什么是人事档案及人事档案的特点及作用（共11篇）
什么是人事档案及人事档案的特点及作用 篇1
人事档案
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。
人事档案具有以下特点：
全面性
人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖
人事档案
励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。
现实性
由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
真实性
这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。
动态性
人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
流动性
人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。机密性
人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。
存档方式
目前国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，一般采取三种管理办法：
一是把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收。这种方式比较适合准
人事档案
备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生，优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点是两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。
二是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用，其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。
三是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少，则容易造成信息不畅。
作用
目前，毕业生中有一种比较普遍的现象是对档案不了解，也不关心；甚至已经毕业几年，但档案还放在学校；还有的将档案放在家里，更甚者档案早已丢失，似乎“档案没什么用了”。其实不然，在国家公务员的选拔,国有企事业单位的招聘，成熟的民企在招聘时都要审查相关人员的档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要本人的人事档案。总之，现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，应给予足够的重视，在参加工作以后，真正发挥作用的恰恰就是人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜。所以在高校毕业生在毕业的当年一定要在规定的时间内到各地人力资源和社会保障局人事档案管理科去存放档案（或者有人事档案管理权的单位落下档案，这种情况集中在国有企业，国有事业单位，公务员单位，学校基本是把学生档案直接寄送到这些部门），存放之后学籍档案就转化成了人事档案！人事档案在当年没有落下的话会在以后的工作中存在很大的问题，例如有的评定是需要把人事档案落在工作单位所在地几年才可以！
真正能证明学生学习经历的就是该学生的学籍档案，而工作经历的证明就是该档案袋里面的工作档案！
学籍档案里面有本人在各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有本人的党团材料，全部属于原始材料，不可复制。（学籍档案一般是从高中算走，也就是从你的高考档案开始计算，党团关系的一般是由有党组织部门来接收，有的学校是把学籍档案和党员关系档案一起转档，有的学校是分开转档，即学籍档案一个袋交由自己递交于各地的人事档案管理科或者由关部门递交于各地的人事档案管理科，党员关系则是由自己转交在户籍所在地或者工作所在地的党委组织。工作档案就是工作之后的评级、获奖、晋升等这些材料！）所以，保存好自己的档案是一项重中之重的工作。根据有关规定，是要把档案转递给各地人力资源和社会保障局人事档案管理科和有人事档案管理权的单位！
管理制度
人事档案
一、人事档案保管制度
1.目的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效
地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
2.人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。
二、人事档案利用制度
1.目的第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
2.人事档案利用的方式
(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库
房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(2)外借手续。借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。借档单位(部门)盖章，负责人签字。人事档案部门对其进行审核、批准。进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
什么是人事档案及人事档案的特点及作用 篇2
一、人事档案管理
(一) 人事档案管理概述
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的, 记述和反映个人经历和德才表现, 以个人为单位组合起来, 以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的, 是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
(二) 人事档案管理的目的和内容
人事档案管理的目的:第一, 保守档案机密。现代企业竞争中, 情报战是竞争的重要内容, 而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管, 能有效地保守机密。第二, 维护人事档案材料完整, 防止材料损坏, 这是档案保管的主要任务。第三, 便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的, 科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
人事档案管理的基本内容包括材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度。
二、人力资源管理
(一) 人力资源管理概述
人力资源管理, 是在经济学与人本思想指导下, 通过招聘、甄选、培训、报酬等管理形式对组织内外相关人力资源进行有效运用, 满足组织当前及未来发展的需要, 保证组织目标实现与成员发展的最大化。就是预测组织人力资源需求并作出人力需求计划、招聘选择人员并进行有效组织、考核绩效支付报酬并进行有效激励、结合组织与个人需要进行有效开发以便实现最优组织绩效的全过程。
对人力资源进行有效开发、合理配置、充分利用和科学管理的制度、法令、程序和方法的总和。它贯穿于人力资源的整个运动过程, 包括人力资源的预测与规划, 工作分析与设计, 人力资源的维护与成本核算, 人员的甄选录用、合理配置和使用, 还包括对人员的智力开发、教育培训、调动人的工作积极性、提高人的科学文化素质和思想道德觉悟等。
(二) 人力资源管理的核心内容
人力资源管理的核心内容是价值链的管理。既:一、企业中哪些要素参与了价值的创造, 这涉及到人力资源管理中价值分析问题。过去农业经济社会是劳动力和土地, 社会是企业家、知识、资本和劳动。对这个问题的认识是人力资源价值链管理的基础;二、企业中这些要素创造了多少价值, 这涉及到人力资源管理中价值评价的问题。采用什么样的价值评价标准和怎样进行价值评价是人力资源管理中一个最困难的问题;三、如何进行价值分配, 包括分配的方式、分配的标准等。
三、人事档案管理与人力资源管理的相互关系
人力资源管理简单的说就是运用科学有效的方法对人力资源进行一定的组织、培训和调配, 使人力资源中人的心理和思想行为活动能够得到有效的控制、引导和协调, 最终达到人尽其才的目的, 充分发挥人的主观能动性, 实现人力资源管理中人的主题。人事档案管理是社会组织或国家相关机构在人事管理的活动中所形成的, 主要是用来对个人的经历、知识、才能等进行记录的文件性材料。从上述我们可以知道, 人事档案管理与人力资源管理过程中必不可少的环节, 人事档案管理是人力资源管理的重要的依据。只有在完善人事档案管理的基础上才能够对人力资源进行有效合理的配置, 是实现人力资源价值的首先条件。因此, 良好的人事档案管理是人力资源管理工作能够科学实施的基本条件。
四、人事档案管理对人力资源管理的意义
(一) 为人力资源开发提供真实可靠的信息和数据
进行人事档案管理可以及时有效的了解各个员工的人生轨迹, 在了解员工过去的基础上掌握现在, 有助于分析员工的人生轨迹。人事档案管理中发现的任何信息都可以帮助组织能够及时的发现人才, 选用人才, 避免了对人才的埋没和浪费。所以, 人力资源的开发离不开人事档案管理对其提供的可靠的信息。
(二) 对人力资源需求预测更科学、规范
人力资源管理的内部因素是对人力资源需求产生影响的主要原因。对于这个问题, 可以通过人事档案管理对组织的人才进行了解和进一步的分析, 了解组织发展所需要的人才, 从而制定出相对合理的人力资源计划。一个组织只有在获取人事档案的基础上, 才能够科学有效的做到对人力资源的预测。
(三) 有助于对人力资源进行合理配置
利用人事档案管理对员工的工作能力和知识技能等进行进一步的了解, 可以保证对员工进行科学有效的管理。在组织内进行人力资源配置时, 要根据不同人才的不同能力和特点进行不同的工作配置, 充分做到以人为本的配备方式, 发挥人事档案管理在人力资源配备工作中的共享作用, 促进人才在各个部门都能够有良好的工作氛围, 从而推动企业的快速发展。
五、人事档案管理对人力资源管理的作用
在对组织人事档案管理和人力资源管理中存在的问题和人事档案管理对人力资源管理所具有的重要的意义分析之后, 我们可以得出人事档案管理对于人力资源管理的作用主要是:第一, 人事档案管理可以最大限度的挖掘组织内人力资源的效力。人事档案管理中包括员工的基本信息, 同时还包括其自身的特长和知识技能, 在对人力资源进行开发时可以利用人事档案对各个员工进行全面的了解, 为下一步人力资源的合理配置提供保障。第二, 人事档案管理有利于促进人力资源的合理配置。每个人自身都有缺点, 通过人事档案管理, 在掌握了每个人才自身特长的同时也了解了其自身的缺点, 然后对不同人才进行综合的的评价, 保证人才可以得到合理的配置。这也是人事档案管理对人力资源管理最主要的作用。
摘要：人力资源作为现在社会的核心资源, 是提升我国综合竞争力的基础, 而人事档案管理则是对人力资源进行选人、用人、开发人力资源的基础。只有较为完善的人事档案管理才能实现对人力资源的发现和合理利用, 是现代社会发展所必需的管理工作。本文通过对人事档案管理和人力资源管理的阐述, 分析了人事档案管理对人力资源管理所具有的重要意义和作用。
关键词：人事档案管理,人力资源管理,意义与作用
参考文献
[1]罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济, 2009 (35) .
[2]任胜云, 范利.从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J].云南档案, 2009 (07) .
[3]程思.现代经济条件下的人力资源管理的思考[J].安徽电子信息职业技术学院学报, 2009 (03) .
[4]林海英, 丛树清.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].黑龙江档案, 2009 (06) .
国外人事档案管理的特点及启示 篇3
国外对人事档案定义的表述尽管不尽相同,但大多是指国家机构､社会组织在人事活动中形成的,记述和反映人员经历､德才水平和工作表现的,保存备查的文字､表格及其他各种形式的原始记录｡另外,某些专业部门形成的公民状况文件､健康状况文件､财产和收入文件､刑事和犯罪处理案卷､基本统计文件等涉及个人秘密的档案文件也被视为人事档案的组成部分｡
一､代表性国家人事档案管理的做法
受人事管理制度和档案管理体制的影响,国外人事档案管理的具体方法各有特色｡大多数国家的共同做法是对现职和非现职人员的人事档案进行区分管理｡一般来说,现职人员的人事档案由任职机构的人事部门集中保管;退休或离职人员的人事档案,往往由文件中心或档案馆集中保管｡下面选择美国､法国和日本三个代表性国家,分别介绍其人事档案管理的主要做法｡其中,美国的做法比较有代表性,是重点介绍的对象｡
(一)美国
由于社会制度的原因,美国的人事档案管理因雇员任职机构的所有制差别,可以分为公有系统与私立系统两大块｡在不同的系统,人事档案采取了不同的管理模式｡
公有系统的人事档案一般采取的是集中管理模式｡各级政府机构和其他公立组织的现职人员,其人事档案均由所在机构的人事部门集中统一保管｡“人事管理总署”(Office of Personnel Management)就是联邦政府管理公务员的中枢机构,总体负责联邦政府所属公务员的任用､考核､培训､晋升和退休等事宜｡联邦政府各机构都统一设置了人事部门负责管理本单位现职人员的人事档案｡州政府以及其他地方政府中也类似地设有管理现职公务员人事档案的机构｡管理现职人员人事档案的机构有的叫“人事办公室”,有的称“人力资源办公室”,虽然名称不尽一致,但工作职责和范围基本相同｡
美国联邦政府系统的非现职人员,其人事档案则由“国家人事文件中心“(National Personnel Records Center)集中保管｡该中心设在密苏里州的圣路易斯,由“军职人员文件中心”和“文职人员文件中心”组成｡非现役军人,不管是军官还是士兵,在死亡､离职或调动工作120天后,其人事档案都统一向军职人员文件中心移交｡其他政府雇员,无论职务高低,在死亡､离职或调动工作120天后,其人事档案也统一向文职人员文件中心移交｡可见,国家人事文件中心就是联邦政府集中保管非现职人员人事档案的机构,其管理和利用方法可以说代表了美国人事档案管理的典型做法｡
在美国,利用人事档案的程序主要包括三步:第一步,提交书面授权｡如果是相对人本人,提交一份附有正式签名和日期的申请信｡如果利用者不是本人,并且相对人健在,提交相对人授权的签名信｡如果相对人死亡,提交死亡证明｡假如相对人年龄已超过百岁,则无需提交死亡证明｡第二步:提交便于文件中心确认文件所需的信息,包括相对人任职期间使用的全名､出生日期､社会保障号､任职机构的名称,任职开始时间和离职时间｡第三步,列出所需利用的文件或信息,说明利用目的｡
私立系统的人事档案一般采取分散的社会化管理模式｡企业､公司或其他私立组织的雇员,其人事档案往往由本单位的人事部门保管｡如果雇员出现死亡､辞职或工作调动等情况,其人事档案仍然保留在原供职单位｡有的情况下,企业､公司或其他私立机构也把进入半现行期的员工档案移交到商业性文件中心寄存｡雇员进入新的单位,就建立起新的人事档案｡可见,这种做法的突出特点是“人档分离”｡
此外,美国人事档案管理的特色之处还在于一些专业部门也保存着大量的个人数据,如社会保障署建立的社会保障号和人事档案记录｡美国所有成年人都有一个由国家社会保障署颁发的社会保障号,社会保障号如同身份证一样重要,如果公民有违规行为,就会被记录在号码中,对他的切身利益产生影响,以此作为日后获取退休金､老年医疗保险､退伍军人福利等各种社会保障的凭证｡这种号码可以随时调出,起初仅用于社会保障服务体系,后来逐渐发展成为社会各界共享的､全国联网的大型计算机数据库系统｡它超越了档案的运用范围,在控制社会秩序方面具有良好的作用｡国家人事文件中心保存的人事档案也记录有社会保障号,这样就可以结合利用｡
(二)法国
法国公务员管理体制是统一领导下的分级负责制,公务员管理以政府各部门为主,因此公务员的人事档案也均由政府各部门自行保管｡法国中央公务员领导机构不像美国人事管理总署那样职权范围广泛,机构设置也不够庞大,而且中央层次的公务员管理机构分别由四个平行的职能机构承担,不像美国人事管理总署权力集中｡“行政和公职总局”负责管理公务员的综合协调工作;“内政部地方权力机构总局”负责协调地方公务员管理工作和制定地方公务员管理规则;“卫生部医院局”负责制定医疗卫生人员的管理规则;“经济财政和预算部预算局”负责公务员的编制和退休金发放管理工作｡至于人事管理,政府各部门都设立有专门的人事司,司下还设有处､科两级,负责公务员的考试录用､考核､任用､奖惩､培训､工资､福利等管理工作,并将这些方面的内容计入人事档案进行管理｡可见,法国政府系统人事档案采取的也是集中管理模式,现职人员的人事档案都集中保存在各供职单位的人事部门｡
法国非现职人员人事档案的管理机构和方式与美国相似｡政府机关和社会组织的雇员在退休或离职后,其人事档案也要移交到文件中心或档案馆集中保管｡特别是高级官员或职员的人事档案,更加受到重视｡例如法国规定,高级外交官和军官的人事档案,在他们去世后一律由国家档案馆负责保管｡总统的私人文件,也要寄存在国家档案馆,但总统或其后代有权提出利用限制｡在这一点上,美国的总统图书馆有着更值得借鉴的成功经验｡
(三)日本
日本的人事管理机构主要有中央人事院､省厅人事机构与地方人事机关｡中央人事院主要负责掌管公务员的待遇改善､考试､任免､福利､进修､奖惩等相关事务｡各省厅人事机构的名称不一,有的称为“人事局”,有的称为“人事课”,也有的叫“人事部”,它们负责保管各省厅机关的人事档案;地方政府的人事机构多为“人事委员会”,负责保管同级机关的人事档案｡
长期以来,日本人事管理的基础主要是年功序列制度和终生雇佣制度｡年功序列制度的主要内容是按照年龄和就职年数来升职､升级和加薪,工资的高低主要取决于工龄的长短｡职员在单位的任职时间一般都相当长,因此人事部门要对职工进行全面的人事记录｡人事档案包括关于员工的录用条件､录用经过､职务､能力､资格､待遇､健康状况､履历､身世､奖惩等所有资料｡由于人事档案的内容相当多,因而有些单位采取集中归档的方法管理;有些单位则采取卡片式的管理方法｡人事档案不仅是涉及职工录用､调配､晋升､培训､待遇､福利和保健等人事管理的基础资料,而且也是在职员工必不可少的资历证明｡因此一般来说,各单位都会妥善保管人事档案,即使员工退休或离职后也会保存相当长一段时间｡
二､国外人事档案管理的特点
人事档案管理存在的理由及措施 篇4
人事档案管理作为管理业的一个重要方面，在企事业单位内部的管理建设中扮演着不可或缺的一部分。
然而，目前我国多数单位内部的人事管理机制并不完善，存在一系列亟待解决的理由，因此，如何做好人事档案管理工作成为相关工作者普遍关注的课题。
什么是人事档案及人事档案的特点及作用 篇5
摘要：人事档案管理工作的有序开展能够确保在进行院校建设过程中更有效地管理相关工作人员，但是在目前进行的人事档案管理工作过程中依旧存在一定的问题，需要进行有效改善。本文分别从安全意识、管理体制、档案功能和硬件设备四个方面，探究如何应对具体工作过程中存在的各项问题。
关键词：人事;档案管理;存在问题
现在经济的不断发展对高校建设提出了更高的要求，在此过程中需要进一步完善人事档案管理工作，确保对相关人员档案进行更为有效的管理，避免发生不良状况。为了更为明确其认知，特此展开本次研究，希望能够对相关人员具体作业提供更为丰富的理论依据。
一、现存问题
(1)管理体制不全。在我国目前高职院校进行人事档案工作时，管理作业规范性存在一定程度的不足，大多数人缺乏充分的档案意识，管理方式陈旧，档案存放也较为分散，一般而言，高职院校建设过程中包括学生处、科研处、教务处、人事处以及组织部等各职能部门均具有独立的`人事档案，但是档案管理工作规范性还存在很大程度的不足，对档案工作管理成效和服务水平造成极为不利的影响。
(2)保存形式单一。在高职院校建设过程中，如果要做到规范化管理人事档案，必须确保其内容体现和存放形式实现与时俱进，在目前人事档案工作过程中，档案内容和保存存在一定程度的不足，归档材料的部位规范和不完整是其中最为突出的问题。虽然我国国家部门已经对档案管理工作提出了明确规定，但是在进行具体实施过程中，档案收集工作依旧存在较大的困难。很大一部分院校依旧使用纸质形式进行档案资料保存工作，在保存相关信息时也需要进行书写记录，采用纸质方式进行存储很容易受到自然环境的侵蚀，需要的投入更大，同时档案可复制性也远远不足。
(3)硬件设备简陋。在我国目前人事档案管理工作中，档案室硬件设备较为简陋，防盗、防潮、防火手段也远远不能满足现代社会发展需求，当发生突发状况时，不能对其相关问题进行有效解决，同时依旧采用人工操作检索调阅档案材料，工作效率存在很大程度的不足，同时也很容易发生失误。除此之外，纸质档案的反复调阅也为方案安全管理工作带来更大难度。
二、应对策略
(1)强化安全意识。档案管理人员在进行具体工作过程中必须对档案信息安全加强重视，确保具有更高的保密意识，进行档案查阅制度的合理制定，最大程度确保其安全性。在查阅人士档案时，通常存在非公开信息和公开信息两部分内容，其中公开信息具体指姓名、出生年月、籍贯、性别、岗位职称变化、工作经历、学习经历等。而非公开信息在具体包括涉及个人隐私的相关材料。必须确保不能在网络上传输个人非公开信息，确保管理系统数据具有更高的可靠性和安全性。
(2)完善管理体制。在进行人事档案管理工作时。必须确保高度，遵循国家相关法律政策，高职院校需要有效结合具体工作特点和相关需求，进行管理机构的有效组合，以此为基础进一步制定工作发展规划，进行各项规章制度的有效制定和进一步健全。在此过程中需要对工作过程中基础性任务进行深入分析，确保收集到的档案内容具有更高价值，保证用人标准逐步形成，进行档案工作机制的合理完善，确保相关部门能够进一步明确自身管理职责，实现工作管理水平的有效提升。通过采取会议、校刊、海报、广播等多种形式强化档案工作宣传，确保干部群体能够进一步认识的校园建设过程中人事档案应用的重要价值，确保教职工具有更高的档案归档意识，及时向学校进行相关档案材料的有效转移。与此同时，相关部门还需要基于具体档案核查工作建设档案制度，确保档案工作建设具有更高的科学性，从而规范管理档案工作。
(3)提升档案功能。在进行档案管理工作中，必须进行网络化管理价值的有效发挥，建立网络系统，更为有效地规划管理人事档案，对其相关工作进行有效协调，确保能够有效存储和进一步传递档案数据信息，同时对其相关数据内容进行及时搜集，定期进行有效整理，避免出现文件资料流失。基于档案材料范围和具体来源分析轻重缓急，确保归档工作管理质量有效提升，全面记载相关内容，确保内容动态性和客观性。在传递人事档案过程中需要确保个人私密性，设定专门人员管理档案。专职人员在进行档案管理工作中需要确保整体存储相关档案资料，应用现在网络技术传递信息，进一步确保信息传递的安全性。
(4)更新硬件设备。在面对目前档案室简陋的硬件设备，必须对其进行有效更新。首先需要做到以防为主，进行安全检查制度的合理构建，领导部门必须对其加强重视，在发现问题和安全隐患时需要及时向上级部门报告。进行高质量档案柜的合理配备，在进行防火工作过程中，进行消防器材的合理配置，管理人员需要能够对其熟练应用。同时需要确保档案室内设置的密集架不能与地面直接接触，需要除湿机的合理配备，避免档案潮湿。然后需要基于具体需求进行数码相机、扫描仪、计算机等现代化装备的合理配备，确保进一步实现计算机管理。
三、结束语
总而言之，通过强化安全意识，完善管理体制，提升档案功能，更新硬件设备，能够确保高职院校更为有效地展开人事档案管理工作，对其具体工作过程中可能存在的相关问题进行有效解决。确保高职院校实施的人事档案管理工作能够更高程度满足现代化社会需求，保障高校建设的有序发展。
参考文献：
[1]向薇.浅谈高职院校人事档案管理存在的问题及对策[J].教育,(6):00089-00089.
什么是人事档案及人事档案的特点及作用 篇6
宁夏地质工程勘察院张凤翔
（地址： 宁夏银川市西夏区丽子园北街235号，邮编：750011）
人事档案的作用是知人用人的重要依据，是澄清个人有关问题的最佳信证，是人才开发的重要信息源。进行社会主义现代化建设，人才是关键，各级组织、领导都必须重视开发和利用人才资源，一份人事档案可以提供一个人成长的基础数据和系统全面的信息。随着市场经济的建设，人们以经济为中心的意识增强了，人才的重要性的意识提高了。但由于种种原因，人们利用、重视人才档案的意识逐渐下降、淡漠了，尤其是在人事档案管理中出现了诸多问题，如果这些问题不引起全社会的重视，势必影响我们事业全面健康的发展，本文就人事档案管理中存在的问题及建议，谈些浅见。
一、人事档案管理中存在的问题
1、时代的变迁，利用目的的转移，人事档案利用率下降。在那个偏激的年代里，人事档案可主宰一个人的政治前途。人事档案让人望而生畏。十一届三中全会后，为解决历史上造成的冤假错案，为文革时期的遗留问题平反昭雪，为众多的人和事提供了可靠的依据，在那段时间，人事档案曾引起各级组织、领导的高度重视和关注。随着我国社会主义建设的重点转移到经济建设上，人们关心政治的少了，感觉到那个整人、治人的事不再发生了，人事档案在人们生活中意义不大了，不再关心人事档案。更严重的是在选拔、任用干部、聘用人上，某些领导不看该同志的人事档案，而是凭主观感觉。在人员流动上，有些单位特别是个体、外资企业录用人员只需学历证明、本人填一份个人履历表即可确定是否录用，把人事档案看成是可有可无之物。
2、人事档案材料内容中存在片面、不真实的等问题。政治历史材料多，业绩、专长特点材料少，鉴定考核材料中成绩多是千篇一律赞扬术语，缺点是千人一面的希望之词。为了某一时期的个人需要人事档案中的出生年月、参加工作时间、文化程度及学历记载前后不一，不尊重事实的情况，某些领导干部档案也存在此类现象，流动人员档案中这类情况更为严重。
3、人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用。现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，而且利用材料主要是当团材料、落实政策
1和工资调整方面的，真正用于人才选拔、培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。
4、人事档案管理落后，管理水平低。目前，不少单位的人事档案由人事劳动部门管理，大多没有专职人员负责人事档案工作，人事档案长期得不到整理，档案室内设备简陋，最常见的是一个人的材料一个袋（盒）子，有材料时往里一装，没有严格鉴定、整理，材料是否真实无人监督，造成档案中“假货”泛滥成灾。根本做不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求，有的单位组织不相关人员对档案进行整理，有的甚至整理自己或亲属的档案，严重存在零乱无序、档案泄密和丢失部分档案内容的问题。
二、对人事档案管理的建议
1、开展对人事档案正确使用的宣传、引起各级领导的重视，加强党和国家关于人事档案管理的方针政策、管理制度、节约利用等制度的宣传力度，特别是社会主义市场经济条件下和改革开放环境中，人事档案与机构改革、干部人事制度改革密切相关的。不仅人组织部门、人事档案管理人员应掌握和贯彻党和国家有关人事档案管理方针、政策、法规，而且还要使各级领导了解，引起他们的高度重视，并自觉遵守人事档案管理的规章制度。
2、加强对人事档案管理的宏观控制与业务指导，逐步对其实行法制化和规范化管理。目前，各单位人事档案管理体制是完全不同的。因此，管理方式与要求上存在较大差异，人事档案到底归属哪个部门没有统一制度，但是，加强対人事档案管理的宏观控制与业务指导是完全可能的。国家可制订统一的、专门的人事档案政策法规，对人事档案管理执行强制性严格、规范化管理，那样必将使人事档案管理水平与质量有较大提高。
3、改革陈旧的管理方式和管理手段，逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。人事档案管理改革面临着人员短缺、资金不足、档案室藏储结构不合理、配套制度跟不上、人们档案意识淡漠等诸多难题。要加速领导观念的转变、配备合格的档案管理人员、增添必备的管理设备、建立适用性较强的计算机人事档案管理数据库，根据单位经济能力逐步升级改造旧管理设备，花力气改变人事档案管理中存在的错误方式和管理水平，充分利用人事档案这一无形资产为我国的社会主义现代化建设服务。
4、在人事档案信息的开发利用上，应从形式上由完全被动变成为部分主动出击服务，从内容上由单一狭窄变为丰富全面。人事档案管理人员对管理人事档案内容应非常熟悉，应主动积极地配合机构改革、干部人事制度改革、人力资源开发，提供有一定超前性、参考性的人事档案信息；同时结合各单位人事档案记载、人员流动政审、干部任免、人才挑选提供全方位的服务，改变过
去那种等人来查、领导来问等被动服务方式，尽可能采取积极主动的方式为领导服务，当好参谋。
5、提高人事档案管理人员素质。每一位档案管理者都应明白，在当今信息社会里，人事档案是一种极其宝贵的信息资源，是一个单位乃至社会的无形资产，档案管理工作是一项具有重大意义的工作。同时档案管理工作又是一种特殊的职业，它有鲜为人知的苦与乐。目前社会上人们的档案意识还很薄弱，不少单位不重视人事档案管理工作。所以，在这种情况下，每一位人事档案管理工作人员更应具有高尚的思想品格，过硬的业务能力，严格的组织原则性，严肃认真地把好关。对需要归档材料要认真严格鉴定、识别真伪，做好这点是决定人事档案质量优劣的关键。档案管理人员也应多渠道多途径地宣传档案知识，并在接待、提供利用档案信息时为领导在选拔、任用人时当好参谋，为人才流动架起桥梁，并在工作中不断充实自己，不断提高自己的政治、业务素质。各级领导也要关心、帮助他们解决生活、工作学习上的困难，为他们创造一个良好的工作氛围。
人事档案管理工作的现状及对策 篇7
人事档案是记述和反映个人经历和德才表现, 以个人为单位组合起来, 以备考察的文件材料, 是个人参与社会各方面活动的个人自然情况的真实反映。人事档案管理现处于基本落后或不前的状态, 大多数都是以手工操作为主, 复杂且繁琐, 虽然有现代化计算机的配备, 也只是加入目录之类的输入, 没有现代化管理的模式。查阅个人经历和个人基本情况主要依据是人事档案所记载的, 运作起来比较缓慢。有些档案管理人员工作责任意识不强, 管理不规范, 不善于学习现代化管理手段, 管理机制也不是很先进, 现沿用长期以来形成的各项制度, 完全不能适应档案管理工作的发展需要, 各类材料收集是人事档案工作的重点, 随着政府职能的转变, 这项工作的难度将越来越大。另外, 目前的服务方式只满足于工作需要, 缺乏将工作与本地区的经济和社会发展结合起来的意识, 对于档案开发利用不够, 人事档案管理的相关领导对此工作重视程度不够。现如何提高管理人员的文化素质及工作能力水平, 使得管理人事档案工作能跟上现代社会的步伐。
二、人事档案管理相应的对策
1. 对于人事档案管理如何提高, 就要有相应的政策和对策, 首先应是怎么样来健全和创新工作制度, 进一步加强人事档案管理的管理制度, 及时发现和纠正管理中所产生的错误, 建立和完善人事档案材料的收集工作和协调机制, 不断创新和提高档案管理人员的工作能力和业务水平, 增强现代化意识, 以高度负责的态度, 投入到人事档案管理工作中, 切实做到从规范化入手向现代化迈进。
2. 进一步优化工作流程, 人事档案在人事部门工作中作用如何, 有无价值, 很大程度上取决于档案信息材料收集、整理的质量。只有完善真实的人事档案材料, 才能使人事档案浓缩本人全貌, 真正发挥档案作用, 使得人尽其才, 物尽其用。如何提高管理人员的思想观念, 思想认识, 加强对档案管理基础设施建设, 把人事档案工作列入重要议事日程。要从信息资源的角度管理档案, 用信息管理的理念创新人事档案工作。
3. 加强对人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用, 实现干部人事档案工作从乘客单管理型服务向研究开发型服务转变, 把人事档案管理部门建设成为工作、人才的信息库和参谋部。形成一系列的现代化模式和融入领导重视度意识, 一方面要加强人事档案管理人员的业务学习。不断强化干部人事档案管理人员的自身素质, 使之树立强烈的事业心、责任心和政治责任感, 以高度负责的态度, 投入到人事档案管理工作当中。另一方面也要融入相关领导对人事档案管理工作的重视程度, 要创新管理人员工作的方法和手段, 加大人事档案工作信息力度, 充分利用现代信息技术, 改进工作方式, 优化工作流程, 逐步地实现档案管理工作的规范化、科学化、现代化。
什么是人事档案及人事档案的特点及作用 篇8
[关键词]医院；人事档案管理；人事部门
[中图分类号] R197.324 [文献标识码] C [文章编号] 2095-0616（2011）24-148-01
随着现代科学技术的逐步发展，医院对人事档案管理提出更好的要求。因此，要想实现人事档案反映个人工作表现的真实性，应加强完善人事管理中存在问题的措施。这样，不仅能保证档案管理工作的质量，同时也便于医院对人才的了解与考察。由此可见，针对人事档案管理中存在的问题，医院采取合理的应对措施有着不可替代的重要性。
1 人事档案管理中存在的问题
档案操作环节缺乏规范性。目前，随着经济的逐步发展，医院的医疗水平也在逐步提高。所以，很多医院都将更多的目光放在医疗水平与服务上，从而就导致人事档案管理者缺乏高度的责任意识。由于档案管理者的业务不规范，所以在收集档案材料时不够及时，从而导致一些档案的材料不全，甚至会出现档案材料丢失的现象，这些都给档案管理工作带来一定的不便。由此可见，由于档案管理者在操作过程中缺乏一定的规范性，不但没有满足档案管理工作的要求，而且也没有达到档案管理工作的标准[1]。
“档案无用”的错误观念。档案不仅是全面反映个人信息的重要材料，同时也是医院考察人才的可靠依据。但是，由于部分个人和医院产生“档案无用”的错误观念，从而导致部分医院与个人擅自丢弃档案。这样，不仅造成个人不能客观、全面的介绍自己，同时也致使医院不能看到人才的真实信息。由此可见，在医院内部人力资源的调配中，“档案无用”的错误观念也制约了医院人力资源的有效配置[2]。
缺乏对档案管理的高度重视。在医院的各项工作中，各家医院普遍将工作的重心放在保障医疗上，从而忽视了人事档案管理的工作。由于医院档案管理的意识淡薄，从而导致人事部门没有专职的档案员，并且档案的管理者只注重负责档案的保存，这些都在无形中造成了档案管理工作的薄弱环节。由此可见，医院缺乏对档案管理工作的高度重视，不仅影响了人事档案管理工作的质量，同时也制约了档案管理工作的有效完成。
2 应对人事档案管理中问题的措施
完善档案内部信息。由于档案是全面反映人才信息的重要渠道，因此，要想确保档案资料的真实性与准确性，应适时丰富档案内部的信息，以便及时补救档案管理工作中的漏洞[3]。在以往的档案材料中，大多只是记录个人的基本信息，而没有涉及思想道德考察、社会保险等详细的记录。因此，为了完善档案内部的信息，可以增加关于个人综合素质资料的收集，从而实现医院对个人的全面认识与了解。
加强档案管理者的素质。在档案的管理工作中，由于档案管理者缺乏一定的业务素质，这在无形中造成了档案管理工作中的薄弱环节。因此，要想保证档案管理工作的质量，医院应加强档案管理者的业务素质，以便提高档案管理者对档案管理工作的高度认识。同时，医院可以按时对档案管理进行培训，加强他们的业务学习与职业技能，以便确保档案管理工作的有效完成。
构建信息化的档案管理。随着科学技术在企业中应用的普遍化，档案管理工作也应适时采用信息化的管理方式。这样，不仅可以确保档案管理的准确性，同时也在无形中提高了档案管理工作的效率。随着信息化水平的日益提高，医院应充分利用信息化的档案系统，这在无形中确保了档案接收、传递等业务的快捷完成，从而提高了档案管理工作的质量与效率[4]。
建立完善的管理制度。为了规范档案管理的各项工作，医院应根据档案管理的相关法律规定，建立合理的档案管理制度。这样，不仅可以确保档案管理工作的规范性，同时也落实了医院内部的保密工作。由于档案记录了个人的重要信息，因此，为了防止不法分子的盗取，医院也应做好档案的监督管理工作，以便确保档案管理的安全性[5]。
综上所述，随着时代的发展，为了给医院提供真实、可靠的信息，人事档案管理的工作应要与时俱进，针对人事档案管理中存在的问题，应及时采取应对的措施。这样，不仅能给医院发掘优质的人力资源，同时也能推动医院内部人事档案管理工作的有效完成。
[参考文献]
[1] 谭硕.当前医院人事档案管理中存在的问题与对策[J].科技致富向导，2011，19（3）：320.
[2] 徐淳，徐晓凤.关于医院人事档案管理现状的思考[J].中国科技信息，2011，22（3）：139-141.
[3] 刘立君.浅析医院人事档案管理的信息化建设问题[J].中国科技信息，2010，21（12）：191.
[4] 高德朋，吕萍.改革医院人事档案管理，促进人才资源利用[J].中国医药导报，2010，6（11）：113-114.
[5] 吴绪康.医院人事档案管理问题及对策[J].医学信息，2010，24（2）：341-342.
什么是人事档案及人事档案的特点及作用 篇9
受理对象：人事关系及人事档案在市外的干部身份的人员并在珠海有接收单位，接收单位是在珠海市行政区域内注册的合法企业，若接收单位无人事权及档案保管权的须与人力资源开发管理服务中心签订《单位人事代理协议书》。
需备材料（下述材料除《珠海市人才交流登记表》及《户口迁移承诺书》只需提供原件外，其余材料均需提供原件及复印件），所递交的申请材料不予退还。
一、《珠海市人才交流登记表》（可从人力资源网下载或在人力资源中心领取）一式两份（需双面打印）；
填表说明：
由本人打印或用黑色钢笔、签字笔或打印如实填写；
在填写“调入单位考核意见栏”时须注明单位性质、规模、主要经营范围及申报调动人进入单位试用的时间、从事何岗位、工作期间的现实表现、技术、业务工作能力的简要介绍；
“调入单位”栏需法人代表或总经理签名加意见（是否同意调入）并加盖单位公章。
二、须提交材料：
1、本人身份证、学历证书、学位证书、职称证书。
（1）、如本科没取得学位，需本人写情况说明并加具调入单位意见及加盖单位公章；非国家计划招生的学历证书须办理学历认证后方可受理。
2、婚姻状况及计划生育材料；
提供由计生部门开具的《珠海市计划生育证明》（单位属地居委会办理）；
已婚者提供《结婚证》，已育的须提供“独生子女证”，符合生育第二胎的须提供县级以上计生部门出具的因何理由准许生育第二胎的证明及第二胎准生证、绝育证明； 离异者提供离婚协议书或离婚证；
收养子女者，提供有关合法的证明材料；
属夫妻分居调动的，除上述材料外，还需提供珠海方的干部或工人调入报到介绍信和户籍材料；买地、买房、集资入户或自行迁入户口的不属照顾夫妻分居调动范围；
3、若有需随迁子女（18周岁以下）须在“随迁家属情况”栏清晰、明确地填写子女情况（提供随迁子女的身份证号码或户口本复印件）；如无需随迁的，请注明；
4、《户口迁移承诺书》（可从人力资源网下载或在人力资源中心领取），承诺书需本人签名并加盖接收单位的公章；
★★★★★若申报调动人员的材料及档案有弄虚作假的行为，则将档案退回终止办理调动，情节严重的移交有关部门处理；触犯法律的，依法追究责任；两年内不予受理申报。办公地址：
▲中心代理部咨询电话:8582296地址：香洲区前山金鸡路122号
▲柠溪分中心咨询电话:2289013地址：香洲柠溪双竹街70号
▲金湾分中心咨询电话:7798322地址：金湾区红旗镇虹晖一路东3号003广场三楼 ▲唐家湾分中心咨询电话:3399892地址：唐家湾镇哈工大路1号博士楼C20
1市外干部调入流程图：
珠 海 市 人 才 交 流 登 记 表
填表日期：年月日
注：
1、申请材料须如实填写，如有虚假，后果自负；
2、此表须打印或用钢笔填写或打印，双面打印，一式两份。
户口迁移承诺书
本人姓名：，身份证号：，现请办理市外干部调动或毕业生接收手续，接收单位名称：）：
(1)迁入本人固定住所。以《房地产权证》为准，且房地产权证的权属为申请人本人或配偶、未成年子女共同拥有的独立房产；
(2)迁入接收单位集体户，若单位不具备设立集体户条件的，户口落在单位所属社区居民委员会集体户（根据珠海市人民政府令第60号 《珠海市户口迁移
管理规定》第二章第四条及珠公发[2009]28号《珠海市户口迁移管理规定实施细则》
第三章第五条）；
(3)只调动档案及人事关系，不迁户口。
承诺人签名：盖单位公章日期：日期：
什么是人事档案及人事档案的特点及作用 篇10
摘 要：院校管理岗位是院校建设发展的重要组成部分。院校管理岗位设置如何创新对院校管理水平的提升及综合发展起着巨大的引领和推动作用，并直接影响到管理人员的综合工作能力。本文就院校管理岗位设置创新提出一些探讨与思考。
关键词：院校管理岗位；设置；创新；探讨
随着院校发展与人才交流的深入以及当前院校岗位设置的不断创新与变动，院校之前的人事档案管理工作已经远远跟不上时代的进步，面临着新的机遇和挑战，在两者磨合的过程中充分暴露出传统的院校档案管理存在的问题与不足，这就需要结合院校人才的发展制定新的规范、创新档案管理机制，特别应当配合当前院校的岗位设置，进行新的定位、规范与提升，切实做好人事档案管理工作，更好地为院校岗位配置以及人才管理工作服务。院校管理岗位设置现状
（一）岗位设置缺乏科学、合理性
改革开放以来，我国的教育事业随着经济的发展共同进步，并取得了可喜的成绩。目前，党政管理部门按职能，分为若干部门、科室，教学研究部按学科分为系部，后勤管理分为若干科室等等。在现有的管理岗位设置中，主要延续了传统的做法，近几年，虽然也根据院校发展新设了一些岗位。但并不能有效做到科学、合理设置岗位，最终造成有的岗位忙碌，有的岗位清闲，甚至还有的岗位基本上无事可做。从而造成人力资源浪费，导致工作效率低下，工作激情衰退。
目前，院校管理岗位基本上按照党政管理、教学研究、后勤保障等部门来设置。党政管理部门按职能，分为若干部、处、科、室，教学研究部门按学科、专业分为院、系、所、研究室和实验室，后勤部门按管理和经营分为若干处、科、公司等等。这种设置模式总体上符合院校各方面工作的需求，也体现出各部门的主要工作职责，有利于院校的机构运行及日常工作管理。但不足之处是，各部门之间的协调与配合不够默契，缺乏整体意识和观念，各部门通常以本部门为中心，不能自觉、主动做到为其他部门提供便利，做好服务，这样直接导致办事重复、拖拉，效率低下。而这种现象在综合型的活动中表现的尤为突出，值得反思。
（二）岗位之间匹配性较差，缺乏合理竞争
院校管理岗位设置存在着系级管理之间不对称，不匹配的情况，如：有些系部根据岗位设置比例，配备合理的职数，机构设置较为完善，但有些系部却没有依足岗位设置应有的配备职数去定员定岗，严重超出比例，令到管理人员上层严重倾斜。这种状况会造成上下沟通，左右联系之间的不畅通，通常出现有的工作多人指挥，还有的工作却无人问津。
在现有的管理岗位中，岗位技能考核缺乏科学标准。直接导致在日常工作中，干好干坏一个样，岗位奖励与竞争机制非常欠缺，现有的规章制度又很不完善，也不合理。这对长期从事基层管理工作的人员，特别是认真、踏实做事的人员来说，是明显的不公平、不合理。长期下去，必将挫伤一部分认真工作同志的积极性，更会破坏良好的工作风气，甚至助长歪风邪气。院校管理岗位人员现状
（一）从业人员层次提升
现阶段，院校从事校内管理工作的人员年龄已集中于70后越显年轻化，无论是从学历还是学历结构上看，院校管理岗位人员的层次、水平确实有了很大程度的提高，他们思想活跃，充满生机，可塑性极强。但是，从具体的工作上，还是存在着一些问题，比如，现在从事管理工作的虽是本科以上学历，但真正学管理专业的不多。在管理理念上仍是生疏的或者是落后的；在对待日常服务性事务中，更是缺乏耐心，缺少经验，还吃不了苦。同时，他们从事管理岗位工作并非出于主观愿望，而更多的是迫于就业需要。特别是近五年来，随着房价上涨，年轻人的生活压力不断加重，在这种情况下，他们工作的主动性、积极性也必然会受到一定的影响。甚至，有的把从事管理岗位工作当成临时跳板，一有机会，便另谋高就。若这种状况不能得到有效的控制，将直接影响到基层管理干部队伍的稳定与建设，更不利于管理岗位的可持续发展。
（二）老同志依旧发挥作用
在现有管理岗位人员中，中老年同志依旧发挥着巨大的“传、帮、带”作用，并在各项工作中，起着引领与示范作用。新老同志工作中的配合问题，也是目前管理岗位工作中的一个突出问题，在一般情况下，同事间合作往往以工作职责、范围为依托，同时集合个人工作上的特点，尽可能做到扬长避短，注重发挥每个人的最大优势。但在实际工作中，也同样存在着职务高低的人员如何一起发挥作用的问题，有的同志职务不高，但办事认真负责，还有一定成果，总是得不到重用。同样，有的同志工作非常一般化，但关系多、路子广，却能被重视。这就是影响日常工作效率高低的关键问题，若解决的好，一个单位或部门就可以产生巨大的合力，真正实现 1+1 大于 2 的目标，并取得事半功倍的效果。反之只能是办事拖拉，效率低下，作风不正，工作混乱。院校管理岗位设置创新探讨
（一）岗位设置创新与管理模式创新相结合
院校管理岗位设置创新，是高等教育事业深化改革的必然趋势，教育改革必须以转变理念为动力，同时，又需要教育管理的创新来支撑。刘延东同志指出：“事业越是发展、改革越是深化，越是需要加强管理、改进管理。要牢固树立向管理要质量、向管理要公平的理念，坚持一手抓改革发展，一手抓科学管理”。
管理岗位设置改革起源于 80 年代初期的院校定编定岗政策，当时，院校的管理岗位人员数按教职工总数的 8%～10% 来定编。后来随着院校的发展，规模的扩大及学科建设的需要，管理岗位人员的比例又扩大到 12% 15%。这样，在一个 150 人左右的教学、科研二级机构中，管理人员可达15人左右，基本上可满足行政管理、工勤管理岗位。但管理岗位设置改革的实质并不在于人数的多少，而在于所设岗位是否合理，能否兼顾到各项工作的协调与配套。就目前而言，岗位设置还是沿袭着过去传统的做法，缺乏新意，技能单一，考核模糊，不利于管理岗位人员的轮岗与交流，更不利于复合型管理人才的培养。
其次，还要认真总结过去工作中成败的经验与教训，大胆探索新的尝试，可在条件比较成熟的部门先搞试点，逐步推广。同时，在新一轮的岗位聘任过程中要逐步形成科学合理设岗的规范模式，及时调整过去不合理的设岗方式，逐步淘汰技能单一的岗位以及不能胜任新岗位的人员。例如：院校二级机构中的学院管理岗位设置可做一些调整，即：人事、组织秘书岗位集中办公，设立人事组织科（或办公室）；本科教务、本科辅导员岗位集中办公，设立学生教育教学科（或办公室）；研究生教务、研究生辅导员岗位集中办公，设立研究生培养科（或办公室）；学科、科研秘书岗位集中办公，设立学科研究科（或办公室）；行政、后勤、资产、安保等秘书岗位集中办公，设立综合科（或办公室）。
这样设置科室（或办公室），把有联系的岗位、工作归并起来便于优化资源，减少办事程序，提高工作效率，更好地发挥出管理岗位人员的作用。
（二）全面提升从业人员综合素质
随着高等教育事业的深入发展，院校管理的能力及水平高低，决定着院校发展的方向与未来。院校管理岗位的建设、创新与发展已成为院校的重要工作，必须引起院校各级领导的高度重视。
在管理岗位设置创新的同时，必须强化管理人员的自身素质建设。院校可通过在岗培训及校内外进修的方式，积极组织和有效安排在岗人员学习与培训，力争提高管理人员的综合水平与能力。同时，还要创新与完善管理人员岗位晋升机制，可制定一系列新形势下的校内规则，使一批优秀的科室管理人员能够得到较好的发展。例如：在现有的科级人员考核中，设立一个科级以上、处级以下的岗位平台，通过一系列的考核方式，让符合条件的科级人员在职务不变的情况下，提升岗位，兑现岗位津贴。这样便于形成一个新型的奖勤罚懒激励制度，从而更好地激励管理岗位人员认真努力工作，在胜任、完成岗位工作的过程中，实现自我完善与自我发展的目标。
管理岗位设置如何创新与发展需要上级部门的政策支持与引领，也需要院校领导的具体指导与关心，更需要从业人员的自我努力与奋斗。熟悉本院校内人力资源实际情况，合理用人，合理配备，做到真正的以人为本。总之，院校各级领导必须树立战略思维，具备长远目标，从大局出发，立足实际工作。既要在宏观上把好政策，重视管理岗位工作，又要在微观上注重人性和情感等细节管理。同时，还要不断强化与完善院校各项制度建设并力争落到实处，以便全面提升院校管理岗位的创新能力。
参考文献
什么是人事档案及人事档案的特点及作用 篇11
关键词：流动人员；人事档案；管理
中图分类号： G275 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）25-26-2
1 概述
人事档案也叫干部档案，它是记录个人社会经历、政治面貌、品德作风、业务能力等情况的文件材料，是人力资源管理的重要工具，具有凭证、依据和参考作用。在个人转正定级、职称申报以及开具出国等相关证明时，都会用到人事档案。
流动人员不同于流动人口的概念，它是指所在单位无权保管人事档案或者没有人事档案接收单位的个人。流动人员主要包括待业的大中专院校毕业生、自费出国人员、非国有单位员工以及辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员等。
流动人员人事档案是从干部档案派生出来的一种人事档案。在市场经济环境下，私营、合资、股份制等多种经济形式并存，很多人在私企等企业工作，按规定，这些企业不具有人事管理权限，其员工的人事档案就需要委托给正规的人才服务机构管理，只有这样才能实现人事档案的作用和价值。因为个人利益与人事档案直接挂钩，如果人事档案不能挂靠妥当，长期得不到托管，个人的相关权益就无法得到保障。
对于流动人员人事档案的有效管理能够促进人才在不同行业、地区之间实现无障碍流动、合理流动和配置，提高人才质量，促进社会经济的发展。流动人员随意处理个人人事档案将影响个人国家公职的保留、档案工资的调整、工龄的计算以及其他应受到保障的个人权益能否得到保障。如果没有人事档案就不能参加各种社会保险，即使随工作单位入了社会保险，将来如果没有人事档案也无法享受待遇，不能办理退休手续，会直接影响年老以后的生存问题。因此，流动人员人事档案不容忽视。
2 当前流动人员人事档案管理存在的问题
近些年，国家出台相关文件规范流动人员人事档案的管理，但实际工作中，流动人员人事档案管理仍存在着一些问题。
2.1 流动人员对档案的重视程度不够，档案材料难以收集
一些流动人员对人事制度和人事档案缺乏了解，尤其是高校毕业生，对于人事档案的作用和价值认识不清，档案管理意识淡薄。面对人事档案复杂繁琐的调动程序，有的人为了免去麻烦，选择自己揣着档案，导致弃档、档案丢失的现象时有发生。除此之外，受用人单位不重视档案以及档案管理不规范等因素的影响，有的人觉得档案没有用，找到工作后就把档案忘在了脑后，完全不考虑给档案找个可靠的“归宿”；还有一部分人把档案转到人才交流中心后，在高薪工作的诱惑下选择“弃档走人”，导致“人档分离”。虽然“人档分离”是我国人事制度改革的一种趋势，但并不意味着档案制度会取消，也不代表档案是能够随便丢弃、可以置之不理的“身外之物”，对自己的人事档案不闻不问将很可能在今后遇到麻烦。这些做法都容易导致档案信息难以汇集，造成流动人员档案不完整。如果人事档案直接丢失，流动人员就失去了学籍、身份、工龄等，也就意味着失去了社会保障。
2.2 多头管理，影响人才流动
据《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档案应交由县级以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构管理。但实际工作中，除了人才交流机构外，社会上很多部门都在公开或私自管理人事档案，比如失业管理部门、社会保险机构、私企、民办中介机构等，都在以各种名目接管流动人员人事档案，甚至把保管档案作为谋利和限制人才流动的手段，不仅制约了流动人员人事档案管理水平的提高，还造成了极其恶劣的社会影响。
2.3 流动人员档案真实性不高
流动人员人事档案以大中专院校的毕业生档案居多，档案中包括入学材料、学籍记录和毕业生登记表等学生阶段的有关材料。但毕业生工作后由于人员流动，进入用人单位后，用人单位对聘用人员在工作期形成的材料并不做收集、归档，工作单位与档案管理部门相脱节，流动人员的真实表现无法被记录下来。当用到档案时，一些人甚至会为了个人私利擅自涂改档案信息，导致档案的可信度大大降低。
2.4 管理水平差，档案调动流转不规范
一些管理单位对于流动人员人事档案的管理手段落后，仍在采用原始粗放的管理手段，档案信息化管理的程度不高，而且硬件环境参差不齐，管理人员业务水平不高，对档案缺乏责任感，管理不够规范。此外，一些单位接管了流动人员的人事档案，但是在人员流动过程中，不能及时移交收取的人事档案材料；一些单位不按照规定采用机要信件的方式传递档案，而是直接将档案交给当事人保管、传递，或者交由快递公司进行投递，导致档案缺损、遗失。在一些高校，学生毕业后，学校不对其人事档案进行规范传递，而是直接把人事档案交给学生自己保管、传递，容易造成档案遗失。有学生违规将档案拆封，甚至对档案内容进行修改，使档案材料失去真实性。
3 解决流动人员人事档案管理问题可采取以下对策
流动人员人事档案管理过程中出现的各种问题需要根据时代发展的要求去解决，赋予其新的生命力，才能更好地为人才流动和社会经济发展服务。
3.1 强化档案意识，加大流动人员人事档案宣传力度
人事档案在现实生活中容易被流动人员忽略，一部分原因是相关部门对人事档案的宣传力度不够。强化流动人员的档案意识，相关部门应该紧随时代发展，利用多种形式、多种媒介，深入到企业、学校等流动人员集中的场所，主动向流动人员宣传人事档案的内容、意义、管理办法、转递程序等相关的档案管理知识。而且宣传要有针对性，特别是高校毕业生，要让他们认识到人事档案的重要性，认识到私存档案、不按规定移交档案是违法行为。促使他们在毕业后按照相关规定，及时把档案转入政府所属人才流动服务机构保存，使自身的合法权益和应有的社会、政治待遇得到保障。
3.2 调整档案内容，增强档案使用价值。
人事档案应该顺应历史潮流和社会发展的价值取向，对内容进行调整。以前的档案内容侧重于记录个人的思想觉悟、奖励和惩罚情况，而现在一些企业更注重员工的业绩，这也是流动人员人事档案被忽视的原因。基于这一点，国家相关部门可以出台文件，调整档案内容，提高档案的信息价值和实用价值。可以在档案中补充流动人员的业绩考核、职称考评、继续教育等内容和个人在社会活动和经济方面的诚信记录等，促使流动人员和用人单位提高对档案的关注度和重视程度。
3.3 完善相关法律，约束“重新建档”
“重新建档”是人事档案缺失的补救方法，是一种非常措施。但是“重新建档”容易导致“人档不统一”和“一人多党”，使人事档案的全面性和真实性失去保证。因而完善档案法律法规，对“重新建档”和违反规定“重新建档”进行约束限制很有必要，这样不仅能让流动人员以负责的态度对待自己的人事档案，还能在一定程度上提高人事管理的成效，使流动人员人事档案的管理更加规范。
3.4 提高档案管理人员素质，加强流动人员人事档案的信息化管理
提高档案管理人员的综合素质，利用现代技术设备和管理手段把流动人员人事档案信息转化为数据信息，建立信息收集、反馈和跟踪系统，对流动人员人事档案信息实施信息化、动态化管理。可以把档案和户籍管理结合起来，建成一个信息化系统，把流动人员的所有信息资料，包括户籍、家庭情况，收入情况，信用记录等都输入信息系统，有条件地查询和使用。
4 结语
流动人员人事档案的规范化管理需要人才服务机构、流动人员、用人单位多方努力。通过加大宣传力度、提高人事档案价值、完善相关法律法规，提高管理水平让流动人员人事档案焕发生机与活力，更好地为人才流动服务，为社会经济发展提供强有力的保障。
参 考 文 献
[1] 魏群.探析流动人员人事档案管理存在问题及改革措施[J].兰台世界，2015（07）.
[2] 李燕.流动人员人事档案管理如何加强[J].档案与建设，2006（03）.
[3] 肖文建，杨彩虹.流动人员人事档案管理对策[J].北京档案，2003（05）.
[4] 朱玉媛，张煜.我国流动人员人事档案立法与执法探析[J].档案学通讯，2010（02）.
[5] 吴正朋.浅议流动人员人事档案管理[J].华章，2013（13）.