企业档案管理信息化（共12篇）
企业档案管理信息化 篇1
1 企业档案管理相关理论
1.1企业档案信息化概述
我国信息化起步于20世纪70年代,落后于发达国家10余年。直到20世纪80年代,国家才开始有计划、有目的的推进电子信息技术应用。2000年,在国家信息部的指导下,企业与国家共同发起了一项重要的上网工程,开创了建国以来的新局面。
计算机的发展使得企业的办公水平越来越高,交流手段也逐步向计算机靠近。档案信息化管理是企业管理的重要形式,更是响应国家号召的举措。在信息化模式下,企业发展的利大于弊。
1.2 企业档案信息化的必要性
企业档案信息化是指企业在遵纪守法的基础上,依靠科学的管理方法,凭借高科技手段,整合企业的文件、资料,使信息的获取、处理实现数字化以及网络化的资源共享,提高企业档案的重复利用率,带动企业资金流的运动,实现生产自动化、管理科学化,给企业之间、用户之间提供相互沟通的桥梁。
2 企业档案信息化的特点
2.1 原始性
传统的档案学认为,归档文件必须是原件,以确保文件的历史价值。而电子文件不需要像传统档案文件那样以原件来证明档案的原始性,也无须对信息的原始性做出保证。将传统的纸质档案转换为数字化档案并输入计算机网络,使企业档案由实态转化为虚拟态,档案信息内容与载体分离开。档案信息化能丰富企业的信息资源储备量,不断传输企业的档案信息,为企业增砖添瓦。
2.2 系统时效性
企业档案传递中的信息不仅包括企业以前形成的档案文件,还包括企业正在形成的及时文件。企业档案信息化不仅属于企业某一部门的任务,更是全公司的任务。档案的信息化需要在有效的时间发挥产生经济利益的作用,倘若企业对市场信息反应迟缓,势必会对企业造成经营、管理等多方面的偏差。
3 当前档案管理存在的普遍问题
3.1 信息化意识淡薄
企业档案信息化管理投资较高,有些企业认为档案的投资管理不能为企业创造任何经济效益,于是将资金投入到工程建设以及产品销售方面。同时,企业管理意识不强,在档案材料的保管、移交等方面的管理不完善,档案人员流动性强,且不注重对档案人才的培养,导致企业档案管理水平以及业务水平达不到市场要求。
3.2 缺乏有效指导
档案信息化缺乏外部的有力指导以及科学合理的分析与规划,这导致档案信息化不完善。企业在档案信息化方面的建设对自身发展影响深远,当然,这并不意味着档案信息化可以解决一切问题。有些企业自不量力,一味进行高科技的档案管理信息化,给企业造成了严重的经济负担,不仅发挥不了档案信息化的优势,反而起到了反作用。很多企业因为缺少专业人士的维护,使档案信息化成为一次性工程。
3.3 档案管理标准不完善
档案管理标准是指在档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。随着企业档案信息化、标准化的深入,传统的企业档案管理标准越来越满足不了企业的需求, 企业的信息管理、产品标准亟需进一步完善。
3.4 档案管理与其他管理缺乏有效连接
企业档案部门是企业信息化的所在地,优势明显。但同时也存在着与其他环节无法沟通、联络的潜在危机。许多企业生成的电子文档由技术部门保管,未及时移交归档,使许多企业中的电子文档处于凌乱状态,无法实现文档的有效利用。目前企业档案信息化系统并不完善,档案工作还很难实现与企业其他信息的融合贯通,这是企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接的根本原因。
4 档案信息化应对措施
4.1 强化档案管理
强化档案管理是在一定的标准下,依托网络建立完善的系统软件,确保档案管理基础工作得到加强和完善。建立高技术的、方便快捷的档案系统,实现信息化的调用,延长档案寿命,做到资源共享。纸质档案管理和电子档案管理相对应,建立长期存储的可以共享的数据库,确保电子档案能够得到有效传递。
4.2 转变企业思想
企业档案管理信息化是信息时代信息共享的需要,是档案事业技术进步的突破口,更是加快改革开放、充分发挥档案价值以及实现档案信息资源共享的战略选择。领导者的信息化管理水平直接决定了信息化的深度和广度。作为企业的一把手,应该充分认识档案管理的利益和未来发展前景,支持与发展企业的档案管理,促进企业档案管理信息化建设。
4.3 提高档案管理员的信息化意识
现如今,档案人员可利用网络技术,共享资源来服务企业。这要求档案人员要认清档案信息化的重要性,传统的企业模式必然会被档案工作现代化、信息化所取代。当代社会企业对档案工作者提出了更高要求,要求其服务态度更加优质,与时俱进,更新服务观念。只有这样,才能不断拓展服务范围,提高服务质量,使档案信息化充满生机和活力。
4.4 制定标准化的规范
档案管理信息化中要减少组织层次,增加管理幅度,提高效率,保证业务的规范化。只有在行业内建立统一认证、共同认可的规则,才能使数字化后的档案信息在行业内通行无阻。除了要加强信息的标准化外,还应把握信息的软件以及硬件问题。规定档案信息中的数据存储格式,对涉及国家机密的重要档案进行加密。
企业档案管理信息化 篇2
企业信息化带来的企业管理变革
冯继永
[摘要] 企业信息化是企业利用现代信息技术,通过对信息资源的深化开发和广泛利用,不断提高企业生产、经营、管理、决策的效率和水平,进而提高企业经济效率和企业市场竞争力的过程
[关键词] 企业信息化，企业变革，管理变革
引言
自20世纪中叶以来，随着信息技术特别是网络技术突飞猛进地发展，使得企业所处的经营环境发生了深刻变化，传统企业经营模式面临着严峻的挑战;同时由于信息技术在企业生产、销售和经营决策中的广泛应用，又推动了企业管理思想、方法、手段、模式和理论的创新，为企业管理变革提供了难得的发展机遇。因此，如何抓住信息技术给企业带来的新机遇，创新管理理念，提高企业竞争能力和效率，已日益成为企业界和管理界共同关注的重大课题。
一、什么是企业信息化
企业信息化是指企业利用现代信息技术，通过对信息资源的深化开发和广泛利用，不断提高企业生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济效率和企业市场竞争力的过程。这一概念包含了以下四层含义:①企业信息化建设是以信息技术与先进管理思想的结合应用为基础;②企业信息化是依赖信息技术对企业内、外部信息资源进行优化配置和集成的信息系统;③企业信息化是一个长期持续改进的动态过程;④企业信息化的最终目的是提高企业的经济效益和市场竞争力。
二、企业信息化与企业管理变革
1.对企业信息化与管理的认识
就企业管理来说，分三个阶段。在企业的所有权和经营权没有分开的时候，主要是靠人的经验来管理，这是经济管理阶段。第二个阶段是科学管理阶段。它是从19世纪末到20世纪初开始的，后来发展到用运筹学、计算机等科学的方法及手段来进行管理，在这一阶段，管理技能对专业管理人员来说是非常重要的，这也标志着专业化管理阶层逐渐成熟。从20世纪80年代以后，随着企业重组等概念的提出，管理也进入了新的阶段，就是文化管理阶段。经验和科学都需要，但更重要的是要建立企业文化，要以人为本，调动人的积极性。文化管理的内涵很多，最重要的是要把人放在首要的位置，发挥每一个人的积极性和创造性，形成一个企业共同的价值观念。国内外成功的企业都开始注意企业文化。
同时，在信息技术、知识经济的社会条件下，企业管理的信息化程度越来越高，知识在企业管理中的地位和作用日趋重要。企业是各种利益股东所达成的一个契约。企业利益是所有参与签订这个契约的各个利益股东的共同利益。企业管理不仅为股东谋取投资回报，还必须为相关的利益股东提供服务。企业管理的信息化程度高，企业管理中的物质资本地位则相对下降而人力资本地位相对上升，这是信息技术、知识经济社会条件下的企业管理.发展的必然趋势。
(1)企业信息化是引进信息技术与更新管理思想
企业信息化离不开信息技术应用的层面。美国波士顿大学的教授约翰·C·亨德森和N ·温卡特拉曼认为:怎样才能最好地获得信息技术的价值？这是一个创造适合于信息时代的新管理思想和新管理方法的问题，并非简单的把信息技术加在原有的企业经营模式上面。我们大谈科学技术对经济的贡献时，必须要保持清醒的认识：技术只有在思想的支配下，才会发挥威力。企业信息化只有融入先进的管理思想，才能真正发挥出信息技术的作用。从这个意义上说，企业信息化应该是先进的管理思想与现代信息技术相结合的应用过程[1]。
(2)信息化是全方位的企业变革。
企业信息化的实施，不应该只是一项工程的实施。信息系统是企业的神经枢纽，收集、存储、传递企业的信息；它是企业进行生产经营活动的平台，为企
业构造了不再受空间、时间限制的生产经营环境。因此企业信息的实质就是在信息技术的支撑下，使管理决策者能够及时地收集、加工和利用信息资源，及时把握市场机会，更好地组织企业的人、财、物等资源。由于信息技术在企业各个方面的渗透，企业信息化的实施涉及到企业的战略发展、组织机构、协调控制、管理制度、企业文化等等，企业信息化的实施必须与企业的制度创新、组织创新、管理创新，以及文化建设等结合起来。因此，企业信息化不是一个个的技术方案，而应该是全方位的企业变革[2]。
(3)企业信息化必须以人为中心
在知识经济时代，人的主动性和创造性是企业创新和发展的源泉。在企业信息化的过程中，人始终起着决定作用。从长期来看，企业信息化不在于某个项目的引进与否，而在于通过坚持不懈的努力，创建适合企业未来发展的经营管理环境，获取长远的竞争优势。因此，能否改变人的思想观念，以适应信息时代的召唤，能否培养出一批信息人才队伍，将是决定企业实施信息化成败的关键。企业信息化不是企业细枝末节的变革，而是企业的根本性变革。用“信息革命”形容它，一点也不过分。企业信息的切入点应该是企业的经营和管理。
2.信息技术条件下的企业管理变革
信息技术的广泛应用，改变了企业生存的内外部环境，使得传统企业的组织结构、生产管理方法、产品营销模式、人力资源管理理念，以及管理内容等发生了深刻的变革。主要表现在以下几个方面:
(1)企业战略的全球化。
随着信息技术的发展，传统的时空观念发生了根本性改变，人与人之间的距离在缩短，国与国之间的边界变得越来越模糊。企业的竞争已经不再是在单一的区域内进行，而是以全球作为竞争的舞台；企业将在全球范围内配置资源，寻找市场，提高产品和服务，出现了企业战略的全球化和企业文化的国际化发展趋势。如在资源配置方面，企业将依据不同地区的税收差异和金融风险来配置资本，依据不同地区的技术发展特点来设置技术开发中心，依据不同地区的经营需要合理地利用和开发人力资源等[3]。
(2)组织结构的扁平化。
信息技术通过纵横交错的网络体系使得信息传递方式由阶层(等级)型变为水平(自由)型;与此紧密相联的企业组织结构也将从尖顶的“金字塔型”转向“扁平型”和“网络型”，原来起上传下达作用的中层组织正走向消亡。这是因为传统企业的组织结构是以分工精细、管理严密为特征的科层次等级制，其组织层次繁多，决策速度缓慢。为了加快信息的传递速度，缩短生产周期，必须减少垂直层、扩大水平层，精简组织结构，使建立在分工基础上的金字塔组织结构逐步趋于扁平化。这样有利于提高组织决策的速度和对市场变化的反映能力，降低信息成本，实现信息交流的极大化，充分调动员工的自主性和积极性。据有关资料表明，全球500强企业在20世纪90年代上半段平均减少管理环节达到3个之多。与此同时，由于企业之间信息交流的畅通，一种基于相互关联的、柔性的、灵活的虚拟组织，以及柔性组织将会应运而生。
(3)人力资源管理的人性化。
随着信息技术的发展，未来稳定的、机械性的、重复性的工作，基本上将被机器所取代，或者被“外包”，最终只剩下脑力的、创造性的工作，使得企业越来越认识到创造技术的“人”在企业中的重要作用，越来越多的企业开始重视员工知识素质的提高和潜在能力的发掘。人力资源管理也从传统的从属地位、事务性静态管理转变到战略性、前台式、动态的管理；管理职能从控制转向支持，从监督转向激励，从命令转向指导；提倡信任员工、尊重员工、消除等级、鼓励个人发挥的“以人为本”的管理思想将成为企业的核心理念。企业人力资源管理方式也由过去的对人的管理向人才的开发方向转变，即人力资源管理向人性化方向转变[4]。
3.以企业信息化推动企业管理变革
信息化环境的出现和升级，改变了企业竞争优势的内容和形式，也为企业谋取竞争优势提供了有力的武器。可以说，能否利用信息技术获取竞争优势将对未来企业的生存和发展产生巨大影响。成功的企业信息化建设应该成为推动企业管理变革的契机，并与其他变革思想和实践相结合共同促进企业管理系统的优化。大量实践经验表明，计算机和现代通信技术的普及应用，需要管理思想与管理环境的变革；同时，从另一方面看，信息技术的普及又不断推动着管理，管理模式的发展和变化。新的管理模式的出现需要有新的技术手段给予支撑，而新的技术手段的问世，必然促进新的管理模式的出现。企业信息化从深层次触动企业进行管理变革，利用信息技术，以及先进的管理思想、方法重塑企业，使企业成为未来经济时代的佼佼者。
三、结论
进入21世纪，信息技术越来越深刻的影响经济发展和人类社会的进步。从宏观上看，它影响传统的经济运行模式和经济规则；从微观上看，它将导致企业在组织结构、业务流程、行为方式和经营理念等方面发生巨大变革。在国家“十五”规划“以信息化带动工业化”方针的指导下，信息化将作为工业化的手段，通过对企业微观层面上的一系列作用，实现企业自身管理的变革。
参考文献：
[1] 赖茂生.《企业信息化知识手册》[M].北京:北京出版社，2004
[2] 王群托.信息化与管理变革[J].管理科学通报.2003(6):1-8
[3] 鲁兴启.互联网与企业管理创新[J].中国软科学.2004（4）：92-95
企业档案管理信息化建设研究 篇3
关键词：企业；档案管理；信息化建设
作为我国的基础性产业，林业的发展与国民经济的发展有着十分重要的意义，也是农业发展的重要部分。实现林业的良好发展与建设能够维护国土资源安全，实现良好的生态环境。强化林业档案管理，对于促进林业作用发挥具有积极地意义。信息化时代，林业档案管理也逐渐实现信息化发展，应抓住时代发展的机遇促进林业档案管理的信息化建设。
一、林业档案管理信息化建设的意义
林业档案主要为森林资源档案，即林权纠纷调处、退耕还林、集体林改、林区改造危旧房，林区基础设施建设，木材采伐、林业案件查处材料等工作中形成的文件材料。林业档案涉及的内容比较多，传统的档案管理模式已经不能满足现代化发展的实际需要，当前科学技术以及经济活动逐渐增多，林业档案信息的载体逐渐多样化。可以使用计算机硬盘对林业档案进行储存，便于日后的查阅与管理，但是目前林业档案管理信息化建设还存在着一定的问题，档案数量不断增加，人员以及库房的需求量逐渐增加，档案管理的效率也提出了一定的要求。现有档案管理的硬件以及软件设施与时代发展不相适应。科学技术的进步使得现代化的档案信息载体增加，如光盘等，以上问题都需要林业档案管理信息化进行解决。
林业档案管理信息化管理有助于促进档案管理效率的提升，提高管理水平，保证林业工作的顺利进行。微缩技术等的出现使得林业档案管理的形式更加多样化，储存的信息数量更多，信息处理能力也提高了，能够更好地为社会经济发展提供服务。
二、林业企业档案管理信息化建设的措施
1.提高认识，转变观念
林业企业档案管理的信息化建设是信息化时代发展的需要，能够实现信息资源的共享，是档案管理发展进步的重要途径，有助于发挥档案的价值和作用。企业的管理者需要提高认识和重视，树立档案管理信息化的意识和观念，保證信息化建设能够顺利推进。企业管理者应将林业档案管理信息化建设变成现实，认识到档案管理信息化建设的重要性，支持这一事业的发展，加强鼓励与关注，解放思想，增加资金、设备以及人才等方面的投入，将林业档案管理信息化建设纳入到日常管理工作的重要位置上，努力解决实际工作中的问题。
2.加强信息化硬软件设施的建设
林业档案管理的信息化建设需要有完善的办公软件，并且具有一定的硬软件设施，为林业档案管理信息化建设提供一定的基础。应科学的利用现代化的信息技术手段，保证硬软件设施的更新，实现档案信息的信息化管理。档案管理人员需要利用林业档案建设的优势作用，找到合适的硬软件设备，提高服务水平。当前，作为一种新型的档案信息载体，电子文件已经被广泛的使用，并已经成为代替传统纸质档案的重要手段，促进林业档案管理信息化建设实现了良好的发展。
3.完善档案管理制度建设
林业档案管理的信息化建设还需要有完善的档案管理制度，企业的档案管理部门需要制定完善的档案管理信息化建设的制度，为信息化建设的顺利进行提供重要的依据。需要完善档案管理的技术规范，统一标准，明确档案整理的标准、统计以及服务等，还应将其规范到具体的工作环节中，对工作的各个步骤进行规范。同时，做好档案管理信息化建设的安全工作，提高安全防范意识。档案信息管理人员需要树立安全防范意识，规范自己的日常行为，在日常工作中避免出现危险。企业员工需要具有保护林业信息安全的意识。此外，对于档案室的资料需要注意防火、防盗，完善安全设施建设，保存在计算机中的信息，需要强化网络安全体系的建设，建立防火墙，定期对计算机进行检查、杀毒，对林业档案信息进行备份保存，避免材料丢失无法找回。
4.提高档案管理人员的信息化管理水平
林业档案管理信息化建设需要有一支高素质能力的专业化的档案管理队伍，档案管理人员需要努力学习，企业领导以及档案管理部门需要为档案管理人员创造良好的条件，选择优秀的档案管理人员进行培训学习，通过老带新的方式，相互帮助，形成梯队型的人才。档案管理人员也应认识自身的素质能力与新时期档案管理工作之间的距离，能够努力学习提升自己，使自己成为合格的档案管理人员。近年来，信息技术以及设备逐渐增多，档案管理部门也需要积极引进具有先进管理经验和业务能力人才，对档案管理人员的年龄、知识结构等进行调整，使其更好的掌握现代化的管理技术，促进林业档案管理信息化建设的顺利推进。
三、结语
林业档案管理的效果以及质量对于国家经济发展具有十分重要的作用和意义，林业档案管理需要满足时代发展的需要，相应信息化建设的号召，努力实现档案管理的信息化建设，为社会提供更加高素质的服务。档案管理工作中应更加技术含量，有效利用林业资源，促进档案管理服务的顺利开展，实现良好的档案管理信息化的顺利建设。
参考文献：
[1]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务，2013，03：151-152.
[2]朱小琳.企业档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].科技与创新，2015，04：71+74.
企业档案管理信息化研究 篇4
一、企业档案管理信息化概述
企业档案是指企业在生产、经营活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录, 是企业发展历史的缩影和真实写照。众所周知, 衡量企业管理的因素很多, 但是企业档案管理是不可或缺的一种因素。企业实现档案管理信息化的过程是企业实现信息化的有机组成部分, 其基本内涵是企业利用现代化信息技术获取、处理、传输、运用档案资源, 提高档案管理效率, 为企业各项管理提供信息资源。对于企业来说, 建立完善、高效的信息化档案管理制度, 是企业不断提升管理能力的必然要求。首先, 21世纪是信息化的社会, 信息和知识作为企业发展的重要资源, 如何充分科学地利用这些资源对企业的发展至关重要。档案部门作为企业管理档案的专门部门, 也要跟随时代发展的步伐, 不断学习先进的科学信息技术, 实现档案管理的信息化。如果档案管理在信息化方面处于劣势地位, 那么企业的管理能力也必将受到影响。从这个层次来说, 企业必须高度重视如何实现档案管理信息化的问题。其次, 传统的纸质化档案管理已经发生了深层次的变革, 基本已经实现了电子化管理, 这种变革对档案管理提出了更高、更严的要求。也就是说档案管理信息化是时代发展的一种必然趋势, 几乎所有的企业都被卷入到这场信息化革新事业之中, 企业之间的交流、沟通和资源共享, 已经不再是纸质之间的活动, 而是依靠信息化的途径来进行。因此档案之间的交流与共享就必须实现信息化, 提高档案共享效率, 实现企业之间的资源整合。最后, 传统的档案管理需要投入较大的人力、物力、财力, 成本很高, 而且查询档案资料也是人工查询, 耗时比较长, 效率低下。运用电子化的手段对企业档案进行科学的管理, 不仅节约时间, 而且能够提高查询的精确度。从这方面来说, 档案管理信息化在总体上能够降低企业管理的各项成本。
二、档案管理信息化的特点
档案管理信息化的最大特点就是档案管理与信息化的结合。具体来说, 档案管理信息化具有以下几个显著的特点:
(一) 信息化
简单地说, 信息化就是运用网络科学技术的手段处理相关的事务。档案管理信息化就是运用网络平台对档案进行管理, 所有的档案工作都在网络上运行和开展。和传统的纸质版管理方式最大的不同就是信息化的处理方式, 所有的档案信息都不再是纸质的手写或者打印, 而是借助于信息软件系统的存储功能把所有的档案信息都刻录在系统之中。按照一定方法对档案信息进行分门别类, 制定出索引的目录和方法, 让人一目了然, 在查询的过程中就直接在信息系统之中输入所需的信息关键词, 那么所需的档案信息就可以快速地调取出来。从这些方面来说, 档案管理的信息化的存储时间和查询事件特别快, 这也是信息化本身的巨大优点所在。
(二) 系统化
所谓系统化就是档案信息不是杂乱无章的信息堆积, 而是具有系统性的信息汇聚。之前的纸质版档案管理方式一般都是随意的记录档案所在位置, 如果有人拿错或者放错位置, 那么档案就无法实现位置的精确化, 档案资料只会是随意的堆积, 这样的话档案资料的查询就非常不便, 而且档案管理人员对档案的位置如果不是非常熟悉, 那么在一堆纸质档案资料中寻找所需的档案资料几乎是不可能的。而现代的档案管理信息化的一大特点就是系统化的实现, 也就是说档案的编排、存放必须按照一定的标准进行设计, 每一种文件夹、每一种文档的设计、新建、命名都要具有一定的系统性。比如说我们要建立一个会议记录的档案资料, 我们最大的文件夹应该是会议记录, 然后可以按照年份来新建文件夹, 如2015年会议记录、2014年会议记录、2013年会议记录等等。也可以按照会议记录的性质来进行分类, 比如重大决策会议记录、日常管理会议记录、安全教育会议记录等等。也可以按照会议的主体进行分类, 比如总裁会议记录、总经理会议记录、各部门负责人会议记录等等。当然以上只是举一些比较具体的例子, 每个企业都有其自身的特点, 工作的开展方式也不同, 可以根据自身特点进行档案资料的系统化。
三、档案管理信息化的意义
为了适应新时期企业档案管理方式的革新, 企业加强档案管理的信息化建设具有重大的意义。
(一) 实现企业内部信息的有效流通
在以往的纸质时代, 企业内部的信息流通都是依靠纸质化的手段, 这不仅不能快速有效地在企业内部进行信息交流, 而且如果纸质版的信息丢失, 那么对企业造成的损失是非常大的。还有就是纸质版信息的送达问题, 如果企业员工出现送达问题, 那么其他员工就无法获得有效的信息, 就会导致严重的信息无知问题。而信息化的档案管理制度的建立, 把企业的信息统一起来, 汇集到一个完善的信息系统中。这种做法不仅能够保障信息在员工之间的畅通交流, 而且交流速度极快, 成本很低, 保证员工能在第一时间获取信息, 互相共享, 在各方面加强合作, 为企业建立一个员工信息交流系统起着很大的作用。
(二) 提高工作效率
如果单纯依靠纸质版的档案管理那么效率就会很低, 比如查询会变得非常分散, 每个员工查询的内容都不一样, 这样档案管理工作人员就要浪费很多时间处理不同的事务, 而企业档案管理人员一般是非常少的, 不可能应付这么多的事务, 一旦出现查询的人多, 工作人员还要对纸质档案一个一个地查找, 这样就不可能有效满足来查询档案的人的需求。从这方面来说, 效率低下是不可能避免的, 除了效率低下带了的负面影响以外, 还有可能发生更加严重的事情, 比如严重打击了工作人员的积极性, 使档案工作的运行更加不理想。但实现信息化管理以后情况就会变得不一样, 首先是查询速度非常快, 已经有了完整的信息系统, 工作人员只要在信息系统之中进行查找就可以了。另一方面是查询的准确率非常高, 一般不会出现错误的查询事件。也就是说, 只要建立了信息化的档案管理制度, 那么不管查询的人有多少, 工作人员的工作速度都可以非常快, 有效满足查询主体的需要, 在很大程度上提高了档案工作的效率。
(三) 降低成本
如果是纸质的档案管理, 那么企业每年要为购买纸张付出一大笔开支, 因为用纸质汇集档案所需的纸张是非常多的, 而且时间一久很多档案需要重新整理, 这些需要很大的开支。如果实现信息化的档案管理, 企业就可以减少这方的开支, 只要把信息录入档案系统就可以了, 不管时间再久都不需要重新整理, 只要进行数据更新就可以了。从这方面来说, 企业在档案材料费用上就可以节省很大的一部分开支。还有就是管理成本, 如果是企业领导要作出决策对企业进行管理, 依靠纸质版的送达, 那么其效率之低、速度之慢都是很大的问题, 如果不能就企业进行有效快速的管理, 那么很多工作就会因为时间的拖延而失去成功的机会。从这方面来看, 信息化的档案管理不仅能够快速传达管理信息, 也在管理成本这一方面为企业节省了很多不必要的财政开支。
四、档案管理信息化的现状与问题
从总体现状来看, 档案管理信息化存在着如下一些问题:
(一) 档案管理信息化工作不受重视
虽然档案管理信息化具有很多优点, 而且对企业管理也具有很大的意义。但是由于档案管理不能直接创造经济利益, 产生的效益具有隐蔽性, 所以很多企业没有在根本上重视这一问题。企业不重视档案管理信息化的表现主要是:第一, 在企业中很少配置专门的档案管理人员, 认为配置专门的工作人员浪费了企业的资源, 有时为了应付档案管理工作的需要, 直接安排行政工作人员兼职, 这种做法的成效当然可想而知。第二, 档案管理人员专业知识匮乏, 由于很少安排档案管理的专业人士来从事这份工作, 企业中负责档案管理的工作人员几乎是外专业人士, 这就导致了这些工作人员对档案管理信息化工作缺乏专业的了解, 开展工作只流于表面, 很难深入关键问题进行这项工作。因此这就进一步导致档案管理信息化的工作人员专业知识更加匮乏。
(二) 缺乏对档案管理信息化的工作人员进行专门的培训教育
档案管理信息化是一项不断完善、进步的具体工作, 这对于档案管理信息化的工作人员提出了很大的专业要求。档案管理信息化工作人员不但要具备优良的职业道德, 扎实的知识功底, 过硬的业务技能, 还要熟悉掌握企业的业务情况, 了解企业的业务性质以及内部组织结构, 以明确档案的管理范围、分类情况、保管期限等。目前, 很多档案管理信息化工作人员为兼职人员, 存在半路出家、身兼数职的现象, 缺乏档案管理专业的专门培训, 档案管理信息化基本理论知识和技能不扎实, 档案管理信息化水平有待提高。
(三) 缺乏资金的投入
资金投入不足是一个大问题, 企业是从事生产经营活动的组织, 主要把资金运用于这方面的工作, 因为只有生产经营才能带来实实在在的经济效益, 所以这导致很多企业根本不愿意把一小部门资金投入档案管理信息化的工作中去, 认为只要一台电脑、一份数据库就足够了。所以有人就指出, 企业因为档案管理信息化投入较大, 忽视了其性价比。这与企业领导的认识观念息息相关。有的领导善于抓生产经营活动, 善于抓管理工作, 但是对档案管理工作的认识不足, 认为档案管理工作并非一个企业运营的重点, 甚至认为在这方面投入资金是一种企业资源的浪费。从现在的发展现状来看, 不管是档案管理人员的专门配置还是资金的有效投入都是不能让人满意的, 都远远不能满足现代档案管理发展的需求, 档案管理要达到真正的信息化之路还有很远。
五、企业档案管理信息化的对策
目前企业档案管理信息化存在的问题, 从另一个角度可以说是企业缺乏对策意识, 没有科学的对策进行引导。笔者认为, 企业档案管理信息化建设是一项复杂的系统工程, 这就需要制定一套科学的对策。
(一) 建立统一的企业档案管理信息化标准
有学者认为要建立统一的档案管理标准。笔者认为这是非常有必要的, 因为传统的档案管理方法比较混乱, 标准不一, 造成了档案管理工作缺乏一个参考的准绳, 如何衡量一个企业的档案管理水平就成为一项比较困难的工作。还有就是不同企业之间奉行不同的档案管理标准, 这样的话如果两个企业之间要进行档案信息的交流共享就很困难, 因为彼此都是遵守不同的标准, 很难理解对方的档案管理标准是什么, 这样就在实现企业之间的交流制造不必要的障碍。所以, 建立统一化的档案管理标准, 不仅有利于自身的档案管理工作的发展, 而且有助于企业之间的档案信息交流, 为加强企业之间的合作构筑一个平台。
(二) 企业领导要转换观念, 加大资金投入
如果企业领导还认为只要一台电脑、一份数据库就足够了, 那么这种肤浅的认识是不可能实现档案管理的信息化。要想实现这一项工作, 企业领导必须切切实实转变传统的观念, 重新认识档案管理工作的重要性, 向国际国内发达的企业学习, 重视档案管理工作, 在管理上和资金上为档案管理信息化提供充足的投入。具体而言, 企业领导在管理层面上要加强档案管理人员队伍的建设, 配备档案管理工作的专业人士, 开会传达档案管理工作的重要性, 使企业员工也高度重视这一问题。另一方面就是资金的投入, 比如档案管理系统的开发, 这些都需要企业领导的支持, 如果没有资金的投入, 实现档案管理信息化只是一句空话。
(三) 定期对企业档案管理人员进行信息化知识培训
培训是提高专业技能的重要途径。实现档案管理信息化离不开工作人员在这方面的专业化, 因此企业可以定期邀请档案管理方面的专家学者以及高水平的技术人员, 对档案管理工作人员进行专门的培训, 提高工作人员的信息化水平, 这样档案管理信息化的实现才有可能。
结语
总的来说, 企业档案管理信息化作为企业管理信息化的有机组成部分, 把企业档案管理信息化工作做好了, 对于提高企业管理信息化水平, 进而提高企业管理水平具有重大的意义。
摘要：档案是企业资源的重要组成部分, 如何科学地管理档案, 是企业实现资源优化配置的一项重大课题。因此档案管理越来越受到企业的重视, 成为一项衡量企业管理水平的指标。本文将详细阐述企业在实现档案管理信息化过程中出现的各种问题, 进而提出一些实现企业档案管理信息化的对策。
关键词：档案管理信息化,特点,意义,问题,对策
参考文献
[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报, 2014, (8) :27.
[2]陈明.浅论企业档案管理信息化存在的若干问题[J].企业管理, 2008, (8) :58.
企业档案管理信息化 篇5
摘要：近几年，ERP在我国中小企业中的实施有了非常迅速的发展，几乎成为企业信息化的代名词。但据有关部门统计，在我国实施ERP项目的1000多家企业中，只有10%~20%的企业成功实施。本文仅针对当前我国中小企业实施ERP中存在问题进行了深入分析，并针对这些问题提出了相应解决办法。
关键词：ERP 实施 中小企业
ERP(Enterprise Resource Planning)企业资源计划系统，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想於一身，成为现代企业的运行模式。但是ERP实施的成功率并不高。据统计，在我国已经实施ERP的企业中，一般只有10%左右能按期、按照预算成功实施，实现系统集成；约有40%能实现系统集成或实现部分集成；约50%的实施项目遭到失败。
本文就我国中小企业在实施ERP过程中可能存在的问题作了归纳，并提出了一些实施ERP的对策。
中小企业实施ERP存在的问题
1.1 企业在对ERP实施中认知有偏差
大多数企业认为ERP只是计算机项目，对管理思想、管理软件、管理信息系统三个概念缺乏深刻的理解和认识。ERP不是计算机项
目，而是管理工程，是企业管理模式的全面改革创新，是一项非常复杂的管理系统工程。由于认知的偏差，使得实施前考虑过于简单：重点放在硬件(包括系统软件)环境的建设上，更关心的是选用何种网络体系结构、计算机设备、技术上达到什么水平，对应用软件常常一带而过、轻率从事，导致整个系统无法运转。
1.2 业务流程重组成难点，流程再造不合理
ERP系统以规范化、标准化业务流程为前提，因此要使ERP系统实施成功就必须对企业业务流程进行重新设计和优化。ERP 软件模块虽然按功能划分，但是每个模块中的应用程序并不完全限定在某个部门使用。因此，企业就有必要在业务流程和组织机构方面加以调整和变革，减少不必要的环节、层次、重新进行整合，从而确保企业有一个科学、规范的业务流程。实行流程再造是企业成功实施ERP的前提，如果不跨越这一步，ERP系统工程的实施是难以进行下去的。
1.3 数据准备不够或不准确
企业各项基础数据是企业经营活动中的必备资料。这些资料的完整、准确不但表明企业基础管理的井井有条，也是ERP系统赖以运行的“主数据”，如果这些“主数据”有错，就不能根据这些数据得到有效的计划数据来指导生产经营活动。也就是我们常说的“输入的是垃圾，输出的也是垃圾”。企业的各项基础数据的不完整、不准确，难以给ERP的实施以及项目完成后的评价工作以有力的支持。一个企业不管是当前实施ERP系统，还是未来准备实施ERP系统，基础数
据的完整、准确都是需要从现在做起的重要工作。
1.4 缺乏健全的项目管理体制和运作机制
大多数中小企业在ERP应用过程中未能建立健全相应的项目管理体制和运作机制，不能对ERP项目实行科学的管理和有效的保障。大多数企业的一把手往往混淆了ERP理念与ERP项目的区别，忽视了ERP项目的项目特性，用ERP理念的东西去套ERP项目，导致项目不明确，项目需求计划变动大，投入的资源一再变更扩大，最终使得项目举步维艰、陷入困境。
1.5 缺乏相应的ERP实施人才
企业成功实施ERP应具备一定的人才基础。人才基础则是指企业中有既懂管理，又懂信息化原理和应用，能够成为ERP厂商与企业间沟通的桥梁，能够把握企业自身需求的特点和重点的人才。同时，还需要专门的计算机软硬件维护人才。中小型企业往往缺少这样综合型的人才。中小企业成功实施ERP的对策
ERP实施成功的标志是系统运行集成化、业务流程合理化、绩效监控动态化、管理改善持续化。成功实施ERP会给企业带来看得见的效益，会使市场反应速度加快，产品生产周期加快，资金周转速度加快，客户满意度提高，产品质量提高，总成本降低，最终提高企业的竞争力。具体策略如下：
2.1 进行可行性分析，明确项目实施目标
企业在准备应用ERP系统之前，需要理智地进行立项分析，明确企业的需求：企业是不是到了该应用ERP系统的阶段？企业当前最迫切需要解决的问题是什么，ERP系统是否能够解决？在财力上企业能不能支持ERP的实施？系统到底能够解决哪些问题和达到哪些目标？基础管理工作有没有理顺或准备在上ERP之前让咨询公司帮助理顺、人员的素质够不够高？然后将分析的结果写成需求分析和投资效益分析正式书面报告。这个报告中，必须有项目可行性的论证和分析。可行性分析后，进行实施时要做好立项分析，包括对经费预算、过程控制、人力配备、组织保障等问题进行系统设计，明确实施目标。提出企业信息化建设的需求与期望，制定项目的总目标、分目标与分阶段目标。
2.2 切实做好业务流程重组（BPR）
BPR曾被称作是“恢复美国竞争力的唯一途径”，BPR是成功实施ERP的基础。在进行BPR之前，必须对所有的流程从有无效率、是否合理的角度进行审视，然后从不合理且无效率的业务流程入手，逐一规范和调整。BPR须遵循以下原则：面向供应链设计流程，注重整体流程优化，组织依流程定，而不是流程依组织定，充分发挥每个人在整体流程中的作用，利用信息技术协调分散与集中的矛盾，实现从职能管理到面向业务流程管理转变。
2.3 基础数据准备
前期的基础数据准备是保证系统正确运行的关键。很多企业实施
其它的系统往往在这个环节停滞不前，最终导致失败。这些数据包括：客户数据、供应商数据、物料数据、产品结构、工序及工艺等静态数据，还包括库存、客户订单，发货，交货、发票，应收，应付等每时每刻会变化的动态数据。我们可以在各个部门建立数据采集组，由部门领导担任组长，设数据转换协调员及相关模块的数据转换员，分块进行数据采集和审核，在此基础上由协调员再进行审核，在部门内部进行两次审核，保证数据准确性，同时公司数据转换组也设的数据转换关键用户，会在部门审核基础上再次进行审核，保证数据正确，在这三次审核后，数据会再次下发部门，由部门进行最终的审核和确认，通过数据转换组的四重审核保证数据的质量。
2.4 建立健全的项目管理体制
ERP是一个管理系统，它的实施牵动全局，因此要建立完善的规章制度和操作规程。这是系统不停顿运行的重要保证，没有制度的约束，业务的规范化，网络安全性、数据安全性以及数据的正确性就得不到保证，ERP系统的建设就达不到预期的目的，必然导致系统的瘫痪。完善ERP需要建立新的面向企业过程的业务流程，这些新的规则与制度包括：
①业务流程规则与制度；②系统运行规则与制度；③系统维护规则与制度。而且在整个项目运作过程和制度建立过程中要“一把手”参与、授权和协调。
2.5 全面考察，选准软件供应商
首先企业要明确自身的目的与需求，先作自我分析与诊断，然后要深入考察多家供应商及供应商服务的客户。软件要适合于企业的流程，这样才能减少二次开发量，保障实施周期，顺利进行BPR。供应商最好有同行业客户的服务经验，要有成功实施ERP的案例，这样才会降低实施风险，并能在软件编码体系等基础数据准备中大大缩短实施周期。目前的软件厂商中ORACLE是模块化的倡导者，率先实现所有模块可独立安装，并带有开放的应用程序接口；SAP则是最佳业务实践的鼻祖，有庞大的系统功能，可为每个用户提供量体定做的解决方案。国内ERP厂商也是风起云涌，如雨后春笋般，快速成长。比较知名的有北京的用友、重庆的东软、深圳的金蝶、济南的浪潮、上海的博科、杭州的新中大、西安的博通等，对不同行业他们各有千秋，都在国内市场上占有一席之地。选软件供应商如同选择婚侣，不可不慎，选好合作伙伴就成功了一半。
结束语
企业信息化带来的企业管理变革 篇6
[关键词]企业信息化；企业变革；管理变革
一、企业信息化概述
企业信息化的实施是企业的变革，是新型技术的引入，是管理观念的创新，是人的思想的彻底改变，是提高企业竞争力和效率的根本保证。随着信息技术特别是网络技术突飞猛进地发展，使得企业所处的经营环境发生了深刻变化，传统企业经营模式面临着严峻的挑战。同时由于信息技术在企业生产、销售和经营决策中的广泛应用，又推动了企业管理思想、方法、手段、模式和理论的创新，为企业管理变革提供了难得的发展机遇。企业信息化是指企业利用现代信息技术，通过对信息资源的深化开发和广泛利用，不断提高企业生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济效率和企业市场竞争力的过程。因此，如何抓住信息技术给企业带来的新机遇，创新管理理念，提高企业竞争能力和效率，已日益成为企业界和管理界共同关注的重大课题。
企业信息化建设是以信息技术与先进管理思想的结合应用为基础；企业信息化是依赖信息技术对企业内、外部信息资源进行优化配置和集成的信息系统；企业信息化是一个长期持续改进的动态过程；企业信息化的最终目的是提高企业的经济效益和市场竞争力。
二、认识企业信息化与管理的发展阶段
1.在企业的所有权和经营权没有分开的时候，主要是靠人的经验来管理，这是经济管理阶段。到科学管理阶段和后来发展到用运筹学、计算机等科学的方法及手段来进行管理，在这一阶段，管理技能对专业管理人员来说是非常重要的，这也标志着专业化管理阶层逐渐成熟。在信息技术、知识经济的社会条件下，企业管理的信息化程度越来越高，知识在企业管理中的地位和作用日趋重要。企业是各种利益股东所达成的一个契约。企业利益是所有参与签订这个契约的各个利益股东的共同利益。企业管理不仅为股东谋取投资回报，还必须为相关的利益股东提供服务。国内外成功的企业都开始注意企业文化。
2.企业信息化是引进信息技术与更新管理思想，企业信息化离不开信息技术应用的层面。企业信息化只有融入先进的管理思想，才能真正发挥出信息技术的作用，企业信息化应该是先进的管理思想与现代信息技术相结合的应用过程。随着企业重组等概念的提出，管理也进入了新的阶段，就是文化管理阶段。经验和科学都需要，但更重要的是要建立企业文化，要以人为本，调动人的积极性。文化管理的内涵很多，最重要的是要把人放在首要的位置，发挥每一个人的积极性和创造性，形成一个企业共同的价值观念。
3.信息化是全方位的企业变革，企业信息的实质就是在信息技术的支撑下，使管理决策者能够及时地收集、加工和利用信息资源，及时把握市场机会，更好地组织企业的人、财、物等资源。由于信息技术在企业各个方面的渗透，企业信息化的实施涉及到企业的战略发展、组织机构、协调控制、管理制度、企业文化等等，企业信息化的实施必须与企业的制度创新、组织创新、管理创新，以及文化建设等结合起来。因此，企业信息化不是一个个的技术方案，而应该是全方位的企业变革。
4.企业信息化必须以人为中心，企业信息化不是企业细枝末节的变革，而是企业的根本性变革。在知识经济时代，人的主动性和创造性是企业创新和发展的源泉。在企业信息化的过程中，人始终起着决定作用。，企业信息的切入点应该是企业的经营和管理。企业管理的信息化程度高，企业管理中的物质资本地位则相对下降而人力资本地位相对上升，这是信息技术、知识经济社会条件下的企业管理发展的必然趋势。
三、信息技术对企业的管理作用
信息技术的广泛应用，改变了企业生存的内外部环境，使得传统企业的组织结构、生产管理方法、产品营销模式、人力资源管理理念，以及管理内容等发生了深刻的变革。
1.企业战略的全球化。随着信息技术的发展，企业将在全球范围内配置资源，寻找市场，提高产品和服务，出现了企业战略的全球化和企业文化的国际化发展趋势。如在资源配置方面，企业将依据不同地区的税收差异和金融风险来配置资本，依据不同地区的技术发展特点来设置技术开发中心，依据不同地区的经营需要合理地利用和开发人力资源等。
2.组织结构的扁平化。为了加快信息的传递速度，缩短生产周期，必须减少垂直层、扩大水平层，精简组织结构，使建立在分工基础上的金字塔组织结构逐步趋于扁平化。这样有利于提高组织决策的速度和对市场变化的反映能力，降低信息成本，实现信息交流的极大化，充分调动员工的自主性和积极性。由于企业之间信息交流的畅通，一种基于相互关联的、柔性的、灵活的虚拟组织，以及柔性组织将会应运而生。
3.人力资源管理的人性化。随着信息技术的发展，未来稳定的、机械性的、重复性的工作，基本上将被机器所取代，只剩下创造性的工作，使得企业越来越认识到 人在企业中的重要作用，越来越多的企业开始重视员工知识素质的提高和潜在能力的发掘。人力资源管理也从传统的从属地位、事务性静态管理转变到战略性、前台式、动态的管理；管理职能从控制转向支持，从监督转向激励，从命令转向指导；提倡信任员工、尊重员工、消除等级、鼓励个人发挥的“以人为本”的管理思想将成为企业的核心理念。企业人力资源管理方式也由过去的对人的管理向人才的开发方向转变，即人力資源管理向人性化方向转变。
四、企业信息化企业管理变革的推动作用
信息化环境的出现和升级，改变了企业竞争优势的内容和形式，也为企业谋取竞争优势提供了有力的武器。可以说，能否利用信息技术获取竞争优势将对未来企业的生存和发展产生巨大影响。成功的企业信息化建设应该成为推动企业管理变革的契机，并与其他变革思想和实践相结合共同促进企业管理系统的优化。大量实践经验表明，计算机和现代通信技术的普及应用，需要管理思想与管理环境的变革；同时，从另一方面看，信息技术的普及又不断推动着管理，管理模式的发展和变化。新的管理模式的出现需要有新的技术手段给予支撑，而新的技术手段的问世， 必然促进新的管理模式的出现。企业信息化从深层次触动企业进行管理变革，利用信息技术，以及先进的管理思想、方法重塑企业，使企业成为未来经济时代的佼佼者。
结束语
企业信息化是企业利用现代信息技术,通过对信息资源的深化开发和广泛利用,不断提高企业生产、经营、管理、决策的效率和水平,进而提高企业经济效率和企业市场竞争力的过程。企业信息化技术现已日趋成熟，被众多的企业所采用和接受，并在企业的经营活动中发挥着越来越大的作用。
参考文献
[1]赖茂生.企业信息化知识手册[M].北京出版社.北京.2004
[2]王群托.信息化与管理变革[J].管理科学通报,2003（6）：1-8
[3]杨学山.企业信息化建设和管理[M].北京出版社.北京.2005（3）
企业档案信息化管理初探 篇7
一、提高认识是档案信息化管理前提
企业领导应摒弃轻视档案信息化管理思想, 提高对信息化档案在生产经营中具有不可替代作用的认识, 想方设法改变档案信息化管理落后现状, 尽快适应经济社会发展要求。要根据现有条件和将来可能创造的条件, 把档案信息化管理列入企业发展规划和经营方针目标中, 加大宣传力度, 通过各种形式和渠道提高广大员工对人事档案信息化管理工作的认识, 领导和广大员工从思想观念有了转变, 才能正确认识和理解档案信息化管理在企业中的地位和重要性, 积极参与和管理档案信息化管理上来。
二、不断完善档案信息服务职能和管理手段
企业档案信息化服务的社会化是解决档案工作的方向问题, 管理手段的信息化是解决手段问题, 方向和手段是实现企业档案管理信息化的两个支柱。个别企业强调后者而忽视前者, 虽然有先进的档案技术与设备, 也不能获得良好的社会效益和经济效益, 反之, 强调前者而忽视后者, 档案信息化管理工作效率和水平的提高也只能是一句空话。
企业档案信息服务的社会化和档案管理手段的自动化, 都是一个渐进的过程, 因为二者都受区域经济形势等方面因素的制约和档案工作各方面因素的影响。把现代化档案管理目标建立在二者相统一的基础上, 要求企业在实践中必须坚持这样的道路:一是积极稳妥地采用现代化技术与设备, 提高档案信息处理能力。二是根据社会的政治经济形势以及对档案的需求方式, 适时调整档案工作的内容范围, 不断完善档案信息的存储、加工、传递职能, 扩大档案的社会功能, 使企业档案得到全面发展。
三、档案信息管理要先进技术与传统技术相结合
企业实现档案现代化必然要用大量的现代化技术取代传统的手工操作技术, 但从我国的实际情况来看, 传统技术在相当长一段时期内还将程度不同地发生作用, 从而形成先进技术和传统技术长期并存的局面。
在处理先进技术和传统技术关系时, 企业要立足长远, 着眼未来。立足长远就是要以提高目前档案工作的质量和效率为出发点, 在具备了一定经济、技术条件的部门和工作环节积极地采用现代化技术设备, 力求质量、效率的迅速显著提高。在条件尚未充分具备的部门和工作环节, 应该努力从改进传统技术中要质量、要效率, 切不可急于追求自动化而忽略了当前社会对档案的需求。特别是在传统技术仍发挥主要作用的情况下, 企业无论在思想上理论上还是在实践中, 都不能轻易地对传统技术采取否定态度, 应该积极采取继承、发展和创新的态度, 使档案工作水平获得持续稳步提高。着眼未来就是要看到手工操作向机械化、自动化过渡是一个必然趋势。企业当前各项措施都应有利于加速这一进程。传统技术要为采用自动化技术手段奠定基础, 而不能拖自动化的后腿。
四、发挥档案信息化的社会效益和经济效益
档案信息化在城市供水生产活动中, 扮演着重要角色, 在许多方面发挥着自己特有的作用。
如城市供水时有发生爆管抢修, 经常需要查纸图纸, 如能提供准确的图纸, 便可以在最短时间内把停水给用户带来的不便减到最小程度, 也可以减少供水企业的经济损失, 有助于供水企业建立起为市民服务的良好形象。如在“一户一表工程”改造建设当中, 管网档案就发挥了巨大的作用, 节约了大量的人力、物力、财力, 发挥了管网档案的经济效益和社会效益;在工程设计活动中, 设计人员利用管网档案提供设计依据, 减少了测量、开挖等开支, 加快了设计进程。因此, 档案信息化管理质量如何, 不仅关系着企业形象, 还关系着人民群众的生活、城市的建设和供水企业的发展。
五、提高档案信息化管理培养人才是关键
实现档案信息化管理, 培养人才是关键, 人才培养要先于设备。人才培养要宜早不宜迟。档案信息化管理技术手段越是先进, 对档案工作人员的专业化素质要求也就越高, 要想实现档案信息化管理目标, 必须首先实现档案管理人员的专业化, 没有长时间的努力是难以完成的。
许多企业档案管理由于人才匮乏等原因, 普遍存在着这样一些困难和不足:一是档案资料不能得到及时更新。现在区域经济发展很快, 管网跟不上建筑和地形变化, 得不到及时改造, 在不同程度上, 影响和制约了当地经济发展。为适应经济发展需要, 建议及时培训专业人员, 如供水企业, 需要专业人员拟定新地形补测方案, 同时加强地形补测工作, 不断完善管网图纸, 建立一套跟上现代城市供水企业步伐的较完整、准确的电子底图。二是在档案室的建设上, 目前大部分企业在特种载体管理方面比较混乱, 造成特种载体档案归档方面无法健全。应建立一座先进荣誉室, 把一部分具有查考价值的照片、计算机软盘、光盘和近年来公司所取得的荣誉和成绩, 如奖牌、奖状、荣誉证书、锦旗、奖杯等收集起来, 作为历史资料永久保存。三是不断提高企业员工对档案信息化管理认识, 用集中上课和外聘专业教师到企业讲座等方式, 强化员工对档案信息化管理方面业务的认知能力, 使之懂得档案信息化管理的必要性和重要性, 更好地配合专业人员做好档案信息化管理工作。
摘要：档案信息化和档案信息化建设是应对迅猛发展的信息社会的必然选择。供水企业档案管理专业性很强, 它与其他专业档案一样具有科学性、完整性和服务性等特点。因此, 供水企业档案信息化是必然的驱使。
关键词：供水档案,管理,信息化
参考文献
企业档案管理的信息化建设 篇8
一、企业档案管理信息化的含义
信息化是在现代通信、网络、数据库技术的基础之上将相关对象汇总至指定数据库, 从而为人们所用的一种技术。这种技术极大提高了各种行为的效率, 充分实现了信息共享。企业档案管理信息化即在企业档案管理过程中引入信息化, 改变企业传统档案管理模式, 使其由纸质档案、人工化管理向电子档案、计算机辅助管理转变。
二、企业档案管理信息化建设存在的问题
1.单个企业基础设施薄弱, 整体结构不合理。一方面, 企业档案管理信息化建设需要引入计算机设备, 需要应用并发展互联网技术, 这些都需要足够的资金、技术的支持。而目前很多企业尤其是中小型企业技术水平差, 设备、资金供给不足, 从而阻碍企业档案管理信息化建设的进一步完善;另一方面, 受资金限制。大多数规模小、效益差的中小型企业很难在档案管理中引入信息化, 企业档案管理信息化建设更是无从谈起。而与此同时, 规模大、效益好的大型企业可以实现档案管理的信息化建设, 在充分利用资源的基础上可以进一步扩大规模, 提高效益。这种结构的不合理阻碍了企业更好的发展。
2.技术水平不足, 专业人才匮乏。一方面, 企业档案管理信息化建设中必须不断利用并发展计算机互联网技术, 而目前尚未应用有效手段实现档案资料的有效共享, 从而出现电子档案重复建设、资源浪费现象, 使得企业电子档案无法发挥最大的效用, 共享性、服务性较差。同时, 由于系统建设的不完善以及互联网固有安全隐患使得档案资料容易遭到入侵和供给, 安全技术亦有待提高。另一方面, 在企业档案管理岗位中高素质、高技能人才相对缺乏, 导致在企业档案管理信息化建设方面创新能力差、开发能力不足。
3.缺少统筹规划, 盲目性强。企业档案管理涉及企业开发、生产经营、人事管理、项目管理等多方面的内容, 过程繁琐复杂, 信息化的引入需要企业掌握科学办法, 系统组织安排以实现与管理、行政、人事等部门的有效衔接。而目前, 企业档案管理信息化建设意识不强, 系统性差, 常脱离项目建设盲目孤立管理运行, 这将严重影响信息化建设在企业档案管理中本该产生的效果。
三、企业档案管理信息化建设的策略分析
1.实现传统档案的电子化和网络化。相较于企业传统的档案管理模式, 计算机网络系统运算速度快、精确度高、存储和逻辑能力强, 所以企业档案管理信息化建设能提高企业档案管理水平。首先, 企业要完善基础设施, 实现纸质档案的电子转变模式, 使企业档案得到有序有效的信息化管理。其次, 企业要建立企业档案共享利用平台。将相关企业相关资料汇总建立电子档案的数据库, 更大程度上减少电子档案的重复建设, 实现资源共享, 从而为企业发展更好的服务。
2.鼓励创新, 注重人才培养。一方面, 政府要支持信息化开发公司的发展, 如通过在知识产权保护法中加入此方面内容实现管理软件的研发, 实现信息在不同单位、部门的有效传递。同时, 重视加密技术的运用, 如企业根据自身需求可将机密档案转化成特殊符号后保存, 查看资料时需先解密还原, 以此放在资料泄露;另一方面, 要注重人才队伍建设。第一, 学校要重视专业人才培养, 鼓励学生理论与实践相结合, 在掌握完善系统的档案管理理论的基础上接触档案分类与整理的新的发展模式。也要鼓励学生更多学习计算机网络知识, 顺应档案管理信息化建设的大趋势。第二, 企业要注重人才的引进, 并进行专业的培训。积极完善人才引进机制与培训体系, 使档案管理人员有专业的业务知识和操作能力, 更好的发挥信息化在档案管理尤其在安全保密方面的应用。第三, 档案管理人员要转变思想观念, 适应企业现代化发展。新的时代背景要求其有更强的法律意识, 要了解《档案法》、《保密法》的相关内容, 通过正当手段维护自身合法权益;要有更强的专业意识, 用科学的方法收集、整理、保管、统计档案资料, 提高专业性水平;要有更强的信息意识, 努力学习最新管理软件和计算机知识。
浅析企业档案管理信息化建设 篇9
随着科学技术的不断发展, 我国企业传统的档案管理方法已经越来越不适应社会的发展, 为了促进企业档案管理的发展, 提升档案管理的工作效率, 为企业创造更多的经济效益, 企业必须要转变思路, 加快档案管理信息化进程, 推动企业更快、更好地发展。新形势下, 加强企业档案管理信息化建设是企业进行档案管理改革的重要内容, 也是企业实现可持续发展的必然趋势。
1 企业档案管理信息化建设的必要性
1.1 是企业信息化发展的要求
档案是企业重要的参考资料。当前, 随着办公自动化的发展和网络技术的普及, 企业在生产经营活动中产生了大量的文件和数据, 是企业进行各项生产和经营活动的基础, 为企业提供了重要的参考依据, 具有长期的保存价值。
1.2 是现代企业档案管理发展的需要
社会形势的不断发展和网络技术的革新, 促进了各行各业的进步。企业传统的纸质档案管理模式已经越来越不适应企业现代化管理的需求, 加强企业档案管理工作对于提升企业的工作效率, 实现企业办公自动化具有重要的现实意义。档案管理工作是企业日常工作的重要组成部分, 因此要加快企业信息化管理, 适应市场经济的需求, 满足企业的发展。随着各类信息系统在企业中的应用, 企业的各类文件逐渐增加, 给企业的资料查询带来了一定的困扰。为了促进企业档案资源的利用率, 必须要加大档案信息化建设。另外, 由于近年来, 网络技术的发展, 信息技术已经渗透到企业发展的方方面面, 所以必须要加强对档案的数字化建设, 提升企业档案管理的软硬件条件, 促进企业档案管理的现代化发展。
1.3 工作效率及工作成本的需要
加强档案管理信息化建设, 有效地提升了企业的工作效率, 节省了企业的工作成本。我国企业传统的纸质档案资料在收集的过程中不仅需要大量的人力、物力、财力, 在查询过程中也会耗费大量的时间, 因此阻碍了企业的发展。信息技术在企业档案管理中应用以后, 极大地提升了企业的办事效率, 为企业日后资料的查询也提供了很大的方便。另外, 由于企业规模的不断扩大, 档案的数量也在无形之中增长, 这就要求企业扩大档案储存室面积和设备, 增加档案管理人员, 给企业增加了很多成本支出。信息化在档案管理中的普及, 不仅减少了企业的成本, 还方便了工作人员的查询, 实现了资源共享, 提升了工作效率。
2 企业档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 档案管理信息化制度不够完善
档案管理信息化制度的完善与否也在一定程度上制约了档案管理工作的有效进行。长期以来, 我国很多企业一直采用的是传统的档案管理方法, 没有将现代信息技术与档案管理相结合, 因此在信息技术日益发展的今天就会出现很多问题, 使得档案管理工作无法适应新时代的发展, 档案在企业发展过程中也没有发挥其最大功效, 甚至有些企业只是将档案管理工作当作一种形式, 影响了企业日常管理工作的有效进行。
2.2 档案管理信息化建设缺乏资金支持
档案管理信息化建设过程中由于缺乏资金支持, 使得档案管理信息化建设的效率不高。企业进行档案管理的过程中需要大量的资金和设备作为支持。但是很多企业的档案信息化建设由于缺少资金, 使得信息化建设的步伐缓慢。另外, 部分企业虽然也设置了相关的经费进行档案管理信息化建设, 但是这些经费远远不能满足档案管理信息化建设的要求, 因此影响了档案管理信息化工作的开展。
2.3 档案管理人员的综合能力有待加强
要提升企业档案管理信息化建设的有效性, 必须要提升档案管理人员的综合素质。这是因为档案管理人员在档案信息化建设过程中发挥着非常重要的作用。但是, 在企业信息化建设过程中仍然存在一些问题影响了档案管理信息化建设的效率。比如, 档案管理人员的专业素质不高, 使得他们在实际的工作过程中会出现多种问题, 如果这些问题得不到及时解决, 就会影响档案管理的效果。此外, 由于档案管理人员对计算机技术掌握不够扎实, 导致在使用办公软件的过程中就会出现一些问题, 阻碍档案管理信息化建设的有效进行。因此, 企业必须要提升档案管理人员综合素质, 让档案管理人员逐渐学习现代化信息技术, 及时掌握一些最新的档案管理技术, 并将其应用到实际工作中来, 这样不仅能够节省大量的时间, 还能够节约大量的人力和物力, 最终还能取得较好的工作效果。
2.4 档案管理信息化建设的技术缺失
档案管理信息化建设的过程中, 由于技术缺失使得档案管理的效率得不到很快地提升。这是当前档案管理信息化建设中面临的一个非常重要的问题。在企业档案管理信息化建设过程中, 需要的技术比较专业, 由于人员和设备配备不到位, 导致企业信息化建设工作不能得到有效落实。另外, 由于企业信息化建设技术指导和技术管理缺失, 导致档案管理信息化建设没有完全发挥其作用。因此, 我们说档案管理信息化建设技术和管理缺失, 影响了档案管理信息化建设的进程。
3 加强企业档案管理信息化建设的对策
3.1 建立完善的信息化档案管理机制
完善的档案信息化管理制度对于档案管理工作效率的提升有着重要作用。为了建立完善的档案管理信息化制度, 可以从以下几个方面做起:
第一, 对原有纸质档案资源进行妥善保管, 另外, 还要对一些硬盘中的信息资料进行管理, 做好防火、防潮、防磁等工作;第二, 要及时对档案资料进行备份, 防止由于计算机损坏带来的损失;第三, 建立健全的档案管理信息化使用制度, 在使用档案资料的过程中要严格按照制度进行, 对档案资料的使用要做好审批和登记工作, 使档案资料保持完整性和安全性, 减少由于疏忽带来的损失。
3.2 加大对档案管理信息化的资全投入
加大资金投入是企业进行档案管理信息化的基础。首先, 企业要充分利用政府提供的资金支持, 加快档案管理信息化建设;其次, 企业要利用现有的经费进行软硬件设备的配备, 使资金使用达到最大化。
3.3 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员的综合素质直接决定了档案管理信息化建设的效率。首先要提升档案管理人员的责任意识和职业道德观念;其次, 要加强对档案管理人员信息化建设培训, 提升他们的档案管理专业知识和实践能力;再次, 加强档案管理人员计算机专业技能培训, 使其掌握最基本的档案管理办公软件操作技能, 保证档案管理现代化建设的有效进行, 进而才能促进企业的健康、稳定发展。
3.4 加强对档案管理信息化建设的技术指导
企业档案管理信息化建设的有效进行依赖信息化建设的技术指导。可以从以下方面加强档案管理信息化建设技术指导:一是明确信息化建设所需技术, 只有制定了明确的目标才能有效地指导实际行动;二是聘请相关的技术人员或是专业人员进行技术指导, 让档案管理人员熟悉相关的软件设备和硬件设备, 这样才能够在档案管理信息化建设中做到游刃有余。
4 结语
总之, 企业要实现档案管理信息化建设, 必须要更新档案管理理念, 建立健全的信息化档案管理机制, 加大对档案管理的信息化资金投入, 提升档案管理人员的综合素质, 加强档案管理信息化技术指导, 改善档案管理软硬件设施设备, 最终实现企业档案管理信息化建设的有效进行。
摘要：档案作为企业的一种重要资源, 在企业的发展中发挥了重要的作用。当前, 随着信息技术的发展, 企业档案管理进行现代化建设成为一种必然趋势。加强档案管理信息化建设对于企业的发展来说具有重要意义。文章首先分析了企业档案管理信息化建设的必要性, 然后分析了企业档案管理信息化建设中存在的问题, 最后提出了加强企业档案管理信息化建设的对策。
关键词：企业档案管理,信息化建设,必要性,问题,对策
参考文献
涉密企业的档案信息化管理 篇10
1 加强涉密企业档案信息化管理的重要性
对企业信息化建设而言, 档案信息化管理是重要组成部分, 它依托计算机技术、网络技术, 通过数字信息这一主要形式, 对档案资源进行充分的利用、发掘, 通过一系列操作使档案管理最大化服务于涉密企业的效益目标。档案是涉密企业最真实的缩影, 它通过文字、图片、图表等形式涵盖涉密企业全面而详实的信息, 包括企业管理、生产经营、运转决策、资金周转、技术档案、人事调动等, 具体涉及文书档案、财会档案、人事档案、商标档案、专利档案、经济管理档案等。纸质档案由于保存时间长, 加上经常被查阅, 极易遗失、损坏, 且温度、湿度、火灾、虫蚀等因素也影响纸质档案的长期保存, 给涉密企业档案管理带来诸多不便。随着新时期里经济的高速发展, 涉密企业对档案的需求也从传统的单一需求转化成综合需求, 包括现行文件、图书、档案、情报检索等, 因此, 面对海量的、错综复杂的信息, 为更好地为涉密企业的运作服务, 加强档案信息化管理是必然趋势。涉密企业档案信息化管理的最终价值为:在科学创新的思想、现代化管理理念的指导下, 通过先进的信息技术、网络技术, 把涉密企业的档案、文件等综合信息加以整理、开发、归档和保存, 并在技术处理之后实现档案管理的网络化、数字化、信息化, 管理好、保护好涉密企业的核心秘密, 实现最大化的档案利用率, 使涉密企业的可持续发展获得强有力的保障。
2 加强涉密企业档案信息化管理的具体策略
2.1 做好基础性工作, 推进信息化管理
涉密企业的涉密档案从传统的纸质文档、胶卷、图片过渡到现代信息化管理需要一个具体的过程, 只有做好基础性工作, 才能推进信息化管理的进程。档案管理的目的是服务于涉密企业的生产与经营, 所以档案部门应针对企业涉密文件材料的形成、积累以及整理、归纳开展指导、检查、监督等工作, 并积极和其他单位、部门相互协调, 在转换、传输、存储档案信息的过程中确保档案的准确性、完整性、真实性, 特别是在归档、管理电子文件的环节, 档案部门务必要重视开展著录与标引工作, 依据国家的数据标准, 保持著录项目与检索语言的统一, 从而使数据制作、标识检索等趋于规范, 确保档案数据检索的完整与准确。同时, 如果部分传统文档在过渡时期无法及时处理, 切忌随意堆放, 务必要做好整理、分类和编号工作, 妥善保存原有纸质文档、胶卷和照片等, 避免信息损坏、丢失。
2.2 对涉密档案数字化扫描要严格管控
最近几年, 涉密企业开始对纸质档案开展数字化扫描的工作, 但在该工作环节应注意:涉密企业严禁对涉及国家秘密的资料、档案实施数字化扫描, 且一般情况下涉及商业秘密的资料、档案也不能实施数字化扫描, 如果涉密企业需要扫描对商业秘密有所涉及的档案, 就应在企业内部专门安排场所进行, 严禁把涉密档案带离企业。同时, 加工场地务必要安装好监控设备, 对数字化扫描实施全程录像操作;保持加工场所网络与设备的独立性, 严禁和企业的办公网络、互联网等连接、共享, 禁止加工场所的任何计算机、网络连接互联网;采取必要的技术手段, 拆封外接设备的信息出口, 保证涉密数据没有接口, 从而有效预防在数字化扫描中泄露信息。
2.3 落实涉密档案管理的两个平台建设
涉密企业档案的信息化管理是重点工作, 而信息安全是系统性工程, 要求企业档案部门从管理、技术两个层面着手, 采取信息化管理策略, 并尚未完善完善管理与技术条件的情况下将电子载体与纸质载体、保密与开放、集中与分散之间的关系处理好;在尚未完善管理档案的策略的情况下切忌太过强调数字化, 杜绝资源共享的随意性。特别是针对涉密信息, 务必要在信息化管理中纳入重点监控的范畴。涉密企业档案信息化管理的重点在于落实两个平台建设:
(1) 建设数字档案库平台, 使其与企业的PDM、OA等管理系统链接起来, 采取信息手段、管理手段实现涉密企业科研、生产、管理、经营全过程的档案数字化、信息化。
(2) 建设文档服务器安全平台, 即涉密企业要建立文档综合服务器平台, 把各个计算机里散落的文件上传到该服务器, 以便集中管理、保存。相应的, 在信息化环境里要重点控制涉密档案管理的上述两个环节, 通过密码管理、多级授权等安全控制手段确保信息系统的安全性、保密性, 提升涉密企业档案信息化管理水平。
2.4 进一步强化电子信息安全技术应用
电子信息安全技术的应用对涉密企业档案信息化管理进程的推进有重要意义。
(1) 物理防范策略, 即设置不间断电源, 保证电子档案信息服务器、网络等的电力供应, 并针对信息化网络电器属性设置好防火报警系统。
(2) 应用防火墙、杀毒软件, 即涉密企业要针对局域网络建立防火墙, 隔断外部网络进行非正常访问的源头, 尽可能避免黑客攻击网络;针对涉密企业的内部网络, 统一采购正版杀毒软件, 统一由服务器实行病毒数据库的更新。
(3) 物理断网, 即涉密企业要针对有极高保密等级的档案信息采用非联网电脑进行单独的存储, 并在档案室内保管, 只有经过允许才能在档案室里使用档案。
3 结语
要做好涉密企业档案的信息化管理, 需要企业的档案人员具备高度的使命感、责任感, 练就持之以恒的细心、耐心, 把涉密档案信息化管理视作档案工作的技术革新, 从而通过档案信息化管理推动涉密企业的信息化发展进程, 使档案管理能更好地为涉密企业的生产、经营服务, 从而发挥档案信息化管理在涉密企业发展中的应有作用。
参考文献
[1]晏鹰.基于企业档案保密问题的对策思考[J].经济师, 2014 (09) :274-275+277.
[2]许丽萍.企业涉密档案管理的主要维度及具体措施探讨[J], 兰台世界, 2014 (S6) :79.
对企业档案信息化管理的一些思考 篇11
【关键词】档案信息化；电子档案；传统档案管理；人才；效率
企业档案是企业经济建设、工作查考、学术研究的重要资源，档案信息化是企业信息化工作中的重要环节，也是企业管理推进的一个重要目标。加强对档案信息化建设的力度，档案的信息资源的作用得以充分发挥，是档案管理的目标。加强档案管理现代化，一定要结合客观实际，汲取传统档案管理的有益经验，从本单位实际出发，适应本企业生产的需要，更好地为企业生产服务。
一、档案信息化建设的主要内容
1.档案标准化建设。档案标准化是对档案形成过程中所产生的电子文件、归档和电子档案信息重复性的事物和概念为对象制定的各种标准。档案信息化的标准化主要包括管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范三个方面。企业内部要严格做到档案各项信息数据、各种模版、代码的统一。我们传统档案的管理是标准规范的，电子文件、电子档案的标准更要高于传统档案，因为所有的信息化的工作都依赖于数据库、计算机、网络等等，所有的工作流程都需要通过计算机来实现，所以，我们企业的档案部门有责任根据国家和行业的要求把标准化完善到整个企业。随着时间的推移，国家档案行政管理部门将逐步制定和完善一些法规性的国家和行业的标准规范，以保障电子文件档案信息的统一规范和资源共享，还有使用计算机应遵守的安全法规和标准，数字档案信息资源合法化规范标准，档案管理中的各个规章制度将做到尽善尽美。业务标准规范是对电子文件档案形成过程中电子文件档案的术语、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准及管理规范化。技术标准规范是指在档案工作过程中数据交换标准规范、电子文件档案的数据存储格式规范、数据加密的规范、水印技术规范以及系统软硬件设施技术标准等。其中一些技术标准是电子信息管理的共用标准。
2.档案数字化建设。档案信息化建设的核心是档案的数字化，利用计算机、软件、数据库等技术对传统档案数据进行处理，从而形成规范的电子文件信息。这些电子文件可能有多种格式，如文本文件、图形文件、图像文件、影音文件等等。档案的数字化一是对已有的历史档案集中进行数字化处理，组织人力进行文件的扫描、OCR识别、挂接等工作。其次是改变档案的收集归档工作方式，新产生的档案采取电子和纸质并举的方法，同时接受电子档案和纸质档案，档案人员检查通过后方可完成归档工作，这样就走出了年年接收档案，年年数字化的恶性循环。在对历史档案数字化处理过程中，对需要处理的档案。首先要制定有待数字化性处理的一些原则，从众多的档案中，剔除无关紧要、可有可无的信息，无需“有文必扫”，选择重点需要数字化的档案以及那些需要保护的档案、具有代表性的档案。其次一定要纸质档案与数字档案并重，以纸质档案为基础，以电子档案为信息化发展的有力武器。
二、档案信息化中的重要技术因素
档案信息化是信息技术与档案管理的合理结合，没有信息技术，档案信息化难以得到推进。同时档案信息化与传统档案的管理和手工模式也是分不开的。档案信息化是档案管理的一次革命，技术是档案管理革命的先锋，是档案信息化中最有力的武器，有着传统纸质档案的基础，有着传统纸质档案的保障，电子档案、数据库运用、资源共享才可以大刀阔斧的向更好的方向发展。电子文件与纸质文件共存，在各行各业，政府机关、企事业单位中的档案部门，依然是二元格局，功能的完全替代很难，必然经历一个漫长的渐进的过程，只要电子档案的安全性没有得到完全保障，人们就需要以纸质文件为基础来保障档案文件的安全。档案的信息化没有改变档案工作的社会目标，它给档案管理带来的是更加全方面的、更加快捷的工作，减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了劳动生产率。同时也为查考、利用档案的各行各业的人员提供了快速查询、快速利用的各种方法和环境。这种变化还随着信息技术与档案管理的有机结合逐步高速发展而变化。因此，在档案信息化发展建设的同时必须建立在传统纸质档案保障的基础上，对信息技术的发展保持高度的敏感性，及时追踪新技术的发展趋势，从中寻找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究将各种信息技术引入档案工作的可能性、必要性。使之更能适用于档案工作的目的。
应重视档案信息化的技术因素，但不能唯技术论。唯技术论表现之一是认为技术是万能的，可以实现所有的档案业务，各个环节都想利用计算机来实现，忽略了人的主观能动性，在信息化建设中人处于被动的局面。表现之二就是档案建设追求完美，一步到位，不根据自身情况出发而是追逐最先进的软硬件技术，加大了档案信息化的成本。档案信息化建设是一个漫长的过程，因此档案信息化要从实际出发，根据企业自身的实际现况，采用最适合的技术，在选用时要认识到先进的技术有时由于缺乏时间的考验和社会的认同，具有一定的风险性，而且还要考虑到技术的更新频率、更新周期。
三、加快档案信息化建设的两个关键
（1）充分发挥档案信息化中人的作用。档案人才队伍建设是档案信息化建设的关键因素之一。档案信息化要求档案人员不仅需要掌握档案专业知识，同时还需要掌握计算机网络、数据库、计算机软件等知识。信息技术的复杂性及快速更新性要求其人才必须具有扎实的技术基础和持续的再学习能力，再加上专业的档案管理知识和丰富的工作经验。档案信息技术人才的培养是一个漫长的过程，需要档案工作人员逐步将多种专业技术合理融合在档案工作中。人才队伍的建设可以从内部和外部方面着手进行，可以体现在以下方面：一是在实施档案信息化全员培训的同时，逐步引进档案人员相对年轻化，强化对档案人员的技能，提升整个档案队伍的信息化素养。其一是组织一些档案信息化知识的相关培训、业务交流活动，尽量使所有的档案业务人员都要参加，并将参加培训的情况列入考核、评审的范围，调动人员参与的积极性。其二就是规定相关岗位必须通过信息化专业知识的培训考核后方能上岗。其三可以通过高等院校培养高层次的档案管理人才或计算机专业人才，采用引进、联合培养等方式培养人才，这也需要企业领导和人力资源部门的大力支持。二是强化对档案人员的创新教育，充分发挥信息化建设中档案人员的积极性、创造性。信息化建设应将档案人员放在主体地位，需要每一位档案人员，结合自己实际工作的经验，出主意、想办法，从而使工作更简捷、更安全、更有效率。同时在知识结构方面、激励机制等方面注入新的活力，使广大档案人员增强时代责任感，增强服务意识，采用最适于自己的数字和网络技术并结合传统档案管理的方法，将档案信息资源共享和开放的服务平台发挥得尽善尽美，最大化满足各专业人员查询、借阅、利用等。这个漫长磨合的过程，不仅能逐步推动档案信息化建设，也能让档案人员学习和总结好的经验与方法。从而使档案信息化工作多元化发展，实现档案事业稳步发展。（2）与传统档案相结合提高档案信息化工作效率。要切合企业实际，结合企业整体工作流程，把档案信息化落在实处、见到实效。切忌照抄照转照搬、切忌死搬硬套。在档案工作的某个环节中计算机数据库未必比传统手工的的方式快。所以，档案的信息化、现代化，应从企业工作的实际出发，汲取传统管理中的合宜因素，从而提高工作效率。
四、对档案信息化管理发展方向的构思
以纸质档案为保障和基础，创新思路，接受新的事物，利用先进的信息技术手段，减少工作量，提高效率。目前档案管理工作有两个大方面：一是收集整编各门类的档案；运用新技术提高工作量，以满足档案数据的查询需要。二是将档案工作的重点逐步放在查询借阅，创造快捷网络环境、工作环境，用来提供利用各门类的纸质档案以及电子档案。档案人员应在这个基础上，利用好先进的硬件和配套设施，使用最适合自己的各种软件，将最有效的传统档案的管理方式与最先进的信息相结合发挥档案的最大价值。
参 考 文 献
[1]张照余.论档案信息化建设中的技术要素.浙江档案.2007（9）
企业财务档案管理信息化建设概述 篇12
一、企业财务档案管理信息化的必要性
所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的过程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策。加强财务档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是财务档案管理的必然发展趋势。在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设财务档案管理信息化系统,实现财务档案的网络化管理,是做好企业财务档案管理的科学选择。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。
二、财务档案管理信息化易出现的特点
(一)较之传统的财务档案,电算化后财务档案存储的范围和领域扩大了。
(二)传统的财务档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的财务档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
(三)电子财务档案便于计算、分析,能够快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,还能达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,极大地提高了工作效率和工作质量。
正如上文所述,财务管理档案信息化有很多优点,但也存在不足。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备纸质档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
三、企业财务档案管理信息化的内容
(一)搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据。纸质的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案都录入计算机。
(二)搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方而也可以实行联机公共目录查询、通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理从静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理的能力和质量。
(三)搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用财务档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。决策支持系统的建立要以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段。使系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。
(四)提高财务档案管理人员的信息化素质。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。加强财务档案人员的继续教育,企业应着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。
综上所述,在以网络和信息技术为主的信息化时代,只有做好数据挖掘和整理、做好财务档案信息网络建设、做好财务档案管理决策系统建设、提高人员信息化素质,才能更好地为经济发展提供优质高效的服务。
参考文献
[1].张艳红.财务档案管理信息化建设的思考.中国市场,2011.26
[2] .曹晶.高校财务档案信息化探讨.现代营销,2010.10
[3] .王晔.谈对现代会计档案管理的分析.China’s Foreign Trade,2011.4