学生档案工作

学生档案工作（精选12篇）

学生档案工作 篇1

高校学生档案管理, 是学校档案管理工作的重要组成部分, 是高校档案信息的重要内容, 越来越多的高校将学生工作处负责管理或各个院系分散管理的高校学生档案交由档案馆集中统一管理。因此, 认真思考和研究高校学生档案的科学化、规范化管理, 使高校学生档案管理工作与时俱进, 更好地为学生工作、高校发展及社会服务, 已成为高校档案馆的工作内容之一。笔者就如何加强高校学生档案管理工作, 谈几点建议。

一、开展高校学生档案意识教育

高校学生档案是学生在学习、实践活动中形成, 归档保存起来的各种人事材料;是记述和反映了学生个人成长经历、表现, 以个体为单元按归档制度整理、保管, 以备查考的信息载体;是反映学生在大学期间学习生活的重要依据, 是学生综合素质以及家庭社会关系、经济状况的主要原始材料, 是学校培养考察学生的第一手材料, 是国家和社会选拔、录用人才的重要依据, 更是每个学生由学校走向社会的重要人事档案形成的基础。由于目前多数高校毕业生对自己的档案材料重要性认识不足, 置个人档案于不顾, 往往一毕业就加入“弃档”一族。因此, 档案管理人员有责任利用学校传媒如校园网、校报、宣传栏等对高校学生进行档案意识的教育, 提醒每位学生认真对待自己的档案。

二、规范高校学生档案的形成及转递过程

1. 表格填写规范。

姓名是最重要的一项内容, 应前后一致, 特别应注意音同字不同的字, 其身份证、招生录取名册、学籍登记表、毕业登记表及毕业证书、学位证书的名字应完全一致。

2. 字迹工整清晰。字迹潦草难辨、随意简化、填写不全、前后日期矛盾等, 都会留下后患。

3. 档案材料齐全。

高校毕业生档案中应有高中阶段材料, 高考时形成的材料, 大学期间德、智、体、美等各方面的材料, 党、团材料等。凡材料不全或缺乏某项内容, 应及时向辅导员了解情况并询问自己应做的补救工作。

4. 转递单位准确。

毕业生必须在确知就业单位是否有人事主管权的情况下, 认真填写档案转递单位, 不能盲目转递。只有弄清档案到达的确切人事档案管理部门, 才能保证毕业生档案的准确转递。

5. 及时进行查询。

毕业生离校后, 其档案由学校按就业派遣方案通过机要交通投递到工作单位的人事档案管理部门。毕业生到工作单位后应及时查询自己的档案是否到达, 如在规定时间内未收到档案, 我校学生可上学校网页进入档案馆查询毕业生档案去向或与学校档案部门联系。

三、充实高校学生档案的内容

高校学生档案的主要内容包括:高考报名登记表、高考体检表、新生登记表、各学期成绩汇总表、实习鉴定表、毕业生登记表等。目前, 这些传统的学生档案材料已不能满足用人单位对人才的选拔需要, 他们需要了解学生在校期间更多的情况, 如心理状况、诚信情况、综合素质和协调能力等。这就要求在做好现有高校学生档案管理的基础上, 增加以下内容, 以满足用人单位的选才需求。

1. 心理档案。

目前, 大学生面临的来自学业、就业竞争、家庭、情感、人际关系等方面的压力越来越大, 一些大学生不能很好地进行自我心理调适, 而出现各种心理问题。因此, 学校有必要为学生建立心理档案, 定期为学生进行心理测试, 及时准确地掌握和了解大学生的心理发展规律、特点及现状, 从而为学校的科学管理提供心理学依据。如可以从中寻找导致某些学生发生心理障碍的原因, 并从宏观上寻找教育、预防的方法, 为学生的身心健康发展提供动态的监测手段, 为学校心理辅导、咨询和治疗工作提供操作指南, 为学校的宏观管理提供决策依据, 为用人单位广纳群贤提供参考依据。

2. 信用档案。

建立信用档案, 有利于督促学生重视信用, 充分发挥学生“自我管理、自我服务、自我约束”的能力。更重要的是通过信用档案将学生纳入社会诚信体系, 培养大学生的诚信意识, 带动整个社会信用理念的提升和诚信氛围的营造。建立信用档案还可以为学生就业和生活提供信用信息服务, 也可以为其职业发展和工作中的晋升提供依据, 让用人单位在选材时更放心, 对督促学生自律也会有较好效果。

3. 客观评价档案。

在高校学生档案中不管是个人鉴定还是班级鉴定, 都存在评述结论单一化、模式化等现象, 很难准确反映一个人的个性特征。如评价优点反复使用“学习认真”, 评价缺点常用“表现一般”等一笔带过, 这样反映出来的档案缺乏客观的评价, 用人单位很难获取有用信息。因此, 在高校学生档案中应增设一些客观评价档案, 评价语言应因人而异, 用具体事例突出每个人的实绩, 个人鉴定鼓励本人实事求是地介绍自己的兴趣爱好、个人特长和能力等方面的情况, 让用人单位见档如人。

4. 综合素质评价。

大学生的综合素质培养和评价, 是当前教育领域和社会用人单位共同关注的热点问题。建立科学、直观、可操作性强并能反映学生个性特点的素质评价体系, 能够加强和提高大学生的综合素质水平, 培养造就出一批适应社会发展需要、乐于参与人才竞争、品学兼优、富有开拓精神和创新能力的优秀人才。综合素质评价主要包括思想政治与道德修养类、学术科学与创新创业类、国防教育类、文化艺术与身心发展类、技能培训及其他类、社会实践与社会工作类六个大项, 细化为几十个要素, 采用素质学分制, 每学期进行素质学分选课, 毕业前必须修满规定的素质学分。以上六大类素质中, 思想政治素质是基础, 道德修养素质是灵魂, 学术科学与创新创业素质是素质教育的重点, 提高人文素质、心理素质、身体素质是学校教育的努力方向。

高校学生档案管理人员除应加强对高校学生档案意识的教育, 提醒学生在个人档案形成及传递过程中应注意的问题, 不断充实高校学生档案的内容, 还应转变观念, 树立人本主义管理观念, 扩大高校学生档案的利用范围, 在不违背原则、保密的前提下, 为学生本人提供人事档案利用, 使学生在人事档案的利用过程中, 真正体会到人事档案及人事档案工作的重要性, 杜绝人事档案“弃档”现象。

学生档案工作 篇2

今天我们就这个课题，分四个方面向大家作一下介绍。一是档案袋的构造;二是档案袋的操作和评价方法;三是初步的效果;四是目前存在的问题。

首先介绍第一个方面：档案袋的构造。

各个年级都有一套和自己年级的教学内容紧密结合的阅读能力诊断和评价手段，而且根据学生的需要和年龄特点，设计了不同的专栏。通过这些专栏的评价，既体现了学生的整个学习过程，又结合了学业情况的评价，对学生来说一举两得、获益匪浅。

这就是我们学校各年级档案袋中的每项专栏。其中积累是一至五年级共有的专栏。朗读专栏主要针对一、二年级，这两个专栏都以记录结果为主。信息收集是三年级到五年级共有的专栏。不过,每个年级针对相同的专栏所提出的要求是完全不同的，呈螺旋上升状态.随着孩子年龄的递增，我们的要求一点点增加，设计不同的操作方法及评价手段。除此之外，各年级都有一个相对独立的特色专栏。一年级是好习惯的培养，二年级是看图编故事，三年级是写话，四年级是戏剧，五年级是辩论。这些特色专栏均是以记录学生的学习过程为主。我们所设计的栏目既有统一又有灵活，统一是为了更方便评价，更有利于尺度的掌握。但同时又有灵活性，强化了学生的自我意识，注重了过程性评价。这样不仅使学生的个性得到发展，而且使老师对学生有了更全面的了解、更客观的评价。

二、档案袋的操作方法

一年级的积累专栏，我们着重介绍两个板块：汉字识记和古诗吟诵。汉字识记是配合新教材所要求的开放识字设计的。评价形式为种苗苗，老师看到的这个花盆，学生将本周识字表要求识记的汉字填进去，所写的汉字一定要学生如实掌握，若不熟练可以不填。将在课文认读过程中自主识记的汉字填写在绿苗苗内(学生不会书写，可家长代笔)。根据周练成绩分获绿、黄、紫色苗苗一盆。古诗积累的评价形式是神奇蘑菇，我们要求学生能将课外阅读和语文书上的古诗都背出来，当然不否认，不可能每个学生都达到这个目标，好的学生很轻松地就可以完成，差的学生让他自由积累，有的学生课外阅读上的古诗只能背出一两首，但是从该生的纵向发展来看，他还是有收获的，所以档案袋对每个学生都是有帮助的。

到了三年级，在积累专栏中，我们增加了听记训练，老师们每天利用课前的几分钟听写一些相关的句子，课后由小组长进行评价.四年级，增加了古诗翻译的内容，而五年级的学生则开始接触宋词，并选择其中简单的内容进行背诵。关于阅读项目，三年级增加的是好句

的积累.四年级则每周坚持完成一篇读书笔记，并且请家长考评，文件夹中设有“每月一谈”的栏目。(指屏幕举例)五年级在此基础上添加了名篇积累，要求学生在当月完成背诵一篇名篇。学生通过五年的积累训练，知识面不断地拓展、知识量不断地增加.此外他们在积累过程中还得到自己、同学, 老师和家长多方的认可与肯定,这将成为他们成长道路上的一份极为有帮助的档案。

四年级的信息收集专题着重培养学生的收集和整理信息的能力。首先，老师根据整一学期的课文内容选择了几个信息收集的主题，分别为：颂英雄，喜欢上海的理由，科学家的故事，动物乐园和环游世界邀你行五大主题。学生找到资料后，根据主题进行筛选，分门别类，并装订成册，摆放在教室的书架上。那么如何评价学生的收集呢?针对这个问题我们设计了“学生收集信息的点击率”，大家请看这张表格，我们就是根据其他同学阅读你的资料的次数、阅读人数的多少来评价你的资料的正确性和趣味性。这个方法一经推行，马上受到了同学们的欢迎。大部分学生都希望同学们去看他收集到的资料，特别是那些对自己要求高的学生，他们不仅会主动向其他人介绍自己找到的资料，而且对收集到的资料精益求精，不断筛选，使其更具可看性，以求增加点击率。而这股风气带动了一般的普通队员，他们也会纷纷效仿。这样，班级里就形成了良好的阅读氛围，而且潜移默化地培养了学生整理信息的能力。在这里我还想说明一点，那就是我们搞的这个专题对于班级里学习一贯不努力的孩子也有相当的促进作用。因为在整个学习活动中，他们周围的孩子都在积极地收集与课本有关的资料，大家都很有兴趣地阅读自己或他人的劳动成果，那么他处在这样一个环境中，一定或多或少受到影响，哪怕他一个学期都不收集一份资料，但是从别人那里看到的，从同学嘴里听到的，已经很多了，那么对于他而言，收获就有很多。

五年级档案袋中的此专题以测评学生的收集信息和处理信息的能力、做读书笔记的能力为主。信息收集专题的评价式是小报制作，评价方法是本专题通过小报的制作过程来检验学生收集(请你继续关注好范文网WWw.haOWOrD.coM)、处理、运用信息的能力。例：我选择巴金完成《走近名家》的小报，。通过上网或查阅书籍，找到其生平介绍、各年龄段代表作，将这些内容夹进档案袋，把目录填写在资料汇编表格内。收集完资料将其筛选，把小报中要用的资料夹在入选资料中，在表格内写清选择理由。做小报时要有设计初稿、最后定稿。整个评价过程分为三个阶段：(1)小组评价：学生四人为一小组，从小报的信息量，是否围绕主题，版面设计这三方面评价该生的学习态度及小报的质量。(2)成果展示：将每个小组中选出最佳小报张贴在绿版上，给学生一周时间阅读，选定一个时间给每位学生发三颗星，请他们贴在最佳的三张小报上。教师公布每张小报的得星数，授予奖章。其余学生将自己在小组内的得票数填写在成果展示表格内。反思阶段：学生将自己在做小报过程中的收获填在“真开心”的画框内，将完成小报后觉得自己的不足之处填在“好遗憾”这一栏里，把想到的改进措施填在“以后我还要”的书签上。教师用简单的语句谈谈该生的小报中反映出的收集信息和处理信息的能力。这张“我再想一想”的表格只在两张小报中选一次完成。评价人有学生本人、全班同学和教师。

特色专题是学生最感兴趣的。我们以四、五年级的戏剧和辩论专栏为例，简单作一些介绍。四年级的戏剧专栏是以编写剧本和戏剧展演的形式来进行。要求学生自己写剧本，每个学生都要完成初稿、修改，最后定稿，都存放在“天才秀剧本”板块中。接着就是排演了，小组成员中除了演员外，还可根据情况安排美工、道具、音响、导演等。针对组员多种分工的特点，我们设计了一个“个性空间”板块。每个人根据自己的任务在“个性空间”中施展拳脚，或是导演的排演计划，或是演员表演时的精彩瞬间，或是美工的宣传画，或是道具的设计图纸。戏剧单元的评价不只是简单的颁奖，更多的是要求学生的自评反思，我们在“再回首”板块中设计了很多问题让学生填写，比如：你在戏剧展演中碰到了哪些困难?你觉得自己有表演才能吗?为什么?戏剧展演中你最大收获是什么?等等。学生通过这样的文字总结，反思自己在活动过程中表现，从而起到促进作用。去年，我校的二年级同学举行了一个

小小奥斯卡的活动，课本剧展演给了学生一个展示的舞台，学生自己编剧本，自己做头饰，自己当评委，小小年纪把活动推向了高潮，也得到了家长们的好评。(放录象)大家看到的这段录象就是当时戏剧展演中的一出课本剧。你们看，那个表演钟的男孩在班中是个很普通的学生，这次活动中，他主动竞选这个角色。在整出戏的表演中，他始终高举着手臂，努力使这个人体道具更为逼真。他的那种认真敬业的精神给全场所有的观众留下了深刻的印象。最后，大家一致评选他为最佳人体道具奖。这个孩子所表现出的责任心得到了大家的肯定，会使他终身受益。

五年级的特色专题是辩论。评价形式为辩论赛。辩论赛之前是一个辩论材料的准备过程，这个块面共有四部分组成：每位学生要简单阐述选择本观点的理由，接着为自己的观点找到相关材料，然后根据需要做成小卡片，最后写一篇详尽的总结陈词。辩论专题的档案袋中要有一盘课堂实录音带以及教师的评价表和学生自我反思，即“辩论诊断书”。个人反思是指学生在比赛结束后，对自己在整个辩论期的态度，表现，收获做一总结。这样做，用以帮助自己更好的改进，提高自己的辩论水平。教师纵观整个辩论过程，除对两个参赛队的表现加以点评之外，还要决出胜负，评出最佳辩手。每个学生在整个辩论单元中的表现教师也要逐一点评。

无论是哪个专题，何种阅读能力，也无论是怎样的评价方法，我们在档案袋中评价的意义不只在与评价学生的学习状况与结果，更重要在于学生的成长与发展，使学生养成反思性思维的习惯。这些专栏的评价虽然是放在课后，但是其中的内容都是立足于教材，对教学有一定程度的补充和帮助。

我们力求通过评价进课堂来改变课堂教学的面貌，以评价促进学生发展、以评价促进教师提高、以评价促进课堂教学。我校的每一堂语文课针对不同年龄的孩子，针对不同的阅读能力，都用各种方法结合了评价。研究刚开始时，每个老师都经历了“摸着石头过河”的阶段，然而我们通过一次次实践、一次次课后反思，感受到了其中的乐趣。可以说我们的研究是在教学中得以渗透，并非纸上谈兵，流于形式，而且渐渐积累了一些经验。接下来，我们就为大家举例介绍几个年级的语文课上是如何结合评价的。

朗读评价在低年级的课堂中出现的频率是最高的，一年级的《大萝卜》这课，老师将课文，改编儿歌，拓展儿歌，让学生作为一次朗读的考核内容。这样的朗读考评与平时的教学区别在于：一、根据学生能力的不同设计难度不同的朗读内容，可选择一首、两首或三首都读，可选择课内、课外的，换语境朗读。二、评价目标明确。学生的字字音准，不加字、不漏字，是否会指读，都有相应的标准。三、不一次定性。学生在朗读过程中出现错误，可重新考核，直到达到自己的预期目标，拿到星为止。学生的目标是拿星，我们的目标是提高学生的朗读水平。那么，学生通过一次次考核，他的朗读从错几处到全对，他的星拿到了，我们的目标也完成了。

这是二年级的朗读评价单。与一年级相比，我们给了学生更为明确的标准,使学生真正学会朗读的方法,并试图初步培养学生善于倾听和正确评价他人的朗读的能力。(举例)我们综合声音响亮、字音准确、感情丰富等方面设计了评价表。有时，朗读评价出现初读课文的时候，让学生进行自我评价。有时则出现在课堂教学过程中。经过老师对重点词句的指导，学生自我练习后，由同桌进行评价。随着培养目标的提高以及评价者的变换,学生的朗读能力和评价能力也日益提高。

到了中年级，学生已经有了一定的基础。这时的语文课将结合进更多方面的评价。例如：上《白鲸得救了》这篇课文时，讲到白鲸被冰层堵住了去路绝望地叫起来。老师在这里引入了课外资料，目的是想让学生通过阅读，理解为什么白鲸被冰层堵住去路后，就会断绝生存的希望。为了激发学生在这个环节中的学习兴趣，教师设计了一份评价单，内容包括：1、能读通资料、理解资料;2、能根据问题找到答案;3、能说说自己的理解。学生根据评价的

内容，自主地学习，又有自评，又有组长评，这样，有了学习的动力，积极性也提高了许多，因此学习的效果很好。当学习课文的第二个板块又要用到资料时，再用相同的办法评价，学生就没有新鲜感了，于是，设计了小组学习评价单，换一换形式，又一次很好的调动起了学生学习的积极性。

评价进课堂使每位老师都受益匪浅。我们总结出了以下几个优点：一是学生互相评价时，往往站在同一个高度来看问题，这样也就更容易被学生所接受，有助于树立学生的自信心。二是学生在评价他人的同时，自己也加深了认识，甚至对问题的理解会上升一个层次，从而提高了学生的比较、分析能力。三是课堂上的评价最大限度地调动起了学生的积极性，使学生真正成为了学习的主人。四是学生通过评价，可以反思自己的不足，为今后的学习打好了基础。课堂上每一次评价的结合都是老师深入研究教材精心设计的。实践证明，在这一过程中，老师的理念更新了，钻研的劲头更足了。

三、初步的效果

1、档案袋评价使学生的自我意识增强了。

学生在参与评价的同时提高了评价的能力，逐步养成了经常反省自己的学习活动，学会评价自己的学习成果，改进自己的学习方式的良好的学习习惯。并在自我反思性评价中提高辨别是非的能力、自我教育的能力，成为学习的主人。

2、档案袋评价使学生的阅读能力提高了。

在评价中，学生的积累与日俱增，阅读能力得到了提高。我校每一学期都会进行语文阅读单项测试的校监控，我们可喜地发现这几年，每个年级的平均分都持上升的趋势，特别是中高年级进步更是明显。在前几次的区能力诊断考中，我校的学生也取得了不错的语文成绩。另外，我校有近二十位学生的作文刊登在各类报刊、书籍中。还有各类征文比赛，我校学生也屡屡得奖。这一切都与我们的研究分不开。

3、档案袋评价成为了教师在阅读教学中的一种极为有效的工具。

如何从兴趣入手，使学生想读;如何传授方法，教学生会读;如何创造条件，让学生多读，一直是阅读教学中需要仔细斟酌的。而我校在构建了学生个人档案，把评价带进课堂以来，阅读教学有了全新的面貌。自评使学生学起来虎虎有生气，同桌互评使同学之间展开了良性竞争，组长评调动起了每个同学的参与热情??档案袋评价成为了我校教师在阅读教学中的一种极为有效的工具。

4、产生的社会效应。

自开始该课题的研究以来，我校的档案袋受到了广泛的关注。10月、11月，我们的课题刚刚启动不久，已得到了教研员的肯定，并让我们在三、四、五年级的语文教研活动中交流介绍。204月，该课题又参加了区二期课改的展示研讨活动，得到了更多老师的好评，《徐汇报》上就我们的展示还有过一篇报道。去年十月，我校迎来了一百岁生日。在校庆当日，许多区领导都来到我校参加了庆祝大会，参观了我们的校史馆、艺术馆，当然也吸引了不少媒体记者。有一位《新民晚报》的记者在拍摄的过程中惟独选择了我们的学生档案袋，他采访了我们的学生，并且在报道中给予我们的档案袋以高度的评价。这份赞赏来得十分意外，却是给我们从事研究这么多日子的老师们最大的回报。

四、问题和思考

首先是如何保持学生对此项活动的新鲜感。教育学中提到“兴趣是学生自主学习的驱动力。”兴趣中很大一部分成分就是新鲜感。实验伊始，学生们都十分有兴趣，也愿意自主地投身其中。可时间一久，学生对档案袋中的所有内容已经耳熟能详，再这样继续下去，很多孩子就失去了兴趣。

针对第一个问题，我们想开展多种多样的活动是值得一试的办法。每个年级的档案袋中都设有不同的专栏。我们可以根据每个专栏的特点开展不同的活动，如古诗背诵专栏，可以举行“小小赛诗会”;辩论专栏可以举行“能说会道小辩手”的辩论赛;朗读专栏则可以举行“小小百灵鸟”的诵读擂台赛等。至于活动规模，可大可小，可以是小组竞赛、班级竞赛、年级竞赛，甚至于校级竞赛。每次活动都设计一些新奇有趣、范围广又极具鼓励性的奖项，以此来不断地刺激学生。

其次，随着年级的不同，档案袋中的内容、形式都可以根据需要进行适当地改变。低年级的内容应比较简单容易操作，图案比较可爱多样，评价时可以以贴贴画画为主。中高年级，则日趋成熟，自我反思的量适当增加。

第三，随着孩子能力的增强，中高年级的档案袋中可以留给学生一些自由发展的空间。让他们参与档案袋部分内容的确定或者请她为自己设计一个独一无二的专栏，确定专栏的名称，积累自己感兴趣的素材或者一些能表现自己个性和特长的东西。

第二个问题是需要进一步关注学生的差异。

在构建学生个人档案的过程中，我们发现学生与学生之间的差异是极其明显的。好的学生整本档案袋不仅内容丰富，而且能精心地美化，可见对这本档案袋的爱护和珍惜。可也有极少部分学生的档案袋除了积累专栏里有一些内容外，其余一片空白。对这部分学生来说，虽然一学期里有一定的积累量，本身来说是一种提高，但与好生之间的差距越拉越大。针对这个问题，我们觉得需要进一步关注。特别需要教师多给这部分孩子以鼓励，让他们在更多的关心中重拾信心。另外，也可以针对这些孩子的优点，由班级自行设计评价项目，以提高这部分孩子参与评价的热情。

第三个问题是运用档案袋评价对教师来说是一种挑战。

在新课程教学中我们的角色已发生了显著的改变，教师不再是简单地传道、授业、解惑，而必须是教学的组织者和促进者，是课程的实施者和策划者，更是一位协助者，一位教练，一个资源的提供者和开发者。而我校更是在二期课改的理念下采用档案袋的研究来提高学生的阅读能力，这对我们每位教师来说无疑是一种挑战。

学生档案工作 篇3

关键词：高职院校；学生档案；管理

在改革开放，社会信息量不断增长的今天，人们的观念向求发展、求竞争、求效益方面发展，对各类信息包括档案信息的获取要求越来越大，利用的速度要求越发快速、准确。高职院校学生档案是学生从入学到毕业的整个过程的真实记录，强化学生档案管理对提高教学管理水平和教学质量有着十分重要的意义。

一、高职院校档案管理方面普遍存在的一些问题

目前有少数高职院校对学生档案工作在整个学院工作中的地位认识不足，在基本建设方面比较落后。比如，没有专用档案室，有的档案室是狭小而潮湿的空间，更不用说现代化的档案管理设施和设备了。学生档案管理的规章制作还不够完善，学生档案管理工作任务比较繁重，工作量大，没有专业管理队伍等。因此，正确认识存在的问题，找到相关的、科学的管理方法，就显得特别重要了。

二、烟台工程职业技术学院加强和完善学生档案管理工作的做法

1.加强学生档案管理意识

学院领导高度重视学生档案工作，深入持久地组织学习与宣传活动，通过学习与广泛宣传，形成了人人重视学生档案管理并自觉地维护学院学生档案的意识。我院采取的具体措施是：主管领导和学生档案管理人员进一步学习《档案法》和有关的政策规定，明确其重要性。这样，只有学生档案管理人员有了良好的档案意识，才会在具体的学生档案管理过程中对学生资料数据做出正确的反应，做到及时收集、管理和分类保管。

2.健全制度，规范管理

不断建立和完善档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理。我院按照《山东省档案工作等级评定试行办法暂行规定》的要求，建立健全档案工作管理体制，完善档案工作各项制度。制定了《综合档案室工作职责》《档案人员工作职责》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案利用制度》《档案鉴定、销毁制度》和《档案室管理制度》。我们还把档案工作纳入处室工作目标管理责任制的检查考核中，结合年终考核与个人年终奖金挂钩外，作为年终评优选先的依据。这样促使各处室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学院档案工作保质保量完成。我们做到各部门、各处室职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。

3.强化学生档案管理队伍建设，提高管理水平

为适应岗位发展的需要，学生档案的管理水平要做到科学、优化、稳定，则必须拓宽档案人员的知识面，不断学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在加强档案人员的政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案人员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；选配工作责任心、事业心强的档案人员来充实学院档案工作岗位；定期开展培训，加强档案人员自身业务建设。一方面学习档案管理专业知识，另一方面学习现代化先进技术设备的操作技能，不断更新知识，提高管理水平。为此，学院单独将相关档案人员送出去培训，使他们的工作能力不断提高，为学院教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案人员素质，是推动档案管理事业发展的关键。

4.注重收集，加强管理，拓展档案归档范围

学生档案是将来各级组织选拔、考核人员的重要依据，能证明个人学习经历的就是档案。档案里面有一个人各个时期的成绩单、各方面的评语、获奖证明，还有党团材料。而且这些材料都是原始材料，不可复制。因此，结合目前人才培养模式、围绕学生个性、素质发展，努力拓宽学生档案收集的内容，构建具有特色的学生档案副本是十分必要的。我们学院采取辅导员责任制，每个学期都会将学生的材料集中上交，不断补充学生的档案副本。

5.加速学生档案的数字化工作

随着人事制度改革，人才流动越来越频繁，人事档案的信息化管理越来越重要，运用网络进行管理将会更加快捷、安全。当今社会越来越多的文件都不再是传统意义上的纸文件，而是电子文件。为搞好学院学生档案管理工作，我院加速了学生档案数字化、网络化建设，实现了人事档案管理与传输的自动化。

三、结语

学院学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。

参考文献：

[1]罗春叶.高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报，2008（4）．

[2]杨冬梅.浅谈高校学生档案管理[J].科学决策，2008（11）．

[3]杨光.大学生户籍管理存在的问题与规范管理策略[J].湖南工业职业技术学院学报，2010（5）．

论高校学生档案管理工作 篇4

关键词：高等学校,学生档案管理,问题,对策

目前在高校毕业生中很多人的心里存了“大学毕业后档案没什么用了”的想法, “弃档”现象越来越严重, 这其实是错误的, 而且对以后的工作生活埋下了非常大的隐患。学生档案是国家人事档案的组成部分, 2008年9月1日颁发的《高等学校档案管理办法》首次把学生类档案列入高等学校文件材料的归档, 它真实地记载了每位学生在校期间的学习、生活及各种重要社会实践活动的情况。它反映了学生在德、智、体、美等方面的综合素质及学生的家庭及社会关系, 是学生在走向社会后就业部门及各级组织选拔任用学生的主要依据[1]。

但是, 由于很多学校在学生档案管理方面的制度不够健全, 导致学生档案材料不全或者丢失的现象时有发生。笔者认为有必要对现时高校学生档案管理存在的问题进行探讨, 以提高学生档案管理工作的成效。

一、高校学生档案管理存在的问题

笔者认为, 当前高校学生的档案管理主要存在以下三个问题:

1. 领导重视不够, 档案管理的制度不够完善。

学生档案虽然重要, 目前却并不为学校的领导层所特别关注和高度重视, 学校大部分领导和同志认为档案管理工作无足轻重, 没有多大作用, 在人员配备和资金投入上不是很重视。大部分高校档案管理水平不高, 没有健全和完善的管理制度, 多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度, 档案管理较随意, 主要由管理人员的经验和责任心决定档案管理水平。而大部分的档案管理人员都是半路出家, 很少有机会参加专门的档案管理技术培训和在职学习, 对档案工作缺乏足够的了解和认识, 因此大多高校缺乏专业的档案管理人才, 档案管理人员的综合素质有待提高。

2. 档案管理技术落后, 网络化意识不强。

很多的高校仍然停留在传统的手工整理、档案袋存放的层次, 导致学生档案归档工作滞后。学生档案材料具有原生性, 一般应该在产生时归档, 但很多高校都是在学生毕业离校时才突击整理, 然后仓促传递, 极易造成学生档案不能及时归档、缺失等现象。即使不少高校近年来采用了计算机技术管理, 但程度化不高, 仅停留在用计算机管理信息, 将学生档案管理输入计算机中保存, 不重视对档案的优化管理, 完全把档案管理看作是“保管型”工作, 这并没有发挥出信息技术的优势。面对档案收集与整理的过程中存在的工作量大、操作烦琐、易出错等问题缺乏采用信息化、网络化等现代科技手段解决问题的能力。

3. 学生档案信息量不足, 利用率不高。

当前各高校日益扩大的招生规模加剧了学生档案管理的技术难度与操作难度, 大部分高校学生档案材料只注重对学生智育的记载, 而忽略了学生日常教育考查、考核材料的收集, 档案材料中只装有高考档案、毕业生登记表、学籍表、成绩单等几项材料;而对学生在校的处分、检查材料要么在毕业前给予撤销, 要么就干脆不装, 从而影响了学生档案材料的真实性、完整性, 很难全面、准确地反映学生在校期间的生活经历及学习情况。学生档案常常从入校建档到离校调档过程中, 除了必要的资料补充, 连起码的归类整理可能都没有, 使学生档案的参考价值大打折扣, 达不到学生档案的完整性这一基本要求, 失去了档案的本意[2]。

二、高校学生档案管理的对策

1. 建立健全的学生档案的管理制度。

高校学生档案是学生个人各方面情况的综合反映, 对于学生今后的成长进步具有重要的作用。因而学校一定要把学生档案工作当作一件大事来抓, 尽可能地投入资金和人力, 改善学生档案管理的条件。要根据学校的相关管理规定和标准, 结合学校具体实际, 制定出适合学校自身发展的学生档案管理制度;要配备专职档案管理员, 确立档案管理人员的岗位管理制度, 明确工作人员和职责范围, 确保学生档案的收集、鉴别、整理、保管和传递等环节责权明确。

另外要注意院、处、系之间相互协作, 力争管理规范化, 切实抓好平时档案材料的收集、归档工作。例如可以成立学生档案管理委员会, 把校领导确定为学生档案管理委员会的主任或副主任, 各部门负责人为委员, 各院系辅导员为成员等。这样一方面提高了学生档案在高校档案工作中的地位;另一方面把全校涉及到学生档案管理的人员聚集在一起, 为今后学生档案工作的开展搭建起一个互相配合指导与监督的平台。这样必将有力促进高校学生档案管理水平的提高, 从而促进学校档案管理整体水平的提高[3]。

2. 提高档案工作者的素质修养, 建设高素质的档案工作队伍。

学生档案管理工作是一项细致又繁忙复杂、技术性较强的工作。随着信息技术的高速发展, 档案管理由传统的纸质载体拓展到现代电子载体, 档案管理网络化、信息化已势在必行。因此, 高校必须加强学生档案的管理力度, 提高档案管理人员的能力, 改善学生档案管理水平, 加大学生档案管理手段的信息化改革力度, 充分发挥学生档案的社会效益。

要加强档案队伍的建设, 关键在于档案工作的自身素质。当务之急是建设一支高素质的档案工作者队伍, 很多学校原有的档案管理人员原来的工作能力及水平只限于一般档案的整理、编目、查阅等, 对如何优化档案资源、提高服务功能等方面还有待加强。因此, 应该采取多种形式加强档案管理人员的业务培训, 如通过参加各种在职培训、在岗继续教育来加强档案管理人员的责任感, 提高档案管理人员的专业水平、外语水平等, 特别是应加强以计算机技术为主的现代信息技术在档案工作的应用和针对现有档案资料的利用与开发等能力的培训, 不断提高档案管理人员的综合素质.使大学生档案管理规范、有序、准确、完整[2、4]。

3. 增加档案材料收集渠道, 保证档案材料准确及时地更新。

提高全校师生员工对学生档案重要性的认识, 进而自觉地参加到这项工作中去, 从而保证学生档案材料收集的准确、完整。一方面, 档案管理人员要及时收集学生各个阶段形成的档案材料, 将档案材料收集的责任落实到人。可以以班级为单位设置兼职档案联络员, 协助辅导员做好档案管理工作[5], 以便实现档案材料及时、安全地传递, 同时也有助于档案管理意识的提高。档案材料要经辅导员验证签字后再及时送交档案室。要加强档案材料收集的横向联系, 确保材料收集过程中的保密与安全, 保证档案材料及时、准确、完整地收集归档。

另一方面, 各高校档案馆可以根据自身的实际情况, 通过开设学生个性档案网站等方式, 让学生自己将其认为重要的图片、视频、参加的活动等内容展示出来, 调动学生参与完善自己档案的积极性, 既增加了档案馆与学生直接交流沟通的平台, 又可以广开档案搜集渠道[6]。

三、小结

总之, 高校档案管理工作是一项专业性、技术性都非常强的工作, 需要全校师生共同努力, 不断健全档案管理制度, 不断更新管理手段, 才能使学校的档案案门类和馆藏更全, 档案效益更高, 实现学校档案工作持续发展, 发挥档案最大的功能作用。

参考文献

[1]时彦敏.试探信息技术背景下的学生档案管理工作[J].中国科教创新导刊, 2010, (5) :216.

[2]孙远芳.高职院校学生档案管理工作浅析[J].文教资料, 2009, (8) :204-205.

[3]刘珏.高职院校“学生类”档案管理模式探析[J].广东农工商职业技术学院学报, 2012, 28 (3) :84-86.

[4]涂师平.学分制下学生档案管理的重要性[J].中国实用医药, 2014, 9 (8) :267-269.

[5]单芹华.学生档案管理存在问题及建议[J].南昌教育学院学报, 2012, 27 (6) :66-68.

学生档案工作 篇5

安庆职业技术学院学生工作档案材料分类及材料目录

一、学生处（团委）学生工作档案材料

1、综合类

(1)上级有关学生工作的文件

(2)学生工作计划、总结、报告、决定、通知等(3)关于学生工作的规章制度、管理办法(4)全校学生工作人员名单及基本情况(5)重要会议文件材料、会议纪要(6)专项工作材料

(7)其它需要留存的档案材料

2、日常教育管理类(1)上级有关文件材料(2)处室文件

(3)有关工作向院领导的请示、报告及院领导的批示

(4)学生日常教育管理工作年度计划及实施过程中的重要材料和工作总结(5)学生日常教育管理规章制度、《安庆职业技术学院学生学习生活指南》(6)全院性学生大会及学生座谈会的会议文件材料、会议纪要等材料

(7)主题教育材料（文明教育系列活动、爱国卫生教育系列活动、书香校园建设系列活动、阳光运动系列活动、主题团日活动等）

(8)先进班集体、优秀学生干部、三好学生的考核、审查、申报材料(9)国家、省政府奖助学金的申报、审核意见、上报等材料(10)学校三好学生、优秀学生干部，奖学金评比表彰材料(11)优秀毕业生评比表彰材料(12)优秀学生典型事迹材料

(13)全校辅导员、班主任的培训、管理、考核、评优工作材料(14)学生文明寝室评选材料

(15)学生处分材料（处分决定、本人检查、佐证材料、处分评议的申请、意见等）和受处分学生的申诉材料及复查结论

(16)师生共建活动材料

(17)特殊学生及事件处置工作材料(18)专项工作材料(19)其它需留存的档案材料

3、学生素质拓展材料(1)学生素质教育规划

(2)开展学生素质教育活动过程材料 ① 思想政治与道德素养 ②社会实践与志愿服务 ③科技学术与创新创业 ④文体艺术与身心发展

⑤学生团体活动与社会工作（院级学生团体统计表、各学生团体章程、活动情况、指导老师基本信息等）⑥技能培训

(3)学生素质教育成果材料(学生在科技创新、发明创造、文体竞赛、技能比赛、社会实践、志愿服务等方面获得的院级以上各类奖励或表彰统计、证明材料、证书复印件、发表的论文或作品复印件)

4、学籍材料

(1)有关学生学籍管理的文件、通知等(2)《安庆职业技术学院学生登记表》(3)每学年初在校学生名册

(4)学生学籍变更材料（升级、参军、休学、复学、转专业、转学、退学）；(5)毕业资格审核及毕业证书验印材料

5、安全稳定工作类(1)突发事件处置预案

(2)财产、人身、消防、外出活动等安全教育材料(3)安全稳定信息网络(4)专项工作材料(5)其他需留存的档案材料

6、资助工作类

(1)上级有关学生贷款、助学金及勤工俭学、困难补助等方面的文件材料(2)处室文件

(3)校内困难补助工作材料(申请及审批学生临时困难补助材料)(4)勤工助学工作材料(岗位设置、申请及审批、汇总、工资发放记录等材料)(5)全校贷、助、减、免、补工作的报表、统计、汇总等材料(6)专项工作材料(7)其它需留存的档案材料

7、心理健康教育指导类

(1)有关心理健康教育文件材料(上级、学院、处室)(2)心理健康教育指导工作制度、工作规划(3)心理健康教育及宣传材料(4)心理健康工作队伍培训(5)开设课程材料(6)举办讲座情况资料(7)开展活动情况材料

(8)新生心理普查情况总结、“关注人群”的跟踪情况材料(9)心理咨询、辅导、危机干预情况材料(10)学生心理健康协会章程、活动计划(11)专项工作材料(12)其它需留存的档案材料

8、人武工作类

(1)有关学生军训文件（上级、学校、处室）、计划、总结(2)军事理论课教学材料(3)国防教育

(4)地方人武工作(征兵等工作)(5)专项工作材料(6)其它需留存的档案材料

9、学生工作队伍建设工作类

(1)有关学生工作队伍建设文件(上级、学院、处室)(2)全院辅导员班主任名单及基本情况

(3)学生工作队伍(含院学生会干部)选聘、培训、考核、评优材料(4)专项工作材料(5)其它需留存的档案材料

10、团组织材料

（1）团组织及团员基本信息（组织机构、团干部、团员人数统计表、团员花名册）（2）团员发展、团员奖惩

（3）团的工作计划、总结、通知等（4）推优材料

（5）三会一课（团委会议、团的代表大会、民主生活会、团干培训）

11、院学生会材料

（1）院学生会组织机构、学生会干部基本信息（2）院学生会章程

（3）院学生会日常工作材料（会议记录、工作计划、工作总结、活动等）

二、系部学生工作档案材料

1、学生（团）工作制度、文件

(1)《安庆职业技术学院学生学习生活指南》(2)学院学生（团）工作制度、文件(3)各系部学生（团）工作制度、文件

2、学生日常教育管理(1)计划和总结

(2)主题教育、素质教育、社会实践等活动材料(3)新生入学接待工作及入学教育(4)学生基本信息 ①系部学生情况统计 ②学籍异动材料及统计(5)综合素质测评 ①系部综合测评实施意见 ②综合素质测评结果汇总(6)评奖评优及表彰

①各级各类评奖评优汇总材料 ②各级各类评奖评优宣传材料(7)学生违纪处理 ①违纪学生情况统计 ②违纪被通报或处分学生材料 a学生对违纪的认识 b违纪学生处分意见或决定 c处分文件送达学生本人存根

d学生申诉材料 ③警示教育

a违纪典型案例及分析 b警示教育活动(8)班风、学风建设 ①学生考勤情况统计 ②学生公开发表的论文 ③学风建设措施及理论研讨材料(9)诚信教育 ①诚信教育活动材料 ②诚信档案(10)安全稳定工作 ①突发事件处置预案

②财产、人身、消防、外出活动等安全教育材料 e受处分学生跟踪教育落实情况,违纪学生谈话记录 ③安全稳定信息网络 ④特殊事件处理工作记录(11)学生住宿管理材料 ①文明寝室建设评比

②系部开展寝室文化建设活动材料 ③住宿名单及住宿情况材料 ④学生宿舍违纪行为教育处理 ⑤走读及校外住宿审批材料(12)专项工作材料(13)其它需留存的档案材料

3、毕业生工作材料(1)毕业生情况统计(2)毕业生档案管理(3)专项工作材料(4)其它需留存的档案材料

4、学生资助工作材料(1)贫困生档案(2)教育管理活动材料(3)先进典型事迹和宣传材料(4)助学贷款档案材料：

①助学贷款学生申请书

②助学贷款学生信息表 ③助学贷款毕业生信息表

(5)各类助学金评审材料及发放记录(6)其他资助工作材料(7)勤工助学有关档案

①勤工助学资格认定材料及名单

②系部勤工助学岗位设置、工资发放记录 ③学生参加勤工助学活动记录(8)专项工作材料(9)其它需留存的档案材料

5、心理健康教育指导(1)心理健康教育活动材料

(2)系部学生心理健康信息网络建设(3)危机预防和干预材料(4)专项工作材料(5)其它需留存的档案材料

6、人武工作

(1)军事教育材料（军训技能训练、军事理论课等材料）(2)征兵工作和复员学生教育管理材料(3)国防教育材料(4)专项工作材料(5)其它需留存的档案材料

7、学生工作队伍建设(1)文件和规章制度(2)学生工作人员基本信息

(3)辅导员、班主任聘用、管理、考核、评优等材料(4)理论研究及成果(5)专项工作材料(6)其它需留存的档案材料

8、系部团学组织材料（相应内容参照院团委、院学生会档案材料要求）

9、系部特色工作材料

10、学生档案(装档材料)(1)中学档案(2)毕业生登记表

(3)《安庆职业技术学院学生学籍卡》、《学生成绩表》(4)学生的党团组织材料

(5)学生的奖惩材料（各种奖学金、优秀团干部、优秀团员、社会实践先进个人、优秀学生干部、优秀毕业生等登记表或处分登记表）(6)毕业实习毕业设计鉴定表(7)毕业生就业报到证第二联(8)德育鉴定表(9)学生助学贷款材料(10)学生的体检材料

学生档案工作 篇6

【关键词】档案管理；大学生；　档案工作1高校学生档案工作存在的主要问题

1.1缺少相关法律法规的约束。改革开放以来，　国家针对高校的学生管理颁发了不少文件，如《高等学校学生行为准则》、《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校校园秩序管理若干规定》等等。但到现在为止，没能看到专门针对高校学生档案管理方面的法规。由于没有相关的条文约束，也没有统一的建档标准，致使高校学生档案管理体制不一——有的把学生档案放在校综合档案室实行综合管理；　有的把学生档案放在人事处和干部人事档案一起管理；有的干脆把学生档案放在各个院系，实行分散管理。不管哪种方式，他们都有一个共同的特征——学生档案的管理工作都是归口部门的“附属品”，因为它既没有明确的定员编制，也没有具体的办公经费及工作量考核标准，所以，谁也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是，学生档案管理工作在不规范的环境中运行，其结果必然是杂乱无序。

1.2学生档案管理缺乏标准化、规范化。高校学生档案管理“政”出多门，在缺少“标准与规范”“公权力”的约束下，产生的档案的“权威性”能不遭遇挑战抑或质疑。说的具体一点：（1）归档材料手续不完备——签章不符合要求。比如大学生、硕博士毕业生登记表，没有本人签名。更甚者，没有学校公章——用系所印章取而代之；　学生成绩单没有教务部门的公章，　用复印件替代的也时常看到。（2）档案材料页面没有日期记载。最常见的有：论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生干部登记表、奖学金申请表——如果同一类材料（表格）多次出现，便顺序不清、无法排序。（3）页面设置随心所欲。多样的纸张开本和页边距设置，为我们的书法艺术保留了丰富的想象空间，但在档案管理中却要不折不扣地接受“标准化”的约束。大学生档案产生过程中人多手杂，随心所欲的取舍与发挥，其结果必然五花八门。用人单位对其人事档案规范整理时，页面参差不齐，纸张裁剪不能（可能裁掉超出边距的文字）、折叠不得；横装不是、竖装不能。严重影响了档案质量和档案的信息化处理。（4）书写用笔不规范。我们在整理大学生（录用者）人事档案时，经常发现他们填写档案材料时采用圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸，也有的用铅笔。不规范的书写用笔显然有违《干部档案整理工作细节》［1］。

1.3档案管理模式老套、技术陈旧落后。大学生在学期间形成的档案是其人事档案的基础，不容分说，这份档案将记录其人生的起点。知识经济时代，档案电子化、信息化的浪潮汹涌澎湃——君不见，数年之前，高中毕业生的电子档案已经出现。令人不解的是进入大学以后的档案却是沿用了数百年的纸质档案。研究者已经注意到这种“返祖还原”现象，指出：目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中［2］。大学生档案管理体制、管理模式、技术手段滞后于信息时代。

2高校学生档案管理工作的对策与措施

2.1加强法规建设，确保大学生档案管理有章可循。改革开放以来，党和政府有关部门十分重视档案管理工作，先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作，唯独缺少的是针对大学生档案管理的专门法规。这一法律空白，使得大学生档案管理“八仙过海，各显神通”。为此，笔者建议相关部门在《档案法》的指导下，从大学生档案工作的实际情况出发，　尽快出台诸如《高校学生档案管理工作细则条例》此类法规，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。这是与时俱进的迫切要求——随着中国高等教育大众化步伐的加快，大学生人口比率快速提升，大学生档案成为人事档案管理工作重头戏。从大学生个人来讲，学生时期的档案是其全部档案的基础。基础牢固，大厦永存。所以，用“法规”的力量强化人们的档案意识，指导、约束大学生的档案管理及运作方式，不单单是档案工作者的心声，更是国家档案事业所要求的。

高校学生档案管理工作探析 篇7

一、做好高校学生档案管理工作的意义

1. 学校自身建设发展的必然要求。

高校学生档案管理情况折射出高校的管理水平和育人能力,科学、规范、系统的学生档案管理工作可促进学校学生管理工作的不断完善,也从一个侧面展示了学校校风、学风、综合实力乃至办学特色,发挥着宣传推介学校的重要作用。所以,做好高校学生档案管理工作是学校树立良好形象、谋求持续发展的重要途径。

2. 保证学生顺利毕业及日后发展的必然要求。

高校学生档案是一个人大学期间的“身份证”。做好高校学生档案管理工作,全面准确记录学生个人大学期间的学习经历、成长过程,不仅能有效避免发生断档死档问题,方便学生档案转递,而且档案还关系着学生工作后的“干部身份”,“与学生的职业选择、定级晋升、职称评定、工资工龄、社会保险、升学出国等密切相关”[1]115。

3. 确保用人单位科学选人用人的必然要求。

经济发展新形势下,毕业生就业压力日益加大,整理出一份规范明了、全面充实的学生档案,可充分体现学生在校期间的基本情况,突出学生特征个性和发展潜质,有利于用人单位第一时间了解学生的基本情况,帮助学生顺利就业。

二、高校学生档案管理工作存在的问题

1. 重视程度不够。

很多高校均不同程度存在对学生档案重视程度不够的问题,认为学生档案管理是常规性工作,科研、教学才是学校工作重点。再加之学生档案是学校档案系统的一个分支,学校对档案工作的关注点更多放在教学档案管理上,造成学生档案管理工作投入精力相对较少,这是高校学生档案管理工作难以提升的重要原因。

2. 体制机制不健全。

目前,大多数高校均按照《高等学校档案管理办法》及教育主管部门要求组建了工作机构,完善了各项规章制度,但在具体实践中因条件限制很难落到实处,也没有建立起严格的管理程序和监督制度。特别是缺少档案财力稳定投入和正常增长机制,档案管理经费不足制约着该项工作深入推进。

3. 人员配备不合理。

虽然各高校均成立了学生档案管理的工作机构,也明确了具体负责人员,但大多数档案工作者为学生管理教师兼职,不仅时间、精力难以保障,也缺少专业知识和技能,流动性大,这是造成学生档案管理不规范、存放不严格、转递出现错误等问题的主要原因。

4. 信息化进展缓慢。

高校学生档案纸质版居多,电子版较少,档案信息化资源开发程度小、层次低、功能少,档案管理工作信息化水平不高。特别是高校校园网络和数据库等没有切实运用到学生档案管理工作中,造成档案利用率低,没能实现资源共享,学生档案管理与档案信息网络化管理的要求差距较大。

三、加强高校学生档案建设的途径

1. 要提高对档案管理工作的重视程度。

一是强化档案管理意识。学校党委要把学生档案管理工作作为一项重要工作,成立学生档案管理工作领导小组,由学校党政主要领导或分管领导挂帅,明确牵头单位和协同单位职责,统筹做好各项工作。招生、学生日常管理、就业、教务以及各院系要树立学生档案管理“一盘棋”思想,在领导小组统一安排下积极对接,认真做好各自工作。二是完善规章制度。高校要根据国家和教育主管部门要求,结合学校实际,明确部门职责,细化档案的生成组档、开发、利用、转递、寄存和学生档案教育等各个环节制度,做好档案接收、整理、保管、查阅、上架、录入电脑等工作,确保档案管理有入口、有出口,各部门无缝对接,做系统科学、全面统一管理。要进一步完善奖惩制度,对长期工作在档案管理岗位、默默无闻且业绩突出的工作人员,在岗位晋升、职称评定等工作中要给予适当倾斜照顾。三是加强监管检查。“对档案管理中存在的问题应整合监管主体,分清监管职责,建立起无缝对接的监管体制,定期抽查档案保管情况,使档案管理中可能存在的问题能够由专门的部门予以解决”[2]70,通过监管检查倒逼档案规范化管理。要突出做好档案管理部门的工作态度以及思想动态监督工作,严格落实保密工作相关规定,确保学生档案的安全性和连续性。

2. 要加强档案管理人员队伍建设。

做好高校学生档案管理工作关键在于拥有一支业务精湛、认真负责的高素质档案工作者队伍。一要做好人员选拔。高校要将档案工作者招聘与教学科研人员招聘同步进行,根据岗位需要设置报考条件,严格限定专业、学历等基础要件,通过统一组织笔试、面试选拔出专业素质高、保密意识强、坐得住冷板凳、工作认真负责的优秀档案管理人员。二要加强培训。针对现有高校学生档案管理工作人员基本情况,有针对性地邀请档案管理方面的专家、优秀档案工作者开设专业性培训课程,不断更新知识结构,有针对性地进行职业教育。也要组织工作人员到学生档案管理工作成效突出的兄弟院校考察学习,加强工作交流,提升档案工作人员专业素养和业务能力。三要提升保密意识。学生档案具有极强的保密性,工作人员保密意识不强容易造成学生个人信息泄露,侵犯个人隐私,也会造成学生档案资料不实、丢失等问题。各高校要依据《保密法》《个人信息保护法》等法律法规制定出科学、严谨、可行的规章制度,确保高校学生个人信息安全。要强化工作人员保密意识培训,明确信息保护与利用的关系,与工作人员签订保密协议,强化保密检查,确保学生档案安全真实。

3. 要加强档案管理信息化建设。

高校招生、学籍管理、就业等工作信息化发展为高校学生档案管理工作拓展了空间和形式,很多高校在学生档案管理工作中逐渐探索将纸质档案和电子档案同步更新保存,取得明显成效。学校要在财政上给予专款投入,用来购置及维修设备、扩建档案场地,为档案信息化建设提供保障。要拓展档案信息化空间,探索将校园网络与学生档案相衔接,在纸质档案基础上构建学生电子档案信息库,建立专门的学生档案信息系统,在严格遵守保密制度等相关规定、确保信息安全的前提下,允许校方、老师、学生有条件登录,方便学校查找学生信息,利于老师统一管理审查,激励学生自行登录档案系统补充档案资料。比如,学生个人档案主要包括学习成绩、日常表现、参加活动情况、社会经历、奖惩情况等,在学生档案管理中可以将这些信息划分为不同的版块创建电子档案,及时更新档案内容,在严格设置查阅条件的情况下方便学校在奖学金评比、发展党员、评优等方面快速准确查阅相关信息,提高工作效率。再比如,在学生查询完善个人档案信息中,因档案具有原始性、延续性、唯一性等特点,对个人而言是一份崇高的“历史记录”,将激发学生学习动力和生活热情,从一个侧面倒逼学生学习专业课程,积极参加社会实践活动,不断充实个人档案。

4. 要做好档案管理的关键阶段工作。

高校学生档案从学生入学到毕业派遣涉及部门和环节较多,要突出做好几个关键阶段工作。一是做好档案的接收和审档工作。高校新生来自不同地区,入学前各地学生档案管理政策不同,再加之重视程度不够、转递之间涉及环节较多等原因,容易造成新生入学前档案丢失或者档案内容不全等问题。因此,在接收新生档案时要认真做好登记,及时审阅学生档案,确保档案内容全面准确。二是及时完善学生档案内容。学生在校期间其个人档案内容涉及学生日常管理、教务、后勤等多部门工作,作为学生档案的管理主体(如所在各院系)要主动与各部门联系,及时更新学生档案内容,不仅包括学生的学籍信息、党团材料、个人特长、奖惩情况等基本内容,也要积极收集学生科研创新、社会实践等材料,记录好学生的诚信情况、心理健康情况,客观真实、全面动态地反映学生在校期间的学习能力、科研能力、工作能力、创新能力,确保档案内容没有遗漏。三是加强毕业生档案管理转递工作。学生毕业期间,有大批学生档案转递到工作单位,档案转递时间紧、任务重、流量大,为确保学生档案安全以及档案材料完整,必须严格毕业生档案资料的审查、交接、转移等工作,优化调档步骤,参与整理档案的工作人员要严格遵守保密制度,严禁私自将档案带出、涂抹、修改、复印、拍照等,防止学生档案丢失和外泄。对于已经毕业但未就业的学生,学校或安全保管档案资料,或将学生档案转到学生户籍所在地的人事档案管理部门,确保学生档案转递过程中不出差错。

总之,高校学生档案管理工作是一项系统工程,需要在学校党委的统一领导、各部门的协同配合下,严格落实好《高等学校档案管理办法》及教育主管部门要求,认真系统地做好各项工作,确保学生档案真实全面、准确安全。

摘要：高校学生档案是对大学生在校期间主要经历的历史记录,对学校建设、学生发展具有重要意义。要正视高校学生档案管理工作存在的问题,切实提高对高校学生档案管理工作的重视程度,认真做好关键环节各项工作,特别要加强档案管理人员队伍建设和信息化建设,推进高校学生档案管理工作取得新成效。

关键词：档案管理,重要意义,存在问题,建设途径

参考文献

[1]马洁,佟丞,刘卫智.高校学生档案管理存在的问题及对策研究[J].石家庄学院学报,2012(2).

如何做好高校学生档案管理工作 篇8

1. 加强宣传, 强化意识。

首先要从思想上充分认识学生档案工作的重要性, 加强宣传力度, 强化师生的档案意识。学校可利用各种形式在教职员工中广泛宣传《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规, 宣传归档要求及规范档案管理的重要性, 使各部门、各院系以及相关人员积极配合学生档案工作的开展, 形成人人都来关心支持学生档案工作的良好局面。同时, 通过宣传教育, 提高大学生对自身档案重要性的认识, 使他们能够准确、规范地填写好个人应归档的材料。

2. 完善制度, 规范管理。

建立健全的规章制度是做好学生档案管理的基础。高校学生档案管理由形成、收集、整理、归档、登记、移交、转递等一系列环节组成, 哪个环节的缺位都会给工作带来不便。要保证学生档案材料产生过程的连续性, 必须建立一套完整的学生档案管理制度, 统一规范, 有章可循。如上海大学档案馆就专门制定了学生档案管理办法、工作制度、工作流程、传递工作规定、学生档案室岗位责任制等规章制度, 制定了学生档案的归档、签收、整理、保管、转递、查询等一系列的规范标准, 通过规章制度的建立健全和严格执行, 使学生档案管理工作逐步实现制度化、规范化、科学化。

3. 强化收集, 确保完整。

一要明确责任。明确学生处、各院系以及其他学生档案材料形成部门的职责, 明晰学生档案的收集、归档、利用、保密、借阅、交接、转递等环节的规范要求。高校学生档案工作应从新生入校起, 即建立起一个以招生、就业、教务、院系、学工、档案等部门参与的学生档案材料收集小组, 按照归档范围和要求, 客观公正地收集、审查、整理材料;要把已经形成的各种档案材料及时存入学生档案, 避免错装、漏装和档案转递不及时、不准确的人为错误;杜绝不真实、不合格的材料归档。学生组织内部的档案几乎占了学生工作档案的20%, 因此, 抓好学生组织的档案管理工作也十分重要。如辽宁师范大学学生会制定了学生档案管理制度, 妥善管理学生会活动档案, 此种做法值得借鉴。二要明确归档范围。凡与大学生本人有关的具有保存价值的文件材料, 均属学生档案的归档范围, 如奖惩材料、党团材料、鉴定材料、政审材料、调查证明;成绩表、学籍变动材料、体检表及其他可供组织参考或有保存价值的材料等。档案材料的收集归档要制度化, 可以一学期或一学年为单位由各有关部门定期向学生档案室移交。档案室要对收集来的档案材料进行鉴别, 判断其有无保存价值, 确定其是否存入本人档案。三要丰富内容。学生档案应包括学校对学生的考察、录用、培养、教育和学生德智体美劳等方面的第一手材料。但是很多高校的学生档案里只存放高中时代的简单材料, 如部分高考试卷和高考志愿表、体检表、高中学籍表和大学时期的成绩单、学籍变动登记表、健康卡、入党入团材料、毕业登记表、鉴定表等纸质材料, 体现学生综合素质的一些材料尚未进入归档范围, 未能全面地反映大学生的综合情况。现在高校办学模式呈多元化结构, 办学向多学科、综合型发展。作为大学期间学业记录的大学生档案也应该丰富多彩、有血有肉, 使学生档案能够全面反映学生的实际情况。四要及时补充。注意跟踪收集整理学生档案材料, 及时充实动态信息, 分类补充到学生档案中, 做好经常性的积累工作。

4. 创建系统, 网络化管理。

随着计算机网络技术的迅速普及, 档案管理网络化格局已逐步形成, 学生档案管理工作也要不断适应科技迅猛发展的趋势, 提高现代化管理水平。高校要加快研制开发适合自身特点的学生档案数据库, 建立录入、查询、修改、增减和打印的学生档案管理系统, 按学生系别、专业、班级、学号等分类编号, 建立起每个学生的档案储存空间, 新生入校后就把接收整理好的归档材料输入计算机, 采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件, 对学生在校期间形成的归档信息材料及时输入计算机进行数字管理, 快速传递、反馈、存储学生信息, 实现存储信息与网上阅卷、学业成绩及相关证书的链接及数据处理, 实现学生档案的网上查阅和利用, 提高学生档案管理的工作效率和管理水平。

高校学生档案管理人员要遵循档案管理工作的客观规律, 充分利用以电子计算机为核心的现代技术, 在建好基本信息的基础上, 随时录入学生的最新信息, 并及时对录入的信息进行维护与更新, 确保信息数据完整、真实、准确。在为学生建立电子档案的同时, 也要重视建立纸质档案, 电子档案不能代替纸质档案, 要实行纸质档案与电子档案相结合的学生档案综合管理的模式。

5. 强化素质, 培养队伍。

高校学生档案归档工作现状及对策 篇9

一、高校学生档案归档工作的现状

1. 归档制度不全, 责任不明。

由于学生档案的材料形成涉及学校多个部门, 而各部门大多各行其是, 责任不明, 没有一个统一的学生档案材料流转制度。从学生入学开始, 学生的高中档案便分散不齐, 有的在招生部门保管, 有的学生自行保管, 随着学生在校期间形成的各种材料, 同样是分散在各部门各自保管, 待到学生毕业时, 很多材料已无从找寻, 造成学生档案材料的丢失。

2. 学生档案归档内容单一, 信息量不足。

《高等学校档案管理办法》在文件材料的归档范围内首次增设了“学生类”, 这部分的归档范围主要由两部分构成:一部分是随学生入校及毕业而移动的学生人事档案。对于这部分材料的归档多数的高校仍是形式化的应付, 只归入了必要的高中档案、成绩表、毕业生登记表、体检表等, 并且这些材料所填写的内容空洞、形式化, 不能真正反映学生在校期间的表现, 无法满足用人单位对毕业生的实际考评需要。另一部分是由学生在入学后的几年学习期间相继建立和积累起来的学籍档案。学籍档案是反映一个学生在高校学习期间基本情况的历史记录, 在学生毕业后移交到学校档案管理部门保存。目前各高校归档的学籍档案一般只有学生在校的学习成绩记录, 同样是内容单一, 无法完全发挥学生档案应有的价值。

3. 档案整理人员变动频繁, 缺乏学生档案归档培训。

在高校, 各部门和院系的管理人员都变动频繁, 尤其是各院系的班级辅导员, 基本年年都在变动。由于工作换岗, 新辅导员或管理人员往往都对学生档案不了解, 对学生档案材料的交接不重视, 致使很多学生在校期间的表现记录材料丢失。无工作经验, 而相应的归档培训也未予安排, 也是造成学生档案材料收不齐全及装档不规范的原因之一。

4. 缺少校友人物档案材料。

学校是学生的家, 毕业生是学校的资本和骄傲。收集并建立校友人物档案是传承校园文化和学校精神的一件有意义是事, 同时也是帮助学校宣传、吸收人才的最有效的工具。现今, 很多高校的校友人物档案还是一片空白, 缺乏对校友档案材料的收集工作, 未对一些优秀或知名的校友建立其档案, 这是高校学生档案的一个缺陷。

二、改善高校学生档案归档工作现状的对策

1. 建立学生档案流转制度。

涉及学生的档案材料不仅需要相互衔接, 还需要学校内部产生相关材料的不同责任部门协调做好工作。招生录取工作结束后, 由招生部门将学生的个人档案转到学生管理部门。学生在校就读期间, 凡涉及学生的文件材料, 应首先归口报送到学生管理部门。每学期结束后, 各院、系应将一学期形成的学生成绩、学籍管理材料汇总后, 一式两份分别送学生管理部门和教务部门。学生毕业后, 其中一份进入学生个人档案, 另一份由学生管理部门整理后移交到学校综合档案室或档案馆。

2. 重视并充实学生档案归档内容。

学生档案是否完整规范从一个侧面体现了学校管理工作的水平和相关工作的责任态度, 必须以高度的责任心认真做好。学生类文件材料的收集重点是学生培养流程的记录。从学生入校开始, 依次要做好新生入学相关材料的收集, 如学籍登记表、体检表、学生党、团组织档案等材料;其次是日常材料的归档收集, 主要包括:学籍卡、奖励、处分材料和社会活动相关材料, 要保证学生在校期间所有相关的档案材料完整归档, 很重要的一点就是做好日常工作, 对学生学籍的异动、奖励、处分等材料应做到随时归档, 以免丢失;最后是学生毕业前的学生人事档案的整理, 充实学生人事档案内容:即除了现有的毕业生档案内容外, 还可以包含有大学期间形成的各种反映学生特长、道德诚信以及社会实践等方面的材料, 以全面客观地记录学生的在校表现, 为用人单位提供更多有效的参考信息。

3. 加强业务培训, 提高档案人员的业务素质。

学生档案的收集整理需要学校各相关部门和各学院的兼职档案人员协同管理, 而兼职档案人员的不稳定性是导致档案管理队伍业务素质普遍偏低的主要原因, 因此, 学校应加强业务培训, 学生档案管理的职能部门应经常性、定期性的对新上岗的专、兼职学生档案管理人员进行归档业务培训和指导, 加强管理人员对学生档案的认识, 以促使学生档案管理队伍业务素质的提高。

4. 建立健全校友人物档案的收集工作。

应重视对学生档案的遴选, 从中建立校友人物档案。校友人物档案的归档范围包括:优秀毕业生、校友中的著名科学家、学者、企业家, 在国际上社会上取得显著成就的知名人士、英雄模范代表等。校友人物档案的收集除收集其在校期间的档案材料, 还可利用校庆和走访校友等方式, 广泛征集校友的成果、事迹等档案材料。

总之, 随着开放办学的不断深入和社会的进步发展, 国际学生、港澳台学生等材料已越来越多, 学生类档案在高校档案构成中的比例也不断增大。高校的在校生或毕业生因出国、就业、升迁等个人利用其学生档案的已越来越多, 因此, 重视抓好学生档案归档工作具有深远的意义。

摘要：学生档案是高校档案工作和学生工作的重要组成部分, 本文根据切身工作经历, 总结了高校学生档案归档中存在的问题, 并就这些问题提出了几点改进的措施。

关键词：学生档案,归档,现状,对策

参考文献

[1]李林悦.从以人为本看学生档案管理工作创新[J].云南档案, 2008, 09.

高校学生档案工作困境与优化之思 篇10

关键词：高校学生档案,管理,转递

高校学生档案是指高校在学生管理活动中形成的,记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的,以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。可以说高校学生档案是干部人事档案的前身,所以做好高校学生档案管理工作,对高校毕业生就业或升学乃至未来人生发展都有着至关重要的作用。因此,对学生档案管理问题进行研究也便具有比较重大的实际意义。

一、高校学生档案管理现状及问题

笔者结合所在学校学生档案管理情况,与其他高等院校就学生档案管理问题进行探讨,并结合网络调查与文献考究发现,高校学生档案管理普遍存在档案管理模式多样、归档范围不一、学生档案意识薄弱等诸多问题。

1.高校学生档案管理模式多样化。笔者根据中国校友会网公布的中国大学2014 年综合排行榜,对排行前15 名的高校进行了学生档案管理方面的网络调查,结果显示高校学生档案的管理模式呈现多样化特点,以档案实体保存地为线索展开分析主要分成以下几种模式:第一种是学校档案馆集中统一管理,当中又分为职工人事档案和学生人事档案都划归档案馆管理,或只有学生人事档案划归档案馆管理,如清华大学、中国人民大学;第二种是人事部门集中统一管理,即学校人事部门下设人事档案室保管职工人事档案和学生人事档案,如北京大学、上海交大;第三种是高校行政部门负责监督指导,基本上是学生处和研究生院,学生培养单位即院、系、所等负责具体档案保管及传递业务,如吉林大学;第四种是高校行政部门直接分口管理,即学生工作处负责本科生档案管理,研究生院负责研究生档案管理,如浙江大学。由此可见,学生档案的保管归属并不像其他门类档案一样清晰明确,各学校可以根据自身工作的需要将其进行调整。而在新生入学前档案接收环节,各高校也各有不同,有档案保存部门直接接收,也有其他部门接收后统一移交至档案保管部门,更有学生自带至档案保管部门等多种现象。这两个环节的多样性将产生两个问题:一是利用者查档时因对档案保管部门的不明确,为避免查询函无效而采用大抬头开具查询函,并存在部门碰壁多次的情况下才找到档案保存单位的可能性;二是新生档案寄发单位由于对接收地址和接收要求的不明确,导致新生档案到位情况混乱现象的出现。

在档案管理规章制度建设方面,只有少数高校制订了学生档案管理办法,更多的只是在学校网站上发布与学生档案各工作环节相关的“问与答”信息。高校学生档案管理模式的多样化直接导致了高校学生档案从入学时新生档案的接收到毕业后档案的转递都各有特色,一方面不利于档案查阅单位的对口查询;另一方面不利于校际间学生档案管理部门进行沟通交流业务经验或是只能基于基本业务的交流,无法上升到管理机制的深入探讨。

2.高校学生档案归档范围不一致。学生人事档案是反映学生情况的基本凭证和重要依据,是学生工作的重要信息,档案材料收集归档工作的质量决定了学生档案在反映学生德智勤体等方面的真实性和全面性。2008 年国家教育部和国家档案局联合颁布的27 号令第十五条指出学生类文件材料的归档范围主要包括“高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”对高校学生档案的归档范围指出了大致方向,但过于笼统;而基于高校学生档案是干部人事档案的前身缘由,各高校在制订学生档案归档范围时往往参考2009 年中组部颁发的 《干部人事档案材料收集归档规定》进行,即《规定》中的第十条学历学位材料,包括“高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,研究生推免生登记表,专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表、毕业生登记表,授予学位的材料,毕业证书、学位证书复印件,党校学历证明;选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等”。由此一方面能够进一步明确归档范围,另一方面能通过归档范围有关规定反过来对学生工作提出有效建议和意见。但是,由于在全国范围内都没有专门关于高校学生档案收集归档方面的顶层文件,致使各高校在制订归档范围时不可避免地遇到一个问题,即学生在高中、本科、研究生各阶段普遍必备的材料常有差异。

学生各阶段必备材料的不确定性,引发了以下几个问题:(1)归档范围表的内容宽泛现象与档案材料的实际保存量存在较大反差,容易造成材料缺失严重的假象,反而不利于保证档案的齐全完整。(2)给档案材料检查工作增加了难度,检查人员对具体材料的价值判断容易产生误差,对材料的缺少情况也无法作出较为明确的判断,造成材料追补不及时,对缺失材料追补未果时也无法明确责任归属,因此对档案材料的检查最终变成档案管理单位本着自发地、尽可能地对学生负责的态度而开展,而学生材料缺失造成的对其就业或未来职业发展的影响根本无法从制度规定上追究责任。(3)高校学生人事档案作为干部人事档案的前身,管理的最终目的同样是作为个人凭证为未来提供有效利用,《干部人事档案材料收集归档规定》给高校学生档案收集归档范围的制订提供了框架式的指引,各高校据此为出发点结合自身学校材料形成实际发挥灵活性制订相应阶段的材料收集范围。然而,由于没有统一的必备材料规定,各高校的收集归档范围往往因为各自的特点有所差异,导致利用单位在审核学生档案时经常出现无法从个人档案材料中获得完整的信息需求,还需通过学校档案馆保存的其他材料进行佐证的情况,从而降低了查询效率。

3.高校学生档案意识薄弱。高校学生人事档案尽管被一再强调重要性,然而作为其所有者和第一责任人的学生本人却至今普遍存在认识不到或认识不到位的现象,即所谓的档案意识薄弱。大学生档案意识是指大学生与自己职业生涯发展密切相关的档案管理法律法规、大学生档案基本材料内容和大学生档案功能的认知、了解以及利用档案解决问题的意识[1]。笔者从事档案工作几年来总结的学生档案意识薄弱现象主要包括以下几方面:一是档案知识认识薄弱,许多学生不知道什么是学生人事档案,认为档案与自己日常学习生活毫无关系,不知道学校档案馆的功能,不知道自己的档案保存在哪里等。二是建档意识薄弱,由于对档案基础知识认知的缺乏,没有充分认识到学生档案对自己未来发展的重要性,导致不少学生在建档时不能提高认识,往往马虎对待材料的填制,出现错填漏填甚至漏归的现象。三是档案利用意识薄弱,表现为获取知识信息只认图书馆不知档案馆,不清楚档案利用有关规定等。四是档案去向关注意识薄弱,由于高校扩招关系目前大学生普遍存在就业压力大的问题,加之现在许多单位在招聘人才时强调能力而不重视档案,导致许多学生对人事档案与个人前途的关系不甚明了,不关心个人档案去向,往往是待到用人单位追询时才匆忙寻找档案的下落。

二、高校学生档案管理优化探析

1.分两步出台高校学生档案管理办法。高校学生档案管理模式出现多样化现象一方面源于国家层面学生档案管理办法的缺位,另一方面源于各学校内部工作运作模式的差异性,同时学生档案流动性强的特点即学生档案在校内短暂保存后随其毕业去向而流动的特点引起人们对其认识的差异性也一同决定了其在各高校中的管理方式。但不论是集中统一的管理还是多口管理,都应该做到学生档案的接收、整理、利用和传递的有效实现,切实保证学生的个人利益,因此笔者认为在学生档案管理办法顶层设计缺位的情况下,各高校档案管理部门应针对学校自身建设实际情况,本着对学生高度负责的态度制订可行的学生档案管理办法,确定制度管档的工作方式。从高校层面看,学生档案管理办法的制订可以档案工作环节为线索,即从新生档案的接收、整理,日常档案材料的形成,毕业档案的产生、归档,学生档案的利用和传递等环节明确各相关职能部门的权责。管理办法确定后,各相关部门就严格按照办法规定有效管理学生档案,并在实际工作中不断充实完善办法,解决随着学校建设发展引起的学生工作变化带来的对学生档案管理的挑战。而从国家层面看,学生档案毕竟与干部人事档案有所不同,虽然学生档案的管理可以借鉴参考干部人事档案有关规定,但具体落实工作上及提高对学生档案的重视问题上,顶层文件规定的缺失依然对实际工作的开展造成了不利的影响。而出台一部针对性强的管理办法将有利于学生档案管理工作有理可依、有据可查,落实各层次学生档案管理部门对应的管理职责,提高高校学生档案管理质量。笔者认为国家层面的学生档案管理办法同样可从学生档案工作环节出发,制订框架式管理规定,采用求同存异的制订原则,无须过度研究档案具体管理归属部门,而是将研究重点放在从工作职能方面切实提高档案质量环节上,确保学生就业后随从转出的人事档案能够为其人生发展提供完整、真实、可靠、有效的凭证作用。

2.制订学生档案收集归档范围。学生人事档案作为全面反映学生德智体全方位素养的可靠材料,最基本的前提在于档案材料的齐全完整,因此制订合理规范的学生档案收集归档范围表意义重大。经过调研发现,在学生档案归档范围国家规定缺失的情况下,大部分高校采用的方法都是参照2009 年中组部颁发的《干部人事档案材料收集归档规定》进行,即《规定》中的第十条学历学位材料的有关规定并结合学校自身产生材料的实际制订归档范围,但因如前所述,有关规定过于笼统,加上各学校情况各异因此材料收集范围往往差异很大,有的从高中阶段开始追溯,有的从本科阶段开始建档;而对于有关材料缺少追补成功与否的处理也各不相同,而且大部分情况都是认为尽到通知职责即可,从而导致用人单位经常无法从学生人事档案中获取满意的信息,需要从别的渠道进行信息补充,严重的甚至因为档案材料的不足导致学生错失良好的就业与上升机会。产生这种情况的根本原因,笔者认为就在于缺少一份全国范围的可行性强的学生档案归档范围表。国家有关部门应该就此展开调研,尽早制订。在调研阶段,一方面可以广泛收集各高校学生档案收集归档范围情况进行归类研究,深入探讨各阶段各材料的重要程度,保证范围制订的齐全有效;另一方面可以广泛征求用人单位查询意见,确保制订的范围表发挥最大的价值空间,最后可以与国外学生人事档案工作情况进行经验交流,取长补短。为使制订的学生收集归档范围表能够有效地成为各高校制订学生档案归档范围表的参照物,笔者认为在保证范围表包含内容的齐全完整上,最重要的还应明确档案材料的必备性和补充性,即明确各阶段档案材料的必备项目和补充项目,以便档案材料缺失时追补工作的开展及提高档案保管工作对档案形成工作的反作用力。

3.做足高校学生档案宣传。如前所述,大学生档案意识薄弱也是造成学生档案材料不齐全不完整及档案信息不准确的重要原因之一,所以着力提高学生档案意识势在必行。首先要培养大学生的自我档案意识;其次可通过开设档案基础知识选修课,全面系统地对大学生进行档案管理知识入门教育。也可带领学生到档案管理部门进行参观,以档案知识问答、档案讨论会等形式,让他们直观地感受档案,明白学生档案的价值;第三,做好毕业生档案知识教育,利用毕业生就业指导阶段,针对毕业生档案的传递去向以及档案对本人今后发展的重要性进行重点讲解,让学生明确自己的档案权利和义务;最后,档案管理部门要做好平时的宣传工作,主动与学生工作处、团委等联系,充分发挥学生会、学生社团的作用,通过网络、广播、报纸、学生宣传栏等宣传工具在广大在校生中开办与学生档案相关知识的讲座和展览等。

总而言之,学生档案作为学生综合素质的可靠凭证,是学生在各个人生阶段留下的真切烙印,且不可再生,学生档案管理部门要充分认识到学生档案的重要性,制度管档;为切实保证全国范围内学生档案的有序管理,保障学生未来发展,国家层面的学生档案管理办法应尽快出台;为从源头上切实保证学生档案材料的完整有效,高校尤其是档案管理部门要系统持续地开展学生档案知识宣传工作。

参考文献

[1]梁洁.在校大学生档案意识调查分析[J].右江民族医学院学报,2013(6).

[2]陆苏榕.当前高校学生档案管理的新问题[J].九江学院学报,2006(3).

学生档案工作 篇11

关键词：档案工作人员素质

0 引言

随着知识经济时代的到来，档案工作的特点有了新的变化，对档案人员的素质也提出了新的更高的要求。然而，目前我们档案工作人员队伍中，还有不少人的专业知识与观念停留在原来的基础上，缺乏运用现代高新技术工具、信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了经济社会发展赋予档案管理新的特点和新的使命。下面笔者对档案管理人员在新形势下应具备的基本素质谈几点看法。

1 档案人员要恪尽职守、无私奉献

档案是国家的宝贵财富，档案工作人员肩负着社会经济各方面发展的资料调查、资料分析、资料整理上报和资料信息保存的职责，档案人员的工作质量和工作效率直接关系到单位资料的完整、齐全、安全和利用效果。所以，档案工作人员必须首先要具备强烈的事业心和责任感。

1.1 档案工作人员要具备较高的政治素质 档案工作是企业制定宏观经济发展规划、宏观调控政策的重要依据，它蕴藏着无限的、潜在的价值，档案工作是一项政治性很强的工作。档案管理人员直接保管着企业机密，没有较高的政治素质，没有强烈的责任感是无法担此重任的。因此，档案工作者必须具有坚定、正确的政治方向，树立正确的人生观、价值观，对党的事业忠心耿耿，忠于党和人民的利益，在工作中以“三个代表”重要思想和十七大精神为指导，要有强烈的事业心，高度的责任感，具有较高的政治鉴别力，这是作为档案人员的应具备的首要素质。

1.2 档案工作人员要恪尽职守 档案工作是一项复杂、细致的工作，热爱档案事业，恪尽职守，具有求真务实、爱岗敬业、严肃认真的工作态度，任劳任怨、一丝不苟、不辞辛苦的工作作风，这是作为档案工作人员应具备的基本素质。

1.3 档案工作人员要具有无私奉献的精神 默默无闻、无私奉献是档案工作的突出特点，正如江泽民同志所讲的“做档案工作的同志，一般说来，都是不出人头地的，都是兢兢业业、默默无闻地在那里工作”。由于档案部门长期处在局限性和封闭性的环境中，没有生产、经营部门经常受到领导的光顾。所以，档案人员就要具有不计个人名利得失，甘当配角，甘当无名英雄精神，在平凡的工作岗位上默默地无私奉献、兢兢业业干好工作，这是档案工作人员应具备的必备素质。

2 档案工作人员要遵纪守法、严守秘密

《中华人民共和国档案法》的颁布为档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围。档案工作人员必须认真严格遵守《档案法》，做到严格执法，加强依法治档。在认真贯彻落实《档案法》的同时，还要严格执行行业分类规则和档案工作的规章制度，注重档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设，不断地提高执法的自觉性和执法能力。

档案工作者的职责是维护档案的完整和安全，便于提供利用。档案安全包括两个方面：一是保证档案载体的安全；二是保证档案内容的安全。档案人员必须严格执行保密纪律和档案借阅规定，保证档案的安全。笔者认为在选拔和任用档案工作人员前，首先要根据所管档案的性质经过组织上的严格审查和考验，其次要选用经过档案专业培训的专业人员，使其具备基本的政治素质、业务知识，以达到胜任工作的要求。

3 档案工作人员要具备专业知识、勇于开拓创新

“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力”。知识经济时代，知识创新和技术创新是生产力发展最重要的生产要素，创造力是人们适应生活急剧变化的一种生存能力。档案工作要在经济建设服务中取得更大的生存空间，得到最大的发展，档案人员必须善于用丰富的专业知识指导实践，解决疑难问题。同时，要在实践中总结经验，把实践知识向理论知识升华，以便使自己的工作有所创新，不断开拓进取。

3.1 积极主动的协调能力 在实际工作中，档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。档案管理人员为了切实做好档案工作，不可避免地要和有关部门和有关人员打交道。如何才能得到各方面的支持，除靠有关规章制度外，更主要是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到档案管理与各部门的协调统一。

3.2 组织文字材料的写作能力 档案人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力。有了一定文字修养水平，才能胜任档案工作，才能将零散的文件材料编纂成党政管理、科技管理文件及汇编、史志、年鉴等编研材料，直接为各方面工作服务。

3.3 应用现代化手段的管理能力 由于现代信息技术在档案工作中的广泛应用，计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具，它替代了传统的手工操作。因此，档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文档。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等繁琐低效的工作，而是负责将丰富的档案信息予以数字化。掌握计算机相关知识，能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息，及时准确地提供信息，最大程度地运用信息，使利用者在短时间内跨地域、跨时间、跨学科、跨内容地寻找到所需的信息。

4 档案工作人员要更新观念、善于捕捉信息

4.1 档案工作人员要学会扬弃 档案工作人员除要努力学习专业知识，就要提高业务素质和工作效能。在整理做好档案资料的收集、整理、登记、归档等基础工作中，要将有用的东西加以总结，将档案管理中一整套行之有效的“精华”发扬光大外，还要掌握现代管理知识。

4.2 档案工作人员要厚积薄发。把握时代对档案工作的新要求，树立起为档案事业而奋发向上的自信心。关键是要不断地学习相关领域的科学知识，开阔视野，掌握档案管理工作的基本技能，从而进行档案信息深层次研究和开发，提高自身的业务素质。

4.3 档案工作人员要更新观念。要提高档案的查考利用价值，应积极主动配合有关部门的各项工作，变被动服务为主动服务，为各项工作的顺利开展提供详实的档案资料，做到档案服务于生产经营。

做好高校学生档案管理工作的对策 篇12

一、引导高校广大师生逐步形成档案管理意识

一个正确的观念是人们积极做好档案管理工作的前提条件。因此, 高校需大力推广并落实《档案法》和《普通高等学生档案管理办法》, 以此来促使广大档案工作者与全校师生逐步形成档案管理意识。如在实践工作中, 引导档案管理人员逐步认识到高校学生的档案信息收集、整体与归档、存档以及开发利用工作是一个循序渐进过程, 需做好各环节的工作。而若想使广大师生与档案管理人员真正认识到学生档案工作的重要性, 还必须依靠高校相关部门与师生的动员宣传, 向广大师生普及档案知识, 让其充分了解档案管理的重要性。因为, 只有这样, 才能形成全校师生共同关心档案工作的局面, 才能获得各院系相关人员的工作配合, 从而对学生的档案材料收集工作严格把关, 自觉地将学生档案交于相关档案管理人员, 而对于那些不合要求的档案材料也能及时退回修改, 再满足要求后再予以归档处理, 以此来为高校学生档案的有效保存与利用工作创造有利条件, 从源头上保障学生档案信息的完整与真实。

二、构建健全的学生档案管理机制以提供制度保障

众所周知, 高校学生的档案材料, 从新生建档开始, 到后来的归档与转递工作, 所经手的部门很多, 且工作量也比较大, 很容易出现管理脱节的情况, 故为确保学生档案从其形成之初就实现连续性的管理, 高校必须构建一整套学生档案管理机制以规范其管理工作, 做到有章可循。第一, 制定档案等级与转递机制, 即在新生入校后, 管理员就需认真登记, 仔细核实以确保档案材料的完整, 而在学生毕业转递档案时, 不仅要确保档案的及时转递, 还需形成规范的转递手续以实现对档案的动态管理;第二, 制定档案材料收集补充与定期移交归档机制, 即明确规定档案材料内容、渠道与归档的时间, 保证档案内容的完整与真实, 进而实现档案管理的规范化与制定化;第三, 构建学生档案管理机制与借阅机制。在日常工作中, 学生的档案需安排专人管理, 进行分门别类, 从而便于后期的查找与补充, 并严格档案借阅制度, 以免档案在借阅后出现损毁或是丢失的情况, 通过这样一系列制度的确立, 以保障档案管理工作的有序进行、有章可循。

三、强化信息化建设以提升档案管理的综合水平

第一, 构建数字档案馆。档案管理人员可通过借助各项多媒体技术来对学生档案材料中的相关文本与照片等信息实施数字化的处理, 并生成电子档案存储到档案信息数据库中, 最终实现档案资源存储电子化与搜索的网络化。同时, 依照“存量数字化”理念实现学生档案的数字化发展, 改变传统纸质档案载体, 并对其实施数字化处理, 进而将其纳入到社会信息化系统中以充分发挥出档案的真实作用, 并遵循“增量电子化”的工作思路来做好档案归档工作, 及时将学生的学籍电子档案纳入到高校学生档案管理部门与档案信息资源体系中, 进而对其加以规范化的管理, 以确保学生电子文档的有效整理与及时归档。第二, 实现档案管理员的知识化与专业化发展。21世纪, 微信、微博等新事物不断出现, 这时, 档案管理人员若无法紧随时代更新自身观念, 必将被时代淘汰。因此, 高校需逐步加大对档案人员的培训教育工作, 使其能够充分利用各种现代技术来处理各类档案信息, 逐步提升其业务水平, 致力于档案管理的“软硬件两手抓”工作, 从整体上提升学生档案资源的管理水平。

四、开发利用学生档案管理系统以实现管理的信息化与网络化

第一, 结束档案管理系统以实现对学生档案的实时动态管理。在新生入校后, 就将其档案输入到档案管理系统中以便于后期各部门间的重复利用, 而在校期间, 需重点做好学生档案的丰富工作, 积极收集有关学生特殊技能与综合素质的材料, 并将其录入到档案管理系统中, 从而便于后期学生教育培养工作的开展。如对于贫困学生就可给予其勤工俭学方面的救助, 存在心理障碍的就可给予一定心理引导等, 而对于表现出不同技能学生资料的收集, 其侧重点也是有所不同的。第二, 基于校园网实现各管理部门间信息的共享与互通。在日常管理中, 基于校园网, 高校各管理部门需将其收集的信息及时录入部门信息系统中, 并通过授予相关权限来实现同学生档案管理系统间的资源共享与互通有无。如教务部门有挂学生学籍变动的情况, 团委有关学生参建实践的情况, 各院系有关学生的实习情况等, 种种信息都可通过校园网这个平台, 及时将信息存储到学生档案管理系统中, 最大限度避免了档案材料因分散管理而造成的原始材料丢失、资料不全、工作效率不高的情况, 提高了管理效率。

参考文献

[1] .付春红.高校学生档案管理工作存在的问题和对策[J].黑龙江档案, 2012.5