人力资源 【档案管理】人事档案管理制度

人力资源 【档案管理】人事档案管理制度（通用12篇）

人力资源 【档案管理】人事档案管理制度 篇1

摘要:作为重要的企业人力资源管理组成部分，企业人事档案管理中企业正常运营中具有十分重要的作用。随着社会的发展和经济的进步，我们切切实实的步入了信息时代，在这种大背景下，人事档案中的资料信息越来越成为宝贵的企业信息资源，在企业人力资源管理中发挥着越来越大的作用。本文将对认识档案管理在人力资源管理的作用进行研究分析，以期给相关研究者以有益借鉴。

关键词:企业;人事档案管理;人力资源管理;作用

一、人力资源管理与人事档案管理

1．1人力资源管理

所谓人力资源管理是指在企业战略的指导下，通过科学方法的运用，以人力资源战略和规划分析为基础，对企业的人力资源进行配置、考核、规范等工作，以实现企业目标和员工的价值。通常情况下，人力资源管理工作包含了培训与开发、招聘与配置、薪酬与福利管理等等。

1．2人事档案管理

人事档案是在人事活动中形成，主要是记录员工个人、家庭以及工作情况，其内容可以反映一个人的经历和品行，并以个人为单位集中保存以备查阅的文件资料。人事档案的实体管理主要包含档案的收集、鉴定等，人事档案的管理工作是对人事档案的实体管理，并对人事档案信息进行适当的利用和开发。

人力资源 【档案管理】人事档案管理制度 篇2

现代人力资源管理强调以“人”为核心, 就是指运用现代化的科学方法, 对与一定物力相结合的人力进行合理的培训、组织和调配, 使人力、物力经常保持最佳比例, 同时对人的思想、心理和行为进行恰当的诱导、控制和协调, 充分发挥人的主观能动性, 使人尽其才, 事得其人, 人事相宜, 以实现组织目标。

(1) 传统人事管理的特点是以“事”为中心, 而不见人与事的整体性和系统性, 强调“事”的单一方面的静态的控制和管理, 其管理的形式和目的是“控制人”;而现代人力资源管理以“人”为核心, 强调一种动态的、心理的、意识的调节和开发, 管理的根本出发点是“着眼于人”, 其管理归结于人与事的系统优化, 致使企业取得最佳的社会和经济效益。

(2) 传统人事管理把人设为一种成本, 将人当作一种“工具”, 注重的是投入、使用和控制。而现代人力资源管理把人作为一种“资源”, 注重产出和开发。

(3) 传统人事管理是某一职能部门单独使用的工具, 似乎与其他职能部门的关系不大, 但现代人力资源管理却与此有着截然不同。人力资源管理涉及企业的每一个管理者, 现代的管理人员应该明确:他们既是部门的业务经理, 也是这个部门的人力资源经理。所以说, 企业的每一个管理者, 不单完成企业的生产、销售目标, 还要培养一支为实现企业组织目标打硬仗的员工队伍。

(4) 从两个方面来理解现在的人力资源管理。一是对人力资源外在要素——量的管理。就是根据人力和物力及其变化, 对人力进行恰当的培训、组织和协调, 使二者经常保持最佳比例和有机的结合, 使人和物都充分发挥出最佳效应。二是对人力资源内在要素的管理。主要是指采用现代化的科学方法, 对人的思想、心理和行为进行有效的管理, 充分发挥人的主观能动性, 以达到组织目标。

2. 人事档案管理对人力资源开发的价值所在。

实践证明, 档案是正确挑选、培养和发现人才的重要依据, 因此, 人事干部要充分认识人事档案的价值作用, 善于利用档案来实现人力资源的建设开发。

(1) 人事档案特性决定其作用。人事档案真实地记录着每个人的经历和德、智、体、能表现, 档案内容丰富, 情节具体, 材料真实, 时间准确。利用人事档案有助于动态分析干部的人生轨迹, 预测其发展潜力, 为充分发挥人才的作用创造良好条件。人事干部要善于利用档案, 从档案中发现一个人的闪光点, 挖掘其潜能, 预测其发展方向, 从而达到识人、选人、用人的目的, 这对当前的人力资源开发, 选拔跨世纪优秀人才工作显得更为迫切和重要。

(2) 人事档案有助于单位更好地认识、评价和培养人才。人事档案是一个人社会实践活动的记录, 它形成于不同的历史时期, 客观地记录着一个人的成长历程。因此在人才的选拔中, 要将查阅档案与实际考察有机结合, 充分认识二者是辩证统一、缺一不可的, 只有这样才能对每个人的素质做出全面的、准确的评价。

(3) 人事档案有助于单位了解人才的相关信息, 进行科学管理, 促进人才更好的发展。人事档案是一部人生史卷, 记载着人生的足迹, 记载着每个人的成绩和缺点。通过查阅档案可以进一步了解干部的籍贯、住所、家庭成员、社会关系、岗位经历、专业特长、技术状况、健康状况等信息, 有利于人事部门合理使用人才。

3. 完善人事档案管理工作, 为全面促进人力资源建设与开发服务。

鉴于上述人事档案对人力资源开发的重要作用, 可以看出做好人事档案工作十分重要。但目前我国的人事档案工作却显露诸多弊端, 档案工作改革势在必行。

(1) 增强人事档案工作的公开性和共享性。在人事档案管理中, “保密”一直贯穿始终。由此, 在现代人力资源管理中, 人事档案所应发挥的基本作用大受影响。面对上述问题, 有必要对人事档案的保密性进行重新审视。应在一定条件下本单位人力资源部门、各相关管理人员以及本人可以查阅自己的人事档案, 以使本单位和本人对人才的个人素质、培训、奖励、惩罚等情况都有一个系统性的认识和了解, 发挥好其在现代人力资源管理中的辅助功能。

(2) 增强人事档案内容的全面性与个性化。在传统人事制度下, 人事档案的内容主要依据干部人事档案的标准分为十大类。这种状态已远远满足不了现代人力资源管理工作对人事档案的需求。由此, 人事档案部门要特别注重收集反映个人的综合能力的材料, 如业绩考核、贡献能力、职称考评、发明、反映当事人业绩、能力、诚信等方面的材料。改变过去档案内容陈旧空洞、政治术语多的现象, 大大提高人事档案在现代人力资源管理中的信息价值和数据支持作用。

(3) 增强人事档案内容的真实性与动态性。人事档案能否客观真实地反映当事人的思想、学习、工作、生活等方面的情况, 是人事档案在现代人力资源管理活动中的生命力所在。但是现实社会中, 人事档案的真实性受到了挑战。因此, 增强人事档案的真实性成为人力资源活动中日益迫切的议题。在我国, 动态地反映个人情况的材料少之又少。人力资源管理部门无法通过这样的人事档案获得有价值的信息。为避免这种情形的恶化, 我们必须保证人事档案内容时刻处于动态的更新当中, 定期对人事档案材料进行鉴定, 及时剔出没有保存价值和失实的内容。

人力资源 【档案管理】人事档案管理制度 篇3

【关键词】人事档案管理：人力资源管理：效率：提高

一、企业人力资源管理的信息需求

人力资源管理人员每天需要面对大量的人员基本信息管理、岗位凋换、薪资管理等，如果采用传统的管理方式，不仅浪费时间和精力，繁杂的工作也会导致效率低下和错误率高。因此，在信息化的今天，再使用传统的人力资源管理方式，很明显已经无法满足现代企业的需要。为了适应现代化对人力资源管理提相互的新要求，提高人力资源管理的效率，减少重复劳动，实现资源共享和信息沟通，必须通过计算机技术以及网络技术来实现。随着科学技术的飞速发展和计算机信息技术的不断提升，计算机在实际中的应用越来越广泛，对于提高管理效率，降低企业运行成本具有重要价值，已经成为现代企业人力资源管理工作的一个重要工具。

二、人事档案管理工作对人力资源信息管理的影响

人事档案是企业劳动、组织、人力资源等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史的全面的考察职工的依据。

人力资源管理强调通过人力资源管理策略及措施与组织文化的配适，能够使企业达到良好的财务绩效。人事档案管理工作之于组织人力资源信息管理，就如同个人特质之于个人的影响，不但对内会影响组织的各项人力资源管理活动，也会影响组织应对环境变化时所采取的人力资源战略。人事档案管理工作在人力资源信息管理中的作用发挥，体现在可以增加人力资源管理工作的效率与效能，建立竞争优势，增强组织优势，确保组织从战略性观点来从事人力资源管理。

三、对企业人事档案管理主管部门的建议

1.配合人力资源部门需求，加强考核并落实人事档案管理工作

档案管理主管部门应协助组织人力资源部门确实根据档案管理规范办理人事档案管理工作，构建档案管理评鉴机制，办理档案管理倡导、观摩、学术交流及培训;并加强督导考核，落实档案管理绩效。此外，对于档案政策的修定，应适时调整不合规定的法规及作业规定，并与各组织的档案管理人员建立双向沟通的渠道，广纳建言，以拟定相关配套措施，方能落实执行。

2.经费编列的争取与投入及强化人力资源信息管理

一是在经费编列方面。档案管理制度要构建完善，必须要有充裕的人力及经费。然而在组织资源分配不均的情况下，由于档案管理工作在组织内是往往属于不被重视的业务的缘故，因此大部份组织的档案管理部门都缺乏充裕的经费来购置相关设备以提升行政效率，因而在沉重的工作负荷量下，很多档案管理人员都面临极大的心理负担，业务推展成效也不佳。所以组织除了需编列特定经费外，高层主管部门应给予实质上的支持，例如协助经费有限的档案管理部门建立电子化办公体系。当前建立信息库与人事档案对接尤为重要，将档案信息录入信息库，扩大信息库存储项日、范围，建立完善的电子人事档案。

二是在人力资源方面。日前人事档案管理部门普遍有人力不足的现象，因此想要强化档案管理的人力资源，除应加强现有档案管理人员的专业培训外，并应针对专长，进而全面调查，重新调配岗位，从而适才适所的进行人力凋整互相支持，这样才能有助于绩效的提升。

3.加强人事档案管理的倡导

日前，不同组织在推动人事档案管理政策时，若遇到组织管理者不重视，再加上人力资源部门的不配合，经常会使得人事档案管理的业务推动受到阻碍。因此高层主管人员应加强灌输正确档案观念，利用书面公文、倡导文件或召开研讨会，向人力资源主管及员工加强倡导，以多方倡导人事档案管理的相关措施及流程，这样人事档案管理人员才能顺利推进业务，进而建立健全的人事档案管理制度，切实提供有效的人力资源管理信息。

四、对企业人事档案管理人员的建议

1.充实专业技能，展现绩效

把握任何学习进修机会，吸收新知，以提升本职学能，尤其档案运用信息科技已是建立电子化工作环境不可避免的要求，因此档案管理人员应多加强计算机信息能力的训练，从而确保能够以专业知识及敬业精神获取更高的肯定与尊重。

2.增进沟通协凋能力，建立良好人际关系

为使人事档案管理工作运作更为顺畅，档案管理人员应耐心及细心地与人力资源部门同事解释有关人事档案管理工作的相关流程，及需配合之处，必要时应建议高层主管办理相关讲习会，以加强倡导工作，如此除可避免因工作而引起同事之间的冲突或紧张关系外，也可提升工作绩效。 3.加强档案管理推动人力资源管理势在必行 信息时代是高速发展的时代，传统的翻阅档案已不能满足人力资源管理规划的信息需求，故而建立新的人事档案管理理念，提高人事档案电子信息化，会极大的提高人力资源利用效率。然而，信息技術在人力资源档案管理工作中的应用也必然会面临着诸多的问题，因而无论从工层面，还是从组织制度层面，都必须要有配套的推进方案，来确保人事档案中信息技术的应用。

参考文献：

[1]段晓亮，崔亚芬人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J]当代经济，20009（20）

人事档案管理制度 篇4

一、总则

第一条将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度。

第二条人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。

第三条企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。

二、人事档案的管理体制

第一条企业的行政办负责其员工的档案管理工作。

第二条企业人员调动时，调动人员的档案由调出部门行政办整理好，转交到调入部门行政办保存。

第三条企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存。但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。

三、档案管理的要求

第一条企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。

第二条正式员工的档案使用档案袋存放。企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30*24cm，外部有密封线缠绕封口。试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。

第三条档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。

四、人事档案的管理规范 第一条档案的分类

（1）试用期员工和临时工档案。主要包括的内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。

（2）正式员工档案。主要包括内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。

（3）离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。

第二条档案的归类

人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。

第三条档案的排列

人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推。这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。

第四条档案的编号

档案的编号方法很多，如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等，目前企业采用的是

汉语拼音法。具体方法如下：

（1）档案排列顺序按拼音字母的次序排列，由姓开始，姓第一个字母为a的排在最前列，依次类推；第一个字母相同的，按第二个字母的顺序排列。同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列。

（2）重名的人员按入职时间的先后顺序排列，入职时间早的排在前面，入职时间晚的排在后面。

五、人事档案所提供的利用方式

（1）查阅。相关利用人到档案室查阅档案资料时，必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记，写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由，查阅的内容。

（2）调阅。相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记，并取得档案管理部门主管的核准，调阅期限为7天，逾期未还者须办理续借手续，档案管理部门也须及时催还。档案调阅期间不得转借、调换。需复印的，要到档案管理部门登记。

（3）出具证明材料。对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时，必须经过档案管理部门主管审批，并加盖部门公章后才能发出。

（4）其他

六、档案的保存期限与销毁

（1）人事档案须永久性的进行保存。对于离职、辞退、开除的人员，自离开之日起，满一年，经过部门领导的审核后，方可销毁档案。

（2）档案销毁必须填写申请单，报行政办审核、批准、备档，行政办指定专门人员进行销毁，负责销毁的人员须为两人以上。

七、附则

（1）本制度自公布之日起生效。

人事档案管理制度 篇5

集团公司人事档案管理制度

第一条 为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。

第二条 集团公司员工档案实行分级管理

由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

(一)原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。

(二)新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

(三)电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。

第三条 人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立

第四条 新建人事档案收集范围

由人力资源部门直接形成的材料：

(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。

(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。

(三)工资调整审批表。

(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

(五)考核、考勤或其它类材料。

(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

通过其它渠道形成的材料：

(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

第五条 人事档案归档材料要求

归档材料应具备的条件：

(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。

(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

应妥善处理不应归档的材料：

(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称及份(件)数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

(四)对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

(五)销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

第六条 人事档案的整理要求：

(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

(四)材料增减时应进行重新整理。

(五)人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

第七条 人事档案的建立

(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

第八条 人事档案的编号

(一)人事档案编号构成：档案代码+四位数字，按顺序编号。

(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写)，如采购管理中心，其人事档案编号为CGG。

(三)员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。

(四)同一部门员工的档案要求放在一起，每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

第九条 人事档案建立的具体程序

(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

(四)将新的材料存入档案。

第十条 员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。

(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。

(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。

三、人事档案的转递

第十一条 人事档案转递的具体程序

(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。

(三)填写《人事档案转递通知单》。

(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

(五)收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。

第十二条 人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

第十三条 员工晋升科级(含)以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

第十四条 员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

四、人事档案的查询、借阅

第十五条 档案查询和借阅应按程序办理

(一)档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。

(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

五、人事档案的保管

第十六条 人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

第十七条 人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确。

第十八条 人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。

第十九条 人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

第二十条 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

六、考核办法

第二十一条 凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次：

(一)人事档案不全的。

(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

(三)不遵守人事档案保密制度的。

(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

(五)不按规定销毁人事档案的。

公司人事档案管理办法规章制度

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

公司人事档案管理制度 篇6

第一条 目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。

第二条 人事档案保管制度原则

1、保密原则；

2、保护人事档案材料完整，防止材料损坏；

3、及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性；

4、合理有效的使用档案，使其发挥作用。第三条 人事档案保密

1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备；

2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关 人员对资料的接触。

3、任何人包括公司领导在内，无特殊原因，不得随意查调个人档案。

4、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。

5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。第四条 档案接收：

1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定；

2、在档案底账上注明接收档案；

3、填写《回执单》，退回原单位；

4、把档案放置档案室内保存，并编号登记。第五条 档案转出

1、取出要转走的档案；

2、在档案底账上注销；

3、填写《转递人事档案材料的通知单》；

4、最后按发文要求包装密封；

5、接收档案单位将收到档案的回执退回。第六条 档案保护

1、档案室备有必要的防火、防潮器材；

2、档案室保持清洁，不准存放无关物品；

3、无关人员不得进入档案室；

4、离开时关灯、关窗、锁门保证安全。

第七条 新形成的档案材料应及时归档，并按以下流程进行操作。

1、对材料进行鉴别是否符合归档要求；

2、按材料分类确定其相应位置补填档案目录；

3、将材料放入档案内。第八条 检查核对

检查核对是保证人事档案完整安全的重要手段。一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等；也包括对档案保管的环境检查。

第九条 统计汇报

1、人事档案数量；

2、人事档案材料收集补充情况；

3、人事档案整理情况；

4、人事档案保管情况；

5、人事档案使用情况；

6、档案室设备。

第十条 人事档案的使用权限

1、法制部门调查。

2、员工本人入党、出国等。

3、档案管理员对档案的维护。

4、公司因调查需要调用档案。第十一条 人事档案使用方式

1、借出使用：法制部门查案调档或其它特殊情况。

2、出具证明材料：一般是入党、提升、招工、出国等。

3、在档案室查阅：防止泄密和丢失。第十二条 档案查阅手续

1、由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。

2、其次，查阅单位（部门）盖章，负责人签字。

3、最后，由人事档案管理部门审核批准进行查阅。第十三条 外借手续

1、在附合查阅手续的基础上，进行借档登记。

2、有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并盖公章。

3、人力资源部按照有关规定，结合使用者的要求，提供证明材料。

4、证明材料由人力资源部审阅，盖章，登记、发出。

第十四条 离职员工限期在一个月内将档案手续办理完毕，如不办理，人力资源部将于离职下月起开始收取档案保管费，标准为每月20元。

第十五条 行。

人事档案如何为人力资源管理服务 篇7

1 提高认识, 建立科学合理的人事档案管理机制

要充分认识到, 人事档案既是个人工作、学习、生活的真实记录, 也是反映个人工作能力、学历高低和社会地位的重要依据。它不仅能客观地反映一个人的成长过程, 而且有利于对一个人的选拔利用具有重要作用。档案工作人员要认真学习、大力宣传《档案法》, 使医院领导和全院职工都充分认识到档案的重要性, 认识到档案管理工作是一项基础性的管理工作, 从而增强档案意识, 形成一种人人重视档案, 个个珍惜档案的氛围。

2 加强基础建设, 促进人力资源配置

我院领导重视, 在资金紧缺情况下仍然投入资金重新组建档案室, 该室为医院档案管理的职能机构。医院档案室具体负责协调各科室做好档案的收集、整理工作。增加必要的基础设施, 如计算机、碎纸机、空调机, 以及遮光设防等现代化设备, 使档案室不仅达到防火、防蛀、防高温、防晒、防潮、防盗等方面的要求, 而且为档案现代化管理奠定物质基础。利用计算机技术建立相关人才档案信息数据库, 及时收录医院人才的业务能力、学术动态、科研水平等相关信息, 为做好医院人才队伍建设提供人力资源合理配置的决策依据。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点, 在医院内进行合理的配置, 因事而择人, 用人以治事, 把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位, 充分有效发挥人才的作用, 从而达到为医院的迅速发展科学合理地配置人力资源。

3 规范档案管理制度, 确保人才信息资源完善

建立科学的档案管理体系, 健全档案管理的规章制度, 是档案管理的关键。在医院管理档案工作中, 必须建立严格的档案管理制度, 将医院各种各类、不同载体的档案统一管理, 统一考核。同时, 要不断完善档案的归档范围, 特别是加强学历、个人履历、政历、奖惩、招工、转干等档案材料的收集, 确保档案的齐全完整。

4 实现档案现代化管理, 及时有效开发人力资源

要加强医院档案工作, 促进医院人力资源可持续发展, 档案工作微机化管理不可缺少。医院应逐步把档案管理纳入办公自动化系统建设中, 逐步扩大计算机的使用范围, 并进行全方位检索、查询, 实现档案管理微机化, 档案利用网络化, 发挥档案的最大效用[2]。为院领导决策、为各部门工作服务积极有效提供利用。

综上所述, 医院人事档案以利于医院人才队伍建设为立足点, 做好档案信息的综合分析, 为医院人才开发发挥更大的作用, 这种作用有利于今天、更有益于明天。

参考文献

[1]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].中国病案, 2008, 9 (1) :26～27.

人力资源 【档案管理】人事档案管理制度 篇8

关键词:现代人力资源管理;高校;人事档案管理

中图分类号:G641 文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)25—0248—02

高校人事档案是指记述和反映高校教职工个人经历、德能勤绩、工作表现的,以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。现代人力资源管理是现代管理理论在人事领域的重要发展。现代人力资源管理把能动的个人作为一种资源,并通过对其进行人力资源的开发、应用和维护,推动组织与个人目标的共同发展。现代人力资源管理强调以人为本,把人才视为最有价值的资源。在高校人事档案管理中引进现代人力资源管理的理论,加强高校人力资源的合理规划、开发和使用,具有深远的现实意义。

一、现代人力资源管理的特点

现代人力资源管理以人为本位,运用现代化的科学方法,对人力进行合理的培训、组织和调配,使人力、物力经常保持最佳比例,同时对人的思想、心理和行为进行恰当的诱导、控制和协调,充分发挥人的主观能动性,使人尽其才,事得其人,人事相宜,以实現组织目标的管理方法。其特点表现在以下方面:

1.动态性。现代人力资源管理侧重以人为本位,以动态的、心理的、意识的调节和开发相结合,以人与事的系统优化,注重在发展中取得最佳的社会和经济效益。

2.战略性。现代人力资源管理把人作为一种“资源”,注重产出和开发。在当代形势下,人力资源是国内外竞争的最主要的资源。人力资源是谋求发展的最有前途的投资,因此成为现代管理中最具有战略意义的核心内容 。

3.前瞻性。从发展的战略角度看,在投资决策与预算方面并不是仅仅以短期内的“最省”为主要目标,而是谋求在可以预见的计划期内投入产出的最佳值及最佳方式。人力资源管理也是更多地是以投资的目光看待,在吸引人才、培养人才及激励士气、开发潜能方面的投入,关注这些投入所产生的预期价值。

4.系统性。为提高人力资源的投入产出效益,人力资源管理部门有可能利用组织外的人力资源,作为系统加以规划,制订恰当的选拔、培养、任用、调配、激励等政策,并实施全面、全程、全方位的系统管理,从而以最佳的人力资源配置和结构组合发挥最佳的整体效能。现代人力资源管理的内容包括:一是对人力资源外在要素的管理。就是根据人力和物力及其变化,对人力进行恰当的培训、组织和协调,使二者经常保持最佳比例和有机的结合,使人和物都充分发挥出最佳效应。二是对人力资源内在要素的管理。主要是指采用现代化的科学方法,对人的思想、心理和行为进行有效的管理,充分发挥人的主观能动性,以达到组织目标。

二、高校人事档案管理所蕴含的人力资源价值

(一)高校人事档案管理的特性

1.高校人事档案管理的公开性和共享性。在现代人力资源管理中,高校人事档案要发挥作用应在一定条件下本单位人力资源部门、各相关管理人员以及本人可以查阅自己的人事档案,以使本单位和本人对人才的个人素质、培训、奖励、惩罚等情况都有一个系统性的认识和了解,发挥好其在现代人力资源管理中的辅助功能。

2.高校人事档案管理内容的全面性与个性化。传统的人事档案的内容主要依据干部人事档案的标准分为若干类。这种状态已远远满足不了现代人力资源管理工作对人事档案的需求。高校人事档案部门注重收集反映个人的综合能力的材料,如业绩考核、贡献能力、职称考评、发明、反映当事人业绩、 能力、诚信等方面的材料,提高人事档案在现代人力资源管理中的信息价值和数据支持作用。

3.高校人事档案内容的真实性与动态性。高校人事档案能比较客观真实地反映当事人的思想、学习、工作、生活等方面的情况,具有一定的生命力。高校人事档案内容每年或者每个学期都要不断充实干部的档案内容,使之处于动态的更新。

(二)高校人事档案管理的价值

1.高校人事档案是每位干部的成长表。高校人事档案真实地记录着每位教师和干部的经历和德、智、体、能的表现,档案内容丰富,情节具体。同时,人事档案管理材料真实,时间准确。利用人事档案有助于动态分析干部的人生轨迹,预测其发展潜力,为充分发挥人才的作用创造良好条件。高校人事干部要善于利用档案,从档案中发现一个教师和干部的闪光点,挖掘其潜能,预测其发展方向,从而达到识人、选人、用人的目的,这对高校的人力资源开发,选拔优秀人才工作具有重要的作用。

2.高校人事档案是认识、评价和培养干部的重要凭证。高校人事档案是一个人社会实践活动的记录,它形成于不同的历史时期,客观地记录着一个人的成长历程。因此在人才的选拔中,要将查阅档案与实际考察有机结合,充分认识二者是辩证统一、缺一不可的,只有这样才能对每个人的素质做出全面的、准确的评价。同时,高校人事档案有助于单位了解人才的相关信息,进行科学管理,促进人才更好的发展。通过查阅档案可以进一步了解干部的籍贯、住所、家庭成员、社会关系、岗位经历、专业特长、技术状况、健康状况等信息,有利于人事部门合理使用人才。

3.高校人事档案管理为全面促进人力资源开发服务。高校人事档案所具有的真实性、完整性、动态性,决定了其在人力资源开发中的不可替代作用。同时,人事档案管理工作的健全、规范和真实与否也直接影响着人力资源建立与开发的程度。

三、现代人力资源管理视角下进一步高校人事档案管理探析

1.管理模式规范化。高校人事档案管理必须紧跟社会发展的需要,实现管理的规范化、科学化。高校人事档案管理部门和管档人员应认真贯彻以人为本的科学发展理念,改变传统的人事档案管理的模式,立足于人事档案的开发利用。根据学校中心工作和组织人事工作的需要,积极主动参与,不断提高服务水平、服务质量、服务效率,使人事档案管理工作主动适应高校事业发展和人才管理的需要。首先在收集干部基本情况的基础上,按照《干部档案工作条例》的要求做好经常性、定期的材料收集和补充工作,及时与各部门各院系联系,要求他们定期送交档案材料,及时追补和不断充实新的资料;其次要不断丰富人事档案的内容和结构,随着高校改革的不断深化对于公开选拔,竞争上岗、择优聘任、业绩考核等材料都应及时补充。三是按照人事档案工作的规律,处理好人事档案工作中存在的管理手段和落后的问题。目前对个人信息的管理存在多种方式,户籍管理信息、文凭学历管理、个人单位表现记录等在一定程度上都和人事档案信息存在着重复交叉。有必要对其中一些信息管理进行融合,这样既可以优化人事档案信息也有利于国家人财物的节约。

2.管理方式系统化。高校人事档案应实行全面动态管理,档案新内容需着重表现一个人每一个阶段的真实面貌,既要体现个人特色,如师德品行,又要反映专业技术水平, 如技术专长、 科研成果。高校人事档案管理工作应该及时补充体现个人特色和时代发展的新内容;增加一些反映个人特色的内容,可以是诚信材料,如为人信用度, 学生满意度,也可以是德、能、勤、绩的考核材料,还应该将涉及本人的学历材料、专业技术职称材料、奖惩材料、党团材料、工资情况等及时归档,实现真正意义上的全面动态管理,即通过查阅档案,能够准确反映当事人所有的信息,并能查到当事人某一阶段的真实情况 。

3.管理方法信息化。高校档案管理信息化,就是将现代計算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中,以期获得最佳的工作效率、 经济效益和社会效益。因此,要尽快建立高校人事档案数据库,使高校人事档案的管理实现数字化,充分发挥软件的查询、搜索、评价等功能,不断扩大人事档案信息的内涵,以确保高校在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,为高校发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。(1)建立全国性先进的、通用的、标准的人事档案信息库,实现信息资源数字化、管理流程自动化。(2)加快全文数据库建设和网络化管理体系建设。档案管理部门可通过大型扫描仪把利用频率高、易磨损、利用价值高的档案材料传输到计算机中,建立全文数据库。在数据库建设的基础上,按管理权限逐层逐级建立干部人事档案局域网,通过局域网之间的相互联结,实现干部人事档案信息咨源的共享。(3)建立干部个人电子档案系统和建立人事档案信息网络化管理系统。通过人事档案管理系统,建立由单位和社会化相结合的人事档案系统,组建起比较完善统一的国家人事档案信息机构,逐级对人事档案实行动态化管理和维护,做到人才流动到哪里,档案信息系统就跟踪到哪里。

4.管理理念服务化。要坚持“以人为本”的人力资源管理理念,进一步改进管理办法,树立档案工作的服务观念、时效观念、价值观念,拓展服务领域,更好的为高校的发展做出贡献。围绕高校人事工作的需要,积极主动做好人事档案管理工作,努力开拓档案利用的新途径,及时、准确地为利用者提供档案服务。

5.管理人员向专业化。在高校人事档案管理人员中普遍存在着年龄老化,档案管理人员多不对口的现象很普遍。高校人事档案管理的经济条件差,工一部分人员不愿意从事档案管理工作。同时,高校人事档案管理工作量大而烦琐,档案管理人员流动性大,队伍不够稳定等,对高校人事档案事业的发展起了阻碍的作用。人事档案管理人员,必须具有良好思想作风正派、办事公道的职业道德,更要具备一定的政治理论知识、文化历史知识、现代管理知识、计算机操作技能、人事管理知识和档案业务知识。要按照中组部的要求配备专兼职人员。同时要加强专业管理人才的引进与培养,定期不定期地组织有关培训研讨班,或外出参观学习,不断提高其政治、业务素质,以适应知识结构不断更新、信息处理能力不断提高、知识面不断拓宽的人事档案工作环境和新要求。

参考文献:

[1]姬广萍,王胜洪.高校人事档案管理的问题及对策[J].佳木斯大学社会科学学报,2008,(1).

[2]郭赛玉.高校人事档案管理的若干思考[J].宁德师专学报:哲学社会科学版,2008,(1).

[3]杨琼.关于加强高校人事档案管理的思考[J].思茅师范高等专科学校学报,2008,(2).

人事档案管理 篇9

范围

本标准规定了XXXXXX的管理职责、管理内容与要求、检查与考核。

本标准适应于XXXXXX人事档案的管理工作。

引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

中共中央组织部关于印发《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工作目

标管理考评标准》的通知(组通字［1996］55号)。

关于转发中共江苏省委组织部《江苏省1996-XX年干部人事档案工作规划》的通知(组厅

字［1996］36号)。

国电公司关于印发《国家电力公司干部档案工作八项制度》的通知(人建［1998］48号)。

《干部人事档案材料收集归档规定》。

管理职责

3.1 主管劳动人事工作的局长对人事档案工作负领导 责任。

3.2 工作由局劳动人事部负责。

3.3 专职负责工作。

管理内容与要求

4.1 基本任务

4.1.1 负责接收、征集、整理、立卷、编目和统计本局形成的人事档案。

4.1.2 负责对形成人事材料的局属各部室的归档工作进行业务指导和检查。

4.1.3 负责人事档案材料的鉴定、保管、保密、查阅和传递、检查核对等管理工作。

4.2 人事档案材料的收集途径和范围

4.2.1 通过局党委工作部、劳动人事部收集职工在吸收、聘任、调配、转业退伍安置、任免、办理工资待遇、政审等工作中形成的档案材料。

4.2.2 通过局党代会、职代会、工会、共青团等代表会议的部门，收集代表、委员登记

表和个人政绩材料。

4.2.3 通过局劳动人事部收集职工受教育的学生(学员)登记表，考生登记表，学习成

绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩表，学习鉴定

等材料。

4.2.4 通过局劳动人事部收集专业技术资格评定、认定、确认审批材料和工人技师资

格审批材料。

4.2.5 通过局党委工作部收集在组织建设中形成的批准为正式中国共产党党员的志愿书

、申请书、自传、登记表等材料。

4.2.6 通过局党委工作部收集在共青团建设中形成的入团志愿书、申请书、登记表等材

料。

4.2.7 通过局长工作部、局工会、党委工作部等部室收集表彰活动中形成的先进工作（生产)者、劳动模范等的登记表、先进模范事迹、嘉奖通报等材料。

4.2.8 通过局纪检监察室、劳动人事部等部室收集形成的处分决定、本人检查、上级批

复、个人对处分决定的意见等材料。

4.2.9 通过局审计稽查部收集形成对职工经济工作中的评价、处理意见等材料。

4.2.10 通过局安全生产部、生产科技部及本人、报刊杂志等途径收集本局职工的发明、科研成果及有重大影响的论文、著作等的目录．

4.2.11 通过局劳动人事部、工会收集职工更改姓名、民族、出生年月、国籍、入党入团

时间、参加革命工作时间等有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级

批复及职工离、退休审批材料等。

4.2.12 通过局工会、安全保卫部等部门收集死亡职工的悼词、公开报道、非正常死亡的 调查报告等材料。

4.2.13 人事档案具体归档范围按中共中央组织部制定的《干部人事档案材料收集归档规

定》执行。

4.3 归档要求和时间

4.3.1 凡需要归档的人事材料，由各主管部室负责收齐，确认无误后，填写移交清册一

式二份，经部室领导审签后，交局人事档案室归档。

4.3.2 凡需要归档的人事档案任何人都不得擅自保存，更不得据为已有，必须主动向局

人事档案室移交。

4.3.3 各部室移交人事档案时，必须详细填写登记表一式二份，连同归档材料一齐送局

人事档案室。

4.3.4 专职接收归档人事材料时，须按照归档登记表的 项目，逐份逐页地

进行核对，检查无误后，签字盖章，其中，一份归档登记表留存档案室备查，另一份退回，由

归档部门保存。

4.3.5 归档材料必须是办理完毕的正式文件材料，材料齐全完整真实，文字清楚，对象

明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

4.3.6 归档材料必须手续完备，经鉴别不属归档范围的材料，要分别情况予以处理。

4.3.7 对伪造的材料要追究责任，严肃处理；对应销毁的材料要详细登记，经分管局领

导审查批准；对应转出的材料要办理转递登记手续。

4.3.8 人事档案材料的载体，应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米的 装订边。

4.3.9 凡归档人事材料的撰写必须符合要求，文字必须是铅印、计算机打印、胶印、油

印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写；不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复

写纸书写。

4.3.10 归档材料必须是原件，除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件

存档。

4.3.11 本局各部室在人事材料形成后的一个月内移交局人事档案室，移交份数一般为

一份(省公司管理的局级领导需二份)。

4.4 鉴别与转递

4.4.1 认真鉴别、判定人事档案的真伪，做到不错归、错销。

4.4.2 从本局职工姓名的异同(即：同姓同名，同姓异名或异姓同名)上鉴别人事材料

是否是该职工的材料，避免张冠李戴现象发生。

4.4.3 按照人事档案十大类(即：履历、自传、鉴定、学历、政审、党团、奖励、处分、待遇、其他等类)的内容，鉴别其是否属于人事档案归档范围。

4.4.4 以《干部档案工作条例》及《企业职工档案管理工作规定》为准绳，以审查结论

为依据，以案情缘由为线索，鉴别归档材料是否符合材料清理的有关政策。

4.4.5 剔出归档材料中的重份、内容重复、不能说明问题和没有价值的材料，使归档材

料更精练。

4.4.6 通过政审材料和处分材料的构成以及每份材料 的内容，鉴别归档材料是否完整。

4.4.7 检查归档材料的审查、批准、签署、盖章、落款等手续，鉴别归档材料手续是

否完备。

4.4.8 职工因工作调动需要转递人事档案的，应在10天内办理转递手续，避免因时间

拖久，产生“无头档案”。

4.4.9 对转出的人事档案要认真地检查核对，按有关要求整理合格，装订成册，不得

扣留材料或分批转出。

4.4.10 人事档案转出后，须在档案名册注明何时转向何处，以便备查。

4.4.11 转出的人事档案要仔细填写《人事档案转递通知单》，与档案一道密封，加贴

密封条并盖密封章，通过机要交通或派专人转递，不准邮寄或交本人自带。

4.5 人事档案的整理

4.5.1 人事档案的整理必须规范，按照《干部档案工作条例》、《职工档案管理工作

规定》的方法和程序，对归档的干部、职工个人材料进行鉴别、分类、排列、编目、装订，使

之系统化、条理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2 整理后的案卷，须按计算机档案管理程序的要求，依姓氏笔画的顺序，逐卷、逐

件、逐个字段地输入微机。

4.5.3 案卷装订前，应拆除卷内每份文件的装订金属物，整平、裱糊褶皱和破损的材料。

4.5.4 案卷装订时，按“封面——目录——卷内文件——封底”的顺序分箱排架。

4.5.5 案卷装订后，一律使用标准档案装具装袋，在填写好装具脊背各栏项目的内容后，按“姓氏笔画——编号”的顺序分箱排架。

4.6 人事档案的保管、保密

4.6.1 为确保人事档案的绝对安全，须使用门窗较坚固的专用档案库房，配置专用铁

质的档案柜。

4.6.2 人事档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14°C～24°C之

间，湿度控制在45%～65%之间。

4.6.3 库房内每个铁质档案柜中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵

蚀。

4.6.4 依据档案库房通风去湿(降温)原理，不定时地开 启库房门窗，保持库内空气清新

，防止有害气体对档案的腐蚀。

4.6.5 档案库房的门窗必须密封无损，库房门窗开启后，须随时注意关闭，防止老鼠入

库危害库存档案。

4.6.6 严禁在库房内吸烟和摆放易燃物品，正确使用电器设备，保证用电安全。

4.6.7 每月定期对库藏档案进行清理检查，若发现有破损或载体变质的档案，要查明原因

并及时进行修补或复制。

4.6.8 管理人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容。

4.6.9 任何人不准携带档案材料进入公共场所，个人不准私自保存他人的档案材料。

4.6.10 人事档案库房为我局机要重地，无关人员不得入内。

4.6.11 档案管理专职每天下班前须对库房进行安全检查，节假日须做好安全防范工作。

4.7 人事档案的提供利用

4.7.1 档案管理专职须按姓氏笔画编制人事档案案卷目录检索工具，积极为人事工作服

务。

4.7.2 凡本局需查阅人事档案者，必须是中共党员，查阅前应填写查阅登记表，在查阅

室查阅，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

4.7.3 查阅人事档案时要注意爱护，保持案卷的整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。

4.7.4 未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料，确因工作需要从档案中取证的，必须

经有关领导同意后，方可办理，复制的材料不得给无关人员观看，用毕自行销毁。

4.7.5 本局人事档案一般不外借，特殊情况需外借的，可由借用单位写出借阅报告，经

本局分管领导批准后方可借用，借用档案一般不超过三天，用后及时归还。

4.7.6 借用的人事档案必须妥善保管，要严格保密，不准交给无关人员和职工本人翻阅

，用毕及时归还。

4.7.7 本局任何职工不得查阅本人及家属的人事档案。

4.7.8 档案管理人员接待阅档时，要先清点材料，后拿出，收回档案时要清点，再归档。

4.7.9 每月检查一次借出档案的退回情况，逾期不还者 要及时催回；每年年底进行一次

档案总核对工作，将不该管的档案转到有关单位，应管档案及时索要。

检查与考核

人事档案管理 篇10

对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

2.5 加强人事档案管理现代化和信息化建设。

人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。

实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。

这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。

同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。

既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。

通过档案管理工作的不断完善,档案管理必将更有效,档案管理工作必将上一个新台阶。

参考文献:

[1]中共昆明市委组织部信息中心.《简报》.

[2]东台党建.《做好新时期干部人事档案工作的几点思考》..8.16.

[3]张峰,姜兴美.《信息化对档案管理的挑战及对策》《山东档案》.(6).

人事档案信息资源开发利用分析 篇11

【关键词】人事档案；信息资源；开发利用

随着我国经济和整体实力的提升，各单位对人才的需求越来越多。而人事档案作为记录个人主要经历、政治面貌及品德作风等主要载体，能够有效反映人才资源的信息。因此为了使人才资源能够得到有效的开发，需要注重人事档案信息资源的开发和利用。

一、人事档案信息资源开发利用的作用

人事档案虽然起到记录个人基本信息的作用，但如果不注重对人事档案信息资源的开发利用，则难以使人事档案信息发挥作用。因此，要使人事档案能够有效的发挥其作用，则需要注重人事档案信息资源的开发和利用。随着各个单位对人才需求的不断增加，人事档案中记录详细的个人信息显得更为重要，因此需要注重人事档案信息的开发和利用，以满足各种需求，同时还能够体现人事档案的价值。

人事档案信息资源的开发和利用还具有判断人事档案管理工作是否合格、合理的作用，即如果能够有效通过人事档案开展信息资源的利用和开发工作，那么档案管理工作则合格合理，然而如果人事档案存在信息不可靠、装订不合理等情况，则无法顺利开展人事档案信息资源利用和开发工作。通过对人事档案信息资源的开发和利用，能够有效促进人事档案管理的进步。

另外，对人事档案信息资源的开发和利用，能够有效开发人才资源。人事档案记录了个人的基本信息，通过对人事档案信息资源的开发和利用，能够实现合理人才选拔的作用，从而能够促进人事工作的发展和进步。

二、人事档案信息资源工作的现状

虽然很多单位注重人事档案信息资源的管理和整合，注重加强对人事档案信息资源的利用，然而目前人事档案信息资源工作方面还不够完善。

1.档案编研水平落后

人事档案信息需要通过编研人员进行编辑，才能够保存，然而由于工作人员存在编研能力不高问题，从而导致编研进度缓慢，使相关的信息无法实时得到更新，给进行人事档案信息资源的利用和开发造成一定的影响。

2.工作人员不适应现代化技术

随着科学技术的发展，各项工作中都开始运用现代化设备进行工作，因此人事档案管理工作也开始利用计算机设备进行信息化处理，将传统的纸质档案变换为电子、声像的形式进行，记录方式和查阅模式也得到了相应的提升。虽然管理技术迎合时代发展，注重使用先进设备，然而却给档案工作人员的工作造成了一定的影响。大部分档案工作人员都是文科生，面对较为复杂的专业设备，无法正确完善的进行工作，从而给人事档案信息开发和利用造成一定的影响。

3.管理机制陈旧

大部分单位对人事档案管理工作的认识还不够明确，从而导致管理机制并没有进步。传统的管理方式主要是由刚毕业的大学生进行管理，存在专業素养不高的情况，从而导致人事档案的建立不够完善，阻碍了人事档案信息的开发和利用的发展。

4.协调性存在问题

人事档案存在封闭性较强的情况，从而导致人事档案与其他部门的协调性存在问题。同时人事档案编制很难适应社会的发展，从而导致人事档案的实用性不高。

三、人事档案信息资源开发利用的措施

1.注重改变档案观念

传统的人事档案管理工作主要作用是保存，并不能有效发挥作用，因此需要结合资源开发利用的特性转变传统的观念，实现人事档案管理工作的进步。单位不应该再将人事档案管理工作的重点放在保存上，而是应该加强对人事档案信息资源的开发和利用，以服务国家对人才的需求为主。由于目前更加注重对人才的选拔，因此人事档案管理工作也要结合这一特点，通过创新和探索，找出合适的开发利用方式，如网络建设。

2.注重信息库和网络建设

随着科技的发展和信息化时代的来临，应该加强对信息数据的建设，使人事档案管理工作能够跟上时代的发展。同时还要加强对人事档案管理工作人员专业性的培训，促使工作人员能够充分利用计算机技术为人才资源的开发和利用作出贡献。

为了使人事档案管理工作能够更加先进的发展，还要加强网络技术在人事档案管理工作的中的运用。同时为了保证信息的安全，必须加强网络安全保护。建立信息库和网络，可以更加快捷方便的寻找到所需要的人才，并可以提供更加详细的信息资料，如视频、图片等。

3.加强管理制度的建设

任何一项工作都必须有健全的管理制度，人事档案管理工作具有繁琐性、准确性、细致性等特征，因此要建立完善的档案管理机制，才能够保证管理工作的顺利进行。在建立管理制度时，要保证制度的全面性，如工作人员职责、查阅制度，保密制度以及责任落实制度等。

四、结束语

综上所述，目前人事档案管理工作主要体现在保存方面，对人事档案的开发和利用的发展还不够完善，因此需要加以改善。通过上述分析可知，注重改变传统工作观念，加强信息化网络的建设以及管理制度的改革等，能够有效促进人事档案信息的开发和利用。

参考文献：

[1]贺未英.高校人事档案信息资源开发利用的思考[J].韶关学院学报，2011，01：201-204.

[2]卫淼.浅谈人事档案信息资源开发利用分析[J].中国民族博览，2015，09：255-256.

[3]鹿红.关于加强人事档案信息资源开发利用的分析[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——基于公共管理学视角的决策研讨会”论文集（下）[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院，2015：1.

人力资源 【档案管理】人事档案管理制度 篇12

一、医院传统的人事档案管理模式, 制约人力资源的开发

一是人事档案管理制度相对落后。目前医院的人事档案管理工作大部分由所在单位的人事部门负责, 人事档案管理部门与管理人员在思想上仍然停留在传统的人事档案管理观念上, 人事档案的管理制度没有与人力资源开发工作有效衔接, 对于医务工作人员的人事档案管理强调的是“以档管人”为核心, 而不是对人力资源的再开发。由于人事档案实行“终身制”管理, 阻碍了医务人才的流动, 致使许多医务工作人员工作缺乏积极性、主动性和创造性。

二是忽视人事档案材料的集合性和时效性。人事档案是在组织人事管理中形成的, 经组织审核并认可的, 各种涉及个人经历、政绩、德才表现等方面信息的档案材料, 它是以个人为单位, 按照一定的原则和方法组成的专卷或专册。由于人事档案的专门性特点, 其归档范围涉及内容只关注建档人的个人经历、政治状况、工资职级、奖惩等情况, 许多记载医务工作人员的工作业绩、专业技术水平和学术研究等有关的文件材料在文书、科技、医疗病历等档案载体广泛存在, 而不能齐全、完整地集合在建档人的人事档案案卷里。同时, 人事档案缺少时效性, 建档人材料过于陈旧, 都是对医务工作人员的历史记录, 医务工作人员在日常工作经历中形成的有关人事方面的文件材料, 不能随时归档、整理。对于新增的材料, 有的人事档案管理部门大约在2至3年之内才整理一次, 其文件材料也无非是些考核登记表、工资表等, 而真正反映医务工作人员近期动态情况的材料非常缺乏, 致使人力资源管理部门无法从存档的人事档案中获取到有价值的信息。

二、人事档案资源进行人力资源开发的原则

(一) 整序开发的原则

人事档案信息资源的整序化开发是医院人力资源开发的前提。因为涉及医务工作人员的个人经历、政绩、德才、业务技能表现等方面信息的档案材料, 不仅产生在本单位的组织人事部门, 而且在文书档案、专业档案、医教管理、护理管理、妇幼保健、科研、个人考绩等档案资料中均有体现。在目前人事档案“终身制”管理的环境下, 只凭组织人事部门形成的医务工作人员有限的人事档案资料是很难全面、客观地反映出个人的工作经历、业绩和业务能力。整序开发的原则是指医院档案管理部门通过各种渠道, 将分散在有关部门及相关人员已经形成反映个人的工作经历、业绩和业务能力等文件材料, 经过采集和处理, 变为集中、系统而有序的信息。同时激活分散在医疗技术管理档案、科研档案、个人考绩档案等案卷中反映出个人所包含的各类信息, 将其集合成整序和有机联系的逻辑联系, 尽可能为人力资源开发提供完整、详实的人事档案信息资源整体。

(二) 充分利用的原则

充分利用的原则要求医院档案管理部门在人事档案信息资源开发与利用过程中, 为优化人力资源的合理配置工作服务, 充分发挥人事档案人力资源信息的共享的作用。利用人事档案信息可科学地预测人力资源的需求, 促进医务人才在行业、组织之间的合理流动, 使医疗卫生系统人力资源得到最佳的配置。实现这一目标的途径, 应充实医院人事档案内容的信息量, 档案管理部门要以充分开发利用为目的, 通过各种渠道和手段来提升医院人事档案信息资源整合能力, 对人事档案信息资源进行优化和有序化开发, 避免对医务工作人员有效信息采集的疏忽与遗漏。

(三) 全面效益的原则

一是注重社会信誉与经济效益。如泉州市光前医院改变封闭式人事档案信息资源的管理模式, 主动开发、加工医务工作者获得的泉州市科学技术奖和泉州市政府立项项目信息, 为在社会上宣传“院有重点、科有特色、人有所长”的医院形象提供素材, 在社会信誉提升的基础上, 同时也提高了医院的经济效益。二是要注重现实效益与长远效益的统一、注重局部效益与整体效益的协调, 为医院的临床、教学和科研工作服务。

三、基于人力资源开发的医院人事档案管理的想法

(一) 更新观念, 树立创新意识

医院人事档案管理应提高档案管理人员的信息整合和服务能力, 积极主动地为医院人力资源开发提供有效信息服务, 改变人事档案工作目前管理制度、管理手段、管理模式相对落后的现状。人事档案管理要破除“终身制”管理观念, 人事档案的管理不仅是收集、整理、保管, 更重要的要是树立创新意识, 开创人事档案管理工作新局面。

一是开放意识。严格遵守保密制度和《中华人民共和国档案法》有关规定, 在不泄露和擅自公布档案内容的前提下, 对医务工作人员职业能力和职业信誉等项目进行综合统计、量化分析, 并将所得的信息资源及时编写出适合人力资源开发共享的的编研材料。

二是服务意识。将人事档案信息资源的被动服务改变为主动服务, 随时了解医院医务人才的培养规划, 及时掌握有关需求的信息, 使人事档案工作由被动存放、保管变为主动提供人才信息, 更好的支持医院领导和人事管理部门开展高效的人力资源管理工作。

(二) 改进传统人事档案管理方式, 有利于人事档案信息资源整合

目前医院的人事档案传统管理模式导致了人事档案内容的“千人一面”, 面对医务工作人员职务晋升、继续教育、交流进修等表明个人工作能力和业务水平不断提高过程中产生的“动态性”档案材料, 没有得到及时的补充与归档, 无法体现医务人才业务成长过程, 人事档案案卷中陈旧的内容信息, 阻碍了对医务人才的选择与培养。

人事档案信息资源整合, 要探讨如何打破传统的人事档案管理方式, 通过建立以人力资源管理为基础, 医院人事档案管理部门和医院综合档案管理部门对医务工作人员人力资源信息的汇集、管理, 适应医院人力资源开发的管理模式, 为人事档案信息资源整合奠定基础。

目前, 大部份医院的档案管理的分工, 人事档案收集、归档与管理工作由人事部门负责, 医院综合档案部门承当医院文书档案、专业档案、医教管理、护理管理、妇幼保健、科研等档案的管理职能。在目前的人事档案管理模式下, 不可能在体制上进行档案管理机构的整合, 要依据人事档案管理体系现状, 在档案信息资源管理的职能上进行整合。医院综合档案部门要主动承担人力资源信息开发的职能, 将分散在文书档案、专业档案、医教管理、护理管理、妇幼保健、科研、个人考绩等档案有关医务工作人员政治思想、职业道德、业绩水平以及履行岗位职责情况等涵盖职业能力、职业生涯和职业信誉的医务工作人员档案信息, 依据整序开发的原则进行一次文献和二次文献汇编, 更好地为组织上选拔、使用人才、晋升职务、评聘专业技术职称、年度绩效考核等提供依据与参考。

统一管理医院的的人事档案信息资源, 在组织体系上, 要以服务于医院的人力资源开发为导向, 实行行“统一领导, 分级管理”的人事档案管理体制, 医院分管档案工作的领导为档案管理网络第一负责人, 对人事部门和综合档案室的人事档案工作进行领导, 同时, 建立纵向逐级负责, 横向联系紧密, 工作协调一致的人事档案管理体系。如:人事部门负责人事档案实体文件材料的收集、整理与保管;综合档案室负责检查指导医院档案管理网络各部门、科室产生于文书档案、专业档案、医教管理、护理管理、科研等档案资料有关医务工作人员人力资源方面的文件材料信息进行收集、统计分析, 编写成综述性和论述性的文献提供给领导和有关部门、有关人员参阅。

(三) 运用现代信息技术, 提高人事档案信息化管理水平

建设以人力资源信息为基础的人事档案管理系统, 通过现代信息技术对人力资源信息的汇集, 加工, 达到一次收集, 多方共享的目的。一是统筹规划电子文件与电子档案的管理。随着医院信息化工作的推进, 人事档案信息管理系统, 通过对人事、财务、科研、医教、护理等信息的衔接, 确保医院档案管理部门对人力资源信息电子文件和电子档案的收集、整合与控制。医院人事档案信息资源整合, 应统筹规划电子文件与电子档案管理策略, 有效地解决医院人力资源信息集中统一管理问题, 使医院人力资源信息得到最大化的共享。二是建设人事档案专题数据库。根据医院人事档案信息资源产生的分布和特征, 统筹安排合理规划专题数据库, 结合专业、技术、管理等方面的因素, 建立涵盖医教管理、护理管理、妇幼保健、科研、个人考绩等人事档案专题信息数据库。三是建立个人电子档案系统。利用计算机、扫描仪等现代信息技术, 将经常使用的纸张载体人事档案文字及表格等资料制成数据化电子档案, 以便于归档、统计与利用。

(四) 提高档案管理人员人事档案信息编研能力

人事档案信息的利用不同于一般的档案材料, 它必须按照干部管理权限确定的范围提供利用, 为此, 要求档案部门为医院的人力资源开发服务提供一种再次创造性的知识产品。因此, 有必要提高档案管理人员在人事档案信息编研方面的业务能力。首先应具备医院在人力资源管理方面有关人事档案信息的获取能力, 能够熟练地在各种专业文件材料中获取本单位医务工作人员在政治思想、职业道德、业绩水平的信息, 分类汇总, 为人事档案信息加工做好基础工作。其次, 人事档案信息的加工、提炼能力。人力资源开发需求的是具有丰富信息量的资料, 人事档案原件已经不能满足医院合理分配使用人力资源的需求, 这就要求档案管理人员提升人事档案信息加工和提炼的能力, 从不同角度对获取的人力资源信息进行加工、分析和组合, 产生出新的具有渗透增值力的人事档案二、三次深层次的编研成果。最后, 档案信息的互动能力。档案管理人员人事档案编研能力不仅包括文字的表达能力, 还需具备在医院局域办公网与医务工作人员进行互动的能力, 通过全面的人力资源信息开发和医院档案文化建设, 充分调动和发挥医务工作人员的积极性、主动性和创造性, 从而提高医院工作效率和医务人员的工作业绩。

摘要：人力资源开发与管理成为医院之间竞争的重要方式之一, 利用人事档案信息进行人力资源开发要注重整序开发、充分利用和全面效益的原则。基于人力资源开发的医院人事档案管理应更新观念, 树立创新意识;改进传统人事档案管理方式, 有利于人事档案信息资源整合;运用现代信息技术, 能够提高人事档案信息化管理水平;全面提升档案管理人员人事档案信息编研能力, 为医院的人力资源开发服务提供一种再次创造性的知识产品。

关键词：人力资源开发,医院人事档案,管理创新

参考文献

[1]李琳萍.干部人事档案管理存在的问题及建议[J].福建档案, 2014 (1) .