信息时代人事档案管理（精选12篇）
信息时代人事档案管理 篇1
一、信息时代人事档案管理工作现状
1. 档案管理制度不全
部分单位人事档案储存室由于档案保管不善,致使档案数量不全、资料不完整,导致部分档案内容难以辨识,而失去信息处理价值,常常需要重新处理编辑,影响信息化速度;甚至还有部分档案在归档过程中丢失,这些现象为人事档案信息化处理带来了极大困扰。
2. 业务水平参差不齐
人事档案管理对工作人员的素质和态度要求较高,不仅需要工作人员有耐心,能够适应长时间持续性工作,还要求兼具专业知识和实践操作技能,包括档案维护以及计算机运用、网络数据处理以及硬件设备维护等方面的内容,以确保档案的顺利流转。但现实中,由于岗位流动速度快,使得从业人员专业水平不齐,部分人员甚至缺乏职业素养和职业精神,给信息化建设带来一定负面影响。
3. 信息建设设施滞后
部分单位在人事档案信息化处理过程中,并没有进行深入改革性发展,依然用陈旧的设备和系统开展管理工作,使得档案信息化发展缓慢,统计和归纳的完成效果不理想。即便部分单位引入了网络和计算机设备,但在管理和使用程度上仍存在着一定的局限性,甚至只是停留在简单的电子录入和数据呈现阶段,并没有完全实现信息管理的现代化和电子化。
二、信息时代对人事档案管理的新要求
信息化时代人事档案管理除却保障最基本的真实性、公信力之外,最为重要的是基于当前社会信息科技发展的大背景,全面推行人事档案管理的网络化和信息化建设。这就需要相关部门有针对性地增加档案管理信息化建设的相关投入,在相关管理体系当中全面推行信息化和科学化管理和业务办理流程,为现代化科技融入人事档案管理工作做好铺垫。当然,这一切手段的实施还必须依靠稳定的法律制度体系,为各项档案管理政策的实施提供必要的法律支撑。同时,信息化给人们生活带来便捷、给档案管理工作人员带来快速和高效的同时,也离不开对网络和数字信息所产生的传输性的依赖。大量人事档案信息通过云端存储,通过计算机在网络当中进行点对点、点对面的传播和储存,这其中绝大部分信息具有一定隐秘性,如果被攻克,或个人信息传输记录被网络漏洞窃取,人事档案信息安全将遭受致命打击。因此,当网络和计算机技术成为人事档案生成的重要载体时,必须严格保护、细心维护以计算机为代表的硬件设施,以及人事档案生成和管理过程中所涉及的各类介质,同时确保工作人员实施良性操作,以最大限度降低信息化进程中的风险机率。
三、信息时代人事档案管理的工作新思路
人事档案记录着最真实、最全面的职工信息,因此在人事档案管理工作中,必须确保档案的绝对真实与全面,从而获得最全面的职工信息,建立人才数据库,为企事业单位人力资源部门提供最全面、最准确的信息凭据。对其在信息时代下的工作思路,笔者提出了如下建议:
1. 实现人事档案资料的统一备份
从工作内容看,人事档案管理工作包括了对档案文件的归档、整理、保管、建立全宗以及检索服务等;从工作性质看,人事档案管理工作强度较大、任务较为繁杂。而随着信息技术时代的到来,其所带来的大数据技术能够实现对海量数据的存储与高速处理,因此当前管理工作首要对既有的人事档案资源进行系统化整合与备份处理。同时充分考虑到档案的安全问题,对纸质档案进行全面电子化处理,创设数据能够实现大规模地域覆盖,抑或是区域性的档案备份机构,以便应对大数据技术对传统档案管理工作的挑战。
2. 引入先进信息录入和管理系统
传统人事档案管理模式中的职工个人信息一般为书面文字形式,信息内容较少,查询具有一定的难度,且管理也费时费力,不符合时代发展需求,为此,充分利用现代信息技术,设计科学化的人事档案管理系统,就是要加强人事档案管理现代化建设,实现自动化、网络化和文档一体化,变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值,主动提供服务。但要注意在信息化过程中,应确保人事档案的保存、保密工作有序,避免信息丢失,设置严格的查看要求,以减少资源外流,同步对系统进行周期性维护,为网络信息的稳定性和安全性管理提供有力保障。
3. 推动人事档案资源整合科技化
当前,以计算机应用技术为主体的档案现代化管理手段,开始广泛应用于档案工作的各个领域。在人事档案资源整合中,现代化信息化技术的应用更是至关重要,直接关系到档案资源整合的最终效果。现实中由于多种条件的限制,人事档案资源整合中现代化信息化技术应用的广度与深度远远落后于其他系统。为此,必须充分认识档案管理现代化的必要性和紧迫性,加强硬件环境建设,加大对档案资源整合的技术设备和基础设施投入力度,坚持高起点、高标准;加强软件环境建设,切实提高人事档案资源整合管理软件设计的专业化程度,努力开发出既符合人事档案资源整合需要,又符合人事档案工作人员使用习惯的高水平管理软件;加强网络环境建设,坚持长远规划、全面兼容的理念,为人事档案资源整合提供互联互通、安全高效的网络技术支撑。
四、结语
信息技术虽然能为人才市场的人事档案管理工作带来快捷与高效,但与此同时也埋伏着一定的隐患,存在着档案信息外泄以及个人隐私信息公开的可能性。这就需要人才市场方面必须强化工作当中的安全意识,强化信息技术的安全定位,只有保障网络电子信息共享化和安全化的完美对等与平衡,人事档案管理才能以一种更加和谐的状态发展,为广大民众提供更好的服务。
参考文献
[1]关莉.人事档案管理若干问题的思考[J].人力资源管理,2016,(2):171.
[2]刘少静.信息化时代背景下人事档案信息管理的现状与对策分析[J].人才资源开发,2015,(3):82.
[3]沈卫.论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[D].复旦大学,2010.
[4]邓朝霞.我国转型时期人事档案管理制度的重构[D].西南财经大学,2011.
信息时代人事档案管理 篇2
摘要： 我院经过近年的努力，不断改进人事信息管理系统功能，取得了初步的成效，本文结合我院实际情况，从建设原则、设计实施、运行情况及解决方案等几个方面分析了医院人事管理信息系统建设需要注意的一些问题。
关键词： 人事管理；信息系统；方案；DELPHI；SQL server
医院人事管理信息系统是医院信息化建设的一项重要内容。我院根据人事管理特点自行开发了一套信息系统，它能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。下面我们谈谈开发医院人事管理信息系统过程中所涉及的问题和解决方法。人事信息管理系统的简介
针对医院人事科的大量业务处理工作而开发的管理软件，实现了人员基本情况管理、工资管理和考勤管理等几个方面的功能。用户通过输入职工基本信息、工资、考勤等信息,由系统自行生成相应的统计数据及各类统计报表以供用户查询、打印。另外，用户还可以对这些基本信息进行定期的更新和删除,人事信息管理系统为用户提供方便快捷的途径去管理这些繁琐枯燥的数据。具体系统功能需求描述
2.1 人员基本情况管理 提供对“人员基本信息”数据输入、组合条件查询、统计、打印功能，实现“职工花名册”数据生成、查询、统计、打印功能。
2.2 职工工资管理 提供对“职工工资表”数据的输入、查询、统计、打印功能,完成每月对“职工工资表”数据的月统计,以此生成“商场职工工资总额构成情况表”，实现该表的查询、打印功能。实现每月由“职工工资总额构成情况表”生成“职工工资总额月汇总表”及该表的查询、打印功能。
2.3 职工考勤管理 提供对各单位“考勤管理”数据的生成录入、查询、统计功能和对职工休假的录入；根据“考勤登记表”数据分科室按考勤标志进行统计,且生成“商场职工月考勤统计表”，数据及“职工月考勤统计汇总表”数据实现该表的查询、打印功能。3 系统数据库设计
本系统是应用在局域网中，多台计算机同时连接到SQL server数据库服务器上使用。另外，根据医院人员的信息，我们建立起一个数据库，数据库的建立是管理程序开发过程中的非常重要的一个环节，必须能够完整清晰地体现所要管理的信息，而且表结构的划分合理与否，将直接影响到软件开发的效率、软件的扩张性和日后数据的管理，所以必须清楚每一功能模块要操纵的数据，以及数据间的相互关系，然后建立数据表。在了解了本单位人事数据的基本情况和需要通过计算机管理的相关功能后，此数据库基础上建立起如下表：
职工基本信息表（staff）、职工家庭关系表（relation-in）、职工社会关系表（relation-out）、职工简历表、职工工资表（pay-rec）、职工职称变动表（zc）、职工考勤月主记录表（attend-master）、职工考勤明细表（attend-rec）、职工休假登记表（vac-rec）、各类数据字典表：岗位类别表、人员类别表（staff-class-dict）、政治面目字典表（zzmm-dict）、职务字典表（zw-dict）、休假类别字典表（vac-dict）、岗位类别工种表、民族字典表（mz-dict）、职称字典表（zc-dict）、科室字典表（dept-dict）、学历字典表（edu-dict）。系统的分析和概要设计
通过对用户需求的分析，我们可以分析出该人事信息管理系统按职工人员数据类别分，大致可以分为4个模块：人员基本情况管理模块、职工工资管理模块、职工考勤管理模块、系统字典维护模块。现在对这4个模块做简单说明。
4.1 人事基本情况管理模块（1）输入：职工信息。（2）输出：人员履历表、职工各种花名册、各类年报表。（3）功能：基本信息的查询、统计和打印。
4.2 职工工资管理模块（1）输入：人员月工资、工资档次。（2）输出：职工工资表的月统计、职工工资总额月汇总表、年报表。（3）功能：完成员工工资的查询、月和年的统计和报表打印。
4.3 职工考勤管理模块（1）输入：员工每月的考勤情况、休假情况。（2）输出：月考勤登记表、职工月考勤统计表、职工月考勤统计表。（3）功能：完成对员工考勤情况的查询，根据日考勤标志进行分类统计及表的打印。
4.4 系统字典维护模块（1）输入：各类字典数据，如民族、学历、人员性质、工资类别等。（2）功能：完成对系统数据和数据库的维护、数据的备份、恢复。系统的实现概要
我们采用第四代编程语言DELPHI，分别对4个子功能进行设计。
5.1 职工基本信息管理模块 主要完成员工基本信息的录入、查询、统计及打印功能。在此功能模块使用的主要窗口有：人员基本信息窗口、人员调出窗口、人员退休窗口、组合条件查询窗口。
5.2 职工工资信息管理 该模块完成对职工考勤信息、休假情况的输入、查询。并以此数据为基础生成“职工月考勤统计汇总表”，可实现月数据的Excel导出。此模块主要包括考勤数据月生成、职工月考勤修改、职工考勤查询统计窗口、职工休假录入等窗口，后两者均可通过第一个窗口的菜单项选择而访问到。
5.3 员工考勤信息管理 该功能模块是完成对员工的工资信息的生成、输入、查询，并以此进行统计生成一系列的工资报表。根据应用的实际情况，在工资管理方面把职工分成定薪人员和工作量计薪人员两类，系统每月除了计算基本工资外，还必须计算不同岗位类别的人计算岗位补贴，得出最终的工资金额。
5.4 系统字典维护管理 此模块除完成数据的一般性维护（如数据的恢复与备份、数据的定期删除）外,还提供本系统的部分维护功能，如系统的初始化（该项功能将删除数据库中所有数据，所以仅在系统初始生成时使用），另外还有密码的修改和字典表的维护。6 系统开发的其他方面
在系统开发过程中，我们主要注意了两个问题，一个是系统的联机文档，另一个是系统的测试。作为一个完整的系统，联机文档是其中不可缺少的部分也是相当重要的部分。好的文档能够使用户快速了解并准确地使用系统的各项功能。减少误操作、减少错误产生的可能，这对用户和开发人员都有很多的好处。所以在开发本系统中，也加入了不少的文档，除了对于四大模块的详细说明外，对于易出错和不易操作的地方（如多条件查询部分）又做了详细的说明。我们经过反复检查，用有限的时间找出尽可能多的错误，力求系统尽量正确。在本系统的测试中邀请了我院人事工作的人员对某些真实数据做了录入，同时生成了一定的工资考勤、人员类别等报表，在做数据录入时是对本单位的各类不同人员信息做了测试，在测试中及时发现错误，使得大量错误得到了改正，同时保证了数据统计的准确性。
经过一段时间的不断补充、完善，这套人事信息管理系统功能基本符合我院需求，能够完成员工基本信息、工资、考勤的输入和统计，以及各类相关报表的打印，并提供部分系统维护功能,使用户方便进行数据备份和恢复、数据删除。同时也考虑到了单位编码以减少数据冗余的问题，对于数据的一致性的问题也通过程序进行了有效的解决，极大地方便了人事部门，使其工作既快又好地开展。
（中山市横栏医院，广东中山 528478）
摘要： 我院经过近年的努力，不断改进人事信息管理系统功能，取得了初步的成效，本文结合我院实际情况，从建设原则、设计实施、运行情况及解决方案等几个方面分析了医院人事管理信息系统建设需要注意的一些问题。
关键词： 人事管理；信息系统；方案；DELPHI；SQL server
医院人事管理信息系统是医院信息化建设的一项重要内容。我院根据人事管理特点自行开发了一套信息系统，它能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。下面我们谈谈开发医院人事管理信息系统过程中所涉及的问题和解决方法。人事信息管理系统的简介
针对医院人事科的大量业务处理工作而开发的管理软件，实现了人员基本情况管理、工资管理和考勤管理等几个方面的功能。用户通过输入职工基本信息、工资、考勤等信息,由系统自行生成相应的统计数据及各类统计报表以供用户查询、打印。另外，用户还可以对这些基本信息进行定期的更新和删除,人事信息管理系统为用户提供方便快捷的途径去管理这些繁琐枯燥的数据。具体系统功能需求描述
2.1 人员基本情况管理 提供对“人员基本信息”数据输入、组合条件查询、统计、打印功能，实现“职工花名册”数据生成、查询、统计、打印功能。
2.2 职工工资管理 提供对“职工工资表”数据的输入、查询、统计、打印功能,完成每月对“职工工资表”数据的月统计,以此生成“商场职工工资总额构成情况表”，实现该表的查询、打印功能。实现每月由“职工工资总额构成情况表”生成“职工工资总额月汇总表”及该表的查询、打印功能。
2.3 职工考勤管理 提供对各单位“考勤管理”数据的生成录入、查询、统计功能和对职工休假的录入；根据“考勤登记表”数据分科室按考勤标志进行统计,且生成“商场职工月考勤统计表”，数据及“职工月考勤统计汇总表”数据实现该表的查询、打印功能。3 系统数据库设计
本系统是应用在局域网中，多台计算机同时连接到SQL server数据库服务器上使用。另外，根据医院人员的信息，我们建立起一个数据库，数据库的建立是管理程序开发过程中的非常重要的一个环节，必须能够完整清晰地体现所要管理的信息，而且表结构的划分合理与否，将直接影响到软件开发的效率、软件的扩张性和日后数据的管理，所以必须清楚每一功能模块要操纵的数据，以及数据间的相互关系，然后建立数据表。在了解了本单位人事数据的基本情况和需要通过计算机管理的相关功能后，此数据库基础上建立起如下表：
职工基本信息表（staff）、职工家庭关系表（relation-in）、职工社会关系表（relation-out）、职工简历表、职工工资表（pay-rec）、职工职称变动表（zc）、职工考勤月主记录表（attend-master）、职工考勤明细表（attend-rec）、职工休假登记表（vac-rec）、各类数据字典表：岗位类别表、人员类别表（staff-class-dict）、政治面目字典表（zzmm-dict）、职务字典表（zw-dict）、休假类别字典表（vac-dict）、岗位类别工种表、民族字典表（mz-dict）、职称字典表（zc-dict）、科室字典表（dept-dict）、学历字典表（edu-dict）。系统的分析和概要设计
通过对用户需求的分析，我们可以分析出该人事信息管理系统按职工人员数据类别分，大致可以分为4个模块：人员基本情况管理模块、职工工资管理模块、职工考勤管理模块、系统字典维护模块。现在对这4个模块做简单说明。
4.1 人事基本情况管理模块（1）输入：职工信息。（2）输出：人员履历表、职工各种花名册、各类年报表。（3）功能：基本信息的查询、统计和打印。
4.2 职工工资管理模块（1）输入：人员月工资、工资档次。（2）输出：职工工资表的月统计、职工工资总额月汇总表、年报表。（3）功能：完成员工工资的查询、月和年的统计和报表打印。
4.3 职工考勤管理模块（1）输入：员工每月的考勤情况、休假情况。（2）输出：月考勤登记表、职工月考勤统计表、职工月考勤统计表。（3）功能：完成对员工考勤情况的查询，根据日考勤标志进行分类统计及表的打印。
4.4 系统字典维护模块（1）输入：各类字典数据，如民族、学历、人员性质、工资类别等。（2）功能：完成对系统数据和数据库的维护、数据的备份、恢复。系统的实现概要
我们采用第四代编程语言DELPHI，分别对4个子功能进行设计。
5.1 职工基本信息管理模块 主要完成员工基本信息的录入、查询、统计及打印功能。在此功能模块使用的主要窗口有：人员基本信息窗口、人员调出窗口、人员退休窗口、组合条件查询窗口。
5.2 职工工资信息管理 该模块完成对职工考勤信息、休假情况的输入、查询。并以此数据为基础生成“职工月考勤统计汇总表”，可实现月数据的Excel导出。此模块主要包括考勤数据月生成、职工月考勤修改、职工考勤查询统计窗口、职工休假录入等窗口，后两者均可通过第一个窗口的菜单项选择而访问到。
5.3 员工考勤信息管理 该功能模块是完成对员工的工资信息的生成、输入、查询，并以此进行统计生成一系列的工资报表。根据应用的实际情况，在工资管理方面把职工分成定薪人员和工作量计薪人员两类，系统每月除了计算基本工资外，还必须计算不同岗位类别的人计算岗位补贴，得出最终的工资金额。
5.4 系统字典维护管理 此模块除完成数据的一般性维护（如数据的恢复与备份、数据的定期删除）外,还提供本系统的部分维护功能，如系统的初始化（该项功能将删除数据库中所有数据，所以仅在系统初始生成时使用），另外还有密码的修改和字典表的维护。6 系统开发的其他方面
在系统开发过程中，我们主要注意了两个问题，一个是系统的联机文档，另一个是系统的测试。作为一个完整的系统，联机文档是其中不可缺少的部分也是相当重要的部分。好的文档能够使用户快速了解并准确地使用系统的各项功能。减少误操作、减少错误产生的可能，这对用户和开发人员都有很多的好处。所以在开发本系统中，也加入了不少的文档，除了对于四大模块的详细说明外，对于易出错和不易操作的地方（如多条件查询部分）又做了详细的说明。我们经过反复检查，用有限的时间找出尽可能多的错误，力求系统尽量正确。在本系统的测试中邀请了我院人事工作的人员对某些真实数据做了录入，同时生成了一定的工资考勤、人员类别等报表，在做数据录入时是对本单位的各类不同人员信息做了测试，在测试中及时发现错误，使得大量错误得到了改正，同时保证了数据统计的准确性。
人事档案信息化管理 篇3
信息化基本内容
企业人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理。它概括为以下几个方面的基本内容：
——档案信息数字化。人事档案信息数字化是整个档案管理信息化的基础，其他环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息，即一方面要把以前形成的传统档案通过电子扫描转化为数字形式，另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
——档案信息网络化。以往的人事档案服务主要是以面对面的形式为主，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续，这样不仅效率低，而且也给管理人员和借阅人员带来诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交借阅申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便。
——档案检索自动化。在传统档案管理方式中检索是依赖大量的档案检索卡片进行的，走进阅览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息，甚至有时还无法找到所需要的档案资料，如此的效率必然是很低的。通过客户端从数据库中进行检索，其速度、效率是传统检索工具无法比拟的。
——档案利用一体化。档案利用一体化是将上述三个方面整合起来，使档案管理的各项活动一环紧扣一环，成为一个连续的整体，以便获得更高的效率。实现档案利用一体化的基础是建立一个统一的计算机系统，包括硬件和软件。
如何设计信息化
人事档案管理信息化的实现，必须考虑到人事档案管理的实际问题。根据问题按照企业的具体情况，分析研究，找到切实可行的解决办法。
功能设计
人事档案管理系统从功能设计上要求具有组织机构管理、人员信息管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、人事档案室基础设施管理、零散材料收集（接收、转递）管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。
具体地讲，组织机构管理就是根据企业具体情况进行分级管理；人员信息管理指的是人员的基本信息，主要包括姓名、性别、出生日期、身份证号、档案编号等；人事档案目录管理是指人事档案管理的主要内容，包括档案材料类号、同一类别中的序号，形成材料时间、份数、页数、备注等，这些信息的维护可以自动生成档案目录直接打印出来；人事档案的转递管理包括转递类别（转入、转出）、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号、转递方式（专人、机要）、经办人、档案转递单的自动生成打印、回执日期、回执人等；人事档案的查（借）阅管理是指做查（借）阅记录，包括查（借）阅方式、日期、查（借）阅天数、查（借）阅人、查（借）阅原因、经办人、批准人、归还日期等，系统还应具有查（借）阅到期自动提醒功能；零散材料收集（接收、转递）管理是指做好档案整理前的重要工作，主要内容可以与档案目录管理内容合并记录；档案整理记录及缺失材料登记管理就是要定期整理，包括整理时间、整理人，同时应按照员工的实际情况确定缺失的材料名称，以便于管理人员向相关部门收集，收集后应增加材料补齐时间；相关统计查询管理包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能，统计功能包括人员统计、档案数量和材料统计、查（借）阅统计等功能，等等。
系统设计
在设计系统时，应考虑各方面的问题，主要有：
——代码管理。尽量采用标准的代码方式管理，这样既能保证计算机高速运行，又容易与其他系统软件兼容。
——档案材料内容处理。由于人事档案属于机密，其内容不能随意泄露，对于档案材料的具体内容可以采用电子扫描的方式进行录入，以保持材料的原貌。这就对人事档案管理人员的计算机掌握水平提出了比较高的要求。
——与人力资源管理系统的衔接。人力资源管理系统主要包括组织机构管理、人员信息管理、薪酬管理、社保管理、时间管理、招聘管理、绩效管理、培训管理等功能，其中，组织机构管理、人员信息管理中的许多内容与人事档案管理系统相通，两个系统存在共同维护的需要，故在设计人事档案系统时应考虑通过技术手段，直接使用人力资源管理系统中的组织机构和人员信息，这样既能保证人力资源管理和人事档案管理达到资源共享，又能避免两套系统数据维护出现不一致的情况。
——系统软件的网络连接。人事档案管理与人力资源管理一般是不同的岗位，需要不同人员进行管理。两套系统既要实现数据共享，又要求分开使用，尤其是人事档案管理系统要求在人事档案办公室中操作。由于人事档案属于保密范围，如果系统与网络相连将涉及商业秘密问题，如果不通过网络连接就很难做到数据同步性，这就给人事档案系统使用单机版还是网络版造成了矛盾，而解决该矛盾的方法是双版合用，平时维护档案信息时使用单机版，数据更新和备份时使用网络版。
统筹兼顾信息化
人事档案管理信息化建设涉及企业的管理体系、档案人员的技术素质、资金投入等多方面的问题，需要统筹兼顾、全面考虑。
领导高度重视。加强企业人事档案信息化建设，首先离不开企业领导的关心和支持，并在资金、设备、人员等方面予以必要的投入，从各方面关心档案信息化工作的进程。企业各级领导尤其是主管档案工作的领导，应经常过问此工作、了解现状、提出要求、下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助其解决工作中出现的困难和问题。
人员适时培训。人事档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员的高素质。因此，档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技术，还必须能熟练运用计算机以及其他现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。这就需要对档案管理人员进行继续教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。
设施务必跟进。软硬件基础设施是人事档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源电子化转换、信息存贮以及开发利用的基础所在。这就要求企业应该投入足够的资金添置必要的计算机硬件设备和应用软件，同时还应加强网络配套建设，这样才能为档案信息的转换、传输和资源共享提供必要的技术保障。
建立标准规范。标准规范是人事档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理以及档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等。一方面，企业人事档案管理要采用适应信息化的新规章、新标准，另一方面企业自身也要加快人事档案信息化管理规范的制订和使用，包括推行无纸化办公和电子文件归档、计算机管理和档案检索等。
新旧模式转变。推行人事档案信息化管理必然会存在一个由传统模式向电子化模式转变的过程，在此过程中必须确保日常的档案管理活动仍然能够正常运转，不出现因为过渡而影响档案的保存和利用。较为妥当的方法是在过渡阶段采取双轨制，即两种管理方式在一定时间内同时存在，直到新的方式能正常运行。
信息安全问题。实行人事档案信息化管理必然存在各种安全问题。首先是人事档案管理系统软、硬件自身的安全；其次是人事档案信息传播的安全。前一种安全问题主要通过技术手段来解决，后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度和档案管理人员的责任心和防范意识，避免因档案管理人员失误而导致机密信息泄漏。
人事档案管理信息化的最终目的是能更加科学、合理、高效地辅助管理工作，减少重复性劳动，以获得最佳的工作效率和社会效益。档案管理人员若在信息化的基础上对数据信息进行深度挖掘，作出相应的知识决策分析，就能更好地为企业的组织人事考察、提拔任命提供更准确更便捷的信息支持。
信息时代人事档案管理工作改革 篇4
一、制度改革后出现的问题及原因
1.管理理念滞后。管理观念落后, 导致管理制度无法创新。普遍存在着部分领导对档案管理工作认识不够, 没有将管理工作列入工作日程。存在重视管理、疏于利用的现象。使人事档案平时不受重视, 关键时刻方显其重要的现象。落后的管理理念, 造成了不完善的管理制度, 使管理工作缺乏政策依据, 有些仍然沿袭过去的管理制度。制约了档案管理工作的正常运行, 档案管理制度丧失了创新性。
2.对人事档案管理的重视程度不高。长久以来, 企业内部分领导对人事档案管理工作的认识存在一定错误, 最重要的就是对于人事档案管理工作认识不全面。认为档案管理工作只是简单保管人事档案, 与单位的其它事物相比, 没有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丢失文件, 不泄露职工档案秘密, 在档案外调、查档时能够应付过去就行了。更有甚者, 认为管理档案只是一些档案部门应该管理的事务, 完全没有将档案工作放在心上, 从不过问档案管理工作的情况, 没有意识去管。
3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后, 当利用人事档案时, 却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型:第一类, 人才流动性增强, 但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开, 档案管理者不再更新此人档案, 使其离开后的所有经历无法被记录, 致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录, 但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后, 档案没有更新, 存在断档现象。第二类, 企业引进人才后, 很少查看人事档案, 上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时, 将人事档案放在人才市场, 但得到职位后档案仍然放在人才市场, 使得以后的记录也是空白, 这也会导致档案断档。第三类, 随着社会经济的不断发展和进步, 尤其是在对人才进行市场化之后, 人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才, 导致人档分离的现象越来越严重, 不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求, 更加恶化了这种现象。
4.管理质量不高。管理质量低, 导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响, 许多企业的人事档案缺乏个人色彩, 有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等, 忽略了对人才类型的反映, 管理才能的介绍, 技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述, 存档内容不够实用, 难于创新;没有及时对人事档案的收集和补充, 缺乏主动性, 没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位, 降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外, 其他信息无法被充分利用, 导致人力资源的浪费。
5.信息化程度不高。科学技术不断进步, 计算机科学的飞速发展, 人事档案管理信息化已成为必然趋势, 人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用, 首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术, 这些都会导致管理效率的下降, 并且还会浪费一定的资源。
二、改进档案管理
1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况, 人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况, 对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察, 不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料, 首先一定要经过仔细鉴别, 通过多种渠道核对, 记录进人事档案的信息应该准确并且真实, 信息填写完整、字迹清楚, 填写时所记录的对象必须明确, 有很完备的手续, 具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档, 就不得擅自对材料进行归档处理, 需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。
2.整理人事档案。对档案进行收集之后, 人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理, 并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度, 对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对, 必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决, 如果问题较严重, 还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度, 确保个人档案的安全和准确, 不得因个人原因泄露他人资料, 危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时, 如果发现不需要归档的材料, 必须填写关于档案材料管理的清单, 并向相关部门领导报告, 请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁, 并需有专人监督。
3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高, 才能给各个高校的教职工人员提供好的服务, 事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作, 并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展, 及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求, 将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此, 还要特别重视对人事档案进行开拓收集, 因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上, 还要对于人事档案的信息资源进行积极开发, 可通过局域网机建立的方式, 在信息和网络的平台上面, 为人们提供更好的服务, 并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。
4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步, 技术不断更新, 人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展, 人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋, 这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高, 最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训, 不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法, 开阔他们的眼界, 拓展思路, 更要培养他们的责任感, 让他们在未来的工作中发光发热。
5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大, 拥有较多的人事档案资料, 但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面, 给档案的管理带来很多不方便, 降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果, 对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定:一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时, 必须经由相关领导的确认批准, 才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员, 档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取, 可报请集团相关领导, 得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后, 其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当, 就会影响企业的档案管理工作, 同时还给相关人员造成很大的负担, 也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。
三、结语
人事档案对每位职工都具有非常重大的意义。对人事档案进行科学化的管理, 不仅可以准确记录职工各方面的信息, 表现他们的个人特征, 也可以优化企业内资源的合理配置, 提高整个企业的发展和服务。随着科技的进步与计算机的大力发展, 传统的人事档案管理模式已经不再适合, 数据化、信息化的管理方式已经得到普遍认可, 只有不断学习新知识, 打破传统管理模式的僵局, 才可以在将来的人事管理中获得较大的成果, 充分发挥人才的优势, 在资源管理上获得更多经验。
摘要：人事档案是记录职工调配、录用、职称、任免、考核、考察、培训、工资待遇、奖金等重要信息的材料。其能够记录和反映每位职工的德育、才能及成绩等信息, 为人力资源部对每个人的管理与开发提供了重要依据。笔者根据企业制度改革后人事档案管理模式和管理方法, 针对企业在职工档案管理方法中存在的缺陷和问题, 分析该问题产生原因, 并就如何科学管理人事档案进行深度的改良, 使其更有效地利用人才信息。
关键词：改革,人事档案,信息管理,数据时代
参考文献
[1]李顺子.关于信息时代人事档案管理工作改革的思考[J].科学时代, 2012 (24) :6.
高职人事档案管理信息化论文 篇5
人事档案管理虽然具有很强的重要性和不可替代性，但档案管理是一项系统和长期的工作，对档案管理工作的.重视或忽略都难以在短期内显现出其效果或危害。因此，提高对档案管理的工作重视，加大关注档案管理的重要性，必要性认识，提高教育单位内部有关人员的档案意识，提高上级领导和教育单位各部门对人事档案工作的支持和配合十分关键。要实现人事档案管理工作的准确性、高效性、信息化，硬件建设是必不可少的前提，而人事档案管理工作的重要性获得领导重视是关键。要进行相关制度的改革，设备的购置，人员的调整，无一不需要上级部门逐一进行审批，学院领导对人事档案工作的认识如果不够会造成档案建设上重大困难，因此要把档案管理重要性作为学院整体工作重要性的必要组成部分，在人事档案制度和信息化改进的相关要求上予以必要支持;组织人事部门的领导更要对档案重要性给予必要重视，要将人事档案工作纳入本部门重要议事日程，把档案工作的规划布置，研究考核与本部门其他工作同期开展，定期研究检查、布署、指导人事档案工作。
2.2建立制度基础，规范档案管理
为增强高职院校人事档案工作管理质量，提高档案工作效率，规范档案工作流程，科学化的档案管理非常重要。要本着合理性和科学性原则建立一套完整的档案管理规章制度。规章制度是管理工作正常进行的依据，是档案管理具体实施的标准，合理科学的一整套人事档案管理规章制度是实现管理规范化、科学化的重要保障。提供资料的相关部门要对档案管理目标实施全面细致地考察，从不同角度、多个侧面真实准确地考察所有档案人员的相关材料，重视对当事人工作能力，性格特点、业务水平的记录，保障形成材料的真实性、准确性、客观性和全面性。
2.3建立完备的高职院校人事档案数据库系统
当今快节奏高速发展的时代环境要求人事档案管理工作也要具备与之适应的工作效率，迅速有效地实现信息交流和档案数据更新。为跟上时代步伐，高职院校人事档案管理的工作重点应由实体管理向信息化管理转变;而信息化管理很多方面依赖于计算机技术和信息技术在档案管理上的应用，因此建立人事档案数据库系统是这一切的基础。数据库系统的建立可实施人事档案信息汇总和动态管理，方便快捷地更新人事档案数据，使人事档案查阅，比对，传输上更为迅速准确。人事档案数据库要建立在中组部《信息结构体系》的基础上，循序渐进，分层次、分步骤、分阶段、有序地进行。数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容，采集工作一定要以组织人事部门审核的年龄、工龄、党龄和学历学位为依据，保证人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。
2.4实施人事档案网络化管理
高职院校人事档案数据库的建立和档案管理的信息化转换，使档案信息的利用效率大大提高。为实现信息资源共享，加强档案信息的交流与传递，在局域网内实现高职院校人事档案的管理和人事数据交流必不可少。实现人事档案管理的网络化信息化交流和共享体系，保障信息安全是前提，在网络信息管理中要重点做好管理权和使用权的问题，要进行密码和多重验证来核对管理者身份。要以多种方法对数据库采取安全防护和安全性监督。防止非法人员利用网络盗取和损坏档案信息;同时保密性也是人事档案数据管理的重要原则。针对人事部门内部要合理设置操作者和管理用户的系统权限，避免不必要的授权和重复授权，对于管理权限的分配要做到责任和权限对等，避免出现越权管理和权限失效现象。人事档案数据可通过网络实现数据共享，避免了人事档案操作程序上的反复录入，提高档案管理工作效率。网络化的档案服务还可实现全天候24小时在线，随时需要都可实时查询档案数据，方便各种工作情况的要求。人事档案管理的网络化还可在需要人事信息资料汇总和统计分析时实现快速高效的实时统计，这对决策和组织人事工作而言是极为有利的信息支持。实现高职院校人事档案网络化管理需要运用相应的电子设备和信息技术，遵循《干部人事档案原件管理系统》的相关原则，把相应人事数据严格对照档案原件逐步输入电脑，建立人事档案电子数据库。人事档案实现网络化以后档案的管理汇总、统计利用、查阅、变更都能够实现无纸化操作，大大提高了档案工作的效率和管理的科学性和先进性。
3结语
为迎接信息时代的到来，高职院校人事档案管理要积极引入信息化、网络化、电子办公的先进理念，运用科技手段改进档案管理制度。加快高职院校人事档案改革的推进，努力挖掘人事档案信息资源，实现人事档案资源的合理化利用。使人事档案成为高职院校管理制度改进、人力资源开发以及提升综合实力的有力支持。
主要参考文献
[1]季瑶娴.新建高职院校人事档案管理信息化研究——以温州科技职业学院为例[J].文教资料,(7).
信息公开对人事档案管理工作影响 篇6
[关键词]信息公开；人事档案管理；策略
档案与人事档案是信息大家族中的一个分支。信息公开对人事档案工作的冲击与影响是不言而喻的。可是传统的人事档案管理制度和纪律要求，“组织意见”和整个人事档案必须是“封闭”的、保密的。因而，人事档管理遵循民主、公开、透明的现代法治精神将成为现实的必然选择。当然，任何事物的变革，都需要有动力。《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁发和实施对人事档案管理制度的改革无疑是一个巨大的推动力。人事档案信息公开是一个具有特别重要而深远意义的事情，是公民实现信息享有利用权的一个具体体现，公民利用档案不是获得一种恩赐，也不是享受某种福利，而是实现自己民主权利的一种表现方式。人事档案信息公开对人事档案管理工作的发展和人才队伍的建设也有着十分重要的意义。
一、人事档案信息公开的意义
l、有利于人事档案管理工作的发展
人事档案信息公开是对人事档案信息进行加工、接收与输出、运用的过程，是发挥人事档案信息的作用、实现档案信息价值，满足人事工作的需要。在信息公开的过程中，能及时得到信息反馈，发现工作上的不足，有的放矢地改进工作。如果人事档案材料不全，内容不真，不能全面反映个人的真实情况，就会直接影响到人才合理正确地使用。人事档案信息公开可以加强人事档案工作管理，促进基础工作建设，提高人事档案利用的有效性。
2、有利于我国人才队伍的建设
得人才者得天下。因此人才队伍建设是人事工作的重点。人事档案是人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才信息的缩影。优质的人事档案可全面客观历史地展现人才的面貌、特点和专长，成为考察和了解人才的重要依据。各级组织和部门可根据不同人才的能力和特点进行合理配置，扬其长避其短，充分调动人才的积极性和创造性，使人才在最佳工作岗位上发挥聪明才智，贡献出自己的力量，实现人生价值。
3、有利于全社会人才资源共享
我国社会主义市场经济建设中需要各类人才，人事工作是管理人的工作，即开发人才、培养人才、使用人才，也科学合理地配置人才资源，使人才各得其所。俗话说，“知人善任”。知人是善任的基础。人事档案是了解人才的重要依据之一。因此在人才济济的当今社会里，准确、真实、全面的人事档案信息将为人才队伍建设发展流动与配置起到重要的作用，国家及地方有关部门可以根据人事档案的信息进行统计分析，了解一个系统、一个地区乃至全国的人才数量、文化程度、专业素质等情况，进而为未来发展做出准确的预测分析，制定出长远的规划，合理地进行人才培养和使用。
二、信息公开给人事档案管理工作带来的挑战
（一）对传统人事档案观念的挑战
传统人事档案观念就是：1、人事档案属于组织、人事部门或人力资源管理部门；2、人事档案信息是机密的；3、人事档案不允许个人查阅利用。正是这种观念长期以来导致了档案相关部门把是否开放档案和开放哪些档案当作自己的权力而不是一种法律义务，剥夺了公民对人事档案的开放利用权。许多人连自己的人事档案都没有看过，更不用说涉及国家政府的公务档案，他们理所认为只要是档案就应保密，知道档案开放法律法规的也是为数不多。
（二）对传统人事档案体制的挑战
传统人事档案体制是根据《干部档案管理条例》的规定“实行集中统一和分级负责”的管理体制。而现实中的集中统一和分级负责是以人的身份和职务来划分的：省级以上的党政干部的人事档案由中组部集中统一负责；厅级以上的由省委组织部负责管理，市委组织部则负责本市各委派局的主要领导的人事档案。这种身份型的人事档案管理体制在当前形势下有以下弊端：1、为人才流动设置障碍，限制了人力资本的合理流动，降低了人力资源的开发度。2、实施“行政控制”，强化了行政的随意性，是典型的“人治行政”。3、助长“制度交易”，致使平等的公共雇佣关系变成为金钱和权力的角斗场，滋长了权力腐败。信息公开还给公民更大的权力和力量来监督和抵制这股势力，让人人生而平等地享受社会的利益。
（三）对传统人事档案法规的挑战
在计划经济时代，我们所推行的人事档案管理制度，从某种意义上讲，已经剥夺了人事档案相对人应当享有的基本民主权利。传统人事档案法规上“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的明文规定势必被信息公开的大潮所淹没，取而代之的是本人有权查阅或借用本人及其直系亲属的档案，并且有权监督本人档案的形成和利用全过程。
三、信息公开给人事档案管理工作带来的思考
（一）人事档案是否还有存在的价值
传统人事制度的变革，打破了“铁饭碗”，人才流动日益频繁，灵活的用人机制似乎使决定一个人命运的人事档案失去了作用，可有可无了。许多人认为出外谋职，只要带上身份证和毕业证及相关证书足矣；更多企业认为现代商業社会考察档案不如考察现实中的人，只要你有完成某项工作的能力，档案里的记录并不重要，档案只代表人的过去，而人是可以变化发展的。的确，在当今这个日渐注重个人现实能力的社会，档案的作用正在弱化，但人事档案在新建立的人事管理体制中依然有着不可替代的重要作用：它是个人维权的有力武器，是个人利益免遭损失的法宝之一。
（二）人事档案能否向公众和个人开放
由于历史原因，人事档案长期处于组织掌控之中，人事档案自然成了组织人事部门的专用附属物。档案当事人无权利用本人的档案，公民在人事档案领域没有知情权。但我国《保密法》中对秘密也有密级和解密的规定，人事档案材料的密级也应遵循“密级递减”的规律。不能材料只要转进人事档案，密级就迅速提升，永远不得公开。人事档案信息是为了利用而生存，利用率越高说明信息的价值高，公开有助于提升人事档案的利用率。
（三）人事档案的主人是个人还是他人
信息时代人事档案管理 篇7
(1) 传统方法建立的人事档案是原始的真实记录, 具有凭证性质和参考性质, 而计算机具有强大的信息和数据处理功能, 建立人事档案信息数据库, 是档案信息化建设的基础工作, 也是档案实现优质服务的前提。我院是一所以医疗为中心, 兼有科研、教学和预防为一体的大型综合性省级三级甲等医院, 是广西的医疗中心。在医院领导的大力支持和计算机室通力合作下, 人事档案室完成了将全院职工个人纸质档案非机密的信息内容, 输入数据库, 并进行了图像电子扫描到个人基本信息栏内。以人力资源部为主导, 以完善档案信息化设施和健全安全体系为保障, 着力加强档案信息化标准规范和档案室信息资源建设, 构建一个人事管理信息平台, 配备专门的人事管理服务器。安装人事管理客户端软件, 医院领导和重要的职能部门, 通过信息网络平台可以进行档案资料的远程查询, 实现人事档案管理资源共享。采用一种管理模式, 实现一体化管理, 按医院主管部门实行权限分级, 除了人事档案室, 其他部门须经人力资源部授权才能查看已授权的信息, 未经授权的信息无权操作显示档案个人基本信息。在坚持纸质档案管理基本原则的基础上, 根据电子文档管理的实际, 积极探索档案工作信息化管理的有效办法。由人事档案管理员, 完成了自建院以来全院各级各类人员信息的输入数据库, 并根据变化随时更新, 使电子化档案逐渐成为医院专业技术人员重要信息资源, 满足医院临床医疗、教学、科研、人才队伍建设等方面需要。
(2) 变坐等查阅为主动提供信息, 让人事档案在充当医院领导参谋上发挥作用, 为医院领导用人、决策服务。在医院发展中, 是否拥有一支高素质的干部人才队伍, 是医院面临的首要问题, 这就需要人事部门对有关人员的年龄状况、学识水平、知识结构、政治思想素质、业务能力和主要工作经历等, 有一个合乎实际的了解和掌握。要达到此目的就必要借助于人事档案信息。自2003年以来, 随着我院人事制度改革、岗位竞聘, 选拔了一大批既有高学历和较强业务能力, 政治素质和组织领导才能的年轻干部, 成为各科室的负责人, 主要骨干力量。在这些干部的任用过程中, 人事档案信息通过数据库, 实现主动服务和优质服务, 迅速、有效的提供真实、可靠、准确的数据, 大大提高档案利用的效率和质量, 为医院领导全面地考察和正确的使用人才提供了重要的依据。完成了医院重要人才、重点人才个人信息的汇总, 为医院落实人才优先发展、人才引进培养、发挥人才作用、建设人才小高地等工作提供重要参考依据。通过信息化建设把档案服务主动送到了医院领导办公桌前, 极大地提高了工作效率。
(3) 档案管理的目的就是最大限度地开发档案信息资源, 使档案发挥社会效益。科学技术的进步要依靠人才的优势, 医院是以医疗为主体, 专业技术人员职称高、学历高。但目前医院人才队伍人事档案中反映专业技术干部综合能力、素质的绩效考核材料较少。考核体系的科学性和完善性欠缺, 考核过程存在着只重结果不重过程、只重量不重质等问题, 尚未完全发挥出预期的激励作用。专业技术干部绩效情况, 目前只能从高级职称评聘材料中反映一个人的某一阶段的业绩成果, 不能全方位反映干部个人量化考核动态工作表现信息的内容, 绩效考核形成的材料并没有得到有效的整理和归档, 更没有得到有效的开发和利用。因此, 医院专业技术人员工作实际、科研成果、论文论著发表、业绩考核、职称晋升、人才素质测评、成果奖励、留学回国人员、专业技术队伍的人才培训、优秀专家等方面的纸制及电子数据应需要得到及时的补充、整理和归档。专业技术人才的档案信息材料, 涉及面广, 是多个学科、多门类、多层次, 建立与各主管部门经常性联络, 及时上门收取, 丰富人事档案的内容, 更好地为医院人才队伍建设的政策实施、专项活动、落实待遇等提供了坚实地基础。
(4) 医院人事档案管理的主要任务是积极、及时地开发和利用人事档案信息资源, 不断创新人事档案服务机制。人事档案不仅仅是干部提拔的辅助工作, 而应成为全社会合理使用的资源服务。随着社会的发展和全民档案意识的普遍提高, 人们要求档案部门提供的服务内容已不仅仅局限在政治范畴, 而是延伸到了社会生活的各个方面, 为适应此要求, 档案室提供的内容更加广泛。人事档案经常地被查询、翻阅和复印, 对档案原件人为的触摸污损和在静电复印过程中光照带来的危害及机械损伤, 使得原件寿命大大减少, 不利于保护原始档案。而通过人事信息数据库, 可以帮助职工查找所需信息, 在核查工龄、解决工资、福利、保险及财产继承等方面发挥了档案凭证的重要作用。
(5) 整合信息资源, 主动提供适用人事档案信息, 为高校毕业生双选服务。为适应医院发展, 根据医院用人科室的需求, 提前将求职高校毕业生个人基本情况、个人简历、在校学习成绩、专业特长、论文发表、获奖情况、兴趣爱好、党团情况、甚至身高体重、参加的竞赛、当选的学生干部、参与的社会实践、家庭情况、体检表等材料汇集成册, 信息输入数据库内存储, 以最快的时间传递给医院领导和用人科室, 便于调阅、查询。同时将我院医院规模、技术力量、发展情况等信息, 通过院外网发布, 供高校毕业生参阅。医院根据毕业生面试、技能考核等结果, 进行综合分析做好推测学生的综合素质和具有的潜能, 为医院和用人科室正确选用毕业生提供了满意的服务。
信息时代只有加强计算机开发在医院人事档案领域里的服务和应用, 挖掘档案潜力, 才能充分发挥人事档案在医院现代化建设中的重要作用。
摘要：传统以手工处理为主的纸质档案管理模式愈来愈暴露出工作效率低下, 无法满足动态管理的需要。通过数据库建立信息平台, 实现档案信息数字化, 可大大提高档案的服务、利用的效率和质量, 最大程度地实现档案信息资源有效利用和共享, 对促进医院卫生事业发展具有重要的意义。
信息时代人事档案管理 篇8
干部档案是组织人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。学校充分利用计算机对干部人事档案进行管理,这对于教师、 学校和社会,都将产生积极的意义。
1学校干部人事档案管理的特点
学校干部人事档案为上级领导、学校领导及干部自身等提供了重要信息资源,它有着鲜明的特点:真、 全、活、密。
(1)真,就是确保人事材料的真实性。干部人事档案的根本就是真实性。档案作为事实凭证和原始材料,它反映的人事内容要真实客观,较其他资料更为可靠,更准确客观地反映当时当事。干部人事档案不能随意编造,更不能弄虚作假。存真求实、实事求是就成了档案工作追求的目标。所以干部档案的真实性要做到三个“必须”:必须经组织审查批准,必须符合相关政策的要求,必须认真确定备案材料。
(2)全,就是材料收集力求全面完整。为了保证人事档案的全面完整,要及时、定期整理好干部人事档案,将材料收集并录入个人档案数据库,并按照个人档案号码进行排列,存入个人档案。或因缺漏、遗失等造成档案不完整,就会对教师、学校以及上级主管部门造成工作的问题,影响个人及单位的发展。所以,在档案管理过程中,档案管理人员需要及时跟进,把材料搜集补充完整。
(3)活,就是档案管理要灵活动态化。人事档案建档后,其内容不是一成不变的,随着当事人事业的发展而形成一些反映新信息的档案材料。随着时间的推移,每个人的情况都在不断变化,人事档案也要不断地更新、补充,档案材料的管理是动态的。因为在不同的历史时期形成的人事档案,具有不可避免的时代色彩,为了保证干部人事档案的准确性和可靠性,必须根据情况和有关规定,变更损失或不准确的材料,进一步完善相关档案。再者,由于人员的调动、升迁等因素,档案管理也要不断地更新,保证了档案材料的真实性和鲜活性。
(4)密,就是材料管理要严谨而机密。新《条例》规定,“干部人事档案是党的机密”。这是因为干部人事档案记载着干部各个方面的情况,涉及到和本人有关的工作和一些重大事件,反映干部的功绩、过错和失误。其中既有组织上的考核、考察材料,也有知情人为组织提供的旁证情况,以及本人撰写的材料,有其“隐私”部份。它的绝大部分内容只能限于组织掌握,不能向社会扩散,更不得随便公开。这个特点是整个干部人事档案管理工作的灵魂。
2计算机在干部人事档案管理中的优势
2.1管理高效快捷
在传统的干部人事档案管理工作中,档案的收集、整理、鉴别、装订、保管、录入、利用都是通过档案管理人员手工完成,繁琐、低效、易出错,且耗时费力。 如果遇到少量信息需求时人工查阅还能应付,一旦遇到大量的信息需求,在经过手工检索、档案提取、逐页查阅、逐条摘录的过程中必定会捉襟见肘,经常容易出错,延误工作。在实际查档中,程序繁,要经过查阅登记、检索等要求等等。面对这些日益突出的管理问题,适时、适势整合资源,引进计算机等电子信息产品,对干部档案进行信息化管理。利用计算机不断完善和管理系统中干部信息内容,极大地方便干部信息查询和使用,提高档案管理工作效率。
2.2信息存储量大
随着电子档案的不断出现,干部人事档案的电子化的优越性越来越明显,由于现在是信息化社会,任何信息都是电子化了,文字、照片等数量越来越多,加之人员本来就多,电子化后只需一张小小的存储卡就能装下几个库的内容,这将极大地减少档案占用的空间及存储价值的投入,只需要一台电脑和专用软件就可以了。一块小小的存储卡可存入几千万条信息,这将极大地减少档案储存空间,其中的优势不言而喻。 干部人事档案的信息化建立,可以有效地减少弃档、 “死档”和无档的现象。
2.3操作方便灵活
利用计算机进行档案管理,使干部人事档案的增加、修改、补充、输出、复制、加工工作更为灵活、方便。 免去了传统的档案因温度、虫害、火灾等不可抗因素影响保管的质量的隐患困扰。利用计算机管理,提供急需为上级部门与领导服务的信息,使干部人事档案的查询与检索更为高效、快捷、准确。如果采用传统的手段来管理,在人力物力上,都会加大管理成本,带来资源上的浪费,不利于学校的发展,更不利于学校人事档案的管理。灵活、方便、高效,应该成为学校现代化信息管理的目标。
2.4扩宽服务领域
档案管理要想取得更快的发展,需要与时俱进, 不断丰富服务内容,拓宽服务领域,提高质量,满足人们日益多样化的需要。充分发挥计算机技术的优势, 为领导与老师提供主动、便捷、高效的服务。当今社会日新月异,快节奏的生活影响着教师各种各样的提升。干部人员的聘用、职称的评审、专业学术的评审等,由于教师个人忙工作,不注重积累,到评审时根据文件要求往往会缺这少那。如果档案部门利用计算机及时、快速地进行收集、分类并归档,那么教师的电子档案的作用就得到充分发挥和体现。
因此,利用计算机技术,扩大档案资料的容量,细化信息资源分类,方便用户查询,实现信息共享,使档案管理由封闭、被动、单一的服务层次,向开放、主动、 全面的层次排行靠拢,保证档案资料的正确性、完整性和系统性,为广大教师及学校发展服务。
3计算机在干部人事档案管理中的有效利用
3.1建设信息化档案室
为了使学校干部人事档案更好地服务学校的发展,服务于广大教师,学校于2009年申报成为江苏省一级档案室。学校投入了大量的资金,改善档案管理环境,增设信息化档案室,配置高档的设备,如计算机、软件、杀毒工具等,改善硬、软件设施,提高干部人事管理的管理条件,提高了管理效率。专人管理负责档案,及时将纸质档案进行转换、加工处理、整理归类,规范档案信息管理,提高快捷高效的电子化管理水平,方便电子档案的保管、传递和调阅。
3.2培训专业管理人员
随着全球经济和社会一体化进程的加快,档案的信息化是档案发展的必然趋势,档案专业管理人员必须改变传统的工作模式,调整档案工作的方法、手段, 积极参加信息管理、计算机等方面知识的学习,提高自身业务能力。针对学校发展现状,学校积极创设环境和条件,加大对管理人员的培训,着力打造高素质的人事档案管理的人才。专业管理人员要不断地提高自身计算机水平和档案管理水平,认真学习专业知识,积极参加各级各类的培训、讲座等,做到与时俱进,最终为做好干部人事档案工作添砖加瓦。
3.3提高档案利用效率
档案利用是整个档案工作中最重要的环节。借助信息化手段,科学规范地形成和收集人事档案资料, 在保证档案资料真实可靠的前提下,提升档案资料的利用效率。以往传统的干部人事档案的管理方法,使档案查找费时,出现查找准确率不高的现象。如今干部人事档案在计算机管理下,利用率越来越高,各种信息需求、档案高效使用的优势能及时体现出来。为了更好地利用,档案部门要结合工作特点,制定出规范性的操作章程,严格操作,使档案管理工作更加标准化、规范化、科学化。
3.4保障档案信息安全
随着干部人事档案信息化,使电子档案信息的安全受到严重威胁,如病毒、黑客、木马等不安全因素。 其次,是档案人员的素质,现在外界的诱惑太多,一旦管理人员思想麻痹,就会直接影响档案的保密性。再次,使用的计算机要定期做好信息的备份工作,做到防患于未然,机器要定期保养。这些都是档案信息安全的前提条件。学校为了保障档案信息安全,与档案管理人员签订责任书,同时,加大网络安全管理,对学校档案信息进行加密,确保档案信息安全。
4学校干部人事档案管理信息化的思考
4.1建设中存在的问题
在档案作息化管理过程中,学校档案信息化管理还有许多方面尚需优化:学校改善信息化档案管理的经费较少。信息化档案管理需要学校投入较多的经费,扩充或更新管理设施、设备,但学校发展的重心在教育教学方面,对档案信息的投入相对较少,导致设备更新缓慢,跟不上学校的发展。硬件设备的不完善, 直接影响到纸质档案的转换、加工处理、整理分析等工作,导致快捷高效的电子化管理工作无从谈起。再者档案管理人员配备不足,大多数单位的人事档案管理人员都缺乏档案管理工作的专业知识,其业务知识只能依靠上级业务部门的培训和自己在档案管理工作中的摸索来慢慢累积。因此,管理人员的思想觉悟要高,视干部人事档案为自己的生命。档案信息管理各个环节缺少规范的标准和管理规章制度,规范不统一,会增加档案整理、归档的难度,不利于电子档案的保管、传递和调阅。由于上级主管部门的指导不够,很少开展对人事档案管理和利用的综合指导检查,致使常规性的人事档案工作变成一项突击性的工作,在一定程度上影响了人事档案工作的质量。
4.2管理信息化的展望
计算机技术在档案管理工作的应用推动着干部人事档案信息化建设的不断发展。随着时代的进步, 技术创新水平的不断提高,干部人事档案管理工作可通过计算机技术提升整体业务水平,提高工作效率和效果,降低人力需求。在大数据的今天,我们必须重视计算机技术在档案管理中的应用,加强人事档案管理的信息化建设,提高档案管理的正确性、全面性、灵活性和广泛性,实现对干部人事档案管理的科学管理和技术开发。档案管理信息化将更好地服务学校、服务社会。
信息时代人事档案管理 篇9
一、提高管理人员素质
在大数据时代, 人事档案利用的拓展与创新需要大量的信息处理人员、信息分析人员以及信息研究人员, 还需要专业的数据库更新人员、计算机设施维护人员等等, 这些对新时期人事档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。为此, 要不断更新观念, 加强档案人员队伍建设, 坚持“走出去, 引进来”的原则, 吸引优秀人才, 培养和留住现有优秀人才。工作人员除具备基本的人事档案管理知识, 还应具备应用信息技术知识。人事档案管理工作与职工切身利益息息相关, 是保密性极强的工作, 要重视建立档案的文件密级数字化编制目录或者相应的卡片, 建立文件统计的数字化台账等。
二、建好档案数据库
做好人事档案管理工作, 不但可以让领导能够及时了解每位员工在工作中的情况, 为员工的发展提供有效参考, 也为个人的选拔和任用提供了良好的依据。在大数据时代, 人事档案信息的开发和利用需要建好档案数据库, 这是进行数字化档案信息开发与利用的关键所在。人事档案数据与信息要坚持统一录用的原则, 具有相对统一的项目格式, 规范人事档案信息管理模式以及工作程序, 实现规范化和标准化管理。使用先进的计算机检索工具, 建立相应的档案收藏目录, 对内部影像资料、文字资料进行分类, 编排目录索引, 节省数据查找时间, 提高人事档案的利用价值。
三、加强技术支持
目前, 人事档案数据量快速增长, 需要在设计档案管理系统时, 能够考虑到快速扩充的数据增长态势, 减少IT系统的投资以及后期的维护成本。制定系统安全保护制度, 建立档案防病毒系统和漏洞检测系统, 采用专业工具对档案系统进行漏洞检测, 及时安装补丁程序, 还可建立防火墙技术, 阻挡外部不安全因素影响内部网络, 把系统中的安全隐患降低到最低, 以确保档案数据的安全。
四、创建“大档案”体系, 掌握全方位、多维度大数据型
为了单位的发展, 结合自身实际情况来组建“大档案”体系是非常有必要的。“大档案”体系指得就是“能够快速、全面、准确地通过端口来检索以及统计个体的全部档案信息资料”, 主要包含个人基本信息、服务社会项目、科研成果、工作情况等多元素的、多方面的信息资料。“大档案”体系最主要的意义体现在有利于提高单位的统筹规划、组建科研团队、人才评估、提高各部门办事效率等。在给单位带来便利的同时, “大档案”体系也伴随着一定的风险, 主要体现在信息安全、用户权限设定、密码等级标注、访问权限限制以及下载资料收费环境的安全, 确保“大档案”体系下作者的知识产权不受侵害、个人信息不被盗取。
五、组建“大档案团队”, 数据化人事档案信息, 让人事数据“发声”
“大档案”体系是一个信息量庞大、具有一定规模的数字化档案系统, 它并不是大数据时代环境下的关于人事档案数据的最终要求。预测、发现信息和信息之间的关系及内容是大数据的核心所在。因此我们要的不仅仅是把人事档案信息数字化而是数据化。数据化与数字化之间存在明显的差别。数据化是指将事件转化成可以分析、量化的形式的过程。而数字化指得是将事件模拟成0和1表示的二维码。纸质书籍经过扫描变成图片格式, 可以在网络、计算机中浏览, 这个过程就是数字化;而利用数字图像光学识别技术继续加工电子书中的字、词、句、段这个过程就是数据化。因此要想将人事档案系统中的信息检索、统计、比较、重组, 就需要将信息进行数据化处理, 从而真正地发挥数据的价值。
参考文献
[1]樊伟红, 李晨晖, 张兴旺, 秦晓珠, 郭自宽.图书馆需要怎样的“大数据”[J].图书馆杂志, 2012 (11) .
[2]施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商, 2012 (11) .
信息时代人事档案管理 篇10
一、当前医院人事管理工作存在的问题
1. 医院的人事管理制度还不够完善
完善的医院管理制度是保证医院各项人事管理工作正常进行的关键, 因此, 必须建立健全完善的人事管理制度, 才能促进医院人事管理的顺利开展。然而, 当前我国很多医院的人事管理制度比较缺失, 或者有些医院虽然有比较具体的人事管理制度, 但是并没有形成统一的标准, 特别是一些医院中甚至出现了政府分头管理、自成体系的问题, 这就导致人力资源得不到有效地整合, 医院管理职能不能充分发挥, 制度的约束作用并不明显, 最终致使医院呢的科室职责混乱、管理机构冗杂以及权利分配不合理等问题。引发科室职责不明确、管理机构繁多、人员配置过多及科室权利分配不合理的问题。
2. 医院管理层对人事管理工作缺乏正确认识
目前, 很多医院的管理层对人事管理的认识不到位, 不能充分认识到医院人事管理工作的重要性, 简单的认为医院人事档案的利用价值不高, 对人事档案的管理十分简单, 缺乏技术性, 忽略了医院人事档案在医疗、教学和科研以及医疗纠纷等方面的重要作用。现阶段, 医院门诊病人就诊程序一般都是先挂号, 然后领取一本门诊诊疗手册, 在医生诊疗完成之后由病人直接带走, 没有在医院留存备份, 即使是医院留存了备份, 也只是简单将病人档案收集起来, 没能形成系统的人事档案管理系统。由于人事管理的缺失, 不但造成医院诊疗信息的流失, 更重要的是使得医院在越来越多的医疗诉讼中处于被动地位。
3. 人事管理人员素质参差不齐
当前医院人事管理人员一般都是非专业人员出身, 并没有接受过系统的人事管理工作培训, 很多的工作人员都是行政部门、医护部门和后勤部门调岗过来的, 专业素质较低, 理论和文化水平参差不齐, 很难适应医院现代化人事管理工作需求。而且, 很多医院人事管理工作人员工作态度涣散, 对自己要求不高, 认为自己的工作可有可无, 没有对人事管理工作加以重视, 导致人事管理工作缺乏科学性和有效性。
二、大数据时代加强医院人事管理的创新措施
1. 利用信息化技术加强人事管理方法创新
为了实现医院人事管理工作的网络化和数字化, 首先就必须加强医院基础网络设施的建设, 为医院实现数字化的人事管理工作提供保障, 因此, 应该不断优化医院的局域网络布局, 逐渐实现医院网络设备和基础设施的有机结合, 加强医院网络设备和通信设施的资金投入, 购入高配置的电脑、打印机和扫描仪等设备, 确保医院人事管理 (如档案管理) 向着电子化方向转变。在大数据时代, 医院的人事管理创新还应该建立健全管理制度, 加强相关数据信息的收集和整理, 并将这些信息加工、精炼, 最终统一起来, 推进医院各项工作的高效运行, 促进医院人事管理工作顺利开展。
2. 完善人事管理制度
为了提高医院的人事管理工作效率, 医院必须建立健全完善的人事管理制度, 应该针对不同层次的人员, 制定出合理的考核机制, 提高医院绩效考核的科学性和准确性, 科学有效地内部考核制度有利于提高医院的人事管理工作水平, 可以提高医院员工的工作积极性, 促进医院整体健康稳定发展。因此, 医院要不断地加强内部考核和评价机制的建设, 根据医院自身的实际情况, 科学的建立符合自身的考评体系, 并且制定严格的执行标准, 将这些制度落实到具体的部门和科室, 有效提高医院员工的工作积极性和工作效率。同时, 医院还应该建立起完善的激励机制, 实现奖惩分明, 提高员工的责任心和荣誉感, 促使员工能够积极的工作, 为医院的可持续发展提供动力, 而所有的这些工作都需要各个部门之间的有效沟通, 通过计算机和网络技术可以有效地实现这一目标, 为完善医院人事管理制度提供技术支持。
3. 提高医院人事管理人才素质
在大数据时代, 医院的人事管理工作需要运用大量的计算机和网络设备, 而当前医院的人事管理工作人员计算机水平不高, 严重阻碍了人事管理工作的信息化建设, 因此, 医院必须加强既具有计算机和网络技术能力又具有扎实人事管理知识的综合性人才引进, 充实当前的人事管理队伍。同时, 医院还应该加强对现有人事管理人员的培训, 提高他们的计算机操作技能, 为实现医院人事管理信息化建设提供支持。
三、结束语
随着计算机和网络技术的不断发展, 医院人事管理的信息化建设可以有效地提高医院人事管理工作效率, 因此, 必须强化人事管理创新意识, 完善人事管理制度, 加强人才引进与培训, 运用先进的计算机和网络技术加强医院人事管理工作, 切实提高医院人事管理工作效率, 促进医院改革的健康稳定进行。
摘要：随着新型医疗改革的不断深化, 医院市场化运营模式下, 对医院的人事管理工作提出了更高的要求, 科学的人事管理工作可以有效地提高医院的服务质量和医疗水平, 因此, 如何加强医院人事管理工作, 成为医院领导关注的重点。在大数据时代, 科技的发展使得医院的管理方法不断创新, 结合大数据时代的最新技术, 可以有效地提高医院的人事管理水平。本文分析了医院人事管理存在的问题, 并提出大数据时代医院人事管理的创新措施。
关键词：大数据,医院,人事管理,问题,创新措施
参考文献
[1]李建国.新时期加强医院人事管理工作的几点思考[J].财经界, 2010, (2) :208.
[2]顾晔.浅谈医院人事管理如何搞好信息化建设[J].经营管理者, 2011, (24) :332.
人事档案信息资源开发利用分析 篇11
【关键词】人事档案；信息资源；开发利用
随着我国经济和整体实力的提升，各单位对人才的需求越来越多。而人事档案作为记录个人主要经历、政治面貌及品德作风等主要载体，能够有效反映人才资源的信息。因此为了使人才资源能够得到有效的开发，需要注重人事档案信息资源的开发和利用。
一、人事档案信息资源开发利用的作用
人事档案虽然起到记录个人基本信息的作用，但如果不注重对人事档案信息资源的开发利用，则难以使人事档案信息发挥作用。因此，要使人事档案能够有效的发挥其作用，则需要注重人事档案信息资源的开发和利用。随着各个单位对人才需求的不断增加，人事档案中记录详细的个人信息显得更为重要，因此需要注重人事档案信息的开发和利用，以满足各种需求，同时还能够体现人事档案的价值。
人事档案信息资源的开发和利用还具有判断人事档案管理工作是否合格、合理的作用，即如果能够有效通过人事档案开展信息资源的利用和开发工作，那么档案管理工作则合格合理，然而如果人事档案存在信息不可靠、装订不合理等情况，则无法顺利开展人事档案信息资源利用和开发工作。通过对人事档案信息资源的开发和利用，能够有效促进人事档案管理的进步。
另外，对人事档案信息资源的开发和利用，能够有效开发人才资源。人事档案记录了个人的基本信息，通过对人事档案信息资源的开发和利用，能够实现合理人才选拔的作用，从而能够促进人事工作的发展和进步。
二、人事档案信息资源工作的现状
虽然很多单位注重人事档案信息资源的管理和整合，注重加强对人事档案信息资源的利用，然而目前人事档案信息资源工作方面还不够完善。
1.档案编研水平落后
人事档案信息需要通过编研人员进行编辑，才能够保存，然而由于工作人员存在编研能力不高问题，从而导致编研进度缓慢，使相关的信息无法实时得到更新，给进行人事档案信息资源的利用和开发造成一定的影响。
2.工作人员不适应现代化技术
随着科学技术的发展，各项工作中都开始运用现代化设备进行工作，因此人事档案管理工作也开始利用计算机设备进行信息化处理，将传统的纸质档案变换为电子、声像的形式进行，记录方式和查阅模式也得到了相应的提升。虽然管理技术迎合时代发展，注重使用先进设备，然而却给档案工作人员的工作造成了一定的影响。大部分档案工作人员都是文科生，面对较为复杂的专业设备，无法正确完善的进行工作，从而给人事档案信息开发和利用造成一定的影响。
3.管理机制陈旧
大部分单位对人事档案管理工作的认识还不够明确，从而导致管理机制并没有进步。传统的管理方式主要是由刚毕业的大学生进行管理，存在专業素养不高的情况，从而导致人事档案的建立不够完善，阻碍了人事档案信息的开发和利用的发展。
4.协调性存在问题
人事档案存在封闭性较强的情况，从而导致人事档案与其他部门的协调性存在问题。同时人事档案编制很难适应社会的发展，从而导致人事档案的实用性不高。
三、人事档案信息资源开发利用的措施
1.注重改变档案观念
传统的人事档案管理工作主要作用是保存，并不能有效发挥作用，因此需要结合资源开发利用的特性转变传统的观念，实现人事档案管理工作的进步。单位不应该再将人事档案管理工作的重点放在保存上，而是应该加强对人事档案信息资源的开发和利用，以服务国家对人才的需求为主。由于目前更加注重对人才的选拔，因此人事档案管理工作也要结合这一特点，通过创新和探索，找出合适的开发利用方式，如网络建设。
2.注重信息库和网络建设
随着科技的发展和信息化时代的来临，应该加强对信息数据的建设，使人事档案管理工作能够跟上时代的发展。同时还要加强对人事档案管理工作人员专业性的培训，促使工作人员能够充分利用计算机技术为人才资源的开发和利用作出贡献。
为了使人事档案管理工作能够更加先进的发展，还要加强网络技术在人事档案管理工作的中的运用。同时为了保证信息的安全，必须加强网络安全保护。建立信息库和网络，可以更加快捷方便的寻找到所需要的人才，并可以提供更加详细的信息资料，如视频、图片等。
3.加强管理制度的建设
任何一项工作都必须有健全的管理制度，人事档案管理工作具有繁琐性、准确性、细致性等特征，因此要建立完善的档案管理机制，才能够保证管理工作的顺利进行。在建立管理制度时，要保证制度的全面性，如工作人员职责、查阅制度，保密制度以及责任落实制度等。
四、结束语
综上所述，目前人事档案管理工作主要体现在保存方面，对人事档案的开发和利用的发展还不够完善，因此需要加以改善。通过上述分析可知，注重改变传统工作观念，加强信息化网络的建设以及管理制度的改革等，能够有效促进人事档案信息的开发和利用。
参考文献：
[1]贺未英.高校人事档案信息资源开发利用的思考[J].韶关学院学报，2011，01：201-204.
[2]卫淼.浅谈人事档案信息资源开发利用分析[J].中国民族博览，2015，09：255-256.
[3]鹿红.关于加强人事档案信息资源开发利用的分析[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——基于公共管理学视角的决策研讨会”论文集（下）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院，2015：1.
信息时代人事档案管理 篇12
一、推行人事档案数字化管理势在必行
随着微型计算机和网络技术的普及运用，办公自动化、无纸化得到了前所未有的发展，使人事档案的生成方式发生很大变化。诸如，文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案管理也自然需要以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式和电子档案。
传统纸质人事档案管理是呈线性状态的。随着人们对人事档案利用服务工作的重视和电子文件等多种档案种类出现，档案检索利用出现立体化发展需求，人事档案数字化管理则正好方便实行档案资料多键值检索，有效提高档案利用效率。广大信息检索者关心的是信息的内容，只有不失时机地提供有价值的档案信息，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。
档案信息数字化管理可缩短二次文献信息加工时间, 提高档案信息时效性。档案信息电子化, 编者可直接利用机读形式的档案, 利用电脑的功能完成信息加工程序, 快捷地出版二次文献。档案信息电子化, 信息成果可多份拷贝, 实现一次投入, 多次产出, 将拷贝成果送到领导及各个部门, 就扩大了社会影响, 拓宽了服务范围, 档案部门的地位自然也就得到了提高。由此看来, 档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
二、电子文档自身特点决定其对纸质档案的依赖性
人事档案数字化管理便捷、迅速的特点可大大提高档案管理利用效率, 但电子人事档案许多自身特性并不能完全适应人事档案管理需求。
人事档案一般要求长期保存, 但电子文档有设备依赖性, 离开了计算机及相应的软件, 电子文件就无法生成、传递、识别。决定其设备依赖性的因素有:数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅设备更新因素, 就会给电子文件的长久保管带来很大困难。一般的计算机几年后就可能被更新, 一些耐久性的光盘等电子文件载体也可以长期保存, 但若干年后很可能出现虽然有保存完好的光盘, 但是已找不到读取设备了。
当前从电子文件生成到归档还缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，往往忽略采集背景信息和元数据，多数电子文件与其相对应的纸质文件之间也未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档，很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，这些性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实、可靠。
人事档案往往要求签批、修改过程等材料背景信息的完整。对于普通纸质档案来说，一般的原件上或附带的表格中直接记录了单位交接、报批签署等背景性内容，也就是说文件本身已包含了背景信息。电子文件则不同，背景信息与文件内容信息常常被分离保存。如果背景信息丢失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。电子档案对背景信息的依赖性，决定了电子文档很难作为人事档案凭证独立存在。
另外, 电子文件的法律效力尚不明确。通常文件的法律效力都是由与其相关的载体来确定的, 如纸质文件、文件缩微品等。电子文件由于没有固定的载体, 制定相应的法律认定条文就遇到很大困难。这也就是光盘、磁盘、磁带及其他多种新型材料为载体的电子文件未能及时制定法律认定条文的原因。
三、双套制管理的可行性
人事档案双套制管理可以融合纸质档案和电子档案的优势, 既可发挥高效存取检索功能, 又可保障档案的凭证价值作用实现, 有其存在的必要性和合理性。在实行双套制管理过程中要坚持循序渐进, 在侧重数字化的同时, 注重保持好档案工作的连续性。
档案人员在接收档案时, 应按双套制标准, 对纸质档案与电子档案同步接收, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应电子文件编码及存址。同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间。但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法；而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎论证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类以及信息的实质内容已被其他档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。