基层人事档案

基层人事档案（共8篇）

基层人事档案 篇1

0 引言

人事档案作为反映个人履历、工作业绩、思想品德和业务能力等内容的重要文件, 对于真实记载个人成长、科学配置人力资源具有重要意义。党的十八大以来, 规范基层人事档案管理工作制度、充分发挥人事档案价值已成为各级党委、政府和单位的重要工作内容之一。科学高效开展基层人事档案管理工作, 有助于更合理地组织人事工作决策。在对当前基层人事档案管理工作的研究与分析过程中我们发现, 由于诸多主客观条件限制, 档案管理仍然存在很多急需解决的问题。

1 基层人事档案管理工作中存在的问题

1.1 档案资料缺失, 重要信息没有得到记载

当前的基层人事档案管理存在资料缺失的问题, 很多重要信息没有在档案中得到记载。一些基层本人对档案认识不到位, 填写档案时想着能少写几个字就少写几个字, 导致重要资料不齐全。部分档案入团入党材料、学历、招聘录用审批表、基层履历表、年度考核表、工资变动审批表和表彰处分材料等内容不全, 有关个人学历、培训、职称和职务等信息的变更也没有及时上报管理部门, 出现档案资料不对称、档案信息落后等问题。

同时, 部分档案项目不全, 有些必备项目未全部归入, 出现一些细节上的错误, 加大了档案利用难度。例如入团入党材料没有贴照片、个人履历表没有本人签名、招聘录用审批表单位没有盖章、党员转正之后没有在《入党志愿书》中加盖支部和党委公章、年度考核表审核日期出错、毕业生登记表信息填写出错等问题。

1.2 管理观念落后, 档案管理工作制度有待健全

在对基层档案管理工作的考察实践中我们发现, 管理观念落后、管理工作制度不健全是另一需要重点关注的问题。个别基层本人对档案管理认识不够全面, 没有意识到档案对于个人成长的重要意义, 不配合管理工作, 乱填、误填、随便填写档案。

档案管理部门工作制度建立不全, 缺少专门的档案管理岗位。同一部门的档案管理工作人员常常身兼数职, 部门职责不清, 相互推诿责任, 你指望我, 我指望他, 导致档案材料归纳不及时, 没有第一时间、第一手掌握个人经历、学历、工资、职务、考核和奖惩等多方面的变动情况。当前的档案管理仍以纸质资料为主, 利用效率低、工作量大, 管理人员不善于学习信息化管理手段, 不利于管理效率的提高, 人事工作单位没有得到全方位、快捷的服务。

2 如何转变基层人事档案管理工作现状

2.1 提高认识, 转变错误观念

想为基层人员提供一份真实、全面的档案, 我们必须要提高个人和基层工作人员对档案工作的认识, 转变当前档案工作认识不全面的问题。档案管理工作人员要认识到档案管理不可替代的作用, 从思想认识源头解决管理工作中出现的问题。各级党委政府要做好《档案法》和《基层档案管理工作条例》宣讲工作, 定期召开专家座谈会, 加强对基层人事档案管理的宣讲工作, 争取基层人事对档案管理工作的支持。

在领导支持的前提下, 档案管理部门可将工作质量与工作业绩挂钩, 努力提高管理人员对档案管理工作的重视, 维持良好的工作秩序。基层人事档案管理涉及各个部门, 领导和全体员工要划分职责区间, 明确自身职责与义务, 使建档、审核鉴别、档案转递和收集归档等工作朝着有条不紊的方向发展。

2.2 健全制度、信息管理模式

二十一世纪是以计算机网络技术迅速发展为主要特征的信息时代, 在推动基层人事档案管理工作改革过程中, 应重视发挥信息技术对于建立健全管理工作制度、提高管理工作质量的重要意义, 从信息资源角度出发开展档案管理工作。

人事档案管理部门要依托计算机网络信息技术, 通过多种渠道扩大档案管理工作范围, 例如单位报刊、无线局域网、管理网站等渠道实现全员参与档案管理工作格局。对于转档、归档工作中出现的变动, 可以借助信息手段, 加强人事档案管理部门各负责人之间的沟通, 确保有效沟通、及时沟通。管理工作应从简单管理型服务逐渐向研究开发型服务的方向发展, 将基层人事档案管理部门建设成为人才工作、基层工作的信息库。对于档案管理工作过程中出现的执行问题, 必须及时沟通, 尽快解决;对违规操作、暗箱操作、内容失真等情况, 必须追究相关人员责任, 确保管理工作有章可依、有章必依。

3 结束语

人事档案是记录个人经历和政治面貌的重要资料, 加快人事档案管理工作的创新与发展, 对于系统化人才管理社会的构建具有重要意义。在新时代发展背景下, 面对急剧变化的信息时代对人事档案管理带来的冲击与挑战, 改革工作者要不断引入新型管理技术, 促进档案管理方法改革, 为经济社会的发展提供坚实保障。

参考文献

[1]勾月.事业单位人事档案管理研究[J].赤子:上中旬, 2014 (13) .

[2]厉丹.浅谈如何提高自身素质做好人事档案的管理工作[J].中小企业管理与科技:上旬刊, 2014 (05) .

基层人事档案 篇2

自从信息社会悄然到来之后，各种庞杂的信息体系便成为了人们日常工作与生活的重要组成部门。人事档案，作为我国目前国家制度下的一种特殊且重要的信息存在模式，对于个人的基本信息情况进行了必要的记录，为人员自身及相关用人单位、人才服务部门等的相关工作提供了重要的支持。没有了人事档案，用人单位可能就要花费更多的时间和精力去核实人员提供的自身信息的准确性和真实性，这在诚信体系并不健全的形式下，显然不切实际。加强对基层在编人员的人事档案管理，是目前人力资源和社会保障局的工作的重要组成部分，也是搞好基层人才开发，合理调配基层人员的重要依据。做好基层在编人员的人事档案管理工作，还可以为区域内的人才整合和发展提供有效的参考。

基层人事档案 篇3

一、基层人事档案管理存在的问题

1. 档案管理混乱, 内容记录错误

(1) 许多基层单位, 没有专门管理人事档案的管理员, 把单位秘书或文书, 滥竽充数到人事档案管理中来, 结果分工不清, 因此也不知道如何管理档案, 把单位下发的文件或上级部门下发的文件统统都和人事档案混在一起管理, 导致管理混乱。更有甚者, 不负责不认真, 甚至丢失基层在编人员档案的现象。基层档案管理没有统一的专门的档案柜, 只要空间有多大, 就装多少文件, 把其他文件和人事档案混在一起。

(2) 基层档案管理人员专业管理水平差, 对在编人员的档案信息不会记录记录不实。我国行政体制决定了基层机构的庞大, 基层在编人员的众多, 而且基层人员的编制成分复杂, 有公务员、事业单位人员、技术员、在编工人等。由于编制性质的不同, 造成了各自档案信息记录的不同, 如格式填写、时间记录、内容填写等。不能一概而就, 许多基层档案管理人员不懂得这些档案的记录和归档, 统统都按一种格式填写, 结果造成内容记录的错误, 不实不符。如记录时间前后不一致, 员工年龄前后不一致, 有的基层单位人数众多, 同名同姓的也有可能, 造成混用档案信息。这就意味着基层档案存在虚假现象。如果基层档案虚假或记录不实, 会造成严重后果, 这将影响部分员工退休时间和退休后的工资待遇, 影响在编人员的晋升职称, 岗位调动等。

2. 基层档案管理流于形式, 无法发挥作用

档案管理的作用是让档案给人力资管部提供服务, 不是就管理而管理。基层档案管理, 就是通过管理分析, 归纳分类, 给单位领导提供人才资源, 发现人才, 利用人才。而不是仅仅记录在编人员信息, 然后放到档案柜不用。所以说, 档案管理也是管理员工的一种方法, 发现人才的渠道。

3. 管理模式落后

因为基层档案管理人员不会管理档案, 所以管理方式也就简单, 只不过是在编人员信息的抄写员, 更不会用电脑进行基层人员的信息记录、分类、归纳、排列。很多基层单位虽然有电脑, 但是没有通过电脑管理模式进行管理档案, 还是人工操作模式。如果基层单位人多的话, 就查个人信息也查阅不过来。电脑管理档案, 只需在电脑上输入员工姓名或身份证号, 便可快速查阅。

二、人事档案信息容量不足

目前, 基层事业单位人事档案收集归档的范围依然沿用“老十类”:履历材料, 自传材料, 鉴定、考核、考察材料, 学历和评聘专业技术职务材料, 政治历史情况的审查材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;录用、任免、转业、工资等材料, 其他可供组织参考的材料。近些年, 事业单位员工年度考核工作广泛推行, 收入分配制度改革全面展开, 全员聘用制普遍施行, 以及我国《劳动合同法》的颁布实施, 使人事档案内容逐渐丰富, 但反映员工人才类型、管理才能、技术专长、工作实绩、心理素质、个性特点等方面的材料却较少, 即使年度考核材料大多也缺乏具体事例和定量的数据, 缺乏定性与定量相结合的综合分析, 不能凸显人事档案的个性特征, 不能反映个人最现实的面貌。在市场经济条件下, 人事档案中记载的许多内容已达不到人力资源的新要求, 信息的应用价值较低, 给市场经济环境下的人才开发、利用造成不利的影响。

三、基层人事档案管理规范化建设的对策

1. 基层单位领导要派专门的档案管理人员进行管理

一人不能兼多职, 否则再也分不清管理档案还是管理文件。最后就越管越混乱, 管理体制要健全。

2. 基层管理员学习培训档案管理专业知识

许多基层单位的人员并没有学过档案管理知识, 因此对他们来说是个陌生的概念, 新的知识。只有加强学习培训, 才能了解管理的内容, 才能如何管理。其次管理人员还要清楚基层在编人员的岗位性质, 以便进行分类。

3. 转变管理模式

电脑管理档案是档案管理发展的必由之路, 特别是基层单位, 基层单位在编人员人数众多, 档案管理更加繁杂, 传统的手工管理模式远远不能适应管理要求, 电脑管理会轻松方便查阅基层在编人员的档案信息, 省时省力, 提高办事效率。

4. 掌握电脑管理软件, 及时构建人才信息库

对基层管理员要求更高, 不但要掌握档案管理的专业知识, 还要熟悉电脑知识, 熟悉电脑档案管理软件, 充分应用管理软件进行档案管理。还可以管理软件进行分析人才分析, 在领导需要什么样的人员时可以很快很准确的查阅到, 这对于庞大的基层在编人员机构进行人员筛选十分必要。其次档案管理软件, 可以对基层在编人员进行人员性质、文凭、工作年限、岗位级别分类, 归纳, 领导需要的人员随时可以从人才信息库中提取, 基层之间还可以交流共享人才资源。

5. 提高管理员业务素质

不管是纸质档案还是电脑档案, 必须有管理员操作完成, 要发挥他们的业务素质, 提高他们的思想觉悟, 认真负责档案管理:

(1) 认真审核基层在编人员的信息记录, 信息记录包括时间、身份证号、工作年限、调动时间、人员姓名、姓名用字、性别、岗位级别、不可出错。也不可随便更改, 保证档案信息记录的准确性和内容的真实可靠性。

(2) 管理员要工作积极, 刻苦钻研管理业务, 基层单位的人员调动频繁, 因此档案信息更新须得随时跟上, 管理员勤于工作, 及时更新电脑档案信息, 对分配调入的人员及时录入档案信息。这样会减轻档案整理工作, 避免管理出错。

四、小结

基层在编人员多, 人员调动频繁, 因此档案管理复杂, 更改录入信息量大, 所以基层档案管理员, 既要熟练掌握电脑档案管理知识, 又要认真仔细, 对待每一个档案信息细节, 做到档案准确, 内容属实更改变动符合法律, 政策要求, 坚守职业道德。通过电脑档案分析单位人才, 给领导及时提供所需人员信息。做好基层单位人力资源开发、人才研究, 建立基层在编人员电脑信息共享, 实现信息化、规范化的管理新模式, 为人力资源使用提供有力的保障。

参考文献

[1]王崇燕.事业单位人事档案工作改革之浅见[J].机电兵船档案, 2008, (3) :49-50.

基层人事档案 篇4

一、当前基层人事档案管理中存在的问题

1. 人事档案内容失真

作为了解一个人的履历和信息的一种途径, 人事档案具有不可替代的作用。实际工作中, 基层人事档案的履历材料所填写的年龄、学历、参加工作时间等存在前后不一致的情况。通过归纳整理, 在承担技能操作和维护服务等职责的事业单位档案内容失真的现象较普遍, 主要有4个方面的原因:一是早期招工由于受年龄限制, 部分职工将年龄改大或改小;二是部分职工文化水平较低, 个人履历由别人代笔, 且对本人的情况记忆模糊;三是部分职工队伍庞大的单位, 同名同姓、同音字混用的人较多, 人事部门因管理不规范, 造成工作疏忽, 材料存在错装情况;四是当事人填写表格时随心所欲, 材料中的数据不尽一致, 甚至弄虚作假, 而人事部门未能给予及时认真的审查。随着社会服务保障体系的规范, 在以社会化服务为主的事业单位中, 人事档案内容前后不一致的情况直接影响到职工的退休时间和退休待遇, 给组织人事部门增加了工作难度。

2、人事档案信息容量不足

目前, 基层事业单位人事档案收集归档的范围依然沿用“老十类”:履历材料, 自传材料, 鉴定、考核、考察材料, 学历和评聘专业技术职务材料, 政治历史情况的审查材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;录用、任免、转业、工资等材料, 其他可供组织参考的材料。近些年, 事业单位员工年度考核工作广泛推行, 收入分配制度改革全面展开, 全员聘用制普遍施行, 以及我国《劳动合同法》的颁布实施, 使人事档案内容逐渐丰富, 但反映员工人才类型、管理才能、技术专长、工作实绩、心理素质、个性特点等方面的材料却较少, 即使年度考核材料大多也缺乏具体事例和定量的数据, 缺乏定性与定量相结合的综合分析, 不能凸显人事档案的个性特征, 不能反映个人最现实的面貌。在市场经济条件下, 人事档案中记载的许多内容已达不到人力资源的新要求, 信息的应用价值较低, 给市场经济环境下的人才开发、利用造成不利的影响。

3、管理模式“分散多头”, 具有封闭性特征

基层人事档案实际工作中, 正式国家干部的档案由上级主管部门负责, 2006年后毕业的非师范院校大学生的档案由人事代理中心保管, 普通在编工人及单位自行招聘的合同制员工的档案由单位自行管理。事业单位的人事档案存在着档案分散、头绪繁杂, 即“分散多头”管理的现象, 这种管理模式不利于档案的整体归档。如今事业单位人事档案仍是一种内向和封闭型的管理模式, 这种模式有以下特点:个人对其档案不具备知情权, 因无法核对, 使档案中的错误信息得不到纠正, 加之档案借阅、保密等制度, 从而加大了传统人事档案管理模式的封闭性;封闭式的管理模式容易造成单位或组织单方面对人事档案的控制, 滋生腐败产生虚假档案;由于利用人事档案需领导审批或专门的介绍信, 过于强调人事档案的保密致使人事档案的利用效率下降;各单位、各部门自行保管人事档案, 制约了各部门间的信息共享, 降低了人事档案的利用效率。这种管理模式尽管有利于人事档案的保密, 也曾经起过积极的作用, 但当前新形式下却显得有些不合时宜。如今, 人们更加明白信息的重要性, 更加了解权利的含义, 也更加懂得维权, 对信息知情权的诉求日趋强烈, 包括对人事档案知情权的诉求。人事档案的封闭模式限制了人员的流动, 阻碍了人员的合理配置, 不适应市场经济对人事档案管理的新要求。

二、基层人事档案管理规范化建设的对策

1、重视信息审核与鉴定, 确保档案内容的可靠性

档案是党和国家的宝贵财产, 为充分发挥档案在人类生产活动和社会活动中的积极作用, 必须消除档案内容失真现象。针对档案内容存在的失真现象, 应增强组织人事部门的档案管理意识, 做到客观公正, 实事求是, 不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档。在认定员工的出生日期、参加工作时间时, 应逐个分析, 逐个确认, 特别是对同名同姓、同音字的人事档案材料, 按照能区分的信息逐页、逐份进行认真审核、鉴别、归档, 确保认定结果符合其真实情况。

2、突出档案个性化, 使之符合社会发展对人力资源的新需要

人事档案是以人为单位整理而成的案卷, 每一份人事档案都应具有各自的特点。市场经济条件下档案的重要功能, 是对个人能力和道德信用进行综合的动态评述, 为用人单位广纳群贤提供依据。目前, 事业单位人事档案工作要按社会现实发展的需要, 不断丰富3个方面的内容。一是劳动合同材料, 随着《劳动合同法》的颁布实施和事业单位全员聘用制的施行, 当事双方变为平等协商的聘用关系、合同关系, 合同书、聘用书不仅是聘用关系的凭据, 也是双方履行责任义务的法律依据, 因此, 劳动合同、聘用书、解聘、辞职等材料是人事档案的重要组成部分;二是业务表现材料, 应着重记录员工的工作能力、技术水平、工作态度、绩效考核以及参与重大活动项目等的材料;三是信用记录材料, 建立诚信体系, 符合时代发展需求, 是提升人事档案价值的有效途径, 人事部门为员工提供贷款等资信证明材料, 因此, 人事部门应与银行、税务及相关单位建立联系, 及时收集信用记录入档, 丰富市场经济下个人信用档案体系, 并逐步把它完善成一个重要部分。

3、完善管理体制, 建立社会化、开放式的人事档案管理新模式

随着市场经济的发展和社会信息化进程的加快, 以社会化用工为主体的社会公益性事业单位人员的流动性日益频繁, 以往按条条块块管理的旧体制, 不利于人事档案的综合利用, 应尽快建立社会化、开放式并有利于集中统一管理的人事档案管理新模式。人事代理中心是按地区或专业由政府出资兴建的管理性事业单位, 归政府人事部门领导, 事业单位形成的人事档案具有公共信息特征, 事业单位的人事档案应打破各部门条条块块管理的旧体制, 建议由人事代理中心对事业单位人事档案实行相对集中的统一管理。人事代理中心面向社会, 管理与服务对象广泛, 具有较强的社会性, 它能适应市场经济发展与人才流动频繁的需要, 有利于按市场经济合理配置人才资源, 能克服分散多头管理现象, 有利于提高工作效率, 有利于保障人事档案的完整与安全, 有利于实现人事档案的规范化、信息化、网络化管理, 有利于人事档案信息资源的开发与整合。

三、小结

人事档案规范化建设越来越受到各单位、各部门的重视, 在社会主义现代化中具有不可代替的重要作用, 它是做好人力资源开发的基础性工作, 直接影响人才使用的效率和质量。基层人事档案管理仍然存在着内容失真、信息容量不足、档案分散、头绪繁杂等影响规范化建设的突出问题。在人事档案规范化建设中, 首先要重视档案的信息审核与鉴定, 确保信息内容的可靠性、有效性;其次在档案整理工作中要突出档案的个性化建设;并建立社会化、规范化的开放式管理新模式, 为人力资源的开发和使用提供有力的保障。

摘要：通过对基层人事档案的分析, 发现存在着内容失真、信息容量不足、档案分散、头绪繁杂等问题, 提出了信息审核鉴定、突出档案个性化、建立开放式管理模式等规范化建设措施, 为人力资源的开发和使用提供有力的保障。

关键词：人事档案,规范化建设,信息,管理模式,人力资源

参考文献

[1]杨润月.对人事档案内容存在问题的思考[J].云南档案

[2]王崇燕.事业单位人事档案工作改革之浅见[J].机电兵船档案.2008 (3)

基层人事档案 篇5

一、高标准, 严要求, 夯实干部人事档案信息管理基础

为了切实提高干部人事档案的规范化管理水平, 使干部人事档案做到材料完整、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐, 人民银行太原中心支行在干部人事档案材料的收集、鉴别、分类、整理、装订过程中, 从四个方面下工夫:

一是在“全”字上下工夫, 确保完整性。加强沟通与协调, 制定印发了《中国人民银行太原中心支行人事档案材料收集归档管理办法》, 规定纪检监察办公室负责处分类、工会负责奖励类、内审部门负责审计类、宣传群工部负责党团类档案材料的收集和移交, 明确并细化了形成档案材料部门的归档责任, 要求各部门既各司其责, 按规范及时形成、保管材料, 又互相配合, 按时限及时清点、移交材料。形成了全体职工参与、相关部门落实、组织人事部门负总责的档案管理联动机制。

二是在“细”字上下功夫, 确保真实性。实行二级审核, 收集干部人事档案材料的部门和组织人事部门都要对收集的每份材料进行仔细鉴别, 审查材料是否符合真实性, 对应该归档的材料及时补充归档, 对不是归档范围内的材料取出另存。

三是在“准”字上下功夫, 确保准确性。在对干部人事档案材料分类上, 把握一个“准”字, 对一时拿不准的材料, 不是简单地“对号入座”, 而是认真学习文件及有关规定或主动向上级部门请教, 力求保证分类准确。

四是在“精”字上下功夫, 确保规范性。为便于干部人事档案的保管使用, 在干部人事档案材料加工上, 拆除金属物, 做到逐份检查, 无一遗漏;对纸张大小不一致的档案材料, 按照规定的标准, 采取裁剪、折叠贴边、裱糊等工序进行加工;对干部人事档案材料按照归类顺序贴上分类角, 便于区别和查阅。

二、加快干部人事档案信息化管理, 有效服务组织人事工作

充分运用现有的人事管理信息系统, 以动态管理的方式, 在第一时间保证人事档案信息的准确和完整, 做到了人事信息及时更新, 基础数据准确完整, 查询信息快捷方便, 干部人事档案信息利用和服务效率作用显现。

一是在干部选拔任用方面。我们及时维护更新人事管理信息系统, 以确保人事信息的时效性、动态性。领导及相关人员可以通过信息查询系统, 准确了解干部个人履历、干部职务变动等动态情况, 进行干部信息的综合分析, 为各级领导和组织人事部门在干部选拔任用方面, 在掌握干部队伍的整体状况方面提供真实可靠的参考资料。

二是在劳资工作管理方面。人事信息系统为劳动工资管理系统基础数据库的建立提供了准确、完整、真实的干部职工个人基本信息, 使每个干部职工的工资相关信息一目了然, 减轻了以往干部职工个人工资基本信息繁重而复杂的采集过程, 有利于快速查询劳资信息。

三是在日常工作方面。实际工作中经常会碰到年龄、学历、出国 (境) 表格等干部职工个人基本情况的上报, 出具干部职工历次任职情况、工资变动情况、社会关系情况、党团关系情况、专业职称情况、学历层次情况, 干部职工晋升工资、晋升职称等, 人事信息数据库提供了快速、方便的服务。

三、认清形势, 进一步提高干部人事档案信息管理水平

虽然太原中心支行人事部门对干部人事档案管理进行了有益探索, 但是我们也清醒地认识到在干部人事档案信息管理实践工作中还存在思想重视不够, 个别干部职工对自身干部人事档案的重要性缺乏正确认识, 在归档材料的收集和组织补办的过程中态度不够积极、不够主动。责任落实不力, 有些部门认为, 人事档案材料的收集工作是组织人事部门的责任, 因此在思想上不够重视, 归档意识不强, 从而导致了材料移交不及时等问题。为进一步加强干部人事档案信息管理, 提高管理水平和服务质量, 发挥好档案信息服务作用, 我们还需要从以下三方面进一步加大管理力度:

一是加大宣传教育力度, 提高干部职工思想认识。通过会议传达、文件转发、全员培训等形式, 充分调动干部职工对人事档案材料收集归档工作重要性的认识, 提高干部职工主动支持、配合干部人事档案信息管理工作的自觉性。

二是健全机制, 规范干部人事档案信息管理工作。建立和完善干部人事档案信息管理制度和操作规程, 做到有章可循、操作有序, 相关部门要确定人事联络员负责本部门人事档案材料的收集、移交工作, 干部人事档案管理部门应与各部门建立联系制度, 及时掌握形成干部人事档案材料的信息, 主动向材料形成部门, 干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料, 并严格审查归档材料, 对符合归档要求的档案材料要及时归档, 以确保人事档案的完整性。

三是加强学习培训, 全面提高档案信息管理人员的工作能力。组织人事部门要采取多形式、多渠道的岗位业务培训, 通过网络和相关书籍、报纸、期刊等载体组织干部人事档案信息管理人员系统学习上级行有关干部人事档案信息管理工作的相关文件、制度规定等内容, 派出人员到专业的干部人事档案信息管理部门进行学习培训、交流沟通, 进一步增强干部人事档案信息管理人员的业务能力和水平。

摘要：加强干部人事档案信息管理是有效开展组织人事工作的重要保证。人民银行太原中心支行组织人事部门紧密结合工作实际, 对干部人事档案信息管理进行了有益的探索。一是在“全”、“细”“、准”、“精”上下功夫, 确保干部人事档案的完整性、真实性、准确性、规范性;二是注重人事档案信息及时更新、基础数据准确完整、查询信息快捷方便, 使之有效服务于组织人事工作;三是认清形势, 从加大宣传教育力度、健全机制、开展学习培训三方面进一步加强干部人事档案信息管理, 提高管理水平和服务质量。

浅谈人事档案及人事档案工作 篇6

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

二、人事档案的作用

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等。

三、人事档案工作

1、人事档案工作的基本任务

人事档案工作是用科学的原则和方法管理人事档案，提供档案信息为组织、人事工作服务的一项工作。人事档案工作是组织、人事工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行人事工作路线、方针和政策，选举贤能，知人善任。它是为社会主义现代化建设服务的。

人事档案工作的基本任务是：根据改革开放形势下组织、人事工作的需要，加强人事档案材料的收集归档工作，完善管理体制，搞好队伍建设，做好基础工作，进一步改善保管条件，努力提高科学管理水平，保障提供利用，有效地为组织、人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。

2、人事档案管理部门的职责

(1)保管人事档案，为国家积累档案史料;

(2)收集、鉴定和整理人事档案材料;

(3)办理人事档案的查阅、借用和转递;

(4)登记员工的职务、工资和工作变动情况;

(5)为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况;

(6)做好人事档案的安全、保密、保护工作;

(7)调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导;

(8)推广、应用人事档案现代化管理技术;

(9)定期向档案馆(室)移交死亡员工的档案;

(10)办理其他有关事项。

3、人事档案工作的管理体制

人事档案工作实行集中统一和分级负责的管理体制。人事档案是人事管理活动的历史记录，是开展人事工作的必要条件，管理人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理。我国现行的人事档案管理体制是：工人档案由所在单位的劳动(劳资)部门管理，学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理，军人档案由各级政治(干部)部门管理。干部档案则按干部管理权限集中统一管理。各级组织、人事部门有明确的管理权限，分管哪一级干部，就管哪一级干部的人事档案，做到“人档统一”。这一原则，在地(市)以上是完全适用的，但在县以下单位(包括县委、县府直属单位)，管的干部少，无专人管理，不具备保管条件，严重影响了干部档案的安全保密和业务建设。为此，《条例》规定：“县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、显人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理。”

我国人事档案工作，目前仍实行分块管理，干部档案工作的领导与指导，由各级党委的组织部门负责;企业职工档案工作由所在企业的劳动职能机构负责，接受劳动主管部门的领导与指导;学生档案工作由所在学校的有关部门负责，由教育主管部门领导与指导;军人档案工作由各级政治(干部)部门负责领导与管理。除军人档案工作外，上述3项档案工作均已纳入全国档案工作管理体系，由各级档案行政部门，按《中华人民共和国档案法》等有关规定，进行宏观管理和协调工作。

4、人事档案利用制度

(1)建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

(2)建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

(3)人事档案利用的方式：

(1) 设立阅览室以供利用查阅。

(2) 借出使用。

(3) 出具证明材料。

5、人事档案工作人员应具备的素质

人事档案工作的性质要求人员必须具备较好的政治素质和专业素质。

(1)要熟悉党和国家的干部人事制度，熟悉人事管理工作的方针、政策、如调配、任免、录用聘用、考核考察、政审、奖惩、工资、教育培训等工作情况，用以指导工作，以保证人事档案工作的正确方向。

(2)要熟悉党的历史。人事档案的许多内容，都与我党各个历史时期的重大事件有关，有扎实的党史知识，就能了解有关档案材料形成的历史背景，正确判定档案材料的价值。

(3)要精通人事档案工作业务。有了一定的专业知识，才能做好收集、鉴别、整理、保管、保护、转递和提供利用等工作，科学地管理档案，实现管理现代化。

(4)要有高尚的职业道德和情操，认真负责，坚持原则，严格按政策规定办事，坚决杜绝一切失密的现象和徇私舞弊的行为。

参考文献

基层人事档案 篇7

人事档案是员工职业生涯的证明, 是企事业单位任用人才的重要依据, 对于职工和用人单位来说, 人事档案是双方缔结劳动关系的重要资料, 因此, 其价值不可忽视。然而, 在现实中, 出于各种原因所存在的人事档案纠纷层出不穷, 给用人单位的人力资源管理和劳动者的职业发展造成了重大的负面影响。具体来说, 以下四种典型的人事档案纠纷出现频率最高, 影响最大。

1. 扣档。

扣档是指主要由企业实施的, 针对辞职、离职等中断劳动协议的员工, 以其不缴纳违约金、培训费为由, 扣留员工档案, 以阻碍人才的自由流动的行为。目前, “扣档”是许多企业用以防止人才流失而实施的杀手锏, 其威力不可小觑, 且影响恶劣, 严重阻碍了人力资源的市场配置[1]33。我国法律明文规定, 企业员工在与用人单位解除劳动合同后, 其原所在单位应在一个月之内将其档案转交其新的工作单位, 没有找到新用人单位的, 档案转交其户口所在地的街道劳动组织人事部门。用人单位不仅无权扣留职工的人事档案, 还应积极履行为劳动者开具相关证明文件, 调动个人档案的照顾义务。若因企业的“扣档”行为, 给劳动者造成损失的, 用人单位还应承担赔偿责任。

2. 弃档、遗档和死档。

弃档是指劳动者抛弃自己档案的行为;还有部分劳动者, 为了找工作或到异地工作, 其档案也随着一直变动, 由于未及时办理档案管理变动手续, 等超过截止期限后造成许多档案不知下落;还有许多劳动者将档案和户口寄放在人才市场, 久而久之因未定时缴费而变成“死档”。“弃档”、“遗档”和“死档”现象在一些非户口所在地工作的大学毕业生群体中表现最为突出。

3. 重建档案。

原始性与唯一性是人事档案价值的体现, 然而, 在社会经济运行中的双重价值标准影响下, 不少人因利益驱动和管理漏洞进行“重新建档”等擅自建档的违法活动。“重新建档”绝大多数是“扣档”的衍生行为, 是地方和个别单位在个人档案不能随人才流动而流动的情况下, 为了吸引人才而宣称招聘人才可以不要人事档案, 并可通过当事人口述的方式为引进人才重建档案而规避档案给人才流动所造成的阻碍[2]79。乍看之下, “重建档案”似乎有利于人才的自由流动。然而, 认真分析之下便可发现, 用人单位打着“人才引进绿色通道”的旗号擅自重新建档不仅破坏了档案的原真性和唯一性, 且会造成“一人多档”以及“人档管理混乱”局面。

4. 假档。

假档是指当事人为了自身利益的需要而非法捏造、篡改信息而形成的偏离事实的人事档案。人事档案是员工职业生涯的证明, 是企事业单位任用人才的重要依据, 对于职工和用人单位来说, 人事档案是双方缔结劳动关系的重要资料, 因此, 档案所包含的信息的真实性和原始性是其质量的首要保障。而丧失了原真性的假档会给当事人造成巨大的负面影响, 同时严重影响招聘过程中企业对员工诚信度的评价, 为企业后续的人才管理埋下隐患[3]51。

5. 失档。

失档现象多数由于档案管理人员的疏漏, 在档案转递时不按照规定渠道和方式转档所造成的。在现实中, 失档给当事人所造成的影响是各种档案纠纷中最严重的, 档案一旦丢失便难以找回, 也就意味着当事人的所有个人信息将不复存在, 其必将给当事人的求职以及办理各种社会事务造成极大不便。

二、引发人事档案纠纷的管理制度问题和管理制度改革

针对上述存在的档案纠纷, 除了由于当事人对人事档案的重要性缺乏认识之外, 还与当前我国人事档案管理领域存在的问题紧密相关:首先, 档随人走, 档案转移手续复杂, 且管理费收取过高, 致使不少人选择“弃档”、“遗档”, 甚至造成“死档”。随着大量劳动者档案被纳入市场化管理模式, “人才管理———存放档案———当事人付费”成为当前我国人才市场管理人事档案的固定模式[4]63。我国现行的人事档案管理制度严格遵循法制化管理。根据我国《档案法》, 目前我国企事业档案管理工作严格贯彻“统一领导、分级管理”精神, 由国家按照人事隶属关系, 授权有关国家机关、国有企事业单位档案室、街道劳动部门以及有资格的人才流动服务机构进行管理。按照我国人事档案的管理政策, 隶属于政府人事行政部门的人才流动服务机构在管理人事档案的过程中要收取高昂的管理费, 标准大约在每人每月15—20元之间, 而调档则需要一次性交纳400—600元不等的费用, 这给正处于待业中的流动人员带来了不小的负担, 为此, 其中的多数流动人员选择“弃档”。其次, 当前我国档案管理实施封闭式管理, 透明度低, 重藏轻用, 当事人的知情权在档案管理领域没有得到充分维护, 导致“假档”等违法行为不断。当前, 我国档案管理严禁个人查阅档案信息, 因此, 许多有违事实的信息资料充斥其中, 得不到当事人的甄别而真假难辨, 大大削弱了档案的真实性和利用价值。严重者甚至给当事人的社会生活带来巨大的负面影响[5]77。再次, 档案管理人员素质参差不齐, 管理设备落后, 缺乏监管。当前我国档案管理人员专业素质参差不齐, 管理方式落后, 仍停留在手工整理的阶段, 大量档案在记录和整理过程中遗失的现象频发, 且由于缺乏监管, 管理人员的工作得不到有效激励, 消极怠工的情况十分普遍。针对目前传统管理体制上的“档随人走”、“重藏轻用”、封闭式管理, 缺乏必要的监管机制、档案保管条件落后, 仍以手工操作等问题必须进行革新, 笔者认为可从以下几个方面入手, 对企事业人事档案管理制度进行改革。

1. 加大档案信息化和数字化改革力度。

针对目前我国社会上广泛存在的“弃档”、“死档”现象, 我们的档案管理单位应继续加大档案的信息化和数字化力度, 摆脱资源耗费大、查阅效率慢的“卷宗”模式, 建立人事档案管理信息数据库, 将呈分散形态的不同单位、不同载体的人事档案资源以数字化的形态储存起来, 并借助网络, 实现有效流通, 帮助人事档案以资源的形态进入信息领域, 实现非保密形态的人事档案全社会有条件共享。如此便可提高信息的筛选与利用效率, 规避“扣档”、“重建档案”等乱象以及“失档”给当事人带来的不可逆影响, 实现人力资源的高效配置, 最大程度发挥其为人才和企事业单位服务的价值[6]35。

2. 改革人事档案收费制度, 逐步实现“零收费”。

目前, “以档养档”的人事档案寄存服务的价格与成本之间存在着巨大的利益空间, 由于隶属于政府部门的人才流动中心属于非营利机构, 而人事档案又是国家出于管理需要而建立的, 其所有权属于国家, 当事人甚至不能随便查阅自己的人事档案。因此, 让当事人单方面承担人事档案的管理费用显然有失公平。针对这一暴利行为, 笔者认为应由政府财政来支付人事档案管理费用, 逐步实现“零收费”。只有从提高对人事档案重要性的认识以及档案管理费用降低甚至最终的取消, 才能从根本上消除“弃档”现象[7]57。

3. 建立社会化开放式管理模式, 提高人事档案管理的透明度, 保障当事人的知情权。

人事档案作为完整记录个人信息的文件, 其具有政治性、服务性、机密性和科学性。然而, 随着社会的发展, 个人对档案知情权的需求越来越强烈。虽然个人不能查询、利用本人及亲属的档案, 但是在现代社会个人有权了解其档案材料的内容, 如此才能更为有效地保障人事档案信息的真实性。因此, 笔者认为, 我国人事档案管理应该适度公开化, 至少应该赋予当事人对个人档案信息进行核实的权利, 如此才能有效避免“假档”的产生。

4. 扩大档案信息收集范围, 加强鉴定审查力度, 对信息进行动态管理。

企业在人事档案信息收集过程中应打破阶级制, 对于普通职工和领导干部一视同仁。此外, 档案管理部门要加强对档案信息的鉴定审查力度, 确保档案信息的原真性。由于当事人随时随刻都在谱写自己的历史, 因此, 人事档案具有强动态性, 这就要求人事档案必须不断增加新内容, 补充新材料, 要做到这一点, 也需要用人单位的配合, 需要单位在人事管理工作中详尽记录员工的“过去时”和“现在时”。只有“三管齐下”才能保障人事档案的真实性和严肃性, 确保其在缔结劳动关系过程中的参照性[8]17。

5. 进一步完善企事业单位人事档案的保管和移交制度, 加强个

人监督, 定期对人事档案工作进行考核评估, 有效防止“失档”现象的发生。档案是历史的记录, 我们据此回顾过去, 展望未来。档案的价值根植于其中存在的历史资料之间, 体现在信息的完整性、真实性和科学性之上, 存在于合理利用之中。当前, 由于传统管理体制的落后造成大批档案的遗失和滥用, 给经济、社会等领域造成了不可忽视的负面影响。我国是人口大国, 巨大的人力资源能否充分利用关乎人才战略的实现和社会主义各项事业的蓬勃发展, 尤其是在当前社会转型的关键时刻, 建立适应时代要求的人事档案管理体制刻不容缓。

参考文献

[1]王英玮.信息时代的人事档案管理[M].北京:中共党史出版社, 2004.

[2]冯惠玲、张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.

[3]傅荣校.档案管理现代化[M].杭州:浙江大学出版社, 2002.

[4]张世林.档案信息利用法律研究[M].北京:法律出版社, 2004.

[5]陈潭.单位身份的松动——中国人事档案制度改革研究[M].南京:南京大学出版社, 2007.

[6]冯湘君.信用经济建设视角下我国人事档案制度改革研究[J].档案学研究, 2009 (6) .

[7]谭必勇.从“弃档”现象看我国人事档案制度改革[J].北京档案, .2003 (3) .

基层人事档案 篇8

1 传统人事档案的突出弊端

1.1 人事档案是员工身份的证明, 由员工所在单位保管, 被迫依附于单位

在计划经济体制下, 人事档案无论是在企事业单位, 还是政府部门都是员工的身份证明, 它根据人事管理的需要建立起来的。个人在国家社会、组织单位的地位和权利都由这一身份证明所决定。但是它都是暂时由单位保管, 常常会造成员工被迫依附于单位

1.2 人事档案的所有权普遍认为归属于个人, 管理要向其相对人收取管理费

我国传统的社会流动人员档案管理往往要向相对人收取管理费用, 而且2005年出版的《中国人才报告》中也明确提出了这一问题的严重性:由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门, 档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构常常带来巨大收益。实质上, 按照我国法律明确规定, 人事档案应该归国家所有, 是不应该收取保管费的。

1.3 人事档案相对人的权利不能合理的保障

在计划经济时代, 几乎所有的人事档案管理制度都清一色地规定:不允许本人查阅自己的人事档案及其直系亲属的档案。这种规定已经使许多人深受其害。

1.4 人事档案的管理权的比较混乱, 且不适应市场经济发展的需要

传统体制下人事档案的管理方式主要分为多头管理和都不管, 常常是为了方便流转, 仅仅履行档案的收发手续, 缺乏实质性的动态管理机制, 内容陈旧, 不能反映相对人的实际情况。

2 现代人事档案改革的解决措施

2.1 建立人事档案之外其他合适的人才评价标准和员工考核依据

传统的人事档案管理模式制约了员工的合理流动和科学考核。现代人事管理部门应该建立人事档案之外的科学、合理、公正的人才评价标准和员工考核依据, 不单纯依赖于人事档案, 这样才可以提高那些有真才实学的员工的工作积极性。

2.2 政府应正确界定人事档案的所有权, 实行无偿性的管理服务

我国法规规定, 以往形成的人事档案 (包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等) 都应属于国家所有。这样来说, 人事档案的管理就没有什么理由向其相对人收取管理费, 政府以及所设立的人才流动中心应该提供无偿性的管理。

2.3 突破传统观念的限制, 提高人事档案管理的透明度

修改有关的人事档案管理规范, 删除以往的不合理规定, 明确规定人事档案的相对人可以通过授权方式, 查看和合理修改本人或其直系亲属的人事档案信息内容, 确保公民的信息知情权得到应有的体现。

2.4 改革现行的人事档案制度, 建立公共部门与非公单位相互分离的管理制度

现代人事管理制度应明确规定所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任。对于公共部门的人事档案管理, 实行统一领导、分级集中的管理体制;对于非公单位, 实行统一指导, 各司其职的管理体制;政府系统的档案馆应当成立专门负责管理人事档案的文件信息服务中心。通过让更多的组织和单位都享有管理人事档案的权利, 提高人事档案管理的社会化程度, 改善人事档案内容结构状况, 增强人事档案的社会功能, 使之真正成为组织识别人才、任用人才, 了解有关人员工作业绩、能力和水平及其诚信情况的有效依据。

参考文献

[1]王英玮.周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯, 2007 (1) .

[2]王英玮, 张秋燕.关于改革我国人事档案管理机制的几点建议[J].档案学通讯, 2009 (4) .

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