信息时代的档案工作

信息时代的档案工作（共12篇）

信息时代的档案工作 篇1

随着信息时代的到来, 各行各业的档案工作应该具有新的发展思路, 开辟新的发展领域, 以便积极主动地适应社会历史条件的新变化, 为人类文明的繁衍、为社会各行各业提供优质高效的服务。

一、创新体系中的档案工作

创新是社会发展的不竭动力, 也是知识经济的灵魂。在人类文明繁衍的全过程中, 继承与创新始终是车之两轮、鸟之两翼。无论哪个时代, 创新都不可能成为无源之水、无本之木, 没有历史的记载, 就不可能有社会的发展与创新。在信息时代, 一方面档案知识必然是知识创新的源泉;另一方面, 档案工作必然在国家创新体系中占据不可替代的位置。

目前, 许多国家都建立了国家创新体系。它包括以企业为主体的技术创新体系, 以科研机构和科研型高校为主体的知识创新系统, 以教育机构为主体的知识传播系统, 以社会和企业为主体的知识应用系统。我国的国家创新体系已经启动, 在这个体系中, 知识和技术的产生, 传播与开发利用具有同样重要的意义。国际上, 20世纪90年代中期以来, 经济合作与发展组织及欧美发达国家已经把知识的产生和应用, 知识扩散、人才流动作为国家创新系统研究的重点。档案工作虽然不直接从事知识与技术的生产, 却可以为这类生产服务, 并以归档的形式参与知识与技术的管理, 通过档案开发利用的渠道实现知识与技术的传播和应用。国家创新体系中的任何一个系统, 无论它的主体是谁, 都要与档案工作结下不解之缘。

显然, 信息时代的档案工作, 必须瞄准和完善国家创新体系, 以知识创新服务来确立发展思路, 只有在国家创新体系中找准自己的位置, 才能贴近时代, 进入社会生活的中心, 避免“边缘化”。

二、国家信息化体系中的档案建设

当前, 我国的信息化建设正在加速进行。《国家信息化规划》确定了国家信息化的六个要素:信息资源, 国家信息网络, 信息技术应用, 信息技术和产业, 信息化人才, 信息化政策、法则标准。

档案信息资源作为国家的重要信息资源, 属于国家信息化体系的范畴。国家确定, 信息资源开发利用是信息化的核心内容, 这就决定了档案的开发利用大有可为, 也为档案事业的发展提供了广阔的天地。因此, 面向知识经济时代的档案建设, 必须因势利导, 与国家信息化建设接轨。努力把档案事业纳入国家信息化体系, 运用信息技术改造传统的档案事业, 实现档案管理、检查、利用的计算机化、网络化, 加速档案信息高速公路建设, 大力培养档案信息化人才队伍, 广泛提供电子邮件、远程服务, 利用国际互联网络开发利用国际档案信息资源, 提高对外合作水平, 同时确保国家信息安全、网络安全。

三、新兴产业中心的档案服务业

信息时代, 新兴知识产业群的兴起必将为档案的有偿服务提供巨大的市场, 催化出档案服务业。

比如, 随着知识升值、更新速度加快, 终身教育将取代终身职业, 教育与学习成为新兴产业。学习过程中, 对很多问题, 要“知道是什么”、“知道为什么”、“知道怎么办”、“知道是谁”、“知道什么时间”、“知道什么地点”, 常常要查阅利用档案资料, 人们要提高自身的综合素质, 迫切需要不断涉猎、充实多方面的知识, 难免要收集整理许多资料, 以至建立个人的小档案信息库。“欲知大道, 必先知史”, 知史往往离不开档案资料。毛泽东同志的雄才大略, 得益于“知史”的经验之一就是广泛涉猎各种史料, 包括地方志、才史、家史等等。从档案资料里获取的知识, 对提高人的综合素质大有裨益。同样, 学习研究要知其所以然, 也难免追根查底, 查阅多种史料。总之, 学习产业、教育产业的崛起能够为档案服务业提供巨大的市场。

再比如, 在一个信息与知识爆炸时代, 咨询业、策划业难免应运而生。要做到持之有固、言之有理, 当然离不开档案服务。

总之, 信息时代的档案工作, 作为一项社会公益事业, 既要为全社会无偿服务, 也可以在一定范围内为某些商务活动、企业法人提供有偿服务, 形成档案服务产业。

四、生产管理体系中的档案要素

据《科学时报》披露, 中国科学院院士雷天觉认为, 由于技术部门档案制度不完善, 造成科研院所“技术账目不清”, 会给国家带来难以估量的损失和隐患。他说, 全国有一千个研究所, 每家都有不少技术人员掌握着一部分技术秘密。而这些技术秘密绝大多数是用国家投资换来的, 是国家拥有产权的“知识”。这个“国有资产流失”的例子再一次提醒全社会, 科技档案管理不仅是知识创新、技术创新的一个环节, 也是参与价值创新的一个重要因素。信息时代的档案工作, 必须充分考虑到生产管理体系中档案要素创造价值、创造财富的作用。

人们早已认识到, 企业内部的科技档案、生产档案是生产管理的要素之一。信息时代, 各科档案信息都可能成为生产管理要素, 为新产品开发、新市场开拓、商务合作、管理决策提供依据和服务。

信息时代, 消费的个性化、艺术化发展趋势, 决定了工业时代标准、大批量的生产模式已经过时。生产者必须针对消费者个性化的需求设计生产产品。开辟新市场、开发新产品, 以至售后服务, 都必须充分考虑特定消费群体的消费心理, 必须以相应的历史传统、风土人情、人文素质为依据, 必须加入相应的文化内涵, 体现相应的审美价值。因此, 仅以满足国内市场需求为例, 各种人文档案资料、地方志等信息资源都将成为生产管理的依据和要素。

信息时代的另一个重要特征是经济的全球化。各种生产要素将在世界范围内广泛流动, 实现国内生产国际化、国内市场国际化。国际关系间各国政治、经济文化差异, 都将影响和制约经贸活动, 生产与管理根本不可能凭经济和直觉。档案信息领域内的国际合作、资源共享, 也将对经济活动产生重大影响。

信息时代, 管理从以物为中心转到以人为中心, 从刚性变为柔性。人事管理、思想工作在很大程度上要以人事档案为依据。从这个意义上看, 人事档案也是管理要素。

五、思维认识方法体系中的档案方法

档案不仅是知识、信息的载体, 也是方法的载体。档案的开发利用具有特定的方法论意义。在信息时代, 档案不仅能为知识创新提供知识源泉, 还能提供方法论服务, 以至形成创新机制。

档案资料的归档、分门别类的整理, 本身就是一个集成的过程。而综合集成、系统集成正是各行各业广泛利用的方法, 也是重要的创新机制。新知识的发现、新技术的发明是创新, 已有知识的系统集成、综合集成, 排列组合或机构的改变也是创新。查阅利用档案资料的过程, 是人类必不可少的认识方法。温故而知新也是有效的创新机制。一个学者为学术研究查阅利用档案资料的过程, 实际上是一个分析、综合、考证的过程。一个领导干部为决策查阅利用档案资料的过程, 实际上是一个理论与实践、历史与现实、共性与个性相统一的过程。无论谁查阅利用档案资料都是一个实事求是、继承与创新统一的过程。在档案管理与开发利用的过程中, 档案方法无所不在。信息时代的档案工作, 应该充分开发利用档案方法, 因势利导地完善社会的创新机制, 更有效地促进人类文明的繁衍, 为各行各业服务。

信息时代的档案工作 篇2

赖秀琴

摘要：随着数字档案的广泛应用，档案信息安全问题日益突出。如何做好信息时代企业档案信息的安全显得非常重要。本文从提高档案管理人员的素质、加强控制档案的利用、保证网络安全、建立健全档案安全管理的制度四个方面阐述了这个问题。

关键词：企业档案信息安全

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成包括了文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案等方面的档案。企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。档案管理人员应该为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

随着数字档案的诞生，档案信息载体的多样化和电子文件、档案数量的迅速增长，特别是数字档案理论与实践的不断发展，档案信息安全问题日益突出。档案信息安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用过程中，保持其原始性、真实性、完整性、可靠性和长期可读性（可用性），以及确保档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏的策略和过程。

笔者所在的企业，是一家A+H股上市公司。它对企业档案的安全性有着特殊的要求。档案能够最大限度地满足企业对信息在时间、数量、质量上的需求，使企业在瞬息万变的竞争社会，准确、及时地抓住商机，谋求发展。因此只有做好档案信息的安全，才能有效保护企业的利益，增强企业的竞争力，促进企业的生存与发展。本文从以下四个方面阐述了如何做好企业档案信息的安全。

一、加强控制档案的利用

随着数字档案的到来，档案的存在形式包括了纸质档案和电子档案。在工作中形成的文件材料不管我们以何种形式保存，我们首先要保证档案的信息安全。

1、控制纸质档案的使用

首先提高档案安全防范意识。档案人员经手的事情要有头有尾，手续清楚，防止“无形”信息的泄露。档案柜一般要上锁；档案在库房外未被使用时，不允许长时间放在桌子上，应及时收好；档案不准擅自带离档案室。其次是确定档案的使用权限。明确规定哪些人可以接触纸质档案。但不管利用者是谁，都应该只有档案人员才能进档案室去拿资料；未经允许利用者不准私自抄录、复印等。最后应建立健全的借阅制度。本单位人员借阅时，应记录好借出时间、资料名称、利用目的、借阅人签名等；外单位人借阅时，应出具单位的介绍信，再由相关领导审批后方可借阅。

2、控制电子档案的使用

因电子档案都存在于数字档案管理系统里，因此控制电子档案就因控制数字档案系统的使用。必须采取各种措施控制数字档案系统的使用。笔者所在的企业使用的是数字档案信息管理系统，规定哪些人可以登录系统，并为其设置登陆密码；登录后只能查询到文件题名，具体内容应由档案管理人员审批后才能看；并设置好借阅期限，及时跟踪催还；查阅的文件内容格式应保存为PDF格式，不能被随便复制；档案管理人员应设置好档案的密级程度（秘密、绝密、公开等）。给登录系统的计算机装上防毒软件，并注重及时更新，因为病毒更新换代的速度也是很快的。有些电子档案保存在软盘、磁盘里的，要使软盘保持干净并不受损害。要让磁盘远离磁场、防尘、防油渍等。

二、保证网络安全

网络安全问题是档案信息资源网络化的一个巨大障碍，也是普遍存在的一个现象。主要体现为：存在着各种物理安全问题，如因自然灾害或人为原因对计算机硬件设施造成损害；来自内部或外部的非法访问，尤其是黑客的入侵不仅能盗取、修改信息，而且可以导致网络部分或全部瘫痪；防不胜防的计算机病毒侵害；普遍缺乏基本的备份系统，一旦发生问题难以及时恢复等。因此，要实现档案信息资源的网络化，就必须消除不安全因素。

消除不安全因素，首先要坚持防管并举，建设档案信息网络安全保密系统，确保网络安全连接和信息安全传输，确保档案信息、数据库安全；其次要建设档案信息灾害恢复备份系统。

为应付突发事件，要建立档案信息资源灾害恢复备份系统，提供可靠的系统备份、应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案网络工作不间断地运行；再次，要加强档案信息系统的安全技术防范管理，档案室应按照入侵报警、电视监控、防盗屏障、周界报警等设备设施，确保档案及档案网络设备设施的安全；此外，要及时做好网站的维护和更新工作，定期对计算机、对网站进行检查维护，适时更新防病毒软件等。

本公司现有的档案系统安全措施体现在经过了以下三道通道：

1、档案系统第一道经过了VPN系统公司引进了VPN技术，VPN的英文全称是“Virtual PrivateNetwork”，中文译为虚拟专用网，VPN是建立在现有物理网络之上，是一种快速建立广域联接的互联和访问工具，也是一种强化网络安全和管理的工具。主要采用隧道技术、加解密技术、密钥管理技术和使用者与设备身份认证技术，来防范黑客的入侵。

2、第二道经过防火墙，只开通了档案系统必要的端口防火墙的英文名为

“FireWall”，它是目前一种最重要的网络防护设备。从专业角度讲，防火墙是位于两个(或多个)网络间，实施网络之间访问控制的一组组件集合。防火墙对流经它的网络通信进行扫描，这样能够过滤掉一些攻击，以免其在目标计算机上被执行。在防火墙上只开放了档案系统使用的端口。而且它还能禁止特定端口的流出通信，封锁特洛伊木马。最后，它可以禁止来自特殊站点的访问，从而防止来自不明入侵者的所有通信。

主要表现为：

（1）防火墙是网络安全的屏障；

（2）防火墙可以强化网络安全策略；

（3）对网络存取和访问进行监控审计；

（4）防止内部信息的外泄。

3、第三道就是服务器自身安装的防病毒软件防止浏览器、操作系统以及应用程序受到各种病毒的威胁。

三、建立健全档案安全管理的制度

威胁档案安全的因素来自各个层面和各个领域，因此需要构建一个全面的制度体系，也即国家、地方和档案部门从三个不同的层面建立健全档案安全法律法规体系。当前档案安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》等中间，并没有专门的档案安全管理制度，需要建立一套档案安全管理制度，明确规定安全管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等根据档案工作各环节需要，制定相关制度。

笔者所在的企业就制定了以下制度：文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施；利用制度应明确提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求；保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求，对受损档案的处置原则和要求；档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求；库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求等。因此构建一套系统、透明的档案安全管理制度，能为档案的安全管理的实施提供保障作用。

四、提高档案管理人员的素质

档案信息的安全与否，档案人员的安全意识是个关键。并且档案工作是一项服务性的工作，因此档案安全管理必须高度重视人的因素，加强档案管理人员的安全意识。作为一名档案管理人员，不仅要有严谨的工作作风，还要通过学习等形式提高档案安全管理人员各方面的素质。避免因操作失误而造成数据丢失或删除，避免因安全保密意识和法律意识造成信息的泄露。面对时代的挑战，档案人员除了具备扎实的档案基础理论知识之外，还应具备相关的现代管理技术，这是时代对人才的要求。只有档案人员具备广博的知识和过硬的技术本领，才能保证档案信息的安全性。

随着社会的发展和技术的进步，影响档案信息安全的因素越来越多、越来越复杂。如何做好信息时代企业档案的安全工作是一项长期而复杂的工作，它涉及意识、管理、技术、制度、人员等各个方面。因此做好企业档案信息的安全不

仅需要档案管理人员坚持不懈的努力，也需要整个企业、甚至是全社会的关注和支持。

参考文献：

[1]宫晓东.主编.企业档案管理学[M].高等教育出版社.1999年

论信息化时代高校的档案管理工作 篇3

[关键词]档案管理 信息化 挑战 应对措施

随着教育体制改革的不断深入，在档案工作收集、管理、利用等许多方面产生了新的问题，知识经济信息化的进一步发展，对高校的档案管理工作也提出了新的挑战，如何适应这些新变化，如何搞好高校的档案管理工作，是一个值得认真思考与探讨的问题。在这里，笔者想从档案学的理论，认真分析那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，希冀用新的思路、新的途径，新的办法来解决档案管理工作中遇到的新矛盾和新问题。

一、档案的管理

1档案管理的性质

第一，档案管理的服务性。档案管理对于高校其他工作来说，属于一项服务性工作。它通过提供原始材料来为其他工作服务。档案管理工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素与动力。第二，档案管理的从属性。档案工作通过管理和提供档案这种特定方式，为高校各项工作提供档案信息服务。因此，档案工作同其他工作的关系是齿轮、螺丝钉与机器的关系，是从属和服务于高校其他工作的，但它又是高校工作不可缺少的组成部分。第三，档案管理的管理性。从档案管理工作自身来讲，它属于一种科学的管理性工作；但它又有自己的独特管理对象和范围。档案管理工作的对象，是高校各项工作所产生的档案材料：它工作的任务，是在国家档案原则和制度的指导下，科学地管理本单位的档案，维护本单位的历史真实面貌。

2档案管理的特点

第一，平凡之中见深刻。档案管理工作的意义是极其深刻的，从一个单位来说，记录和反映了一个单位发展历史：从国家全部档案来看，不仅体现了一个国家的历史面貌，而且在时空的意义上保持和体现了人类社会的统一与完整，第二，枯燥之中显神奇。档案管理工作具有重要作用、深刻的意义和巨大的价值，但具体的管理工作却是单调、枯燥的。就是这种平淡枯燥的管理工作，往往能为现在和未来提供重大的历史借鉴。第三，普遍之中有特殊。档案管理的普遍性表现在所有档案管理工作的具体内容及工作活动、环节之间具有极强的连续性，几乎形成了一个固定的模式。另外，档案管理工作的各个环节自身又有其特殊性，这种特殊性构成了每个环节特定的内容和要求。

二、信息化社会给高校档案管理工作带来的挑战

1经费的缺口已成为很重要的制约因素

档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，已成为当前档案事业发展的方向。档案工作要赶上时代的步伐，就必须不断更新设备和技术，这需要大量的经费；新设备、新技术需要更高标准维护、保养，还需要大量经费；设备不断更新、技术不断升级更需要大量经费来保障。所以，高校的有限经费难以维持档案信息化建设的需要。

2安全技术成为不利高校档案管理工作发展的瓶颈

档案的保密性和安全性受到严峻考验。信息网络不断深入各个领域，网络环境下，影响档案保密和档案安全有诸多因素：档案部门档案安全意思和保密意思不强，往往在自己的档案网页上随意发布信息；对信息来源的可靠性和真实性缺少严格的审查；管理达不到新要求，造成信息的损坏、丢失；电脑病毒、“瘟疫”横行，黑客的恶意攻击等等。所有这些，使得档案信息的安全和保密受到威胁，我们必须要高度重视，并加以研究解决。

3档案管理人员素质影响了档案管理质量

档案管理人员素质较低，影响了档案管理质量，合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，具备一定的工作能力和文字表达能力。面对校园网建设和信息高速公路和飞速发展，高校档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才，但目前高校档案管理人员的素质能达到上述要求的为数不多，另外，专业人才还在不断地流失，导致档案人员素质进一步下降。

三、应对高校档案管理工作挑战的具体措施

1提高认识，加强领导，理顺管理体制

首先，学校档案是高校教学、科研、管理等各项活动的真实记录，没有这个记录，高校就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。其次，从档案的功能和作用来看，档案具有咨政、育人、存史和凭证等功能和作用，是其它任何工作都不能替代的。要继续深入持久地组织好《中华人民共和国档案法》、《(中华人民共和国档案法)实施办法》等相关法律法规的学习与宣传活动。学习与广泛宣传能使教职工了解《档案法》的基本内容，形成人人关心、自觉地维护档案工作的新风尚。健全领导体制，从组织上保证档案工作的顺利开展。要认真研究解决档案管理工作中所涉及的机构、编制、经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，消除工作死角，使档案工作与学校其它各项管理工作同步发展。

2大力加强档案人才队伍建设

以能力建设为中心，以培养复合型人才为目标，从我国高等教育改革和学校建设发展的实际出发，解放思想，与时俱进，努力转变在人才问题上的各种陈旧观念，树立人才资源是第一资源、人人都可以成才和以人为本的观念，尊重人才、尊重知识，努力营造鼓励档案人才于事业，帮助档案人才干好事业的工作环境。同时注重加强政治思想教育和职业道德教育，努力学习档案业务知识，做到“爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”；选配德才兼备的新生力量充实档案专业队伍，解决长期以来档案工作人员年龄老化、知识滞后、人手不足、管理落后的问题：增加智力投资，定期开展培训。

3抓好收集，加强管理与利用档案

信息时代的档案管理工作探析 篇4

数字档案管理的建设要做好前期调研工作, 包括对数字档案管理的硬件、软件、存储格式与检索标准、工作路径的选择, 还包括对数字化及数字化对象系统数字化加工与商品化的数字化产品的系统建设问题。后者就是一种数字档案管理的本身定位与数字化资源选题确定问题。

1 档案管理的定位

档案管理作为我国科学文化事业的重要组成部分, 是广大档案用户开发利用档案信息资源的基地。档案用户广泛分布在社会的方方面面, 形成一个主体部分各自独立、边缘部分相互交叉的特定用户群。这些不同的用户群, 构成需求多元化、多层次、多变量的用户市场。面对这样的市场, 档案管理应该明确自己的定位。定位是一种限制, 是一种特色的体现。特色来于限制, 体现有所为有所不为的本质。为此, 档案管理数字化资源建设定位的思路应包括:第一, 个性多元、交流便捷、平易包容、丰富而不同于别家的内容。独特性与交互性是互联网的最大特色之所在。我们提倡柔性沟通, 讲究品位与格调, 形成独立的风格。第二, 不张扬, 不显赫。因为它的建设成果主要是在于它的真实性, 而不是艺术性与技巧性。第三, 受众面广还是受众准确———分众化, 成为新世纪最值得注意的传媒发展趋势, 我认为受众面准确更易讨好用户。第四, 注重休闲文化, 淡化学术性, 注重地方档案特色。

2 档案管理工作的宗旨

以档案用户需求为原则, 为档案用户服务, 是档案管理工作的根本宗旨。为此, 档案管理数字化资源建设应做到:

2.1 以满足用户需求为出发点

要认真了解、研究档案用户的需要、兴趣和接受能力, 以便有针对性、有目的地考虑选题和进行选题策划, 满足用户在学习、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。档案用户是复杂的社会群体, 有年龄、职业和地域等方面的区别。年龄、职业、地域相同的用户, 因思想文化素质不同, 又分为不同的层次。这些档案用户的工作需要、学术兴趣是各不相同的, 设计选题、进行选题策划时, 要根据具体的档案用户的实际情况, 研究、决定所选档案的内容、层次级别、载体形态、文献类型、数字化成品的类型等。

2.2 注重发挥档案的特殊功能

与其他网站不同, 档案网站不仅要传播档案信息, 还要积累档案信息。各个民族、各个时代的档案信息载入网络后, 便能成为人类共同的精神财富, 可以超越时代、民族、地域的界限, 长期流传, 造福后代, 这是档案的特殊功能。档案数字化的选题, 要注意发挥档案的这种特殊功能, 多安排一些具有重大文化、学术价值和长远生命力的选题, 即使这类档案在经济建设上暂时绩效不明显, 也要从社会文化建设的长远需要出发, 在财力允许的条件下尽量保证。数字档案管理能及时、准确、系统提供科技知识, 它比一般数据库系统提供的检索服务方式更方便自然, 也就更贴近用户。

2.3 档案管理应体现个性化

个性化就是选题的独创性和开拓性。独创性是指在数字化档案的内容、形式、编撰体例等方面的创新。开拓性指开发新的选题领域或者在原有的选题领域中拾遗补阙。每一个选题都应该有新的构思, 形成鲜明的个性特色, 避免和已经成型的网站重复雷同。档案管理的数字化选题策划也应该有自己的个性, 有自己的编辑思路、数字化文献的风格, 不能一味模仿别人。

2.4 档案管理应满足市场需求

在社会主义市场经济条件下, 市场的竞争机制、供求规律、价值规律不以人们意志为转移地起作用, 档案文献数字化工作与网站建设必然受到市场的制约。因此, 选题要充分重视市场作用。设计选题要考虑市场需要和档案信息的供需情况, 没有市场需要, 一般不宜采用, 如果采用, 就要使选题有比同类信息更高的质量和鲜明的特色, 并要预先策划推销的策略和手段。我们在认识与实践中不能陷入一个误区:把市场潮流等同于利用者需求, 因而盲目随大流, 忽视了利用者的真正需求。

2.5 档案管理的要以可行性为前提

选题策划要有相对的稳定性和可行性。列人数字化计划的选题要力争能够成功并上网发布, 否则就会造成工作的被动局面和人力、物力的浪费。为了达到上述目的, 需要注意两个方面的问题:一是研究分析完成数字化工作应该具备的主观条件, 如网站编辑力量、数字化与元数据力量、数字化工作及上传的设备条件和启动及后续资金等, 都是完成策划方案应该具备的条件;二是充分估计客观情况可能发生的变化, 如利用者兴趣转移、市场供求关系发生变化, 都会影响计划的稳定性和可行性, 在策划时应该对未来情况的变化有充分的思想准备, 在策划指标、完成时间等方面注意留有余地, 同时保留一部分机动力量, 以便根据新的情况提出新的选题, 完成新的任务。

任何战略目标的制定, 都要考虑它的可行性。就是必须维持最低生存线。如经济学上所说的“短边效应”所言。应以我们最薄弱的环节来制定我们的计划, 这就是为什么必须强调对档案管理, 讲特色比讲规模更重要。

3 档案管理的要素分析

数字档案管理与网站建设需要有四个要素: (1) 深厚的行业背景。基于档案管理有文化行政系列的有力支持与对各门类档案、多信息与形式有序的行业技能为基础, 它一直都有对利用需求研究满足的传统, 且已初步配备现代化、自动化的装备。 (2) 充分的档案背景。它不仅对档案信息资源的系统性、现实性、独特性提出了要求, 而且还对进行数字化的人才能力提出了更高的要求, 即对文献信息的整序能力、数据库尤其是全文数据库的认知能力、计算机应用与外语能力以及对新的知识的学习与转化能力等等。档案管理要想在未来有所作为, 现在就必须在较少的馆藏中“活化”出一些具有特色的东西, 在原有的馆藏上调整与充实出一些较为强劲的特色馆藏, 引进与留住对档案与计算机都很在行的人才。 (3) 资金支持。能否保证档案经费中有固定的比例来购买现成的数字化产品和将要被数字化的档案信息;能否从IC P的角度从电信部门那里得到设备与技术方面的支持;能否通过承担地方政府网站建设中获得项目与资金支持, 都是必须解决的问题。 (4) 协作与协调。C ISC O公司总裁说过:你将会看到那些高科技公司, 谁懂得如何协作, 谁就会成为未来十年的领袖, 因为今后没有人能独自获得成功。数字档案管理的如果没有协作的精神, 没有标准化与规范化的多方合作的话, 那么这种数字档案管理具有的分布式的跨库检索方式就难以体现。

4 小结

信息时代的档案工作 篇5

摘 要：随着科学技术的不断发展与进步，我国已经进入信息化时代。在档案管理工作中利用现代信息技术，实现档案管理的现代化，不仅给档案管理员带来了新的机遇，也使他们面临着新的挑战。因此，档案管理员要抓住机遇，积极应对挑战，加快档案管理的网络化与数字化，做好新形势下的档案管理工作。

关键词：信息时代；档案管理工作；面临的问题；对策

自从我国改革开放以来，国家的经济飞速发展，各种科学技术的发展也是日新月异。尤其是进入二十一世纪以来，经济的迅猛发展极大地推动了我国现代信息技术的进步，我国已经进入了信息化时代。信息化时代的标志就是信息传播的速度更加高效，信息量不断增大，导致知识的大爆炸。在信息时代，档案管理要跟上时代的步伐，及时采用现代化的档案管理系统，提升档案管理的工作效率。但是在现实生活中，我们在进行现代档案信息化管理工作时，经常受到各种因素的困扰，出现了诸多的问题。信息时代档案管理工作的重要性

在传统的档案管理工作中，管理的档案大都是以纸质的形式存在为主。管理方式严重滞后，且工作量较大，给管理工作带来很大的阻碍。为了减少和避免在日常的管理和保存工作中出现档案受潮、被虫子侵蛀以及火灾事故的发生而导致档案资料的损毁，确保各种档案资料的安全和使用，档案管理部门投入了大量的人力物力和财力。除了保管的不易之外，纸质的档案资料在查阅方面难度更大，各种资料浩如大海且无法备份，使用起来十分不便。在进入信息时代之后，因现代信息技术的的快速发展和普及，档案管理逐渐走向现代化，变成了档案信息化管理，纸质档案转变为电子档案，这种转变，既能有效地解决各?N档案资料的保存问题，提高了安全性，还极大地方便了档案资料的查找，充分地发挥了档案资料的作用，方便了人们的使用。由此可见，档案信息化管理的重要性。信息时代档案管理工作面临的问题

2.1 管理软件缺少通用性

随着档案信息化管理的不断推进，各个档案管理部门都积极与现代信息技术部门接触，结合自身的特点，研制了自己的管理软件，实现了档案管理的现代化。但从整体的档案管理工作角度而言，同一部门在不同类别的档案管理软件都不相同，只适合单一类型的档案管理工作，与其他类型的档案软件无法兼容，无法做到档案资料的共享，人们在上网查找资料时，往往要查一个问题就要登录好几个网站才能获得，对查找工作不利，也对我国档案管理现代化的发展不利。

2.2 档案信息化管理标准不规范

档案信息化管理应该施行统一的管理规范，注重档案的信息化和实用化，才能实现其本身的作用最大化。但是从眼下的档案管理工作来看，因其受各种内外因素的束缚，明显存在着管理不规范，没有统一标准的问题。除此以外，相关部门也没有制定统一的、规范的管理标准，阻碍了档案信息化管理工作。

2.3 档案信息化管理的安全性、保密性较差

各个地方使用的档案信息化管理系统，大都是使用用户登录验证和密码登录这种双重保护来进行系统的安全防范，这种管理系统过于简陋，虽然能方便工作人员办公，却容易造成密码泄露，导致不法分子利用黑客技术肆意进入系统，蓄意仿造或攥改原始的档案电子版资料，造成资料信息的失真，或是散布恶性病毒，这两方面都严重地威胁到了电子档案资料的安全使用，也会给相关的企业或部门造成巨大的损失。

2.4 缺乏完善的法律法规

从新中国建立以来，我国针对档案管理方面制定并颁布了不少的法律法规，但这些大都是应对传统的纸质时代的档案管理工作，针对新形势下的档案信息化管理的法律法规还没有进一步的完善，因此，有关部门要加强这方面的法律法规的建设，及早制定并颁布详细的、完善的法律法规，为新时期新形势下的现代化档案管理工作提供相应的法律依据。应对信息时代档案管理工作问题的对策

3.1 更新软件程序，实现软件的兼容

在信息时代，档案管理部门要及时联系信息部门，加强双方的合作，采用最新的信息技术，即使对档案管理软件进行更新换代，进一步优化和加强档案管理软件的程序，实现与其他软件的兼容，从而达到档案资源共享的目的，彻底实现档案资料、资源在相关企业和部门中的价值最大化。所以，档案管理部门必须加强自身的建设，及时与信息部门联系，引进当前最先进的信息技术，对本单位的档案管理软件进行更新换代，达到软件系统的自动化和智能化，从根本上提高档案信息、资料查找的效率。比如，档案管理部门在保管档案资料和信息时，可以利用现代信息管理系统、CAD/CAM系统、资源管理系统以及ERP系统等，优化本部门的管理软件，通过运用现代信息技术自动识别档案的类别，将其分为文字类和图像类，分别存储到对应的信息库里，实现软件之间的兼容，然后在通过网络平台把各种档案资料、信息传输到云端信息库保管，从而实现档案资源、信息的长距离、无障碍共享，提高查找的效率。

3.2 统一档案信息化管理标准

在实际工作中，随着科技的不断发展，不断进步，以及档案的管理方法不断更新、完善与各单位各部门管理水平的不断提升，必须统一档案信息化的管理标准，建立健全与其相关的各项规章制度，统一制定并贯彻落实档案管理的相关细则，从而实现我国档案信息化管理标准的统一。

3.3 提高档案管理工作人员使用权限的安全性、保密性

从古自今，我国保存完好的信息资源多种多样，尤其是新中国建立以来，在国家的大力倡导下，各种信息资源更是浩如繁星，数不胜数，这些信息资料对我国十分重要。而作为信息资源重要组成部分的档案资料，对我国的政治建设、经济建设和发展更是具有不可替代的作用。因此，在信息时代的档案管理工作中，必须要提升档案管理权限的保密性和安全性，以免权限丢失，造成严重的后果。所以，相关部门必须联合现代信息技术高手，想方设法提升档案信息化管理人员在使用的权限方面的安全性，尽量做到隔离计算机的内网和外网，促使本单位网络独立化。同时，管理人员本身也必须及时更新自身的管理观念，提高网络安全防范意识，加强自身权限的保密性，避免不法分子借用自身的权限入侵系统，恶意篡改和窃取电脑中的档案信息。另外，上级管理部门也要加强监管，强化对管理人员的用户名登录和密码钥匙的验证监管，随时可以通过监控计算机的网络系统，查看、检验登陆人员的信息，以此来确保管理权限的安全性和保密性。此外，档案管理部门还应做好档案资料、信息的备份工作，并定期对其检查、更新，以防止档案信息资料在来回使用中不小心被格式化，提高使用的安全。尽量隔离计算机的内网和外网。

3.4 建立完善有关的法律法规

在当前，建立新时期新形势下的档案管理方面的完善的法律和法规，能够保障档案信息化管理的安全性能，提升档案的合理利用率。所以，有关部门应尽快建立健全信息时代的档案管理的法律法规，为我国的档案管理现代化、信息化提供相应的法律依据，以满足新时期新形势对档案管理工作的要求。结语

在当前，档案管理工作直接关系到我国的政治建设、经济建设和发展，随着我国进入信息化时代，信息时代的档案管理部门应该及时转变自身的管理观念，联手现代信息部门，加强档案管理的信息化建设，制定统一的信息时代档案管理标准，建立健全相关的法律法规，提高档案管理工作人员在使用权限上的安全性和保密性，从而实现我国档案管理的现代化、信息化。

参考文献

信息时代企事业档案工作创新摭谈 篇6

一、创新服務手段

在计算机网络化、信息化、数字化迅速普及的时代，档案管理工作的变革首先体现在服务手段的创新上。

首先，要在数字化上做文章。建立数字档案馆（室），通过数字网络平台开展利用服务。档案部门建立档案馆（室）内部局域网，充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织网上数据和信息，使档案管理服务系统与企事业单位网站链接，实现档案信息的网上检索、查询为用户提供更好的服务。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，特别是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源的数字化、数据库化、档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化和档案信息管理法制化。如：开发相应的管理软件，建立目录管理数据库，在网上公开部分开放的档案目录，方便查询检索，档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便宣传和利用。

其次，要在电子化方面下功夫。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门进行密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。将该中心设在企事业单位档案馆（室），使其成为企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

第三，加强电子文件的自动上传收集。目前在单机上所形成电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集的特殊差异是，相当数量的电子文件其形成通过下载和上传就可以完成，因此，档案部门必须改变传统工作模式，在网页上建立起能将电子文件自动上传的收集程序，在第一时间接收文件，并在档案馆（室）的服务器上实时归档。

第四，开展在线服务。传统档案利用方式如：查询利用档案及利用档案资源举办各种宣传展览、进行工作评估，部分对社会开放性的文件的查阅等，全部都是到档案部门利用档案原件的方式。在信息化时代，这些方式必然要发生相应的变革。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们越来越注重信息的时效性，希望能够通过信息系统、信息网络及时准确地获得丰富信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然会逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门通过建立数字档案馆（室），可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，与利用者以电子邮件等手段在网上快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询利用服务。

第五，开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入和社会主义市场经济的快速发展，到档案馆（室）查阅党政机关及其他相关职能部门所出台新文件，利用者逐年增多。尤其是我国加入ＷＴＯ后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到国家有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，目前我国政府行政部门在地、市以上各级档案部门已经基本建立现行文件服务中心，要求县级以上各档案部门率先向以上各级档案馆（室）送交现行文件资料，并要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务，这其中就包括了企事业单位的各级档案馆（室）。

二、拓展服务领域

随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设，行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。因此，企事业的档案工作，已由主要为企事业单位内部服务转为向社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。因此，必须走信息服务社会化、服务主体多样化之路，拓宽服务领域，扩大服务层面。

首先，兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度来看，档案人员不再单纯是档案的保管员，而应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户中心。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、编研、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，直接面向社会主义市场经济建设。

其次，加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的科技文献、情报，尤其是企业不可能与高校档案、图书单位那样各自为政，而是与图书资料室实行一体化管理。为了发挥整体优势，实行资源共享，可以用统一的著录格式编辑两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者更方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献信息资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于档案、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

第三，注重深层次开发档案信息的“反馈”。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用，通过对反馈信息资源开发利用所产生的结果的分析研究，信息资源相关部门可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。企业通过对产品质量的反馈信息分析、研究，在此基础上进行自我调节，以确定产品的升级、更新、改进措施，以利于企业今后的自身发展、不至于被当今残酷的市场经济所淘汰。

三、更新服务理念，强化业务素质

一切管理手段的革新与进步，首先要建立在思想理念不断与时俱进的前提下。今天，每位档案工作者必须清醒地认识到自己肩负的使命，更新理念，科学定位，正确认识自己。

首先，档案工作是社会主义精神文明建设的重要组成部分，它承载着记录历史，延续文明，传承文化的重要使命。因此，我们档案工作者在思想上要与时俱进，紧跟时代步伐，了解并关注国家大事，善于根据国家大局和上级政策要求积极主动地开展档案工作，使业务工作保持有正确的政治方向。加强职业意识的训练和专业技能的养成，讲职业操守，敬业爱岗，默默奉献。

其次，要解放思想、树立全新的服务观念。变被动服务为主动服务，变封闭观念为开放观念，要有竞争意识和协作观念以及以市场需求为导向的市场观念。在提供利用档案的同时，必须坚持利用者至上，服务第一的原则，以诚恳热情的服务作风、舒适方便的服务环境、准确高效的服务质量为档案利用者服务。

第三，要加强档案基本理论的学习研究，要把握档案的基本原理，如档案价值理论、档案分类整理理论、鉴定理论、利用理论和编目检索理论，具备广泛的档案管理知识，社会学知识及一定的档案文献编纂知识，还应具有相关的专业知识，如：文书学知识、档案管理学图书、情报、目录学知识，近代史和党史知识，除此以外，应具备基本的计算机操作技能及外语水平。总之，具备专业知识和文化素养的提高，是适应高速发展新形势需要的关键，只有这样才能称得起合格的档案工作者。

企事业档案管理工作的创新与变革，是信息化时代对档案工作提出的必然要求。档案工作者应以积极的状态认清形势，抢抓机遇，迎接挑战，加快企事业单位档案管理技术与管理方式的创新步伐。

参考文献；

[1]汤国明:数字档案管理平台的设计与实现.中国档案,2006年第10期

论信息时代科技档案的管理工作 篇7

1、是经验与智慧的积累。

企业科技档案是伴随着企业的成长而产生的, 不管是文字、数据, 还是图纸、音像, 其中都蕴涵了企业全体员工在生产实践过程中积累的经验与智慧。科技档案是企业非常重要的资产和财富, 必须管理、保护和利用好。

2、是企业独有的知识信息。

企业科技档案是企业所独有的知识与信息, 这些档案中还包括一些未公开的、未申请专利的知识和技术。众所周知, 现代企业的竞争归根到底也就是人才与科技的竞争, 如果企业独有的科技资源流失或不能得到充分利用, 无疑大大削弱企业的竞争能力。

3、化工科技档案的特殊性。

鉴于化工产品的特殊性, 其科技档案还会带来一定的社会安全性问题, 即如果这部分档案因为管理不善而泄漏, 所带来的问题也就不仅仅是财富与资产的损失问题, 而是关系到社会、公共安全的问题。

二、新的档案形式及问题

1、新的档案形式。

信息时代, 新的科学技术和手段已经广泛地运用在档案管理工作中。从管理的形式、工作条件, 以及档案管理人员劳动的方式来看都发生重大的变革。如电子信息技术, 其信息存储、加工、传输、检索功能, 均大大提高了档案管理工作的效率。以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的科技资料开始大量出现。

2、带来的问题。

(1) 安全问题。

信息技术可以使科技资料的处理和传递变得更加快捷, 可以不受时间和距离的限制, 在公司内部进行资源共享。但是便捷的同时, 也带来了资料的安全问题。如果没有相应的信息安全技术作为保障, 其后果是可想而知的。

(2) 保存问题。

例如电子文件的保存条件和环境与纸质档案是不同, 对保存环境的温度、湿度、防磁性等条件的要求很高。如果不熟悉相应的保存技术, 同样会造成科技资料的损失。

三、有效管理的方法与策略

1、专业的档案管理人员。

专业的档案管理人员, 是做好科技档案管理工作最为重要的因素。笔者认为, 档案管理人员的专业性主要体现在以下几方面:

(1) “自身”素质。与传统的档案管理工作一样, 管理人员的个人道德素质要严格把关, 从自身确保资料的安全。当然, 现代科技发展快、更新快, 档案人员也不能坐等资料上门, 被动的学习、收集科技信息。应主动请教有关技术人员并深入生产线, 熟悉了解生产、经营、工艺流程, 对于技术档案的内涵关系和保存意义, 要做到心中有数。

(2) “技术”素质。信息时代, 档案管理人员应拥有全面的知识, 才能适应新时代发展的需要。如前面提到的信息安全及资料保存方面的知识等, 即档案管理人员不能因为“技术”方面的问题, 而造成科技资料的损失与泄漏。

所以, 必须多途径、多层次的加快现代专业化的档案管理人员的培养与储备, 才能适应信息技术发展的需要。

2、专门的档案保存场所。

企业应根据自身的条件, 设立专门的档案保存场所。在选择档案保存场地时, 要注意一些细节的把握, 如从档案的保密性考虑, 不应把保存地设在办公楼的最底层, 因为底层人员往来较为频繁。应尽量做到与办公区分开、与档案阅览室分开。另外, 档案室的安全硬件也要强化, 如专门加固的防盗窃及监控装置等。

3、全面的档案管理策略。

(1) 分级管理。

企业应参照《保密法》的相关规定, 根据档案的重要程度与安全性能, 将科技档案划分秘密等级和公开与不公开的程度。对于企业的核心秘密, 关系到社会及公共安全的化工科技资料, 要以“绝密”的档案标准进行管理。

(2) 扩大外延。

企业要深化档案管理工作的内涵, 将过去单一的档案资料室, 扩大为包括档案、资料、情报、信息、统计等内容的“企业档案信息中心”, 使档案管理跟上现代企业管理及市场竞争的步伐。

(3) 严格制度。

根据企业的实际情况, 从阅览、外借、复制等都要建立相应的制度。确定不同档案的利用范围, 同时建立档案利用的监督机制, 以有效地发现、制止并纠正档案利用过程中不利于档案安全的各种不良行为。

4、先进的科技理论与手段。

(1) 建立完善的信息管理网。随着现代计算机信息管理网的建立与发展, 也有越来越多的重要科技档案文件被传输上网。为的保障网络安全。企业应根据实际开通电子文件归档专递网线, 在各部门机构与档案部门之间建立电子文件归档专递的网络服务, 并由专业的网络人员负责管理。

(2) 新型档案材料的维护。

运用现代科学技术, 解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用。确保资料不会受到外界磁场的影响, 以及空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害等。另外, 对于长久保存的电子文件, 还需要定期进行复制, 以防止信息损失。

总之, 信息时代的科技档案管理, 应使档案资料成为企业的科技发展的动力之一。

参考文献

[1]宋宝英:《档案管理现代化的几点思考》, 世纪桥, 2009年第03期。[1]宋宝英:《档案管理现代化的几点思考》, 世纪桥, 2009年第03期。

略论电子信息时代的档案管理工作 篇8

关键词：电子信息,档案管理,工作探析

一、电子信息时代

既然要探析电子信息时代的档案管理工作, 那么首先不得不先了解的就是什么是电子信息时代。所谓的电子信息时代, 一般指的就是在二十世纪四五十年代, 以航天技术, 原子能技术, 电子计算机技术的运用为代表的第三次科技革命开始兴起的, 他将人类社会带入了一个电子信息的时代。电子信息的广泛应用打破了传统的纸质载体传播和储存的方式, 也代表了信息产业的发展方向。

二、档案管理运用

电子信息技术的优越性相比传统的纸质档案管理方式, 新的电子档案的管理方式有以下方面的优势:

1、文件的记录方式多样化与传统的纸质的档案管理方式相比, 电子档案的管理方式在文件的记录方面占有很大的优势。而且一般的纸质管理方式查阅起来也不比电子档案的查询方便, 可以在最短的时间内找到要查询的内容。电子档案的存储方式改变了单纯的纸质记载方式, 电子档案可以通过计算机进行快速的储存, 而且还可以存在读卡器, 或者是U盘上边, 这样携带起来比较方便, 同时还利用网络, 也方便档案信息的传送。

2、更方便文件的保密工作相比传统的纸质档案资料, 在查阅的时候一般都是需要拿出来整卷的档案信息提供利用, 以便查询, 尽管查询者需要的只是其中的很小的一部分, 却很难确保其他有关信息的不被泄露, 因为在查询的时候, 整个文档都是在一起, 不容易分开, 很明显, 这并不能使档案的保密工作得到保障。但是以电子形式的存储方式就可以克服这一缺点。电子档案可以把查阅者需要的部分罗列出来形成一个单独的文件, 因此查阅者就没有机会接触到其他的档案信息, 这样在很大的程度上就保证了档案的保密性。同时电子档案依赖于背景信息和多元数据。一方面电子档案的前提它是一个电子文件, 它的文件传送需要借助于网络, 操作者可以互相不见面就可以实现资源共享, 而这种所体现的背景关系的信息在电子纸质文件上的反应就比较少。另一方面电子档案的数据必须是依赖在文件的信息当中, 否则就没有办法恢复电子文件的原来面貌。

3、电子档案提高工作效率电子档案不仅仅减轻了档案管理工作人员的劳动强度, 无形间就提高了工作人员的工作效率。如今的信息化的发展如此飞速, 而现代的信息网络技术可以利用网络技术系统把档案信息进行分类归档, 甚至很多工作是计算机就可以利用自身的软件设计进行工作, 很多程度上不仅减少了工作人员的任务量, 同时也降低了出错的概率。其中计算机提供了快捷的管理手段和信息利用的措施, 不仅仅减掉了工作人员的立卷归档, 检查, 查找的问题, 减轻了他们工作的强度, 在提高档案的归类和检索的速度上, 也把工作人员从手工归类的枯燥工作中解救出来, 从而大大的提高了工作的效率。

三、如何做好电子档案的管理工作

1、培养一批专业的档案管理队伍在电子信息飞速发展的今日, 培养一批专业的, 精通电子档案管理的人员是做好电子档案管理工作的当务之急。因此, 档案部门应该重视档案管理人员的技能培养和职业素养。一方面档案管理部门可以通过多个渠道引进专业的管理人员和技术人员, 尤其是对现代的电子档案比较熟练的专业技能人才, 加强对电子档案管理人员的培训。另一方面就是要对现有的, 在职的电子档案管理人员进行多次的专业培训, 以不断地提升他们的专业技能, 特别是加大对现代电子档案的管理和现代科技知识的培训, 时刻保持与时代同步, 与科技同步。随着档案管理工作的深入发展, 要对档案管理的从业人员有更高的素质要求, 档案管理水平的现代化, 不仅取决于工作人员的原有的知识水平, 很大的程度上也取决于他们的职业素养, 以及对专业知识技能的学习能力和更新能力, 所以, 负责档案管理的部门应该尽快的改变单一的保管性人员, 改变单一的档案管理队伍, 努力建成一批有较高的素养, 适应当代电子档案管理需求的新型档案管理队伍。

2、确保电子档案的保密性由于电子信息技术的快速发展, 电子文件可以在不同的载体上同时存在, 而不仅仅是过去的纸质载体。如今电子档案的可以同时存在, 相互转换等虽然方便了档案的管理使用工作, 但是对于档案的保密工作却造成了一定程度的威胁。譬如文件的签名, 字体, 甚至是印章都可以通过电子计算机进行复制, 这样一来很容易造成重要信息的泄露, 这也就造成电子文件的真实性无法得到原始性的确保。虽然有这种不足, 但是我们可以通过设置对电子文件的保护机制进行文件保护, 譬如可以把文件改成只可以读取的模式, 那么在文件被阅读的期间就没有办法进行更改, 确保文件的真实性。同时由于计算机系统本身的独特设计, 以及其自身的环境特征, 可以让系统对中间的信息增删, 以及改动等都变得很方便, 十分容易操作。

3、完善体制 简历统一的文档管理机制在电子文档的管理过程中, 首先要针对电子文档简历统一的规划和领导。其次要把文件的前期管理工作与指导控制归入到档案管理部门的工作职责之中。以此确保文件的形成归档到后边的查阅文档都能在统一的监督指导下进行。最后就是要进行合理的、科学的、统一的归档管理标准, 在档案归档的时候, 要检验文档的原始性和真实性。

结语

电子档案的管理工作是当今推动档案信息化建设的重要组成部分, 在加强档案管理工作的同时, 要根据电子档案的自身特点, 除了要注重硬件方面的建设, 也要注重从业人员的职业素养, 努力提升信息时代电子档案管理工作的真实性和有效性。

参考文献

[1]夏丽红:《新形势下电子档案管理存在的问题及对策》《新西部》, 2010年08期。

信息时代的档案工作 篇9

随着计算机信息技术的快速发展,长庆油田的计算机管理水平也参差不齐。以往文档软件的研制惯用的是MS-DOS操作系统,依那时的情况来看,确实给档案工作和用户带来了实惠,长庆油田档案管理水平曾一度处于领先地位,它对长庆油田档案工作的开展和职工素养的提升发挥了功不可没的作用[1]。而随着信息技术的发展,尤其是长庆油田数据网与档案馆联网后,对文档软件系统开发与研制提出了更高的要求,因为只有重新修正才能与Windows2000和Windows XP相吻合,否则就会导致该系统无法满足信息技术和档案工作的发展需求,阻碍长庆油田档案管理水平的提升与发展[2]。

二、档案信息的透明化,实现档案信息与网络的共享

可以说,档案室是各单位档案信息往来的归口部门,很多信息都要通过它来传达,举例来说,在长庆油田有30个下属单位,若下发通知,采用电话的方式,需打30多个电话,如采用文本的方式,要印30多份材料,路途近者,一天可到达,路途遥远的话,一天未必能到,可见既费时又费力,严重影响了文件的及时性[3]。现在采用电子技术进行数据传输既方便快捷又经济实惠。档案室可以将目录索引及查询方法放置在网上,便于长庆油田员工和客户能够充分掌握档案信息资源,可以足不出户通过任何一台可以联网的电脑就能知晓档案室是否有自己需要的信息数据资料。同时,需要格外注意的一点就是提高警惕性,避免因公开查找方法而造成数据资料的丢失,要防范于未然,杜绝恶意性的攻击和破坏。

三、异地查询、全文检索是档案利用方向,是缩短档案工作与用户距离和体现档案价值的重要途径

依据相关规定,调阅档案必须持有有效证件、单位出具的证明,档案管理部门才会同意调阅档案。虽然这样做是出于防止泄露企业秘密,保障企业档案安全的目的,但与此同时,这些手续对职工利用档案也起到了一定的制约作用[3]。其实,在档案部门管理的所有档案中,部分档案是可以对外公开的,长庆油田的职工可以对这部分档案进行利用。部分档案同企业职工之间有着密不可分的联系,不过由于受限制导致职工无法了解这些同自己息息相关的档案资料。档案管理部门必须采取多种有效手段来解决这一问题,比如实现网络化管理、将文字信息转化为数字信息,并存储于可移动存储设备中,从而能够实现异地调阅,尽最大努力为用户创造便利的条件,只有这样才能够充分调动用户的积极性,将档案工作的价值最大化地体现出来。

四、对档案工作进行创新

(一)档案服务观念创新。

长庆油田档案管理部门只有搞好档案服务工作,才能保证其档案工作健康有序的向前发展。档案服务主要体现在两方面:一方面要真正认识到档案工作的利用价值。加强档案的收录工作,尤其是要加强对科技档案、专业技术档案以及独具特色档案的归档,以此达到丰富馆藏和为用户提供更好服务的目的;二是要对档案的利用者进行深层次的研究分析。在留住当前利用者的同时还要大力挖掘潜在利用者,在满足利用者目前需求的同时也要着眼于利用者将来有可能出现的需求,尽最大努力为利用者解决利用受限问题,长庆油田档案部门要以满足利用者目前和潜在需求为出发点和归宿点,重点培养档案服务的创新理念。

(二)档案服务机制创新。

长庆油田的档案工作只有在其服务机制不断创新的基础上才能永葆青春。目前,长庆油田的档案服务机制创新工作应该从以下几方面着手:第一是为长庆油田管理层制定重大决策提供服务;第二是为企业的各个部门提供服务;第三是为社会大众提供服务。与此同时,要重点关注对可公开档案资料的利用情况。长庆油田的档案工作通过对服务机制的不断创新完善取得了卓越的成效,由被动变主动,由简单的服务转变为更深层次的服务。长庆油田档案服务工作要随着社会的发展、科技的进步不断进行改革和创新。

(三)档案工作行为创新。

众所周知,所谓档案工作行为创新,就是指在特定的社会环境下,档案工作要顺应社会发展潮流和精神文明需要。目前长庆油田主要从以下几点对档案工作进行规范:一是档案工作服务对象是全体职工群众,以服务“三个文明”建设为核心;二是档案工作人员必须尽职尽责、兢兢业业、尽忠职守,要充分挖掘档案信息资源,为长庆油田的未来发展献计出力。三是档案工作人员必须使用文明用语,无论是接打电话还是来人接待,都要本着热情、友好谦虚的服务态度,言行举止要落落大方,还要建立一个清新脱俗、雅致大方的档案工作环境,营造出浓厚的文化气息。

五、结论

总而言之,在信息化快速发展的时代,长庆油田档案工作要不断进行改革和创新,在确保安全性的前提下,公开发布档案信息资源,发挥档案的信息功能,增强与各单位的友好沟通,把档案的实践价值真正发挥出来。同时,通过提高档案服务质量、完善档案服务机制、规范档案工作行为等,充分发挥档案的信息作用。

参考文献

[1]李胜男.浅析信息时代的档案管理工作[J].科技信息.2010(13):8-10.

[2]李春君,于春琳.计算机技术在档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息.2010(20):5-6.

信息时代的档案工作 篇10

档案是一种珍贵的社会财富, 对于国家各个领域的发展都有着重要的保存和参考价值, 档案一旦丢失后果不堪设想。随着社会的飞速发展和进步, 档案资源的开发力度越来越大, 档案利用的频度越来越高, 档案需求的开放性越来越强, 因而, 档案如何被及时、有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等问题, 也相应地突现出来。档案从存储介质上可以分为纸质档案和电子档案两大种。传统的档案保护方法一般是针对纸质档案进行的, 然而纸质档案和电子档案有着本质上的区别, 因此对两者的保护理念、方法和技术都有很多大的差异。

二、传统档案保护方法和技术概述

传统的纸质档案保护虽然有较丰富的内涵, 但可总结为一个主题, 即对档案载体——纸张的保护 (包括修复) , 以期延续档案的寿命。对纸张进行保护可从两个方面进行, 一是纸张本身, 主要是在防霉、防蛀、对这破损的纸张的修裱加固和对扩散字迹的恢复等方面下工夫, 或进行一些必要的缩微、复印等复制工作 (1) 。另一方面是对存储纸质档案的外部环境进行控制。档案库房温度过高或过低, 湿度太大或太小, 都会影响档案制成材料的耐久性, 因此, 对档案库房的温湿度进行控制与调节, 尽量使其保持在一个合适的范围是传统档案保护的常用手段。

三、信息时代下档案保护工作面临的新挑战

随着信息技术的发展和广泛应用, 电子档案是未来档案业发展的趋势。对电子档案的保护工作也显得尤其重要, 然而由于目前技术的不成熟也为电子档案保护工作带来了不少难题。

(一) 储存载体寿命短

电子档案的载体与纸质档案不同, 其材料是磁性物质和光盘。而制成这些载体的材料有其固有的特性, 对保管条件更有特殊的要求。磁性物质容易产生静电、吸附灰尘, 保护不当磁粉容易脱离, 伸长后不易恢复, 这些缺点都给文档保存带来很大难度。光盘是利用激光进行信息存取的, 它呈圆盘状, 由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应 (2) 。与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要短得多, 磁盘、磁带一般不足十年, 光盘也不过二三十年。

(二) 网络环境的安全问题

电子档案的使用和传播是和互联网分不开的, 电子文档只有依赖于网络技术才能将其资源共享性发挥到极致。然而互联网是把“双刃剑”, 它在给人们带来方便、高效率的同时也带来了网络威胁。比如电脑病毒、系统或程序漏洞、黑客攻击等都会使电子档案面临被修改、盗窃甚至被删除销毁的危险。尤其是电脑病毒, 它可以通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的污染, 造成整个程序软件甚至整个系统的瘫痪。如今电脑病毒已经是电子信息保护方面的主要隐形杀手。

(三) 缺乏专业技术人员

目前从事档案工作的人员素质良莠不齐, 部分工作人员思想守旧, 跟不上时代的步伐甚至不了解档案的信息数字化, 对电子档案的保护工作就更加无从谈起。

四、提高电子档案保护工作水平的途径

(一) 改善存储介质寿命问题

对于电子档案存储介质寿命短的问题, 目前还没有较好的结局方法, 建议在电子文件载体接近保质期限的时候及时进行文件复制和备份。但是随着技术的不断发展, 开发寿命长、不易损坏的存储介质也将变为可能, 从根本上提高存储介质的使用寿命才是未来电子档案存储问题研究的趋势。

(二) 保护网络环境

阻止电脑病毒的入侵和破坏的最直接办法是开发杀毒软件, 实时更新软件的升级, 另外对于已经感染病毒的计算机要及时阻止接入网络, 以免祸及其他的电脑。除此之外, 保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要还有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。

五、结语

综上所述, 在信息的价值日益突出的年代, 电子档案作为信息时代的产物面临着种种难题, 我们必须在保护好传统档案的同时, 更加重视对电子档案的保管, 我们必须不断地探索新的保护技术和方法, 为电子档案的健康发展提供有力的保障。

摘要：传统的档案保护一般是指对纸质档案的保护, 然而随着信息时代的到来, 电子档案越来越受到人们的欢迎, 对电子档案的保护工作更是档案工作者面临的新难题。传统的档案保护措施已不适用于信息技术下的档案保护管理要求。本着与时俱进的原则, 本文着重阐述了信息时代下, 档案保护工作所面临的新挑战并提出了当前对电子档案保护的相关措施。

关键词：档案保护,电子档案,保护措施

注释

1于英香.电子档案与纸质档案保护之比较[J].档案学通讯, 2004 (5) 74:77.

浅析网络信息时代的档案管理 篇11

关键词：网络；信息时代；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2012）06－0106－02

计算机和网络技术的应用，为档案信息的利用提供了极大的方便，广大公众用户查阅自己所需的档案信息时，可通过网络终端实现，将成倍地提高档案利用率，网络化为档案工作的发展提供了巨大的空间，应用计算机网络技术使档案的服务功能得到明显提高。当然，在此进程中也会遇到许多实际问题，会给档案管理带来许多新的变化。

1 网络环境下档案管理的变化

随着计算机网络技术的广泛应用，各个单位或部门的原有传统的纸质档案开始与电子档案并存。纸质档案内容原始真实，凭证性强，耐于保存，而新兴的电子档案，可与多媒体相结合，图文并茂，形象生动。而且，多媒体光盘存储将极大地缩小档案的存储空间，扩展存储能力，便于档案和档案信息的保存、管理及开发利用，并促进档案信息载体向大容量、高密度、电子化方向发展，从而使档案信息资源共享成为可能，信息传输迅速、广泛，便于查询与管理，方便快捷。电子档案较传统纸质档案有较多优点，这一现代信息技术的应用，就要求档案管理部门充分利用计算机、因特网等现代手段进行档案管理，要求档案管理人员必须在人才素质、管理方式和方法方面要有所创新，从更客观、更精确的角度去分析网络信息时代下的档案管理，才能适应科技发展的新要求。现代化档案管理技术，是传统档案技术与新的信息技术相结合，以新的信息技术为主导。

1.1 档案管理软件没有系境的平台选型，缺乏通用性

档案管理软件很多，产品各有特点，一般都具备档案管理的基本要求。但从现在档案信息化的发展趋势看，档案管理、办公自动化和电子政务系统趋于一体化。所以系统平台选型要考虑的因素更多。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息网络化的进程。

1.2 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理网络化的前提是基础工作的规范化和标准化。档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。由于历史原因，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准。仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作网络化管理。

1.3 档案工作人员的素质有待提高

档案工作人员在档案信息资源管理中起着决定性因素；信息技术只是信息资源管理的工具，档案信息资源的完整性、信息资源的供给、信息的安全性与档案的原始凭证性仍需要档案工作人员的参与。实现档案信息网络化管理，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更是奇缺。

2 网络环境下档案管理工作措施分析

2.1 培养高素质的现代档案管理人才

加强教育培训工作，积极探索新的教育培训模式。应结合实际情况开设短、中、长期培训班，举办各种形式的档案信息开发教育讲座、研讨会。同时，教育培训的内容也要紧跟信息时代的需求，在课程开设上，在保证档案专业主干课程的前提下。加强缩微摄影技术、光盘技术、多媒体技术、网络技术和外语知识等教育，培养符合时代要求的高素质档案信息管理人才。

2.2 加强档案部门网上办公先进设备的配置

现阶段档案部门设备比较落后，现代化程度不高。因此，我们要加强宣传，争取领导、社会的支持，加大对档案事业的投入力度。再就是把档案事业推向市场，让档案体现其经济价值，把档案信息作为一种特殊商品经营，不断提高社会效益和经济效益，总之要采取多种方式，来解决档案资金的不足问题，以便档案界配置先进的管理设备。

2.3 制订相应的法律规范

根据网络环境下档案管理的特点，制订相应的法律规范，从而在法律上明确档案馆对于社会档案的所有权、使用权、监督权的关系，在保障档案信息齐全完整的同时，保障档案形成者及公民的合法权益，并合理规范及协调信息的超区域流通等问题。网络环境下档案服务的范围，必须根据国家规定，经过鉴定、划密等工作后，被确定为对社会开放的档案。根据档案工作的特殊性，网站中开放的档案还应区分无条件利用和有条件利用两部分。

2.4 建立网络环境下档案安全的制度屏障

在制度建设上，要健全档案管理制度，确保规范运作。一方面，要详细规定库房管理、档案借阅、保密、鉴定、销毁等各种制度和要求；另一方面，细化档案人员工作职责，包括档案室职责、专职档案员职责、兼职档案员职责等，促使档案管理人员按责行事。在具体操作上，要严格记录，确保制度落实。在档案管理过程中，严格记录程序，将档案的接收、借阅、复制、销毁等过程和结果完整记录在册，详细记录档案库房的管理、档案人员的培训和考核、非档案人员进入库房的审批及进出时间等情况。

参考文献：

［1］李仕宝.电子文件归档与电子档案管理初探［J］.农业科技管理，2009（05）：41～43.

［2］孙淑扬，邱晓威.档案计算机管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，1999.12.

［3］赵霞.浅谈医院基建档案管理［J］.中华现代医院管理杂志，2008（4）：327～330.

［4］胡海连.现代网络环境下档案工作的四个变化［J］.科技档案，2006（4）：35.

［5］梁卫，罗亿.我国档案信息网络化面临的三个难点［J］.湖北档案，2007（5）：18.

（编辑：尤俊丽）

Analysis of File Management in Network Information Age

Han Xiuhong

Abstract: With the continuous development of information age, the application of network technology, database and multimedia technology is a sign of information technology revolution, and the emergence of network technology has changed and brought challenge to the management way of traditional file. The article mainly discusses the inevitability of the file management development under information network environment, analyzes the problems faced by file management under information network environment, and further explores how to realize the file management information under network environment.

Key words: network; information age; file management

信息时代高校人事档案工作探析 篇12

一、传统高校人事档案工作中存在的问题

1. 管理理念滞后, 制约人事档案工作的发展。

普遍存在着高校领导对人事档案管理工作认识不足、重视不够、未列入常规工作日程或重管理、轻利用等现象, 使高校人事档案工作陷入日常不被关注、用时方显其能的窘境。管理理念的滞后, 相应造成了许多高校没有结合学校实际情况而制定相应的人事档案管理制度, 使人事档案管理工作缺少政策依据, 仍延续旧有的管理理念与管理制度, 制约着人事档案工作的正常发展, 致使人事档案工作缺乏创新。

2. 管理模式陈旧, 人事档案管理现状与现实需求存在距离。

目前, 大多数高校人事档案的管理模式仍旧采用传统的管理模式, 但由于用人制度的日趋灵活, 高校在人才流动中出现的“绿色通道”引进人才、留学回国人才、特殊人才流动以及教职工进修等原因导致“档随人走”、“人走档留”、“档案遗失”、“人档分离”等诸多现象, 以及在档案转递过程中出现的擅自弃档、私自伪造、扣押档案等非正常现象, 均给高校在师资管理、人事档案材料的鉴定和归档带来较多不便, 使高校人事档案现状与现实需求产生了一定的距离, 跟不上日趋灵活的用人制度的变革步伐。

3. 管理方法过于传统, 尚未完全实行信息化管理。

随着信息时代的到来, 高校人事档案管理方法手段也逐渐由传统的手工操作逐渐转变为信息化管理, 但对于数量日益增多、内容更加宽泛、信息急剧增加的人事档案而言, 其管理的信息化水平还远远不够, 网络化和资源共享只处于起步阶段。

4. 管理质量不高, 难以提供有效利用。

受传统人事档案管理重政治、轻业务观念的影响, 许多高校的人事档案缺乏个性信息, 有相当部分的人事档案仍是陈旧的信息, 偏重于对人的政治思想表现、组织奖励或处罚情况的记录, 忽略了反映人才类型、管理才能、技术专长、工作实绩等具有个性特征的信息记录和收集, 归档内容缺乏实用性和创新性;人事档案材料的收集、补充缺乏及时性和主动性, 没有形成规范的制度, 或收集和鉴定工作不到位, 导致人事档案信息可信度明显降低。因而, 除原始信息的被动记载外, 无法为高校的人才开发、利用方面提供积极有益的帮助。

二、加强高校人事档案工作的举措

当前, 我国高校人事档案管理正处于一个由传统手工操作向手工与信息化管理并存、相互结合与利用, 传统纸质档案与电子档案并用的过渡阶段, 新老问题共呈, 困境与机遇并现。如何针对目前高校人事档案利用率偏低所引发的一系列问题并采取合理的改革措施, 做好信息时代高校人事档案管理工作, 充分有效地利用人事档案信息资源, 积极主动促进高校教育事业的发展, 是目前高校人事档案管理人员面临的重要课题。对此, 笔者提出如下举措:

1. 转变观念, 增强服务意识。

高校人事档案管理的水平与质量对高校的建设与发展有着至关重要的影响, 其作用不可取代。因此, 高校人事档案管理人员应转变观念, 增强人事档案信息资源的服务意识, 使人事档案管理工作逐渐向信息化、规范化、网络化管理模式转变, 从单一的管理模式向多元化管理模式转变, 从单纯的保管、一般性的借阅转为范围更广、意义更大的综合利用。

2. 完善人事档案管理制度, 构建局域网络化、资源化管理模式。

目前, 各高校多数建立了人事、档案、劳资信息库, 但各自独立, 资源不能相互共享, 重复建设严重, 给各项工作的正常开展带来很多不便。因此, 高校人事档案管理部门在开展工作时, 应加强相关人事信息的沟通共享, 有效地利用局域网, 建立人事档案信息资源的共享管理模式, 使各项工作在相互衔接中既减少差错, 又提高工作效率, 为高校人事档案工作开展做出基础的铺垫。

3. 改进管理方法, 注重人事档案信息资源的开发。

人事档案是高校正确评价和使用人才的依据。传统的人事工作注重强调个人服从组织安排、人才服从事业需要的原则, 但现代人事工作更注重人力资源的潜能开发与培养, 注重为充分施展人才的才能而努力创造条件和搭建平台。因此, 高校人事档案工作必须注重人力资源信息的开发, 积极关注人才信息的热点、细节等, 强化人事档案个性化信息与人才优势资源信息的收集, 减少主观内容, 增强客观事实, 以适应学校发展需要与精炼有效为原则, 扩充人才个性能力的新内容, 最大限度地满足高校对人事档案信息的需求, 充分发挥出高校人事档案管理在师资队伍建设中的积极作用。

4. 提高人事档案信息管理质量, 为高校教职工提供便捷服务。

人事档案工作是一项专业性、技术性较强的信息管理工作。在高校快速发展的今天, 加强高校人事档案信息资源的开发以及改善人事档案材料的质量更显重要。高校人事档案管理部门应针对利用需要, 重视对档案信息资料的收集整理、鉴别与归档, 尤其要加强人事档案开拓性的收集, 使人事档案里的信息更加实用。在规范整理和科学保管的基础上, 积极开发人事档案信息资源, 通过建立局域网, 利用信息化、网络化资源平台, 开展优质便捷的服务, 为学校的教学改革发挥重要作用。

参考文献

[1].陈发益.探析信息化下的高校人事档案工作[J].黑龙江史志, 2009.13

[2].刘艳林.浅谈干部人事档案管理[J].沧桑, 2008.5

[3].陈翠芳.有效开发利用高校档案信息资源[J].档案与建设, 2002.10

[4].王非.干部人事档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志, 2007.10