档案管理工作农业科技

档案管理工作农业科技（精选12篇）

档案管理工作农业科技 篇1

农业科技档案是农业科研部门在农业科学研究、生产运用、基础建设等活动过程中形成的对国家和社会具有保存价值的文字材料、计算材料、图纸、录像、照片、实物、标本等不同形式和载体的科技文件材料, 是农业科学技术研究活动的真实记录和技术资源储备, 是从事农业科技研究、生产、技术开发的重要依据, 是国家的宝贵财富。

1 基层农业科研单位科技档案的重要性

农业科技档案是广大科技人员在平时的试验研究中积累和保存起来的宝贵经验、生产试验技术, 是基层农业科研单位管理工作的重要组成部分, 是农业科技人员辛勤劳动创造的智慧结晶, 科学合理开发利用科技档案, 将有利于促进农业生产、科研技术研究, 有利于农业农村经济发展, 有利于帮助农民提高农业产量、脱贫致富。

2 基层农业科研单位科技档案管理现状

2.1 农业科技档案管理制度不完善

基层农业科研单位制定的档案工作管理办法中绝大部分都是对档案管理员提出的要求及职责, 没有一条是规范科技人员的, 即便是在单位日常管理规范中出现也只是蜻蜓点水似的一带而过;科技人员移交科技档案完全靠自觉自愿, 没有奖惩, 缺乏责任心。

2.2 农业科技档案资料流失严重

广大科技人员对档案管理认识不到位, 没有认识到档案对农业科技发展的促进作用, 一些应该归档的核心材料自我保管, 遗失、损坏现象严重, 特别是一些科技人员因工作岗位变动或退休后, 带走或遗失自行保管的档案, 影响了科研推广工作的延续性, 科研档案的完整性。

2.3 农业科技档案管理工作不受重视

2.3.1 档案管理意识弱。基层农业科技档案是农业科研人员从事科学研究的重要依据和必要条件, 然而一些科技人员不愿意将自己记载的原始资料移交档案室, 还有一部分科技人员对单位档案管理工作不信任, 应付性的上交一些档案资料, 致使科技档案的收集非常困难, 档案管理员无法整理出完整而有价值的信息;其次基层农业科研单位科技档案管理没有具体的分管领导负责监督与指导。

2.3.2 档案管理工作人员缺乏自信心。档案管理工作平凡而枯燥乏味, 是一项消磨性子的活。基层农业科研单位科技档案管理工作与科研工作相比, 领导的重视往往倾向于科研工作, 对科技档案管理工作存在不重视的思想;即便重视也仅停留在口头上、会议上, 没有落实到实际行动中, 导致部分基层单位档案管理员缺乏自信, 认为自己付出的辛勤劳动得不到肯定。

2.4 档案管理员业务素质不高

基层农业科研单位档案管理专职人员较少, 缺乏档案管理专业人才, 大多数都是兼职, 工作繁忙而琐碎, 经常是心有余而力不从心。部分档案管理员缺乏农业科技知识, 对农业科研工作也是一知半解, 所以科技档案管理工作只是一般的收集资料、整理归档。

2.5 农业科技档案管理工作缺乏创新

基层农业科研单位档案管理工作思想守旧, 大部分只停留在你上交, 我保管的工作状态, 工作不积极主动, 欠缺创新意识, 墨守成规, 按经验办事, 没有充分发挥主观能动性, 局限于按照上级档案管理部门和单位领导的要求及指示来完成单位档案管理工作, 有时产生新的想法也只是停留于心动而无行动。

3 促进基层农业科研单位科技档案管理工作的对策

3.1 完善农业科技档案管理制度

明确职责和要求, 采取切实可行的措施, 把科技档案管理工作纳入岗位责任制考核范畴, 明确具体责任和要求, 随时监督, 定期考核, 在档案管理制度中明确写入科技人员移交档案资料的规定, 并实行归档与年终评奖、评优、科技成果申报等挂钩, 从而在制度上得到保证。首先基层农业科研单位科技档案应在下达科研计划或工作安排时就同时向课题组下达建档任务, 并以此作为项目验收、考核的依据。课题组负责人要分阶段进行科研文件、试验材料的收集、积累, 在每一项研究工作结束后及时整理成册, 审查签字后上交档案室进行归档, 从而保证所移交档案的真实性、完整性和成套性;其次要指定一名领导负责监督, 对没有按要求及时上交档案资料的课题组给予相应的处罚, 对于完成较好的给予奖励。

3.2 加强宣传, 增强档案意识

大力宣传农业科技档案的重要性, 使广大科技人员进一步认识科技档案工作的重要意义和作用, 积极自觉支持档案室工作, 提高科技人员主动归档的自觉性;加强对档案法及国家关于科技档案管理办法的宣传, 增强科技人员的档案意识。

3.3 加强培训, 提高科技档案管理人员的综合素质

目前基层农业科研单位要全面引进档案管理研究专业人才的可能性较小, 因此加大现有档案管理工作人员的培训显得尤其重要。加强档案管理专业技能培训, 尽量为科技档案管理员创造学习机会, 强化档案管理专业知识, 通过培训提高档案管理业务水平, 提高个人综合素质;加强农业科技专业知识培训, 熟悉本单位科技研究工作的任务;加强计算机应用知识培训, 掌握档案管理系统应用操作技能和科技成果信息检索方面的知识, 使农业科技档案管理更加高效规范。

3.4 解放思想, 开拓创新

基层农业科技档案管理员, 要解放思想, 更新观念, 勇于创新, 改变工作方式, 变被动为主动, 走出档案室, 适时参与或了解本单位、本部门的各项活动, 主动跟踪课题研究进展, 与科技人员合作互动, 及时收集相关资料;科学合理开发利用档案资源, 尽力为科技人员做到雨前送伞, 雪中送炭, 从而增强科技人员上交档案的积极性;不断更新知识, 加强学习档案管理综合知识, 增强创新意识。

总之, 农业科技档案管理工作是基层农业科研单位健康发展的需要, 是单位各项研究工作的有力证据, 是单位工作不容忽视的部分, 做好基层农业科研单位科技档案管理工作将会更好的为农业、农村经济发展服务, 为农民脱贫致富做贡献, 然而基层农业科技档案管理工作是机遇和挑战并存, 希望和困难同在, 只要领导重视, 全体科技人员积极参与, 档案管理人员正视现实、抓住机遇、知难而上, 基层农业科研单位科技档案管理工作将会迈上新的台阶!

参考文献

[1]郑莉.农业科技档案与管理[J].畜牧与饲料科学, 2009, (6) :143-144.

档案管理工作农业科技 篇2

科技资料和科技档案管理规定

一、主要内容和适用范围

1、本规定提出了科技图纸（以下简称资料）分级的界限、保管和借阅的管理办法，图纸资料的发放和更改的办法及科技档案（以下简称科档）的归档、保管和借阅管理办法。

适用于技术组绘制编制的资料、外来的技术资料、科技档案和公司购进的各类书刊图册。

2、计算机科技资料的管理，按《设计人员计算机资料存放规则》及《技术组计算机使用人员管理补充规定》执行。

二、资料的分级

技术组的资料按其重要程度分为一般技术资料、重要资料和保密资料三个级别。

1、一般技术资料：含常规产品图册、设计文件、技术规范、修理改制规范、国家标准、行业、企业标准、产品样本、科技图书、照片、试验鉴定资料、3C认证资料、产品材料配件表、投标书、技术管理文件、汽车产品公告资料、工艺文件等。

2、重要资料：含技术组产品底图、国外原文的技术标准及产品样本、出国考察调研资料（包括磁盘、光盘、录相带等）。

3、保密资料：含公司引进技术的图纸、技术文件；国外合作厂家提供的图纸、技术文件；保密协议、专利技术和专利产品图；由客户提供，公司承担保密义务的图纸资料；公司组织测绘的国外产品或结构的图纸；3C证书、国军标及其它认证验收资料。

4、分级标识

一般技术资料无分级标识

重要资料的第一页左上角有“重要”的标识（产品底图除外）

保密资料的第一项左上角有“保密”的标识

三、资料保管

1、所有外来资料必须分类登记，并建有登记目录。外购科技图书其书价应在其收文记录中标出。

2、一般技术资料中的产品图册、图库图册开架存放在各相关设计组，由各组组长和资料管理员共同管理；技术规范、修理改制规范、科技图书及重要资料等集中存放，由资料（图书）管理员负责管理。技术组发放到各相关部门图纸资料由各部门的资料管理员负责管理。

3、保密资料的保管

保密资料设专用资料柜分类存放，并编制资料档案存放索引。

4、图书资料室要做好“五防”工作，即防炎、防潮、防尘、防虫、防盗。对破损的资料要及时进行修补和复制。

四、资料的借阅

1、一般技术资料

（1）技术规范、修理改制规范、产品样本、科技图书、标准汇编等资料，实行借阅登记制度，由借阅人向资料管理员办理借还手续。

（2）产品图册、图库图册实行分承包管理，由各组组长指定责任人，定期对所管理的图册进行整理、清点。本部门外组人员借阅，需与责任人或分管组长借阅，并及时归还，注意将资料按序号大小顺序摆放。资料管理员应协助各组对图册资料进行管理。

（3）执行更改单修改图纸，使用资料时，可不按上述两条办理，但更改结束后，应将资料及时归位。

2、重要资料的借阅

重要资料的借阅同一般资料，向资料保管人办理登记手续。只是重要资料借阅时，资料保管员和借阅人要对借阅资料的完好性、完整性要求更高，并及时归还。

3、保密资料的借阅

保密资料的借阅需经分管副总的批准后，资料保管人按附表1（技术组保密资料借用记录表）办理登记手续。

4、保密资料的借阅人应保守资料的秘密，不得随意摘录、引用、复印、扩散。

5、借阅范围

产品图册、图库图册的借阅方法仅在本部门内实行，原则上不得借出本部门，如外部门借用需向资料保管人办理登记手续。其余的资料，公司管理人员均可按规定借阅。

所有资料如是公司外人员借阅需经分管副总或部门负责人同意。

五、图纸资料的发放和更改

1、产品图纸的发放和更改

（1）产品图纸的发放、更改按公司质量体系程序文件的有关规定执行。

（2）各部门领用的图纸等资料妥善保管，保持图面的清洁、完整，不得任意污损、撕毁。凡蓝（白）图因长期使用图面不清时，可凭旧图到资料室换取新图。由于保管不善而撕毁或遗失，必须补图时，应填写晒图申请单，经有关领导批准后，方可补晒（复）新图。

2、保密级图纸的发放

保密级图纸的发放需经公司总师或主管副总批准，保密级图纸发放时应盖有“保密资料”及“时间”印章，并按附表2（协作单位保密级图纸发放申请表）的规定进行登记发放。

六、科技档案的管理

科技归档资料经整理、分级并履行归档手续后成为科技工作者档案。

1、科技档案归档内容

（1）产品设计文件（含图样、图表、计算资料以及设计、制造、调试、验收、使用所需的技术数据和文字说明的各种技术资料）

（2）有关产品照片、录像带以及计算机软件、软盘等。

（3）因工作关系获得的资料，如：由客户提供或相关厂家、人员提供的样本等资料。

（4）生产、科研和各项管理工作中形成的文件、材料。

（5）因公参观学习、考察和参加会议收集、获得的各项材料（包括样本、文件、技术资料、笔记、书面汇报、照片等）。

2、科档归档要求：

（1）技术人员应做好科技档案的形成、收集、积累、整理、分级和归档工作。

（2）档案资料员应将归档的材料进行必要的加工、整理、立卷编目、做好分类科学、组卷合理，并做好归档统计工作。

（3）归档文件应完整、准确、系统、完好、清晰、签署完整，并且装订牢固，以利长期保存。

（4）归档文件书写、图表应符合标准经要求。

3、科档归档手续：

（1）一般资料归档时，档案资料管理员应及时对归档的科技文件进行分类登记。

（2）重要级以上文件归档，文件经档案资料验收合格后办理移交登记手续。

七、处罚办法

1、资料管理人中应定期检查、整理资料，确保资料完整无损、排放整齐有序，帐物相符。产品图册、技术规范等每月整理一次，产品样本、科技图书、标准汇编每季度整理一次，其它科技资料每年整理1-2次。

2、对于不按本规定执行者，一次违规给予口头警告，二次违规给予书面警告，三次违规者给予30-50元的罚款处罚。

3、凡丢失科技图书的责任者，应按所购书价的3-5倍进行赔偿。

档案管理工作农业科技 篇3

1.农业科技档案的特点

1.1综合性 农业科技档案是一个综合性很强的科技档案门类。从农业结构上讲包括农业、农机、畜牧等行业；从农业自然资源系统上讲包括气候、土地、水、生物四个子系统；从农业生产周期上讲，包括春种、夏耕、秋收。对农业档案进行科学的分类管理，将直接影响农业科技的管理水平。

1.2复杂性 与其他档案不同的是，农业档案是在田地里作业，有相当一部分农业科技档案是在田间地头形成的，所以无论是在内容上还是分类上复杂了许多，时间作业量大带来了农业科技档案的形成、积累和管理上的复杂性。

1.3地域性 农业生产离不开地理环境和自然条件的影响和制约，主要包括土壤、氣候、水文等。农业生产的格局、品种和栽培技术等因地域条件的不同而不同。作为农业科技档案，也具有较强的地域性，即在不同区域内，农业科技档案的内容、种类都有很大的差异，在形成、管理上也相应地具有地域性。

2.农业科技档案在农业生产中的作用

2.1农业生产的重要参考依据 农业科技档案记载了各种生产活动情况、成果和经验教训，对制定农业生产计划、综合农业区划、推广先进的技术和管理经验、科学地指导生产、做出正确决策提供了大量详实的、科学的档案数据。

2.2紧扣农民所关心的焦点和热点问题 农业科技档案在农村经济管理上起到凭证的作用，对稳定农村，建设和谐社会有着重要的作用。土地的承包与转让，农村新能源的推广与使用是农民关注的焦点和热点问题。土地对农民来说是生存的基础和保障，土地承包和转让是农民关注的的焦点，这直接关系到农村的稳定与发展。因此，土地档案的管理和使用，为农民提供了凭证，使农民放心地去生产，维护了农村社会的稳定，促进了经济的发展；随着“四位一体”等能源项目的示范和推广，改善了农民的生产和生活条件、生态条件，减少了水土流失，净化了环境、增加了经济效益，得到了广大农民的认可。

2.3农业科研的重要条件 农业科技档案可以帮助农业科技人员了解过去的工作经验和成果。查阅多年积累的土壤肥料、配方施肥、水土流失等资料，能够启发思路、开阔视野、少走弯路，提高科研工作的效率和水平。

2.4传递、交流农业科技信息的重要工具 农业档案收集整理了大量的农业信息，是农业技术和农业科技成果推广的重要依据，对农业生产活动、科技成果推广具有指导、参考和借鉴作用。在信息化社会的今天，无论是农业科技人员还是农业者，都有较强的收集农业信息和处理信息的能力，只要将农业档案建立好，增加其内涵，扩大其容量，并加强指导与交流，一定会起到事半功倍的效果。

档案管理工作农业科技 篇4

一、农业科技档案管理的具体任务

1. 具体任务

收集、整理、保管、统计本单位的档案,提供档案为科研、生产、基建事务服务,督促、检查、指导有关部门和各单位的文件材料的积累、立卷和归档工作,定期向档案馆移交档案,组织档案的鉴定工作。做好档案资料的编研工作,积极主动提供、利用、严格执行保密制度,维护档案的完整与安全。

2. 归档范围主要包括

(1)科研准备阶段。课题立项的申请书及上级审批的文件;计划任务书、委托书、合同、协议书、开题报告方案论证、试验研究方案或大纲、计划执行情况;计划调整或撤销报告、课题投资和预决算材料。

(2)研究试验阶段。重要的试验原始记录、计算数据、理化分析报告;专题技术会议记录、纪要;与课题有关的重要的来往信件、科技指导;研究工作阶段小结、中期报告、年度报告;配套的电子类照片、视频、幻灯片;招投标文件。

(3)总结鉴定阶段。研究报告、论文著作、鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录,鉴定意见);品种或产品推广应用意见、技术鉴定证书、验收报告、验收人员名单;样品标本、研究工作总结、技术报告。

(4)申报奖励阶段。科研成果登记表、科研成果报告表、科研成果申报材料、审批材料、获奖证书及批准文件、专利申请的有关材料及批准文件。

(5)综合。转让合同、协议书;获国家部委、省内各厅局及潍坊市科技成果奖的奖状原件、奖励证书复印件;科研负成果(包括中途停止和失败)文件材料整理归档;国家试验站、省体系档案的收集整理、立卷归档;品种审定证书、植物新品种权证书、专利证书原件;成果宣传指导材料、推广应用方案及实施情况、对外学术交流材料。

3. 加强档案管理工作的经验做法

档案管理工作的主要目的是为了利用,档案利用是实现档案价值的重要途径。为了提高档案利用效率,积极开发档案信息资源,我们编制了多种档案检索工具,其中有档案总目录、分类目录、移交目录、借阅目录、检索卡片等。编写了大事记、组织机构沿革、人事任免等编研材料。利用档案信息资源,申报成功了山东省档案信息奖,其中“开发利用档案信息资源,促进高产优质抗病芦笋新品种选育及组培快繁技术研究与开发”、“运用科学发展观收集档案信息促进花生系列新品种选育与推广”分获山东省档案成果二等奖,“开发利用档案信息资源,促进极早熟大果优质毛桃新品种选育”获山东省档案成果三等奖。在新品种选育与开发项目进程中,档案资料为编写可行性研究报告、立项论证提供了翔实材料,解决了组培苗生根率低和移栽不易成活等技术难题,节省了科研经费,加快了品种选育进程,并保证了项目验收鉴定顺利进行。在新品种推广过程中,档案资料也发挥了重要作用。

二、农业科技档案管理现状及问题

1. 基础设施不完善,档案管理人员的专业知识更新缓慢

当前,农业科研档案管理部门工作还存在许多弊端,很多档案管理部门没有独立的档案室,多与办公室合并办公,不能达到库房、阅览室、办公室分开的要求;在档案库房管理方面,温湿度的控制与“八防”不能达到理想的标准。农业科研单位的档案管理人员进行专业培训的机会较少,缺少最新的科技档案管理知识,工作环境相对比较闭塞,思想比较滞后。

2. 科技档案管理工作不太受重视,科研人员的归档工作意识有待进一步提高

一部分科技人员对农业科研档案材料的收集、归档意识较薄弱,对档案工作的重要性认识不足;有些科研人员工作责任心不强,不重视科研实验原始记录,把科研过程中形成的资料视为己有,不放心将科研资料交由档案管理人员整理。有的领导及科技人员对科技文件的形成积累和作为档案归档保存不够重视,档案归档的不完整造成了借鉴、集成无法进行,使生产科研重复劳动。

3. 科技档案的信息化程度较低

科技档案以纸本案卷为主,形成的周期长、数量大,检索工具单一、查阅不便,仅以计算机为辅助工具建立机读目录、档案目录检索。目前不少科研单位的档案管理信息化程度低,未建立起来完善的电子目录,档案管理仅停留在立卷、保存的基础上,检索查阅难度大,影响了档案开发服务的效果,无法实现便捷的网络查询检索。

三、加强农业科技档案建设的建议

1. 建立健全档案管理制度,完善管理机制

建立完善的档案管理制度,将科学化、规范化档案管理工作贯彻于整个科研管理过程中,严格按照管理制度的要求对科研成果资料进行有序的收集、分类、归档,保证科研工作的连续性和完整性。单位领导要积极支持档案工作,调动专兼职档案人员的工作积极性。

2. 加强科研人员的归档意识

农业科研档案的收集整理首先要保证它的完整性,如果档案资料不完全会影响到档案资料的质量和潜在的价值,要想办法提高科技人员的档案意识,让他们真正认识到档案工作与科研工作是同等重要的,科研档案是科技管理工作的重要组成部分。将科研工作中形成的档案资料及时的进行收集、整理并且移交档案室立卷归档。

3. 积极推进档案信息化建设,提高档案利用率

科技档案管理作业 篇5

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、案卷内科技文件，以（）的页面编写页号，一页一号。A、每任何一页 B、有效内容 C、每一正面 D、每一反面

2、案卷的脊背一般应填写保管期限、案卷题名以及（）。A、立卷单位 B、起止日期 C、立卷人 D、档号

3、《重大建设项目档案验收办法》确立了建设项目档案验收的（）。A、首办负责制 B、终身责任制 C、一票否决制 D、核准审批制

4、（），是归档制度的主体与首要内容。

A、归档范围 B、归档时间 C、归档份数 D、归档手续

5、不同专业目录式文件的编制有统一的规范。A、对 B、错

6、不论科技档案的分类层次设置几个，其中必须有（）这一层次。A、工作项目 B、立项 C、项目

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、机械产品设计阶段的工作步骤（）。A、初步设计 B、技术设计 C、工作图设计

2、房屋建筑图的图种主要有（）。

A、外形图 B、平面图 C、剖面图 D、安装图

3、对于造船厂来说，其研制的船舶形成的档案应归入（），对于航运企业来说，其使用的船舶形成的档案应归入（）。

A、产品类或设备类都可以、产品类

C、生产经营类

D、设备类

4、从档案材料的形式来说，科技档案案卷有（）类型。

A、文字材料型

B、图样材料型

C、图文混合型

D、声像材料型

5、底图、原图是按（）划分图样材料。

A、专业 B、使用目的 C、绘制方法 D、绘制方法

6、编目是科技文件立卷工作的一道工序，其内容包括（）。A、编写卷内科技文件页号

B、编制卷内目录

C、填写卷内备考表 D、编制案卷封面

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、建设、科研、设备、产品等不同性质科技项目，其科技文件归档范围各不相同。对 错

2、将征地拆迁工作委托地方政府国土或拆迁管理部门实施的建设项目，应按照谁投资、谁存档的原则，及时接收该部分文件原件的归档。对 错

3、归档的文件材料应符合档案保管要求。要求制成材料和书写材料应有利于档案的长久保存，不符合档案保管要求的文件材料应先修复后归档。对 错

4、建设项目档案管理和文书档案管理的归档原则一样，谁形成谁归档，文件形成单位不需要向其他单位移交。对 错

5、对科技文件中图样文件的整理，对于有图样目录的图纸，可以直接按图样目录的顺序进行排列。对 错

6、竣工图不需要编制竣工说明。对 错

7、计算机软件产品研发企业，做好了售后服务，就可以不建立产品项目档案。对 错

8、建设项目大型设备采购过程中形成的报价询价等文件归文书档案。对 错 科技档案管理课程作业

（二）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、案卷内科技文件，以（）的页面编写页号，一页一号。

A、每任何一页

B、有效内容

C、每一正面

D、每一反面

2、不同专业目录式文件的编制有统一的规范。A、对 B、错

3、不论科技档案的分类层次设置几个，其中必须有（）这一层次。A、工作项目

B、立项

C、项目

4、《重大建设项目档案验收办法》确立了建设项目档案验收的（）。A、首办负责制

B、终身责任制 C、一票否决制

D、核准审批制

5、案卷的脊背一般应填写保管期限、案卷题名以及（）。A、立卷单位 B、起止日期 C、立卷人 D、档号

6、（），是归档制度的主体与首要内容。

A、归档范围 B、归档时间 C、归档份数 D、归档手续

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、从档案材料的形式来说，科技档案案卷有（）类型。

A、文字材料型 B、图样材料型 C、图文混合型 D、声像材料型

2、房屋建筑图的图种主要有（）。

A、外形图 B、平面图 C、剖面图 D、安装图

3、机械产品设计阶段的工作步骤（）。

A、初步设计

B、技术设计

C、工作图设计

4、对于造船厂来说，其研制的船舶形成的档案应归入（），对于航运企业来说，其使用的船舶形成的档案应归入（）。

A、产品类或设备类都可以 B、产品类 C、生产经营类 D、设备类

5、底图、原图是按（）划分图样材料。

A、专业 B、使用目的 C、绘制方法 D、绘制方法

6、监理单位对项目施工文件的质量进行审核把关，主要依靠（）。A、设备材料报验制度

B、工序交接验收制度

C、信息管理同步进行制度

D、全程管理制度

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、归档的文件材料应符合档案保管要求。要求制成材料和书写材料应有利于档案的长久保存，不符合档案保管要求的文件材料应先修复后归档。对 错

2、对于卷内已有页号的文件，我们必须重新进行页码的统一编写。对 错

3、归档的科技文件必须准确反映单位科技活动的真实内容和过程。归档的文件材料应真实可靠，除非经过合法的手续，否则不能进行更改和抽换。对 错

4、监理文件不属于建设项目文件归档范围。对 错

5、将征地拆迁工作委托地方政府国土或拆迁管理部门实施的建设项目，应按照谁投资、谁存档的原则，及时接收该部分文件原件的归档。对 错

6、建设项目档案管理和文书档案管理的归档原则一样，谁形成谁归档，文件形成单位不需要向其他单位移交。对 错

7、竣工图是反映项目真实面貌的图纸。对 错

8、对科技文件中图样文件的整理，对于有图样目录的图纸，可以直接按图样目录的顺序进行排列。对 错 科技档案管理课程作业

（三）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、按相关规定，在项目正式通过竣工验收后，（）向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。

A、一个月内 B、三个月内 C、六个月内 D、一年内

2、案卷的脊背一般应填写保管期限、案卷题名以及（）。A、立卷单位 B、起止日期 C、立卷人 D、档号

3、不论科技档案的分类层次设置几个，其中必须有（）这一层次。A、工作项目 B、立项 C、项目

4、（）是鉴定科技档案价值的主要方法。A、直接鉴定法 B、间接鉴定法 C、直接、间接结合鉴定法

5、不同专业目录式文件的编制有统一的规范。A、对 B、错

6、案卷内科技文件，以（）的页面编写页号，一页一号。

A、每任何一页

B、有效内容

C、每一正面

D、每一反面

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、底图、原图是按（）划分图样材料。

A、专业 B、使用目的 C、绘制方法 D、绘制方法

2、非工业企业，业务项目的归档范围，主要侧重于（）。A、项目的筹备与形成文件材料

B、项目运行文件材料 C、项目的保障与监督文件材料等

D、项目验收文件

3、从档案材料的形式来说，科技档案案卷有（）类型。

A、文字材料型

B、图样材料型

C、图文混合型

D、声像材料型

4、对于造船厂来说，其研制的船舶形成的档案应归入（），对于航运企业来说，其使用的船舶形成的档案应归入（）。

A、产品类或设备类都可以

B、产品类 C、生产经营类

D、设备类

5、（）是科技档案鉴定工作的各组成环节，缺一不可。A、鉴定

B、到期鉴定

C、销毁 D、善后

6、机械产品设计阶段的工作步骤（）。

A、初步设计

B、技术设计

C、工作图设计

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、建设、科研、设备、产品等不同性质科技项目，其科技文件归档范围各不相同。对 错

2、建设项目大型设备采购过程中形成的报价询价等文件归文书档案。对 错

3、归档的文件材料应符合档案保管要求。要求制成材料和书写材料应有利于档案的长久保存，不符合档案保管要求的文件材料应先修复后归档。对 错

4、竣工图是反映项目真实面貌的图纸。对 错

5、竣工图的编制必须与工程进度同步。对 错

6、计算机软件产品研发企业，做好了售后服务，就可以不建立产品项目档案。对 错

7、竣工图不需要编制竣工说明。对 错

8、对于卷内已有页号的文件，我们必须重新进行页码的统一编写。对 错 科技档案管理课程作业

（四）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、《重大建设项目档案验收办法》确立了建设项目档案验收的（）。A、首办负责制

B、终身责任制 C、一票否决制 D、核准审批制

2、不同专业目录式文件的编制有统一的规范。A、对 B、错

3、按相关规定，在项目正式通过竣工验收后，（）向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。

A、一个月内 B、三个月内 C、六个月内 D、一年内

4、（），是归档制度的主体与首要内容。

A、归档范围 B、归档时间 C、归档份数 D、归档手续

5、（）是鉴定科技档案价值的主要方法。

A、直接鉴定法

B、间接鉴定法

C、直接、间接结合鉴定法

6、案卷的脊背一般应填写保管期限、案卷题名以及（）。

A、立卷单位 B、起止日期 C、立卷人 D、档号

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、机械产品设计阶段的工作步骤（）。

A、初步设计

B、技术设计 C、工作图设计

2、监理单位对项目施工文件的质量进行审核把关，主要依靠（）。A、设备材料报验制度

B、工序交接验收制度 C、信息管理同步进行制度

D、全程管理制度

3、（）是科技档案鉴定工作的各组成环节，缺一不可。A、鉴定

B、到期鉴定

C、销毁

D、善后

4、办理项目档案移交手续时，要明确档案移交的下面那些要点（）。A、移交的内容

B、案卷数

C、图纸张数

D、移交人签名

5、底图、原图是按（）划分图样材料。

A、专业

B、使用目的 C、绘制方法

D、绘制方法

6、按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（2008）的规定，案卷目录应登录的项目包括以下（）。

A、序号

B、档号

C、案卷题名 D、总页数

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、对科技文件中图样文件的整理，对于有图样目录的图纸，可以直接按图样目录的顺序进行排列。对 错

2、归档的科技文件必须准确反映单位科技活动的真实内容和过程。归档的文件材料应真实可靠，除非经过合法的手续，否则不能进行更改和抽换。对 错

3、竣工图的编制必须与工程进度同步。对 错

4、建设项目大型设备采购过程中形成的报价询价等文件归文书档案。对 错

5、竣工图不需要编制竣工说明。对 错

6、计算机软件产品研发企业，做好了售后服务，就可以不建立产品项目档案。对 错

7、竣工图是反映项目真实面貌的图纸。对 错

8、对于卷内已有页号的文件，我们必须重新进行页码的统一编写。对 错 科技档案管理课程作业

（五）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、（）的科研档案管理，要求课题下达方与课题承担方在签订的课题合同中，明确提出档案管理的有关要求及课题档案材料的归属和利用权限，同时，在课题验收时对档案材料进行检查验收，以保证课题档案的完整、准确、真实。

A、课题制

B、项目负责人制

C、合同制

D、一票否决制

2、编写（）的目的，是为了巩固卷内科技文件排列顺序，便于保管、利用和统计卷内文件材料的数量。

A、卷内科技文件页号

B、案卷目录 C、卷内科技文件备考表

D、案卷题名

3、不论科技档案的分类层次设置几个，其中必须有（）这一层次。A、工作项目

B、立项

C、项目

4、产品档案的动态性特点贯穿了产品研发的整个周期。（）A、对

B、不对

C、不一定

5、案卷封面主要是对案卷内科技文件的基本情况进行揭示，一般应填写的项目有档号、立卷单位、起止日期、保管期限、密级还有（）。

A、责任者

B、文件编号

C、案卷题名

D、卷内文件页数

6、不同专业目录式文件的编制有统一的规范。A、对

B、错

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、机械产品设计阶段的工作步骤（）。

A、初步设计

B、技术设计

C、工作图设计

2、办理项目档案移交手续时，要明确档案移交的下面那些要点（）。A、移交的内容

B、案卷数

C、图纸张数

D、移交人签名

3、从档案材料的形式来说，科技档案案卷有（）类型。

A、文字材料型

B、图样材料型

C、图文混合型

D、声像材料型

4、（）属于文字型科技文件。

A、可行性研究报告

B、图纸编制说明

C、设计任务书

D、竣工数量一览表

5、对于造船厂来说，其研制的船舶形成的档案应归入（），对于航运企业来说，其使用的船舶形成的档案应归入（）。

A、产品类或设备类都可以

B、产品类 C、生产经营类

D、设备类

6、按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（2008）的规定，案卷目录应登录的项目包括以下（）。A、序号 B、档号 C、案卷题名 D、总页数

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、竣工图是反映项目真实面貌的图纸。对 错

2、监理文件不属于建设项目文件归档范围。对 错

3、竣工图不需要编制竣工说明。对 错

4、建设、科研、设备、产品等不同性质科技项目，其科技文件归档范围各不相同。对 错

5、建设项目大型设备采购过程中形成的报价询价等文件归文书档案。对 错

6、将征地拆迁工作委托地方政府国土或拆迁管理部门实施的建设项目，应按照谁投资、谁存档的原则，及时接收该部分文件原件的归档。对 错

7、竣工图的编制必须与工程进度同步。对 错

8、对于卷内已有页号的文件，我们必须重新进行页码的统一编写。对 错 科技档案管理课程作业

（六）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、（）的科研档案管理，要求课题下达方与课题承担方在签订的课题合同中，明确提出档案管理的有关要求及课题档案材料的归属和利用权限，同时，在课题验收时对档案材料进行检查验收，以保证课题档案的完整、准确、真实。

A、课题制

B、项目负责人制

C、合同制

D、一票否决制

2、按相关规定，在项目正式通过竣工验收后，（）向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。

A、一个月内 B、三个月内 C、六个月内 D、一年内

3、不同专业目录式文件的编制有统一的规范。A、对 B、错

4、编写（）的目的，是为了巩固卷内科技文件排列顺序，便于保管、利用和统计卷内文件材料的数量。

A、卷内科技文件页号

B、案卷目录 C、卷内科技文件备考表

D、案卷题名

5、产品档案的动态性特点贯穿了产品研发的整个周期。（）A、对

B、不对

C、不一定

6、案卷封面主要是对案卷内科技文件的基本情况进行揭示，一般应填写的项目有档号、立卷单位、起止日期、保管期限、密级还有（）。

A、责任者

B、文件编号

C、案卷题名

D、卷内文件页数

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、（）是科技档案鉴定工作的各组成环节，缺一不可。A、鉴定 B、到期鉴定 C、销毁 D、善后

2、通过图样标题栏的内容，可以了解到图样的（）

A、工程概算

B、编号

C、专业

D、竣工日期

3、从档案材料的形式来说，科技档案案卷有（）类型。

A、文字材料型

B、图样材料型

C、图文混合型

D、声像材料型

4、按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（2008）的规定，案卷目录应登录的项目包括以下（）。

A、序号

B、档号

C、案卷题名

D、总页数

5、（）属于科技档案的种类。

A、招投标管理类

B、科研课题类

C、产品营销类

D、测绘类

6、监理单位对项目施工文件的质量进行审核把关，主要依靠（）。A、设备材料报验制度

B、工序交接验收制度 C、信息管理同步进行制度

D、全程管理制度

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、对于卷内已有页号的文件，我们必须重新进行页码的统一编写。对 错

2、科技档案“综合类”与“其他类”的设置与归类大同小异。对 错

3、建设项目文件主要由原材料供应单位形成。对 错

4、建设项目大型设备采购过程中形成的报价询价等文件归文书档案。对 错

5、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。对 错

6、竣工图是反映项目真实面貌的图纸。对 错

7、计算机软件产品研发企业，做好了售后服务，就可以不建立产品项目档案。对 错

高职院校科技档案管理探究 篇6

关键词：高职院校科技档案开发利用

0引言

重建丝绸之路，加快西北战略通道建设，具有战略性的意义，对职业人才的培养提出了新的要求。当前，随着高职院校办学规模不断扩大，教学设施不断完善，实训条件不断加强，各专业科技活动的领域越来越广泛，如何在民族地区利用科技档案的开发，适应我区经济工作发展的人才培养重要性日益凸显。

1高职院校科技档案管理中存在的问题

宁夏职业技术学院肩负着我区培养面向生产、建设、服务和管理第一线需要的高素质技能人才的重要使命。加强高职科技档案的整理、编研、综合管理，能够科学设定专业人才培养的方向，调整高职院校与企业的合作模式，为地方经济、社会发展提供人才支撑。但目前，我校科技档案管理中还存在很多不完善的地方，比如科技档案管理意识薄弱、科技档案管理内涵缺失等。

1.1科技档案管理意识薄弱。科技档案是科学技术研究和实践的直接记录，是文化活动的客观反映。随着生产力水平的不断发展，有的民族工艺技术和产品必将逐步退出历史的舞台，建立相应的科技档案，用最新的科技手段进行记录发掘，建档留存，是传承和保护民族文化遗产最有力的措施，但是科技档案管理意识薄弱阻碍了这一事件的实现。科技档案管理意识薄弱主要体现在以下三个方面：一是学院领导层档案意识淡薄。很多学院领导认为高职院校的主要任务和工作是教学和学生就业两大方面，而对科研的投入和关注较少。二是科技档案管理部门对法律法规学习和宣传力度也不够。三是科研人员自身对科研档案管理不重视，仅仅把科技档案工作当成是一项繁琐的行政事务，没有意识到建立科研档案是科技人员完成科技工作必不可少的一项工作。

1.2科技档案整理内涵缺失。科技档案中储藏着无数的科学技术成果、技术秘密、原始数据、工艺方法和经验教训。很多尖端技术、新兴科研领域、重大技术项目的成果，科技档案最完备地储备了当代最新的科学技术，必须保证科技档案的完整性。但是现阶段很多高职院校都存在科技档案内涵缺失严重的现象，主要体现在以下三个方面：一是缺乏对科研档案内涵的认识；二是归档的材料中一般性材料多，能反映和评定一项科研成果水平的关键性技术材料少，能体现科研人员在科研过程中解决技术难题的新思想、新概念和新方法等技术创新的核心材料更少；三是收集整理材料形式单一。

1.3科技档案机构和制度不健全。科技档案机构不健全主要体现在：现阶段高职院校中科研档案工作办公室一般是2人编制，却承担着400～700人的教职工科研档案资料的收集、整理、编研和归档。并且除了档案管理人员的编制不足以外，还存在档案管理人员一般不是学档案专业的，而是其他专业转行的。

科技档案制度不健全主要体现在：对科研档案的认识淡薄，致使多数院校没有健全的科研档案管理制度，在科研档案归档管理方面缺少行之有效的制约手段。

2科技档案管理的应对措施

高职院校科技档案是在长期办学实践中形成的，承载着不同专业的实践教学历程，是一本无声的教具。高职院校科技档案涉及到教学、管理、技能、服务等各个环节，能否有效提高高职学生的职业能力和职业素质，结合我区的经济环境，紧密依照我区经济发展规划，打造丝路经济带，加快中阿自由贸易区建设，直接关系到我区高职学院人才培养的质量和院校自身的生存与发展。因此做好高职院校科技档案管理工作是很有必要的，具体应做到以下几个方面：

2.1明确高职院校科技档案的管理范围。科技档案是人们从事科技活动的历史记录，是知识形态的历史记录，是具有保存价值的历史记录。就高职院校而言，科技档案管理对象是指学校在开展科学研究管理实践活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体的材料，是学校科研活动的真实记录和历史凭证，是重要的信息资源和科技财富，并具有职业教育的特点。

2.2强化高职院校科技档案管理意识。高职科技档案是科研及教学工作的重要组成部分，是科研教学活动的重要环节，高职院校全体人员，都应该充分认识学校科研档案管理工作的作用和意义，认识到科研档案在科研活动中的凭证作用和情报价值，认识到科研档案管理是指导、督促和保证学校各类科研工作有序、正常开展，以及提高科研管理工作效率的重要意义。

2.3注重科研档案收集的完整性、真实性。只有内容完整、准确及成套的科研活动档案才能准确记录科研的全过程，才能为开发利用提供可靠的档案资料。职业教育的特点就是要求学生对所学专业有一个全面的认识，对工艺流程有充分的了解，具有发现问题，分析问题、解决问题的能力。因此，注重科研档案收集的完整性、真实性，具有现实的意义。

2.4合理设置科技档案管理机构。高职科技档案具有专业性、多学科性、分散性和更新性等特点，必须安排专人去收集整理和立卷归档，设立专门的组织机构和专职的档案人员，科技档案管理机构是搞好科研档案工作的组织保证。高职院校应将科研档案作为学校全部档案的一个重要组成部分，实行集中统一管理，统一提供利用。

2.5建立健全科技档案管理制度并规范管理工作。科技档案质量的一个重要指标就是成套性。只有内容完整、准确及成套的科研活动档案才能为开发利用提供可靠的档案资料。因此，高职院校需建立一套规章制度，确保科技档案在保管、借阅、利用过程中做到层层负责，有条不紊。科技档案的保管工作需切实做到安全、不遗失、不泄密，定期进行安全检查。科技档案的借阅、利用需严格履行签批登记手续，归还时需按规定步骤仔细查验是否有遗缺、损毁现象，确保科研教学服务机制的运行。

3科技档案的开发与转化

高校科技档案中的显性知识和隐性知识包含着很多重要的信息资源，科技档案信息在科学研究领域通向生产领域的过程中，起着将现有科技成果转化为经济效益、转化为生产力的巨大作用。所以，不仅要把档案资料收集整理好，也要把科技档案中有实用价值的技术信息开发出来。

3.1提高科技档案信息的利用率。根据我区经济发展的趋势和现状，改革服务方式，更新服务观念，档案部门不能仅停留在对档案的实体管理，也不能只是安于现状，必须改变单一的查找借阅利用方式，创新科技档案信息的借阅方式，推动档案信息的开发利用。另外，相关工作人员应该努力提高自身的知识水平和管理能力，树立一种创新的、主动提供服务的新观念。

3.2提高科技档案检索的查全率、查准率。高职档案部门要逐步建立各类档案资料目录数据库著录工作的工作方式，逐步适应采用计算机代替人工编制目录，这样才能极大程度地提高检索的查全率、查准率，帮助查阅者方便快捷找到所需资料。因此，积极推行档案现代化管理是搞好高职院校科技档案信息资源开发利用的有效手段。

3.3加强科技档案科技平台建设。要想实现档案信息资源的快速共享，必须加强科技档案科技平台建设，推进高校档案信息管理的系统化。一是运用先进的计算机技术，特别是计算机网络技术，加快档案资料的传输效率，建立一套完整的自动化档案检索系统，真正实现文档一体化和资源共享。二是要确保档案的安全性、保密性，构建高校档案管理安全系统，对信息内容进行加密处理。

4结语

在信息公开背景下，高职院校的档案服务不能永远停留在传统的思想和工作方式上，必须与时俱进，如何开阔档案工作者的视野，拓展档案服务方式和途径，以更好地满足需求者的利用需求，提高档案工作服务质量和效率，是摆在高职院校档案工作者面前的一个课题，同时也是高职院校管理工作提高的途径。

参考文献：

[1]陈永新.谈科技档案的管理与收集及其开发利用[J].安徽电气工程职业技术学院学报，2005-12-30.

[2]秦爱红，季凤云.浅谈档案信息的开发和利用[J].中国科技信息，2006-10-15.

[3]孙敬鸿.高职院校科技档案管理工作存在的问题及对策[J].装备制造技术，2010-03-15.

[4]马雪君.高校档案信息资源开发与利用的思考[J].科技信息（科学教研），2007-04-20.

[5]孟庆琳.现代科技档案的管理问题[J].科技情报开发与经济，2005-12-15.

档案管理工作农业科技 篇7

1. 提高认识

随着社会发展和时代进步, 档案工作者对经济科技档案特别是农业科技档案的认识进一步深化。农业科技档案不仅是相关经济社会运行的重要记录, 也是社会经济管理的基础, 更是国家信息资源的重要组成, 而且在价值作用上, 农业科技档案的生产要素、无形资产的属性日渐显现。随着信息社会的发展, 档案记录的形式和载体发生重大变化, 农业科技档案不仅要做好纸质文档的收集、整理、保管、利用, 更重要的是要加强对经济科技活动中形成的电子文件、影像资料等新载体形式文档的整理和利用, 使农业科技档案工作不断适应生产力发展、经济科技发展和社会管理的需要。

2. 加强收集

一是建立严格的管理制度, 按照档案法律、法规的要求, 将本部门在科研、管理、生产和应用中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、照片等及时收集归档, 努力使农业科技档案达到科学化、规范化。要把建立农业科技档案工作纳入目标考核、纳入农业科技工作计划、纳入有关人员岗位职责;做到农业科技档案工作与农业科技活动同步进行。二是档案工作人员要积极主动参与科研活动, 多与科研人员交流沟通, 了解科研活动的全过程, 掌握农业科技档案信息的形成时段及内容, 及时收集、整理农业科技档案。三是档案工作人员在档案收集过程中要进行跟踪管理, 将农业科技档案的收集分为六个阶段 (准备阶段、试验阶段、总结验收阶段、鉴定阶段、奖励阶段和总结推广阶段) 有条不紊地进行, 保证科技档案的系统性、完整性。

3. 转变服务观念

一是由被动服务向主动服务转变。其一, 档案部门要有超前意识, 围绕农业生产中的重点、难点、热点问题提供超前服务;其二, 全面系统地提供农业科技档案信息服务, 最大限度地满足利用者的需求。二是由单一性服务向多元化服务转变。即改变以往只注重单一为党政部门服务的做法, 积极为农业生产、科学研究、科研成果推广等提供多渠道服务, 提高农业科技档案利用率。近年来, 在我县农业部门进行的1万亩测土施肥技术推广中, 档案部门积极主动, 先后提供了2万多条相关土壤化验数据, 并从中分析出土壤有机质及大量元素的变化规律, 编制出《土壤变化规律分析图》, 为土壤配方施肥技术的应用提供了可靠依据, 节约化验费用5万余元。

4. 促进科技推广

农业科技能否转化为现实的生产力, 关键在于把先进的适用技术及时推广到农民手中。目前, 大量的农业科技成果的转化率还普遍较低, 一般约占30%, 广大农业科技人员的劳动成果没能得到充分的体现。兴农需要科技, 成果需要应用, 大力开发农业科技档案信息资源, 可对农业科技成果起到活化、应用和推广的作用。要解决此问题, 可开展形式多样、内容丰富的活动, 推进开发农业科技档案信息资源的开发。具体做法:一是定期开放农业科技展览室, 普及农业科技新成果。农业科技档案展览荟萃了各部门的农业科技成果。这些成果图文并茂、生动形象、通俗易懂, 其中蕴藏着丰富的农业科技知识。二是开展农业科技咨询活动。经常组织科技人员下基层开展送科技下乡活动, 将农业新技术、新成果直接送到农民手中。三是利用农业科技期刊及广播、电视、报纸、图片展览、实物展示、技术交易等多种媒介, 广泛传播农业科技知识和信息。四是利用农业科技档案, 编写培训班教材, 为农村农业科技人员提供资料。以档案资料为依据, 对农村经济建设中的热点、难点、焦点加以研究, 主动与生产、科研部门沟通, 提供相关的农业科技档案信息。及时了解农民对档案信息的利用趋势, 分析利用规律, 编研出科技含量高、利用范围广、实用性强的科技档案资料, 满足“三农”工作的需要。

5. 提高人员素质

农业科技档案管理现状及对策建议 篇8

关键词：农业科技档案,管理现状,对策建议

农业科技档案是农业科学研究和农业生产技术活动的真实记录和反映, 是指导农业生产的主要依据。目前, 农业科技档案以其强大的信息资源功能在我国“三农”工作中发挥着越来越重要的作用, 不论是科研还是农业生产等都离不开它, 并且已成为农村经济发展的巨大推动力量。农业科技档案信息资源是一种潜在的生产力, 如何做好其管理与利用工作则是促进这种潜在生产力向现实生产力转化的有效途径。本文结合笔者所在单位中国农业科学院油料作物研究所 ( 以下简称油料所 ) , 对农业科技档案的管理进行探析, 以期能促进农业科技档案信息资源更好地开发利用 , 充分发挥农业科技档案信息资源在我国农业建设中的作用。

一、农业科技档案管理现状

(一) 管理日益规范化。近年来, 国家和相关省市都制定并印发了系列档案管理方面的制度, 严格对档案进行规范化管理, 按照国家和省市档案管理规定, 依据《档案法》, 结合工作实际, 各级部门也相应建立健全了档案管理各项工作制度, 如档案保管制度、档案借阅制度、档案保密制度、档案销毁制度、档案移交接收制度、档案归档制度等, 进一步完善了对于档案的保管、使用、保密、归档的管理, 将档案工作进一步推上了规范化的管理轨道。

(二) 管理任务越来越繁重。近年来, 随着我国对农业科技的大力投入, 农业科技事业发展迅速, 农业科研经费成倍增长, 各类纵向、横向科研课题在逐年增加, 新兴学科领域不断涌现, 大量新购各类科研仪器设备, 各类实验室、研究中心、试验示范基地等不断增加, 国际交流与合作扩大, 课题研究成果成倍增长, 所有这些都大大增加了农业科技档案的归档内容, 增加其管理任务。同时, 随着电子档案的大量出现和国家对档案管理工作要求的日益规范化, 使农业科技档案管理工作任务日趋繁重, 压力越来越大。

(三) 管理工作从属化。由于长期以来对农业科技档案管理工作缺乏高度的重视, 在很多领导眼里, 农业科技档案管理工作是一个毫无技术含量的工作, 只是存存取取放放, 档案管理工作人员只是起到一个资料保管员的作用, 因此档案管理工作在许多单位处于从属地位, 对档案管理工作资金投入不足, 档案管理工作人员处于边缘化状态, 在职称晋升、工资晋级、评优、奖金分配等方面基本处于弱势地位。甚至有些单位没有专门的档案室和档案员, 而是挂靠办公室或其他相关部门, 由办公室人员兼任。这些严重影响了新型档案管理模式的发展, 使得档案管理工作机制停滞不前。另外, 由于档案管理部门在各单位处于从属地位, 行政权限有限, 造成在收集档案的过程中, 档案部门很难对其他部门采取相应的处罚措施, 真正发挥其应有的职能。

二、农业科技档案管理对策

(一) 把农业科技档案管理工作融入科研工作中。把农业科技档案管理工作融入科研工作中, 提高大家的归档意识。实行项目主持人 (或项目首席专家) 归档责任制, 建立项目完成与档案完卷一体化的“捆绑式”责任制, 使项目 (课题) 责任人视建档为自身业务的一部分, 关注项目 (课题) 文件材料的齐全完整与系统化, 从而保证科技档案的完整、准确、系统。把文件材料的形成、积累和归档作为有关人员职责和工作任务目标之一, 用制度把它明确规定下来, 档案管理部门深入到各职能部门、课题组中去, 了解工作情况, 并为科技文件材料的形成、积累和归档创造方便条件, 同时加强检查、监督和指导, 保证科技文件材料的完整。

(二) 加强制度建设, 提升档案管理水平。以建章立制为基础, 全面实行质量和目标管理, 用制度来规范档案管理, 并督促落实到各职能部门及课题组、兼职档案员, 实现档案管理的制度化, 维护农业科技档案的完整与安全, 有效保护和利用档案, 促进档案事业的发展。在制度建设方面, 油料所除了建立相应的规章制度外, 还做到了把档案工作纳入全所工作发展的轨道, 坚持了“四个挂钩”, 即档案工作与领导责任挂钩、与单位及个人的年度工作任务挂钩、与创建“文明处室”挂钩、与评优评先挂钩, 改变了过去仅依靠档案人员“单兵作战”的状况, 集全所工作的“合力”, 促进了档案工作的发展。

(三) 建立健全档案管理网络。建立自上而下的档案管理网络, 实现档案管理的网络化。油料所由分管所长领导档案工作, 综合档案室隶属信息中心领导, 集中统一管理全所各种门类、不同载体的档案, 保持了专职档案人员的稳定。为了把档案工作的各项任务落到实处, 把档案工作的目标责任下达到基层, 提高部门领导和兼职档案员的工作责任感, 所里要求各部门的主要负责同志分管本部门的档案工作, 并推荐具有一定思想素质及业务能力、对工作认真负责的兼职档案员, 兼职档案员具体负责本部门日常工作中形成文件的收集、整理、保管、预立卷、移交归档工作, 档案室具体指导基层的业务工作。目前所里已建立了有37人组成的兼职档案员队伍, 全所专兼职档案员全部具有本科以上学历, 其中具有博士学位的有16人, 占档案员总数的43.2%, 形成了完善的所级档案综合管理体系, 实现了档案管理网络化, 为搞好档案工作打下了坚实的组织基础。

(四) 全面开发利用农业科技档案。农业科技档案管理的最终目的, 是为了提供利用, 即充分发挥科技档案的社会效益和经济效益, 更好地为我国农业科研事业发展和农业现代化服务, 科技档案利用的社会价值, 就是直接为国家创造财富。科技档案能否转化为生产力, 是做好档案管理工作的重要内容。通过改革和创新, 向收集、加工、整理、传播、研究和利用知识的知识服务行业发展, 使农业科技档案管理工作成为农业发展的重要支撑体系, 要在实现资源整合的基础上, 面向农业科技工作者提供参考咨询、定题和专题信息服务、动态信息提供、个性化信息推送、借阅等服务。通过充分利用农业科技档案:一是提高科研项目的竞争力和获准率, 保证科研项目的顺利完成。如油料所科研人员在申报项目、奖励、专利、项目验收等方面充分利用档案资料, 对档案资源的充分利用, 给他们的科研工作带来了丰厚回报。油料所已主持承担国内外各类科研项目1400多项, 培育油料品种160个, 主持获各类科技成果奖励145项, 其中国家成果奖19项, 高居国内油料科研机构之首。部分研究成果达到国际领先或先进水平。油料所先后引领和推动了我国油菜产业三次跨越发展, 累计为社会创造效益1000亿元以上。二是利用农业科技档案信息资源, 直接指导农业生产, 开展科技扶贫。科技档案不被利用, 扶贫工作就不会在短期内打开局面, 再好的科研成果也得不到社会的承认和支持。三是利用档案信息资源, 为成果管理服务, 科技档案在编写参考资料方面, 也是必不可少的。例如, 油料所为了使更多的成果转化为生产力, 上级要求对建所以来的科技成果进行全面清理。为此, 搞成果管理的同志, 调阅了建所以来的所有成果档案, 编写了84项科技成果目录表, 并按授奖的类别进行了归类整理, 列成简介表, 将成果管理工作分为三阶段, 写出油料所科研成果及成果管理总结报告。此项编研工作摸清“家底”, 又为利用成果提供了方便。

三、结束语

综上所述, 为做好农业科技档案管理工作, 大力促进农业科技档案信息资源转化为现实生产力, 切实发挥好其在我国农业发展中的重要作用, 就必须把农业科技档案管理工作融入科研工作中, 加强制度建设, 提升档案管理水平, 建立健全档案管理网络, 全面开发利用农业科技档案。

参考文献

[1]连华.农业科技档案的作用及其开发利用[J].安徽农业科学, 2007, 35 (20) .

[2]王兆华.农业科技档案管理策略研究[J].农业科技管理, 2008 (03) .

[3]郭朋, 刘玉芬, 赵伟锋, 张宇航.农业科技档案管理现状及思考[J].农业与技术, 2012 (04) .

科技档案管理工作要点浅析 篇9

一、建立完善的规范化规章制度

为了能够将信息时代的科技档案管理工作做好, 应当不断完善各项规章制度, 积极推进科技档案工作的管理建设。

(一) 建立档案管理制度

不断完善档案管理的体质, 使之形成一个完整的工作体系。制定档案保密制度、档案统计制度、档案移交制度等等一系列工作制度, 促使档案管理的工作人员都能按规章办事, 使科技档案的管理体系步入正轨。

以《中华人民共和国档案法》、《档案管理整理规则》等相关法律法规为基础, 加强对档案管理制度的完善和强化, 保证档案管理制度能够符合国家相关要求, 确保档案管理制度能够达到国家标准。

(二) 建立档案保密制度

按照《中华人民共和国保密法》的相关条例, 对于秘密档案妥善保存和管理, 不存在一丝一毫的疏忽, 定期对保密档案进行清查检阅。档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容。

(三) 建立岗位责任制度

在管理工作中制定工作目标, 使分工明确, 每个人身上都带有强烈的工作责任感, 使其跟自己荣辱与共。在工作中, 工作人员相互监督和学习, 保证在工作上绝不马虎, 不放过任何纰漏, 加强科技档案管理工作的职能使其能够真正发挥作用服务于企业。

二、科技档案管理工作标准化

在新时期的科技档案管理工作中, 科技档案工作既要保证做好管理模式上的现代化, 也要明确管理模式标准化的思想。

(一) 科技档案管理模式标准化的意义

体现科技档案管理的现代化, 就是要在档案管理工作上融入网络信息技术。要让电子信息技术作为档案管理的基础, 从而提升科技档案管理的准确性和效率。要想做到管理模式的标准化, 体现出高校精准的水平, 就要通过对各项业务进行明确规定, 体现标准化的基础, 避免整理工作上的混乱。形成完善、协调的系统, 多方面达到配套, 有相应的管理措施, 是档案管理工作良好进行的基础。只有实施具有一定标准的档案管理措施, 才能够让档案管理更好地服务于科技工作。在制定相关配备时, 尽量减少不必要的支出, 用最小的投资获得最多的利益。这也就要求档案管理工作要具有标准化的前提, 这是档案管理工作的基础。

(二) 科技档案管理工作标准化的实施

科技档案管理工作标准化的实施具体包含以下三个方面:第一, 要对不同专业不同内容不同性质的档案进行大致的划分和存档, 针对不同的档案, 要按照合理科学的分类方式来进行表中的分类并给予存档, 注重档案管理的标准化和规范化。第二, 根据自身要管理和分类的档案内容, 制定恰当的工作办法, 要符合管理和分类档案的性质, 这样更利于现代化设备和技术地融入和操作上的标准化。第三, 针对不同形式的档案, 例如音像资料、文字等等形式, 要针对不同的形式和实践来进行具体的分类, 并根据保质期先来对不同档案进行归档上的划分。

三、科技档案管理工作的网络化服务

随着社会的不断进步, 电子信息技术在生活各个领域的运用已达到普遍的效果。档案管理工作实现网络化也是必然的趋势。这对以后科技信息档案资源管理的工作有重要的影响。科技档案管理的相关单位, 可以通过对信息资源的数字化处理进行相应形式的储存, 不断提高网络的储存和共享能力。同时也可以做到远程信息的查询和共享, 让档案信息的传输速度不断加快, 满足科技爱好者对科技信息资源的需求, 提供健康有序的共享环境。

(一) 科技档案管理工作网络化服务的措施

实现档案管理网络化的措施, 要运用到计算机的检索程序。这个时候急需要能够准确地做好检索工作, 还要具有超快的速度, 让查阅不影响原件, 不需进入库房就可以达到享用的效果。具体实现网络工作需要做到一下三个方面:第一, 档案管理部门在对信息资源进行收集的时候, 要注意对信息资源的共享, 通过多种形式和方法来将档案资源进行传导, 让档案管理的工作不仅仅停留在文件管理上, 要向整体信息的储存和开发的方向发展。第二, 对已形成文献的各种文件进行加工, 建立相应的数据库, 利用网络系统来共享数据库, 给予所需要的用户, 同时要实现档案管理工作向服务方向转变。第三, 要利用目前所具备的办公条件, 进一步对档案管理的对象进行发展, 让单一枯燥的文件管理工作向多元化、多层次、多角度的电子档案收集方向发展和前进。

(二) 科技档案管理工作网络化服务的意义

在相当长的一段时间里, 档案管理工作都处于封闭的状态。采用的立卷方法和原则很多都是借鉴其他国家经验并结合自身的特点总结出来的。这些方式方法能够有效地使用于档案文件管理工作的特点, 具有档案管理的针对性, 在查找和利用方面都具有明显的优势。不过随着资料的不断丰富和发展, 大量的信息和需求在处理上的任务在加剧, 传统的检索方法和档案管理模式已经不能够满足时代的需要。这个时候就需要融入现代的检索技术和方法, 利用电子计算机的网络系统来满足查找的需求。文件和档案的工作在管理上还是有不同部门来进行的, 所以档案部门在文件管理的初始阶段就会将其转化为档案, 导致不能够有效地得到资源的共享。

现代科技档案管理工作, 就是借助计算机工作, 在文件形成之前就让其与计算机形成有机的联系, 并根据计算机的工作方法来进行系统的处理, 在计算机内形成一套完整和标准的管理方式, 并通过网络来达到共享的效果。所以, 制定档案的管理工作进入网络模式, 能够有效地提高档案的利用率, 不断追随时代发展地脚步, 实现工作的现代化, 提高档案管理的可行性。

四、科技档案工作管理效果实现信息资源数字化

随着网络的发达和科技的繁荣昌盛, 科技档案管理工作的信息资源管理趋于网络化和数字化管理的目标不再遥不可及。而实现科技档案管理工作的数字化管理要形成一个完整的操作体系。

(一) 科技档案管理工作信息资源数字化实现的具体措施

企业为了确保档案管理工作实现信息资源数字化, 应当采取以下措施来保证信息资源数字化的实施工作。第一, 档案管理相关部门应当首先建立高效保密的局域网络系统, 将保障资料安全性放在首位作为一切工作开始的前提。第二, 将档案根据相关部门科室的工作内容和形式分类处理, 将分好类的档案资源进行建档和储存。第三, 由档案室将分好类的电子档案资源统一规划, 建设和形成信息资源数字化的核心工作。这样在很大程度上能够缩短工作时间, 节省人力、物力, 同时能够提高搜索查阅档案的效率。在对原档案进行数字化管理的过程中完整保存和复制了原有档案, 使之具有准确性, 也很好的保护了档案原件。

(二) 实现科技档案管理工作信息资源数字化的重要意义

在科技发展日新月异的今天, 档案管理实现信息资源的数字化和网络化对于今后档案管理工作具有重大意义和深远影响。档案管理单位可以采用将档案信息资源转化为数字化的方式进行存储, 同时提供相应的网络服务以供查询, 也可以通过其他形式的远程查询来对信息进行核对。通过提供高效率的资源共享环境, 在最大程度上满足人们对档案信息的需求, 实现当档案信息数字化的管理成效。不仅能最大程度为人们的工作生活提供便捷, 更重要的是将科技运用在了生活中并造福于人们, 实现了数字化科技的成功运用。同时, 也是科技档案管理史上新的里程碑。

五、结束语

随着信息技术的普及和应用, 档案资源的不断开放和深入, 现今信息资源管理工作的意义十分重大。正确处理档案管理工作已经成为档案管理人员工作的主要内容, 而信息时代传统纸质文档转变为电子档案, 这就要求管理人员拓展科技知识, 提升个人工作能力, 建立和完善档案管理的体系。因此, 在科技档案的管理中, 要坚持指导思想不动摇, 熟练掌握现代化信息技术和管理手段, 同时要积极推荐档案资源的现代化, 在保障档案安全性的同时做到尽可能的公开便捷。管理人员应当在工作中不断充实自己, 优化知识网络结构, 努力向适合时代发展的复合型人才看齐。

摘要：企业的档案由企业在生产、科研、管理、建设等工作方面直接形成, 是企业重要的资源, 具有保存价值, 在当今社会产生巨大的影响和作用, 越来越被企业重视。在这样的形势下, 科技档案的管理工作应当切身实际的符合生活生产需要, 必须引起档案管理工作者的足够重视。本文根据工作经验, 论述在当代科技档案管理工作中的要点和注意事项, 为日后的工作提供参考, 也为搞好科技档案促进企业发展改革做出贡献。

关键词：科技档案管理,工作要点,工作经验

参考文献

[1]徐乃鹏.浅谈当代档案工作管理要点[J].中国科技纵横, 2011 (11) .

[2]闫宝霞.浅谈信息时代科技档案管理工作[J].黑河学刊, 2013 (2) .

[3]郝莎.做好科技档案管理工作提高遂行试验任务综合能力[J].兰台世界, 2013 (8) .

[4]张红革.高新技术企业科技档案管理工作要点探析[J].湖北档案, 2011 (11) :33.

[5]胡卫缨.科技档案管理工作的现状分析及完善措施[J].太原铁道科技, 2012 (1) :23-25.

医疗科技档案管理工作探讨 篇10

1转变观念, 重视科技档案管理在医院科研教学工作中的作用

1.1 医疗科技档案管理工作的认识要统一

医院要做好医疗科技档案管理工作, 关键是要统一思想, 统一观念, 统一认识, 加强领导, 互相协作, 克服科技档案管理工作中的落后思想和传统观念, 使各级领导、科技管理部门和科技人员真正认识到科技档案管理工作对保证和促进医院科技工作所起到的重要作用;要充分认识到医院科技档案的作用是多方面的。如何合理利用科技档案信息并最大限度地发挥它在科研管理中的作用, 对提高医疗质量和科研水平都将产生重要的影响。由于科技档案真实地记录、储存着各项科研课题的立项申报书、科技成果鉴定证书、计划任务书, 技术总结报告、合同书、课题项目评审意见书、评审报告、实验记录、经费使用、性能检测报告以及标准等有关学术活动的全部过程, 因此, 成为科研成果鉴定和申报乃至科研成果推广应用的重要依据。档案人员要针对医学研究和科研人员的需要, 设置不同专题, 筛选、编辑医务人员的科研成果、医学论文及资料, 介绍新技术、新方法、新项目和医疗业务发展动向, 为医务人员科研活动提供指导性服务。近年来, 各级医院特别是各大中型医院在“科研兴医, 科教兴院”战略方针的指导下, 充分利用科技档案, 将科研计划管理与科研计划档案管理相结合, 严把科技档案的质量关, 使之在科研成果的鉴定申报以及科研成果的推广利用过程中发挥了重要作用。同时, 医务人员在科研活动中, 要想加快科学研究的进程, 取得更多的科研成果, 就必须拥有大量充分可靠的科研资料。因此, 医院要切实加强科研档案的管理, 把静态的档案变成动态的信息, 活化科研资料, 为医务人员开展医疗、科研、教学工作服好务。

1.2 医疗科技档案工作的理念要创新

档案工作的创新是指档案管理体制、档案工作运行机制、档案管理与利用活动等方面的制度创新。因此, 医院科技档案工作的理念要创新, 观念要改变, 要较好地运用现代信息技术和科学的管理模式, 顺应当前时代的发展需要。尤其是《中华人民共和国档案法》颁布和实施以来, 科技档案工作正向法制化、规范化、标准化管理方向迈进, 这就要求医疗科技档案工作也要坚持与时俱进, 走改革与创新之路, 要把提高创新能力、创新观念真正落实到医疗科技档案实际工作中, 做好平时科技材料的收集、整理、归档工作, 做到常做常新。同时要把医疗科技档案工作当作一门学问, 研究它、认识它、探讨它, 以寻找其科学规律, 改变以往传统落后的工作方法, 使医疗科技档案工作的重点从每年立卷归档多少、利用服务多少转变为医院前沿科学发展需要和档案信息资源的充分开发和利用, 以科学的精神和求实的态度拓宽科技档案管理工作的领域, 以求医疗科技档案工作获得实际效益和最高利用价值, 探索一条医疗科技档案管理工作的新路子, 从而推动医疗科技档案管理工作不断向前发展。

1.3 医疗科技档案工作的方法要与时俱进

医院档案工作的许多传统做法和管理方法在不同时期的档案工作中起到了积极作用, 但传统的做法已不能适应医院当前医疗体制改革的需要, 由于过去观念和管理方法的落后, 必须对档案工作进行大胆的创新和改进。就医疗科技档案工作而言, 人们对其医疗科技成果档案的价值和认识还不到位, 管理体制和管理队伍还有待健全和完善, 从某种意义上说医疗科技成果档案仍然是目前医疗科技档案工作中需要加强和特别要重视的环节。随着医疗卫生事业的不断发展和进步, 医疗科技成果数量和质量逐年攀升, 对科技档案的要求越来越高, 涉及的面也越来越广, 科技档案也越来越表现其较强的专业性和广泛的群众性。针对医院档案工作人员对业务部门的科技活动情况不熟悉的状况, 医院的综合档案管理部门应以医疗科研管理部门为核心, 互相协助, 互相配合, 分级管理, 制定适合于医疗科技档案统一管理的范围和标准, 尤其是医院的科技档案工作方法要更新, 要与时俱进, 充分发挥业务部门和医疗科技人员的积极性, 以克服医院原有档案室科技档案材料不足、业务不熟的缺陷。通过实践, 探索在信息时代市场经济不断发展的新形势下医疗科技档案工作的新方法、新规律, 开创医疗科技档案工作的新局面。

2医疗科技档案管理工作存在的问题及原因

2.1 医疗科技档案收集不齐全

多数医疗科研人员在科研过程中, 重视科学研究实践活动, 重视科技成果的论文发表与获奖, 轻视科技档案资料的平时积累工作, 认为这是档案部门的事, 与己无关。

2.2 医疗科技人员缺乏档案意识

一种错误的观点认为, 自己在科研活动中形成的材料不一定要归档, 归到档案室不如放在自己身边使用起来方便, 于是以关键技术资料保密为借口, 在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

2.3 医疗科技档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证

不能做到上、下集中统一管理。医院档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度, 在科技档案归档管理工作方面缺乏行之有效的制约手段, 致使医疗科技归档管理工作处于失控状态。

2.4 医疗科技档案还存在纸质材料多、电子档案少、档案室设备简陋等问题

不能有效地开发和利用医疗科技档案材料, 已完成的科技成果、科技项目材料没有随时归档, 即使是代表医院科技实力的重点、重大科技项目和部分获奖成果材料也因科研人员的种种原因不能及时归档或缺失;有些科技项目结题后, 没有提供完整的项目研发过程中产生的全部技术材料。由于以上原因, 医疗科技档案中出现了四多四少现象, 即一般性技术材料多, 关键性技术材料少;鉴定、审批性材料多, 工艺技术性材料少;文字材料多, 光盘、磁盘、图表、照片、录像少;复印件多, 原件少。这些问题严重影响了医疗科技档案的收集、整理工作, 制约了医疗科技档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

3加强医疗科技档案管理工作的几点思考

3.1 建立科学管理制度, 理顺医疗科技档案归档程序

科技档案是科技课题、科技成果研究的全过程的反映, 但又不仅仅局限于某一项科技课题、某一项成果, 它是课题及成果之间、学科之间的综合反映, 因而就形成了科技档案的4个特点:专业性、系统性、集体性和阶段性。为了规范科技档案管理工作, 就必须遵循国务院发布的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。由于一项科技课题完成的时间长 (有的项目往往需要几年) , 涉及的范围广, 参加的人员多 (集体完成) , 档案内容复杂, 造成了科技档案材料形成的周期长, 积累材料需跨年度进行, 加之课题的进展, 其形成的档案材料就会发生变化, 档案材料也就难以产生连续性, 易造成割裂现象。另外, 申报科技成果奖有时受到科技申报制度的制约, 必须由科技管理部门出具有关证明方能申报, 但也有许多已结题而不报奖和暂缓报奖的成果项目就不受制度条款的约束, 从而也有可能造成大量科技档案材料零散在外。为此, 必须把科技档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来, 走实现科技工作与科技建档工作两者协调发展的道路, 建立合理的归档程序, 掌握科技档案管理工作的规律, 保证医疗科技档案的准确、完整、系统, 最终使医疗科技档案工作走上科学化、规范化的轨道, 达到提高科技档案归档的质量和效率。因此, 医疗科技档案应实行集中统一管理, 可根据《科学技术研究档案管理暂行规定》, 结合本单位实际, 制定和完善科技档案积累和科技归档的各项规章制度, 理顺医院档案部门、科技管理部门、科技档案形成部门之间的工作关系, 共同形成一个相互联系、相互制约、相互渗透的联合体。

3.2 加强重点、重大科技项目的档案管理

重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所医院的科技能力和对医院医药卫生事业的突出影响力, 重点、重大科技项目的研究时间较长, 往往有一些阶段性成果, 每一阶段中肯定有技术进步和新的成果, 这些档案材料既是学校的历史见证, 又是新技术、新创新的基础, 因此对重点、重大科技项目应从立项起立卷归档, 然后将每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分年度补充到科技档案中去, 以免遗漏, 这对项目研究人员和医院档案管理部门都有重大意义。

3.3 提高医疗科研人员的科技档案归档意识

科研人员是科技档案形成的主体, 科研人员档案意识的提高, 将会使医疗科技档案的管理走上规范化、科学化的良性循环的轨道, 将会使医疗科技档案管理工作迈上一个新的台阶。

3.4 提高科技档案管理专、兼工作人员的综合素质

人的素质是关系到工作成败的最重要的因素, 因此科技档案工作人员综合素质的提高, 是当前医院提高科技档案工作的根本保证, 一方面要提高工作人员的业务素质, 另一方面要培养工作人员爱岗敬业、开拓创新、服务管理、团结奉献的高尚品质和工作作风。

3.5 加快科技档案信息的开发和利用

档案管理工作农业科技 篇11

关键词:农业科技档案;管理;科研;利用

中图分类号:G275.3文献标识号:A文章编号:1001-4942(2010)01-0116-02

科技档案是科学研究过程中试验、管理等活动的真实记录。为发挥科技档案的作用,德州市农业科学研究院以加强农业科技档案的各项基础业务建设为重点,积极开发档案信息资源,加快了科技档案管理工作规范化、标准化、现代化的进程,从而更好地为农业科研和“三农”服务。

1 加强农业科技人员的档案意识

为提高农业科技人员的档案法制意识,加大了《档案法》学习、宣传的力度,利用墙报、宣传画、橱窗、知识竞赛等多种形式宣传、讲解《档案法》的意义、地位和作用。通过学习科技人员转变了思想观念,增强了档案意识,真正认识到了档案工作和科研、开发工作同等重要,科技档案是科研管理工作的重要组成部分,与科研是密不可分的。并把对科技档案管理的理解和支持落实在行动上,及时、完整地将科研工作中形成的档案资料进行收集、整理,移交档案室立卷归档,加快了农业科技档案管理规范化的进程。

2 提高档案管理人员的业务素质

档案工作是一项管理和提供档案服务的专门性工作,档案工作和服务质量的好坏取决于档案管理人员业务素质的高低。随着电子档案的出现,给档案管理人员的知识水平、技术能力、创新意识等方面提出了更高的要求。通过学习档案专业理论知识,档案管理人员的档案加工、编撰能力有了很大提高,能根据不同需求及时编纂有参考价值的资料,迅速提供档案信息或加工档案文献,充分发挥农业科技档案在科研及开发中的作用。

3 确保农业科技档案的质量

为保证农业科技档案的质量,档案管理人员要全面收集档案材料并集中统一管理,如项目准备阶段的申报书、开题报告、合同书,试验研究阶段的调查记录、试验报告、年度总结,验收鉴定阶段的验收报告、鉴定材料、论文、著作,成果奖励申报阶段的报奖材料、应用证明,推广应用阶段的实施方案、计划、协议等,确保完整、准确、系统、安全。档案管理人员要主动跟踪科研活动的全过程,及时收集科研活动中的原始数据和资料,帮助和指导课题组对试验资料进行分类、整理和立卷,及时归档,确保档案材料真实、准确和完整。还应主动向科研及管理人员搜集档案材料,并与他们进行检查与核对,避免遗漏,确保科技档案的系统与完整。

4 发挥农业科技档案的服务作用

4.1 服务科研

农业科学研究具有很强的连续性和系统性,农业科技档案来源于农业科学研究,更要服务于农业科学研究。对以往研究项目形成的档案进行编研,可为开展新技术、新成果的研究提供借鉴和参考,为申报新项目提供技术依托。利用已立卷的科技档案为更深入地研究提供可靠的参考依据,充分发挥科技档案在科学研究和科研管理方面的作用,可以让科研人员准确选题、少走弯路,避免重复研究。德州市农业科学研究院每年新上各级科研课题10多项,科技档案不仅为顺利申报课题提供了依据和凭证,而且还节约了人力、物力、财力,提高了科学研究的效率,促进了农业科研事业的发展。

4.2 服务三农

农业科研归根到底要为“三农”服务,因此,农业科技档案应树立为农业、农民、农村服务的观念。地市级农业科技档案所记载的信息,大多带有地方性、适用性的特点,这正是农民所需要的。我们利用成熟的科技成果档案,预测需求,把握需要,抓住农时季节,将农业科技档案中的农业科研成果加工成简明、可操作的农业实用技术,为农民解决疑难问题,深受农户欢迎。别外,档案管理人员利用本院的科技网站,开发利用科技档案信息,发布大量的农业科技信息,促进了农业科学技术的推广、普及与利用,使广大农民能及时、快捷地获取先进实用的科技知识和农业技术,从而大幅度提高农业的科技贡献率,促进了农村经济的发展,加速了农业科技成果转化,为农民实现脱贫致富奔小康提供了坚实有效的科技支撑。

参 考 文 献:

[1] 柴树桔,周志军,李志萍,等.潍坊市农业档案现状及发展策略探讨[J].山东农业科学,2008,8:123-124.

对农业科技档案管理及利用的实践 篇12

1 牡丹江农业科学研究所农业科研档案管理的具体作法

1.1 基本情况

黑龙江省农业科学院牡丹江农业科学研究所是一个以开发、应用研究为主的综合性研究单位, 成立于1958年, 至今已有50年的农业科学研究历史。农业科技档案管理工作起步较晚, 1982年建立科技档案室, 在此之前, 科技档案虽然每年都有积累, 并做了妥善保管, 但由于缺乏统一要求和系统科学管理, 严格的说, 科技档案仍处于杂乱无章状态。在所领导重视下, 通过1982年的清理整顿和近年逐步提高, 目前科技档案管理工作已步入正轨, 现有专用科技档案库房60 m2, 存有科技档案2 255卷 (其中科技课题档案1 483卷, 科技成果档案126卷、科技管理档案181卷, 项目建设档案332卷, 其它科技档案134卷) 。有专职农业科技档案管理人员1名, 负责全所农业科技文件材料的收集、科技档案的日常管理利用工作, 遵照上级档案管理规定, 结合本所实际, 制定了一系列档案管理规章制度, 使全所科技档案管理工作更加规范有序。

1.2 规范档案管理

档案管理是档案利用的前提, 只有管理好档案, 才能更好地利用档案。农业科研档案是科研工作的重要组成部分, 是科研人员智慧和辛勤劳动的结晶, 是科学决策、科学研究、科技推广、开发利用的凭证和依据。依据黑龙江省农业科技档案分类标准, 结合本所档案工作实际, 全所2 255卷农业科技实现分类管理、组卷合理、目录抄写清楚、方便利用, 其中科研课题档案按专业、学科、项目进行细分。实现农业科技档案整理规范化、标准化。档案库房做好防火、防尘、防虫、防盗等常规工作。在申报成果时, 要由档案部门对归档科技材料进行检查, 验收合格盖章后, 方能申报成果。另外, 为防止档案材料的流失, 凡调出、退休、留学、进修等人员必须到档案部门办理科技材料归档和档案归还手续后, 才能办理有关调离手续。由于具有过硬的管理办法, 从根本上保证了科技档案完整、系统、准确, 案卷质量不断提高, 有效地促进了科研工作的开展。

1.3 树立为科研服务的观念

黑龙江省农科院牡丹江分院所为农业综合性研究单位, 专业研究涉及:水稻、玉米、大豆、果树、蜂学、烟草、蔬菜、植保、食用菌、旱田栽培、水稻栽培、土壤肥料等, 年均承担国家科技部863计划、农业部项目、财政项目、丰粮工程项目及省科技攻关项目、省财政、省农委、自然基金项目、牡市科技局、农业科技合作共建项目30余项。每年都要产生大量的科研材料, 并分散在全所11个研究室或课题组的科技人员手中, 涉及面广, 归档难度较大。形成了科技档案工作的复杂性和特殊性。

科技人员由过去埋头搞科研转向适应目前科技成果商品化、市场化的需要, 实行“科研、开发、服务”一体化, 任务重、时间紧的情况尤为突出。科技档案管理人员在按归档要求接收档案的前提下, 结合各研究项目的工作特点、季节忙闲、工作需求等实际情况, 采取灵活机动的措施, 如对周期不长的延续课题将科技资料暂时保存在研究室, 待课题结束统一归档, 对于育种项目田间试验材料采取隔年归档, 这样既减少科技人员工作量, 又提高了科技人员归档积极性, 有利于对当年通过鉴定或验收的课题材料及时归档。同时, 专职档案管理人员还主动上门收集科研材料, 帮助科技人员整理资料, 宣传档案基础知识, 明确归档范围和归档要求, 增强科技人员的归档意识, 以期达到科技材料收集齐全, 完整的目的。并将科技档案纳入科研计划管理, 课题管理和成果管理, 确保科技档案的完整性、准确性和系统性。

1.4 积极开发档案信息资源

档案管理工作的主要目的是为了利用, 档案利用是实现档案价值的重要途径[2]。如果档案得不到利用, 就不能达到为农业科研服务的目的。为了提高档案利用效率, 积极开发档案信息资源, 我们编制了多种档案检索工具, 其中有档案总目录、分类目录、移交目录、检索卡片等。编写了大事记、组织机构沿革、人事任免、历任领导一览表等编研材料。利用档案资料为《黑龙江省省志·科技志》撰写农业科研方面的稿件、为领导决策、制定计划、选育新品种、申报成果、开发推广、编史修志、评聘职称等, 提供了大量真实可靠的信息和依据。

1.5 提高科技档案利用率, 发挥信息库的作用

根据研究工作需要, 把封闭式的贮存保管、变成积极利用, 建立健全了借、查登记等各项规章制度。“十五”以来每年平均科技人员借阅人次160余次, 档案利用卷数350卷左右 (科研管理随时调用未列) , 为科研课题申报、科技成果审定、科技论文撰写提供了原始依据。向上级编撰科技材料和相关单位提供历史资料。为年轻科技人员提供积累的系统资料, 为研究决策提供科学依据, 发挥信息库的作用。

2 取得的成绩

档案是重要的信息资源, 这些资源的利用为科研生产、管理、开发等工作提供了大量真实可靠的依据。通过信息反馈和跟踪调查, 获得了大量的档案利用典型事例, 取得了一定的社会效益和经济效益。“十五”期间, 牡丹江分院共承担国家各级部门下达的研究课题64项, 其中承担“863”等国家级课题4项, 黑龙江省科技攻关课题 19项, 黑龙江省科技成果推广及产业化项目4项, 黑龙江省火炬项目1项, 黑龙江省自然基金课题4项, 黑龙江省农委课题6项, 牡丹江市级科技攻关课题14项, 黑龙江省农科院院级课题11项, 品种后补助1项;共审定各种农作物新品种12个, 18项科技成果获奖;64项研究课题总投资797.0万元, 其中, 国家、省、市等部门投资680.5万元, 单位自筹116.5万元;科技人员在国家及省级学术刊物上共发表学术论文125篇, 参加各类学术研讨会30余次;先后选派22人攻读硕士学位, 迅速改变科技队伍学历结构偏低的状况。自建所以来共审定品种83个, 总计170余项科技成果, 累计创社会效益200多亿元。获得了显著的社会经济效益。科研人员说:在品种选育过程中, 制定计划、进行总结、审定品种、申报成果等工作, 都离不开档案的支持。

3 农业科研档案管理中存在的问题

3.1 科技档案管理工作不受重视

有的领导及科技人员往往对课题的申报立项、科研计划的落实非常重视, 而对科技文件的形成、积累和作为档案归档保存却重视不够, 造成了科技档案流失和不完整。档案的不完整, 造成了借鉴、继承无法进行, 经验、教训无从查考, 使生产、科研重复劳动。

3.2 归档意识有待进一步提高

一部分科技人员对农业科研档案材料的收集、归档意识淡薄, 对档案工作的重要性认识不足, 不注意在科研工作过程中的记录保存, 随着课题的完成, 原始记录就散失了;有些科研人员工作责任心不强, 不重视科研实验原始记录, 或科研报告不完整, 造成无价值档案;有的科技人员则把科研过程中形成的资料视为私有, 不放心将科研资料交由档案管理人员整理、管理, 不主动配合档案管理人员的工作, 致使归档工作难以开展。

3.3 档案管理方式落后

随着时间的推移和科技的进步, 档案数量越来越多, 数量庞大, 给保管和提供利用带来困难;加之管理方法和手段落后, 检索工具单一, 主要表现在查阅工具多为手工制作的专题卡片或目录, 检索方法落后, 速度慢, 准确率不高;同时, 计算机在档案管理上尚未运用, 致使档案信息检索、存储、加工、传递等缺乏现代技术, 因此应加强基础设备建设, 特别是要增加投入, 购置电脑、管理软件等现代化设备, 提高管理水平和工作效率。

3.4 编研工作开展不够

档案编研工作是提供档案服务的一种高层次的形式, 是创造性的劳动。编研工作的好坏, 直接影响档案的开发利用。目前, 我所仅停留在一、二次文献的编研上, 而对于在此基础上的深度开发还远远不够。

4 农业科技档案规范化管理思路

4.1 领导重视是关键

一个科研单位农业科技档案管理水平的高低, 很大程度上取决于领导者的重视程度。只有领导重视了, 才能在人、财、物上得到保证, 才能使制定的各项管理制度得到贯彻执行, 并能做到常抓不懈。

4.2 建立健全档案管理规章制度, 并严格执行

没有规矩不成方圆, 结合农业科研工作特点制订完善的规章制度。要从档案的形成、积累、收档、整理、立卷、归档及分类、编目保管、借阅、保密等各个环节都建立完善的规章制度。要求切实做到把科技档案的形成积累和归档工作纳入科研工作管理程序、纳入课题计划、纳入管理部门和有关领导的职责范围。要做到科技档案的形成与管理与下达科研任务同步, 与检查课题执行进度同步, 与科研成果验收鉴定同步, 与科技人员考核同步[3]。要依据农业科研工作的特点和档案工作的要求建立起农业科技档案收集、归档制度;科技档案分类、立卷、保管制度;科技档案查阅制度;档案保密条例及档案人员岗位责任制等一系列规章制度, 使档案工作达到制度化、法制化和规范化。

4.3 提高科技人员的归档意识及加强对科技人员的职业道德教育

每年应不定期对科技人员进行科技档案重要性等知识的培训, 提高科技人员的归档意识。要求各课题都要设专人负责原始材料的收集整理、组卷, 及时向档案管理部门移交。并加强对科技人员的职业道德教育, 农业科研单位的科技人员所从事的科学研究活动, 都是利用单位提供的土地、资金、仪器和设备手段进行的, 或者是完成单位所交给的任务。他们所取得的科学研究成果都属于职业发明。因此, 要加强对科技人员的职业道德教育, 提高他们的法律意识, 使他们明白, 未经单位同意的所有非法出售、转让科研成果 (含阶段性成果) 的行为, 都是违法行为。杜绝知识产权的流失, 保证科技档案的完整性。

4.4 加强档案管理人员的业务培训, 提高档案管理人员的素质及服务意识

档案管理人员要经常参加省市科技档案管理人员培训班, 通过专家授课、参观学习、相互交流等探讨科技档案管理方法, 传授管理经验。同时加强科技人员试验记载方法的指导, 从源头规范科研项目的科学记载。各项目一经立项, 档案人员就应跟踪指导, 将应归档的内容、形成材料的要求逐项告知项目组人员, 使档案的收集积累规范化、科学化。要提高档案管理人员的服务意识, 要经常深入各课题组, 指导和协助他们收集、整理、组卷档案资料。对于归档的材料要严格把关, 确保档案的完整性、系统性和准确性。

4.5 提高科技档案利用率, 充分发挥档案工作为农业科研服务的作用

科技档案管理的最终目的是提供利用, 使科技档案由保管状态转为利用状态, 发挥它的技术效用和社会经济效益, 充分体现科技档案的使用价值。

4.6 需要现代化的管理方式, 档案管理微机化是档案工作的发展方向和必然趋势

档案管理微机化可以大大提高档案工作的效率和服务质量, 减轻查档人员的工作强度, 方便了管理人员查询相关数据, 使档案管理更加科学化、规范化。在接待咨询时, 通过微机目录索引, 可以迅速、方便地查出各类档案的基本信息, 从而改变手工操作费时的工作方式, 提高了档案查阅的准确性、极大地方便了服务对象。

5 小结

几年来, 我们围绕健全机构、完善制度、提高素质、加强管理等一系列措施, 使档案工作上了一个新台阶, 使科技档案归档率达98%以上, 2006～2007年度科技材料归档立卷158卷。有效地促进了出成果、出效益、出人才。在新世纪里, 开发档案信息资源, 强化档案管理, 促进农业科学创新, 是实现档案和档案工作自身价值的根本途径。我们要抓住机遇, 大胆探索, 开拓进取, 努力走出一条为农业科研提供有效服务的、充满生机和活力的档案工作之路。

摘要：以黑龙江省农业科学院牡丹江分院农业科研档案管理的具体作法为例, 分析了农业科技档案管理中存在的突出问题, 对如何适应知识经济时代的要求, 转变科技档案管理方式, 提出了农业科研档案规范化管理的新思路。

关键词：农业,科技档案,管理,利用,实践

参考文献

[1]韩千红.农业科研档案规范化管理初探[J].安徽农业科学, 2003, 31 (6) :1019-1020.

[2]徐兆辉.有效利用农业科技档案的尝试[J].河南农业科学, 2001 (5) :20.