人事档案信息化建设

人事档案信息化建设（共12篇）

人事档案信息化建设 篇1

人事档案信息化建设就是在人事档案管理活动中应用现代档案信息化技术, 对人事档案信息资源进行管理和利用以提高档案管理水平。人事档案信息化建设是社会发展的需要。很多高校已经实现了人事档案信息化建设, 但是, 对高校人事档案管理中的教学、科技以及会计等档案进行的数字化和网络化的管理还存在很多问题。在人才强国战略的背景下, 加强高校人事档案信息化建设势在必行。笔者在本文中就高校人事档案信息化建设提出如下建议。

一、加大高校人事档案信息化建设资金投入

高校人事档案信息化建设是高校人事档案管理工作的一个重要任务, 也是信息时代发展对高校人事档案事业的新要求。实现人事档案信息化建设要有足够的资金购买基础设施, 因此, 资金的投入已然成为实现高校人事档案信息化的关键。高校的领导要通过各种渠道筹集资金, 保证高校人事档案信息化建设必要的投入。同时, 严格遵循现代化管理规定, 陆续添置信息化设备。档案信息化基础设施建设的主要置建设包括数据服务器、数码摄像机以及图文影像扫描设别等。同时还要进一步完善其软件设施以加强高校人事档案信息系统的建设, 制定统一标准, 例如, 制定数据库、网络通讯标准。制定统一的标准能够更好地管理档案数据, 共享网络资源;对于高校人事档案数据的管理要建立多用户、功能齐全的数据库。高校人事档案管理的系统要有统计、维护、查阅等全面的功能, 这样高校人事档案管理人员在操作系统时就更加方便;高校人事档案信息网络建设可以利用计算机技术建立高校人事档案网络办公系统, 高校人事档案管理人员可以随时利用互联网办公, 这种网络化的办公形式使得高校人事档案管理更加开放。

二、丰富高校信息化档案内容

丰富高校信息化档案的内容是为了更好地为高校人事档案信息化建设提供数据。高校人事档案中有高校教职工的个人经历、政治表现、思想道德情况等基本信息, 但是只有这些信息还不够, 还应该挖掘更深层次的内容, 这样才能为高校人事档案信息化建设提供足够的数据基础。对于不同岗位的高校人员人事档案的内容也要有针对性和侧重点。例如, 高校管理岗位的人员要把其业务能力以及其工作的业绩作为主要的档案内容, 这样可以突出个人在管理岗位上的专业水平和能力, 在高校进行考察时就可以有据可循;处于教师岗位的高校人员要把其教学的科研成果作为档案的侧重点, 例如, 高校教师的论文、著作职称等。这样才能更好地为高校教师队伍的发展提供保证。需要注意的是, 高校人事档案的信息化不仅要有丰富的档案内容, 鲜明的个性, 突出人员的成果, 还要对高校人事档案的内容进行分类, 以方便今后汇总和比较。

三、规范高校人事档案信息化管理

从目前的高校人事档案管理来看, 要把目前的传统管理转变成现代化管理, 把实体管理转变成信息管理, 使人事档案管理向信息化、数字化、网络化和自动化发展。在统一全部人事档案管理软件和数据库基础上, 建设高校人事档案计算机网络, 建设具有先进技术、功能完善和安全的网络基础上, 授予单位和部门查看的权限以获取相关的数据信息, 这样就可以实现高校和高校之间以及高校内部资源共享。这种方法既有利于使用者方便地查找资料, 也有利于提高高校人事档案管理水平。

四、建立高校人事档案信息化安全保障体系

高校人事档案安全保障体系包括对高校人事档案系统维护、档案信息传输、档案系统访问以及数据备份等, 通过采取一定的措施保证高校人事档案信息的安全。建立高校人事档案信息化安全保障体系是高校人事档案工作的一个重要内容, 建立安全保障体系十分有必要。因为高校人事档案信息化安全保障体系可以保证高校人事档案的服务功能, 充分发挥人事档案的作用, 对此要做好以下几点:首先, 要提高高校人事档案管理人员对档案信息管理和保密工作重要性的人识, 制定一系列档案收集、管理和使用制度, 严格规范高校人事档案管理人员的工作行为;其次, 高校人事档案管理人员要掌握安全防范技术, 保障高校人事档案信息资源能够长期保存;最后, 要处理好高校人事档案信息保密和档案使用的关系。

五、提高档案管理人员素质和管理水平

首先, 要配备足够的办公设备。其次, 要培养一批高素质的管理人才。在高校人事档案信息化建设的过程中, 档案管理人员是关键, 他们是现代化技术的操作者, 这些管理人员不仅要有专业的知识, 也要掌握专业的网络、计算机等现代化的操作技能。对此, 高校人事档案部门要通过培训等途径加强对人事档案管理人员业务培训, 提高人事档案管理人员的综合素质。此外, 还可以聘请一些具有专业知识和技能的人事档案管理人才带领高校人事档案管理人员进行开展工作, 发挥传帮带作用, 提高人事档案管理人员的技术水平, 塑造一支强大的人事档案管理队伍。高校还可以开展科学研究活动, 探讨高校人事档案工作的新技术和新方式, 研究高校人事档案数据建设, 资源结构, 电子档案转换、处理、保存和利用等问题, 推动高校人事档案信息化建设的发展, 提高高校人事档案管理水平。

参考文献

[1] .乔小安.高校人事档案的纳入式管理模式与信息化建设探讨[J].西安石油大学学报 (社会科学版) , 2009

[2] .王乐平.扬帆.高校人事管理信息化建设的障碍性因素及对策分析[J].无锡商业职业技术学院学报, 2010

[3] .廖惠娥.高校人事档案管理工作的现状与对策——以东莞理工学院为例[J].东莞理工学院学报, 2012.06

人事档案信息化建设 篇2

人事档案的信息真实，这是人事档案工作存在的前提和设置的目的，但是，很多档案材料中内容的失真。有的档案材料的信息出现前后矛盾的现象，员工的出身年月和其他资料上存在着不一致的现象。比如说，个人的简介叙述的很模糊，很多参加各种活动的`时间都在同一年，明显不符合逻辑，同一个事情，每次填写时时间都不一样，填写时随意性很强。上述现象的发生也就失去了档案管理的意义，给档案管理工作造成了很大的麻烦，这种人事档案严重失真的情况，其实降低了工作的效率。

1.2人事档案管理信息化程度低。

以上我们说过，由于医院人事档案管理不和医院的经济效益直接挂钩，导致医院对人事档案管理很不重视，也不会投入过多的资金和人员，这就造成了人事档案信息化管理水平较低，设备不能得到及时的更新，信息化程度不高，档案还是停留在纸质材料上，已经严重落后。以上这些现象造成了医院人事档案的管理质量低下，档案的保管缺乏严肃性，随意涂改现象严重。

1.3相关部门的从业人员业务水平落后。

试论医院人事档案管理信息化建设 篇3

关键词：医院人事档案；管理；信息化；建设

现阶段人们的生产、生活呈现出现代化、信息化发展的态势，作为救死扶伤的医疗机构，医院更应注重信息化建设的重要性，尤其是人事档案管理，关系着医院人力资源的充分开发和利用，其信息化的建设需要满足我国医疗体制的改革要求以及现今时代的发展要求。在此形势下，具体分析医院人事档案信息化的建设，对增强医院的整体管理效率具有重要的作用。

1 医院人事档案管理信息化建设的意义

第一，各行业的竞争根本动力是人才，而人事档案是记录人才信息的基础介质，医院人事档案管理信息化建设可以促进医院的管理、决策、工作安排及人员调动朝着更为科学合理的方向发展。目前随着医疗体制改革以及人事档案管理理念的不断进步，医院人事档案管理信息化建设成为自身良好发展的重要途径，是人事档案信息资源得以快捷、高效、实时、充分利用的重要保证。第二，人事档案管理信息化建设在医院信息资源共享和更新等方面也发挥了关键性的作用。医院人事档案可共享部分信息的管理通过院内局域网建设信息一体化平台，使得档案的接收、传递、存储、发布等综合利用方面相互融合，信息时效性提升，同时减少了各部门之间相对封闭而产生的重复工作，提高了工作效率。

2 医院人事档案管理信息化建设现存的问题

2.1 对人事档案管理信息化建设的重视度有待提高

医院以医疗工作为中心，在提高医疗质量的基础上，同时需做好预防、指导基层和教学科研等专项工作，容易逐渐忽视人事档案管理在医院人力资源管理中这一辅助性的日常工作，由此，人事档案管理信息化的建设没有得到相应的重视，导致其建设的资源投入不足，信息化的管理系统利用率不高，严重阻碍了人力资源管理信息化建设的发展。

2.2 资源投入力度有待加强

由于医院的管理高层以及档案管理人员自身对人事档案管理重视程度不够，直接导致信息化建设所需硬件设施投入不足，档案管理专用场地缺失且设施陈旧，新硬件新工具的资金投入不足，根本无法满足信息化建设的要求。在人员方面，医院人事档案管理多以兼职岗位配备，由于身兼数职，工作繁杂以及可能缺乏系统的专业学习经历，导致工作人员不能将全部的精力放在对人事档案的精细化管理上，只是简单地完成收集、整理等日常性工作，无暇开展对档案进行充分的利用和数据统计等的发展创新工作，严重影响了医院人事档案管理信息化的建设步伐。

2.3 缺乏完善的制度

当前虽然档案管理信息化建设有《档案法》《全国档案系统信息化建设实施纲要》等相关法律法规及制度的约束，但是有政策落实不到位现象存在，另外缺乏完善的制度、实施细则以及较强的监督机制，人事档案特有的机密性无法得以足够的保障。在此形势下，相关措施、制度保障不完善的信息化建设只能是流于形式，且泄密风险程度增加。

3 加强医院人事档案管理信息化建设的措施分析

3.1 强化人事档案管理信息化建设的意识

当今社会人才是医院发展的原动力，医院的发展壮大需要建立优秀的人才梯队，实时掌控梯队中人员的构成、个人特质、经历等信息指标尤为重要。因此，人力资源系统的开发利用具有必然性，而作为重要组成部分的人事档案发展建设就更具有迫切性。同时，继新的干部任前审档制度、新的国家档案工作处理条例相继颁布实施以来，人事档案管理工作已从传统意义上为组织考察选拔人员，配合公检法等部门取证为主要内容的服务保障工作逐渐向个人的工龄认定、继承分割遗产、编志等民生服务领域延伸拓展，并且已成为一种新的工作常态。医院的管理高层以及档案管理人员自身亟需改变观念，增强建设意识，将人事档案管理信息化建设放在档案管理改革的首要位置，不断加强学习，为人事档案信息化建设提供充足的动力，同时在此基础上构建和完善人事档案综合管理机构，充分发挥档案管理人员的积极性和主观能动性，促进人事档案管理信息化的建设。

3.2 完善基础设施和人才队伍建设

第一，医院人事档案管理的信息化建设的软硬件等设施作为基础支撑，直接影响档案信息化技术管理作用的发挥，应当予以充分重视。医院应依据相关规定加大基础设施的投入，建立标准化档案管理场地，具备档案室、阅览室、办公室“三分开”的综合档案室，引进先进的设备和系统软件，夯实信息化基础设施建设。第二，培养专业的人才队伍。专业高素质的管理人员是保障全面实现人事档案管理信息化建设的必要条件。在引入档案管理人员时，要综合全面地考核工作人员的素质，必须具备较强的保密意识、责任感和职业道德素养，保障档案信息的使用安全。同时，通过多渠道实施专业培训计划来全面提升该岗位人员的职业素养和操作技能。

3.3 建立健全规范制度

《干部档案工作条例》《全国档案系统信息化建设实施纲要》等有关规定为医院人事档案管理信息化建设提供了参考依据，再结合医院实际情况以及未来发展的需求，制订出一套切实可行的管理制度，为信息化发展提供制度保障，使建设标准化、规范化。实践工作中，对于医院人事档案管理系统平台的选用，需做好引进前的调查、比选工作；事中建立健全内部运行机制；事后进行整体的目标考核，责任明确，落实具体，才能有效推进人事档案管理信息化建设。

4 结束语

在新常态下的社会医学发展，作为医院管理层人力资源管理中的人事档案管理，传统的管理方式已不能满足时代发展的需求，行业规范对人事档案管理提出了新标准、新要求，对人事档案管理工作赋予了新任务，对人事工作提出了新的机遇与挑战。医院应加快人事档案管理信息化建设完善的步伐，在不断的实践和积累中深层次建设出全面的人事档案管理信息化系统，用以提高医院人事档案信息资源的利用率，保障人力资源的高效开发，为医院的可持续性发展夯实人才基础，辅助实现医院经济与社会效益的最大化，更好的服务于医疗体制的改革。

参考文献：

[1]刘承志，韩瑛，吴蔚.医院人事档案的信息化建设[J].中国病案，2011（09）：38-40.

医院人事档案信息化建设探析 篇4

1 人事档案信息化的初步架构

1.1 人事档案既然是人才选拔、技术干部队伍建设的重要基础材料。所以充分发挥人事档案的资源优势, 为使用人才提供详实、可靠的信息显得尤为重要。医院人事档案信息化建设就是全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。现今通过查阅大量的纸质档案文件已无法满足个性化的信息服务, 这就要求档案工作者提供各种形式的专题服务, 档案人员要将档案"重保管"向"重利用"转型, 要介入电子文件的管理工作中, 以管理档案的形式管理电子文件等有用信息。如通过人事信息系统, 完善工资系统, 人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放, 医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息, 而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益, 如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助, 形成映射关系。

2 医院人事档案信息化的基本数据建设。

2.1 建立医院人事档案基本信息数据库。

包括医院职工姓名、性别、出生年月、学历、毕业学校、入党团时间、参加工作时间、职务与任命时间、职称评定与聘任时间、工资、年度考核、公积金、养老保险等各项信息。

2.2 建立医院人事档案材料接收数据库。

建立联系、送交、催要、登记制度, 将接收来的材料名称、时间、姓名、送交人、接收人等项录入数据库。使人事档案材料接收管理工作规范、有序。

2.3 建立医院职工工资数据库。

可以把职工的绩效考核成绩与工资互相关联。

2.4 建立医院人事档案目录数据库。

将医务人员按职称归类。录入人员姓名、档案编号、档案柜号等, 查找人员档案时只须打开计算机"查找功能, 输入某个人的姓名即可知道该职工的人事档案编号及存放的档案柜。

2.5 建立职务任免数据库。

包括职能科室主任、科长职务任免审批表和科主任、护士长聘任表等。如果要查找一个人哪一年担任某职务, 输入该人的姓名, 打开该职工职务变动登记表总目录, 那么该职工的基本情况便一目了然。

2.6 建立其它档案数据库。

将人事档案接收登记表、转递登记表、查 (借) 阅登记表、政审证明材料登记表均录入计算机管理.把部分纸质文件和图片制成电子文件。逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和数据交换。实现资源共享。

2.7

建立和完善卫生技术考核档案与医德医风考核电子档案, 将考核结果形成的数据库与个人档案数据库建立关联, 通过授权实现个人业绩查询系统。

3 医院人事档案信息化对管理人员的工作要求与意义

3.1 这里需要人事档案管理人员与信息管理人员将档案利用数据系统与医院HIS系统结合起来, 建立数字档案馆室, 馆藏目录和重要档案全文数字化, 实现服务自动化、传输网络化、服务在线化, 与主管部门达到档案资源优化整合目标。

我们通过档案利用系统的深层次的开发, 提高了档案的使用价值, 如使用主管部门开发的人事信息系统, 使人事信息的上报与共享成为可能, 同时为医院的多项需求提供必要的服务。带动档案管理人员改变了原有的服务意识, 变封闭式管理为开放式管理, 主动开发人力资源信息, 将搜索到的人才信息以最快的时间存储上传, 为临床、教学和科研做好服务准备工作。更大地发挥档案信息化的作用, 同时管理人员全面鼓励部门与个人以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料, 如上传、更新所需的照片、录音、录像、文字等材料。

3.2 在硬件建设上建立标准的档案室、微机工作站, 做到"四室"分开, 并配置现代化设施, 为实施人事档案在线化和网络化管理打下基础。建立一个合适的档案管理软件系统来支持管理, 它应有一个基本平台, 能提供自定义功能, 允许管理人员根据实际情况的变化, 自由定义其工作流程和操作模块, 应具备二次开发的潜力, 具备即用即传技术、增量备份技术等等, 并根据信息安全的需要建立档案信息化安全保障体系, 注意到篡改、病毒对系统的威胁, 及时发现程序缺陷、技术淘汰等不良因素对档案信息系统的制约。

3.3 在另一方面全面加强了档案管理队伍建设。从医院原有知识结构单一的档案队伍发展到以人事档案信息系统为中心, 既有档案管理方面的知识, 又掌握计算机、信息管理、网络技术的管理队伍。

建立以人力资源信息为基础的医院人事信息管理系统。实施医院信息化管理系统的基础, 是实现医院行政管理一体化的根本条件。完善医院人事档案信息化建设就是为了充分使用资源, 达到多方收集, 多方共享。人事档案管理工作应与时俱进, 跟上现代技术的发展, 利用电脑、网络等现代化科技手段, 经常利用人事档案这个人才资源库所提供的各种数据, 对医院内外各类人员情况进行分析, 对专业人员需求、人员流向等状况进行动态的统计、分析和预测, 有效地为医院的人才交流、科技进步和医疗水平的提高提供可利用信息。

参考文献

[1]李扬, 耿玲, 张超.在医院人事档案管理中运用数据库[J].中国医药指南, 2009, 2 (7) :36-37.

人事档案信息化建设 篇5

摘要：随着人事档案管理体制的变革，现代信息技术在档案管理领域的广泛应用，档案信息资源的开发利用是整个档案工作的终极目标，要衡量档案部门的工作实绩，就是要看静态的档案信息资源产生了多大的动态效应。

关键词：档案编研信息化建设

人事档案是企事业员工在职在岗经历的重要记录，是企事业的宝贵财富，人事档案编研工作是档案部门应社会化的需求，将人事档案信息化，以适应社会和企事业单位在选人用人上的需求。人事档案编研工作

人事档案编研工作是企事业人事档案信息化建设中的一个重要组成部分，其工作的重要性、艰巨性和研究性，已为广大人事档案工作者所认识，并在人事档案服务于科研生产的工作中发挥了积极的作用。

1.1 编研的重要性 ①人事档案编研为机关管理和科研生产提供最全信息。通过对各类人事档案进行分析研究，去粗取精，去伪存真，综合加工，将准确的、可靠的各种档案信息，按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给机关各部门、科研生产等部门调阅使用。各部门人员根据自己需要查阅编研成果，不仅可以少花时间、少费精力，还可以随时、方便快速地获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。②人事档案编研能更有效地开发利用档案资源。原有人事档案信息的利用是通过使用者登门查阅的方式进行的。这种传统的查阅方式，虽然使用者可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅很不方便，有时是大海捞针，还查阅不到想要的东西。经过人事档案编研信息化管理，完全打破了原有格局，使用者不用出门，就能快速、准确地查到自己需要的材料。③人事档案编研能推陈出新提供最有价值的信息。人事档案是员工经历的真实记录，包括本人升、奖、工作调动和职务的变化，既有优秀的员工业绩，又有过失的记录。人事档案人员将员工中优秀的业绩，撰写成编研成果，让榜样的事迹得到推广。④档案编研成果为领导决策服务。档案部门通过充分利用档案信息资源，进行综合分析后，撰写出人才等级报告，并附推荐文字说明。可依此为单位领导选取人用人时服务。⑤人事档案编研工作提高了人事档案管理质量和管理水平。通过人事档案信息资料的编研工作，可以检验档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全。通过档案信息资料的编研工作，可以自我检查、发现问题，并及时纠正错误，使单位的档案管理质量和管理水平得到进一步的提高。

1.2 编研的质量问题 ①保证原始材料的齐全完整。对于科研项目的专题编研工作，一定要有齐全完整的原始档案材料做基础，凡是涉及到这一专题的第一手资料都要收集起来，不能遗漏。只有收集齐全完整，才能有所选择地去伪存真，去粗取精，从而编研出有价值的成果来。②编研工作要编、研结合。对于科研项目的专题编研工作，既不能搞原始材料、原始数据的简单堆积罗列，也不能重编轻研，要编、研并重，编研出的成果才有较高的利用查考价值。③对员工业绩和过失教训的编研要注意尊重历史原貌。编研史料要保证原始材料的准确性和完整性，对所引用的史实和原件不能随意加以修订和更改，可以在忠于原始史料的基础上加进自己的体会。

1.3 编研成果形式多样性 编研成果形式的多样化是指成果的记录方式多样。例如，既有文字叙述，又要有图表、索引式，影集、手册式，以及照片、声像，光盘等制作形式的。这样，既方便了各类人员的查阅和利用，又避免了形式的单一。提高自我修养做好编研工作

努力完成单位的人事档案编研工作，确保在人事档案编研成果上出精品。

①提高编研人员的素质。人事档案编研人员要加强理论修养，改进思想作风，热爱本职工作，忠于职守，尽职尽责，确保档案安全，自觉遵守档案法律法规。②提高编研工作的现代化水平。人事档案信息资源的开发、利用必须借助于计算机及网络来全面提高人事档案编研的现代化水平。③保证编研基础信息的齐全完整。人事档案工作人员在接收档案时，必须认真细致地对每个单位的案卷按照职责范围、上下级关系进行检查验收，发现问题，及时补救。④增强单位人事档案编研工作的合力。通过单位人事档案部门和其它部门相互合作，取长补短，优势互补，形成人事档案编研工作的合力，这样既完成了编研工作的既定任务，又提高了人事档案编研成果的质量。⑤建章立制，奖惩分明。结合单位工作特点，建立健全单位人事档案工作的各项制度，确保单位人事档案管理工作有法可依、有章可循、有条不紊地进行，逐步走上法制化、规范化、标准化的轨道。⑥做好人事档案编研工作的关键是加强人事档案信息化建设。加强人事档案信息化建设

人事管理信息系统的开发可以促进人事管理的透明性，在提高工作效率的同时，使人事决策或相关决策更为科学。

3.1 建立人事档案信息管理系统 建立干部人事档案信息管理系统是实现人事档案信息化的基础，人事档案信息管理系统主要包括：档案检索管理系统、干部信息查询系统、信息综合开发系统。其中信息综合开发系统具有统计功能、分析功能和预测功能。

3.2 建立人事档案全文数据库 建立人事档案全文数据库，可满足各类人员的查询。查询者可随时方便地通过人事档案信息数据库查询到所需的员工信息。所查询到的员工信息还可根据查询者的要求快速生成各种名册和表格；通过查阅人事档案全文数据库，查询者也能方便地查阅到员工的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，并能经网络计算机连接复制快速地打印出来。

3.3 人事档案信息动态化管理 人事档案管理要对人事档案信息实行动态化管理和维护，要建立电子人事档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统。一是要加快人事档案信息更新的速度，使之与人员流转的速度相协调。二是档案部门要不断完善充实有价值的人事档案材料和信息，添加反映员工本人个性特点、专业能力和个人信用记录等方面的资料，使人事档案更加丰富。

3.4 构建信息平台，实现资源共享 构建信息平台，实现资源共享的关键是企事业单位的领导要重视人事档案信息化建设，并把信息化建设提到议事日程上来。一是要建立干部人事档案网络化管理体系；二是要建立科学合理的人事信息库，因为人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息发布交流面广量大；三是要按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网；四是要通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理，确保干部人事档案分级管理的高效性。

3.5 人事档案信息化资源 人事档案工作要以人为本，能够公开的档案信息要逐步向社会敞开大门，为社会公众提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务方式。

3.6 人事档案信息存储安全和利用安全 在技术安全管理方面，档案内部局域网与外网要物理隔绝，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。结束语

做好人事档案编研工作的关键是加强人事档案信息化建设。因为，信息化技术的迅猛发展和广泛应用，为档案资源的开发利用创造了前所未有的契机，我们要抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学技术知识与科技手段，加快组织人事档案的信息化建设，建立干部人事档案管理信息化系统。在建立好人事档案全文数据库的基础上，搞好人事档案的编研工作，更好地为企事业单位的领导、部门机关和科研生产服务。

参考文献：

[1]苏卫东，徐爽.企业档案信息化建设管理的研究[A].档案管理与利用――方法 技术 实践[C].2013.[2]马伯和.对企业档案编研工作的探索[J].价值工程，2010(24).[3]苏卫东.试论新时期对现代企业档案编研工作的思考[A].第九届沈阳科学学术年会论文集（经济管理与人文科学分册）[C].2012.作者简介：

人事档案信息化建设 篇6

一、高校人事档案管理信息化建设现存问题

（一） 管理观念落后，信息化观念差

高校人事档案管理是对一所高校的人力信息资源进行有效的整合与分类，因此，在人事档案管理工作中应该进行不断的学习与创新，可以熟悉的掌握运用现代信息化手段。但事实上，在实际工作中，档案管理人员以及相关领导尚未意识到人事档案信息管理的的重要地位。长时间以来，在高校人事档案管理中使用传统的手动方式操作，对于信息化的认识程度不够深刻，管理人员的观念意识落后，没有主动创新意识。从整体上看，管理人员对档案信息管理不够引起重视，只将档案管理工作认为是一项附带的工作，没有把档案管理工作放到一个合适的位置，导致人事档案管理工作的管理方法较为落后，无法适应信息化社会下的需求。

（二） 管理人员素质水平参差不齐，团队建设落后

目前，实际上许多高校在硬件设施上已经达到档案信息化管理建设的标准，但由于对档案管理工作的不够重视，多数管理人员都是以兼职的方式在进行档案管理，即使有正式的工作人员，也是文化水平比较低，专业素质水平比较差，大多数人没有经历过专业的知识培训，现代化的信息技术手段无法熟练运用掌握，这样使得高校的人事档案信息化进程步履维艰。目前，高校的档案管理部门缺乏一个专业素质水平高，结构简单合理，效率高的管理团队，对于档案管理人员来说，不仅需要掌握现代信息化手段，而且需要具备专业的档案管理知识。

（三） 资金投入不足，信息安全性差

由于校方领导对于档案管理工作的认识程度不够重要，因而在经费方面投入较少，这样就造成了档案管理工作出现保存条件差，办公场所所不足，硬件设施残旧落后等现象，这样严重阻碍了档案信息化建设。

二、高校人事档案管理信息化建设的对策研究

（一） 树立信息化管理观念

针对高校信息化观念较差，为了改善这一现状，高校档案管理人员应该强化信息化意识，不断的更新和转变档案管理观念，积极的管好人事档案，在管理模式上进行创新，改变传统的陈旧观念，树立“以实用为主”的新观念，最大限度上发挥人事档案的重要作用，为学校的发展提供更好地服务。

（二） 提高管理人员素质，积极开展各种培训

对于人事档案管理人员素质参差不齐，应该加强学習，在高校人事档案信息化建设中，要求相关管理人员不仅具备熟练的专业知识能力，而且要学会掌握现代化技术，熟练使用新型设备，具备较高的综合能力。切实做好档案管理人员的培训工作，使其参加不同层次的培训班，更新其知识观念，提高业务水平，通过这些措施来切实提高管理人员综合素质，构建高效的管理团队。

（三） 加大资金投入力度，建立保障信息化建设

档案信息化建设，是现阶段高校档案管理人员所面对的重要任务，也是为了适应信息化时代发展的要求[4]。基础硬件设施是信息化建设的基础部分，需要投入大量资金，对于此事，高校方面应予以积极的支持，将这一开支列如预算之中，并严格执行现代化管理标准，随后进一步增加所需的后续设备，使得信息化建设可以顺利进行。

三.结语

综上所述，高校人事档案信息化建设是适应信息化社会发展的需要，也对高校的人力信息资源的管理和利用有重要的作用，因此，应该提高管理人员的综合业务水平，建立完善的基础设施，只有这样才能适应信息化档案建设要求。

刍议中学人事档案的信息化建设 篇7

一、当前中学人事档案信息化建设中存在的问题

当前中学人事档案信息化建设中, 主要存在缺乏完整的人事档案信息化建设体系、缺乏完善的人事档案信息化建设管理系统以及缺乏高素质的人事档案管理队伍等方面的问题。

(一) 缺乏完整的人事档案信息化建设体系。

当前许多中学在人事档案信息化建设中存在着缺乏完整的人事档案信息化建设体系的问题, 人事档案管理制度中涉及人事档案信息化管理制度的内容较为薄弱。人事档案信息化建设体系是人事档案信息化管理的前提和制度保障。学校需要结合内部实际情况和发展要求, 建立完善的人事档案信息化建设体系, 才能够使学校的信息化建设更加科学、完善, 真正发挥信息化管理模式的优势和价值。

(二) 缺乏完善的人事档案信息化建设管理系统。

当前许多学校的人事档案管理仍然停留于纸上, 主要是借助纸质的材料进行加工和管理, 人事档案管理人员的工作内容主要为收集档案、管理档案、保管档案以及转移档案等基础性的工作。一些学校虽然引进了一些信息技术辅助手段, 但是针对人事档案信息化建设的力度不足, 对信息技术辅助手段的应用效果和应用频率较差, 人事档案信息管理质量有待提升。

(三) 缺乏高素质的人事档案管理队伍。

人事档案的信息化建设不仅需要完善的人事档案信息化建设管理系统和完善的信息化管理体制, 同时也需要一批具有高素质、高技能水平的人事档案管理人员参与其中, 才能够真正更好地实现中学人事档案的信息化建设。但是在当前的中学人事档案管理过程中, 人事档案管理队伍中的管理人员的素质普遍不高, 技能水平不足, 无法灵活的操作信息技术软件进行高效化的人事档案管理。

二、中学人事档案信息化建设的方式

中学人事档案信息化的建设, 可以通过建立健全各项信息化档案管理制度, 提升信息化档案管理力度;构建创新人事管理的模式, 完善人事管理信息化基础建设以及加强对信息管理人才的培养, 提升人事档案管理人员综合水平等方式来开展。

(一) 建立健全各项信息化档案管理制度, 提升信息化档案管理力度。

信息化档案管理制度的确定, 能够改善传统的中学人事档案管理过程当中存在着的缺乏完整的人事档案信息化建设体系的问题。

在中学档案信息化建设的过程中, 学校要建立一套较为完善的人事档案信息化管理制度, 将信息化的管理模式融入到学校人事管理流程中, 推行一套完善的规章管理条例。在规章制度建设的过程中, 学校可以通过召开听证会、教代会等方式, 充分征求教师们的意见, 使中学人事档案信息化建设管理制度更完善, 最大范围地涉及到学校人事档案管理中的各个层面。同时, 群策群力也能够使学校展现出一份团结的力量, 为中学档案信息化建设制度的实施奠定良好的基础。

另外, 学校在制定了完善的人事档案信息化管理制度的基础上, 可以通过适当的措施, 进行宣传和贯彻, 逐步完善人事档案信息化标准体系。同时, 人事档案信息化管理要注意安全问题的防范。安全问题来源于人事档案管理中录入、传输等多个环节, 所以也要结合中学人事档案管理的各个环节, 制定明确的人事档案管理职责, 使每一位人事档案管理人员都能够各司其职, 一旦出现任何问题, 及时追究相关负责人员的责任, 从而在最大限度上, 避免人事档案安全问题的出现。

(二) 创新人事管理的模式, 完善人事管理信息化基础建设。

中学人事档案信息化的建设, 首先要创新人事档案管理的模式和观念, 将信息化的软件引入中学人事档案管理的过程当中, 为中学人事档案管理质量和管理效率的提升奠定良好的基础。

学校可以借助现代化的信息管理基础设备, 提升中学各个部门以及档案管理室的信息化普及范围, 建立校园档案管理体系, 使学校的档案管理各个环节能够借助计算机、扫描仪等网络技术和现代设备实施全面化的档案管理, 告别人事档案管理仍然停留于纸上的问题, 积极推进档案管理的全文数据库和多媒体数据库的建立。

另外, 学校要注意建设现代化的档案管理应用系统, 学习其他学校的优秀档案信息化管理经验及模式, 并结合自身的办学特色和人事管理需求, 进行改革和创新, 创建满足学校人事管理需求、符合国家管理规范的人事信息化管理模式, 为学校档案信息化的管理创建良好的条件。

(三) 加强对信息管理人才的培养, 提升人事档案管理人员综合水平。

人事档案信息化软件模式的创新需要具备一些能够熟练操作信息化软件的人员参与其中, 才能够更好的实现人事档案信息化管理。在中学人事档案信息化管理的过程中, 学校要加强对人才的重视, 注重外部引进和内部培养, 内外结合, 全面提升中学人事档案管理人员的综合水平。

学校在对人事档案管理人员的培养上, 要与时俱进, 不断更新人事档案信息化建设的新理念、新技术。在外部引入方面, 加强对信息管理人员的培养, 建立一批具有高素质、高技能的复合型人才队伍, 更好地为档案信息化建设服务。学校内部也要积极鼓励和督促人事档案管理人员参加继续教育培训, 通过各种培训班、进修班加强对档案人员档案的信息化管理理论和现代化操作技能的培训, 同时, 学校还要加强对档案人员的考核, 加强档案人员对自身技能水平提升的重视程度, 进一步促进人事档案管理人员综合水平的提升。

参考文献

[1]乔小安.高校人事档案的纳入式管理模式与信息化建设探讨[J].西安石油大学学报 (社会科学版) , 2011, (11) :156-157.

[2]王亚明, 周昌平, 蔡月海.探求干部人事档案现代化、信息化建设之路——从两套软件的推广应用说起[J].档案与建设, 2011, (08) :125-126.

[3]罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济, 2011, (12) :104-108.

[4]王玉萍.信息化时代背景下人事档案管理现状与对策浅论——以甘肃人事档案管理为例[J].中国城市经济, 2011, (08) :141-143.

人事档案管理信息化建设研究 篇8

关键词：人事档案管理,信息化,建设

信息资源的管理基本是人事档案管理的主要工作, 企事业单位的生存和发展与人事档案管理工作的质量也是息息相关的。在信息技术不断发展的形式下, 只有与时俱进, 贯彻落实科学发展观, 对人事档案管理工作进行合理的调整, 实现人事档案信息化建设的目标, 才能更好地提高管理人事档案的效率和工作质量。

一、建设人事档案管理信息化的必要性

(一) 是实现人事档案信息资源共享的需要。

在这个快速发展的市场经济条件下, 信息资源已经成为非常重要的战略资源, 建设人事档案管理的信息化, 可以使人事档案信息资源实现共享, 为现代化建设提供优质服务。

(二) 查阅人事档案信息提供有效便捷的途径。

如果运用传统的人事档案查阅渠道需要花费很长时间才可以, 而现在实现人事档案管理的信息化, 通过计算机的处理系统, 无论多复杂的数据资料, 计算机都可以实现快速处理, 有效缩短了查阅时间, 简化了查阅程序。电子化全面取代纸质信息, 给人们提供便利也让档案使用价值得到充分发挥。

(三) 使档案资源得到有效开发的需要。

人事档案的信息化有效提高了人事档案的利用率, 为人事工作的开展提供了更好的服务。人事档案的信息化可以实现档案的全面覆盖, 对档案工作的各种要求在新型档案管理模式下已经全部得到有效解决。人事档案向着信息化发展, 顺应了时代发展的需要, 也是现代化管理的需要, 人事档案管理信息化对人事工作的进行有重要的意义。同时人事档案管理信息化提高人事部门的工作效率, 对人事工作中人事档案能够得到充分利用有重要的现实意义。

二、人事档案管理面临的挑战

(一) 管理模式老化。

传统的档案管理模式依然在某些企业中运用着, 以至于出现大量的重复性劳动, 降低了工作效率。管理模式老化, 管理观念落后, 使得人事档案材料的来源受到限制, 人事档案管理工作处于被动的中, 向人事档案信息化的转变上存在一定的难度。

(二) 重视程度不高。

有些单位没有认清人事档案管理工作的重要性, 只把这份工作当作辅助性工作, 思想认识的不足, 加上财力与人力的投入不高, 阻碍了人事档案管理向信息化建设的发展。

(三) 人事档案数据库系统不完善。

因为有些事业单位对人事档案工作认识的不足, 也没有系统化的整理性强的数据库, 信息资料存在不全面, 信息错误, 人事信息混乱等严重问题。要想实现人事档案管理的信息化还是有很大的挑战的。

(四) 缺乏高素质人才。

传统的人事档案管理方式对管理员的要求并不高, 但是人事档案慢慢朝现代化方向发展, 这就需要一批高素质的复合型人才。计算机、网络等现代管理技术是档案管理人员必须熟练使用的, 但是由于目前档案管理队伍的现代化管理水平不高, 无疑给人事档案管理信息化的建设提出了又一个难题。

三、人事档案管理信息化建设的对策

(一) 引进先进的技术设备。

进入信息化管理的首要因素和基本条件就是必须具有一定先进的技术设备。要想实现人事档案信息化的管理首先积极购买先进的技术设备, 建立一整套完整的网络信息管理系统, 以此提高人事档案管理工作的效率, 最终实现人事档案管理的信息化建设。

(二) 完善人事档案管理的法规, 确保人事档案信息的安全。

为保障人事档案信息化建设的尽快实现, 政府部门必须制定相关的法律法规。人事档案的管理如果实现了信息化建设, 为安全考虑, 必须指定唯一的网络查询, 对档案数据信息进行管理。政府部门想要更好地维护好档案信息安全就要完善相关的信息安全法, 只有这样才能更好地保证信息资料的安全。

(三) 实现人事档案信息资源的数据化, 提高人事档案的更新效率。

纸质档案资料在当前的人事档案资料中仍然存在着, 对于这样的纸质档案资料, 档案部门需要全部收集起来, 然后依靠标准统一的人事档案信息化系统, 把这种原始的纸质档案信息输入系统, 最终建立一个全国范围内的人事档案信息数据库。完善的数据库的建立还需要不断地对人事电子档案的信息进行及时更新, 提供有效的存储方式, 使档案系统能够进行自动更新, 保证人事档案的实效性。

(四) 提高人事档案管理工作人员的服务质量, 吸收高素质优秀人才。

人事档案信息化建设, 就要建立完善的社会服务化体系, 拓宽信息资源的服务领域。把多元化的信息资料进行整合归纳, 实现快速高效的实时在线查询。其次, 人事档案信息化的建设必须引进一批高素质的人才, 并且建立长期有效的培训机制, 为人事档案信息化建设提供源源不断高素质复合型人才。建立一支专业的档案人才队伍, 能够有效推进人事档案信息化建设工作进程。

四、结束语

人事档案管理信息化是社会发展的必然选择, 人事档案管理信息化建设对实现人才信息的社会化服务有着非常重要的意义。这将是一项任重而道远的艰难任务。这项工作能否有效地实现, 不仅需要档案管理人员的积极配合参与, 还需要档案管理部门把这项工作放在首要位置。

参考文献

[1]朱伟玲.人事档案管理的信息化建设探析[J].科技创新导报, 2012 (10) .

[2]郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务, 2012 (15) .

人事档案信息化建设 篇9

一、转变观念更新设备为医院人事档案信息化建设创造有利条件

信息化作为档案管理实现质的发展的一个重要标志, 其主要目的就是为了通过开发并应用信息管理系统, 进而充分发挥其即时性、快捷性与动态性, 从整体上提高医院人事档案管理的效果。实现医院人事档案管理工作的信息化, 首先要转变观念, 肯定医院人事档案信息化建设的意义与作用, 而这些都对医院人事档案的管理人员提出了更新更严格的要求。其一, 医院人事档案管理人员必须时刻保持客观的积极向上的心态, 保持良好的学习态度, 敢于创新, 并通过不断创造出更加有力的条件来实现信息技术的充分运用;其二, 必须积极引导医院内部众多档案管理人员, 乃至医院领导逐步形成重视医院人事档案管理工作的意识, 以实现对医院内部人事档案资源的统一、系统化管理, 本着“以人为本”的原则, 从全局出发, 兼顾各个方面以积极做好新时期医院人事档案管理工作, 最终全面激发出每位医院人事档案管理人员的工作自觉性与积极性;其三, 需让所有的医院人事档案管理人员明白, 医院人事档案管理工作并不像表面上看得那么轻松, 不是一蹴而就的, 需要从实际出发, 循序渐进, 紧随信息技术的发展脚步, 将那些有利于提高医院人事档案管理水平的信息化技术充分应用到医院人事档案管理实践中, 并综合考虑到医院人事档案实现信息化管理在管理内容与系统化建设等各方面同传统管理模式相比存在的不同, 并对其存在的各种问题进行总结, 进而提出针对性的解决办法, 为医院人事档案的信息化管理建设的有序开展提供必要的保障。

二、构建医院人事档案信息数据库为医院人事档案信息化建设提供资源保证

(一) 建立完善的基本档案信息数据库。即最基本的医院人事档案信息, 包含医院内所有职工的基本信息, 如姓名、性别、学历与参加工作的时间、岗位名称、工资以及各种奖惩记录、保险、健康体检等信息, 是每个医院内部人事档案所必须有的内容。

(二) 构建医德医风考评档案信息数据库。在医院中, 一个医护人员的医德医风可谓是对其总的综合素质评价的客观依据。故在医院的人事档案中, 必须将医院每天有关医德医风的考评情况、患者投诉情况、患者对服务的满意度与患者的回访以及医生处方的合格情况等信息纳入到医院人事档案中, 以真实地记录每位医护人员的工作作风, 并将其考评结果与年终奖金相挂钩, 以全面推动医院内部人事档案管理的信息化。

(三) 构建专业技术数据库与医院人事档案接收、查阅数据库。作为一名医护人员, 必须要在其人事档案中反映出其专业技术水平, 故医院人事档案管理人员必须就各医务员每年进行的一些新业务技术、科研立项与重大技术的创新、进修学习以及论文发表等相关情况纳入到该医务人员的人事档案中, 通过几年的医院人事档案资源积累以后, 就可通过查阅其医院人事档案了解到该医务人员平时的业务能力与发展的潜能, 从而有利于医院建立专业技术团队与科研创新小组, 为逐步提升医院的医务水平与技术水平提供一定的人才支持。同时, 还需构建医院人事档案等级与整理制度, 将那些收集来的医院人事档案材料的名称、收集时间与查询、利用等情况录入到数据库中, 以逐步引导医院人事档案材料的接收、管理与利用工作更加规范有序。

三、创建科学的管理模式为实现医院人事档案的一体化管理打好基础

在医院人事档案管理信息化建设的实践中, 为有效地明确各医院人事档案管理人员的具体责任, 保证医院人事档案信息化管理系统与信息的安全与规范, 还需从管理角度入手, 创新管理模式, 最终实现医院人事档案的一体化管理。首先, 需逐步完善医院内部人事档案管理的各项制度。从本质上说, 一个科学合理的制度是确保人事档案实现信息化管理的一个重要保障, 它不仅要符合国家相关人事制度改革发展大局和我国医疗改革新政策, 还必须仅仅围绕医院自身在内部人事档案管理中所表现出来的特殊性, 以构建出更加完善的《医院人事档案管理制度》, 进而提出《医院人事档案资源信息管理办法》, 为医院各项人事档案管理工作提供一个切实的制度保障。同时, 在医院人事档案信息化建设进程中, 还必须逐步强化对其过程的管理, 通过借助科学化管理办法来逐步强化对医院电子人事档案的有效管理, 以保证医院人事档案信息资源的完整性、有效性与安全性, 实现医院人事档案信息资源的互通与共享, 并在借助各类计算机先进技术与网络技术的基础上, 有序完成医院人事档案管理工作的各项业务, 如建档工作、归档工作与档案综合查询工作、档案借阅工作以及档案借出、盘点、处理、转出等各项工作, 真正实现医院内部人事档案信息资源的接收、传送与存储、使用以及管理工作的一体化, 最终赋予医院人事档案管理一体化的服务功能。

参考文献

[1] .刘承志.韩瑛.吴蔚等.医院人事档案的信息化建设[J].中国病案, 2011.12

浅议企业人事档案信息化建设策略 篇10

档案是一个企业的无形资产, 人事档案更是各类人才在社会和企业实践活动过程中形成的原始记录, 是个人经历、德才技能、工作表现的全面体现。企业人事档案信息化管理就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化, 对人事工作中产生的各类信息进行存储、加工、检索和传输。目前, 很多企业的领导人对档案管理工作没有给予足够的重视, 没有专门的档案管理部门;大多数企业的人事档案管理工作都是将纸质档案进行存储, 不但查询不方便, 而且存在档案丢失的风险;目前相当多的人事档案部门的工作人员没有经过系统的学习和培训, 缺乏档案管理工作的理论和实践。以上情况造成当前企业人事档案管理工作不能满足企业的需求和发展, 因此改变企业人事档案管理、利用方式已迫在眉睫, 改变落后的、低效率的、以纸质、照片等为档案载体的和以手工操作为主的档案管理工作刻不容缓, 采用先进的信息技术、全面展开企业人事档案工作信息化建设势在必行。

二、企业档案信息化建设的现状与问题

(一) 企业档案信息化建设的现状

近年来信息技术的飞速发展使各类计算机和多媒体得以广泛应用, 给企业人事档案信息化建设带来了巨大发展机遇。各企业加大了对人事档案室财力、物力、人力的投入、信息技术的扶持, 使企业人事档案信息化建设出现了前所未有的变化, 归纳起来有以下4个方面:企业档案管理配备了先进的硬件设施;人事档案整编质量达标;工作人员素质和业务水平显著提高;人事档案信息综合数据库建设初见成效。

(二) 企业人事档案信息化建设存在的问题

1. 企业人事档案信息化系统的整体水平不高。

当前, 我国企业人事档案的相关管理制度不够完善、管理观念落后。尤其是在人事管理方面, 大部分单位的管理水平较低, 管理的手段落后。企业对档案中的内容不能及时更新、补充, 动态信息跟踪不及时, 这阻碍了当前人事档案信息化的进一步发展, 使企业人事档案信息化的整体水平难以提高, 极大地限制了企业人事档案信息化优点的发挥。

2. 企业人事档案信息化系统管理不统一。

当前企业人事档案信息化系统的管理方面缺乏统一的领导和总体的规划, 导致资源开发的重复和浪费。同时, 人事、档案、组织、财务等部门各自为政, 大多建立自己工作范围内的信息库, 部门间较少联系。各自的数据库包含较多的重复性人事信息, 导致工作重复和资源浪费, 阻碍了部门间人事信息的资源共享。

3. 人事档案管理专业人才缺乏。

目前我国从事企业人事档案管理的人员业务素质不高, 多数缺乏专业培训, 对档案信息资料收集意识淡薄, 更是缺乏对档案工作全面、系统、连续的整体规划。对档案整理、档案资料搜集以及检索和存储等管理手段的新技术使用不够熟练, 更是影响了企业档案信息化建设的推进。

三、企业人事档案信息化建设的重点内容

实现企业人事档案信息化是基于三个方面的考虑:1.档案是人们从事社会实践的真实记录, 是一种特殊的信息产品, 是全面考察了解和正确选拔人才的依据;2.计算机技术的发展, 使全球各项事业卷进信息化建设的工作中, 各行各业都已将信息技术引进各自的工作内容, 因此积极做好档案信息化建设的工作也应成为企业的重要任务;3.企业档案工作的信息化、现代化能够为相关工作提供信息支持, 提高人员工作的效率, 增强企业的竞争力。因此, 要做好企业档案信息化建设, 需要着重关注以下几个方面:

(一) 人事档案的数字加工

数字化加工是档案信息化的一个重要组成部分, 是人事档案信息化建设的前期工作, 为下一步人事档案数据库建设和信息管理平台建设奠定资源基础。可采用著录人事档案的个人信息, 也可通过对纸质档案进行扫描、图像处理, 转变为数字格式信息, 以便下一步为计算机以及信息系统提供人事档案信息的检索和利用。通过专门的软件将图像文件数据库和目录数据库进行挂接, 挂接以后检验数据库信息的完整性和正确性。

(二) 档案信息管理平台建设

人事档案信息管理平台建设以档案信息资源共享为目的, 以现场技术资料控制为重点。其基本构成为档案信息发布网页、档案管理系统、文档一体化系统、网上远程检索系统、电子文件和档案全过程管理系统。其上流转的文件资料信息以电子文件形式存在, 设计、试验、制造各个环节的电子文件可实现有效传递、交换和共享, 突破了信息管理孤岛, 形成了集成化的档案管理业务环境。在该平台上, 可对档案数据实行动态管理, 包括动态采集、动态更改、动态跟踪、动态发布。档案管理信息系统具有效率高、权限分明、自动归档、检索准确、使用方便的优势, 按照文档一体化原则, 对电子文件实施全过程管理, 即在文件形成、收集、鉴定、归档、保存和利用的全过程发挥作用, 大大提升了档案管理工作的效率。

(三) 档案采集系统的构建

随着人事制度的改革, 干部制度的考核、考察、技能、学历、专业技术职称的晋升、职务的任免等需要入档的材料不断增加, 就提高了信息采集工作的难度, 因此需要建立健全企业人事档案的采集制度, 严格规范档案信息采集部门、采集范围内容和时间要求。构建档案管理平台与其他信息系统的数据一体化采集接口, 全面完整、及时高效地采集档案相关信息。系统所采用的多级审批的档案采集流程, 可以保障档案采集过程的完整性、真实性和准确性。一些企业利用局域网络承担起积累数字档案信息资源的职能, 为企业数字档案室提供保存电子档案的技术支持, 使企业人事档案的采集工作更加有据可循, 有条不紊。

(四) 高效的档案资源查询利用

建立WEB档案管理信息查询发布系统, 使档案信息的查询更加容易。主要供企业领导和人事处工作人员使用, 是基于档案管理信息系统产生的档案数据, 在局域网内发布相关信息。即企业内部的专业技术人员可以登录平台进行发布, 局域网内的用户可以经部门领导在线审批后, 在线浏览文件, 并下载打印, 可通过模糊检索、分类检索和专题检索等多种方式进行查询。突破了时间和空间的限制, 实现高质量的档案利用。其他工作人员如工作需要, 也可在线授权、远程登录, 查询相关信息。

四、企业人事档案信息化建设的策略

(一) 加强领导, 广泛宣传

做好企业人事档案工作是人力资源管理工作的基本条件之一, 因此, 企业负责人应该设立档案管理部门, 必要时成立管理领导小组。此外, 还应建立人事档案达标考核机制, 对人事档案管理工作实行定级定量考核, 进一步加强档案管理工作的开展和实施。

企业人事档案管理信息化是扭转传统档案管理工作效率低下的必要手段。信息化观念的树立, 是企业人事档案信息化建设工作开展的必要前提。因此, 应该通过各种方式进行信息化建设的宣传与培训, 一方面普及信息化知识, 提升工作人员的信息化意识, 另一方面培养工作人员的信息化能力。

(二) 制定规范, 建立标准

企业的人事档案管理工作设计档案的采集、存储、加工、整合、形成、保存等各个环节, 它是一个系统的工程, 缺一不可。这就要求档案管理的各个环节要条目齐全, 符合规范化、信息化的要求, 因此需要制定统一的工作规范和流程, 并设立专门的负责人员。

科学的、现代化的管理体制是促使档案管理工作顺利进行的保障, 因此企业还必须为档案信息化建设设定有效的标准和较为完善的法律、法规和规章制度等, 为企业人事档案管理工作提供依据。同时, 还可以将档案管理工作归入到绩效考核当中, 强化档案管理队伍的科学化、信息化管理。

(三) 转变理念, 改变方式

企业人事档案是企业在人事管理活动中形成的, 记录个人经历、德才技能、工作表现的凭据, 是全面考察和了解和正确选拔人才的依据。管理工作人员应该转变工作理念, 切实的重视档案管理工作, 立足于档案的有效保护和利用来展开新时期的档案管理工作, 掌握信息技术, 使档案管理的各个环节真正实现信息化建设。

企业人事档案管理人员转变观念, 认识到以纸质为载体、以手工操作为主的档案管理方式已经不能顺应时代发展的需求。应该自觉摒弃旧的工作方法, 转变传统的管理方式, 增强自身的信息化建设意识, 主动学习掌握信息化知识, 加强自身的信息化技术水平, 全面投入档案管理的信息化建设中。

最后, 企业负责人应该重视提高档案工作人员的素质, 选择可靠且责任心强的人员担任人事档案管理工作, 注意对其进行专业培养, 提高其专业理论和实践能力, 促使档案管理信息化管理的顺利开展。

(四) 加强基础, 引进人才

人事档案部门应该得到企业足够的支持, 所需的基础硬件设施应配备齐全。建设办公室、阅档室和档案室, 增加计算机以及数据处理软件等设施, 引进综合办公系统、建立档案网站、开发人事档案信息管理系统等。此外, 根据时代的发展和企业的经营管理状况, 对这些设备及时的更新换代, 使档案管理工作得到技术支持和硬件保障。

档案工作人员是人事档案工作的主体, 提高人事档案工作人员的文化素质、专业素质以及职业道德素质是档案管理工作质量的关键。人事档案管理人员要在原有技能基础上, 具备相应的计算机应用能力、网络操作能力和信息处理能力等, 系统的培训, 学习步伐的加快, 现代化观念的树立则是企业人事档案信息化建设成功展开的需要。

五、结语

企业人事档案信息化建设能够对人事档案起到双规保存的作用, 动态化管理保证了人事档案信息的时效性、真实性和准确性, 能够及时、准确、迅速的为人事部门的人才管理、资源配置工作提供信息和数据, 进一步提高企业人事工作效率。企业人事档案管理工作的信息化建设需要投入大量的人力、财力和精力, 它对企业的发展至关重要, 企业在新时期应采取有效的途径全面推进人事档案信息化建设, 保持自身的竞争优势。

摘要：目前, 很多企业对人事档案信息化建设工作没有给予足够的重视, 档案管理工作仍以纸质、照片等为载体和以手工操作为主, 难以满足企业发展的需要, 伴随着企业现代化管理进程, 逐渐改变企业人事档案管理、利用方式, 全面开展企业人事档案信息化建设工作势在必行。本文在分析当前企业档案信息化建设现状和问题的基础上, 指出企业档案信息化建设的重点内容, 提出企业人事档案信息化建设的策略。

关键词：企业,人事档案,信息化,策略

参考文献

[1]瞿晓菁.刍议企业档案信息化建设的有效途径[J].中国管理信息化, 2012.11:15 (22) .

[2]何建东, 何碧娟.试论人事档案的信息化建设[J].数字兰台, 2010.8.

[3]刘隆佳.档案信息化建设[J].机械管理开发, 2012.10 (:05) .

[4]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯, 2011 (:01) .

[5]刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究, 2011 (:05) .

[6]陈丽.如何发挥办公室档案信息资源的作用[J].办公室业务, 2012 (:05) .

学校人事档案的管理信息化 篇11

【关键词】学校；人事档案；信息化

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的学校人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，学校应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来，促进档案的信息化管理。

1.信息技术在人事档案管理中的作用

人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件，是学校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对学校考察和识别干部选拔优秀人才，加强学校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。

2.如何搞好人事档案的管理信息化

2.1提高档案管理的现代化意识

人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把学校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

2.2增强档案信息化管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

2.3完善管理人员的专业素质

尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

2.4强化档案管理的法规建设

档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。

3、注重收集，加强管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。

4、提供服务，开发利用

学校档案信息资源开发与利用，我们坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。做好后勤服务工作。强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。

5、总结

人事档案信息化建设 篇12

关键词：县级医院,人事档案管理,信息化

总体而言,县级医院的人事档案制度还存在许多亟待解决的问题,人事档案制度的系统化、成熟化程度和档案制度在县级医院人力资源工作中的重要地位还极为不吻合,完善县级医院的人事档案管理制度任重而道远。因此,加强人事档案管理,充分发挥人事档案的资源优势,更好地为县级医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料,就显得更为重要。

1 县级医院人事档案管理的现状

人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的,其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益,所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质的重要措施,是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。

1. 1 人事档案管理及归档意识相对淡薄

医院的主要中心工作是医疗,作为公共医疗服务机构,为广大的公众提供高质量的医疗服务是整体医务人员的职责所在,据此,管理人员也应积极重视医疗服务质量的提高,为医院的事业发展而努力。后勤行政人员需要积极配合临床一线业务,忽视了后勤行政人员在积极影响医院工作发展的能动性。上述医务人员的意识也就成为制约人事档案业务发展和高效利用的主要因素。也就形成了人事档案管理普遍存在 “重管理、轻利用”的特征,普遍形成了本职工作基本完成,人事档案资料不丢失的工作意识,而缺乏积极主动构建人才信息库的意识和行为,更没有形成主动为医院发展建设提供人力资源信息的参考和建议,利用档案信息和数据,推动医院业务中的管理高效发展。也就造成当前许多医院人事档案管理职工档案管理意识淡薄,没有档案利用的认识,工作观念陈旧。

1. 2 档案管理人员业务水平需进一步提高

档案管理人员业务水平是档案管理及服务整体水平的关键所在,当前医院档案管理的人员结构中,首先,表现出知识结构不平衡的状态,学历和知识体系构成的层次较低; 其次,部分档案管理人员是调离和中途转行,对从事的档案管理工作研究和认识不深; 最后,管理人员多数安于现状,没有良好的积极心态来继续学习和努力提高,本来知识体系就存在欠缺之处,在没有主动学习提高的状况下,很难促进档案管理的水平发展。由于管理人员本身水平,严重影响了档案管理工作的提高。

1. 3 人事档案管理方式和手段相对落后

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作,人事档案材料需要专人管理,单独存放。迁西县人民医院因办公用房紧张,虽然人事档案材料份数多,资料复杂,多年来档案室一直和人事办公室在一起,由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他人事管理人员兼管,属于非专业人员管理。在档案管理手段上,因为没有单独的计算机和档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。长时间来,医院对于人事档案管理的重视程度低,也造成了在投入资金和人力的相对欠缺,表现出了基础设施差、设备更新慢、信息化程度低、管理手工作业、纸质文件材料是工作的对象的特点。因此,造成了医院人事档案管理的管理档案质量不高,利用率低,不利于档案科学化、系统化、标准化的管理。

2 县级医院人事档案管理的设想

随着县级医院规模的不断扩大,人事制度改革和人员模式改变,给医院带来了人事众多、管理多元化的特点,也给人事档案的管理模式提出了要求。因此,建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理( 含档案) 的整体管理水平。

2. 1 增强对人事档案管理目的和意义的认识

人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础,转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发,提高档案的使用价值,如人才信息软件的开发,人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识,主动开发人力资源信息,变封闭式管理为开放式管理,将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室,为临床、教学和科研工作服务。

2. 2 加强和完善人事档案管理制度

实行人事档案的社会化管理制度,制定 《医院人事档案管理条例》和 《人力资源信息管理办法》,使档案的管理制度更加完善和行之有效。

2. 3 加强干部人事档案管理,有效利用人才资源

干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等,因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据,在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理,实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式,才能更有效利用人才资源。

2. 4 提高档案管理人员的素质

新形势下要提高档案管理的水平,必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有 “创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神,努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法,通过全面的人力资源开发计划和医院文化建设,充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性,从而提高工作效率,创造新的工作业绩,为医院发展目标做出最大的贡献。③引入竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划,关心他们的职称晋升和工作业绩,使他们的辛勤劳动得到公正回报。

2. 5 加强人事档案管理的现代化手段

增加资金投入,引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

3 结论

县级医院作为公共服务机构,其服务质量是公共认同的关键,而决定服务质量的高低在于医院的人力资源的多少与利用率高低。医院人事档案管理的目的就是逐渐构建能够为医院管理层提供人力资源信息支持的服务工作,不仅仅是日常人事管理政策的制定,更多是为医院的整体发展水平提高服务,充分调动人力资源的生产力作用,培养高素质的医务人员,进一步提高医院的竞争力。

参考文献

[1]胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志,2011(7).

[2]周渝霞,董文富.新形势下医院信息化建设的几个问题[J].现代医院,2005(8).