人事档案统计

人事档案统计（共9篇）

人事档案统计 篇1

人事档案统计是人事档案管理工作的一个重要环节, 它以表册、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况, 是档案业务建设的一项基础性工作, 在档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用中起着承上启下的作用。通过统计资料, 可以进一步认识和掌握人事档案工作的基本规律, 进一步提高人事档案的管理和服务水平。

一、高校人事档案数量的统计

人事档案数量的统计是人事档案最基本的统计工作, 主要是对各类档案及档案材料的接收或征集、转递、库 (室) 藏数量的统计。为了档案数量统计准确无误, 必须事先做好以下几种表格的设计及填写。一是档案材料交接整理情况汇总表, 二是全校各部门案卷情况变动表, 三是个人人事档案材料变动统计表, 四是全校教职工档案材料变动统计表。下面就各部门案卷情况变动表 (见表1) 进行详细说明。设计此表是建立在按学院、部处为单位相对集中排列上架的基础之上。它再现了某年度某部门案卷新增数、减少数以及减少的原因或档案的去向等, 便于年终及时准确地统计案卷数量, 也能准确说明案卷变动的明细情况。便于对档案和档案工作进行定性和定量分析。

二、高校人事档案工作的统计

档案工作的统计, 即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计, 包括档案工作基本情况的统计、档案利用的统计及分析等等, 如:档案资料编研情况统计表、专兼职档案工作人员基本情况统计表、档案设施设备统计表、检索工具统计表、年度利用情况统计表、档案库房温湿度分析表、档案工作者撰写文章统计表等等, 这里选取档案材料交接整理情况汇总表 (见表2) 进行说明。此表一目了然地反映了某年度人事档案资料编研的详细情况, 通过统计数据可以掌握本单位人事档案信息开发情况, 以配合组织、人事部门的需求, 及时调整工作重心和人员, 更好地利用馆藏优势, 编研特色信息, 打造档案文化精品, 以优化馆藏结构, 弥补馆藏空白, 服务干部队伍和人才队伍建设, 服务广大教职工;还可以了解管理队伍的信息编研能力及综合素质等, 从而有步骤、有针对性地组织学习和培训, 提高研究技能和文化传播的文字表达与综合分析能力。

三、做好高校人事档案统计工作的对策

建立健全统计制度。根据组通字[1996]55号《干部人事档案工作目标管理考评标准》文件规定, 人事档案要建立健全八项制度, 即人事档案转递制度、查借阅制度、收集制度等, 唯独没有统计制度。据笔者对省内外高校的调查, 没有任何一所高校制定人事档案统计制度。因此, 当务之急就是要建立健全人事档案统计制度, 规范人事档案统计管理工作, 提高对人事档案统计工作重要性的认识, 把档案统计纳入人事档案工作目标管理程序, 使之成为档案工作考核的内容之一。同时要加强领导和监督, 将人事档案统计工作纳入档案执法检查, 这也是做好档案统计工作的重要保证。统计人员要自觉做好日常统计资料的积累和收集, 为完成档案统计和分析奠定坚实的基础。

科学设定统计项目。人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分, 应执行组织人事工作政策、法规, 与组织人事工作保持步调一致。同时, 它又属于档案工作的范畴。因此, 人事档案统计项目的设定, 既要与其他类别档案统计项目总体上保持一致, 又要依据人事档案的特殊性, 本着系统性、实用性、时效性的原则, 科学合理地设定统计项目。既要认真分析档案业务各个环节的相互关系, 从整体上把握档案工作体系, 又要从实际需要出发, 从有利于指导工作且便于操作考虑, 不能过于笼统和繁琐, 还要与时俱进, 随着科学技术的发展和档案现代化管理水平的提高, 突破传统的设定范围, 适时增设新的项目和内容, 增加统计工作的科技含量, 调整结构体系。计量单位、计量方法、统计起止时间要口径一致, 避免重复统计和漏网统计。设置的项目力求科学、合理、全面, 具有针对性、指导性和可操作性。

强化统计资料的积累。真实和准确是统计工作的生命, 如果没有了真实性和准确性, 统计数据也就没有了依据性和参考性, 统计工作也就没有了存在的价值。为了提高统计工作的质量, 确保统计数据的真实、准确、翔实、可靠, 做好各种基础统计台账的原始登记, 积累各种统计资料, 是开展档案统计工作的基础。档案的交接、转递、技术加工、分类编目、利用等情况只要有变动, 都要通过簿、册、表、单等形式加以记载, 只要坚持不懈、持之以恒, 使管理人员对馆 (室) 藏状况及工作内容心中有数, 保证各种统计工作按时准确完成。同时要建立统计数据质量管理责任制和审核制, 严把数据质量关, 最大限度地减少数据误差, 确保数据真实准确, 确保档案统计工作的质量。

加强统计数据的分析。档案统计分析主要是对统计数据进行分组、归纳、整理, 并对统计结果进行分析研究, 提出分析结论和工作建议, 这是档案统计工作的重点, 也是档案统计的最终目的。不能为统计而统计, 而要对统计资料进行深层次开发和应用, 以全新的思维和灵活的手段提供多层次、多角度、全方位的统计分析服务, 如:绘制档案工作发展曲线图、状态图, 便于直观了解和掌握档案工作形势;总结带有普遍性的规律, 找出工作中的不足之处和努力方向, 便于对症下药, 寻求工作突破口;甚至还可以对档案工作进行科学预测, 提出可行性意见和建议或提交专题报告, 为领导决策提供科学依据。

人事档案统计 篇2

历程中，陷入停滞不前的怪圈儿。究其原因，除决策外，人事管理方面也成为一个不可忽视的因素。现将目前公司人员情况作如下统计：

截止到2008年4月，公司共在员工41人，分12个部门。

年龄结构：其中25岁以上职工1人，占员工总数的2.44%，25至35岁21人，占职工总数的51.22%，35至40岁16人，占职工总数的39.02%，45至50岁1人，占职工总数的2.44%，50岁以上2人占职工总数的4.88%；

学历结构：在职员工中，硕士以上2人，占职工总数的4.88%，本科学历21人，占职工总数的51.22%，专科学历15人，占职工总数的36.59%，高中及高中以下学历3人，占职工总数的7.32%

职务结构：在41名职工12个部门中，经理级以上人员（含）17人，占职工总数的42%，主管级（含）以上员工16人，点职工总数的39%，普通员工8人，占职工总数的19%；

工龄结构：连续工龄1-3年的职工10人，点职工总数的25%，连续工龄3-5年的员工11人，占职工总数的27%，连续工龄5年以上员工20人，49%；

性别结构：男职工21人，占职工总数的52%，女职工20人，占职工总数的48%

离职招聘：2007年4月至2008年4月，员工共离职18人，其中主动离职10人，占离职员工总数的56%，被动离职8人，占离职员工总数的44%，招聘人员3人。2006年4月至2007年4月离职员工4人，全部为被动离职。

通过以上数据，我们不难看出：首先，从职工年龄结构看，公司有一只年富力强的职工队伍，百分之九十三以上是25至40岁的员工，这样的一只队伍，经历丰富同时也精力充沛，但是，员工处于这个年龄，也同时是负担最重的时期，基本都是上有老下有小，精力难免会分散，事实也正是如此，上至领导，下至员工，难免为工作以外的事儿所羁绊，造成松散、懈怠的现象。针对这一状况，在实行人性化管理的同时，建立健全公司管理制度，从上而下全部纳入管理范围是必要的。如果不是这样，势必造成这样一种感觉：制度都是给员工定的。其次，从公司的组织图上看，是以总裁最高决策，以下是平行的十一个部门，是典型的职能形结构模式，对于这种模式，对不算很大的公司规模来说并无不妥，但是，通过职务结构来看，就存在着极大问题：将近百分之五十的员工都是领导！这有点象大家经常说的一句话：百万将军一个兵，虽然还没有达到这种程度，但是，对于百分之五十的领导存在的组织，的确在点儿头重脚轻。形成这种现象的最直接的原因是部门设置不科学，很多部门职能交叉，如：目前营销部完全可以和企划部、市场部合并，统一由一个总监负责，财务部与资金部整合，前期部与设计部整合，以目前的情况看，有的部门只有一个总监，总监的上级是常务总经理，而这个部门却没有一个普通员工，与此形成强烈对比的是财务部，通常50人左右的公司，在工作丰富化和工作满负荷的状态下，3个人就已经足够，可事实是：五个人的财务部整天忙得不可开交。这与职工的业务水平直接相关。形成这种局面还有另一个原因：那就是升职有很大的随意性，通常是那些讨领导喜欢的人会莫名其妙的得到升职。如果任这种善继续下去，势必使得公司发展的进程应得缓慢。而合理整合部门职能，科学管理员工升职是解决这一问题的根本所在。

浅谈如何完善人事档案统计管理 篇3

一、加强基础设施的建设

基础设施是人事档案统计管理的物质保证, 其建设应严格遵守档案统计规定:一是完善专用档案库房性能, 确保其坚固耐用够用, 确保每千卷占有20 ~ 25m2, 档案柜是铁质的。二是增设灭火、去湿、空调等设备, 做到防潮、防盗、防高温、防火、防光和防蛀, 做到办公室、阅档室、库房分开。

二、加强材料的收集

随着社会的发展, 考核、培训、职称晋升、考察、聘任、学历、技术等需要入档的材料不断增多, 应加强这些基础材料的收集。管档人员因在严格遵循归档制度的基础上及时收集并归档职工的学历、职称、考核成绩。当有查档需要时, 调用的材料要按时、按固定流程放回原位, 以备下次再用。对档案的整理装订应严格遵循全国统一标准。

三、完善统计内容

统计内容应进一步完善, 以便能更加真实、全面地反应一个人的真实情况, 比如个人的技术专长、信用、违法记录、业务水平、职业培训、工作业绩等。基于提升人事档案统计信息利用价值和方便人力资源管理的目的, 还可以增设个人工作态度、业绩变化的统计, 让个人的工作表现一目了然。

四、加强人事档案统计工作的考核评估

为了确保人力市场能公开、透明、公平、公正地发展, 应基于市场化、人事档案统计规范化的目标加强统计工作的考核评估, 在完善企事业单位人事档案统计工作的同时带来更大的社会效益和经济效益。一是定期对企事业的人事档案统计工作进行考核, 人事组织部门、各级档案局等主管人事档案的政府部门, 应推行更加高效实用的考核制度, 通过定期和不定期相结合的考核方式来监督、评估企事业人事档案统计工作。二是建立完善的测评体系, 政府应把相关的评级权利下放给以人事档案统计管理领域的学者、研究人员、从业人员组成的非盈利性机构或组织, 对企事业的人力资源统计管理水平进行评级, 为人力资源统计管理发展建立统一的专业性更强的标准。三是注重异议的审核和鉴定, 如果档案人对档案材料有异议, 应本着对档案材料发布的机构和档案人负责的态度加强异议部分的审核和鉴定。

五、加强人事档案统计人员队伍的建设

选择档案管理专业出身的人才作为人事档案管理员, 并根据相关的规定和要求对其展开相应的培训工作, 使他们工作上认真负责、热情好学, 政治上觉悟高、能保守秘密。为了进一步提升他们的积极性和创造性, 应加强团队建设, 并关心每个成员的工作和生活, 增强团队的凝聚力。对于老员工, 每2年培训1次, 并进行考核, 考核合格后方可继续工作;对于新进员工, 开展入职前配合, 使他们熟练工作流程、内容和制度, 确保工作的有序开展。

六、建立人事档案统计的信息系统

信息化建设是时代的主题, 人事档案统计管理也应有意识、有计划地引入信息技术、设备, 并运用相应的理念构建人事档案统计的信息系统, 以更好地统计浩瀚的档案资料, 减低工作强度, 提高工作的效率。企事业可根据自己需要, 引入或建立人事档案统计信息系统, 录入电子档案, 实现电子档案的在线检索和浏览, 减少纸质档案的磨损。建立人事档案统计信息系统的必要性主要体现在人事档案信息是在不断变化和改动的, 这是社会多元化发展的结果之一, 传统人事档案统计耗时耗力又不讨好。经常变化的档案信息有:专业技术、学历、聘用岗位、党政职务、学位、任职时间等, 为了确保人事档案的真实性, 应定期对其进行更新, 首先是要做好这些变化信息的收集、鉴定工作, 然后创建电子表格, 并录入这些信息。在建设信息系统的过程中, 要做好以下工作:一是确保人事档案基本信息工作表的完整、准确, 其不仅技术难度高、内容多样复杂, 还牵涉甚广, 极容易受到政策的影响, 对此可选用业务熟练、工作认真负责、熟练计算机操作的人员来承担这项工作, 满足人事档案信息的认定要求, 以档案记载为依据, 确保档案信息的准确、全面、权威。二是制表要实用、科学, 能使档案信息条理化, 易于检索。报表项目要齐全, 又要简明扼要, 避免相互矛盾和重复。

摘要：本文从基础设施的建设、材料的收集、统计内容、考核评估、队伍建设、信息系统来展开论述, 涉及人事档案统计管理的具体工作, 也关注组织体系的构建, 全面完善人事档案统计管理, 充分发挥人事档案的作用。

关键词：企事业单位,人事档案统计管理

参考文献

[1]赵金卓, 程荣.高校人事档案统计结构分析[J].华中师范大学学报 (人文社会科学版) , 2011, (S2) , 43~45.

[2]唐菊华.对人事档案统计工作的几点思考——以省地方病预防控制所为例[J].青海统计, 2013, (04) , 39~41.

人事档案统计 篇4

一、《2008年事业单位工作人员统计报表》

（一）该套表与往年不同的地方

1、该套表由往年的《国有事业单位管理人才、专业技术人才统计报表》和《集体所有制事业单位管理人才、专业技术人才统计报表》两套表合并而成。

2、与往年相比，增加了3张表：

1、PS01号“事业单位用人方式情况”；

2、PS13号“事业单位工勤技能人员基本情况”；

3、PS14号“事业单位工勤技能人员分行业情况”

（二）该套表有关统计说明

1、统计对象。事业单位（包括国有事业单位和集体所有制事业单位）全部职工。

2、统计的时间范围。数字的统计起止时间为本的1月1日至12月31日。

3、按照管理体制和管理权限，谁管理的人员谁负责统计；按照单位的隶属关系，对人员进行分系统分层次统计。原则上由人员工资关系所在单位负责统计。在两个以上单位兼职的，按最高职务统计。负责统计填报的单位，要主动与兼职的单位联系，以防止重统漏统。已到新单位任职，但其工资关系暂保留在原单位的人员，由其新任职单位按其新任职务进行统计。

（三）各具体表情况说明

PS01号—事业单位用人方式情况

1、本单位从业人员总计=实有人员数+劳务（人事）派遣人员

2、本单位从业人员：指本单位所有工作人员，但不含退休返聘人员、借调人员；本单位从业人员等于实有人员数与劳务（人事）派遣人员数之和。

3、实有人员数：指与本单位建立人事关系（劳动关系）的所有工作人员，含本单位正式在册人员和本单位在正式在册人员之外长期或临时聘用的各类人员。

4、正式在册人员：指本单位在编人员和经上级部门批准超编配备的人员。

5、本新进人员：指本内，本单位新招用的所有工作人员，含编制内和编制外、吸收录用和聘用的各类人员。

6、劳务（人事）派遣人员：指本单位通过劳务（人事）派遣方式使用的所有人员。

7、未签订正式合同：指本单位尚未与其签订劳动合同或聘用合同的人员，不含劳务（人事）派遣人员。

PS02号—事业单位管理人才、专业技术人才增加、减少情况

这张表指标项与往年有所变化：一是“本增加”栏应届高等、中等学校毕业生中增加了“公开招聘”项；二是“本减少”栏，将取消原来的辞职、辞退项，改为“辞聘”，增加了协商解除合同、终止合同两项。

l、“上年底总数”，为上年国有事业单位和集体所有制事业单位底数之和，(包括各层次)需认真核对，与上上报数据保持一致。

2、本年底应有数 = 上年底总数 + 增加数本年底应有数

3、“实有数与应有数之差”(包括各层次)，需详细说明。包括：上年漏报、错报、多统、统计层次调整等。

4、本增加“其他”：指通过除上述途径外，进入本单位管理及专业技术岗位的人员。包括留学回国人员、其他单位整建制转入、新增单位、落实政策等。增加“其他”栏要说明情况，并列出每种情况的人数。

5、辞聘：指本人依法向事业单位提出解除聘用（劳动）合同的人员。

6、解聘：指被事业单位按照劳动合同或聘用合同，解除劳动或聘用关系的人员。

7、本减少“其他”：指通过除上述途径外，离开本单位管理及专业技术岗位的人员。包括：参军、死亡、单位整建制划出、减少单位等。减少“其他”栏要说明情况，并列出每种情况的人数。

8、“其他”项和“实有数与应有数之差”项出现数据的，需要作分项说明：例：增加其他项共XX人，其中，留学回国人员XX人，整建 制转入XX人（发文单位、文号）。减少其他项共XX人，其中，参军XX人，死亡XX人，整建制划出XX人（发文单位、文号）。实有数与应有数之差共XX人，其中，上年漏统XX人，错统XX人等。

9、本增减绝对数较大的需作说明。

PS03、04号—事业单位管理人才基本、分层次情况

这张表与往年有两处不同：一是往年表的主栏“层次”之下栏目是按职务形式列出，今年改为岗位1-10级（）加注职务的形式列出，其中部级正职相当于省级正职、部级副职相当于省级副职；二是将往年主栏中的“未按上述级别管理”细化为“九级岗位（科员）”和“十级岗位（办事员）”

注意审核各职务层次人员的学历、年龄等情况，如：各县（市、区）事业单位的副科、正科；各地级市事业单位的副处、正处等的情况，是否合理、可能。

1、对“按正省部级管理”、“按副省部级管理”栏出现数据的要注意复核，在上报时需报送人员名单，包括单位、姓名、性别、学历、年龄等项。

2、对“按正地厅司局级管理”的人员，学历在高中及以下，或年龄在40岁以下的要注意审核，并报送名单，名单项目同上。

3、对“按副地厅司局级管理”的人员，学历在高中及以下，或年龄在35岁以下的要注意审核，并报送名单，名单项目同上。

4、在填写本表的过程中，注意区分“公开选拔”与”竞争上岗”的区别。（公开选拔：指根据《党政领导干部选拔任用工作条例》和《公开选拔党政领导干部工作暂行规定》，由党委（党组）及其组织（人事）部门面向社会采取公开报名，考试与考察相结合的办法选拔的领导干部。竞争上岗：指根据《党政领导干部选拔任用工作条例》和《党政机关竞争上岗工作暂行规定》，在本单位或本系统内部，通过公开报名、考试答辩、群众评议、组织考察，产生竞争职位人选，然后按规定的程序和管理权限择优任用的人员。）

PS05号—管理人才分行业情况

根据行业标准填写行业情况，注意审核行业填写是否正确。事业单位行业划分严格按照国家行业划分标准填写（详见指标解释），一个单位从事多种经营活动的，按其所从事主要行业填写。

PS06、07号—事业单位专业技术人才基本、分层次情况

1、高中及以下学历的“正高级职务”需报名单（姓名、出生年月、学历、参加工作时间、工作单位、专业技术职务名称）。2、35岁及以下“正高级职务”需报名单（姓名、出生年月、学历、参加工作时间、工作单位、专业技术职务名称）。

3、工程技术人员、经济人员、会计人员、统计人员、工艺美术人员和政工人员职务序列中没有设正高级职务（据了解，我省部分序列如工程技术人员设有正高级职务，但为了与部里保持一致，我们还是不要填）。

PS08号—事业单位特殊专业技术人才基本情况

1、注意审核学历和年龄。

2、本单位特殊专业技术人才数：是指本单位特殊人才的数量，一人有多个称号的，在此栏只填写一次（不得重复计算），但在表内所列人员对应的称号栏要分别填写一次。

PS09、10号—事业单位专业技术人才分行业、分行业专业技术人才情况

根据行业标准填写行业情况，注意审核行业填写是否正确。事业单位行业划分严格按照国家行业划分标准填写（详见指标解 释），一个单位从事多种经营活动的，按其所从事主要行业填写。

PS11、12号—事业单位管理、专业技术人才参加培训情况

1、注意审核各职务层次人员的培训情况，如：各县（市、区）事业单位的副科、正科；各地级市事业单位的副处、正处等培训情况，是否合理、可能。

2、参加培训人员合计：指本内参加培训的管理人员的人数，一年内参加两次以上培训的仍按一人统计，但培训时间累加。

3、参加培训总人次：指本内参加培训的管理人员的人次，一个管理人员一年内参加几次培训，就作几人次统计。

PS13、14号—事业单位工勤技能人员基本、分行业情况

这两张表是今年新增的。有关要求参照前面管理、专业技术人才基本情况和分行业情况填写。

二、《2008年公有经济企业经营管理人才、专业技术人才统计报表》

这套表由往年的《国有经济企业经营管理人才、专业技术人才统计报表》和《集体经济企业管理人才、专业技术人才统计报表》两套表简单拼合而成。所有报表和指标项与往年相同。

PM01号 增加、减少情况

参照国有事业单位第二表

PM02、03、04号 经营管理人才基本情况

1、名词解释

监事、董事：指出资者通过一定法律程序向所出资企业派出的，依法行使出资者权力、维护出资者利益的董事、监事等。经理人：指在企业的总经理、副总经理、总会计师以及按副总经理进行管理的总工程师、总经济师等。

部门负责人：指企业各职能部门的负责人。

党委（党组）负责人：指企业的党委（党组）书记、副书记。部门负责人：指党群各职能部门的负责人

2、配臵方式：指企业经营管理人才在现职岗位上的任职方式。委任或直接聘任:是指企业配臵使用人才过程中,由组织人事部门直接选拔,党委(党组)讨论决定任用的人才使用方式。

选任:是指企业配臵使用人才过程中,通过依法民主选举的方式产生人选,并经组织审定的人才使用方式.如:党委成员、工会主席等。

市场化选聘:是企业配臵使用人才过程中,通过内部竞争上岗、公开招聘、人才市场选聘方式,经考察了解,并经党委(党组)讨论决定任用的人才使用方式。

3、在当前岗位任职年限：指企业经营管理人才在当前岗位的任职时间。

4、年薪酬水平：指经营管理人才当内在企业的总收入。

5、注意审核各类人才的学历、年龄等情况，如：出资人、企业负责人的学历、年龄，是否合理、可能。

6、注意审核各类人才的配臵方式、任职年限、年薪等情况。

三、《2008年机关、事业单位工作人员工资统计报表》

这套表与往年报表一致，不同之处仅在第一表“机关职工人数和工资情况”津贴补贴中增加了“规范的津贴补贴”项

第一表

1、注意与上年数字的比较。

2、检查核实各类人员的年工资总额有无漏统。检查各项津贴补贴有无漏统、漏报。

3、年末职工人数要认真加以核实，防止漏统、漏报、错报，也不得随意多报或少报。当职工年末人数数字大于正式职工人数时，短期和临时用工工资项必须有数字。

4、职工年工资总额，要根据国家关于公务员工资总额构成的有关规定、并且按照实际发生数字进行统计填报。不得虚报、瞒报，同时也要防止漏统、漏报、错报。

5、职工年平均工资水平要基本符合本地区、本单位的实际。要注意检查当年职工年平均工资的真实性、准确性。

第二表

本表只统计正式职工，但不包括机关工人。机关工人在（第3表）中统计。

1、注意核对职务、级别、档次填报是否准确，有无错统。

2、国家级副职以上人员，要列出名单。

3、高于最高档的填最高档，作说明（列出职务与档次）。

4、“人统2表”“省部级副职及相当者”最高为七级、“厅局级正职及相当者”最高为十级、“厅局级副职及相当者”最高为十二级、“县处级正职及相当者”最高为十四级、“县处级副职及相当者”最高为十五级。

第三表

要注意检查核实不同技术等级岗位（技术职务）

工人的技术等级岗位（职务）及其所对应的岗位工资档次。高于最高档的填最高档，作说明（列出职务与档次）。第四表

重点审核任职年限与工龄之间的政策规定界限和数据填报的逻辑性、合理性，如省部级副职及相当者工龄16-20年、任职年限16年以上等情况，要认真审核。处级以上工龄5年以下的、副厅级以上工龄6-10年的注意审核，并报名单(姓名、出生日期、学历、工作单位、职务、参加工作时间)。

第五表

1、注意与上年数字的比较。

2、检查核实各类人员的年工资总额有无漏统。尤其要注意绩效工资的填报。绩效工资是按照工资改革方案的规定，国家对事业单位工资分配实行总量调控和政策指导设定的工资构成项目之一。要按照国家有关规定进行统计填报。检查各项津贴补贴有无漏统、漏报。

3、年末职工人数，有无漏统、漏报。当职工年末人数数字大于正式职工人数时，短期和临时用工工资项必须有数字。

4、职工年工资总额，要根据国家关于事业单位工资总额构成的有关规定、并且按照实际发生数字进行统计填报。不得虚报、瞒报，同时也要防止漏统、漏报、错报。

5、职工年平均工资水平要基本符合本地区、本单位的实际。要注意检查当年职工年平均工资的真实性、准确性。

6、非参公事业单位没有“年终一次性奖金”项。第六表

1、注意与上年数字的比较。

2、年工资总额、职工年末人数审核要求与（第5表）相同。

3、行业分组要按照国家行业分组目录，准确归类填报。本表未列出的行业，可列入“其它行业”进行统计填报，但要写出说明。

第七表

1、参照公务员管理的事业单位，要严格按照公务员管理的有关规定填报。注意检查核对职务、级别、档次填报是否准确，有无错统。

2、本表只统计正式职工，但不包括工人。事业单位工人在（第8表）中统计。

3、高于最高档的填最高档，作说明（列出职务与档次）。

4、“厅局级副职及相当者”最高十二级、“县处级正职及相当者” 最高十四级、“县处级副职及相当者”最高十五级。

第八表

1、参照公务员管理的事业单位工人在此表中填报。

2、要注意审核高级技师、技师、高级工、中级工、初级工不同技术等级职务的资质条件，准确统计填报。

3、高于最高档的填最高档，作说明（列出职务与档次）。第九表

注意检查核实各职务岗位管理人员的岗位级别与薪级工资级别，准确进行统计填报。

高于最高档的填最高档，作说明（列出职务与档次）。“三级职员岗位”最高49级、“四级职员岗位”最高46级、“五级职员岗位”最高43级、“六级职员岗位”最高40级、“七级职员岗位”最高37级、“八级职员岗位”最高34级、“九级职员岗位”最高31级、“十级职员岗位”最高30级。

第十表

1、注意检查核实各专业技术人员各职务岗位、及其对应的薪级级别。

2、本表统计为一级岗位人员，要在软件“报表说明”功能界面中编辑列出名单，随数据上报盘同时报送。

3、高于最高档的填最高档，作说明（列出职务与档次）。

4、“一级岗位”最高60级、“二、三、四级岗位”最高50级、“五、六、七级岗位”最高41级、“八、九、十级岗位”最高37级、“

十一、十二级岗位”最高33级、“十三级岗位”最高30级。

第十一表

1、本表审核要求与“（第7表）1” 相同。

2、要注意检查核实各职务任职年限与工龄之间的逻辑关系。第十一、十二、十三、十五表：事业单位工龄情况

1、处级以上工龄5年以下的、副厅级以上工龄6-10年的注意审核，并报名单(姓名、出生日期、学历、工作单位、职务、参加工作时间)。

2、讲师级以上工龄5年以下的、副教授级以上工龄6-10年的注意审核，并报名单(姓名、出生日期、学历、工作单位、职务、参加工作时间)。

第十二表

注意检查各职务岗位管理人员任职年限与工龄之间的逻辑关系。

第十三表

注意检查核对各岗位专业技术人员任职年限与工龄之间的逻辑关系。

处级以上工龄5年以下的、副厅级以上工龄6-10年的注意审核，并报名单(姓名、出生日期、学历、工作单位、职务、参加工作时间)。

讲师级以上工龄5年以下的、副教授级以上工龄6-10年的注意审核，并报名单(姓名、出生日期、学历、工作单位、职务、参加工作时间)。

第十四表

1、注意检查各类工人与薪级工资之间的关系。

2、注意填写“参照公务员法管理的事业单位”中执行事业单位岗位绩效工资标准人数。

3、高于最高档的填最高档，作说明（列出职务与档次）。

4、“技术工一级”最高38级、“技术工二级”最高36级、“技术工三级”最高33级、“技术工四级”最高30级、“技术工五级”最高28级、“普通工岗位”最高26级。

第十五表

1、要注意检查核实不同技术等级岗位（技术职务）工人任职年限与工龄之间的关系。

2、技工一级工龄在20年及以下的、技工二级工龄为10年以下的、技工三级工龄为5年及以下的，要分别列出名单。

第十六表

1、本表只统计本单位职工人数绝对增加或减少情况。属于本单位内、职务发生变动的人员，不再作增加数或减少数统计。

2、“上年末职工人数”(包括各层次)需认真核对，与上一年上报 数据保持一致。

3、“其他”项需详细说明来源及人数。

4、“净增加职工人数”较大的需作说明。

5、注意审核“考试考试录用”的高职务人员。

6、注意审核县（处）级以上的增加项“其他”、减少项“其他”。第十七表

要注意审核机关和事业单位中不同职级离退休人员人均离、退休费的年平均水平。一般情况下，职务高的离休、退休人员，其离休退休费比职务低的稍高一些。但由于离休退休人员数量和离退时间的因素，也会出现特殊的情形。要注意审核。

人事档案统计 篇5

1 实践中的有益探索

1.1 加大了数据信息的采集力度和广度

对医院人员的基本情况及时收集、整理、审核汇总, 并纳入计算机管理, 形成基础数据。对人员的增加和减少, 学历、职称、部门的变化等情况进行随时登记, 及时更新;对每一个医务人员的业务水平、科研能力、继续教育、业务工作量建立起个人业绩数据库, 并完成各类统计报表, 扩大了人事统计的外延。

1.2 确保咨询职能的发挥

人事统计工作者对医务人员信息进行及时正确地分析和迅速有效地反馈给管理者, 在医院管理中发挥着应有的作用。表现在:通过人员信息掌握全院学科专业技术人员年龄、学历、职称等情况, 并借助人事统计分析系统分析结果调整各专业用人计划和岗位设置;通过对临床专业人员的年龄结构、学历结构、职称结构、工资收入的统计分析, 出台了医疗技术队伍建设方面的措施;通过对工作量、科研成果进行统计, 评价医疗人员的工作质量;通过对某项工作发展情况的统计分析, 总结和检查出其中好的作法与不足, 及时跟进一些措施和制度。这些咨询职能的发挥对学科带头人聘用管理制度, 提高核心人才的创新能力, 优化人才来源结构和专业知识结构发挥了积极作用。

2 工作中存在的问题

尽管医院人事统计数据利用方面对医院管理工作起到了积极的推动作用, 在实践中还存在许多不容忽视的问题。

2.1 重视不够

认识不到位, 认为统计的任务就是完成报表, 统计数据资料只是人员的状态、规模在数量上的变化, 数量之间的内在联系和发展规律知之甚少, 更谈不上用来指导工作。这些思想严重阻碍了统计资料利用分析的开展。

2.2 统计手段落后

医院人事统计工作基本上仍然是以手工统计为主, 通过计算机单机录入后进行数据处理, 生成上报文件, 对计算机的应用停留在报表处理阶段, 对统计信息的管理还没有摆脱手工处理的方式, 存在效率低、信息共享性差的问题。

2.3 统计人员水平不高

有些单位从事医院人事统计工作的都不是专职统计员, 由负责医院人事或工资工作的人员进行兼职统计。虽然熟悉医院人事工作业务, 但未参加过统计专业知识的系统学习和岗位培训, 对统计学的理论知识、统计的方法和手段掌握不够。

3 发挥医院人事统计作用的有效措施

针对上述问题和现象, 要真正发挥医院人事统计工作的重要作用, 就必须从基础工作做起, 从细微之处抓起。

3.1 从战略高度上重视医院人事统计工作

医院人事统计目的就是根据医院人事工作的需要, 运用科学的统计理论和方法, 对医院人事资料的收集、整理和分析, 以全面、及时、准确地反映人员队伍状况和劳动工资情况, 为医院在宏观上制定医院人事管理制度, 研究工资分配办法提供决策依据。因此, 医院领导应高度重视医院人事统计工作, 从人力、财力、物力上给予大力支持, 改善工作条件, 及时听取有关统计资料反映出来的重大情况、重大问题的汇报, 主动采纳统计分析意见和建议。

3.2 建设高效精干的人事统计队伍

医院人事统计是一项政策性、专业性很强, 内容繁杂, 而人员素质是搞好人事统计工作的最基本的要求。因此, 要强化对人事统计工作价值的认识, 必须拥有一支高素质的统计队伍。

3.2.1 做好岗位人员选拔

从事医院人事统计工作的人员不仅熟悉医院人事工作的各项业务, 还要精通统计理论、统计方法、统计手段, 明确医院人事统计的范围、指标口径、掌握现代统计方法及现代信息技术以及人力资源管理有关的理念和方法, 利用计算机和网络进行信息的搜集、处理和传递, 才能确保统计工作的准确高效。同时, 有针对性地选拔统计学专业人才充实到医院人事统计队伍中来。

3.2.2 强化岗位实践

医院人事统计不能只满足于数字准确, 更要熟悉医院人事工作, 发挥直接占有统计资料的优势, 应用医院人事信息管理系统, 完善人事数据信息库, 并将医疗、科研、后勤保障等系统与之相连, 达到资源共享, 建立完备的人事统计数据库, 以备各类信息数据的传输、查询及分析, 从而随时随地收集各部门与人事有关的信息资料, 积极主动发现问题、分析问题并及时转化统计分析成果, 使统计分析更具有针对性和指导性, 这对于提高人事统计工作的水平及工作效率有着极为重要的意义[1]。

3.3 加大统计资料的分析利用

随着医院人事制度改革的不断深入, 对医院人事统计提出了更高的要求, 只提供数据、报表是远远不够的, 必须深化医院人事统计资料的分析利用, 服务于医院人事工作大局。通过整理不同时期的人员总数、人员结构、工资情况及其增减变化, 在此基础上形成详细的统计分析报告, 找出人员结构、工资分配中存在的突出问题, 科学的预测未来发展状态, 积极地提出建议方案, 使统计数据的价值得到最大实现。

3.4 提高法规意识

人事统计工作人员应具备良好的职业道德, 较高的思想觉悟和较强的法制观念。医院应依法加强自身管理, 开展统计法规的宣传教育, 培养统计人员的风险意识、法律意识和保密意识, 确保在工作中坚持以诚信为本的准则, 从而保证统计数据的真实性和准确性[2]。

总之, 医院人事统计工作在医院管理中具有不可替代的地位。只有不断推进统计队伍建设, 完善统计工作制度, 运用现代信息技术, 创新统计方法, 加强统计数据的开发利用, 确保统计质量, 才能在医院管理与国家新一轮医改中提供强有力的支持功能。

参考文献

[1]侯世方, 孙长福.统计职能在医院信息网络建设中的拓展[J].中国卫生统计, 1999, 16 (5) :275.

浅谈人事档案及人事档案工作 篇6

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

二、人事档案的作用

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等。

三、人事档案工作

1、人事档案工作的基本任务

人事档案工作是用科学的原则和方法管理人事档案，提供档案信息为组织、人事工作服务的一项工作。人事档案工作是组织、人事工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行人事工作路线、方针和政策，选举贤能，知人善任。它是为社会主义现代化建设服务的。

人事档案工作的基本任务是：根据改革开放形势下组织、人事工作的需要，加强人事档案材料的收集归档工作，完善管理体制，搞好队伍建设，做好基础工作，进一步改善保管条件，努力提高科学管理水平，保障提供利用，有效地为组织、人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。

2、人事档案管理部门的职责

(1)保管人事档案，为国家积累档案史料;

(2)收集、鉴定和整理人事档案材料;

(3)办理人事档案的查阅、借用和转递;

(4)登记员工的职务、工资和工作变动情况;

(5)为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况;

(6)做好人事档案的安全、保密、保护工作;

(7)调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导;

(8)推广、应用人事档案现代化管理技术;

(9)定期向档案馆(室)移交死亡员工的档案;

(10)办理其他有关事项。

3、人事档案工作的管理体制

人事档案工作实行集中统一和分级负责的管理体制。人事档案是人事管理活动的历史记录，是开展人事工作的必要条件，管理人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理。我国现行的人事档案管理体制是：工人档案由所在单位的劳动(劳资)部门管理，学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理，军人档案由各级政治(干部)部门管理。干部档案则按干部管理权限集中统一管理。各级组织、人事部门有明确的管理权限，分管哪一级干部，就管哪一级干部的人事档案，做到“人档统一”。这一原则，在地(市)以上是完全适用的，但在县以下单位(包括县委、县府直属单位)，管的干部少，无专人管理，不具备保管条件，严重影响了干部档案的安全保密和业务建设。为此，《条例》规定：“县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、显人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理。”

我国人事档案工作，目前仍实行分块管理，干部档案工作的领导与指导，由各级党委的组织部门负责;企业职工档案工作由所在企业的劳动职能机构负责，接受劳动主管部门的领导与指导;学生档案工作由所在学校的有关部门负责，由教育主管部门领导与指导;军人档案工作由各级政治(干部)部门负责领导与管理。除军人档案工作外，上述3项档案工作均已纳入全国档案工作管理体系，由各级档案行政部门，按《中华人民共和国档案法》等有关规定，进行宏观管理和协调工作。

4、人事档案利用制度

(1)建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

(2)建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

(3)人事档案利用的方式：

(1) 设立阅览室以供利用查阅。

(2) 借出使用。

(3) 出具证明材料。

5、人事档案工作人员应具备的素质

人事档案工作的性质要求人员必须具备较好的政治素质和专业素质。

(1)要熟悉党和国家的干部人事制度，熟悉人事管理工作的方针、政策、如调配、任免、录用聘用、考核考察、政审、奖惩、工资、教育培训等工作情况，用以指导工作，以保证人事档案工作的正确方向。

(2)要熟悉党的历史。人事档案的许多内容，都与我党各个历史时期的重大事件有关，有扎实的党史知识，就能了解有关档案材料形成的历史背景，正确判定档案材料的价值。

(3)要精通人事档案工作业务。有了一定的专业知识，才能做好收集、鉴别、整理、保管、保护、转递和提供利用等工作，科学地管理档案，实现管理现代化。

(4)要有高尚的职业道德和情操，认真负责，坚持原则，严格按政策规定办事，坚决杜绝一切失密的现象和徇私舞弊的行为。

参考文献

人事档案统计 篇7

例:要求按照下面的截图内容对公司所有员工进行职业技能分类汇总的统计。

相同需求的还有学历信息统计表、专业类型信息统计表、职称信息统计表、职务信息统计表、岗位类型统计表等, 这几个统计表除了统计项目即分类不同外, 其他统计信息均一样, 所以可以使用一个通用的统计结果表来显示统计结果。

2 之前的实现方法

之前公司并没有信息系统, 只有一个用Visual foxpro语言编写的工资计算系统, 这个程序使用的人事信息基本表将所有人事信息放在一个表中, 除了姓名、性别、出生年月、入职时间等基本信息外, 还包括其他辅助信息, 比如第1学历、第1学历取得时间、第1学历学校、第1学历专业、…、第3学历、第3学历取得时间等, 还有员工的职称信息、职业技能信息等都采用这种方式写在一个表中, 对于学历、职称、职业技能都只记录3组信息, 如果不能满足, 需要更多组时, 则需要修改表, 在表中增加字段:第4学历、第4学历取得时间等等;另外, 每条记录中都有许多标志位字段信息, 用来记录员工的各类信息, 比如, 第一学历是大学本科的T1, 最高学历是大学本科的记作T8, 等等, 统计时按照统计的要求由人力资源部管理员根据这些标志位的取值不同, 在数据库后台写程序语句来实现, 然后将统计出的数据填写在上面格式的电子表格文件中。

这种方法的缺陷:人事信息表可能会因为不满足员工基本信息而增加字段、修改表, 这是程序开发中比较忌讳的做法;统计操作不方便, 只有管理员可以统计, 当然也可以将统计后台程序保存, 但是没有Visual foxpro语言环境也无法执行统计;主管领导或相关部门领导想统计本部门人事信息, 只能向人力资源部申请后, 由人力资源部执行统计并录入数据生成报表后提交给主管领导或相关部门领导, 耗时长;如果要统计某个子公司的数据, 还需要修改程序脚本;得出的统计数据不能自动生成上报表格, 需要人工录入。

3 现在的实现方法

3.1 数据库与开发平台选择

现在的人力资源系统数据库选用关系型数据库SQL Server, 数据操作相对简单, 数据表设计采用人事信息主表加附表的模式, 一个人事主表, 多个人事相关信息附表, 学历、职称、职业技能及社会关系、奖惩记录等都通过附表保存, 这样可以随时增加附表, 即可以随时增加员工的辅助信息。编程语言选择以色列开发的表格式驱动、代码量少、编程速度快的eDeveloper Magic开发平台。

3.2 数据表设计

系统中将人事基本信息中的基本信息, 比如姓名、性别、出生日期、政治面貌等放在一个基本信息表中, 将学历、职称、职业技能等信息分别放在附表中, 表名分别是员工学历记录表、员工职称记录表、员工职业技能记录表, 每个表都有一个标志位用来记录是否是当前最高的学历 (或职称、或职业技能等) , 附表的好处是, 缓解了单个表太大的压力, 还可以记录多条信息, 即每个员工的学历信息都可以记录N条, 不存在修改表结构的问题。

3.3 统计实现方法

3.3.1 数据库中视图定义

此处以员工职业技能为例, 由于人事信息主表中没有职业技能信息, 需要链接员工职业技能表才能得到员工最高职业技能信息, 而且得到的职业技能等级信息是数字编码, 不方便最后的统计汇总。因此, 我们作了如图3所示的视图定义:将职业技能等级巧妙地转换成我们需要的标志位信息, 由于是视图, 只有使用时才生成, 不占用数据库的空间。然后利用开发平台计算各项合计、汇总展示。

下面是职业技能信息视图产生的数据 (此处屏蔽了员工姓名等信息) 。

这里还需要提前定义员工学历信息视图、员工年龄信息视图、员工职称信息视图、员工岗位类型信息视图、员工所在部门信息视图等, 它们的定义与员工职业技能信息视图类似。其中年龄视图中以年龄段来划分转换, 详细定义如图5、图6, 其他视图定义此处就不一一列出了。

在上面的员工职业技能信息视图的基础上, 我们作了如图7、图8所示的视图定义:将需求中需要的各类信息都通过巧妙的转换方法计算得出。

下面是员工职业技能统计信息视图产生的数据 (此处屏蔽了员工姓名等信息) 。

3.3.2 开发平台中程序实现

e Developer Magic开发平台支持多种数据库, 可以直接在程序中写SQL语句, 将统计汇总数据写入临时表中, 再利用开发平台将临时表中的数据进行展示, 图9是写入临时表的SQL语句, 针对人力资源部对于学历、职称、职业技能、岗位类型、专业类型等分别进行统计的需求, 这段语句都可以满足, 用户选择不同的统计项后, 系统会自动执行这段语句, 删除临时表中的数据, 再将需要的数据写入即可。其中, 临时表表名与作为选择源的视图名称是通过参数传递的。

实现的最终效果如图10所示, 还可以灵活地选择各部级单位或子公司进行统计, 即只统计部级单位内或子公司内的各项人事统计信息。

在上面的窗口中点击“打印”按钮可以直接打印窗口中的统计信息, 点击“导出Excel”按钮可以将统计信息导出到电子表格文件;还可以双击统计项目前的序号查看明细数据, 比如在专业类型=“冶金”的序号1上双击, 可以查看科技信息中心冶金专业员工的列表信息。在图11中人员信息列表上双击还可以查看该员工的详细人事信息, 此功能称为穿透查询, 这是eDeveloper Magic开发平台的一大优势。

点击“导出Excel”按钮还可以将专业类型人员列表信息导出为电子表格文件 (如图12所示) , 再进行编辑操作等。

这种方法的优势:人事信息附表可以随时增加, 不影响原统计信息的使用;统计操作简单方便, 只要有权限的用户都可以随时随地查看, 速度快捷, 只有几秒的计算时间;增加了打印、导出报表、查看明细列表、导出明细数据等辅助功能, 全面满足了用户对于人事信息统计查询的需求, 可将统计信息分部门或全公司范围内统计生成报表文件后直接导出, 报送相关主管部门。在数据库后台方面, 因为是通过视图和写入临时表的方法实现, 并不占用数据库空间, 即不会增加服务器的负载。

4 结束语

“人事查询统计”功能在人力资源部门应用效果显著:此功能界面友好;用户操作简便;速度快捷, 只有几秒的计算时间;统计数据直观, 有对比, 有统计;统计种类多;辅助功能多 (导出、打印、穿透查询等) 。人事管理员与有查询统计权限的用户通过电话指导培训后就可以操作。由于后期增加了员工职务统计信息, 极大地方便了公司干部管理电子化与便捷化。另外, 人事管理员可以根据人力资源管理需求, 随时增加人事信息附表, 比如员工证照信息等, 只要是有等级信息的, 我们都可以通过这个方法来实现它的查询统计显示。

该功能的缺点是还没有实现统计数据通过图表直观显示, 在后期应用中将努力寻找方法实现。

参考文献

人事档案统计 篇8

人事档案是员工职业生涯的证明, 是企事业单位任用人才的重要依据, 对于职工和用人单位来说, 人事档案是双方缔结劳动关系的重要资料, 因此, 其价值不可忽视。然而, 在现实中, 出于各种原因所存在的人事档案纠纷层出不穷, 给用人单位的人力资源管理和劳动者的职业发展造成了重大的负面影响。具体来说, 以下四种典型的人事档案纠纷出现频率最高, 影响最大。

1. 扣档。

扣档是指主要由企业实施的, 针对辞职、离职等中断劳动协议的员工, 以其不缴纳违约金、培训费为由, 扣留员工档案, 以阻碍人才的自由流动的行为。目前, “扣档”是许多企业用以防止人才流失而实施的杀手锏, 其威力不可小觑, 且影响恶劣, 严重阻碍了人力资源的市场配置[1]33。我国法律明文规定, 企业员工在与用人单位解除劳动合同后, 其原所在单位应在一个月之内将其档案转交其新的工作单位, 没有找到新用人单位的, 档案转交其户口所在地的街道劳动组织人事部门。用人单位不仅无权扣留职工的人事档案, 还应积极履行为劳动者开具相关证明文件, 调动个人档案的照顾义务。若因企业的“扣档”行为, 给劳动者造成损失的, 用人单位还应承担赔偿责任。

2. 弃档、遗档和死档。

弃档是指劳动者抛弃自己档案的行为;还有部分劳动者, 为了找工作或到异地工作, 其档案也随着一直变动, 由于未及时办理档案管理变动手续, 等超过截止期限后造成许多档案不知下落;还有许多劳动者将档案和户口寄放在人才市场, 久而久之因未定时缴费而变成“死档”。“弃档”、“遗档”和“死档”现象在一些非户口所在地工作的大学毕业生群体中表现最为突出。

3. 重建档案。

原始性与唯一性是人事档案价值的体现, 然而, 在社会经济运行中的双重价值标准影响下, 不少人因利益驱动和管理漏洞进行“重新建档”等擅自建档的违法活动。“重新建档”绝大多数是“扣档”的衍生行为, 是地方和个别单位在个人档案不能随人才流动而流动的情况下, 为了吸引人才而宣称招聘人才可以不要人事档案, 并可通过当事人口述的方式为引进人才重建档案而规避档案给人才流动所造成的阻碍[2]79。乍看之下, “重建档案”似乎有利于人才的自由流动。然而, 认真分析之下便可发现, 用人单位打着“人才引进绿色通道”的旗号擅自重新建档不仅破坏了档案的原真性和唯一性, 且会造成“一人多档”以及“人档管理混乱”局面。

4. 假档。

假档是指当事人为了自身利益的需要而非法捏造、篡改信息而形成的偏离事实的人事档案。人事档案是员工职业生涯的证明, 是企事业单位任用人才的重要依据, 对于职工和用人单位来说, 人事档案是双方缔结劳动关系的重要资料, 因此, 档案所包含的信息的真实性和原始性是其质量的首要保障。而丧失了原真性的假档会给当事人造成巨大的负面影响, 同时严重影响招聘过程中企业对员工诚信度的评价, 为企业后续的人才管理埋下隐患[3]51。

5. 失档。

失档现象多数由于档案管理人员的疏漏, 在档案转递时不按照规定渠道和方式转档所造成的。在现实中, 失档给当事人所造成的影响是各种档案纠纷中最严重的, 档案一旦丢失便难以找回, 也就意味着当事人的所有个人信息将不复存在, 其必将给当事人的求职以及办理各种社会事务造成极大不便。

二、引发人事档案纠纷的管理制度问题和管理制度改革

针对上述存在的档案纠纷, 除了由于当事人对人事档案的重要性缺乏认识之外, 还与当前我国人事档案管理领域存在的问题紧密相关:首先, 档随人走, 档案转移手续复杂, 且管理费收取过高, 致使不少人选择“弃档”、“遗档”, 甚至造成“死档”。随着大量劳动者档案被纳入市场化管理模式, “人才管理———存放档案———当事人付费”成为当前我国人才市场管理人事档案的固定模式[4]63。我国现行的人事档案管理制度严格遵循法制化管理。根据我国《档案法》, 目前我国企事业档案管理工作严格贯彻“统一领导、分级管理”精神, 由国家按照人事隶属关系, 授权有关国家机关、国有企事业单位档案室、街道劳动部门以及有资格的人才流动服务机构进行管理。按照我国人事档案的管理政策, 隶属于政府人事行政部门的人才流动服务机构在管理人事档案的过程中要收取高昂的管理费, 标准大约在每人每月15—20元之间, 而调档则需要一次性交纳400—600元不等的费用, 这给正处于待业中的流动人员带来了不小的负担, 为此, 其中的多数流动人员选择“弃档”。其次, 当前我国档案管理实施封闭式管理, 透明度低, 重藏轻用, 当事人的知情权在档案管理领域没有得到充分维护, 导致“假档”等违法行为不断。当前, 我国档案管理严禁个人查阅档案信息, 因此, 许多有违事实的信息资料充斥其中, 得不到当事人的甄别而真假难辨, 大大削弱了档案的真实性和利用价值。严重者甚至给当事人的社会生活带来巨大的负面影响[5]77。再次, 档案管理人员素质参差不齐, 管理设备落后, 缺乏监管。当前我国档案管理人员专业素质参差不齐, 管理方式落后, 仍停留在手工整理的阶段, 大量档案在记录和整理过程中遗失的现象频发, 且由于缺乏监管, 管理人员的工作得不到有效激励, 消极怠工的情况十分普遍。针对目前传统管理体制上的“档随人走”、“重藏轻用”、封闭式管理, 缺乏必要的监管机制、档案保管条件落后, 仍以手工操作等问题必须进行革新, 笔者认为可从以下几个方面入手, 对企事业人事档案管理制度进行改革。

1. 加大档案信息化和数字化改革力度。

针对目前我国社会上广泛存在的“弃档”、“死档”现象, 我们的档案管理单位应继续加大档案的信息化和数字化力度, 摆脱资源耗费大、查阅效率慢的“卷宗”模式, 建立人事档案管理信息数据库, 将呈分散形态的不同单位、不同载体的人事档案资源以数字化的形态储存起来, 并借助网络, 实现有效流通, 帮助人事档案以资源的形态进入信息领域, 实现非保密形态的人事档案全社会有条件共享。如此便可提高信息的筛选与利用效率, 规避“扣档”、“重建档案”等乱象以及“失档”给当事人带来的不可逆影响, 实现人力资源的高效配置, 最大程度发挥其为人才和企事业单位服务的价值[6]35。

2. 改革人事档案收费制度, 逐步实现“零收费”。

目前, “以档养档”的人事档案寄存服务的价格与成本之间存在着巨大的利益空间, 由于隶属于政府部门的人才流动中心属于非营利机构, 而人事档案又是国家出于管理需要而建立的, 其所有权属于国家, 当事人甚至不能随便查阅自己的人事档案。因此, 让当事人单方面承担人事档案的管理费用显然有失公平。针对这一暴利行为, 笔者认为应由政府财政来支付人事档案管理费用, 逐步实现“零收费”。只有从提高对人事档案重要性的认识以及档案管理费用降低甚至最终的取消, 才能从根本上消除“弃档”现象[7]57。

3. 建立社会化开放式管理模式, 提高人事档案管理的透明度, 保障当事人的知情权。

人事档案作为完整记录个人信息的文件, 其具有政治性、服务性、机密性和科学性。然而, 随着社会的发展, 个人对档案知情权的需求越来越强烈。虽然个人不能查询、利用本人及亲属的档案, 但是在现代社会个人有权了解其档案材料的内容, 如此才能更为有效地保障人事档案信息的真实性。因此, 笔者认为, 我国人事档案管理应该适度公开化, 至少应该赋予当事人对个人档案信息进行核实的权利, 如此才能有效避免“假档”的产生。

4. 扩大档案信息收集范围, 加强鉴定审查力度, 对信息进行动态管理。

企业在人事档案信息收集过程中应打破阶级制, 对于普通职工和领导干部一视同仁。此外, 档案管理部门要加强对档案信息的鉴定审查力度, 确保档案信息的原真性。由于当事人随时随刻都在谱写自己的历史, 因此, 人事档案具有强动态性, 这就要求人事档案必须不断增加新内容, 补充新材料, 要做到这一点, 也需要用人单位的配合, 需要单位在人事管理工作中详尽记录员工的“过去时”和“现在时”。只有“三管齐下”才能保障人事档案的真实性和严肃性, 确保其在缔结劳动关系过程中的参照性[8]17。

5. 进一步完善企事业单位人事档案的保管和移交制度, 加强个

人监督, 定期对人事档案工作进行考核评估, 有效防止“失档”现象的发生。档案是历史的记录, 我们据此回顾过去, 展望未来。档案的价值根植于其中存在的历史资料之间, 体现在信息的完整性、真实性和科学性之上, 存在于合理利用之中。当前, 由于传统管理体制的落后造成大批档案的遗失和滥用, 给经济、社会等领域造成了不可忽视的负面影响。我国是人口大国, 巨大的人力资源能否充分利用关乎人才战略的实现和社会主义各项事业的蓬勃发展, 尤其是在当前社会转型的关键时刻, 建立适应时代要求的人事档案管理体制刻不容缓。

参考文献

[1]王英玮.信息时代的人事档案管理[M].北京:中共党史出版社, 2004.

[2]冯惠玲、张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.

[3]傅荣校.档案管理现代化[M].杭州:浙江大学出版社, 2002.

[4]张世林.档案信息利用法律研究[M].北京:法律出版社, 2004.

[5]陈潭.单位身份的松动——中国人事档案制度改革研究[M].南京:南京大学出版社, 2007.

[6]冯湘君.信用经济建设视角下我国人事档案制度改革研究[J].档案学研究, 2009 (6) .

[7]谭必勇.从“弃档”现象看我国人事档案制度改革[J].北京档案, .2003 (3) .

人事档案统计 篇9

1 传统人事档案的突出弊端

1.1 人事档案是员工身份的证明, 由员工所在单位保管, 被迫依附于单位

在计划经济体制下, 人事档案无论是在企事业单位, 还是政府部门都是员工的身份证明, 它根据人事管理的需要建立起来的。个人在国家社会、组织单位的地位和权利都由这一身份证明所决定。但是它都是暂时由单位保管, 常常会造成员工被迫依附于单位

1.2 人事档案的所有权普遍认为归属于个人, 管理要向其相对人收取管理费

我国传统的社会流动人员档案管理往往要向相对人收取管理费用, 而且2005年出版的《中国人才报告》中也明确提出了这一问题的严重性:由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门, 档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构常常带来巨大收益。实质上, 按照我国法律明确规定, 人事档案应该归国家所有, 是不应该收取保管费的。

1.3 人事档案相对人的权利不能合理的保障

在计划经济时代, 几乎所有的人事档案管理制度都清一色地规定:不允许本人查阅自己的人事档案及其直系亲属的档案。这种规定已经使许多人深受其害。

1.4 人事档案的管理权的比较混乱, 且不适应市场经济发展的需要

传统体制下人事档案的管理方式主要分为多头管理和都不管, 常常是为了方便流转, 仅仅履行档案的收发手续, 缺乏实质性的动态管理机制, 内容陈旧, 不能反映相对人的实际情况。

2 现代人事档案改革的解决措施

2.1 建立人事档案之外其他合适的人才评价标准和员工考核依据

传统的人事档案管理模式制约了员工的合理流动和科学考核。现代人事管理部门应该建立人事档案之外的科学、合理、公正的人才评价标准和员工考核依据, 不单纯依赖于人事档案, 这样才可以提高那些有真才实学的员工的工作积极性。

2.2 政府应正确界定人事档案的所有权, 实行无偿性的管理服务

我国法规规定, 以往形成的人事档案 (包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等) 都应属于国家所有。这样来说, 人事档案的管理就没有什么理由向其相对人收取管理费, 政府以及所设立的人才流动中心应该提供无偿性的管理。

2.3 突破传统观念的限制, 提高人事档案管理的透明度

修改有关的人事档案管理规范, 删除以往的不合理规定, 明确规定人事档案的相对人可以通过授权方式, 查看和合理修改本人或其直系亲属的人事档案信息内容, 确保公民的信息知情权得到应有的体现。

2.4 改革现行的人事档案制度, 建立公共部门与非公单位相互分离的管理制度

现代人事管理制度应明确规定所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任。对于公共部门的人事档案管理, 实行统一领导、分级集中的管理体制;对于非公单位, 实行统一指导, 各司其职的管理体制;政府系统的档案馆应当成立专门负责管理人事档案的文件信息服务中心。通过让更多的组织和单位都享有管理人事档案的权利, 提高人事档案管理的社会化程度, 改善人事档案内容结构状况, 增强人事档案的社会功能, 使之真正成为组织识别人才、任用人才, 了解有关人员工作业绩、能力和水平及其诚信情况的有效依据。

参考文献

[1]王英玮.周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯, 2007 (1) .

[2]王英玮, 张秋燕.关于改革我国人事档案管理机制的几点建议[J].档案学通讯, 2009 (4) .

[3]刘琴.人事制度改革对人事档案管理的影响[J].档案学通讯, 2005 (5) .