人事档案利用

人事档案利用（精选12篇）

人事档案利用 篇1

文章提及的人事档案是相关的人事等机构结合国家的相关方针, 在对人员进行培养以及任用等的一系列过程中, 生成的认真记录当事人经历以及思想面貌好工作能力等一系列的资料, 我们要向开展综合的考察活动, 首先要参考的一项资料就是它, 而且它还是国家档案的一大关键成分。

本身是国建档案有机组合体, 它除了未作对人员考察时的参考信息之外, 还被广泛的用到人事活动里。它是对当事人的各种活动以及思想状态等一系列问题的记载, 在当前时期仍然有非常关键的影响力。

不过在具体的工作中常常会遇到很多的不利现象, 比如不能正常有序的收集并且整理资料, 需要整理并未及时处理, 而且常会发生一些没有资格的人对其进行查阅等活动。

1 组成部分和类别区分

其共有以下几个类别。

第一类, 履历材料:履历表、简历表, 干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等类人员登记表, 个人简历材料, 更改姓名的材料。

第二类, 自传材料:自传及属于自传性质的材料。

第三类, 鉴定 (含自我鉴定) 、考核、考察材料。以鉴定为主要内容的各类人员登记表, 组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料;考核登记表, 干部考核和民主评议的综合材料。

第四类, 学历和评聘专业技术职务材料。学历、学位、学绩、报考高等学校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习和培训结业成绩表、学历证明材料、选拔留学生审查登记表;培训和专业技术职务任职资格申报表, 专业技术职务考绩材料, 聘任专业技术职务的审批表等材料。

第五类, 政治历史情况的审查材料。包括甄别、复查材料, 审查结论、上级批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改民族、年龄、国籍、参加工作时间等的组织审查意见, 上级批复以及所依据的证明材料。

第六类, 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。

第七类, 奖励材料。包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹、各种先进人物登记表、嘉奖、通报表扬等材料。

第八类, 处分材料。违犯党纪、政纪、国法等处分决定 (免予处分的处理意见) , 查证核实报告, 上级批复, 本人对处分的意见和检查;法院审判工作形成的判决书等。

第九类, 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退 (离) 休、退职等的登记表、呈报表、审批表、审批材料;各种代表会代表登记表。

第十类, 其他可供组织上参考的材料。包括有残疾的体检表, 残疾等级材料, 因公受伤的证明材料;讣告、悼词;年度思想总结、小结, 大中专毕业报到证等材料。

2 相关资料的采集工作

其资料是来源于实际工作的, 从它的源头上来讲, 一些是个人的, 还有一些是通过组织获得的。通过它的生成步骤上来讲, 不仅有在具体活动中由个人或者机构等生成的, 还有一些是单位为了合理全面的了解信息来专设的。因此它并非是固定不变的, 是随时在发生变化的, 会有许多新的内容添加到其中。

通常来讲, 资料的来源以及采集和添加等活动是通过以下的步骤来进行的。

首先, 经由单位或者是专门的机构采集当事人工作中生成的信息。

其次, 通过学校以及一些培训机构来获取学生信息等的一系列内容, 比如学历证明材料等。

第三, 经由其所属机构采集其在党政组织活动中生成的资料, 比如入党申请材料或者是个人总结等的一系列内容。

第四, 经由评定专业技术资格部门, 收集评聘专业技术职务 (职称) 工作中形成的专业技术任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、晋升专业职务 (职称) 审批表。

第五, 经由相关机构采集奖励过程中生成的先进代表等内容。

第六, 经由国家的司法和监督机构, 采集处分等的相关资料。

第七, 经由审计机构获取有关问题的处理意见等材料。

第八, 通过科技部门、报刊等收集科研成果及重大影响的论文、著作、译著等的目录。

最后, 经由卫生机构获取当事人在工作中的伤病以及意外事故以及一些鉴定资料的内容。

3 如何鉴别和归档资料

为了确保信息真实有效, 确保档案能够得到合理的利用, 并且不会被丢失或恶意使用, 应该认真地控制好资料的出处和采集, 而且还应该大力开展鉴定工作, 明确其是否真实有效。对资料进行的鉴别活动, 应该结合国家的相关方针, 做到有事实依据, 应该秉承实事求是的理念, 针对情况开展具体的调查研究, 结合内容的形成过程以及使用方面等来明确其需不需要归档处理。对于采集和添加的内容一定要弄清其来源何处, 要鉴定它的真假, 然后决定是否要对其进行归档处理。果确定材料需要归档, 应该保证其真实有效, 而且文字应该清晰, 客体明确, 并且有相关的手续等, 保证材料完整成体系, 特殊内容需要经过盖章处理或者是当事人签字确认之后才可以进行后续工作。归档处理的资料必须是原始资料, 不能用复印资料等来处理。资料应该统一的采用大小为十六开的纸张处理, 必须使用黑色的签字笔来认真填写, 凡是使用铅笔以及钢笔等不符合规定的资料一律作废。在对资料进行转交的时候应该和国家的相关规定保持一致。

4 利用人事档案的有关查阅原则

如果相关的单位或者是人员需要对档案进行查阅的时候, 首先必须具备权限, 其次应该按照国家的相关法律条文进行, 认真地按照规定开展活动。

查阅单位及查阅人应携带填写规范、经单位组织负责人批准并加盖公章的《查阅人事档案介绍信》, 填写查阅《干部档案审批表》查阅档案, 不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。

凡查阅干部人事档案, 利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅, 所有的档案资料都不可以对外出借, 假如遇到特殊情况必须要借出, 应该有明确的理由和事项, 当负责机构的领导批准进行之后, 按照正规的程序来做好出借手续工作, 并且要在规定的时间内返还资料, 在此过程中要认真地保管好资料, 还应该做好保密处理, 严禁转借他人, 而且不应该交付和工作没有关系的人员查看等。

查阅干部人事档案一般要求两人或两人以上, 查阅档案人员必须严格遵守保密制度和阅档规定, 严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

借用、查阅单位或个人, 不得擅自拍摄复制档案内容, 因工作需要从档案中取证的, 须经档案主管部门同意后, 方可办理。复制的档案材料, 不得给无关人员观看或自行转递, 用毕负责销毁。

查阅者不得假公济私, 不得泄漏或擅自向外公布档案内容, 违者视情节轻重, 予以批评直至纪律处分。

参考文献

[1]杨俊平.人事档案管理[J].中国档案, 2007年5月专刊.[1]杨俊平.人事档案管理[J].中国档案, 2007年5月专刊.

[2]中央组织部.国家档案局《干部档案工作条例》.1991年4月.[2]中央组织部.国家档案局《干部档案工作条例》.1991年4月.

人事档案利用 篇2

摘 要：作为国家重要部门当中的关键性工作人员，国家干部应当有相应完善的人事档案制度。只有形成了完善的人事制度，才有助于管理人员准确地弄清楚员工的工作状况，进而建立起完善的员工考核制度。形成完善的人事档案还有助于建立起干部正确的政治思想，对干部整体的专业水平、思想水平、业务水平有一个系统性的认知，进而能帮助管理部门开展对干部的考察活动。主要研究了干部人事档案的管理方法，并对当前管理当中的诸多问题进行了彻底分析，给企业机关的人事档案管理提出了相关建设性的意见与建议，指明了前进的方向。

关键词：人事档案；干部；管理

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）13-0171-02

一、干部人事档案的特点

（一）统一相关立档单位

在干部的人事档案管理当中，一般由统一的工作人员进行立卷工作。一个干部的履历一般分成几个不同的方面，主要分成自己的履历、自我鉴定、对自己工作的考核、自我学历等，对自己有一个系统性的简介。

（二）分散的干部材料

由于干部的人事档案需要工作人员进行资料的收集，因此往往会分散人事档案材料。在一个机关当中，一般由人事部门来进行干部人事档案资料的收集。这种资料往往含有大量的内容，不仅包括各个部门对人才的评价，还包括了奖励材料在内的各种资料。并且奖励材料也有较大的区别，不仅有本单位的，还有省级、国家发放的奖励。综上所述，干部的人事档案材料内容较多，涵盖的内容十分复杂，涵盖的材料也是由不同的单位提供，复杂程度也是十分大，都需要人事部门对其进行分辨。

（三）不断流动的实体档案

大部分机关的人员都处于不断变换之中，人员的变动也给干部人事档案带来了变化。不同机关之间的人事变动都会改变干部的配置，进而带来或带走大量的干部人事档案。随着近几年来干部人事制度的改革，使得一个干部在职业生涯中往往会经历多个不同的机关，在多个不同的部门中工作。而经济的全球化也加速了干部的人事档案变动进程，这样的影响已经显现在了各个方面[1]。

二、干部人事档案管理与利用存在的问题

（一）没有形成完善的档案意识

1.对于个人来说，人事档案管理对其形成了一定的制约，对人才的自由流动形成了有效管制。随着社会的进步，在新形势下人才也有了更大的自由。为了追求更大的经济利益以及实现更大的自我价值，人才也越来越乐于接受工作的变迁。

2.对于一个组织来说，机关没有正确地重视人事档案的编制工作。大部分用人单位为了追求更大的经济利益，往往轻视了人事档案的建立。企业的日常运营也要一定的成本，多用人就意味着增加成本，这与企业节省成本的战略不符。所以，企业不仅仅不设立人事档案管理机构，更不为旗下的员工建立人事档案。这种现象在机关事业单位当中也广泛存在。所以，当前情况下大部分机构是不重视人事档案管理工作的，这种现象必须得到纠正。

（二）没有形成规范化的档案管理方式

1.难以从顺畅的渠道获取档案材料。正是由于人事变动较大，因此一个人才的档案变化也是企业无法估计的。一个干部的人事档案材料往往来自于不同的单位与部门，假若不同的单位之间没有形成完善畅通的沟通渠道，就有可能遗漏人才的档案，导致单位收到人才的档案都是不完整的，给单位的后继工作带来了较大的难度。

2.编写虚假的档案材料。一个干部在单位中所获得的成就与贡献与其自身利益直接挂钩，这就出现了大量伪造或是私下修改档案材料的员工。由于当前还没有有效的监管政策，无法对伪造资料的干部形成有效管制，因此上述情况时有发生。有的干部通过增加工龄、党龄，提高学历水平的方式来获取更大的个人利益，严重影响了其他员工的工作积极性，造成了无法挽回的后果，极大地降低了人事档案的真实程度，进而产生了大量官员的贪污腐败行为，给机关单位的形象造成了极大冲击。

3.相互抄袭人事材料的内容。在编写人事档案材料的时候，工作人员只是简单地将别人的工作成果挪过来，导致基本所有的人事档案都以相似的形式书写，给评估人员造成了较大的麻烦。

（三）没有有效利用人事档案

1.由于干部在调职当中的自身疏忽，没有有效利用人事档案，因此使聘用人才的单位无法建立对人才的全方位认识，就无法为其安排合适的工作，人事档案应该起到的作用也完全没有起到。

2.单一的服务对象。一般来说，人事干部档案主要为领导、组织提供有效帮助，对于基层的员工来说，并没有享受到人事档案工作所带来的便利。因此应当建立起完善的人事档案服务机制，确保大量的人事档案资源能够被广大机关单位所运用。

3.老旧的管理机制。经过了大量实地调查之后，发现一般的人事档案工作以原始档案为主，原始的文献一般由纸质文档组成，在运输调用的过程中十分容易出现损坏，并且工作没有主动性，往往需要工作人员主动上传，工作效率十分低下[2]。

三、加强干部人事档案管理与利用的相关对策

（一）制定科学化的干部人事档案管理制度

1.建立起完善的干部人事档案管理基础设施。由于干部人事管理需要一定的员工来完成，所以硬件设施必须要跟上，才能更加规范化地开展干部人事档案管理工作，也就是说要建立起配套的基础设施。人事档案要有一定的防护措施，以防突发状况导致的档案损毁。完善的基础设施能有效减小档案被损坏的几率，让干部的人事档案尽量地保存长久，更好地为社会各界服务。干部的人事档案管理要有一定的规范性，各级领导要充分重视档案管理，在日常工作中加大档案工作的比重。基层员工要实时向领导报告档案工作的进度，确保领导了解到档案工作的实施进度。工作人员要建立起基础设施建设的理念，让领导下发资金来建设基础设施。资金的筹措是多渠道的。档案储存库要有温度控制设备，确保档案在最适合的温度储存。

2.建立规范化的干部人事档案管理制度。在各地机关如火如荼地建立人事档案管理制度的时候，中共中央拟定并下发了有关人事档案建设的草案。该草案有效提升了干部人事档案管理的工作效率，让干部档案的收集整理工作走上了一条有序的道路。机关从事档案管理工作的员工，日常的工作之一就是收集干部的人事档案。这是一个十分烦琐的工作，不仅需要走访员工以前所工作的机构，还要到处搜集员工的档案。尽管烦琐，却不可缺失，是档案工作的基础。假若没有人对员工的档案进行收集，就没有档案工作的后继事项。该项工作对工作人员的要求是十分苛刻的，不仅要有过人的毅力来收集档案，还要耗费大量的精力来对档案进行分类、管理，需要工作人员较高的个人素质。只有有效地对档案进行分类之后，才能开展档案管理工作。员工不仅需要仔细研究中央下发的人事档案工作规章制度，还要定期参加有关工作的培训，确保接触到本行业最新的动向，及时调整自己的工作方式，才能确保工作进行得高效有质量[3]。

（二）开展对干部档案的后继开发

1.加强对干部档案实际效益的理解以创造更大的效益。由于档案的记录是一个长期的过程，因此档案的管理者不仅要详细记录下档案的日常使用方式，还要对档案所有者进行实时的跟踪调查，让档案的效益最大化。一部档案一定有其的使用价值，机构将其妥善地保存下来，就一定有其能起到的作用。而这种作用主要体现在档案对人才的描述方面，能被充分利用的档案才是有利用价值的档案。其次，只有完全理解掌握了档案当中所蕴含的内容，管理者才能利用档案来提高实际效益。结合收集档案的全过程，实际了解到档案工作需要改进的地方，确保档案得到全方位的运用，才能为干部提供更好的工作内容。最后，档案工作能有效体现出一个企业的工作效果。由于干部人事工作往往涵盖了许多内容，不仅会用来记录一个干部的工作，更重要的还被用来提高企业的业务管理工作，实际运用中还能提高员工的工作效率。这也给用户监督干部提供了途径，干部的绩效有了人监督，就能体现其价值。

2.充分利用档案所涵盖的信息，体现其实际效用。在档案管理的过程中，最重要的一点就是要确保每个档案的借用都有可查的记录。有人要借用档案，就必须要进行登记。登记的内容不仅要包括借阅的原因，还要确保借阅的全过程要有迹可循。档案查询记录不能轻易填写，而是要一步一步填写清楚，才能有效开展跟踪调查。其次要对用户进行跟踪调查，与其建立友好的联系。由于档案的节约一般不会产生效益，其次，直接更加深入地使用档案才会发挥更大的价值，才能准确地体现档案的价值。因此，要建立用户联系制度，同时，定期召开用户座谈会，以加强与用户联系，改进我们的工作和服务方法，更好地为用户服务。三是分发档案信息反馈表。即在用户查阅档案的时候就开始档案的记录工作，并及时收集用户的回馈信息，并系统记录下这些信息。最重要的就是效益这一点，不仅要详细记录，还要对记录的重点进行详细标明。除此之外，还可以采取实地勘探以及网上访问的方式来增加资料的内容。

（三）建立起与时代相符合的档案意识

1.对于档案管理的领导人来说，不仅仅应当改革自己对人事档案管理的观念，重视起人事档案工作，还应当切实优化人事档案工作的员工结构，确保人事档案工作经费充足，保证相关设备的完善，才能切实推动人事档案管理。

2.通过其他途径来确保高素质的员工。定期对员工开展技能培训，为员工构建起全新的档案工作理念[4]。

四、总结

综上所述，我国当前的干部人事管理还有诸多不到位的地方，还需要各个部门、各个机构的工作人员的共同努力，才能胜任这项工作。人事干部档案管理人员应当改革工作方式，在日常工作中加入大量现代性的工作形式，才能确保人事档案管理工作进行得又好又快。

参考文献：

人事档案开发利用及相关问题阐述 篇3

关键词：人事档案；质量；开发；利用

在现在的人事档案管理工作中，普遍存在着看重“管理”，而不注重“利用”这一现象。这样的陈旧的思想认识大多是传统的人事档案管理办法所遗留下来的问题，一直以来，人们眼中乃至思想里都认为人事档案工作是保密性极强的一项工作，它所涉及的都是党和国家的一些机密，这使得人事档案工作变得极为神秘。其实，怎么样去开发利用人事档案中的信息，是科学合理开发人才资源的重点，本文将着重的去分析人事档案的开发利用问题。

一、人事档案信息资源开发利用有着重大意义

什么是人事档案信息资源的开发利用呢？就是把人事档案中的信息源作为基础，通过一些方式把人事档案中的一些情况提供给组织，为组织人事工作服务。人事档案信息资源的开发利用价值有许多的意义。首先，实现人事档案工作根本目的的最主要的一个途径就是人事档案信息的开发利用。人事档案工作的根本目的就是全力开发档案信息资源，充分的发挥它的作用，以此来为人事工作和它的中心工作来服务。在我国正需要大批新型人才，而要想建设人才队伍就必须要挖掘人才、培养人才。人事档案部门有大量的人事档案资料，这就很大程度的方便了开发利用这些资源，人事档案管理部门需要系统、及时、有序的开发人事档案系统资源，这样才能达到人事工作的需求，只有这样快速有效的为人事工作提供利用的条件，才能体现出人事档案部门的存在价值，它为人事抉择尽职的服务，发挥了人事档案的特别的、极为重要的作用。其次，通过人事档案信息资源的开发利用，可以很好的衡量出人事档案管理工作的优劣。实现有效利用才是人事档案管理工作的最终目的，档案的质量对档案的利用效果起着决定性的作用，如果人事档案记录的内容真实、材料详细、排列有序、装订整齐，那么利用起来就会很方便、快捷。

二、人事档案利用过程中所出现的问题

（一）人事档案收集的质量不高

档案利用的工作重点就是档案的信息收集工作，如果没有收集到完整的档案信息，就没有办法记录出完整的档案，这就形成了不健全的档案工作。任何的档案都是由一份份的材料所组成，那么每一份的材料都是档案的一部分，它的质量也直接的影响了档案的质量。档案整理的过程中有许多的问题会出现，比如有的信息不完整、有的是用圆珠笔书写的、还有的材料书写的太乱，这些问题都给归档带来了许多的麻烦，使集中整理利用档案变的困难，也浪费了许多的时间。

（二）人事档案信息内容的质量低

人事档案是专门记录个人情况的，是单位用来了解和考察一个职工的重要的依据，所以人事档案在人才开发的过程中有着极为重要的作用。科学细致的建立管理好人事档案，可以更快更好的来发现人才，然后培养人才、使用人才。但是，在当前的人事档案管理工作中尚有不足，记录比较笼统、单一。看档案资料很少能体现出该职工是什么样的人才类型、有什么样的管理才能、技术专长、都有哪些工作业绩、心里素质怎样，这些在档案中都体现不出来。

（三）人事档案管理体制不适合去开发利用

传统的人事档案制度是专门控制人、制约人的。是计划经济时期的制度，这种制度是人和档案不分开的，档案随着人的单位关系调动而调动，这是一种典型的封闭式的管理模式。

三、人事档案开发利用的具体措施

（一）要让公民知道档案的重要性，提高档案管理工作者的素质

档案工作人员在档案工作中起着决定性的作用，要想提高公民对档案的认知性，档案部门必须要大力的宣传人事档案的本质与其的作用。档案是有着两种重要性的，一种是外向性，还有一种是内向性，它即为档案者自己所用，又可以为社会服务所用。要想让社会了解它，就必须加大宣传的力度，根据具体的情况举办展览，通过电台、电视、报刊、网络等媒体信息网络传播来进行宣传。

（二）对档案的管理人员进行必要的再继续教育

因为工作重点转移的原因，档案管理人员的素质也需要提升，他们应该除了要掌握本专业的知识，还要会使用计算机、会应用文写作、可以操作办公自动化设备。所以，当前的首要任务就是对档案工作人员进行继续教育，鼓励他们去接受各种形式的教育，提高他们的思想素质和现代化科学的技术水平，只有这样的管理人员才能够真正的开发利用档案资源，更好的服务于社会。

四、结束语

总之，在人事档案的工作上必须要做到及时、准确、高效率，只有这样才能更好的在人事工作上为党和国家以及社会服务，档案工作人员要更加明确服务的方向，端正服务态度，要把利用者放在首位，做到时刻为利用者着想，时刻为利用者创造条件，勇于开拓创新，使人事档案工作在未来的社会发展中再创辉煌！

参考文献：

[1]占生富.信息化时代人事档案的开发利用研究[J].山西档案，2015，No.21903：73-75.

人事档案的开发利用思考 篇4

关键词：人事档案,档案开发,档案利用

一、人事档案开发利用的重要性

以人事档案信息资源为基础, 利用适当的方式和方法, 提取人事档案中重要的人员基本信息, 为人事活动的开展提供充足的信息资源, 关于人事档案开发和利用的重要性, 可以从以下三方面进行阐述:

1、人事档案的开发利用, 能够将人事档案中的信息作用予以充分发挥。目前企业积累和保存了大量的人事档案资料, 对这些资料进行开发利用, 是满足人事组织工作需求的基础, 也只有充分开发和利用人事档案, 才能够彰显人事档案中材料的应用价值, 为人事工作决策创造优质信息资源。

2、人事档案资源有效地开发和利用, 可以衡量人事档案管理工作的优劣。具体来说, 如果开发和利用的人事档案资料齐全、真实、有序和考究, 代表着人事档案管理的有效性;如果所开发和利用的认识档案资料存在质量缺陷, 则说明人事档案管理工作有待进一步提升, 为人事档案管理工作改进提供依据。

3、人事档案资源的开发和利用, 是人才资源开发的前提条件, 只要将人才资源的作用和效益发挥到最大程度, 就能够对档案资源所指工作人员的德、能、勤、绩等方面进行充分了解, 将这些情况和个人的工作岗位结合起来, 充分发挥人才的能力和调动人才的积极性, 使得公司的人才使用趋于合理化和科学化, 克服以往人才使用的盲目性和随意性, 知人善任, 减少人才资源的浪费, 为企业人才的脱颖而出, 创造基本的条件。

二、人事档案开发利用的建议措施

1、档案开发利用方式的优化

人事档案的开发利用方式, 通常包括查借阅几方面的内容, 档案管理部门需要结合企业的实际发展需求, 遵循严格管理、安全保密、规范程序、方便利用的原则, 对这些方式进一步优化:

(1) 人事档案查询方式的优化。在查询人事档案的时候, 需要设置查询的权限范围, 查询档案的人员必须具备部门予以的权限, 譬如没有经过领导批准, 不准调用人事档案;同级人员不能查询同级人员的档案;下级人员不能查询上级人员的档案等。随着档案信息化建设步伐的加快, 档案的查询功能将越来越完善, 查询的安全验证级别也将越来越高, 将充分实现档案开发利用工作的规范性。

(2) 人事档案外借方式的优化。原则上公司的人事档案不能够外借, 但如果有特殊的情况需要外借, 必须由主管部门的负责人出具外借证明, 并承诺严格履行登记手续和归还手续, 譬如主管部门进行职务的任免、调动、政审、退休等工作的时候, 需要借用人事档案, 则要严格履行外借手续。在档案数字化建设之后, 档案的外借将不再受到时间和空间的限制, 但外借的手续依然不能偏依, 同样需要严格遵守档案管理的相关条例。

(3) 人事档案复制和加工服务方式的优化, 将人事档案中原件内容进行浓缩, 以提高开发利用的效率。减少人事档案利用开发时候繁琐流程, 以最直接的方式, 掌握所需要的档案资料。

2、建立档案的信息化管理系统

人事档案开发利用效率的提高, 需要站在企业人事工作可持续开展的角度, 与时俱进地建立信息化管理系统:

(1) 人事档案资源信息的科学组织。在原则范围内容, 将处于无序状态的档案信息, 进行重新编排, 捋顺主要的信息, 剔除无效的信息, 实现信息的有序化和系统化。尤其是在网络环境之下, 人事档案信息存储于数据库当中, 从传统的纸质资料, 转变成为图像资料、视频资料、扫描文件等, 因此信息量也随着剧增, 采用自动分类、标引、编制等手段, 将使得信息组织的方式更加的科学化和透明化。

(2) 档案管理系统的构建

人事档案的收集、整理、加工, 如果借助于一定的技术手段, 能够提高管理的效率。档案管理系统的构建, 提高了人事档案信息传递和交流的效率, 形成对外交流的开放式系统, 从外部输入档案信息, 这些信息经过加工处理之后, 再对外进行公开, 实现人事档案信息的对流, 提高档案的开发和利用水平。人事档案管理系统的构建, 需要结合公司本身的环境, 对公司人事未来的工作趋势进行预测, 使得人事工作适应外部的环境变化, 扩大人事档案资源的共享规模。

3、人事档案管理者综合素质的提高

人事档案的管理人员在档案利用和开发工作中, 起到了主导和支配的作用, 一方面需要更新档案管理人员的观念, 改变传统的被动服务情况, 结合企业人力资源管理需求, 及时地主动提供档案资料, 充分认识档案利用价值的重要性, 在利用和开发档案的时候, 需要坚持工作的原则和严格遵守管理的制度, 才能够真正实现档案的价值。另一方面是开展档案管理人员的继续教育工作, 掌握本专业的知识、应用文写作、计算机技术、办公自动化设备操作等, 企业要开展继续教育的工作, 提高档案工作人员的思想素质和工作能力, 以适应企业人事档案开发管理的需求, 跟上科学化人事档案管理的步伐, 真正有效地开发和利用人事档案资源。

三、结束语

综上所述, 人事档案的开发利用, 能够将人事档案中的信息作用予以充分发挥, 衡量人事档案管理工作的优劣, 以及作为人才资源开发的前提条件。人事档案集中人才资源信息, 记录着各类人才在德、能、勤、绩等方面的原始材料。企业开发和利用人才档案的目的, 就是秉着重视人才的理念, 为企业考察、选拔和使用人才提供依据。因此, 档案管理部门需要结合公司的实际发展需求, 对人事档案查询方式、外借方式、复制和加工服务方式进行优化, 并在此基础上, 站在公司人事工作可持续开展的角度, 建立档案信息管理系统和提高档案管理人员的综合素质, 实现档案开发利用工作的规范性。

参考文献

[1]王芳:《人事档案管理在企业人力资源管理中的有效运用》, 2011年11期:232。

[2]邵海燕、陶萍:《浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略》, 《沙洲职业工学院学报》, 2007年02期:25-26。

[3]李方:《浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要》, 《科技创新导报》, 2008年31期:179。

人事关系及人事档案委托代理协议 篇5

甲方：

乙方：（身份证号：）

经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方代理乙方的人事关系及人事档案，达成以下协议：

一、甲方的责任

1．甲方负责办理乙方个人人事档案的接收手续；

2．甲方按国家和本市有关规定，为乙方办理缴纳养老、失业、医疗、生育、工伤五项社会保险手续；

3．存档期间或期满后，乙方如被企事业单位录用，甲方负责办理其人事档案关系的调转手续；

二、乙方的责任

1．存档期间，乙方全额担负缴纳养老、失业、医疗、生育、工伤五项社会保险金费用，保险缴费基数以当年本市最低缴费基数为准，乙方应按协议向甲方缴纳社会保险应承担的费用，保险费用按月或协议期一次交清；

2．自乙方人事档案存入甲方起，乙方每月向甲方交付存档费________元人民币，协议期间档案转至其他单位，其存档费不予退还。存档费按月或协议期一次交清；

3．存档期间，乙方的病、伤、残、死亡和意外事故等各种保险福利事务由乙方本人和存档期间乙方所在用工单位按有关社会保险规定负责联系处理；

4．乙方在协议期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动。否则，一经发现，甲方立即单方终止协议，脱离托管关系；

5．合同期满后乙方的再次就业，由乙方本人负责；

6.乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担；

三、本协议期满即终止，乙方本人未联系调出或前来办理续保手续的，甲方有权将乙方的人事档案转交乙方户口所在地劳动就业服务管理部门按待业职工有关规定管理。

四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及意外伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人承担，与甲方无关。

五、本协议单方或自动终止时，托管关系自然解除。

六、本协议未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。

七、本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。

八、协议有效期为壹年，自2012年4月1日起，至2013年3月31日止。

甲方：（盖章）

乙方：（签字）

人事档案利用 篇6

【关键词】 干部人事档案 管理 利用

本文着重阐述了干部人事档案的管理与利用存在的主要问题，同时也提出了加强干部人事档案管理与利用的相关策略。

1. 干部人事档案的管理与利用存在的主要问题

1.1思想观念滞后，与现代社会发展的需求不适应

一方面是对干部人事档案工作的不够重视。部分单位的领导甚至错误的认为干部人事档案管理无足轻重，无非是管理一些资料，更没有多大的利用价值；另一方面是干部人事档案管理与利用的责任意识落后，与新形势下的干部人事改革的要求不相适应。

1.2档案资料归档工作有待规范和创新

首先是档案收集归档工作存在着较大的被动性。一般都是等待领导安排，或是上级来了具体的收集任务，相关的工作人员才去突击性的收集资料。这样做的结果是往往由于时间仓促，收集到的材料来不及进行查证核实，使得档案材料的真实性大打折扣；其次是档案材料的来源渠道有待疏通和拓展，缺乏能从不同侧面反映干部真实情况的渠道；最后是档案归档制度有待规范，特别是对于不符合归档要求的材料处理缺乏及时性。

1.3档案利用功效的发挥存在着局限性

第一，档案功能的发挥存在着局限性。首先是档案内容过于单调、呆板，较难全面的反映干部的真实情况。干部人事档案的履历表过于简单，内容过于单调程式化，缺乏能全方位了解干部情况的个性化材料；其次是干部人事档案在干部人事的任免、调动、晋升中的影响力和执行力不够，使档案应有的考察依据的功效没有得到很好的发挥；最后是过分注重干部人事档案的保存、存档功能，而忽略了开发利用功能的发挥。缺乏合理利用档案资源的系统化管理与利用的运作机制，使档案信息资源在社会发展的中作用没有很好的凸显出来。干部人事档案在改革实践中的社会效益作用没有得到很好地体现。

第二，干部人事档案管理和利用的方式方法存在着局限性。首先是现行的干部人事档案管理部门的工作方式方法比较落后，过分注重纸质档案，而容易忽略与之配套的电子档案；其次是对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停留在存档的层面，没有将现代化工作方式的优势很好地发挥出来，导致工作效率较低；最后是干部人事档案管理工作者的素质与在新时期的档案工作要求不太适应。很多档案管理者年龄偏大，习惯于老思路、老方法解决问题，很难适应新形势下出现的新问题。有的档案工作者虽然拥有高学历，但却缺乏足够的专业素养和必备的工作经验，理论与实际想脱离，说起来轻而易举，做起来却费力不讨好，工作效果不佳。

2. 加强干部人事档案管理与利用的相关策略

2.1更新工作理念，重视档案管理工作

一方面要更新领导的工作理念，切实重视档案管理工作。部分领导应从传统的认识误区中走出来，把干部人事档案管理工作作为干部人事管理的基础工作狠抓落实；另一方面要完善干部人事档案工作的责任与奖励机制，对于工作出色的工作人员予以奖励，而对于工作不力的人员予以相应的处罚，以此增强档案工作的责任心，提高积极性。

2.2规范档案资料归档，创新工作机制

一是完善档案材料收集的长效机制，并把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学、合理、有效的档案收集机制，发挥档案工作者工作的主动性，克服其工作的盲目性、随意性和应付性，增强档案资料的真实性，收集过程的规范性；二是疏通和拓展档案材料的来源渠道。在法律和道德允许的范围内，拓展干部人事档案资料的来源渠道，力求材料来源的真实性、准确性、广泛性和反映问题的全面性；三是完善档案归档制度，提高工作效率。充分利用现代化信息技术手段，及时处理不符合归档要求的材料，利用现代通讯工具和计算机网络技术及时督促、监管档案材料的办理进程。

2.3创新档案利用方法，提高档案的有效利用率

2.3.1充分挖掘档案功能的发挥，提高档案的利用价值。一是丰富档案内涵。在档案中增加全面的反映干部真实情况的内容。如增加社会福利待遇、住房情况、经济收入等情况；二是提高干部人事档案在干部人事异动中的影响力和执行力，发挥档案提供考察依据的有效作用；三是合理开发、利用干部人事档案资源的优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥档案的社会效益。

2.3.2创新干部人事档案管理的方式方法，提高工作效率。一是积极构建以现代信息技术为依托的干部人事档案信息平台，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化地管理；二是加强档案工作队伍建设，构建吸纳、留住优秀人才的工作激励机制，同时加大培训力度，确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。

2.3.3构建面向社会的干部人事档案管理服务体系。构建适应时代发展要求的干部人事档案管理体系，需要从干部人事档案管理机构与干部人事档案管理模式上进行重新思考，使人事档案管理服务工作不仅要满足组织、人事等到部门工作的需要，同时还要不断满足广大社会公众对人事档案信息合理合法的利用需求，从而推进我国人事档案管理改革，促进和谐社会建设的全面发展。

一是干部人事档案管理事务应统一领导，分级负责，统一制度，组织协调，指导和监督各单位的人事档案管理工作；二是国家组织人事部门参与制定有关的人事档案管理方针、政策和制度，并为档案行政管理机构开展人事档案管理工作创造方便条件，协助档案行政部门做好人事档案的管理工作；三是各级国家档案馆按统一的制度规定，设立区域性人事档案管理中心和行业性人事档案管理中心。

结束语：

总之，加强干部人事档案的管理与利用是一项长期、复杂而重要的基础性工作，我们要创新工作思路，不断提高档案工作的质量。

参考文献：

[1] 王邦铁；；刍议干部人事档案管理[J]；发展；2011年09期.

[2] 张慧君；程晓春；；试论网络环境下高校图书馆的服务创新[J]；科技情报开发与经济；2011年03期.

[3] 范世昌；刘萍；；知识经济对高校图书馆工作的挑战[J]；黑龙江教育学院学报；2011年08期.

[4] 姜欣；；加强公共图书馆干部人事档案管理之我见--以辽宁省图书馆干部档案整理工作为例[J]；图书馆学刊；2011年08期.

[5] 彭兴民；；加强干部人事档案的管理与利用[J]；新西部（下旬.理论版）；2011年07期.

[6] 唐洁琼，徐荻蕙.知识经济時代高校图书馆期刊资源开发与利用创新探析[J].高校图书馆工作，2010.

浅谈人事档案的开发利用 篇7

对比国内现行人事档案有关法规规定:“任何个人不得查阅或借用本人的档案” (《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部档案工作条例》1990年修订) , 你会发现国外人事档案利用具有较为鲜明的特点。这些特点可以概括为“积极利用与审慎开放相结合”, 国外人事档案利用在服务对象、利用实施方式和利用程序等方面均有明显体现。

在人事档案的服务对象上, 发达国家规定得较为宽泛, 例如, 美国国家人事文件中心在网络主页上就明确提出其使命是为“政府机构、退伍军人、前政府文职雇员、家庭成员、历史学者以及研究人员提供世界一流的服务”。尽管如此, 但大多数国家一般只是把政府机构与人事档案的相对人视为服务对象的主体, 对利用者的限定措施都比较严格, 比如美国就规定只有相对人本人或是经过相对人书面授权的对象才能查阅人事档案, 能够向公众开放的范围和信息是很有限的。

在人事档案的利用实施方式上, 国外严格遵守保持知情权与隐私权有机平衡的指导思想。一方面他们遵照信息自由法的规定, 积极提倡保障相对人的知情权, 对人事档案采取了“依申请公开”的方式, 只要是在法律许可的范围内, 人事档案必须向符合条件的利用者开放。另一方面, 他们又严格遵守隐私法的规定, 像美国、法国以及其他国家大多规定人事档案的提供利用必须以尊重相对人的隐私权为前提, 不能开放的内容将坚决受到保护。保持积极利用与保护隐私的平衡, 最终目的还是为了更好地保护相对人的合法权益。

在人事档案的利用程序上, 国外规定得也十分明确。例如美国国家人事文件中心规定的利用程序, 每一个步骤都体现了严格、严肃、认真的特点。这表明, 国外人事档案的利用态度是很慎重的, 利用程序是很规范的。

二、我国人事档案利用过程中出现的问题

不可否认, 经过档案界前辈多年的奉献, 我国的人事档案利用确已取得了可喜的成绩, 但是我们在看到成绩的同时, 必须正视工作中存在的问题。当前我国人事档案利用中存在的问题主要表现在以下这些方面。

1、人事档案收集质量不高。

档案信息的质量是档案的生命。档案信息的收集工作是档案利用的起点, 是档案业务基础工作中的基础, 做不好档案的收集工作, 就没有完整的档案, 也就不会有健全的档案工作。

2、人事档案信息内容质量不高。

一是不能突现人事档案的个性特征。作为人才信息缩影的人事档案, 在其人才开发过程中占有重要位置。科学地建立和管理好人事档案, 对于发现人力、识别人才、培养人才、使用人才有着重要的意义。二是鉴定审查把关不严, 内容失真。真实性是人事档案的生命, 是人事档案能否发挥作用的基础和赖发存在的前提, 内容失真的材料会误导人事工作, 造成严重后果。三是观念上重政治轻业务。

3、人事档案管理体制不适合开发利用。

传统人事档案制度以控制人、制约人为出发点的控制性管理, 是计划经济时代的产物, 强调“人档不分”、“档随人走”是典型的封闭式、内向型管理模式。但在人才自由流动和竞争的今天, “人档分离”已经是一种普遍的现象。

4、人事档案管理手段落后, 信息化程度低。

目前, 我国干部人事档案管理方法, 仅局限于“看堆式”的管理。重管理, 轻服务, 方法繁琐, 不易操作, 反应较慢, 信息化、现代化管理水平不高, 档案的功能没有充分挖掘和发挥, 使用起来很不方便。计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。

三、人事档案开发利用的具体措施

1、提高公民档案意识, 强化档案工作者的素质。

档案工作人员是人事档案工作的主体, 起主导、支配作用, 所以要求档案人员必须树立服务思想, 必须更新观念, 锐意创新, 改变传统的被动服务作用, 做到及时掌握党和国家最新的人才政策、人事制度以及当前人才流动规律, 了解组织人事部门的现实需要, 及时主动提供全面、准确的人事档案, 为人事管理工作服务。要提高公民的档案意识, 档案部门要加大人事档案宣传工作的力度, 结合实际, 举办展览, 利用电台、电报、电视、报刊等媒体, 宣传《档案法》及人事档案工作的有关方针、政策, 提高全社会的档案工作意识, 使公民能自觉的关心、支持与参与人事档案工作, 依法治档, 创造良好的社会环境和广泛的群众基础。

2、对档案管理人员进行必要的继续教育。

随着工作重点的转移, 对档案管理人员的素质要求会越来越高, 除了本专业的知识, 计算机技工术、应用文写作、办公自动化设备的操作等等都要熟练掌握。只有培养并拥有了一支既熟悉档案专业又懂得相关自然科学和社会科学知识的复合型人才队伍, 才能跟上时代的步伐, 真正有效地开发利用档案资源。因此, 对档案工作人员继续教育迫在眉睫, 而且任务十分繁重。

3、拓宽编研范围, 提高利用效率。

人事档案编研工作是人事档案信息开发利用的一种高级形式, 是档案部门主动、系统、广泛地提供利用的有效方式。在人事档案的编研过程中, 我们不仅要做到重点突出, 有的放矢, 还要做到点面结合, 拓宽编研范围, 从人事档案中获取和挖掘有关人事信息, 编制成一定形式的信息资料。一是要编制必要的检索工具, 方便查找利用。二是积极进行档案资料编研工作, 在当前人事制度改革中, 要围绕人员构调整、配置等中心工作, 搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作, 提高利用效率。

4、加强收集工作, 使干部人事档案内容更加全面, 更加立体化。

收集工作是档案基础工作中最重要的一个环节, 是人事档案开放利用的起点。人事档案不仅门类复杂、涉及范围广、政策性强, 而且信息大、科技含量高、作用扩展较大, 这就决定了档案材料收集工作的艰巨和重要性。根据新时期人事档案工作的要求和新的用人观点, 针对目前人事档案现实状况, 当前应着重收集4种材料:1、反映工作能力、成就贡献、工作实绩的材料;2、反映学识水平和职能结构的材料;3、反映政治思想的材料;4、反映员工身体状况的材料。

在档案的收集过程中, 要大量收集反映该人业绩、成果、素质、综合能力等方面的材料。针对不同类型的人才, 实行不同档案内容的收集, 同时注意在档案收集过程中要注重人事档案质量, 对那些出现质量问题的人事档案要及时的通知有关单位和个人进行更正。另外更正的过程要严格按照有关规定, 通过一定的程序进行, 同时做好记录, 防止出现错误无法查询的情况出现, 另外档案工作者以及个人不得擅自对人事档案进行处理。

5、人事部门加强审查和鉴定工作。

组织人事部门可根据有关政策, 共同对档案中的信息进行审核确认, 杜绝年龄越来越小、工龄越来越长以及“以档谋私”的现象, 保证档案信息的真实性、准确性、唯一性。确保档案中的材料全面真实, 使其真正成为培养、选拔干部和招聘、使用人才的重要依据。档案管理人员要按照一定的原则与规定对人事档案材料进行鉴定和甄别通过鉴定将具有保存价值的材料归人档案, 这就要求档案行政管理部门要制定有关档案鉴定工作的管理方法, 规范人事档案管理, 组建管理机构, 明确界定对档案鉴定处置的管理权限, 制定人事档案的鉴定标准, 并加强监督指导力度, 优化档案结果。

6、适度公开档案, 保障公民的知情权。

人事档案是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的, 经过组织认可归档保存的个人材料。根据我国现行有关法规的规定, “任何个人不得查阅或借用本人的档案” (《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部档案工作条例》 (1990年修订) ) , 这项规定为个人人事档案蒙上了一层神秘的面纱。那么, 个人档案是否能适度的对本人公开呢?公开是否有法律依据呢?回答是肯定的, 无论从我国当前的人事制度改革的现实出发, 还是从我国的法律角度来看, 对当事人适度公开其本人档案是必要的。公开和透明是公平和公正的保证, 是信任和尊重的体现。

7、努力实现人事档案信息化建设。

所谓人事档案信息化, 就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 如缩微技术、激光技术和不断地开发人事档案管理软件系统, 使人事档案管理实现数字化、网络化, 以达到更快捷, 更准确、更科学地为人事工作提供全方位的优质服务。

我国的人事档案管理应由传统的控制性管理向服务性管理转变, 尽快建立全国人事案信息通用数据库, 加快全文数据库建设和“三网“建设。第一, 建立全国人事档案信息通用数据库。建立人事档案信息数据库是人事档案信息化建设的基础工作, 是人事档案提供利用实现优质服务、主动服务的基础和前提。第二, 加快全文数据库建设和“三网”建设。为深化人事档案信息资源的开发利用, 提高人事档案利用工作效率, 保护实体档案, 借鉴美国缩微技术在人事档案管理的应用, 我们有必要建立人事档案全文数据库, 通过大型扫描仪把利用频率高、易磨损、利用价值高的档案料传输到计算机中, 建立人事档案全文数据库。在数据库建设的基础上加强局域网、广域网和互联网“三网”建设, 建成技术先进、功能完善的人事信息服务网络。努力做到全国人事档案信息资源的共享, 既方便了利用者, 又大大提高人事档案利用工作的效率和质量, 从而实现人事档案的信息化和现代化管理。

四、结语

人事档案利用工作必须适应新形势的需要, 冲破传统的模式, 改变传统的人事档案利用工作中的陈旧观念, 立足于人事档案的信息资源, 真正做到知人善任, 选贤任能, 从而为人事工作提供优质服务, 为人事档案管理体制和发展做出积极的贡献。

摘要：本文从国外人事档案利用特点谈起, 概括我国现阶段人事档案利用工作中的一些问题。包括人事档案自身, 制度体制等各方面的问题。同时分析这些问题产生的原因, 然后针对这些问题深人探讨如何做好人事档案的开发利用工作。

新时期人事档案的管理和利用 篇8

1新时期干部人事档案管理工作中存在的问题

1.1管理方式和手段落后。

目前, 人事档案工作大多沿用手工操作, 按照《档案整理工作细则》要求对档案进行技术加工和装订。对不规则、破损、卷角、折皱的材料, 要进行技术加工。大于16开的材料要进行裁剪、折叠等方法。对过小或破损未留出装订线的档案材料, 进行加边、裱糊处理。这样既降低了工作效率, 又增加了劳动强度。而装订、打孔、折叠等技术加工, 又造成了档案的损毁。

1.2档案材料简单片面。

人事档案在人事工作中主要取决于档案材料的内容。干部档案材料的收集是干部档案工作的重点和难点, 目前主要仍是依赖于行政手段, 材料收集的办法老化而单一, 真正反映个人特性的材料少, 档案材料缺乏科学的定性描述和定量考核, 档案语言比较僵化抽象, 信息资源往往不能准确地反映个人的真实情况, 也局面。

1.3档案管理观念陈旧, 不能适应快速发展的现实。

目前档案利用工作大多是被动服务, 缺乏主动精神, 而且真正利用的材料很少, 没有充分发挥人事档案应有的作用。随着各项人事制度的改革, 档案的利用率愈来愈高, 各传统的档案管理观念与被动服务带来严峻的挑战。

1.4专职档案管理人员缺乏。

我单位主要是由人事部门配备兼职人员兼管人事档案管理工作, 这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展, 而且这种管理模式, 缺乏对人事档案管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高, 使我单位人事档案管理工作的理论探讨与深化, 自身改革与发展受到限制。

1.5档案信息资源的开发利用不充分。

保存档案的最终目的是为了"用", 而在现实中, 由于人事档案强调保密性, 档案的利用范围小, 利用频率低, 档案常常被束之高阁, 大都只限于干部考察和发展党员等方面, 在人才培养、人才选拔等方面未能真正起到应有的作用。1.6档案管理手段落后。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中, 只发挥了简单的档案材料目录的录入作用, 人事档案管理信息化功能尚未开发。

2新时期干部人事档案管理工作改革的对策

2.1更新观念, 加强对干部档案管理人员的专业化建设。

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育, 造就一大批复合型人才的重要性, 已被广泛关注。提高档案工作者的素质, 是推动档案事业发展的关键。要对档案管理人员进行业务培训, 系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识, 用档案方面的新理论知识武装头脑, 开阔眼界, 指导工作, 以适应新时期对人事档案管理的新要求;同时, 也要加强人事档案管理人员的思想素质教育, 教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、要能吃苦、耐劳, 甘于奉献。要力求档案管理人员的专业化, 引进有专业知识、专业技术技能的人才充实档案队伍。对在岗人员进行业务培训, 用新的理论知识武装头脑, 开阔眼界, 运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。

2.2改变管理方式, 提高档案工作效率。

改变落后的档案管理方式, 充分运用现代管理技术对档案进行信息化和网络化, 努力提高工作效率。加快档案信息自动化系统建设, 实现档案工作各个环节的计算机化, 是实现档案工作现代化, 提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。把现代先进的科学技术手段如:存贮技术:微机、缩微照相;防护技术:原子能处理、空调器、吸尘器;复制技术:复印机、扫描机;装订技术;自动打眼机等应用到人事档案管理工作中, 以提高档案管理的工作效率, 延长人事档案寿命。档案人员应认真学习和掌握信息化的有关指示, 建立一套完整人事档案信息库, 利用计算机技术和网络技术, 实现对人事档案的信息共享, 提高档案的利用效率。

2.3变被动为主动, 丰富人事档案内容。

要充分发挥部门的主动性, 严格执行有关制度, 保证人事材料收集渠道的畅通, 防止人事档案管理"人档脱节"现象的发生。要加强对移交归档工作的管理和监督, 做到不积压、不丢失、档案记载准确无误。改变人事档案内容陈旧、雷同等现状, 必须充实和丰富人事档案的内容, 在收集档案材料内容上有所突破和创新。

2.4完善、落实人事档案管理制度。

在现有收集归档制度、借 (查) 阅制度的基础上, 根据单位人事档案工作实际情况, 继续制定完善人事档案管理鉴别归档制度、转递制度、保管保密制度、检查核对制度等制度, 努力形成一个完整的规章制度体系。要按照规章制度要求, 定期检查档案制度的落实执行情况, 督促按照制度要求, 及时对收集档案材料, 从手续是否完备, 表述是否准确、精练, 观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别, 使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实, 保证人事档案工作逐步制度化、规范化, 真正发挥人事档案"见证历史"的作用。

总之, 要搞好人事档案工作的创新和利用, 还有许多问题值得人事档案工作者去认真思考和探索。只有紧紧围绕服务的主题, 更新观念, 与时俱进, 大胆探索, 努力实践, 才能做好人事档案工作, 更好的为人事人才工作服务。

参考文献

[1]任胜云, 张明川, 新时期人事档案工作创新探析.山东人事, 2009, 12:26-27

影响人事档案利用的原因分析 篇9

一、产生问题的原因

1. 体制的原因。

(1) 管理手段落后。从1992年社会主义市场经济体制转制伊始, 历经20年, 人事档案的管理在许多方面一直保留着计划经济的模式, 跟不上时代的发展, 具体表现在:管理手段落后、僵化, 管理方式陈旧、封闭, 如:许多单位和部门还保留着原始的手工作业、手抄目录、手工查询、手工管理等;落后的管理手段制约了人事档案工作的发展和建设。 (2) 机构设置不健全。按照中组部《干部档案工作条例》第七条的规定:“县以上 (含县) 的组织、人事部门, 应建立相应的干部档案管理工作机构, 并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。”[3]7然而, 查询各地市组织人事部门机构设置的情况, 几乎都搜索不到有关“档案处 (科) ”之类的机构, 可见, 干部人事档案管理的相关机构并不健全, 很多部门都是指定某个人兼管, 就像一件“附属品”, 根本无法实现真正意义上的“管理”、“指导”、“监督”和“检查”。

2. 领导观念的原因。

现实工作中, 单位领导档案意识薄弱, 说起来重要, 做起来不要。以某单位为例, 自2000年以来, 十几年间先后提拔过处级干部140多名, 提拔科级干部200多名, 却没有一例因为考察提干查阅过人事档案, 人事档案形同摆设, 几乎派不上用场。

3. 本人的原因。

每个人应该如实向组织提供自己真实、准确的个人信息。然而, 有些人为了达到个人目的, 获得某些利益, 故意提供虚假信息, 如:虚假年龄、虚假履历、虚假学历等, 这绝不仅仅是为了延期退休, 而是寻求更多的机会, 提官升职, 满足个人欲望。

4. 制作的原因。

档案材料制作应准确无误, 但时常会出现两种情况:一是故意出错, 即制作人为了自己或与自己有利益关联的人员的提职、升迁等不择手段, 伪造、涂改、添优而制作的“虚假档案”和“注水档案”;二是过失出错, 即制作人的笔误、遗失 (材料) 、漏章等造成的过失差错[4]28, 虽然不是主观因素, 但对当事人的后果却难以预测。

5. 监管的原因。

(1) 依法治档监管不力。虚假材料之所以能够堂而皇之地进入个人档案, 不能排除个别领导的暗中授意、制作者的伪造改写和管理者的把关不严及直接参与。以“王亚丽”[5]为例, 她的造假档案之所以能够步步得逞, 用假身份、假履历骗官谋利, 仅凭她自己的能力是做不到的, 需要多个“贵人”“相助”, 这其中少不了某些领导的授意和造假者、管理者的违规操作。近年来, 随着“假身份”、“假年龄”、“假工龄”、“假学历”、“假职称”等“幕后交易”的有增无减, 人事档案的掺假行为极为严重, 利益重重, 使得社会信任度大大降低, 失去了应有的公平和平等, 其滋生的官场腐败也已经成为当今社会某些人花重金、托关系、走后门、造档案、变身份等谋求升官发财的“阶梯”。 (2) 学历学位管理不严。我国高等学历教育分为全日制教育、在职教育和成人教育多种形式。除全日制 (即学历、学位“双证”) 教育之外, 在职教育和成人教育中, 有的人取得了“双证”, 有的只有学历证, 多数人都是学位证, 就是说, 有学历的, 不一定有学位, 有学位的, 一般没有学历, 应当视获得的“证书”加以辨认, 这种教育体制给某些“有心”之人钻了空子, 填报学历学位时, 将其鱼目混珠, 混为一谈, 给单位和组织造成“既有学历, 又有学位”的错觉。

另外, 在归档问题上, 许多高校对在职人员和成人教育的学历学籍疏于管理, 对本该归档的考生登记表、学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、学历学位授予材料等不能及时收集整理, 寄至当事人所在单位, 造成当事人学历学籍材料的缺档、不齐全和不完整。

6. 归档范围的局限。

干部人事档案管理的许多法律法规都是计划经济体制下制定的, 虽说2009年中组部重新修订了《干部人事档案材料收集归档规定》 (中组发[2009]12号) [6], 为档案部门的材料收集归档作了重要补充, 但是, 仍不能全面反映干部个人的德才素质、能力展示、业绩水平、廉政建设和诚信记录;仍没有脱离重学历、轻能力、重历史、轻现实的框框。

二、提升利用价值的对策

1. 落实机构设置、增加人员编制和经费投入。

(1) 领导干部首先应加强法制观念, 树立“立档为民”、“用档于民”的思想, 把人事档案工作落到实处, 建立健全档案工作机构, 科学管理、规范有序, 完善“指导”、“监督”、“检查”机制, 确保人事档案信息真实、可靠、齐全、完整, 为选拔人才发挥凭证作用, 为职工利益提供事实依据。 (2) 增加人员编制, 挑选政治素质高、责任心强, 且年轻化、专业化的人员担任材料制作工作和档案管理工作, 严格把好材料的“制作关”和“入口关”, 过好日常工作的“管理关”, 防止“虚假档案”、“注水档案”等不符合归档要求的材料进入人事档案。 (3) 加大经费投入, 添置相应设备, 改革落后的手工管理方式, 加快信息化建设的步伐, 提高工作效率, 提高管理水平, 与时俱进, 以适应经济建设的需要, 与各方面发展相同步。

2. 加强管理, 从严建档。

(1) 加强和规范学历学位管理。完善在职教育和成人教育学历学位管理体制, 及时收集、整理、转递受教育者学历学位档案材料, 为当事人所在单位鉴别真伪提供依据。 (2) 严格“克隆”档案的制作。对通过“绿色通道”进入新单位的无档人员, 拟采取多联系和多沟通的方式, 由当事人所在的新单位与原单位之间共同协商, 制作档案副本, 以及时了解和掌握当事人的档案信息, 防止掺假人员提供假身份、假履历。 (3) 统一高中建档。人事档案的前身是学生档案, 学生档案一般以学籍为主, 如果一个人从小学到博士毕业, 需要经历数个学习阶段。因此建议:学生档案的建立统一从高中做起, 因为高中时期是人生走向成熟的时期, 高中建档可以及早、极真实地记录学生的自然状况、社会关系和德才表现, 包括姓名、性别、出生年月、学习成绩、在校表现、高中毕业、高考信息等;同时, 高中时期正值人生伊始, 面临高考的过渡和考验, 而高考又是人生中重大的“转折点”, 是干部“身份”的起点和进入国家机关的“准入证”和“门槛”。如何将高考———大学———硕士———博士材料一一连贯下来, 实行统一标准、统一内容、统一归档范围是人事档案高起点、高要求、高质量、高水平建立的基础, 也是日后人才建设和干部选拔中最直接、最有力、最原始、最真实的凭据。

3. 密切制作部门与管理部门之间的配合与协作。

人事档案材料来源于本人提供、部门审核和单位制作, 其质量决定了档案的价值;与此同时, 档案部门的整理、分类、立卷及管理水平也是影响案卷质量和开发利用的原因。因此, 加强制作部门和管理部门之间的协作尤为重要。 (1) 干部本人应当如实向组织人事部门提供真实的档案信息, 如:出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位等;对于填写不符合要求, 提供信息前后不一致的人员, 人事部门 (即制作部门) 应当认真审核, 责令改正, 并加盖审核单位印章, 才能归入个人档案。另外, 个人提供的信息材料应该采用手写体, 如:个人履历、自传材料、考核鉴定、入党材料、报告个人重大事项等, 以保留当事人的真实笔迹, 便于鉴别真伪。 (2) 制作单位应严格按照中组部相关规定, 健全机制, 规范制作, 履行移交手续, 实行制作、审核人员署名制, 以增强工作人员责任心, 确保归档材料的真实和完整, 防止虚假材料进入个人档案, 一旦发生重大事件, 即可追究相关人员责任。 (3) 档案管理部门应当与制作部门建立联系制度, 互通有无, 掌握信息, 主动收集;在审核接收材料的同时, 认真鉴别归档材料是否齐全完整、文字清楚、内容真实、信息准确、填写规范、手续完备, 发现问题及时沟通和更正。

4. 完善归档范围。

2009年7月, 中央组织部修订了《干部人事档案材料收集归档规定》 (中组发[2009]12号) , 建议在此基础上增加有关干部诚信、廉政和业绩方面的归档范围。 (1) 诚信档案。所谓诚信, 就是说老实话、办老实事、做老实人, 它是一个道德范畴。将干部的诚信记录纳入人事档案的归档范畴, 建立干部的诚信档案, 有助于干部的社会诚信、道德诚信和法律诚信;尤其对个人“三龄一历”、自然状况的如实提供, 可以起到诚实守信的作用。 (2) 廉政档案。从爱护干部的角度出发, 实事求是, 将干部的个人财产、重大事项、廉政建设、离任审计等纳入归档范围, 建立廉政档案, 一方面对多数干部可以起到保护作用, 维护他们的合法权益;另一方面可以避免和减少“问题”党员干部“带病上岗”, 对他们起到一定的警示作用和监督作用, 提醒他们警钟长鸣、自警自励, 防患于未然。 (3) 业绩档案。建立干部的业绩档案, 肯定他们取得的成就, 有助于调动和发挥干部的工作积极性, 展示能力, 鼓励奋发向上, 开拓进取, 增强责任感、使命感和荣誉感;同时对于加快人才建设, 攻克难关, 多出成果, 创造佳绩, 为我国经济建设的腾飞造就辉煌起到重要的促进作用。

总之, 通过人事档案利用中产生问题的原因分析和探讨, 促使相关部门和领导能够达成共识, 改革和完善干部人事档案工作, 依法治档, 从严治档, 强化干部本人、制作人员和管理人员的档案法规教育, 防止和杜绝“假身份”、“假履历”、“假年龄”、“假工龄”、“假学历”、“假职称”等进入个人档案, 维护人事档案的历史真实性, 使之科学管理, 合理利用, 健康发展。

参考文献

[1]张燕翎.人事档案在现代社会中的利用价值研究[J].兰台世界.2008 (12下) .

[2]秦金霞“.三龄一历”:干部人事档案管理的重中之重[J].兰台世界.2011 (3下) .

[3]中组部.干部档案工作条例第七条 (组通字[1991]13号) .1991.4.2

[4]肖强.人事档案“失范现象”原因探析[J].兰台世界.2010 (11下) .

[5]朱峰.骗官书记王亚丽一审被判14年[2011.6.10]http://news.qq.com/a/20110610/000091.htm.

干部人事档案的整理与利用 篇10

关键词：人事档案,整理,利用

干部人事档案是干部成长轨迹的真实记录, 它记载了干部成长、进步的过程, 能展现其家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容, 是个人信息的储存库, 具有考察了解、选拔任用干部和历史凭证的作用。

一、干部人事档案整理过程中存在的问题及建议

1. 档案用纸规格不统一

档案用纸规格很不统一, 虽然规定档案材料要统一使用1 6 K办公用纸 (长为26CM, 宽为19CM) , 但现行的公文材料大多是A4纸, 高等院校的学历材料、干部考察材料、职称评聘材料用纸大部分也是A4纸, 年度考核表多数也是干部本人自行打印的, 纸张大小不同, 致使有的表格 (文字) 超过装订线, 给立卷归档工作带来诸多不便, 也增加了档案管理人员的工作量。在人事档案整理过程中按《干部档案整理工作细则》的要求, 对不符合纸型规范的材料, 出于装订一致和外观整齐的需要, 常常要对其做进一步的纸型处理工作, 如对大于1 6K纸型的材料进行裁剪或折叠, 小于16K纸型的材料则要裱糊、加边。利用过程中由于翻动频繁, 难免会造成折叠处文字磨损和粘贴部分的脱落现象。裁剪、折叠、裱糊、加边后的档案也不能显示档案材料的原始性、真实性, 影响了档案的利用。

2. 裁剪时易损坏档案的完整性

档案材料在装订前要保持周边整齐, 实际的做法是先对材料的左边粘贴, 对齐右边, 用切纸机将档案的左、上、下三边切齐, 由于是人工操作, 如果操作失误或未检查文字的位置, 一不小心就会出现裁去字节的可能, 损坏了档案的完整性, 造成无法弥补的损失, 翻开一看, 里边的文字“顶天立地”, 影响档案材料的美观。有些自行打印的材料, 正面、反面不对称, 裁剪之后, 纸张是符合要求了, 但是不能保证正反面左侧都留有2CM装订线, 装订打孔时肯定会打穿文字, 损坏原始档案。

3. 反复地拆装降低了档案材料的寿命

干部人事档案立卷, 需要经历一个收集、鉴别、分类、编号、整理 (包括折叠、裁剪、修补、裱糊) 到打孔装订的过程。装订成卷的干部人事档案, 外观整齐、美观, 且利于保管, 但不利于插卷和补充新材料, 不利于复制, 不利于保密等诸多不便之处。如要复制某部分内容取证, 就不得不将整卷档案拆开复印后重新装订, 极易损伤档案材料。由于档案内容需要不断充实, 每个人每年都会有新的材料形成, 按《干部人事档案工作目标管理》规定, 要求对新收集的档案材料在半月内归入档案盒, 每年装卷归档一次, 一个人从读书毕业参加工作, 到退休, 三四十年, 其人事档案要反复装订、拆开几十次, 部分档案材料纸张强度降低, 发黄变脆, 经不起反反复复地拆装, 缩短了人事档案的寿命。

针对以上这些问题, 为保证档案整理工作的规范性, 杜绝在干部档案整理工作中盲目操作, 损坏档案的现象, 我建议从以下两个方面予以改进。

1.规范用纸

加大宣传, 尤其是档案材料形成部门, 要求其使用标准档案用纸, 或者是由档案管理部门统一提供空白的档案用纸, 年度考核表等个人填写的材料, 尽量不打印, 打印时要正、反面对称, 左边保留2~2.5CM, 以便于打孔装订。档案材料形成部门及上级主管部门制作相关干部人事存档表格时, 应当按照规定纸型制作。

2.简化人事档案的整理

实际工作中, 由于提供档案材料的个体对档案规范性理解和认识上的偏差, 档案材料不规范的现象将长期存在。为达到规范的要求, 现行的档案整理工作程序繁琐, 工作量大且重复性工作多, 效率低下, 耗费大量人力、物力, 不符合提倡节约高效的现代化管理理念。为了体现干部档案材料具有原始性、真实性的特点, 我们可以改革现行的档案装订办法, 既不再裁剪、折叠、裱糊人事档案材料, 借鉴文书档案的管理办法, 把分好类的干部档案材料按顺序将每类用一小活动夹夹住, 然后将一个人的档案材料装入一档案盒内。简化整理的人事档案便于档案管理人员的日常工作, 也有利于档案的利用。档案管理人员只提供给利用者需要的那份材料, 不会因为利用档案而担心泄密, 也不会因为保密而影响档案的利用。

二、制约干部人事档案开发利用的主要因素及提高档案利用的有效措施

1. 在传统的保密观念影响下, 档

案工作普遍存在着“重保存、保密, 轻服务、轻利用”, 自我封闭状态较为严重。大多数时间里, 人事档案都被束之高阁, 没有充分发挥人事档案资源本该发挥的作用, 也就失去了档案的价值。

2. 人事档案管理大部分仍沿用传

统的管理方法, 档案材料的检索基本靠手工完成, 提供利用的速度和效率不高。多数单位人事档案信息数据库建设才刚刚起步, 其信息集只涵盖了人员的基本情况, 利用范围很小, 不如实体档案翔实, 也不如实体档案准确, 更不具有原件的凭证作用。因此现阶段人事档案的提供利用还是以翻阅实体档案为主, 人事档案信息数据库为辅。实体档案利用效率低, 工作量大, 而且自然磨损大, 不利于原件的保管、保密。

3. 干部人事档案工作宣传力度不

够, 使不少人并未真正了解干部人事档案工作, 不知道干部人事档案的利用和如何利用干部人事档案解决工作、生活中的实际问题。

近几年, 随着高校办学规模的扩大, 人事档案提供利用频率大幅度提高, 这就要求我们找出干部人事档案管理工作中存在的不足, 及时改进工作, 以加强干部人事档案信息资源开发利用的有效性, 提高干部人事档案信息资源开发利用的水平。

1.转变服务观念, 摒弃“重管轻用”的思想。人事档案工作者不能停留在“看门守摊、取取放放、装装订订”等简单的事务性工作上, 要更新服务观念, 明确工作的意义与目的, 树立新的服务观, 为教职工提供热情、周到的服务。

2.加快人事档案管理信息化建设, 建立人事档案信息数据库, 提升人事档案利用的质量和速度, 平时对数据库要及时进行更新备份, 严把人事档案利用审查关, 进一步健全和完善人事档案《安全保密制度》, 确保人事档案信息的安全。

3.加强宣传力度, 增强教职工的档案意识, 对人事档案信息数据库中不属于保密范围的信息, 由教职工个人提出申请, 履行审批手续后, 部分内容可以向个人开放。如参加工作时间、出生年月、入党时间、学历、职称、年度考核情况、本科 (硕士) 学习成绩等信息。人事档案信息部分向个人开放, 不仅大大方便了教职工, 而且可以增强教职工的档案意识, 加强对人事档案管理工作的监督, 使高校人事档案工作更好地为广大教职工服务。

参考文献

[1]池红.高校人事档案利用工作的思考.扬州大学学报.2004.10

[2]贺未英.新时期高校干部人事档案利用探析.韶关学院学报.2007.9

[3]董雪芬.试论干部人事档案的整理与利用.治黄科技信息

[4]田道敏.人事档案散装更适宜保管与利用.兰台世界.2008.8

[5]吴青霞.强化地方高校人事档案利用与服务的思考.科技情报开发与经济.2010.26

人事档案利用 篇11

关键词：人事档案 人事改革 关系 作用

Display dossier function boost personnel system reform

Hu Haitao

Abstact:Personnel labor and allocation system reform of tobacco industry in Liaoning province has already begun to spread gradually.In order to conform to the trend of reform and the need of developoment,pesronnel archive management as a supporting role has to advance with the time.During this period,to recognize the status of pesronnel archive,to clear the relationship between this reform and pesronnel archive and to play the role of personnel archive has become a basic job which can keep this reform going smoothly.

Keywords:Pesronnel archive Personnel labor and allocation system reform Relationship Effect

【中图分类号】F272.92 【文献标识码】A【文章编号】1009-9646(2008)12-0060-02

人事档案管理是人力资源管理中的一项基础性的工作。此项工作看似简单，但在辽宁省烟草行业正在推行的人事用工分配制度改革（以下简称人事改革）中，它却有着不可替代的作用！如何充分地挖掘人事档案的作用、最大限度地体现人事档案的价值，是每一个人力资源工作者都必须思考的问题。

1.结合实际、深入分析人事档案管理现状

在日常的企业管理中，人事档案管理是一项经常容易被人忽视的工作，由于它长期以来都得不到人们足够的重视，所以使得这项工作一直都没有太大的起色。究其原因主要有以下几个方面：

从工作的性质上来看，人事档案管理工作具有一定的保密性，在人事档案管理中档案材料是绝不允许外泄的，而且档案管理者也绝不允许透漏档案的内容，这种性质使得人事档案管理工作好似与外界隔了一座墙，逐渐脱离了群众，变成了一项相对独立、封闭的工作。

从工作的内容上来看，人事档案的管理内容具有较强的针对性，面对着比较单一、死板的档案材料内容，总会让人感觉这项工作比较枯燥乏味，容易使人丧失对这项工作的兴趣。

从工作的方式上来看，人事档案管理工作的方式具有相对的固定性，操作起来显得比较简单，这种传统而又死板的管理方式给人的感觉就好似谁都可以轻松地胜任这项工作，让人觉得这项工作缺乏挑战性。

从员工的角度来看，由于员工一般是不会接触到人事档案的，长此以往的疏远使员工渐渐地淡化了对人事档案的意识，觉得人事档案与自己日常工作无关，于是他们就很容易产生“事不关己，高高挂起”的态度。

种种原因使得人们一直以来都缺乏对人事档案管理工作的关注和重视，忽视了对人事档案信息的利用，没能真正地发挥出人事档案的利用价值，这在一定程度上会有碍于我省人事改革的实施。

2.端正态度，正确认识人事档案的作用

为了加强对人事档案的管理，必须要让员工从态度上重视人事档案的管理工作、从思想上认识到人事档案的重要作用，为此就必须要让员工真正地了解什么是人事档案。所谓人事档案，是指在人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案^［1］。人事档案，就好像一部摄像机^［2］，它会全面而真实地记录下一个人的成长过程、学习经历、工作历程，甚至是生老病死，它无所不包，如影随形，甚至比我们自己更了解我们。

这种特有的历史记录功能使得人事档案拥有了特殊的作用。对企业来说，人事档案可以为企业提供大量、动态、真实、有效的原始资料和数据。从人力资源开发的角度来看，企业可以通过利用人事档案，清楚地了解到员工过去的地工作轨迹^［3］。为了做到知人善任、选贤举能，尽可能全面、准确、公正地了解员工，企业通常会将员工的考察现状与其档案材料中所记载的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机地结合起来，从而为人员正确地选拔和配置提供重要的参考作用。此外，人员的任用结果又会形成新的材料再次归入到人事档案中，并为企业下一次的人员变动提供重要的依据。

对员工来说，人事档案可以帮助员工获得其应有的权益。从档案本身所衍生的一些职能来看，它涉及到员工方方面面的利益，比如组织关系的确认、工资奖金的发放、社会保险的办理、转正定级的审查、技术职称的申报、退休手续的审批、政审材料的提供以及证明材料的出具等等事宜，都需要由人事部门从人事档案材料中寻求依据。人事档案材料的真实性、原始性是其他任何材料都不可代替的，所以它在作为一种凭证时具有较强的法律效益^［3］，可以用来为个人的切身利益服务。

正确认识人事档案的作用，不仅可以使员工提高对人事档案工作的重视程度，还可以使企业加强对人事档案工作的管理力度，而且更可以为正在推行的人事改革做好前期的铺垫和准备工作。

3.抓住联系、认清人事改革和人事档案之间的关系

人事档案作为企业的一种信息资源，对企业的发展和前进起着重要的推动作用。目前，辽宁省烟草行业正在推行的人事改革就与人事档案有着非常密切的关些。以这种信息资源为切入点，可以从两个方面分析它们的之间的关系：

从改革实施的角度来看，人事改革是信息资源的利用者。在改革的进程中，每一步都很重要，其中有一个关键的环节叫做信息公示，特别值得大家关注。所谓信息公示就是将员工的年龄、工龄、烟龄、学历、职称、职务、任职时间等基础信息张榜公布。这些信息资源所提供的最基础的数据和凭证对此次改革尤为重要，能否正确地利用这些信息资源成为此次改革的关键，首先它们会直接地影响到改革中套档定级的制定；其次它们会不同程度地影响到岗位和绩效基数的设计、影响到个人工资待遇的计算、进而会影响到整个企业工资总额的核算；再次它们还会影响到员工对改革信心和态度、甚至会影响到整个改革实施的稳定。

从档案管理的角度来看，人事档案是信息资源的提供者。在改革中对员工信息的公示恰恰体现了人事档案的作用和价值。从人事档案的形成来看，只有它才能完整、准确、详细地记录下一个人过去的学习经历和工作轨迹，所以这些信息资源最初都应该是来源于人事档案的，也就是说人事档案是这些信息资源的源头。作为信息资源的载体，人事档案所提供的信息关系到员工岗位等级的高低、工资待遇的多少，所以在改革中，如果任何人对所公示的信息有质疑的话，人事部门都必须谨慎对待，并派专人对人事档案记录的信息进行比较核对，而且最终的结果通常还要以人事档案所记录的最原始的信息内容为主。

人事改革与人事档案是相互对立的统一体，人事改革需要依托于人事档案提供的信息来稳步推进改革的实施，人事档案需要借助于人事改革搭建的平台来逐步实现档案的价值。

4.加强管理，充分发挥人事档案的辅助作用

现阶段的人事改革对人事档案材料的收集、管理和利用提出了更高的要求，是对人事档案管理工作的一次严峻的考验。为了充分发挥人事档案的作用、确保此次改革的能够逐步推进、稳步实施，人事主管部门应从以下几个方面加强对人事档案的管理工作。

从制度方面，要加强档案管理的制度建设。制度建设是确保人事档案管理工作稳步提升的前提。辽宁省烟草行业应该针对人事档案管理工作建立起一系列统一、规范的管理制度，使上下级部门能够协调一致、步调相同，同时还应在此基础之上制定出科学、标准的工作流程，从而通过各种制度和流程共同来规范和管理档案从业人员的工作行为，最终提高人事档案管理的工作效率和工作水平，为人事改革做好制度上的铺垫。

从思想方面，要转变原有的陈旧的观念。原有的思想侧重于把档案当作一种机密性的文件，强调的只是保管和保密，而忽略了档案作为一种信息资源的利用价值。如今我们应该树立以人为本的观念，从认识人的本性、关心人的需要、尊重人的价值等角度出发，最大限度地发挥人事档案提供信息资源的作用，从而来满足个体在社会中自我发展的需要，最终实现人事档案的核心价值^［4］，为人事改革打牢思想上的根基。

从操作方面，要加大基础工作的管理力度。在信息收集方面，人事档案管理者要积极调动相关部门来主动配合档案材料的收集工作，遇到新材料必须要随时补充归档；在材料整理方面，人事档案管理者要对收集的所有材料信息进行认真地甄别，根据材料的内容逐一分类，并严格按照人事档案装订要求进行装订整理；在档案利用方面，人事档案管理员要在做好保密工作的前提下加大对档案材料查阅、借用、出具证明等功能的利用，最终为人事改革开拓信息资源的多种利用途径。

从技术方面，要加强信息化技术的应用。目前辽宁省烟草行业在人事档案管理方面信息化水平还不高。在办公自动化逐步普及的基础上，我们要加快对人事档案信息化的建设，通过计算机技术，建立起一套完整的人事档案信息管理系统。利用各种信息手段真正实现档案材料从文字，到声音，再到录像的多样化，同时充分发挥多媒体技术在信息采集、维护、检索和利用方面的作用^［4］，从而最大限度地挖掘人事档案的作用，为人事改革寻求信息技术上的支持。

总之，人事档案管理是一项长期的系统工作，而人事改革则是一项阶段性的目标任务。人事档案管理应该抓住改革这个契机重新走入人们的视线，让企业和员工在改革中逐步地认识到人事档案管理的重要意义和巨大作用。人事档案管理作为改革中的一项辅助性工作，同样也需要与时俱进，需要不断地吸收新办法、新经验、新技术，从而为推动人事改革的稳步前进、实现人事档案管理的规范化、信息化打下坚实的基础。

参考文献

［1］ 朱玉媛.现代人事档案管理［M］.北京:中国档案出版社,2002.14

［2］ 中国劳动律师网.档案-最熟悉的陌生“人”.http://www.linfuming.com/laodong/dazy/lfm0021.htm

［3］ 苟小娟.HR必知——人事档案的作用［J］.成都人才，2008，(2)

人事档案利用 篇12

(1) 传统方法建立的人事档案是原始的真实记录, 具有凭证性质和参考性质, 而计算机具有强大的信息和数据处理功能, 建立人事档案信息数据库, 是档案信息化建设的基础工作, 也是档案实现优质服务的前提。我院是一所以医疗为中心, 兼有科研、教学和预防为一体的大型综合性省级三级甲等医院, 是广西的医疗中心。在医院领导的大力支持和计算机室通力合作下, 人事档案室完成了将全院职工个人纸质档案非机密的信息内容, 输入数据库, 并进行了图像电子扫描到个人基本信息栏内。以人力资源部为主导, 以完善档案信息化设施和健全安全体系为保障, 着力加强档案信息化标准规范和档案室信息资源建设, 构建一个人事管理信息平台, 配备专门的人事管理服务器。安装人事管理客户端软件, 医院领导和重要的职能部门, 通过信息网络平台可以进行档案资料的远程查询, 实现人事档案管理资源共享。采用一种管理模式, 实现一体化管理, 按医院主管部门实行权限分级, 除了人事档案室, 其他部门须经人力资源部授权才能查看已授权的信息, 未经授权的信息无权操作显示档案个人基本信息。在坚持纸质档案管理基本原则的基础上, 根据电子文档管理的实际, 积极探索档案工作信息化管理的有效办法。由人事档案管理员, 完成了自建院以来全院各级各类人员信息的输入数据库, 并根据变化随时更新, 使电子化档案逐渐成为医院专业技术人员重要信息资源, 满足医院临床医疗、教学、科研、人才队伍建设等方面需要。

(2) 变坐等查阅为主动提供信息, 让人事档案在充当医院领导参谋上发挥作用, 为医院领导用人、决策服务。在医院发展中, 是否拥有一支高素质的干部人才队伍, 是医院面临的首要问题, 这就需要人事部门对有关人员的年龄状况、学识水平、知识结构、政治思想素质、业务能力和主要工作经历等, 有一个合乎实际的了解和掌握。要达到此目的就必要借助于人事档案信息。自2003年以来, 随着我院人事制度改革、岗位竞聘, 选拔了一大批既有高学历和较强业务能力, 政治素质和组织领导才能的年轻干部, 成为各科室的负责人, 主要骨干力量。在这些干部的任用过程中, 人事档案信息通过数据库, 实现主动服务和优质服务, 迅速、有效的提供真实、可靠、准确的数据, 大大提高档案利用的效率和质量, 为医院领导全面地考察和正确的使用人才提供了重要的依据。完成了医院重要人才、重点人才个人信息的汇总, 为医院落实人才优先发展、人才引进培养、发挥人才作用、建设人才小高地等工作提供重要参考依据。通过信息化建设把档案服务主动送到了医院领导办公桌前, 极大地提高了工作效率。

(3) 档案管理的目的就是最大限度地开发档案信息资源, 使档案发挥社会效益。科学技术的进步要依靠人才的优势, 医院是以医疗为主体, 专业技术人员职称高、学历高。但目前医院人才队伍人事档案中反映专业技术干部综合能力、素质的绩效考核材料较少。考核体系的科学性和完善性欠缺, 考核过程存在着只重结果不重过程、只重量不重质等问题, 尚未完全发挥出预期的激励作用。专业技术干部绩效情况, 目前只能从高级职称评聘材料中反映一个人的某一阶段的业绩成果, 不能全方位反映干部个人量化考核动态工作表现信息的内容, 绩效考核形成的材料并没有得到有效的整理和归档, 更没有得到有效的开发和利用。因此, 医院专业技术人员工作实际、科研成果、论文论著发表、业绩考核、职称晋升、人才素质测评、成果奖励、留学回国人员、专业技术队伍的人才培训、优秀专家等方面的纸制及电子数据应需要得到及时的补充、整理和归档。专业技术人才的档案信息材料, 涉及面广, 是多个学科、多门类、多层次, 建立与各主管部门经常性联络, 及时上门收取, 丰富人事档案的内容, 更好地为医院人才队伍建设的政策实施、专项活动、落实待遇等提供了坚实地基础。

(4) 医院人事档案管理的主要任务是积极、及时地开发和利用人事档案信息资源, 不断创新人事档案服务机制。人事档案不仅仅是干部提拔的辅助工作, 而应成为全社会合理使用的资源服务。随着社会的发展和全民档案意识的普遍提高, 人们要求档案部门提供的服务内容已不仅仅局限在政治范畴, 而是延伸到了社会生活的各个方面, 为适应此要求, 档案室提供的内容更加广泛。人事档案经常地被查询、翻阅和复印, 对档案原件人为的触摸污损和在静电复印过程中光照带来的危害及机械损伤, 使得原件寿命大大减少, 不利于保护原始档案。而通过人事信息数据库, 可以帮助职工查找所需信息, 在核查工龄、解决工资、福利、保险及财产继承等方面发挥了档案凭证的重要作用。

(5) 整合信息资源, 主动提供适用人事档案信息, 为高校毕业生双选服务。为适应医院发展, 根据医院用人科室的需求, 提前将求职高校毕业生个人基本情况、个人简历、在校学习成绩、专业特长、论文发表、获奖情况、兴趣爱好、党团情况、甚至身高体重、参加的竞赛、当选的学生干部、参与的社会实践、家庭情况、体检表等材料汇集成册, 信息输入数据库内存储, 以最快的时间传递给医院领导和用人科室, 便于调阅、查询。同时将我院医院规模、技术力量、发展情况等信息, 通过院外网发布, 供高校毕业生参阅。医院根据毕业生面试、技能考核等结果, 进行综合分析做好推测学生的综合素质和具有的潜能, 为医院和用人科室正确选用毕业生提供了满意的服务。

信息时代只有加强计算机开发在医院人事档案领域里的服务和应用, 挖掘档案潜力, 才能充分发挥人事档案在医院现代化建设中的重要作用。

摘要：传统以手工处理为主的纸质档案管理模式愈来愈暴露出工作效率低下, 无法满足动态管理的需要。通过数据库建立信息平台, 实现档案信息数字化, 可大大提高档案的服务、利用的效率和质量, 最大程度地实现档案信息资源有效利用和共享, 对促进医院卫生事业发展具有重要的意义。