婚姻档案信息化管理

婚姻档案信息化管理（共12篇）

婚姻档案信息化管理 篇1

随着计算机技术、网络技术和信息技术的发展, 在婚姻登记档案管理中加强了对信息化技术的应用, 构建了婚姻登记档案管理信息化系统, 有效提高了工作效率。虽然信息化技术在婚姻登记档案管理中应用比较广泛, 但目前还存在一定的问题, 不利于信息化管理的发展。本文以山东省平度市婚姻登记处为例, 分析婚姻登记档案信息化管理中存在的问题, 并提出建议。

一、婚姻登记档案信息化管理的现状

婚姻登记档案信息化管理指全面运用现代信息技术和网络技术, 对婚姻登记信息资源进行管理和为社会提供服务的一种管理方式。在现阶段, 虽然婚姻登记档案信息化技术给档案管理工作带来很多便捷, 但其在发展中还存在一定的问题。

一是对婚姻登记档案管理信息化的认识不够。有的领导片面地强调婚姻登记窗口的服务态度、工作秩序、业务数量、工作质量等场面工作, 确保不出纰漏, 不被投诉, 认为婚姻登记档案信息化管理是后台工作, 是其他工作的附属工作, 对于婚姻登记档案信息化的改革和创新不够重视, 导致婚姻登记档案信息化管理工作虽没什么纰漏, 但也没有大的开展。

二是资金和人力投入不足。当今, 随着各项工作日益规范, 婚姻登记档案信息化建设提上了日程, 信息资源的开发利用就显得尤为重要, 但实际情况却有偏差。如平度市的婚姻登记档案于1987年建档, 但电子档案信息只补录到1997年, 而1987—1996年这10年的婚姻登记档案却一直未录入信息库, 管理不到位。这里有个现实原因, 平度市137.6万人口, 按照“辖区户籍人口30万以下的, 至少配4名婚姻登记员, 30万以上的县级市, 每增加10万户籍人口增配1名婚姻登记员”的规定, 平度市137.6万人口至少配备12名婚姻登记员, 可婚姻登记处实有编制仅5人, 每年结婚登记1万多对, 离婚登记接近3000对, 补领婚姻登记证2000多对, 一年下来, 每人的工作量都在3000多对, 因此补录历史档案的时间很少, 而争取社会人员帮忙录入, 争取财政资金还有一定难度。

三是信息化管理工作的覆盖面不到位。我国婚姻登记信息还没有实现全国联网, 目前, 山东省婚姻登记信息实现了全省联网, 前来登记的当事人都是山东省内的可全省联网核查, 若有一方为外省的, 当事人声明虚假的, 计算机核查不出来, 信息化管理不到位, 就容易造成重婚或者骗婚现象的发生。此外, 婚姻登记档案信息化还需要相关职能部门的配合, 做到信息共享。如我国离婚有法院和民政两个渠道, 这两大部门是各自独立执法。去年底就有一对这么有趣的当事人, 两人于2013年在平度法院判决离婚了, 去年12月两人来到婚姻登记处本来是办理复婚登记的, 结果两人脸皮“薄”, 不承认在法院离婚了, 提出补领结婚证的申请, 因两人提供的证件合格齐全, 登记员就依法为两人补领了结婚证, 结果今年2月底, 男方来到婚姻登记处, 要求把结婚证的时间给改了, 说他于2014年买的一套房子是他婚前财产, 二人复婚后还是吵吵闹闹的, 心里不踏实, 登记处的工作人员这才被告知二人曾在法院离过婚。如果民政跟法院能做到信息共享, 就不会造成执法错误。

二、婚姻登记档案信息化管理的优势

传统婚姻登记档案主要是以纸张的形式进行存储, 不仅工作人员查阅极不方便, 档案本身还会因为环境因素和存储因素, 而出现损坏、丢失等问题, 管理起来比较复杂和繁琐。而随着计算机技术的进步, 将登记资料和信息通过信息化管理的方式, 成为当前档案管理的主要方向。与传统管理方式相比, 信息化管理具有不可比拟的优势。

(一) 储存量优势。随着社会的发展, 婚姻登记档案信息越来越多, 传统对纸质资源分类、整理等管理方式, 难以处理越来越庞大的信息内容, 而且需要更大的档案室进行存储。平度市每年形成1.5万份婚姻登记档案, 普通档案橱就得7组, 使用密集档案架也要5组。按照档案满10年移交的规定, 15万份婚姻档案也要50组档案密集架。婚姻登记档案信息化主要是利用硬盘、光盘等方式进行存储, 不仅具有存储量大的优势, 且其体积小, 不会占用太多的地方。

(二) 操作优势。采用档案信息化管理, 电子文档在使用后可以随时进行归档, 档案工作人员在进行档案的查阅时, 只需一个身份证号码, 就可以迅速查阅到需要的电子文档, 工作效率大大提高。平度市婚姻登记档案较多, 每年接待档案利用者3000多人, 有办理户口迁移、买房子办贷款、批生育需要查阅离婚协议书的, 有感情不和需要调用结婚档案的, 有办理出国手续确认婚姻关系的, 等等, 婚姻登记档案信息化管理方式的应用, 使调档更加准确及时, 很好地满足了当事人急用的心态。

三、加强婚姻登记档案信息化管理的途径

(一) 提高对婚姻登记档案信息化管理的认识。信息化管理技术在很多行业中都得到了广泛应用, 将其应用在婚姻登记档案管理中, 可以有效提高档案管理工作的便利性和工作效率。随着时代的进步, 如今结婚登记、离婚登记每年登记数量越来越多, 产生了众多的档案信息, 查阅婚姻档案的人也越来越多, 给婚姻登记档案信息化管理工作带来一定的挑战, 这就需要领导及工作人员充分认识到档案信息化管理的重要性。目前我国建立了全国婚姻登记管理信息系统, 但该网络平台因各种原因暂时还无法实现对较为前期的婚姻登记档案的查阅和共享。因此, 有关领导和相关部门需要加强对婚姻登记档案信息化管理的认识, 按照统筹规划、资源共享、面向公众、保证安全的原则, 进一步提高婚姻登记档案信息化管理和服务水平, 真正使信息化成果惠及婚姻当事人。

(二) 加大对婚姻登记档案信息化管理资金的投入。婚姻登记档案信息管理工作在当今社会发展中越来越重要, 因此需要加大对该工作资金的投入, 实现相应设备和设施的全新化, 从而保障管理工作更加快捷方便。首先要加强对婚姻登记档案信息管理系统的构建, 实现档案信息的查阅、共享、整理和归档等。另外还需要结合婚姻登记档案信息管理的特点, 制定相应的管理体制, 保障管理工作更加科学合理。同时要加强对婚姻登记档案信息管理岗位工作人员的培训, 提高工作人员的业务素质, 满足婚姻当事人的需要。

(三) 保障婚姻登记档案信息化管理的安全性。虽然婚姻登记档案信息化管理具有很多优势, 但其是基于计算机和网络技术开展的工作, 因此需要注重计算机和网络方面存在的安全问题, 如黑客、病毒、硬件等, 都会给婚姻登记档案的信息安全带来影响。为了保障婚姻登记档案的安全性, 首先需保证计算机硬件设备的质量过关, 并加强计算计设备的防御措施。同时还需要注重杀毒防入侵技术的利用, 应用电子身份认证系统和数据加密技术, 保障网络的安全性。相关工作人员要提高警惕, 增强安全意识, 并定期对系统进行更新和维护, 发现问题及时解决。

(四) 注重全文扫描和数据衔接。为了保障纸质档案信息能够全面转换为电子文档, 且信息没有任何错误, 应当采用彩色扫描模式进行扫描工作。对于清晰度较差的档案, 可以采用数码相机拍照的方式进行储存, 主要以JPG格式存储。另外还需要实现资源共享, 即让婚姻登记档案信息与其他部门的档案信息进行资源共享, 从而可以让工作人员查阅档案时更加便捷。

摘要：婚姻登记档案作为记录婚姻登记过程中所产生的凭证记录载体, 关系群众切身利益, 所以对其管理应当优化工作手段, 加快信息化建设。本文主要分析了婚姻登记档案信息化管理的现状, 阐述了婚姻登记档案信息化管理的优势, 并对加强婚姻登记档案信息化管理的途径进行了研究和探讨。

关键词：婚姻登记档案,信息化,途径

参考文献

[1]王富忠, 张善涛, 李凤丽.濮阳县档案馆馆藏婚姻登记档案利用情况统计与思考[J].档案管理, 2015 (06) :68-70.

[2]孙伟.区级档案馆如何适应新形势加强婚姻档案管理[J].档案与建设, 2013 (07) :60-61.

[3]睢强.加强婚姻档案信息化管理服务于社会利用[J].兰台内外, 2013 (05) :30.

婚姻档案信息化管理 篇2

我是北京市通州区司法局“12348法律服务咨询电话”的工作人员。日前，我接到一位当事人打来的电话咨询，主要内容是：当事人与前妻通过法院判决的形式解除了婚姻关系，在法院的生效判决中涉及很多当事人的个人生活隐私，在以后的工作、生活中如果需要证明自己的婚姻状况时他不愿出示这份判决书，遂到颁发结婚证的婚姻登记处要求办理离婚证书，但是被拒绝。当事人打电话就是想要知道不予办理的具体法律依据。根据我对婚姻登记工作的常识理解认为有了法院生效判决确实是可以当“离婚证”来使用，但要说出具体的法律依据当时也不是十分有把握。留下当事人联系方式后我把涉及到婚姻程序的相关法律、条例、办法都仔细翻阅了。未果后又电话咨询了北京市民政局婚姻登记处，该处工作人员又咨询了民政部，得到的也是否定的答案。

这位当事人的问题应该通过行政复议、行政诉讼方式来解决，案件的输赢不在此分析。通过对相关规定的学习，我主要是想给婚姻登记部门提一个建议。我国1950年第一部婚姻法就规定并确立了新中国婚姻登记制度。1980年的婚姻法以及2001年4月28日修订的新婚姻法继续确立并执行婚姻登记制度。为保证婚姻登记制度的实施，1955年5月，1980年10月和1986年3月我国先后颁布了三部《婚姻登记办法》，1994年2月1日颁布了《婚姻登记管理条例》，目前正在施行的是2003年10月1日生效的《婚姻登记条例》。纵观我国婚姻登记制度建设的过程，也就是我国婚姻登记法律、法规、政策文件不断更新发布及施行的过程，也是关系公民人身权利的婚姻登记行政执法工作的不断完善和进步的过程。新条例自2003年10月1日开始施行至今，取得了积极的社会反响。但笔者还是认为存在缺失，就此谈谈本人的一些看法，以及对如何解决这些缺失从现阶段实际可行的角度提出一点建议。本人不是专门从事这项工作的人员，可能会说一些外行话，甚至在理解上有偏颇、谬误之处，欢迎指正。

一、婚姻登记机关依法行使婚姻登记职权，有责任、有义务作好这项工作，在制度设计上的漏洞应尽早的改正。

目前，我国公民的婚姻登记信息分布在三个部门。即婚姻登记部门掌握结婚登记和协议离婚信息；法院记录判决离婚的信息；公安部门通过公民办理户口登记、变更等手续掌握部分婚姻状况信息，但是，法院判决离婚或在结婚、协议离婚登记后，公民并不见得会立即主动对户口簿上的婚姻状况一栏进行变更，比如笔者的户口簿登记信息是1998年最后变更的，虽然2005年在婚姻登记机关登记结婚，但到目前为止户口簿上的婚姻状态仍然是“未婚”。各种原因不仅造成了上述三部门信息沟通不畅，而且三部门的信息状态有时是矛盾的。从宏观看:法院、公安局、婚姻登记机关每一部门的信息都不是完整的.从个体上查询:公民个人的登记信息有可能不连续、不全面，甚至是不符合逻辑的。比如一个公民一生结过三次婚，最终都以法院判决而离婚，那么在婚姻登记部门就有三次结婚的纪录（有可能跨区县有可能跨省市，目前全国还没有实现省市间婚姻登记信息共享），而没有一次离婚纪录（诉讼离婚不在婚姻登记机关登记备案）。公安部门婚姻状况的变更没有任何法律、法规或制度来规范，只是靠公民自觉行为。某位公民一生到底结两次还是三次婚我们不关心，关键是从婚姻登记机关的纪录来看他（她）第二次登记就可能是“重婚”，“重婚”是需要追究刑事责任的犯罪行为马虎不得，而实质上这三次婚姻都是合法有效、受法律保护的。《婚姻登记档案管理办法》第十三条:“ 婚姻登记档案的保管期限为100年，对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久”，如果“婚姻登记机关有三次结婚记录、法院有三次离婚判决，户口簿上是未婚状态”，这样的信息即便保存了100年它也不具备有效的参考价值。婚姻是绝大部分公民一生中都会涉及而且有可能不止一次涉及的法律行为，关系到每个公民的切身利益。一个至少要保存100年的档案应该是真实的、完整的，连贯的。婚姻登记管理是国家一项十分重要的社会行政管理工作。婚姻登记机关相对法院、公安部门来说，在管理婚姻登记信息方面是最全面、最专业、最低成本的。但在目前的制度设计上个人认为存在一个小小漏洞。《婚姻登记条例》第十一条、十二条、十三条、十六条、《婚姻登记档案管理办法》第七条、九条等几处涉及离婚登记管理的规定都没有提及对法院判决当事人离婚的情形，婚姻登记机构应该如何登记、管理。随着社会生活节奏的加快，离婚特别是诉讼离婚的数量在快速增长，婚姻登记机构对于这部分信息绝不能忽略不计，如果把这部分信息一点不差的传到婚姻登记部门，那么婚姻登记部门的档案资料就完整了，也降低了重婚的可能性。要达到这个目的除了需要在立法上有小的调整，在实际操作上也很简单。主要有两种方法：一是像对待宣告婚姻无效或者撤销婚姻判决那样，人民法院将离婚判决书副本直接送至婚姻登记机关。二是要求当事人在拿到法院的离婚判决后自己到婚姻登记机关办理登记手续。不管是哪一方申请办理登记，登记机关都应发给离婚证书以做行政确认。法院司法裁决和行政机关的行政确认不矛盾、不冲突，而且更便于公民生活需要。考虑到当前人们在离婚登记方面的法律意识远远低于结婚登记，更从节约社会经济成本角度出发，笔者认为还是由法院将离婚判决送至婚姻登记机关为妥。虽然这样做增加了法院的工作量，但与婚姻登记工作这样的“百年大计”相比，付出这些劳动是十分必要的，他换回来的将是十分深远的社会意义。

二、应明确婚姻登记机关是公民婚姻信息、婚姻状况唯一合法的确认机关，通过法律确定婚姻登记机关地位的权威性。关于公民的婚姻资讯应以婚姻登记机关登记为准，即便是法院的生效判决、公安机关的户籍登记也不能作为法定证明文书。

关于这一点打个通俗的比喻就是公民甲和乙因为诉争一套房屋产权起诉至法院，法院依法作出生效判决认定甲享有该套房屋产权，公民甲是不能拿着生效判决作为产权证向第三人证明的，依据《物权法》只有房屋管理部门登记核发的产权证才是唯一合法有效的证明文书。在学习婚姻登记制度时，笔者遇到了这样一个案例。张先生和陈小姐出于种种目的购买了一张假结婚证，为了证明他们已经结婚随后又到户籍所在地的派出所办理了户籍信息变更，婚姻状况由未婚变为“已婚”。（目前北京地区的派出所都没有和民政部门联网，也无法识别出结婚证的真伪）。达到他们想要的目的之后“结婚证”就像废纸一样给扔了。几年后当他们分别想要真正结婚的时候才感觉到问题的严重性。由于户口簿上显示是已婚状态，他们要想办理结婚证要么持法院离婚生效判决、要么双方到民政部门协议离婚，需要按照“离异后再结婚”程序办理结婚证书。可是法院离婚、协议离婚都因为没有真正的结婚证无法实现，哪里还谈得上“再结婚”呢？没有有效证明要去派出所更改户籍信息更是难于上青天。是“从此陷入这个怪圈不能自拔”？ 还是“再办个假离婚证到派出所让警察再练练眼力”？在两个人“苦恼”之余也暴露出目前对婚姻登记信息的使用缺乏严肃性，多部门交叉登记缺乏权威性，没有可靠的技术手段作保障，很难保证真实性。就在笔者写这篇文章的时候，法制日报还刊登了河南省一男子利用假身份证骗取了婚姻登记（6月9日“身份真伪无法鉴别 一方持假证结婚受害方遭遇“离婚难””）。婚姻登记信息管理是一项综合性的工作，涉及到公安、计生、司法、公证等多个部门，现行的认证手段缺乏科学依据和科技含量，目前登记机关或者其他部门的审查方式仍然停留在简单的纸质证件上。配备身份证阅读器尚未在全国范围内实现，民政系统内部对婚姻登记信息尚不能全国共享，与公安、法院两部门信息不能沟通。在具体实践中，工作人员无法凭借肉眼准确审查出申请人所持证件的真实合法性，仅凭借申请材料之间的逻辑关系正确并且感觉没有问题，就算“审查合格”，这样就无法杜绝重婚、骗婚等违法行为，也无法制止弄虚作假骗取不正当利益的不道德行为。随着社会生活的发展，科技水平日新月异，笔者认为行政机关“表面审查”的要求有些过时了，通过制度设计、科技手段保障可以为社会公众提供更好的服务。比如通过立法确立婚姻登记机关是公民婚姻状况的唯一合法确认机关，其他各部门可以根据法律授权通过计算机对婚姻登记信息合法、合理使用，这样就可以达到公民和行政机关双赢的效果，不仅提高了办理行政行为的效率，更重要的是提高了行政行为的准确性，同时也更加方便当事人。我们还可以借鉴其他国家的经验，取长补短。比如邻国日本，婚姻登记工作与户籍管理工作同属一个部门。婚姻登记工作由市政府户籍课负责，婚姻登记是与户籍登记同时进行，市政府在核准婚姻登记的同时就进行户籍变更登记，即在双方的户籍底册中注明各自的配偶姓名及相关情况。日本的这种婚姻与户籍登记合一的体制，使公民个人的婚姻状况在户籍底册的记录中非常详细，加上先进的电子政务，不仅带来便捷的婚姻登记服务，更使得日本公民的婚姻状况非常清楚，不会出现重复婚姻登记。他们很自信地说：近二十年日本没有重婚的现象发生。

如果个体的重婚、骗婚等违法犯罪行为屡次的发生，就不再是个体的问题，必定是管理制度存在漏洞。个体的违法犯罪行为危害的不仅仅是个别的受害者，他所挑战的是政府的权威，践踏的是公众对社会生活的信任。如果我们把婚姻登记放在依法治国、依法行政这个更宏大的视角来看，婚姻登记已不仅仅局限于依法确立或解除婚姻关系这一具体行政行为所产生的法律后果，更重要的是，婚姻登记是政府依法行政的组成部分。婚姻不仅是关系到个人人身关系的法律行为，更是关系到千家万户的社会管理行为。

“婚姻就像一座围城，城外的人想进来，城里的人想出去”。法律赋予了进城、出城的自由，如果有个好用的“出入证”，那么城里、城外人的生活都会更和谐。

婚姻档案信息化管理 篇3

【关键词】档案管理；更新理念；信息化

随着科学技术发展的日新月异，信息化技术被运用到越来越广泛的领域中去，档案管理人员也应顺应高科技时代的需求，更新档案管理理念，尽快实现档案管理的信息化，以适应新时期的工作需要。

一、当前档案管理工作的现状

当前的档案管理仍存在着“为保管而保管,重保管轻利用” 的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“ 不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、 “你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。其次，以前纸张是主要的存储介质，辅助的有照片、磁带等，而纸质文件的缺点是难于永久保存，容易受到外界环境的影响而损坏，而且占用大量的空间，不言而喻，管理成本也比较大。要从纸质管理改变成电子化、无纸化，越来越多的归档文件资料是光盘、磁盘等介质，更需要相对专业的管理人才。专业管理人才的缺乏，将是制约档案管理信息化的一个最大障碍。档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，馆室档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化。

二、档案信息化管理的优势

档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，以便在运用时显示出其社会价值和经济效益。它与传统档案管理相比较，其优势主要表现在以下三点：一是传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大，需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的；二是在传统档案管理方式下，每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档，并按事由进行分类，便于查找利用，既可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性；三是在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。

三、实现档案管理信息化的主要措施

1、提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，檔案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

2、提高档案管理人员的信息化素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

档案管理者除了有较强的事业心之外，还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息，能实时的对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。

3、强化档案管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，目前，在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而带巨大的损失，在档案管理中一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

随着档案管理水平的提升和信息技术的发展，档案信息化建设一定会日益完善、规范。档案管理信息化将是一个更新的理念和层次，未来的档案信息资源服务将更加方便、快捷、准确，在随时随地进行网络信息资源共享的基础上，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。

（作者单位：河北省藁城市人口和计划生育局）

婚姻档案管理工作浅析 篇4

一、婚姻档案的内涵

婚姻档案就是民政系统的婚姻登记部门在办理结婚登记、离婚登记、复婚登记过程中形成的原始凭证和重要依据, 它不仅包含了婚姻登记机关出具的各种婚姻证明材料、统计报表等原始凭证资料, 还包含双方当事人婚姻状况及变化的各种文字、图像和影像材料等原始记录, 经过悉心分类和整理统一保存, 以确保日后翻阅和查证的方便起见。婚姻档案管理不是一成不变的静止状态, 而是一个不断变化发展的动态过程。随着婚姻登记部门各项工作程序的逐渐完善, 婚姻档案管理日益向科学化、制度化、规范化的轨道发展, 以确保婚姻档案管理工作动态意义的有效实现。

二、婚姻档案资料的重要性

(一) 婚姻档案资料是国家制定相关法规、政策的依据。

任何时期的婚姻登记档案都是婚姻双方当事人婚姻状况及变化的真实反映记录, 这些原始资料凭证是我国制定和修订相关婚姻政策、计划生育政策等法规政策的重要依据。我国在2011年由最高人民法院审判委员会审议通过的《最高人民法院对于 (中华人民共和国婚姻法) 若干问题的解释》, 在原《婚姻法》基础上进行了适当的修改与调整, 而新《婚姻法》的修订和调整就是以婚姻档案建立以来变化情况与实际要求为根本依据, 使《婚姻法》更适用于新形势发展的基本要求。

(二) 婚姻档案资料是法制、道德教育的素材基础。

婚姻档案资料中记录了大量正反两方面的典型案例, 是鞭挞丑态陋习, 宣扬崇高思想、良好风尚, 进行精神文明教育的重要基础素材。婚姻档案是在《婚姻法》及相关法律规定的基础上, 执行严格的法律程序认真归档和整理而形成。由此看来, 婚姻档案形成过程即是对于婚姻双方当事人利用《婚姻法》进行婚姻法律教育的过程, 同时严格规定了婚姻当事人双方须在法律规定范围内履行的权利和应尽的义务, 起到了法律教育的重要作用。道德规范包含的婚姻观与家庭观, 是衡量婚姻双方当事人思想、行为善良与丑恶的道德准绳, 而这种道德观念、道德规范完全渗透于婚姻档案资料中, 利用这些完整、真实的档案资料教育人们对待婚姻、家庭要持有良好的道德规范, 推进了道德教育水平的提升。

(三) 婚姻档案资料是做好科学研究的基础资料。

目前看来, 婚姻档案资料已成为法学、心理学、社会学等学科, 以及计划生育、婚姻家庭纠纷、妇幼老人问题等理论研究不可或缺的基本参考资料。就社会学来看, 婚姻家庭问题是理论研究的最重要课题之一, 每个人都离不开家庭的环境和氛围, 而且大部分时间都耗费在家庭环境中, 家庭是社会最关键的组成部分之一, 家庭对于人类的繁衍生息, 传承社会文明, 维系社会治安起着较为重要的作用。而婚姻是家庭存在的基本前提, 要研究家庭就必须先对婚姻进行研究, 而研究婚姻必然离不开婚姻档案原始资料, 婚姻档案原始资料是社会科学研究必不可少的第一手基础实证。

三、婚姻档案利用率上升的原因

一是随着新《婚姻法》的贯彻实施以及人们思想意识的转变, 大多数人都追崇婚姻自由和注重婚姻质量, 而致使社会离婚率呈逐年上升趋势, 在办理离婚手续、再婚手续时都需要到婚姻登记管理部门查阅婚姻档案的原始资料凭证。二是社会经济飞速发展推动了人口流动率的上升, 外出务工人员数量也逐年递增。为强化流动人口管理以及地方治安的需要, 务工人员所在地人口管理部门需要务工人员提供证明婚姻状况的原始记录资料。三是一些婚姻双方当事人当年结婚未办理结婚登记手续, 在日后生活中遇到一些矛盾和纠纷怕得不到法律的保护, 而在过若干年后为了补办结婚手续而需要查阅婚姻档案资料。四是随着养老、保险制度的不断调整, 当离退休人员在办理退休手续时, 就需要提供工龄、职务、婚姻关系等相关证明, 因此就需要去婚姻登记管理部门去查阅婚姻档案原始资料凭证。

四、强化婚姻档案管理工作的措施

(一) 推进档案管理标准化, 做好精细管理。

婚姻档案作为重要的民生工程, , 牵涉面广、量大, 涉及几代人。牵涉定居、子女求学、财产分割、遗产继承、购房办证、计划生育、抚恤优待、遗属定补、出国公证, 方方面面都需要公民提供婚姻证件、原始材料证明。作为普通公民, 婚姻档案就是最重要的个人和家庭档案。在婚姻档案管理过程中, 要积极落实《档案工作规范》相关规范制度, 将相关的标准与规范落实到档案管理的收集、编目、分类、存储、利用各个环节中, 使每个阶段都有相应的标准操作流程。要将档案工作的责任目标进行分解, 正确处理好管理与利用的关系。民政部门要进一步实施档案管理目标责任制, 将档案管理纳入各个部门的工作目标中, 加强责任目标的考核, 并且与工作人员的工作业绩进行挂钩, 促进这项工作的开展。

(二) 推进档案管理社会化, 做好互动管理。

婚姻档案信息化管理 篇5

单机版用户手册

紫光软件系统有限公司

二零零九年五月

【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

目

第一章 1.1 第二章

2.1 2.2 2.3 第三章

3.1

录

单机版安装.................................................................................................单机版安装.................................................................................................单机版登陆与退出......................................................................................单机版登陆.................................................................................................修改密码....................................................................................................退出单机版.................................................................................................婚姻登记管理.............................................................................................结婚登记....................................................................................................3.1.1 新增结婚登记...................................................................................3.1.2 修改结婚登记记录..........................................................................3.1.3 查看结婚登记记录..........................................................................3.2 离婚登记..................................................................................................3.2.1 3.2.2 新增离婚登记.................................................................................修改离婚登记.................................................................................3.2.3 查看离婚登记.................................................................................3.3 补发结婚登记证........................................................................................3.3.1 新增补发结婚登记证......................................................................3.3.2 3.3.3 3.4 修改补发结婚登记证......................................................................查看补发结婚登记证......................................................................补发离婚登记证........................................................................................3.4.1 新增补发离婚登记证......................................................................3.4.2 修改补发离婚登记证......................................................................3.4.3 查看补发离婚登记证......................................................................撤销结婚登记...........................................................................................3.5.1 新增撤销结婚登记..........................................................................3.5 3.6 出具婚姻登记记录证明.............................................................................3.6.1 新增出具婚姻登记记录证明............................................................3.7 补录结婚历史数据....................................................................................3.7.1 新增补录结婚历史数据...................................................................3.8 补录离婚历史数据....................................................................................3.8.1 新增补录离婚历史数据...................................................................第四章 数据导出..................................................................................................4.1 第五章

5.1 第六章

6.1 第七章

7.1 数据导出..................................................................................................数据删除..................................................................................................数据删除..................................................................................................卷内目录打印...........................................................................................卷内目录打印...........................................................................................初始化设置...............................................................................................初始化设置...............................................................................................【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

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【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

第二章 单机版登陆与退出

2.1 单机版登陆

双击桌面单机版图标，如下图：

 操作员代码：系统自动带出初始化设置中的操作员代码，初次登陆默认为１。 操作员姓名：系统自动带出初始化设置中的操作员姓名，初次登陆默认为“婚姻登记员”。

 操作员密码：输入您自己设置的密码，初次登陆默认为123456。注意，系统初始化的密码是公开的，请在登录进去以后修改立刻修改密码。点击 确定 按钮，进入单机版婚姻登记系统。如下图： 界面介绍：

【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

 旧密码：输入当前使用的登录系统密码；

 新密码：输入新密码，至少为6位且只能输入数字或字母；  新密码确认：再次输入新密码，保持与“新密码”输入值一致。填写完毕点击“保存密码”，系统提示“修改成功”，点击“确定”则再次登录系统时就可以使用新密码。

注：请所有的用户在初次登录系统后，都需修改自己的密码，因为初始化的密码是公开的，很容易让人冒用您的登录名登录系统。若忘记了密码，请及时与系统管理员联系，帮您再次初始化密码！刚初始化的密码，请在初次登录后立即修改为自己的专用密码。

2.3 退出单机版

点击退出按钮，如下图：

点击“是”退出单机版系统，点击“否”不关闭单机版系统。

【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

 提供证件材料：点击按钮，可选择证件材料。可手工填写。

 是否为补办结婚登记：根据真实情况，若为补办结婚登记，请勾选。

 是否为复婚：当男女双方婚姻状况同时为离婚时，该框才变为红色可选。 审查意见：给了默认意见，但可以修改。 结婚证字号：手动填写。

 印制号：必须为１０位数字，手动填写。 档案页数：为纸质材料页数。手动填写。 备注：手动填写。

 登记员：系统自动带出，不可修改。

 结婚登记日期：系统自动带出本机当前日期，不可修改。

1）点击“不予受理”，如下图：

 打印：打印不予办理结婚登记通知单  退出：返回到单机版办理页面。

2）点击“审理”按钮，如下图

【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

 婚证打印设置：如下图：在这里设置打印格式，点击保存。将来打印结婚证时都是按照这个表的设置格式来打印。

建议：这个页面中设置最好不要随便修改。如果打印不对，可以调左下方的“打印证书”栏目下的“整体左（右）移”和“整体上（下）移”两个参数即可。其他的参数基本上是可以的。

 导出至文件：将结婚登记审查处理表以ｅｘｃｅｌ格式导出至本机。 退出：点击退出按钮，返回单机版操作页面。

3.1.2 修改结婚登记记录

单击要修改的记录，然后点击按钮，如下图：

1【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

回到单机版操作页面。

3.2 离婚登记

3.2.1 新增离婚登记

点击按钮，进入离婚登记办理页面，点击“新增”按钮，如下图：

页面填写与操作与结婚登记相同。

下面详细介绍“导入婚登数据”功能。点击

按钮，如下图：

3【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

3.2.2 修改离婚登记

单击要修改的记录，点击“修改”按钮，如下图：

操作同结婚登记修改功能。

3.2.3 查看离婚登记

单击要查看的记录，点击“查看”按钮，如下图：

5【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

 补发原因：有遗失、损坏、其他。

 是否委托他人办理：默认为否，若选择是，则会增加填写受委托人信息功能。如下图：

１）不予受理

点击“不予受理”按钮，如下图：

 打印：打印不予补发婚姻登记证通知单， 返回：返回单机版操作页面。

7【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

系统自动带出已填写的信息，修改完成后可继续办理业务。

3.3.3 查看补发结婚登记证

单击要查看的记录，点击“查看”按钮，如下图：

3.4 补发离婚登记证

9【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

数据自动导入到补发离婚证页面，业务可办理“不予受理”和“审理”两种。操作同补发结婚证登记。

3.4.2 修改补发离婚登记证

单击要修改的数据记录，点击“修改”按钮，如下图：

系统自动带出已填写过的信息，修改完成后，可继续办理业务。

1【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

根据当事人真实情况填写页面信息。１）不予受理

点击“不予受理”按钮，如下图：

 打印：点击“打印”按钮，打印不予撤销结婚登记通知单。

3【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

根据当事人实际情况填写页面信息，当点击“是否委托”为“是”时，如下图：

出现受委托人信息填写功能，请根据受委托人实际情况填写。１）受理

点击“受理”按钮，如下图：

 新增按钮：点击

按钮，如下图：

5【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

 打印：打印婚姻登记记录证明表

 导出至文件：将婚姻登记记录证明导出到本地计算机。 退出：返回至单击办操作页面。注：

1、出具婚姻登记记录证明，没有修改功能，故每次证明只能打印一次，退出后不能再次打印。

2、若没有婚姻记录，则系统自动出无婚姻记录证明；若系统找到当事人的婚姻记录或手工添加了当事人的婚姻记录，那么系统就自动生成有婚姻婚姻记录证明。

3.7 补录结婚历史数据

3.7.1 新增补录结婚历史数据

点击，点击“新增”按钮，如下图：

7【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

根据实际情况填写页面信息，其他操作同补录结婚历史记录。

9【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

第五章 数据删除

5.1 数据删除

点击按钮，如下图：

选择日期后，点击“删除”按钮，如下图：

系统显示符合范围的记录类型和条数，点击“是”，数据从单机版中删除，点击“否”将不删除数据。

1【全国婚姻登记管理信息系统】单机版用户手册

第七章 初始化设置

7.1 初始化设置

点击，如下图：

    操作员代码：（不用考虑）

操作员名称：根据实际情况输入操作员姓名 部门编码：根据实际情况输入部门编码。

部门名称：根据实际情况输入部门名称，该名称将在婚姻登记审查处理表中自动带出。

 全宗号：根据实际情况，填写全宗号，在婚姻登记中的审查处理表中自动带出。

档案信息化建设与工程档案管理 篇6

一、档案信息化建设的基本内含

档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为，档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。

二、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

1.拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

3.加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

婚姻档案网络化管理研究 篇7

我国《婚姻登记管理办法》规定, 公民的婚姻登记档案的保管期限为100年, 对有继续保存价值的可以延长至永久保存。保管到期的婚姻档案要按照程序进行价值鉴定, 决定是否延长保管期限。法定结婚年龄、人口的平均预期寿命、人口老龄化趋势等因素的变化对我国的婚姻档案保存期限都有影响。

婚姻档案网络化管理就是指将婚姻档案信息及相关资料数字化、图像化, 并通过一定技术手段实现网络的读取、查询和综合利用。

一、婚姻档案网络化管理的必要性

1) 分级管理造成的资源浪费。我国现行的婚姻档案管理制度是统一保管, 分级管理。在档案形成后一定时间内移交给同级的国家档案馆, 并将目录副本报上一级民政部门统一保管。管理则是由各级政府的婚姻登记机关进行。档案的形成和保管分属于两个部门进行管理。婚姻档案在收集、整理、移交、归档过程中产生时间和资源的浪费。2) 纸质化婚姻档案的高成本及高灭失风险。传统的婚姻档案管理对象以纸质文本为主, 原始的婚姻档案全部需要档案管理人员手工完成, 查询检索也需要手工检索, 档案管理者的劳动强度大, 也容易出现错误。纸质档案的保存成本也较高, 保存风险大。档案管理部门需要投入大量的资金和设备进行消防、防潮、防火工作;来保证纸质档案的保存效果。一旦婚姻档案的存放建筑发生坍塌, 或者发生地震、海啸等自然灾害, 很容易造成大规模的无可补救的群体婚姻档案的毁损、灭失。3) 婚姻档案管理系统的资源共享需求。婚姻档案的性质决定其保管期限必定是长期的。婚姻档案与计生管理、房产购置、贷款申请等系社会管理系统都具有密切关系。而我国现行的婚姻档案管理制度处于孤立状态, 与其他的社会档案系统没有实现对接。在婚姻档案系统内部也没有实现全国范围的资源共享。行政区划的变化会直接影响婚姻档案的保存管理。跨省市的婚姻档案信息查询较为困难, 缺少全国性的婚姻档案信息中心。

二、实现婚姻档案网络化管理的具体路径

(一) 日常档案的电子化收集

最先需要建立的是婚姻档案登记管理系统。这个系统是将婚姻档案由手工管理转化为自动化管理, 用存入数据库的电子信息替代纸质档案。在各级婚姻档案登记机关和档案馆内部实行电子化、无纸化办公, 将日常的婚姻档案管理工作网络化, 保证所有婚姻档案文件及时转化为电子版本。一项婚姻登记工作完成, 原始婚姻档案形成, 工作人员就应立刻将相关档案信息输入婚姻档案管理专用数据库中。

(二) 婚姻档案数据库及档案检索系统的设计

婚姻档案的利用是管理系统的重要目的之一。一定量的婚姻档案信息是网络化管理的基础。婚姻档案网络化管理需要设计一个庞大、可以最大限度扩容、与其他系统最大化兼容的数据库。

同时还需要根据具体的婚姻档案管理实际, 设计模糊检索的灵活档案检索系统。在社会管理中需要进行公民婚姻状况确认时, 公安部门往往遇到只知道夫妻一方的名字或者身份证号的情况, 如果检索条件过于严格, 公安部门就无法利用婚姻档案系统获取必要的信息。这要求我们必须从多个角度、通过多种途径来为查询人灵活设置检索条件。

(三) 全国性的婚姻档案信息共享中心的建立

婚姻档案的网络化管理, 最主要的就是通过全国性的计算机网络的建立与运行, 将分散在不同地区之间的婚姻档案信息连接起来, 形成覆盖全国的档案信息管理网络体系。在各区域之间的婚姻档案管理单位之间建立广域的网络联网, 通过远程网络及时使个婚姻档案系统之间实现远程联网, 使跨省市之间进行婚姻档案的查阅调取、信息共享成为可能。婚姻登记机关就可以在全国范围内进行检索、查询, 查清当事人的婚姻状态、最大限度地避免违法婚姻的产生。在现在还经常出现的同一公民利用现行婚姻档案管理的孤立性在不同省市进行两次甚至多次结婚登记的违法行为可以得到有效规避。婚姻档案信息共享中心应当实行内部网络限制, 不得与外网连接。外部的移动存储设备也不得接入档案管理系统, 以防备档案工作人员出于违法目的泄露婚姻档案当事人的隐私。

(四) 婚姻档案管理系统与其他档案系统的对接

婚姻档案系统与计划生育管理系统、公民住房购置、户籍管理、银行贷款等其他社会管理系统具有密切关系。婚姻档案管理系统与这些档案系统当前的对接方式为当事人主动向婚姻登记机关要求出具证明证实其婚姻状况。而这种被动出具证明的形式既加重了当事人的负担, 也造成了事实上的资源浪费。通过建立婚姻档案管理系统与其他档案系统的有效对接, 利用网络化管理进行各系统之间的资源共享可以解决上述问题。在婚姻档案网络化管理的规划阶段就应当考虑对其他社会管理系统如计生、征信、户籍等进行合理授权, 使这些系统可以在满足一定的条件之后共享、利用婚姻档案信息。

三、婚姻档案网络化管理需要注意的问题

(一) 婚姻档案网络管理的安全性

网络化的婚姻档案管理具有便利、保存成本小、安全性高的特点。但是同时网络也存在着病毒传播和数据灭失的风险。在实施网络化管理的同时, 档案管理机关需要采取加密技术对婚姻档案进行技术处理, 同时定期进行数据备份和安全检测, 最后还需要及时进行病毒检查和查杀。

(二) 婚姻档案的隐私性问题

婚姻档案管理需要尊重公民的婚姻自由和个人隐私。网络化的婚姻档案中容易出现非法访问等泄露档案信息的问题。

要解决档案的隐私性问题, 首先需要对婚姻档案进行加密技术处理, 对不同级别的档案进行不同的密级设定和加密方式设计。档案管理机关还需要实行内部网络限制, 通过防火墙软件程序将内网与公共互联网隔离开来。并设定访问权限, 禁止无授权的主机访问相关档案信息。

四、结语

婚姻档案信息化管理 篇8

一、我国婚姻登记档案的主要特点分析

(一) 婚姻登记档案构建对象均为“一对”。婚姻登记档案的形成, 主要是在婚姻登记部门的各项工作内容与工作流程中, 比如补办婚姻登记、离婚登记、撤销婚姻、结婚登记中所构建、形成的, 其档案构建所涉及到的主要对象为具有或是曾经具有婚姻关系的人, 不论是补办、离婚、撤销还是结婚, 档案构建对象均为“一对”, 而绝不可能为一个单独的个体对象, 也不可能如同人事档案或其他档案一般, 为每一个人单独建档。

(二) 婚姻登记档案的内容具有专指性。婚姻登记档案是一种专门性的档案, 它是婚姻活动主体在补办、离婚、撤销或是结婚过程中所形成的, 而档案中所涵括的内容, 通常都是针对当事人的婚姻状况而收集、整理的各类信息、资料。这些资料的来源有可能是当事人自身所出示的材料, 也有可能是法院副本材料或是婚姻登记部门在处理当事人事宜的过程当中所累积、形成的材料。但不论如何, 这些材料内容针对的都是当事人的实际婚姻状况, 除此之外的内容都不会牵涉到, 所以具有非常强的专指性。

(三) 婚姻登记档案的形成具有动态性。婚姻登记档案与当事人的实际婚姻状况是相关联的, 如果其婚姻出现了变动, 那么婚姻登记档案的内容也就会做出相应的变动, 婚姻登记档案内容的形成具有动态性。

(四) 婚姻登记档案具有保密性与保管期限一致的特性。在婚姻登记档案的内容中, 包括了许多当事人的个人信息内容, 而这些信息内容都是当事人的隐私, 所以必须要对外进行保密。如果由于某些特殊情况, 需要对档案进行利用, 则需要完全遵守相关规章制度, 防止当事人的个人隐私受到侵犯, 确保婚姻登记档案利用的合法性。其次, 与其他的档案管理有所不同, 婚姻登记档案没有分段的“时长”或是“年限”这样的概念, 所有婚姻登记档案的保管期限都是统一的。

二、对做好婚姻登记档案管理工作的建议

(一) 增强对婚姻登记档案管理的投入力度。应当增强对婚姻登记档案管理的投入力度, 使婚姻登记档案管理能够得到充足的人力、物力、财力保障, 为实质性的管理工作开展打下基础, 这是做好婚姻登记档案管理工作的前提。

(二) 加大对《婚姻登记档案管理办法》的贯彻执行力度。为规范婚姻登记档案管理, 维护婚姻当事人的合法权益, 我国根据《中华人民共和国档案法》和《婚姻登记条例》于2006年1月23日颁布了《婚姻登记档案管理办法》。该管理办法的出现, 说明了我国对于婚姻登记档案管理工作的重视力度, 同时也使我国婚姻登记档案管理工作走上了法制化的轨道, 能够有权威的规章、制度可依, 越来越规范。所以要在实际的档案管理工作中, 加大对《婚姻登记档案管理办法》的贯彻执行力度, 同时强化广大市民依法利用婚姻登记档案的意识, 这是做好婚姻登记档案管理工作的重要途径。

(三) 实现档案规范化。婚姻登记档案随时归档立卷, 实行规范化管理。同时, 还要对婚姻登记处成立前的婚姻登记档案进行系统整理, 实行纸制档案和电子档案“双套制”保管, 档案管理要达到标准化、规范化水平, 并且要逐年集中保管婚姻登记档案。针对目前婚姻登记档案多处分散保管的现状, 本人认为, 为确保婚姻登记档案的安全、完整, 方便社会利用, 应将散存在各处的婚姻登记档案逐年纳入档案馆集中统一管理, 为婚姻登记档案的保管保护及利用提供良好的条件。

(四) 创新管理队伍建设。创新队伍建设首先必须要建立健全管理机制, 要认识到管理人才开发的重要性, 提升对人才的引用和开发的力度, 让婚姻登记档案管理人员能够在实际管理过程中发挥出自己最大的潜能, 能够第一时间进行理论知识的更新, 积极学习先进知识理念, 在提升自己综合能力的同时做好档案的管理工作。其次是要建立起一种优胜劣汰的竞争机制, 最大程度上提升他们的管理水平, 逐步建立一支具备较高综合能力的管理人才队伍。第三是要有一个科学合理、行之有效的管理制度, 制定健全的管理制度、科学的管理系统之后, 应该严格地将其落实到每一个责任人, 落实到工作中的方方面面, 当出现问题时能够第一时间找出责任人, 减少和避免管理人员推卸责任。最后是加强对工作人员的软素质建设, 要求所有工作人员做到佩证上岗, 实行文明用语, 微笑服务, 具体做到办事细一点, 微笑多一点, 效率快一点, 态度好一点, 力求给当事人提供热情、周到的服务。

婚姻档案信息化管理 篇9

关键词：档案管理,医院现状,管理对策

医院档案作为医院管理工作中的基础凭证, 是医院发展的宝贵财富, 是医院实施宣传教育的基本资料[1]。提高医院档案的管理工作水平是保证医院现代化建设的基础, 为了保证档案管理水平适应现代医院发展模式, 我们对医院档案管理工作中存在的问题和不足, 进行原因查找并加以分析, 有针对性地采取解决措施, 逐步提高档案管理信息自动化建设速度。

医院档案管理现状

档案管理制度不健全:我院在管理中制定了比较健全的行政、医疗、后勤以及人事管理制度, 但是, 同其他医院一样, 我院对档案管理的重视度不够, 相应的规章制度欠完善。并且在医院制订目标考核方案时, 没有将有关档案管理的部分放入考核指标, 使得档案管理工作的开展难度较大, 目前医院的档案收集不全, 效率不高。

医院管理人员对于档案法制观念相对比较淡薄:大部分医院管理人员并不清楚档案法的基本意义, 缺少归档自觉性, 自身认为档案管理并不重要, 没有认识到档案管理工作在医院管理中的重要性, 导致档案利用率比较低。医院各科室对于档案实施分散管理, 需要有人兼职保管档案, 导致人力和物力浪费, 也不利于档案管理的安全性以及完整性。

档案管理人员的自身专业水平缺乏:医院在招聘人才时, 往往都非常重视临床技术专业人才的招聘, 而针对档案管理相关专业人才的招聘非常少, 使得目前工作在档案管理一线的人员有很多都不是档案管理相关专业毕业的, 仅是经过简单的培训后就从事了档案管理工作, 使得他们的专业水平缺乏。并且, 在医院制订人才培养计划时, 往往忽视了档案管理人员, 使得他们获得进修及外出学习的机会非常少, 导致思想观念以及管理水平与时代发展脱轨, 缺少创新。

档案管理设备陈旧, 技术落后:医院由于医疗用房比较紧张, 一般档案用房非常狭小, 档案管理设备比较陈旧, 技术相对落后, 对档案实现信息化管理产生了制约。现在科学技术不断发展, 计算机和网络在医院管理工作中得到了广泛的使用, 但是, 通过计算机和网络进行档案管理的工作内容非常少见, 很多档案工作依旧需要手工收集和检索, 对于医院档案的收集、开发以及利用十分不利[2]。

提高医院档案管理工作的对策

创建完善的档案管理工作制度:通过法律以及行政手段对档案实施统一管理, 结合档案法等相关法规, 制定切实可行、完整并且科学的档案管理制度。针对医院各科室档案材料实施统一集中管理, 将档案管理和医疗业务考核挂钩[3]。实现档案管理工作标准化、信息化。

提高档案管理工作人员素质:档案管理工作人员的素质对于档案管理水平的意义不可忽视, 医院需要对档案管理人员实施培训, 增强其业务素质, 对档案管理工作不断进行总结、分析, 不断掌握新技术, 不断创新, 适应现代医院不断发展的需求。

通过计算机软件和网络对档案进行自动化的管理:医院档案管理工作需要引进计算机管理, 通过计算机对医院的各项业务以及档案进行储存, 保证使用者可以及时进行阅读和查找, 不但减少了人力、财力以及物力的浪费, 而且使工作效率得到提升, 还能够保证档案的保密程度。

现在的档案信息自动化系统仍旧处于过渡阶段, 建立数据库作为一项长期的工作, 需要经历由低到高, 循序渐进的发展过程, 需要得到领导的充分重视。档案管理人员和计算机技术工作人员要相互配合, 逐渐实现档案管理由手工管理向计算机管理方向的转型发展。

综上所述, 实现档案管理工作标准化、信息化, 加快医院档案管理信息自动化建设速度, 是现在档案管理工作的重点。档案信息自动化管理工作的基础在于系统的开发应用;档案管理工作人员要转变思想观念, 考察档案管理自动化系统的发展情况以及趋势, 引进先进技术, 不断创新。只有充分调动各方积极性, 创建档案管理的信息自动化体系, 才能更好地做档案管理工作, 适应新时期医院发展的需要。

参考文献

[1]张丽娜.面向用户的档案应用软件个性化设计——基于档案应用软件的角度优化档案计算机管理系统[J].山西档案, 2009, 5 (1) :31-33.

[2]苏艳梅.论档案管理在中医院文化建设中的重要作用——以广州中医药大学第一附属医院为例[J].中国中医药现代远程教育, 2010, 7 (13) :107-109.

婚姻档案信息化管理 篇10

一、我国人事档案管理制度的发展现状

我国的人事档案管理制度始于20世纪50年代, 为我国的公共管理工作做出了不可磨灭的贡献。随着我国社会主义的政治体制和市场化经济体制的改革深入, 传统人事档案管理的弊端和不足也逐渐凸显出来, 人事档案管理工作遇到了改革的机遇和挑战。

(一) 档案内容不够精确。

随着我国社会的不断向前发展, 各种人事流动也愈加频繁。人事档案管理工作与我们的个人生活工作是息息相关的, 由于在最初的人事档案建设过程中的大意, 导致了不少人事档案资料不齐全或千篇一律的结果, 人事档案管理工作失去了它反映真实情况的作用, 使人事档案管理工作落后于社会的发展, 面临着无法落实到个人的尴尬局面。

(二) 管理方式的落后。

在我国政治经济的改革过程中, 许多的机构和单位都进行了重组建设, 频繁的人事任免导致了人员流动性较大, 人事档案管理工作也变得繁琐。在不少事业单位或机构的人事档案管理工作方面, 仍然采取的是手工记录方式, 这显然与社会发展是脱节的。我国在经济、文化及其政治方面的发展成就是有目共睹的, 但在公共管理体系中却存在着一些问题和缺陷, 全面的完善我国的人事管理制度, 是我国公民人事档案准确性和安全性的重要保障。

二、建设人事档案信息化管理

建设出一个独立的人事档案信息化管理机构是我国人事档案管理制度的革新目标, 是整合我国的人事档案资源和实现我国公共服务均等化的重要途径。

(一) 完善我国人事档案管理制度。

人事档案管理是一项严肃的工作, 要完善我国的人事档案管理制度要严格要求档案工作者的职业道德, 在人事档案管理工作中要严格遵守《人事档案保管与保密制度》、《人事档案材料鉴别归档制度》、《人事档案材料收集制度》、《人事档案转递制度》、《人事档案查 (借) 阅制度》等五个基本规章制度, 让我国的人事档案管理加快步入科学化、制度化、信息化发展轨道的速度。

(二) 不断提高档案工作者的素质水平。

人事档案管理工作是一个以人为主的工作, 档案工作的质量好坏很大程度取决于档案工作者的工作态度和职业道德水平, 因此提高档案工作者的素质水平在人事档案管理工作中显得尤为重要。只有加强对档案工作者的政治教育, 提高档案工作者的职业素养, 才能使档案工作者在从事枯燥单一的档案工作时保持高度的责任感, 减少档案工作的失误和差错, 积极的去探索科学的工作方法, 使人事档案管理工作迈向科学、实用的信息化时代。

(三) 信息化的管理手段。

信息化的管理手段是当今社会发展的新趋势, 将信息化手段运用到人事档案管理中来, 提高人事档案管理的工作效率, 实现人事档案信息化的管理。目前, 国外的人事档案大都已经使用了计算机系统来实现管理, 国内也在不断发展之中, 要实现人事档案信息化管理, 不仅要使用信息化的手段, 还要注重人事档案管理的法律制度的建设和档案工作者的素质培养。

三、人事档案信息化管理存在的问题

人事档案信息化管理是人事档案管理发展的必然趋势和结果, 但是新事物的发展过程往往是曲折向上的, 在人事档案信息化管理的发展过程中就存在着一些问题和不足。

(一) 人事档案信息化管理工作缺乏组织性。

在我国的人事档案管理工作中, 传统的工作方法在一段时间内无法完全被信息化手段覆盖, 缺乏总体的规划。缺乏总体规划也就意味着每个地区的人事档案管理工作的发展是不同步的, 这种没有组织性的局面为实现人事档案信息化管理设置了路障。

(二) 人事档案信息化管理工作的标准和规范有待完善。

人事档案最基础的工作就是资料的采集, 在有些单位中档案工作人员的业务基础差, 且没有一个统一的标准和规范, 导致了人事档案质量不高、档案的更新不及时等等问题, 这些问题都制约了人事档案信息化管理工作的发展和普及。

(三) 人事档案的保密工作受到挑战。

人事档案信息化主要是借助计算机系统来实现, 但是在网络环境的影响下, 人事档案信息的安全面临着威胁, 其主要因素有两个:一是由于人事档案管理部门的人员安全意识和保密意识不强, 对于档案数据没有严格的审核和管理, 缺乏相关的计算机安全知识, 没有及时对档案数据采取安全保密工作, 是威胁人事档案信息的最大因素。二是由于有些档案部门没有配备专业的计算机管理人员, 没有在计算机系统中设置有效的防护措施, 使得人事档案信息处于危险状态。

(四) 信息化人才匮乏。

人事档案信息化管理工作对档案工作者的工作水平提出了更高要求。在实现信息化的管理过程中, 必须要建设一支拥有信息化知识的档案管理队伍, 不仅要有熟练的档案管理能力, 还有掌握一些必要的自动化、网络化等现代科学技术。目前我国的档案管理系统中, 虽然已经补充了一些掌握信息化技术的人才, 但是档案管理队伍总体还是处于低水平位置的。信息化人才的严重匮乏, 严重的阻碍了人事档案信息化管理工作的发展和普及。

四、完善人事档案信息化管理制度

在人事档案信息化管理工作的发展过程中我们要善于发现问题并解决问题。首先, 要制定人事档案信息化管理工作的具体规划。一是要注重各部门间的密切协作, 做到合理分工、各司其职, 逐步的实现人事档案信息资源的整合与共享。二是要对人事档案信息化管理工作进行统筹兼顾, 使整项工作能够有计划的进行。

其次, 人事档案信息化管理工作要做到有法可依、有规可循, 这是人事档案信息化管理工作健康发展的有力保障。档案管理部门要从经充分调查和研究的结果出发, 借鉴国际上人事档案管理的标准和规范, 建立起符合我国国情的人事档案管理的标准和规范, 为我国的人事档案信息化建设提供有力的保障。

再次, 由于人事档案信息化的管理工作容易受到人为和网络所带来的安全威胁, 所以档案管理部门要严格要求档案管理人员, 对档案信息做到严格审查、严格管理。并在计算机系统中安装有效的防护软件, 避免受到网络病毒和黑客的侵袭, 确保人事档案信息的安全。

最后, 要推进人事档案信息化的步伐, 就必须配备一支既有熟练的人事档案管理能力, 又掌握信息化技术的人才队伍。档案管理人员要深入的学习信息化知识, 重点掌握自己管理区域内的技术知识, 具备良好的理论知识应用能力, 以良好的信息化技术来推动人事档案信息化管理的进程。

五、结语

人事档案管理是一种以社会信息为依托, 服务于社会大众的工作。在信息化技术高度发展的今天, 人事档案管理也要实现向信息化的改革。只有运用现代化的科学技术来发展人事档案管理, 才能早日实现人事档案信息化的管理, 才能为社会主义建设作出更大的贡献。

摘要：科技信息化高速发展的今天, 传统的人事档案管理制度将被人事档案信息化的管理所代替。人事档案信息化的管理是指采用现代先进信息技术来完善当今的人事档案管理工作, 是人事档案管理工作发展的必然趋势和结果。

关键词：档案管理,信息化,完善

参考文献

①顾彩霞.人事档案信息化管理中的症结及解决途径[J].黑龙江档案, 2009.2.

②刘思洋.从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理[J].中国科教创新导刊, 2011.20.

婚姻档案信息化管理 篇11

关键词：档案信息化；技术档案；档案管理

一、档案信息化与技术档案概述

1.档案信息化建设

所谓的档案信息化建设具体是指借助相关的信息技术提升档案管理工作的现代化水平，结合档案管理新情况和新理论，确立网络环境下档案管理及服务的框架体系和方法，发挥档案应有的价值，为社会化提供服务。在信息时代到来的今天对档案管理提出了更高的要求，也为其发展带来了发展机遇，通过档案信息化建设，不但有助于档案从收集、整理、归档、利用到销毁全过程效率和质量的提升，而且还有助于档案管理成本的降低及档案安全的保障。

2.技术档案

技术档案是各类档案中最具利用价值的一种，它是企业在进行生产经营活动中形成的具体事务的技术文件。通常情况下，此类档案大多都是供内部使用，因为其中存在密级限制，一般不会公开发行。技术档案最为突出的特点就是它的利用价值，其在企业建设、发展中具有不可替代的地位和作用。为使技术档案的这一价值得以最大程度地发挥，将技术转变为实际生产力，就必须做好技术档案的管理工作，这既是前提也是基础。

二、技术档案管理信息化建设的必要性

技术档案本身的利用价值决定了其需要长期保存，档案管理部门为了避免文档受潮、虫蚀、火灾等情况，每年都需要投入大量的经费改善档案存储环境。同时，技术档案的查阅较为频繁，在这一过程中，常常会造成档案原件受损或是遗失，增大了档案的管理难度。现如今，随着科技的不断发展和社会的进步，办公基本实现了自动化和无纸化，基于这一前提，使档案的生成方式发生了巨大变化，很多技术档案的起草、归档都可在计算机上完成，电子文件成为了技术档案的主要形态，这类档案不但在利用方式上与传统的纸质文档有着极大的区别，在档案管理上也有所差异。因此，为进一步提升技术档案管理的工作效率和质量，必须加快技术档案管理信息化建设的步伐，由此不但能够减少管理费用，而且还能避免文档损坏、遗失等情况的发生。

三、技术档案管理信息化建设的途径

1.加强软硬件及相关设施建设

在技术档案管理信息化建设过程中，软件、硬件及相关设施的建设是重要内容，其中软件主要包括系统和应用软件两大类，硬件则包括各种设备，如服务器、路由器、网络设备等等，相关设施具体是指中心机房内的温湿度控制设施等等。在档案信息化建设过程中，上述内容缺一不可，建设时，要采取统筹规划的建设方法，制定合理可行的发展规划，按照年度制定工作计划，并层层落实。由于软件、硬件的发展速度较快，所以很难找到一劳永逸的建设途径，为此要本着循序渐进的原则，立足当前、着眼长远，不可过于贪大求全。首先，要对中心机房进行标准化建设，并预留出足够的空间。其次，做好基础网络环境建设，预留出备份线路及接口。再次，要强化技术支撑，进一步明确技术的辅助作用。需要特别指出的是，在建设软件、硬件及相关基础设施时，必须要确保资金到位，切不可因为资金不足而减少设备的投入。

2.确保档案信息安全

由于技术档案中有很多密级限制，所以在进行档案信息化建设的过程中，必须对安全予以足够的重视。人是档案管理的主体，必须确保人的安全性，可通过设计身份识别系统，赋予不同身份人员不同的查阅和管理权限，这符合技术档案保密工作的要求。同时应当在保护原始文件的基础上，保证初始数字化成果的安全，避免重要数据信息被修改或是删除，对于数字化的档案信息资源，则应当进行异质备份，以此来提高其安全性。除此之外，还要确保网络环境和存储环境的安全，要制定合理可行的应急减灾措施，防止网络攻击和失密事件的发生。

3.建立健全档案信息化标准体系

在技术档案管理信息化建设的过程中，技术标准体系的建设至关重要，硬件及网络方面的建设标准，应当从技术档案的专业角度出发，提出规范化的標准，提升其专业属性，区别与一般的信息化设施建设标准。而管理与应用软件，可建立统一的技术标准，对相关技术开发企业可进行分级别的资质认证，争取实现软件的互联互通。同时，在技术档案信息安全方面，也应当建立相应的标准，对中心机房、技术条件等提出明确的要求。此外，还应健全各种载体的标准体系，进一步明确载体间的关系，并从重视信息内容和便于角度进行考虑，使载体标准适应技术档案管理信息化建设。

4.提升档案管理人员的综合素质

传统的档案管理对管理人员的综合素质要求不高，一般只需要管理人员具备良好的职业素养即可，而档案信息化建设对档案管理人员提出了较高的要求，为了确保工作的顺利开展，必须不断提升档案管理人员的综合素质和专业水平。首先，对于年龄偏大的档案管理人员，应当加强计算机基础知识方面的技能培训，使他们可以熟练操作计算机进行档案管理，这有助于工作效率的提高。其次，单位应当积极引进优秀的管理人才，以此来促进档案信息化管理模式的推行。再次，可根据技术档案管理使用的新技术，并结合管理软件的特点，对在岗的管理人员进行相应的技术培训，使其了解并掌握基本的操作技能。最后，应对档案管理人员的结构进行优化，并通过各种途径调动管理人员的工作积极性，这有助于推动技术档案管理信息化建设。

四、结语

总而言之，在信息时代到来的今天，对档案管理工作提出了新的要求，计算机、网络等技术的发展，则为技术档案的管理提供了极大的便利条件，通过各种管理软件的运用，不但能够提高技术档案管理的工作效率和质量，而且还能降低管理成本，这对于档案利用价值的发挥意义重大。为此，必须对技术档案管理信息化建设予以足够的重视，并逐步加大相关方面的投入力度，健全各种标准，保障信息安全，提升管理人员的素质，确保信息化建设的有序进行。

参考文献：

[1]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案学研究，2011（1）：64-66.

[2]王小兰.“十二五”期间国家档案资源体系发展战略之我见[J].中国档案，2011（2）：27-29.

[3]张凤霞.我国档案管理信息化建设的若干问题探讨[J].集团经济研究，2012（4）：55-57.

档案信息化管理使档案“活”起来 篇12

一、档案信息化管理的优势

(一) 档案信息化管理概念。

档案的信息化管理是指档案管理人员利用网络、计算机和信息技术的手段, 对档案资源实现现代化管理的过程。档案信息化管理包括档案的收集、整理、保管和利用, 是档案管理与现代科学技术结合的产物。档案的信息化管理实现了多种学科知识、多部门协作和多专业配合的系统化管理体系, 是当今各行各业进行档案管理的趋势。现代信息化档案的发展改变了传统档案管理的弊端, 在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的改变。

(二) 档案信息化管理的优势。

传统的档案管理需要借用大量的纸质媒介, 在档案的记录、查找、使用以及交流过程之中都具有极大的不便, 档案的信息化管理有效地解决了这些难题。首先, 档案的信息化有利于保护档案的原件。档案具有重要的参考价值, 过多地使用和借阅档案原件会造成档案原件的损害, 甚至会丢失重要的资料。电子版档案文件方便了人们的查阅, 极大程度上保护了原件。其次, 档案的信息化提高了档案管理部门的工作效率。收集方面, 网络可以让每个员工在各自的电脑上登陆公司档案管理系统, 移交档案目录及电子文件, 节省了档案管理人员的录入时间;借阅方面, 档案管理人员面对人们申请查阅档案时, 不必在手工记录本中寻找, 用档案管理系统快速准确定位, 甚至不用到档案室借阅, 电子版的直接就“看”到原文了;归档立卷方面, 档案按国家标准、行业标准分类, 但可以简化分类层数, 本人认为, 分到第三层足矣, 档案编号能反映出它是哪个项目、哪个阶段、哪个专业的就可以了, 定位的事由计算机解决;利用方面, 档案资源通过计算机网络实现共享, 经过档案管理软件梳理关系, 透过数据统计分析使用效果。

二、档案信息化管理的不足

随着网络技术的迅猛发展, 信息化与人们的生产、生活、工作息息相关, 档案管理也如此。目前档案信息化管理虽已得到较快的发展, 但是人们对档案信息化管理认识以致技术和管理上尚存在一定的不足。

(一) 对档案信息化管理的认识不足。

档案管理的信息化是网络时代档案管理手段的创新, 档案的信息化管理亟需得到有关部门的正确认识和有效利用。长期以来人们对档案管理的信息化认识具有一定的狭隘性, 一些观点认为档案管理的信息化就是把资料录入到计算机, 把纸质的变成电子的, 工作流程还是传统的, 徒增加了劳动量;有一些观点认为档案管理系统只是个简单的系统, 可有可无;有一些观点认为信息化的管理不可靠, 电脑常常受到计算机病毒、黑客的侵袭, 电子文档不安全。

(二) 对档案信息化管理的投入不够。

档案信息化管理对计算机设备具有极强的依赖性, 档案的录入、查找、统计以及利用均需借助计算机网络完成。形成一套档案管理系统需要有服务器、计算机、计算机网络、档案管理软件、能熟练操作档案管理系统的档案管理人员甚至专业的计算机维护人员等, 这些需要投入较大的财力、物力、人力。

(三) 对档案信息化管理理解不够全面。

认为档案管理信息化就是把档案目录、原文录入到计算机, 查阅资料用计算机, 然后打印出几张表就是档案管理信息化了。导致认为计算机档案管理系统就是个摆设。

(四) 对档案信息化管理工作不够重视。

档案室在各单位的位置是比较靠后的, 它就是个服务部门, “工作一丝不苟, 兢兢业业”, 这是档案工作要求的, 是代表历史的、无声的、资料“命令”的, 但这工作是“默默无闻”的。

三、档案信息化管理使档案“活”起来

时代在进步, 科技在发展, 各行各业已经阻挡不住信息化技术前进的脚步。档案管理应抓住这个机遇, 加强档案管理的信息化。针对以上四点不足提出以下四点对策。

(一) 提高对档案信息化管理的认识。

档案是一个公司知识资源的核心部分, 是生产活动的真实记录, 它包含着一个公司的管理经验、管理模式、管理技术等方方面面的信息, 是一种宝贵的信息资源。它不是一堆带着腐朽气息的废纸, 不是个别文件才有查考价值大多被尘封的历史, 档案管理不应该是死板的机械的管理, 档案管理人员也不应该是老朽的婆婆, 我们的档案观念一定要改变, 树立档案为经济建设服务的思想, 要把“死档案”变为“活信息”, 档案管理者不能仅仅局限于对档案资料的整理和保管, 而是要侧重于对档案信息资源的发掘, 要有积极的信息转化意识和档案使用的效率意识, 我们应当意识到, 收集和整理档案的最终目的是利用档案。一项工程、一个事业、一段工作, 其中凝聚着多少人们的智慧和心血。档案, 作为它的真实记载, 一定会对以后的工作有启发。再不能“重藏轻用”了。过去是人工管理档案, 对日积月累形成的浩如烟海的资料无法实现统计分析, 现在通过档案信息化管理, 利用计算机快速准确地统计, 把档案资源不断地进行优化、组织、集成, 使其系统化、规范化、有序化, 实现档案信息资源的共享, 更好地为经济建设服务, 档案信息化使档案“活”起来。

(二) 应加大对档案信息化管理的投入。

本文前面提到过, 形成一套档案管理系统需要有服务器、计算机、计算机网络、档案管理软件、能熟练操作档案管理系统的档案管理人员甚至专业的计算机维护人员等, 这个投入看似大了, 但作者认为这是个观念的问题。现在, 人们已经很习惯使用财会系统、人力资源系统、物资管理系统等等, 没有计算机管理系统工作不了, 而这些系统的投入被认为是理所当然的。档案信息化管理是一种必然的趋势。

(三) 提高档案管理人员的素质。

档案管理人员在使用新的管理手段时, 要加强自身的业务素质, 建立一种全新的档案信息化管理理念, 它不是简单的计算机工作代替人工工作, 使用档案信息化管理系统应改变过去传统的手工档案管理模式, 通过系统中的标准化流程来规范本单位的档案管理工作, 把档案管理制度融入到档案信息化管理中, 使档案管理工作科学化、标准化、规范化。同时, 又使档案基础的数据采集细致而全面, 随着档案数据的不断积累, 虽然是海量存储, 但计算机处理起来却能“随心所欲, 得心应手”:可以查找某一类的档案、可以分析利用率高的资料、可以批量查找打印、也可以精准定位……档案信息化管理让你的工作如鱼得水, 心想事成。这是软件开发人员的智慧与档案管理人员的经验又是各种标准结合的效果, 是多种思想、多种技术碰撞的精彩篇章。

(四) 应树立全民档案意识。

全民档案意识淡薄是当前的一个普遍现象, 档案管理不被重视也是一个不争的事实, 影响了档案事业的发展。在档案的信息化管理中, 不仅档案管理部门的人员需要转变观念, 加强对档案信息化认识, 相关部门也要改变传统的观念, 改变对档案的认识。档案信息化管理为人们搭建起了利用档案信息解决问题的平台, 档案管理不再是陈旧的, 人们要以一种全新的视角看档案, 看到其中隐藏的巨大文化价值, 从而挖掘档案的潜力, 为企业为社会为人类造福。

参考文献

[1]罗广香, 《铁路建设项目档案工作指南》, 中国铁道出版社2008·北京

[2]史桂芬.档案事业的电子革命[J].上海工程技术大学教育研究, 2009, (01) .