院校的人事档案管理

院校的人事档案管理（共12篇）

院校的人事档案管理 篇1

摘要：随着教育改革的不断深入, 高职院校出现了大量编外聘用人员, 在编外聘用人员的人事档案管理过程中, 建立“不存也管”的人事档案管理新模式, 体现用人单位既用人又管人, 保证了编外聘用人员人事档案的真实完整性。

关键词：高职院校,编外聘用人员,人事档案

笔者在对我省几所高职院校的编外聘用人员数量进行了调查, 大部分学校编外聘用人员的总数与在编人员相比为1∶2, 个别的接近1∶1, 可见这部分编外聘用人员的队伍在不断壮大, 这也给高职院校的人事管理工作带来了很多挑战和困难。为此笔者根据我院的一些做法仅就编外聘用人员人事档案的管理, 提出一些看法和建议, 供同行们参考。

1 编外聘用人员的组成

由于高职院校不断扩大办学的规模, 招生人数的增加, 致使原有的在编人员无论是教学还是管理部门都无法满足当前的需要, 而上级主管部门在扩编问题上又不能很好地解决, 为了不影响学校的正常工作, 只能通过聘用编外人员这个渠道来自行解决。由于需要的人员的各类很多, 因此其组成也很复杂, 归纳起来有以下五类人员:一是应届毕业生 (本科、硕士和博士) ;二是往届毕业生;三是企事业单位在职人员;四是企事业单位的退休人员;五是临时性用工。这些人员均属于社会流动人员, 因此其具有较大的流动性, 同时还具有身份的复杂性, 这样在管理起来就会有一定的困难, 所以各用人单位对其人事档案都是采取其自管的办法或由当地人才中心或人才代理机构保管。

2 编外聘用人员人事档案管理的现状

从编外聘用人员的组成上我们不难看出人员的复杂性, 这也给我们人事档案管理工作带来了不便。这部分人员, 特别是前三类人员, 这些编外聘用人员不占学校编制, 流动性比较大, 按照有关规定, 学校一般是不负责管理他们的人事档案的, 我们在查阅这部分人员的档案时发现了以下几点。

2.1 档案转递各不相同

随着择业观念的改变, 人才流动的频繁, 人事档案转递也出现了一些新情况, 如:未及时找到工作的大中专院校毕业生, 企事业单位的辞、退职人员, 在档案转递过程中会出现无处可转的现象, 一些三资企业、民营企业以无权保管人事档案为由, 拒绝接收, 还有一部分用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术和管理人员, 用人单位为了留用人才, 对其档案转递设置障碍, ;应届毕业的大学生, 因其在毕业前就找到了“就业单位”, 学校也知道其所谓的就业单位很多是无法接收档案的单位, 为了防止档案的丢失, 所以只能以邮寄的办法, 将其档案邮寄到家里, 由本人以自带的形式来转递的。这样就会出现, 档案材料不全, 内容不实甚至档案遗失的现象的发生。

2.2 档案归档不完整

根据档案收集工作的要求, 必须维护档案的完整性, 由于编外聘用人员其具有一定的流动性, 这势必会档案在完整性方面造成困难。造成其档案不完整的主要原因有以下几个方面:一是原用人单位忽视对流动人员档案的管理, 不注重收集职工在其单位所形成的作档案。二是部分流动人员对人事档案重要性认识不足。认为进不了国家机关或事业单位, 人事档案可有可无, 不将其档案移交有关管理部门, 使其档案材料处于无人收集、无人管理、无人监督的状态, 其在昆之间的工作、学习等情况变化而无法记入档案, 造成“断档”或“无档”现象。三是档案管理者方面由于流动人员的流动性, 身份的复杂性, 单位的分散性在客观上给档案管理者收集、整理带来挑战, 加上档案管理人员专业素养较低, 导致流动人员档案材料不全, 不能客观反映流动人员真实面貌。

2.3 档案材料的真伪难辩

我们在整理档案时发现, 一些编外聘用人员为了能进入好的单位、或职称、工资的晋升, 岗位考核, 干部任免等需要, 擅自涂改、伪造档案材料。假学历, 假工龄, 假成果, 假奖励现象屡见不鲜。结果档案年龄越填越小, 学历越填越高, 成果越填越多, 真假难辩, 不能提供准确客观的凭证依, 给编外聘用人员计算工龄, 晋升工资, 选拔人才带来困难。

3 编外聘用人员人事档案管理的措施

3.1 提高档案意识规范管理

高职院校组织、人事部门增强编外聘用人员档案意识, 要建立一套完备的制度体系, 确保编外聘用人员档案材料收集、鉴定、审核归档、保管、保密、转递、遗失补建等制度化、规范化, 为用人单位聘用人才提供参考依据。

3.2 加强档案管理人员工作队伍建设

档案管理人员是人事档案工作的主体, 在人事档案工作中起主导作用。流动人员人事档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作。通过培训、学习, 提高档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质、职业道德。加强档案管理人员队伍建设是提高流动人员人事档案管理水平的关键。

3.3 建立“不存也管”的人事档案管理新模式

《流动人员人事档案管理暂行规定》明确指出, 流动人员人事档案应遵循“集中统一, 归口管理”的原则, 由县以上组织人事部门所属的人才交流服务机构管理流动人员的档案。劳动部门及其中介机构依据《劳动力市场管理条例》管理着一部分流动人员的人事档案。

结合编外聘用人员流动性特点, 加强收集、整理工作, 建立“不存也管”的人事档案管理新模式。“不存也管”的人事档案管理新模式, 就是我们根据国家的有关规定, 对编外聘用人员的人事档案管理统一交由国家指定部门保存, 学校不保存其档案材料, 但学校要对这部分人员履行在校期间的人事管理职能, 编外聘用人员在校工作期间, 我们为其设立自己的档案用户, 将其在校期间所形成的档案资料进行收集归档, 体现用人单位既用人又管人。我们具体的做法是, 在与编外聘用人员签订劳动合同的同时, 就要求其将原有的人事档案送交到我们指定的人事管理机构保管, 我们再与该机构进行协商, 将其原人事档案进行复制, 做为学校建立其人事档案的原始材料, 为其在学校建立一个人事档案用户, 并将其在学校期间所形成的人事档案资料进行补充, 同时我们还定期或不定期到指定的人事管理机构将其在社会上所形成的档案资料进行复制来补充学校的档案, 当编外聘用人员与学校解除劳动关系时, 我们会将其在学校期间所形成的档案资料移交到其人事档案的保管部门, 这样既保证了编外聘用人员人事档案的完整性, 同时也克服了“人档分离”的现象。经过多年的实践探索, 我们认为这样做, 既维护了编外聘用人员个人的合法权益, 同时也为其它用人单位提供了真实完整的档案信息, 也为学校在编外聘用人员中选择进编提供了资料。

参考文献

[1]周向玲.高职院校编外聘用人员人事档案管理探析[J].科技信息, 2008 (8) .

[2]国灵华, 梁宏伟.高校人事档案管理存在问题与对策[J].档案天地, 2005 (4) .

院校的人事档案管理 篇2

很多高等职业院校的人事档案存放的比较散乱没有形成统一的管理存放，人事档案在人事处、学生处等都有存放，这种散乱的存放方式对人事档案管理非常不利，无法形成统一规范的管理模式，也非常不利于权力部门对档案的使用，无法发挥人事档案的作用。目前高等职业院校的人事档案管理的方式比较落后，大部分是采用手工整理，人事档案信息化进程较为缓慢。高等院校档案信息化建设的工作没有建立统一的协调机制，很难实现资源的共享。很多高等职业院校对人事档案管理观念淡薄，档案工作无法带来直接的经济效益因此很容易被忽视，导致人事档案管理工作的滞后。

2.2档案管理人员的素质偏低：

很多人普遍认为档案管理工作不需要高学历人员来管理，在高等职业院校中人事档案管理工作人员的学历普遍较低，专业分布不合理，工作的积极性较差，导致档案管理人员的整体素质偏低。由于档案管理人员素质的偏低，无法为档案管理提出创新性建议，对档案管理现代化进程有一定的阻碍。人事档案信息化要求档案管理人员掌握计算机、档案管理等多方面的知识，而档案管理人员素质偏低直接影响了人事档案管理的现代化进程。

2.3档案没有及时更正：

浅谈高等院校人事档案管理 篇3

关键词：高等院校；人事档案；管理

档案管理是高校管理中一项非常重要的工作，而人事档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分。人才管理工作的好坏直接影响着学校的人才选拔和任用，影响着学校教学和科研水平的提升。因此，在各个高校实施人才强校的大环境下，如何加强高校人事档案管理工作，是研究高校档案工作科学管理的重要课题。

一、高校人事档案管理的重要性

（1）教师信息的记录和保存。人事档案是学校人才基本信息的载体，记录和保存教职员工的年龄、学历学位、专业、职称、身体健康等情况，还反映了工资、奖惩情况、科研成果、职务变动情况，这些信息为教职员工职称评聘和行政职务的任命提供了基本信息，学校的人事部门、组织部门、教务科研部门都需要查阅人事档案，了解和掌握全体教职工的情况，为学校在人才政策制定和人才引进培养方面提供重要依据。（2）教职工身份和素质的证明。高校招聘教师，尤其是一些高精尖的人才，当人员尚未到岗，无法确定专业素养时，可以通过档案来进行分析和评估，因为一个人才是否具备所需的专业素养，是否有很强的事业心，仅仅通过面试和考试是很难完全确定的，但是我们就可以从他的人事档案中的考核情况、奖惩情况、任职情况、科研成果记录，甚至从他填写相关材料的字迹认真程度，就可以看的出他的敬业精神和责任感程度，所以说人事档案资料在高校人才招聘、职称评聘、职务任职等方面发现和选拔人才都具有重要的作用。（3）人事信息的核实和纠正。在高校管理中，高校在开展关乎教职工切身利益的事务时，有些人对自己的有些信息记忆不准确，再加上档案的保密性，使得不少高校出现了年龄、职称、学历、工龄、科研成果等信息和实际不相符，甚至出现了一些虚假的信息，这些虚假的信息给学校的管理带来了不少困难，但我们可以通过人事档案工作，对相关信息进行核查、比较、鉴别等，为学校相关部门提供准确的信息。

二、高校人事档案存在的问题和改进措施

（1）档案管理不规范，归档材料不及时不完整。随着近几年来办公自动化在各个单位公司使用，生成大量的档案材料是使用A4纸张，按照现行档案整理规范，现在的干部档案资料统一用A4纸张，如果不经过处理，将纸张大小不同的档案资料装订到一起，给整理和立卷的工作的人员带来不便，增加工作量。人事部门事务繁杂，有些高校的没有专职的人事档案管理员，有些高校人事档案管理人频繁变动，导致多年收集的档案资料不能及时归档，所以我们应加大人事档案人力物力投入，加强人事档案管理人员专业素质培训，提高业务能力。（2）档案管理方法待提高，信息资源难整合。目前，传统的手工操作依然是很多高校的人事档案管理的主要方式。大量的人事档案还停留在纸质档案，没有进行人事档案的全文扫描和录入，没有建立本单位的人事信息数据库，查询信息时还停留在人工翻阅原始档案，这种落后的档案管理方式容易的查阅档案中出现差错，也容易在翻阅过程损伤原始档案，档案信息资源难以整合，重复查阅工作太多，影响工作效率。随着信息化的不断发展，各高校都在开展数字化校园，人事档案管理信息迫在眉睫。高校可以整合各个部门调整信息资源，进行有效的整合，建立可集成的高校人事信息管理系统，利用校园网和校内其他管理系统进行对接，最大限度的实现人事信息的收、管、用。（3）人事档案管理队伍建设落后，科学化管理程度较差。

目前，大部分高校从事人事档案管理的都是以兼职为主，即便有专职人员，不论从职称还是学历来说都比较低，档案管理专业毕业的更是少之更少。无论是兼职还是专职档案人员，从事档案管理业务培训的人很少，缺乏档案管理的基本理论知道，有的甚至不会操作电脑，无法使用扫描仪、复印机等设备，难以开展数字化档案工作。严重阻碍高校档案信息化建设，影响人事档案管理的科学化、规范化。因此，应加强对人事档案管理人员的业务培训，尤其是计算机与信息技术的培训，努力提高档案管理人员的业务素质水平，同时也要积极引进一些档案专业人才，鼓励精通计算机、信息技术的人才从事档案管理工作，注重加强档案管理人员的实践培养和锻炼，探索档案管理的新理论、新技术、新手段，提高人事档案的管理水平。

高职院校人事档案管理信息化 篇4

1 高职院校人事档案信息化管理的重要性

1.1 人事档案管理信息化是档案管理发展的方向

当今社会,以计算机为基础的信息技术在社会各个领域高速发展,为时代带来了一场深刻变革,电脑网络正以惊人的速度深入到社会的各个角落,信息技术和相关设施的大量普及使得信息化进程成为当今社会发展各个领域的主流。而档案原生具有可信息化的基础,人事档案实现信息化是时代发展的需要。人事档案信息化是指用科技手段和信息技术对人事档案材料资源实施基于现代电子信息环境下的管理和利用。人事档案管理的信息化改造是细致复杂而系统的工程,也是改造优化现有档案系统、资料转化和整理的过程。2002 年国家档案局中央档案馆印发的《全国档案信息化建设实施纲要》里面提出我国档案管理工作的任务中,重要的一项就是信息化建设。因此人事档案管理实现信息化是当前高职院校管理工作的重要任务,是当今社会信息化潮流的必然趋势。

1.2 高职院校人事制度改革和发展要求档案管理信息化

随着院校规模不断扩大,人员越来越多,人事制度管理也越来越复杂,高职院校人事制度改革是院校发展的必然要求,是在新的环境中生存和发展并更好地满足人事制度优化改良的重要策略。档案管理信息化是高职院校人事制度改革的重要项目之一,随着高职院校管理制度改革的推进和当前社会环境信息化潮流的要求,传统模式人事档案管理越来越无法适应现实要求,材料信息数量越来越多,种类越来越复杂,档案提取和操作日益频繁,传统模式对人事档案的管理已无法满足现实环境提出的相应要求,因此,要以信息化技术对人事档案管理进行改造和建设,把档案管理信息化融入到人事制度改革中去才能适应当前的客观现实对人事档案管理工作的需要。

1.3 实现人事档案自身价值需要高职院校人事档案管理信息化

高职院校人事档案管理工作的根本价值在于档案能否具备一个高效准确合理的利用基础,人事档案记录了大量的人事信息,是单位人事调整、个人办理相关手续的重要依据,信息服务的准确性和高效性是人事档案管理工作的两项基本原则。另外人事档案也是人才开发工作重要的人事材料基础,人事档案作为人才信息的资料库记录了大量人才相关的重要信息资源,可为开发和利用人才资源提供信息上的支持与保障。人事档案管理工作从针对客体上分为实体和信息化两部分,实体档案针对客体是档案的原始凭证、纸质文件,这种形式所特有的唯一性、真实性和法律凭证作用是其他形式所不可替代的,不过实体档案管理工作操作复杂,利用手续繁琐,检索麻烦、管理效率十分有限。人事档案信息化管理相对实体档案具有高效便利的特点,可极大提高档案工作管理的效率,简化档案利用的复杂程序,充分发挥人事档案的功能,更大实现档案价值。

2 高职院校人事档案管理实施信息化的措施

2.1 加强对人事档案工作的重要性认识

人事档案管理虽然具有很强的重要性和不可替代性,但档案管理是一项系统和长期的工作,对档案管理工作的重视或忽略都难以在短期内显现出其效果或危害。因此,提高对档案管理的工作重视,加大关注档案管理的重要性,必要性认识,提高教育单位内部有关人员的档案意识,提高上级领导和教育单位各部门对人事档案工作的支持和配合十分关键。要实现人事档案管理工作的准确性、高效性、信息化,硬件建设是必不可少的前提,而人事档案管理工作的重要性获得领导重视是关键。要进行相关制度的改革,设备的购置,人员的调整,无一不需要上级部门逐一进行审批,学院领导对人事档案工作的认识如果不够会造成档案建设上重大困难,因此要把档案管理重要性作为学院整体工作重要性的必要组成部分,在人事档案制度和信息化改进的相关要求上予以必要支持;组织人事部门的领导更要对档案重要性给予必要重视,要将人事档案工作纳入本部门重要议事日程,把档案工作的规划布置,研究考核与本部门其他工作同期开展,定期研究检查、布署、指导人事档案工作。

2.2 建立制度基础,规范档案管理

为增强高职院校人事档案工作管理质量,提高档案工作效率,规范档案工作流程,科学化的档案管理非常重要。要本着合理性和科学性原则建立一套完整的档案管理规章制度。规章制度是管理工作正常进行的依据,是档案管理具体实施的标准,合理科学的一整套人事档案管理规章制度是实现管理规范化、科学化的重要保障。提供资料的相关部门要对档案管理目标实施全面细致地考察,从不同角度、多个侧面真实准确地考察所有档案人员的相关材料,重视对当事人工作能力,性格特点、业务水平的记录,保障形成材料的真实性、准确性、客观性和全面性。

2.3 建立完备的高职院校人事档案数据库系统

当今快节奏高速发展的时代环境要求人事档案管理工作也要具备与之适应的工作效率,迅速有效地实现信息交流和档案数据更新。为跟上时代步伐,高职院校人事档案管理的工作重点应由实体管理向信息化管理转变;而信息化管理很多方面依赖于计算机技术和信息技术在档案管理上的应用,因此建立人事档案数据库系统是这一切的基础。数据库系统的建立可实施人事档案信息汇总和动态管理,方便快捷地更新人事档案数据,使人事档案查阅,比对,传输上更为迅速准确。人事档案数据库要建立在中组部《信息结构体系》的基础上,循序渐进,分层次、分步骤、分阶段、有序地进行。数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容,采集工作一定要以组织人事部门审核的年龄、工龄、党龄和学历学位为依据,保证人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。

2.4 实施人事档案网络化管理

高职院校人事档案数据库的建立和档案管理的信息化转换,使档案信息的利用效率大大提高。为实现信息资源共享,加强档案信息的交流与传递,在局域网内实现高职院校人事档案的管理和人事数据交流必不可少。实现人事档案管理的网络化信息化交流和共享体系,保障信息安全是前提,在网络信息管理中要重点做好管理权和使用权的问题,要进行密码和多重验证来核对管理者身份。要以多种方法对数据库采取安全防护和安全性监督。防止非法人员利用网络盗取和损坏档案信息;同时保密性也是人事档案数据管理的重要原则。针对人事部门内部要合理设置操作者和管理用户的系统权限,避免不必要的授权和重复授权,对于管理权限的分配要做到责任和权限对等,避免出现越权管理和权限失效现象。人事档案数据可通过网络实现数据共享,避免了人事档案操作程序上的反复录入,提高档案管理工作效率。网络化的档案服务还可实现全天候24 小时在线,随时需要都可实时查询档案数据,方便各种工作情况的要求。人事档案管理的网络化还可在需要人事信息资料汇总和统计分析时实现快速高效的实时统计,这对决策和组织人事工作而言是极为有利的信息支持。实现高职院校人事档案网络化管理需要运用相应的电子设备和信息技术,遵循《干部人事档案原件管理系统》的相关原则,把相应人事数据严格对照档案原件逐步输入电脑,建立人事档案电子数据库。人事档案实现网络化以后档案的管理汇总、统计利用、查阅、变更都能够实现无纸化操作,大大提高了档案工作的效率和管理的科学性和先进性。

3 结语

为迎接信息时代的到来,高职院校人事档案管理要积极引入信息化、网络化、电子办公的先进理念,运用科技手段改进档案管理制度。加快高职院校人事档案改革的推进,努力挖掘人事档案信息资源,实现人事档案资源的合理化利用。使人事档案成为高职院校管理制度改进、人力资源开发以及提升综合实力的有力支持。

摘要：高职院校管理工作中,人事档案管理工作相对其他一切管理工作而言,是重要的基础工作。当前形势下,信息化是高职院校发展中必须要面对的问题。当今社会是一个信息化的社会,几乎在所有领域,信息化已成为现代及今后发展的潮流,为顺应时代要求,人事档案工作进行信息化管理势在必行。建立网络化管理体系和人事档案数据库系统,培养专业的高素质信息化档案管理人才队伍是进行人事档案管理信息化的关键所在。

院校的人事档案管理 篇5

★ 公司人事管理工作总结

★ 铁路建设口号

★ 铁路论文

★ 铁路建设工作会议总结

★ 公立医院如何提升人事管理效率论文

★ 人事管理自荐信

★ 人事管理岗位职责

★ 人事管理工作总结

★ 内部治理下高校人事管理论文

院校的人事档案管理 篇6

关键词：高等院校人事管理績效考核问题对策

0 引言

绩效考核是一种有效的人事管理手段，在增强组织活力和竞争力方面发挥着至关重要的作用。然而，我国大多数高等院校的人事考核制度仍处于90年代的水平，多数高校绩效考核实行中存在困难，绩效考核与发展战略相脱节。因此，对目前高等院校绩效考核存在的主要问题进行分析，并有针对性的提出适合于高校发展的绩效考核方式，具有重要的理论与现实意义。

1 高等院校人事绩效考核概述

所谓人事绩效考核，是指对被考核者的职务行为进行日常观察、记录，并按照一定的方法进行测评，以达到培养和开发组织成员能力的目的。人事绩效考核对高等院校来说是重要的人事管理工具，一方面，工作绩效能有效的论证员工在工作岗位上的表现情况，是否达到标准。另一方面，高校做人事决策时，做升迁、加薪等人事决策时都需着重参考绩效考核结果。可以说，人事绩效考核大大增加了选拔标准的透明度。

2 当前高等院校人事管理绩效考核存在的问题

2.1 思想观念上对考核工作不够重视

由于我国以前实行计划经济，平均分配思想占主导地位，学校员工对高校推行的新的人事绩效考核制度往往表示出强烈的抵触与反对情绪。很多大中专院校管理者对人事考核工作在思想认识上不足，认为如果细化人事绩效考核，将会引发上下级不和谐因素，故而也不是很赞成细致详尽的人事考核。有时候及时建立了人事绩效考核制度，也因种种原因，不能将考核结果很好的应用。

2.2 缺乏高效的绩效考核技术，对绩效考核的认识不到位

高等院校中的绩效考核者往往缺乏正确的绩效考核技术和方法，在对待绩效考核的态度上也不是很正确，从而导致绩效考核的失公平性与公正性较低，带有很多的主观意愿。此外，大部分高校员工对绩效考核工作缺乏科学和正确的理解，很多人认为搞绩效考核对他们工作的稳定性将产生严重威胁。

同时，大多数考核者没有好的绩效考核技术，加上需考虑人情关系、工作不负责任等方面的原因，往往导致考核结构偏差较大。例如部分领导出于私人感情，为了稳定员工关系或者是其他的原因，不按照标准规则执行绩效考核政策并利用考核结果。最终致使高等院校内部没有形成良好的绩效考核氛围，考核制度形同虚设。

2.3 绩效考核制度设置的不科学、不合理

我国高等院校人事管理绩效考核制度相对滞后，首先体现在考核内容上存在不全面，设置不合理的缺点，针对性不强，设置的考核内容大多千篇一律。高等学校内部绩效考核制度往往以岗位履行任期及工作目标为考核的主要内容，注重实效，并通常是以岗位和任期责任制为考核的基本依据，因而对其他方面的考核不予重视。这在很大程度上影响了绩效考核结果的客观公正性。

另外，考核标准设置不明确。考核标准是高等院校人事考核的衡量标准。而高校指定的考核标准往往受考核者主观价值观的影响，尤其是容易受领导主观意愿的影响。考核判断过程中，定性的居多而定理的较少，考核判断标准的随意性大，这很难保证考核的公正性。

最后，绩效考核指标设置的不科学、不合理，考核的周期不明确。高等院校常用的绩效考核指标中基本上都是属于定型化的指标，例如德、勤、绩这类考核指标。这使得在实际考核过程中随意主观性的判断较多，使考核工作的严肃性与有效性大大降低。同时，有效的绩效考核需要不同的考核周期来保证，但目前多数高校实行一年进行一次考核，考核周期的不合理也导致高校不能及时发现员工的实际工作问题，并进行纠正。

2.4 缺乏绩效考核结果有效利用及相关的反馈制度

在我国大多数高校制定的绩效考核制度中，考核结果利用及绩效反馈制度还不够完善。具体表现为在绩效考核结束后，学校领导与员工的沟通不够，没有进行有效的工作反馈。同时学校对考核的结果也不是很重视，致使绩效考核的结果不能被充分有效的利用。这样，高校的绩效考核工作就失去了真正的意义，同时还浪费了大量的人力与物力。

3 高等院校人事管理绩效考核的改进对策

3.1 营造良好的考核氛围

只有在良好的氛围中，绩效考核才能落到实处。高等院校要营造良好的绩效考核氛围，首先，要让高校的所有员工真正了解绩效考核的确切内涵，在思想上与认识上引起足够重视，提高员工对绩效考核支持度。其次，必须坚持公开及公平的考核。只有一如既往的在考核的实践中发现问题，学校才能不断的创新优化、完善及修正考核方案，并积极的把高校的校园文化揉进考核的内容中。

3.2 正确定位绩效考核，加大考核者的培训力度

高等院校对绩效考核要有正确的定位，尤其是学校领导更应该有这种意识，将绩效考核作为完整的绩效管理循环中的一个环节来看待。此外，还要加大考核者的培训力度，提高其综合素质。客观公正、准确的绩效考核结果不仅取决于考核制度、考核技术及方法，更受到考核者业务能力及综合素质的影响。因此，对参与绩效考核的考核者进行专项的培训和辅导是非常重要的。

3.3 完善科学的考核制度及考核方法

建立科学的绩效考核制度，首先要对员工的岗位进行科学有效分析，解决考核制度的滞后性问题。因地制宜、因时制宜的配合学校的发展战略，客观分析各工作岗位的职责并编制详细的岗位说明书。其次，要科学合理的确定考核内容，设置指标体系。高等院校可采用层次管理法将考核体系分为整体绩效考核、部门绩效考核和员工绩效考核三个层次，以解决考核内容以偏概全的缺陷。在设置考核指标时需注意平衡，注意定性与定量指标相结合，以可实际观察并可以量化的指标为主，以相关的定性指标为辅。最后，要明确考核标准，使考核周期系统化。学校应制定明确的考核标准，将考核结果有效地与薪酬挂钩，将薪酬定位有序的和考核制度结合起来。并综合考虑考核目的、被考核职位、考核指标类型来确定绩效考核周期。

3.4 充分利用并及时反馈绩效考核结果

绩效考核结果来之不易，加以充分利用才使得绩效考核工作更有意义。有效的反馈考核结果能使高校管理人员如实掌握各工作岗位的进展情况，积极帮助高校员工有效的制定出改进工作的计划，达到提高绩效的目的。因此，高等院校需要从建立交流与沟通反馈、有效运用绩效考核结果这两个方面入手，切实建立有效的绩效考核反馈制度。

4 结论

高等院校的人事管理绩效考核应该以科学的方法和理论为指导。相信，我国高校必会冲破绩效考核的重重障碍，根据学校的实际情况采用恰当的方法和技术把绩效考核工作做好。进一步发挥人事绩效考核提升高校核心竞争力的作用，以此促进高等院校教育事业的不断发展。

参考文献：

[1]秦兆伟.高等院校教师工作绩效评估的探讨[J].科技与管理，2010，(6)：34-39.

[2]英树志.我国高校绩效考核中的问题及对策[J].北京机械工业学院学报，2009，(6)：24-25.

[3]李玉光.对当前高校人事管理创新的思考[J].大连大学学报，2010(1)：71-72.

院校的人事档案管理 篇7

一、高职院校人事管理的现状

1. 人事管理的定位出现偏差

当前, 许多高职院校还未充分认识到人力资本投资有利于学院可持续发展战略的实现, 未认识到人事开发投资在技能型人才培养中的重要意义。现实中, 有的学院人事处只是换了名字, 工做效能还未跳出过去人事工作的圈子, 根本没有把人事处当做学院发展的战略伙伴、业务助手和咨询顾问。在观念上, 从学院领导到各院系, 并没有对人事部门产生足够的重视。有些原本属于人事部门的目标体系制定、薪酬设计等职能, 也归于财务部门或其他系部管理部门。实际上, 高职院校培养的是技能型、应用型人才, 都要求高职学院的人事管理必须能够具备计划性和前瞻性。

2. 缺乏人才队伍规划

对目前的高职院校来说, 人事工作的核心是前瞻性的人事规划及对应的实施计划, 而人事规划的核心就是队伍规划。在上世纪, 高职院校还是普通中专的时候, 学校整体人员素质相对较高, 生源质量也高, 并且单位人力成本相对较低。但是, 随着中专学校组建晋升高职院校, 加之本科院校扩招, 高校之间竞争日趋激烈, 对高职院校的发展提出了严峻的挑战。有的高职院校由于诸多方面的因素, 办学机制僵化, 定位不准, 科研上不如本科院校, 技能培养上不如中等职业学校, 缺乏双师型教师队伍建设, 有的专业硬件设施不到位, 生源质量差, 优秀的骨干教师尤其是优秀的专业骨干教师有的被其他院校挖走, 这些都成为高职院校可持续发展的绊脚石。

3. 人事开发的形式单一

培训、交流等是人才资源开发的可靠途径, 而大多数高职院校人力资源开发仅仅局限于有限的几种开发手段。以培训为例, 高职院校人员培训方式较为单调, 各类培训班通常遵循讲授、讨论加活动的模式运作, 缺乏必要的实验、锻炼等其他科学的培训手段;培训过程中忽视素质锻炼和能力提高的教育环节, 更不重视心理训练。由于培训形式枯燥单调, 重理论轻实践, 忽视高职院校人员的年龄结构、心理特征, 造成培训低效。这种人员投入和产出的反差, 恰恰反映出当前我国高职院校人才开发方面的不足和滞后。

4. 人才使用存在问题

在当前的高职院校中, 个别学院还产生任人唯亲的弊端, 造成严重的人才资源闲置和浪费, 使学院能上不能下, 能进不能出。在人才使用过程中又受论资排辈等传统观念的影响, 因人设岗, 因人设事, 职工升迁不以工作实绩为依据, 造成良莠不分, 优劣错位。在员工绩效考核方面, 对优秀的教职员工在奖金、晋级增资、晋升职务方面与一般员工没有拉开档次, 使绩效考核的激励作用不能充分发挥, 严重挫伤了教职工的积极性和创造性。

5. 执行力大打折扣

所谓“执行力”就是指贯彻战略意图, 完成预定目标的操作能力。但对于大部分高职院校来说, 其部门职责往往并不十分清晰合理, 互相推诿扯皮, 缺乏有效监督、各院系之间缺乏信息的沟通和分享。

二、高职院校人事的优化配置

针对目前高职院校存在的问题, 本文将从管理文化、人员招聘与培训、管理制度和绩效评价等方面进行改革与完善, 从而实现人力资源的优化配置。

1. 培养“以人为本”的人事管理文化。

转变人事管理理念, 树立“以人为本”的管理思想是高职院校人力资源优化配置的前提条件。学院领导者应当充分认识到人力资源在高校竞争中的重要战略地位, 认识“人”的重要性。真正做到关心员工、尊重员工, 把员工作为学院的主体, 努力营造以人为中心的人事管理文化氛围, 促进学院的可持续发展。

2. 建立完善的人员招聘与培训开发体系。

完善的人员招聘与培训开发体系, 能确保高职院校发展所需的高质量人力资源, 会为学院带来新的管理理念与科研水平, 促进学院人力资源整体素质的提高, 加强学院对外部环境的适应性以及自身的创新能力, 从而实现内部人力资源的合理配置。根据职业教育的特点, 高职院校要根据自身的特点及当前的人员结构制定适宜的员工招聘计划, 既可以通过外部招聘, 也可采用内部晋升的方式, 选拔具有复合能力的高素质管理和科研人才。同时, 学院应当增加对员工人力资本的投入, 依据人事档案资料, 了解现有员工的基本情况, 分类别进行员工培训, 还可以组织跨部门和跨学院的员工交流与培训, 使员工汲取现代化的管理理念, 提高员工的综合素质, 促进高职院校健康发展。

3. 制定规范的人事管理制度和科学的绩效评价机制。

高职院校人事管理的规范化、制度化建设, 不仅要制定规范的人事管理手册, 使各项工作有章可循, 还要从传统的人事管理向透明、公开、公正的现代化人力成本管理转变, 引入人事管理新理念, 制定人事管理战略规划, 建立一种把员工与学院发展相结合的人事管理制度, 实现员工与学院双赢。完善的激励机制不仅注重对员工的物质奖励还注重精神方面的鼓舞, 学院领导可以设置科学合理的绩效评价机制来进行行动考核, 对业绩突出的院系或个人, 应给予奖励或优先提升的机会, 并鼓励他们再接再厉, 再创佳绩。同时, 对于未及时完成任务的员工和完成结果不佳者, 也不应严厉苛责他们, 而应采取激励的方式, 指出他们工作中的不足之处, 指导他们工作失误的原因。通过这种严格和友好的方式激励员工发挥他们的实际能力和潜在能力。

4. 加强校园文化建设, 营造良好氛围。

校园文化是一个组织, 由其价值观、信念、仪式、符号、处事方式等组成的其特有的文化形象, 良好的校园文化能够在集体内产生一种精神振奋、朝气蓬勃、开拓进取的良好风气, 激发单位成员创造热情, 从而形成一个能够促进员工奋发向上的心理环境。校园文化建设可以经常开展丰富多彩的、有校园特色的文体娱乐活动、岗位练兵技术比武等活动形式。

5. 编制人事计划, 制定人事规划。

人力事计划是对人事部门未来要做的工作内容和工作步骤的计划, 是根据学院的发展规划, 通过学院未来人才的需求和供给状况进行分析和评估, 由人事部门对学院的职务编制、人员配置、教育培训、招聘和选择等职能性计划, 一般可分为长期、中期、年度和短期计划四种。高职院校要重点关注的是长期计划, 形成一套完善的人力资源计划, 制定严格的用人标准, 可以根据每年的实际去部分修改, 而不是因一时一事频繁改变, 从战略高度培养核心人才, 尤其是对管理人才的长远考虑, 使学院稳定持续发展。

6. 注重培训, 加大人才培育力度, 储蓄后备力量。

高职院校应完善员工培训体系, 建立培训和效果评估制度, 应充分认识到人才对于学院发展的重要性, 加强对管理者、职工的再训练、再教育, 以提高学院在不断变化的经济中的竞争力。

7. 切实采取措施降低员工流失率。

部分院校已经充分认识到“人”对于教育发展的重要作用, 因而学院越来越注重改善办学环境, 如:改善住宿、提升伙食标准、增加工资福利、缩短工作时间、改善劳动环境。更要注重与员工心灵的交流与沟通;帮助员工进行职业生涯规划, 制定人生目标, 实现自我价值;采用合理的激励措施, 提高员工的工作积极性;营造公平竞争的人才环境, 就算是离职也要以礼相待等等。

高职院校作为我国高等教育发展中的重要组成部分, 虽然在一定时间里有自身的优势, 随着高等教育的大众化发展, 高职院校原来人力资源管理存在的弊端不断显露, 特别是制度和管理方面。高职院校只有转变自己的理念, 姓“职”不姓“高”, 在立足于我国职业教育发展的基础上, 不断调整战略模式, 汲取同行的先进管理理念, 才能更好地持续发展。高职院校领导也应把人才工作纳入到职业院校发展的总体部署, 建立和完善具有职业教育特色与优势的人才培养、选拔、评价、使用、流动、保障、调整、协调和服务机制, 把人才工作从一般行为上升为战略发展行为, 从局部发展行为上升为可持续发展行为。

总之, 在高职院校众多资源中, 人作为一种特殊资源, 其重要性越来越被重视, 任何院校的发展都离不开优秀的人才作支撑。只有发掘人才、留住人才, 建立适应市场需要和学院自身发展的人事管理体系, 才能使高职院校保持强劲的生命力和优越的竞争力。

摘要：成立人事处, 尝试建立与市场接轨的人事管理新体系。但在实践过程中, 却存在着人事管理定位出现偏差、缺乏人才队伍规划、人力资源开发形式单一、人才使用存在问题、形不成竞争、执行力大打折扣等。所以高职院校在今后的人事管理改革中需要准确定位人事管理的职能, 使人事管理战略应同学院发展战略相一致, 建立适应现代高校制度的人力资源管理新体制, 完善人事管理制度, 建设和谐的校园, 制定真正有效的激励机制, 为学院的进一步发展提供强大的动力支持和制度保障。

关键词：高校,人事,现状思考

参考文献

[1]戴尔 (T, Aryla Dell T) .王平译.员工激励妙法[M].上海:上海财经大学出版社, 2002

[2]王丽芳.员工需要与员工激励[D].成都:西南财经大学, 2002

[3]黄英忠.现代人力资源管理[M].台北:华泰书局, 1995.

高职院校人事档案信息化管理探析 篇8

关键词：高职院校,人事档案,信息化管理,创新,数据管理系统

高端科技的突飞猛进, 使人类进入了一个全新的信息化时期。党和国家实施“大力推进信息化, 加速建设现代化的发展策略”, 必然对高职院校人事档案建设提出了新的构想和要求, 并起到了积极的推动作用。因此, 信息化管理是高职院校人事档案建设必由之路, 是新时代人事档案事业发展的必然趋势。

1 高职院校人事档案信息化管理的重要性

1.1 加快高职院校人事档案管理现代化发展步伐

传统的纸质档案手工操作, 劳动强度大, 人工建档, 人工检索, 利用率低。而使用人事档案信息化管理, 可以使人事档案管理与计算机和现代信息技术有机结合, 把人事档案管理的重心从纸质档案实体管理逐步转移到档案信息资源建设、利用和管理上来, 从被动管理转变为主动管理, 从而大大提高了高职院校人事档案现代化管理和服务水平。

1.2 有效促进高职院校人事制度改革和人事管理

人事档案管理与高职院校人事制度改革和人事管理密切相关。如劳动人事制度的改革与人才的引进;工资分配制度的改革与调整;对干部的提拔;专业技术人员的配置、培养等等都离不开人事档案。因此, 科学有效的做好人事档案信息化管理, 对学校人事制度改革和人事管理都将起到积极的推动作用。

1.3 有利于优秀人才的脱颖而出和科学的聘选人才

人事档案的信息化管理, 就是把过去的传统档案手工记录转为一个信息丰富强大的计算机数据库, 它能快捷对人才的德、能、教学科研业绩等信息进行综合分析, 对复杂的档案资料进行综合、准确比较, 使学校人才选拔建立在更可靠、科学的基础上, 这样有利于优秀人才的脱颖而出, 也能够更有效的实施公开的选拔竞争机制。

2 当前高职院校人事档案信息化管理存在的缺陷

2.1 工作难度大, 建设任务繁重

目前, 大部分高职院校人事档案仍停留于传统的档案管理模式, 操作繁琐。在人事档案信息化进程中, 一是要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理, 便于检索利用。二是要对现存人事档案进行数据化处理, 将纸质档案转换成电子档案。三是要根据电子信息技术的不断完善, 对电子文件进行转换升级, 使其处于可用状态, 防止因技术升级而失效, 造成资源损毁。四是要双管齐下, 在人事档案信息化完成之前, 实行的是纸质档案与电子文档并存, 既要按老方法管理纸质档案, 又要按信息化要求建立档案数据库, 工作量加大。因此人事档案信息化建设历程举步维艰。

2.2 忽视人文管理在信息化管理中的作用

所谓信息人文管理是从人与社会的角度对人事档案信息进行管理, 其主要管理方法是档案法律、信息政策、弘扬档案信息文化等。当今在推进档案信息化进程中, 档案部门不同程度地存在对档案信息化管理缺乏统筹规划, 合理利用的现象。我国信息化的方针是“统筹规划、资源共享, 应用主导, 面向市场, 安全, 务求实效”, 从中可以看出人文管理在其中起主导作用。其主要表现为首先忽视了人是档案信息的制订者、组织者、利用者及档案信息的管理者与决策者, 人在档案信息管理中起着决定性因素;其次只注重信息技术等工具, 忽视了信息化管理中诸如信息政策的制订、供给、安全性和档案信息的原始真实可靠性等, 这一切都需要人的参与, 因此人文管理不被重视也是当前人事档案信息化管理过程中的薄弱环节。

2.3 信息化建设不到位, 资源共享难

目前虽有部分高职院校已启动了信息化管理, 应用了档案管理信息系统, 但大多使用的是单机版, 没有考虑到档案信息资源的共享。有少部分高职院校应用了网络版档案管理信息系统, 但其信息化工作重点在于部门信息资源共享和信息系统的应用, 并且存在过于重视人事档案的安全保密而不考虑信息资源的提供利用, 在一定程度上形成部门间的信息“孤岛”。怎样把学校宝贵的人事档案信息资源作进一步的研究和开发利用, 还远远没有提上议事日程, 现在只是“保管好”, 还远未达到“使用好”的要求。

3 如何加强高职院校人事档案信息化管理

3.1 树立创新思想观念, 提高信息化程度

为了适应高等事业的蓬勃发展以及高职院校干部、教师队伍的不断壮大与人才流动频率大幅增加等情况的出现, 快捷有效的整合、分析出有价值的人才信息, 为领导及时准确地做出人力资源决策提供可靠依据, 促进高职院校人才建设, 从而提高学校整体竞争力, 必须转变档案工作低层次管理的思想观念。创新思想观念就是要摆脱陈旧的管理思路, 切实提高档案工作质量和效率, 实现技术创新。人事档案管理必须综合利用现代信息技术, 同时用信息管理的理念创新人事档案工作, 不断加强对档案信息的综合分析, 多角度探讨档案资源的开发, 进一步提高信息利用率, 把高职院校人事档案管理部门建设成为组织、人事等相关部门的信息库和参谋部, 逐步建立档案管理信息化并实现信息资源共享。

3.2 建立和完善人事档案数据管理系统

“工欲善其事, 必先利其器”, 没有信息化的操作平台, 谈论信息化建设只是空想。因此对各类操作设备进行升级换代, 加快对软件系统的升级更新, 建立一套完整的数据管理系统, 对加速推动高职院校人事档案工作信息化建设的发展起到举足轻重的作用。人事档案数据库管理系统必须具备实用性、技术先进性和设计科学性有机统一;通用性。专用性和实用性有机统一;体系结构完整、子系统扩充的有机统一。只有选用能实现档案信息高度共享的科学的管理系统, 才能提高人事档案信息资源的利用率, 加快人事档案信息化管理建设。

3.3 加强档案管理人员专业化队伍建设

加强高职院校人事档案信息化建设, 是一项重大的高科技任务, 为了保证人事档案工作适应新时期档案体制改革和发展的需要, 培养高素质的档案管理人才已成为当务之急。所以要加强档案管理人员的思想教育、专业化培训和业务素质的培养, 提高他们的综合分析能力, 变被动运用为主动开发, 实现人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变。这些新鲜血液的加入将会使人事档案信息管理、开发和利用提高到新的层次, 加速推进人事档案管理信息化的进程。

3.4 加强档案信息基础建设工作

在人事档案信息化管理中, 数据库维护尤为重要, 它以档案为原始依据, 是人事档案进行信息化管理的核心。为使其能够客观、全面地反映教职员工真实情况提供有效信息数据, 数据库必须及时维护和更新, 以保证数据采集的真实性、准确性和完整性, 保证管理系统的标准化、规范化及安全运行。

4 结语

院校的人事档案管理 篇9

但是对于我们这些由行业转制到地方政府管理的高职院校来说,由于主管部门的变化,对人事档案管理的要求也有不同,加之学校缺乏对人事档案工作的重视,缺乏专职人员,管理手段落后,这些问题都不利于人才的挖掘和培养,降低了人事管理的效率。如何改变传统的管理模式,提高人事档案的管理水平,适应高职教育的快速发展,是摆在高职院校人事档案工作者面前亟待解决的问题。

一、辽宁金融职业学院人事档案管理工作的问题分析及措施改进

1.人事档案管理工作中存在的主要问题及原因。(1)人事档案材料的收集不及时,形式不规范,内容不准确。档案材料内容真实准确,收集及时,形式规范,材料完整,这是人事档案发挥价值的前提。从辽宁金融职业学院现阶段的人事档案来看,由于2002年以前,学校隶属行业办学,2002年以后划归辽宁省教育厅主管,上级主管领导的改变,学校面临着如何应对身份变化、办学环境变化等诸多方面的挑战,人事档案管理工作同样面临着变革。长期以来学校对人事档案管理工作重视不够,学校一直未配备专职的人事档案管理人员,造成人事档案材料自2002年以来一直未系统整理,补齐材料工作量很大。有些材料中个人的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历、工作经历等信息前后不一致,内容失真,也给人事工作带来了很大不便。另外,现有的档案材料形式不规范,例如已填写完成的干部履历表中存在着手续不完备,要素不完全的现象,很多材料都没有公章,缺照片,缺签名,书写顶边出格。使得材料缺乏真实性和严肃性,严重影响人事档案质量,也给人事工作带来了不便。(2)人事档案来源广泛,质量参差不齐。 目前,辽宁金融职业学院的教职工来源大致由以下几部分组成: 大学毕业生分配、机关分流、企事业单位调入、公开招聘到校等。 各来源渠道的档案材料或多或少,或整理或未整理,或齐全或短缺,情况不一。需要对全部人事档案统一规范要求,进行整档和补档。因此,人事档案管理工作任务十分复杂和繁重。(3)人事档案信息化程度低,主要依赖手工操作。目前,辽宁金融职业学院的人事档案管理虽然配备了计算机、打印机、扫描仪、网络等信息化设备,但在人事档案的管理工作中除打印目录使用计算机外,其他环节,包括收集归档、保管利用等仍停留在手工操作层面。没有配备专业的人事档案信息管理软件,实际信息化水平比较低,劳动强度大,工作进度慢,利用效率也比较低。

2. 辽宁金融职业学院在人事档案管理中采取的积极改进措施。(1)学校加强档案工作管理,强化基础设施建设,增加投入,为人事档案管理提供良好的档案硬件条件。为切实抓好教职工人事档案管理,辽宁金融职业学院从加强基础设施建设入手。2014年新综合办公楼建设,学校参照由建设部、国家档案局批准从2000年6月1日起施行的《档案馆建筑设计规范》(JGJ25—2000)的要求,从安全管理、便于工作角度出发,规划出独立的人事档案专用库房,实现档案库房、阅档室、办公室“三室”分开,面积近100平方米。同时,按照档案日常管理的要求,经公开招标采购了必要的设施设备。按设计规划,在人事档案专用库房内配有4组密集架、 防盗门窗、空调、灭火器、温湿度计、监控设备、防火报警器、档案进出库运送工具等相关设备。同时,做好温湿度控制,通风良好。 做到防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水等“八防”措施。(2)加强档案干部队伍建设,为人事档案管理提供有力的人才保障。2011年,通过公开招聘方式成功聘到具有档案学硕士研究生学历的专职档案管理人员两名,其中一名专门从事人事档案管理工作,这为做好人事档案工作提供了有力的人才保障。(3)强化制度建设,人事档案管理水平不断提高,学校强调档案制度建设, , 强化档案的服务效能,以此来提高教职工人事档案管理的质量和效率。按照教职工人事档案管理权限,学校人事档案室承担了全校所有在职在编教职工、离退休职工、大集体职工在内的人事档案管理工作,现有室藏人事档案436卷。2012年10月,按照中央文件改版的通知(组通字〔2012〕28号)要求,学校派专职人事档案员参加文件改版涉及人事档案的相关工作培训会,并按省委组织部的要求及时购买了最新要求的A4纸型档案卷盒,确保人事档案的规范化管理;人事档案按照分类管理、编排有序、目录清楚、 、 装订整齐的要求进行整理;仔细审核教职工“三龄两历”(“三龄” ” 是指年龄、工龄、党龄;“二历”指学历、工作经历),认真清理缺漏材料,追补缺漏材料,完善个人信息等工作。按照档案工作的要求,2014年学校重新修订了档案馆查借阅制度,将档案查借阅程序制度化,文件要求严格人事档案查借阅程序,严把查阅关。查阅档案,必须填写《查借阅干部档案审批表》,按规定办理审批手续; ; 任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案;查阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈画、撤换档案材料,违反者,视情节轻重,严肃处理,这样有效地维护了档案安全。

二、当前高职院校人事档案管理中普遍存在的问题

1.学校领导档案意识薄弱,对人事档案工作重视不足。人事档案工作是学校工作的重要组成部分,而且是一项具有非凡意义的严肃性的工作。但是长期以来,很多高职院校的领导们档案意识仍很薄弱,特别是对人事档案工作不够重视。很多人把人事档案工作定义为保管、整理、查借阅、外调等等工作仅此而已。这种忽视的直接后果就造成了人事档案工作失去了强有力的后盾支持, , 材料归档不及时,收集不齐全等等问题直接影响人事档案管理的质量和效率。

2.管理人员综合素质低,且多为兼职,专职人事档案管理人员数量紧缺。人事档案工作是一项专业性很强的工作。诸如人事材料形成的规律,收集时间的把握,归档的原则,材料的甄别,整理的技巧等等,这些都是人事档案管理人员必须掌握的专业技能。 。 然而,现在很多高职院校里,从事人事档案工作的人大多是多面手,他们身兼数职,除了管理人事档案工作,他们更多的精力还需要放在职称、工资、统计等等其他工作上。人员精力的极大分散直接导致了人事档案材料收集不及时,疏忽整理。结果,人事档案被动的处于休眠状态。

3.人事档案管理信息化程度低,传统手工操作仍是主要管理方式。随着信息化技术的不断发展,计算机、网络等信息化的设备虽已得到普遍采用,但一些高职院校的人事档案依旧以手工和经验管理为主。在有些高职院校,人事档案信息化的程度仅限于对个人信息的录入,使用计算机打印人事档案卷内目录而已。在实际工作中,无论是查借阅档案,还是信息检索,仍然采用传统的手工查找。人事档案全文扫描、网上查阅等现代化、信息化的查阅方式,距离现实还很遥远。传统方式直观,但效率低,无法满足现实高效率的工作节奏。这就要求人事档案工作必须提高信息化的程度,加快发展,才能满足实际工作的需要。

4.人事档案材料归档审核不严格,档案内容不准确。人事档案的生命就是要内容真实,如果失去了真实性,人事档案也就没有了利用价值。在实际工作中,一些档案管理员在鉴别归档材料时,由于多种原因,没有把好入口关,使得一些虚假的、书写不认真、填写不准确的材料,进入了个人档案。个别教职工的个人信息,诸如出生日期、参加工作时间、入党时间、工作简历、学习简历等等方面,在档案材料中填写非常混乱,结果无论是人事部门晋升工资、计算工龄,还是核准退休时间、评聘职称,具体工作起来都非常困难。

三、规范高职院校人事档案管理的几点对策

1.强化档案意识,争取领导关注。要做好人事档案工作,首先要从心做起,要让身边的同事,自己的领导认识到人事档案工作的重要性。从增强身边人的档案意识做起,多种方式的加强档案宣传,普及档案知识,争取领导对人事档案工作的关注,从而重视起人事档案工作。只有争取到了领导的支持,人事档案工作才有可能得到人力、财力等多方面的保障,顺利开展。

2.加强业务培训,提高管理人员素质,建立稳定、专业的人事档案管理人员队伍。管理人员的稳定性和专业性直接影响人事档案工作的管理水平。管理人事档案的人员要有专职、专业、专心的特点,不仅要具备较高的政治修养和良好的工作作风,还应该具备专业、扎实、稳定的业务知识。因此,高职院校应该积极为人事档案工作配备这样的专门人才。同时,还应该定期的组织专、兼职档案人员进行业务培训,了解鉴别归档的原则,掌握最新的整理要求,并要不断提高计算机水平,进而提高人事档案的管理水平。

3.健全人事档案的管理制度,严格各项制度的落实。健全人事档案管理制度,从制度上规范人事档案的管理行为,避免人事档案工作的盲目性和随意性,使之有章可依、有据可查。高职院校应根据中组部颁布的《干部档案工作条例》(组通字【1991】13号和 《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发【2009】12号),结合学校自身特点,逐步建立和完善例如转递、保管、保密等一系列制度,使之形成制度体系,为人事档案管理提供制度保障。人事档案管理人员应严格落实各项制度,认真做好各环节工作,特别是涉及“三龄二历”的档案材料的鉴别工作,避免出现内容失真的材料,和有涂改的人事档案材料。

4.创新人事档案管理模式,提高信息化管理水平。高职院校人事档案应从实体管理向信息化、网络化管理方向转变,以此来适应高职院校整体的发展形势。人事档案工作者要不断改变落后的管理方式,首先要选择适合本校人事档案管理系统的软件,建立起人事档案信息库,与组织、劳资、师资等工作建立起对接,由分别负责相关类别信息的人员对所在权限的信息进行维护和更新, 从而实现信息资源的共享。另外,高职院校还要争取通过全文扫描把部分纸质档案转化为数字信息,建立起人事档案全文数据库,通过无纸化阅档,提高人事档案的利用效率。

院校的人事档案管理 篇10

1 存在的主要问题

一是档案材料内容不全面。在现有的人事档案材料中, 一方面政治历史性材料多, 干部履历表、政审材料、职务升迁、工资变动等材料比较齐全, 而能够反映业务能力和实绩的材料, 如教科研成果、改革成效、高质量的著作和论文等具有时代特色的材料较少;另一方面是一些考核性、鉴定性材料中定性材料较多, 但缺乏具体内容, 比较空洞, 不能真实反映干部本人的实际情况。还有些形成档案材料的部门, 由于档案意识不强或工作繁忙导致疏忽等原因, 造成有些人虽然职务、职称、学历、奖惩等情况有所变动, 但档案中无记载, 直接影响到人事档案的真实性、动态性和完整性。部分干部任职时只有任命文件存入文书档案, 而人事档案中缺少职务任免审批表;教职工在受到各级组织的表彰时, 只有红头文件或个人保管的荣誉证书, 而人事档案中相应的审批表和典型材料则缺失了;还有个别教职工在学历变动后, 没有及时将学籍材料入档, 造成新学历在档案中无据可查等等。这些情况都不同程度地造成了人事档案功能的弱化, 不可避免地使档案的利用价值下降。

二是管理方式仍以传统手工操作为主, 信息化程度不高。由于目前人事档案载体仍以纸质材料为主, 每年有关职务 (职称) 晋升、工资变动、年终考核、评优表彰、学历提高、业务进修等新材料增加, 档案管理人员忙于材料的收集、整理、装订、入卷等大量的简单、重复的手工操作, 没有时间和精力对卷内信息进行编研和利用。部分地区的高职院校由于信息化管理程度不高, 计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用, 人事档案的功能还没有充分挖掘和发挥。

三是对人事档案工作的重视程度不够。主要表现在对人事档案工作的重要性认识不足, 缺乏必要的档案意识, 没有充分认识到干部人事档案工作在党的干部人才工作和国家档案事业中的重要地位和作用。对待人事档案工作只停留在保证必要的保管条件, 关心档案的的使用, 但对档案的深度开发利用缺乏持续的关注, 经费投入不足。重视档案人员的政治素质, 而对如何提高他们的业务素质考虑不够。管理人员缺少进修学习的机会, 档案工作水平难以提高, 工作处于被动应付的状态, 无法高质量地为干部队伍、师资队伍建设服务。

2 加强高职院校干部人事档案管理工作的几点设想

2.1 要加强各级领导和全体教职工的档案意识,

使他们充分认识到人事档案工作的重要性, 把它作为院校内涵建设的基础性工作来考虑, 放在干部队伍建设、师资队伍建设的全局来对待。应重点加强对院校中层领导和相关管理部门人员的宣传教育, 组织他们学习中组部制定相关制度法规, 通过板报、宣传栏等方式, 进一步提高各级领导的重视度和广大教职工的知晓度。争取加大对人事档案工作基础建设的投入力度, 积极改善保管和利用条件, 同时在人员培训上给予支持和帮助。

2.2 要加强队伍建设,

不断提高管理人员的综合素质和业务水平。档案是默默无闻而又艰苦细致的工作, 这就要求从事档案工作的人要淡泊名利、忠于职守、踏实工作, 要有较高的政治素质和服务意识。人事档案工作有较强的机密性, 管理人员在日常工作中时时接触到管档对象个人情况, 没有较高的政治素质是不能胜任的。人事档案的根本目的是服务, 档案人员必须有非常强的服务意识。同时还必须具备一定的档案业务知识政治理论知识、人事管理知识、计算机操作技术等相关知识。要按中组部的要求配备专兼职人事档案管理人员。加大档案管理人员继续教育、培训力度, 通过培训、自学、外出参观交流等方式, 不断提高其政治业务素质, 以适应干部人事档案现代化管理的需要。

高人事档案的社会效能。人事档案的收集工作, 政策性很强, 涉及的部门多, 所以要主动加强与学校各有关部门和兼职档案人员的联系, 及时掌握各部门工作动态及活动规律, 掌握材料形成的信息, 对该归档的材料及时督促移交, 加大材料收集的力度。高职院校人事档案材料的形成虽然面广量大, 但也有一定的规律性, 如职称评审、年终或期末的工作总结、考核考评、工资变动等工作中, 形成的材料比较集中, 要抓住这个时机搞好集中收集。坚持平时经常性收集与集中收集相结合, 是做好收集工作的有效方法。要针对不同对象和不同需要, 有重点地充实档案材料。如对领导干部要及时将他们的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况、考核考察材料收入档案, 为凭实绩用干部提供必要的依据;对一般教师和专业技术人员, 要重点收集反映个人德才表现的材料, 如年度考评、业绩考核、学术科研成果等材料, 以加大干部人事档案的信息量, 提高档案的利用价值。

2.4 实行信息化管理,

提高人事档案利用率。要改变手工操作为主的传统管理方式, 利用现代化办公设备和人事档案管理软件, 采用科学的方法和技术来管理和利用干部人事档案。积极进行档案编研, 按照干部队伍和师资队伍建设的需要, 建立完备的干部人事档案管理信息库, 并逐步向网络化管理过渡, 以达到信息共享, 提高劳动效率与工作质量的目的, 从而为组织人事工作提供高效、快捷、准确的服务。

院校的人事档案管理 篇11

关键词：人事制度；分配制度；深化改革；思考

为了建立与现代大学相适应的高校内部管理体制和运行机制，近年来各高校根据中央办公厅《深化干部人事制度改革纲要》，中组部、人事部、教育部《关于深化高等学校人事制度改革的意见》等一系列文件精神，都不同程度的对校内人事分配制度进行了改革与创新，建立了充满活力的用人机制和形式多样、自主灵活的分配激励机制，一定程度上调动了教职工工作的积极性、创造性，推动了高校教育事业的发展。但随着高等教育、特别是高等职业教育的大发展，原有的改革模式逐步显现出弊端，越来越不适应高职院校改革发展的要求，尤其是国家示范性高职院校建设的要求，因此，在新形势下，高职院校如何进一步深化人事分配制度改革，更好地促进内涵建设，就需要我们进一步思考与研究。

一、高职院校人事分配制度改革的现状

高职院校经办高等教育的历史不长，普遍由原中专校升格而来，虽然随着高等院校进行了校内人事分配制度改革，取得了一定成效，但受到原中专校思维定式的影响和制约，人事分配制度改革大多在学院一级管理模式下运作，很大程度上影响了系部办学活力和办学效益，重身份重资历、轻岗位轻绩效等弊端仍然存在，具体表现在：

1.各级各类人员中一部分人员思想观念跟不上新形势发展的要求，说话、办事等自觉不自觉的又回到了原有的思维定式上来，总习惯于一级管理模式运作，责、权、利不统一。

2.系部一级领导执行的是管理岗位津贴，只要年度考核合格以上，全年的校内岗位津贴就如数发放，因而，带领广大教师做教学、科研工作的压力不够，积极性不高，带头人作用不能充分发挥。

3.教师的校内岗位津贴只与教学工作量、承担班主任等工作有关，与专业(课程)建设、科研工作等没有太多关系或激励力度不够，因此，一部分教师追求教学工作量，不愿做教学建设、科研工作，大量的教学建设任务在教务、系部一级领导手中难于实施，影响学院内涵建设与发展及教师整体素质的提高。

4.无论教师岗位、还是管理岗位人员的校内岗位津贴，与其身份、职务有关，因此，同一岗位人员校内岗位津贴出现倒挂现象。如高职院校为了吸引研究生，刚工作的硕士研究生在管理岗位上也享受教师系列讲师职务的岗位津贴待遇，比同一岗位上工作多年的本科生岗位津贴高出很多，无形中产生矛盾，出现不利工作的因素。等等。

以上的一些问题，一定程度上影响了一部分教职工工作的积极性、创造性，已不适应当前高职院校快速发展的需要，改革势在必行。南京工业职业技术学院就走在了这一轮改革的前列，自2007年1月始，实施了院系两级管理体制下突出岗位职责和绩效考核的新一轮人事分配制度改革方案，并取得了良好的效果，为高职院校进一步深化人事分配制度改革探出了一条新路。

二、构建新形势下高职院校人事分配制度改革模式

在新形势下，南京工业职业技术学院一方面本着有利于提高学院教育资源使用效益的原则，以院系两级管理为目标，建立任务与投入资源挂钩，编制定员与经费动态包干相结合的内部管理体制和运行机制；另一方面本着定岗定责、竞争上岗、择优聘用、注重业绩的原则，突出岗位职责，实施小机关、大系部，做好服务工作，打造服务型机关、服务型部门。同时，通过建立科学的考核、评价、监督体系，对各系部实施目标管理和绩效考核，建立促进教职工提高自身素质和水平的自我激励机制，努力创设有利于优秀人才脱颖而出的良好环境，并切实保障与学院投入资源挂钩的任务的完成。具体措施如下：

1.加大系部自主权，推行院系两级管理体制改革。根据高校内部管理体制改革的思路，加大系部自主权，将管理重心下移，强化一线调控能力，实行院系两级管理。理顺院系两级人事管理的责权，把基本人事权力下放到系部，相应的人事经费下拨到系部，对校内岗位津贴实施分层管理，建立系部自我发展、自我约束的激励机制。学院在用人制度上以聘用制为核心，分层次、分类别进行管理，采取长期聘用的事业人员、定期聘用的合同制人员、短期聘用的临时人员等多种用人方式。关键岗由学院组织选聘，重点岗由学院制定政策进行指导和宏观调控，各系部按照学院制定的設岗原则、岗位职责和上岗条件，合理利用、配置岗位，细化系部岗位津贴分配实施细则，报学院批准后组织实施。学院通过目标考核增拨由系部自主调控的人员经费，形成学院整体注入，系部分解调控的聘用分配格局，在增强学院宏观调控能力的同时，强化系部的办学活力。

2.定岗定责、竞争上岗、择优聘用、注重业绩。学院根据教学、科研、专业(学科)建设、管理等任务的需要，将教学、科研、建设、管理、学生工作等任务合理分配到各系部，根据总任务，在编制数内，科学地设置岗位，制定岗位职责、上岗条件，实施岗位任务管理。在学院内部全面实行聘用制，并规范聘用程序，做到公平、公正、公开，平等竞争，择优聘用。同时，强化岗位职责，打破职务壁垒，按岗定薪，以绩取酬，责酬一致。在校内岗位业绩津贴分配上向教学科研一线倾斜，向优秀拔尖人才、中青年骨干教师和管理骨干倾斜，同时统筹协调各方面的利益，正确处理好改革与稳定的关系。通过岗位激励机制，实现岗位聘用能上能下、待遇能高能低、人员能进能出的人才资源合理配置，真正实行由身份管理向岗位管理的转变。学院和教职工在平等自愿的基础上，通过签定聘用协议，确立受法律保护的人事关系。

3.建立绩效导向、能力导向和市场化的激励制度。绩效导向的薪酬制度重在依据教职工的工作绩效确定薪酬水平，通过薪酬与业绩挂钩力图影响教职工的未来工作行为和引导教职工关注绩效的改进。核心在于对薪酬观念的转变，即薪酬不再是教职工的一种权利，而是必须随着个人、团体绩效的变动而变动。通过薪酬体现、承认教职工绩效和对学院的贡献，加大对关键人才、骨干教师的激励力度，鼓励教职工掌握、获得更多的知识、技能和能力，能者得其位，同时参照市场薪酬水平确定学院的薪酬政策水平，走市场化的薪酬制度设计之路。变“身份工资”管理为市场导向的“职位定价”、能力导向的“技能或能力薪酬”、绩效导向的“绩效薪酬”，以及市场薪酬价位。如校内岗位业绩津贴多劳多得，优绩优酬，上不封顶，下不保底就是引导教职工的薪酬观念逐渐从“领工资”向“挣工资”转变。

4.制定科学合理、可操作性强的考核评估体系。在实施校内岗位津贴制度的过程中，关键的问题是考核评估体系的科学性和完善性。按工作类型，以岗位职责、工作实绩与效果为主要依据，坚持客观、公正、民主、公开的原则，分别或综合使

用过程考核、目标考核，定量考核、定性考核，团队业绩考核、个人业绩考核等方式，根据聘用关系，上级考核下级，一级考核一级。学院以整体目标任务考核系部和学院机关、教辅单位，系部和各部门负责对本部门教职工进行考核。各类人员聘用上岗后，必须履行其岗位职责并接受考核。考核结果与教职工收入的一部分挂钩，业绩津贴最后兑现主要依据业绩的量化考核结果。对专业建设和队伍建设等成绩显著的系部按目标考核等级给予特别奖励，由系部自主调控，系部贡献越大调控力度也越大。在考核评估的基础上合理配置资源，提高资金的使用效益。在人力资源和经费配置上坚持“扶优扶重”的原则，促进部分系部率先实现或达到示范建设水平。

新的人事分配制度改革实践，调动了广大教职工积极性、创造性，提高了学院的教学质量、科研水平、办学效益和人才培养质量，广大教师特别是副高以上职务教师承担建设任务的积极性、主动性明显提高，有力地促进了学院内涵建设，推动了学院国家示范性高职院校的建设。

三、高职院校进一步深化人事分配制度改革需要解决的问题

1.解放思想、转变观念是高职院校进一步深化人事分配制度改革的艰巨任务。观念的转变比改革措施本身更难，是比改革更加艰巨的任务，必须加大宣传力度，做过细的思想教育工作，才能解放思想、转变观念、与时俱进，才能进一步深化改革，改变现有人事分配制度中存在的弊端，创建新的适合社会主义市场经济条件下的高职院校人事分配机制。

2.合理定编、科学设岗是高职院校实施人事分配制度改革的关键环节。人事分配制度改革要强调以责定岗、按岗取酬、绩效优先、优劳优酬，科学设岗的前提是合理定编。因此，合理定编、科学设岗就成为实施人事分配制度改革的关键环节，只有这样才有利于人力資源的有效配置，形成合理的结构，实现效益的最大化。

3.岗位、业绩因素与资历、经验因素在分配中的关系问题。由于人事分配制度改革中校内岗位津贴的分配是根据岗位和绩效决定的，在激励教职工重视岗位工作效果的同时，也存在一定的负面作用和影响，如教学、科研中重“量”轻“质”问题，急功近利等，除加强质量监控、考核外，还应处理好岗位、业绩因素与资历、经验因素在分配中的关系，充分发挥收入分配的导向作用。

院校的人事档案管理 篇12

关键词：高职院校,人事档案管理,信息化,便利化

人事档案是记录一个人的人生经历、政治面貌和品德作风等基本个人情况的文件材料, 我国的每一位公民都有追随自己终身的人事档案, 这一份档案将是办理转正、户口迁移等基本手续的必备凭证。在信息化技术高速发展的时代, 人事档案管理这样一项比较传统的纸质化项目如何与时俱进、开拓创新, 实现快捷化、便利化、高效化的运行管理, 成为了高职院校人事档案管理的工作者们积极探索的突破点。

一、高职院校人事档案信息化管理的基本内容

(一) 对纸质文件进行数字化和信息化处理

高职院校中的人事档案基本包括教师、科研人员及职工的人事档案材料, 里面记载了他们的学习经历、工作履历等与他们的实绩考核人事任免、职称评聘、工资晋升等方面都发挥着重要的基本信息依据。这样的人事档案材料使用的频率非常高, 如果能够进行数字化和信息化的处理, 就能极大地方便信息查找, 并且能对个人信息的及时更新提供极大的便利。

(二) 实现资源共享

当纸质材料已经被数字化和信息化处理后, 资料的查找与管理就变得方便快捷了, 但这并不意味着信息化的结束。我们还要将高职院校人员的人事档案进行共享。也就是要让资料调阅、人员调配变得简单易行, 实现传递、接收、存储和提供利用一体化。在努力推进资源共享的同时, 我们也要注意信息的安全建设, 防止人员人事档案的资料外泄, 排除资料被不法分子不正当利用的风险。

二、信息化技术在人事档案管理中的作用

(一) 有利于人事档案信息的保存

传统的人事档案信息多为纸质文件, 要占用较大的空间来存储。同时, 防火、防潮、防鼠, 防丢失的任务也很艰巨, 管理起来极为不便。一旦损坏或丢失, 将给档案记录者带来极大地麻烦和困扰。如果对高职院校人员的人事档案进行信息化处理, 那么即使是纸质文件出现了损坏或丢失的情况, 重建一份也不会是件难事。而且, 电子版人事档案管理起来方便快捷的多, 不用担心失火、潮湿和鼠患等情况。但要注意的是, 备份很关键。一旦程序出现问题, 数据丢失, 却没有备份的话, 后果会更加严重。

(二) 有利于人事档案的完整、准确和更新

这是一个数字化的高速发展的时代, 对信息传递的速度有着极大地要求。传统的人事档案管理工作中, 由于人事档案材料没有畅通的信息沟通渠道, 所以人事档案材料在利用上会有一定的延时性干扰。如果人事档案实现信息化, 用人单位可以就根据网络信息及时发现人才, 掌握最新的人事档案信息资源, 找工作和招人才都将变得更高效;档案记录者本人也可以根据网络使用权限了解本人的基本信息, 对信息的出入提出意见, 使最新信息的网络平台更加丰富、完整和准确。

(三) 有利于提高人事档案管理部门的服务质量和服务效率

如若采用传统的档案管理办法, 要对档案进行查找将会是很麻烦的事情。人事档案管理人员的工作量会很大, 个人的服务效率也会更低。特别是如果要对资料进行传输、复制、借阅的话会更麻烦。会存在资料借出权限批准, 资料催还、资料遗失等状况。信息化技术引入和应用后, 资料的调阅会变得非常方便, 每个管理人员在相同的时间内能处理的事件数量也会相应提升, 而且要借阅传输也将变得快速安全, 能有效降低工作量和风险。

三、信息化技术的引入策略分析

(一) 更新人事档案管理的传统观念

传统的人事档案管理存在管理观念落后, 管理手段单一, 管理程序缺乏系统和规范等问题。要实现信息化技术的更新换代, 首先要淘汰陈旧的管理观念和制度, 实现观念的与时俱进, 手段的多样化和现代化, 流程和制度的规范化合理化。这不是三言两语就能做到的, 观念和思想的革新是最艰巨沉重的任务, 需要有一个循序渐进的过程。可以先建立一个示范点, 引入和应用方便实用的信息化技术, 然后带领传统的人事档案管理人员参观学习, 用实际来改变思想。在制度上和管理规范上也采用先定点实验, 再先进带后进, 共同推动高职院校人事档案管理的信息化和数字化, 从而建立一个庞大的高职院校人员人事档案信息资源共享数据库。

(二) 不断完善, 探索人事档案管理的新制度

观念改变过后, 制度的革新和建设便显得尤为关键。高职院校普遍建校时间较短, 建校前又大多是地方性院校或中等专业学校, 对高职院校档案管理工作相对比较陌生。因此, 广泛向兄弟院校学习, 走专业化发展的道路, 无疑可以有力促进高职院校档案管理水平的提高。当然, 学习的对象也不该局限于兄弟院校。其他的非院校机构, 如企事业单位, 政府机关等的人事档案管理制度也可以选择性的采纳学习, 因时因地制宜地进行改良, 从而为我所用。

(三) 注意人才的引入及培训

既然要实现档案管理的信息化, 那么信息技术方面人才的引进和培养也就不可缺少了。人事档案管理部门除了需要招聘日常事务的普通员工外, 还需要引入一批在信息技术方面有较强专业素养的高精尖人才。进行系统的维护和升级, 及时了解技术前沿的最新动态, 把信息传递到本部门的管理工作中。此外, 还要定期安排所有员工进行培训和知识讲座, 让他们意识到自己不仅仅是“仓管”, 而且还是技术工。

四、结语

高职院校人事档案管理工作是一件关系重大而略显繁琐的工作, 要完成好这样一项工作不是简单的因循守旧的手工化操作就可以的。只有合理地引入和应用信息化技术才能够适应快速发展的社会和快节奏的工作对部门和员工的要求, 才能更好地为教职工人员服务, 更好地实现人事档案信息资源的价值。

参考文献