人事档案管理工作(共12篇)
人事档案管理工作 篇1
一、人事档案的定义及其基本含义
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时,都需要使用档案。
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案,特别是在国有企业、事业单位,人事档案相当重要。
二、人事档案的作用
人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分,通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看,人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外,档案还有一些衍生职能,如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等。
三、人事档案工作
1、人事档案工作的基本任务
人事档案工作是用科学的原则和方法管理人事档案,提供档案信息为组织、人事工作服务的一项工作。人事档案工作是组织、人事工作的重要组成部分,也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行人事工作路线、方针和政策,选举贤能,知人善任。它是为社会主义现代化建设服务的。
人事档案工作的基本任务是:根据改革开放形势下组织、人事工作的需要,加强人事档案材料的收集归档工作,完善管理体制,搞好队伍建设,做好基础工作,进一步改善保管条件,努力提高科学管理水平,保障提供利用,有效地为组织、人事工作服务,为社会主义现代化建设服务。
2、人事档案管理部门的职责
(1)保管人事档案,为国家积累档案史料;
(2)收集、鉴定和整理人事档案材料;
(3)办理人事档案的查阅、借用和转递;
(4)登记员工的职务、工资和工作变动情况;
(5)为组织、人事工作提供人才信息,为有关部门提供员工情况;
(6)做好人事档案的安全、保密、保护工作;
(7)调查研究人事档案工作情况,制定规章制度,搞好人事档案的业务建设和业务指导;
(8)推广、应用人事档案现代化管理技术;
(9)定期向档案馆(室)移交死亡员工的档案;
(10)办理其他有关事项。
3、人事档案工作的管理体制
人事档案工作实行集中统一和分级负责的管理体制。人事档案是人事管理活动的历史记录,是开展人事工作的必要条件,管理人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理。我国现行的人事档案管理体制是:工人档案由所在单位的劳动(劳资)部门管理,学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理,军人档案由各级政治(干部)部门管理。干部档案则按干部管理权限集中统一管理。各级组织、人事部门有明确的管理权限,分管哪一级干部,就管哪一级干部的人事档案,做到“人档统一”。这一原则,在地(市)以上是完全适用的,但在县以下单位(包括县委、县府直属单位),管的干部少,无专人管理,不具备保管条件,严重影响了干部档案的安全保密和业务建设。为此,《条例》规定:“县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理,或由县委组织部、显人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位,其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位,其干部档案要固定专人管理。”
我国人事档案工作,目前仍实行分块管理,干部档案工作的领导与指导,由各级党委的组织部门负责;企业职工档案工作由所在企业的劳动职能机构负责,接受劳动主管部门的领导与指导;学生档案工作由所在学校的有关部门负责,由教育主管部门领导与指导;军人档案工作由各级政治(干部)部门负责领导与管理。除军人档案工作外,上述3项档案工作均已纳入全国档案工作管理体系,由各级档案行政部门,按《中华人民共和国档案法》等有关规定,进行宏观管理和协调工作。
4、人事档案利用制度
(1)建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段。
(2)建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求。
(3)人事档案利用的方式:
(1) 设立阅览室以供利用查阅。
(2) 借出使用。
(3) 出具证明材料。
5、人事档案工作人员应具备的素质
人事档案工作的性质要求人员必须具备较好的政治素质和专业素质。
(1)要熟悉党和国家的干部人事制度,熟悉人事管理工作的方针、政策、如调配、任免、录用聘用、考核考察、政审、奖惩、工资、教育培训等工作情况,用以指导工作,以保证人事档案工作的正确方向。
(2)要熟悉党的历史。人事档案的许多内容,都与我党各个历史时期的重大事件有关,有扎实的党史知识,就能了解有关档案材料形成的历史背景,正确判定档案材料的价值。
(3)要精通人事档案工作业务。有了一定的专业知识,才能做好收集、鉴别、整理、保管、保护、转递和提供利用等工作,科学地管理档案,实现管理现代化。
(4)要有高尚的职业道德和情操,认真负责,坚持原则,严格按政策规定办事,坚决杜绝一切失密的现象和徇私舞弊的行为。
参考文献
[1]邓绍兴、陈智为:《档案管理学》, 首都师范大学出版社。
人事档案管理工作 篇2
如果回原籍,也不要让学校给你打回原籍,也要派回原籍
如果是打回原籍,不但户口回自己上学前的街道
档案也要回街道,人事身份就失去了,按失业处理,除非再考学等特殊渠道
否则无法恢复干部身份了
所以,一定要派回原籍,在原籍找到接收单位
让学校和接收单位给你做正式的派遣和接收手续(如果学校现在还给你做派遣的话)
做了正式的派遣和接收手续以后,你的人事身份就是干部了
或是说保住了自己的干部身份,对于以后,无论是去事业单位还是将来退休都比较有利
有一种情况是,人才中心直接以企业的形式出面,给你做接收手续
给你干部身份,那样的话,就不用担心了,也省得自己去找接收单位了
另一种情况是,原籍的人才中心只管给你暂存档案,没有给你作正式的接收手续
这种情况对你是没有好处的,没有正式接收手续,拿不到干部身份
原籍的人才没有给你做接收手续一天,你在北京上的养老保险就白上一天
将来退休的时候,都不算数,不算工龄,而且你是迟早要找一家单位来给你的档案做接收的打回原籍等于未就业,是没有工龄的„ 找人事代理公司是计算工龄的。
但是很多大企业的职工档案也在人事局.小公司根本不具备存档案的条件.办人事代理后你的档案是在你申
请地方的人事局.存在教育局和存在人才市场待遇都差不多,如果你存在教育局如果你欠费他们会在你存档的时候通知你缴费,好处是如果你考事业单位(比如教育口)你可能会被优先考虑,存在人才市场不一定工龄就有效,如果你在私人企业,就和工龄没有关系了,这就是郎方面的优劣势,如果你有把握进事业单位,还是存在人才中心,如果你考教育口,还是存在教育局
打回原籍是指打回原户口所在地。如果你原籍是农村或县级,档案应该在你所在的市人事局。你手中的档案材料需要你到所在的人事
局报道时缴纳对应,如果一直没有工作单位提取你的档案,那么你的档案可以一直放在人事局,但是你需要缴纳相应的管理费。具体 情况请咨询人事局人员
最好放人才市场,那样如果考公务员什么的可以算工龄,如果时间长在自己手里可能就失效了!
档案是不可以自己保管的,必须放在正规的人才市场和人力资源中心在可以,超过一定时间的不落户的话,就是“黑档”,过期国家
就不承认了,你这么多年的学也白上了。而且如果以后你上保险和缴纳住房公积金的时候,也会受到很大影响。建议你还是赶紧去把
档案落实到人才市场的好。
到你现在工作所在地的人才中心办理档案人事代理手续,从而把
档案交给人才中心管理即可。只有这样,才能连续计算你的工龄以及保留你的干部身份。同时,如果你以后跳槽到其它地方工作,也方便调档。
档案如果放在人才市场是和工龄挂钩的.应该放人才或单位吧。
建议大家把档案放在人才交流中心,每年付费180元.毕业生每年付费把档案放在人才交流中心,可以省很多麻烦,人才交流中心可以为学生代办任何手续。
大型国有企业都有存放和管理员工人事档案的权利,但是很多私企都没有人事档案管理权
学校原则上是不帮毕业生托管档案的,在我们毕业之前的一个月,我们学校就叫我们要么联系好工作,把档案放在所在单位,要么就
是自己去找人才中心放,如果都不放,那么就帮你把档案打回原籍,不知道你们学校是不是也要求你们这样!你先去问学校,档案应
该还在那里,你的档案只可能在3个地方:学校,人才中心,原籍!你去问学校就知道了!至于怎么保管,就要根据你的实际情况来分析了,找到工作了当然是放到你单位那里去,如果还没有找到但是正在找,建议你就放在
你找工作的所在地的人才中心,毕业后档案可以保存的几个地方:学校、户口原籍、就业该市的人才市场、用人单位及上级管理机构。
关于人事档案管理工作探析 篇3
关键词:与时俱进 信息化 创新
一、人事档案的重要性
人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现,以个人为单位组合起来,以备日后查考的文件材料。由此可见人事档案是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录,它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。它的原始性、真实性和完整性,决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。
档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。因此,要不断提高人事档案管理人员的素质,加强业务培训,系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规,用新的人事工作知识武装头脑,开阔眼界,指导工作,以适应新时期对人事档案管理的新要求;同时教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。
二、人事档案管理面临的现状
1.对人事档案的认识问题
人事档案与每个人的工作、生活密切相关,但它不是时刻都在发挥作用。人们往往在用的时候想起了它,不用的时候不闻不问。领导不重视,工作人员责任淡薄,人事档案管理工作处于被动应付的局面。由于认识不到位,服务观念不强,人事档案管理发展缓慢,跟不上档案服务信息化、网络化的要求。观念陈旧,服务意识差,管理水平相对落后,造成档案管理混乱,严重制约着人事档案服务功能的正常发挥。档案工作人员的问题
第一,用人随意性。因人事档案不能直接产生经济效益和社会效益,所以不被看重。许多单位把人事档案管理工作简单化,不可能把优秀人才放在档案管理岗位,也没有根据人事档案的特点考虑、筛选合适的档案员,导致一些档案员不胜任信息时代的档案工作。新时期的档案员不但要具备人事、档案专业素质,也要有计算机操作及网络技术能力。第二,缺少专职人员。人事档案管理的处境如同鸡肋,负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作。这样档案管理未必是档案员工作的重心,兼职档案员没时间熟悉人事档案业务,更没有时间学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识,工作中难免出现纰漏。第三,人员不稳定。人事档案工作是一个专门性工作,有自己一套完整的理论、法规和方法,具有独立的范围、任务和程序。熟悉人事档案业务需要一个过程,而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点,把人事档案管理工作视为见习岗位,工作人员经常流動,势必造成人事档案管理混乱。给档案利用带来很多麻烦,一些人因档案中缺少证明材料,涨不了工资,办不了社保,享受不到社会福利待遇,人才流动受阻等,让当事人产生诸多不满,成为影响社会和谐的因素。
三、人事档案管理的更新、创新
1、档案工作者思想的转变
与时俱进是指准确把握时代特征,始终站在时代前列和实践前沿,始终坚持解放思想、实事求是和开拓进取,在大胆探索中继承发展。观念、行动和时代一起进步。档案管理亦是如此。知识匮乏是创新工作的绊脚石,要与时俱进,就必须具有创新能力。要实现档案管理的创新,首先要实现管理意识的创新,这要求档案工作者从根本上转变观念,树立超越自我意识;就要求档案工作者拓宽视野,丰富知识,培养多方面的兴趣并及时了解所涉及工作领域的现状及发展动态,学会运用创新思维的原理和方法,解决新形势下档案工作出现的新问题、新情况。
2、档案工作者素质的提高
档案工作者作为实现管理创新的主体,必须练就过硬本领。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击,以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式,给档案工作者提出了更高的要求。这要求档案工作者既要有扎扎实实的业务功底,又要适应时代的发展具有较强的管理能力和服务意识,逐步做到利用现代化手段保管和开发利用多种信息资源,实现档案管理信息化。当然工作人员必须坚持原则,树立牢固的保密观念。
3、管理的创新
优化管理在社会多元化、资源网络化的今天,传统的管理方法已不适应社会的需求,必须以创新的精神改进人事档案管理手段,在人事档案管理工作中落实和践行科学发展观。要加大现代化管理进程中软、硬件的投入力度,建立复合型档案管理员队伍;加快档案资源信息化,档案保护现代化,档案利用网络化的速度;提高人事档案管理的科技含量,为社会提供快捷、高速、准确的服务。
总之,人事档案管理的创新是一种时代的必然,是新形势下的迫切需要,作为档案工作者作为创新主体的个体,必须突破创新管理中的思维障碍,不断地创新,才能使档案工作有高度、有深度、有特色,真正实现可持续发展。我们时刻本着以人为本,服务他人,不断创新的宗旨,才能使原有的档案资源发挥更大的作用,释放更大的效能,带来更大的社会效益。才能使档案工作有高度、有深度、有特色,真正实现可持续发展。
参考文献:
[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障,2007(1)第49页。
[2]汪应洛.管理是科学,管理是兴国之道[J]. 世界科技研究与发展,1998,(02).
人事档案管理工作 篇4
1 传统人事档案的突出弊端
1.1 人事档案是员工身份的证明, 由员工所在单位保管, 被迫依附于单位
在计划经济体制下, 人事档案无论是在企事业单位, 还是政府部门都是员工的身份证明, 它根据人事管理的需要建立起来的。个人在国家社会、组织单位的地位和权利都由这一身份证明所决定。但是它都是暂时由单位保管, 常常会造成员工被迫依附于单位
1.2 人事档案的所有权普遍认为归属于个人, 管理要向其相对人收取管理费
我国传统的社会流动人员档案管理往往要向相对人收取管理费用, 而且2005年出版的《中国人才报告》中也明确提出了这一问题的严重性:由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门, 档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构常常带来巨大收益。实质上, 按照我国法律明确规定, 人事档案应该归国家所有, 是不应该收取保管费的。
1.3 人事档案相对人的权利不能合理的保障
在计划经济时代, 几乎所有的人事档案管理制度都清一色地规定:不允许本人查阅自己的人事档案及其直系亲属的档案。这种规定已经使许多人深受其害。
1.4 人事档案的管理权的比较混乱, 且不适应市场经济发展的需要
传统体制下人事档案的管理方式主要分为多头管理和都不管, 常常是为了方便流转, 仅仅履行档案的收发手续, 缺乏实质性的动态管理机制, 内容陈旧, 不能反映相对人的实际情况。
2 现代人事档案改革的解决措施
2.1 建立人事档案之外其他合适的人才评价标准和员工考核依据
传统的人事档案管理模式制约了员工的合理流动和科学考核。现代人事管理部门应该建立人事档案之外的科学、合理、公正的人才评价标准和员工考核依据, 不单纯依赖于人事档案, 这样才可以提高那些有真才实学的员工的工作积极性。
2.2 政府应正确界定人事档案的所有权, 实行无偿性的管理服务
我国法规规定, 以往形成的人事档案 (包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等) 都应属于国家所有。这样来说, 人事档案的管理就没有什么理由向其相对人收取管理费, 政府以及所设立的人才流动中心应该提供无偿性的管理。
2.3 突破传统观念的限制, 提高人事档案管理的透明度
修改有关的人事档案管理规范, 删除以往的不合理规定, 明确规定人事档案的相对人可以通过授权方式, 查看和合理修改本人或其直系亲属的人事档案信息内容, 确保公民的信息知情权得到应有的体现。
2.4 改革现行的人事档案制度, 建立公共部门与非公单位相互分离的管理制度
现代人事管理制度应明确规定所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任。对于公共部门的人事档案管理, 实行统一领导、分级集中的管理体制;对于非公单位, 实行统一指导, 各司其职的管理体制;政府系统的档案馆应当成立专门负责管理人事档案的文件信息服务中心。通过让更多的组织和单位都享有管理人事档案的权利, 提高人事档案管理的社会化程度, 改善人事档案内容结构状况, 增强人事档案的社会功能, 使之真正成为组织识别人才、任用人才, 了解有关人员工作业绩、能力和水平及其诚信情况的有效依据。
参考文献
[1]王英玮.周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯, 2007 (1) .
[2]王英玮, 张秋燕.关于改革我国人事档案管理机制的几点建议[J].档案学通讯, 2009 (4) .
[3]刘琴.人事制度改革对人事档案管理的影响[J].档案学通讯, 2005 (5) .
人事档案管理 篇5
人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分,通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。
从人力资源开发、管理的角度来看,人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。
因此管好用好人事档案,对人才资源开发起着重要作用。
1.当前人事档案管理中存在的不足
1.1 普遍对人事档案管理的重要性认识不够。
长期以来,相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单位的主要工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。
甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事,对档案工作不闻不问,自已不想管也不愿管。
因此,往往容易忽视人事档案管理工作,未把人事档案管理工作纳入到议事日程,档案工作不研究没安排,档案问题得不到解决,场所、经费、人员没有保障,档案工作自然就做不好。
1.2 硬件设施解决落实差。
档案室建设简陋,经费投入不足。
大部分档案室建设不标准、不规范。
个别单位没有专用档案室,有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁、完整。
1.3 档案管理人员管理水平不高,管理手段落后。
由于档案管理人员大多数是兼职,因此导致了管档人员工作变动频繁,新手占70%,加之各级管档部门没有组织专业知识培训,业务不熟,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应干部档案管理工作。
2.对目前人事档案管理的几点建议
2.1 提高认识,进一步加强对档案工作的领导。
领导的重视是做好档案工作的重要保证。
单位领导应高度重视人事档案管理工作,将其纳入到议事日程。
要建立档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决。
同时单位领导要加强对档案法律法规的学习,进一步明确档案工作是各级党委、政府义不容辞的责任和义务。
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2.2 加大投入,进一步夯实档案工作基础。
各单位财政在档案工作上要舍得投入,档案工作经费做到年初有预算安排,特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障,要有专项预算;各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室,购置必备的档案柜,搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施,有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备,进一步提高档案管理信息化水平,确保档案利用安全,档案资料不丢失、不损坏,又保证档案信息不失密、不泄密。
2.3 提高档案管理人员的素质。
《干部档案工作条例》三十八条规定,各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设,选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作,注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。
建议:①主管部门应定期组织培训业务知识,让他们掌握新的知识和先进的管理技术,进一步了解管理档案的重要性,增强责任心,提高档案管理的技术水平。
②配置专(兼)职人事档案管理人员,落实管档人员待遇。
人事档案管理工作 篇6
关键词:人事代理;人事档案管理;综述
中图分类号: G271 文献标识码: A 文章编号: 1673-1069(2016)24-51-2
0 引言
人事代理是指各级政府人事行政部门所属的人才流动服务机构依据国家有关人事政策法规,接受用人单位或个人委托,对其人事业务实行集中、规范、统一的社会化管理和系列服务的一种人事管理方式。在人事代理制度的实施下, 单位仅享有人才的使用权,而对于个人而言具有择业的自主权,实现了人事关系与人才使用的分离,促进人力资源的优化配置,是深化企事业单位人事制度改革的一项重要举措[1]。笔者统计分析了2006-2016年发表在中国知网的相关文献,试图对近十年来人事档案管理制度下人事档案管理研究内容进行述评。
1 人事代理制度下人事档案管理文献分析
笔者于2016年7月以“主题=人事代理并含主题=人事档案管理(精确匹配),”为检索条件,对发表在中国知网2006-2016年近十年的文献进行检索,共检索到相关文献254篇,对其中65篇具有代表性的论文进行分析,总结出人事代理制度下人事档案管理的研究内容,进而为日后的相关研究提供可利用的参考资料。
从图1可以看出,2006-2016年相关文献数量波动较大,2006-2008年发文数量较少且呈现下降趋势,2009-2012年发文数量呈波浪趋势,但总体处于上升趋势,发文数量总数达32篇,几乎占文献总数量的一半,2012年发文数量最多,占14篇,2013-2016年发文数量有所下降,但整体处于平稳阶段。
2 人事代理制度下人事档案管理文献内容分析
通过对检出文献的分类整理和仔细阅读笔者归结出目前人事代理制度下人事档案管理研究的主要内容并对相关学者的代表性观点进行了阐述。
2.1 存在的问题
2.1.1 用人单位和代理机构之间职责划分不清
就职能而言,人事代理机构无须收集代理人的档案资料,仅需要对其档案进行保管。至于用人单位则需要对之进行查阅、补充。由于在职责上两者间不够明确,从而也就引发了一系列的问题。如在当职工因待遇或职位调整等需要出具相应的证明材料时,作为档案管理人员没能将相关资料及时地呈递给人事代理机构,或是后者对于信息反馈的不够及时从而影响到了工作进程的有序开展[2]。同时在遇到问题时,代理机构同用人单位之间又会互相推诿,极大程度上影响到了相关管理工作的质量[3]。
2.1.2 人事档案材料不完整且更新不及时
随着个人生活与工作经历的增加,其档案材料也将随之不断地丰富。基于此,人事档案也应当随着相关人员生活与工作经历的变化而做出适当的调整和补充。人事代理的职责在于帮助相关人员及单位收集并处理档案材料,但受“死档”与“空白档”的影响,致使人才中心无法有效完成档案的收集工作。关键信息的缺失,人才中心又无法同相关人员取得有效联系,档案资料的补充工作也就无从得以有效落实。受某些情况的影响,甚至会造成档案材料的遗失,极大程度上损害了档案工作的完整性[4]。
2.1.3 人档分离不利于人事档案的开发和利用
人事档案工作的关键在于相关材料的利用,但当下的实际状况却是“人档”处于分离状态,也就是说当事人的相关事务由用人单位负责,而其档案则有代理机构负责。在实际工作中,对于用人单位而言,在当因职务与工资调整、政审以及考核定级等原因需要查阅代理人的档案时,需要首先同代理机构取得联系,将相关人员的档案借回或是在代理机构进行查阅。此举在极大程度上影响到了工作的便利性,严重的制约了工作效率的提高。就个人而言,当因学习深造或是评定职称等原因,需要查阅个人档案并同时出具证明材料时,则需要历经多个工作流程与部门,这就造成了时间与资源的极大浪费,影响到了个人与用人单位工作的开展[5]。这种不合理的现象,极易造成弃档或是无头档案的出现,显然影响到了相关工作的有序开展 [6]。
2.2 应对策略
2.2.1 明确用人单位和代理机构的职责,优化人事档案管理流程
规范工作流程,确保代理工作的和谐有序。用人单位同代理机构要有全面的合同作为约束,并据此确定两者的工作范围与流程,彻底解决职责不明、工作流程混乱以及信息反馈滞后等问题。作为机构要切实履行好档案收集、整理以及保存和利用工作。而用人单位则需要就被聘者的职务、年度考核以及职称等信息展开加工,并将之及时的转交给代理机构。为了切实提高相关工作的效率,人才服务中心需要就相关人员的基本信息做一备份反馈给用人单位。与此同时,用人单位也要针对被聘人员构建临时档案。进而以此避免用人单位在查阅某一信息时奔波于多个单位,有效降低了相关人员的工作量,极大程度避免了各类资源的浪费[7]。
2.2.2 加强沟通与协调, 做好人事代理档案的现代化
开展人事档案工作首先需要开展材料的收集工作,用人单位同代理机构间应就此开展协作。用人单位除去定期开展职务变动、考核等级、薪资调整等材料的收集工作之外,还要形成全面跟踪意识,并切实做好材料质量的把关工作,确保所整理材料详实正确,手续全面。与此同时,作为代理机构也不可仅是局限于档案的保管上,还要同用人单位实时联系,将材料期间所遇到的问题进行归纳并及时反馈给用人单位或个人。尽可能在材料入档之前予以监督、指导,避免造成不必要的麻烦。 [8]代理机构不妨在用人单位设置专门的工作站,这样用人单位非常容易能够进行调档、阅档以及各种手续的办理,同时还可据此进行实时地查漏补缺,有效地减少转递档案所需的工作量,相应的也将转递损坏与散失的可能性降至最低,从而有效确保了档案的全面与完整性。
2.2.3 引入人事档案管理系统,实现人事档案的网络化管理
随着信息技术以及计算机网络的发展,传统的档案管理方法已经不能适应人们的需求,所以必须采取相应的管理措施,以更好地适应现代人们对档案工作的管理需求。
①可联合多个代理机构整合相关资源用于相关数据软件的开发工作,并实现基于信息通讯与网络的远程实时档案信息查询功能。②应用大数据的思想方法,对档案数据进行深层次挖掘,为人事部门招聘、录用、晋升、培训等提供依据。
3 结语
通过上述分析可以看出,我国人事代理制度下的人事档案管理研究虽多,但是发表在中文核心期刊的论文少,大多处于理论研究阶段,与实际相结合偏少。所以今后的研究应理论联系实际,同时加大对人事档案管理信息化建设的投入,推进人事档案的网络化管理,提高人事档案的可利用率,充分发挥人事代理人员的人事档案在用人单位的作用。
参 考 文 献
[1] 王斌彬,谭琼.人事代理制度下医院人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务,2014(07):115-116.
[2] 赵彦红.关于人事代理制度下档案管理的新思考[J].人才资源开发,2016(08):187.
[3] 王丽宾.人事代理制度的档案管理要点分析[J].东方企业文化,2015(09):199
[4] 张庆华.人事代理和档案管理工作存在的问题及对策[J].人力资源管理,2015(10):222-223.
[5] 王斌彬,谭琼.人事代理制度下医院人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务,2014(07):115-116.
[6] 陈志宏.人事代理制度下的高校人事档案管理[J].泉州师范学院学报,2010(04):99-101.
[7] 曾红.论高校人事代理中的档案管理[J].镇江高专学报,2008(02):65-67.
人事档案管理工作 篇7
人事档案是员工职业生涯的证明, 是企事业单位任用人才的重要依据, 对于职工和用人单位来说, 人事档案是双方缔结劳动关系的重要资料, 因此, 其价值不可忽视。然而, 在现实中, 出于各种原因所存在的人事档案纠纷层出不穷, 给用人单位的人力资源管理和劳动者的职业发展造成了重大的负面影响。具体来说, 以下四种典型的人事档案纠纷出现频率最高, 影响最大。
1. 扣档。
扣档是指主要由企业实施的, 针对辞职、离职等中断劳动协议的员工, 以其不缴纳违约金、培训费为由, 扣留员工档案, 以阻碍人才的自由流动的行为。目前, “扣档”是许多企业用以防止人才流失而实施的杀手锏, 其威力不可小觑, 且影响恶劣, 严重阻碍了人力资源的市场配置[1]33。我国法律明文规定, 企业员工在与用人单位解除劳动合同后, 其原所在单位应在一个月之内将其档案转交其新的工作单位, 没有找到新用人单位的, 档案转交其户口所在地的街道劳动组织人事部门。用人单位不仅无权扣留职工的人事档案, 还应积极履行为劳动者开具相关证明文件, 调动个人档案的照顾义务。若因企业的“扣档”行为, 给劳动者造成损失的, 用人单位还应承担赔偿责任。
2. 弃档、遗档和死档。
弃档是指劳动者抛弃自己档案的行为;还有部分劳动者, 为了找工作或到异地工作, 其档案也随着一直变动, 由于未及时办理档案管理变动手续, 等超过截止期限后造成许多档案不知下落;还有许多劳动者将档案和户口寄放在人才市场, 久而久之因未定时缴费而变成“死档”。“弃档”、“遗档”和“死档”现象在一些非户口所在地工作的大学毕业生群体中表现最为突出。
3. 重建档案。
原始性与唯一性是人事档案价值的体现, 然而, 在社会经济运行中的双重价值标准影响下, 不少人因利益驱动和管理漏洞进行“重新建档”等擅自建档的违法活动。“重新建档”绝大多数是“扣档”的衍生行为, 是地方和个别单位在个人档案不能随人才流动而流动的情况下, 为了吸引人才而宣称招聘人才可以不要人事档案, 并可通过当事人口述的方式为引进人才重建档案而规避档案给人才流动所造成的阻碍[2]79。乍看之下, “重建档案”似乎有利于人才的自由流动。然而, 认真分析之下便可发现, 用人单位打着“人才引进绿色通道”的旗号擅自重新建档不仅破坏了档案的原真性和唯一性, 且会造成“一人多档”以及“人档管理混乱”局面。
4. 假档。
假档是指当事人为了自身利益的需要而非法捏造、篡改信息而形成的偏离事实的人事档案。人事档案是员工职业生涯的证明, 是企事业单位任用人才的重要依据, 对于职工和用人单位来说, 人事档案是双方缔结劳动关系的重要资料, 因此, 档案所包含的信息的真实性和原始性是其质量的首要保障。而丧失了原真性的假档会给当事人造成巨大的负面影响, 同时严重影响招聘过程中企业对员工诚信度的评价, 为企业后续的人才管理埋下隐患[3]51。
5. 失档。
失档现象多数由于档案管理人员的疏漏, 在档案转递时不按照规定渠道和方式转档所造成的。在现实中, 失档给当事人所造成的影响是各种档案纠纷中最严重的, 档案一旦丢失便难以找回, 也就意味着当事人的所有个人信息将不复存在, 其必将给当事人的求职以及办理各种社会事务造成极大不便。
二、引发人事档案纠纷的管理制度问题和管理制度改革
针对上述存在的档案纠纷, 除了由于当事人对人事档案的重要性缺乏认识之外, 还与当前我国人事档案管理领域存在的问题紧密相关:首先, 档随人走, 档案转移手续复杂, 且管理费收取过高, 致使不少人选择“弃档”、“遗档”, 甚至造成“死档”。随着大量劳动者档案被纳入市场化管理模式, “人才管理———存放档案———当事人付费”成为当前我国人才市场管理人事档案的固定模式[4]63。我国现行的人事档案管理制度严格遵循法制化管理。根据我国《档案法》, 目前我国企事业档案管理工作严格贯彻“统一领导、分级管理”精神, 由国家按照人事隶属关系, 授权有关国家机关、国有企事业单位档案室、街道劳动部门以及有资格的人才流动服务机构进行管理。按照我国人事档案的管理政策, 隶属于政府人事行政部门的人才流动服务机构在管理人事档案的过程中要收取高昂的管理费, 标准大约在每人每月15—20元之间, 而调档则需要一次性交纳400—600元不等的费用, 这给正处于待业中的流动人员带来了不小的负担, 为此, 其中的多数流动人员选择“弃档”。其次, 当前我国档案管理实施封闭式管理, 透明度低, 重藏轻用, 当事人的知情权在档案管理领域没有得到充分维护, 导致“假档”等违法行为不断。当前, 我国档案管理严禁个人查阅档案信息, 因此, 许多有违事实的信息资料充斥其中, 得不到当事人的甄别而真假难辨, 大大削弱了档案的真实性和利用价值。严重者甚至给当事人的社会生活带来巨大的负面影响[5]77。再次, 档案管理人员素质参差不齐, 管理设备落后, 缺乏监管。当前我国档案管理人员专业素质参差不齐, 管理方式落后, 仍停留在手工整理的阶段, 大量档案在记录和整理过程中遗失的现象频发, 且由于缺乏监管, 管理人员的工作得不到有效激励, 消极怠工的情况十分普遍。针对目前传统管理体制上的“档随人走”、“重藏轻用”、封闭式管理, 缺乏必要的监管机制、档案保管条件落后, 仍以手工操作等问题必须进行革新, 笔者认为可从以下几个方面入手, 对企事业人事档案管理制度进行改革。
1. 加大档案信息化和数字化改革力度。
针对目前我国社会上广泛存在的“弃档”、“死档”现象, 我们的档案管理单位应继续加大档案的信息化和数字化力度, 摆脱资源耗费大、查阅效率慢的“卷宗”模式, 建立人事档案管理信息数据库, 将呈分散形态的不同单位、不同载体的人事档案资源以数字化的形态储存起来, 并借助网络, 实现有效流通, 帮助人事档案以资源的形态进入信息领域, 实现非保密形态的人事档案全社会有条件共享。如此便可提高信息的筛选与利用效率, 规避“扣档”、“重建档案”等乱象以及“失档”给当事人带来的不可逆影响, 实现人力资源的高效配置, 最大程度发挥其为人才和企事业单位服务的价值[6]35。
2. 改革人事档案收费制度, 逐步实现“零收费”。
目前, “以档养档”的人事档案寄存服务的价格与成本之间存在着巨大的利益空间, 由于隶属于政府部门的人才流动中心属于非营利机构, 而人事档案又是国家出于管理需要而建立的, 其所有权属于国家, 当事人甚至不能随便查阅自己的人事档案。因此, 让当事人单方面承担人事档案的管理费用显然有失公平。针对这一暴利行为, 笔者认为应由政府财政来支付人事档案管理费用, 逐步实现“零收费”。只有从提高对人事档案重要性的认识以及档案管理费用降低甚至最终的取消, 才能从根本上消除“弃档”现象[7]57。
3. 建立社会化开放式管理模式, 提高人事档案管理的透明度, 保障当事人的知情权。
人事档案作为完整记录个人信息的文件, 其具有政治性、服务性、机密性和科学性。然而, 随着社会的发展, 个人对档案知情权的需求越来越强烈。虽然个人不能查询、利用本人及亲属的档案, 但是在现代社会个人有权了解其档案材料的内容, 如此才能更为有效地保障人事档案信息的真实性。因此, 笔者认为, 我国人事档案管理应该适度公开化, 至少应该赋予当事人对个人档案信息进行核实的权利, 如此才能有效避免“假档”的产生。
4. 扩大档案信息收集范围, 加强鉴定审查力度, 对信息进行动态管理。
企业在人事档案信息收集过程中应打破阶级制, 对于普通职工和领导干部一视同仁。此外, 档案管理部门要加强对档案信息的鉴定审查力度, 确保档案信息的原真性。由于当事人随时随刻都在谱写自己的历史, 因此, 人事档案具有强动态性, 这就要求人事档案必须不断增加新内容, 补充新材料, 要做到这一点, 也需要用人单位的配合, 需要单位在人事管理工作中详尽记录员工的“过去时”和“现在时”。只有“三管齐下”才能保障人事档案的真实性和严肃性, 确保其在缔结劳动关系过程中的参照性[8]17。
5. 进一步完善企事业单位人事档案的保管和移交制度, 加强个
人监督, 定期对人事档案工作进行考核评估, 有效防止“失档”现象的发生。档案是历史的记录, 我们据此回顾过去, 展望未来。档案的价值根植于其中存在的历史资料之间, 体现在信息的完整性、真实性和科学性之上, 存在于合理利用之中。当前, 由于传统管理体制的落后造成大批档案的遗失和滥用, 给经济、社会等领域造成了不可忽视的负面影响。我国是人口大国, 巨大的人力资源能否充分利用关乎人才战略的实现和社会主义各项事业的蓬勃发展, 尤其是在当前社会转型的关键时刻, 建立适应时代要求的人事档案管理体制刻不容缓。
参考文献
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人事档案管理工作 篇8
1、人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性
作为人事管理重要组成部分的人事档案工作, 必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说, 不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构, 只收集管理本单位人事档案, 市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构, 如各省市人才市场建立的人事档案管理机构, 这种机构不是管理本单位人事档案的机构, 而是面向社会, 其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案, 其服务对象更具有社会性, 可以为整个社会提供人事档案服务。
2、人事档案来源的广泛性和内容的复杂性
人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性, 决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中, 人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使, 该机构人事档案来源单一, 仅限于本机构人员, 内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构, 其来源要广泛得多, 可以来自该社区范围内各类人员, 又由于每类人员身份不同, 集中起来显得人员复杂, 其档案内容也非常丰富多样。
3、利用者对人事档案需求的多样性
市场经济的发展离不开人才, 无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才, 选拔合格或优秀人才, 还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业, 都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性, 导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性;也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围, 不仅组织上需要, 而且许多个人也需要, 那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案, 经常会被组织和个人查阅利用, 但它们的要求不完全一样, 呈现出多种多样的需求。
二、人事档案的管理现状
1、弃档问题比较严重, 在我国,
长期形成的人力资源分配制度已被聘任制所替代。根据市场供求的机制, 人才流动已成为一个雇员和雇主之间的事情, 而不是行政机构掌握的权力了, 人事档案正逐渐失去它的历史作用, 加之转档手续繁琐, 导致很多人在流动或工作转换中放弃档案。
2、人档分离逐渐成了一个普遍现
象, 在大量的流动人才中, 尤其是年轻人对档案的观念发生了根本性的变化。只凭个人简历找工作日益成为用人单位和应聘者认可的事情。
3、人事档案存在多头管理, 难以
成统一规范的管理, 从现行的人事档案管理体制来看, 人事档案分别由组织、人事、劳动部门、教育部门和企事业等单位管理, 难以形成统一规范的管理。尤其是在国有企事业自主权扩大后, 国家缺少与之相配套的人事档案管理监督机制, 使一些国有企事业单位放松了人事档案的管理, 还有一些企事业单位将人事档案看作是单位财产, 把扣压人事档案作为阻止人才正常流动的手段, 有的甚至与用人单位与当事人产生各种争议和纠纷时, 利用人事档案管理权随意添加或抽减档案材料, 给当事人造成不良后果。
4、流动人员档案明确规定由人事
部门下属的人才服务机构管理, 但为了“分得一杯羹”, 劳动部门的职介中心、各行业成立的人才中心、外企人才服务机构以及教育部门的毕业生和留学服务机构等都参与了进来, 并引起人事与劳动等部门的争执与分歧。
5、归档材料“不规范”材料手续
不齐全。人事档案普遍存在着材料规格不一, 纸张大小不一, 周围边距不规范。档案中姓名用字“不固定”, 档案内容前后“不一致”等。
以上都造成人事档案的使用价值、保存价值降低, 从而造成了人事档案使用价值越是下降其管理和被重视程度越是弱化的恶性循环状况, 在执行人才引进、使用、培养等人才政策和认定各类人才的人事关工龄及其各类资格认定等诸多方面造成困难, 也给各类资格考试、享受各类社会福利等诸多社会交往活动带来不便。
三、人事档案管理办法
1、管理体制
(1) 对具有人事调配权的公司, 人事档案在公司人事部保存。
(2) 对无人事调配权的公司, 可委托上级主管部门或母公司人事部门保存。
(3) 对无上级企业, 可在当地人才交流中心设一专户, 保存公司人事档案。
(4) 对小型企业, 员工个人将人事档案存人才交流中心。
(5) 公司应有专人专职或兼职管理人事档案工作。
2、管理内容
(1) 对员工人事档案的建档工作。
(2) 员工调入时, 人事档案的转调工作。
(3) 员工考核结果及奖励、惩罚决定存入人事档案。
(4) 统计分析人事档案资料, 合理调配人才, 做到人尽其才。
(5) 员工调出时, 作出工作总结与工作证明、人事档案调转工作。
(6) 人事档案为密件, 须合理存放, 不泄露秘密, 无关人员不得查阅。
(7) 因各种特殊原因, 如调入人原单位无正当理由不予调动、档案丢失、毁损等, 公司按有关规定为其重新建立人事档案。
摘要:人事档案是个人经历和实践的历史记录, 是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照, 也是历史地了解干部、选贤任能的重要依据, 在社会发展的不同阶段和历史时期, 人事档案都发挥了无可替代的作用。本文将主要阐述笔者对人事档案管理工作的几点思考。
人事档案工作浅析 篇9
1. 加大宣传力度。
积极开展对人事档案工作的宣传, 加强党和国家关于人事档案工作的方针政策、制度规范的宣传力度, 特别是社会主义市场经济条件下和改革开放环境中, 人事档案与机构改革、干部人事制度改革密切相关, 人事档案管理人员应掌握和贯彻党和国家有关人事档案工作的方针、政策、法规, 使各级领导了解、重视人事档案管理工作, 并自觉遵守人事档案管理的规章制度。
2. 确保人事档案真实、准确。
建立健全从档案材料形成、审核, 到归档的一套规范化运行机制。一是健全制度, 明确责任。通过管理制度明确各级组织从材料形成到上交归档整个过程的责任, 从管理制度和组织体制上保证有人抓、有人管, 这样便可以从根本上防止人事档案“失实”现象的发生。二是严格鉴别审查, 把好归档关。做好档案材料的鉴别审查工作, 是保证档案质量的重要手段。档案材料能否做到真实准确, 关键在于鉴别的准不准, 审查的细不细。这就要求人事档案管理人员要有一定的政策水平和业务水平, 正确把握各种材料, 做到不经审查的不归、手续不全的不归、内容失实的不归、填写不符要求的不归, 以维护档案的真实性。三是审定、核实, 弥补基础工作的不足。为避免人事档案出现“失实”问题, 笔者认为有必要对人事档案进行一次全面的审查、核实, 并根据有关规定对其真实性、准确性进行重新审定, 该更正的应依据有关证明和资料, 并履行有关审批程序予以更正。
3. 实现人事档案内容的立体化、动态化。
人事档案以人为单位整理组卷, 每一份人事档案都应具有各自的特点。但目前, 我国人事档案多数套用干部档案管理模式, 其对人员的鉴定和评价材料多是公式化、雷同化, 大多侧重于反映本人的政治面貌, 缺乏业绩、技能、培训学习等方面的情况, 无法对一个人做出全面、完整的评价, 不利于优秀人才的发现和使用。因此, 我们必须积极充实人事档案的内容, 改变人事档案“千人一面”的状况;必须根据人们职业的多元化, 对人事档案重新分类。在人事档案中增加反映一个人综合能力、素质和有权威部门认定的业绩考核资料, 并且把人事档案与市场经济条件下的个人信用体系联系起来, 以职业生涯、职业能力和信用记录为人事档案的主要内容。全面建设小康社会, 需要大批德才兼备的人才。作为人事档案, 一定要紧跟时代发展步伐, 以全面、具体、完整、真实、精炼、常新为充实人事档案的基本要求, 不断完善和创新人事档案的内容, 促使档案内容向立体化、动态化的方向发展, 以更好地适应新时期对人事档案利用的需要, 更好地为中国特色的社会主义现代化建设事业提供人才信息服务。
4. 加大人事档案利用力度。
人事档案管理的目的是利用, 建设和发展人事档案都要围绕着利用这个中心。因此, 除了及时收集、补充人事动态材料和完善档案管理外, 还必须努力改进利用方法, 提高利用效率, 积极创造条件, 加大利用人事档案信息资源的工作力度, 更好地服务社会主义现代化建设事业。一要学会从信息角度认识人事档案工作的地位和作用。要深入研究档案内容, 适时进行人才统计和要素分析, 主动与人事、科研管理部门联系, 做好优秀人才事迹宣传和优秀科研成果展, 拓展人事档案的宣传空间, 开发人才利用信息, 充分发挥人事档案材料的宣传教育作用。二要加强社会调查, 主动了解公众需求, 创新服务方式。要开展咨询服务、跟踪服务、定向服务等多样化服务, 随时调查了解社会对人事档案的需求特点和利用要求以及档案利用的反馈信息, 进而促使人事档案工作在服务中发展, 不断提高人事档案部门的服务水平和服务效果。
5. 提高人事档案管理人员的素质。
人事档案管理工作探析 篇10
人事档案是反映个人成长历史的凭证和依据, 是人力资源管理与开发、使用的重要依据。一份翔实、完整的个人人事档案, 是单位选用人才和人才日后晋升提拔的重要参考。有效的人事档案管理, 对分析单位内人力资源状况是否适应单位的改革与发展的要求、人才工作计划制定是否科学合理、实施是否顺利等方面具有重要作用。
一、人事档案的重要性
1. 档案对用人单位的作用。
对于用人单位来说, 人事档案的作用主要体现在为单位人事部门提供人力管理依据。单位为了做到知人善任、选贤举能, 会尽可能全面、准确地了解一个人, 通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。通过考察其德、能、勤、绩等情况, 从而全面准确地了解个人的情况, 为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。特别是在新的《劳动合同法》实施以后, 单位用人更加谨慎, 严把人才进口关成为单位提高工作效率, 提升整体素质的首选措施。
2. 档案对个人的作用。
现阶段, 在档案的凭证、参考等诸多作用中, 普通公民还是主要利用档案的凭证作用。对于个人来说, 无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、办理退休以及各项证明的出具等都将以档案材料的审核为重要依据。在职人员在申报技术职称时, 档案可以提供所需材料, 如申报人目前拥有的职称资格文件、获得的成果奖项、主持参加的科研课题、在本项目中所起的作用、申报人所起草的文件及完成某项重大任务的任务书等材料。可以说, 每个人都在以自己的实践活动谱写着自己的历史, 同时将其转化为文字为人事档案不断补充新内容。
二、现阶段人事档案管理工作的问题表现
1. 档案材料失真现象。
真实性是档案的基本属性, 失真使人事档案失去了凭证价值。笔者在工作中发现, 有的档案材料中参加工作的年龄越填越小、学历越填越高、工龄越填越长, 有的档案材料甚至有涂改现象, 严重削弱了档案的权威性、严肃性, 使得人力资源管理计划中的配置、退休解聘、补充等计划不能正确制定, 给当前配置及未来人力资源的开发和使用带来极大的阻碍, 从而有可能使单位错过很好的发展机遇。
2. 档案材料内容的简单雷同现象。
人事档案是一个人社会实践经历的真实写照, 是对一个人面貌的全面、历史、客观反映, 能使考察者在翻阅档案时, 如见其人。但是, 如今的人事档案材料单一、内容抽象, 鉴定、考察材料中套话、空话多, 根本体现不出个性特色, 在个人正常晋升和选拔中已经失去了参考价值, 削弱了人事档案对人力资源管理工作中的价值。
3. 个人档案材料分散、缺失现象。
人事档案归档过程应当是一个前后衔接、连续划一的有机整体, 但长期以来, 由于宣传力度不够、个人重视程度不够, 导致了个别人事档案材料分散、缺失。当前, 人才流动性大, 各单位为提高工作效率, 采取一系列措施引进高素质人才, 其中就包括为引进的人才重新建档的情况。这些现象, 严重破坏了人事档案内容的完整统一, 降低了人力资源管理的效力。
三、规范人事档案管理的有效对策
1. 建立健全人事档案管理制度。
现代人力资源管理趋势要求, 人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度, 必须进行及时调整。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真, 确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确, 装订整齐;在递转档案中要做到按章办事, 确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时, 要热情服务而又不失原则, 注意档案的保密和安全。
2. 建立用人与管档相分离的人事档案管理体制。
要改革现行“人档合一”的人事档案管理体制, 按照“人档分离”和集中统一的改革思路, 将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其他部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来, 成立政府所属的统一的人事档案管理中心。除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外, 企事业单位人员、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案, 统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位, 在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面, 从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费, 从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础, 逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。
3. 加快人事档案工作科学化、现代化进程。
随着时代的发展, 档案材料越积越多, 传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便, 容易延误时间, 而且出错率较高, 建立人事档案信息管理系统已势在必行。人事档案信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统, 通过计算机终端和系统互联, 实现个人信息计算机检索和联网查询, 及时更新档案信息, 最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务, 更好地为单位各项事业的发展做出贡献。
4. 切实提高人事档案管理人员的素质。
随着社会信息化进程的不断推进, 传统的人事档案管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此, 人事档案管理部门在引进高素质人才的同时, 更要注重对现有人员的培训, 全面提高人事档案管理人员的综合素质, 使其能够适应现代人力资源管理的新要求。要使其端正思想、增强意识、转变方式, 变被动服务为主动服务;及时有效地提供各种信息, 更好地为现代人力资源管理服务, 为高层决策服务;要让档案管理人员肩负起宣传《档案法》、普及档案知识的重任, 提高全员人事档案意识, 在单位形成人人关心档案的良好局面。
人事档案工作之我见 篇11
摘要:人事档案是人员管理部门在了解人、使用人过程中形成的,记述和反映个人经历、德才状况的以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。人事档案工作是按照科学的原则和方法管理人事档案,及时准确提供人事档案为人事工作服务的一项专门工作。
关键词:人事档案;科学;规范;管理
人事档案是人员管理部门在了解人、使用人过程中形成的,记述和反映个人经历、德才状况的,以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。人事档案工作是按照科学的原则和方法管理人事档案,及时准确提供人事档案为人事工作服务的一项专门工作。人事档案工作与人事工作及档案工作有着不可分割的联系,是一个要求性很高的一项工作。下面就人事档案工作谈一谈个人见解。
1认真细心的工作态度
人事档案的收集也就是人事材料的归档范围。由于人事档案反映了个人生活的各个侧面,内容丰富,材料来源十分广泛,涉及各个方面,各个部门,加之人员主体的动态性,那么认真、细心的工作态度就显得尤为重要了。在收集材料时,要防止收集面过宽,见什么收什么;还要防止收集面过窄,一味强调精练,认为材料越少越好。应认真、细心的注意每一个环节,力争作的更好。
对于个人来说,他们认为个人档案有什么重要的,只要我干好自己的本职工作就行了,往往不积极配合档案工作,不提供自己的相关的资料,这就要求我们人事档案工作人员认真的向他们做出细心地解释,让他们认识到人事档案工作的重要性。因为它是各级组织历史地、全面地了解人员,正确使用人才的重要依据,是澄清个人有关问题的凭证和依据,是某些历史事实的佐证。每一个单位根据自己单位的情况不同收集的侧重点也就不同。但不能有任何随意性。
2严格科学的管理制度
由于人事档案的机密性,档案工作的保管就不能忽视,它需要专门的、工作技术强性的人员专门管理。并且具有相当文化程度的人员进行管理。这样,才能使人事档案搞得更好。我们在平时的工作中,对于保密性很容易忽视,有些同志在生活中不经意的流漏,往往造成不必要的麻烦或重大的失误,因此,作为一个人事档案工作人员,保密性是工作的首要前提。不能因为个人的原因,为需要在人事档案中弄虚作假的人提供方便,而背离了作为一个档案管理人员的职责。
其次,科学的管理也是人事档案工作的另一个重要方面。人事档案管理中,必然产生于形成一些涉及个人的个人人事材料,那么需要真实反映个人经历、德才状况的原始记录。而不能把虽是真实的原始记录,但不能客观的、真实的反映个人的本来面貌的记录归入人事档案。所以,对人事材料的鉴别中要取之有据、舍之有理、实事求是、审慎细致的科学管理制度。
3系统完善的管理机制
重视档案建设,把档案工作提到单位的议事过程中,纳入单位工作计划中,增加资金的投入,改善档案的保管条件,及时研究解决档案工作中存在的问题,特别是强调档案工作在单位的地位和作用,各单位要有专门的档案馆或档案室,并且要有专门的管理人员,保证档案的系统完整,那么人事档案就有更高的要求了。人事档案的管理即独立又彼此联系,共同构成人事档案的完整体系。要完善人事档案整理工作细则,使人事档案整理更加科学、全面、完整,为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
采用现代化管理手段,加强认识档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的可续技术手段运用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的,实现人事档案管理现代化,是人事干干服务于人事工作,人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对人事档案信息要求日渐增强的客观要求,这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理时效性,利用计算机、扫描仪等现代化设备和现代技术,将人事档案资料整理输入计算機,通过相应的技术处理,将文字、图片、音像等资料转变成数据资料,实现人事档案制止与数据并存,根据需要通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术进行人事档案创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人才档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高了人事档案利用效率。
人事档案管理工作 篇12
1. 加大宣传, 提高对高校人事档案工作重要性的认识
人事档案管理是高校人事制度改革的重要组成部分, 人事档案中所记录的教师年龄结构、职称结构、专业方向等信息是制定全员聘任相关政策的重要依据。因此, 高校档案部门要加大宣传力度, 一要提高高校领导对人事档案工作重要性的认识, 使其充分重视人事档案管理工作, 并将人事档案工作纳入高校整体工作计划中, 给予足够的支持, 扩大人力、物力和财力投入。二要加大对高校教职员工的宣传力度, 提高全体教职员工的档案意识, 使教职员工能积极主动向档案部门交送归档材料, 保证人事档案的完整性。
2. 注重收集, 丰富高校人事档案内涵
人事档案收集的内容要根据人事制度改革的需要, 体现出人才个性, 为高校按需设岗、公开招聘、平等竞争、择优录用提供依据, 达到人力资源优化配置。可根据高校发展的需要, 改变人事档案千人一面的状况, 针对不同岗位职责确立收集的重点, 应着重收集反映科研人员的科研成果、工作业绩等方面的材料;着重收集反映教学人员教学成果等方面的材料;着重收集反映领导干部的决策能力、组织能力、管理能力等方面的材料。在档案的收集上要及时、完整, 在档案的鉴别上必须遵循“取之有据, 舍之有理”的原则, 注意及时补充收集新材料。此外, 人事档案的内容不能仅仅局限于对个人简历的记录, 还要注重充实考核、奖惩、学历、职称聘任、工作实绩、创造发明等方面的内容, 全面反映每个教职员工承担岗位、工作类别、等级情况, 反映对应岗位的基本条件、履行职责情况及绩效考核情况, 任职过程中的工作创新发展等方面的情况, 反映科研成果、获得业绩的情况。事业单位人员聘用程序是一个动态的过程, 要经过若干阶段或步骤, 人事档案要系统地记载和反映这些阶段的不同特点、不同内容, 以全面直观地反映本单位教职员工在聘用过程中的全貌, 作为继续聘用或晋升的依据。
3. 建立人事档案数据库, 实现高校人事档案信息化管理
高校实施全员聘任制需要利用人事档案信息对教师综合素质、人才结构等进行及时准确的分析, 为人才预测提供各种数据, 为制定相关政策提供科学的依据。人事档案管理工作应由传统手工方式向信息化、现代化转变, 实现人事档案信息化管理, 以适应高校人事制度改革的需要。高校人事档案信息化管理的核心内容是利用电子计算机和信息网络技术, 建立人事档案数据库, 信息库中不仅要有姓名、年龄、部门、毕业学校、工作时间、所学专业、政治面貌、家庭成员等相对静态的信息, 还要有工作简历、职务变动、职称变动、讲授课程、研究生导师、科研论文、考核及奖励等个人德、能、勤、绩等方面的动态信息, 以及创造发明、科研成果鉴定材料、学术著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等。通过实行人事档案信息化管理, 不仅能使档案管理人员从重复、繁琐的手工操作中解脱出来, 而且能对人事工作中产生的各类信息进行存贮、加工、检索、更新、传输, 为人事工作提供及时高效的服务, 充分满足高校人事制度改革对人员信息的高效利用需求, 达到为高校人事制度改革服务的目的。
4. 提高高校人事档案工作者的综合素质
首先, 提高信息管理能力。高校人事档案工作者应具备对档案信息进行科学归纳、总结、鉴别、筛选与分类的能力, 能运用计算机、通讯设备和现代化办公设备完成档案信息的收集、加工、传送处理, 进而为制定人事制度改革相关政策提供可靠依据, 为领导科学决策创造条件。其次, 提高语言文字修养。高校人事档案工作者应具备一定的文字表达能力, 正确理解有关政策和规定, 综合分析问题, 总结工作经验, 撰写书面材料。再次, 具有丰富的历史知识。档案是历史记录, 反映历史, 记载历史, 与社会历史有密不可分的联系。只有懂得历史, 才能了解人事档案产生的历史条件和历史作用, 才便于正确理解人事档案内容, 鉴别档案真伪, 准确判定人事档案价值, 管好和用好人事档案。
参考文献
[1].丁健.高等学校全员聘任制浅析[J].黑龙江教育, 2008.8
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