学生档案信息管理系统

学生档案信息管理系统（共8篇）

学生档案信息管理系统 篇1

#include “stdio.h”

#include “string.h”

#include “stdlib.h”

#include“conio.h”

typedef struct student

{ long num;

char name[5];

char sex[3];

longyear;

longmonth;

longdate;

char address[20];

long tel;

struct student * next;

}STU;

void input()

{ int i,n;

STU a;

FILE *fp;

system(“cls”);

getchar();

if((fp=fopen(“d:学生档案”,“wb”))==NULL){ printf(“error!n”);exit(0);}

printf(“nt 请输入学生的人数:”);scanf(“%d”,&n);

getchar();

for(i=0;i

{ printf(“t请输入学号:”);

scanf(“%ld”,&a.num);

printf(“t 请输入学生姓名:”);

scanf(“%s”,a.name);

printf(“t 请输入学生性别:”);

scanf(“%s”,a.sex);

printf(“t请输入学生出生年:”);scanf(“%ld”,&a.year);

printf(“t月:”);scanf(“%ld”,&a.month);

printf(“t日:”);scanf(“%ld”,&a.date);

printf(“t 请输入学生生源地:”);scanf(“%s”,&a.address);

printf(“t 请输入学生电话:”);scanf(“%ld”,&a.tel);

fwrite(&a,sizeof(STU),1,fp);

}

fclose(fp);

}

void list()

{STU a;

FILE *fp;

system(“cls”);getchar();

if((fp=fopen(“d:学生档案”,“rb”))==NULL)

{ printf(“空白文件n”);exit(1);}

printf(“nnnt学号t姓名t性别t出生年月日t生源地t电话nn”);

while(fread(&a,sizeof(STU),1,fp)!=0)

printf(“t%ldt%st%st%ldt%ldt%ldt%st%ld”,a.num,a.name,a.sex,a.year,a.month,a.date,a.address,a.tel);

fclose(fp);

printf(“nt按任意键继续...”);

getchar();getchar();

}

/*void modify()/*修改*

{ STU a[10], *p;

int num,n=0,f,i;

FILE *fp;

p=a;

fp=fopen(“d:学生档案”,“rb+”);

if(fp==NULL){ printf(“error!”);return;}

system(“cls”);

while(fread(&a[n],sizeof(STU),1,fp)!=0)n++;

printf(“请输入学生学号:”);

scanf(“%ld”,&num);

for(f=0;f<=10;f++,p++)

{ if(num==a[f].num)

printf(“nnnt学号t姓名t性别t出生年月日t生源地t电话nn”);

printf(“t%ldt%st%st%ldt%ldt%ldt%st%ld”,a[f-1].num,a[f-1].name,a[f-1].sex,a[f-1].date,a[f-1].address,a[f-1].tel);break;}

do

{system(“cls”);

printf(“nnttt修改nn”);

printf(“ttt1-----修改学生姓名n”);

printf(“ttt2-----修改学生性别n”);

printf(“ttt3-----修改学生出生年月n”);

printf(“ttt4-----修改学生生源地n”);

printf(“ttt5-----修改学生电话n”);

printf(“ttt0-----退出系统n”);

printf(“ttt请选择:”);

scanf(“%d”,&i);

switch(i)

{case 1:

printf(“t请输入学生姓名:”);

scanf(“%s”,&a[f].name);

printf(“ttt0-----退出系统n”);

printf(“ttt请选择:”);break;

case 2:

printf(“t请输入学生性别:”);

scanf(“%s”,&a[f].sex);break;

case 3:

printf(“t请输入学生出生年月:”);

scanf(“%ld”,&a[f].date);break;

case 4:

printf(“t请输入学生生源地:”);

scanf(“%s”,&a[f].address);break;

case 5:

printf(“t请输入学生电话:”);

scanf(“%ld”,&a[f].tel);break;

case 0:break;

}

}while(i!=0);

/* fwrite(&a[f-1],sizeof(STU),1,fp);*

printf(“修改后信息:”);

printf(“nnntt学号t姓名t性别t出生年月t生源地t电话号码nn”);

printf(“t%ldt%st%st%ldt%ldt%ldt%st%ld”,a[f-1].num,a[f-1].name,a[f-1].sex,a[f-1].date,a[f-1].address,a[f-1].tel);

fseek(fp,(-1)sizeof(STU),0);

fwrite(&a[f-1],sizeof(STU),1,fp);

fclose(fp);

getchar();

}*/

void search()/*查询*/

{ int w;

char name[10];

long num;

char add[30];

STUa;

FILE *fp;

system(“cls”);

fp=fopen(“d:学生档案”,“r”);

if(fp==NULL)

{ printf(“无法打开n”);

exit(0);

}

printf(“ttt1----按姓名查询n”);

printf(“ttt2----按学号查询n”);

printf(“ttt3----按生源地查询n”);

printf(“t输入查询的方式”);

scanf(“%d”,&w);

switch(w)

{ case 1:

{ printf(“请输入要查学生姓名：”);

scanf(“%s”,name);

while(fread(&a,sizeof(STU),1,fp)!=0)

{if(strcmp(name,a.name)==0)

printf(“t%ldt%st%st%ldt%ldt%ldt%st%ld”,a.num,a.name,a.sex,a.year,a.month,a.date,a.address,a.tel);

}

break;getchar();getchar();

}

case 2:

{ printf(“请输入要查学生学号：”);

scanf(“%ld”,&num);

while(fread(&a,sizeof(STU),1,fp)!=0)

{if(num==a.num)

printf(“t%ldt%st%st%ldt%ldt%ldt%st%ld”,a.num,a.name,a.sex,a.year,a.month,a.date,a.address,a.tel);

}break;

}

case 3:

{ printf(“请输入要查学生生源地：”);

scanf(“%s”, add);

while(fread(&a,sizeof(STU),1,fp)!=0)

{if(strcmp(add,a.address)==0)

printf(“t%ldt%st%st%ldt%ldt%ldt%st%ld”,a.num,a.name,a.sex,a.year,a.month,a.date,a.address,a.tel);

}

}

}

fclose(fp);

printf(“ntpress any key to continue...”);

getchar();getchar();

}

void delet()

{ long num,f=0;

STU a,*head,*p1,*p2;head=NULL;p1=p2=(STU *)malloc(sizeof(STU));FILE *fp;

fp=fopen(“d:学生档案.dat”,“rb”);

if(fp==NULL){ printf(“error!”);return;}

system(“cls”);

printf(“n input the deleted number:”);

scanf(“%ld”,&num);

p1=head;

while(num!=p1->num&&p1->next!=NULL)

{p2=p1;p1=p1->next;}

if(num==p1->num)

{ if(p1==head)

head=p1->next;

else

p2->next=p1->next;

free(p1);

}

else

printf(“%ld 查无此人!n”,num);

}

void main()

{int a;

do

{ system(“cls”);

printf(“nntt五组学生档案信息管理系统nn”);

printf(“ttt1...录入学生档案信息n”);

printf(“ttt2...显示学生档案信息n”);

printf(“ttt3...查询学生档案信息n”);

printf(“ttt4...修改学生档案信息n”);printf(“ttt5...删除学生档案信息n”);printf(“ttt0-----退出系统n”);printf(“ttt请选择:”);

scanf(“%d”,&a);

switch(a)

{ case 1:input();break;case 2:list();break;

case 3:search();break;//case 4:modify();break;case 5:delet();break;case 0:break;

}

}while(a!=0);

};

学生档案信息管理系统 篇2

一、前端控制和全程管理需借鉴先进管理模式

前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档的全程管理。先进的管理理念、模式、手段和方法, 要切入档案工作, 首先要建立统一标准、密切相关、互为保证、信息畅通又相对独立的运行模式, 即文档一体的大软件系统。因此, 高校要把办公自动化系统与高校档案馆信息网络化系统建设系统考虑进去, 统筹协调电子文件管理系统与各部门办公自动化系统的设计, 真正实现电子政务条件下的文档一体化管理。高校领导必须系统指挥, 协调部门, 专家共讨, 统一建设, 既避免人才、资金的浪费, 又提高整体工作效率。要做到从学生录取工作开始时就考虑到入学时、入学后直至到毕业各个时间段所产生的各种信息, 一边做到前端控制, 同时要考虑全程管理, 解决好系统的协调统一问题, 各个教学院系与档案管理系统的协调统一对学校档案资源管理工作有着深远的意义, 做到在学生入学到学生毕业之间的所有时间产生的一切档案信息全程管理, 全面实现网络化管理。

目前, 高校信息化管理软件都不是根据全程管理原则和前端控制理论设计的, 仍沿用纸质文件管理办法。办公自动化系统形成、处理电子文件的程序完毕后, 才可“归档”, 实质是“中后端管理”。因此在网络时代下, 要真正做到高校学生档案信息资源的前端控制和全程管理, 首先要具有网络信息资源的前端控制与全程管理理念。设计系统必须跨时空、跨行业领域合作, 综合考虑各院系、各专业、各个阶段的情况, 使学生档案信息流能互相畅通, 档案文件连续运动相互关联并可相互转换。

二、全面实施需要进一步完善的工作

1. 建立以学校档案部门为主体, 各职能部门配合的

学生档案管理体制, 明确学校档案馆 (室) 的主体地位, 以统领和监管高校的学生档案工作。在网络时代下, 要求高校档案管理部门要积极主动介入学生档案的前端控制, 设计高校办公自动化系统时就考虑到今后的学生档案管理要求。高校各职能部门要确定一名兼职档案员, 负责管理本部门形成的学生档案, 并按规定向学生管理部门移交、归档, 做到统一归口, 最后由学生管效地解决高校目前学生档案管理中各自为政的问题。由于高校学生档案的特殊性, 各教学院与档案管理室不在一处办公, 而且管理机构不同, 侧重点不一样, 这就会使得二者对档案的处理方式不完全统一, 这就会导致系统难以达到真正的协调统一;同时在归档的过程中往往会由于系统和管理者的原因, 会出现同一个文字资料有几种不同形式的电子档案。所有这些都将给后面的档案管理带来很多的麻烦以及给档案使用者带来诸多不便。因此, 在系统建设中要做到:存档标准统一, 扫描技术参数统一, 图像文件格式的选择统一, 图像文件密级定义技术统一, 多媒体音像档案数字化技术参数统一, 条码技术统一。

2. 明确高校档案馆 (室) 与各职能部门在学生档案

形成、流转和管理工作中的关系与职责, 实行“谁主管, 谁负责;谁经办, 谁负责”的原则, 形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作新机制。档案管理部门要及时跟进, 依法全程监督、指导, 制定本校相关的学生档案的归档范围、保管期限表, 建立健全学生档案的收集、整理、移交、保管、保密、利用等一系列的业务规章制度, 确保学生档案的齐全完整、科学管理和有效利用, 使高校学生档案工作更有效、扎实地开展。

3. 加强档案信息化建设, 加大对档案馆 (室) 建设资

金的投入。高校信息化档案馆建设主要是指将馆 (室) 藏档案进行普遍、全面的信息化处理, 也就是要把现有档案馆 (室) 中所有的档案数据通过归纳、整理、分类以及扫描等形式, 将各种档案资料以信息记录方式存储到光盘以及磁盘等计算机的各类存储器中, 完成现有高校馆 (室) 藏档案资料向信息化转化的过程。高校信息化档案馆 (室) 建设是网络时代的必然要求, 也是必然趋势, 直接关系到高校获取信息能力的高低, 同时也直接关系到高校发展的竞争能力。因此, 加快高校信息化档案馆建设势在必行, 首先, 要建立一个电子文件管理中心, 负责对高校包括学生档案在内的电子文件进行归档、安全保管和有效利用。其次, 要尽快开设高校档案信息网站, 打造公布档案信息、网上查询档案的服务平台。随着高校和社会的发展, 学生就业、深造、参军等录用单位对学生信息的需求和查询量, 也在呈不断增长之势, 而这项工作的现代化服务目前尚处在起步阶段, 要达到高效便捷服务, 必须改进和提高档案馆 (室) 现代化的科学设施、设备, 加快高校档案信息化步伐, 实现档案信息资源共享, 这样才能全面提升高校档案现代化管理水平和整体服务能力。

参考文献

[1].葛桂珍.试论高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济, 2005.5

高校学生档案信息化管理的思考 篇3

【关键词】学生档案；信息化管理；档案信息化

档案，作为个人经历的信息载体，在当今社会已越来越受到人们的重视。而大学是个人档案形成的最重要时期之一，高校学生档案记载着大学生在校期间学习、表现、能力等信息，是反映学生在校期间学习状况、日常表现、思想动态等情况的最重要资料，是学生综合素质的体现，是大学生毕业之后用人单位审核的重要参考和组织选拔、任用、考核的重要依据。因此，在新形势下，提高高校学生档案管理的水平，促进学生档案管理的现代化发展，实现高效、便捷的管理模式，对于高校教育体制改革和就业制度改革来说都有着十分重要的意义。

一、基础设施建设存在的问题

目前我国高校学生档案管理的基本现状目前，我国大部分高校学生档案管理基本上处在传统、原始、手工操作且以纸质档案为主的管理模式中。 电子档案归档及档案数字化在一些高校还是空白，在有些高校也只是刚刚起步。具体表现为：

（一）学生档案管理方式落后，电子化进程缓慢。随着我国高等教育向大众化教育的转型，高校扩招导致学生人数骤增，给高校学生档案管理工作带来了很大的难度。高校学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点。目前很多高校还停留在原有落后的手工纸质操作管理模式， 难以适应现代化高等教育迅猛发展的需要， 要想解决这些问题单靠简单地增加工作人员是不现实的，必须借助现代化的工具管理学生档案，才能使学生档案管理规范化、科学化、系统化。

（二）专业人员匮乏，档案的现代化信息管理技术有待提高。面对校园网络建设和信息社会的飞速发展，高校学生档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。但目前高校学生档案管理人员的素质能达到上述要求的还为数不多，学生档案管理人员多为兼职，兼职学生档案管理人员由于接受专门的学生档案管理的培训较少，他们一般缺乏档案管理的基本理论与技能、现代化管理的技术与方法、档案管理的政策法规和业务规范等全面的档案管理知识，进而难以实现学生档案的科学化管理。档案管理只是满足于装进袋子，锁进柜子，只停留在你查我调的单一阶段。这种传统的工作方式耗时长、工作量大、工作效率低下、管理成本极高，不适应学生档案管理便捷的要求。随着高校学生数量的增长，这就要求学生档案管理工作实现现代化、网络化、数字化。但目前电子化的进程只是在一些重点高校启动使用，大部分高校电子化进程进展还很缓慢。

二、学生档案信息化管理的对策

针对目前高校在学生档案信息化管理中存在的问题，我们可以一一的对其进行解决，以满足学生档案信息化时代的管理需要。

（一）从思想根源着手，提高高校学生档案管理者的认识。人的认识的提高，是实现档案信息化管理的前提条件。档案信息化管理，从某种意义上说，是一种先进理念对传统理念的代替。要提高学生档案管理信息化的认识，增强技术能力，改变与学生档案信息自动化处理和管理不相适应的传统工作手段与方法，要提高学生档案管理部门和学生档案管理人员（尤其是档案部门领导）在新形势下对学生档案管理信息化的认识，尽量对学生档案管理信息化进行足够的资金投入。实现学生档案管理信息化，要解决思想认识问题。一方面要正确认识学生档案工作在当今高校档案管理工作中的地位和作用，明确其服务方向；另一方面，要正确认识采用现代技术设备的重要性与艰巨性。务必使档案管理人员对学生档案管理产生科学性的认识。在此基础上加强档案管理知识的学习和普及，从理论上提高个人水平，理论升华运用到实践当中去。

（二）不断提高档案管理人员的技术水平，加强学生档案管理的网络互联技术。仅仅依靠传统档案管理技术实现信息时代下的学生档案的管理工作显然是不合时宜的。因此，学生档案管理部门一方面要引进计算机人才，另一方面要加快在学生档案管理人员中的计算机知识培训，尽快使计算机文化成为每个档案管理工作者必须具备的基本职业技能。不仅要提高档案管理人员的技术水平，加强计算机人才的引进。还要逐步在管理人员的专业水平不断提高的基础上，加强学生档案管理的网络交互性。真正实现学生档案的共享。应该充分利用校园网，使学生工作管理的各个部门之间形成一个有机整体，不再通过传统的方式进行档案交流，这样可以使学生档案的收集、存储、检索、传输、发布变得更加快捷、完整，而且还可以提高学生工作管理部门对学生档案管理工作的效率。

（三）完善数据库建设，加快实现学生档案信息化步伐。完善学生档案数据库建设，加强文件目录数据库建设，形成全宗目录数据库，进而建立学生档案专门目录的数据库；学生档案的数字化工作必须要建设全文信息数据库，利用数据库技术，通过对学生档案信息基础数据库进行整合，同时应根据各高校学生档案管理的特色与实际情况，使学生档案信息数据库资源不断完善。逐步提高其服务能力。另外，所有的数据库应用都是从应用程序内部产生的。相应地，几乎所有的用户与数据库之间的交互都是通过应用程序间接发生的。因此，必须完善学生档案数据库建设，只有这样才能使学生档案管理应用程序有完善的数据依据。

高校学生档案管理信息化对高校学生档案今后的发展起到了积极的作用。因此，应把高校学生档案信息化发展作为高校信息化发展的重要组成部分，高校学生档案信息化成为高校各学生管理行政部门收集、存储、检索、发布、传输档案信息最全、最好的载体。

参考文献：

[1]龙军.高校学生管理信息化建设初探[J].新闻天地（论文版）. 2009（Z1）

[2]肖连勤.高校学生档案管理工作创新[J].黑龙江教育（高教研究与评估）. 2010（03）

档案管理信息系统需求 篇4

一、我校档案管理信息系统的现状与存在的问题

1、现状：

2、目前存在的问题：

（1）因为档案馆软件系统（C/S结构）服务器在档案馆内部，暂时没有联上校园网，所以各个学院、部门兼职档案人员不能在网上适时归档。在档案的归档程序中，移交档案目录时采取WORD、EXECEL等设计，然后统一移交到档案部门，档案馆工作人员再导入到档案管理系统的数据库中进行归档，这样造成不必要的工作劳动，而且导入工作对专业技术要求较高。

（2）目前档案馆不能进行网上查阅，用户要利用仍然限制在馆内，利用人员必须到档案馆，档案人员在软件系统里查阅出相关档案，然后进行原文借阅管理。现只进行到档案目录的数字化这一步工作。

（3）目前设计的档案管理系统软件，没有和各个部门的子系统链接，信息不能共享。以前各种载体的档案没有数字化。

二、建设的总体目标、指导思想

1、总体目标

以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，并为学校党政领导、广大师生和社会提供方便、快捷的利用服务。

2、指导思想

数字化档案馆工程建设的指导思想是统筹规划、需求导引、科技创新、持续发展。

统筹规划数字化档案馆建设是长期建设的大型系统工程。工程建设需统筹规划、统一标准。

需求导引数字化档案馆建设的核心是建立各类档案信息资源库，除此之外，还涉及对档案资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程的管理。其建设内容应适应学校的需求，循序渐进，逐步发展。

科技创新数字化档案馆工程是采用现代高新技术所支持的创新工程。它要

求采用海量存储与压缩，人工智能、自动标引、多媒体制作与传输、信息隐藏、不对称加密技术等，通过科技创新，保障数字化档案馆的不断完善。

持续发展数字化档案馆工程建设是一项长期而艰巨的任务，需要纳入到学

校大力发展的信息化建设的大背景中，同时依托专业化、社会化的技术服务，实

现持续发展。

三、对新档案管理系统的需求

1、总体要求：建立基于网络平台的数字化档案馆。

（1）档案管理系统须满足档案业务全部流程全面数字化的需求，建议系统

架构为B/S方式，适应档案管理数据网络传输、共享要求，能够提供校园网、外

网不同层次利用者归档、查阅、档案业务需求使用。

（2）系统建立的数字化档案馆综合应用平台，应包括档案采集、档案管理、档案馆馆务管理、档案利用发布和安全机制等功能。

（3）与我校“数字化校园”管理系统数据同步运行，实现统一身份认证功

能。

（4）能够实现网上实时归档，即各部门兼职档案员在文件材料产生后直接

录入目录并将电子原文件传送到档案管理系统中。

（5）系统能够实现学校办公自动化系统OA等形成的电子文件及时归档，使档案收集在时限上提前成为可能。通过与数字化校园各系统的无缝衔接，以及

对各学院、部门形成的电子文件实行实时接收，用数字化手段对档案业务各流程

进行管理，从而真正意义上实现文档一体化管理，极大地促进档案管理现代化水

平的提高。

2、具体要求：

（1）确保原来使用xxxx软件录入的信息，要全部导入到新系统中。

（2）系统能够实现：档案数据进行接收、整理、归档、鉴定、打印、统计、借阅、库房管理等一系列档案业务管理。

实现了对文书档案、教学档案、财会档案、科研档案、基建档案、设备档案、照片档案、声像档案、实物档案、电子档案等多种类型的档案管理。

实现了对传统立卷、简化组卷等多种管理模式的档案管理支持。

实现声像档案、照片档案的接收和查询方式的数字化。

（3）系统应具有完善强大的电子文件管理功能，确保电子文件的安全、真

实及凭据性，确保电子原文被档案馆接收后，就不能再被更改。电子文件能够远

程、批量、高速上传，电子文件可以自动转换为PDF格式，自动提取PDF格式

电子文件内容。

（4）系统具有扫描识别功能，可直接连接高速扫描仪。在数据采集过程中，通过影像扫描软件与OCR模块相结合，可轻松实现文档的快速自动录入、数据

自动采集、相关图像优化处理及自动建立索引。可对扫描后电子文件进行OCR

识别形成文本文件，用户基于此进行全文检索。

（5）系统能够实现特殊字符录入，具有文件回收站功能，可实现数据的批

量修改、删除、替换、查重、恢复，著录界面自定义等功能。

（6）系统能够提供目录检索、高级检索、全文检索、跨全宗检索等搜索功

能，查询方式类似于百度、谷歌等搜索引擎，可满足多种条件不同层次用户的查

询需求。

（7）系统能够完成《全国档案事业统计年报》及其任意字段、组合字段等

多种条件统计任务。

（8）档案整理能够实现计算机辅助立卷、提供条形码打印，并与校园一卡

通相连，实现档案借阅、归还自动化。

（9）档案接收、借阅等业务在登录用户的计算机网络平台上有接收或退回、同意下载等业务提示信息并能够设置下载权限、次数、电子文件加密等限制功能。

借出的档案，到期短信提醒，同时用户界面上能够自动提示。到期档案的信息提

示，为档案的鉴定销毁工作提供便利。

（10）系统能方便设置档案信息发布权限、发布内容，提供网上查询、预约

查档或下载、打印原文。系统提供网页式的打印输出方式，用户可以根据具体打

印要求，调整打印格式。

（11）档案管理系统与OA链接，确保文件签发单、文件阅办单、原文等完

整、准确、系统、安全归档，接口能够自动归档，并提供方便可行的中间档案管

理等归类模式。

（12）系统具有实时通信功能，在线用户显示，方便在线传送文件，工作进

度实时统计并具有档案离线输入模块。

（13）系统具有在线编研功能。系统能够提供强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术，结合全文检索在线提取素材，主动、定向服务，减少专题信息整合在线编研发布。

（13）系统能够提供中英文成绩单管理模块，方便使用和网上查询。

（14）系统能够实现人员绩效管理、考勤、统计分析。

（15）系统具有单机版本，具有涉密档案解密后安全导入方案。

（15）系统能够进行数据远程备份与恢复。并根据检索条件生成脱机运行的数据光盘，并在光盘中提供数据检索及图像浏览功能。

（17）系统具有售后服务（以后的维护、升级、修改等）。配合系统建立符合标准的数字档案标准，当今后学校档案数据需要进一步与其他管理系统实现数据共享或开放时，该系统有进一步接口升级或扩展的空间。

字段权限身份证读卡

四、对项目承担公司的要求

1、必须是长期从事电子档案领域专业研究的，具有一定规模和自主开发能力的公司；

2、具有自主的电子档案成熟产品，具有较强的项目实施能力及系统集成能力，产品有大量成功运用的案例；

3、具有相应的计算机软件著作权证书，档案管理软件通过国家档案局评测、鉴定；

4、具有涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质；

学生档案信息管理系统 篇5

浅谈档案信息系统建设对档案工作的影响

以自动化,网络化为基础的档案信息系统时传统的档案工作产生重大影响.本文介绍了档案信息技术对档案信息资源开发利用工作的影响,并探讨了档案信息资源的.安全问题.

作 者：邓辉  作者单位：虎林市档案馆,黑龙江,虎林,158400 刊 名：中国新技术新产品 英文刊名：CHINA NEW TECHNOLOGIES AND PRODUCTS 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G27 关键词：档案信息系统   资源开发利用   安全问题  

学生档案信息管理系统 篇6

摘要：档案信息化是随着科学技术进步、社会发展，逐步形成的一种新的管理模式，档案管理要跟随时代变化而革新、与时俱进，这样才能更好地适应信息时代的需求，实现档案信息管理的归档、管理、提供服务和收集的效率，满足当前人们对档案信息的要求[1]。本文就档案信息化建设与档案管理的策略进行细致的探讨，内容如下。

关键词：档案信息化、管理、建设

1、档案信息化建设含义

档案信息化建设就是借助或者依托现代化的手段，例如：网络、信息技术、计算机等，在档案的管理中，根据国家相关的档案行政管理部门的要求和相关的信息社会要求，对信息进行管理、搜集、保存的一种管理模式，以档案工作为依托、档案管理学最新理论为指导、以档案资源为对象的管理模式[2]。档案信息的管理主要是依据数字化信息的技术管理方式，实现网络共享，资源共享，最终达到一体化数字管理。

2、档案管理现状

2.1在档案信息化建设中缺乏足够的重视

在非专业档案管理机构中，普遍对档案管理工作不够重视，这些机构中档案管理部门由于不是主要业务部门，因此在人员配备、档案管理设施设备上都多多少少存在“老弱病残”的现象，主要领导对于档案管理标准不够了解，导致机构内部档案管理部门“积贫积弱”，档案管理标准化较差，更别谈档案信息化建设和管理。这也导致了机构内部档案管理人员业务素质不高、工作积极性不佳的现状。另一方面，由于档案管理工作的特性，档案工作管理人员容易养成墨守成规的工作习惯，遵循于陈旧的管理系统，缺乏时代性的创新，如果让他们重新再接受别的工作形式，在短时间内他们身体和心理上都接受不了，甚至会出现抵触，不愿意轻易改变的情况[3]，如此形成了机构内部档案管理工作的不良循环，使档案管理工作大大落后于信息时代的要求。

2.2对档案信息化的管理标准不明确

在有关档案信息化的管理过程中，还没有齐全、完整、有效的管理制度和有关部门的管理系统。国家档案局对于各单位的档案管理工作，大多数只是发挥业务指导作用，对非直属单位的档案管理工作人员和主要领导的考核、考评并不具有话语权，因此对于相关管理制度和相关的管理系统只是起建议性的作用，并不具备相关行政强制力，对此各行业、各部门档案信息的管理水平参差不齐，标准各不相同，加之各行业、各单位对于档案工作服务于本单位中心工作各有各的要求和标准。因此对于档案信息化的管理实行统一标准也具有较大困难。

2.3档案管理工作人员的素质不高

现今，各单位档案管理人员素质参差不齐，多数人员业务水平较低，主要表现：一是，从其他岗位上调到档案管理工作岗位，半路出家，对档案工作的理解和管理理念存在先天不足，需要长期的工作磨合才能提高档案管理工作业务技能和档案管理理念的共鸣。二是，工作责任心不强，由于大部分单位对于档案工作不够重视，直接反映在档案工作管理岗位的人员上，基本是“老弱病残”，甚至将档案室作为职业生涯的最后一站。这类人员一是没有精力学习，“心有余而力不足”，更别谈档案信息化建设、管理工作;三是，纯粹抱着“做一天和尚敲一天钟”的心态，根本不想学习，只要不犯原则性错误就行。这种现状，不但降低了单位中心工作的效率，也给他人在事务办理上造成了很多的不便[4]。

3、档案信息化建设过程中存在的一些问题

3.1分散性

档案信息化建设过程中信息重叠现象屡见不鲜，主要原因是因为各单位、部门在档案信息化建设中无法实现信息的联网互通、数据共享，各个部门的信息资源无法互通，就容易造成拥有相同主题信息这样的后果。

3.2异构性

很多部门在接到档案信息后，在数据往资料库转移的过程中导致信息出现了异构，从而导致了很多数据档案信息的来源差异，导致了不同的数据结构，也致使一些文件属性差异，有些甚至出现了特殊的文件形式，从而导致了复杂的信息结构，也增加了人工处理档案信息的困难，浪费了本来就有限的人力物力，也对信息数据库造成了很大的存储压力，增加了维护的负担。

3.3具有滞后性

利用现代先进的电子技术手段建设档案的信息化，这是对原有的实体化的档案信息资料进行数字化的转变，这样可以快速地通过查找计算机目录的形式在计算机上显示出相关度资料信息和想要查找的存储内容。但是档案信息化建设不应该单单体现在先进的技术上，更应该体现在是否具有完善的管理体制上，以及对于档案工作录入的人员是否具有责任心等方面上，现如今，没有及时有效的归档的现象仍然存在着，导致很多资料信息化的缺失，大大降低了人们对档案信息化的信心和效率。

3.4混淆信息化和数字化的概念

有人认为从网上下载的信息就是将档案数字化后的信息，也有人将电子文件和办公手段的自动化认为是档案信息化的建设。从概念上来说档案的信息化是一个趋势，一个目标，或者是一种发展的方向[5]。数字化的档案管理是一种档案信息发展到一定程度后的一种新的信息化的档案管理形式，因此，应该明确不同的概念和其中存在的区别，在具体的档案信息化建设中避免公式化以及操作的简单化。目前，我们只是进行档案信息化的建设，实际上本质还远未达到数字化的发展阶段，档案管理数字化是档案信息化的最终目标

3.5安全性

现阶段许多的档案管理机构和个人对档案的信息化后的安全意识存在不足，防范措施不够完善，不能够认识到信息安全问题带来的后果，只是片面地认为只要建立安全的防护系统就能无后顾之忧。对风险认识不够，不能够及时地更新安全的防范措施。

4、构建档案信息化的策略分析

4.1构建完善水平高的信息化档案系统

想要构建起完整的数字化平台，首先要建立完整的数字化系统，并在此基础上，构建公众服务平台以及内部档案系统，充分利用现今的网络技术，设立符合要求且满足实际需求的宣傳和服务窗口，进而对信息资料进行管理，加强实际应用，达到凸显其作用价值的目的。此外，还要强化信息自身的可靠性与安全性。

4.2充分发挥多部门协作的作用

在对电子文档进行处理、管理过程中，一般来说，原始档案产生部门对相应的.电子信息资源较为熟悉，可以实现对其初步有效整合、管理。电力档案形成以后，档案管理部门一定要按照其内容来完成分类、归档、鉴别等工作，从而对其中有价值的文件进行充分利用，最终实现文档信息化的目的。通过多部门之间的协作，可以提高档案信息化的价值水平。

4.3对电子档案进行处理

电子档案文件建立以后，相关的工作人员要对形成好的电子信息进行审核、鉴别，等确定其中的价值后，将文件设置成只读性，确保文件不可以随意更改，保证文件的原始性和符合性。

5、档案信息化建设的好处

5.1节约成本

档案信息化建设将有利于单位或部门节约资源，避免不必要的浪费。在档案信息化建设之前，档案信息的管理需要档案人员花很多的时间和纸张对档案资料进行撰写，人为地整理撰写档案信息难免会出现漏记和漏写的情况，对于资料的查找更是需要大量的时间，这样做也大量浪费了物力和人力。信息化建设后可以快速地查询到所需的资料，在保存上不易缺损和丢失，也相对简单。

5.2提高工作效率

现代化技术的发展被看作一个将纸质信息档案到信息化的一个过渡过程，现代化的技术能够高效提高对信息查询的效率，还可以节约人工成本，运用现代化的技术对信息处理后只需要很少的人就能完成这份工作，也大大提高了工作人员的效率。

6、档案管理信息化建设的策略

6.1逐步完善档案信息化管理的设施

档案信息化建设的首要条件就是要求基础设施要完善，如果没有这样的基本条件，档案信息化的建设就无从谈起，没有实实在在的意义。所以建立现代的信息化档案管理系统就需要基本的基础设施，其中最为主要的设施就是计算机，其次就是相应的辅助设备，例如：打印机、复印机、扫描仪等设备。在设备条件满足后我们还需要有一套完整的、可靠的系统可以快速地对档案进行录入和查询，也需要可靠的管理系统对档案进行分类管理。

6.2将档案信息化与传统方式并重

档案的信息化建设很重要，但是传统的档案保管方式也不能被我们无情地抛弃，不能全盘否定过去的档案管理方式，比如，现如今的房地产有关的资料文件作为房产拥有者的一个证明文件，就需要纸质文件的长期保存。还有一些原始的纸质档案比电子档案具有更高的学术或历史价值。

6.3提高档案信息化建设的安全性

信息时代，人们生活越来越信息化，随之而来的关于信息泄漏的问题也屡见不鲜，我们应该在现代化信息建设的基础上进一步加强和提高档案信息化建设后的安全性和可靠性。不少不法分子利用一些技术和网络上的漏洞，对档案信息管理系统进行攻击，这造成了档案信息的损坏和流失。很多档案信息在没有备份的情况下，导致出现流失的、破损的文件的情况，这就很难对原有文件进行修复和还原，所以，档案管理部门应该对信息管理的系统进行完善和升级，确保管理档案信息系统的安全性和可靠性。

6.4增强管理档案工作人员自身素质

首先要提高档案工作人员的工作水平，熟悉对电子文档和自动化系统的操作，有一些很有价值的书面材料，时间长了后就容易出现破损和陈旧，很多纸质上存在的资料就看不清楚，这就需要管理人员具有一定的专业素质，对纸质资料进行妥善的保管保存[6]。其次，主管领导对档案工作的高度重视。领导的重视是做好工作的重要条件，对于人员配备、硬件设施完善都具有十分重要的作用，同时也能提高档案管理工作人员的工作积极性，从根本上突破档案信息化建设和管理的瓶颈。最后，关于工作人员的敬业精神。这就需要定期对工作人员展开责任教育，使其感受到强烈的自身约束力和使命感，也要执行强有力的管理措施对工作人员形成约束力，保证档案信息的安全。

6.5强化档案信息化建设水平

在对资料以及信息进行接收以及处理时，需要严格按照数据信息的类型及其方式上的差异，充分利用计算机等相关手段来将其转化成数字化，同时根据信息数据的实际情况，做好专门的鉴定、分类以及归档，进行甄别，确保其在保存过程中的完整性、可使用性、真实性和有效性。同时还要制定相应的管理办法，用来加强档案信息化管理的规范，制定相应的制度，严格遵循制度的执行和实施，这样做可以更好地加强档案信息化建设应有的效率和成效。

6.6实现档案信息资源的共享，改变原有的档案管理模式

为进一步对档案信息化管理上的效率和作用的提高，我们必须改变相关工作人员对于档案管理理念的转变，提高档案管理者的态度，加强主动服务意识和反应能力。管理工作人员将信息及时进行整理，确保信息的时效性和真实性，做到信息共享，主动提供档案信息内容，为人们和社会提供有价值的信息。在档案信息化管理过程中，要进一步加强对电子软件和信息内容的检索，确保档案信息的有效性、规范性、安全性、使用性。

6.7坚持质量第一

第一，在有关档案信息化的转移和归类的过程中，工作人员必须做到每一步所做的都能够达到一个高水准，不能因为时间上的限制或者其他的一些托词，导致了质量上的下降。

第二，档案工作人员要提高对自身的要求，加快自己对档案信息建设的知识更新，保证对于档案信息的使用者可以享受到更好的服务、更快捷的服务体验。

第三，档案信息化的建设是国家档案工作的重点和发展方向，所有地区、所有单位都必须要参与进来，在这过程中，我们還需要下列两点并重：1.信息资源的整理与调整的职能并重;2.拓展建设与安全防范并重;软件与硬件并重。

本文所阐述和研究的现代化信息档案管理模式，突出了档案信息化建设的重要作用，和现代化的档案管理系统无法超越的优越性。在此基础上，提出了建设档案信息化的存在的问题，以及建设档案信息化的一些步骤，这些意见为建设现代化的档案管理系统提供了较好的参考建议。

参考文献：

[1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，(13)：250.

[2]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017(8)：84.

[3]齐宏佳.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].办公室业务，2017(6)：132.

[4]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，2017(8)：143.

[5]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，(5)：58.

学生档案信息管理系统 篇7

信息化是当今社会发展的大趋势, 加强档案信息化建设是时代和社会发展的要求。高校学生档案是反映大学生成长和综合素质的原始记录, 做好大学生档案管理工作对学生个体、学校乃至社会都具有重要的意义。积极推进学生档案管理信息化, 不仅是适应社会信息化发展趋势的必然选择, 也是高校加强学生教育管理、提高人才培养质量的客观要求。

1 高校学生档案管理存在的问题

1.1 档案管理意识比较淡薄

随着高校招生规模扩大, 学生人数增多, 学生档案也随之增多。即便如此, 许多高校对学生档案管理工作还不是很重视, 有的领导和老师没有充分认识到学生档案工作的重要性和必要性, 有的甚至认为这项工作无关紧要, 应付一下就可以了。受这种思想认识的影响, 许多高校没有建立专门的学生档案管理机构, 缺少足够的管理工作人员, 导致学生档案管理工作基础不牢。由于高校工作支持力度不大、投入不够多, 学生档案工作需要进一步加强和改进的地方仍不少。另一方面, 由于学校对学生档案工作的宣传较少, 学生对档案知识了解甚少, 没有充分认识到档案对个人发展的重要性, 有的学生在填写个人档案资料时不认真, 所填的信息不全面、不规范, 有的学生甚至对个人档案的去向不知情。学生本人对个人档案的不重视、不关心, 对档案管理工作不够配合, 在一定程度上影响了学生档案管理工作。

1.2 学生档案管理不规范

主要体现在以下三个方面:一是归口管理不明确。虽然许多高校设立了档案馆, 但并没有把在校学生的档案划归档案馆管理。对于学生档案管理工作, 各高校并没有统一的运行管理模式, 有的高校由学生处负责, 有的高校由招生就业处负责。由于没有明确的专门管理机构, 职责划分不明确, 学生档案管理相对比较分散。二是管理方式比较粗放。目前, 有相当多的高校采取把新生入学档案直接划转到各二级院系分散管理的方式, 等到学生毕业时再由学生处等有关部门统一转递。学生档案的整理工作, 基本是由学生管理者 (如辅导员、班主任) 等完成的, 他们仅经过简单的培训, 档案专业技能不高, 再加上档案整理的时间短、工作量大, 档案整理工作质量大打折扣, 有的甚至出现学生档案“缺、漏、错”等现象。三是管理机制不健全。许多高校没有建立完善的学生档案实时归档机制, 基本是临近毕业突击整理的。归档内容也比较单一, 主要包括高中阶段材料、招生录取材料、学习成绩卡、入党 (团) 相关材料、在校期间奖惩材料、毕业生基本情况表、毕业生登记表等, 而反映大学生成长、体现学生综合素质的相关材料并没有装入学生档案。

1.3 学生档案管理信息化水平不高

随着现代信息技术的新发展, 计算机和互联网已在高校普及, 这为档案信息化管理奠定了良好的基础, 但是许多高校学生档案管理的网络化和信息化水平还比较低, 突出表现为:学生档案大多是纸质文档, 学生档案的收集、整理、存储、转递等工作基本是手工操作, 工作强度大、效率低下。学生档案内容包括学生的学习成绩、思想政治、道德品格、科研能力、平时表现等方方面面的信息, 涉及学校学生处、教务处、团委、学院等部门和单位。因高校学生档案管理相对分散, 再加之学生档案数据库建设滞后, 使得信息得不到及时交流和充分共享, 影响了学生档案管理的网络化和信息化。此外, 大多数高校的档案管理工作主要是由辅导员、班主任等人兼职负责, 他们毕业于各类专业, 计算机技术水平参差不齐, 直接影响了学生档案管理的信息化水平。

2 信息化背景下加强高校学生档案管理的对策

2.1 提高档案信息化意识, 改善学生档案工作条件

档案管理是一项基础性工作, 做好学生档案管理工作有利于加强学生管理、提高学校人才培养水平, 也有利于促进大学生成长成才。高校学生档案管理者和工作者要高度重视, 充分认识做好学生档案管理工作的重要意义, 切实增强工作责任感和使命感。要进一步增强信息化意识, 不断适应信息化背景下的学生档案管理工作, 努力提高学生档案的管理水平和服务水平。另一方面, 要针对学生档案意识薄弱这一问题, 从大一新生就开始抓好档案宣传教育工作, 将其融入到大学生的日常教育管理工作中, 努力提高学生的档案意识和信息化意识。高校要加大投入, 建设专门的学生档案保管场所, 购置计算机、扫描仪等设备, 加强学生档案的规范管理, 为推进学生档案管理的信息化提供有力保障。已设立档案馆的高校, 应充分发挥档案馆的专业优势和指导作用, 协助做好学生档案管理工作, 促进学生档案管理工作的规范化、科学化。

2.2 建设标准统一的档案信息管理系统, 推进学生档案管理信息化

要实现学生档案的信息化管理, 就要建立标准统一、管理规范的学生档案信息管理系统。高校应在校园网络的基础上, 充分发挥高校现有的计算机设备、网络应用技术和软件开发人才等方面的优势, 开发和完善学生档案信息管理系统。系统开发应用过程中, 在学生档案归档内容、数据采集、信息安全维护等方面都要统一标准, 使档案信息管理系统具有可操作性, 又要保证数据的准确性和有效性, 为实现学生档案信息化管理奠定坚实的基础。要积极推进学生档案信息管理系统与教学、学生工作等部门的信息系统联网对接, 将分散于各个部门、各个单位的学生信息及时汇总、上传到该信息管理系统, 实现信息资源共享, 以便系统自动生成学生个体的档案信息。这样就可以较好地把学生档案的分散管理和集中管理有机结合起来, 既保证了学生档案信息的及时归档, 又克服了纸质档案材料收集整理过程中“缺、漏、错”等问题, 提高了档案管理工作质量和工作效率。此外, 要严格管理制度和操作规程, 加强学生档案信息管理系统防火墙建设, 强化信息安全管理, 防止学生档案信息外泄。

2.3 建立完善有效的工作机制, 推进学生档案管理规范化

学生档案管理的信息化是一项繁重的工作任务, 要建立健全工作机制, 提供制度保障, 以规范化的管理促进管理的信息化。要建立完善归档制度, 根据教育部有关精神和要求, 进一步明确学生档案的归档内容, 统一标准, 规范操作, 及时收集和整理学生相关档案材料, 及时进行数字化、信息化处理, 为促进学生档案管理的信息化工作打下坚实基础。建立完善工作协调机制, 成立学生档案管理工作领导小组, 明确学生档案的管理机构, 加强组织领导, 针对高校内部学生档案管理不协调、不规范的问题, 进一步理顺学生档案管理机构与相关部门、各二级院系之间的关系, 加强统筹协调, 强化分工协作, 形成学生档案管理信息化的工作合力。建立完善学生档案查阅制度, 授予学生本人一定的权限, 允许学生本人登录档案信息管理系统查询个人档案信息以及档案的去向等, 进一步增强学生档案意识。完善人事管理制度, 实行绩效管理, 加强考勤考核, 激发档案工作队伍活力。特别要把学生档案兼职管理人员纳入考核范围, 强化组织管理, 在工资待遇、评优评先等方面给予优先考虑, 进一步提高他们工作的积极性。

2.4 加强档案管理队伍建设, 为学生档案信息化管理提供保障

建设一支适应学生档案信息化管理的队伍, 是提高学生档案管理水平的重要前提。要招聘部分档案学专业和计算机专业毕业生, 配备学生档案专职管理人员, 提高学生档案管理专业化水平。加强对兼职档案员的培训, 特别要加强档案知识、档案专业技能和计算机技术等方面的培训, 切实提高档案管理工作水平。兼职档案员要合理安排自己的工作时间, 保证有足够的精力投入到学生档案管理工作中来。要加强团结协作, 发挥高校档案馆工作人员和现有档案专业人员的作用, 充分调动他们工作的积极性和主动性, 引导和鼓励他们积极参与, 共同做好学生档案管理工作。充分发挥学生党员、学生干部的作用, 定期加强对学生档案管理人员的网络技术和计算机技术培训, 进一步提高学生档案管理的信息化水平。

摘要：本文分析了当前高校学生档案管理存在的问题, 探讨了信息化背景下加强高校学生档案管理的对策, 从提高档案信息化意识、档案信息管理系统建设、档案管理队伍建设、完善工作机制等方面提出了建议。

关键词：信息化,高校,学生档案管理,对策

参考文献

[1]王玲.信息化背景下的企业档案管理[J].辽宁行政学院学报, 2013, (04) :159-161.

[2]康增瑞, 张洪玮.信息化背景下高校学生档案管理工作的新思路[J].科技情报开发与经济, 2010, (28) :127-128.

[3]陈楠.加强高校学生档案信息化管理[J].科技信息, 2010, (12) :354-355.

档案信息服务作业系统管理 篇8

[关键词]档案信息服务；作业系统；管理

一、档案信息服务作业系统

如图1中的大四方形描述的就是从用户角度看到的服务作业组织。而从服务者的角度看，这一组织也许是由几个部分组成，但用户却把它看成一个完整的系统。之所以要把用户放进四方形，是因为信息服务组织的用户不像在制造业那样完全处于生产过程之外，用户是处于服务过程之中，并且和服务作用过程发生相互作用，也就是说用户实际上属于服务作业系统中的一个组成部分。首先看相互接触部分。对于用户来说，他和服务组织发生相互接触的过程是他自己完全看得见的，所以这部分是用户看得见的服务活动，称其为服务作用系统的相互接触部分。它包括用户及用户直接接触的能够产生服务质量的资源。正是在这种用户与服务组织的直接接触过程中，形成了所谓的“关键时刻”。

1.介入服务过程的用户。用户是一种产生服务质量的资源，直接介入了服务作业系统。由于服务生产和消费的不可分离性，用户不仅仅是被动的顾客，在他们消费过程中，用户必须为服务人员提供必要的信息，配合服务人员的工作，才能获得优质服务。在不同的服务作用体系中，用户的参与程度会有所不同。如档案信息复制供应服务，咨询服务等服务，用户参与多一些；有时用户参与会少一些，如单纯提供档案证明服务。

2.服务组织的经营体制与管理规章。组织的经营管理体制与管理规章，是指一个组织内部的整个运行机制，包括行政管理、服务条例、工作章程等等，如档案馆中对员工的管理规章和对用户档案利用时的要求等。事实上，各个组织都拥有大量的管理规章和工作守则，而且不少的管理规章与工作守则会影响用户对服务的消费，影响用户发挥协作作用。如果是正面作用，这些管理规章和工作守则就是服务导向型的，否则，如果是负面影响，就亟待加以改进。

3.各种不同的经营体制与管理规章对服务质量有着双重作用。一方面会直接影响到用户对服务质量的评价。因为用户要与经营体制、管理规章发生接触。如果他们对此感觉满意，就可以认为这样的体制和规章是服务导向的；而如果反过来，他们感到不得不被动地去适应这些东西，那就说明其中有弊病。在这种情况下，服务质量就会遭到经营体制和管理规章的破坏，至少也是损害。另一方面，管理规章和工作守则也对内部员工有着影响。如果员工认为某些制度、规定、章程已经过时，或是过于复杂繁琐，那就说明这些东西是非服务导向型的，履行这些制度、规定、章程的员工就会有不满甚至发牢骚，这当然对服务质量有着负面影响。

因为用户在自我服务过程中或多或少会感到使用这些资源和设备的难易度，而给用户留下好的或不好的印象。另外，其他有些物质资源对功能质量也会产生影响，如档案信息服务环境会对人的心理带来是否舒适、美感、荣誉感等的影响。这样，一线员工、经营体制与管理规章、物质资源和设备设施三者合为一体，就在用户心目中形成了一个完整可见的服务作业系统。当然，从现代档案信息服务组织的角度看，这个系统还应该包括用户。因为用户不仅仅是简单的服务消费者，只有服务者与用户实现互动，才能确保系统中的每一部分与整个系统相协调、相匹配。

其次分析后勤辅助部分。在接触档案信息服务组织时，用户极少有机会看见视野分界线后面发生的事情，他们通常不会想到在自己看不见的地方还在紧张地进行着服务生产，而且是为自己消费的服务进行的生产。这对服务供方来说，至少造成了两个问题。一是在这条可见线之后发生的事，用户不是总能理解的，因而用户认识不到那部分服务活动对整个服务质量作出的贡献。不论在上一阶段如档案信息收集、整理、鉴定、保管、编研等创造出何等优异的质量，如果档案信息提供利用的相互接触阶段的服务质量平庸或是低劣，用户就会认为整个服务质量不高，于是，在可见线后面创造的优质服务被在可见线前面表现的劣质服务败坏殆尽。

二、档案信息服务作业系统的要素及其关系

从服务理论来讲，在服务供需双方的相互接触中，用户是否愿意享用这项服务起着非常重要的作用，尤其是对于档案信息服务企业，甚至决定它的生死存亡。在服务供需双方的相互接触中，关键时刻将是至关重要的，应把档案信息服务组织的各种资源都加以恰当地组织和安排。为此，引入服务企业生产系统要素及其关系理论分析，来阐释档案信息作业系统中的各种资源要素关系。首先看服务观念与用户之间的关系。档案信息服务组织通过调研收集有关信息，了解用户的需要及愿意接受的服务方式，然后在此基础上确定本组织的服务观念。至于用户与其他要素之间的相互作用关系，需强调的是服务组织应充分调动用户的积极性来参与服务作业过程。这是因为服务中的用户具有双重身份，一方面他是前来消费服务的客人，另一方面他又是协助服务的半个主人。由于用户具有这种双重身份，因此，与用户保持不断发展的关系是十分必要的，尤其是对于档案信息服务企业来讲，只有长久地把用户留住，甚至使其能不断地购买增值服务，并能从用户那里获取反馈信息，以便今后不断改进服务和增加新的服务内容。组织的服务观念应该说明用户如何参与服务生产，比如需要用户提供一些什么样的自我服务，是否应该填写必要的表格，是否应该提供必要的个人信息等等。通过这些方式，用户参与共同设计或共同生产他们将要享用或购买的服务，从而成为服务生产系统中不可或缺的部分。而且一旦用户完成了协作企业生产服务的任务，就应当对他们表示酬谢。

也就是说，档案信息服务组织应该充分发挥用户的“生产伙伴”和“兼职员工”的作用，来实现自己生产和提供优质服务的目标。

参考文献

[1]郑新兴.档案馆档案信息公共服务体系构建问题研究[J].福建师范大学，2010年.

[2]姚红叶.信息生态视阈下数字档案馆信息服务研究[D].南昌大学，2012年