学生档案信息化管理

学生档案信息化管理（精选12篇）

学生档案信息化管理 篇1

摘要：独立学院学生档案管理在信息化建设过程中存在一些问题。要解决这些问题, 应强化学生档案管理信息化建设认识, 提升学生档案管理队伍综合素能, 完善学生档案管理规章制度。

关键词：独立学院,学生档案管理,信息化

一、独立学院学生档案管理信息化建设的意义

(一) 能够推动高校档案信息化建设进程。

独立学院作为我国高等教育办学模式和教学运行机制的一种创新形式, 对我国高等教育的可持续发展具有重要的现实意义。随着办学规模的逐步扩大, 独立学院的档案管理工作的重要性日益凸显, 加强独立学院档案管理信息化建设已成为独立学院档案管理的重要任务之一。在这样的背景下, 开展独立学院学生档案管理信息化建设工作, 不仅可以有效解决学生档案管理过程中的各种问题和困难, 而且还能够为独立学院档案信息化建设提供有效的建设思路和经验。

(二) 能够深化以生为本的档案管理理念。

学生档案是记录学生在校期间学习生活的重要材料性文件, 对学生的发展具有重要的意义。由于独立学院学生数量多, 档案资料纷繁复杂, 档案管理人员素能有限, 经常会出现档案资料重保存轻利用、工作态度重领导轻学生的现象, 致使很多学生对独立学院档案管理工作部门和管理人员感到不满。通过开展学生档案管理信息化建设, 能够在一定程度上简化学生档案的管理流程, 精简学生档案管理人员繁重的档案管理工作, 在这种轻松地工作环境下, 学生档案管理人员才能够贯彻以学生为本的管理理念, 全身心的从学生的实际档案问题出发。

(三) 能够满足学生和用人单位对学生档案的现实需求。

一方面, 档案管理的信息化建设对学生而言, 既能够有效、及时的收集和汇总学生在校的方方面面的档案, 满足学生升学、考试、就业等需求。学生通过智能化的档案管理系统, 在用户身份认证后可以查询、打印自己需要的各种档案材料。另一方面, 开展独立学院学生档案管理信息化建设工作, 不仅是将原来的纸质化时代学生档案管理材料进行电子文档的简单转换, 而且是要多渠道多维度的利用信息技术和网络技术, 搭建档案收集、查询、共享于一体的现代化办公平台, 供学生和用人单位进行自动化信息查询, 最大限度的满足学生及用人单位的档案需要。

二、独立学院学生档案管理信息化建设存在的问题

(一) 学生档案管理的信息化建设意识淡化。

在信息化时代, 依托信息网络技术的电子政务系统成为了众多高校档案管理工作的重要平台。在这种现代化的办公环境下, 如何有效利用计算机信息技术开展学生档案管理工作, 已成为独立学院学生档案管理工作的重要挑战之一。然而, 很多独立学院依旧沿用纸质档案时代的工作思维和工作方式, 信息化的学生档案管理意识十分薄弱。学生档案管理工作常常处于独立学院档案管理的薄弱环节, 很多管理人员没有意识到信息化学生档案管理的重要性和现实意义, 因此, 上至学校管理者下至一般档案管理人员, 没有完全贯彻信息化学生档案管理理念, 没有形成较强的信息化档案管理意识, 在很大程度上影响了独立学院档案管理的信息化发展进程。

(二) 学生档案管理信息化建设团队力量薄弱。

档案专业知识扎实和计算机应用能力强的管理团队, 虽然, 是提高独立学院学生档案管理水平和推动学生档案管理信息化建设工作的重要保障。但是独立学院学生档案管理部门工作量大、任务繁重, 很难吸引到优秀的档案管理人才, 很多人宁愿去教学和学生管理部门, 也不愿意去从事学生档案管理的相关工作。独立学院学生档案管理信息化建设对整体管理队伍的素质要求较高, 不仅要具备扎实而专业的档案管理知识, 还要具备较强的计算机技术应用能力。由于独立学院学生档案管理队伍的整体档案管理素质和计算机操作能力相对较弱, 很难应对信息化给独立学院学生档案管理工作带来的巨大挑战。

(三) 学生档案管理信息化建设投入不足。

独立学院学生档案管理信息化建设是一项十分复杂的系统工程, 它不仅需要现代化的档案管理设备, 还需要先进的档案管理应用软件, 以及充足的资金投入。但是, 由于很多独立学院对学生档案管理工作缺乏足够的重视, 因此在基础设施、设备、资金等投入都相对较少, 从而限制了学生档案信息化建设的进程。独立学院学生档案管理信息化建设投入不足主要有两个方面。一方面, 学生档案管理信息化建设需要实现网络化存储和共享, 需要管理人员和使用者能够快速的登录、查询和应用, 因此对计算机设备和网络速度等具有较高要求, 但是现有的计算机硬件设备和网络覆盖难以满足学生档案信息化建设的要求。另一方面, 由于资金和技术的限制, 独立学院学生档案管理系统等办公软件相对落后, 因此影响了学生各种重要的影音视频等档案资料的存储和处理。

三、推动独立学院学生档案管理信息化建设的主要策略

(一) 强化学生档案管理信息化建设意识。

学生档案作为独立学院档案管理的重要内容, 加强学生档案信息化建设, 对提升独立学院档案管理水平, 推动独立学院教学质量和学生管理效率具有重要的现实意义。因此, 独立学院要积极树立现代化的学生档案管理理念, 强化独立学院学生档案管理信息化建设意识。首先, 独立学院领导要充分认识和重视学生档案管理信息化建设的重要性, 要将这一工作纳入到学校整体现代化发展规划之中, 加强对本校学生档案管理信息化建设工作的宏观调控, 从学校整体发展和档案管理工作的角度做好建设规划, 同时要加大对学校档案管理部门的支持和投入。其次, 独立学院与学生相关的各个部门, 尤其是教务处、学生处要充分认识到学生档案管理的重要性, 共同协商, 积极配合与协调学生档案管理信息化建设进程。最后, 作为执行部门的档案馆, 既要改变传统的学生档案管理理念, 提高学生档案管理信息化建设工作的重视程度, 又要做好学生档案管理信息化建设流程及中长期计划, 确保学生档案管理信息化建设工作的有序发展。

(二) 提升学生档案管理信息化建设团队素能。

独立学院学生档案管理是一项任务重、流程繁琐、责任重大的档案工作, 因此对档案管理人员的职业素能要求较高。学生档案管理团队的素能力的高低, 在一定程度上决定了独立学院学生档案管理信息化建设的进度和水平。要有效推动信息化建设进程, 切实提高学生档案管理信息化水平和成效, 必须要组建和培养一支档案专业知识扎实、计算机应用能力强劲档案管理团队。第一, 独立学院学生档案管理部门领导要对现有的学生档案管理人员的职业素能进行深入调研, 了解和掌握已有团队的问题和不足, 并针对学生档案管理信息化建设需求, 通过进修和培训的方式, 提升在岗学生档案管理团队的档案专业知识和计算机操作技能, 使学生档案管理人员既掌握了扎实的档案专业知识, 又强化了对信息技术应用和现代化档案管理软件的使用能力。第二, 独立学院档案管理部门领导要结合现有的学生档案管理团队的年龄结构、学历结构、知识结构, 有计划的引进高素能的现代化学生档案管理人才, 逐步优化学生档案管理团队结构, 改善和提升学生档案管理团队的综合素能。

(三) 加强学生档案管理信息化建设投入。

独立学院学生档案管理信息化建设工作是一项长期的系统化工程, 因此需要充足的资金投入和软硬件的支持, 才能够达到学生档案管理信息化建设工作的基本要求。首先, 档案管理部门要提升档案管理水平, 积极争取学校对信息化学生档案管理工作的资金投入。学生档案管理部门要做好中长期发展规划和资金配备说明, 同时要明确学生档案管理信息化建设工作的重要性, 提升学校对学生档案管理工作的重视程度, 争取更多的发展建设资金。要对现有的学生档案管理设备和软件进行更新换代, 做好学生档案管理信息化建设所需设备的规划与采购, 及时升级和引进先进的学生档案管理需要的各类软件, 建立科学地现代化学生档案管理系统, 同时也要加强学校的网络建设, 给予档案管理部门足够的网络支持, 满足学生档案管理信息化建设所需的数据和容量需求。

参考文献

[1]强春晓.高校独立学院档案信息化建设研究探究[J].陕西档案, 2009 (1) .

[2]李雅丽.高校学生档案管理的问题与建议[J].办公室业务, 2012 (1) .

[3]吴晓茹.构建高校学生档案信息化管理新模式[J].陕西档案, 2014 (4) .

学生档案信息化管理 篇2

【摘 要】青少年是社会的未来，其身体素质不仅是自身优质生活的保障，更影响到整个社会的进步和发展，随着人们生活水平的提高和健康意识的加强，传统纸质的学生健康体检档案的管理方法已不能满足学生、家长和社会的需要。将学生健康体检档案网络信息化，实现健康体检档案的管理的準确性、连续性和可查询性，成为促进学生健康管理的必要措施。档案网络信息化能够帮助学生、家长、学校全面了解学生的健康状况及动态变化，开展针对性的健康教育活动，促进学生健康管理工作，为学生卫生工作的开展提供重要的科学依据。

档案管理理念实现档案管理信息化 篇3

摘 要：档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和档案管理部门之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。

关键词：档案管理 理念 档案管理信息化

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（b）-0072-02

1 档案管理信息化的优点

（1）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机上输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效地提高档案管理工作资料搜集、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员的办公效率。

（2）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加方便，档案管理部门将现有的档案进行系统管理，并且不断提高管理系统的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率，同时可以通过共享平台来完善目前自己现有的档案资源，提高资源的完善性，提高了资源的共享效果。

（3）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间后还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。

（4）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。

2 档案管理信息化带来的挑战

（1）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理人员信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，和黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。

（2）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。

（3）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使人们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效地缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高了档案管理工作的效果。

3 实现档案管理理念创新的方式

（1）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。随着社会发展的逐步完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。

（2）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现了许多档案管理问题。因此，档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。

（3）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。

（4）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。

参考文献

[1]翟惜瑞.档案管理信息化建设的现状及其对策[J].兰台内外，2014（1）：41.

学生档案信息化管理 篇4

关键词：学生档案,信息化管理,基本现状

高校学生档案是大学生在校期间的学习及各种社会实践的真实历史记录, 是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据, 也是每个学生人事档案形成的基础。近年来, 随着我国高等教育的快速发展、高校招生规模的不断扩大和就业渠道的不确定性, 学生档案管理也越来越显示出其复杂性和专业性, 因此, 在新形势下, 提高高校学生档案管理的水平, 有着十分重要的意义。

一、目前我国高校学生档案管理的基本现状

目前, 我国大部分高校学生档案管理基本上处在传统、原始、手工操作且以纸质档案为主的管理模式中。电子档案归档及档案数字化在一些高校还是空白, 在有些高校也只是刚刚起步。具体表现为:

(一) 学生档案管理方式落后, 电子化进程缓慢。

随着我国高等教育向大众化教育的转型, 高校扩招导致学生人数骤增, 给高校学生档案管理工作带来了很大的难度。高校学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点。目前很多高校还停留在原有落后的手工纸质操作管理模式, 难以适应现代化高等教育迅猛发展的需要, 要想解决这些问题单靠简单地增加工作人员是不现实的, 必须借助现代化的工具管理学生档案, 才能使学生档案管理规范化、科学化、系统化。

(二) 专业人员匮乏, 档案的现代化信息管理技术有待提高。

面对校园网络建设和信息社会的飞速发展, 高校学生档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。但目前高校学生档案管理人员的素质能达到上述要求的还为数不多, 学生档案管理人员多为兼职, 兼职学生档案管理人员由于接受专门的学生档案管理的培训较少, 他们一般缺乏档案管理的基本理论与技能、现代化管理的技术与方法、档案管理的政策法规和业务规范等全面的档案管理知识, 进而难以实现学生档案的科学化管理。档案管理只是满足于装进袋子, 锁进柜子, 只停留在你查我调的单一阶段。这种传统的工作方式耗时长、工作量大、工作效率低下、管理成本极高, 不适应学生档案管理便捷的要求。随着高校学生数量的增长, 这就要求学生档案管理工作实现现代化、网络化、数字化。但目前电子化的进程只是在一些重点高校启动使用, 大部分高校电子化进程进展还很缓慢。

二、关于加快高校学生档案信息化管理步伐的几点思考

(一) 更新观念, 转变思想。

现代档案学认为“先进管理理念的引入是文件与档案管理工作发展的必然要求”, 其管理理念随着管理目标、管理意义及技术条件的更新而不断完善。在当前新形势下, 要不断提高对档案管理工作重要性的认识, 树立学生档案管理有助于促进学生的全面发展、提高学校管理水平和教育质量的观念;树立学生档案科学化管理有助于高校人才培养制度形成的理念;树立学生档案科学化管理有助于学生就业聘用与自主择业工作开展的理念;更要树立新技术条件下, 学生档案管理网络化、电子化、标准化的新理念。各高校要将学生档案管理作为学生管理大体系的重要组成部分, 高度重视, 大力宣传, 全面提高档案意识, 将档案工作同其他管理工作、业务工作放在同等重要的位置, 同计划、同布置、同检查、同落实、同评比, 这是保证提高学生档案建立水平的一个重要前提。只有这样, 学生档案管理工作才可能更加科学化、规范化, 才能发挥档案的凭证、依据及参考作用, 服务学生, 服务社会。

(二) 改革管理模式, 推进信息化管理。

随着高校的扩招, 学生数量的大幅度增加和全球信息技术的飞速发展, 高校必须改革传统的手工管理模式, 充分利用网络新技术、新设备, 力争采取以电子计算机为核心的现代技术, 有计划地建立学生学籍、诚信、心理健康及贫困生档案信息系统, 采用纸质档案与电子档案并存的形式, 以自动化检索为主要利用方式的现代管理档案模式, 有步骤地把学生档案详细分类、存档、发送, 实现档案管理的现代化, 从而减少档案管理的专兼职人员的工作量, 提高工作效率。

学生档案信息化系统是一项需要运用多种学科知识, 多专业配合, 多部门协作, 多环节配套的系统工程, 系统建设发展到目前阶段, 研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策, 是十分必要的。

1. 实现校内计算机联网, 使各部门学生档案信息资源共享。

大学生一进校后, 立即布置填写学校统一印制的《大学生登记表》。经审核后归入学生个人档案, 作为学生档案材料的基本数据。各系管理学生档案人员根据这份登记表, 把这些基本信息全部录入计算机, 做到一次录入, 数次利用。各系根据学生在校平时归入的各种材料, 及时录入学生各种新的信息数据, 动态地记录一个大学生成长进步的历程。学生毕业时, 再由有关部门分别录入学生的综合信息, 如各科成绩、毕业论文、各种奖惩信息、心理素质测评、获得的各种结业证书、专业证书等情况, 形成大学生在校几年一套完整的、准确的信息数据库。在建好基本信息库的基础上, 随时录入学生的最新信息, 及时对录入的信息进行维护与更新, 这将方便学生就业各种材料的自动生成与信息的交流。

2. 学生档案的信息化管理是一个有机的系统;

组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平;并通过网络加以联通, 这样才能发挥整体优势, 提高系统的综合能力。部分节点甚至某一个节点的障碍, 都可能造成系统的梗阻。鼓励和支持先进单位提高水平, 在一些单位进行较高水平的试点, 以取得值得推广的经验, 对整个系统是有利的, 但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平。

3. 建立在学生工作处指导下的以各学院为中心的学生档案管理体制。

集中统一管理是学生档案所必需的方式。人机结合是自动化系统的建设方针, 其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作。学生档案管理中的信息化系统的管理体制, 要能使高度集中管理和方便使用相结合。要克服目前高校学生档案信息化管理中的分散现象, 从管理制度上保证业务技术规范、标准, 硬软件的选用, 上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息化系统管理之中, 实行集中统一管理, 使学生档案管理在鉴定、整理、转递等各个环节中, 每一个材料、每一份档案都不出错。避免造成信息分割和资源浪费, 建立集中统一管理下的分散式系统, 是较理想的模式, 但这种高技术结构必须有较强的管理能力和技术能力。

(三) 提高人员素质, 重视队伍建设。

在学生档案信息化管理方面, 首先要解决人员问题。培养一支专业化、业务精良的学生档案管理队伍, 是实现学生档案信息化管理的根本保证。高校学生档案管理具有很强的政策性、原则性和服务性, 这就要求档案管理人员要具备过硬的思想政治素质、高度的爱岗敬业和奉献精神, 更要具备较深厚的档案管理理论的功底, 熟悉并掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等相关的专业知识, 熟练掌握计算机网络技术, 能利用计算机网络技术, 建立一套完整的学生各类档案信息资料, 可以十分便捷地统计、查询、检索学生的各种信息, 实现学生档案管理网络化、电子化、数字化、现代化。管理人员还必须具备高尚的职业道德和工作责任心, 这是做好学生档案工作的关键。各高校要加强对学生档案管理人员的业务培训, 定期组织相关人员进行专业知识的学习, 交流经验, 提高其思想政治素质和业务水平, 做好学生档案管理工作, 以适应新形势下学生档案管理的需要。为此, 各高校可以采取长期培养与短期训练相结合, 离职学习与业务自学相结合, 学校教育与实际工作中的培养锻炼相结合的措施, 一方面要有针对性地对他们进行政治思想教育, 培育其事业心和奉献精神, 另一方面要帮助学生档案管理人员掌握信息技术的新知识, 使他们积极主动把档案材料收集好、管理好。此外, 学校要研究专门人才成长和流动的规律, 在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾, 解除其后顾之忧;在对学生档案管理人员的管理上, 应引入竞争机制, 对某些项目实行项目管理。

总之, 随着高校招生规模的不断扩大, 面对学生档案数量的逐年增加, 高校学生档案管理人员应大胆探索, 积极引用现代化管理手段, 不断加强档案管理。一方面要努力创造条件实现学生档案管理从落后的手工操作向电子化管理的转变, 另一方面要实现学生档案检索内容的数字化, 使高校各部门学生档案信息资源实现共享, 这样不仅可以节省大量的人力资源, 降低学生档案管理的成本, 而且可以实现更加快速、系统、全面、准确地提供每个学生档案材料的目的。

参考文献

[1]韩春.高校学生档案管理体制存在的问题及改进策略.长春大学学报, 2007, (6) .

[2]李凤琴.高校学生档案管理中存在的问题及对策.档案, 2008, (8) .

[3]王伟.高校学生档案管理现状及对策研究.北京档案, 2009, (5) .

[4]任永辉.高校学生档案管理工作的现状及对策.长春理工大学学报 (高教版) , 2007, (3) .

[5]汤伟.浅析高校学生档案管理.兰台世界, 2007, (3) .

学生档案信息化管理 篇5

医院作为社会稳定发展过程中重要的组成部分，其现代化水平与当地的经济和社会环境有着重要的联系，医院的信息化建设水平受到当地经济条件的影响，同时医院的发展又反过来影响当地的经济建设。医院档案管理过程中采用计算机技术和网络通信技术在建设信息化档案管理，变革原有的挂号、缴费等费时费力的工作流程，有效简化了病人就诊的程序，实现了各部门之间的无缝对接，方便了医患双方，有效提高了医院的工作效率[1]。医院档案管理中档案信息化建设便于医院档案管理部门将从不同部门中收集到的资料进行分析归类，最终形成形式多样、种类齐全的档案。

1.2医院档案管理信息化有助于提高医院管理水平

档案管理信息化建设能够有效提高医院档案管理人员的工作效率和服务质量，为全面改善医疗卫生机构的服务水平和能力提供新的机遇。计算机图像处理技术为医学影响信息系统的建立提供了技术支持，医院的信息化技术能够为临床护理、行政管理等各种工作提供全面的质量管理服务平台，以便更好地为患者服务[2]。医院档案管理信息化为信息在医院不同部门之间的流通提供了便利，信息化环境下不同部门获取信息更为快捷方便，科学完整的档案信息能够准确反映存在的问题和突出特征，为管理者和决策者进行决策提供有效的`信息。

1.3医院档案管理信息化有助于提高工作效率

计算机信息技术在医院管理工作的各个层次、各个方面展开，促进了不同工作部门工作人员的工作理念革新，医院开展的各种培训工作和学习促进员工不断学习新的技术以适应工作岗位的需求。医院档案管理信息化能够方便信息在不同部门之间流通，信息化背景下不同部门之间可以借助内联网共享资源信息，有效避免相同信息的重复录入，并且能够降低信息传递过程中耗费的时间和人力资源，能够有效促进不同部门之间相互协调，促进医院整体管理效率的提高[3]。

1.4医院档案管理信息化有助于提高医院竞争力

学生档案信息化管理 篇6

关键词 档案管理 自身素养 信息化

我院的前身为四所专科学校，1977年恢复高考后，这四所专科学校开始招收本专科学生，奠定了我院高等教育发展的基础。1997年，原国家教委批准四校合并组建专科层次的学院。2003年，经教育部批准，学院晋升为本科院校，跻身于当时内蒙古自治区十所本科院校的行列。自1993年四校合并组建专科学院以来，学院的发展历经三个阶段，1993年至1998年为“一次创业”阶段，实现了院校整合，资源共享；1999年至2003年为“二次创业”阶段，实现了专升本；2003年至今为“深化教育教学改革建设合格本科院校”阶段。思考学院发展历程，分析高等教育发展态势，结合实际情况对我院人事档案的收集与利用及加强信息化管理，以及事业单位即将实行的绩效工资改革等的几点建议。

一、高校人事档案收集工作中存在的问题

（一）档案意识淡漠

由于历史的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源。随着高校不断发展对教职工学历学位要求不断提高，教师外出进修、培训、攻读学位、出国留学的机会不断增多，在此过程中，有的教师不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。

（二）材料缺漏严重

随着近几年人事制度的改革和高校的快速发展，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。于是纷纷吸纳了许多高学历、高职称的人才，但在日常管理中发现，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，就是由于近几年机构编制和用人制度的改革，各单位管理档案的人员变动频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使人事档案中材料短缺严重。还有的单位甚至对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。

二、加强高校人事档案收集工作的对策

（一）加大宣传力度，增强教职工的档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体教职工切身利益息息相关的工作。把人事档案管好，用好是一项非常重要的工作。加大档案宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好高校档案工作的前提和保障。

（二）收集人事档案材料是人事档案工作的基础

随着经济体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，对教职工的考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比如人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。因此，建议档案管理人员在收集档案材料时：一方面要认真清理、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、脚勤，及时追补和不断补充新的资料。另一方面，档案收集工作应变被动为主动。档案管理人员只有主动出击，把收集工作做得更细、更好，做到主动与校内各部门联系，收集各种相关材料，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。

（三）加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员自身素质

为保证人事档案工作能够适应高校的快速发展，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。首先，要让档案管理人员具有专业知识。在短时间内要提高高校档案管理人员的素质，从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事高校档案管理，有着一定保证作用和积极意义。其次，要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强计算机知识及人事档案管理系统软件知识的学习与掌握。

三、人事档案管理信息化完善急需解决的问题

（一）档案管理信息库的重要性

人事档案是国家机构、社会组织在人事、人力资源管理活动中形成的记录和反映教师学习经历、工作经历、社会活动、个人信用等内容，以教师个人为单位保存备查的原始记录。人事档案又是使用干部的重要依据，也是人事部门为各类人才提供服务的主要依据。随着新的形势下工资制度的出台，健全每一个人的人事档案中的工资数据至关重要，每一年的岗位变动、岗变薪变，生动地体现出了每一个教职工的成长轨迹图，也从中体现出人生的全部价值。

（二）健全档案管理信息库数据量

人事档案最大的特点是信息量大，信息结构复杂。人事档案信息管理就是建立全面管理和记录教职工的信息数据库，现有的信息库只单纯具有教职工基本信息，不能与岗位绩效工资的实施、一年一聘、岗变薪变而匹配，这就要求我们所建立的信息库将大量的信息数据分层按类输入，使有效数据随着历次变动，作出有效分析。

（三）发挥档案管理信息库功效

按照国务院事业单位绩效工资改革布署，事业单位即将实行绩效工资，根据每人的岗位制定出了绩效方案，就每个岗位分出相应等级，所定等级不是一成不变的，将由岗位实施绩效领导小组一年一次对每一位老师进行竞聘后上岗，这时强大的信息库就可以通过存贮资料进行分析，将每一项得分相加，得分高者享有最高级别，充分发挥了档案信息库功效。

学生档案信息化管理 篇7

一、前端控制和全程管理需借鉴先进管理模式

前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档的全程管理。先进的管理理念、模式、手段和方法, 要切入档案工作, 首先要建立统一标准、密切相关、互为保证、信息畅通又相对独立的运行模式, 即文档一体的大软件系统。因此, 高校要把办公自动化系统与高校档案馆信息网络化系统建设系统考虑进去, 统筹协调电子文件管理系统与各部门办公自动化系统的设计, 真正实现电子政务条件下的文档一体化管理。高校领导必须系统指挥, 协调部门, 专家共讨, 统一建设, 既避免人才、资金的浪费, 又提高整体工作效率。要做到从学生录取工作开始时就考虑到入学时、入学后直至到毕业各个时间段所产生的各种信息, 一边做到前端控制, 同时要考虑全程管理, 解决好系统的协调统一问题, 各个教学院系与档案管理系统的协调统一对学校档案资源管理工作有着深远的意义, 做到在学生入学到学生毕业之间的所有时间产生的一切档案信息全程管理, 全面实现网络化管理。

目前, 高校信息化管理软件都不是根据全程管理原则和前端控制理论设计的, 仍沿用纸质文件管理办法。办公自动化系统形成、处理电子文件的程序完毕后, 才可“归档”, 实质是“中后端管理”。因此在网络时代下, 要真正做到高校学生档案信息资源的前端控制和全程管理, 首先要具有网络信息资源的前端控制与全程管理理念。设计系统必须跨时空、跨行业领域合作, 综合考虑各院系、各专业、各个阶段的情况, 使学生档案信息流能互相畅通, 档案文件连续运动相互关联并可相互转换。

二、全面实施需要进一步完善的工作

1. 建立以学校档案部门为主体, 各职能部门配合的

学生档案管理体制, 明确学校档案馆 (室) 的主体地位, 以统领和监管高校的学生档案工作。在网络时代下, 要求高校档案管理部门要积极主动介入学生档案的前端控制, 设计高校办公自动化系统时就考虑到今后的学生档案管理要求。高校各职能部门要确定一名兼职档案员, 负责管理本部门形成的学生档案, 并按规定向学生管理部门移交、归档, 做到统一归口, 最后由学生管效地解决高校目前学生档案管理中各自为政的问题。由于高校学生档案的特殊性, 各教学院与档案管理室不在一处办公, 而且管理机构不同, 侧重点不一样, 这就会使得二者对档案的处理方式不完全统一, 这就会导致系统难以达到真正的协调统一;同时在归档的过程中往往会由于系统和管理者的原因, 会出现同一个文字资料有几种不同形式的电子档案。所有这些都将给后面的档案管理带来很多的麻烦以及给档案使用者带来诸多不便。因此, 在系统建设中要做到:存档标准统一, 扫描技术参数统一, 图像文件格式的选择统一, 图像文件密级定义技术统一, 多媒体音像档案数字化技术参数统一, 条码技术统一。

2. 明确高校档案馆 (室) 与各职能部门在学生档案

形成、流转和管理工作中的关系与职责, 实行“谁主管, 谁负责;谁经办, 谁负责”的原则, 形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作新机制。档案管理部门要及时跟进, 依法全程监督、指导, 制定本校相关的学生档案的归档范围、保管期限表, 建立健全学生档案的收集、整理、移交、保管、保密、利用等一系列的业务规章制度, 确保学生档案的齐全完整、科学管理和有效利用, 使高校学生档案工作更有效、扎实地开展。

3. 加强档案信息化建设, 加大对档案馆 (室) 建设资

金的投入。高校信息化档案馆建设主要是指将馆 (室) 藏档案进行普遍、全面的信息化处理, 也就是要把现有档案馆 (室) 中所有的档案数据通过归纳、整理、分类以及扫描等形式, 将各种档案资料以信息记录方式存储到光盘以及磁盘等计算机的各类存储器中, 完成现有高校馆 (室) 藏档案资料向信息化转化的过程。高校信息化档案馆 (室) 建设是网络时代的必然要求, 也是必然趋势, 直接关系到高校获取信息能力的高低, 同时也直接关系到高校发展的竞争能力。因此, 加快高校信息化档案馆建设势在必行, 首先, 要建立一个电子文件管理中心, 负责对高校包括学生档案在内的电子文件进行归档、安全保管和有效利用。其次, 要尽快开设高校档案信息网站, 打造公布档案信息、网上查询档案的服务平台。随着高校和社会的发展, 学生就业、深造、参军等录用单位对学生信息的需求和查询量, 也在呈不断增长之势, 而这项工作的现代化服务目前尚处在起步阶段, 要达到高效便捷服务, 必须改进和提高档案馆 (室) 现代化的科学设施、设备, 加快高校档案信息化步伐, 实现档案信息资源共享, 这样才能全面提升高校档案现代化管理水平和整体服务能力。

参考文献

[1].葛桂珍.试论高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济, 2005.5

学生档案信息化管理 篇8

学生在入学之后都会给新生进行学籍注册。以前, 学生的学籍信息都是经过人工手写的, 信息在誊录的过程中容易出现错误。实现电子学籍档案的核对功能是学校信息化管理的一种途径。现在, 学生在校园网上登录自己的学号信息进行查看, 便可核对自己的学籍注册信息。这样可以保证每个学生注册信息的正确, 能够保障学生的权益, 减少老师的校对工作量。 实现电子学籍档案的核对功能, 是未来几年学校的学籍档案管理需要加强的工作。

学生入学时注册的信息数据不是一成不变的。随着家庭、 户籍、父母单位的变动、电话的更改等多方面的变动, 学生的学籍信息也应该做到及时地调整更改。为了能够及时掌握学校学生信息的变动情况, 学校的学籍管理应该实行期报制度: 即各学校学籍管理部门要将前一阶段学生变动情况生成数据库信息, 每学年的第一学期和第二学期的开学前, 将学生的学籍信息重新核对检查, 并将新的注册信息报送到教育局相关的部门, 进行必要的数据更新和维护。不但方便了学生信息的查询, 也方便了学校对学生信息的及时了解。

2学校要建立健全信息化管理制度

学校的管理需做到依法管理, 才能有序地实现学籍信息的准确性和真实性。在某些管理制度不健全的学校, 会出现冒名顶替他人学籍信息的状况, 这会对被顶替的学生产生不公正的影响, 甚至影响到他人今后的升学问题。在学生学籍档案的信息化管理中, 学校应该坚持依法管理, 规范管理。可制定相关的制度来“有法可依”, 有些学校已经制定了《信息采集录入制度》《学生信息查询制度》《协调与保障制度》等。

学校应该让专门的人来负责学籍管理的相关工作, 建立健全学生学籍电子档案的相关制度, 对学生的学籍档案应该妥善保存甚至备份, 不得擅自填写、更改和公开学生的个人学籍信息。学校也不能随意调整学籍管理人员。如果由于特殊情况确实需要调整工作人员, 也应该上报教育局的相关部门。

学籍管理要制定相关的制度, 并且要严格依法实施。这是对学校的要求, 也是对学生和家长的要求。在学生办理转学、 复学、升学等手续时, 家长应该按照学校的正常程序办理学籍档案的转移。学校建立健全的信息化管理制度能够保证学生学籍信息的安全性; 能够推进学校学籍管理工作的高效运转; 能够减少或避免学生学籍信息的遗漏等。

3设置专门的档案信息管理人员

电子学籍档案的信息化管理是一项实践性极强的工作。 每个同学的档案都需要进行信息化管理, 这是一项复杂的工程。所以, 需要多人才可以完成。学校通过设置专门的学籍档案信息管理人员, 分工明确, 各司其职, 共同完成相关的档案管理工作。

学籍档案的信息管理人员要经过培训, 熟悉计算机电子技术, 保证高效率地完成工作任务。要根据任务分配将学籍档案的信息管理分配到相关岗位, 具体的岗位负责不同的具体事务。

针对学生的就学状况, 学籍管理人员应及时地做好审核、 转档、交接等相关工作。现阶段, 中学生的学习往往随着家庭的变动而变动。父母的工作一旦变动, 学生就可能会出现转学的状况。关于学生的学籍档案问题, 在学生开学的时候, 学校的相关人员应该给学生作相关的介绍。而在很多学校, 这种学籍知识应该让学生有所了解, 以免在转学、休学、复学的情况下不知所以。

专门的学籍档案信息管理人员在工作时应该做到以下几点: 信息的管理人员要有责任心, 学籍的录入、整理和归档是一项复杂的工作, 管理人员应该认真、仔细、切不可马虎; 信息管理人员在经过相关的培训之后, 能熟练操作计算机, 保证工作的质量; 信息管理人员要对所有学生的学籍档案进行分类, 按照年级和学号进行标注, 以便于查阅, 必要时要备份信息; 信息管理人员要对学校的学籍信息管理系统进行经常的维护。

4结语

教育是国家大计, 是关乎国家人才培养的最关键手段。学校的教学管理和信息化管理必须得到重视。学生的学籍管理制度在目前的中学中还并不是十分健全, 针对信息化管理这一块, 学校和教育的相关部门还有很多工作要做。

摘要：我国的教育体制在不断地进行改革。中学生的学籍档案作为学生信息的凭证, 在学生的转学、休学、复学、升学考试等多方面发挥着重要的作用。通过分析新形势下信息化管理状况, 对当今中学生学籍档案管理的实施提出几个观点。

关键词：信息化管理,中学生,学籍,实施

参考文献

[1]袁小凤.新形势下中学生学籍档案的信息化管理[J].兰台世界, 2011 (8) .

学生档案信息化管理 篇9

1 文书档案信息化管理的优点

档案是全社会的共同财富, 档案管理是社会各级各类组织和机构及个人的共同行为, 目的在于把全社会的档案, 以不同形式分层分类集中控制起来形成一个社会性的开放管理系统。随着人类社会活动领域的扩大及社会分工的细化, 档案的来源与形式日益广泛和多样, 档案信息服务逐步社会化, 档案管理越来越具有广泛的社会意义。随着信息化时代的到来, 计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大, 我国已经步入了档案管理现代化时期。

1.1 提高办公效率

以往的档案管理中, 工作人员过多地依赖于手工操作, 要求资料收集完整和齐全, 还要避免漏写与漏抄。对用笔规范及字迹要求高, 分类统汁费时费力。在应用计算机软件进行档案管理之后, 文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节就变得十分方便快捷, 无论是起草文件还是办理传递, 都变得简单易行, 有效的提高了办公效率。

1.2 方便资源共享

以前的档案管理采取手工操作管理, 由于不能做到信息共享, 致使大量信息闲置在文件柜中, 这不仅造成资金和资源的浪费, 还造成文件和信息难以查找。在运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征管理到内外部特征合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展, 档案信息与载体分离利用可与其他信息系统建立互联, 这就极大地提高了档案利用工作的质量和效率。可以说通过网络服务这个宽广的平台, 真正做到资源共享。

1.3 保存具有稳定性

与传统纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 纤维素在高温高湿等情况下容易受到破坏, 还可能发生水解和氧化反应, 稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则有效的规避了这一缺点。随着电子技术的不断发展, 储存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要选择不同的电子载体。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且储存时间长, 受外部环境影响小不易损坏, 具有很强的稳定性。

1.4 提高传递的速度和安全性

在日常公文办理过程中不可避免的会发生办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况, 加之文件传递的传统手段是靠邮政系统, 使得传送时间受距离长短的限制。除此之外, 文件还可能因为其他原因造成丢失或延误, 给档案人员归档和检索造成极大不便。在应用计算机网络技术进行管理之后, 就可以直接通过网络进行传递, 有效提高了文件传递的安全性和及时性。

2 推进档案信息化管理的策略

实践证明, 运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点, 能及时大量地提供档案信息, 不断提高工作效率, 可以说是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域, 以磁性材料和光学材料为载体的电子档案将逐步替代传统的纸质档案载体, 在档案领域占主导地位, 给档案工作注入生机和活力。

2.1 建立健全档案管理的规范体系

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因, 档案业务基础差案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强导致系统软件移植性差。目前, 档案信息化工作还没有统一的标准, 无法全面实施及推广。档案信息化使用磁盘及光盘进行归档, 使得现行的档案整理、分类、著录及有关规定不能完全适应其需求。所以需要制定统一的标准规范体系, 以切实推动档案管理的标准化、规范化、信息化及科学化进程。

2.2 完善安全措施

档案信息化建设最终的落实都要靠人来执行, 所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。电子文件的内容不仅易于变化而且失去了固定的形式, 这就使得文件保密性变弱。为此要提高档案人员的警惕性, 从而在根本上铲除黑客对信息系统的威胁。另外可采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

2.3 健全管理制度

建立档案工作制度必须遵循一定的原则和制度。档案管理规章制度要体现合理性和科学性, 建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际, 以不断适应单位档案管理的需要。另外要坚持简明实用及可操作性原则, 其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标, 以便更好地发挥制度的指导和规范作用。还要坚持制度约束的双向性, 既要约束领导又要约束职工。可以说领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行, 而职工是单位的主要构成群体, 是制度的主要约束对象和执行者。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门, 又是规章制度的执行部门, 在规章制度的执行过程中, 还要做到有奖罚分明以充分体现制度的权威性。

2.4 提高技术支撑

技术是档案信息化建设的生命, 没有过硬的技术支撑, 档案信息化形同空话。要配备质量可靠性能优良的硬件设备, 并添置相应的配套设备以防止电磁干扰, 从源头上减少自然毁损概率。还要设计开发出通用性的档案信息管理软件, 使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。在采取有效措施情况下保证软硬件的安全运行。同时, 还要建立集成系统, 不断丰富档案储藏, 增加信息的储存量。总而言之, 只有增强综合开发功能, 才能达到全方位、多角度、多层次地收集档案信息形成档案信息管理的网络化。

结束语

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一, 在构成整个社会的科学能力中占有重要地位, 成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义, 对整个社会意义也非常重大。档案管理的对象是档案, 服务对象是档案利用者, 所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大等状况, 这与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间存在很大的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高, 档案管理水平则要适应不断增长的社会需求, 所以我国档案管理要不断创新管理理念以早日实现档案管理的信息化目标。

摘要：随着科技的不断发展, 我国现有的档案管理工作单纯依靠手工检索和人工调卷的方法已经不能适应时代的发展需求。为了更好地为国家及社会提供档案服务, 档案工作者必须认清时代的变化和需求, 不断转变思想观念使得档案管理能够适应现代社会的需求。本文对档案管理的创新理念进行了阐述, 以期早日达到档案管理的信息化水平。

关键词：档案管理,信息化,管理观念创新

参考文献

[1]许毓华.增强创新意识.强化档案管理工作[J].档案, 2005, 6.[1]许毓华.增强创新意识.强化档案管理工作[J].档案, 2005, 6.

[2]姚玉萍.市场经济条件下档案工作的新课题[J].兰台世界, 2005, 12.[2]姚玉萍.市场经济条件下档案工作的新课题[J].兰台世界, 2005, 12.

[3]王兆平.加快中小城市城建档案工作的步伐[J].兰台世界, 2007, 11.[3]王兆平.加快中小城市城建档案工作的步伐[J].兰台世界, 2007, 11.

学生档案信息化管理 篇10

关键词：档案管理,医院现状,管理对策

医院档案作为医院管理工作中的基础凭证, 是医院发展的宝贵财富, 是医院实施宣传教育的基本资料[1]。提高医院档案的管理工作水平是保证医院现代化建设的基础, 为了保证档案管理水平适应现代医院发展模式, 我们对医院档案管理工作中存在的问题和不足, 进行原因查找并加以分析, 有针对性地采取解决措施, 逐步提高档案管理信息自动化建设速度。

医院档案管理现状

档案管理制度不健全:我院在管理中制定了比较健全的行政、医疗、后勤以及人事管理制度, 但是, 同其他医院一样, 我院对档案管理的重视度不够, 相应的规章制度欠完善。并且在医院制订目标考核方案时, 没有将有关档案管理的部分放入考核指标, 使得档案管理工作的开展难度较大, 目前医院的档案收集不全, 效率不高。

医院管理人员对于档案法制观念相对比较淡薄:大部分医院管理人员并不清楚档案法的基本意义, 缺少归档自觉性, 自身认为档案管理并不重要, 没有认识到档案管理工作在医院管理中的重要性, 导致档案利用率比较低。医院各科室对于档案实施分散管理, 需要有人兼职保管档案, 导致人力和物力浪费, 也不利于档案管理的安全性以及完整性。

档案管理人员的自身专业水平缺乏:医院在招聘人才时, 往往都非常重视临床技术专业人才的招聘, 而针对档案管理相关专业人才的招聘非常少, 使得目前工作在档案管理一线的人员有很多都不是档案管理相关专业毕业的, 仅是经过简单的培训后就从事了档案管理工作, 使得他们的专业水平缺乏。并且, 在医院制订人才培养计划时, 往往忽视了档案管理人员, 使得他们获得进修及外出学习的机会非常少, 导致思想观念以及管理水平与时代发展脱轨, 缺少创新。

档案管理设备陈旧, 技术落后:医院由于医疗用房比较紧张, 一般档案用房非常狭小, 档案管理设备比较陈旧, 技术相对落后, 对档案实现信息化管理产生了制约。现在科学技术不断发展, 计算机和网络在医院管理工作中得到了广泛的使用, 但是, 通过计算机和网络进行档案管理的工作内容非常少见, 很多档案工作依旧需要手工收集和检索, 对于医院档案的收集、开发以及利用十分不利[2]。

提高医院档案管理工作的对策

创建完善的档案管理工作制度:通过法律以及行政手段对档案实施统一管理, 结合档案法等相关法规, 制定切实可行、完整并且科学的档案管理制度。针对医院各科室档案材料实施统一集中管理, 将档案管理和医疗业务考核挂钩[3]。实现档案管理工作标准化、信息化。

提高档案管理工作人员素质:档案管理工作人员的素质对于档案管理水平的意义不可忽视, 医院需要对档案管理人员实施培训, 增强其业务素质, 对档案管理工作不断进行总结、分析, 不断掌握新技术, 不断创新, 适应现代医院不断发展的需求。

通过计算机软件和网络对档案进行自动化的管理:医院档案管理工作需要引进计算机管理, 通过计算机对医院的各项业务以及档案进行储存, 保证使用者可以及时进行阅读和查找, 不但减少了人力、财力以及物力的浪费, 而且使工作效率得到提升, 还能够保证档案的保密程度。

现在的档案信息自动化系统仍旧处于过渡阶段, 建立数据库作为一项长期的工作, 需要经历由低到高, 循序渐进的发展过程, 需要得到领导的充分重视。档案管理人员和计算机技术工作人员要相互配合, 逐渐实现档案管理由手工管理向计算机管理方向的转型发展。

综上所述, 实现档案管理工作标准化、信息化, 加快医院档案管理信息自动化建设速度, 是现在档案管理工作的重点。档案信息自动化管理工作的基础在于系统的开发应用;档案管理工作人员要转变思想观念, 考察档案管理自动化系统的发展情况以及趋势, 引进先进技术, 不断创新。只有充分调动各方积极性, 创建档案管理的信息自动化体系, 才能更好地做档案管理工作, 适应新时期医院发展的需要。

参考文献

[1]张丽娜.面向用户的档案应用软件个性化设计——基于档案应用软件的角度优化档案计算机管理系统[J].山西档案, 2009, 5 (1) :31-33.

[2]苏艳梅.论档案管理在中医院文化建设中的重要作用——以广州中医药大学第一附属医院为例[J].中国中医药现代远程教育, 2010, 7 (13) :107-109.

学生档案信息化管理 篇11

所谓档案信息化，在杨公之主编的《档案信息化建设导论》中被定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。也可以理解为，档案信息化管理是以计算机网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型档案管理工作模式。

档案信息化建设的概念和内容

档案信息化是一个过程、一个动态的概念，是指应用信息技术、管理、开发利用档案的过程。

档案信息化的工作主要是以国家信息化建设和档案事业发展的要求为导向，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障的信息化工作体系。

档案信息化是一个不断发展的动态过程。随着信息技术的不断发展，技术手段和技术环境的不断变化，不同时期，档案信息化建设的目标、任务和要求不同，但在某一时期特定的社会环境下，受制于技术、经济条件和人文基础，设定的档案信息化目标，确立的档案信息化建设任务却是现实的、具体的。并相对稳定的。

档案信息化的内容包括环境构建和资源建设两个方面，具体内容包括：档案信息资源建设、信息化基础建设、应用系统建设、保障体系建设。其中保障体系建设包括法规政策、人才队伍、安全保障等各方面的保障条件。

如何进行档案信息化建设

数字档案资源建设。档案数据库建设是档案信息化建设中应用最早、最为广泛的一项基础性工作。是数字档案资源建设的首要任务。对于档案信息数据库建设，主要用于档案目录、全文、多媒体等实体信息，明确建设档案信息数据库是为了检索、建立档案信息管理系统的需要。根据档案数据库的数据形式和数据类型，可分为档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库。档案目录数据库的建设是数据库建设的第一个目标。信息化建设的切入点和工作重心，首先是抓好目录数据库的建设。档案信息的收集和档案信息的前期处理，实现档案信息数字化，并把电子文件收集归档是档案信息数据库建设的关键步骤。最后，将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录入过程需要较严格的校对审核。如审查字段的数据形式是否正确；字段长度与确定的结构长度是否符合；各种标识符号是否有误等。这其中可能包括对不同格式的数据进行转换。

档案信息化基础建设。档案信息化基础设施建设包括数字化加工和存储设备、网络环境的构建等内容。数字化加工和存储设备，如扫描仪等。网络连接设备，常用的网络设备有网卡、中继器、网桥、路由器、调制解调器、网关等。以及Web服务器、电子邮件服务器、数据库服务器、应用服务器和网络布线等设施。

要实现对管理各环节的掌控、调配和协作，必须完善信息化管理平台——知识管理平台、信息集成平台、日常办公平台、信息发布平台、协同工作平台、办公流转平台、通信平台。

档案管理软件系统也应该符合标准规范要求，具有一定的灵活性和可扩充性，具有较高的数据处理和检索性能，同时还应具有开放性和易用性、安全性和可靠性、数据的相对独立性和可迁移性。

档案信息化标准规范的建设应该遵循以下原则：符合国家信息化和档案管理的有关方针政策；符合国情并适合国家和不同地区之间的标准衔接；严格采用国际标准；具有综合性和可操作性；具有导向性。

数字档案馆建设。数字档案馆是建立在现代信息技术和网络技术的应用基础上，以标准化、数字化、网络化、智能化、多媒体技术等主要手段，以多元化、异构性的档案信息资源为处理对象，通过对数字档案资源的采集、加工和集成管理，实现档案信息资源利用和共享的超大规模、分布式、可扩展的数字信息系统。应该以公益性为主，以资源建设为核心，统一标准规范，开放建设与利益共享，开发与引进相结合。加强数字档案馆的硬件基础建设和网络环境的构建。

档案信息化保障体系建设。制定档案信息化建设规划应与国家、地区、行业的信息化整体规划相衔接，应明确需求、认真论证、因地制宜、正确定位、明确目标、科学分解。加强对档案信息化人才队伍建设的组织领导，积极开展档案信息化人才的教育培训工作，突出档案信息化人才队伍建设的重点。加强档案信息化的社会服务体系建设，并且做好相关风险管理工作，使档案信息系统安全和档案信息内容安全得到保障。

档案信息化的意义

提高工作效率。传统方式下，档案管理信息需进行分类、排序、装订等程序，然后由人工撰写档案管理的相关信息，最后手工抄写档案目录，并且将目录连同档案一起封装入档案盒内。整个操作过程需要耗费大量的劳动和时间，而且易出现纰漏，导致较多档案被得不到及时合理的整理归档。实施档案管理信息化后，档案管理实现数字化、自动化、网络化。数据只需一次录入就可以多次查找利用，极大的提高了档案管理工作人员的工作效率。

能够远程传输，更好实现资源共享。如果需要纸质档案，需要到档案管理部门查找或发送传真、邮寄等方式。而电子档案在档案管理部门和利用者之间通过网络实现档案的信息传递，可以更加快速便捷的传输，节约了大量时间、人力、物力。如今，“无纸化办公”已得到广泛应用，档案信息管理系统可以与办公自动化平台系统无缝连接，使电子文件在收集、管理、归档和使用过程中具有一体化工作流程，实现文件生成、归档和利用的同步化。

延长档案寿命。传统式档案管理不仅占用大量的库房空间而且管理成本费用较高。由于保管时间长，档案容易损坏，纸张易发黄、易脆等，尤其是长期频繁调用，纸张记录的原始资料出现字迹模糊和破损。而纸质档案数字化后，能够在确保档案信息真实性的前提下减少对存储的硬件要求。档案信息化利用现代科学技术手段使电子文件和数字档案等档案信息资源转为电子档案，以光盘、磁盘等媒介存储，受外界温度、湿度等影响很小，从而不易发生档案文件损坏，信息丢失等情况。

学生档案信息化管理 篇12

一、传统人事档案管理存在的问题

1、对档案的重视度差

没有充分认识到人事档案的重要性, 人事档案管理意识淡漠, 所以档案的管理工作出现了懒散的局面;或者是由于人事档案管理意识的单薄, 而缺少档案管理硬件设备, 从而使档案管理的工作没有做好。

2、管理素质太低或者管理人员配备

人事档案管理的管理员素太低, 再加上人事档案的管理是一项复杂、琐碎的工作, 具有极强的连续性, 素质低的话, 就有可能不能充分认识到人事档案的重要程度, 没有进行准确的分类管理, 这就影响了分类的统一性原则, 也不便于以后的档案查阅。档案管理人员配备不足或者是不得力的话, 同样也有可能造成档案的管理工作混乱, 致使人事档案的正常管理工作不能正常运行。

3、实体管理占用一定的范围空间

传统档案的实体管理, 就是将每个人的个人人事档案, 以纸质文档进行的材料存储, 随着时间的推移与人事的调动等, 人事档案也会随着增加, 占用的空间也随之增加。

4、管理、查找不便

虽然实体档案在管理的时候也要进行分类, 但是在管理上越多的档案就越难管理, 越多的档案在查阅的时候, 消耗的时间也就越长, 传统实体档案管理不便于档案的管理与查阅。

5、可信度不高

人事档案失真现象也是比较严重的, 有私心的某些人想要对自己的人事档案进行造假, 这样就使人事档案严重失真。

二、人事档案管理向信息化管理的改革

(一) 向信息化管理改革的必然性

笔者在前部分分析了传统人事档案管理存在的问题, 鉴于以上原因, 人事档案管理的改革是必然的, 重点是向哪个方向的改革。

档案的信息化管理, 是改变传统的档案管理模式, 将信息化管理应用到档案管理当中去, 使档案的管理可以更加科学化, 更加系统化。档案的信息化管理可以提高档案的管理效率, 降低档案的管理成本, 同时便于档案的查阅, 减少人力、物力的消耗。档案的信化管理, 就是运用信息技术, 将档案管理的所有流程以及相关的工作进行有效管理与控制, 也是使单位或者企业实现网络化、信息化的一个步骤。

(二) 信息化管理中可能出现的问题

1、信息化意识不够强

当组织或者机构的管理者的信息化意识不强, 对档案的信息化管理工作不够重视, 就不会认识到档案信息化管理的重要性, 及时实行了向信息化管理的改革, 也不会顺利的进行, 更不会对人事档案管理有任何作用。

2、信息安全系统不够健全

每个人的人事档案都具有保密性, 信息的安全问题就显得尤为重要。如果, 信息安全出现问题, 就使人事档案的安全性失去了保障。

3、出现资源建设与人才建设不协调

如果在组织单位没有系统的关于资源建设与人才建设的规划, 更谈不上对二者的投入。没有人力资源做保证, 就没有长远发展的生命力。

(三) 改革的具体措施

1、加强对人事档案管理的认识

提高从领导级别到下属员工所有人对人事档案管理的认识, 以利于档案管理工作的顺利进行, 并且要提高从事档案管理的工作人员的素质与能力水平, 增加档案管理人员的服务意识, 要勤劳肯干、有奉献精神。

2、对信息网络管理的建立

信息化管理, 就是要将计算机与网络技术应用到人事档案的管理工作中, 计算机技术的应用标志着人事档案向信息化管理的改革, 也是改革的必要条件, 这就要求管理模式的先进性, 要建立规范有效、科学的档案信息管理体系, 将先进的计算机技术应用到档案的信息化管理之中, 提高人事档案的管理水平与管理效率。

3、建立完善的档案管理制度

一个完善的管理制度是工作顺利进行的保证, 人事档案管理工作也是如此。在以前传统档案管理制度的基础上, 综合考虑多方面因素, 不断完善档案的管理制度, 使档案管理工作顺利进行有一个良好的保障。

三、结束语

人事档案是对一个人从事人事活动的一种记录, 虽然我国的人事档案管理制度还不够完善, 需要改革与创新, 但是相信在所有相关从业人员的共同努力之下, 一定会有一个很好的发展前景, 而信息化管理方向的改革是一种很好的选择。

参考文献

[1]安胜男:《浅谈人事档案管理存在的问题及改进对策》, 《黑龙江档案》, 2010 (03) 。

[3]刘琴:《人事档案管理研究述评及趋势展望》, 《档案学研究》, 2011 (05) 。

[3]刘英、杜清玲:《加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权》, 《兰台世界》, 2010 (02) 。

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