档案管理制度下当代人事档案信息化的管理论文

档案管理制度下当代人事档案信息化的管理论文（通用9篇）

档案管理制度下当代人事档案信息化的管理论文 篇1

强化人事档案信息化管理的作用

摘 要:人事档案是记录一个人在政府机构、社会团体中从事人事管理活动的主要经历以及政治面貌、德能勤绩、品德作风等个人情况的文件材料，其以个人为 单位进行统一保存，具有依据、凭证及参考的作用。在考察、评价、使用人才方面，人事档案管理工作起到至关重要的作用。它能够促进人才的合理流动、分配和使 用，成为人事部门正确使用人才、合理解决工资等一系列问题的重要依据。随着科学技术的发展，我国人事档案管理逐步实现了数字化与信息化管理。本文基于我国 的人事档案管理进行了解分析，以期望我国的人事档案管理体制更加的科学化、人性化、功能化。

关键词:人事档案管理 计算机技术 信息化管理 网络技术

随着科学技术的高速发展，科技的进步推动网络技术与计算机技术的普及，更是促进了信息化水平的提高，这也为改革人事管理手段，提高工作效率，提供了一个 有利条件。新时期条件下，完善人事档案管理系统，推进人事档案信息化管理已成为国家部门、社会组织、企业提高管理水平的重要保障。

一、现阶段我国人事档案管理存在问题

首先，档案管理的手段与模式比较落后。现阶段以纸质材料为载体的记录手段依然是我国人事管理的主要方式，其与信息化管理相比滞后性尤为突出。其次，档案 内容不完善。我国人事档案管理凸显了许多问题，如个人信息记录不完善、信息记录陈旧、信息记录有冲突等问题。究其原因依然是管理手段与管理模式的落后。最 后，当前的人事档案管理在遇到突发事件将遭受巨大的损失。如遇到火灾、水灾等突发的自然灾害，当下的管理模式中人事档案的损失是不可估量的。由上可知，我 国人事档案管理存在种种问题的根本原因就是档案管理的手段与模式的落后。这就要求我们从促使人事档案管理规范化、合理规划、加强投入、加强人事档案的数据 库建设、加强管理人才的培养四个方面来提高我国人事档案的管理水平。

二、计算机技术在人事档案管理的应用

1.提高管理效率

人事档案是以个人的简历、人事关系变动、素质等诸多个人信息经管理人员收集、保管、统计等一系列工作整理而来。其目的是便于部门领导的审核与检察。这就 要求在信息管理上达到信息共享、方便快捷，而计算机技术与数据库简历信息系统即可满足其要求。可以为管理人员快速、准确、实时的搜寻员工信息，工作效率大 大提高。

2.节约成本

人事信息巨大的数据量及涉及范围广的特性可充分体现工作的复杂性。在传统的人事管理模式下，材料的投入将是 一笔不小的开销。同时，因其工作的复杂性，就必需分配巨大的人力、物力来完成数据管理及保存。这不仅浪费了大量的财力，还造成人员的臃肿。而人事档案管理 信息化实现了信息共享，可无纸化阅档，并且使用专业计算机软件可以快速生成人事管理审批报表，节约成本。同时计算机的存储能力在档案保存方面得以充分的应 用，档案也得到很好的保护，降低了管理成本。

3.多媒体的应用

随着计算机技术的发展，在日益成熟的多媒体技术的背景下，通过多媒 体技术对人事信息进行声、像影视、动画等多方面处理，从而使人事信息更加生动、全面的模式已经得到很多人的认可。而多媒体信息在采集、传输、存储等方面也 因计算机网络技术和数据库技术的发展得到极大的便利。我站为中国论文服务网，本站刊载大量企业管理论文范文格式，人事档案管理职称论文。供广大论文答辩需 要者、评职称需要者参考。

三、如何加强人事档案管理信息化

1.促使人事档案管理规范化

促使人事档案管理规范化就需要 有关部门从两个方面做起：一方面需要相关部门加紧制定、完善人事管理的规章制度，以此来促进人事管理规范化。另一方面人事档案管理的工作人员的队伍建设是 必不可少的，它是人事档案管理规范化的保障。这就需要相关部门加强重视程度，努力为档案管理人员创造良好的学习机会，提高他们在信息化条件下的专业水平与 业务能力。

2.合理规划，加强投入

人事档案的信息化管理自然需要相应的软、硬件设施作为支撑。各单位应该在合理规划的同时，加大 资金投入改善设施，加快人事档案信息化建设。例如设置防火、防盗的监控系统；升级改造计算机人事档案管理系统，提高管理效率。在其它方面上，加大培训管理 人员的投入，定期对管理人员进行全面、系统的培训和考察。制定奖罚机制，对于工作认真、管理有序的工作人员进行奖励，进而提高管理人员的工作积极性。

3.加强人事档案的数据库建设

人事档案信息数据库是是进行人事档案信息化管理的基本保障。只有建立了人事档案信息数据库，人事档案才能实现简单、高效、方便的管理。与此同时，在建立 数据库时应注意几个问题。首先，统一系统软件的主要信息是至关重要的，其可确保信息的及时性、准确性和完整性。其次，确保系统软件的统一，以降低信息转换 的难度，促进数据的共享和沟通。最后，定期的数据库维护与升级是必须的，这样使人事档案信息具有时效性。此外，实现网络资源共享也是数据库建设的一部分。我们在日常的人事档案管理不能总局限于一台计算机上，而是在各级管理部门之间构建局域网或广域网，从而达到在不同部门的管理人员可在计算机共享条件下实现 人事档案的读取与调用。

4.加强管理人才的培养

随着科学技术的发展，信息系统和办公自动化已日趋完善，这也对于人事档案管理人员 的计算机水平有了更高的要求。这就需要相关部门大力培养计算机技术过硬和拥有良好人事档案业务能力的复合型人才。对于具有发展前途的人员应加大业务培训为 其学习相关知识、提高技能、开阔视野创造机会。同时，要加强领导干部对人事档案信息化管理的认识，使其在工作中重视人事档案管理的信息化改革。此外，人事 档案管理工作是一个长期积累学习的过程，它需要工作人员具有较长时间的工作经验。而档案管理人员的频繁调度，将严重的影响人事档案管理的持续性。因此，确 保人事档案管理队伍的稳定是提高管理效率的有力保证。

四、结束语

人事档案是我国人事管理制度重要的一部分。它具有全面性、真实 性、流动性、机密性的特点，决定了人事档案管理是一项技术性、长期性的工作。现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，在参加工作 以后，人事档案发挥着重要的作用，如转正定级、职称评定等相关事宜。因此，在新时期条件下，加强人事档案信息化管理已成为国家机关、团体组织、企业考察业 绩的重要指标。在现代科技的迅猛发展下，充分利用计算机网络技术与数据库管理系统实现信息化管理，以此在构建一个资源共享的信息平台，促进了国家机关、团 体组织、企业服务信息的良性发展。

参考文献：

[1]刘英，杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权.《兰台世界》.2010年2期

[2]翟福贞.人事档案信息化管理中的知情权与保密问题探讨.《兰台世界》.2010年24期 强化人事档案信息化管理的作用

档案管理制度下当代人事档案信息化的管理论文 篇2

一、我国人事档案管理制度的发展现状

我国的人事档案管理制度始于20世纪50年代, 为我国的公共管理工作做出了不可磨灭的贡献。随着我国社会主义的政治体制和市场化经济体制的改革深入, 传统人事档案管理的弊端和不足也逐渐凸显出来, 人事档案管理工作遇到了改革的机遇和挑战。

(一) 档案内容不够精确。

随着我国社会的不断向前发展, 各种人事流动也愈加频繁。人事档案管理工作与我们的个人生活工作是息息相关的, 由于在最初的人事档案建设过程中的大意, 导致了不少人事档案资料不齐全或千篇一律的结果, 人事档案管理工作失去了它反映真实情况的作用, 使人事档案管理工作落后于社会的发展, 面临着无法落实到个人的尴尬局面。

(二) 管理方式的落后。

在我国政治经济的改革过程中, 许多的机构和单位都进行了重组建设, 频繁的人事任免导致了人员流动性较大, 人事档案管理工作也变得繁琐。在不少事业单位或机构的人事档案管理工作方面, 仍然采取的是手工记录方式, 这显然与社会发展是脱节的。我国在经济、文化及其政治方面的发展成就是有目共睹的, 但在公共管理体系中却存在着一些问题和缺陷, 全面的完善我国的人事管理制度, 是我国公民人事档案准确性和安全性的重要保障。

二、建设人事档案信息化管理

建设出一个独立的人事档案信息化管理机构是我国人事档案管理制度的革新目标, 是整合我国的人事档案资源和实现我国公共服务均等化的重要途径。

(一) 完善我国人事档案管理制度。

人事档案管理是一项严肃的工作, 要完善我国的人事档案管理制度要严格要求档案工作者的职业道德, 在人事档案管理工作中要严格遵守《人事档案保管与保密制度》、《人事档案材料鉴别归档制度》、《人事档案材料收集制度》、《人事档案转递制度》、《人事档案查 (借) 阅制度》等五个基本规章制度, 让我国的人事档案管理加快步入科学化、制度化、信息化发展轨道的速度。

(二) 不断提高档案工作者的素质水平。

人事档案管理工作是一个以人为主的工作, 档案工作的质量好坏很大程度取决于档案工作者的工作态度和职业道德水平, 因此提高档案工作者的素质水平在人事档案管理工作中显得尤为重要。只有加强对档案工作者的政治教育, 提高档案工作者的职业素养, 才能使档案工作者在从事枯燥单一的档案工作时保持高度的责任感, 减少档案工作的失误和差错, 积极的去探索科学的工作方法, 使人事档案管理工作迈向科学、实用的信息化时代。

(三) 信息化的管理手段。

信息化的管理手段是当今社会发展的新趋势, 将信息化手段运用到人事档案管理中来, 提高人事档案管理的工作效率, 实现人事档案信息化的管理。目前, 国外的人事档案大都已经使用了计算机系统来实现管理, 国内也在不断发展之中, 要实现人事档案信息化管理, 不仅要使用信息化的手段, 还要注重人事档案管理的法律制度的建设和档案工作者的素质培养。

三、人事档案信息化管理存在的问题

人事档案信息化管理是人事档案管理发展的必然趋势和结果, 但是新事物的发展过程往往是曲折向上的, 在人事档案信息化管理的发展过程中就存在着一些问题和不足。

(一) 人事档案信息化管理工作缺乏组织性。

在我国的人事档案管理工作中, 传统的工作方法在一段时间内无法完全被信息化手段覆盖, 缺乏总体的规划。缺乏总体规划也就意味着每个地区的人事档案管理工作的发展是不同步的, 这种没有组织性的局面为实现人事档案信息化管理设置了路障。

(二) 人事档案信息化管理工作的标准和规范有待完善。

人事档案最基础的工作就是资料的采集, 在有些单位中档案工作人员的业务基础差, 且没有一个统一的标准和规范, 导致了人事档案质量不高、档案的更新不及时等等问题, 这些问题都制约了人事档案信息化管理工作的发展和普及。

(三) 人事档案的保密工作受到挑战。

人事档案信息化主要是借助计算机系统来实现, 但是在网络环境的影响下, 人事档案信息的安全面临着威胁, 其主要因素有两个:一是由于人事档案管理部门的人员安全意识和保密意识不强, 对于档案数据没有严格的审核和管理, 缺乏相关的计算机安全知识, 没有及时对档案数据采取安全保密工作, 是威胁人事档案信息的最大因素。二是由于有些档案部门没有配备专业的计算机管理人员, 没有在计算机系统中设置有效的防护措施, 使得人事档案信息处于危险状态。

(四) 信息化人才匮乏。

人事档案信息化管理工作对档案工作者的工作水平提出了更高要求。在实现信息化的管理过程中, 必须要建设一支拥有信息化知识的档案管理队伍, 不仅要有熟练的档案管理能力, 还有掌握一些必要的自动化、网络化等现代科学技术。目前我国的档案管理系统中, 虽然已经补充了一些掌握信息化技术的人才, 但是档案管理队伍总体还是处于低水平位置的。信息化人才的严重匮乏, 严重的阻碍了人事档案信息化管理工作的发展和普及。

四、完善人事档案信息化管理制度

在人事档案信息化管理工作的发展过程中我们要善于发现问题并解决问题。首先, 要制定人事档案信息化管理工作的具体规划。一是要注重各部门间的密切协作, 做到合理分工、各司其职, 逐步的实现人事档案信息资源的整合与共享。二是要对人事档案信息化管理工作进行统筹兼顾, 使整项工作能够有计划的进行。

其次, 人事档案信息化管理工作要做到有法可依、有规可循, 这是人事档案信息化管理工作健康发展的有力保障。档案管理部门要从经充分调查和研究的结果出发, 借鉴国际上人事档案管理的标准和规范, 建立起符合我国国情的人事档案管理的标准和规范, 为我国的人事档案信息化建设提供有力的保障。

再次, 由于人事档案信息化的管理工作容易受到人为和网络所带来的安全威胁, 所以档案管理部门要严格要求档案管理人员, 对档案信息做到严格审查、严格管理。并在计算机系统中安装有效的防护软件, 避免受到网络病毒和黑客的侵袭, 确保人事档案信息的安全。

最后, 要推进人事档案信息化的步伐, 就必须配备一支既有熟练的人事档案管理能力, 又掌握信息化技术的人才队伍。档案管理人员要深入的学习信息化知识, 重点掌握自己管理区域内的技术知识, 具备良好的理论知识应用能力, 以良好的信息化技术来推动人事档案信息化管理的进程。

五、结语

人事档案管理是一种以社会信息为依托, 服务于社会大众的工作。在信息化技术高度发展的今天, 人事档案管理也要实现向信息化的改革。只有运用现代化的科学技术来发展人事档案管理, 才能早日实现人事档案信息化的管理, 才能为社会主义建设作出更大的贡献。

摘要：科技信息化高速发展的今天, 传统的人事档案管理制度将被人事档案信息化的管理所代替。人事档案信息化的管理是指采用现代先进信息技术来完善当今的人事档案管理工作, 是人事档案管理工作发展的必然趋势和结果。

关键词：档案管理,信息化,完善

参考文献

①顾彩霞.人事档案信息化管理中的症结及解决途径[J].黑龙江档案, 2009.2.

②刘思洋.从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理[J].中国科教创新导刊, 2011.20.

档案管理制度下当代人事档案信息化的管理论文 篇3

科学发展观的指导思想是以人为本，并且实现事物的全面、协调、可持续发展，在我国目前的发展中一定要牢固树立并且认真贯彻科学发展观，领会科学发展观的科学内涵以及它的精神实质，并把它运用到高校人事档案的管理工作中，使高校的人事档案管理水平有所提高，让高校的人事档案管理有长远的发展。

一、高校人事档案信息化管理的重要性

高校的人事档案信息化管理就是在人事档案管理中应用计算机网络技术对人事档案进行管理，增强高校人事档案管理的水平，使人事档案管理的效率有所提高。在高校的人事档案工作中实现信息化的管理是非常必要的，它主要有以下几方面的表现：

第一，可以促进高校人事制度的改革。近几年来，将传统的“终身制”取消，代之而兴起的是比较受欢迎的“聘用制”，这种改革一定会给人员带来较频繁的流动，人事档案的管理也就变得复杂了。高校采用信息化的管理手段，可以利用网络技术把人员的基本信息从网络上下载下来，并对其进行保存，这样就方便了人事档案的管理人员进行工作，省去了聘用人员的麻烦环节，方便了档案管理的工作。而且信息化的运用对“聘用制”是非常有利的.

第二，高校的人事档案管理采用信息化的技术可以使档案管理的工作更加的自动化、系统化，将人员的信息记录到网络上，只需要记录一次就能够长久的使用，不需要重复记录，节省了时间和精力，提高了管理的水平和工作的效率。

第三，有利于保护纸质的人事档案资料。目前，虽然一些高校在人事档案管理工作中采用了信息化的管理方法，但是，也要对人事档案的纸质载体进行保护，人事档案的使用是非常频繁的，经常会对纸质的档案资料进行翻阅，这样就会造成纸质档案的损坏。在高校实现信息化管理后，就会减少人员对纸质档案载体的直接接触，避免对其造成破坏。

二、科学发展观指导下的高校人事档案信息化管理的策略

科学发展观的核心是以人为本，全面、协调、可持续是科学发展观的要义，因此，我们在对高校的人事档案进行信息化的管理时，必须要树立“以人为本”的人性化管理理念，要处理好人事档案管理与人事档案使用的关系，重视人事档案的社会功能，不要再将管理的重点全部放在档案事业的规模上，要想办法把高校的人事档案的社会效益提高，并把此作为高校人事档案管理事业发展的目标。在科学发展观的指导下，高校的人事档案管理人员一定要做好档案管理工作，使档案的信息资源能够得到充分的利用，提高档案管理的水平和质量，为学校的老师和学生提供更好的服务。

更新高校人事档案信息化管理的理念。在社会快速进步的同时，市场竞争也越来越激烈，企业和个人要想在激烈的市场竞争中站稳脚跟就必须要快速准确的获取更多的信息，这样才能保证企业和个人走向成功。以往的高校的人事档案工作与其他的档案管理工作不同，人事档案的保密性要求非常高，是绝对不可以公开的。但是，高校人事档案管理工作好坏的衡量标准就是看其是否能够为人们利用，如果为了保密就不允许人们使用，那人事档案的管理工作就失去了它本身的意义。因此，在人事档案管理工作中，管理人员要树立正确的保密性观念，要具体情况具体分析，该保密的绝不外泄，能够开发利用的，也不要吝啬，要让人事档案的信息资源得以发挥它本身的作用。转变传统的管理观念，更好地促进人事档案的管理工作。举个例子来说：在高校人才的建立和发展中，对人员的聘用、辞退、转岗等等的人事制度中，要制定具体的管理制度，改变原有的稳定的状态，使其向自由化的方向发展。这样才能够适应社会的发展，为广大师生提供更好的服务。

优化高校人事档案信息化管理的模式。有纳入管理模式以及非纳入管理模式是高校人事档案信息化管理的主要的两种模式。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源这两种模式有各自的优点，但是也存在着弊端，因此，我们必须要对高校人事档案的管理模式进行优化。

第一，高校在对人事档案进行管理时必須要有专门的人事档案管理的网络和体系，建立高校人事档案管理工作委员会，在各个院校都安排专门的管理人员，使档案管理委员会的工作更加的完善和健全.

第二，对于高校的人事档案管理不可能一蹴而就，它是一个长期的、循序渐进的过程，一定要结合高校自身的实际情况对高校的人事档案进行管理，要采用科学合理的方法，优化高校的人事档案信息化管理。

第三，高校在对人事档案管理时要有相关的法规制度，要制定严格的人事档案管理制度，规范人事档案的信息化管理，使人事档案管理有法可依。

高校人事档案信息化管理标准的规范。高校人事档案的信息化管理必须要有管理的标准，要对信息化管理的电子文本以及电子档案进行归档，并规范电子文本的存储、查询、网上传输以及管理等等。高校人事档案的信息化管理制定相关的规范是高校人事管理不能缺少的关键步骤，有了标准的规范，才能使管理工作发展得更好，就像高速公路要制定严格的交通规则一样，高校的人事档案管理也要有相应的标准规范。

提高高校人事档案信息化管理人员的综合素质。因此一定要提高管理人员的综合素质。

第一，高校人事档案管理人员要具备良好的政策水平和思想政治素养。高校人事档案管理者要想保证人事档案管理工作的效率，就必须要具有良好的政策水平和素养，人事档案管理人员要坚持党的领导，以国家政策为管理方向，认真贯彻党政思想，坚持科学发展观的指导，用党政政策来约束自己。

第二，管理人员要有团结合作的精神以及掌握信息化技术。高校的人事档案管理不是一个人的工作，它需要大家的团体合作，因此管理人员之间一定要加强合作，树立合作意识，相互补充，齐心协力做好管理工作。管理人员还要掌握一定的信息化技术和方法，熟悉信息化管理的业务，能更好的对人事档案进行管理。

高校人事档案的信息化管理是一项非常重要的工作，高校一定要在科学发展观的指导下，要结合各个高校自身的特点，制定出适合自身发展的管理制度，树立正确的观念，保证高校人事档案信息化管理能够与高校同步发展，充分发挥它的服务功能。

医院人事档案管理信息化建设论文 篇4

传统的档案管理理念已经不适合医院的常规管理，需要树立新的档案管理理念。医院属于非营利性的公共医疗服务机构，其中人力资源是医院的主要力量，没有优秀的医学人才资源，医院是无法发挥应有的社会效益的。人事档案管理的不断改进，不仅能够完成医院相关的人事任务，对医院人力资源进行合理的调配，在薪资以及福利方面发挥出巨大的优势，有利于发挥人力资源管理的作用。因此，医院档案的管理工作需要医院全体人员齐参与，树立人事档案管理的意识和大局观，特别是推动医院服务水平的意识，在资金和人才的继续教育上加大投入，使用最先进的档案管理的相关软件和设备，健全单位内的档案管理体系。

2.2采用信息化管理手段，提高档案管理的效率。

信息化管理和人事档案相结合，是管理工作的大势所趋，要求人事档案工作要运用新的科技手段，提高工作的效能，实现信息化技术促进人事档案管理方式的彻底转变。国外先进的国家已经基本实现了人事档案的信息化建设，信息化程度很高，我国的三级甲等医院已经全面普及了计算机辅助管理档案，正在进一步向乡镇地区扩大。

2.3加强思想道德和职业道德素质，提高档案管理人员的业务水平。

医院要经常开展各种继续教育和业务培训活动，提高档案管理人员的思想道德素质和业务水平，要树立以人为本的价值观，以为人民服务为宗旨，档案管理工作要站在全体医院员工的立场上。具体可以做到以下几点，医院可以配备专职的档案员，开展的培训活动要包括对档案管理人员的培训，培训的方式有很多，如在职进修、外出考察以及参加研讨会等各种方式，以不断适应新时期对人事档案管理工作的要求，作为档案管理工作人员，要树立正确的价值观，增强自己的责任心和团体意识，学会运用先进的档案管理设备和手段，使工作的效率得到提高，掌握档案管理的综合技能，以从容的应对档案业务的发展需要。

2.4实现人事档案管理的信息化、科学化、现代化。

为了顺应信息化时代的发展，医院档案管理部门应该建立电子档案，力求人事档案管理工作的科学合理，并用现代化的手段进行管理，提高档案信息的真实度，通过现代化信息采集的设备，建立医院人事档案数据库，并及时的升级和更新，使人事档案管理的信息呈动态化的趋势，保障档案信息不过时，增强信息的可信度，便于随时检索和查询，只有做到档案信息的规范化和科学化管理，才能提高人事档案管理的工作水准，服务于医院的中心工作。

3结语

面对医院在新时期的人事档案管理信息化的趋势，本文通过分析医院档案管理现状，并提出一些策略，以供参考，希望能在今后档案信息化管理上有更大的进步。

参考文献：

[1]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].中国病案，(01).

刍议新形势下的干部人事档案管理 篇5

摘要：新时期如何进一步提高档案管理水平，使档案管理工作更好地为干部人事工作和社会主义现代化建设服务，已成为一个不容忽视、不可回避的问题。文章从三个方面探讨了干部人事档案的有效管理：

一、加强基础设施建设，努力提高干部人事档案现代化管理水平；

二、加强干部人事档案内容建设，提高档案的利用价值；

三、加强档案人员自身建设，提高政治业务素质，以期为同行业提供借鉴。

关键词：人事档案；干部；管理

干部人事档案是国家机构、社会组织在社会管理活动中形成的记述和反映人员经历、德才能绩和工作表现的历史记录，是做好干部工作的基础。但是，随着市场经济体制的建立和发展，档案管理工作却出现了新的难度。因此，在新时期如何进一步提高档案管理水平，使档案管理工作更好地为干部人事工作和社会主义现代化建设服务，已成为一个不容忽视、不可回避的问题。

一、加强基础设施建设，努力提高干部人事档案现代化管理水平

干部档案基础设施建设是实现档案管理现代化的必要条件，是反映档案工作管理的重要标志，直接关系到档案事业的发展。应当积极采用先进而科学实用的技术手段，以提高档案的科学化、现代化管理水平。

档案材料经过长时间不断的积累，给档案的库容造成了很大的压力，增添了很多麻烦，造成了人力、物力的投入。现代化检索工具越科学，储存手段越先进，检索时间就会缩得越短，所查信息就会越全面，查档的速度和准确度会更高，档案信息资源开发利用机制就更完善。

因此，在干部档案管理工作中，要逐步通过完善计算机、扫描仪等现代化电子技术实现计算机数据库处理，充分运用现代化信息手段，将档案资料进行准确复制和计算机录制，减少档案管理的库容带来的压力，使干部档案管理的领域更为广泛，资料更全面，查阅更简便。

二、加强干部人事档案内容建设，提高档案的利用价值

（一）材料要完善。要结合干部人事制度改革的特点要求，结合工作实际，有选择地开发档案材料中的项目和内容，不断拓宽新的收集领域，一是社团活动材料，如加入协会、学会、研究会等各种社团组织的材料，以真实反映干部的政治面貌；二是干部出国出境表格审批材料，以反映干部的自律意识；三是干部自传类材料，以把握一个人的心理状态和工作政绩，全面系统地掌握干部成长轨迹；四是培训、学习、竞争上岗等材料，以反映一个人的学习、工作表现能力。

（二）内容要准确。由于受社会不正之风的影响，对某些干部的考察材料人为拔高，不应更正的时间，随意去更正和填写，结论失去了应有的真实性，给干部人事工作带来不良影响。因此，各级组织人事部门要对所形成的档案材料做到实事求是和严格把关，以提高档案的使用价值和现实性。档案管理人员要不断提高工作责任心和政治敏锐感，对来路不明和有疑义的材料要认真核实，辩明真伪，防止假材料入档。

（三）整理要规范。干部人事档案的整理工作，是档案建设的基础性工作之一。按照《干部档案管理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，整理档案力求做到分类准确、排列有序、加工合理、目录清晰、装订整齐、表面平整、无漏页、无损坏文字材料，确保干部档案的完美、真实、可靠的保存价值。

（四）管理要严格。加强干部人事档案的内容建设，必须做到严格要求，严格管理。一是非特殊情况下，不得将档案移出库房；二是档案材料进入个人档案必须手续完备，如考核表等材料，必须由组织部门盖章方能有效；三是档案传递不能由本人自带，必须经过机要交通或人事部门同志转送。

三、加强档案人员自身建设，提高政治业务素质

（一）要有较强的职业道德修养。干部人事档案工作是一项政策性、机要性、保密性很强的工作，内容涉及当事人一生的经历，其中不乏一些个人隐私，这些个人信息只能由组织上掌握参考，不能随意传播交流其内容，因此对人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。作为一名档案管理人员，必须自觉坚持档案工作原则和制度，维护档案工作的严肃性。对不应当查阅的坚决不予查阅；对不应归档的材料，不予归档；对已归档的材料坚决不予涂改更正。

（二）要掌握档案工作的理论、原则和方法。干部档案管理是一项专业性很强的业务工作，这就要求档案工作人员在实践中不断学习，努力做到功底厚、业务精、技术强、政治素质过硬。首先要学习档案管理学、干部档案管理条例等，懂得干部人事工作和档案管理业务知识，有指导下一级干部人事档案管理工作的业务能力，成为干部人事档案管理工作的行家。其次要具备广博的业务知识。如学习书写知识，提高文字的整理加工、分析鉴别能力，学习社会学知识，提高政策、法规等认识水平和执行政策能力，帮助基层解决实际问题。另外还要具有熟练操作微机的技能，使得档案人员水平得到全面提高。

（三）立足档案工作实际，进行改革创新。档案管理工作人员要有创新精神，结合实际情况创造性地开展工作，充分发挥档案在人事工作中的作用。例如建立人事档案卡片，在每年的年龄、学历、职称等的统计工作中，认真检查核对，一点一滴的积累信息，掌握信息。

参考文献

档案管理制度下当代人事档案信息化的管理论文 篇6

当前，档案信息化管理工作中呈现出软件工具种类繁多、标准不统一的问题，进而对整体系统水平的优化提升形成了负面影响。为此，应全面创新档案管理信息化工作意识，引入数字化技术，提升档案管理标准性。可创建一体化人事档案管理数据库系统，采用数字化技术提升人事档案管理自动化水平，使工作人员从复杂的手工操作任务中解脱出来，有精力从事更高层次的工作。当然，该过程之中应扩充数字化、信息化投入，以确保数字化技术持续不断更新与优化，以适应时代发展综合需要。

2.2有效提升系统整体水平，着重建设数据库系统

人事档案管理信息化建设应将着眼点放在整体数据库系统建设中，构成系统的纵横节点均应符合一定水准，并利用网络系统进行联通，进而可激发数据库系统内在优势，提升人事档案管理数字化系统整体能力水平。一些节点甚至可以对其他重要节点形成阻碍影响，并导致系统梗阻。因此，要想确保节点装备功能水平同应用效果同步提升并不现实，无法实现齐步走的目标。为此，可本着鼓励推进的原则使一部分单位提升数字化管理水平，将这些机构作为试点单位，着重建设数据库系统进而获取到可全面推广应用的宝贵经验，这对于人事档案管理整体系统建设极为有利。当前，一些单位在人事档案信息化管理工作中，由整体层面来讲仍旧处在从处理文件向着数字化管理模式转变的过程，为实现这一阶段目标，应做好数据库系统建设，积极开发创新型数字化管理手段。数据库系统内涵在于借助现代化信息技术做好人事档案资料的科学化管理以及便利化应用。创建数据库体系始终为一项长久、艰巨的工作任务，应经历从低至高、从个体至群体逐步推进的过程。通过实践研究我们明确创建数据库系统的重要经验在于，领导决策层給予全面重视，树立统一认识，计算机专业技术人员则应給予人事档案管理业务人员积极的配合与支持。信息技术实践应用阶段中，应创建活库，通过应用频率检验数据库系统的总体活性，并制定重要的整改发展策略，促进数据库从单一形式向系统化形式全面发展。应积极促进综合性数据库的优化完善并创建形成各个机构人事档案管理目标库，利用网络平台连接构成分布式、开放化的数据库群，这样一来将令自动化数据库系统效率显著提升。

3结语

档案管理制度下当代人事档案信息化的管理论文 篇7

关键词：网络信息化,医院,人事档案管理

一、引言

随着以计算机网络为代表的信息技术的快速发展和普及应用, 文档管理、资料存贮、档案利用方式等都发生了革命性的变化, 包含医院人事档案管理在内的整个档案管理工作领域都面临着先进科学技术带来的新挑战和新机遇, 各种信息资源通过网络信息技术的加入实现了动态化的管理模式转变, 网络信息化环境下的医院人事档案管理工作变得更加规范化和标准化, 极大的提升了医院档案管理工作的整体质量和工作效率。

二、网络信息化的运用在医院人事档案管理中的作用体现

网络信息化的运用给医院人事档案管理工作带了诸多方面的深刻变化, 其主要作用体现可以归纳为以下几点:

第一, 工作效率得到显著提升。如果给予足够的重视并切实按照相关规范开展各项工作细节, 医院人事档案管理是一项非常繁琐和复杂的工作事务, 且工作量中的很大一部分都是以经验为基础的重复性劳动, 但是人事档案管理工作同时又是人事管理和档案管理两项工作的重要组成部分, 容不得工作人员在实践工作过程中有一丝的懈怠, 因此传统模式下的人事档案管理工作往往需要花费大量的工作实践, 随着网络信息化技术在医院人事档案管理工作中的运用, 很多以往人工的重复性劳动可以用计算机加以高效的代替, 耗时耗力的档案查找和保存工作, 可以依赖网络技术加以快速可靠地实现, 从而极大的提升了工作的效率水平。

第二, 实现了信息资源的高效共享。传统的医院人事档案管理要么单纯依靠人工处理, 要么依靠计算机进行初级单机管理, 采用EXCEL等相对初级的数据库系统, 即便有个别条件较好的医院构建了少数面向人事档案管理的数据库和管理系统, 也由于不同科室以及不同职能部门在内涵、范围以及概念上的不同认识与理解而不可避免的出现很多资源共享上的困难, 通过基于网络信息技术的信息化人事档案管理系统的建设与使用, 可以对所在医院所有医务工作人员的个人人事信息进行完整的记录, 并高效的整理并清晰的反映人事档案管理工作中的每一项细节流程让薪酬管理、业绩考核、岗位变动等所有的人事档案信息模块都能够得到统一协调式的管理, 进而最大限度的保持档案资料的实效性、完整性与统一性, 实现医院不同部门之间的对于人事档案资源的高效共享。

第三, 推动档案信息资源的利用率得到最大化。传统人事档案管理中的档案资料基本上都是基于纸质材料为主要载体形式的实物资源, 不但携带不方便, 传递方面更是有各种问题, 通过基于网络信息技术的信息化人事档案管理系统的建设与使用, 各种医院人事档案资料不再通过实物的方式出现, 转而以数字信号以及磁信号的方式出现, 这对于档案资料的使用与传输提供了巨大的便捷, 同时, 通过对各种不同用途的专业人事档案管理软件的使用, 还能够实现对人事档案资料的快速分析与整理, 实现人事档案资料的高效共享, 从而极大的提升了人事档案信息资源的利用率, 从而很好的推动医院人事档案管理工作往更高的层次和水平发展。

三、做好网络环境下医院人事档案管理工作的建议措施

(一) 强化人事档案管理工作人员的现代化观念意识

医院人事档案管理人员想来都以无私奉献、默默无闻而著称, 这一工作人员队伍往往都有着较为明显的封闭意识, 要想做好人事档案管理工作的信息化和现代化转变, 就必须从思想观念上加以转变, 通过对行业发展的新技术、新形势的关注和了解, 逐渐更新传统观念, 勇于改革和创新, 将医院的人事档案管理实践工作和最新的技术方法动态结合起来, 使得人事档案管理工作逐渐从封闭型转变为开放型, 强化信息化时代的科技化意识、现代化意识, 树立利用计算机网络技术管理人事档案的观念, 这对于加快做好人事档案管理工作由传统人工模式转向数字信息化管理模式是非常重要且必要的。人事档案管理人员还应当主动进行相关计算机管理技能的学习和掌握, 并且注意在利用计算机技术实施人事档案的管理过程中, 一定要避免轻利用、重管理等传统观念的影响, 切实从封闭型转向开放型, 积极面对知识经济时代的各种新知识、新技术, 将医院人事档案管理工作切实与科学技术的发展进步紧密联系到一起, 从而更好地运用先进技术服务医院人事档案管理工作。

(二) 构建以人力资源信息为基础的医院信息管理系统

建立有效的人力资源信息系统是实施医院人事档案信息化管理系统的基础, 是实现医院行政管理一体化的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性, 是保证信息准确可靠的基础, 是有效服务的生命, 人力资源信息的收集就是为了充分使用资源, 达到一方收集, 多方共享。以人事档案信息系统为中心, 建立计算机网络分系统, 如通过人事信息系统, 完善财务工资系统, 人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放, 医疗保健系统町以直接从人事信息上读取职工基本信息, 而其它的行政管理系统也

Network Application|网络应用

可以直接从人事信息系统中收益。当然这其中还涉及到一个人事档案资料数字化的过程, 这是构建医院人事档案信息管理系统的资源基础, 具体来讲, 人事档案资料数字化主要有两个途径:一是现有人事档案的数字化, 二是电子文件的录入。在现阶段, 对现有档案资料进行数字化仍是信息管理系统资料的主要来源, 是人事档案资料数字化过程所要解决的主要问题。现有纸质档案和电子档案归档时都应该将其归入计算机数据;过去的资料未录入电脑的, 由扫描仪扫描转换成文档信息录入电脑数据库。只要把人事档案的详细内容保存在计算机中, 才能提高人事档案的查询、统计分析功能, 为上级领导部门和医院人事决策提供科学的依据, 在工作中发挥人事档案的利用价值。此外还需要考虑到数字档案的存储格式、检索方法等综合因素。

(三) 重视人事档案信息化管理过程中的安全管理

基于网络信息技术的信息化人事档案管理技术给医院人事档案管理工作提供了诸多的快捷方法和高效手段, 但是因为网络的开放性, 这一过程中也不可避免的带入了很多信息安全方面的隐患和威胁。

当前, 相当一部分医院在进行人事档案管理工作的信息化建设的过程中, 往往忽视了对于安全性的重视, 这样一来就会导致诸如人事档案资料泄密和丢失等信息安全问题的频繁发生, 给医院人事档案管理工作带来了很多方面的损失。再有一点就是对电子形式的人事档案资料的保存过程中存在的文件更新版本的不可读识性、不兼容性以及存储载体和材料的容易损坏特点等问题的护士, 也很容易致使宝贵的人事档案资料的丢失和损毁, 因此在实际的医院人事档案信息化管理工作过程中, 一定要对有关人事档案管理的政策制度规范以及信息化技术的使用方法和注意点加以认真详细的研究分析, 对各种人事档案信息资料进行严格的密级界定, 正确合理的应用好计算机网络工具的加密功能, 根据使用权限对一些通用数据库的档案信息资料进行系统严密的分类加密, 正确解决好人事档案资料的安全保密和高效利用之间的关系问题, 不但要克服不思进取、求稳怕险的保守思想观念, 同时也要严防在人事档案管理工作过程中出现随随便便、不设界限的麻痹思想。此外电子人事档案资料对于保存方法和保存环境的要求也都比较严格, 人事档案管理人员应当对防潮、防病毒、防辐射、防高温等工作给予足够的重视, 切实强化对于人事档案资料信息化管理安全性的研究和掌握, 认真可靠地落实电子人事档案资料的及时维护和备份工作, 正确处理解决好纸质人事档案资料和电子人事档案之间的关系问题, 确保信息化管理条件下人事档案资料的完整与安全性。

(四) 重视人事档案管理工作中的法制建设与制度建设

网络信息化环境的医院人事档案管理工作的高效顺畅运行必须要有完善的法制环境提供保护。医院人事档案管理工作部门和形成人事档案的各个科室、部门以及个人在很多关系上通常都存有一些复杂关联和法律问题, 因此必须要通过完善的法律法规体系对其实施调整和维护, 当然人事档案资料的收集、整理、保存与使用也需要通过法律法规体系加以保护, 依法治档和依法管档是确保人事档案管理工作高效运行的关键手段。各级医疗卫生机构的主管领导和干部人员要强化人事档案管理意识, 积极了解、研究、熟悉人事档案管理工作, 大力组织开展对《档案法》等法律法规文件的学习和掌握, 并且是依据医疗部门以及社会相关领域的改革发展对于医院人事档案管理工作提出的各项实际需求, 制定完善的人事档案管理工作实施规划制度, 建立健全医院人事档案管理工作过程中的各个环节的规章规范, 确保医院人事档案管理工作在落实推进过程汇总切实能够有法可依, 有章可循。

(五) 提升人事档案管理人员队伍的专业素质水平

虽然技术方法的进步对于档案管理的信息环境的建设有着非常举足轻重的影响, 但是人力因素在各项工作的开展过程中依旧起着决定性的影响, 因此要做好网络信息化环境下的医院人事档案管理工作, 一定要重视人事档案管理人员队伍素质的提升及其电子信息化环境中工作观念的培养和树立, 这是做好网络信息化环境下的医院人事档案管理工作的关键所在, 这就需要打造一支专业化的高素质人事档案管理队伍, 具体来讲, 面对信息化技术运用对医院人事档案管理人员队伍提出的各种新要求, 人事档案管理人员应当主动加强相关专业技术和知识的学习掌握, 不断拓宽和丰富自身的知识深度与广度, 提升综合分析能力、文字能力等各方面的技能素质, 此外, 还要重视对相关计算机软件以及人事档案管理专用软件的学习和熟练, 掌握人事档案管理领域的各种现代信息管理技能, 积极让自身成为既能够熟练掌握人事档案管理专业知识, 同时也能够熟练掌握计算机信息技术的双重知识能力的复合型专业人才, 再者, 因为人事档案管理人员在医院人事档案的建设和管理工作过程中承担着非常重要而关键的责任, 因此相关部门还应当及时采取措施强化对医院人事档案管理人员队伍实施持续不断地职业道德教育和政治思想教育, 让档案管理人员队伍的政治觉悟得到不断提升, 以坚定的政治鉴别力、政治敏锐性、政治责任感来对待医院人事档案管理工作。

四、结束语

总而言之, 随着计算机网络等现代信息技术手段的不断完善和广泛运用, 信息化已经成为包括医院在内的各部门、各单位进行高效高质人事档案管理工作的重要手段, 对医院人事档案管理工作来讲, 在具体的人事档案管理的信息化建设过程中, 不但需要依托现代信息技术手段完成对网络管理体系的建设, 更要注意在将来的具体应用过程中不断优化和完善信息化人事档案管理工作的手段与方法, 不断提升医院人事档案管理整体水平和质量, 利用网络信息技术推动医院人事档案管理工作不断取得新的发展。

参考文献

[1]马莉, 加强医院人事档案工作服务医院建设[J], 苏州医学, 2009 (8) [1]马莉, 加强医院人事档案工作服务医院建设[J], 苏州医学, 2009 (8)

浅谈人事档案的信息化管理 篇8

关键词：人事档案；信息化；管理

人事档案是全方位的考察一个人各方面的重要依据，亦是管理人才的凭据，是一个人从出生到生老病死都有记载的信息来源，它关系到每个人的切身利益。人事档案管理工作的顺利进行有赖于人事档案信息化管理的合理规划，甚至影响到每个人的升迁发展、享有社会福利权利等各环节。对人事档案进行信息化管理，希望通过建立人事信息数据库形成个人电子档案、引入人事档案管理软件，加快信息化管理进程、通过网络和计算机辅助进行管理等手段，以及人事档案工作者的不断探索和实践，进一步改进人事档案管理工作，增强人事档案管理的科学性，使之更好的服务于社会。

一、相关概念界定

（一）人事档案信息化管理

人事档案信息化管理主要是结合网络信息化技术和档案管理软件，对人事资料信息进行管理的过程，是源于高科技软件以及高速度和大容量硬件基础之上的一种新型的人力资源信息管理模式。如今信息时代，计算机网络技术的应用为事业单位档案信息化管理提供了保障，我们应积极将信息技术与档案管理工作紧密结合起来，伲进档案信息化工作快速发展。

（二）人事档案信息化管理的内容

基础设施建设是信息化建设的首要任务。保证计算机硬件和软件系统的合理配置，建立人事档案信息网络，充分利用计算机、扫描仪等现代设备，将人事档案资料整理后输入计算机。其次，信息资源建设是信息化建设的核心。人事档案信息数字化要规范电子档案的管理，加强对电子档案的积累、鉴定、著录、归档程序的操作，确保有价值的人事信息电子文件真实、完整有效。

二、我国人事档案信息化管理中存在的问题

（一）管理制度不完善

人事档案管理不严格，标准不规范，缺乏起码的档案管理制度，如交接手续不严密，重视程度不够等，这样就造成了档案管理工作的责任不明确和管理的混乱等。

（二）效率低

基于各种旧观念的束缚，以往传统的人事档案管理还停留在纸质的档案素材上，依靠手工操作，在档案建立检索时，严重组碍了操作效率，既费时又费力。同时，在资源利用时，还需通过人工操作调阅，致使工作变得较繁琐，并且查准率相对较低。

（三）未合理达到资源共享

一般来说，大部分人事档案管理部门还是沿用的手工检索查阅，再加上目前档案管理人员的计算机与互联网知识处在薄弱环节，相对的信息化程度较低，只停留在一些较简单的操作上，而面对信息化的繁杂技术就显得有些力不从心了，研究与开发就更不值得一提了，虽然有的管理部门拥有一些较先进的管理设备，但也也只是为了应付达标检查或升级考核而已，没有实地的用处，形同虚设。当前，以业务划分的形式是人事部门相关的管理职能的依托，并且各自具备相应的权限，各司其职、互不干涉的现象较为突显，致使内部人事信息分散，阻碍了资源共享的进展占同时，人事档案信息管理未设有明确的标准加以规制，导致了各科室数据通用性能只低不高，加剧了重复劳动的现象。

（四）人事档案管理的安全受到威胁

改革开放以来，虽然人事档案的信息化管理已取得了长足的进步，并运用计算机在单位内部建立办公局域网、人事信息网等网络体系，为人事档案材料的录入、分类、整理以及保管等注入了一剂强心针，从某种程度上加快了查准率以及效率的提升，但是，计算机在网络运行中的安全问题确日益突显，比如材料的泄露、黑客的侵入、以及病毒等，因此，计算机的保密、安全管理问题迫在眉睫。

（五）信息化人才队伍建设匮乏

人事档案管理人员的信息化程度随着人事档案管理信息化的递进而有所提升，这是一个必然的发展趋势。人事档案的信息化管理需要一支掌握信息化知识的档案人才为支撑，既要掌握传统的人事档案流程，还要熟练操作现代信息技术。从近几年来看，虽然也扩充了一部分信息化技术的专业人才，但是认识档案管理的整体素质却未曾提高，关键是一些复合人才的缺失，双向型人才的缺失阻碍了人事档案信息化的建设和发展。

1、缺少真正懂行的决策者。决策者对于档案信息化管理起到举无轻重的作用。档案管理部门的领导，尤其是分管档案信息化的领导，他们均站在整个队伍中的最顶层，但是，就目前我国档案部门来说，还有相当大一部分的档案部门领导达不到要求，所识别的信息化技术颇微，而另一方面由于受到思想的禁锢又懒于接受新知识，更谈不上进行专项研究了。这就导致了决策上的疏漏。

2、缺失信息化专业人才。从整体上看，档案信息化管理部门不但缺少复合型人才，而且自身的机构也不太合理，故而整体素质有待于提高。档案的信息化管理是一个庞大的系统工程，需要大批的专业化信息人才来维系工作的需求，但现在的认识体制远远还未达到，和其他部门相比来说，人事档案部门的社会地位以及现有资源都处于一种劣势。基于个方面的原因致使档案部门难以引进复合型人才，而内部原有的档案信息人才的流失无一不加剧了档案部门信息化人才的匮乏，尤其是中小城市，这种现象更是突显。

3、整体信息化素养不高。档案的信息化管理需要所有的员工共同维泵才能持续、健康的发展，不仅仅是依赖于信心技术部门这个单独的个体。甚至在有的档案管理部门，不会打字上网的大有人在，也有部分领导虽然站在决策者的高度-，但连一些最基本的信息技术操作都不懂，只是重于形式。如果不能得到有效的改善，将会为档案信息化管理留下重大隐患。

三、完善人事档案信息化管理的对策

（一）完善人事档案管理制度是信息化的基础

人事档案信息化管理中，要不断更新原有制度，要推陈出新，及时建立相对科学合理的人事档案信心管理制度，确保人事档案管理工作更加规范化。另外，在档案信息的收集方面，要注意完整性与及时性，并要保证档案信息的查准率。同时，要科学、严谨的对档案进行整理归档，在各个环节实施过程中，严谨防范档案的安全问题，尤其是对档案新添加的内容进行及时、主动的补充、更新。

（二）实现信息资源共享

人们的时间意识越来越强，获取的人事档案信息不仅要求真实、可靠，还要求获取信息的途径迅速、便捷。采用现代化管理手段管理人事档案，可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

（三）增强档案信息化管理的安全意识

在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，如何防止计算机的安全问题是一个老生常谈的话题，这就需要对通用的数据库数掘依据不同的使用权限进行分门别类的加密，正确的处理好档案信息的保密与合理利用二者相辅相成的关系。

（四）要完善管理人员的专业素质

随着现代化的快速发展，传统的方法已经无法满足现在工作的需求，单位就必须要大力的培养一批高素质和专业水平高的人员，并对其进行专业知识技能的培训，加强计算机知识的学习和操作技能，帮助其更快的掌握现代方法。管理人员还需要时刻学习，并以此来拓宽自己的知识面，提高自己的知识水平，提高处理现代化档案管理的能力，只有掌握住现代化的管理技术，才能适应现代网络化和信息化的档案管理工作，才能更好的为单位服务。

四、结语

综上所述，只有采用高效的计算机管理模式，建立科学规范的人事档案管理信息网络，更好的发挥计算机在档案管理方面的作用，才能激发员工的积极性和劳动热情，更好的选拔人才，才能使单位在竞争激烈的社会中利于不败之地，实现可持续发展。

参考文献：

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[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程.2011（24）.

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[5]周小莲.网络人事档案制度与诚信社会[J].邵阳学院学报.2006（02）.

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[8]王静.建立面向服务的人事档案管理体系[J].兰台世界.2006（02）.

档案管理制度下当代人事档案信息化的管理论文 篇9

第一章 总 则

第一条

为进一步加强

银行（以下简称“

银行”）员工人事档案管理，促进员工人事档案管理的规范化和信息化，有效地保护和利用档案，更好地为企业改革发展及管理工作服务，依据中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案目标管理暂行办法》等文件规定，结合邮储银行实际，特制定本办法。

第二条

本办法适用于邮储银行及各分支机构合同制员工人事档案管理，劳务派遣、离退休返聘等人事档案管理均不执行本办法。

第三条

邮储银行员工人事档案管理不再沿用原先按照身份管理档案的做法，人事档案不再区分干部档案和工人档案，统称员工人事档案，均由人力资源部门统一管理。员工的原有身份仅做为一种历史的记载，在调出系统或调入政府机关、事业单位时，以原有身份介绍。

第二章 档案管理体制和机构

第四条

邮储银行员工人事档案管理实行集中统一和分级负责相结合的管理体制，原则上按人事管理权限，由各级人力资源部门集中统一管理，同时接受上级人事档案管理部门的业务监督、检查和指导。第五条 人事档案管理是总行全辖人力资源管理信息系统建设的重要基础，是人力资源信息系统建设的信息支撑和保障。信息采集录入人力资源系统前必须要与人事档案进行核对。

第六条

各级分行应健全档案管理制度，按要求配齐配好专职档案管理人员，负责人事档案的日常管理和人力资源管理系统综合信息的采集录入、核对与维护。总行人力资源部负责对一级分行，一级分行人力资源部负责对二级分行的人事档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第三章 人事档案内容和分类

第七条

各级分行人力资源部对所管理的员工都要建立人事档案。总行及各级分行领导班子成员、总审计师、行长助理建立正、副本两套档案，其他员工只建立原始档案。

第八条

人事档案正本的材料应历史地、全面地、客观真实地反映员工情况。其内容及分类如下：

第一类

履历材料。包括：干部履历表、职工履历表、登记表、简历表，职工、学生、职员、教师、医务人员、军人登记表，军队干部履历登记表，更改姓名的材料及批件，履历变化情况等，以履历为主的综合性材料不要拆开，归到本类。

第二类

自传材料。包括：自传，属于自传性质的材料，入党、入团形成的自传材料等，入党、入团申请书和自传连

在一起的可归入第六类。

第三类

鉴定、考核、考察材料。包括：民主评议员工的综合材料，组织审定的综合材料，员工鉴定，自我鉴定（有组织意见的），学生鉴定和毕业生鉴定表，学员鉴定表，职工鉴定表，党、团员鉴定表，出国人员鉴定表，挂职交流鉴定表，实习和见习生鉴定表（有转正定级内容的可放在第九类），转业干部鉴定，以鉴定为主的各类人员登记表和其它鉴定性材料，员工考核、考察登记表，作为员工任免调动依据的正式考察材料，离任审计考核材料（审计考核发现问题而受处分的，连同处分材料一起归入第八类）。

第四类

学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料。包括：初中、高中、中专、高等院校毕业生登记表，招生报考登记表，推荐、选拔学生登记表，员工进修登记表，学习成绩表，论文成绩及评语，学历、学位证明材料，毕业研究生登记表，选拔留学生审查登记表，岗位职务培训登记表，专业技术任职资格申报表、聘任专业技术职务的审批表、套改和晋升专业技术职务审批表，专业技术考试成绩合格登记表，享受专家待遇津贴登记表，考试录用和聘用管理报考登记表及考试成绩，职业技能鉴定证明材料。

第五类

政审材料。包括：入党、入团、参军、出国、招工、招生的政审材料；审查员工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告，审查、甄别、复查结论，上级批复及有

关依据、本人对结论的意见、检查交待或说明情况材料，主要证明材料；家庭出身、个人成份，家庭成员和主要社会关系调查证明材料；“文革”中冤假错案的平反材料（包括直系亲属主要社会关系的平反材料），“文革”中的表现证明材料，爱人情况登记表及调查证明材料；更改民族、年龄、国籍、出生年月、参加工作时间的个人申请、组织审批意见及作为依据的证明材料；军人入伍时间的审批材料，知识青年上山下乡时间计算及工龄审批表，上级批复以及所依据的证明材料。

第六类

参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。包括：入团申请书、志愿书，团员登记表及离、退团材料；入党申请书（1-2份全面系统的）、入党志愿书，转正申请书，党员登记表，民主评议党员组织意见表或登记表，缓期登记、不予登记决定，组织审批意见及所依据的材料；对不合格党员劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见材料；延长预备期的有关材料，加入民主党派的有关材料。

第七类

奖励材料（县、处级及以上的）。包括：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

第八类

处分材料。包括：处分决定、免予处分的处理意见、通报批评材料、违犯党纪、政纪、财经纪律和工作过失材料，甄别复查报告、结论，查证核实报告、上级批复、4 本人对处分的意见和检查交待材料；历次运动中所犯错误受处分材料；刑事犯罪、法院判决书、劳动教养审批材料。

第九类

工资、任免材料。包括：工资变动登记表，员工岗位变动审批表、员工任免通知、任免审批表，军警衔评定、晋升审批表，调资通知和审批表，定职定级审批表，解决待遇审批表，专业技术职务评定、套改、续聘、解聘通知、命令，享受专家特殊津贴的通知，录用和聘用员工审批表及通知，解聘、辞退材料，劳动合同及其变更、解除、终止材料，延长试用期及暂不解聘材料，招工、调动工作材料，保险福利待遇、知识青年上山下乡登记表、以工代干登记表、应征入伍、退伍军人登记表、预备役登记表、国家公务员登记表、军队转业干部审批表，离休、退休、退职通知、命令，离、退休后提高工资待遇审批材料，因公出国（境）人员审批表、备案表、在国外表现情况材料或鉴定材料，停薪留职审批材料，党代会、人代会、政协会议、青工妇等群众团体代表会登记表，民主党派代表登记表、委员简历、政绩材料等。

第十类

其他可供组织参考有保存价值的材料。包括：新录用员工和毕业分配工作体检表，报到通知书，随军家属审批表，处理工伤事故中形成的有关材料，有严重慢性病的体检表，工伤致残诊断及确定致残等级材料，医疗期审核材料，干部逝世后讣告、悼词（生平）及有关材料，非正常死

亡的调查报告及有关材料，有保存价值无法归入前九类的材料等。

第九条

员工业绩考核和岗位变动等相关材料对于充实人事档案内容，提高人事档案的使用价值，准确反映员工工作情况十分重要。除第七条中相关内容外，在第三类中要将考核表，在第九类中要将《员工岗位变动审批表》（附件1）作为重要内容重点收集。人事档案管理人员在做好员工职务、工资变动登记的同时，要做好岗位变动的记录，为人力资源管理系统的维护提供可靠依据。

第十条

人事档案副本。副本的内容由人事档案正本主要材料的复制件（或重复材料）构成。内容及其分类：

第一类的近期履历材料；

第三类的主要鉴定、员工考核材料；

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务材料； 第五类的政治历史情况的审查结论材料； 第七类的奖励材料； 第八类的处分决定材料；

第九类的工资、任免、待遇、通知、出国审批材料。其他类别有重复的材料也可归入副本。

第四章 管理范围

第十一条

人力资源部管理人事档案的范围，原则上与其人事管理权限相一致，其分工如下：

（一）总行人力资源部保管：

1、一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本；

2、总行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本（正本由集团公司人力资源部负责保管）；

3、总行本部全体员工人事档案正本。

（二）一级分行人力资源部保管：

1、二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本；

2、一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本；

3、一级分行本部员工人事档案正本，其中：直辖市、计划单列市分行管理所辖 一、二级支行全部员工档案正本。

（三）二级分行人力资源部门保管：

1、二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本；

2、二级分行本部员工档案正本；

3、所辖一、二级支行全部员工档案正本。

第十二条一、二级支行不保留员工人事档案。根据自身管理需要省(区)分行可以保管所辖各分支机构全部员工人事档案正本。

第五章 各类人事档案管理规定

第十三条

档案管理人员及其管辖范围内直系亲属的人事档案，由所在单位指定专人负责保管。

第十四条

员工退职、退（离）休后，其档案仍由原保管单位人力资源部保管。

第十五条

员工死亡以后，其档案由原保管单位人力资源部保存五年后，移交本单位的综合档案部门保存。

第十六条

员工辞职、自动离职、被辞退（解聘）等终止或解除劳动合同后，未就业的，其档案转交本地人才交流中心或者当地劳动部门保管。

第十七条 在办理档案转移手续过程中，应由接收单位以公函的形式发到其档案所在的原单位，原单位接到对方的公函后，依照调动的程序办理调转或档案转移手续；除此以外，原单位不得办理档案转移手续。三年以上不办理人事档案转移手续的，原单位不能为其出具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅（国家安全、公安、监察等部门因工作需要可按规定办理查阅手续进行查阅）。

第十八条

员工在受刑事处分和劳动教养期间，员工出国（境）不归或失踪、逃亡以后，其档案仍由原管理单位保管。

第十九条

对“无头档案”要进行清理，编写出名册，并查找下落，查到线索的，经核对无误后，将档案材料转出。经多方查找仍无下落的，须在2个月之内，与查找的综合情

况书面材料一并移交本单位综合档案部门保存。

第六章 人事档案材料的收集、鉴别与归档 第二十条

档案材料的收集归档，必须严格按照中组部《关于干部人事档案材料收集归档规定》认真执行。

第二十一条

人力资源部门要与形成人事档案材料有关部门建立联系制度，做到定时、定向、定内容收集档案材料。人力资源部可根据工作需要和档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写员工履历表和自传等材料充实档案内容。形成人事档案材料的部门，要建立主动送交人事档案材料归档工作制度，应在形成正式档案材料的一个月内，及时地将形成的档案材料送交人事档案管理部门归档。

第二十二条

收集的材料，必须经过认真鉴别。属于归档的正式材料，必须完整齐全、真实有效，文字清楚，对象明确，手续完备。属于组织形成的材料要有组织盖章，属于个人形成的材料要有本人签字。凡组织鉴定、审查结论、处分决定、组织考核等形成的综合材料，须经本人见面签字（本人见面后未签字的由组织注明）；任免通知、呈报表、考察材料、录用、聘用审批表必须注明批准机关名称、时间和文号，出国（境）审批表，要注明出去和返回时间及出去的目的，然后方能归入档案。要认真做好归档材料登记，由归档人与接收人双方签字，明确界定归档责任。

第二十三条

归档范围之外的材料不得擅自归档。经过

鉴别不应归档的材料，应按中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行处理，详细登记并报请主管负责人审查批准。任何人不得自行销毁档案材料，不符合归档要求的材料不得归入档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

第二十四条

档案材料一律使用16开办公纸，使用碳素、蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝、红色墨水和复写纸书写。

第七章 人事档案材料的整理

第二十五条

人事档案整理工作，应严格按照中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行，特别是对新分配来的大专院校毕业生和新录用、聘用人员的档案，要做到随时立卷、整理、装订成册。收集归档的档案材料要在一个月内装入散装材料袋（夹），散装材料每两年装订入卷归档一次。

第二十六条

各类人事档案材料都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编上页码。

第二十七条

档案材料排序的基本方式：

（一）按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。

（二）按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、10 第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

（三）第九类材料可根据不同层次员工的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：

1、工资情况材料；

2、任免材料；

3、出国（境）材料；

4、招录、聘用、调动、解聘、辞退、退（离）休，劳动合同、岗位协议，入伍、退伍、转业等其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排序。

（四）凡外系统新调入（包括录用、聘用）人员均应填写《职工履历表》（附件2，《职工履历表》填表说明2-1）。

（五）不应归入第十类的材料有：入党积极分子登记表、预备党员考察表，党员发展计划登记表，谈话记录，党小组意见、党员重新登记申请、学习心得体会，思想、工作汇报等材料，在详细登记后退回员工所在党支部保存，工会会员登记表，入会申请书，独生子女证，结婚、离婚证书，学习总结、实习总结、思想汇报等材料，以前已存入的，应清理出来，进行登记销毁或移交有关部门和个人。

第二十八条

每卷人事档案，必须有详细的档案材料目录。编写具体要求是：

（一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。

（二）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。

（三）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。

（四）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写。

（五）书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。可以使用打印目录。

（六）书写或打印目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

（七）聘请外单位协助整理人事档案时必须聘请当地组织部许可的档案整理单位。

第八章 人事档案安全、保护、保密工作 第二十九条

为保证人事档案的安全，档案管理部门必

须做到：

（一）档案库房、阅档室、档案人员办公室应三室分开。凡保存500卷以上人事档案的单位，要设立独立库房，面积为每千卷档案20平方米左右。

（二）档案库房必须达到六防要求：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。要配置铁质档案柜、防盗门窗及空调、去湿（或加湿）机、灭火器、温湿度计等设备，并经常检查，保持库房内的清洁卫生和适宜温、湿度（要求：温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-65%）。

第三十条

保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决，保证人档相符，目录与档案一致。

第三十一条

档案管理人员要认真贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和档案工作有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密，不得私自保存他人档案，不得利用档案材料营私舞弊，在任何情况下都不能向无关人员谈论档案内容，严禁携带档案材料进入公共娱乐场所。对违反档案工作法律和纪律，丢失档案、泄漏秘密者，要视情节轻重，给予严肃处理。

第九章 人事档案的查阅、借阅

第三十二条

人事档案的查阅、借阅事由：

（一）在办理人事任免、考察、调动、工资、福利、社

会保险待遇，政治历史、学历、参加工作时间、年龄的审查，入党、入团、出国、组织处理、退（离）休、治丧等事项时，可以查阅、借阅档案。

（二）国家安全、公安、监察等部门因工作需要了解情况，可提供档案查阅，并只能查阅有关部分。

（三）编写党史、撰写人物传记、地方志，需要了解员工的有关情况时，一般不得查阅人事档案。

第三十三条

因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（一）邮储银行内部因工作需要，查阅人事档案，要提前预约，并在约定的时间内，由具有中共党员身份的2名工作人员持《查阅人事档案审批表》（附件3）到人事档案管理部门办理查阅事宜。“审批表”由查阅部门领导签字、加盖公章，并经人力资源部批准后方可办理。

（二）本单位各部门查阅其本部门员工档案，由是中共党员的管理人员持《查阅人事档案审批表》办理。审批表应经本部门领导签字，并加盖本部门印章，由人力资源部负责人审批后方可查阅。人力资源部内部亦按查阅档案的规定办理查阅事宜，原则上只能查阅所管范围内的人事档案。

（三）外单位因工作需要，查阅人事档案，必须持所在单位组织人事部门（县、团以上）出具的查阅档案介绍信，经人力资源部负责人同意，并办理审批手续后，方可查阅。

（四）档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出使用时，要说明理由，经人力资源部门负责人批准，并严格履行登记手续，限其一周内归还，不得擅自转借他人。归还时，由档案管理人员检查无误后，借档人方可离开。

（五）任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。未经批准，不得查阅同级和上级干部的档案。不能因私事要求查阅或让他人代查档案。

（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，要爱护档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。

（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经人事档案主管部门批准后才能复制（拍摄）。

（八）不得凭借外调证明材料介绍信查阅档案，外调人员不能查阅档案，所需了解的情况由员工所在单位党组织负责提供。

（九）查阅档案人员应在档案管理人员指定地点查阅档案。不得将档案带出查阅办公地点，一旦出现问题，由查阅者承担一切后果。

（十）查阅离退休人员档案有关规定，如：办理离退休人员其子女的政审；其供养直系亲属死亡后出具的离退休人员与死者的供养关系证明；办理退休时需将其档案借送到省

15（市、区）社保中心审核等事宜，均由单位社保管理人员与人事档案管理人员联系办理，一律不对个人。

第十章 人事档案的转递

第三十四条

转递档案应遵守下列规定：

（一）人力资源部相关岗位人员应及时将员工调动通知、职务任免通知抄送人事档案管理人员。

（二）人事档案管理人员接到调动通知、职务任免通知后，经主管领导同意，应在30天内办理转递手续，将调出员工的档案转给新的主管单位。

（三）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄和本人自带。对个人自带档案的，档案管理部门应拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换材料等问题的，要追究档案管理人员责任。

（四）转出的人事档案必须完整齐全，并按规定经过认真地检查核对、整理装订，不得扣留材料或分批转出。

（五）转递档案必须详细填写《档案转递通知单》（附件4），与档案一道密封，加贴密封条并盖密封章。

（六）收到档案的单位，要认真审核档案材料和装订质量，经核对无误后，应在回执上签字盖章，立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失。

（七）接受档案的单位，经检查没有按总行规定整理的或缺材料较多的档案，有权将其退回原寄出单位，要求其116 天内收集齐全、整理装订合格后再接收。

（八）建立人事档案台账，对转出、转入时间、单位等做详细登记，以便备查。

第三十五条

严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。

第十一章 附 则

第三十六条

人事档案管理是人力资源工作的重要组成部分，是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的工作。各单位要充分重视，加强领导，定期听取情况汇报，进行检查监督，保证必要的物质条件和经费。要加强人事档案管理人员队伍的建设，选调政治素质好，讲原则、责任心强，具有大学专科以上学历的共产党员从事档案管理工作，并按规定要求进行政治、业务培训，做到持证上岗。在政治上关怀、工作上支持、生活上关心，充分发挥他们的积极性、创造性。要注意保持档案管理人员队伍相对稳定和档案工作的连续性。

第三十七条

人事档案管理人员在人事档案建设和管理中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到以下点：

（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观理论，不断提高政治思想水平。

（二）遵守党的纪律，严守党的秘密，保证人事档案安

全。坚持原则，严格按照档案工作的法规和制度办事。

（三）热爱本职工作，树立爱岗敬业的精神。努力学习业务及相关知识，不断提高业务水平和工作能力，热心为部门和基层服务。

（四）建立健全规章制度，在日常工作中认真贯彻执行中组部及有关部门的规定。坚持每年定期检查统计核对人事档案，发现问题及时解决；定期对下属单位的档案工作进行检查指导，推广应用档案现代化管理技术。

（五）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

第三十八条 本办法自发布之日起施行。