人事档案借阅单

人事档案借阅单（通用11篇）

人事档案借阅单 篇1

人事档案借阅审批单

姓名的（□完整人事档案□部分人事档案）材料（大写）份，具体档案资料如下：

□完整人事档案

□部分人事档案

1、；

2、；

3、借阅单位（盖章）：

借阅人签名：借阅时间：年月日

（请在签名字体上留存手印）因联系方式：

归还人签名：归还时间：年月日备注：

1、所有内容使用蓝色或黑色签字笔手写，借阅单位加盖公章，借阅人亲笔签名并按手印；

2、借阅人必须持有单位介绍信，身份证原件、复印件方可借阅；

3、本借条连同单位介绍信原件，借阅人身份证复印件在借出当日留存在档案室或装入被借阅档案的档案袋中备查，待借阅人归还档案时抽出，填写归还日期并签名后留存档案室备案。

人事档案借阅单 篇2

关键词：人事档案,查借阅,制度,调研报告

一、人事档案查借阅制度分类及利弊分析

结合燕山大学、河北大学、天津大学等高校的人事档案查借阅制度,可以看出人事档案查借阅制度大体可以分为两类,即以部门为服务对象和以个人为服务对象。

(一)以部门为服务对象。以部门为服务对象是指,只向组织开放人事档案信息,不向个人开放。人事档案具有政治性和机密性,它是个人重要的历史记录,涵括了个人在职称评定、学习经历、工作经历、政治经历等方面的重要信息,是证明个人身份、落实工资待遇、印证组织关系等的重要凭据,也是组织部门了解和选拔干部的重要依据。因此,档案管理部门有责任对人事档案进行保密。基于此,目前,大多数高校都采取只对部门提供服务的查借阅方式,即只有跟人事档案工作相关的组织部和人事处才有权利对人事档案进行查阅和利用,职工个人不得直接查看本人的人事档案。例如,天津大学便采取此种制度。如果职工个人需要利用人事档案中的信息,必须委托组织部和人事处的办公人员去办理,组织人事部门的职工也必须携带有效证明才能对人事档案进行查阅和利用。

以部门为服务对象的人事档案查借阅制度,在一定程度减少了个人信息向外泄露的可能性,从而提高了人事档案的安全性和机密性,保证了职工个人的合法权益。但是,此类制度重保存保密、轻服务利用、自我封闭状况较为严重,在一定程度上违背了“以人为本”的理念,使得职工个人查阅档案“门槛高、周期长”。与此同时,随着人员流动量的增大和国家对人事档案的越来越重视,人们查阅确认自己出生日期、参加工作时间、入党团时间等方面信息的需求逐年上升,无形中也增加了组织人事部门的工作量。

(二)以个人为服务对象。以个人为服务对象是指,人事档案中非保密的信息不仅可以向组织开放,也可以向个人开放。由于人事档案具有保密性,因此,目前只有少数的高校采取向个人开放的人事档案查借阅制度。以河北大学为例,河北大学允许个人查借阅个人人事档案,但其查借阅也具有一定的规定限制。首先,职工查借阅个人人事档案,只限于查询其中如出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、职称评审等非保密内容。其次,职工个人查阅人事档案信息,需要说明使用人事档案信息的用途。最后,职工个人查阅人事档案信息只限于职工本人,并需要携带有效身份证明。

以个人为服务对象的人事档案查借阅制度,突出了“以人为本”的服务理念,最大程度上满足了职工的需求,减轻了组织人事部门的工作负担,提高了工作的效率。但另一方面,由于此种制度直面职工个人,在人事档案保密性方面仍存在一定的风险性,需要严格的制度约束。同时,由于人事档案涉及保密与非保密的不同内容,因此,存在与组织人事部门职责划分不清,工作互相推诿等问题。

二、人事档案查借阅制度改革的文献分析

近年来,在人事档案查借阅制度改革方面,从事档案管理方面的专家,大多建议放宽人事档案查借阅的制度,提高人事档案管理的利用效率。从总体上看,大致包括以下几种观点。

(一)放宽人事档案查借阅制度,在一定范围内允许职工个人进行查阅。韩颖在《高校人事档案利用工作的现状与对策》一文中认为:“要正确处理档案的保密与利用的关系,实现人事档案信息部分向个人开放”。伦凤华则在对北京市大多数高校人事档案管理制度调研的基础上提出:“档案管理者要开阔视野,拓宽渠道,积极拓展高校人事档案的利用范围,不仅要提供面对面的服务,遇到校外的电话查询,也应该灵活处理,寻找各种方式确认利用者身份,尽管理者所能为其提供利用。”

(二)由保管者变为人事信息的主动提供者,提高人事档案的利用效用。学者吴青霞以湖南科技学院的人事档案工作为例,提出“要树立超前服务意识,变被动服务为主动服务。即人事档案工作者在掌握本单位人事档案利用规律及发展趋势的基础上,积极编研出全校干部名册,各级干部全校分布情况表,干部队伍学历学位、职称、职级、专业分析统计数据表各种实用的参考资料和分析数据,为学校改革发展提供参谋。”

三、我校人事档案查借阅制度的历史沿革

我校人事档案查借阅制度起初采取以部门为服务对象的人事档案查借阅制度,只有组织部和人事处才有权利对人事档案进行查借阅,职工个人不得查借阅。但是,随着查阅人事档案频率的增加,组织部和人事处的工作任务繁重,增加了组织人事部门的工作负担。之后,我校开始尝试以部门和个人为服务对象并存的人事档案查借阅制度,除组织人事部门外,教职工个人可以持相关身份证明到人事档案管理部门查询本人三龄二历的非保密材料,但是本人不得直接接触档案。同时,组织人事部门以外的其他单位,因工作需要也可以委派两名以上党员持单位证明查询本单位人员人事档案。这种做法提高了人事档案的利用效率,但是有些人事信息是否具有保密性不好界定,查档人员党员身份也无法确认,使得人事档案的对个人提供服务工作仍存在一些问题。

四、完善我校人事档案查借阅制度的建议

(一)由“部门”向“个人”过渡。党的十八以来,习近平总书记一再强调要加强党的执政能力建设,增强执政为民的意识,凡涉及到与群众切身利益相关的事项要公开办事制度,增强办事透明程度。对于人事档案来讲,它跟着我们一辈子,但是谁都无法看到自己的档案里究竟装了些什么,无法确定自己档案里的鉴定是否公正。这种监管的缺失,有可能导致工作的失误,而这个小小的失误,有时能改变一个人的命运。为了避免更多的“汤国基事件”,人事档案管理工作要走出封闭状态,向个人开放部分人事档案信息。此外,从人事档案包含的十大类材料内容来看,这些材料绝大部分出自本人之手,其内容本人其实已经知道,只有个别材料如鉴定、考核、考察材料本人只知结果而不知处理过程。因此,应适度地向个人公开部分人事档案信息,将人事档案部分向个人开放。这不仅可以方便人事档案本人,方便其查询记忆不清晰的日期等信息,还利于提高人事档案的利用率,使沉闷的人事信息活跃起来,增强公众的档案意识,同时,加强对人事档案工作的监管,提高人事档案的真实性和准确性。

(二)加快人事档案信息化建设步伐。人事档案管理部门应认真研究相关政策法规,正确处理保密与利用的关系,严把利用审查关,确保人事档案信息的安全。在此基础上,可以尝试建立方便公众查询的人事档案信息查询系统,个人经过申请授权后,便可以在人事档案信息查询系统中查阅自己所需的信息。当然,个人只有相关信息的查看权,而没有修改权。如对其中某些信息质疑,可提出复核申请。如此,公众便可随时获悉哪些材料已归档,有没有丢失,是否失真,对档案管理人员起到监督的作用,亦可堵住假材料或“汤国基”材料的可乘之机,提高归档材料的真实性、准确性,实现真正的“档若其人”。对于组织人事部门而言,一些人员信息的查询也不需再翻阅纸质档案,既可以从繁琐的手工劳动中解放出来,提高工作效率,又避免了重复翻阅档案对档案本身的磨损。

(三)明确人事档案管理部门和组织人事部门的职责划分。人事档案管理部门要明确划分出向个人提供服务和向组织提供服务的档案范围,并做好与组织部和人事处的沟通工作,明确三个部门在人事档案查阅工作中的职责和权利,以防止人事档案查借阅工作互相推诿,提高人事档案查借阅工作的质量和效率。

参考文献

[1]韩颖.高校人事档案利用工作的现状与对策[J].黑龙江史志,2007(2).

[2]池红.高校人事档案利用工作的思考[J].扬州大学学报,2004(5).

[3]池红.高校人事档案利用过程中的难点问题与对策[J].机电兵船档案,2010(3).

[4]吴青霞.强化地方高校人事档案利用与服务的思考——以湖南科技学院为例[J].科技情报开发与经济,2010(26).

借阅档案超期不还解决方案 篇3

关键词：逾期借阅档案；档案借阅；档案催还；档案用户

Abstract：The paper analyzes the causes of overdue-borrowing archives， and proposes to some solutions that set up reasonable time limit of borrowing， determine the model of recalling archives， improve the service of accessing to archives， establish the mechanism of recalling overdue archives and do supporting groundwork well. This paper lays emphasis on that we should provide humanized service in accordance with the knowledge， manner and psychology of archive users to achieve double wins.

Keywords：Overdue-borrowing archives；Access to archives；Archives recall；Archive users

不管是在学术界还是在实际工作中，我们一贯强调加强档案利用，扩大档案利用，档案利用为纲，等等。企业一般用利用率考察档案工作情况，档案利用本身往往被当作追求目标，利用率越高，档案工作的价值才得以实现。一味追求利用工作量，以至于利用的后续工作被忽略了。在利用工作开展过程中，笔者发现档案超期不还现象很多，这不仅影响了他人的借阅，降低了档案的利用率，也影响了档案部门整体服务形象。只有认真分析借阅超期的原因并采取相应措施，才能减少超期现象的发生，实现档案部门和档案用户的和谐双赢。

1 档案超期不还原因分析

通过调查，笔者发现造成借阅超期主要有以下原因，也反映出档案部门的一些问题。

①借阅制度不健全，没有制定违约和赔偿处理办法，超期不归还没有惩罚措施，有些档案用户就会长期占有所借的档案，想还就还，不想还就不还，造成档案归还率低。

②工作重点大部分放在提高利用率、档案信息化等方面，很少顾及档案用户的违规行为，没有严格执行催还，致使档案超期不还现象屡屡发生。

③催还方式单一，催还力度不够，负责提供利用的档案人员工作主动性不高。催还采用的是温馨提示的方法，档案用户再次借阅时档案人员提醒其归还超期档案，责任心不强的档案人员根本不进行催还。

④未开通网上续借服务，没有根据用户行为习惯提供服务，档案用户无法对未使用完毕已到期的档案方便快捷地进行续借。档案用户对网络具有很强的依赖性，倾向于网络化操作，不愿意到档案部门办理续借。

⑤档案工作的辅助地位和服务性质，致使档案部门没有话语权。业务部门认为档案部门应该服从其工作需要。

2 解决档案超期问题方案研究

2.1 设置合理的借阅期限。借阅期限过短，档案用户未使用完毕，只好逾期使用；借阅期限过长，档案用户容易将久置不用的档案忘诸脑后，同时也增加了档案遗失的风险。合理的借阅期限，既能满足档案用户的需求，又可缩短档案在档案用户手中的滞留时间，加快循环周期，降低拒借率。

设置借阅期限，必须兼顾科学性、合理性和灵活性，在调查、统计和分析的基础上，根据档案利用周期重新确定借阅期限和续借次数，有些档案利用者很少，可以适当放宽借阅期限。如正常借期为60天，续借次数限制为3次，超出3次，档案用户可以提出申请，由部门负责人、档案部门负责人签字同意继续续借。

2.2 确定档案催还模式。档案催还是一个向档案用户发送信息的过程，而且是一个长期连续的过程。如何将不断产生的、大量的催还信息准确、可靠地发送给档案用户，是催还工作能否成功的关键。目前的催还方式主要有以下几种：

2.2.1 电子邮件催还。电子邮件是当今Internet上应用最广泛的信息服务之一，具有传递速度快、使用方便、费用低廉、不限地点等特点，利用电子邮件发送催还信息是一种方便、经济、快捷的方式，但其可靠性会因为个别档案用户不能及时注意到邮件而达不到催还效果。[1]

2.2.2 管理系统自动催还。目前国内外大多数计算机集成管理系统均可以自动产生逾期档案用户名单并自动在网上发布，这给档案人员和档案用户都带来了极大的方便。我们可以通过编程，用系统自动发送电子邮件的方式实现催还信息的主动推送服务；还有一种方式是利用档案管理系统自动给超期的档案用户发送提醒信息，在用户登录后自动提示。这也有个时间延迟问题，档案用户如果不查询档案，就看不到催还信息，使得催还工作的效果打折扣。

2.2.3 即时通讯工具催还。企业即时通讯工具有完整的通讯录，可以联系到每个部门每个人，加上这是内部联系的常用方式，软件开机自动登录，即使发送消息时对方没有在线，上线后也能及时看到留言信息，具有便捷性、实用性和及时性。即使没有企业统一的通讯工具，也可以用腾讯QQ联系，QQ是目前使用最为广泛的即时通讯工具。

2.2.4 电话催还。将超期信息统计汇总后，由档案人员专门进行电话催还，对比其他催还方式，电话催还的成本相对较高，但催还效果最好，是最直接、最可靠的方式。

2.2.5 下发催还通知。将催还信息打印清单，以通知的形式发给利用者所在单位。这种方式虽然原始，但仍然有效，可靠性也比较强。与电子传输方式相比，催还通知投递有一定时滞，催还通知并不能马上到达利用者手中。

2.2.6 网上公告催还。在主页上公布催还信息，包括档案名称、借阅者、借阅和归还的时间，档案用户根据这些信息可清楚地知道自己哪些需要归还或者续借。这种方式简便易行，但并非所有的档案用户都经常关注档案部门网站，档案用户是否接收到催还信息不能确定。[2]此外还有手机短信催还、专用催还软件催还等方式，档案部门应该做好催还效果统计，了解档案用户对催还方式的偏好，总结出哪种催还方式是最有效的。为了达到更好的催还效果，我们可以综合运用各种催还方法，用其所长，形成独特有效的催还模式。

笔者认为，这些催还方式中，档案用户都是被动接收催还信息，而且都是档案逾期了才催还，鉴于此，我们可以开展主动式档案催还，提前7天～10天用最便捷、实用的方式提醒档案用户所借档案即将到期，还可在档案管理系统中增加用户自行设置还档提醒时间的功能，使用户在档案催还中从被动变为主动，使提供利用服务工作更具人性化。例如档案部门提前一周用即时通讯工具提醒档案用户即将到期，超期则对其进行电话催还，最后对仍然没有归还的档案用户下发催还通知。

2.3 完善档案提供利用服务。①互联网改变了人们的生活方式，人们越来越依赖网络来解决遇到的问题，我们需要重新审视档案服务的方法和手段。档案服务都是面向档案用户的，故完善档案提供利用服务要以档案用户的需求分析作为立足点，根据用户利用档案的行为特征、习惯和用户的需求做出个性化服务措施。求便心理是档案用户最基本的心理特征，对此档案部门应尽快实现网上查询到期时间，档案用户忘记借阅日期时可以登录档案管理系统随时查看，并开通网上续借服务，满足档案用户简单方便的心理需求，减少超期问题。

②档案用户借阅的档案即将到期时，档案部门应利用现有资源，采用多种方式准确、及时地通知档案用户，这是避免档案用户借阅超期的关键。只是在档案超期后进行催还，收取罚金，会引起用户的反感，认为超期罚款是一种变相营利行为，档案部门应该提供催还人性化服务，即根据档案用户的知识结构、行为方式和心理倾向等有的放矢地为其提供定向化的档案到期提醒服务，解决档案用户忘记借阅日期的问题。[3]

③为了缓解档案资源的有限性与档案用户需求的无限性之间的矛盾，档案部门可以提供预约服务，档案用户根据自己需要，可以对正在出借状态的档案提出预约申请，档案管理系统根据预约相应地停止续借，发送请求及时归还的信息，对于续借的档案，要求利用者立刻归还。[4]举例来说：档案的借期是60天，出借的60天内，如果另一位档案用户急需使用这份档案，那么档案部门向其发送请求尽快归还的信息，并不允许续借。由于不能剥夺档案用户的正常使用权益，所以只能请求其使用完毕后尽快归还。若被预约的是在续借期的档案，档案部门则进行催还，要求利用者立刻归还。

这样不仅可以提高档案的流通率和利用率，降低档案部门拒借率，还可以让急需使用的利用者在最短时间内获得档案。为了保障预约催还取得实效，对于被预约的档案，采取较为严厉的超期罚款措施。

2.4 建立超期档案回收机制。造成借阅档案超期不归还的原因，一是档案部门领导对催还工作不闻不问，没有给予足够的重视。二是没有形成长效机制，想起了催，没想起就不催。我们要随时掌握催还情况，将档案催还纳入工作流程中，形成规范稳定的运行模式，对超期档案想尽办法“追”还，对遗失的督促档案用户履行相关手续，同时想办法补救，形成超期档案回收的长效机制。

2.4.1 完善借阅制度。没有可靠、易于执行的管理制度，各项工作的正常运行很难得到保障。图书馆超期罚款政策作为一项管理手段，得到世界图书馆界的普遍采用，并在长期的实施中被证明是行之有效的，我们也可以在档案部门中沿用。为了避免个别利用者长期独占档案，实现资源共享，保证档案的正常流通周转，降低拒借率，在档案借阅制度中增加超期罚款和超期限权等处罚条款，增加档案用户违约成本。[5]例如，明确规定档案借阅的超期罚金是每天1元，对预约催还的超期罚款是每天5元。对经多次催还仍不归还的档案用户，除了采用罚款的管理手段外，还应采取暂停档案用户借阅权利等措施来督促其按期归还档案。

2.4.2 建立信用机制。引入信用奖惩机制，采取积分制，对于信用记录良好的档案用户给予积分，并且不同积分段享有不同权限优势，可以延长借阅期限，增加续借次数，优先拿到排队等待中的档案等。相对的，如违反制度的，同样要给予惩罚，扣除一定的积分，或一个时间段内的权限限制。

2.4.3 明确催还责任。档案催还是利用工作的一部分，由负责提供利用的档案人员负责，即谁借出谁催还，将档案催还纳入工作职责，责任到人，并作为绩效考核点，与奖金挂钩，激励档案人员的工作积极性。

2.5 做好配套基础工作。①做好档案借阅期限、档案借阅规则和违约处罚措施的宣传工作，让广大档案用户知晓，引起重视。②有稳定的档案网络平台，为档案用户网上查询和网上续借提供技术支持，确保他们能够快速、准确和便捷访问。③完善档案统计工作。档案部门非常注重对利用工作量的统计，目前只有对利用卷（件）次和利用人次的统计，应该加强对借阅具体情况的统计，以便清楚掌握档案的借阅状态，到期时间，哪些应该进行催还，等等，继而确定采取何种方式催还。

3 结语

目前，还没有探讨档案超期问题的学术论文，笔者推测，一是出借这种提供利用方式在档案界应用不广泛，更多的是以阅览的方式提供利用。二是档案利用量不大，即使有出借档案，也是比较少的。本文探讨的档案超期问题更多存在于提供出借服务，并且档案利用量大的企业档案部门。

档案能否按时归还，不仅取决于利用者自身，还跟档案工作是否深入细致有关系。我们要根据档案用户的知识结构、行为特征、心理倾向和需求变化，不断改进工作方法和手段，不仅能为档案用户提供人性化的服务，满足其需求，还能最大限度地减少档案借阅超期现象的发生，使档案工作取得良好成效，实现档案用户与档案部门的和谐共赢。

参考文献：

[1]张智勇，李敏.浅析高校图书馆借阅超期的成因及对策[J].科技情报开发与经济，2011，21（26）：71.

[2]高源，赵鸿雁，李杏丽.催还服务在图书流通中的作用探析[J].农业档案情报学刊，2009，21（12）：213～215.

[3]吴冯娣.高校图书馆借阅超期的原因与对策[J].孝感学院学报，2011，31（3）：123～125.

[4]楼晶.国内图书馆弹性借期制下的催还模式研究[J].图书馆学刊，2008（4）：90～92.

[5]张秋莉.浅谈高校图书馆遏制借阅超期现象的对策[J].科技情报开发与经济，2010，20 （10）：23.

借阅档案审批卡 篇4

****年**月**日

编号：

借阅单位

经办人

借阅档案种

类

○

文书档案

○

科技档案

○

会计档案

○

声像档案

○

实物档案

借阅案卷和文件题名

借阅档案的利用目的复印份数

借阅单位

负责人意见

综合办公室

主管主任意见

综合办公室

主任意见

借阅日期

档案管理员签字

归还日期

档案管理员签字

注意事项：1.档案借阅必须经严格审批，经借阅部门负责人、机要档案科、综合办

公室主管副主任、综合办公室主任审批，并按时归还。

2.会计档案除财政局相关人员以外，其他人员谢绝借阅；原则上不予借

出，如确需借出，要在一周内归还。

档案借阅管理制度 篇5

一、档案管理人员应根据查阅人员的需要，及时提供查阅工具，协助借阅人

员查找，主动征求借阅人员的意见,不断改进服务工作，了解利用效果，并及时登记积累。

二、本公司内部人员借阅档案，原则上限于查阅其所在部门与本人工作有关的档案并需经公司行政部领导同意方可借阅，并办理借阅手续。如需查阅其它部门的档案，须经其所在部门领导同意，并经公司分管领导批准。

三、档案的借阅一般只限在档案阅览室内，特殊情况需外借，须经公司行政

部领导批准同意。通常情况下档案不予外借。确因工作需要将档案借出使用时，必须履行相应手续并经有关领导审核签字后方可办理相关手续；借档者必须确保档案完好无损，不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增删、抽页或剪裁，不得擅自随意翻印；使用完毕后即时原样归还；借档期限一般不应超过3周，“机密”级文件的借档期限一般不得超过5个工作日，“绝密”级文件的借档期限一般不得超过3个工作日，如确需延期借用，则须办理续借手续；

四、查阅“机密”级档案须经综合档案室负责人和本部门负责人审核后，报

公司分管领导批准；查阅“绝密”级档案须经公司总经理批准。会计档案查阅一般只限于财务、审计工作人员，其它人员确因工作需要查阅，须经公司领导批准。

五、外单位人员查阅本公司档案，必须持有介绍信和其身份证（或工作证）

并经公司主管领导批准同意方可查阅。

六、各类档案未经有关领导同意不得翻拍，复制。

七、档案借阅人未经档案管理人员同意，不准擅自进入档案库房进行查找和

翻阅。

八、借阅档案应先填写《档案利用登记簿》，办理相关手续后方可借阅，退还

档案时须详细检查，交点清楚，办理归还手续。

九、阅档人员必须爱护档案资料，在查阅时不得吸烟，不得私自拆散、涂改、转借、复制，违者追究责任，同时向领导汇报，情况严重应根据《档案法》规定追究法律责任。

十、阅档室要保持清洁卫生，为阅档人员提供一个优雅、肃静的环境。档案

档案查、借阅管理规范 篇6

1.总则

1.1为了认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案管理规定，有效地保护和利用档案资料，更好地开发档案信息资源，为社会主义现代化建设服务，促进档案信息向现实生产力转化，特制定本规范。

1.2本规范适用于各类档案资料的查、借阅工作。公司所属各资料室可参照执行。2.管理要求

2.1档案管理人员要熟悉所管档案及相关业务内容，并按照利用者需要做到调卷迅速、准确、服务态度好。

2.2档案人员要积极编制各种档案目录等检索工具，及时了解公司各项工作和利用者需求，编撰实用性强、利用价值高的档案信息材料，主动、集中地提供档案信息，为公司各项工作服务。

2.3凡本公司在岗工作人员，只能借阅与本人工作有关的档案资料。确因工作需要借阅本人工作以外的档案资料时，须经本单位领导同意，档案部门负责人批准，方可借阅，凡首次借阅档案者，单位必须开具证明，并注明其从事的工作。凡本公司离岗人员一律不允许借阅档案资料。

2.4非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信，经本公司主管领导批准后，方能在阅览室阅览。如要借阅有一定价值的档案时，按档案资料索取的有关规定，到财务部办理交款手续后，才能借阅。

2.5凡利用档案者，应在档案部门指定的阅览室阅览，若因工作需要借出时，必须经档案部门负责人批准后，方能借阅。

2.6凡利用本公司党委或行政会议记录，必须经公司党委书记或总经理批准，并且只能由两办主任查阅。2.7根据财会字（1998）32号文，财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知要求，归档保存的会计档案只能查阅不得借阅或复制，在特殊需要复制时，必须经公司主管领导批准后，可由会计档案管理人员进行复制并登记建帐。查阅会计档案应由主管某专业的会计人员开具证明，经单位领导同意，档案部门负责人批准后方可查阅。

2.8查、借阅档案资料者，要遵守保密、借阅规定，严禁在档案资料上涂画、涂改、折叠、拆卷、裁剪和抽换、损坏等行为。如发现一次罚款10-50元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

2.9档案底图、底片、胶卷、光盘除提供复制外，一律不予借阅。

2.10借阅档案者必须如实说明借阅档案的用途，并在利用后，及时反馈利用经济效益。

2.11档案资料一律不准带出公司，确因工作需要将档案带出公司的必须经主管领导批准，且只带复制件，不借原件。3.附加说明：

本规范由档案馆提出并起草。

编制：

审查： 审定：

档案室资料收发借阅管理规定 篇7

为了不断完善检验技术中心技术与质量档案室文件资料收发借阅管理工作，明确管理职责，进一步规范技术与质量档案室文件资料收发借阅程序，避免在收发借阅过程中出现损坏、丢失、泄密现象，保证技术与质量档案室资料的完整和长期使用性，更好地为公司的生产经营和长远发展服务，特制定此规定：

1、设备与基建图纸资料以及说明书、与管线项目有关的技术资料、工艺文件、焊评、首批与过程控制检验报告、水压爆破试验报告、CTOD检测报告、HIC检测报告、SSC检测报告等由技术档案资料室归口管理。

2、生产过程检验记录、钢板与钢管质量证明书、焊材质证书与入厂检验资料、水压试验数据与曲线图、射线底片或抓图、2#连探波形图、质量报表、收库记录、质量分析资料、过程不合格品统计表、理化报告单、不合格钢管记录、喷字传递信息、外来检测报告等由质量档案室归口管理。

3、收发技术与质量资料，借阅检验技术中心技术与质量档案室资料，都必须履行相应的收发与借阅手续。

4、所有接收与发放的资料须为纸质资料，并提交相应的电

子版资料做为电子备份。

5、钢板订货技术条件、技术标书等对外文件，技术档案室在接收到正式文件后2小时内传递发放到相关对口部门。需提交给监理单位的报告资料，如首批报告、水爆报告等，技术档案室在接收到正式报告后4小时内传递给监理单位。

6、借阅人必须填写“巨龙钢管公司档案资料借阅审批单”，经检验技术中心领导（批准人：检验技术中心主任、副主任）、公司业务主管领导签字批准后，方可借阅。非检验技术中心人员借阅，除上述审批人签字外，还需借阅方主管领导签字。同时，由借阅人在资料借阅登记本上做好记录，并写明借阅事由、借阅日期、资料名称等。

7、负责向检验技术中心质量档案室移交资料人员，在借阅本职工作范围的资料时，经检验技术中心领导同意，只需在资料借阅登记本上登记即可。若借阅非本职工作范围的资料，必须办理借阅手续。

8、外单位借阅时，借阅人必须持其单位介绍信及身份证，必须经检验技术中心主任同意后，再按照要求办理资料借阅手续，并登记备案。否则，不予借阅。

9、在资料借出期间，借阅人对所借资料承担安全、保密责 任。应妥善保管，保守机密，不得私自带出公司、转借他人、随意放置、拆散、涂改，不得私自复印、扫描、拍摄、摘抄，只允

许查阅批准范围内的资料内容。若因借阅人保管不善造成资料泄密、损坏、遗失等责任由借阅人全部承担。

10、因工作需要，借阅人需要所借资料的复印件或扫描件时，除需按照条款6中要求办理相关手续外，同时，还必须填写“巨龙钢管公司资料复印审批单”（必须写明复印或扫描用途、数量等），经检验技术中心领导、公司业务主管领导签字批准，并进行登记。借阅人只能复印或扫描批准资料内容、数量，只限用于批准事项。在复印资料时，不允许拆开，若因特殊情况必须拆开时，必须经检验技术中心主任同意后，方可拆开。但必须保证所拆资料不被损坏，若损坏，由借阅人承担赔偿责任。

11、借阅人必须在10天之内将其所借资料归还档案室，若因特殊原因不能及时归还的，必须经检验技术中心主任同意后，方可延期归还。但最多不得超过一个月，一个月后若仍不能归还的，必须重新办理借阅手续。

12、借阅人在归还资料时，应与档案管理员办理资料归还交接手续。档案管理员对所归还资料进行检查，若有涂改、损坏、缺页、丢失等现象，应马上向检验技术中心主任汇报，档案管理员有权拒绝接受办理资料归还手续。造成的损失或不良后果，全部由借阅人承担。

13、以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。

14、本规定从2012年6月1日起正式实施。

人事档案借阅单 篇8

一、学校远程教育档案建设工作由本校分管远程教育副校长、教科室、具体负责人共同制订、修改、完善。

二、学校远程教育档案复印两份，加盖学校公章，一份进入学校档案存档，一份存档远程教育活动室由专人具体负责保管。

三、本校人员因工作需要，凭分管远程教育副校长签署的阅档单查阅档案，并填写档案借阅登记簿。

四、凡外单位人员借阅本校档案，必须持介绍信，经分管远程教育副校长批准，并填写档案利用登记簿和出具加盖单位公章的借条。

五、查阅档案必须办理登记手续，并在阅档室查阅，确因工作需要外借的，需经分管远程教育副校长同意，时间一般不超过十天，到期仍要借阅者，可办续借手续。

六、阅档人员必须爱护档案，不准损坏、污秽、抽页，不准在档案上涂改、圈划、批注，不准剪裁及拆散档案。如有损坏档案行为，按情节轻重给予相应处罚。

七、远程教育档案具体负责人在借阅者归还档案时应仔细检查，如发现有第六条中行为的要急时登记。

八、凡需要摘录复制档案内容者必须经学校远程教育档案分管领导同意后方能摘录。

九、为了便于利用，远程教育档案具体负责人要开展档案的加工汇编工作，充分开发档案的信息资源。

人事关系及人事档案委托代理协议 篇9

甲方：

乙方：（身份证号：）

经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方代理乙方的人事关系及人事档案，达成以下协议：

一、甲方的责任

1．甲方负责办理乙方个人人事档案的接收手续；

2．甲方按国家和本市有关规定，为乙方办理缴纳养老、失业、医疗、生育、工伤五项社会保险手续；

3．存档期间或期满后，乙方如被企事业单位录用，甲方负责办理其人事档案关系的调转手续；

二、乙方的责任

1．存档期间，乙方全额担负缴纳养老、失业、医疗、生育、工伤五项社会保险金费用，保险缴费基数以当年本市最低缴费基数为准，乙方应按协议向甲方缴纳社会保险应承担的费用，保险费用按月或协议期一次交清；

2．自乙方人事档案存入甲方起，乙方每月向甲方交付存档费________元人民币，协议期间档案转至其他单位，其存档费不予退还。存档费按月或协议期一次交清；

3．存档期间，乙方的病、伤、残、死亡和意外事故等各种保险福利事务由乙方本人和存档期间乙方所在用工单位按有关社会保险规定负责联系处理；

4．乙方在协议期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动。否则，一经发现，甲方立即单方终止协议，脱离托管关系；

5．合同期满后乙方的再次就业，由乙方本人负责；

6.乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担；

三、本协议期满即终止，乙方本人未联系调出或前来办理续保手续的，甲方有权将乙方的人事档案转交乙方户口所在地劳动就业服务管理部门按待业职工有关规定管理。

四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及意外伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人承担，与甲方无关。

五、本协议单方或自动终止时，托管关系自然解除。

六、本协议未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。

七、本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。

八、协议有效期为壹年，自2012年4月1日起，至2013年3月31日止。

甲方：（盖章）

乙方：（签字）

人事档案借阅单 篇10

根据《XX通知》要求，现将2017年档案室开展的工作情况及2018年的工作意见总结如下：

一、2017年工作目标任务完成情况

（一）档案日常管理工作 1.接收、转出档案（1）整件档案

2017年档案室共接收档案X份，其中：接收干部档案X份，安置人员档案X份，自主择业干部X份，2017年大中专毕业生X份；转出档案X份，其中：转出干部档案X份，毕业生及企业人员档案X份。

（2）散件材料

全年共接收年度考核表、工资表、聘用合同、岗位聘用登记表等散件材料X余份。

2.查阅档案

全年接待档案查阅X次，共查阅X人次的档案。

（二）干部人事档案专项审核工作

全县政府口公务员及参照公务员法管理人员X人，包含主任科员X人，副主任科员X人，其他X人。

1.存在问题人员

经审核后存在问题的共X人，信息记载不一致的共X人，其中：出生时间不一致X人，参加工作时间不一致X人，入党时间不一致X人，学历学位不一致X人，工作经历不一致X人。

2.材料补充收集

共收集补充材料X份，其中：出生时间材料X份，参加工作材料X份，入党材料X份，学历学位材料X份，工作经历材料X份，干部身份材料X份，奖惩材料X份，其他材料X份。

3.采取的做法及措施

2016年X月我局开展了对全县政府口公务员及参照公务员法管理人员X人的档案专项审核，2017年X月完成了对档案的初审、复审、及问题录入工作，2017年X月开展档案信息的认定，X月全面完成了干部人事档案专项审核工作。在档案专项工作过程中，制定了《干部人事档案专项审核工作实施方案》，成立领导小组，并下设办公室，办公室内设3个工作组：清理审核组，信息认定组，后勤保障组。先后从各政府口单位抽调工作人员X人进行培训并参加审核工作，同时还安排本单位全体干部职工X人参与审核，召开档案专审动员会X次，工作推进会X次，整个档案专审工作共投入经费X元。

二、主要工作亮点 对X名政府口公务员及参照公务员法管理人员的档案进行专项审核认定工作在今年X月X日接受了市级档案专审检查组的检查，并得到了肯定：

（一）使得多年来材料始终无法补齐材料或因干部本人对档案重视程度不够导致干部人事档案不规范、不完整的情况得到了极大的改善；

（二）将干部的“三龄两历一身份”等重要信息确定下来，提高了干部人事档案的使用效率，在利用时真正发挥干部人事档案的基础性作用，为组织人事工作提供可靠的保障；

（三）档案专项过程中与县委组织部积极协调配合，始终坚持在档案专审过程中全县同一个审核标准、同一个认定依据、同一种操作规范。

三、存在的问题及下一步措施

（一）存在的问题

尽管我们在档案日常管理、档案审核的过程中做了不少工作，取得了显著成效，但仍然存在一些问题：

一是档案资料还存在不齐全问题。尽管我们在干部档案资料收集方面花费了大量心血，付出了艰苦努力，但是由于时间久远，一些不准确的材料又不能入档，致使部分干部档案中资料仍不完整。

二是部分单位、个人对干部人事档案工作仍不够重视，没有意识到档案与干部本人利益是息息相关的，不积极配合档案工作。

（二）下一步措施

一是继续加强档案日常管理，发现缺漏材料及时通知干部及所在单位进行补充完善，对错误材料及时更正撤换。确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在干部工作中的重要基础作用。

二是大力宣传档案工作的重要性，使广大干部对档案工作有更加深刻的理解和认识，积极配合档案相关工作的开展，为建立数字化档案奠定良好的基础。

四、2018年工作打算

在2018年的工作中，将严格按照档案管理规范的八项制度，进一步提高干部人事档案管理规范化水平，让档案在干部人事工作中发挥基础性作用：

（一）严格档案日常管理。

严把档案管理关键环节，对新纳入管理范围的干部档案进行审核，对拟存档的档案材料进行认真鉴别，确保材料真实性。严格遵守干部档案管理的相关规定，完善干部人事档案查阅制度，查阅审批表实行逐级审批，核实查档人员身份，规范档案查阅工作。

（二）加强档案信息的利用。

将档案达标、档案专项审核中确定下来的干部信息及时更新到数据库中，确保人员数据信息的准确性、有效性，为组织考察、决策、利用提供有价值的参考依据。

档案室

办理人事档案 篇11

就业报到

毕业生携带 “毕业证”、“就业报到证”在6月25日后就业报到证的报到期限内到新区人才服务中心报到，由郑州市大学生就业分配办公室进行档案审查，并根据本人协议核发“就业介绍信”，开始办理计算工龄。郑州市郑东新区人才交流服务中心（金水路与东风路交叉口向西400米中原出版集团1613）咨询电话：***1

如不是办理的人事代理到郑州市人力资源和社会保障局的，毕业生请在就业报到证报到期限内到郑州新区人才交流服务中心，凭就业报到证、毕业证领取档案到相关人力资源和社会保障局领取档案。

省内院校毕业生就业报到证办理及改签程序

（一）办理时间：在两年择业期内。

（二）首次办理所需材料：

1.与接收单位签订的“就业协议书”或“接收函”（申请回原籍的此项可略）。

2.毕业学校就业主管部门在河南省大中专毕业生就业信息系统上报毕业生个人信息数据库。

（三）改签办理所需材料：

1.原“就业报到证”。

2.已签订过就业协议书的，须由原接收单位或毕业生就业主管部门出具同意改签意见。

3.与新接收单位签订的就业协议书或接收函（申请改回原籍的此项可略）。

4.毕业学校就业主管部门在河南省大中专毕业生就业信息系统上报毕业生个人信息数据库。

审核无误的，受理当天办结。

省内院校毕业生就业报到证的补办程序

毕业生就业报到证遗失的，须由本人向毕业学校就业主管部门提出申请，由学校就业主管部门提供毕业生个人申请、毕业学校就业主管部门证明和原派遣单位证明在省就业中心统一办理。

对于2003年之前毕业的毕业生就业报到证遗失的，则须提供以下材料：

1．毕业证原件；

2．毕业生个人申请；

3．毕业学校就业主管部门证明；

4．当年经生源地省级招生部门盖章审批的新生录取名册复印件并加盖学校公章；

5．毕业学校学籍部门出具的学籍证明。