学生管理档案

学生管理档案（精选12篇）

学生管理档案 篇1

高校学生档案是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录, 是大学生就业及其今后各级组织选拨、任用、考核的主要依据, 也是组成干部人事档案的重要基础。它主要包括学生的高中高考档案、新生登记表、学籍表、毕业生登记表、学年鉴定表、党团材料、奖惩材料等等。在高校毕业生就业的新形势下, 规范高校学生档案管理, 充分发挥学生档案的作用, 加强大学生档案意识, 对大学生的就业起着非常重要的作用。

一、学生档案管理存在的问题和解决的办法

1) 学生档案管理归口众多, 不统一。笔者通过各种途径了解到, 学生档案管理仍存在多种管理模式, 有的归口档案部门管理, 有的归口学生管理部门, 有的归口各二级学院管理, 有的归口就业管理部门管理, 有的归口教学管理部门管理。总之, 学生档案管理归口众多, 这就导致了管理水平层次不齐, 大大影响了学生档案管理的规范化、专业化。

为了使学生档案管理规范化, 国家教育部27号令《高等学校档案管理办法》首次将学生档案单独设类纳入归档范围, 并明确规定学生档案由学校档案部门 (学校档案馆或档案室) 统一负责管理。这就给学生档案管理有了一定的管理依据和法宝, 所以各个学校应依据此办法, 将学生档案归口档案管理部门管理, 并制定详细的《学生档案管理办法》, 这样才能使学生档案管理更加规范化。

2) 学生档案内容陈旧。长期以来, 高校学生档案的归档范围是一成不变的老内容, 如录取通知书、入学登记表、学籍表、党团材料、毕业生登记表、报到证存根等资料, 这些材料既不能全面反映学生的综合素质, 也不能满足用人单位的需求, 这就造成了学生档案利用的局限性。我们要打破这种局面, 就要从学生档案的内容上入手, 冲破传统, 增加新的内容。

各个高校在培养学生方面除了完成规定的培养目标外, 还有自己在学生的素质教育、技能培训、创业培训等独特的培养方式。与之相适应, 也就出现了一些新的档案材料, 如大学生社会实践材料、大学生能力、技能竞赛材料、大学生创业资料、大学生心理测试成绩、大学生英语四、六级证书等等, 这些资料能反映大学生德、智、体、美、劳全面素质发展的情况, 为用人单位也提供了很好的参考材料。

3) 学生档案管理手段落后。近年来, 随着高校的扩招, 学生数量也迅速的在增加, 学生档案的数量也随之增加。但目前, 大部分高校的学生档案还处于手工操作阶段, 还处于纸质状态的管理, 即使具备了计算机, 也未真正实现档案的信息化、数字化管理。在网络化的时代, 这种落后的管理手段就阻碍了就业单位及时了解毕业生信息的渠道。

现在, 档案管理的方向都向着数字化方面发展, 学生档案也不例外。所以, 我们应从学生入校开始就建立两种形式即电子和纸质并存的档案。学生毕业后, 纸质档案就随着学生进入到了用人单位, 而电子档案则可以永久的保存在学校, 便与学校掌握毕业生的详细信息, 也为毕业生回校查阅档案提供了方便。

二、大学生对档案认识的状况和加强的途径

1) 大学生对档案认知程度低。高校学生的档案意识是指大学生对档案性质和价值的认识, 对档案工作地位和作用的认识。笔者通过了解, 绝大部分学生对档案的认识程度比较低, 利用档案的意识低。他们仍受传统思想的影响, 觉得档案具有神秘感、保密论, 错误的认为档案是学校和老师的事, 与自己无关。这样的思想就阻碍了他们去涉足和了解档案这个领域。

为了提高大学生的档案意识, 首先, 加强《档案法》的宣传, 掌握相关的档案法律知识, 增强学生的档案法制意识;其次, 加强档案知识的宣传, 使学生了解档案, 关注档案;再次, 让学生参观档案馆、校史馆或展出本校优秀的名人档案, 激起学生对档案的兴趣;最后, 制作档案知识指南, 让学生了解自己的档案包括哪些内容、个人档案的用途、如何利用档案等信息, 使学生了解和重视档案, 自觉地养成档案意识的习惯。

2) 个人档案的无用论。大学生毕业后, 有的不一定马上就业;有的就业后, 就业单位不能够接收档案, 或者不愿意接收;还有许多毕业生不知道自己会不会长期留在此单位工作等等。再加上主观上对档案的不重视, 所以, 每年越来越多的毕业生对档案随意处置, 或放在学校置之不理;或自己拿着, 变成无法接收的“口袋档案”;或转到人才交流中心, 再也不闻不问;更有甚者, 档案不知去向。这就为以后的工作、生活带来了诸多不便和麻烦。

为了消除这种个人档案的无用论, 首先, 在大学生入学教育中, 就应增加档案相关知识、法律法规的学习, 让学生对档案有一个初步的了解。再通过建立新生档案的过程中, 让学生了解建立档案的基本要求。其次, 有条件的学校通过开设有关档案管理的公共选修课程, 全面系统地向大学生介绍档案理论知识, 从而提高档案认知度, 增强档案意识;再次, 举办与校史、优秀校友、重大活动等相关的展览, 以典型事例介绍档案与各个方面的关联性;最后, 在学生即将毕业时, 通过讲座、宣传单或互联网等方式, 向学生宣传个人档案在以后的工作、生活中的作用, 如养老金的领取, 转正定级, 职称评定, 考研、考公务员、出国、升学、结婚等等的影响。

总之, 加强高校学生档案的规范化管理、数字化管理, 对学校的档案工作, 对学生的未来都有着非常重要的意义。高校学生的档案意识提高不是立竿见影的, 是长期的贯穿于大学的整个学习过程中, 并采用多种方式加以教育和指导, 才能提到更大的作用。

摘要：高校学生档案是干部人事档案的重要组成部分, 它是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录, 是大学生就业及其今后各级组织选拨、任用、考核的主要依据。在高校毕业生就业的新形势下, 规范高校学生档案管理, 充分发挥学生档案的作用, 加强大学生档案意识, 对大学生的就业起着非常重要的作用。

关键词：学生档案管理,学生档案意识,现状,办法

参考文献

[1]何素芳.当前高校学生档案管理存在的问题与对策[J].福建教育学报, 2010.

[2]夏慧.高校学生档案管理现状与对策思考[J].肇庆学院学报, 2013.

[3]贾玲丹.高校学生档案意识心理探析[J].科技情报开发与经济, 2011.

学生管理档案 篇2

一、档案的基本概述

1、档案的定义：

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。

文书档案是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

2、档案历史时期的划分。

（1）、旧政权档案：指中华人民共和国成立前的历代封建王朝、中华民国时期的档案。

（2）、革命历史档案：包括1919年“五四”运动至1949年中华人民共和国成立的整个新民主革命时期形成的档案。

（3）、建国后档案：中华人民共和国成立以后形成的档案。

3、档案全宗。

全宗指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。集团公司本级有2个全宗号，2002年以前形成的档案全宗号是3〃40，2002年及以后形成的档案全宗号是2〃7。

4、立档单位的概念。

立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。

5、档案工作的业务环节。

档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八项业务环节。

6、档案工作的基本原则。

档案法第五条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。

7、档案工作人员的基本要求。

一是要求每个档案工作者必须具备必要的科学文化知识。必须加强档案学专业知识的学习，具备档案管理的理论和技能，这是档案人员必不可少的业务基本功；二是要求档案工作人员必须树立全心全意为机关工作、为基层工作、为施工生产服务的思想，积极、热情、主动、细致地搞好档案利用工作，积极为各项工作创造条件；三是要求档案工作者加强党性观念，坚持历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案的真实面貌，切实做好档案的保密、保管工作。

二、名词解释（文件材料著录时需用）

1、全宗年度代号：同一全宗代号的年度流水号，例2002年的全宗年度代号1，2003年的全宗年度代号为2，以此类推。

2、全宗单位名称：中铁十七局集团有限公司

3、责任者：集团公司机关责任者分五类，中铁十七局集团有限公司党委、中铁十七局集团有限公司、中铁十七局集团有限公司纪委、中铁十七局集团有限公司工会、中铁十七局集团有限公司团委，工程项目等临时机构责任者就是工程项目规范化简称。

4、保管期限代号：代号1代表永久，代号2代表30年（长期），代号3代表10年（短期）

5、目录号：集团公司机关各职能部门的目录号是部门代号+年度+保管期限代号，例集团公司企管部，其部门代号为5，2009年形成的保管期限为30年的案卷，其目录号为5—2009—2。工程项目部等临时机构的目录号是机构简称+保管期限代号。例：郑西指挥部保管期限为30年的案卷，其目录号为郑西指—2；保管期限为10年的案卷其目录号为郑西指—3，保管期限为永久的案卷其目录号为郑西指—1。

6、档案号：目录号+案卷流水号

7、张数：每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。

8、年度：归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

9、立卷部门：指文件的组卷部门。

10、承办部门：指文件的主要办理部门。

三、文书处理与平时立卷。

1、文书处理与档案工作的关系

文书处理与档案工作既有区别，又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿；文书处理是现行文件的处理，档案工作是指归档文件和管理。

2、文书处理及归档程序

（1）收文办理过程：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档。（2）发文办理过程：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档。

（3）文件转化为档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。

3、文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全（保密），并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关；二是把好收文关；三是把好文件收集关；四是把好平时立卷关。

4、平时立卷。

（1）从文件材料处理程序来说，文件材料的平时立卷属于它的终端环节，而从档案工作来说，文件材料的平时立卷又是积累档案的开端。（2）对归档的文件要做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。“四个清楚”指发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚；“十个完整”指正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整；“二个检查”是一要检查收回的文件是否缺损和不符合归档要求，二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。

四、文件材料的归档范围及归档时间。

1、文件材料的归档范围（详见附表）。也可参照公司办[2009]147号文件。

2、文件材料的归档时间。

（1）附表中有特殊要求的按注明的时间归档。

（2）所有电子文件材料可在文件材料办理完毕后随时归档。

（3）纸质文件材料。集团公司机关形成的纸质文件材料在第二年的4月份前归档，工程项目部形成的纸质文件材料在移交竣工资料时一并交回。

五、文件材料归档要求。

1、所有归档文件材料由兼职档案员负责收集、整理、归档。

2、归档文件材料应齐全完整、模糊不清或破损的应予修复。

3、归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，归档后不得更改。

4、归档的本级文件（红头文件、函件）必须是盖有公章的正本。其定稿发文稿纸（首页）必须有单位领导的签字，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批，计算机生成部分使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿，末页落款处加盖公章。正本的发文时间必须与定稿首页单位领导的签发时间一致，若不一致要在备注项说明。

5、归档文件材料使用纸张大小符合公文格式要求和档案保管要求。一般是A4或A3纸。

6、归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。

7、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。

8、文件材料一般归档一份。重要的，利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。红头文件因编研需要归档二份。

9、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

10、上级或外单位的文件，呈（传）阅单作为文件的一部分附在文件的末页一并归档。

11、文件材料统一使用不锈钢钉书针装订，不再用缝纫机进行装订。

六、文件材料的移交。

1、集团公司机关的本级行文（红头文件）由文书科兼职档案员移交，函件、上级来文或外来文及其他文件材料由各职能部门的兼职档案员移交。

2、各工程项目部所有归档文件材料由办公室兼职档案员负责收集、整理、移交。

3、兼职档案员在移交纸质的归档文件材料时，按永久、30年、10年分别装盒按盒移交。同时要编制“移交清册”一式两份，并对归档文件材料中的特殊情况编写移交说明。交接双方认真核对后签名盖章，各存一份备查。移交清册及归档文件目录样式详见《中铁十七局档案管理办法》附件18、19、22。在软件里进行过录入的，移交清册可自动生成，不必重新编制。

七、归档文件材料保管期限（详见公司办[2009]147号文）。

归档文件材料保管期限分为永久、30年、10年。为了准确鉴定保管期限，请各职能部门兼职档案员在归档之前，首先根据本部门工作需要划分保管期限，移交史志档案馆以后再由档案管理人员根据公司办[2009]147号文按“就长不就短”的原则重新鉴定保管期限。

八、文书档案的借阅。

1、借阅本部门形成的档案无须批准。

2、借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准。

3、外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批。

4、党委会及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅。

学生管理档案 篇3

【关键词】档案管理；更新理念；信息化

随着科学技术发展的日新月异，信息化技术被运用到越来越广泛的领域中去，档案管理人员也应顺应高科技时代的需求，更新档案管理理念，尽快实现档案管理的信息化，以适应新时期的工作需要。

一、当前档案管理工作的现状

当前的档案管理仍存在着“为保管而保管,重保管轻利用” 的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“ 不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、 “你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。其次，以前纸张是主要的存储介质，辅助的有照片、磁带等，而纸质文件的缺点是难于永久保存，容易受到外界环境的影响而损坏，而且占用大量的空间，不言而喻，管理成本也比较大。要从纸质管理改变成电子化、无纸化，越来越多的归档文件资料是光盘、磁盘等介质，更需要相对专业的管理人才。专业管理人才的缺乏，将是制约档案管理信息化的一个最大障碍。档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，馆室档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化。

二、档案信息化管理的优势

档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，以便在运用时显示出其社会价值和经济效益。它与传统档案管理相比较，其优势主要表现在以下三点：一是传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大，需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的；二是在传统档案管理方式下，每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档，并按事由进行分类，便于查找利用，既可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性；三是在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。

三、实现档案管理信息化的主要措施

1、提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，檔案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

2、提高档案管理人员的信息化素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

档案管理者除了有较强的事业心之外，还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息，能实时的对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。

3、强化档案管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，目前，在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而带巨大的损失，在档案管理中一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

随着档案管理水平的提升和信息技术的发展，档案信息化建设一定会日益完善、规范。档案管理信息化将是一个更新的理念和层次，未来的档案信息资源服务将更加方便、快捷、准确，在随时随地进行网络信息资源共享的基础上，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。

（作者单位：河北省藁城市人口和计划生育局）

加强档案管理 提高档案管理水平 篇4

一、加强石油企业档案管理的重要性

档案是记录一家企业从创立之初到走上正轨的重要资料, 它记录着企业每一天的经济活动, 帮助我们发现企业日常经营中的问题所在, 以便及时作出调整。通过档案上记录, 我们可以轻松查找到企业需要的资料, 同时我们也可以看到企业每一笔经济业务的来龙去脉, 了解到企业的发展现状, 为企业日后的发展提供大致方向, 也是企业转型的重要依据。

档案的记录编制是一项十分严谨的工作, 它是企业一路发展成长的印记, 也是企业不断向前发展的基石, 企业的档案可以为企业的管理经营决策提供科学客观的依据, 确保企业决策正确。不仅是外部经营, 石油企业对内改革整顿时, 也可以根据档案记录的原始数据, 为每一项决策提供资料支持。

石油企业的档案包含了大量有用信息, 比如企业的创立历史、过去的经济交易、经济信息和财务经营状况等, 是企业对以往经营状况的总结, 也是企业日后发展的参考资料。不仅如此, 有了档案库, 还可以大大提高工作效率, 通过电子化档案, 我们可以轻松查询到企业需要的资料, 节省时间人力, 实现高效办公, 为企业谋取更多利益。

二、档案管理中存在的问题

上面我们简单阐述了档案对于企业的重要性, 但是在目前的企业经营中, 我们发现对于档案的记录管理工作, 还是存在着许多问题, 对石油企业来说也不例外。

(一) 档案管理对于企业的重要性认识不够。对于大型企业来说, 档案的数量是十分巨大的, 在管理上也就必然存在着一些漏洞。比如我们缺乏科学的档案管理规划, 部分企业在日常的档案管理工作中, 没有认识到档案对于企业的重要性, 只是注重档案的交接工作和合格达标, 仅仅把档案管理当作是对资料的整理保存, 也因此常常出现档案断层的情况, 想要的资料查不到, 细节的资料未保存, 缺乏科学的长远规划, 给企业的运营造成一定困扰, 延误企业工作进度。

(二) 缺乏完善的档案管理体系。在对一些企业的调查中, 我们还发现企业往往缺乏完善的档案管理制度, 档案管理制度不健全就会导致档案管理的不规范不严谨。在日常档案管理中, 经常会出现档案收集不规范的现象, 比如在档案编制时, 企业缺乏或者没有健全完善细致的档案收集制度, 发散出去的档案有时很难完整回收, 也没有健全的追责制度, 无法追讨员工责任。还有档案的管理手段落后, 管理力度不够, 主要体现在领导或工作人员没有对档案保管投入足够重视, 对平日的档案工作也过于松散, 没有形成一套完整严格的档案管理体系。

三、对于档案管理问题的对策

(一) 加强对档案管理工作的重视。对于上述问题, 我们可以从源头上一步步着手解决。首先, 我们应该对档案管理工作加强重视, 不管是企业领导还是相关工作人员, 要明白档案对于企业发展的重要性, 我们可以组织档案管理的宣传探讨会, 让档案管理人员清楚认识到自己的责任, 同时我们还可以建立一套档案管理考评制度, 以此提醒职员的职责和鼓励工作人员对档案加强管理。对工作失误少、档案保管好的员工进行嘉奖, 提高档案管理人员的工作积极性, 改进工作中的不足。其次, 我们可以建立健全档案交接保管体系, 增强档案管理的准确性。

(二) 引进专业性人才、完善档案管理体系。对于档案的整理保管, 我们还可以引进先进人才, 如今信息科技发展迅速, 我们在学习更先进的保管方法时, 也可以为企业引进新鲜血液, 增强企业活力, 我们也可以培养专业的档案管理人员, 提高档案管理工作人员的综合素质, 企业可以定时组织相关工作人员到档案管理部门进行学习与培训, 加强实践能力, 应对各种可能出现的情况。档案管理是一项精密的工作, 我们可以录用学习档案管理专业的人才, 他们拥有专业系统的理论知识和相关管理经验, 会进一步完善档案管理体系。在档案归档整理方面, 我们还可以采用互联网信息技术, 简化整理工作, 随着企业的发展壮大, 企业资料也越来越多, 利用先进的计算机技术, 我们可以节省更多的人力物力财力, 精简企业档案管理体系, 提高管理水平和使用效率, 也避免了因员工查阅资料而无法及时归还的问题。每份资料的借阅查询记录都可以在计算机系统上找到, 追责也更加方便, 加强了企业的档案管理能力。同时利用计算机系统, 可以有效限制不同岗位职员的权利, 上下级之间相互监督相互牵制, 防止企业档案信息的外流, 大大提高了企业档案信息安全性。

四、结语

以上只是对企业档案管理问题的一些简述, 在日常经营中, 还有许多问题没有得到解决和重视, 最重要的是企业应该从现在开始对档案管理加强重视, 并立刻着手解决问题, 这样档案管理系统的漏洞才不会继续扩大, 可以避免很多不必要的企业隐患, 让石油企业发展壮大。

参考文献

学生管理档案 篇5

高考刚过，每个学生都会面临所谓热门和冷门专业的选择问题，而现实中也常常出现这样的情况：一些所谓的热门专业，但其就业前景并不乐观;反过来，一些看似冷门的专业却一直是就业市场上的“香饽饽”，图书档案管理(也称为信息资源管理)专业，就属于这样的例子。

专业“遇冷”但就业形势却很好

“图书档案管理专业是我的第二志愿，之所以填写这个专业是听从了父母的建议。当时兴趣是谈不上的，只是了解到这个专业的就业形势还好，所以就接受了，”南开大学级图书档案类学生张哲如此说道。

据调查，在设有该专业的高校中，图书档案管理专业的分数线要求是比较低的，院系中有相当一部分学生是被调剂的。与此同时，其院系专业设置也比较小，人大、南开、川大每年的招生人数分别在60人、30人、50人左右。然而近日，中国教育网盘点十大就业面广的高考专业中，档案学赫然在列。在中国大学生就业蓝皮书中，档案学专业毕业生以95.8%的高就业率排在第十七位。

缺乏认知度是“遇冷”的主要原因

带着疑问，我们采访了中国人民大学、南开大学、四川大学等高校相关学科的教授。他们认为，该专业在考生中尚缺乏一定的知名度和认知度是“遇冷”的主要原因。当看到图书档案管理这样的专业或院系名称时，给人的直观印象是将来在图书馆或档案馆工作。这种印象和许多人对于未来预想的工作状态产生了偏差。

实际上,图书档案管理专业包括图书馆学、档案学和情报学三个二级学科，社会的信息化程度越来越高，各高校都相应增加了计算机应用方面的课程，信息管理与信息系统成为它的一个新二级学科。中国人民大学和四川大学等高校为适应新形势，在世纪之交选择了一个更具概括性的院系名称――信息资源管理学院(系)。

名校“对对碰”

中国人民大学、南开大学和四川大学的信息资源管理专业在全国排名中均位居前十位。拥有60年历史的中国人民大学的档案学专业，拥有完善的学科体系，同时毕业生的就业选择很多。南开大学的图书档案类专业置于商学院之下，拥有较多的商业管理色彩，毕业生进入企业比较有竞争力。四川大学信息资源管理系在西南地区首屈一指，想攻读硕士博士的同学不妨考虑。

二、图书档案管理专业就业方向

学生管理档案 篇6

本人从事多年的档案管理工作积累了丰富的经验，我认为在档案管理的过程，虽然文书处理有着一定程度的不同，但是都具有独立性和联系性，为此，我们一定要将文书处理和档案管理紧紧地联系在一起。为此，为了能够有效地规范化以及标准化我们的档案管理工作，一定要强化档案管理人员的系统思维能力，树立文书处理的宽泛化和标准化。确保管理人员能够在实际工作中做好规范化、标准化的档案管理工作。为此，我从档案管理工作的角度进行了探索和研究，探索和总结了以下几点比较有效的方式和方法。

一、规范档案管理、做好档案管理工作的重要意义

对于一个企业或者是一个国家机关来说，档案管理作用看起来没有大的作用和贡献，但是在实际发展中却关系到是否能够健康发展。在企业或国家机关中，档案管理工作也是其重要的工作组成部分，档案管理工作的质量和效率会影响整个机关和企业的工作质量，也是维护和保护历史发展的一项关键性的工作。在档案管理过程中，科学性的管理办法是档案顺利管理的保障，是一个企业和单位管理水平的体现。更是档案管理实现规范化和标准化的科学依据。为了能够在需要的时候能够从档案中及时准确地调取资料来进行全面、科学的分析，我们就必须制定好档案管理工作的制度，善于从以往的档案管理工作中去之糟粕，取之精华来不断发展和提高我们的档案管理效率和质量。

为此，我们在档案管理过程中，一方面要能够保证及时地向领导提供准确的档案依据，另一方面还要使我们的档案管理工作有利于社会各方面的发展，为科学健康的发展奠定坚实的基础。随着我国经济制度的全面发展，以及科学技术的不断提高，我们档案管理工作也要及时进行工作理念以及工作方式的转变，作为从事档案管理的人员，我们必须有勇气去探索和尝试新的档案管理办法，从而寻找到最适宜当代社会发展的档案管理办法，以促进企业或机关单位的科学发展，不断促进经济社会的发展，发挥出档案管理的巨大意义。

二、规范档案管理、优化管理质量的有效方式

正因为规范化、标准化的档案管理工作具有以上重要的意义和作用，我们就必须重视起这个并不起眼的工作，在档案管理过程中要不断学习和总结经验，充分利用现代化的管理手段来完善档案管理工作，在实际工作中，我认为我们可以从以下几点着手来不断规范、标准我们的档案管理工作。

（一）建立健全切合实际的档案管理制度，从而规范化和标准化档案管理工作

档案的形式多种多样，种类又十分繁多。例如，在日常档案中就有文书档案、业务档案、纸质档案和电子档案等，在管理过程中要真正实行规范化的管理，就必须为管理人员建立健全管理的依据和制度，确保管理人员在管理每种档案的时候都能够有理有据，以便形成规范化、标准化的管理习惯。因为我们生活在社会主义制度下的中国社会大背景之下，我们在建立制度的时候一定要以《中华人民共和国档案法》为主要指导原则和建立依据，首先从我们管理档案的硬件设施入手，为档案管理工作建设特定的专用的房间和设备，并且为存放档案设置专门的柜子或是架子，从而便于查找工作的进行，而且能够使档案存放更加得整齐，管理更加得科学，有利于检索工作的高效率开展。而且对于这些硬件设施我们一定要注重其清洁卫生，经常进行维护。然后就是要重视建档工作的网络化，有专门的负责人负责，在相关制度的指导下，有专业的网络档案管理人员进行网络档案的储存和管理，利用计算机管理的优势将各个档案进行整理、分类和立卷，并且简明扼要地做好记录，以便轻松地保管和查找。最后，我们一定要制定严格的档案查看和借阅制度，杜绝随意翻看和任意更改的行为。

（二）坚持“以我为主”的立卷归档原则，促进档案管理工作的规范化和标准化

在档案管理过程中，那些十分相近的、重复的公文以及立卷组合的无序性都是阻碍档案管理工作规范化和标准化的最大问题。想要高效率地实现档案管理的质量和效率，我们就必须探索出切实可行的方法来解决这个关键性的问题。“以我为主”的立卷归档方式能够在实质上解决这个问题，快速实现档案管理工作的规范化和标准化。也就是说在我们立卷的时候一定要以本单位形式的文件为主，不断推进档案管理的质量和效率。这就要求我们档案管理人员在坚持相关管理制度的基础上，还要准确地把握文件的立卷归档的实效性，及时完成现行文件的归档任务，确保归档准确无误；同时要明确立卷归档的重点，从而进行合理立卷。在自己的工作中一定要十分仔细和认真，分清文件和资料，注重区别内容、形式和作用的不同。最后我们还要在坚持以我为主的原则下，注重有效地维护档案管理的完整性。重视工作中的重点和难点，分清主次，把握好管理的方向，促使档案管理的标准化和规范化。

（三）做好文书以及电子文件之间的连接工作，确保规范化、标准化管理档案

在计算机技术迅猛发展的今天，计算机强大的功能和优势已经被各个领域应用。而且计算机的网络功能更是为我们的工作带来了很多的便利。在我们档案管理工作中，随着计算机的产生，电子文件也成为了档案中的一份子，它与传统纸质档案有着很大的差别。在档案管理过程中，电子文件一般情况下都是以脱机的方式进行整理和保存，运用存储量十分庞大的软磁盘进行保存。为此我们一定要选择质量较好的磁盘，以便能够长时间地保存，增强档案管理的寿命。同时我们也要做好电子文件和文书档案之间的转换，把握好各自的特点，发挥出各自的优势，共同促使档案管理工作的质量不断提高，共同规范化和标准化我们的档案管理工作。

总之，在档案管理过程中，我们一定要运用科学的理论依据，建立健全管理制度，结合现代化的科学技术来推进档案管理的规范化和标准化进程。

学生管理档案 篇7

尽管越来越多的企业重视档案管理, 但是仍然存在许多问题, 与企业的发展不协调, 无法充分发挥应有的作用, 成为企业发展过程中亟待解决的课题。

一、目前企业会计档案管理存在的问题

随着社会的发展, 企业会计档案管理问题日益显现, 成为制约企业基础管理工作发展的瓶颈。一是认识不足、重视不够。许多企业认为作为企业财务会计部门的工作就是要按规定设置账簿, 进行核算, 出具财务报告, 整理档案是可有可无的, 以致不设置专兼职档案管理人员, 忽视会计材料的收集、整理和归档, 财务业务与档案管理严重脱节。二是定义不清、管理缺失。有些企业认识到了会计档案管理的重要性, 也设置了专兼职档案管理人员, 但是对会计档案的定义不是十分清楚, 造成归档不全面。由于对档案管理知识和信息化管理知识的缺乏和重视, 以及专业人才的严重不足, 造成在事件回溯和证据采集过程中丢失有力的依据和资料, 严重影响了档案的完整性。三是人员素质不高、管理不到位。一方面, 会计从业人员的档案管理素质不高。会计档案的收集和整理直接与会计从业人员打交道, 会计从业人员的资料收集和整理直接关系到会计档案整理的质量。另一方面, 会计档案管理人员的素质不高。会计档案管理岗位属于专业技术岗位, 作为专业会计档案管理人员熟悉档案管理流程和管理要求, 熟练掌握管理技能是最基本的技术要求。多数企业对所属人员的专业、相关培训和教育均未给予应有的重视, 以致企业会计档案收集不完整, 档案管理混乱, 查询不方便, 甚至遗失等。四是制度不完善、管理不规范。据相关部门调查显示目前多数企业在会计档案管理方面没有建立一整套立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度, 会计档案管理、档案信息化管理工作无章可循。企业会计档案管理的信息化管理制度缺乏, 造成纸质档案和电子档案严重脱节, 数据不一致, 管理不同步, 给档案管理工作带来了很大麻烦。

二、加强企业会计档案管理的对策

针对企业会计档案管理中存在的问题, 笔者认为应该在以下方面加强管理。首先要加强领导, 明确责任、提高认识。会计档案管理不仅是档案管理的组成部分, 更是财务工作的重要环节, 各企业应依法加强会计档案管理工作, 明确责任, 确定职责。其次要明确定义、细化管理。为全面系统的做好企业档案管理工作, 企业培训部门需适时组织培训或者引进专业人才积极配合档案管理部门对本企业档案管理工作准确定位。档案管理部门要明确会计档案管理的内容, 通过“6S”管理、“精细化管理”、“贯标体系建设”等方式加强对企业会计档案的基础管理, 可以通过课题的形式进行攻关, 实现档案管理的深层次探索, 从而形成适应现代企业制度发展要求的管理模式。再次要加强培训, 提高素质。财务会计部门各岗位是企业财务会计档案整理的第一岗位, 财务人员是会计档案资料整理的第一人, 直接关系到档案整理的质量。各企业单位应重视和加强对本企业会计档案管理人员的专业知识的培训, 不断提高会计档案管理知识和操作技能, 招聘、吸收具有计算机知识和信息资源管理专业方面知识的员工从事企业档案管理工作, 熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求, 熟练掌握会计档案信息资源管理技能, 监督指导本企业财务部门做好会计档案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度, 规范管理。会计档案管理作为企业管理的重要组成部分, 制度体系建设是档案管理最基础的工作, 必须按照《会计法》和《档案管理办法》等法律法规的要求并结合自身实际建立健全本单位的档案管理制度, 明确档案立卷、归档、移交、借阅、保管、安全、销毁等一系列手续, 保证有章可循。如对档案的立卷、归档和移交要严格按照规定的时间、规定的格式和规定的要求进行。保管期满销毁的时候, 必须由档案管理机构和财务部门共同提出销毁意见, 报请单位负责人审批, 编制销毁清册并详细列明档案项目等等。实行会计电算化和实现档案信息化管理的企业要同步建立健全档案信息化管理制度, 进一步推进企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的融合, 明确流程, 规范管理。

三、总论

会计档案是国家档案的重要组成部分, 是企业的重要档案, 是对一个企业经济活动的记录和反映。通过会计档案可以了解企业业务信息, 可以检查企业的遵纪守法行为, 还可以为上级乃至国家制定决策提供参考等。会计档案管理是一项系统性工作, 需要企业在发展中不断更新、不断完善, 只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用, 加强监管, 规范管理, 提高从业人员的素质, 才能保证为信息使用者提供高质量的资料。

摘要：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料, 是国家档案的重要组成部分, 是企业的重要档案, 是对一个企业经济活动的记录和反映。随着会计电算化的逐步推行, 会计档案管理外延逐步延伸, 逐渐形成了档案管理的新模式。会计档案管理是一项系统性工作, 需要企业在发展中不断更新、不断完善, 只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用, 加强监管, 规范管理, 提高从业人员的素质, 才能保证为信息使用者提供高质量的资料。

关键词：会计档案,责任,素质,规范

参考文献

[1]《会计档案管理办法》[M].北京:工商出版社.《中华人民共和国会计法》.1984

档案管理中的电子档案管理解析 篇8

在电子文档归档前, 要充分做好各项准备工作, 这样才能实现高效电子档案管理。电子文件有一个特点就是它的非直读性, 它决定了相关工作人员应该制定健全的电子文件归档验收制度, 同时, 要做好制度的宣传, 进一步为电子文件的归档、验收等一系列工作提供有效的制度保证。比如, cad文件, 它的归档, 首先要按照规定填写电子文件归档通知单, 然后, 在通知单上签上工程负责人、经手人的名字。这样, 严谨的归档程序和详细的规章制度才能保证归档的准确性。因为一个工程可能具有上千个文件, 假如规章制度存在问题, 管理不严, 势必造成反复归档, 浪费大量人力物力的情况。

采用电子手段, 将文档归档前的准备工作也归类于文档管理的体系中, 就可以在环节矛盾的基础上, 提高电子文档的管理效率。所以说, 做好电子文档归档前的准备工作, 做好规章制度的管理, 是电子文档管理工作的前提。

二、电子文档归档过程中的问题解析

电子档案管理中, 电子文档归档是十分核心的问题, 在这一过程中, 档案管理者要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。比如学校教职员工的档案管理, 要把姓名、专业、年龄、职称划分开, 按照某一顺序归类。电子版的形式主要有excel表格, world文件, 扫描形成的tif文件等等。这些文件涉及面广内容庞杂, 在电子文档归档时有些麻烦。一般地, 电子文档管理者要按照一定顺序, 将这些文档归档, 这样才能提高电子文件的归档率。

在具体做法上可以这样执行:遇到Cad电子文件的归档可以采用dwg格式, 因为这种格式可以用cad直接打开, 能直接看到, 尤其对于档案标识的检验, 更为重要。它对于归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸的保管工作显得更加重要。它对于管理过程中的错误, 比如文字线形、扩大纸形等系列问题, 都可以做到有效的改正, 它能很大程度上提高cad的出图合格率。

但是, 这样做也有弊端, 即它加速了劳动强度, 也浪费了大量的人力物力。另外, 格式plt的文件与dwg文件恰好相反。它能在归档时保持文件内容的不变, 它不随着阅读和输出平台的改变而改变, 但是它不能直观显示。Pdf格式的文件, 一般为只读模式, 它不能对设计加以更改。它是在电脑上阅读纸质文件的电子版, 它能够很好地保护知识产权。

三、电子文档归档后的问题解析

作为纸质文件的源头, 电子文件的归档是档案管理中的最后一个程序, 也是重要的一个程序。归档后的文件要检查, 检查时要全面查仔细查, 既要照顾到电子图中的档案标识, 又要照顾到电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构等问题。具体有:检查图纸目录及格式, 目录列表, 其中包括姓名、年龄、工龄、专业、职称、行政职务等等。其次还要查电子图, 包括文件有没有垃圾、字符大小、文本位置、符号标志、对角号、图号、名称和图框的格式等。

还应该说明的是, 电子文档对各种文件的要求也不一样, 它对设备和标准都很依赖, 另外还由于数据类型、文件格式变化多样, 文件在经过制作、保存、载体转换等信息处理后出现问题, 因此, 后期的检查是非常重要的。比如字形的差异;同一字形, 版本不同, 造成的差异;电子图正常, 文字串位、变形、乱码等等, 这些都是后期检查需要注意的问题。

在工业管理方面, 电子档案管理有着更重要的意义。但是应该注意很多问题, 比如, 目前出现了很多软件, 而且是由低级到高级的不断发展。这样, 版本一多, 很容易造成混乱。如果利用低级版本的电子图在高级版本中运用, 就会出现实线、点画线、标注线以及线宽的不同。在机械制图中, 如果画面上外围轮廓线粗细不均, 和标注线混在一起, 那么, 对看图者制造了很大麻烦。因此, 绝对不能将不同软件放在一起, 也不能将同一软件的不同版本放在一起, 因为如果这样, 就会直接影响到文件的阅读很输出, 文件在格式、编码、读取方式和编辑方式都有所不同, 这会影响到档案的管理。

四、电子文件修改后的归档问题解析

电子文件修改后, 要逐一保存, 并加上标号。比如, 修改后的2014年劳模人数, 与2013年的劳模人数, 放在两个不同的文件中保存, 不能让2014年的记载覆盖了2013年的记载, 也不能让2013年的记载覆盖了2014年的记载。现在, 有些单位采用保存最后版本的方法, 比如, 用第三次的版本覆盖第二次的版本用第二次的版本覆盖第一次的版本, 这样做的结果很容易造成文件的丢失, 结果一个也没保存好。我在做这项工作的时候, 采用的是每次文档我都保留, 并给它们一一编号。

将档案管理电子化, 是现代化管理不可或缺的一部分。在学校的管理上, 电子档案管理比过去纸制档案管理效率提高三倍, 过去, 查找档案需要几个人一齐工作, 档案管理是三个人, 现在只我一个人就管理得很好。过去查找自己的档案需要半天的时间, 现在, 只需几分钟, 个人的记录就都出现在电脑里, 快捷方便, 而且易于保存, 不容易毁坏。

在工业部门和单位, 电子档案的管理有着更大的用途。比如, 对于设计方案来说, 如果是纸制的非常不好保存, 对于一个老企业来说, 设计的版本多, 很容易混杂。但是, 如果用电子版本, 把每一次设计都编入电脑, 用电子版加以表现, 并且把结果都加上编号, 那么, 在电脑中会保存几十年, 甚至更多。电子版比纸制的文本能多保存几十年, 效率是它的几十倍。计算机管理档案可以节省的大量空间, 节约更多资源, 同时也节约人员。

五、总结

电子档案管理比过去传统的档案管理现代化程度高, 对管理者的要求更高。它需要更高的专业知识和技能, 需要具有更强的专业能力, 需要管理者既有管理知识, 还有高超的计算机知识。可以说, 电子档案管理者个个都是高超的专家。他们工作在档案管理的第一线, 为管理的现代化, 为管理与国际的接轨, 做着不懈的努力和卓越的贡献。

摘要：随着信息技术的发展, 运用电子档案进行档案管理是时代赋予档案管理人员的一项任务。如何更好地利用电子档案进行现代化的档案管理, 是档案管理人员面临的一项重要课题。档案管理电子化, 是现代社会赋予人们的一个新任务。

关键词：电子档案,档案管理,分析

参考文献

[1]龙玉兰, 徐朗, 贺超.现代电子档案管理措施的探讨[J].经营管理者, 2011, (21) :309.

学生管理档案 篇9

一、毕业生档案留校的背景与现状

2002年由教育部、公安部、人事部、劳动保障部发布的《关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题的意见》中第七条写到:“完善未就业高校毕业生的有关政策。对毕业离校时未落实工作单位的高校毕业生, 档案管理机构对保管其档案免收服务费用。学校可根据本人意愿, 将其户口转至入学前户籍所在地或两年内继续保留在原就读的高校, 待落实工作单位后, 将户口迁至工作单位所在地。超过两年仍未落实工作单位的高校毕业生, 学校和档案管理机构将其在校户口及档案迁回其入学前户籍所在地。”因此, 学生在毕业时未就业的可选择将档案继续保留在原就读学校。以海南大学为例, 从2002年起, 统计至2010年6月止, 约有7000余份毕业生档案仍留在学校, 其中超过2年的毕业生档案约有3500份。

按照规定学校档案管理部门对于毕业超过的2年的学生档案应该统一寄回生源地, 并要求接收学生档案的单位寄回回执。但实际情况是, 收到档案的部门并非都能按要求寄回回执。由于学校档案管理部门既不能确定对方是否收到档案, 又无法与学生取得联系通知其本人档案已寄回生源地, 因此学校档案管理部门就不能贸然将档案转走, 否则极易产生档案丢失或去向不明, 而丢失了档案要想再补回原件是不可能的。目前, “未就业”毕业生选择档案继续留校的人数越来越多, 以海南大学本专科生为例, 2008年至2010年这3年中, 毕业生人数分别为5965、6934、6391人, 环比增速分别为16.24%和-7.83%, 协议档案暂存本校的档案分别为:1500、1759和2260人, 环比增速分别为17.27%和28.48%。留校户口也逐年增多, 据学校户籍部门统计:2008年有891人, 2009年1359人, 2010年增加到2236人, 环比增速分别为52.53%和64.53%。可见毕业生户档留校比重的增长速度是十分强劲的。

二、毕业生选择档案留校的原因和心态

虽然文件中要求学校提供档案暂存服务的对象是“未就业“毕业生, 但实际上, 留校的毕业生档案并非完全是“未就业”毕业生的。对此, 结合毕业生的心理和现实情况分析可能有以下几种原因。

1. 毕业生主观认为在没找到理想或适合工作之前, 档案存放在学校是最安全的。

因此学校暂存档案中有一部分非签约就业的即隐性就业毕业生的档案。这些毕业生虽然已经就业了, 但认为目前的工作并不理想, 自己的工作单位随时都可能会有变动, 故不愿转档。

2. 毕业生对档案交到人才交流中心“托管”和留在学校“保管”

的本质区别没有足够地认识。有些同学出于对学校的熟悉和信任, 认为既然学校可以提供档案暂存, 就无须再到人才交流中心托管了。其实, 学校保存的只是“学籍档案”, 而真正发挥档案作用的是人事档案。虽然人事档案是由学籍档案转换而来的, 但是学籍档案的性质是不会随着时间的变化发生改变的, 永远停留在学生阶段, 不会增添就业后新生成的档案材料;它无法办理转正定级、工龄计算、职称评定等手续, 将直接导致档案材料的缺失和不完整性。如果毕业生的就业单位对档案材料要求比较严格, 那么档案放在学校将可能影响到毕业生正常的工作调动及工资职务的合理确定。毕业生只有将学生档案转到隶属人事部门的人才交流中心办理人事代理, 才能将学籍档案转变成人事档案。人才交流中心具有人事部门授权的行政职能, 如:毕业生就业政策咨询、人事档案管理、户口挂靠、转正定级、职称资格考评、身份认定、工龄计算、档案工资调整、业绩 (考核) 登记、业绩诚信档案的建立和完善以及出具证明等为毕业生的工作生活服务的职能。而学校档案管理部门却不具备这些职能, 只能起到单纯的档案保管作用。

3. 档案“说起来重要, 排起来次要, 用起来需要, 忙起来忘掉”。

一般情况下, 只有国有企事业单位才具有独立人事档案管理权限, 其他非国有中小型企业没有授予独立人事档案管理权限。因而有一些单位不要求员工提供档案, 加之生活上、工作中的各种琐事繁扰, 毕业生自己也就无意识的“放弃”办理档案的人事代理。

4. 对档案不了解而导致对档案不重视。

我们在工作中, 常有毕业多年, 乃至十多年的毕业生打来电话问询他的档案现在在何处?《中国青年报》讯:来自某市人才服务中心的数据显示, 在某中心保存的12万份人事档案中, 约3成档案成了无人理睬的“死档”。据调查, 约半数受访者认为, “找工作看重的是能力, 并不看重档案”, 这种想法导致了大学毕业生对自己档案的弃之不顾。由于档案意识的缺失, 他们不知道企事业单位职位招聘、公务员选拔、考研等都要审查档案, 也不知道办理社保、职称评定等也需要人事档案, 更不知道“弃档”行为将会给自身未来利益带来难以估量的损失。作为档案工作者我们感到很痛心, 我们有责任也有义务呼唤他们, 重视自己的档案与重视自己的权益是同等重要的。

三、加强学生档案意识的培养, 改进高校毕业生档案管理工作

高校毕业生是整个社会中充满活力、富有创造力的群体, 是国家宝贵的人才资源, 是全面建设小康社会、实现中华民族伟大复兴的生力军, 怎样引导他们更好的掌握政策, 认识档案的重要性, 使自己的利益不受损失, 应引起教育部门和人事部门的重视。

1. 从教育部门方面入手。

2008年9月1日起实施的《高等学校档案管理办法》, 将学生档案纳入学校档案管理, 对学生档案管理规范化起到了良好的作用, 同时也得到了学校和档案管理部门的重视。但学生的档案意识仍然普遍比较薄弱, 要想学生重视档案, 就需由教育部下文, 要求各高校必须在新生入学年和毕业学年上学期开展档案知识专题教育, 并将这类教育纳入考核的范围, 促使学生必须了解档案, 认识档案, 提高对档案的重视程度。

(1) 开展档案知识专题讲座。第一次档案知识专题讲座是针对全体入学新生进行的, 其目的是让新生了解、认识学籍档案的组成, 告诉新生学籍档案记录着学生在校期间的个人经历, 包括学籍表、学年度鉴定表、成绩单、奖惩记录、党团材料、毕业生登记表等原始记录。特别强调在校期间奖惩记录都将归入学籍档案, 伴随终身。这样更能激励学生向积极方面发展, 多拿奖, 少受罚。第二次档案知识专题讲座是针对全校应届毕业进行的, 其目的是让他们了解国家有关档案管理的政策, 认识“学籍档案”与“人事档案”的关系。从而知道“学籍档案”怎样转变为“人事档案”, 其意义何在, 需要怎样办理。毕业生档案在未就业时可选择继续留在学校保管, 一旦就业, 就要来校转档。如果就业单位没有人事档案管理权限, 可移交人才交流中心委托管理。不要因忙于找工作就长期把档案放在学校, 更不能拿在手中, 放在家里, 那样永远都是“学籍档案”。等到需要时才去将学籍档案转办为人事档案, 这样既没有工龄记录, 也会耽误职称申报, 影响个人的发展。

(2) 《学生手册》中加入学生学籍档案的内容。新生入校时, 学校都会发给学生本校《学生手册》。, 让学生了解学校, 内容包括学校管理制度、道德行为、教学管理、评优奖励、校纪管理、勤工助学、社会实践以及毕业就业等, 方方面面都讲到了, 唯独没有讲到记录学生在校期间学习、生活状况的学籍档案的内容。虽然在就业工作实施细则中讲到“人事代理”, 但并没有明确说明为什么要办“人事代理”, 它有何作用, 不办理会产生什么后果?因此, 应在《学生手册》中加入学籍档案的内容, 并结合档案知识专题讲座, 双管齐下, 才能从根本上让学生重视起档案的问题, 推动档案知识的普及。

2. 从人事部门入手。

学生管理档案 篇10

1管理环境的有效性

以人为本是当今社会的重要理念。为提高医院服务的有效性,医院档案管理是极为重要的,营造良好的医院档案管理环境,提高医院服务的有效性,提供更好的优质服务,应从以下几方面做起。

1.1 更新观念,实现有效服务

档案事业随着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多因素的挑战,都亟待档案工作者不断学习、不断创新,以更有效的服务理念去迎接新的挑战,尽早从过去传统的手工型向现代化管理型转变,建立资源优势、公共文化等档案管理理念。

1.2 强化硬件建设,提高管理技术的有效性

传统的档案手工管理很难适应现代医院建设发展的需要,应投入必须的基础设施和办公设备,实现电子化、自动化管理,实现现代科技的优势,提高工作质量和效率。

2管理系统的有效性

在为医院档案管理努力营造良好的管理环境的基础上,还应积极构建规范的管理体系,充分利用现代科技的优势,用科学发展的眼光,对原有的体系进行完善和改革。

2.1 引入 ISO9000 质量管理体系

我国的一些档案馆根据国家档案管理法律、法规及本单位实际,结合ISO9000质量管理体系运行模式,按照ISO“八项原则”,特别是围绕以“顾客为关注的焦点”与“持续改进”两个基本原则,明确档案管理目标,落实科室与个人责任,医院档案管理引入全面质量管理体系是完全可行的。

2.2 完善制度、规范管理

建立完善的规章制度,可以减少档案管理的随意性,保证档案管理工作的健康、持续发展。随着信息时代的来临、科学技术的飞速发展,一些档案管理制度需要进行修改和完善,可将档案工作的“三纳入”“四同步”管理(即纳入计划规范、管理制度、部门负责人及专兼职人员职责范围;与布置、检查、总结、验收鉴定各项工作同步)列入规章制度而付诸实施。

2.3 优化管理手段,实现档案网络化管理

医院档案科学化管理,不是各部门档案简单集中管理,而是一项实现医院档案管理工作规范化、科学化、制度化、现代化的高标准系统工程,是档案工作人员面临的新课题。档案管理的现代形势迫使档案工作人员要采用系统工程,网络技术目标管理等科学的管理方法。

3服务工作的有效性

医院档案管理的最终目标就是利用、挖掘其潜在的经济价值和社会价值,使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务,拓展服务领域、扩大服务范围、创新服务方式。通过网络信息系统,扩大信息来源,及时准确地收集和整理各类信息,注意各类信息的积累,使医院档案内容得到进一步丰富,从而实现医院档案管理的信息化。

3.1 扩大服务范围,充分利用档案资源

医院档案部门要充分应用现代化科技技术,多渠道、多途径地开发档案信息资源,将档案管理范围进一步延伸,让更多有重要价值的科室档案纳入归档范围,建立档案信息网络,利用网络环境和设施开展各项网络档案信息服务,进一步扩大服务范围。

3.2 改变档案服务方式,提高档案利用价值

在档案工作由传统向现代的转型时期,传统档案服务方式与现代档案服务方式之间并非是“脱胎换骨”,而是“相辅相依”。在传统与现代档案服务方式之间呈现出强烈的互补性,正确处理两者间的相互关系有益于档案资源的共享。应根据社会档案需求发展演变的客观趋势,在不断优化传统档案服务方式的基础上,与时俱进地促进档案服务方式的创新。

(1)档案信息加工服务。随着社会的发展,档案利用的凭证性需求已不再占据绝对的主导地位,历史、经济等主题性档案需求日益增长。档案工作部门可以根据利用者的不同需求,利用自己占有档案资源,快速进行档案信息加工的有利优势,有目的地将各类档案资源予以归纳整理、组合,利用网络环境,组织网上信息,为利用者提供完备、充实的档案信息服务。

(2)档案咨询服务。档案部门建立的多种形式的“档案咨询服务中心”“档案事务所”等均属于档案咨询服务的范畴。以网络化的技术手段支持档案咨询服务,提升档案咨询服务的水平将是未来的发展方向。

(3)现行文件阅读服务。在档案馆现行文件阅读服务中心是档案部门极富创新精神、最具时代气息的服务措施之一,是对传统档案范围的突破,也是今后相当长一段时间内,档案部门克服档案信息滞后的弱点,推动档案资源共享的有效途径之一。

此外,诸如档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务等服务方式正在不断涌现。医院档案部门,也可在一定范围内采取有效的措施,挖掘档案信息资源,为全院各项工作主动提供信息服务,利用档案积极开展编研工作,为临床、科研、领导决策提供主动服务,收集利用反馈信息,了解档案信息发挥作用的情况,总结经验教训,提高档案利用率,以此提高医院各项工作的效率,提高医院的社会效益和经济效益,扩大医院的知名度和信誉度,促进医院健康有序地向前发展。

摘要：医院档案部门要充分应用现代化科技技术,多渠道、多途径地开发档案信息资源,将档案管理范围进一步延伸,让更多有重要价值的科室档案纳入归档范围,建立档案信息网络,利用网络环境和设施开展各项网络档案信息服务,进一步扩大服务范围。

学生管理档案 篇11

关键词:电子档案 档案管理 高等学校

一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况，如表所示，2007年相较于2006年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所，学生总规模增加了两百万左右，高校教职工人数增加了十万；而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增；连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

每年，数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。

二、电子档案管理的利弊

1.电子档案在现代档案管理中的优越性

首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。

其次，通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐，对于远距离共享或调度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。

最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的；存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，如果传递记录着5亿文字的纸质档案，这是无法想象的。在安全性方面，高校档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，导致一些重要文件的遗失，信息在调用过程中的丢失或延误，都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。

2.电子档案在应用中的风险

当然，电子档案也不是万无一失的。事实上，电子档案在存储和使用的过程中，都存在着一定程度的风险。

(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。

(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。

(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。

三、电子档案管理在高校档案管理中的应用

针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题，可以采取以下措施进行预防:

第一，加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态；定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失；还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

第二，规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。

第三，为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。

在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。

参考文献:

[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007(6)

[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报.2008(5)

[3]教育部.2008年全国教育事业发展统计公报.2009(7)

[4]杨小华,唐日梅等.关于高校人事档案管理工作的几点认识[J].沈阳建筑大学学报，2006(1)

学生管理档案 篇12

一、在电子档案管理的过程中, 也要关注纸质教学档案的管理

(一) 电子档案管理与纸质教学档案管理要形成优势互补。

随着信息时代的到来, 在高校教学档案管理的过程中, 电子档案管理已经占据了非常重要的位置。但是不可否认的是, 单纯的电子档案具有着一定的缺憾, 如原始性真实性安全性存在争议, 电子教学档案的原始性和权威性受到质疑。而且电子教学档案的易复制、修改、删除的特点, 使得电子档案的稳定性以及电子文件的价值大打折扣, 而电子档案的设备依赖性也使得电子档案在某种程度上造成了提档的不方便。而纸质档案的原始性以及稳定性使得档案更为真实、直观和安全。但是纸质档案的增长速度大于销毁速度使得教学空间的利用更为紧张, 纸质档案的存放也受保管条件的限制, 如果时间过长, 难免会有虫蛀、字迹褪变等情况发生。而电子档案易存放, 节约空间的特点正好解决了纸质档案管理的问题。因此, 要想保证教学档案管理的真实性、重复利用性, 就要让电子档案管理和纸质档案管理形成优势互补。对于储存价值一般的可以只采用电子文档, 而对于重要的档案资料可以电子文档和纸质文档两种文档一起备份, 即可以保证文档的真实性, 又可以确保重要档案资料的储存。

(二) 加强电子档案和纸质档案的管理。

电子档案和纸质档案对保存的环境都有一定的要求。纸质档案对保存空间的温湿度以及空间大小有所要求;而电子档案对存储介质载体也有要求, 不适宜的磁场环境会对电子教学档案造成部分损伤, 甚至会造成数据丢失, 因此作为档案管理人员首先要确保电子档案以及纸质档案的管理环境, 保证档案的保存良好。其次档案管理人员要做好内部案卷级和文件级的目录编制, 要在统计与检索等基础性管理上, 强化专业性的教学档案管理, 确保教学档案能够真正为院校的教学科研工作服务。档案管理人员要关注电子教学档案的优点, 从文件的拟定、整理到归档再利用要在基本保密性原则的基础上实现院校教职员工的共享性和复制性, 方便教学档案被需要调档的教职员工使用, 促进教学档案的信息利用率。当然, 电子教学文档在被教师共享的时候, 档案管理人员要设置阅读权限, 既保证电子教学文档的隐私性, 又保证电子文档的可利用性。最后档案管理人员要运用电子文档快速灵活的特点, 关注电子文档的形象性和趣味性, 在电子教学文档中加入图像、音频以及视频资料。如在档案管理中, 教师的课堂视频录像就可以用专门的文件夹进行保存, 让教师在进行教学科研以及评职称等方便调取。

二、规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化

(一) 规范电子教学档案管理工作。

高校电子档案管理工作要规范化、系统化才能让电子档案真正为教学科研服务。因此电子档案管理要建立真实、有效的电子教学档案管理制度, 不管是一级院校还是二级院校在电子档案建立的过程中都要严格按照相关的法律法规开展档案管理工作。而作为档案管理人员, 也要强化电子教学档案管理意识, 重视电子档案管理工作, 避免因人为损坏导致的电子教学档案出现缺失或者遗漏。高校每年都要有大量的教学档案需要变动, 其维护、更改、保存以及迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大, 电子教学档案要根据《档案法》和《大学档案管理办法》将教学档案管理过程系统规范化, 从收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面提高教学档案的研究和利用水平。

(二) 提高安全管理意识, 确保文档的及时准确性。

在教学档案管理工作中, 有一些高价值的基层教学单位、教师的教学档案如果未能及时归档, 将会对未来的教学科研工作造成极为惨痛的损失;而价值不高的教学档案不经选择地进行保存, 减少了档案使用的价值。因此作为高校教学档案管理人员, 要提高安全管理意识, 运用计算机档案管理软件系统, 实现档案信息网络化, 并在这个基础上建立电子教学档案目录数据库, 利用数据库分类技术将师生提交上来的电子教学档案的目录数字化。档案管理人员可以根据档案管理的要求, 发动全校师生积极投入档案建设中来, 确保有价值的教学档案资料及时归档, 并根据保密性原则实现教学档案的资源共享, 让教学档案真正成为推动教师相互学习, 提高高校教学水平的重要资料。同时, 针对电子档案管理错误删除、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点, 可以建立安全防范机制, 定时更新病毒库, 平衡公开和保密两者之间的尺度, 设置档案资料需要调阅人员的数据调阅权限以及调阅方式, 避免档案资料被删除或者更改。在这个基础上, 档案管理人员要养成文档备份的习惯, 还可以采用云文档备份的形式, 让重要的档案资料安全保存。

三、加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平

(一) 增加经费投入, 实现电子档案的现代化管理。

在电子档案管理过程中, 最重要的是电子档案管理需要的计算机以及电子设备。在高校的电子档案管理中, 设备的投入是非常重要的。因此高校要做好预算, 增加经费投入, 真正实现电子档案的现代化管理。同时, 在每台电脑上要安装电子档案管理系统软件, 确保教学档案的电子化, 增加电子教学档案的利用率。信息化管理以及办公自动化可以使电子教学档案以便捷的优势实现资源共享, 也能防止教学档案的不必要的流失。在这个基础上, 要加强对电子档案管理人员的电子档案管理的技能培训, 提高管理人员专业技能, 强化管理人员队伍建设。首先, 院校要为电子档案管理人员提供继续教育的平台, 让档案管理人员通过一系列的培训、检查、评比活动提高档案管理工作能力。其次, 要将档案管理人员的档案管理质量纳入绩效考核项目, 确保相关管理人员必须具备必要的专业知识, 提高自身相关的素质。最后, 档案管理人员要从技术性角度和专业性角度不断的学习相关知识来提升自己的专业技能, 以完成电子教学档案管理工作。在这个基础上, 可以开展档案管理人员技能大赛, 组织档案管理人员针对档案管理系统知识和基本的电脑操作, 以及是否熟练灵活运用文件管理系统软件进行电子档案的归档进行训练。

(二) 提高档案信息化管理水平, 变被动服务为主动服务。

在电子教学档案中涵盖着每个专业课程的教学计划、教学大纲、课程标准、教学质量评估报告, 每个学院和教师的科研成果、毕业班学生的实习报告、毕业论文、实验实训计划和项目运行、教案等各种图纸、表格、声像以及文字文件, 电子档案管理借助强大的信息储存功能以及快捷的信息转换功能, 将档案规范化、系统化, 不仅提高了工作效率, 增加了档案的可读性、可视性、可靠性, 丰富了档案的内容, 强化了归类、排序以及搜索功能, 储存也变得更为便利。但是教学档案如果仅是简单的电子归档, 就失去了建立教学档案的学术价值。院校档案管理人员在档案管理过程中, 要提高档案信息化管理水平, 通过对电子教学文档的归类、积累、贮存和开发利用, 使电子教学文档能够更好地为教学服务。首先, 高校档案部门要根据院校自身的情况设计适合本院校的电子档案管理系统, 通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用, 对于具有一定学术价值的电子教学文档, 不但要满足教师员工的正常提档, 而且档案管理人员要善于与相关的教职员工进行沟通, 将有价值的教学文档推荐给相关的教育教学人员进行备用, 促使档案的再利用, 让教学档案能够在教育教学管理工作中以及教育科研工作中发挥出更大的价值。在这个基础上, 推进现代化管理手段, 利用档案网页、校园网等将档案信息实现资源共享, 最大限度满足利用者为教学档案的需求, 既减少了档案管理人员的工作量, 也提高了档案运用的实效。

四、充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作

在高校电子档案管理的过程中, 档案管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性。在高校教育教学管理工作中, 教学档案作为记录教学过程的客观依据, 不仅是教学过程、教学水平的历史再现, 更重要的是教学档案的有效利用可以帮助教学活动深入开展, 让教师在相互观摩中提高自身的教学水平和教学质量。同时, 教学档案记录了教师在教学过程中的收获与失败, 为进一步进行教学科研, 开展课题研究提供了非常好的佐证。在这种情况下, 电子教学档案的有效利用不仅可以使同一所院校内的教师直观感受到教学水平以及教学管理水平的高度, 帮助教师加强教学管理、进行教育科研, 而且在教学评估的过程中教学档案也是重要的依据, 是规范科学办学的重要依据材料。在教学评估的过程中只有丰富详实、真实可靠的档案材料作为支撑, 才能让教育评估顺利展开。因此, 高校教学管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。管理人员要开拓思路, 把握为教学这个中心工作服务的切入点, 实现计算机文件检索、重要档案全文存储检索, 采取多种形式, 让“死”档案变成“活”材料, 为教学科研服务。

五、结论

总之, 在高校档案管理过程中, 电子档案的管理作为信息化时代的产物, 已经成了高校教学档案管理的重要方式。作为高校教学档案管理人员, 要注重发挥现代化的信息技术手段, 实施档案电子信息化管理, 并积极拓宽服务领域。档案管理人员不但要做好档案的搜集整理以及归档工作, 还要善于创新电子档案的管理, 变被动服务为主动服务, 让教学档案管理真正为院校的教学科研工作服务。

摘要：高校档案管理工作中要加强电子档案管理, 在电子档案管理的过程中要关注纸质教学档案的管理。档案管理员要不断规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化, 并加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平, 充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。

关键词：高校档案管理,电子档案,管理

参考文献

[1]仲维丹.综述高校档案馆的安全管理问题[J].黑龙江科技信息, 2012 (01) .

[2]王玲, 刘瑛.强化校园档案意识促进学校发展[J].办公室业务, 2013 (01) .