档案管理工作

档案管理工作（共12篇）

档案管理工作 篇1

档案是人类活动的真实记录和智慧的结晶, 同时也是历史文明的记载。 借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。 而医院档案则是用于医院服务的医疗资料文件,医院发展历史以及医院的各项活动的资料。 医院档案是医院工作的重要组成部分, 并在医院发展建设及各项工作中发挥着重要的作用,也是日后查阅利用的珍贵资料,因此,重视医院档案,加强医院档案管理显得尤为重要。 本文就增强医院档案意识谈点体会。

1档案意识淡薄的主要表现

当前,随着社会的日益发展,档案工作只有与医院各项工作相配合开展,才能使整体的医疗管理水平得到协调运行,而我们普遍看到的现状如下。

1.1 领导重视程度不高

因为档案并不受到单位领导的重视, 由此造成部分医院目前依旧缺乏自主贯彻有关法律法规的环境, 从而致使档案工作的全面规划难以开展。 某些领导缺乏对档案重要性的认识,管理不科学,选人用人不当,忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性,甚至不关心档案部门与相关工作人员,在一定程度上阻扰档案工作的开展。 由此,也就没有更多人去采取积极手段宣扬档案,更不会主动地引导身边的人去认识档案。 甚至出现单位用档时查找不到,使一些“真材”没有“用武之地”,档案资源的利用率不高,档案人员成为闲人。

1.2 宣传力度过低

因为长时间受传统思想的影响, 档案部门与工作人员固步自封,仅仅只对医院档案管理系统内部开展档案宣传,对医院其他部门影响不大。 我国制定的《档案法》明确要求一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和每个公民均有保护档案的义务。 由此可以证明档案面向的对象与范围并不少,但是现阶段我国医院档案宣传工作还存在3 个问题:

(1)宣传目标模糊,导向性很低。 具体档案宣传过程中,医院档案部门缺乏对在医院中进行档案宣传目标是什么, 根据目标应该开展怎样的宣传工作这些问题进行详细的分析与思考,由此导致宣传目标模糊,导向性很低。

(2)医院档案部门开展档案宣传工作时,就算每年均开展活动来宣传有关知识, 但是因为宣传内容与方式陈旧、 落后与单一,难以进行互动,由此造成员工参与兴趣不大。 大部分医院职工对档案的认识依旧还处在传统印象和陈旧的理解中。 因此必须开展普遍的宣传,才能够在最大程度上激发大众的自主性,使医院职工自愿参加到档案保护工作中,保证档案的齐全、完整、系统,以提高档案开发利用效率。

(3)宣传对象没有充分认识档案宣传理念。 由于社会上流传类似“档案宣传对个人贡献不大”等错误的观点,由此造成某些医院职工认为档案宣传与个人关系不大, 因此没有必要过多了解,由此致使其没有接受档案宣传的需要与愿望［1］。 医院职工对档案宣传理念认识不到位,能够致使其对档案宣传产生抵触与被动接受的消极情绪。

1.3 归档意识过于薄弱

部分医院档案管理者与机关文秘工作者树立的档案意识比较薄弱,没有全面了解档案工作对医院管理的影响。 因为档案缺乏相关重视,缺乏相应的规章制度与实施细则,因此造成档案非常混乱,缺乏一个统一的体系。比如:文件收文登记后没有仔细保管与定期移交给档案部门,而是随手一摆或者丢弃。同时,档案人员没有狠抓档案移交质量,忽视档案收集、归档以及保管等有关工作,不重视在文件生成时进行监督与指导,从而致使某些文件丢失,造成没有必要的损失,不利于档案的开发与利用。作者整理档案时发现了很多问题, 例如部分不需要进馆的档案已经移交,影响档案严谨性,使其质量越来越低;还有少数文件材料签署错误;某些红头文件缺少盖章,某些文件拟稿、审阅与签发存在漏洞或者没有使用专业的笔来签发,这些现象均在最大程度上降低了档案的参考与凭证功能;此外,工作时某个环节材料存在缺陷,可直接影响到档案的完整性。

2提高档案意识的策略

2.1 领导重视档案工作

使用正确的措施提高领导的档案意识是提高全员档案意识的关键所在。 单位领导人的思想意识可以直接决定档案管理工作,通过提高领导对档案工作的重视度,全面理解档案工作对医院发展的影响, 档案意识才可以对广大医院职工造成影响与辐射。 领导提高档案意识,才能够将档案工作纳入到单位议事日程中,从而协助档案部门处理好工作中暴露的问题,并且选择有效的对策,保证档案管理工作资金充足、设备到位与人员齐全。医院档案工作者应该充分抓住合适时机,多向领导汇报相关的法律法规以及方针政策等, 从而帮助领导从多个角度认识医院档案工作。另外,档案工作人员在日常工作中需要主动向领导请示汇报,通过医院档案工作的正反两面的经验教训,影响领导者的档案感性认识,促使领导关心与支持档案工作,协助档案管理人员处理实际遇到的各种问题。

2.2 健全档案管理工作制度

作为单位的领导,要树立全局长远观念,安排职能部门制定严格的档案管理制度,按标准贯彻执行,每个科室(部门)配套专人负责档案,严格收集移交程序,严格归档具体时限,与个人绩效考核挂钩。 档案管理人员必须通过有力的宣传动员,让全体员工认识到档案对全局工作和对自身工作的重要性,使员工在日常工作中主动提供医疗、教学、科研、重大活动等相关资料,那么档案资源就可以无所遗漏、渊源不断,改变以往只靠档案人员收集、寻觅、索求的被动局面,使每个员工成为档案资源的创造者和利用者。

2.3 通过加大宣传力度来提高增强档案意识

加大宣传力度是提高人们档案意识的前提,因此医院应该充分发挥其优势,通过印发档案知识普及手册、张贴档案知识宣传海报、橱窗、院报、知识竞赛以及举办普及教育讲座等多种形式开展档案知识教育工作,起到帮助群众更好认识档案的作用,并且高度重视档案工作［2］。 通过宣传,持续增加大众对档案及其相关工作的认识, 从而使其可以全面认识档案工作的作用与价值,提高职工的使命感与责任感, 并且主动重视档案及其有关工作,进一步充分发挥档案的功能,提升档案管理水平。

2.4 构建一支专业的档案管理队伍

档案工作的开展,离不开档案人员,而一支专业水平高的档案管理队伍是提高档案工作质量的基础,优秀的档案管理人员可直接或间接引导群众产生档案意识。 有效收集档案资料做到三勤:嘴勤、手勤、腿勤。 做好基础的服务,丰富室(馆)藏资源,以更开放的形式向广大利用者提供相应的信息。

(1)医院给档案管理人员提供大量培训机会,使其学习相关的法律规章制度, 充分掌握各种先进理论并且应用在个人工作上。学习档案工作法律法规,并且全面理解其精神,一方面可以提高个人思想境界,另一方面还能够增加社会档案意识,在很大程度上推动档案事业的发展。

(2)档案管理人员应该具备较强的责任感与业务能力。 不要认为档案只是机械地做好收集、分类、装订、编目等简单工序,熟悉整理案卷流程就行,它不仅要求将文件转化成档案,积累档案信息,更要不断地熟悉本室(馆)所藏档案的内容、数量、成分、档案材料的有机联系,深入研究档案,进行二次或三次文献的加工,搞好编研工作,形成各类文献汇编、史料汇编及参考资料,使档案资源得到有效的开发利用,充分发挥档案效益。所以说,档案工作不仅具有很强的专业性,而且程序复杂、要求非常严格,可直接对档案工作质量的高低造成一定影响。

(3)伴随新技术的快速发展与普遍使用,越来越多新载体档案应运而生,比如声像档案、电子档案以及机读档案等。以往陈旧的保护手段已经难以确保档案的安全和完整,由此需要档案工作人员具备专业水平,并且娴熟各种现代化管理技术,只有两者兼备,才可以对各类档案进行规范的管理,尽量发挥档案作用,更好地为医院提供高效优质的服务。

3结束语

综上所述,医院档案是医院的宝贵财富,我们应加强领导,重视档案工作,增强全员档案意识,进而才能为档案收集、整理、立卷、保管、利用等打下良好基础,为医院各项管理工作的有序进行保驾护航,为医院乃至社会的发展做出贡献。

档案管理工作 篇2

。一是加强依法管理。我局坚持在各建档单位进一步加强档案制度体系建设，建立和完善与档案法规相配套的制度。县档案局多年来持续认真开展档案行政执法检查，加大档案行政执法监督力度，并不断提高执法人员的执法水平，切实做到廉洁执法、秉公执法。

二是加强安全管理。高度重视档案安全管理，杜绝档案的自然损毁，确保各类档案资料安全。同时，不断加强保密教育，依法完善档案的查阅制度，杜绝了泄密现象的发生，确保涉密档案信息的绝对安全。

档案管理工作 篇3

一、档案工作的新常态

（一）多样化

社会多元化的发展以及教育、科技、文化事业的迅速发展，导致档案的来源、内容、形式、结构、归属、保存和利用，呈现多元化和多样化。档案的来源不光局限于组织单位，也可以来源于个人、信息媒体、网络、社会团体等。档案的形式由纸质档案发展为声像档案、电子档案等。

（二）电子化

由于办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件正在大量产生，并进一步成为新产生文件的主体，加之电子档案的生动、形象、直观、便捷的优势，打破了以往传统的档案形式，便于被人们接受和传播， 越来越受到档案利用者的欢迎。

（三）网络化

随着网络时代的到来， 许多档案信息资源在网络上公布出来。档案部门通过开通门户网站、微博微信公共平台，发布档案公共资源、开展网络调查，增加档案工作的透明度。档案管理部门通过馆藏资源的数字化转化，逐步实现了从“线下”服务到“线上”表达。服务方式逐步实现从静态到动态、从单向到互动、从平面到立体的转身。

（四）社会化

过去档案工作是内部的，并以公务档案为主。对档案资源的公开、销毁采取消极等待、谨慎观望的态度。如今档案工作的重点已经转变为如何充分利用档案信息资源，最大化地为社会服务，最优化地为档案利用者服务。档案也从档案馆“内循环”走向社会“大循环”，破除了档案工作的“孤岛”困境，使档案馆得以不断吸蓄社会档案资源，撬动社会合力共建档案文化。

二、档案工作的新思路

（一）更新思想观念

“大数据时代”赋予了现代档案馆更丰富的服务内涵、更立体的呈现方式、更便捷的传播通道。我们要通过数字技术，唤醒沉睡的馆藏资源，构建数字传播服务体系，让档案工作更好地服务大局、服务社会、服务群众。变被动服务为主动服务，变要我服务为我要服务，用新的服务方式取代传统服务方式，使档案工作更好地为现代化建设提供全方位、多层次、高质量服务。

（二）加强科技创新

围绕档案服务体系建设的重大科技需求，将档案科技创新纳入科技发展专项规划，研究制定档案服务领域科技标准规范。开展档案专用装备、软件，系统的研发应用，推进档案服务创新手段、提高效能。加强科技成果转化应用，实施一批档案服务科技创新应用示范项目。开展档案服务与科技融合示范工作。

（三）实行数字化转换

加快推进档案馆数字化建设，构建标准统一、互联互通的数字化服务网络，实现档案资源数字化有效保护，提高资源供给能力。加强档案大数据采集、存储和分析处理。加快推进档案数字资源在基层中的应用，实现“一站式”服务。

（四）提升服务能力

在保障档案安全的前提下，灵活运用宽带互联网、移动互联网、广播電视网、卫星网络等手段，拓宽档案资源传输渠道。促进高清电视、互动电视、交互式网络电视、手机电视等新业务发展，推广数字智能终端、移动终端等新型载体。推进数字出版，构建数字出版物传播平台。打造基层档案信息发布、政策宣讲和应急服务平台。

（五）强化档案推送工作

加强档案资料和档案数据库建设，重点加强档案资料的收集、检索、研究和推送工作，为地方经济建设、文化建设和社会建设项目所需的前期档案检索，中期档案查询与甄别项目建设的原创性、前瞻性及创新性，后期项目资料的补充及优化提升等提供系统的个性化服务，降低经济、文化、社会事业工作的成本，实现档案工作服务方式由实体型向信息型转变，为地方现代化建设提供更便利、更生动、更接地气的服务。

（六）强化队伍建设

加大对档案人员档案专业知识和业务技能的培训，使档案干部不断掌握新知识，积累新经验，增长新本领，成为档案事业全面发展的复合型人才，促进档案事业走出一条新路子，干出一番新事业，引领档案工作实现全面、持续、快速、健康发展的新常态。

档案管理工作 篇4

1 人事档案现状及存在的问题

1.1 对档案的重视程度不够。

由于档案的静态性, 即只有在查阅时才会让人觉得档案的重要性, 平时绝大多数时间, 档案会让人觉得可有可无。因此, 在我国的各级政府机关中普遍存在着轻视档案的观念。而且这种观念根深蒂固。人们的普遍认识还停留在档案就是保管资料, 档案不能创造利润, 档案只要放在那里就不用管了, 甚至没有必要由专人去管理它们。这种轻视档案管理的落后、传统思想已经无法适应现代化管理的需求。

1.2 人事档案交接手续不严密。

档案管理工作中的另一个弊病是交接过程中的交接手续不够严密, 究其主要原因还是重视程度不够。在我国各级政府部门中好多单位的档案管理都没有专门的人才。因此在人员变动、调离本单位时, 档案的交接手续极不严密。

1.3 管理力量薄弱, 管理水平不高, 管理手段落后。

我国各级政府部门中的绝大多数从事档案工作的人员都不是经过专业培训或档案管理专业毕业, 因而这些工作人员对档案的重要性质、档案的归档要求、档案的查阅要求、档案的装订等业务方面没有专业的素养, 档案的管理意识极为淡漠。同时还普遍存在着档案管理人员身兼数职的现象, 更导致这些人员对档案工作的忽略。这就更加重了档案管理的问题, 该归档的不归档、已归档的存在真实准确性问题、某些存档资料并不能真实反映该档案本人的现实情况、甚至档案资料不完整, 极个别还存在着档案内容遗失等问题。

1.4 档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。

(1) 档案管理人员对于人事档案的重要性没有进行广泛深入的宣传, 使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善与更新。 (2) 人事档案管理基本上是兼管, 属于非专业人员管理。由于受专业水平和工作时间的限制, 档案管理人员从不主动地学习并且也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

1.5 档案管理人员对人事档案重要性认识不足。

认为只要有一份好工作就行了, 档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度, 有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚, 甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位, 而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。

1.6 人事档案管理手段落后。

在档案管理手段上, 没有单独的计算机和档案管理软件, 查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜, 占地面积大, 使用空间也不能完全合理应用。

2 人事档案管理对策及思考

人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映, 所以, 只有加强人事档案的管理, 充分发挥其利用价值, 才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考, 为人民服务。针对以上存在的问题, 就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

2.1 严格按程序交接。

人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作, 应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理, 做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还, 整理好借据, 并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档。

2.2 强化档案管理意识, 严格档案管理程序。

强化领导干部的档案管理意识, 完善档案管理硬件设备, 增加档案库房, 购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件, 建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节, 与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关, 因此应提高档案管理人员综合素质, 提高工作主动性, 从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。

2.3 健全档案管理制度。

建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一, 规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际, 以适应单位档案管理的需要。第二, 简明实用。制度必须具有可操作性, 其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标, 以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三, 坚持制度约束的双向性。

2.4 建章立制, 有章可循, 规范操作。

积极主动做好档案收集工作, 做到制度上墙, 操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿, 职工档案转入、转出登记簿, 职工档案材料转入、转出登记簿, 档案材料移交表等。对由于历史原因, 确实收集不到的档案材料, 要查明原因, 登记说明, 为以后的查找工作提供方便。因此, 我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤, 及时追补和补充新的资料, 真正起到人事档案的依据作用。

2.5 积极做好宣传工作, 加强档案管理人员的事业心、责任感。

积极做好宣传工作, 对收集的材料要认真核实, 把真实可靠的材料收入人事档案, 把好质量关。在档案鉴别过程中, 档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整, 充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性, 不断改进工作方式、工作方法, 创新工作模式, 提高工作效率, 提高业务素质。在鉴别过程中, 能明辨是非, 坚决把那些虚假的资料拒之门外, 维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

2.6 提高人民群众对档案材料重要性的认识。

一是加大宣传力度, 提高对人事档案重要性的认识, 做好咨询服务工作, 利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识, 使其认识到, 人事档案并不是可有可无的, 它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理, 做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作, 及时补充档案缺失材料, 提高档案的利用价值。

2.7 加快档案信息化进程, 提高工作效率。

如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索, 进而实现网络化管理, 已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库, 使人事档案的管理实现信息化、网络化。

3 结论

现代社会正在跨入“信息时代”, 网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用, 是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展, 电子档案的管理与利用着眼点要高, 立足点要实, 要符合本单位的客观实际, 顺应其规律, 加强科学管理, 确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态, 使其在社会生活中发挥更大的作用。

摘要：档案是由文件转化而来且具有历史性保存价值的文件。档案管理的首要目的是为了让使用者们能够在需要的时候可以以最快的速度、最便捷的方式从浩如烟海的档案库中检索、调阅到他们所需的档案。

档案管理工作 篇5

信访档案的作用

信访档案是信访部门处理人民群众来信来访工作中形成的并经过立卷归档保存起来的文件材料和历史资料，是国家重要档案资源的组成部分。加强信访档案的管理工作对维护社会稳定，促进社会和谐，保证上访人员的合法权利，增强信访工作人员的责任心，有效发挥信访档案的作用有着重要的意义。因此，信访部门信访档案的管理工作尤为重要。下面就如何加强信访档案管理工作，充分发挥好信访档案的作用，谈谈我个人的看法：

一、提高对信访档案工作作用的认识，为信访工作规范化建设服务

首先信访档案具有凭证作用。它是由行业档案的形成规律及其本身的特点所决定的。从内容上说，不是人们事后编造出来的，而是当时案件形成的转化过程，怎么活动就怎样形成的，比较客观地记载着当时的真实情况，是真实的令人信服的依据。信访档案是初信初访演变的历史证据，是保持客观面貌的真实记录，是处理重访和老访户上访案件必备的查考、争辩研究和处理问题的依据。信访档案记录了信访案件实际活动的全过程，具有原始性，真实性和公正性。通过调阅信访档案，可使领导掌握有关的历史资料，便于处理现实问题。

另外信访档案具有参考作用。查考以往情况，掌握历史资料，具有原始性和较大的可靠性。为什么只讲有较大的可靠性?因为本着实事求事的原则，这是当时人们认识水平的局限性和政治斗争的复杂性，按着历史特殊的环境和氛围，使有些材料、某些事件和现象不符合客观实际或与党的近期政策相抵触的，这些档案表达了当事人的意图，留下了当事人的痕迹，反映了当时的历史情况，所以说具有参考作用。信访档案能够真实具体地记录着不同问题的解决方法等，这对研究规律、总结经验、改进工作是不可缺少的素材，同时有助于类似信访问题的处理，有效的避免了随意性，杜绝失误现象的发生。

二、做好信访档案的收集和整理工作

要做好信访档案工作，首先是做好材料收集工作。接待人员在接待上访人后，要将来访来信情况详细登记后，同上访材料和转交办手续及时入档，在案件办理过程中要将调查经过的原始材料、相关部门及信访人手里有价值的 材料收集起来入档，案件办理完毕时要将“处理意见”、“复查意见”、“复核意见”、“息诉罢访”、“结案报告”等相关材料装订并归档。（以往我们将调查经过的原始材料都留存在基层保管，这样作为档案管理就是不完整的，这样弊病很多，因此我们要将基层的相关材料及时收集上来归档。）案件材料及时归档有利于维护案件材料完整，保持历史真实面貌，以便为日后重访闹访时备查。

一个完整的信访档案应有如下材料，一是来信来访登记表或上访信；二是相关部门处理信访事项的处理意见书；三是相关部门上级单位的信访事项的复查意见书；四是有复查单位上级单位的信访事项复核意见书（即“三级终结”）；五是有上访人上访诉求问题的查办报告；六是与上访人的调查笔录和送达回执；七是形成处理意见、复查意见、复核意见会议记录、纪要，调查报告和相对应的国家政策及相关文件、佐证材料。对于上级交办案件还要有“交办信访案件的汇报材料”。

三、要做好信访档案工作还要做好整理工作

档案整理是档案管理业务工作中关键性的环节，从档案的整个业务工作的过程看，档案收集工作是起点，档案提供利用是目的，而档案整理工作则是承上启下的关键。要严格遵循档案整理原则，按照档案形成的特点和规律，保护档案文件、材料、结案报告、处理意见之间的完整，对所保存的白头文件材料，要及时鉴定，选择有参考价值的上访材料进行立卷，归档成册。整理信访档案时，不要轻易打乱重整，一般说来，对已经立卷的，有规可循，有据可查，就应力求保持原有整理体系。在整理立卷时尽可能做到按分开，按材料性质分开，按保管期限分开。一般情况下，上级下发的文件、材料、按着时间顺序立卷，归属为长期。上访案件如果跨的应按结案，归属为永久卷，按着长期和永久分开，组卷后编一个流水号，做到当年形成材料次年初及时归档立卷，以便于利用和管理，使信访档案工作尽快实现规范化、制度化。

四、加强信访档案利用工作，档案管理的目的是为了提供利用，信访档案在实际工作中被查阅的次数较多，因此既要做到保护档案的完整，还要考虑档案的方便利用，这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”即一是防盗，要设置专用铁柜进行保管；二是防缺失，在调阅案件时应进行详细的调档登记以防止造成案件材料缺失;三是防破坏，防止人为造成对档案的损坏；四是防火，及时排除一些火灾隐患：五是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；六防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；七是防潮，标准规定相对湿度在50％一60％为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖；八是防霉变，因为以前档案中许多使用浆糊，易形成档案蛀虫；九防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案：十是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒虫剂，以达到杀菌作用：十一防光，强烈的紫外线可使档案退色，纸张也会变黄而脆，严重时达到报废。

因此，我们必须提高对档案作用的认识，加强信访档案的管理工作，为维护社会稳定，促进社会和谐，保证上访人员的合法权利，增强信访工作人员的责任心，发挥其重要的作用。

档案管理工作 篇6

关键词：档案管理基础工作 内容介绍 现代档案管理 存在的问题 提出要求

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）7（b）-0187-01

社会趋于信息化发展，档案的用途也越来越大，且应用也越来越广泛。但随着档案的应用发展，档案管理问题也就随之而来，现阶段社会要求档案管理现代化发展，而档案管理基础工作作为现代档案管理的基础与实现前提，有着至关重要的作用。尽管管理基础工作内容较为详细但还是存在着各种各样的因素，导致档案管理基础工作中存在着许多的问题。该文以档案管理基础工作为切入点，通过介绍其工作内容，分析其在在现代档案管理中的作用，讨论其工作中的存在的问题，从档案管理基础工作出发，切实提出可以推动现代档案管理的相关要求。

1 档案管理基础工作内容的相关介绍

所谓的档案管理基础工作就是对档案进行基础管理，从管理内容上看，其主要包括档案的统计、归类、编号、装订、登记等以便于查询与注销。

就档案的统计而言，其主要是对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况进行及时准确地统计。不仅如此，还要按照上级档案部门的要求，及时报送该单位档案工作基本情况统计表。

就档案的归类而言，其主要是按照相关的准则规定，将档案进行分类。且不同的分类方式，就会有不同的分类结果，例如：按照档案形成的时期分类与按照档案归属地分类有着天壤之别。

就档案的编号而言，一般在每卷基本档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。基本档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页号组成，即“类别号-项目号-案卷号-件号”。

就档案的装订与登记而言，一般采用三点一线的方式进行装订。在档案的登记过程中，采用册、表和单等多种形式对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的安全性以及完整性。

2 档案管理基础工作在现代档案管理中发挥的作用分析

在信息科技飞速发展的今天，档案管理工作也逐渐趋于信息化发展，即在现代档案管理中，计算机的广泛应用给现代化档案管理带来了极大的便利，海量信息资源轻松储存，且高效处理这些信息，提高了档案管理的工作效率。尽管现代档案管理便捷高效，但如果没有档案管理的基础工作作为铺垫，其也是不能发挥其作用的，故而作为现代档案管理的基础，档案管理基础工作有着不可替代的作用。

现阶段，大多数的档案都是各个企业、单位的重要体现，故而档案的管理十分重要。而档案管理基础工作的重要性就体现在可以为用户提供价值方面上。档案的统计、归类、编号、装订、登记等都是确保档案的正常使用的必要条件，完善档案管理的基础工作，可以保证在档案的使用过程中有条不紊的进行，更便捷，更节约时间，也节约了人力资源，在一定的程度上反映出现代档案管理水平。所以，档案管理基础工作不仅是实现现代档案管理的先决条件更在一定程度上反映着现代化档案的管理水平。故而档案管理基础工作十分重要。

3 档案管理基础工作存在的问题分析

尽管档案管理基础工作已然十分明确，但实际的管理过程中仍有许多的问题存在。我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长的档案，且要保证档案的不丢失，加之，每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格也不统一等，就形成了档案基础普遍较差的局面。具体表现如以下几点。

（1）档号标注标准不统一。

档号的标注标准不统一，就会造成比较乱套的现象，一卷多册、没有目录、标号重复等，这些问题的出现，都会给档案的管理造成极大的不便。

（2）案卷题名不规范。

一般来讲，案卷题名应准确概括本卷文书材料的责任者、主要内容和文种。可以简洁明确的反映出主题内容，文字应力求简练、明确，既不能简单罗列，也不要过于笼统。如果案卷题名不规范，个别题名不全或没有题名，不仅反映出档案管理水平较差，更不利于档案的查找。

（3）编页号与装订不善。

编页号也是档案管理基础工作内容之一，理论上，卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果档案没有标明页码，如果在使用过程中发生掉页现象会难于察觉。对于档案装订，要根据立档单位实际情况，可单份装订或整卷装订。装订方法和使用的装订材料应符合档案保护和利用要求。如果装订不到位，不仅给档案管理工作造成困扰还会造成档案丢失的情况。

事实上，档案管理基础工作中存在的问题不仅以上几项因素，还有许多的细节问题，这些问题都会给档案管理基础带来不便，也在一定程度上反映出档案管理水平。为了提高现代档案管理水平，在档案管理基础工作方面就要把握好各项内容，切实做好各项管理工作。

4 现代档案管理对档案管理基础工作要求

前文已述，档案基础管理不仅是现代档案管理的前提，更是现代档案管理的水平的体现，故而为了更好的实现现代化档案管理，对档案管理基础工作提出了诸多要求。以下是具体分析。

（1）档案管理基础工作规范化、标准化。

为了提高现代档案管理水平，要从档案管理基础工作抓起，档案管理基础工作标准化与规范化是提高现代档案管理水平的有效途径。为了切实做到档案管理基础工作趋于标准化与规范化，就要引起相关工作人员的高度重视，提高工作人员的专业管理素质，在进行档案管理基础工作的时定期检查档案的编号、装订等相关问题，发现不规范的现象及时解决。

（2）全面检查档案，清除无效档案与重复档案。

上文已述，档案过多，信息相对杂乱，不可避免的会出现对有些无效档案的剔除与重复档案的去重处理等工作的疏忽。对于重份或无查考价值的档案要及时的处理掉，对档案资料信息进行再次组合，从而提高档案管理的工作效率。

（3）查缺补漏，完善相关信息的填写。

对于那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范，不但能够保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，并且能使得馆藏更加科学化、规范化，进一步完善档案管理的规范化和标准化。

（4）统一分类号，保证检索查全率。

在分类的过程中要加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致、从而达到标准化和规范化管理。

5 结语

档案管理基础工作是现代档案管理的基础、也是实现现代化档案管理的必要条件，在一定的程度上反映着现代档案管理水平。在实际的管理基础工作中存在着较多的问题，急待解决。切实解决好这些问题才能进一步的推动档案管理的现代化发展。

参考文献

[1]王凤丽.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科技与企业，2012（12）：104.

档案管理工作 篇7

一、在电子档案管理的过程中, 也要关注纸质教学档案的管理

(一) 电子档案管理与纸质教学档案管理要形成优势互补。

随着信息时代的到来, 在高校教学档案管理的过程中, 电子档案管理已经占据了非常重要的位置。但是不可否认的是, 单纯的电子档案具有着一定的缺憾, 如原始性真实性安全性存在争议, 电子教学档案的原始性和权威性受到质疑。而且电子教学档案的易复制、修改、删除的特点, 使得电子档案的稳定性以及电子文件的价值大打折扣, 而电子档案的设备依赖性也使得电子档案在某种程度上造成了提档的不方便。而纸质档案的原始性以及稳定性使得档案更为真实、直观和安全。但是纸质档案的增长速度大于销毁速度使得教学空间的利用更为紧张, 纸质档案的存放也受保管条件的限制, 如果时间过长, 难免会有虫蛀、字迹褪变等情况发生。而电子档案易存放, 节约空间的特点正好解决了纸质档案管理的问题。因此, 要想保证教学档案管理的真实性、重复利用性, 就要让电子档案管理和纸质档案管理形成优势互补。对于储存价值一般的可以只采用电子文档, 而对于重要的档案资料可以电子文档和纸质文档两种文档一起备份, 即可以保证文档的真实性, 又可以确保重要档案资料的储存。

(二) 加强电子档案和纸质档案的管理。

电子档案和纸质档案对保存的环境都有一定的要求。纸质档案对保存空间的温湿度以及空间大小有所要求;而电子档案对存储介质载体也有要求, 不适宜的磁场环境会对电子教学档案造成部分损伤, 甚至会造成数据丢失, 因此作为档案管理人员首先要确保电子档案以及纸质档案的管理环境, 保证档案的保存良好。其次档案管理人员要做好内部案卷级和文件级的目录编制, 要在统计与检索等基础性管理上, 强化专业性的教学档案管理, 确保教学档案能够真正为院校的教学科研工作服务。档案管理人员要关注电子教学档案的优点, 从文件的拟定、整理到归档再利用要在基本保密性原则的基础上实现院校教职员工的共享性和复制性, 方便教学档案被需要调档的教职员工使用, 促进教学档案的信息利用率。当然, 电子教学文档在被教师共享的时候, 档案管理人员要设置阅读权限, 既保证电子教学文档的隐私性, 又保证电子文档的可利用性。最后档案管理人员要运用电子文档快速灵活的特点, 关注电子文档的形象性和趣味性, 在电子教学文档中加入图像、音频以及视频资料。如在档案管理中, 教师的课堂视频录像就可以用专门的文件夹进行保存, 让教师在进行教学科研以及评职称等方便调取。

二、规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化

(一) 规范电子教学档案管理工作。

高校电子档案管理工作要规范化、系统化才能让电子档案真正为教学科研服务。因此电子档案管理要建立真实、有效的电子教学档案管理制度, 不管是一级院校还是二级院校在电子档案建立的过程中都要严格按照相关的法律法规开展档案管理工作。而作为档案管理人员, 也要强化电子教学档案管理意识, 重视电子档案管理工作, 避免因人为损坏导致的电子教学档案出现缺失或者遗漏。高校每年都要有大量的教学档案需要变动, 其维护、更改、保存以及迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大, 电子教学档案要根据《档案法》和《大学档案管理办法》将教学档案管理过程系统规范化, 从收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面提高教学档案的研究和利用水平。

(二) 提高安全管理意识, 确保文档的及时准确性。

在教学档案管理工作中, 有一些高价值的基层教学单位、教师的教学档案如果未能及时归档, 将会对未来的教学科研工作造成极为惨痛的损失;而价值不高的教学档案不经选择地进行保存, 减少了档案使用的价值。因此作为高校教学档案管理人员, 要提高安全管理意识, 运用计算机档案管理软件系统, 实现档案信息网络化, 并在这个基础上建立电子教学档案目录数据库, 利用数据库分类技术将师生提交上来的电子教学档案的目录数字化。档案管理人员可以根据档案管理的要求, 发动全校师生积极投入档案建设中来, 确保有价值的教学档案资料及时归档, 并根据保密性原则实现教学档案的资源共享, 让教学档案真正成为推动教师相互学习, 提高高校教学水平的重要资料。同时, 针对电子档案管理错误删除、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点, 可以建立安全防范机制, 定时更新病毒库, 平衡公开和保密两者之间的尺度, 设置档案资料需要调阅人员的数据调阅权限以及调阅方式, 避免档案资料被删除或者更改。在这个基础上, 档案管理人员要养成文档备份的习惯, 还可以采用云文档备份的形式, 让重要的档案资料安全保存。

三、加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平

(一) 增加经费投入, 实现电子档案的现代化管理。

在电子档案管理过程中, 最重要的是电子档案管理需要的计算机以及电子设备。在高校的电子档案管理中, 设备的投入是非常重要的。因此高校要做好预算, 增加经费投入, 真正实现电子档案的现代化管理。同时, 在每台电脑上要安装电子档案管理系统软件, 确保教学档案的电子化, 增加电子教学档案的利用率。信息化管理以及办公自动化可以使电子教学档案以便捷的优势实现资源共享, 也能防止教学档案的不必要的流失。在这个基础上, 要加强对电子档案管理人员的电子档案管理的技能培训, 提高管理人员专业技能, 强化管理人员队伍建设。首先, 院校要为电子档案管理人员提供继续教育的平台, 让档案管理人员通过一系列的培训、检查、评比活动提高档案管理工作能力。其次, 要将档案管理人员的档案管理质量纳入绩效考核项目, 确保相关管理人员必须具备必要的专业知识, 提高自身相关的素质。最后, 档案管理人员要从技术性角度和专业性角度不断的学习相关知识来提升自己的专业技能, 以完成电子教学档案管理工作。在这个基础上, 可以开展档案管理人员技能大赛, 组织档案管理人员针对档案管理系统知识和基本的电脑操作, 以及是否熟练灵活运用文件管理系统软件进行电子档案的归档进行训练。

(二) 提高档案信息化管理水平, 变被动服务为主动服务。

在电子教学档案中涵盖着每个专业课程的教学计划、教学大纲、课程标准、教学质量评估报告, 每个学院和教师的科研成果、毕业班学生的实习报告、毕业论文、实验实训计划和项目运行、教案等各种图纸、表格、声像以及文字文件, 电子档案管理借助强大的信息储存功能以及快捷的信息转换功能, 将档案规范化、系统化, 不仅提高了工作效率, 增加了档案的可读性、可视性、可靠性, 丰富了档案的内容, 强化了归类、排序以及搜索功能, 储存也变得更为便利。但是教学档案如果仅是简单的电子归档, 就失去了建立教学档案的学术价值。院校档案管理人员在档案管理过程中, 要提高档案信息化管理水平, 通过对电子教学文档的归类、积累、贮存和开发利用, 使电子教学文档能够更好地为教学服务。首先, 高校档案部门要根据院校自身的情况设计适合本院校的电子档案管理系统, 通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用, 对于具有一定学术价值的电子教学文档, 不但要满足教师员工的正常提档, 而且档案管理人员要善于与相关的教职员工进行沟通, 将有价值的教学文档推荐给相关的教育教学人员进行备用, 促使档案的再利用, 让教学档案能够在教育教学管理工作中以及教育科研工作中发挥出更大的价值。在这个基础上, 推进现代化管理手段, 利用档案网页、校园网等将档案信息实现资源共享, 最大限度满足利用者为教学档案的需求, 既减少了档案管理人员的工作量, 也提高了档案运用的实效。

四、充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作

在高校电子档案管理的过程中, 档案管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性。在高校教育教学管理工作中, 教学档案作为记录教学过程的客观依据, 不仅是教学过程、教学水平的历史再现, 更重要的是教学档案的有效利用可以帮助教学活动深入开展, 让教师在相互观摩中提高自身的教学水平和教学质量。同时, 教学档案记录了教师在教学过程中的收获与失败, 为进一步进行教学科研, 开展课题研究提供了非常好的佐证。在这种情况下, 电子教学档案的有效利用不仅可以使同一所院校内的教师直观感受到教学水平以及教学管理水平的高度, 帮助教师加强教学管理、进行教育科研, 而且在教学评估的过程中教学档案也是重要的依据, 是规范科学办学的重要依据材料。在教学评估的过程中只有丰富详实、真实可靠的档案材料作为支撑, 才能让教育评估顺利展开。因此, 高校教学管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。管理人员要开拓思路, 把握为教学这个中心工作服务的切入点, 实现计算机文件检索、重要档案全文存储检索, 采取多种形式, 让“死”档案变成“活”材料, 为教学科研服务。

五、结论

总之, 在高校档案管理过程中, 电子档案的管理作为信息化时代的产物, 已经成了高校教学档案管理的重要方式。作为高校教学档案管理人员, 要注重发挥现代化的信息技术手段, 实施档案电子信息化管理, 并积极拓宽服务领域。档案管理人员不但要做好档案的搜集整理以及归档工作, 还要善于创新电子档案的管理, 变被动服务为主动服务, 让教学档案管理真正为院校的教学科研工作服务。

摘要：高校档案管理工作中要加强电子档案管理, 在电子档案管理的过程中要关注纸质教学档案的管理。档案管理员要不断规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化, 并加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平, 充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。

关键词：高校档案管理,电子档案,管理

参考文献

[1]仲维丹.综述高校档案馆的安全管理问题[J].黑龙江科技信息, 2012 (01) .

[2]王玲, 刘瑛.强化校园档案意识促进学校发展[J].办公室业务, 2013 (01) .

档案管理工作 篇8

历史研究是通过对特定的时间、地点、发生的历史事件进行分析和综合, 以揭示和总结历史发展的客观规律, 推动社会发展, 可以提供历史研究作为证据的主要是档案史料。史书和地方志是一个政党、一个国家进行政治斗争不可缺少的材料, 编史修志是我们科学文化事业的重要组成部分。而编史修志最可靠的材料也是档案。所以说档案是进行历史研究和编史修志的第一手史料。西汉司马迁的《史记》和东汉班固的《汉书》这两部我国古代的名著, 编修时都大量地利用了档案史料。

档案是历史的真实记录, 这是它的价值所在。它是客观形成的, 是确凿的原始材料和历史证件。“今世赖之以知古, 后世赖之以知今”。有的历史学家指出, 我国的历史著作一向以史料丰富著称, 运用档案史料也最早。在国外, 近百年来历史著作的取材, 也从文学性的回忆录、书札等, 转到了文件性的档案史料, 这是一个进步。现代国外学者, 特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求, 充分证明了档案史料的重要使用价值。

我国具有悠久的编修史志的传统, 内容之丰富, 卷宗之浩繁为世界各国罕与伦比。据有关学者统计, 我国历史地方志有一万多种, 达十万多卷。我国编史修志之所以发达, 与利用了大量的地方档案史料是分不开的。档案史料是编史修志的重要依据。

我国当代史学者在研究清史过程中, 大量地利用明清档案中的清代录副奏折、朱批奏折等各种史料, 保管明清档案的中国第一历史档案馆正在利用馆藏档案编纂一部大型太平天国档案史料汇编。

档案又是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证。我国各级档案部门以及民间数量巨大的档案是我们民族的财富, 档案记载了许许多多的历史事件和社会现象, 内容十分丰富。我国从古到今利用档案建立政权、巩固国防, 进行经济、文化建设的实例不胜枚举。这批档案在建国家、平群雄、安地方、抚百姓以及后来改革制度、治理国家中也起了不小的作用。

我国自古以来就是一个疆域辽阔的多民族国家。明清档案中有大量文书、地图载明我国的领土海疆。解放以来这些档案为我国与友好的邻国划分边界提供了大量可靠的依据。一些帝国主义分子和霸权主义者歪曲历史, 制造谎言妄图侵占我领土和海岛, 但谎言代替不了事实, 我们保存的大量有关档案和图籍是揭露这些谎言和捍卫我国领土的极好材料。

我国进行大规模经济建设中, 如治理黄河、长江、海河等河流历史上最大的洪水流量和最小的枯水量, 成为设计三门峡水库、长江三峡水利枢纽工程的重要依据。在发展农业中也大量利用档案中晴阴录等材料, 从而掌握了近百年来气候变化规律和水旱灾害情况, 为制定我国农业发展规划提供了有益的资料。我国是世界上四大文明古国之一, 文化古迹遍及全国, 成为中外游客观光游览的胜地, 而这些古迹每届修缮和陈列展览, 也都要利用大量历史档案。

档案不仅是国家进行经济、文化建设的可靠依据, 同时还是文学创作的重要素材。许多文学创作的实例表明, 档案史料所反映的史实曾对作品的取材、情节构思起过重要的启迪甚至是凭证作用。中国作家姚雪垠写《李自成》时, 也是阅读了大量的档案材料的。这方面的例子太多了。

2 新时期不仅要做好档案管理工作, 还要利用好档案的作用, 使其发挥最大效益

档案是社会实践活动的真实记录, 同时又是新的社会实践最可靠的凭证和依据。在两个文明建设中档案发生的效用与日俱增。正确地继承前人的经验, 有批判有分析地运用档案材料, 是实事求是地进行工作, 克服教条主义、主观主义和防止思想僵化的较好途径。档案是在生产实践和社会实践中产生的, 它客观地、真实地记载着各阶段的活动, 铭刻着历史上的千秋功过, 保留着真切的历史标记。

在蓬勃发展的现代化建设中, 广泛地利用档案已成为党的工作和社会各方面的迫切需要。党中央为刘少奇同志平反、起草《关于建国以来党的若干历史问题的决议》、编辑《毛泽东选集》、《周恩来选集》等都利用了大量的档案。社会实践产生了档案, 并赋予档案丰富的内容, 这就决定了档案是总结经验、交流技术、落实政策、配合并服务于党的各项工作的重要条件。

档案馆保存的档案内容丰富, 形式多样。档案中记载着各机关工作活动的情况、成果、经验和教训, 为落实政策、平反案件、配备领导班子、交流技术、总结经验等提供了大量可靠的凭证。某市剧团一位编导, 1957年被错划为右派。当时他认为一切全完了, 于是便悄然到内蒙一边远地区隐居, 连亲友也不知道他的去向。1982年人口普查, 解放军才在一个人烟稀少的山区发现了他, 并向他宣传了党的政策, 他这才给原单位发信要求复查他的问题。原单位派人查了几个月毫无结果, 最后找到档案馆, 档案馆提供了他被错划右派的全部材料, 问题解决后, 该人无限感慨地说:“是档案救了我。”

各级领导干部利用档案可以增加知识, 对于顺利完成各项任务也是大有裨益的。历史明君贤相以及有远见有作为的政治家、革命家, 他们从切身体验中赋予档案以“文化财富”、“知识宝藏”、“历史舟车”等崇高美好的名称。在列宁领导的俄国十月革命胜利后和以毛泽东为领导的中国革命胜利前后都采取了接管档案, 保护档案, 统一管理档案的有效措施, 这是十分英明的。最近党中央、国务院对全国档案工作会议的报告作了重要指示:档案是历史的记录, 是党和国家的宝贵财富。档案工作是很重要的专业事业, 是实现社会主义现代化建设, 开展历史研究, 进行各项工作的必要条件, 而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。因此充分的发挥档案的作用, 为两个文明建设服务具有十分重要的意义。

3 目前在档案工作中存在的主要问题有以下几方面

一是库房问题。有的单位档案房简陋、潮湿, 致使档案材料因长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊, 或是档案遭受虫蛀、鼠咬;二是人员问题, 有的单位档案无人管理, 或是只派些老、弱、病、残应付, 这些单位不注意留存档案, 也不想利用档案, “只要机器转, 什么档案不档案”;三是有的由于管理不科学, 致使鱼龙混杂, 玉石不分, 用时查找不到, 使一些“真材”没有“用武之地”, 躺在卷柜“睡大觉”;四是不少人不了解档案在整个社会中的重大作用。

目前我国科学文教战线广大知识分子, 还没有更多的便利条件像到图书馆那样的档案馆去利用档案从事研究, 有的还没有养成利用档案的习惯等。这些问题的存在与我们进入21世纪的今天是不相适应的。因此, 就需要我们积极、耐心地宣传档案的重要性, 争取各级领导的重视, 尽快改变当前档案工作中存在的落后状况, 充分发挥档案在社会主义现代化建设中作用。

同时还要告诫人们轻视或忽视档案作用会给我们的事业带来严重的损失。大同矿务局晋华官矿由于平时对科技档案不重视, 1983年10月在南山延伸井的施工中将积满泥水的97米井筒误认为实体岩层, 以致发生透水事故, 造成两人死亡, 给国家造成180多万元的经济损失。当年的巴黎公社不仅没有管好敌人的档案, 对自己的档案文件也不懂得管好, 不知在情况紧急时作何种处理, 在公社失败和部队撤退时把档案丢失或留给了敌人。于是这些档案便落在了凡尔赛分子的手里, 使成千上万的人牺牲在军事法庭。

档案管理工作 篇9

一、克服四种不良倾向

(一) 克服工作定位上的边缘化。长期以来, 不少基层单位认为档案工作不能直接创造经济效益, 因而没有将其纳入日常的工作重点来抓, 而是置于边缘位置, 往往只重视财务、人事、基建等方面的管理。在科室设置上更是作为“冷部门”, 极易成为精简或兼并的对象, 也往往将档案管理人员置于可有可无的位置, 只设置兼职档案人员, 且该人员在实际工作中, 自认为档案工作是专为他人“铺路”、当配角的工作, 再加上疲于应付日常事务, 忽视对档案业务的管理, 严重制约了档案工作的进一步发展。

(二) 克服从业人员构成的老龄化。目前, 由于大多数基层单位对档案管理这项工作没有引起足够的重视, 档案机构在单位相对于其他科室地位低, 工作人员大都不愿从事档案管理工作, 致使档案工作人员存在队伍老化、缺乏后备力量等问题, 工作在一线的从业人员大多年龄偏高, 知识结构老化单一, 无法胜任新时期档案工作的需要, 急需把一批懂业务、爱岗位的优秀年轻同志引进来, 尽快充实到档案队伍中去。缺少后备军问题严重制约了档案队伍的发展壮大, 使档案管理工作长时间处于发展停滞的状态, 极大阻碍了档案事业的持续发展。

(三) 克服知识结构的单一化。当前, 随着高新科技日新月异的飞速发展, 在新形势下, 广大档案工作者知识结构单一, 只掌握档案学的基本知识, 与自己从事的专业工作相近的其他专业知识还比较匮乏, 无法适应科学技术的不断更新, 许多工作者无法掌握高新科技手段进行档案信息的采集和筛选, 缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识, 还满足于手工“保管型”管理档案, 无法利用网络媒体等优势推动档案工作的创新与发展。

(四) 克服主动服务意识的弱化。前面已经提到, 在实际工作中, 由于基层单位大多对档案管理这项工作没有引起足够的重视, 档案管理人员多数是兼职人员, 岗位不固定, 不被单位重视, 待遇较低, 工作上缺乏积极投身工作、努力创新工作方式方法的内在动力, 导致了事业心不强, 奉献意识与敬业精神欠缺, 业务上不精益求精, 产生了只要“守好摊”, 不丢失、不泄密, 能应付检查、外调、查档就行了, 当一天和尚撞一天钟, 缺乏工作的主动性和服务意识, 缺乏主动融入经济社会发展大局的工作理念。

二、树立四大工作意识

(一) 服务意识。档案管理工作是一项服务性很强的工作, 没有良好的服务, 很大程度上就失去了档案管理的意义。这就要求档案管理人员必须树立超前服务、主动服务的意识, 正确处理档案工作同其它各项工作的关系, 明确自己的职责, 自觉地做好各个环节的工作, 主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助, 充分发挥好档案信息资源的作用, 服务经济社会发展。

(二) 敬业意识。档案管理工作是一项复杂而细致的工作, 从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等, 都需要档案管理人员付出艰辛的劳动。同时, 档案工作又是一项单调、乏味、枯燥和平凡的工作。所以, 要做好档案管理工作, 就必须具有强烈的事业心、责任感和无私的奉献精神, 以积极、主动、开拓创新的工作姿态投入到工作中去, 甘寂寞, 乐平凡, 甘当无名英雄, 履职尽责。

(三) 安全意识。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性, 如:有些档案涉及到国家安全和社会稳定;关系到企业竞争与发展;影响到个人隐私与生活等。因此, 档案工作人员必须树立较强的安全防范意识, 在工作中要守口如瓶, 自觉强化保密观念, 提高保密意识, 严格执行保密制度, 正确处理档案利用与档案保密的关系, 严守党和国家以及企业的机密, 防止档案泄密事件发生, 筑牢坚固的安全思想防线。

(四) 创新意识。新形势下, 以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法将不再适应, 因此, 档案管理人员必须树立创新意识, 勇于探索、勇于创新, 自觉从传统的、简单的、封闭落后的固有模式和状态中走出来。要一改守摊看点、仓库保管员的形象, 从根本上转变观念, 勇于探索和实践, 提出创新的决策、对策和办法, 有效地、创新性地开展工作, 让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

三、提升四种工作能力

(一) 协调能力。在实际工作中, 档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起, 为了做好档案工作, 档案管理人员要经常与各科室等部门及有关人员打交道, 收集相关档案资料, 指导检查各部门的兼职档案人员开展工作。如何才能得到各方面的支持, 除了靠有关的规章制度外, 更主要的是靠档案工作者自身综合协调能力的发挥, 才能得到单位相关部门和人员的支持, 争取档案收集的主动权, 保证各部门形成的文件按时按要求及时归档移交, 共同把档案做好, 确保档案的统一管理。

(二) 管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、开发利用等一系列程序, 如何能够协调处理好这些程序的衔接, 必然要求档案管理者具备一定的管理能力。近年来, 随着计算机在档案管理工作中的广泛应用, 利用计算机管理档案是实现档案管理规范化, 提高工作效率的重要手段, 因此, 档案管理人员要认真学习现代管理的新知识, 掌握现代管理的新技能, 学会用新的思维方式, 使用新的管理模式和手段, 驾驭现代科技设备, 善于用现代科学管理手段来管理档案, 不仅要熟练操作计算机, 懂得规范准确地使用档案软件, 还要具有创新意识, 跟上现代化的步伐, 不断提高工作效率和质量。

(三) 学习能力。随着无纸化办公逐渐成为现实, 档案管理信息化、网络化、资源共享成为现阶段档案管理工作的关键词, 档案工作者要胜任本职工作就必须树立终生学习的理念, 主动学习、善于学习, 不断“充电”, 经常性地参加系统的知识更新与继续教育, 不断提高自身文字表达、信息收集、综合分析、特别是电子计算机现代技术的应用等基本技能, 运用新理论、新技术指导和改进档案工作模式, 进而实现对档案信息的现代化存贮、检索、提取和交流, 以适应新时期不断发展变化的档案工作需要。

(四) 开发能力。档案的开发和利用是档案存在价值的体现, 档案只有开发利用, 才能使档案的潜在价值变为现实价值, 实现其经济效益和社会效益。当前, 档案信息资源的开发和利用是档案管理的一项重要工作, 也是档案利用的拓展与深化, 档案工作人员要积极采取现代化的管理手段, 对档案资源进行信息挖掘, 把死资料变成活信息, 以提供更好的档案服务, 充分体现档案信息的利用价值。

四、建立四个工作机制

(一) “制度约束”机制。为促进档案管理工作更趋科学、规范, 易于操作, 必须把规范行为、从严管理作为档案管理工作的筋骨, 建立实施“制度约束”机制。为保证档案工作的正常运转并形成良性循环, 要从档案的收集、整理、立卷归档, 保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节均建立健全完备的制度及措施。如《档案管理人员工作职责》《借阅制度》《库房管理制度》《各类文件归档制度》《档案保密制度》等一系列规章制度。同时, 还要将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核, 以此来规范档案管理人员的行为, 造就一支“懂业务、会管理、服务优”的档案管理队伍。

(二) “人本管理”机制。即“以人为本”的管理模式。档案管理部门既担负着对所属单位的档案工作进行监督和指导, 又担当着负责保管本单位档案的双重职能, 在具体实际工作中, 人的因素是最主要的, 人是档案管理工作活动的主体, 是管理目标的实践者。为此, 单位领导要了解人员思想动态, 注意对他们进行培养, 提高人员在本单位的工作地位, 切实解决他们在工作、生活中的实际困难, 改善他们的工作环境和提高其工资、福利待遇, 衔接好新老交替工作链, 保持档案队伍的稳定性, 使他们安心、热爱本职工作, 在实际工作中, 履职尽责, 充分发挥他们的积极性、主动性和创造性, 促进档案工作的持续稳定发展。

(三) “创新激励”机制。充分调动档案人员的积极性和创造性, 建立鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度, 切准人员思想脉搏, 把握人员的所想、所思、所盼, 以引导和鼓励档案管理队伍出人才、出成果, 将创新的内容与待遇福利、职称评定、晋升提拔等方面严格挂钩, 努力营造一种鼓励创新的气氛和环境, 促进档案工作良性循环。

(四) “网络管理”机制。为了使档案管理工作层层有人抓、事事有人管, 要结合单位实际情况, 明确分管领导、责任部门, 设立专职档案管理人员, 选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作, 明确职责范围, 在实际工作中对本单位的档案工作履行好监督、检查和指导的职责, 严格标准, 抓好细节, 确保档案的完整统一管理, 形成上下齐抓共管的档案管理网络, 确保档案工作各项管理措施落实到位, 把档案管理工作提高到一个新水平。

摘要：在新的形势下, 克服不良倾向, 树立良好的工作意识, 提升工作能力, 健全工作机制, 造就一支高素质的档案管理队伍, 是提升档案管理工作水平的关键。

关键词：档案管理,人员素质,提高

参考文献

[1]李素芬.档案管理人员应提高自身素质[J].经济与社会发展.2007 (08) .

档案管理工作 篇10

1. 与时代发展相匹配。

在我国现代化信息技术高速发展的大环境下,教育领域已经充分引入了这项技术,学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等,而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配,更好地满足时代发展要求。

2. 为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。

发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响,而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策,那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一,实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合,进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。

3. 使档案管理效率得到提升。

一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等,其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性,这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘,而实现电子档案管理使一些档案变活,档案中的信息能够通过计算机被提取出来,进而使档案管理的效益得到充分发挥,对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。

4. 全面实现信息资源共享。

学校传统档案管理方式主要以纸张为载体,相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高,不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机,相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用,只需要被授权后通过网络调取相关信息,使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作,全面实现信息资源共享。

二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求

1. 电子档案管理的优势。

相对于传统档案管理方式来说,电子档案管理不仅具有存储容量大的特点,而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能,而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时,学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改,使系统更能够满足档案使用需要,促进档案管理工作效率的提高。

2. 电子档案管理的要求。

学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求,因为传统档案是纸质的,档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要,不仅需要具备计算机操作能力,能够熟练运用档案管理软件,而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。

三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题

1. 档案管理理念存在滞后性。

目前,一些学校还没有树立正确的档案管理理念,管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性,对此项工作的进展不太关注,没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求,难以提高档案管理人员的工作积极性。同时,一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面,没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性,自身工作主观能动性较差,难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。

2. 电子档案管理规章制度有待完善。

现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作,努力构建一套较为完善的档案管理系统,并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要,有的学校存在着管理员权限责任不明的情况,一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位,对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意,对电子档案管理效率的提高非常不利。

3. 对电子档案管理的监管力度不够。

一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够,没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管,主要体现在以下几点:第一,学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作,难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,不能使电子档案的价值得以充分发挥;第二,有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题,但是由于缺乏相应的惩罚措施,不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为,这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。

4. 电子档案管理设施有待进一步优化。

电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术,要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够,有的虽然已经构建了电子档案管理系统,但是由于现代化信息技术的不断进步,一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要,而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善,进而使电子档案管理工作效率低下。同时,一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设,没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件,难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫,但是硬件设备存在着老化的情况,难以带动系统运行,如果不及时对这些设备进行更新换代,那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。

5. 电子档案管理人员的综合素质有待提高。

在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下,学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低,不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档,严重影响了此项工作效率。同时,学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知,不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。

四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议

1. 树立正确的电子档案管理理念。

目前,学校应当积极树立正确的档案管理理念,管理层要认识到实现电子档案管理的重要性,加大对此项工作进展情况的关注力度,加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度,采取会议等方式落实档案管理精神,明确电子档案管理工作的侧重点,探究合适的电子档案管理模式和方法。同时,学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求,督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性,确保电子档案管理工作顺利开展。

2. 完善电子档案管理相关规章制度。

建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此,各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件,在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先,学校应当对档案管理人员的权责进行明确,给予相关人员管理员权限,一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人,有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时,学校还应当完善电子档案规章制度中的内容,对一些新增的电子档案类型进行准确定位,使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档,进而提高电子档案的管理效率[4]。

3. 加大对电子档案管理的监督力度。

首先,学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档,并将其业务进行情况与其绩效相挂钩,提高其工作的主观能动性,确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,使电子档案的价值得以充分发挥;其次,学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施,对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励,树立典型,对于一些工作拖拉的人员要严惩,从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生,进而提升电子档案的管理效率。

4. 优化电子档案管理设施。

学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面,应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善,使系统能够紧跟时代发展,间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时,学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设,安装和升级杀毒软件和防火墙软件,保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面,学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点,根据实际需要购进一些先进的硬件设备,使硬件设备能够与系统相匹配,为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。

5. 提高电子档案管理人员的综合素质。

学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养,加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时,学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求,不能只看其学历,更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力,尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务,为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.

[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

档案管理工作 篇11

关键词：更新；档案管理理念；实现科学化

人事档案管理工作与我们有紧密的联系，这项工作做得好坏对我们的生活有重要的影响。人事档案管理者要根据时代发展的情况，创新管理理念，使档案管理的范围、内容和方式更加规范化和科学化，只有这样才能促进管理工作的顺利开展。目前，我国人事档案管理工作还存在很多的问题，所以完善和改进档案管理是当前工作的重点，从而实现档案管理科学化。

一、档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理人员没有认识到档案管理的重要性

很多档案管理者对档案管理这份工作存在错误的认识，简单的认为档案管理工作只是档案抄写和管理的过程，不能为企业带来良好的经济效益，这种观念的产生是由于档案管理人员，对档案管理工作重要性没有足够的认识，所以直接导致了管理人员的工作效率和质量低下，为我国档案管理事业的发展带来不利影响[1]。

（二）档案交接过程不谨慎

由于档案管理人员对档案管理工作不够重视，所以在档案交接的过程中没能严格的按照规范来进行，使得档案管理的内容不健全，管理手续不齐全，造成责任不明。此外，很多管理人员认为档案的交接工作只是钥匙交接的过程，对档案管理内容的认识不全面。

（三）管理水平低

很多档案管理人员都不是科班出来的，没有经过严格、专业的教育和培训，对档案管理相关的知识掌握不熟，所以对档案管理工作的重要性和要求认识不足，没有较强的管理意识，使得在工作的过程中不能严格遵守规章制度进行。档案管理人员管理水平低会直接影响档案信息的准确性和完整性，不利于以后管理工作的顺利进行[2]。此外，还存在档案管理人员身兼数职的现象，所以导致对档案管理工作投入的精力不够，对归档的材料不能及时的进行检查和补充，使得档案材料不能充分的展现个人的真实情况，最终导致人事档案的内容不完整。

（四）对档案管理重要性的宣传力度不够

很多档案管理人员对档案重要性的宣传力度不够，甚至未进行宣传，进而导致管理人员和个人对档案中缺少的内容不能及时的补充和完善。档案管理人员的非专业性，导致他们不能充分的掌握档案管理工作的新内容和新技术，不能有效的提高档案管理的效率。

二、提高档案管理工作效率的措施

（一）加大宣传力度，加强对档案管理的意识

1.要加大档案管理工作的宣传力度，提高管理人员和个人对档案重要性的认识，创新宣传的渠道，使群众充分的掌握人事档案管理的相关知识，认识到档案对个人发展有积极的促进作用[3]。

2.要加强人事档案的规范化管理，其中包括收集、整理和鉴定等过程。最后，要保证档案内容的完整性和真实性，一旦发生档案缺失的现象，要及时的补充，最大程度的发挥档案的价值。

（二）严格遵照档案交接的程序

人事档案在交接的过程中要求手续严谨，要严格按照相应的程序进行。第一，要定期的对档案进行清理，并做好记录；第二，对于借出的档案要做好记录，并及时的催还[4]；第三，对没有整理的档案要分类存放，整理后及时的归档；第四，对于归还的档案要认真的检查，保证档案的完整性，在交接时要记录好归还的时间，做到对交接工作负责。人事档案交接过程如图1所示：

（三）健全档案管理制度

建立完善的档案管理制度，包括档案借出、归还、转入、转出等方面的制度，用制度来制约管理人员的行为，保证档案管理工作操作的规范性，从而提高档案管理的效率，充分的发挥档案的作用。

三、结束语

总而言之，要想全面的提高档案管理工作，就要加强学习，创新管理模式和管理理念，加大宣传的力度，只有这样才能使档案的管理更加科学化，从而促进档案事业的快速发展。

参考文献：

[1]李娟.更新档案管理理念 实现档案管理科学化[J].黑龙江科技信息，2012（12）：107-107.

[2] 王巍.更新档案管理理念实现档案管理科学化建设[J].黑龙江科技信息，2012（8）：117-117.

[3] 付立红.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].华章， 2012（27）：267.

档案管理工作 篇12

一、档案管理的现状及存在的问题

(一) 不重视档案整理工作。

过去从上到下对档案整理工作认识不够, 没有目录档号, 案卷标题不规范、案卷缺少卷内标号、案卷未标页码、组卷混乱等现象普遍存在。认为档案工作就是简单的保管工作, 没有专职从业人员专管档案管理工作, 没能多档案进行系统性的整理, 各项档案管理工作都不能落实到位, 造成了资源的浪费和经济的损失。

(二) 档案交接工作不完善。

《机关档案工作业务建设规范》规定, “机关档案人员调动工作时, 必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”但实际情况往往不是这样, 档案管理人员大多不是专职的, 档案交接不及时, 交接手续检查清理不严密, 监督管理不利, 给档案管理工作造成了很多损失。这些和档案管理硬件设施差、档案管理人员培训不够有关。

(三) 没有专门管理, 管理手段落后。

档案资料很多, 管理工作人员因为没有经过专业的档案知识培训, 所以不清楚档案的重要性, 无法对档案材料进行分门别类收集和整理;大多数档案管理人员身兼数职, 对档案工作投入的精力不足;档案材料不齐全不准确, 使归纳存档的资料不能如实地反映现实情况, 影响了工作的效率。档案管理手段落后, 还没有达到普遍使用电脑的程度。

(四) 档案管理宣传工作不到位。

档案管理人员本身就不清楚档案管理工作的重要性。兼职档案管理员没有足够的时间精力去学习档案管理知识, 无法更新档案材料。档案管理人员对档案管理的重要性没有进行广泛宣传, 很多人对档案管理工作持无关紧要的态度, 认为不关自己的事情, 可有可无。

二、档案管理工作的建议和对策

(一) 建立健全档案管理机制。

通过修改和完善档案日常工作规章制度, 统一档案工作标准, 加强档案管理。加强领导管理, 设立专门领导小组。科学合理、简明实用地健全档案管理制度。制度主要约束服务对象和执行者。坚持制度执行的严肃性, 建立奖惩机制。确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。聘请档案管理专家指导监督档案管理工作。实行档案年度评比制度, 每年组织一次档案管理工作集中检查。

(二) 遵守章程, 规范操作。

档案管理员要熟悉档案管理的基本知识, 按照管理章程操作。对原有档案进行重新规范整理, 实现标准化管理。档案工作的操作过程中要坚持集中收集、分类整理、归档完备、科学鉴定、安全保管、查找方便的基本原则。在收集整理档案资料的过程中及时追加新的资料, 准确全面的完善档案。档案工作年初要有计划, 年末要有总结。对档案进行编目和检索, 可以为档案的查找提供方便, 解决了很多供需矛盾。为更好地保护档案安全流通可以在档案管理中建立借阅档案登记簿, 档案转入、转出登记簿等。健全特种设备安全管理档案。加强档案的信息开发和统计工作, 为领导决策和资料查找提供方便。

(三) 档案管理交接规范化。

一是档案交接要纳入议事日程, 是档案管理中的重要环节, 应按程序办理。二是档案管理员在离岗或离职时要充分做好档案移交准备工作。档案管理员对所保管的档案全面清理, 催还借出的档案, 整理好借据。分类归档零散材料, 对交接工作进行日程总结。三是认真做好档案交接监督管理工作, 对交接工作负责。四是加强档案交接中的思想教育工作, 教育交接双方提高认识, 明确责任。

(四) 档案管理程序规范化。

一是加强领导干部的档案管理意识, 配备高素质的专业管理人员。提高档案管理人员的业务素质是加强档案管理工作的根本。思想道德水平高, 专业知识过硬, 信息操作能力强的档案管理人员更能适应现代化的档案管理要求。二是资金投入充分, 配置硬件设备, 保证档案库、档案室日常保管工作所需。引进计算机管理软件, 建立档案的信息存储和检索系统。三是分门别类对档案集中统一管理, 保护档案的完整和安全, 方便日后查找和其它工作的利用。四是建立档案部门工作目标考核和档案管理业务工作考核相结合的考核制度, 这样在总体考核档案管理工作成效的同时又能检验档案管理员的业务水平。五是寻找外援, 加强档案的业务指导工作。可以采用会议指导和现场操作指导的方式让档案专家指导工作, 这样更容易对存在的问题进行分析研究, 更好地找到解决的办法, 保证档案管理工作更有成效。

(五) 宣传档案管理工作。

档案管理员事业心、责任感增强的同时更容易做好档案管理的宣传工作。档案管理员主动积极地多渠道开展宣传工作。比如开展档案管理的问卷调查和档案管理知识竞赛等活动。档案管理员要做好咨询服务, 讲解档案管理知识等工作, 让被调查者在回答问题和学习的过程中充分认识到档案管理工作在人物资源开发中的重要作用, 纠正一些原有的错误思想和观念。档案管理员在档案搜集、整理、鉴定和保管过程中, 要确保档案材料的真实完整可靠性, 提高档案的可利用价值。档案管理考核要和工资、奖金挂钩, 提高全员的档案管理意识。

(六) 档案数字信息化管理规范化。

利用电脑现代信息数字化管理技术, 对原有的档案管理软件进行换代升级, 实现档案信息数字化管理, 提高工作效率。但这一技术应用在我国还是起步阶段, 是我国档案管理工作的重要课题。目前较先进的档案馆已经建立信息网络档案数据库, 对挡案进行集合化、电子化管理, 在服务上实现档案资源共享。在政策允许的范围内, 部分信息可以对有关部门和个人开放, 让档案管理工作更公开、透明, 实现部分档案信息公众化, 有利于增强全民档案管理意识, 为更好地发现、培养人才奠定了信息基础。

(七) 档案的作用是在利用中得以实现的。

当今处于信息爆炸的时代, 档案的利用可以使档案管理工作的自身价值得到社会和公众的认可, 档案管理工作才能发挥应有的经济效益和社会效益。档案管理者要准确了解档案利用者的需求特点, 是做好档案利用工作的重点。比如一些关于文物失窃的案件, 公安部门就会需要相关文物资料作为研究, 档案的利用价值就会得到体现, 档案材料本身越准确、真实、详细越能为破案工作提供帮助, 以便为国家和个人挽回更多的经济损失。培养和栽培一批信息数字化档案管理人才, 联合开发档案的信息资源, 为档案的利用工作提供服务。

三、总结

档案管理工作是用科学的方法和原则管理档案, 是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。为适应现代档案管理事业的发展, 档案工作要突破原有的思路和模式, 在学习中不断创新改革, 规范档案管理的各项工作, 才能走出适合我们自己的有中国特色的档案管理之路, 更好地为党和国家的各项事业服务。

参考文献

[1]安春娥.试论高校学报档案的管理、开发与利用[J].山西广播电视大学学报, 2009, (2) .

[2]史淑琴.对远程教育学籍档案网络化管理的探索[J].山西广播电视大学学报, 2009, (2) .

[3]杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报, 2010年第3期.

[4]刘瑛.质疑档案工作能否产业化管理[J].兰台世界2010年第7期.