企业人事档案管理工作

企业人事档案管理工作（共12篇）

企业人事档案管理工作 篇1

随着各项制度的改革, 人事制度改革也日益深入。人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求, 更新人事档案管理的内容、范围, 档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等, 是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。

1 人事档案现状及存在的问题

1.1 对档案的重视程度不够。

长期以来, 相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区, 认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作, 不是单位的主要工作, 不能给单位创造经济效益, 只要“守好摊”, 不丢失, 不泄密, 能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解, 忽视档案工作, 这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

1.2 人事档案交接手续不严密, 重视不够。

档案管理人员大多不是专职的, 所以在离岗或调动工作时, 移交档案、手续不按程序办理, 该检查的不检查, 该清理的不清理, 该签字的不签字, 导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为, 档案交接只是一串钥匙的问题, 使得人事档案交接工作前后脱节, 出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

1.3 管理力量薄弱, 管理水平不高, 管理手段落后。

大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训, 对档案的重要性、管档要求, 档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解, 档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职, 对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确, 归档材料未能及时、准确地得到补充, 使存档的材料不能真实地反映本人现实情况, 导致人事档案的不完整。

1.4 档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。

一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传, 使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;二是人事档案管理基本上是兼管, 属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制, 档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

1.5 档案管理人员对人事档案重要性认识不足。

认为只要有一份好工作就行了, 档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度, 有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚, 甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位, 而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

1.6 人事档案管理手段落后。

在档案管理手段上, 没有单独的计算机和档案管理软件, 查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜, 占地面积大, 使用空间也不能完全合理应用。

2 人事档案管理对策及思考

人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映, 所以, 只有加强人事档案的管理, 充分发挥其利用价值, 才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考, 为人民服务。针对以上存在的问题, 就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

2.1 严格按程序交接。

人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作, 应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理, 做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还, 整理好借据, 并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档;四是按档案移交要求进行移交, 并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等, 还应在移交文件上签字盖章, 要做到对交接工作负责。

2.2 强化档案管理意识, 严格档案管理程序。

强化领导干部的档案管理意识, 完善档案管理硬件设备, 增加档案库房, 购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件, 建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节, 与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关, 因此应提高档案管理人员综合素质, 提高工作主动性, 从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外, 还应建立健全档案管理制度, 努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

2.3 健全档案管理制度。

建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一, 规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际, 以适应单位档案管理的需要。第二, 简明实用。制度必须具有可操作性, 其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标, 以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三, 坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行, 而职工是单位的主要构成群体, 是制度的主要约束对象和执行者。第四, 坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门, 又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中, 要做到有功必赏、有过必罚, 充分体现制度的权威性。

2.4 建章立制, 有章可循, 规范操作。

积极主动做好档案收集工作, 做到制度上墙, 操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿, 职工档案转入、转出登记簿, 职工档案材料转入、转出登记簿, 档案材料移交表等。对由于历史原因, 确实收集不到的档案材料, 要查明原因, 登记说明, 为以后的查找工作提供方便。因此, 我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤, 及时追补和补充新的资料, 真正起到人事档案的依据作用。

2.5 积极做好宣传工作, 加强档案管理人员的事业心、责任感。

积极做好宣传工作, 对收集的材料要认真核实, 把真实可靠的材料收入人事档案, 把好质量关。在档案鉴别过程中, 档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整, 充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性, 不断改进工作方式、工作方法, 创新工作模式, 提高工作效率, 提高业务素质。在鉴别过程中, 能明辨是非, 坚决把那些虚假的资料拒之门外, 维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

2.6 提高人民群众对档案材料重要性的认识。

一是加大宣传力度, 提高对人事档案重要性的认识, 做好咨询服务工作, 利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识, 使其认识到, 人事档案并不是可有可无的, 它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理, 做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作, 完善档案内容, 及时补充档案缺失材料, 提高档案的利用价值。

2.7 加快档案信息化进程, 提高工作效率。

如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索, 进而实现网络化管理, 已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库, 使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时, 在规定相应使用权限的情况下, 部分信息对部门和个人开放, 建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来, 不仅能使大家增强档案意识, 增加人事档案管理工作的透明度, 还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

总之, 要使档案工作有新的进展和突破, 就要抓住当前有利时机, 加强学习、不断改革创新, 冲破原有的思路、模式, 形成一整套新的档案思想、档案观念, 才能适应档案事业的发展, 并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

摘要：本文主要对人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析进行了分析。

关键词：企业,人事档案,管理

企业人事档案管理工作 篇2

【新保人制度-07号】

第一条、目的为规范公司的人事档案管理，根据《北京市流动人员人事档案管理暂行办法》并结合公司实际，制定本办法。

第二条、适用范围

本办法适用于已与公司签订《劳动合同》的市场系列、技术系列的客户经理级以上员工，职能系列重要岗位的员工，有特殊规定的除外。

资料由三茅人力资源网 整理，更多免费人力资料请上网站。

第三条、档案调入程序

员工本人持公司开据的档案关系《介绍信》到公司委托的人才服务中心开据档案调转《商调函》，持《商调函》到本人档案所在地办理档案转移手续，办理完手续之后，将档案材料及时交人力资源部，由人力资源部统一办理档案存入手续。

第四条、档案调出程序

员工与公司解除、终止劳动关系之后的10个工作日内，人力资源部开具《劳动关系解除通知书》及加盖公章的鉴定材料，交付给员工本人。员工本人在30日内持《劳

动关系解除通知书》及鉴定材料到委托的人才服务中心办理档案转出手续。

人力资源部负责将该员工的劳动关系变更情况，以书面通知委托的人才服务中心。

第五条、员工办理有关人事证明的程序

员工需办理有关人事证明时，可向人力资源部申请，经审核后，人力资源部开据《介绍信》，员工本人持《介绍信》到公司委托的人才服务中心办理相关手续。

第六条、员工在职期间的存档费由公司支付。

第七条、本制度由公司人力资源部负责解释。

关于企业人事档案信息化管理 篇3

[关键词]供电；企业；人事档案；信息化管理；措施

[中图分类号]C36 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0429-01

人事管理是供电企业管理的重要内容，它对于企业的正常供电具有很大影响。科学高效的人事管理有助于提升供电企业管理水平，最终实现正常供电。人事档案管理是人事管理的重点，档案管理涉及到供电企业的每一个员工，科学高效的档案管理有助于企业管理者快速地了解每个员工的情况，同时也是保证员工自身利益的重要手段。在新形势下，供电企业面临的环境更加复杂，高效的档案管理就成为了企业的必然选择。

随着信息技术的发展，计算机网络技术在供电企业的正常生产经营中应用越来越广泛，计算机网络技术在供电企业中的应用有效提高了供电效率。在新形势下，加强计算机网络技术在供电企业人事档案管理中的应用，实现人事档案的信息化，就成为了供电企业实现长远发展的必然选择（图1）。

（1）人力资源管理系统界面

一、企业人事档案信息化管理的必要性

在探讨如何实现企业人事档案信息化管理之前，我们不妨来了解一下为什么要实现供电企业的人事档案管理信息化，只有在充分明确了供电企业人事档案信息化的必要性之后，才能真正实现这一目标，笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供电企业核心竞争力的重要措施。接下来，笔者就来详细分析这两个方面。

（一）企业人事档案信息化管理是提升人事管理效率的必然选择。人事档案管理是人事管理的重要内容，加强人事档案管理有助于提升供电企业人事管理的水平。在信息技术日益发展的今天，充分利用信息技术来进行管理已经成为了供电企业的必然趋势。目前人事档案管理工作还存在着许多问题，这些问题严重制约着人事管理的效率，而要解决这些问题，很大程度上依赖于人事档案信息化管理。

（二）企业人事档案信息化管理是提升核心竞争力的重要手段。企业人事档案信息化管理与传统的管理方式相比，有很多新的特点。在信息化管理阶段，企业人事档案管理实现了由分散管理向集中管理的转变，由细节控制向核心监控的转变。这两方面的转变是信息化的必然，也是目前供电企业管理缺少的，是制约供电企业核心竞争力的关键因素。因而加强供电企业人事档案信息化管理就成为了供电企业的重要手段（图2）。

（2）企业电子管理系统

二、加强供电企业人事档案信息化管理的措施

上文分析了供电企业人事档案信息化管理的必要性，接下来，就来充分论述如何加强信息化管理。笔者认为实现供电企业人事档案信息化管理，供电企业要做到三点：一是要建立完善的档案管理网络；二是要建立健全人事供电企业人事档案信息管理运行机制。三是要加强人事档案数据采集工作的管理。接下来，笔者就来详细论述这三个方面的内容。

（一）建立完善的档案管理网络。实现供电企业人事档案信息化管理，我们首先要建立完善的档案管理网络。供电企业人事档案管理要以项目主管为核心，档案室作为业务部门，各个分室为具体负责的企业人事档案管理网络。在人事档案管理中要在电力主管部门的统一协调下，联系日常管理工作来进行有效管理，除了要负责协调之外，主管部门还要认真监督检查具体业务部门档案管理和移交工作。在档案管理中要坚持集中保管原则。

（二）建立人事档案信息化管理的运行机制。供电企业在进行档案信息化管理过程中要严格遵守国家相关的政策，法律法规，以及企业的保密制度。在档案管理过程中要严格保守企業秘密。要派专人负责数据采集，档案信息数字化，数据上传与加载等工作。

（三）加强人事档案数据采集工作的管理。数据采集是供电企业人事档案信息化管理的首要步骤，同时也是最为关键的步骤。在人事档案信息化管理中要重点关注数据采集工作的管理。做好数据采集管理工作，笔者认为要做好三方面的内容。一方面是要完成档案管理工作流程的数字化。另一方面是要在项目扩建之后，要完成数据资源更新工作。最后一个方面是要保证供电企业人事档案的完整性。

（3）人事档案电子化案例（图3）

随着我国信息技术的发展，计算机技术和网络通信技术在供电企业人事档案管理中的作用越来越重要，加强供电企业人事档案信息化管理是提高人事管理效率的必然选择，是提升供电企业核心竞争力的必然选择。供电企业管理人员要高度重视人事档案信息化管理工作。本文提到了加强信息化建设的三个措施，在档案管理过程中，企业管理人员要重点做好人事档案的数据采集管理工作。要重视供电企业网络基础设施建设，要建立健全人事档案信息化管理运行机制。供电企业要定期对网络通信系统进行检测，发现问题要及时处理。

参考文献

[1]熊真勤，浅析供电企业人力资源管理[J]中国产业，2012（10）

[2]侯俊，刍议供电企业人力资源管理信息化[J]中国高新技术企业，2012（33）

浅谈企业人事档案管理工作 篇4

一、新时期企业人事档案管理工作的重要性

(一) 企业人事档案管理工作对企业的重要性。

只有通过对企业人事档案进行专业的数据分析, 我们才有可能全面地了解每位员工的基本情况。只有客观评价每位员工的综合能力, 才能作出最正确的经营管理决策。对于企业而言, 招贤纳士、人才储备、扬长避短是现代企业为了长远发展普遍采用的招聘模式。猎头招聘或者高价引荐都不是一个长久之计, 但是如果一个企业十分注重人事档案管理工作, 就可以在短时间内通过内部选拔和竞聘找到合适人选, 节省人力、物力、财力。员工到达新岗位后可以直接跳过过渡期, 很快地进入工作状态, 大大提高工作效率。

(二) 企业人事档案管理对个人的重要性。

对于个人来说, 企业人事档案就是我们的职工档案, 是我们每一个人在企业的不同阶段的真实记载, 是每位员工的历史证明, 并通过职业生涯进行不断地补充。近年来, 随着中小企业数量逐渐增加, 员工流动性增大, 加强人事档案管理工作也成为当今企业管理工作必不可少的任务之一。因此, 加强人事档案管理工作在现代企业人事管理中仍然非常重要。

二、当前企业人事档案管理工作的现状

(一) 对人事档案管理工作的重要性认识不足。

部分中小型企业对人事档案管理工作重视程度不够, 相关管理人员认为档案只是一些过期的文件材料, 对企业的经济发展并无多大价值, 因此出现档案管理混乱、保存的文件价值低、不符合归档规定、有关设备也配置不到位等现象。人事档案管理工作是一项服务全体员工的工作, 管理的对象众多, 工作量大, 是企业全面了解员工、制定人员配置、发展规划的理论依据。但是现如今的人事档案管理工作却仅仅是停留在保存, 并未对档案进行二次加工, 利用效率低, 反而会使人们无法真正了解人事档案的价值所在, 不能积极配合档案管理工作。

(二) 人事档案的管理落后。

随着经济改革开放, 中小型企业纷纷创建成立, 人员需求量有所增加。企业人事档案管理工作任务量也随之加重, 但是传统的人工管理模式显然会对工作效率造成一定影响。另外因纸质文件受地点、温湿度等条件限制, 档案质量较差。有些单位虽然已通过excel等软件实现了卷内目录的著入, 在一定程度上方便了检索, 但距离实现全面的信息化、数字化的管理目标还有一定差距。

三、企业人事档案管理工作优化的策略

(一) 注重人事档案管理工作, 在企业加大力度宣传相关理念。

人事档案属于一种专门档案, 包括干部档案、工人档案等, 档案内容可以反映员工个人的历史和现实情况全貌。因此很多企业的管理者把人事档案作为了解和聘用员工的重要依据, 更是与企业的经营发展紧密相关, 管理者应该对此高度重视, 把人事档案管理工作纳入企业长远的发展目标。人事部门应注意与有关部门保持经常的联系, 向他们大力宣传人事档案的收集范围和收集工作的意义。

(二) 转变传统管理模式, 人工、信息化建设两手抓。

信息化的时代, 是对传统档案管理模式的一种挑战。人事档案管理工作也要跟上时代发展的步伐, 逐步实现档案实体管理向信息化管理的过渡, 不断丰富档案管理手段, 全面提高档案利用效率, 加强档案调阅的可控性, 进而提高人力资源管理部门的工作效率, 节省人力、物力、财力等损耗, 降低生产成本。因此, 人事档案管理工作要人工、信息化建设两手抓, 即将有关的档案条目和案卷题名输入办公系统, 部门间的资源可以共享, 既方便检索, 也方便管理者查阅信息, 为管理者作出合理人员配置提供有力的数据支持。

(三) 加强规章建设, 构建完善的企业人事档案管理制度。

人事档案的形成单位分散, 形成时间不固定, 因此若想做到及时收集, 确保文件材料完整性, 企业应当建立完善的人事档案管理制度, 包括索要制度、检查核对制度、登记制度、补充材料制度等。并结合企业人事部门在不同时期的重点工作排期, 准确把握时机, 及时收集文件材料。在收集、整理和鉴别人事档案的过程中, 可能会发现文件缺失的情况, 人事部门要根据有关线索, 索取补充档案材料。过去档案管理更注重有关材料的收集和整理, 很多档案具有一定机密性, 是不能对外开放的。所以工作人员查阅档案是有一定限制的。久而久之, 档案慢慢变成了“死档”, 档案的二次价值得不到有效地发挥。随着现代管理理论的提出, 企业人事档案管理制度应逐步完成从存到用的过渡, 拓宽档案利用途径, 视工作需要和实际情况而定, 将人事档案信息公示, 便于管理者的日常管理工作。

(四) 构建科学有效的人事档案分类系统, 扩充档案内容。

企业人事档案管理工作 篇5

1.改变人事档案的分类管理

结合供电企业管理现状，在国家规范的职工人事档案标准没有出台以前，笔者认为可以有两种分类办法。一是供电企业可以将科级干部人事档案按照中组部颁发的《干部人事档案管理办法》规范，归为领导干部（科级及以上）类、一般员工类。二是分为三类，即领导干部类、一般管理岗位类、非管理岗位类。领导干部人事档案管理严格遵守《干部人事档案管理办法》执行，其他人员人事档案管理参照执行。

2.规范人事档案入档材料的尺寸

从最大程度上保存人事档案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事档案材料等因素出发，笔者建议人事档案材料的处理可以分为两种情况处理：按照旧标准已经整理和规范的人事档案可以按照以往的尺寸要求（十六开）进行处理材料，新建人事档案可以按照A4尺寸进行整理和规范。

3.加强纸质档案同信息系统电子档案同步管理

供电企业目前人资管理一般采用人力资源管控系统和ERP系统，两个系统均采集了人员的基础信息，要做到纸质档案同电子档案同步管理，必须从完善人力资源制度和流程管理出发，处理好人事档案管理各个环节的关系，加强过程管理。

（1）完善制度建设和流程管理。供电企业人力资源管理一般分为干部管理、职称管理、合同管理、人事档案管理、薪酬管理、统计管理等多个岗位，人资管控系统和ERP系统的基础信息基本涉及全部岗位。纸质档案和电子信息要做到完全一致，必须建立完善的制度和流程，明确各个环节各个岗位的职责。人事档案管理岗位同其余每个岗位都联系紧密不可分割，从中起到纽带的作用，否则实现纸质档案和电子档案同步动态管理将会成为空谈。如干部管理岗位在干部调整后要及时维护信息，规定在一定时间内必须将相应的干部任命审批表及考察报告等材料递交人事档案管理岗位。职称管理岗位在职称评审结束后要及时维护信息，同时将相应的职称评审材料递交人事档案管理岗位。劳动合同管理岗位在劳动合同签订后要及时维护信息，同时将相应的劳动合同书递交人事档案管理岗位等。

（2）收集纸质档案和ERP系统信息维护互为促进。及时收集材料是使档案内容常新的必要手段，ERP系统信息及时维护是保证基础信息分析质量的关键。人事档案材料的形成来源，可以是一级组织，一个部门或者一个人。收集鉴别就是去芜存真，保证材料完整性、真实性的重要过程。将两个环节紧密结合，收集纸质档案材料的同时确认ERP系统是否维护信息，确保不出现有材料系统没有维护的现象。ERP系统维护信息的同时要依据材料准确维护，严禁空穴来风，发生没有纸质材料却有电子信息的情况。两者相互制约，相互促进，才能真正实现同步。

（3）人事档案管理环节和ERP信息系统紧密联系。人事档案整理同ERP信息核查联系。整理归档是材料有规律结合转化为档案的过程。对收集鉴别后的材料和档案，按统一规格要求和方法步骤进行加工整理，按标准进行分类。这不仅是每本档案内容完整、条理化的过程，也是每一类档案实用、系统化的过程，同时是对ERP系统信息的再一次核查过程，为人事档案的动态管理和信息系统的及时更新奠定基础。

人事档案利用同ERP系统人员变化联系。人事档案在规范管理的基础上要能及时准确地提供利用，避免利用工作中档案的损坏与流失，随时保持档案管理与ERP信息系统人数相一致。随着企业人员的配置流动及自然增减（死亡、退休等）要及时转递转移档案。包括做好转递原因的登记与保管，如：新分配人员的名册表、调动人员的调令等；还要包括健全的转递手续，如：转递证明、回执签字、审核登记、死亡与解除档案的登记等，确保转递档案的安全与到位。确保做到有人就有档，ERP系统信息有据可查。

人事档案规章制度同ERP系统管理制度联系。人事档案管理要进一步健全包括查阅、借阅、收集、鉴别、校对、利用、转递、保管、保密等一系列管理规章制度。制定人事档案各项规章制度时要同ERP系统管理制度紧密结合，用制度认真规范人事档案和ERP系统信息维护管理环节的工作，保证落实与实施更加科学的管理。

4.加强人事档案重要性的宣传

针对员工对人事档案重视程度不够的问题，供电企业要结合工作中出现的形形色色的问题，及时同员工进行沟通，广泛宣传人事档案和员工自身切身利益的关系。必要时可以结合一些个例，举办讲座或培训班，逐步扩大宣传面，使员工从自身的角度注重起人事档案建设的重要性，让员工树立只有人事档案有材料不算有，只有ERP系统有也不算有的观念，调动起员工监督积极性，促进人事档案和ERP系统同步规范。

人事档案的动态细化管理是一个结构庞大，运作细致的系统工程，随着供电企业人力资源集约化管理越来越高的要求，动态管理重要性日益凸显。越是加强基础管理工作，这种管理的回报就越大。人事档案管理同ERP系统管理做到同步，充分发挥档案信息的资源优势，恰似给传统的人力资源管理插上了翅膀，为飞速提高人力资源工作管理水平奠定坚实的基础，为企业人力资源的开发与管理发挥积极作用。

企业人事档案管理工作 篇6

关键词：企业；从事档案管理；问题

中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1006—8937（2012）23—0072—02

随着社会的不断进步、经济的迅速发展，人力资源在企业竞争中的地位越来越重要。企业人事档案是企业在人事管理活动中产生的，记录员工个人信息，反映员工客观面貌，是考察员工的重要依据，是企业员工绩效考核、提高工资待遇的重要凭证，在人力资源管理与开发中具有十分重要的意义，因此，有必要探究出当前企业人事档案管理存在的诸多问题，并提出解决问题的策略，发挥企业人事档案在企业发展中的真正效用。

1 企业人事档案的特点

1.1 特定性

企业人事档案的对象具有特定性，主要体现在特定个人、特定岗位、特定时期三个方面。企业人事档案属于特定个人、有特定工作岗位、在特定时期真实的历史记录，反映其业务、思想等方面的情况，离开特定个人、特定工作岗位、特定时期的人事档案是不存在的。

1.2 客观性

企业人事档案最显著的特征是客观记录企业员工的个人经历、工作表现、政治思想等情况，人事档案就像是一面镜子，是对一个人的客观反映。用人就要先看档案，已成为必要的工作程序。组织对一个人的使用，人事档案起着非常重要的作用，使其在合适的工作岗位上，发挥其最大的才智，为企业创造更多的价值。并且企业人事档案是反映现实的，每一份档案材料来源、内容必须是真实可靠的。

1.3 动态性

人事档案建立后并不是不变的，是动态变化的，因为一个人的情况是在不断变化的，企业人事档案是企业员工的客观反映，也是随着个人成长不断变化的，需要不断的增加新内容，补充新材料，反映个人的经历及成长情况。另外，个人各档案是一体的，人在哪里，档案也需要在那里，是随着个人流动，不断变化的。

2 企业人事档案管理工作中存在的问题

2.1 人事档案管理意识薄弱

人事档案管理意识薄弱主要体现在三个方面：

①领导不重视。现在很多企业领导注重短期的经济效益，认为档案管理工作耗费大量人力、物力、财力反而不能快速实现经济效益，大多没有给档案管理工作设置足够的经费、配备先进的档案管理设备。

②档案管理部门责任意识差。档案管理部门认为自己所从事的工作对企业及社会的贡献较小，对自己的责任性认识。由于领导的不重视，许多民营企业、中小企业没有设置专门的档案管理部门，或者有但也是其他部门的员工兼职的，使人事档案的权威性大大下降。

③员工档案意识差。员工对档案的认识比较模糊，认为是可有可无的东西。在填写自己的档案时为了一些眼前的利益，弄虚作假。加之有些企业不重视档案，公然宣称不需要档案或承诺重新建档，更加剧了人们档案意识的淡化。

2.2 封闭式的管理模式

封闭式的管理模式适合本企业内部人事档案来源比较单一的情况。虽然说封闭式的档案管理模式利于人事档案的保密工作，但现在随着经济的发展，企业类型不断发展，企业员工层次的多样性不断的发展，这种单一封闭性的档案管理模式已经不能与企业的发展、员工的发展、员工的多样性相适应了。另外，企业档案保存在内部企业人事部门，过分强调保密，一般不对外开放，且手续十分复杂，不能实现各部门之间的人事信息交流，阻碍了人事档案的利用。

2.3 档案内容质量不高

目前部分企业人事档案存在以下问题许多不规范的地方，使人事档案价值大打折扣。一是档案材料内容不完备。很多企业人事档案的内容不符合国家档案局发布的《企业职工档案管理工作规定》，能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等内容。二是档案材料内容质量不高。企业的人事档案材料多内容空洞，反应个人经历的多，而缺少细致的，讲述员工道德品质、能力专长的少。人事档案造假现象使得人事档案在对人们职业信誉维持方面的作用大大降低。三是档案材料用纸规格不符合要求，书写不规范，字迹不耐久。很多企业现存的人事档案材料规格大小不一，材料用笔不规范，使得档案材料不利于保存，有的档案材料书写字迹潦草，难以辨认，不利于档案的利用。

2.4 企业人事档案管理人员素质有待提高

良好的综合素质和业务能力的管理人员是做好企业人事档案工作的基础和保证。由于档案管理专业较冷门，全国高校设此专业较少，所以很多企业的档案管理人员是“半路出家”，对档案管理工作缺乏系统的认识，也没有受过专业的训练，工作以后，参加档案管理工作的学习交流机会少，再加之企业人事档案管理工作人员很多位兼职，经常变动，造成了人事档案管理工作基础薄弱，不利于档案管理水平的提高，不能保证档案管理的质量 。

3 完善企业人事档案管理工作的对策建议

3.1 加强档案管理意识

档案意识已成为制约企业人事档案管理工作的关键，强化相关领导的档案意识。加大资金投入、完善档案管理设施、定期检查指导档案管理工作，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，只有领导加强档案意识，员工才能重视档案管理工作。档案管理部门要认识到自己工作的重要性，树立责任感，及时、完整地收集档案材料，把握好人事档案的质量。普通员工也要有良好的档案意识，明白档案与自身利益息息相关，自觉遵守档案管理制度。

3.2 建立社会化开放式的企业档案管理模式

传统的人事档案管理制度，一定程度上降低了人力资源的开发度，限制了人才的流动。建立社会化开放式的企业档案管理模式应加强对企业流动人员人事档案的管理，建立健全人才流动服务机构。应该倡导人事档案知情权，档案管理部门要加强对档案宣传工作，使员工正确认识自己的档案，提高对自己档案的关注度，使人事档案工作向更高水平发展，提高档案利用率，实现人力资源的优化配置。建立社会化开放式的企业档案管理模式，可以使各类人才更清楚的认识自身的价值，企业也能有机会获得企业所需要的各类人才，个人和企业之间实现双赢，促进企业的迅速发展。

3.3 更新手段，完善内容

企业人事档案管理工作应与时俱进，引入科学的管理理念，采用新的管理手段，建立企业人事档案信息数据库，提高人事档案管理工作的效率，实现企业人事档案科学管理。完善企业人事档案的内容，应摒弃传统的人事档案内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录；应有所侧重地收集人事档案的内容材料，既要反映过去，更要说明现在；应遵循“适应社会需要”和“精炼有效”的原则，摈除冗余内容；应与时俱进，增加能真实反映人才的能力、特长的内容，体现个人信用记录的内容。

3.4 提高人事档案管理人员的素质

企业应注重人事档案管理人才的培养，注重管理队伍的建设，提升档案管理水平。首先，人事档案管理工作者要具备良好的政治素质和保密意识，所以应该加强人事档案管理人员的思想学习，提高其思想认识和政治水平。其次，要保持和维护固定的企业人事档案管理人员，档案管理工作的熟练自于长期经验的积累，档案管理人员固定，才能不断积累和提高其业务能力，提高档案管理工作效率。再次，加强对档案管理人员的业务培训。档案管理人员通过参加培训、学习交流，掌握坚实的档案管理的论知识、学习先进的档案管理方法，提升管理水平和技术能力，推动本单位人事档案管理工作的进步与发展。

4 结 语

社会在不断的发展，人类在不断的进步，人事档案也应与时俱进。但对长期以来形成的企业管理工作，存在一定难度，但好在经过大批档案管理工作者的努力之后，人事档案改革已取得较大进步。做好人事档案管理工作，利于发挥发挥人事档案的重要作用，促进企业发展，使企业在激烈的竞争中立于不败之地。

参考文献：

[1] 邓颖.浅谈干部人事档案管理的问题与对策[J].南方论刊，2011，（6）.

[2] 刘佳春.企业人事档案管理体系的建立与完善[J].人事档案管理，2008，（10）.

[3] 朱宝均.人事档案管理存在的问题与对策[J].开封教育学院学报，2010，（1）.

浅议企业人事档案管理工作 篇7

一、充分认识人事档案在企业发展中的地位和作用

企业人事档案是客观记述和真实反映企业员工个人经历、能力和德才等信息的重要载体, 是各类人才在社会实践中形成的原始记录, 是企业考察了解人才的重要依据;是企业落实待遇、澄清个人问题的重要凭证;是企业开发河使用人才、进行人才预测及制定人才计划的重要手段;是关系到民生及社会保险工作的重要保障;是企业进行科学研究, 特别是历史研究的宝贵资料, 又是企业进行集体主义教育的重要素材。

二、企业人事档案管理工作存在的问题及产生的原因

近年来, 在各级领导的重视支持下, 各单位认真开展了档案目标管理和档案审核工作, 使人事档案管理水平工作有了明显提高, 但要清醒地认识到人事档案工作的现状与建立现代企业制度的需要相比, 还存一定差距, 主要表现在:

一是管理意识滞后。在人事档案管理中, 部分领导认为档案管理工作是事务性工作, 只要不丢失、不泄密, 能应付外调、查档就行, 忽视其管理工作;二是管理不够规范。多年来, 由于采用人工管理, 信息化较落后, 加之企业人事档案较多, 实际工作中难免出现管理分散、不能及时归档、整理不规范, 造成材料缺失;三是管理硬件缺乏。对人事档案管理必备的条件差, 如有的单位无专门的档案室、“六防”设备不配套等等;四是管理材料不全。由于企业改制, 员工岗位变动等较为频繁, 档案没有及时传递, 人事档案收集、整理、归档不及时, 造成了人事档案材料内容缺乏实效性和连续性;五是人员素质偏低。个别单位把人事档案人员作为缩编减员的对象, 专兼职人员配备不足, 工作效率、管理水平难以提高;六是手工强度太大。由于计算机应用于人事档案工作相对较晚, 企业每年形成工资进档表、干部呈报表、劳动合同、职称评审表的材料较多, 收集、编号较多, 人事档案工作期限长, 手工劳动强度大;七是信息利用率低。由于利用的限制条件较多等客观因素, 企业人事档案工作之限于为人事部门提供一些信息, 档案信息利用率较低。

综上所述, 以上问题产生的原因是由于“四个不到位”所致:即:一是认识不到位。由于对人事档案工作价值特点和科学性认识不清, 导致人事档案工作在工作中无“位”;二是管理不到位。人事档案工作的管理、考核、监督机制尚未完全建立, 导致科学管理得不到很好的落实;三是观念不到位。多年来, 单位领导认为人事档案工作不过是简单的重复机械劳动。由于管理观念的偏颇, 导致人事档案工作队伍素质提高不快;四是素质不到位。人事档案工作人员基本上都是没有经过专业培训的兼职人员, 对档案的重要性、材料收集、鉴别、整理、装订等业务不了解, 严重影响了人事档案工作质量和效率, 。

三、加强企业人事档案管理工作的建议和对策

(一) 加强领导

人事档案工作起着基础和联系点的作用, 其管理水平直接影响人事工作的质量和效率。而对该项工作重要性的认识, 关键在于增强领导档案意识, 重视档案管理工作, 确保经费落实到位。

(二) 健全机制

在单位建立人事档案管理机制, 把人事档案管理工作纳入企业管理范畴, 明确分管领导, 制定其长远目标和近期工作计划, 定期检查、考核和总结人事档案工作, 并制定一套可操作的管理、考核、监督机制, 规范约束材料形成、主管责任人、档案工作部门等有关人员的工作行为, 确保提高人事档案管理水平。

(三) 提高水平

各单位要加强人事档案工作队伍建设, 选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人从事人事档案工作, 并注重其教育培养, 关心其工作、生活、充分发挥工作积极性, 提高档案管理工作水平。

(四) 增强服务

人事档案的提供利用是人事档案工作的根本任务。单位应充分利用人力资源管理系统, 提高工作效率和质量, 把死材料变为活信息, 使人事档案工作实现形式多样化, 手段科学化, 服务高效化, 提高人事档案工作效率和质量。人事档案工作只有以生产建设为中心, 适应改革和发展的需要, 强化利用功能, 提高工作效率, 才能显示自身价值, 赢得企业承认, 才能提高自身的地位, 并获得自身的发展。

(五) 转变模式

人事档案管理工作是企业中不可或缺的管理工作之一, 其改革已经提上了日程, 在这一改变过程中, 改变旧有模式, 建立新型管理系统, 借助现代化的技术与观念, 全面开发信息资源, 充分有效地利用人事档案的价值, 促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。

摘要：本文通过论述人事档案管理在企业发展中的地位和作用, 剖析了企业人事档案管理工作存在的问题和产生的根源, 并有针对性地从加强组织领导, 健全管理机制, 提高综合素质, 增强服务意识, 改变管理模式等五个方面提出了解决问题的建议和对策, 最终达到提高企业人事档案管理水平目的。

加强改制企业人事档案的管理 篇8

1 管理现状及目前存在的问题

1.1 人事档案管理停滞

随着企业改制成为独立的法人企业, 员工人事档案从原主体企业转移到各改制企业自行管理后, 很多改制企业的人事档案基本就处于封存搁置状态, 管理近乎停滞。

1.2 档案材料缺漏

收集是人事档案管理工作的基础, 因此, 人事档案材料的收集必须及时, 档案内容必须完整。现各改制企业的人事档案, 普遍存在档案材料缺少现象。

造成档案材料缺漏的原因主要有三方面:首先, 人事档案材料形成涉及的部门较多, 有行政、党务、技术部门、上级机构等, 收集范围较广, 在企业改制后相关规章制度尚未完善时, 档案形成部门不清楚材料的归档范围, 该归档的材料没有及时移交档案部门;其次, 人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置, 档案管理者缺乏收集意识, 没有通过档案材料归档制度的建立, 积极主动去收集材料, 而是坐等档案形成部门把材料送上门, 发现材料缺少而及时补全的力度不够, 破坏了人事档案材料的完整性;第三, 对档案材料的缺漏进行核查的工作量较大, 难度较大。由于原档案保管在主体企业, 发现缺漏以前材料需要协调原主体企业帮助查找, 原主体企业经历了多次拆分、合并, 人事档案的管理人员也已经多次变更, 查找旧材料难免出现困难。

1.3 档案材料把关不严

人事材料归集成为档案的核心, 就是要确保档案材料的真实性、严肃性和可靠性。按照中央组织部关于人事档案管理的要求, 人事档案包括十大类别, 明确规定了哪些材料应该归入人事档案, 哪些材料不应收入人事档案。人事档案与文书档案是有明确区别的, 目前在个别单位中, 有所混淆。

1.4 信息化管理水平不高

由于人事档案整理具有严格的规范性, 因此管理过程中涉及手工劳动的较多, 信息化管理的重视程度不高, 目前邮电改制企业普遍没有开发员工档案管理信息系统, 人事档案还停留在单一的纸质档案信息阶段。

2 今后思路及建议

2.1 提高人力资源决策者对人事档案管理工作重要性的认识

加强宣传力度, 提高人力资源决策者对员工人事档案管理工作重要性的认识。要让决策者充分认识到, 人事档案是反映员工综合素质的一个重要方面, 是企业选贤举能的重要依据, 是对员工本人进行定位的重要参考, 人事档案管理并不是可有可无的, 它对员工今后的职业生涯有着极其重要的影响。

2.2 人事档案管理工作要制度化、标准化

随着企业改制的完成, 投资结构改变了, 管理模式也相应变化, 也给人事档案的管理模式提出了新要求。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为企业的人力资源管理部门, 应该把当代管理学中的科学理论和方法与企业的人事档案管理工作实际相结合, 形成一套适合自身企业的制度化、标准化的人事档案管理方法, 制定一系列管理制度, 如:企业人事档案管理条例、档案管理职责、人事档案保管制度、归档制度、档案借阅制度等, 使人事档案管理的管理制度更加完善、严谨和行之有效。通过制定和贯彻各种标准、规范, 保证人事档案管理工作在企业人力资源管理中取得最佳的效益。

2.3 与档案专业管理机构联系, 加强培训

改制前各企业档案管理工作从属于主体企业, 接受主体企业专业档案管理部门指导。改制完成后, 这种隶属关系不存在了, 企业从国有体制过渡到非国有体制, 人员发生很大变化, 各方面非常需要专业技术部门的指导。人事档案管理工作要与区、市档案馆取得联系, 接受专业培训与指导, 提高人事档案管理人员的专业技术水平。

2.4 人事档案管理现代化、信息化

人事档案管理工作现代化, 就是利用计算机和现代通讯设备, 以档案原始资料信息为基础, 开发管理信息软件, 使人事档案管理资源信息化, 从而提高人事档案管理的使用价值, 为企业的经营发展提供必要的服务。企业管理者可以在较短时间内, 迅速查阅到所需员工的所有人事档案信息, 提高了工作效率。实现人事管理从传统的管理方式向现代化的信息化管理方式的进步。当然由于人事档案具有高度保密性的特点, 在设计管理信息系统时, 要充分考虑其安全性与保密性。

综上所述, 企业改制后员工与企业建立了新的劳动关系, 企业的风险与收益量化到了员工个人, 员工更加关注企业的经营与个人的职业发展。人事档案工作能够为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。因此加强改制后企业人事档案管理工作, 既是企业持续发展的需要, 也是员工职业发展的必然需求。

参考文献

企业人事档案管理工作 篇9

(一) 人事档案信息是社会公共信息的重要组成部分。

人事档案是对单位在职人员的个人经历、学历信息、社会关系、获得职称、奖惩等综合情况的真实有效的情况记录。在日常工作中, 企业人事档案的地位非常重要, 它是对一个员工不同时期工作生活学习经历的客观反映。而在现代企业人力资源管理工作中, 人事档案还可以为人力资源部门提供每一个员工的全面信息和其他相关的可靠材料。

(二) 人事档案信息是企业任用人才的重要参考资料。

人事档案记载了企业员工从学校毕业到上岗的一切历史活动信息, 企业人力资源管理者可以从中提炼出很多有价值的信息, 它也为国家积累了丰富的档案史料。作为企业人力资源部门的基础工作, 人事档案工作是随着现代管理制度的发展而日益进步的。因此做好人事档案工作, 才能更好地了解任用人才, 推动人才资源开发工作。

二、企业人事档案工作存在的问题。

(一) 管理意识薄弱。

企业人事档案管理工作是做好人力资源管理工作的前提和保证, 只有做好人事档案工作, 才能够更好地选拔任用人才, 更好地服务于企业。但就目前情况来看, 很多企业对于人事档案重视程度不足, 人力资源管理者的档案管理意识不高。

(二) 管理手段不足。

在很多企业中, 还没有建立起一个系统化专业化的人事档案管理体系, 相关的管理制度和规范化建设也不完善, 人事档案材料的使用价值得不到很好的体现, 档案管理工作尚未与现代信息技术和自动办公技术结合起来, 管理方法的落后让人事档案工作的效率得不到提高。

(三) 管理人员素质不高。

由于很多人事档案管理者的管理意识薄弱, 思想还停留在传统的档案管理工作观念上, 而很多经验丰富的专业管理人员逐渐退休, 人事档案管理队伍中很难找到综合素质高、业务水平精的管理人才, 加之现代企业的建设规模逐渐增大, 人事档案管理任务和难度也相应增加, 管理人员常常是一岗多职, 应对不暇。

(四) 管理模式陈旧。

随着现代企业的发展, 以往那种封闭式的人事档案管理模式已经不能满足企业和员工发展的需要, 加之企业的人事档案统一保存于人事部门, 对于保密性过分重视, 这对于部门之间的人事信息沟通有一定的阻碍, 影响了人事档案的利用。

三、加强企业人事档案工作的对策。

(一) 提高人事档案管理意识。

企业应该加大对人事档案工作的投入力度, 从各方面指导人事档案工作, 管理人员必须充分了解到人事档案工作的重要性和其在企业人力资源管理中的核心作用, 只有提高了档案意识, 基层档案管理人员才能对人事档案工作引起重视并主动遵守人事档案管理规定。另外, 作为企业人事档案管理部门, 也应该积极主动做好人事档案的收集整理工作, 树立自身的责任感与使命感, 保证人事档案的可靠性和准确性。

(二) 建立人事档案信息中心。

为了让人事档案工作更好地开展, 提高人事档案工作的效率和档案质量, 企业可以根据自身实际情况建立人事档案信息管理中心, 将整个企业的人事档案进行统一的现代化管理, 整合资源。企业人力管理部门可以构建一个员工档案信息系统, 运用先进的网络管理手段进行开放式的管理。

(三) 加强档案管理人员素质。

企业人事档案工作归根结底需要人来完成, 因此培养一支高素质高水平的人事档案管理队伍对于提高人事档案工作效率具有非常重要的意义。第一, 作为企业人事档案工作者, 必须有优秀的政治素质与保密意识, 企业首先应该提升档案工作者的思想认识, 开展各种学习教育活动来增强其政治素质和思想认识水平;第二, 企业要做好人事档案人才队伍的维护工作, 想方设法留住经验丰富的人才并不断加强其工作水平和业务能力;第三, 定期对人事档案工作人员进行业务培训, 通过举办各种培训班、总结会、经验交流会来丰富档案管理人员的理论知识和实际管理水平, 促进企业人事档案工作向着更好的方向发展。

(四) 完善人事档案管理制度。

首先必须建立收集补充制度, 对于人事档案工作相关的如移交、核查、登记等方面进行完善和补充, 人事档案管理工作者应该改变以往那种被动的等待档案材料的工作状态, 主动与企业其他部门进行沟通, 有计划、有步骤、有目标地对人事档案信息材料进行收集与补充;其次应该让档案材料的鉴定工作更加规范, 对人事档案材料中各项信息进行鉴别是为了最大限度地保证档案的真实性、客观性和完整性, 人事档案材料的鉴别工作必须保证规范化, 保证收集到的档案材料能够真实可靠地反应出企业员工的各项基本信息;最后是加强档案材料的归档管理, 管理人员应该根据档案材料的类型对材料进行分门别类的归档, 并根据相关规定按顺序整理保存, 以便日后查阅和使用。

参考文献

[1]郑文夙.企业人事档案管理工作中的问题及对策研究[J].企业技术开发.2012, 08.

浅谈企业人事档案信息化管理 篇10

一、企业人事档案信息化管理概况

当前社会是信息化社会, 信息化不仅是保障事情顺利完成的技术手段, 也是基本前提。对于企业人事档案管理而言也是如此。企业通过电子信息技术手段将主要记载了企业员工个人、家庭等各个方面的资料进行高度共享和网络化, 不仅能够帮助企业有效进行人事管理, 还可以提升企业内部人力配置效率, 增强企业的管理水平。

二、企业人事档案信息化管理的意义

随着电子信息技术的飞速发展和经济的不断进步, 企业也开始利用电子信息技术进行人事档案管理。这对于企业的人才管理十分重要, 而企业的人事档案管理效率就决定了企业的人才管理水平, 因此企业应当十分重视档案管理的信息化和合理化。企业人事档案信息化管理是企业顺利开展各项管理工作的基础, 也是企业发展的重要重要推动力。

三、企业人事档案信息化管理存在的问题

我国企业数量繁多, 不仅有许多大型企业, 还有许多小型及微型企业。虽然许多大型企业对于人事档案管理工作已经越来越规范, 但是企业的人事档案管理工作还是存在着许多的问题。

(一) 整体水平低下

目前, 我国的企业虽然已经开始重视人事档案管理工作, 但是因为重视较晚, 人事档案管理工作的发展较为缓慢, 制度还不够完善, 企业的管理意识较为落后。大部分企业的人事档案管理工作技术手段陈旧, 对于档案中的人事信息不能及时更新, 致使企业难以及时追踪人事动态信息, 极大地限制了企业人事档案信息化管理的发展。

(二) 缺乏系统化管理

目前, 我国企业的人事档案管理发展缓慢, 缺乏系统化的管理, 导致企业人事档案管理没有一个统一的领导和具体的规划, 极易使企业产生巨大的资源浪费。并且, 因为企业的人事管理缺乏统一的领导, 人事管理中所涉及到的各个环节都不能及时进行沟通和工作, 较易导致人事管理中的各个环节缺乏沟通, 不能及时进行联系, 致使管理出现重复或缺失。大多部门只在自身的工作范围内进行, 信息共享, 严重阻碍了企业内部人力资源配置。

(三) 缺乏专业人才

当前, 我国企业人事档案管理人员大多专业化水平较低, 其中大多数并不是专业出身, 而是在后期才开始进行人事档案管理工作, 缺乏相关培训, 对于人事档案更新和信息资料收集等工作不能及时进行, 对档案工作不具备系统认识。对于档案资料整理、搜集和储存等电子信息技术手段的使用不够熟练, 不能纯熟利用电子信息技术对人事档案管理工作进行专业化管理。

四、加强企业人事档案信息化管理

当前, 我国经济持续发展, 信息化在其中扮演着重要的角色, 信息化的高速发展已经成为了推动我国经济腾飞的重要手段。

(一) 进行人事档案信息化管理平台

因为人事档案管理工作所涉及的内容较多, 较为复杂。如果企业不能利用电子信息技术建立健全的信息化网络, 就很可能导致企业人事资料出现偏差, 更甚者会造成企业人才流失。因此, 企业应当建立一个专门的人事档案信息化管理平台, 以该平台来加大企业的人事档案管理效率, 利用网络对人事档案进行科学管理。

(二) 加强相关设施及专业人才管理

目前, 企业人事档案管理人员并未得到足够的重视, 大多数未受过专业的培训。企业应当足够重视人事档案管理, 首先对其进行信息化管理所需的设施进行配备, 安装计算机及相关设施以便企业安装人事档案信息化管理软件。另外, 根据企业的发展状况, 企业应该及时对设施进行检查和更换, 以便能够保证管理工作顺利实施。同时, 在加强硬件设施的同时, 企业应当对档案管理人员进行培养, 提升其专业素质, 帮助其在原有的基础之上学习电脑操作技术, 进行系统化培训, 帮助人事档案信息化管理工作顺利进行。

(三) 制定管理规范体系

目前, 很多企业对人事档案管理还停留在纸质阶段, 信息化实质并未达到。很多人事工作还是需要依靠人工进行操作, 不仅会造成巨大的人力浪费还极易发生错误。这种陈旧的管理方式会严重阻碍企业人事发展。虽然, 目前有一些企业已经开始利用电子信息技术进行管理, 但是发展较慢, 管理水平依旧处于较低水平。企业应当制定完善的人事档案信息化管理规范体系, 形成一个合理性的指导文件, 为人事档案管理工作提供政策及方法的指导, 帮助其较快利用电子信息技术对人事档案工作进行可靠、安全管理。

摘要：随着企业不断发展, 管理已经成为了企业越来越重要的基础, 而人事管理工作在其中占据着重要的地位。很多企业对人事档案管理还停留在纸质阶段, 信息化实质并未达到, 较易导致企业人事档案管理工作混乱。因而如何加强企业人事档案管理就成为了当前企业管理工作的重点。通过对企业人事档案管理工作进行分析, 找到目前其存在的问题, 以期能够提出对策来加强企业人事档案信息化管理工作。

关键词：企业,人事档案,信息化管理

参考文献

[1]赵黎霞.浅议企业人事档案信息化建设策略[J].办公室业务, 2013 (7) :144-145.

[2]雷丽园.浅谈企业人事档案信息化管理[J].办公室业务, 2013 (1) :89-90.

[3]董丽华, 柴兆红.浅谈企业人事档案信息化管理[J].网友世界, 2012 (6) :37-38.

[4]朱延荣.企业人事档案信息化建设[J].机电兵船档案, 2011 (1) :52-54.

企业人事档案管理工作 篇11

【关键词】人事档案；状态；分析

通过对国有企业人事档案管理工作的调研，充分认识到人事档案管理工作做好了，有助于改善和解决国有企业遗留的矛盾和扯皮问题。在我国市场经济全面发展的历史背景下，要不断更新人事档案管理观念，全面、真实、客观的反应企业档案的整体面貌。在本世纪初以前，国有企业在市场经济的推动下，改组的越来越多，这对国有企业的人事档案管理要求也越发严格，许多遗留问题都涉及查询历史档案，人事档案管理的重要性也产生了刚性需求。本文着重调研了国有企业人事档案管理工作中存在的问题，及如何完善人事档案管理工作，不断适应人事档案管理工作的新形势，指导国有企业的人事档案管理工作，并逐步培养人事档案管理工作人员增强责任感和使命感，激发人事档案管理工作人员为企业、为群众做好服务工作。

1.国有企业人事档案管理中存在的问题

（1）本世纪初以前，国有企业的持续低迷，造成部分企业关、停、并、转，在这过程中，企业对人事档案管理重视程度不够，没有认识到人事档案管理是企业管理工作的重要组成部分，没有做好人事档案管理就无法维护好企业利益与职工的权益，国有企业由于对档案在企业中的重要性认识不足，认为档案工作就是一般的事务性工作，不能给单位创造经济效益，只要不丢失，不泄密，能查阅就行了。因此造成各类人事档案管理的不善，在国有企业的一些单位破产后，一次性安置人员因为档案的丢失等原因，致使职工因为缺失原始记录，为此引发矛盾产生影响，使人事档案管理陷入被动局面，为企业经营和社会环境造成不好的影响。

（2）档案室建立不完善，甚至有部分还认为档案室就是资料存放的地方，个别单位没有专用档案室，档案资料的存放往往是找个柜子存起来就行了，硬件环境和设施严重不足。有的单位档案多、存放档案的办公室狭窄、潮湿，极易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。所谓的“档案室”实际上成了废纸仓库，造成了档案工作有管理、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则，因而造成人事档案管理中的混乱局面，严重的甚至使许多档案损毁和遗失，人事档案管理工作带来麻烦。

（3）管理理念薄弱，造成管理水平落后。从核心的精神层次分析，许多企业缺乏对人事档案管理认同的价值观，削弱了档案工作发展的基础。总体上看，目前国有企业在狭隘的以经济效益为重点的观念支配和引导下，管理者和广大员工的精神、思想和作风都以追求利润和财富为根本目标，处处以眼前的得失为重，很少从企业的长期利益或企业员工的利益出发考虑问题，把责任感远远“抛在身后”，这种功利色彩浓厚的价值观念危害严重，左右了许多企业管理者的思维方式和决策方向，因此，很多企业缺乏基本的人事档案管理意识，没有建档的自觉性和动力。档案工作相对于其他职业来说，工作单一、琐碎、重复性多， 缺少机遇和新鲜感， 个人能力无法发挥， 缺乏成就感和认同感。概而言之，国有企业人事档案管理工作基础薄弱，极大地制约和束缚了人事档案管理工作的顺利发展。

2.人事档案管理亟待解决存在问题

工作多年来，本人亲身感受到，人事档案管理工作的问题，国有企业在历史发展过程中，由于企业内部管理机构改组的加剧，导致企业的管理结构缺乏稳定性和规范化。特别是在单位体制发生重大调整、人员重组或流动频繁的人员中，人事档案的管理工作显得至关重要。在这种情况下，人事档案管理工作由于它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态，效益的产生又具有潜在性，难以具体量化，容易被忽视，本能地被剔除于企业的管理框架之外，致使企业档案工作处于一种尴尬的局面。为了改善这种管理中的误区，我们应充分加强和提高国有企业对人事人事档案管理的重视，并认真做好以下几方面的工作：

2.1企业领导重视支持是做好人事档案管理的关键

在人事档案管理中要选对人、用好人，真正让合适的人走上合适的岗位，让那些对待工作有责任、耐心、细致的优秀管理人员最大限度地发挥人力资源优势，为国有企业的发展贡献力量。由主管领导亲自抓人事档案管理工作，并且要改善基础配套设施，建立正规的档案室，提高管理手段和保管条件，稳定人事档案管理人员队伍，并且要解决人事档案管理人员的工作环境、待遇等问题。不能让这些问题影响了干部人事档案管理人员的积极性，通过这种手段提高人事档案管理者的工作水平，同时还要加大宣传力度，加强督促检查，使各级管理机构进一步提高对人事档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识，加强对档案工作的领导，关心管档人员的政治、生活待遇，重视干部人事档案的基础工作，从而从整体上提高干部人事档案管理工作的水平。

2.2规范管理建立健全是做好人事档案管理的基础

一是收集归档程序化，建立健全干部人事档案材料的归档制度，及时督促有关部门收集，并按干部管理权限移交管档单位存档；二是鉴别整理规范化，严格按照中组部《干部档案工作条例》、国家档案局《干部人事档案目标管理暂行办法》的规定，认真细致地鉴别、整理加工，该归档的归档，不该归档的予以剔除；三是设施建设标准化，按照人事档案管理设施建设的有关要求，配备标准的档案室，办公用品、微机和相关设备，使人事人事档案管理实现现代化；四是管理工作制度化，自觉执行人事档案管理的规章制度，使每项工作都制度化，保证管理工作井然有序地开展。

2.3提升管理人员的素质是人事档案管理的保障

在实际工作中，通过抓管档人员的整体素质，促进管档队伍的建设和提高。一是抓基础。各管档单位应该明确分管领导，同时按规定配备专职的人事档案管理人员，而且必须是中共党员、文化程度较高，确保管档人员的素质。兼职人员不可兼职过多，应以干部人事档案管理为主，保证管档人员的工作时间；二是抓培训。通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班，来更新观念、更新知识，提高业务水平。同时，鼓励档案人员不断地学习干部人事档案管理工作的方针和政策，提高政治素质，增强原则性；三是抓待遇的落实。一方面重视人事档案管理人员劳动保护工作，督促管档单位落实有关经济待遇，另一方面，从政治上关心管档干部的培养和成长。通过一系列措施，从整体上提高干部人事档案管理队伍的综合素质，提高干部档案的管理水平。

科学规范的人事档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现人事档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。本文通过调查研究对人事档案管理工作的分析、理解，阐述了人事档案管理工作的重要性。研究如何做好人事档案管理工作的目的是立足于我国国有企业的管理现状，借鉴、吸收优秀的人事档案管理工作研究成果，不断适应人事档案管理工作的新形势，指导人事档案管理工作的进程，进一步激励人事档案管理工作人员的工作热情。能够适应新形势的需要，开创人事档案管理工作的新局面。

【参考文献】

[1]苏东水.管理心理学[M].上海：复旦大学出版社，1992.

浅谈如何加强企业人事档案管理 篇12

1 当前企业人事档案管理存在的问题

在我国企业人事档案管理工作当中, 积累了丰富的管理以验, 也形成了一定的固定模式, 但由于当前我国处于市场经济体制下, 这就使企业在发展过程中对人才的管理有了更高的需求, 因此旧的人事档案管理模式则越来越无法适应当前新形势发展的需求, 所存在的问题不断显现出来, 为企业人事档案的发展起到了极大的制约作用。

1.1 企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应

当前在我国企业的人事档案管理工作中仍然采用的是干部人事档案管理的模式, 这种管理模式导致人事档案来源仅限于本机构人员, 涉及的面较窄, 而其由各级组织及人事部门根据自己的管理权限来对某一级的人事档案进行管理。这种管理方式虽然便于查找、利用和档案的保密性, 但在当前企业职工多样化的发展趋势下, 这种方法越来越不利于人事档案管理的需要, 企业的人事档案需要由企业的人事部门进行统一管理。

1.2 僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应

现代我国处于市场经济体制下, 企业之间的竞争归结结底即是人才的竞争, 在这种情况下, 企业开始积极的吸纳人才, 而且在吸纳人才时再注重个人的能力。而加入企业的员工需要与企业签订用工合同, 员工在履行合同内容后即可进行自由流动。用工制度的变化导致员工流动性加大, 部分企业在员工想要谋求更好的人个发展出路时, 则以档案为要挟, 由此导致众多死档、弃档、人档分离及虚假档案的存在的, 所以在当前企业灵活的用人机制下, 企业原有的人事档案管理体系已难以发挥其服务功能。

1.3 企业人事档案的内容不够完备

现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”, 人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来, 要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力, 达到最佳的经济效益作为目标, 这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别, 所以企业的人事档案除目前的基本内容以外, 还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时, 通过调整企业人事档案的内容构成, 才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系, 而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。

1.4 档案管理人员素质薄弱

在我国企业当中, 由于长期以来对档案的管理工作都缺乏必要的重视, 这就导致在管理工作中缺乏专职的档案管理人员, 或是档案人员进行频繁的更换, 很大一部分档案人员都没有专业的进行过档案管理知识的学习, 其专业素质较差, 而且还存在着一岗多职的情况, 这就导致当前随着档案工作的不断繁重, 使其难以胜任档案管理工作。

1.5 档案利用价值不高

目前在企业中, 由于不重视实体业绩考核工作, 对人事档案的记录不重视, 而且人为的导致人事档案脱档的情况存在, 再加之企业人事档案中材料不完善, 这就使企业档案在利用上受到影响, 造成档案利用率较低。

2 适应现代企业发展要求, 改进人事档案管理工作的对策

2.1 建立健全科学合理的人事档案管理制度

在人事档案管理活动中, 对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度, 必须要进行改革, 及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度, 使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据, 舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析, 对人力资源管理部门及其他部门应有所区别, 注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整, 尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

2.2 建立科学的人事档案分类系统, 充实档案内容

人事档案的内容大同小异, 它们之间虽存在着许多共性, 但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同, 在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求, 专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载, 中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的, 如有的内容可以进入公共信息体系, 有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况, 我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度, 对档案的功能进行重新定位, 增加反映个人个性特点和专业能力的资料, 使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求, 提高人事档案的利用效率, 提高人事档案的价值。

2.3 加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化, 又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化, 最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统, 实现人事档案的计算机管理。

2.4 人事档案的专职人员不仅要具有专业的知识, 同时还要具有良好的职业道德

档案工作涉及的面较广, 工作量大, 工作繁杂、枯燥, 同时又具有较强的专业性, 所以需要从档案的收集、整理、保管、利用等各个方面具有高度的责任心和细心, 这样才能保证每个环节都能准确无误, 保证档案工作的质量, 从而为档案的查找和利用奠定基础。档案的价值就是真实的人体现了历史资料, 所以在工作中要求档案人员要具有求实的工作精神, 这样才能真实的体现出历史资料的价值, 从而维护档案本来的面目, 为经济建设和社会发展提供科学的依据, 所以要求档案管理人员要具有高尚的品德和求真、务实的精神。

档案管理工作是一项服务性质的工作, 同时还要求具有较强的专业知识, 这就对档案管理人员提出了更高的要求, 在服务中要档案管理人员要有对工作的热情和乐于奉献的精神, 这样才能在为用户提供服务过程中给顾客留下一份好的印象。档案工作作为经济发展和社会建设过程中的重要组成部分, 对档案从业人员自身的职业道德有严格的规范, 所以档案事业的健康发展, 需要档案工作人员各方面综合素质的不断提高, 档案人员职业素质的提升对档案服务工作业务能力的提高起到了积极的作用。目前我国的档案工作已从注重档案的实体管理开始向档案的开发利用转变, 对档案内容的利用, 使档案工作的社会价值得以很好的体现, 同时也是衡量档案管理工作的标准, 所以档案管理人员需要认识到档案开发利用工作的重要性, 打破传统的理念, 使自己在本职工作的基础上勇于创新, 增强自身的责任感和使命感, 从而把档案管理工作落实到实处, 使档案工作真正的服务于社会, 服务于人民。

2.5 建立人事档案的网络化管理模式, 增强人事档案的信息服务

功能档案管理要与时俱进, 就要实现数字化、网络化的管理开放式的人才信息服务网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的实用平台。这样, 既可以提高效率, 也可以降低社会管理的成本。

人事档案管理工作是企业中不可或缺的管理工作之一, 其改革已经提上了日程, 在这一改变过程中, 改变旧有模式, 建立新型管理系统, 借助现代化的技术与观念, 全面开发信息资源, 充分有效地利用人事档案的价值, 从而促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。

3 结语

企业的快速发展, 使其需要一个完善的员工人事档案管理系统, 这是企业得以持续、健康发展的基础, 所以人事档案在企业发展中具有不可替代的作用, 是人力资源部门进行管理的基础。在企业发展过程中, 要充分的认识到档案管理现代化和信息化建设的重要意义, 从而在发展过程中积极去应对和解决各种可能出现的问题, 使人事档案管理工作更加科学化、高效化、现代化和标准化, 这企业培养人才、储备人才及实现对人才的合理配置提供第一手资料, 从而积极推动企业的快速发展。

参考文献

[1]羊建国.对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学, 2005 (4) .

[2]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障, 2007 (1) :49.