为了学生, 提高学籍档案管理和研究水平需要努力提高学籍档案的服务意识和基础建设。

5. 从研究内容与中文关键词分布看, 主题词分布比较集中, 相关性较强。特别是与主题相关的学籍档案、管理、高校、档案管理、学籍管理等关键词均进入中文关键词, 使用频率处于高位, 学籍档案等相关主题成为为主要研究对象与内容。

学籍档案是一个学生的“身份证”, 是对学生在校表现的综合反映, 也是最直接最真实的体现, 从很大程度上反映了学生的学习能力和生活实践能力。学籍档案经过多年的研究, 取得了一些研究成果, 今后的研究应当尽可能地与学籍档案信息的开发与利用等实践活动相结合, 随着学籍档案数字化等信息工作的推进和实践, 学籍档案信息的开发与利用等方面的研究一定能取得丰硕的成果, 进而推进档案事业的发展。

摘要：从期刊论文发表时间与数量、学科类别与研究层次、期刊、文献作者与作者单位、研究内容与中文关键词等方面, 对学籍档案研究进行统计分析, 希望为学籍档案研究提供参考和帮助。

关键词：学籍档案,文献计量,统计,分析

参考文献

[1]梁建梅.高校学籍档案管理的新思路[J].中山大学学报论丛, 2003 (06) :311.

[2]王秀娟.学籍档案数字化管理的实践探讨[J].长春工业大学学报 (高教研究版) , 2012 (3) :50.

新建高校学籍档案信息化建设探讨 篇9

一、新建高校学籍档案信息化建设的积极意义

1. 一次录入, 多次利用。

实现信息化建设后, 在档案管理内部进行数据共享。虽然第一次录入时, 工作量比较大, 但一次录入完成后, 便可随时提取、利用, 方便快捷。

2. 检索查询, 方便快捷。

系统提供多种查询手段, 管理人员可以从无条件查询、组全查询分类中选取最佳的查询方式, 在学籍档案库中检索需要的档案信息。学生可以根据档案管理权限, 从网上自动查询档案信息, 从而极大地减轻学籍管理人员的负担, 提高了工作效率。

3. 资源共享, 协同管理。

信息化、数字化、网络化是学校档案工作的发展方向。将学籍管理信息化建设统一纳入学校档案工作的信息化建设中, 实现资源共享, 协同管理, 可以优化学校管理的环境, 真正为学生、学校, 乃至整个社会服务。

二、新建高校学籍档案管理信息化建设的必要性

学籍档案是学校档案的重要组成部分, 也是学校档案中所占数量较多的一部分, 它真实地记录了每一位学生在学校的成长历程。然而, 我校学籍档案管理在组建前都是以手工的方式进行记录与保存, 不能批量录入数据, 不能以招生库及其他数据直接导入相关学生资料, 不能按不同院系、专业和学制进行编班、编学号, 这样就不便于在不同条件下快捷地查询各年级、各专业的学生情况, 也不便于对学生休学、复学、转学、转专业等情况进行动态管理。具体表现为:

1. 档案材料不够具体, 不能真实反映学生在校表现。

如记载学生在学校的鉴定考核材料, 内容空洞, 缺乏个性差异;只注重学生在校的学习成绩记载, 而对其在校的社会活动, 组织能力等表现很少记录。如果有一套完整、合理的信息系统, 对鉴定材料进行筛选, 不合格的材料不能提交, 这样的情况就会大大减少。

2. 学籍原始记录不完整, 整理不规范。

学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的辅导员老师负责填写、保管, 个别辅导员对这项工作不是很尽责, 档案记录不规范, 有的使用圆珠笔、铅笔填写, 造成字迹不清, 不利于档案长期保存;有的未按要求填写, 出现缺项现象, 使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况;同时, 由于组卷、装订不规范, 卷内没有目录、页码的现象较多, 给查找利用带来了不便, 从而降低了它的使用价值。

3. 检索方法不够科学, 提取资料不够迅速。

我校在合并前, 几所学校原有学籍档案检索工具仅仅是手工抄写制作的案卷目录, 且由于学籍档案数量太多, 记录工作量大, 工作任务繁重, 导致工作人员疲劳作业, 易发生错录、漏录的现象;有的甚至没有编制相应目录, 一旦查阅者记不清楚确切的毕业届次和班级时, 仅靠记忆检索, 就犹如大海捞针, 花费了大量时间不说, 还增加了不必要的人力、物力, 学生也无法及时、准确、详细地检索到自己的有关信息。大大影响了档案的查全率、查准率。

4. 没有完全实现信息资源共享, 不能参与协同管理。

虽然学籍档案管理开始向电子化、信息化方向发展, 但还没有将先进的信息传播技术运用到全校的学籍管理中去, 各系 (部) 、各班级的学籍管理还不能完全实现资源共享, 协同管理, 还没有真正实现学籍管理的信息化、规范化和科学化。这给学籍管理者和学籍信息的查阅者都带来诸多不便。

三、新建高校学籍档案信息化建设的途径

1. 建立系统, 完善功能。

根据学校的实际, 建立完善的网络学籍管理系统, 使其跟系 (部) 、处室、班级相连, 构建好学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩信息报送、信息查询等模块, 为各种信息的录入提供基础。

2. 规范信息, 数据可靠。

管理人员首先应该认真搞好信息录入工作, 这是所有工作的前提。从招生库里将需要的学生资料 (含学号、姓名、专业、班级、证书编号、论文、学生论文题目、指导老师等) 导入基本信息后, 让学生填写学籍情况表, 管理人员再把学籍表中的其他资料补录进数据库中。这样不但可以简化这项工作的步骤, 而且使收集到的学生资料更加准确, 还可以让学生补齐自己的基本信息, 确认无误后将资料直接提交到基本信息库, 完成学生基本信息的建立。新生基本信息档案建立后, 还可以在电脑上打印出各类信息资料, 大大提高工作效率。

3. 录入成绩, 程序严谨。

成绩管理是学籍管理中最重要的组成部分, 它伴随学生在校期间的全过程, 包括考试成绩、补考成绩、重修成绩等。它由不同年级、不同专业的课程目录库、必修成绩库、补考成绩库、选修成绩库等组成。学籍管理者每学期根据培养方案, 在考试前将各专业的课程名称录入到开课通知单, 任课老师就可以直接在教务系统中录入学生成绩, 并将考试成绩直接在网上提交给学籍管理部门, 由学籍管理人员进行毕业审核。

4. 创新服务, 资源共享。

每学期初, 学籍管理部门将在校人数一览表制作好放在系统的查询模块, 系 (部) 及有关部门即可登录查询在校学生人数, 学生学籍异动情况在系统中也能及时处理并反馈在教务系统中, 供院系管理人员查询了解, 以便他们掌握学生的最新资料。系 (部) 管理人员可以查看学生的个人成绩、班级成绩、学年平均成绩, 不用像过去那样要到教务处才能查到学生的有关资料。

5. 审查过程, 素质提高。

学籍管理者要深入到系 (部) 和科室中, 将有关信息录入的要求贯彻到基层, 及时纠正在标准化录入过程中出现的问题, 确保档案材料的真实、完整、齐全、规范。同时, 要抓好有关人员的岗位培训和专题培训, 使他们熟练掌握档案管理的基本知识和专业技能, 成为行家里手, 实现学籍档案优化管理, 真正实现信息化。

参考文献

[1].李振华.档案概念之我见[J].档案学通迅, 2006.6

[2].陶碧云.论档案信息化内涵及其相互关系[J].档案学通迅, 2002.6

浅谈中职学校学籍管理现状及对策 篇10

1 中职学校学籍档案管理的现状

在中职学校中，学籍档案管理基本停留在传统的手工登录、整理、编目、检索等较低水平， 效率低下， 查找速度慢， 学籍档案工作开展受到一定限制。

1.1 管理观念落后

一些学校档案管理制度不严，工作随意性大，致使学籍档案材料杂乱无章。有些管理人员思想保守、观念陈旧，没有认识到学籍管理与档案管理之间相统一的重要性，对学籍档案特点、规律及价值作用认识不清，不能很好地运用计算机等现代化工具，工作中缺乏主动性和创新意识。

1.2 对学籍档案形成过程不重视

学校收集的档案材料不够齐全，鉴别核对、归档整理、保管保密和管理职责等方面的规章制度尚不尽完善。在学籍档案形成过程中，由于有关部门职责范围不清，所以学生在校期间的一些重要情况收集得很不完整，这不但影响了中职学籍档案的质量，还给今后的管理工作带来诸多不便。

1.3 档案管理质量偏低，信息化管理制度不到位

学生填写学籍档案时大多由学生所在班级的班主任负责指导，个别教师的档案意识不强，没有要求学生按照规范来填写，造成个别学生使用圆珠笔、铅笔填写学籍表格，并且出现字迹潦草、模糊不清或随意涂改等现象，有些还出现错别字和身份证号码错误等现象，有的栏目未按要求完整进行填写，使得学籍档案不能准确反映它所要表达的内容，从而大大降低了档案的质量。

1.4 缺乏必要的监督审查机制

学籍档案管理工作与学校其他工作一样，必须要有部署、有检查、有落实，更要有审查、监督，这样才能保证该工作做好。如对学生学籍表格的填写，要实行层层把关制度，填写每一项都要认真细致，马虎不得。有的学校将表格一发了之，不对学生进行监督指导，收回后也不检查审核即归档，造成学籍档案材料杂乱不实，可信度低。

2 加强中职学校学籍档案管理的主要措施

针对当前中职学校学籍档案的现状，可从以下几个方面入手加强中职学校学籍档案管理：

2.1做好学籍档案的收集和整理工作，保证学籍档案的完整齐全

首先，要做好前期指导工作。一是要结合所在省市教育部门统一印发的学籍档案项目，与教学管理部门和学生管理部门共同制定和完成学籍材料项目的设计，完整地反映学生在校期间的全面情况。二是做好归档前的立卷工作。按照档案整理立卷的规范，在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作，尽量把问题解决在归档前，以保证学籍档案进馆（室）的质量。其次，要主动收集，跟踪收集。档案管理人员要主动了解当年毕业班级数量、每个班的人数等信息，要加强与学生管理部门，特别是与班主任的联系，并做好宣讲工作，从而密切配合档案部门，主动把这些补充材料交到档案部门。最后，要做好检查验收工作。由于学校专门的档案整理人员较少，学籍档案的立卷整理质量难以得到保证。这就要求在收集时务必进行检查，增加学籍档案检查监督人员及检查环节，一旦发现问题，立即予以纠正。

2.2逐步完善学籍档案管理体制，提高管理意识

必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度，分散收集，集中管理。学籍档案的归档纳入相关部门人员的职责范围，做到每学期和每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠。

2.3加强学籍档案管理人员培训，提高素质，稳定工作队伍

学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识；必须热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律；必须有极大的责任心和学习精神，经常研究工作中出现的新情况，解决新问题。中职学校的领导者要重视档案管理人员的培训，提高管理人员素质；必须有针对性地引进人才，培养人才，稳定学籍档案管理队伍，保证档案管理工作的严肃性与持续性。

2.4推进档案信息化，创新利用方式

随着经济、社会和科学技术的不断发展变化，学籍档案管理手工操作的传统方法已经不能适应广大中职学校办学形式和生源多样化的现状，“档案信息化”“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，可大大提高学籍档案管理的效率，存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。利用学籍档案包含的丰富信息，完全可以主动为学校的教学、管理，以及为社会服务。

当前，中职教育在为社会培养和输送专业人才的功能越来越凸显，中职毕业生的社会需求也在稳步上升，保证学籍档案的真实、完整、准确，是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一。因此，加强学籍档案的建设和管理是中职学校长期且与时俱进的工作。

【参考文献】

［1］朱凤.中职学校学籍档案管理初探[J].中小学图书情报世界，2007（10）.

［2］蔡靖.学籍档案管理的新思路[J].黑龙江科技信息，2011（18）.

［3］ 邵然群.浅谈中职学校学籍档案管理[J].中小企业管理与科技，2008（07）.

［4］ 曹文元，赖有仁.重视中职生学籍管理 提高学校办学水平[J].卫生职业教育，2008（22）.

［5］李玲.浅谈中职学校学籍管理的信息化[J].科技与企业，2013（20）.

做好高校学籍档案管理工作的对策 篇11

一、提升高校相关人员的高校学籍档案意识

从某种层面上而言, 档案意识将直接决定着学籍档案管理工作的好与坏, 是搞好档案管理工作的根源所在。高校学籍档案管理工作者只有具备较好的档案意识, 方能在实际的学籍档案管理工作中, 对所涉及到的数据、资料等做出快速、敏锐的反应, 进而在第一时间内对相关的信息资料进行有效地、全面地、系统地收集、归纳以及保存。另外, 若相关职能部门拥有较好的档案意识气氛, 那么在开展档案管理工作时就能够互相配合、互相帮助, 且对有关的工作信息进行及时地沟通、交流, 以便能够更为迅速、正确以及完整地归纳学籍档案。此外, 除高校领导及学籍档案管理者以外, 教师与学生同样必须树立档案意识, 以便能够更好地配合和支持学籍档案管理工作人员的工作, 从而又好又快地实现高校学籍档案收集的目标。

二、构建完善的高校学籍档案管理制度

在高校内, 必须构建起一套完善的学籍档案管理的规章制度, 这是更好地搞好学籍档案管理工作的重要制度保障。一方面, 应当构建档案登记与转递制度。对于在校大学生, 学籍档案管理人员必须对其在校期间的情况进行详实地记录、整理以及核实, 且认真检查每一名大学生的档案材料齐全与否, 同时对应有的内容进行及时地增加与补充。大学生在毕业之后, 其档案必须转到社会, 这时档案管理人员不但要将学生的档案及时、正确地转递出去, 还必须严格履行档案转递手续, 例如调档函的索要、登记档案提取的时间、登记档案的去向以及提档人签字等, 以便确保每一份档案都能够做到有据可查。另一方面, 构建学籍档案材料的收集、定期移交归档制度。学籍档案管理人员应当对档案材料的标准、内容、时间以及途径等加以确认, 进而保证档案内容的真实性、准确性以及全面性, 从而实现高校学籍档案管理工作的标准化、规范化。除此之外, 还应当建立学籍档案管理与借阅体系, 即应当安排专门的档案管理人员负责学籍档案管理这一块的工作, 且分门别类地保存, 以便能够更加快捷地查找或补充档案。

三、搞好高校学籍档案的开发与利用

针对高校学籍档案的管理, 不可只局限在档案的收集、整理以及保存等方面, 同时还应当加强对学籍档案的研究与分析, 以便从众多的学籍档案资料中提取出具有结论性、规律性的信息与数据, 继而为高校管理体制与教学体制的优化变革以及领导决策提供有力的参考依据。比如, 统计分析各个学科的考试成绩分布状况, 能够发现文理科教学管理中所存在的不足与弊端, 且对此给出相应的处理措施;对一些接受学籍处分学生的档案进行分析, 能够在一定程度上了解大学生思想教育中存在的问题及其注意事项;利用现代化的先进技术管理学籍档案, 可以迅速、准确地判断出学位证、毕业证等的真伪;经由对学籍档案的开发和利用, 能够让静态地分散信息向动态地集中信息转变, 继而实现学籍档案管理与高校体制变革、发展的同步。作为高校档案管理工作中的一个关键构成部分, 学籍档案管理工作应在不断地实践中反复探索, 且对其经验进行归纳总结, 以便使学籍档案信息能够切切实实地为学生、学校以及社会等提供服务, 且更好地推进学籍档案开发工作渐渐朝科学化、标准化、规范化的方向迈进。

四、提升高校学籍档案管理人员的素质

在高等教育改革不断推进的新时期、新形势下, 学籍档案管理工作也越来越趋于复杂化, 这就对学籍档案管理工作人员提出了更高、更严格的要求。因此, 为了能够更好地满足现今学籍档案管理的需求, 各大高校都必须进一步加大对学籍档案管理人员的培训力度, 以便打造一支具有较高综合素质水平的学籍档案管理队伍。高校应采取各种措施以对其专业素质进行培养, 例如将学籍档案管理工作增加到日常工作中, 且为学籍档案管理人员提供出去学习的平台与机会;又如积极组织学籍档案管理探讨活动, 即定期组织学校学籍档案管理工作人员参加专题研讨会, 以此来不断充实和学籍档案管理工作有关的各种新知识与新技能, 使其能够更为透彻地认识学籍档案管理工作的性质与特征, 继而自觉学习各方面的知识, 从而实现自身业务水平的有效提升。

参考文献

[1] .解利.学分制视域下的高校籍档案管理研究[J].兰台世界, 2013.32

[2] .宋晓英.陈艳梅.王蕊等.浅议高校学籍档案的管理工作[J].教育教学论坛, 2013.48

[3] .王莉萍.高校学籍档案的管理与开发利用[J].长江工程职业技术学院学报, 2012.29