人事档案信息化管理

人事档案信息化管理（精选12篇）

人事档案信息化管理 篇1

随着我国改革开放的程度不断加深, 各个行业的不断发展, 流动人口也在逐年攀升, 传统的人事档案管理制度已经不能满足现代社会的需要, 人事档案信息化管理成为了人事档案管理区域的发展趋势和结果。人事档案信息化建设是一项艰巨而繁琐的系统性工程, 它涉及到档案管理工作的方方面面, 只有提高和深化档案工作者对于人事档案信息化建设的认识, 才能推进人事档案信息化建设的步伐, 建设出适应时代发展的人事档案信息化管理制度。

一、我国人事档案管理制度的发展现状

我国的人事档案管理制度始于20世纪50年代, 为我国的公共管理工作做出了不可磨灭的贡献。随着我国社会主义的政治体制和市场化经济体制的改革深入, 传统人事档案管理的弊端和不足也逐渐凸显出来, 人事档案管理工作遇到了改革的机遇和挑战。

(一) 档案内容不够精确。

随着我国社会的不断向前发展, 各种人事流动也愈加频繁。人事档案管理工作与我们的个人生活工作是息息相关的, 由于在最初的人事档案建设过程中的大意, 导致了不少人事档案资料不齐全或千篇一律的结果, 人事档案管理工作失去了它反映真实情况的作用, 使人事档案管理工作落后于社会的发展, 面临着无法落实到个人的尴尬局面。

(二) 管理方式的落后。

在我国政治经济的改革过程中, 许多的机构和单位都进行了重组建设, 频繁的人事任免导致了人员流动性较大, 人事档案管理工作也变得繁琐。在不少事业单位或机构的人事档案管理工作方面, 仍然采取的是手工记录方式, 这显然与社会发展是脱节的。我国在经济、文化及其政治方面的发展成就是有目共睹的, 但在公共管理体系中却存在着一些问题和缺陷, 全面的完善我国的人事管理制度, 是我国公民人事档案准确性和安全性的重要保障。

二、建设人事档案信息化管理

建设出一个独立的人事档案信息化管理机构是我国人事档案管理制度的革新目标, 是整合我国的人事档案资源和实现我国公共服务均等化的重要途径。

(一) 完善我国人事档案管理制度。

人事档案管理是一项严肃的工作, 要完善我国的人事档案管理制度要严格要求档案工作者的职业道德, 在人事档案管理工作中要严格遵守《人事档案保管与保密制度》、《人事档案材料鉴别归档制度》、《人事档案材料收集制度》、《人事档案转递制度》、《人事档案查 (借) 阅制度》等五个基本规章制度, 让我国的人事档案管理加快步入科学化、制度化、信息化发展轨道的速度。

(二) 不断提高档案工作者的素质水平。

人事档案管理工作是一个以人为主的工作, 档案工作的质量好坏很大程度取决于档案工作者的工作态度和职业道德水平, 因此提高档案工作者的素质水平在人事档案管理工作中显得尤为重要。只有加强对档案工作者的政治教育, 提高档案工作者的职业素养, 才能使档案工作者在从事枯燥单一的档案工作时保持高度的责任感, 减少档案工作的失误和差错, 积极的去探索科学的工作方法, 使人事档案管理工作迈向科学、实用的信息化时代。

(三) 信息化的管理手段。

信息化的管理手段是当今社会发展的新趋势, 将信息化手段运用到人事档案管理中来, 提高人事档案管理的工作效率, 实现人事档案信息化的管理。目前, 国外的人事档案大都已经使用了计算机系统来实现管理, 国内也在不断发展之中, 要实现人事档案信息化管理, 不仅要使用信息化的手段, 还要注重人事档案管理的法律制度的建设和档案工作者的素质培养。

三、人事档案信息化管理存在的问题

人事档案信息化管理是人事档案管理发展的必然趋势和结果, 但是新事物的发展过程往往是曲折向上的, 在人事档案信息化管理的发展过程中就存在着一些问题和不足。

(一) 人事档案信息化管理工作缺乏组织性。

在我国的人事档案管理工作中, 传统的工作方法在一段时间内无法完全被信息化手段覆盖, 缺乏总体的规划。缺乏总体规划也就意味着每个地区的人事档案管理工作的发展是不同步的, 这种没有组织性的局面为实现人事档案信息化管理设置了路障。

(二) 人事档案信息化管理工作的标准和规范有待完善。

人事档案最基础的工作就是资料的采集, 在有些单位中档案工作人员的业务基础差, 且没有一个统一的标准和规范, 导致了人事档案质量不高、档案的更新不及时等等问题, 这些问题都制约了人事档案信息化管理工作的发展和普及。

(三) 人事档案的保密工作受到挑战。

人事档案信息化主要是借助计算机系统来实现, 但是在网络环境的影响下, 人事档案信息的安全面临着威胁, 其主要因素有两个:一是由于人事档案管理部门的人员安全意识和保密意识不强, 对于档案数据没有严格的审核和管理, 缺乏相关的计算机安全知识, 没有及时对档案数据采取安全保密工作, 是威胁人事档案信息的最大因素。二是由于有些档案部门没有配备专业的计算机管理人员, 没有在计算机系统中设置有效的防护措施, 使得人事档案信息处于危险状态。

(四) 信息化人才匮乏。

人事档案信息化管理工作对档案工作者的工作水平提出了更高要求。在实现信息化的管理过程中, 必须要建设一支拥有信息化知识的档案管理队伍, 不仅要有熟练的档案管理能力, 还有掌握一些必要的自动化、网络化等现代科学技术。目前我国的档案管理系统中, 虽然已经补充了一些掌握信息化技术的人才, 但是档案管理队伍总体还是处于低水平位置的。信息化人才的严重匮乏, 严重的阻碍了人事档案信息化管理工作的发展和普及。

四、完善人事档案信息化管理制度

在人事档案信息化管理工作的发展过程中我们要善于发现问题并解决问题。首先, 要制定人事档案信息化管理工作的具体规划。一是要注重各部门间的密切协作, 做到合理分工、各司其职, 逐步的实现人事档案信息资源的整合与共享。二是要对人事档案信息化管理工作进行统筹兼顾, 使整项工作能够有计划的进行。

其次, 人事档案信息化管理工作要做到有法可依、有规可循, 这是人事档案信息化管理工作健康发展的有力保障。档案管理部门要从经充分调查和研究的结果出发, 借鉴国际上人事档案管理的标准和规范, 建立起符合我国国情的人事档案管理的标准和规范, 为我国的人事档案信息化建设提供有力的保障。

再次, 由于人事档案信息化的管理工作容易受到人为和网络所带来的安全威胁, 所以档案管理部门要严格要求档案管理人员, 对档案信息做到严格审查、严格管理。并在计算机系统中安装有效的防护软件, 避免受到网络病毒和黑客的侵袭, 确保人事档案信息的安全。

最后, 要推进人事档案信息化的步伐, 就必须配备一支既有熟练的人事档案管理能力, 又掌握信息化技术的人才队伍。档案管理人员要深入的学习信息化知识, 重点掌握自己管理区域内的技术知识, 具备良好的理论知识应用能力, 以良好的信息化技术来推动人事档案信息化管理的进程。

五、结语

人事档案管理是一种以社会信息为依托, 服务于社会大众的工作。在信息化技术高度发展的今天, 人事档案管理也要实现向信息化的改革。只有运用现代化的科学技术来发展人事档案管理, 才能早日实现人事档案信息化的管理, 才能为社会主义建设作出更大的贡献。

摘要：科技信息化高速发展的今天, 传统的人事档案管理制度将被人事档案信息化的管理所代替。人事档案信息化的管理是指采用现代先进信息技术来完善当今的人事档案管理工作, 是人事档案管理工作发展的必然趋势和结果。

关键词：档案管理,信息化,完善

参考文献

①顾彩霞.人事档案信息化管理中的症结及解决途径[J].黑龙江档案, 2009.2.

②刘思洋.从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理[J].中国科教创新导刊, 2011.20.

③冯相茹.浅析人事档案信息化管理[J].中国科技纵横, 2011.16.

人事档案信息化管理 篇2

摘 要:人事档案是记录一个人在政府机构、社会团体中从事人事管理活动的主要经历以及政治面貌、德能勤绩、品德作风等个人情况的文件材料，其以个人为 单位进行统一保存，具有依据、凭证及参考的作用。在考察、评价、使用人才方面，人事档案管理工作起到至关重要的作用。它能够促进人才的合理流动、分配和使 用，成为人事部门正确使用人才、合理解决工资等一系列问题的重要依据。随着科学技术的发展，我国人事档案管理逐步实现了数字化与信息化管理。本文基于我国 的人事档案管理进行了解分析，以期望我国的人事档案管理体制更加的科学化、人性化、功能化。

关键词:人事档案管理 计算机技术 信息化管理 网络技术

随着科学技术的高速发展，科技的进步推动网络技术与计算机技术的普及，更是促进了信息化水平的提高，这也为改革人事管理手段，提高工作效率，提供了一个 有利条件。新时期条件下，完善人事档案管理系统，推进人事档案信息化管理已成为国家部门、社会组织、企业提高管理水平的重要保障。

一、现阶段我国人事档案管理存在问题

首先，档案管理的手段与模式比较落后。现阶段以纸质材料为载体的记录手段依然是我国人事管理的主要方式，其与信息化管理相比滞后性尤为突出。其次，档案 内容不完善。我国人事档案管理凸显了许多问题，如个人信息记录不完善、信息记录陈旧、信息记录有冲突等问题。究其原因依然是管理手段与管理模式的落后。最 后，当前的人事档案管理在遇到突发事件将遭受巨大的损失。如遇到火灾、水灾等突发的自然灾害，当下的管理模式中人事档案的损失是不可估量的。由上可知，我 国人事档案管理存在种种问题的根本原因就是档案管理的手段与模式的落后。这就要求我们从促使人事档案管理规范化、合理规划、加强投入、加强人事档案的数据 库建设、加强管理人才的培养四个方面来提高我国人事档案的管理水平。

二、计算机技术在人事档案管理的应用

1.提高管理效率

人事档案是以个人的简历、人事关系变动、素质等诸多个人信息经管理人员收集、保管、统计等一系列工作整理而来。其目的是便于部门领导的审核与检察。这就 要求在信息管理上达到信息共享、方便快捷，而计算机技术与数据库简历信息系统即可满足其要求。可以为管理人员快速、准确、实时的搜寻员工信息，工作效率大 大提高。

2.节约成本

人事信息巨大的数据量及涉及范围广的特性可充分体现工作的复杂性。在传统的人事管理模式下，材料的投入将是 一笔不小的开销。同时，因其工作的复杂性，就必需分配巨大的人力、物力来完成数据管理及保存。这不仅浪费了大量的财力，还造成人员的臃肿。而人事档案管理 信息化实现了信息共享，可无纸化阅档，并且使用专业计算机软件可以快速生成人事管理审批报表，节约成本。同时计算机的存储能力在档案保存方面得以充分的应 用，档案也得到很好的保护，降低了管理成本。

3.多媒体的应用

随着计算机技术的发展，在日益成熟的多媒体技术的背景下，通过多媒 体技术对人事信息进行声、像影视、动画等多方面处理，从而使人事信息更加生动、全面的模式已经得到很多人的认可。而多媒体信息在采集、传输、存储等方面也 因计算机网络技术和数据库技术的发展得到极大的便利。我站为中国论文服务网，本站刊载大量企业管理论文范文格式，人事档案管理职称论文。供广大论文答辩需 要者、评职称需要者参考。

三、如何加强人事档案管理信息化

1.促使人事档案管理规范化

促使人事档案管理规范化就需要 有关部门从两个方面做起：一方面需要相关部门加紧制定、完善人事管理的规章制度，以此来促进人事管理规范化。另一方面人事档案管理的工作人员的队伍建设是 必不可少的，它是人事档案管理规范化的保障。这就需要相关部门加强重视程度，努力为档案管理人员创造良好的学习机会，提高他们在信息化条件下的专业水平与 业务能力。

2.合理规划，加强投入

人事档案的信息化管理自然需要相应的软、硬件设施作为支撑。各单位应该在合理规划的同时，加大 资金投入改善设施，加快人事档案信息化建设。例如设置防火、防盗的监控系统；升级改造计算机人事档案管理系统，提高管理效率。在其它方面上，加大培训管理 人员的投入，定期对管理人员进行全面、系统的培训和考察。制定奖罚机制，对于工作认真、管理有序的工作人员进行奖励，进而提高管理人员的工作积极性。

3.加强人事档案的数据库建设

人事档案信息数据库是是进行人事档案信息化管理的基本保障。只有建立了人事档案信息数据库，人事档案才能实现简单、高效、方便的管理。与此同时，在建立 数据库时应注意几个问题。首先，统一系统软件的主要信息是至关重要的，其可确保信息的及时性、准确性和完整性。其次，确保系统软件的统一，以降低信息转换 的难度，促进数据的共享和沟通。最后，定期的数据库维护与升级是必须的，这样使人事档案信息具有时效性。此外，实现网络资源共享也是数据库建设的一部分。我们在日常的人事档案管理不能总局限于一台计算机上，而是在各级管理部门之间构建局域网或广域网，从而达到在不同部门的管理人员可在计算机共享条件下实现 人事档案的读取与调用。

4.加强管理人才的培养

随着科学技术的发展，信息系统和办公自动化已日趋完善，这也对于人事档案管理人员 的计算机水平有了更高的要求。这就需要相关部门大力培养计算机技术过硬和拥有良好人事档案业务能力的复合型人才。对于具有发展前途的人员应加大业务培训为 其学习相关知识、提高技能、开阔视野创造机会。同时，要加强领导干部对人事档案信息化管理的认识，使其在工作中重视人事档案管理的信息化改革。此外，人事 档案管理工作是一个长期积累学习的过程，它需要工作人员具有较长时间的工作经验。而档案管理人员的频繁调度，将严重的影响人事档案管理的持续性。因此，确 保人事档案管理队伍的稳定是提高管理效率的有力保证。

四、结束语

人事档案是我国人事管理制度重要的一部分。它具有全面性、真实 性、流动性、机密性的特点，决定了人事档案管理是一项技术性、长期性的工作。现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，在参加工作 以后，人事档案发挥着重要的作用，如转正定级、职称评定等相关事宜。因此，在新时期条件下，加强人事档案信息化管理已成为国家机关、团体组织、企业考察业 绩的重要指标。在现代科技的迅猛发展下，充分利用计算机网络技术与数据库管理系统实现信息化管理，以此在构建一个资源共享的信息平台，促进了国家机关、团 体组织、企业服务信息的良性发展。

参考文献：

[1]刘英，杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权.《兰台世界》.2010年2期

学校人事档案的管理信息化 篇3

【关键词】学校；人事档案；信息化

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的学校人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，学校应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来，促进档案的信息化管理。

1.信息技术在人事档案管理中的作用

人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件，是学校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对学校考察和识别干部选拔优秀人才，加强学校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。

2.如何搞好人事档案的管理信息化

2.1提高档案管理的现代化意识

人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把学校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

2.2增强档案信息化管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

2.3完善管理人员的专业素质

尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

2.4强化档案管理的法规建设

档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。

3、注重收集，加强管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。

4、提供服务，开发利用

学校档案信息资源开发与利用，我们坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。做好后勤服务工作。强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。

5、总结

人事档案电子信息化管理 篇4

几乎现在大多数企业中的人事档案都是采用电子信息化管理方式。这种管理方式能够符合当前时代的特征,使得档案管理工作能够科学、规范、有秩序地进行,从而提高整个企业的工作效率。但是目前我国的档案信息化管理还未全面成熟,还有很大的上升空间。因此,人事档案部门要加大对电子信息技术研究的力度,使它能够与档案管理工作更加融洽,相互发展,逐渐改变传统管理方式带来的滞后性。

1 人事档案传统管理方式带来的问题

1.1 档案的收集范围过于狭隘

人事部门的主要工作就是单位内部人员的档案材料,可是现在社会上出现一种现象。他们对单位领导以及高层干部的资料收集非常齐全,但是对于一些地位比较普通的职员资料的处理非常马虎,有些甚至连最基本的一些信息都没有收集全,更不用说一些组织鉴定、考评资料等等。在招聘人员的时候,对档案资料的收集也不严格,除了一些与身份相关的信息外,其余的一些信息几乎没有收集。

1.2 档案资料信息更新较慢

人事档案在人事调动的时候起到一个非常重要的作用。它具有很强的动态性。当事人需要随时对自己的档案资料进行更新补充,保持最新的信息资料。但是在现实生活中,要想实现信息不断更新是相当困难的事情。一般人事档案中的资料包含着毕业情况、入团入党情况等等,这都是一些过去的资料,但对于工作后,它并不能反映出当事人最新的工作状况以及一些奖惩情况。由于资料的收集程度比较困难,通常相关的人事工作者都需要较长一段时间才会对资料进行更新,这更是体现出了信息补充以及更新的时间滞后性。

1.3 档案资料内容可靠性不高

人事档案是以真实情况为基本前提的,如果失去了真实性,那么它也就失去了存在的意义。一份错误的人事档案资料很可能会造成严重的后果,甚至有时会毁了一个人的一生。但是社会上还是有许多人事部门并没有认识到事情的严重性,对档案资料的审查力度相当宽松,有些造假资料也就被蒙混过关,这是对自己更是对他人不负责任的表现。在一定程度上影响了社会的公平性,如:学历的谎报、退休时间的核定、社会福利的发放等等。

2 对人事档案进行信息化管理的必要性的探索

2.1 建立档案电子信息数据库,扩大收集范围

建立一套健全的档案信息数据库,能够很好地扩大信息收集范围。在要求单位人员填写档案资料时,要将一些有用的信息设置为必填项目,尽量保证信息的完整性。不仅要求单位领导及高层要完整填写,对于小职员也要一视同仁,只有这样才能建立起完整的信息数据库,有利于日后的人事档案的管理。除了一些毕业证书、学位证书等证明资料的收集,人事部的工作人员还要对职员的各个方面资料有一定的了解,并归集成档案保存好。

2.2 完善电子信息化系统,提高信息更新速度

随着人口的不断增加,人事档案的管理越来越困难。要想对它进行有条不紊的管理,实行信息化管理是必须要走的途径。在这个信息化时代里,速度就是它最大的特点。人事档案管理工作只有借助计算机网络手段才能跟得上时代的脚步。对于一些大型企业来说,如果还是运用传统的档案管理方式,那么所要浪费的财力物力非常之大,得到的效果也不如预期。因此,只有不断地完善电子信息化系统,定期地对单位内全体成员的档案信息进行统计并更新,保存在数据库中,这样才能实现对信息的及时更新。

2.3 加强审查力度,提高资料的准确性

将电子信息技术融入档案管理中,可以提高工作的准确性以及高效性。与传统方式相比,它可以利用现代电子技术的先进性对所填资料的内容进行一个快速的审查,运用互联网上的信息数据库对一些有疑虑、不确定的信息进行多次的考察、审核,从而得出最准确的信息资料。并且它工作的科学规范原则在审查力度上,也显得更加严格,在不同程度上体现了公平性,使得档案资料变得更加可靠。所以,人事档案管理走向信息化管理是一个时代发展的趋势,能够推动它的长远发展。

3 结语

由于我国人口众多的特点,人事档案管理工作就显得愈发重要。目前,它还正处于从传统向现代过渡的一个初级阶段,需要一些时间进行改革。因此,为了推进走向信息化管理,人事部的相关工作人员需要对电子信息技术有进一步的了解,将其更好地运用到档案管理工作中去,从而使它能够与时俱进。

摘要：人事档案对于每个人来说就像是身份证一样,能够证明他们的身份。它也是人力资源对人才进行分配的主要依据。我国人口众多,人事档案的管理工作相比于其他国家更是复杂。近年来,随着电子信息技术的逐渐发展,相关工作者为了简化工作量,尝试着将电子技术带入人事档案管理工作中。这项大胆的尝试取得了显著的效果,与传统档案管理方式相比,有很大的进步,当然还需要进一步地进行分析和探索。

关键词：人事档案,电子化,信息化,管理

参考文献

[1]张跃民.企业人事档案电子信息化管理[J].中国商贸,2015(2):21-22.

[2]顿怡梦.浅析人事档案电子信息化管理[J/OL].城市建设理论研究:电子版,2015(21).

人事档案信息化管理 篇5

一、引言

人事档案记录了员工的个人经历、学历和思想品德的情况，是员工奖励、惩罚的有力证据，真实反映了员工的社会活动和工作情况。人事档案是企业用人单位评价员工的重要标准，对员工的未来发展状况起着重要的作用。而信息化建设应用于地质部门的人事档案管理是人事管理的一个新课题，因为电子化的信息管理不仅大大减轻了劳动力，为企业节省了大量资金，而且促进了工作效率。地质部门的人事档案资料涉及到企业的精神面貌，与各个不同的专业信息系统都密切相关，因此，怎样抓住信息化建设给地质部门带来的机遇，充分利用好信息化的人事档案管理是地质部门人事管理工作者要研究的重要课题。

二、信息化建设在地质部门人事档案管理中的优势

1.电子化档案的保存，减轻纸质档案保管的压力

人事档案的纸质资料成千上万，需要腾出大量的空间进行保存且不易保存，受天气的影响较大，容易因室内温度或者湿度不适而引起纸质人事档案资料褪色、变质；放在仓库里的纸质人事档案资料容易瘦老鼠、虫子等有害生物的侵袭而损失掉一部分重要资料。而电子版的人事档案管理是通过计算机输入保存的，不受天气和有害生物的侵袭，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事档案资料的原始资料，而且电子化档案大大节省了保存的实地空间，为企业节省成本和空间，减轻了纸质资料保存的压力。

2.减轻档案管理人员的压力，提高工作效率

人事档案管理实现信息化有利于有关工作人员能够随时对变动的人事资料进行及时的更改，快捷的文档输入有利于工作人员对人事变动及时实行动态管理，减轻了工作人员的工作压力，节省了人力和时间。人事档案的信息化能够对表现好的地质工作人员及时的记录，也能记录工作欠佳的工作人员的某些过失，档案管理员经过简单的输入并保存后，再把资料规范化、流程化，在这一过程中将人事档案分类、排序、组卷、装订等，改变了从前以手工操作为主的繁琐工作，使人事档案管理工作变得人性化、现代化，提高了地质部门档案管理人员的工作效率，节省了人力资源和宝贵的时间。

3.方便查询人事档案信息

在地质部门领导作出人事调整的决定之前时，他们往往需要查询有关人事档案资料以便筛出合适的人选，而信息化的人事档案管理则可以帮助领导快速查询有关信息。信息化的人事档案管理是通过高级的计算机技术来进行管理的，它具有快速检索、高级检索等多种综合查询方式，既可以快速地得知纸质档案的存放情况，又能及时获取人员的简历、出勤情况、奖惩情况等基本信息。地质部门的人事档案管理摆脱了传统的查询方式，方便了地质部门领导查询有关人员的信息，为他们做出正确的决策提供一个可靠的参考条件。

三、人事档案信息化的实施方法

1.收集整理好人事档案原始资料

只有做好人事管理的基础工作才有可能有效实现人事档案信息化。人事档案管理人员要从基础做起，收集好地质工作人员的基础资料，定期对他们的最新情况进行跟踪记录，再对收集好的资料进行归类、整理，确保人事档案管理的第一步具有真实性。这是以后评价地质工作人员的一个重要依据，档案管理人员必须认真对待第一步工作，绝不能出现作假的情况。

2.配备计算机等硬件设施

要实现人事档案的信息化管理，有完善的硬件设备是必不可少的。地质部门的人事管理要配备好计算机、打印机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机等来对地质部门的工作人员的人事档案进行电子化管理，使纸质资料转换为电子化档案管理资料以便保存。

3.建立电子人事档案

通过纸质的分类扫描之后对数据进行入库建档管理可以实现建立电子人事档案。存档人员和派遣人员持电子档案后，有了唯一的与其档案材料对应的代码，即电子档案的代码只有需要查询人员档案信息的有关用人单位才可以进行信息查询。因此，电子人事档案为用人单位和人才提供了便捷、诚信和权威的服务，使“死档案”、“黑档案”变成了“活档案”。例如，有些人对档案的重要性认识不清晰，他们认为既然被地质单位聘用了，那么人事档案便无用处了，于是他们把自己的档案放到单位后不闻不问，使档案成为了“黑档案”，但是地质部门对工作人员的学历要求很高，并要求他们有一定的道德，电子人事档案就为地质部门对工作人员的了解提供了一个很好的机会，电子档案的建立和使用有利于提高他们对人事档案的认识，有助于档案的查询，有利于盘活档案资源。

4.利用专业管理软件建立数据库和电子档案

要有效实现人事档案信息化，离不开通过专业管理软件以建立人事档案数据库，对变更的人事动态进行及时的更新，使人事档案信息的查询和统计分析实行日常的`电子化管理。第一，地质部门的企业要在市场上选择较为成熟的数据库管理软件，当然有能力的企业还可考虑研发该类软件，这种软件应当具备以下功能：电子档案管理，包括建档管理、归档管理、档案综合检索、有关档案的借入及借出登记、档案转出处理等；人事信息的管理，包括信息输入、修改、查询、能自动对数据库的信息生成相应的花名册等基本功能；第二，要依据数据库的特点设计动态信息收集的流程、规范收集的内容，保证数据的准确性和及时性，只有通过设计具有以上特点的数据库才能满足地质部门档案管理人员对电子档案的有效管理，减少他们对档案管理的时间，提高他们工作的效率，对地质部门的工作人员起到监督的作用；最后，人事档案管理人员还要对信息数据库进行系统备份和数据备份以确保系统的规范运行，这样做也可以避免一些重要的人事档案资料丢失，做到人事档案管理所具备的谨慎性。另外，要注意人事档案与其他资料实行物理访问和存储的隔离，以保证人事档案的资料的真实性受到其他资料的干扰造成不必要的麻烦和不可估量的后果。

5.建立人事信息网络化平台

可以通过建立人事信息网络平台对有关人事信息进行必要的共享。例如，有些领导要及时了解某位员工的表现情况，而该领导有无法马上直达地质人事部，这是档案管理人员就可以通过网络共享来为有需要的领导提供第一手资料以便领导对员工进行基本的了解，这样可以减少很多流程，节省很多时间，提高了信息的时效性。需要注意的是，人事档案管理人员要根据信息的内容和相关要求，对各种资料进行加密级别的设定，对不同的用户授予不同的权限。

四、结束语

综上所述，地质部人事管理信息化是不可阻挡的潮流，也是当前地质部门发展的需要，地质部门要认识到人事信息化的重要性，并利用好现代科技和信息化的各种优势完善地质部门的人事档案信息，促进对信息化人事档案资源的开发和利用。档案管理人员要遵循相关的规定，加强对人事档案信息的管理，为地质部门在人才利用、高职聘用等方面提供第一手准确、真实的资料，为地质部门的发展和进步作出巨大的贡献。

人事档案管理的信息化建设探析 篇6

关键词:人事档案 信息化建设 档案管理

中图分类号:G202文献标识码:A文章编号:1674-098X(2012)04(a)-0201-01

21世纪,人类社会进入了一个全新的信息化时代。随着信息技术日益渗透到社会的各行各业,人事档案管理工作的发展只能顺应时代的要求,朝着信息化方向发展,这就使得人事档案管理信息化成为现代人事档案管理的重要组成部分。人事档案管理信息化的核心内容就是充分利用现代计算机技术,把传统的纸质档案实体转变为电子化、数字化和网络化的载体,实现档案资源的共享,提高档案管理与利用的效率。

1 人事档案管理信息化建设的意义

党的十六大报告中明确指出:“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”、“大力推进信息化,加快建设信息化”。信息化是当今社会发展的一大趋势,是现代管理的重要特征。在信息化管理的背景下,人事档案管理信息化是时代发展的必然趋势,也是当前人事档案管理改革的方向。

1.1 符合信息化时代要求,是现代化管理的体现

2002年11月国家档案局印发的《全国档案信息化建设实施纲要》适应国家改革和发展的需要,并在纲要中明确指出了当前全国档案信息化建设的目标和主要任务。由此可见,加快实现人事档案管理的信息化建设,适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,对于改善人事档案管理工作,提高人事部门的工作效率,使人事档案在社会的发展中得到充分有效地利用具有重要的现实意义。

1.2 能够实现人事档案信息资源共享,更好的服务于社会和人民

在信息化进程飞速发展的今天,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源之一。档案管理的信息化建设就是把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务,更好的服务于社会工作。

2 人事档案管理信息化建设存在的关键问题

2.1 管理观念滞后,管理部门权责不明

目前人事档案的管理模式还主要是传统的内向、封闭式管理,即人事档案主要由人员所在单位内部的组织、人事部门进行封闭式管理,个人对自身的档案并无知情权,这就给人事档案蒙上了一层神秘的面纱,使得人事档案变得神圣化、权威化。在现代化的今天,随着人员流通变动频繁,人员的职称、考核及学历等材料的时时变化,使得人事档案的动态性增强,要对人事档案时时更新形成,在人事档案的形成过程中,各形成部门由于权责不明晰往往会出现相互推诿、扯皮,对人事档案材料的收集不够重视,使得档案材料的来源受制,人事档案管理工作处于被动,不能更全面的为社会服务。

2.2 信息化标准规范不统一,信息化系统不完善

标准规范化是人事档案管理的信息化建设的基础,要实现档案的信息化建设就必须建立规范机制。在现有的人事档案管理工作中,很多单位都从自身利益出发,分别采用不同的管理模式,没有统一的标准去遵循,各搞一套,自称体系,造成档案信息化的网络无法畅通,信息化资源共享也不可能实现。还有很多单位采用不同的人事档案信息化管理系统,这些系统往往只能符合它们本单位的需求,在人才流通迅速的今天,无法满足档案信息的社会化的需求。

2.3 档案管理信息化人才队伍水平整体不高

人事档案的信息化建设要求管理人员在精通传统档案管理经验的基础上,还必须掌握计算机、网络等现代管理技术。目前很多人事档案管理人员的管理工作还仅仅局限于纸质档案的建立和保管层面上,虽然单位都给管理人员配备了计算机,但是也仅局限于人事档案的基本信息的录入、打印档案目录等,无法进行人事档案信息的查询和检索,人事档案的数字化基本没有实现。档案管理信息化人才队伍的现代管理水平不高,也是阻碍档案管理信息化建设实现的一大障碍。

3 人事档案管理信息化建设的新思路与对策

3.1 建设现代化的基础设施,完善人事档案信息数据库

在人事档案管理的信息化建设进程中,要不断建设现代化的基础设施,提高各级各类档案部门、档案室的计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。建设过程中充分运用计算机技术、网络技术等,加快档案目录数据库的建设,积极推挤档案全文数据库和多媒体数据库建设,完善档案信息资源建设和数字化进程。同时建设现代化的档案管理应用系统,尽快在全国推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件,为档案信息交换以及档案信息资源共享创造条件。

3.2 健全各种相应的规章制度,加大安全保密力度

在信息化建设进程中,还要注重健全各种相应的规章制度,提出比较成熟的行政立法建议,推动相关配套行政规章的制订和完善,形成有效的档案信息化建设激励约束机制,推进档案信息化法制建设。重点是集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准,采取切实措施进行宣传与贯彻,完善档案信息化标准体系。

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作,人事档案材料需要专人管理、单独存放,针对对目前人事档案管理工作者普遍缺乏计算机信息安全保密方面的基本知識,所以还应注重档案信息安全保障体系的建设,逐步完善档案信息安全管理体制。在信息化进程中,各级档案部门要加强对档案管理系统的管理,实现专人专管专用,确保档案数据库的安全,加强对电子文档的监督和指导,保证归档电子文件的真实有效完整。还要注重对档案管理人员的安全培训工作,对专职档案管理人员定期进行安全培训,提高信息安全意识,防止泄密、失密等情况的发生。

3.3 培养高素质的复合型专业队伍

档案管理的信息化建设对每一位档案管理工作者都提出了更高的业务水平要求,要求管理人员在不断加强专业知识学习,拓宽自己的知识面的同时,还要加强对计算机知识及人事档案管理系统软件的学习,提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能,努力成为既熟悉档案管理业务又懂得计算机管理技术的高素质复合型人才。同时还要不断加强档案管理人员的政治思想和职业道德教育,使得他们具有较高的政治思想和责任心。

人事档案管理的信息化建设可以实现信息化的人事信息管理模式,对实现人事人才信息的社会化服务具有非常重要的现实意义。同时,它也是一项长期而艰巨的战略任务,任重而道远,档案管理人员要认清形势,积极创造条件,尽快实现人事档案管理的信息化,完成档案管理的根本变革。

参考文献

[1] 左群.对人事档案信息化建设的探讨[J].现代农业科技,2007(12).

[2] 李玮,温婉稀.论人事档案管理信息化和社会化[J].科技资讯,2011(18).

[3] 崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程,2011(24).

高校人事档案信息化管理研究 篇7

收录日期:2013年2月27日

高校人事档案管理工作信息化是高校档案工作信息化建设的重要组成部分。重视和推进高校人事档案信息化建设, 是为高校的改革与发展提供及时、准确、高效的信息依据, 为积极推动高校各项事业的顺利开展提供有效保证, 充分发挥高校管理、科研、人力资源等各方面的优势, 应用计算机等现代办公手段对人事档案实施信息化网络化管理, 提高人事档案管理工作的效率, 充分发挥人才信息资源的使用价值, 是人事档案工作发展的必然要求, 科学有效地做好人事档案信息化管理, 对学校改革和人事管理都将起到积极的促进作用。

一、高校人事档案信息化过程中的问题

1、缺乏人事档案管理信息化建设意识。

实现高校人事档案信息化管理, 是一项繁重的工作任务, 这些工作的顺利进行, 必须得到高校领导班子和相关部门高度重视及大力支持, 切实把人事档案管理工作列入重要议事日程。从目前高校人事档案信息化建设的发展状况来看, 由于高校对人事档案信息化建设工作不够重视, 财力及人力投入不足等各方面问题, 会限制人事档案信息化发展的速度, 使之与高等教育的现代化发展无法适应, 使人事档案在高校管理与改革中无法发挥其积极作用。

2、缺乏完善的法规体系和业务规范指导体系。

人事档案记载的信息非常丰富, 时间跨度也大, 由于主观和客观方面的原因, 有些人事档案中的信息常常会或多或少有点差错, 数据前后不一, 甚至有时一种信息有几种不同的记录, 如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利的解决, 使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接, 并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题, 这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系, 使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导, 从而形成一个统一、规范、科学、缜密的人事档案信息资料数据库。

3、缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍。

人才是高校档案信息化建设的重中之重。目前高校的人事档案管理人员大多年龄偏大, 信息技术能力和水平较差, 不适应人事档案信息化建设的需要。

二、高校人事档案信息化管理对策建议

1、充分认识人事档案信息化建设的重要性。

随着高等学校人事制度改革的不断深入, 要充分认识人事档案信息化建设的重要性, 要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程, 不断加大财力及人力投入, 加强基础设施建设, 提供必要的物质基础。要积极采取措施, 加大基础设施建设力度, 把人事档案信息化建设作为高校人事工作中的一个重要组成部分来进行建设。

2、建立完善的规章制度和业务规范指导体系。

人事档案信息化建设是新时期对高校人事档案管理工作提出的新要求、新任务, 所以无法照搬传统手工管理阶段的制度, 必须结合各校信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况制定相应的工作流程和规章制度, 使档案管理工作有章可循, 促进人事档案管理工作向制度化、规范化发展。特别是人事档案, 其内容直接涉及个人的基本情况和隐私, 所以更要制定出相对完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展。

3、提高档案信息利用率, 实现信息资源共享。

高校人事档案信息化管理, 使人事档案管理与计算机和现代信息技术有机结合, 将人事档案管理的重心从纸质档案实体管理逐步转移到档案信息资源建设、利用和管理上来, 从被动管理转变为主动管理。其基本目标就是利用电子计算机和信息网络技术, 对教职工档案信息进行存贮、加工、检索、传输, 为干部人事工作提供及时高效的服务。这个目标要求我们充分利用信息化的机遇, 迅速搭建信息化的平台, 使高校的人才资源得到更科学的利用和开发, 进一步提高档案信息利用率, 实现信息资源共享。

4、提升档案管理人员业务素质。

在人事档案信息化建设过程中, 需要档案工作者具有丰富的档案管理专业知识能力, 更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。从事档案信息化管理的工作人员, 必须具有较好的档案管理理论素养及档案管理实践经验, 同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。要在意识上与时俱进, 不断更新服务观念, 善于运用现代化管理设备创新服务方式, 提高服务效率, 适应新的服务需求。还要不断学习新知识、新技术、新理念, 以便在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。

人事档案管理信息化是未来的发展趋势。加强信息化人事档案管理, 提高其质量和效率, 是一项复杂的系统工程, 学校只有不断创新、加强管理才能更好地发挥其作用。人事档案信息化是一个长期渐进的过程, 有待在实践中不断发展和完善。要因校制宜, 用信息建设思想总揽全局, 实现人事档案管理历史性跨越, 从而保证人事档案信息化建设与高校信息化同步发展, 为高校的教学科研服务。

参考文献

[1]戎晔.高校人事档案信息化建设初探[J].科教文汇, 2010.30.

人事档案信息化管理 篇8

一、传统人事档案管理存在的问题

1、对档案的重视度差

没有充分认识到人事档案的重要性, 人事档案管理意识淡漠, 所以档案的管理工作出现了懒散的局面;或者是由于人事档案管理意识的单薄, 而缺少档案管理硬件设备, 从而使档案管理的工作没有做好。

2、管理素质太低或者管理人员配备

人事档案管理的管理员素太低, 再加上人事档案的管理是一项复杂、琐碎的工作, 具有极强的连续性, 素质低的话, 就有可能不能充分认识到人事档案的重要程度, 没有进行准确的分类管理, 这就影响了分类的统一性原则, 也不便于以后的档案查阅。档案管理人员配备不足或者是不得力的话, 同样也有可能造成档案的管理工作混乱, 致使人事档案的正常管理工作不能正常运行。

3、实体管理占用一定的范围空间

传统档案的实体管理, 就是将每个人的个人人事档案, 以纸质文档进行的材料存储, 随着时间的推移与人事的调动等, 人事档案也会随着增加, 占用的空间也随之增加。

4、管理、查找不便

虽然实体档案在管理的时候也要进行分类, 但是在管理上越多的档案就越难管理, 越多的档案在查阅的时候, 消耗的时间也就越长, 传统实体档案管理不便于档案的管理与查阅。

5、可信度不高

人事档案失真现象也是比较严重的, 有私心的某些人想要对自己的人事档案进行造假, 这样就使人事档案严重失真。

二、人事档案管理向信息化管理的改革

(一) 向信息化管理改革的必然性

笔者在前部分分析了传统人事档案管理存在的问题, 鉴于以上原因, 人事档案管理的改革是必然的, 重点是向哪个方向的改革。

档案的信息化管理, 是改变传统的档案管理模式, 将信息化管理应用到档案管理当中去, 使档案的管理可以更加科学化, 更加系统化。档案的信息化管理可以提高档案的管理效率, 降低档案的管理成本, 同时便于档案的查阅, 减少人力、物力的消耗。档案的信化管理, 就是运用信息技术, 将档案管理的所有流程以及相关的工作进行有效管理与控制, 也是使单位或者企业实现网络化、信息化的一个步骤。

(二) 信息化管理中可能出现的问题

1、信息化意识不够强

当组织或者机构的管理者的信息化意识不强, 对档案的信息化管理工作不够重视, 就不会认识到档案信息化管理的重要性, 及时实行了向信息化管理的改革, 也不会顺利的进行, 更不会对人事档案管理有任何作用。

2、信息安全系统不够健全

每个人的人事档案都具有保密性, 信息的安全问题就显得尤为重要。如果, 信息安全出现问题, 就使人事档案的安全性失去了保障。

3、出现资源建设与人才建设不协调

如果在组织单位没有系统的关于资源建设与人才建设的规划, 更谈不上对二者的投入。没有人力资源做保证, 就没有长远发展的生命力。

(三) 改革的具体措施

1、加强对人事档案管理的认识

提高从领导级别到下属员工所有人对人事档案管理的认识, 以利于档案管理工作的顺利进行, 并且要提高从事档案管理的工作人员的素质与能力水平, 增加档案管理人员的服务意识, 要勤劳肯干、有奉献精神。

2、对信息网络管理的建立

信息化管理, 就是要将计算机与网络技术应用到人事档案的管理工作中, 计算机技术的应用标志着人事档案向信息化管理的改革, 也是改革的必要条件, 这就要求管理模式的先进性, 要建立规范有效、科学的档案信息管理体系, 将先进的计算机技术应用到档案的信息化管理之中, 提高人事档案的管理水平与管理效率。

3、建立完善的档案管理制度

一个完善的管理制度是工作顺利进行的保证, 人事档案管理工作也是如此。在以前传统档案管理制度的基础上, 综合考虑多方面因素, 不断完善档案的管理制度, 使档案管理工作顺利进行有一个良好的保障。

三、结束语

人事档案是对一个人从事人事活动的一种记录, 虽然我国的人事档案管理制度还不够完善, 需要改革与创新, 但是相信在所有相关从业人员的共同努力之下, 一定会有一个很好的发展前景, 而信息化管理方向的改革是一种很好的选择。

参考文献

[1]安胜男:《浅谈人事档案管理存在的问题及改进对策》, 《黑龙江档案》, 2010 (03) 。

[3]刘琴:《人事档案管理研究述评及趋势展望》, 《档案学研究》, 2011 (05) 。

[3]刘英、杜清玲:《加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权》, 《兰台世界》, 2010 (02) 。

[4]王艳、黄晓艳:《现代人事档案管理问题浅析》, 《中国科技信息》, 2010 (04) 。

[5]余虎:《人事档案管理现状和改革的思考》, 《中小企业管理与科技 (上旬刊) 》, 2010 (02) 。

高职院校人事档案管理信息化 篇9

1 高职院校人事档案信息化管理的重要性

1.1 人事档案管理信息化是档案管理发展的方向

当今社会,以计算机为基础的信息技术在社会各个领域高速发展,为时代带来了一场深刻变革,电脑网络正以惊人的速度深入到社会的各个角落,信息技术和相关设施的大量普及使得信息化进程成为当今社会发展各个领域的主流。而档案原生具有可信息化的基础,人事档案实现信息化是时代发展的需要。人事档案信息化是指用科技手段和信息技术对人事档案材料资源实施基于现代电子信息环境下的管理和利用。人事档案管理的信息化改造是细致复杂而系统的工程,也是改造优化现有档案系统、资料转化和整理的过程。2002 年国家档案局中央档案馆印发的《全国档案信息化建设实施纲要》里面提出我国档案管理工作的任务中,重要的一项就是信息化建设。因此人事档案管理实现信息化是当前高职院校管理工作的重要任务,是当今社会信息化潮流的必然趋势。

1.2 高职院校人事制度改革和发展要求档案管理信息化

随着院校规模不断扩大,人员越来越多,人事制度管理也越来越复杂,高职院校人事制度改革是院校发展的必然要求,是在新的环境中生存和发展并更好地满足人事制度优化改良的重要策略。档案管理信息化是高职院校人事制度改革的重要项目之一,随着高职院校管理制度改革的推进和当前社会环境信息化潮流的要求,传统模式人事档案管理越来越无法适应现实要求,材料信息数量越来越多,种类越来越复杂,档案提取和操作日益频繁,传统模式对人事档案的管理已无法满足现实环境提出的相应要求,因此,要以信息化技术对人事档案管理进行改造和建设,把档案管理信息化融入到人事制度改革中去才能适应当前的客观现实对人事档案管理工作的需要。

1.3 实现人事档案自身价值需要高职院校人事档案管理信息化

高职院校人事档案管理工作的根本价值在于档案能否具备一个高效准确合理的利用基础,人事档案记录了大量的人事信息,是单位人事调整、个人办理相关手续的重要依据,信息服务的准确性和高效性是人事档案管理工作的两项基本原则。另外人事档案也是人才开发工作重要的人事材料基础,人事档案作为人才信息的资料库记录了大量人才相关的重要信息资源,可为开发和利用人才资源提供信息上的支持与保障。人事档案管理工作从针对客体上分为实体和信息化两部分,实体档案针对客体是档案的原始凭证、纸质文件,这种形式所特有的唯一性、真实性和法律凭证作用是其他形式所不可替代的,不过实体档案管理工作操作复杂,利用手续繁琐,检索麻烦、管理效率十分有限。人事档案信息化管理相对实体档案具有高效便利的特点,可极大提高档案工作管理的效率,简化档案利用的复杂程序,充分发挥人事档案的功能,更大实现档案价值。

2 高职院校人事档案管理实施信息化的措施

2.1 加强对人事档案工作的重要性认识

人事档案管理虽然具有很强的重要性和不可替代性,但档案管理是一项系统和长期的工作,对档案管理工作的重视或忽略都难以在短期内显现出其效果或危害。因此,提高对档案管理的工作重视,加大关注档案管理的重要性,必要性认识,提高教育单位内部有关人员的档案意识,提高上级领导和教育单位各部门对人事档案工作的支持和配合十分关键。要实现人事档案管理工作的准确性、高效性、信息化,硬件建设是必不可少的前提,而人事档案管理工作的重要性获得领导重视是关键。要进行相关制度的改革,设备的购置,人员的调整,无一不需要上级部门逐一进行审批,学院领导对人事档案工作的认识如果不够会造成档案建设上重大困难,因此要把档案管理重要性作为学院整体工作重要性的必要组成部分,在人事档案制度和信息化改进的相关要求上予以必要支持;组织人事部门的领导更要对档案重要性给予必要重视,要将人事档案工作纳入本部门重要议事日程,把档案工作的规划布置,研究考核与本部门其他工作同期开展,定期研究检查、布署、指导人事档案工作。

2.2 建立制度基础,规范档案管理

为增强高职院校人事档案工作管理质量,提高档案工作效率,规范档案工作流程,科学化的档案管理非常重要。要本着合理性和科学性原则建立一套完整的档案管理规章制度。规章制度是管理工作正常进行的依据,是档案管理具体实施的标准,合理科学的一整套人事档案管理规章制度是实现管理规范化、科学化的重要保障。提供资料的相关部门要对档案管理目标实施全面细致地考察,从不同角度、多个侧面真实准确地考察所有档案人员的相关材料,重视对当事人工作能力,性格特点、业务水平的记录,保障形成材料的真实性、准确性、客观性和全面性。

2.3 建立完备的高职院校人事档案数据库系统

当今快节奏高速发展的时代环境要求人事档案管理工作也要具备与之适应的工作效率,迅速有效地实现信息交流和档案数据更新。为跟上时代步伐,高职院校人事档案管理的工作重点应由实体管理向信息化管理转变;而信息化管理很多方面依赖于计算机技术和信息技术在档案管理上的应用,因此建立人事档案数据库系统是这一切的基础。数据库系统的建立可实施人事档案信息汇总和动态管理,方便快捷地更新人事档案数据,使人事档案查阅,比对,传输上更为迅速准确。人事档案数据库要建立在中组部《信息结构体系》的基础上,循序渐进,分层次、分步骤、分阶段、有序地进行。数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容,采集工作一定要以组织人事部门审核的年龄、工龄、党龄和学历学位为依据,保证人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。

2.4 实施人事档案网络化管理

高职院校人事档案数据库的建立和档案管理的信息化转换,使档案信息的利用效率大大提高。为实现信息资源共享,加强档案信息的交流与传递,在局域网内实现高职院校人事档案的管理和人事数据交流必不可少。实现人事档案管理的网络化信息化交流和共享体系,保障信息安全是前提,在网络信息管理中要重点做好管理权和使用权的问题,要进行密码和多重验证来核对管理者身份。要以多种方法对数据库采取安全防护和安全性监督。防止非法人员利用网络盗取和损坏档案信息;同时保密性也是人事档案数据管理的重要原则。针对人事部门内部要合理设置操作者和管理用户的系统权限,避免不必要的授权和重复授权,对于管理权限的分配要做到责任和权限对等,避免出现越权管理和权限失效现象。人事档案数据可通过网络实现数据共享,避免了人事档案操作程序上的反复录入,提高档案管理工作效率。网络化的档案服务还可实现全天候24 小时在线,随时需要都可实时查询档案数据,方便各种工作情况的要求。人事档案管理的网络化还可在需要人事信息资料汇总和统计分析时实现快速高效的实时统计,这对决策和组织人事工作而言是极为有利的信息支持。实现高职院校人事档案网络化管理需要运用相应的电子设备和信息技术,遵循《干部人事档案原件管理系统》的相关原则,把相应人事数据严格对照档案原件逐步输入电脑,建立人事档案电子数据库。人事档案实现网络化以后档案的管理汇总、统计利用、查阅、变更都能够实现无纸化操作,大大提高了档案工作的效率和管理的科学性和先进性。

3 结语

为迎接信息时代的到来,高职院校人事档案管理要积极引入信息化、网络化、电子办公的先进理念,运用科技手段改进档案管理制度。加快高职院校人事档案改革的推进,努力挖掘人事档案信息资源,实现人事档案资源的合理化利用。使人事档案成为高职院校管理制度改进、人力资源开发以及提升综合实力的有力支持。

摘要：高职院校管理工作中,人事档案管理工作相对其他一切管理工作而言,是重要的基础工作。当前形势下,信息化是高职院校发展中必须要面对的问题。当今社会是一个信息化的社会,几乎在所有领域,信息化已成为现代及今后发展的潮流,为顺应时代要求,人事档案工作进行信息化管理势在必行。建立网络化管理体系和人事档案数据库系统,培养专业的高素质信息化档案管理人才队伍是进行人事档案管理信息化的关键所在。

浅谈人事档案的信息化管理 篇10

人事档案是全方位的考察一个人各方面的重要依据,亦是管理人才的凭据,是一个人从生命的开始到结束都有记载的信息来源,它关系到每个人的切身利益。人事档案管理工作的顺利进行有赖于人事档案信息化管理的合理规划,甚至影响到每个人的升迁发展、享有社会福利权利等各环节。对人事档案进行信息化管理,希望通过建立人事信息数据库形成个人电子档案、引入人事档案管理软件,加快信息化管理进程、通过网络和计算机辅助进行管理等手段,以及人事档案工作者的不断探索和实践,进一步改进人事档案管理工作,增强人事档案管理的科学性,使之更好的服务于社会。

二、相关概念界定

(一)人事档案

人事档案是指有关组织在人事管理过程中形成的,记述和反映个人经历、德能才绩等情况,以个人作为单位进行集中保存、以备查考的各种历史记录的集合。

(二)人事档案信息化管理

人事档案信息化管理主要是结合网络信息化技术和档案管理软件,对人事资料信息进行管理的过程,是源于高科技软件以及高速度和大容量硬件基础之上的一种新型的人力资源信息管理模式。在信息时代,计算机网络技术的应用为事业单位档案信息化管理提供了保障,我们应积极将信息技术与档案管理工作紧密结合起来,促进档案信息化工作快速发展。

(三)人事档案信息化管理的内容

基础设施建设是信息化建设的首要任务。保证计算机硬件和软件系统的合理配置,建立人事档案信息网络,充分利用计算机、扫描仪等现代设备,将人事档案资料整理后输入计算机。其次,信息资源建设是信息化建设的核心。人事档案信息数字化要规范电子档案的管理,加强对电子档案的积累、鉴定、著录、归档程序的操作,确保有价值的人事信息电子文件真实、完整有效。

三、我国人事档案信息化管理中存在的问题

(一)管理制度不完善

人事档案管理不严格,标准不规范,缺乏起码的档案管理制度,如交接手续不严密,重视程度不够等,这样就造成了档案管理工作的责任不明确和管理的混乱等。

(二)效率低

基于各种旧观念的束缚,以往传统的人事档案管理还停留在纸质的档案素材上,依靠手工操作,在档案建立检索时,严重阻碍了操作效率,既费时又费力。同时,在资源利用时,还需通过人工操作调阅,致使工作变得较繁琐,并且查准率相对较低。

(三)未合理达到资源共享

一般来说,大部分人事档案管理部门还是沿用的手工检索查阅,再加上目前档案管理人员的计算机与互联网知识处在薄弱环节,相对的信息化程度较低,只停留在一些较简单的操作上,而面对信息化的繁杂技术就显得有些力不从心了,研究与开发就更不值得一提了,虽然有的管理部门拥有一些较先进的管理设备,但也也只是为了应付达标检查或升级考核而已,没有实地的用处,形同虚设。当前,以业务划分的形式是人事部门相关的管理职能的依托,并且各自具备相应的权限,各司其职、互不干涉的现象较为突显,致使内部人事信息分散,阻碍了资源共享的进展。同时,人事档案信息管理未设有明确的标准加以规制,导致了各科室数据通用性能只低不高,加剧了重复劳动的现象。如,在干部晋升或发展党员时,需要政审,相关业务部门只能通过调档形式,开具介绍信,委派至少两名人员到当事人所在单位档案室进行档案资料审查,这样做既耗时耗力,而且资源也不能达到共享。

(四)人事档案管理的安全受到威胁

现代社会档案的高效可持续发展有赖于人事档案的信息化管理,亦是整个社会档案信息化管理的重中之重。改革开放以来,虽然人事档案的信息化管理已取得了长足的进步,并运用计算机在单位内部建立办公局域网、人事信息网等网络体系,为人事档案材料的录入、分类、整理以及保管等注入了一剂强心针,从某种程度上加快了查准率以及效率的提升,但是,计算机在网络运行中的安全问题确日益突显,比如材料的泄露、黑客的侵入、以及病毒等,因此,计算机的保密、安全管理问题迫在眉睫。

(五)信息化人才队伍建设匮乏

人事档案管理人员的信息化程度随着人事档案管理信息化的递进而有所提升,这是一个必然的发展趋势。人事档案的信息化管理需要一支掌握信息化知识的档案人才为支撑,既要掌握传统的人事档案流程,还要熟练操作现代信息技术。从近几年来看,虽然也扩充了一部分信息化技术的专业人才,但是人事档案管理的整体素质却未曾提高,关键是一些复合人才的缺失,双向型人才的缺失阻碍了人事档案信息化的建设和发展。

四、完善人事档案信息化管理的对策

(一)完善人事档案管理制度是信息化的基础

人事档案信息化管理中,要不断更新原有制度,尤其是那些不能紧跟形势、不能适应新任务的制度,要推陈出新,及时建立相对科学合理的人事档案信心管理制度,确保人事档案管理工作更加规范化。另外,在档案信息的的收集方面,要注意完整性与及时性,并要保证档案信息的查准率,同时,要科学、严谨的对档案进行整理归档,在各个环节实施过程中,严谨防范档案的安全问题,尤其是对档案新添进的内容进行及时、主动的补充、更新。

(二)实现档案数字化

冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置,为社会提供高效、优质的服务。利用计算机技术对人事档案进行信息存贮、查找,进而实现网络化管理。

(三)实现信息资源共享

介于人事档案管理的覆盖面较广泛,所接触的管理对象以及服务对象有一定的社会性,导致了人事档案的来源趋向于复杂性。人事档案的利用可谓是无孔不入,像是外资、国有企业管理、技术人才的招聘,合格或优秀人才的选拔或职位变迁,以及应届毕业生的就业甚至是国家公务员的考核或任职都与人事档案息息相关。利用者类型、用途的多样性,导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性;并且人们的时间意识越来越强,获取的人事档案信息不仅要求真实、可靠,还要求获取信息的途径迅速、便捷。采用现代化管理手段与方式管理人事档案,可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网,采用网络化管理和服务方式,使人事档案管理部门与外界的人才信息交流,由单一的途径变为开放式的交流模式。

(四)增强档案信息化管理的安全意识

在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上,正确运用好计算机的加密功能,如何防止计算机的安全问题是一个老生常谈的话题,这就需要对通用的数据库数据依据不同的使用权限进行分门别类的加密,正确的处理好档案信息的保密与合理利用二者相辅相成的关系。要摒弃以往懒惰、不思进取的老观念,也要规避设限太多、思想随便的状况。

(五)要完善管理人员的专业素质

随着现代化的快速发展,只掌握了传统的方法已经无法满足现在工作的需求,单位就必须要大力的培养一批高素质和专业水平高的人员,并对其进行专业知识技能的培训,加强计算机知识的学习和操作技能,帮助其更快的掌握现代方法。管理人员还需要时刻学习,并以此来拓宽自己的知识面,提高自己的知识水平,提高处理现代化档案管理的能力,只有掌握住现代化的管理技术,才能适应现代网络化和信息化的档案管理工作,才能更好的为事业单位服务。

五、结语

综上所述,只有采用高效的计算机管理模式,建立科学规范的人事档案管理信息网络,更好的发挥计算机在档案管理方面的作用,才能激发员工的积极性和劳动热情,更好的选拔人才,才能使单位在竞争激烈的社会中利于不败之地,实现可持续发展。

摘要：随着国内人事制度改革工作的不断深入,人事档案的利用率也迅速提高。加之当今互联网和信息技术应用的普及,计算机管理技术也不断深入各层管理,档案已不仅仅以单一的纸质形式存在,而将会以各种形式的电子文件形成信息化管理。本文以人事档案的定义及内容为出发点,简要分析了我国人事档案信息管理工作中出现的问题,并对人事档案的信息化管理提出了几点针对性的建议。

关键词：人事档案,信息化,管理

参考文献

[1]李洪兰.档案信息化人才队伍建设刍议[J].档案.2010(02).

[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程,2011(24).

[3]张丽萍,周桂玲.论人事档案管理制度改革的意义及运行模式[J].民营科技,2007(05).

[4]王云庆,李晓丽,武丹.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].中国人力资源开发,2007(04).

[5]周小莲.网络人事档案制度与诚信社会[J].邵阳学院学报,2006(02).

[6]谭丽珍.人事档案管理信息化建设初探[J].秘书之友,2006(04).

[7]王水英.浅谈人事档案双重管理模式的并存发展[J].内蒙古科技与经济,2006(06).

[8]王静.建立面向服务的人事档案管理体系[J].兰台世界,2006(02).

试论医院人事档案管理信息化建设 篇11

关键词：医院人事档案；管理；信息化；建设

现阶段人们的生产、生活呈现出现代化、信息化发展的态势，作为救死扶伤的医疗机构，医院更应注重信息化建设的重要性，尤其是人事档案管理，关系着医院人力资源的充分开发和利用，其信息化的建设需要满足我国医疗体制的改革要求以及现今时代的发展要求。在此形势下，具体分析医院人事档案信息化的建设，对增强医院的整体管理效率具有重要的作用。

1 医院人事档案管理信息化建设的意义

第一，各行业的竞争根本动力是人才，而人事档案是记录人才信息的基础介质，医院人事档案管理信息化建设可以促进医院的管理、决策、工作安排及人员调动朝着更为科学合理的方向发展。目前随着医疗体制改革以及人事档案管理理念的不断进步，医院人事档案管理信息化建设成为自身良好发展的重要途径，是人事档案信息资源得以快捷、高效、实时、充分利用的重要保证。第二，人事档案管理信息化建设在医院信息资源共享和更新等方面也发挥了关键性的作用。医院人事档案可共享部分信息的管理通过院内局域网建设信息一体化平台，使得档案的接收、传递、存储、发布等综合利用方面相互融合，信息时效性提升，同时减少了各部门之间相对封闭而产生的重复工作，提高了工作效率。

2 医院人事档案管理信息化建设现存的问题

2.1 对人事档案管理信息化建设的重视度有待提高

医院以医疗工作为中心，在提高医疗质量的基础上，同时需做好预防、指导基层和教学科研等专项工作，容易逐渐忽视人事档案管理在医院人力资源管理中这一辅助性的日常工作，由此，人事档案管理信息化的建设没有得到相应的重视，导致其建设的资源投入不足，信息化的管理系统利用率不高，严重阻碍了人力资源管理信息化建设的发展。

2.2 资源投入力度有待加强

由于医院的管理高层以及档案管理人员自身对人事档案管理重视程度不够，直接导致信息化建设所需硬件设施投入不足，档案管理专用场地缺失且设施陈旧，新硬件新工具的资金投入不足，根本无法满足信息化建设的要求。在人员方面，医院人事档案管理多以兼职岗位配备，由于身兼数职，工作繁杂以及可能缺乏系统的专业学习经历，导致工作人员不能将全部的精力放在对人事档案的精细化管理上，只是简单地完成收集、整理等日常性工作，无暇开展对档案进行充分的利用和数据统计等的发展创新工作，严重影响了医院人事档案管理信息化的建设步伐。

2.3 缺乏完善的制度

当前虽然档案管理信息化建设有《档案法》《全国档案系统信息化建设实施纲要》等相关法律法规及制度的约束，但是有政策落实不到位现象存在，另外缺乏完善的制度、实施细则以及较强的监督机制，人事档案特有的机密性无法得以足够的保障。在此形势下，相关措施、制度保障不完善的信息化建设只能是流于形式，且泄密风险程度增加。

3 加强医院人事档案管理信息化建设的措施分析

3.1 强化人事档案管理信息化建设的意识

当今社会人才是医院发展的原动力，医院的发展壮大需要建立优秀的人才梯队，实时掌控梯队中人员的构成、个人特质、经历等信息指标尤为重要。因此，人力资源系统的开发利用具有必然性，而作为重要组成部分的人事档案发展建设就更具有迫切性。同时，继新的干部任前审档制度、新的国家档案工作处理条例相继颁布实施以来，人事档案管理工作已从传统意义上为组织考察选拔人员，配合公检法等部门取证为主要内容的服务保障工作逐渐向个人的工龄认定、继承分割遗产、编志等民生服务领域延伸拓展，并且已成为一种新的工作常态。医院的管理高层以及档案管理人员自身亟需改变观念，增强建设意识，将人事档案管理信息化建设放在档案管理改革的首要位置，不断加强学习，为人事档案信息化建设提供充足的动力，同时在此基础上构建和完善人事档案综合管理机构，充分发挥档案管理人员的积极性和主观能动性，促进人事档案管理信息化的建设。

3.2 完善基础设施和人才队伍建设

第一，医院人事档案管理的信息化建设的软硬件等设施作为基础支撑，直接影响档案信息化技术管理作用的发挥，应当予以充分重视。医院应依据相关规定加大基础设施的投入，建立标准化档案管理场地，具备档案室、阅览室、办公室“三分开”的综合档案室，引进先进的设备和系统软件，夯实信息化基础设施建设。第二，培养专业的人才队伍。专业高素质的管理人员是保障全面实现人事档案管理信息化建设的必要条件。在引入档案管理人员时，要综合全面地考核工作人员的素质，必须具备较强的保密意识、责任感和职业道德素养，保障档案信息的使用安全。同时，通过多渠道实施专业培训计划来全面提升该岗位人员的职业素养和操作技能。

3.3 建立健全规范制度

《干部档案工作条例》《全国档案系统信息化建设实施纲要》等有关规定为医院人事档案管理信息化建设提供了参考依据，再结合医院实际情况以及未来发展的需求，制订出一套切实可行的管理制度，为信息化发展提供制度保障，使建设标准化、规范化。实践工作中，对于医院人事档案管理系统平台的选用，需做好引进前的调查、比选工作；事中建立健全内部运行机制；事后进行整体的目标考核，责任明确，落实具体，才能有效推进人事档案管理信息化建设。

4 结束语

在新常态下的社会医学发展，作为医院管理层人力资源管理中的人事档案管理，传统的管理方式已不能满足时代发展的需求，行业规范对人事档案管理提出了新标准、新要求，对人事档案管理工作赋予了新任务，对人事工作提出了新的机遇与挑战。医院应加快人事档案管理信息化建设完善的步伐，在不断的实践和积累中深层次建设出全面的人事档案管理信息化系统，用以提高医院人事档案信息资源的利用率，保障人力资源的高效开发，为医院的可持续性发展夯实人才基础，辅助实现医院经济与社会效益的最大化，更好的服务于医疗体制的改革。

参考文献：

[1]刘承志，韩瑛，吴蔚.医院人事档案的信息化建设[J].中国病案，2011（09）：38-40.

医院人事档案的信息化管理分析 篇12

(一) 医院人事档案越来越复杂。

在传统档案管理工作中, 人事档案管理的主要内容是医院工作人员的个人工作档案。但是, 随着医院管理制度的改革进行以及医护工作人员的绩效考核方法的不断革新, 能够进入医院人事档案中的资料也越来越多, 其中包含很多声像、影像资料, 必须用信息化的管理方式, 才能将这些资料作为人事档案进行妥善保存。

(二) 人事档案的服务性需要增多。

在市场经济环境中发展起来的医院, 既是具有社会福利性质的组织, 也是盈利性组织, 因此也必须面对市场竞争。医院所提供的医疗服务水平由医生的个人职业素质和医院其他工作人员的职业能力共同组成, 很多患者在选择医院之前都会对医护工作人员的个人工作资料进行了解。如果医院人事档案能够提供更多的资料和服务, 那么对医院竞争力的提升也是有帮助的。

二、实施医院人事档案信息化管理的途径

(一) 建立信息化档案管理制度。

档案信息化建设是一项长期的系统工程, 必须从工作的全局出发, 从档案利用需求出发, 综合考虑, 科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划;医院档案信息化工作又是一项涉及多个业务部门的综合性工作, 必须加强统筹, 确保各部门的协调一致, 只有这样才能确保整个数字化的健康有序发展。因此, 开展医院人事档案数字化工作的第一步, 是建立档案数字化工作制度, 除了对医院现存的档案进行数字化扫描、建立各种档案表格并将员工的个人档案、工作变动档案、考评档案等进行分门别类的电子信息输入和归档之外;还需要根据医院实际需要, 对各类档案的提交格式、提交时间等进行规定, 以便档案工作人员能够顺利将档案归档;另外, 如果医院有能力进行档案数据库建设, 则档案工作人员应该充分发挥自身的数据管理能力, 对人事档案数据库进行定期的整理和管理。这些都应该体现在人事档案信息化工作制度之中。

(二) 配置信息化档案管理的工作设备。

档案信息化工作的实现需要一系列与信息数据有关的硬件设备和软件设备。硬件设备包括电脑、打印机、扫描仪、移动硬盘等;软件设备则包括适合于医院人事档案管理的数据库系统软件、办公软件等。作为档案管理工作人员, 首先应该以档案数字化工作的实际内容为基础, 对医院目前已有的硬件和软件资源进行考察和整合, 争取实现资源的最大化利用, 并列举出信息化档案工作发展中可能需要到的硬件和软件, 提出申请材料, 进行设备申请。档案信息化工作的硬件和软件准备并不是实现数字化工作的真正基础, 有了信息化工作环境而档案工作人员的职业能力不足, 数字化工作也是难以实现的。因此, 医院人事档案工作人员应有意识地进行自身职业能力的提高, 要经常阅读档案工作相关书籍并学习档案信息化工作的先进技能, 使档案数字化工具的作用发挥到最大。

(三) 确定精细化管理的档案管理方法。

档案信息化工作以档案资料的信息化存储和提取为基础, 而档案资料的信息化工作是十分庞大的, 如果医院各科室呈报的档案都是纸质资料, 那么这个工作量对于档案工作者来说几乎是难以完成的。因此, 要全面开展档案信息化管理工作, 还需要对对档案信息化精细管理, 即明确档案的来源责任、管理责任和服务责任。信息化人事档案的来源是医院的各个科室, 例如医院各科室的医护人员本人上交的个人资料、调职申请、调令、先进评奖等, 在数字化档案工作实现的过程中, 需要企业和档案工作人员对数字化档案工作进行企业全员宣传, 敦促企业各部门负起档案来源责任, 按照数字化档案管理制度提交符合档案管理规范的文书;另外, 档案工作者还需要明确自身对档案的管理责任和服务责任, 认真学习数字化档案的安全管理技能, 指导并帮助医院员工熟悉自助调取档案的程序, 提高档案工作的服务效率。

三、实施医院人事档案信息化管理应注意的问题

目前很多医院在进行人事档案信息化管理的过程中, 都不惜投入大量资金, 但是, 由于档案管理改革速度慢, 投入的资金往往不能发挥效用, 反而造成浪费。因此, 在实施人事档案信息化管理的过程中, 应始终注意对医院资源的有效利用, 使信息化档案建设符合医院工作的实际情况。

四、总结

医院人事档案信息化建设是一项任重而道远的工作, 需要通过全院上下的共同努力才能够完成。相信随着档案信息化建设步骤的加快, 医院人事档案管理一定能成为医院发展的重要推力。

摘要：当前, 信息化管理已经成为医院人事档案管理的主要发展方向。本文分析了医院人事档案信息化管理的必要性探讨了实施人事档案信息化管理的途径, 并对人事档案信息化管理中应注意的问题进行了总结, 希望能够对医院人事档案管理工作的发展有所助益。

关键词：医院人事档案,信息化管理,档案管理

参考文献

[1]刘小瑕.浅议医院人事档案实施信息化管理的优势[J].人力资源管理, 2014 (04) .

[2]陈能思.浅议新时期医院人事档案信息化管理工作[J].东方企业文化, 2013 (22) .