疾控档案信息化管理

疾控档案信息化管理（精选9篇）

疾控档案信息化管理 篇1

疾控事业关系到人民群众的身体健康和生老病死, 与人民群众切身利益密切相关, 是社会高度关注的热点, 在长期防病治病工作中形成的业务档案, 能客观地反映本单位在疾病预防工作中的真实历史面貌。对开展传染病防治、流行病学分析, 动态监控传染病的发生以及分析疫情流行规律提供依据发挥了重要作用。笔者认为有效地利用这些信息资源, 使业务档案发挥其利用价值, 有助于疾控事业的稳固发展。本文就如何做好档案信息化管理工作, 为构建和谐医患关系充分发挥档案的功能谈几点体会。

一、档案信息现代化管理, 是构建和谐医患关系的基础

传染病病案信息化管理是疾控中心档案管理工作的重要组成部分, 如果传染病病案管理工作不能满足社会各阶层对档案信息资源的需求提高服务水平和管理效率, 还是停留在传统手工病案管理阶段, 无疑是不现实的。因此, 传染病病案管理工作要根据社会需求, 最大限度地发挥病案信息的增值作用, 是各级档案管理部门的必然选择。只有实现病案信息化管理, 才能冲破病案利用的种种局限, 为患者提供高效、便捷的档案信息查询、远程利用服务, 实现传染病病案资源的合理配置、科学管理。

卫生部要求各省市区疾控中心启动《中国疾病预防控制信息系统》其中的子系统————《结核病管理信息系统》后, 给中心的结核病病案管理工作注入了新的内容, 计算机的运用直接标志着病案管理从手工走向现代化, 而这种质的转变和大信息量的检索是传统的管理方法所无法实现的, 使查找一份病案的时间由手工条件下的十几分钟缩短到几秒钟, 为医生和患者提供了方便快捷的优质服务。中心还建立了公开文件阅览室, 开展与百姓生活相关的传染病防治政策、法规文件的利用服务工作, 这一举措使患者感受到了党和政府关心群众, 为人民健康服务的理念, 架起了医患之间信任的桥梁。

二、利用计算机技术快捷查找病案, 是营造好医患关系构建和谐社会的关键

构建和谐的医患关系是创建和谐医疗卫生单位的重要环节, 为人民服务, 保护弱势群体和困难群体的合法权益, 建立互助、平等、和谐的社会氛围, 是政府关心百姓生活的重点和构建和谐社会的重中之重。

近年来, 我国实行免费治疗结核病之后, 80%的结核病患者在农村, 因经济困难, 他们都是在家发病已有一段时间后, 看病情有继续恶化的趋势, 才来医疗机构就诊, 所以对医疗机构的一些常识规定不太了解, 经常出现忘记自己病例号及相关信息的情况, 等下次来复查或取药时医生无法及时找到相应的病例, 这样就需要管理病案的档案管理人员以最快的速度帮助患者找到自己的病例, 提供一切相关信息, 使他们免除后顾之忧, 这样既方便了患者又为医生看病节约了时间, 把“一切以病人为中心, 一切为病人着想, 一切让病人满意”的思想落实到医疗服务的每一个环节, 对前来就诊的患者视同自己的父母兄弟, 真正为病人着想, 诚心实意地为他们提供人性化的服务, 缩短了医患之间的距离, 让他们感觉到亲人般的温暖, 让他们从心里上觉得党和政府对结核病人的关心和体贴。

由于防病工作是国家公益性福利事业, 作为政府职能部门, 要完全按照政府对人民的承诺来履行落实, 患者会通过医疗卫生服务看政府管理能力, 看党风政风建设落实情况, 看社会是否真正公平, 关系到人群的健康乃至社会的稳定和经济的发展。而作为防病事业重要组成部分的传染病档案管理工作应自觉主动地为疾病预防控制工作而服务, 这是档案工作者应有的职业理念。

三、提高病案管理人员的整体素质, 为构建和谐医患关系提供有力保障

(一) 传染病病案工作队伍中, 人才发展跟不上时代的要求。根据卫生部要求, 疾控中心于2005年初开始启动《结核病管理信息系统》后, 原工作人员没有使用过计算机, 在思想观念上还没有跟上信息时代的发展。没有管理病案现代化的意识, 故疾控中心从防疫站档案室调入一名专职人员从事该项工作, 这样才使该项工作得以顺利开展。在网络信息时代, 如果传染病病案管理工作不能满足社会各阶层对病案信息资源的要求, 还是停留在传统手工病案管理阶段, 无疑是不现实的。这就要求病案管理人员要努力提高自身素质, 适应信息化社会对档案信息的需求, 要熟练运用计算机的理论和网络管理的基本知识, 把所学的新理论、新技术及时地运用在病案管理工作的具体实践中去, 只有掌握了这些基本的知识, 才能使病案管理工作更好地为构建和谐医患关系服务。

(二) 真正具有档案专业毕业的人才极少, 缺乏开拓创新的精神。传染病病案管理工作大多数是由传染病科医护人员兼职, 没有经过专业知识培训, 业务不熟, 并且人员变动较频繁, 管理手段落后, 难以适应传染病病案信息化管理工作的需求, 因此严重影响了传染病病案的管理水平。传染病病案信息化管理是以计算机技术为载体, 需要有档案管理软件、网络技术等方面的人才。病案信息化工作非一般打字员就能胜任, 如果病案管理人员没有掌握现代化办公设备的能力, 就不能使病案信息资源得到最大限度的开发利用。从事传染病病案管理工作人员要意识到自己所肩负的历史使命和职责, 有义务将手工管理和计算机管理相结合来提高防病信息资源的准确性和时效性, 以此来推动疾病预防控制事业的发展。实践证明, 计算机网络技术管理传染病病案提高了中心档案管理的整体水平, 使中心的档案管理工作进一步向标准化和规范化方向发展。传染病病案信息资源能否更好地为构建和谐医患关系提供服务, 在很大程度上取决于病案管理队伍素质的高低。因此, 加强病案队伍建设, 提高病案管理人员综合素质势在必行。

(三) 主管领导要加强在职档案人员的培训。一些病案管理人员认识不到传染病病案信息化管理在防病治病中所起的重要性和必要性。针对上述情况, 中心主管领导把传染病病案信息化管理工作纳入重要议事日程, 与防病业务建设同步规划、同步发展, 让全体职工都能充分认识到传染病病案信息化在防病工作中的重要作用, 定期组织病案管理人员去参加培训, 学习档案管理新方法, 既要通晓档案专业知识, 又能熟练操作计算机软件, 只有这样才能熟练地应用网络管理软件管好本单位的传染病档案, 为业务人员在工作中开展传染病防治、疾病检测、科研等工作提供服务, 使防病档病案为人民健康、卫生防病工作充分发挥其社会效益。

总之, 传染病病案能否实现信息化、规范化和标准化管理, 最大限度地发挥传染病病案的利用价值, 在很大程度上取决于病案管理人员素质的高低。因此, 档案管理人员有责任和使命承担起这个重任, 不断地把防病档案管理工作日趋完善, 使其在疾病预防控制工作中发挥更大的作用, 使档案管理工作更好地为其它各项卫生防疫事业服务, 为构建和谐医患关系作出应有的贡献。

摘要：本文首先从利用计算机技术快捷查找病案信息, 为构建和谐医患关系充分发挥档案的功能入手, 分析了病案管理信息化后给传染病患者带来的益处, 缩短了医患之间的距离, 体现了党和政府关心群众, 为人民健康服务的理念, 其次阐述了如何提高档案工作者的整体素质, 为构建和谐医患关系提供有力保障, 最后强调培养有道德、有修养、有能力的人才是构建和谐医患关系的关键。

关键词：档案管理,信息化管理,和谐医患关系

参考文献

[1]刘贤华.强化病历档案管理, 构建和谐医患关系[J].档案与建设, 2013, 8

[2]邓力.疾控档案信息化管理的思考分析[J].办公室业务, 2014, 13

疾控中心卫生防病业务档案管理 篇2

一、完善卫生防病业务档案的归档范围

中心职能的转向，带来了中心卫生防病业务档案的相应变化。在及时调整卫生防病业务档案分类方案的同时，完善卫生防病业务档案归档范围尤为重要，它是丰富中心卫生防病业务档案的关键所在。

1、法定传染病、地方病的各项监测计划、方案、总结以及专题性调查分析与总结；2、主要传染病流行趋势预测、传染病疫情爆发流行调查处理、分析、总结性报告；3、慢性非传染病防治计划与专项总结；4、免疫接种监测、免疫水平监测以及免疫预防针对疾病监测的专项总结；5、免疫预防流行病学、人群免疫、免疫接种质量的效果评价；6、重大异常反应、接种事故的调查处理、分析、总结性报告；7、病原学及血清学监测分析与总结；8、食品卫生、环境卫生、学校卫生、射线防护、职业卫生的各项监测计划、总结以及专题性调查分析与总结；9、医幼机构、消杀灭产品及病媒医学昆虫各项监测工作总结以及专题性调查分析与总结；10、重大疫情、食物中毒、饮水污染、放射事故的调查处理、分析、总结性报告；11、北京承办国内外重大活动的公共卫生保障专项工作总结；12、微生物学、卫生理化、毒理检验技术性总结；13、健康教育与健康促进专题性总结；14、疾病预防控制系统论文专刊、汇编；15、针对卫生防病工作的建设性、指导性、管理性、综合性论述以及学术论文等。

二、关注卫生防病工作中产生的新内容

1、新发传染病产生的相关材料。注意关注在抗击非典型肺炎?穴以下简称非典?雪工作过程中可能产生的档案内容，如现归档的“北京市出院非典患者以及家庭成员血清流行病学调查”、“北京市1091例严重呼吸综合症临床诊断病例流行病学史再调查”；针对2004－2005年间国内外禽流感的出现，同样也应关注在防治禽流感工作过程中可能产生的档案内容。另外，要监控每年在开展性病与艾滋病防治工作中可能产生的档案内容，如现归档的“性病疫情、艾滋病哨点监测及流行趋势分析”、“北京市艾滋病／性病综合防治示范区基线调查工作总结”、“北京市高危人群行为干预试点工作总结”等。

2、新增慢性非传染病疾病预防与控制工作中产生的相关材料。注意关注慢性非传染性疾病的防治，运用新的医学模式、新技术、新方法开展慢性非传染性疾病的探讨与研究等方面可能产生的档案内容，如现归档的“北京市城区居民几种主要慢性病患病现状及趋势分析”、“中国慢性病相关危险因素北京监测点监测方案与总结”等。

3、新增职业卫生与职业病防治工作中产生的相关材料。注意关注急性职业中毒的调查处理、职业病危害检测等方面可能产生的档案内容，如现归档的“北京市洗衣房中四氯乙烯污染现状”、“氯气对作业工人肺通气功能影响的调查”等。

4、新增公共卫生突发事件应急处理工作中产生的相关材料。注意关注对突发事件、重大疫情事件的应急处理等方面可能产生的档案内容，如对猴痘事件、多发食物中毒以及多起饮水污染事故的调查处理与总结等。

5、新增建设项目卫生评价工作中产生的相关材料。注意关注在开展卫生工程技术防护设施效果评价、对建设项目卫生评价的研究方面可能产生的档案内容。

6、新增从业人员健康体检工作中产生的相关材料。注意观察在工作中有可能产生的，如现归档的“健康体检培训信息系统全市联网管理总结”等方面的档案材料。

7、新增健康教育与健康促进工作中产生的相关材料。注意关注在开展健康促进项目、对不同人群行为危险因素进行监测以及媒体在健康促进、健康教育、健康宣传中所起的作用等方面可能产生的档案内容。如现归档的“北京市居民健康需求调查总结”、“北京市城区老年人需求调查及对策探讨”等。

8、扩充信息统计工作中产生的相关材料。注意关注每年法定传染病及居民病伤死亡原因疫情统计、信息化建设等方面可能产生的档案内容。如现归档的“北京市外来人口传染病疫情分析”、“建国以来北京市人口健康状况变化的分析”、“我国传染病疫情报告体系的现状分析与研究”等。

9、在京举办国内外各种重大活动公共卫生保障工作中新产生的相关材料。如卫生防病保障工作专项总结等。10、新增社会医学与卫生经济学研究部门工作中产生的相关材料。注意关注在北京市疾病控制系统发展规划、学科建设等涉及建议性、意见性、学术性方面可能产生的档案内容，如现归档的“非典对卫生和疾病控制机构影响的分析与研究”等。

三、提高卫生防病业务档案服务的有效性

1、丰富室藏，提高室藏质量。这是实现有效服务的必要条件，也是拓宽档案信息资源的基本要求。毋庸置疑，搞好卫生防病业务档案基础建设，实行规范化管理，是丰富室藏、提高室藏质量的根本所在。特别是机构调整后，卫生防病工作成为中心的重头戏，档案部门更要开阔工作思路，广泛进行收集，深入科室指导，不断充实卫生防病业务档案，使室藏内容更加丰富。

2、准确把握中心卫生防病工作的重点，提升卫生防病业务档案服务的前瞻性，有计划、有目标地开展卫生防病业务档案多途径服务。这是档案部门主动服务的一种有效手段。如针对2008年奥运会在京举办，卫生防病保障工作方面的档案将成为近年来档案提供利用的热点。档案人员必须要有服务的超前意识和创新意识，开拓思路，主动出击。这样，档案服务工作才能有计划、有准备地提前投入到北京奥运卫生防病保障工作中。

3、盘活现有档案室藏资源，多开展专题性的档案编研，充分发挥卫生防病业务档案资源优势。根据利用者不同需求，瞄准档案提供利用的热点和规律，可以有针对性地开展多角度、多层次的档案编研，实现档案信息资源的最大利用与实效。同时，也要提高卫生防病业务档案的使用价值，把最有价值的档案信息传递给利用者。如“历年北京市病毒性肝炎数据汇集及动态分析”、“历年北京市狂犬病发病死亡数据与分析”、“历年北京市流脑发病死亡数据与分析”等编研材料，已经常被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中，显示了很强的实用性；再如2002年编制完成的“历年北京市举办大型运动会期间卫生防病要情”编研材料，系统列举了北京市在各种大型运动会期间的卫生防病情况与经验，为中心奥运卫生防病筹备组开展奥运重大疫情及公共卫生风险评估工作，及时提供了更直接、更具体的借鉴与帮助，档案信息资源有效性得到了极大的发挥。

4、充分利用计算机技术和网络技术，提供档案利用服务，实现档案信息资源共享共用。可以通过计算机档案管理网络窗口，开展档案信息多途径的检索、查询，如利用ＯＡ办公自动化网络进行档案案卷级、文件级目录检索，并借助档案案卷或文件的题名、主题词、责任者、年度等多种方式进行查询；还可以根据利用者的需求，及时公布所需要的档案文件信息等，从而达到为中心卫生防病工作提供更快捷、更有效的档案信息服务的目的。

疾控档案信息化管理 篇3

一、疾控中心档案信息化管理工作存在的问题

(一) 疾控中心在资金投入上存在不足, 设备落后。受到财务水平的限制, 很多疾控中心数字化建设还不够完备, 投入不足, 一些偏远地区的疾控中心甚至还停留在纸质档案的管理阶段。即便具有信息化管理的单位, 也常常没有建立配套的防火墙、数据软件系统, 无法发挥信息化档案管理的作用。

(二) 档案信息化管理制度不健全。目前很多疾控中心在信息化技术发展的推动下已经成立了档案信息化管理部门, 不断引进先进的技术和管理办法。但是, 受到传统观念的束缚, 档案的信息化管理却没有形成一整套完善的体系, 数据库的管控不科学, 资料分散, 信息不完整。档案信息室的进、出过于随意, 甚至存在信息泄密的情况, 缺乏详细的操作流程, 不利于管理的严格落实。

(三) 疾控中心档案信息化管理人员的素质有待进一步提高。档案信息化管理水平与疾控中心的工作能力息息相关, 也影响着办事的效率, 信息化管理的有效实施必须要以人才作用的发挥为根本。据调查发现, 我国各大疾控中心不太注重信息化管理人才的引进, 档案管理人员常常身兼数职, 且没有接受过专业的计算机培训, 对信息化知之甚少, 在检索过程中耗费的时间长, 不能设置防火墙等技术保护信息, 阻碍了信息化管理的效力。

二、解决疾控中心档案信息化管理问题的有效对策

档案信息化管理的实施已经势在必行, 根据目前我国疾控中心的工作现状, 有针对性地改进问题, 提出合理的对策建议是做好资料保护, 加快工作效率的关键。

(一) 增加疾控中心在档案信息化管理中的投入。疾控中心的档案信息是社会最重要的信息资源之一, 属于公共性内容, 记录着历史, 承担着职责。在资金上加大投资, 是健全信息管理能力, 发挥信息化科学性的必要手段。所以, 政府单位要给予一定的资金扶持, 疾控中心自身也要做好档案信息化管理的工作, 不断增加资金数额, 引进最先进的设备、管理手段和人才, 并在完善信息化管理的同时, 为电子档案配套布置高性能的计算机软件和防盗技术, 严防不法分子与黑客侵袭网络, 保证信息的完整性和安全性。

(二) 完善档案信息管理制度。一整套健全可行的制度是提高工作水平, 加快工作效率, 保证团队良好合作的基础。疾控中心要根据自身的发展情况和档案资料的多少, 制定完善的信息管理规章, 明确管理的人员、数量、可进入档案室的要求, 细化责任制, 并明确操作的流程, 保证相关工作者按照规范进行作业, 提高制度的严肃性。与此同时, 疾控中心还应该配备一系列与之相适应的监督手段和奖惩措施, 对违规操作的人员给予一定的处罚, 对表现优异者则进行奖励, 从而提高相关管理者的工作自觉性和服务意识, 以规范的制度严格把关工作质量。

(三) 不断提高档案信息化管理者的综合素质。想要真正做好疾控中心的档案信息化管理工作, 突出管理的科学性和有效性, 就要提高相关管理者的综合素质, 从多个方面完善他们的能力。

一方面, 疾控中心要做好人员选拔, 对进入档案室工作的人们进行考核, 只有接受过正规教育, 有一定经验, 掌握了计算机、网络和资料管理的人才才能成为正式工作者。

另一方面, 疾控中心要加强对档案人员进行再教育和培训, 定期组织他们学习新的网络技术和管理方式, 带领他们积极学习信息化内容, 并增强他们的服务意识, 让他们具备良好的道德文化素养, 补充他们在医学上最基础的知识。

(四) 转变档案信息管理者的思想, 树立服务意识。档案信息工作是一项系统的、繁杂的工作项目, 有些疾控中心的档案管理人员没有认识到自身工作的重要性, 认为疾病防控工作才是重点, 自己的工作可有可无。针对这样的现象, 我国疾控中心的领导要转变他们的思维, 宣传档案管理的重要意义, 并树立他们的责任感和使命感, 让他们明确自身的职责所在, 从而更好地为人民服务。

三、结束语

总而言之, 疾控中心的档案信息化管理涉及到的工作内容繁杂, 是政府疾病防控的主要单位。要转变管理者的思想, 提升他们的技术水平和政治素养, 制定健全完善的管理制度, 并不断加大资金投入, 为信息化设备的引进提供基础帮助。只有这样才能发挥出信息化管理的意义, 提高工作的效率, 保证资料信息得到长久地保存, 更好地为人民服务。

摘要：本文根据我国疾控中心档案信息化管理的实际, 简单阐述一下它在具体工作中存在的问题, 并找到科学的方法予以完善, 切实发挥出信息档案的优势作用。

关键词：疾控中心,档案,信息化管理,问题,解决对策

参考文献

[1]刘瑛, 郭宏.疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].职业与健康, 2014 (15) :2193-2194+2197.

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[3]钱洪智, 朱心强.疾控中心实验室质量管理存在的问题及对策[J].中国卫生检验杂志, 2012 (08) :1985+1987.

[4]冯余生.浅谈疾控档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务, 2012 (13) :42+45.

[5]叶龙成.社区卫生健康档案信息化管理存在的问题与对策[A].浙江省医师协会社区医师分会、浙江省基层卫生协会.2012年.

河南省疾控系统档案管理现状调查 篇4

关键词：河南省；疾病预防控制；档案管理；调查

为了解河南省疾病预防控制系统档案管理现状，2015年7月～10月，笔者对省内部分市、县、区疾病预防控制中心的档案工作者和负责档案工作的同志，进行了一次问卷调查。问卷共设计参加调查者的基本情况、人员配置与制度情况、保管条件、室藏档案情况、档案整理方法5类26个问题。下面是此次调查的情况及分析。

1 基本情况

1.1 参加调查者的基本情况

1.疾控系统档案工作者中女性多于男性。77名参加调查者中，女性46人，占59.74%；男性31人，占40.26%。女性比男性多将近20%。

2.疾控系统档案工作者的年龄结构合理，31～40岁组是主力。77名参加调查者中，没有〈20岁的；21～30岁组21人，占27.27%；31～40岁组28人，占36.36%；41～50岁组23人，占29.87%；51～60岁组5人，占6.49%。整体看，30岁以下、30～40岁、40岁以上人员比例大致各占三分之一。

3.多数疾控系统档案工作者在本单位工作时间超过十年。77名参加调查者中，在本单位工作时间不到2年的7人，占9.09%；3～5年的19人，占24.68%；6～10年的8人，占10.39%；11～20年的23人，占29.87%；21～30年的17人，占22.08%；30年以上的3人，占3.9%。10年以上的较10年以下的多10%。

4.多数疾控系统档案工作者中从事档案工作时间不足5年。77名参加调查者中，从事档案工作时间不到2年21人，占27.27%；3～5年25人，占32.47%；6～10年的15人，占19.48%；11～20年的11人，占14.29%；21～30年的4人，占5.19%；30年以上的1人，占1.3%。从事档案工作5年以下的46人，占59.74%，比10年以上的多近30%，其中2年21人，占近30%。

5. 90%以上的疾控系统档案工作者具有大专以上学历。77名参加调查者中，研究生1人，占1.3%；本科34人，占44.16%；专科35人，占45.45%；高中以下7人，占9.09%。

6.绝大多数疾控系统档案工作者来自非档案专业。77名参加调查者中，档案专业的3人，占3.9%；非档案专业74人，占96.1%。

7.疾控系统档案工作者所学专业相对集中。77名参加调查者中，档案管理专业1人，占1.3%；档案相关专业（图书、情报、文秘、中文、管理）5人，占6.49%；疾控及相关专业30人，占38.96%；计算机及信息技术相关专业5人，占6.49%；其他专业36人，占46.75%。近55%的同志所学专业是档案及相关专业、疾控及相关专业、计算机及信息技术相关专业。

8.半数疾控系统档案工作者没有专业技术职称，有档案专业技术职称的只占20%。77名参加调查者中，有专业技术职称的38人，占49.35%。其中档案专业技术职称16人，占20.78%（副研究馆员2人，占2.6%；馆员5人，占6.49%；助理馆员6人，占7.79%；管理员3人，占3.9%）。其他系列（请填写）22人，占28.57%。没有职称39人，占50.65%。

9.参加调查单位的层级情况。77名参加调查者中，属市级疾控机构的13人，占16.88%；属县级疾控机构的44人，占57.14%；属区级疾控机构的20人，占25.97%。

1.2 人员配置与制度情况

10.大多数疾控系统档案工作者没有参加过档案专业（继续）教育培训。77名参加调查者中，参加过档案专业（继续）教育培训的28人，占36.36%；没有参加过的49人，占63.64%。

11.疾控系统档案工作者中多为兼职。77名参加调查者中，专职档案员16人，占20.78%；兼职档案员38人，占49.35%；都不是23人，占29.87%。

12.参加调查者认为本单位档案工作者多为兼职。77名参加调查者中，认为本单位档案工作者为专职的人23人，占29.87%；兼职的人49人，占63.64%；不知道的5人，占6.49%。兼职占比最高，与上题相同。

13.疾控系统半数单位的档案实行了集中统一管理。77名参加调查者中，回答所在单位的档案实行了集中统一管理40人，占51.95%；没有的35人，占45.45%；不清楚的2人，占2.6%。

14.疾控系统多数单位建立有档案管理制度。77名参加调查者中，回答单位建立有档案管理制度的51人，占66.23%；否的19人，占24.68%；不清楚的7人，占9.09%。

15.疾控系统多数单位建有综合档案室。77名参加调查者中，回答所在单位建有综合档案室的47人，占61.04%；否的27人，占35.06%；不清楚的3人，占3.9%。

1.3 保管条件

16.疾控系统多数单位档案管理没有做到办公、借阅、库房三分开。77名参加调查者中，表示单位做到三分开的有29人，占37.66%；表示没有做到的45人，占58.44%；表示不清楚的3人，占3.9%。

17.疾控系统半数以上单位档案库房的面积小于30平方米。77名参加调查者中，所在单位档案库房的面积10㎡18人，占23.38%；10㎡～30㎡24人，占31.17%；30㎡～50㎡18人，占23.38%；50㎡～100㎡15人，占19.48%；100㎡2人，占2.6%。

18.疾控系统大多数单位档案库房配备有消防灭火设施，少数单位还配备有多种消防灭火设施。77名参加调查者中，单位档案库房配备有人工灭火器的66人，占85.71%；自动灭火器的1人，占1.3%；自动喷淋的8人，占10.39%；高压水雾的1人，占1.3%；气体的1人，占1.3%；其他的8人，占10.39%。但仍然有9人表示单位档案室没有消防灭火设施，占11.69%。

19.多数疾控系统单位档案库房温湿度调节仍然使用自然调节的方法。77名参加调查者中，选择自然通风降湿的54人，占70.13%；空调29人，占37.66%；去湿机8人，占10.39%；其他8人，占10.39%。

20.疾控系统单位档案专用设备种类多样，框架以铁柜为主。77名参加调查者中，表示单位配备密集架18人，占23.38%；铁柜72人，占93.51%；木柜22人，占28.57%；检索柜10人，占12.99%；空调30人，占38.96%；电脑36人，占46.75%；打印机27人，占35.06%；照相机15人，占19.48%；复印机17人，占22.08%；装订机34人，占44.16%；缝纫机11人，占14.29%；除湿机8人，占10.39%；消毒灭菌机5人，占6.49%。

21.疾控系统单位档案库房“五防”措施全落实比率不足40%，1/4的单位完全没有。77名参加调查者中，表示单位档案库房“五防”措施落实防火53人，占68.83%；防盗47人，占61.04%；防潮42人，占54.55%；防虫29人，占37.66%；防光30人，占38.96%；无20人，占25.97%。

22.疾控系统单位档案规范化管理水平不到1/4。77名参加调查者中，表示单位规范化管理达到国家一级1人，占1.3%；国家二级5人，占6.49%；省一级4人，占5.19%；省二级4人，占5.19%；省三级1人，占1.3%；市级5人，占6.49%。没有规范化达标57人，高达74.03%。

1.4 室藏档案情况

23.疾控系统单位档案室保存档案门类多样，以文书档案、业务档案、荣誉档案为主。77名参加调查者中，表示单位保存有多种档案的占比很高，但由于划分标准与依据的不同，表示（以占比从多到少排序）存有文书档案的59人，占76.62%；业务档案的56人，占72.73%；荣誉档案的42人，占54.55%；会计档案的36人，占46.75%；绩效考核档案的36人，占46.75%；照片档案的30人，占38.96%；人事档案的25人，占32.47%；音像档案的22人，占28.57%；仪器设备档案的20人，占25.97%；实物档案的17人，占22.08%；其他的12人，占15.58%；科技档案的11人，占14.29%。

24.疾控系统单位业务档案分别保存在业务部门和综合档案室。77名参加调查者中，表示单位业务档案保存在业务部门的38人，占49.35%；保存在综合档案室35人，占45.45%；表示不清楚4人，占5.19%。

1.5 档案整理方法

25.疾控系统单位整理档案的方式以既按件整理，也按卷整理为主。77名参加调查者中，表示单位整理档案是按件整理的16人，占20.78%；按卷整理的14人，占18.18%；既按件整理，也按卷整理的36人，占46.75%；不清楚的11人，占14.29%。

26.疾控系统单位在按卷整理档案时，使用最多的组卷方式是年度-组织机构组卷法。77名参加调查者中，年度-组织机构组卷法28人，占36.36%；年度-组织机构-问题（事由）组卷法25人，占32.47%；年度-问题（事由）组卷法20人，占25.97%；其他（请说明）13人，占16.88%。

2 分析与结论

（一）在人员构成方面：以女性为主，年龄结构合理，任职时间短，更换频繁，高学历，非本专业，少有专业技术职称。

从性别上看，疾控系统档案工作者中女性多于男性，以女性为主。从年龄结构上看，30岁以下、30～40岁、40岁以上人员比例大致各占三分之一，结构基本合理，其中31岁～40岁组占比最高（36.36%），是主要力量。从在本单位工作时间上看，超过十年的占55.04%，多于不足十年的10%左右。但从事档案工作10年以下却占了59.74%，比10年以上的多近20%。多数疾控系统档案工作者中从事档案工作时间不足5年，其中2年21人，占近30%。任职时间短，更换频繁是不争的事实。从学历与专业上看，疾控系统档案工作者90%以上具有大专以上学历，但档案专业只占3.9%；非档案专业高达96.1%。但专业相对集中，近55%的同志所学专业是档案及相关专业、疾控及相关专业、计算机及信息技术相关专业。高学历非本专业亦是特点之一。从专业技术职称上看，有档案专业技术职称的只占20%，其他系列的占28.57%，没有专业技术职称的占50.65%。

（二）在人员配置与制度方面：多没有经过档案专业（继续）教育培训，兼职为主，至少有三分之一的单位主要档案制度不落实。

从专业背景上看多数疾控系统档案工作者来自非档案专业，且大多数疾控系统档案工作者没有参加过档案专业（继续）教育培训，占63.64%。从工作的专属性上看，疾控系统档案工作者中专职档案员只占20.78%，兼职占49.35%，没有明确但从事这一工作的占29.87%。从工作制度落实上看，只有半数单位的档案实行了集中统一管理，近七成单位建立有档案管理制度，六成单位建有综合档案室。

（三）从保管条件看，近三分之二的单位“三分开”不落实，库房面积小，10%左右的单位没有消防灭火设施，温湿度调节手段落后，框架以铁柜为主；库房“五防”措施落实比率不足四成；没有规范化达标高达74.03%。

从办公条件上看，有62.38%单位档案管理没有做到办公、借阅、库房三分开；半数以上单位档案库房的面积小于30平方米；从设施设备上看，大多数单位档案库房配备有消防灭火设施，少数单位还配备有多种消防灭火设施；多数单位档案库房温湿度调节仍然使用自然调节的方法；档案专用设备种类多样，框架以铁柜为主；档案库房“五防”措施全落实比率不足40%，1/4的单位完全没有实施档案规范化管理。

（四）从室藏档案情况看，门类多样，主要保存在业务部门和综合档案室。

从档案的门类看，疾控系统单位档案室保存档案门类多样，以文书档案、业务档案、荣誉档案为主。从保管机构的类型看，疾控系统单位业务档案分别保管在业务部门（49.35%）和综合档案室（45.45%）。

（五）从档案整理方法上看，既按件整理，也按卷整理是适合疾控系统单位整理档案的方式；年度-组织机构组卷法是使用最多的组卷方式。

从档案整理方法上看，疾控系统单位整理档案的方式以既按件整理，也按卷整理占主流地位（46.75%），明显高于单独按件整理，或单独按卷整理。从组卷方式看，使用最多的组卷方式是年度-组织机构组卷法（36.36%）及其变种年度-组织机构-问题（事由）组卷法（32.47%）。

3 结语

综上，河南省疾控系统档案工作的整体情况是有喜有忧，应当在如下方面加大工作力度：

（一）下气力解决任职时间短，更换频繁的问题，稳定档案工作队伍。档案工作是一个专业性很强的工作，且对持续性与联继性要求高。任职时间短，更换频繁非常不利于档案工作者职业素养的养成、专业技能的掌握和专业知识的积累。

（二）加大档案专业职业教育与继续教育，提高档案工作者的专业技术水平，鼓励档案工作者参加档案专业技术职称的评定。通过这些方式和渠道来解决档案工作者队伍高学历，非本专业，少有专业技术职称的问题。

（三）加大库房等档案基础设施建设，认真落实“三分开”、库房“五防”等措施。加强库房消防灭火设施建设，消灭消防灭火设施死角。加大档案室及档案库房温度湿度调节设备的升级换代。推进档案室规范化建设。

（四）摸清家底，将工作重心放在业务档案、文书档案等主要档案部类上。适时合理地推进档案集中保管问题的解决。加强档案移交，避免断档现象的发生。同时加强与档案行政管理机构的沟通联络，争取获得同级档案行政管理部门的业务指导。

信息技术在疾控档案管理中的应用 篇5

疾病档案是疾病控制和预防的基础资料,尤其是在传染疾病控制中,疾病档案不仅是传染的依据,还是传染过程的真实记录。近年来,随着疾控中心的发展,受各种因素的影响,很多疾病档案资料出现丢失、散乱等现象,严重地影响了疾控档案资料的使用,本文就疾控中心疾病档案管理现状,及信息技术在疾控档案管理中的应用进行分析。

1疾控中心疾病档案管理现状

1.1 档案管理观念有待提高

随着疾控中心的飞速发展,档案管理的重要性逐渐凸现出来,提高疾病档案的归档率、精确性、完整性已经成为刻不容缓的事情。但在实际工作中,对疾病档案管理工作并不太重视,对疾病档案管理投入的资源远不能满足相关要求,同时疾病控制中心的相关领导很少协同档案管理人员对疾病档案进行管控。疾病控制中心的领导缺乏先进的档案管理观念,错误地认为疾病档案只要在需要的时候能找到就行,由于疾病档案管理观念落后,导致疾病档案管理水平比较低。

1.2 档案管理人员的综合素质有待提高

疾病档案管理人员的综合素质对疾病档案管理效率有很大的影响,就当前疾病档案管理人员的综合素质来看,有很大一部分都有待提高。在档案管理岗位上,有很大一部分管理人员没有经过系统地培训,缺乏专业的档案管理知识,随着信息技术的应用,这一部分档案管理人员将会被淘汰。在新时期,档案管理人员不仅需要专业的档案管理知识,还要懂得疾控知识和现代信息技术知识,因此从整体上看,疾病档案管理人员的综合能力还需要提高。

1.3 档案信息化程度低

在实际工作中,由于档案信息化的制作费用比较高,管控难度比较大,使得疾病档案信息化管理工作很难顺利地开展。加上档案管理人员对信息化档案管理的方法不科学,造成信息化档案遗失,很多珍贵的档案资料没有得到保存,从而增大了档案信息化建设难度。

1.4 基础设施建设机制不健全

目前,在疾病控制中心的基础设施建设工作存在一定的问题,导致软硬件的使用没有保障,从而对档案管理工作的高效开展造成影响。一些疾控中心不太注重信息技术在疾病档案管理中的应用,没有制订合理的软硬件保护措施,也没有合理的配置信息技术资源,从而对电子档案的管理效率造成一定的影响。

2信息技术在疾控档案管理中的应用措施

2.1 更新疾控档案管理观念

在疾控中心的日常工作中,相关领导及管理人员的档案意识比较差,对疾病档案的管理、使用不太重视,这显然无法满足新时期对疾控中心的要求。因此,疾病中心的相关领导和档案管理人员要及时更新档案管理观念,采取先进的管理模式对疾病档案进行管理,从而有效地提高疾控档案管理水平。疾控中心要根据实际情况,积极地采用信息技术对疾病档案资料进行收集、整理,这样不仅能有效地提高疾病档案管理效率,还能为疾病防控工作的顺利开展提供保障。

2.2 加快档案管理工作的互联网技术建设

随着信息技术的飞速发展,信息储存容量越来越大,各种资料的查找、阅读也更加方便,将互联网技术应用在疾控档案管理中,能帮助档案管理人员快捷、方便地查找各种档案资料,极大地提高了疾病档案管理效率。如在甲型H1N1流感爆发时,国内并没有相关病例,通过互联网技术,档案管理人员能查询出这类流感的历史、发病特征、发病人群,从而为这类疾病的防控提供相关依据。通过互联网技术,疾控中心还能建立居民健康状况档案,当疫病爆发时,管理人员能根据档案资料迅速地查找出发病人群,从而有效地提高档案使用价值。

2.3 加强信息化档案管理的基础设施建设

疾控档案的信息化管理必须有软硬件支持,但由于很多疾控中心对信息化档案管理的基础设施建设投入少,导致疾控档案管理的软硬件设施欠缺,对疾控档案管理工作的顺利开展造成影响。如有的档案工作室缺少抽湿机、空调等设施,有的档案工作室缺乏防盗窃、防火灾系统,这极大地降低了疾控档案管理水平。因此,疾控中心要加大信息化档案管理的基础设施建设的投入,合理地配置资源,建立档案信息数据库,加强疾控信息资源管理,确保疫病爆发后,能从信息化档案中获取相关资料,从而为病情的控制提供依据。

档案信息化管理工作必须依靠软件进行,因此疾病控制中心要对相关软件进行调查研究,并根据自身的实际情况,购买功能比较完善的软件,从而保证信息化档案管理工作的顺利开展。疾控档案管理人员要对档案统计、备份等工作引起足够的重视,加强档案原始资料的保存,并注重对视频、音频等资料的管理,从而为疾病档案的使用提供保障。

2.4提高档案管理人员的综合素质

随着信息技术的飞速发展,疾控中心业务知识不断更新,对档案管理人员的综合素质要求越来越高。在新时期,疾控档案管理人员需要采用信息技术进行档案管理,这就要求档案管理人员不断更新自身观念,积极学习信息技术、档案管理、疾控防控等知识,从而为疾控档案管理工作的顺利开展提供保障。疾控中心要根据档案管理人员的实际情况,制订合理的培训内容,定期对疾病档案管理人员进行技能培训,不断提高档案管理人员的技能水平。

3总 结

疾控中心档案信息化建设初探 篇6

1 疾控中心档案信息化建设的重要性

由于疾控中心的机构历史比较悠久, 从疾控的前身防疫站时期就留下了大量的纸质档案, 伴随着国家对我国公共卫生事业的重视, 由疾控中心负责的业务量还在不断的增加。在这样的背景下, 每年都将会产生数量巨大的疾控档案资料, 如果继续沿用传统单一的纸质管理模式, 既浪费了人力和时间, 降低工作效率, 更可能会因落后的管理方式而造成重要信息丢失, 给疾控事业带来无法挽回的损失。而采取档案信息化建设则可以杜绝以上情况的发生, 更可以通过档案管理软件提供的关键字检索、数据库分类、文件自动整理归档等功能, 对疾控档案进行管理和利用, 大幅度提高了工作效率并减少人力和物力。

2 疾控中心档案信息化建设现状

目前, 各地的疾控中心都或多或少的采用了相关的信息化平台来开展工作, 在档案管理工作方面也不例外, 以作者所在的南通市疾控中心为例, 在档案管理的硬件配备有台式电脑, 扫描仪, 光盘刻录机等数字化设备, 并配备有专门的档案管理人员;软件方面有中心于几年前采购的清华紫光档案管理系统单机版, 也出台了相应的档案管理制度。但是就目前的情况来看, 已经无法满足中心不断发展的业务需求, 档案管理信息化的升级已经迫在眉睫。

3 疾控中心档案信息化建设存在问题

3.1 重视程度不够

目前疾控中心对信息化建设进行的投入还远远不足。以笔者所在南通疾控中心为例, 尽管各级政府、有关部门投入大量资金提高业务部门实力, 但对于疾控中心档案的管理还处于纸质文件为主、电子档案为辅的阶段。疾控中心对与档案管理有关的信息化制度建设还未展开, 尤其是对电子档案的规章制度制定几近为空白。而疾控档案所需要的相关配套设施和环境, 如数字化网络、档案存储与安全、档案数字化加工等硬件设备都需要大量的资金投入, 而从国家到省、市、县的档案信息的连通与共享网络建设更是缺乏政府和有关部门的重视和资金投入。因重视程度不够, 疾控中心档案信息化建设存在制度建设不完备、资金投入不充足的问题。

3.2 人员素质较低

信息化时代档案管理需要有一支专门专业的档案管理队伍, 但是目前管理人员不论是工作能力或者是思想意识还较为滞后。目前疾控中心的档案工作人员要么是由医疗卫生的专业人员来兼职从事, 要么是由档案管理专业人员来从事。由于其所学专业不完全对口, 医学专业人员缺乏对计算机有关软件和系统的熟练操作, 容易导致档案出现安全问题;而档案管理专业人员缺乏对医学防疫等方面的专业知识, 在对档案进行收集、分档和整理时, 往往不能快速准确的进行专业数据处理。缺乏“全才”直接影响到疾控中心档案信息化管理的效率和效果。

3.3 安全存在隐患

疾控系统这类档案, 如科研档案、疫情信息资料、突发性流行病、传染病、艾滋病及公共卫生等信息资料涉及到国家、省、市及病人等多方面, 因此具有高度保密性和特殊性。而信息化条件下的电子档案容易受到物理安全、网络安全、系统软件安全及人员安全等多重威胁, 具体比如硬件故障、网络病毒袭击、文件被泄露篡改、监守自盗等, 档案信息化管理中存在不可避免的安全隐患。

3.4 档案管理软件落后

目前各地的疾控中心所使用的档案管理软件几乎都是面向各行业的通用版本, 并没有针对疾控中心的业务特点进行过优化, 导致很多软件提供的功能用不上, 同时又有很多疾控业务档案所需要用到的功能软件不提供。尤其是目前市面上的档案管理软件几乎都没有提供外部接口来与疾控中心独有的如疫情网络直报、传染病监测等信息化平台相连接, 所以相关的业务档案还需要档案管理人员进行专门的整理归档, 造成了极大的人力财力的浪费。

4 疾控中心档案信息化建设对策

4.1 重视档案信息化建设, 加强制度建设与资金投入

疾控中心的领导及有关部门, 必须意识到档案信息化建设这一工作在对疾病流行和趋势预测以及疾病预防控制等方面有着深远的意义, 因此要在符合相关法律法规的基础之上, 结合本地疾控中心的工作特征和实际情况, 制定出操作性强、合理有效的档案信息化管理制度, 尤其是对电子档案的收集、整理、储存等操作制定严格的规章制度, 并通过绩效考核这一办法, 加强档案信息化管理, 充分发挥管理制度的优势。

此外, 政府及有关部门必须增加档案信息化管理资金投入以增加档案管理的基础设施建设。这主要包括了档案部门硬件设施建设 (如指物理环境良好的档案馆、安全的电路) 、档案管理硬件配套设备及软件 (计算机及其操作系统、防火墙、杀毒软件、文件加密软件) 。而档案管理系统从长远来看更是实现省、市、县疾控中心档案连通的重要媒介, 这离不开政府及有关部门投入资金进行系统设计、试验、运行及维护。

4.2 加强档案人员培养, 引进复合型人才

档案信息管理人员的道德水平和专业素养的高低对疾控中心档案信息化工作有着重要的影响。因此引进、培养高素质的档案管理专业人员是当务之急的一项工作。针对拥有专业背景但缺乏计算机有关技术的档案管理人员, 通过开展定时系统培训的方法提高其操作能力;对拥有档案管理能力及一定计算机能力的人员来说, 可以通过疾控中心各部门举办的定时讲座、学术讨论等科研活动增加医学专业知识, 同时经常性的与各业务部门进行交流沟通。此外, 加大对具有专业化背景与丰富信息技术经验的人才的引进也是一个重要的档案信息化人才建设渠道。

4.3 落实安全管理制度, 强化安全管理技术

解决档案管理的安全问题必须从安全管理制度这一根本入手。除了加强档案管理人员的培训, 还应该落实工作责任制, 实行赏罚分明原则, 对于系统安全运作可以实施双人负责原则或最小权限原则。此外应该对各类文件进行安全级别划分, 对一些机密档案可以实施物理隔离, 与外网隔绝, 对一些网络档案或内部传输档案, 可以加强对密钥的管理。对有关系统的运行实行跟踪制度, 自动生成系统日志以监督、维护分析、故障恢复。最后, 还要重视各类系统软件的日常维护和病毒防范。

4.4 开发档案管理软件, 提高档案管理效率

结合当地疾控中心实际情况, 开发出一套简洁实用又针对疾控中心使用的档案管理软件模块, 而且软件能够提供外部接口, 可以方便的与疾控特有的网络直报系统和OA系统相联接, 对相应的业务档案进行管理。既杜绝了信息孤岛, 又大幅度的提高了档案管理效率。

摘要：疾控中心档案的信息化建设, 对于疾控中心档案的保存、管理与利用具有重要意义。然后目前档案信息化过程中存在着重视程度、人员素质、安全问题以及系统落后等多方面不足之处, 本文试图针对这些现状对发展提出有针对性的建议, 为疾控中心档案信息化建设尽一份微薄之力。

关键词：疾控中心,档案,信息化

参考文献

[1]冯秀芳.疾控中心档案信息化管理存在的问题与对策[J].医疗装备, 2014, 7.

[2]杨洁.浅论疾控档案信息化建设[J].现代商业, 2014, 4.

浅论疾控档案信息化建设 篇7

关键词：疾控档案,信息化管理,档案建设

一、疾病预防控制机构档案资料的特殊性与重要性

疾病预防控制 (简称疾控) 机构是承担疾病预防与控制的公益性事业单位, 并且参与公共卫生的管理与服务。与一般的文献档案有所不同, 疾控机构的档案资料, 不仅仅记录着发生过的公共卫生事件, 更是对疾病发展趋势进行预测以及做出科学预防决策的重要依据。所以, 在疾控工作水平的提高以及保障全社会公共卫生的安全方面, 疾控机构档案资料发挥着非常重要的作用, 能够做到早发现早预防, 避免不必要的损失。

二、疾控机构档案信息化建设的必要性

在信息高速化发展的今天, 疾控档案信息化建设就显得非常有必要, 具体表现在:

1、传统纸质档案的管理非常繁杂, 而疾控档案的信息化建设将对这一现象进行很大的改善。

疾控工作是当前社会公共卫生管理的主要工作, 随着时间的不断推移将会产生数量非常大的疾控档案资料, 虽然一些分类标记等管理方法也存在传统的纸质管理模式中, 可是时间的长远和巨大的数据量, 往往会耗费大量的人力及大量的时间去整理这些数据, 极大的降低了工作效率, 甚至会因为各种因素会造成信息的丢失, 给疾控工作带来无法挽回的损失。如果采用信息化管理的方法, 不仅能够对疾控档案信息资料进行分类以及按照一定的方式进行排序, 也能够利用相关的软件进行检索、复制、传输等操作, 不但使工作效率有所提高, 而且使得数据整理的繁琐性得到了下降。

2. 疾控档案信息化建设能够改善疾控档案的保存条件, 能够更好的保存纸质原档。

纸质档案由于其固有特性, 即便保存条件非常严格, 其仍然会随着时间的不断推移而逐渐变质, 甚至会被损坏, 使得纸质档案不能再被利用, 造成信息的丢失。纸质档案的频繁使用, 那么其更容易被损坏。信息化的出现, 可使得能够通过电子档案实现档案的管理工作, 电子档案不仅对于使用与保管没有条件的限制, 更使得档案管理的工作在效率上有所提高, 并且对于纸质原档的保存则更加有利。

三、疾控机构档案信息化建设的实施探索

结合当前疾控机构档案信息化的建设状况, 本文认为, 虽然疾控机构档案信息化的建设已经取得了一定的成就, 但是仍然有一些问题的存在, 这些问题主要表现在以下三个方面:

1、落后的基础设施建设。

与纸质管理相比, 档案的信息化管理对外界条件降低了很多, 但是档案信息化管理与计算机网络与软件管理系统有着密切的联系, 由于受到资金的制约而不能及时进行计算机网络与软件系统的更新, 造成了基础设施的落后。

2、管理人员专业素质普遍较低。

疾控档案虽然实现了信息化管理, 但是其不仅不能离不开人的参与, 甚至对于管理人员提出了更高的专业素质要求, 即管理人员需要具备信息化管理专业知识或者档案学专业知识。然而, 目前绝大数的疾控机构, 特别是基层疾控机构具有专业知识的管理人员十分稀少。

3、从档案管理工作的制度出发, 信息化体系下档案管理需要有一支专门专业的档案管理队伍, 但是目前管理人员的思想还比较滞后。

为了使得疾控机构信息化建设更加完善, 针对目前信息化建设中存在的问题, 本文提出了以下几个观点:

(1) 完善基础设施建设。任何事物的开展都不开物质条件的基础, 疾控档案的信息化建设也是如此, 其对基础设施的建设有一定的要求。对当前的基础设施进行评估, 着重解决当前急需的基础设施, 政府部门要加大对这些基础设施的投资, 为疾病预防控制工作与突发公共卫生事件的处置提供良好的物质支持;再者, 要不断完善档案信息化的管理系统, 不仅需要要购买具有成熟的档案管理功能的软件, 同时也是根据自身工作的需要, 在使用的过程中, 能够进行自主研发, 研发出适合自身工作需要适应疾控机构档案管理的新功能。

(2) 提高管理人员的专业素质建设。加强疾控机构的档案信息化建设, 在满足物质条件的同时, 也要提高管理人员的专业素质, 因为在任何工作中, “人”的因素始终是最具活力的, 管理人员的专业素质提不上来, 再好的设备也发挥不了作用。针对目前疾控机构档案管理人员专业素质普遍较低的状况, 需要从三方面实施。首先, 对现有人员进行专业培训, 使他们尽快掌握档案信息化管理的专业知识, 提高他们的专业素质;其次, 加大对具有专业化背景与丰富信息技术经验的人才的引进, 充实疾控机构档案管理队伍;最后, 加大对疾控档案管理信息化的宣传, 使档案管理人员能够树立自我提高的意识, 从而推动疾控档案信息化建设工作。

(3) 建立完善的工作机制。与传统的档案管理工作不同, 档案的信息化管理将采用新的工作机制, 传统的管理工作不能适用于信息化下的管理工作。如果采用传统的管理机制, 由于疾控档案的使用非常频繁, 这会造成档案信息化管理的低效率。所以, 要对信息化档案管理情况下的档案资料保密工作做好, 对于涉密档案的采集、借阅与使用要严格遵循密级文件的审批机制, 加强于档案信息的监控力度, 避免涉密档案的外泄。

四、结语

作为疾病控制和预防并随时处理突发公共卫生事件的疾控机构, 其作为重要的公益事业单位, 其基本档案资料对疾控工作有着非常重要的作用, 疾控档案资料的管理对于疾控工作具有重要的保障作用。本文对档案信息化的重要性以及其必要性进行了简要的论述, 并针对疾控档案信息化建设提出了相应的建议, 希望能够促使疾控机构档案的信息化建设顺利开展。

参考文献

[1]尹敬波.浅谈档案管理信息化工作[J].才智, 2011 (8) .

[2]蒋业娟.浅谈医院人事档案管理现状和信息化管理[J].中国城市经济, 2011 (26) .

疾控中心档案管理之我见 篇8

近年来, 随着医疗制度的不断改革, 疾控事业的蓬勃发展, 疾控档案管理工作也已成为疾病预防控制工作管理的重要组成部分[2]。本文针对我区疾控中心档案管理存在的问题以及如何改进进行了积极探索, 并根据笔者多年档案保存的经验, 提出了几点建议。

1 我区疾控中心档案管理存在的问题

我区疾病预防控制中心成立多年, 在疾病预防工作上也取得了骄人的业绩。但基于我区的发展现状和疾控事业的快速发展, 疾控档案管理方面还存在一定的问题, 主要表现在以下几个方面。

1.1 档案管理意识薄弱。

疾控中心档案管理工作是一项非常复杂又繁琐的工作, 它要求工作人员要有默默无闻的无私奉献精神, 应细致、耐心地做好每一天的基础工作, 做到当日事当日毕。而疾控中心作为公益性机构, 其档案管理工作做得再好也无法创造一定的社会效益, 这种情况就容易导致大家对档案管理工作的忽视, 管理意识薄弱, 管理效率低下。

1.2 档案管理能力弱化。

随着现代化的发展, 疾控中心档案管理制度不能适应新时期档案业务的发展要求, 跟时代发展的步伐存在脱节现象。缺乏对档案的整体把握能力, 未能将档案集中起来管理, 档案分散在各个科室中, 许多档案没能及时归档整理, 档案管理能力低, 档案利用率低, 档案的作用没能充分发挥出来。

1.3 档案管理规范性不强。

档案管理缺乏规范性和科学性, 疾控中心没有为档案管理制定出完善的工作制度和标准, 没有明确规定各个类型档案的收集整理标准, 这样就使得档案管理的规范性差[3]。当需要查找档案资料或利用档案资料时, 往往需要翻箱倒柜找很久, 这样就降低了档案资料的利用率, 档案资料的作用没有被充分发挥出来。

1.4 档案管理信息化程度低。

随着信息技术的快速发展, 也为我区疾控中心的档案管理指引了方向。目前, 许多工作人员还是习惯性地查阅纸质档案资料, 没有很好地运用信息技术提高档案利用率, 档案的信息化管理系统还很薄弱。

2 意见建议

为了更好地发挥档案管理在疾控中心的作用, 更好地为今后的疾病防控保存可供查阅的第一手资料, 建议如下。

2.1 强化档案管理意识, 提高档案管理水平。

疾控中心多年形成了大量的具有保存价值的多种数据, 包括文字、图表和声像等。要增强这方面的档案意识, 必须重视相关资料的收集, 进行网络化管理, 从而实现对档案信息资源的有效利用, 最大限度地发挥业务档案的作用, 更好地为疾控工作服务。首先要建立健全疾控中心档案工作网络, 在中心设立由主管领导牵头, 各科长参加的全中心档案管理体系, 档案管理中心科室负责全中心档案工作的总体规划和起草制定档案工作的各项管理制度, 并要经常到各科室检查、指导。档案管理人员不仅要做好职责范围内档案的收集、整理、保管工作, 还应定期、不定期指导督查本单位所属各科室档案资料的收集、整理, 建立各类档案管理制度, 提高档案管理的科学化和规范化水平。

2.2 建立规范化的档案保管体系。

疾控中心的档案保存可以对未来疾病的预防、查阅等提供有效的资料, 必须建立健全长效保存机制。要实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入 (输出) 一体化, 最大程度地满足疾控中心一体化管理、业务流程管理和信息资源开发综合利用的需要。带着高度的责任感与使命感, 并结合科学的方法, 使档案管理更加科学规范。以实验报告为例, 第一, 分类管理。将繁多的实验报告分为生活饮用水检测类、食品安全检测类、医疗机构消毒检测类、餐具消毒检测类、公共场所消毒检测类五大类, 每一类按时间顺序排列备案。第二, 编制季度或年度检测样品统计表。统计表内容主要包括:样品名称、检测报告检字号、样品来源、送检单位、检测项目、检测结果, 并统计出送检单位数、样品数、检测项目数、检测结果合格数, 算出合格率, 全年报告的情况便一目了然, 节省了查阅时间, 提高了档案管理效率。

2.3 建立档案工作信息化新模式。

随着信息技术在疾控档案管理工作中越来越广泛地运用, 档案工作模式也发生了很大的变化。利用先进的管理手段, 推动档案事业的发展, 大大提高了档案工作的效率, 使疾控档案管理逐步实现由传统的手工管理模式向现代化、网络化管理转变。

2.4 加大疾控中心档案管理人员综合素质的培养。

档案管理工作是一项政策性、保密性、专业性和技术性都很强的工作, 包括资料收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等多个环节, 必须要培养档案管理者吃苦耐劳和奉献精神。要认真研究制定人才培训计划, 增加投资, 加大对应用型、复合型、创新型人才培养的力度, 定期组织学习, 并坚持内训与外引相结合, 多方位地提高档案管理者的水平和素质[4]。

疾控中心档案管理效果的好坏直接关系到疾病预防控制水平, 关系到老百姓的身心健康, 其档案具有种类多、内容多、范围广、周期长、不可复得性等特点, 档案管理工作难度大, 这要求各级疾控中心认识到档案管理的重要性[5], 加大资金投入, 进行档案管理信息系统建设, 加强培训力度, 提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养, 健全档案管理工作制度, 让保存完好的档案为今后的疾病预防控制工作提供切实的依据。

参考文献

[1]尹福顺.浅议基层疾病预防控制中心档案管理与建议[J].华章, 2013, 31 (22) :179.

[2]蒋业娟.浅谈医院人事档案管理现状和信息化管理[J].中国城市经济, 2011, 26 (12) :275.

[3]李丹.浅谈疾控机构档案管理存在的问题和对策[J].医学信息 (上旬刊) , 2011, 9 (21) :63-64.

[4]刘俊秋.浅谈如何做好疾病预防控制档案管理工作[J].时代报告 (学术版) , 2012, 28 (11) :335.

新时期基层疾控部门档案管理刍议 篇9

一、基层疾控部门在档案管理工作实行上的不当之处

1. 基层疾控部门对档案管理工作不够重视

在近几年中, 基层疾控部门在档案管理工作方面的力度有了一定的加强, 对相关的设施也予以了修缮和改进。但从本质上来说, 基层疾控部门对档案管理的工作仍不够重视, 这主要体现在从事档案管理工作的相关人员专业素质不够高, 队伍建设情况仍待改善。现阶段, 很多基层疾控部门的工作人员都处于兼职状态, 这正是基层疾控部门不重视档案管理工作的一个突出表现, 因为不够重视, 所以在人员编制上也不够科学, 往往会被忽略或在各个部门进行兼职人员的培养。除此之外, 档案管理工作本身具有封闭性强、边缘性强的特点, 从事档案管理的工作人员长期作为办公室管理的附属人员, 对自身的价值会产生怀疑感, 这与长期高效工作的要求也是不相符合的。

2. 基层疾控部门从事档案管理工作的人员不固定

现如今, 基层疾控部门从事档案管理工作的专职人员情况良莠不齐, 同实际的工作要求不相符合, 主要表现为:兼职人员较多, 人数不足, 人员流动较快。这对档案管理工作质量有着非常直接的影响。经笔者调查研究, 基层疾控部门从事档案管理工作的人员不固定, 主要是由以下几点因素综合造成的:

第一, 从事档案管理的相关人员最好应具备相应的专业教育, 而目前基层疾控部门的工作人员普遍没有受过正规培训, 仅仅是毕业于相关卫生专业, 在毫无档案管理基础的背景下接触了该项工作。由于工作人员数目不足, 很多人需要身兼数职。这就造成了每个人负责的工作内容既多又杂, 疲于应对, 也没有充足的时间深入了解档案管理方面的知识;第二, 档案专职人员的缺少、有丰富档案工作经验人员的缺少、专业素质过硬的工作人员的缺少, 均导致基层疾控部门的档案管理工作进行水平达不到新时期提出的新要求。而对疾控档案充分了解并能进行深度研究的人员更少;第三, 基层疾控部门忽视了对档案管理人员的培训和交流机会的提供, 限制了其专业能力的发展。

二、加强基层疾控部门档案管理工作的措施

1. 基层疾控部门的工作人员要提高重视程度

作为疾控部门日常工作的重要资料, 疾病预防与控制档案是其撰写疾病控制安排的主要参考。如果缺少了疾控档案作为依据, 各基层疾控部门的工作就失去了因地制宜、与时俱进的效果。对于不同的地区而言, 其重点的防治疾病对象是不同的, 因此所采取的控制预防措施自然就不尽相同。档案既是对过往经验的积累, 更是可以好好加以利用的资源。如果能够提高对档案管理工作的重视程度, 将档案的作用发挥到最大化, 对提高疾控工作的质量是十分有效的。

2. 基层疾控部门应加强工作人员的素质培养

从本质上而言, 基层疾控部门的档案应被归属于“科技档案”一类, 这是因为疾控档案的内容中存在大量有科技含量的信息。也正是为此, 疾控档案为该地区的传染病预防和控制提供了必要的保证和可以参考的经验。基层疾控档案的特殊性质要求对其进行管理的人员应具备较高的专业素质和政治素质, 不仅对档案管理的工作充满热爱, 也要有足够的能力做到尽职尽责, 保证对档案管理专业技能、疾控专业技能都有较深入的理解。为了提高档案管理工作人员的个人素质, 基层疾控部门不能忽视对其的专业培训, 如:积极引进科班出身、专业素质过硬的档案管理工作人员, 定期为档案管理人员组织业务水平交流会议, 根据新时期的要求, 保证该部门思想的与时俱进, 从而由各个方面着手做好档案管理人员的培训工作。

3. 基层疾控部门需注重档案基础管理的工作

为了加强档案基础管理工作的进行, 疾控部门首先需积极提高资金的投入, 以改进档案管理相关设备和技术, 为档案管理工作者提供良好的工作条件。详细的措施可以由如下几个方面着手进行:良好的库房条件、符合规定与要求的档案阅览室、先进的档案管理设备如计算机、联系工具等。这样做不仅能够解决档案管理工作者目前面对的各项硬件问题, 提高自身归属感, 加强工作积极性, 也能够保证基层疾控部门的档案得到最大程度的利用。除此之外, 基层疾控部门还需从如下几个方面进行档案基础管理的工作:第一, 对新入库的档案信息进行规范化管理, 分门别类地进行存放, 保证资料的有序性;第二, 对已入库的档案信息进行妥善的保存, 从档案的搜集、验证、存储、调用等各个方面入手进行分册, 保证基层疾控部门的档案都能得到有序的管理;第三, 基层疾控部门应积极推进档案管理系统的建设。现如今, 随着计算机水平的迅猛发展, 如何建立起自动化的办公系统, 对提高档案管理工作的先进性是十分有效的。这样一来, 基层疾控部门就能够实现全文搜索和目录检索功能, 档案管理工作的效率也就得到了较大的提高。

三、小结

随着社会的发展和经济的进步, 人类在各个方面都积累了大量的经验和数据, 而对于基层疾控部门来说, 这些大量的数据信息以档案的形式予以保存。作为一种重要的信息资源, 对档案进行良好的保存和科学的管理是非常必要的。建立疾病控制档案, 不仅能够推动医疗事业的发展, 也对基层疾控部门自身的建设有推动的作用。为了更好的为国家疾病预防控制事业做出相应的贡献, 新时期下基层疾控部门档案管理的意义更为突出。

参考文献

[1]梅凤.提高疾控档案利用效果的主要措施[J].黑龙江档案, 2012, (4) :73-73.

[2]董杰.疾控特色档案编研工作刍议[J].档案管理, 2014, (5) :88-89.