企业档案信息化研究（共12篇）
企业档案信息化研究 篇1
随着信息技术的迅猛发展,企业的信息化水平不断提高。而作为企业信息化重要组成部分的企业档案信息化,也要与其同步发展,以适应企业发展的需要。企业档案信息化建设关系着企业的兴衰成败,所以企业要高度重视档案信息化建设,以不断提高企业档案管理水平。
一、现阶段企业档案信息化建设存在的问题
(一)企业档案信息化建设存在着缺乏统一格式、标准的问题。由于在推进企业档案信息化建设时,并没有出台相对应的管理建设细则,各企业只能自行建设档案管理平台以及档案数据库。这就导致各企业档案信息化建设指导思想各不相同、所建数据库格式各不相同。虽然各企业建设的电子档案平台在各自的环境下可以良好运转。但由于近年来人事制度的变化使得人才队伍的交流日趋频繁。当出现人员流动时,相应的档案也需要随之流动。这就容易出现因数据库不同而导致的电子档案不兼容的问题。
(二)企业档案信息化建设过程中有关涉密信息保密的教育开展相对不足。目前,信息呈现爆炸式增长。而在这海量的信息中就有涉密信息。如果这类涉密信息被别有用心的人利用,则会造成难以估量的损失。而且,随着企业档案信息化的推进,也给了“黑客”窃取涉密信息的可乘之机。但目前部分企业档案管理工作人员对保密工作重视程度不足,甚至有的工作人员由于长期与涉密信息打交道,逐渐放松了对涉密信息的保密意识,进而在无意间泄露了重要信息,给企业带来难以挽回的损失。而且现阶段黑客技术和手段快速发展、变化,使得电子档案的保密工作日趋严峻。
(三)存在着企业档案人员队伍建设迟滞的问题。由于传统的档案管理工作对工作人员的要求是细心,而企业档案信息化建设对工作人员的要求与传统档案管理不同,它的要求更高,要求工作人员要具备熟练的电子操作水平和知识技能。但由于企业对档案队伍建设重视程度不足,使得长期以来从编制和资金上档案队伍建设都相对迟滞。
二、企业档案信息化建设的对策
(一)加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是企业档案信息化建设的基础,是不可或缺的必要条件,是企业档案信息化建设的法律保障。目前,有些标准还不明确,有的还没有标准,要加快企业档案信息化标准规范的制定,尽快建立、健全企业档案信息化工作制度和标准规范体系。数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备,因此,对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档案数字化,还是电子文件接收,都应该坚持规范性原则,制定相应标准、规范、法规,按照统一的规范标准,使电子文件的归档,传统介质档案的数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生,使企业档案信息化建设有法可依、有章可循,以约束机制的建立促进动力机制的完善。
(二)采取周密的企业档案保密手段。需要注意的是,虽然通过电脑可以储存大量的数据减少储存纸质档案的空间。但信息化大背景下,对涉密信息影响最大的就是来自网络的袭击。这就要求企业档案管理工作人员要加强对保密的重视程度,在使用网络时注意与涉密电脑的物理隔离,防止信息的丢失。并增强主动防护手段,通过安装防火墙软件和杀毒软件等措施方式防止涉密电脑中毒。不仅如此,现阶段有的先进技术可以在一定的距离之外就可以通过设备扫描电脑设备中的文件和信息。这就要求企业涉密部门需要在电脑周边按照电磁防干扰防窃密设备以保证信息档案的安全。
(三)加强企业档案人员队伍建设。虽然电子档案能够有效地缓解传统档案管理工作的压力,但还要注意到工作人员在其中所占的影响因素。由于工作人员才是企业档案信息化建设中的决定性因素,因此,要加强对信息化人员队伍建设的重视程度,积极引进具有高学历、高素质和高实践动手能力的人才。同时,通过建立有关人才队伍的培训机制,不断加强工作人员自身的素质水平,以胜任企业档案信息化建设工作
参考文献
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企业档案信息化研究 篇2
摘要：本文主要讲述了企业档案信息化的必要性，企业信息化建设管理的主要问题以及完善企业档案信息化建设的主要对策。
关键词：企业档案;信息建设;措施
一、企业档案信息化的必要性
(一)企业文档一体化办公趋势加强的重要选择
我国信息技术和网络技术得到了进一步的普及，文档一体化已经成为档案管理未来主要的发展趋势，必须要将档案管理系统与各个系统进行有效的结合，并且实现高效管理，才能够真正的提高企业档案管理的效率，并且降低企业成本。
(二)增强企业市场竞争的重要途径
市场信息本身具有的时效性以及准确性对企业的收集、存储数据库提出了较高的要求，为了能够更清晰的认识到自身的优缺点，必须要不断的提高企业档案的信息化建设，才能够全面的分析出自身的优缺点，并且在最短的时间内得出最为科学、正确的结果，为企业的决策提供强有力的依据。
二、企业档案管理信息化建设存在的问题
(一)缺乏必要的重视
为了能够更好的发展企业，大部分企业管理人员将大部分精力放到拓展企业建设中，一味的追求经济效益，而忽视了对企业档案信息资源的管理工作，甚至一部分企业管理人员没有意识到企业档案资料管理的重要性，在大部分时间内一直都在沿用传统的资料管理方法，进而导致企业档案管理工作十分的落后，远远没有紧跟时代发展的步伐。
(二)缺乏规范的策划与指导
企业在进行档案信息化建设的时候，由于缺乏综合素质较高的信息技术人才，进而导致信息化建设的时候，管理人员并不能起到很好的引导作用，导致建设工作比较缓慢，并且收效十分有限。另外，档案管理在进行信息化建设的时候，缺少规范的策划和指导，浪费了大量的人力、物力，甚至还会影响到企业的发展。
(三)企业缺少必要的技术投入
企业档案在进行信息化建设的时候，对于技术的依赖性比较高，甚至一部分档案资料经过时间的腐蚀，导致一部分字符并不能清晰的辨认，需要相应的仪器设备来完成相应的输出工作，进而导致企业往往需要购进大量的先进设备，对企业具有必要的资金需求。档案信息化建设工作并没有真正的引起企业的重视，导致企业并不愿意进行技术建设的投入，从一定程度上阻碍了档案管理信息化建设的进程。
(四)档案信息化建设发展不平衡
一部分企业能够开展档案信息化建设工作，但是，一部分中小型企业并没有进行档案信息化建设工作。即便是已经进行档案信息化建设的企业，其发展也存在着不平衡，比如规模比较大、效益比较好的企业，其档案信息化建设投入比较大，并且取得了比较好的效益。一些规模比较小、效益比较差的企业，档案信息化建设工作比较落后，甚至流行于形式，并没有得到真正的落实。一般情况下，大型企业信息化建设往往要超出中小型企业，东部发达地区企业超出中西部企业。
(五)档案管理标准与规范不统一
大部分大中型企业档案管理的标准存在着一定的差异性，企业系统档案管理标准并没有得到真正的统一，档案数据以及录用信息不对称，往往会导致大量的档案信息丢失。企业档案信息化建设的时候，不仅会对原有的数据进行更改和迁移，还必须要保障其安全，所以，短时间内实现档案管理标准与规范的统一已经成为迫在眉睫的内在需求。
三、企业档案信息化建设的有效途径
(一)制定档案信息化建设的制度与方案
档案信息化建设的方案必须要符合相关规定和标准的要求，并且要从企业发展的宏观角度以及微观角度加以确认，最终将其发展为战略高度，实现企业档案信息化建设工作的顺利开展。
(二)培养积极服务企业和社会的思想
为了能够充分的发挥出企业档案的作用和价值，必须要树立科学、良好的服务意识，并且要将档案信息开放，实现资源的共享，档案管理工作不能仅仅局限于查询以及利用等方式，必须要不断的深入探索，挖掘出信息档案的更多价值。企业档案部门必须要不断的更新自身的理念，充分的意识到档案信息化建设的重要性，将其上升到战略角度，进一步增强档案信息化建设的`投入，不断的促进我国档案信息化建设工作，才能够更好的为企业、为社会服务。
(三)加强信息化人才培养
企业档案管理人员必须要不断的提高自身的综合素质和专业技术水平，加强管理科学、信息技术以及计算机技术等知识，才能够适应档案信息化建设的需求。企业档案管理人员必须要积极探索企业档案信息服务方式，主动开发企业档案内有用的信息，才能够充分的发挥出企业资料档案的作用和价值。企业档案部门必须要积极的引用信息技术以及计算机技术等方面的优秀人才，从资金和技术等方面给予支持，尽快建立管理型人才，并且逐渐的培养复合型人才，来满足档案信息化建设的需求。
(四)提升企业管理
企业档案信息化建设能够有效的实现各个业务部门之间的衔接，形成的文件能够直接通过文件管理系统归入到档案系统，档案管理人员对整编库进行有效的审核，将合格的文件直接归入档案数据库，没有合格的文件就退还给相关部门。进而能够实现档案管理系统与业务管理系统之间的有效衔接，实现了文件随办随归，及时的保障档案归档工作的准确性和完整性。
(五)构建档案信息化建设管理的规范体系
为了能够保障企业档案信息化建设工作的顺利开展，必须要建立相应的规范体系，所以，企业必须要采取必要的措施，制定规范的标准体系，随着网络技术的快速发展，网络不仅能够为人们提供必要的服务，还会带来诸多负面影响，如果不能规范信息资源建设的标准，就会导致档案信息化建设比较混乱。所以，企业必须要建立完整而规范的档案管理信息化建设标准，为企业档案信息化建设提供稳定的环境，并且保障其标准型和有序性。另外，为了能够保障档案信息化建设的安全，必须要设置相应的权限，从根本上保障企业信息资源具有一定的限制性，方便企业的管理。
参考文献:
企业档案信息化研究 篇3
【关键词】信息化；供电企业；档案管理；改革
一、引言
在信息化背景下，信息技术的出现促进了企业改革的发展，是企业提高自身市场竞争力，获取良好经济效益的保障。面对改革和市场竞争带来的空前压力，移动互联时代和大数据带来的技术变革，供电企业在档案管理工作上需要管理的数据越来越多，需提供的服务要求越来越高，传统的档案管理模式已经难以满足现代化企业发展的需求。对于供电企业而言，档案是企业发展过程中一笔重要的财富，既对当前工作进行了归纳总结，也为未来的发展留下了可借鉴的经验。为了更好地促进企业的持续发展，在信息化背景下，企业必须加大档案管理改革，实现档案管理的全面信息化。
二、信息化背景下供电企业档案管理改革的必要性
自迈入信息化时代起，人类生产的数据总量呈现出爆炸性增长，据统计，当前每两天人类产生的信息数据量，相当于2003年前人類生产数据总量的总和。当前供电企业数字化、自动化的生产经营模式，快节奏、高频次的各项会议及工作任务，企业需要入档的档案数据量在不断增加。快节奏、高要求的工作方式，也对供电企业的档案管理、借阅等工作提出了更高的要求。过去供电企业档案管理，一般采用传统的管理模式，档案的记录、存储方式都比较传统，大多依赖于人工。充分认识信息化技术的优越性，做好档案管理信息化改革工作，加大信息技术的应用，实现档案管理的信息化发展，是供电企业档案管理工作发展的必由之路。在信息技术为供电企业档案管理工作提供便利的同时，也带来了一定的安全隐患。因信息网络具有一定的开放性，电力企业在实现档案信息化管理的同时，也不可忽视对档案的安全保密工作，要加大安全技术的应用，确保档案信息化管理系统的安全性。
三、信息化背景下供电企业档案管理改革几点建议
1.建立信息化管理模式
在信息化背景下，实现管理信息化发展，建立信息化管理系统已成为时代发展的必然。对于供电企业而言，档案是企业发展过程中无形的资产，企业要想提高档案管理效率，保证档案管理质量，就应当重视信息技术的应用，以信息技术为依托，建立统一的信息化管理系统。在档案信息录入时，要一改以往的手工方法，要利于信息化技术进行档案信息的录入；对已经录入的档案信息，可以利用信息化技术进行分类整理，按照年份、类别、日期等参数进行有序的存储，进而方便档案信息的调用和查阅。
2.加强档案管理人员的教育与管理
信息化背景下，对供电企业档案管理人才提出了更高的要求。对于供电企业而言，档案管理人员职业素养的高低、水平的高低直接影响到档案管理效率和质量。在档案管理工作中，要想提高档案管理工作效率和质量，供电企业就必须重视专业人才的培养。对内，企业必须加强现有档案管理人员的教育和管理，加强职业培训，提高他们的职业素养，加强计算机应用能力的培养，提高档案管理人员的计算机应用能力，进而更好地开展档案管理工作；对外要引进懂专业、有信息化管理能力的档案管理人才，为档案信息化管理工作提供保障。另外，有条件的还可以加强档案管理人员之间的沟通交流，组织专题研讨和学习，相互分享管理经验，共同提高进步。
3.档案安全管理
在企业推动档案信息化管理的过程中，企业必须高度重视档案安全问题。在档案信息化管理中，一些不法分子利用网络信息技术去攻击他人的网络系统，窃取他人的档案信息，从而危害到他人、企业、社会或国家的利益。为了确保档案信息安全，供电企业就必须做好档案安全管理，在实现档案信息化管理的过程中要加强网络安全技术的应用，在系统管理上使用动态口令，在档案借阅上采取智能身份认证等技术，以技术为依托，确保信息系统的安全。同时，要定期对网络信息系统进行升级，改善网络信息系统存在的各类安全风险漏洞，进一步完善档案信息系统的安全防护能力[4]。同时，要严格按照AAA级档案馆的建设标准，切实加强档案馆的硬件建设，切实抓紧抓实“八防”（防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水）基础建设上，以及不断加强防磁、隔热功能，完善密集架、空调、电子消毒机、去湿机、温湿度测试仪等先进的档案设施、设备，强化档案资料的硬件管理。
4.实现现代化的管理
档案作为一个企业在发展过程中对物质财富和精神财富的高度总结和提炼，在企业发展过程中有着的良好的引导作用。档案管理作为现代企业管理的一个重要组成，在实现档案的信息化管理后，应该建立与之相适应的现代化的管理体系，包括完善的档案录入流程，加强对档案的过程管理，严格档案借阅和归还制度等，要大力推行网借阅制度，以现代化的管理手段去进行档案管理，进而提高档案管理效率。
四、结语
在供电企业发展过程中，档案是一笔无形的资产，对企业自身的发展有着重大作用。信息化背景下，而企业要想更好地发展下去，就必须认识到信息技术带来的挑战和机遇，要积极的做好档案管理工作，在档案管理中要建立现代化的管理制度，实现档案管理的信息化发展，确保档案管理效率和质量。
参考文献：
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作者简介：
浅析企业档案信息化建设研究 篇4
1 档案管理信息系统的开发及研制
企业档案管理信息系统在建设初期会遇到这样或那样的问题, 如系统研发工作往往是由专业的信息工程技术人员来承担, 而使用信息系统的人员却涉及到企业的各部门各工种。由于研发人员专业单一以及在研发过程中缺乏与用户的有效沟通, 导致最终开发出来的成品利用率很低, 或未能实现应有的服务功能, 还有就是管理信息系统的维护问题等。要解决以上问题, 还要面对企业各个部门庞大的信息量, 因此系统研发者必需开发好对应的信息端口, 实现信息的及时归档对接, 并按照信息使用过程的功能需求分类。档案信息安全管理可分为基础软硬件环境的安全与系统应用环境的安全。前者是操作系统、数据库管理系统以及硬件安全设施, 后者是用户权责、管理模式以及身份确认等。开发好的信息系统要有以下功能:可以同时支持多类型异地段的用户访问;从单一的局域网运转系统发展成为跨系统、跨平台的广域网管理系统;它的应用模式为灵活的档案数据库架构;具有信息等级用户访问限制模式功能, 以及跨库搜寻模式功能等[1]。
2 企业电子文件的归档与管理
企业电子文件是企业生产运营和管理的业务凭证, 是企业重要的信息资产, 也是国家的重要信息资源。电子文件具有高效、便捷的优势, 同时具有易失真、易失实、易失效等特性。所以加强电子文件的归档和管理迫在眉睫。一是有利于企业管理水平提升。通过建立制度标准, 对企业信息进行分类处理和规范管理, 使信息的归集、管理和利用做到有章可循, 将极大地促进企业精益化和标准化管理水平提升。二是有利于消除信息壁垒。建立企业电子文件管理平台, 将极大地促进企业信息资源的整合利用, 提升信息价值。三是有利于维护企业核心利益。通过电子文件管理工作, 可对各业务信息系统承载的大量重要信息数据, 按国家标准进行导出并封装, 从而确保这些信息数据的完整、安全和长久可读。要做好电子文档的归档管理, 首先要提高企业各部门之间的协同能力。往往一项工作可以引申出不同种类不同格式的电子文件, 某一部门的电子文件很有可能在另一部门却无法使用, 因此, 所有电子文件必须按照统一的格式进行归档。其次要确保归档的电子文件具有法律效力。电子文件具有极强的可更改性, 可通过电子签名和保密技术来保证内容的有效性和原始性。档案部门应当与信息管理部门相互结合, 档案部门应该完善电子文件产生全过程的管理制度, 信息部门对文件的产生和使用范围行驶监督、检查和指导的职能, 保证电子文档具有法律效力。在新旧管理体系交织阶段, 很多工作人员还无法完全接受办公自动化条件下的电子文件归档, 完全使用电子文件还需要一个过程[2]。
3 磁性载体档案管理
磁性载体档案是以磁性材料 (如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带) 为信息载体的档案, 这类档案在贮存和保护方面要求是非常严格的。对磁性载体档案的贮存和管理要注意几点:库房温湿度、清洁度、风压、防火、防水、防磁、防紫外线、装具、运输和复制等。
4 纸质档案的数字化工作管理
数字化工作是企业档案部门一项重中之重工作, 许多企业已经把本企业的许多核心技术的纸质档案转化成电子档案, 并逐步数字化管理。经过近几年来企业档案部门对数字化工作的摸索和研究, 纸质档案数字化技术主要分为以下几种。
1) 手工录入技术。这种技术全凭人工键盘、鼠标输入。在输入的过程中会浪费大量的人力、时间和资金, 并且这种技术只适合于全文本模式的档案 (文书、会计档案) , 而企业馆藏大部分以科技档案、底图档案为主, 所以这种技术根本不能适应企业数字化发展的要求。
2) 数字扫描技术。即通过扫描仪、数据化仪或者数码相机等工具将科技档案、底图档案数字化后以图形或者图像方式保存到数据库中。这种方式的优点是速度较快, 保存了档案的原貌。但是这种技术会存在偶尔扫描效果不好、字迹模糊、图像质量不稳定、扫描仪自身难以纠正的硬件差错等问题, 以及在扫描完毕后系统挂接过程中出现不可避免的人工误差等问题。
3) 手工录入与数字扫描相结合的技术, 形成文本带图像式档案。这种方式综合了前两种技术的优点和缺点, 通过手工输入可以修改扫描过程中出现的错误并对字迹模糊处加以备注说明。档案数字化, 并不是所有档案都要数字化, 应该根据企业的自身特点, 对企业生产、经营起到至关重要的档案、自主产权档案、自行研发产品档案以及利用率高的档案要优先数字化。为了节省存储空间, 一般以黑白扫描为主, 但对黑白扫描分辨效果不明显的档案一定要进行彩色扫描。采集录入的数据要与原件一一对应。
总之, 要做好档案管理工作, 必须不断地进行管理提升和流程再造, 才能实现企业档案数字化与信息化的良性互动, 才能更好地适应企业生产经营和改革发展的需要。
摘要：通过叙述档案管理信息系统的开发、研制和可持续发展, 对企业电子文件的归档与管理, 企业磁性载体档案的管理以及纸质档案的数字化等工作进行企业档案的信息化建设, 积极推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化, 全面提升企业档案管理水平, 以适应生产经营和改革发展的需要。
关键词：档案信息化,电子档案,磁性载体档案,数字化
参考文献
[1]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯, 2011 (1) :92-94.
企业档案信息化建设的实践与思考 篇5
摘 要：对于广大社会企业而言，稳定的发展一直都是企业的重要追求目标。作为现代企业档案信息资源利用和开发的基础，企业档案建设的信息化是企业实现信息化的基本构成部分。我们必须充分认识到企业档案信息化建设的重要作用，并对其积极的进行推进，但这并不意味着企业档案信息化建设就是一帆风顺的，其过程中依然会存在诸多的问题，为了企业档案信息化建设的顺利、稳定发展，我们应该大力进行企业档案信息化建设的研究与探讨。因此，本文将对企业档案信息化建设的实践与思考进行研究分析，以期给相关研究者以有益借鉴。
关键词：企业档案；信息化；建设
随着信息技术的持续发展和普遍应用，在科学的管理方法和组织思想的指导下，通过高科技手段的利用与支撑，深入挖掘和有效整合企业档案信息资源，以推进企业档案的信息化建设，是现代企业实现持续发展的必由之路，也是确保企业档案工作科学性、有效性的重要基础。当前，企业档案管理工作的现状
随着经济社会的持续发展，企业档案管理的信息化越来越成为推动企业可持续发展的重要力量。但是，在实践操作过程中，我国企业档案管理工作特别是档案信息化建设仍存在着很多的问题。
1.1 缺乏优良的人才、技术和资金条件
当前，我国很多的社会企业对企业档案管理工作的重要性缺乏清晰的认识，企业的档案管理缺乏必要的技术和设备设施支撑，信息资源缺乏先进的数字技术设备承载，企业档案网站建设水平参差不齐，这是国内企业普遍面临的现状。怎样用电子版信息资源取代常规性的印刷资料，实现信息资源的真正共享，是我国大部分企业必须面对和思考的问题。企业档案管理工作中，高水平、高素质信息管理人才的缺乏，信息资源挖掘和开发的不足是我国企业推荐信息化建设所面临的重大困境之一。对于广大企业高层管理人员来说，由于各种条件的限制和自身思想认识的原因，他们不愿在档案信息化建设中投入过多的资金和精力，致使企业档案信息化建设资金严重缺乏，这也是这些问题产生的重要原因。
1.2 相关规范和标准的缺乏
缺乏科学的组织和规划是我国企业推进档案信息化建设过程中面临的又一突出问题，部分企业信息化建设的失败会在一定程度上影响企业企业信息化建设的正常开展。因此，为了确保企业档案信息化建设的标准性和规范性，我们必须重视统一标准和规范的建立和完善工作，用统一的建设标准和规范约束企业档案信息化的建设。但是，对于我国绝大部分社会企业来说，它们在档案管理中都没有进行过科学的规划，致使企业档案管理工作效率十分低下，低水平重复建设和各自为政的现象层出不穷，严重制约着企业信息资源的合理利用。同时，企业档案管理和规范的缺乏，也会在一定程度上影响档案管理工作人员工作积极性的发挥，进而会对企业预定目标的达成造成一定的干扰。
1.3 企业信息管理缺乏有效的衔接
我国企业档案管理工作由于管理机制的相对落后，其与企业的各管理、生产环节的联系相对有限，使得企业各部门之间缺乏有效的联络，企业档案信息资源管理与企业其他环节的信息管理之间缺乏有效的衔接。
1.4 企业档案资源的利用水平不高
尽管信息技术获得了非常快速的发展，但是，在企业信息资源管理过程中，企业的文书处理与生产活动和企业档案管理工作并为进行良好的结合，使得企业档案信息的管理工作效率非常有限，并逐渐成为我国企业档案信息资源管理建设中的一大弊病。在这种背景下，一体化的文档管理工作更是无从谈起。企业档案信息化建设的构想
2.1 提升信息化水平，构建信息化模式
为了实现档案管理工作的数据化和网络化，提升自身的信息化水平，社会广大企业必须强化自身设备设施的养护工作，加大对硬件设备建设工作的投入。尤其需要明确认识到多媒体技术的重要性，使其在档案信息化建设中充分发挥作用，建立完善的信息化档案数据库。及时检查、更新自身的档案信息操作系统，逐渐改善印刷档案的弊病，通过信息技术的充分应用来促进自身信息资源的高度共享。因此，必须强化多媒体的利用，建立完善的档案信息化模式，优化处理自身的电子信息资源，根据信息资源的性质和具体内容分类进行处理。
2.2 强化规范化和标准化建设
随着社会的持续发展和进步，企业档案管理工作的组织建设也应与时俱进，跟随社会的进步而不断发展，同时，企业也要不断加强自身的档案信息化建设和制度建设，以确保自身各项工作的有序进行。再者，为实现自身档案信息资源管理各环节中技术和业务的有序衔接，企业也必须同步进行档案信息化规范和标准的建设工作，规范自身的档案管理流程，为企业的坚持、持续发展奠定基础。
2.3 注重团队素质建设
随着信息技术的快速发展，我们逐渐步入了信息化时代，在这一时代背景中，综合性技术收到企业越来越多的青睐。特别是在企业档案信息化建设的过程中，企业更是必须注重自身人员素质的建设和提高的问题，强化信息化人才建设工作，通过采取各种有效手段，将档案资源的“管理者”升级为档案资源的“开发者”，为档案信息化建设奠定坚实的人才基础。因此，企业必须注重自身文化氛围的创设，为高素质、高水平的信息化人才创造更多的施展空间，提升自身的人才创新意识，通过教育培训、专题讲座、研究探讨等方式对信息化技术人才进行培训，建立一支理论知识丰富、专业技能过硬、综合素质水平较高、业务精良的专业管理团队，为档案信息化建设提供充足的人才资源支撑。
2.4 加强安全体系的信息化
作为档案管理工作的重要内容，信息安全在档案信息化建设中的作用理应受到充分的关注。因而，为了保证企业档案信息资源的安全，企业必须充分重视档案信息的安全防范工作。通常来讲，企业都是通过网络防火墙的安装来确保自身档案电子信息资料的安全的，但是，这并非是绝对的安全保障。为了提升自身数据资料额安全性，企业必须多措并举，采用多样化的安全防范措施。例如，对自身的计算机数据系统进行定期的防护和维护；对数字化档案实施加密防护等都是比较不错的信息安全体系手段。
企业档案管理信息化建设的意义
企业档案信息化建设旨在通过现代扫描、通讯、和网络技术的应用对企业档案资源管理进行完善和优化，其实质就是由以实体档案保管的传统档案管理模式向以网络化、数字化的现代档案管理模式的转变。随着企业自动化办公的持续推进和信息化建设的不断发展，社会企业想要实现稳定、优良的发展，就必须对自身档案信息资源的价值进行充分的利用。企业档案信息化建设是我国经济社会持续发展的内在要求，也是现代企业信息化管理的需要，一体化的档案信息管理模式是企业发展的必由之路，也是企业快速发展的重要支撑。我们必须对企业档案信息化建设的优点和缺点形成充分的认识，意识到其与企业发展之间存在着非常紧密的联系。在信息化建设的大背景下，传统的企业实体档案管理模式以很难满足企业档案管理的需求，为了适应企业发展的要求，满足现代企业管理发展的要求，企业必须改变自身的档案管理工作方式和管理模式。企业档案信息化建设必然会随着企业信息化的发展而逐渐发展，以满足企业档案信息资源开发和利用的客观需要，在这一过程中，企业档案信息化管理体系的构建就是一个非常行之有效的措施。同时，企业还必须意识到档案信息化建设也是档案信息资源整合、档案资源价值提升的重要途径，档案建设的信息化不但有利于自身工作效率的有效提升，而且，还能为自身的发展提供更多的信息资源和更好的服务，进而能够进一步促进自身的信息化和网络化。结语
社会企业档案信息化建设是一个系统性的、长期性的工程，它不但会涉及企业资金、技术和人力的投入，而且还会涉及到法律建设、体制建设和机制建设等方面的问题。为了有效应对世界科技的快速发展，促进自身的进步，企业必须不断强化自身的档案信息化建设，以实现企业自身的信息化。
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浅谈企业档案信息化管理 篇6
关键词：企业档案；信息化；管理
随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。2002 年，中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。企业档案信息化建设是国民经济和社会信息化的重要组成部分，是当今档案资源开发利用和档案事业发展的大趋势，对于推动国民经济和社会信息化具有非常重要的战略意义和历史意义。
一、信息化时代企业档案工作的新变化
企业档案是企业生产、经营、管理等各项活动的真实记录，是企业开展各项工作的基础信息，是企业资产的重要凭证和依据。企业档案信息化是运用现代网络技术、信息技术和通讯技术，将档案转化为一种信息资源，在企业内部充分实现资源共享，为企业生产提供更好、快速、高效、便捷的服务。信息时代的企业档案工作与传统的档案管理相比，内涵和外延、方式和方法都在发生新的变化。
(一)企业档案载体丰富多彩
过去传统意义上档案主要是文书档案，随着新技术、新材料在办公领域的广泛应用，特别是办公自动化的逐步推广，电子文件、声像档案、电子图纸作为新型的档案载体，以其快捷的办文进度和传递速度表现出纸质档案无可比拟的优势。人们不再以单一的文字形式而是以文字、图片、声像等多种形式记录人类活动的情况与信息，并将它们转变为静止的记录符号。计算机辅助技术的应用使企业在工程设计、施工和产品研发、生产中，形成以反映二维绘图、三维仿真模拟设计的文字、图形、声音、图像等多媒体信息，常见的纸质、照相胶片、磁带、光盘、软磁盘等都成为作为档案信息载体。人们不再受时间、地点的限制进行工作，并且利用计算机和信息网络的有机结合，使档案资源的形成方式出现了载体多样化的变化。
(二)档案工作手段发生改变
现在的档案工作平台在变宽，不再是过去那种穿针引线的方法，档案工作的手段发生了质的飞跃。在今天信息化的背景下，档案信息开发与利用，以前所未有的手段，在前所未有的范围，充分利用现代工具，发生或正在发生着深刻变化。档案部门建立了自己的网站，档案馆配备了现代设备，采用计算机管理，鼠标一点，一览无余，为我们提供了极有利的工作条件。
(三)档案管理职能进一步强化
信息化时代，档案部门的潜在功能不断得到发挥，不论是宏观上的档案事业管理，还是微观上的具体业务，其社会职能都大大拓展。以往的企业档案工作者往往以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收的身份做为对其企业档案的监督、指导和接收,但今天企业档案人员如果不积极介入文件的形成和保管过程，则很难掌握到企业信息的核心部分，甚至接收不到档案。因此，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者不能坐等档案的最后形成与归档，他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能,参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。此外，企业档案工作者要对档案信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，紧密结合企业生产经营、改革发展的实际及社会的发展趋势，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，为企业生产建设提供信息化服务。
(四)档案信息需求利用广泛
以往，信息资源由于受量少、零散、形式单一、内容专门化的制约，不能适应人们对各类信息和历史依据日益迫切的需求。而今，随着科学技术的不断发展，信息资源已呈现出量大、系统、形式多样、内容真实丰富的现状。企业生产、经营、科研和建设以及其他行政管理，从内容到形式已变得多种多样，对信息资源的依赖性也越来越大。同样，也由过去对档案信息的单一需求，转化为对档案、现行文件、图书、情报检索资料的综合需求。随着企业信息化建设的不断推进，注重信息的时效性，通过信息系统、信息网络获得各种可利用的信息资源，并及时、准确地应用于企业生产经营的全过程，已成为企业信息化建设的主旋律。因此，被动的、手工式的提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的服务方式所代替。
(五)档案人员素质要求提高
档案管理人员的综合素质，直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对发挥档案资料整体效能有着不可替代的作用。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形态方式的公文的大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现，深刻影响着企业档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，对档案管理人员的政治素质和业务素质提出了更高的要求，档案管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。概括来说就是：政治过硬，道德高尚；知识广博，业务精良；严谨求实，开拓创新；肯定自我，善于公关。
二、强化企业档案信息化管理的思路
目前我国企业的档案信息化建设还处在探索和发展阶段，信息化管理的优势未能充分发挥，因此，在很多方面还存在着这样或那样的问题，已不能完全适应信息技术发展对档案工作的新要求。因此，档案工作必须适应新形势，迎接新挑战，开创新局面，全面推进企业档案信息化建设。
（一）加强档案工作领导，增强档案信息意识
档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性工作，是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。企业领导者的档案管理的信息化意识水平直接决定了企业档案信息化建设以及信息化的深度和广度。为此，作为企业的领导者，应切实把企业档案信息化建设摆上议事日程，从建设一流企业和科学化管理的高度认识档案信息化建设工作的极端重要性，并关心和支持这一事业。要积极倡导和鼓励、支持有所作为的理念和行动，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，要了解档案工作现状，精心策划，制定方案，提供人才、技术、设备及资金保障，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，真正使这项工作成為一把手工作。
（二）实施科技兴档，实现信息资源共享
企业档案、图书、情报、资料，共同构成企业的信息服务体系。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的档案文献情报，任何一个部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、资料、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的信息利用系统，依托企业信息化建设，运用计算机网络技术实行一体化管理，充分发挥整体优势。基于此，应做到以下两点：一是实行数字化信息管理。将档案信息以图、文、声一体化方式存储与传输，缩小檔案的存储空间，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库，从而使档案信息资源共享成为可能；二是实现网络化管理。企业档案信息化建设应依托企业网络系统建设取得设备、资金上的支持，通过现代科学技术，为信息的有效利用创造良好的条件。通过构建网上档案服务平台，把已转化为数字化的多种形式的多媒体档案信息数据库在网上发布，实现异地随时查询和利用档案信息，从而使档案信息用更快捷、更生动、更形象的方式为企业各部门提供最优质的利用服务。
（三）加强基础管理工作，实现档案规范管理
档案部门要利用现代化的管理理念、管理手段、管理方法，加强对信息文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，提高档案服务水平，使档案工作达到标准化、规范化、信息化，以更好地为企业的生产、经营提供服务。要掌握先进的数字化技术，选择好建库软件，做好档案的著录和标引工作，按照档案数据标准，统一著录项目，统一著录格式，统一检索语言，规范制作数据，规范检索标识，提高档案数据检索的准确性和完整性，使利用者可以迅速准确、多途径、多角度地对数据库中的信息进行检索。要做好电子文件归档和管理工作，为信息资源开发奠定基础。在收集归档中，要注意电子档案的系统性、完整性、真实性和有效性。要和归档人员密切配合，做到多渠道、全方位地收集各种电子文件材料，防止电子文件分散在各个部门，杜绝“各自为政”的现象。这就要把电子文件归档工作列入企业各部门、单位的工作计划中，列入有关人员的岗位责任制，理顺关系、分清各环节的职责范围，并采取考核、检查、监控等措施，从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。
（四）建设档案管理队伍，提高档案人员素质
要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员。在当今时代，为了保证人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须能够掌握前沿科技信息，洞察各个领域动向，预测社会经济的发展趋势。这样，才能从宏观上把握了解整个社会发展的状况，为收集和提供信息作出准确判断，才能为领导提供有价值、含金量高的信息和资料，帮助领导进行决策。档案管理人员必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。因此，企业应大力加强对档案专业知识和计算机专业知识的培训和再教育，重点学习与信息化相关的系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。此外，企业要注意引进招聘各层次、多类型有专业技术、技能的人才来充实档案队伍，以适应档案信息化建设的需要。
总之，档案信息化建设是在档案工作领域开展的一场技术革命，其结果，必然给档案工作带来巨大的变革，产生深远的影响。面对这一变革，我们每一个档案工作者，都应在思想上、行动上做好充分的准备，积极创造条件，充分利用先进技术与手段探索企业档案资源信息化建设的新途径、新方法，推进档案资源信息化建设进程，促进档案事业持续健康快速发展。
企业档案管理信息化研究 篇7
一、企业档案管理信息化概述
企业档案是指企业在生产、经营活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录, 是企业发展历史的缩影和真实写照。众所周知, 衡量企业管理的因素很多, 但是企业档案管理是不可或缺的一种因素。企业实现档案管理信息化的过程是企业实现信息化的有机组成部分, 其基本内涵是企业利用现代化信息技术获取、处理、传输、运用档案资源, 提高档案管理效率, 为企业各项管理提供信息资源。对于企业来说, 建立完善、高效的信息化档案管理制度, 是企业不断提升管理能力的必然要求。首先, 21世纪是信息化的社会, 信息和知识作为企业发展的重要资源, 如何充分科学地利用这些资源对企业的发展至关重要。档案部门作为企业管理档案的专门部门, 也要跟随时代发展的步伐, 不断学习先进的科学信息技术, 实现档案管理的信息化。如果档案管理在信息化方面处于劣势地位, 那么企业的管理能力也必将受到影响。从这个层次来说, 企业必须高度重视如何实现档案管理信息化的问题。其次, 传统的纸质化档案管理已经发生了深层次的变革, 基本已经实现了电子化管理, 这种变革对档案管理提出了更高、更严的要求。也就是说档案管理信息化是时代发展的一种必然趋势, 几乎所有的企业都被卷入到这场信息化革新事业之中, 企业之间的交流、沟通和资源共享, 已经不再是纸质之间的活动, 而是依靠信息化的途径来进行。因此档案之间的交流与共享就必须实现信息化, 提高档案共享效率, 实现企业之间的资源整合。最后, 传统的档案管理需要投入较大的人力、物力、财力, 成本很高, 而且查询档案资料也是人工查询, 耗时比较长, 效率低下。运用电子化的手段对企业档案进行科学的管理, 不仅节约时间, 而且能够提高查询的精确度。从这方面来说, 档案管理信息化在总体上能够降低企业管理的各项成本。
二、档案管理信息化的特点
档案管理信息化的最大特点就是档案管理与信息化的结合。具体来说, 档案管理信息化具有以下几个显著的特点:
(一) 信息化
简单地说, 信息化就是运用网络科学技术的手段处理相关的事务。档案管理信息化就是运用网络平台对档案进行管理, 所有的档案工作都在网络上运行和开展。和传统的纸质版管理方式最大的不同就是信息化的处理方式, 所有的档案信息都不再是纸质的手写或者打印, 而是借助于信息软件系统的存储功能把所有的档案信息都刻录在系统之中。按照一定方法对档案信息进行分门别类, 制定出索引的目录和方法, 让人一目了然, 在查询的过程中就直接在信息系统之中输入所需的信息关键词, 那么所需的档案信息就可以快速地调取出来。从这些方面来说, 档案管理的信息化的存储时间和查询事件特别快, 这也是信息化本身的巨大优点所在。
(二) 系统化
所谓系统化就是档案信息不是杂乱无章的信息堆积, 而是具有系统性的信息汇聚。之前的纸质版档案管理方式一般都是随意的记录档案所在位置, 如果有人拿错或者放错位置, 那么档案就无法实现位置的精确化, 档案资料只会是随意的堆积, 这样的话档案资料的查询就非常不便, 而且档案管理人员对档案的位置如果不是非常熟悉, 那么在一堆纸质档案资料中寻找所需的档案资料几乎是不可能的。而现代的档案管理信息化的一大特点就是系统化的实现, 也就是说档案的编排、存放必须按照一定的标准进行设计, 每一种文件夹、每一种文档的设计、新建、命名都要具有一定的系统性。比如说我们要建立一个会议记录的档案资料, 我们最大的文件夹应该是会议记录, 然后可以按照年份来新建文件夹, 如2015年会议记录、2014年会议记录、2013年会议记录等等。也可以按照会议记录的性质来进行分类, 比如重大决策会议记录、日常管理会议记录、安全教育会议记录等等。也可以按照会议的主体进行分类, 比如总裁会议记录、总经理会议记录、各部门负责人会议记录等等。当然以上只是举一些比较具体的例子, 每个企业都有其自身的特点, 工作的开展方式也不同, 可以根据自身特点进行档案资料的系统化。
三、档案管理信息化的意义
为了适应新时期企业档案管理方式的革新, 企业加强档案管理的信息化建设具有重大的意义。
(一) 实现企业内部信息的有效流通
在以往的纸质时代, 企业内部的信息流通都是依靠纸质化的手段, 这不仅不能快速有效地在企业内部进行信息交流, 而且如果纸质版的信息丢失, 那么对企业造成的损失是非常大的。还有就是纸质版信息的送达问题, 如果企业员工出现送达问题, 那么其他员工就无法获得有效的信息, 就会导致严重的信息无知问题。而信息化的档案管理制度的建立, 把企业的信息统一起来, 汇集到一个完善的信息系统中。这种做法不仅能够保障信息在员工之间的畅通交流, 而且交流速度极快, 成本很低, 保证员工能在第一时间获取信息, 互相共享, 在各方面加强合作, 为企业建立一个员工信息交流系统起着很大的作用。
(二) 提高工作效率
如果单纯依靠纸质版的档案管理那么效率就会很低, 比如查询会变得非常分散, 每个员工查询的内容都不一样, 这样档案管理工作人员就要浪费很多时间处理不同的事务, 而企业档案管理人员一般是非常少的, 不可能应付这么多的事务, 一旦出现查询的人多, 工作人员还要对纸质档案一个一个地查找, 这样就不可能有效满足来查询档案的人的需求。从这方面来说, 效率低下是不可能避免的, 除了效率低下带了的负面影响以外, 还有可能发生更加严重的事情, 比如严重打击了工作人员的积极性, 使档案工作的运行更加不理想。但实现信息化管理以后情况就会变得不一样, 首先是查询速度非常快, 已经有了完整的信息系统, 工作人员只要在信息系统之中进行查找就可以了。另一方面是查询的准确率非常高, 一般不会出现错误的查询事件。也就是说, 只要建立了信息化的档案管理制度, 那么不管查询的人有多少, 工作人员的工作速度都可以非常快, 有效满足查询主体的需要, 在很大程度上提高了档案工作的效率。
(三) 降低成本
如果是纸质的档案管理, 那么企业每年要为购买纸张付出一大笔开支, 因为用纸质汇集档案所需的纸张是非常多的, 而且时间一久很多档案需要重新整理, 这些需要很大的开支。如果实现信息化的档案管理, 企业就可以减少这方的开支, 只要把信息录入档案系统就可以了, 不管时间再久都不需要重新整理, 只要进行数据更新就可以了。从这方面来说, 企业在档案材料费用上就可以节省很大的一部分开支。还有就是管理成本, 如果是企业领导要作出决策对企业进行管理, 依靠纸质版的送达, 那么其效率之低、速度之慢都是很大的问题, 如果不能就企业进行有效快速的管理, 那么很多工作就会因为时间的拖延而失去成功的机会。从这方面来看, 信息化的档案管理不仅能够快速传达管理信息, 也在管理成本这一方面为企业节省了很多不必要的财政开支。
四、档案管理信息化的现状与问题
从总体现状来看, 档案管理信息化存在着如下一些问题:
(一) 档案管理信息化工作不受重视
虽然档案管理信息化具有很多优点, 而且对企业管理也具有很大的意义。但是由于档案管理不能直接创造经济利益, 产生的效益具有隐蔽性, 所以很多企业没有在根本上重视这一问题。企业不重视档案管理信息化的表现主要是:第一, 在企业中很少配置专门的档案管理人员, 认为配置专门的工作人员浪费了企业的资源, 有时为了应付档案管理工作的需要, 直接安排行政工作人员兼职, 这种做法的成效当然可想而知。第二, 档案管理人员专业知识匮乏, 由于很少安排档案管理的专业人士来从事这份工作, 企业中负责档案管理的工作人员几乎是外专业人士, 这就导致了这些工作人员对档案管理信息化工作缺乏专业的了解, 开展工作只流于表面, 很难深入关键问题进行这项工作。因此这就进一步导致档案管理信息化的工作人员专业知识更加匮乏。
(二) 缺乏对档案管理信息化的工作人员进行专门的培训教育
档案管理信息化是一项不断完善、进步的具体工作, 这对于档案管理信息化的工作人员提出了很大的专业要求。档案管理信息化工作人员不但要具备优良的职业道德, 扎实的知识功底, 过硬的业务技能, 还要熟悉掌握企业的业务情况, 了解企业的业务性质以及内部组织结构, 以明确档案的管理范围、分类情况、保管期限等。目前, 很多档案管理信息化工作人员为兼职人员, 存在半路出家、身兼数职的现象, 缺乏档案管理专业的专门培训, 档案管理信息化基本理论知识和技能不扎实, 档案管理信息化水平有待提高。
(三) 缺乏资金的投入
资金投入不足是一个大问题, 企业是从事生产经营活动的组织, 主要把资金运用于这方面的工作, 因为只有生产经营才能带来实实在在的经济效益, 所以这导致很多企业根本不愿意把一小部门资金投入档案管理信息化的工作中去, 认为只要一台电脑、一份数据库就足够了。所以有人就指出, 企业因为档案管理信息化投入较大, 忽视了其性价比。这与企业领导的认识观念息息相关。有的领导善于抓生产经营活动, 善于抓管理工作, 但是对档案管理工作的认识不足, 认为档案管理工作并非一个企业运营的重点, 甚至认为在这方面投入资金是一种企业资源的浪费。从现在的发展现状来看, 不管是档案管理人员的专门配置还是资金的有效投入都是不能让人满意的, 都远远不能满足现代档案管理发展的需求, 档案管理要达到真正的信息化之路还有很远。
五、企业档案管理信息化的对策
目前企业档案管理信息化存在的问题, 从另一个角度可以说是企业缺乏对策意识, 没有科学的对策进行引导。笔者认为, 企业档案管理信息化建设是一项复杂的系统工程, 这就需要制定一套科学的对策。
(一) 建立统一的企业档案管理信息化标准
有学者认为要建立统一的档案管理标准。笔者认为这是非常有必要的, 因为传统的档案管理方法比较混乱, 标准不一, 造成了档案管理工作缺乏一个参考的准绳, 如何衡量一个企业的档案管理水平就成为一项比较困难的工作。还有就是不同企业之间奉行不同的档案管理标准, 这样的话如果两个企业之间要进行档案信息的交流共享就很困难, 因为彼此都是遵守不同的标准, 很难理解对方的档案管理标准是什么, 这样就在实现企业之间的交流制造不必要的障碍。所以, 建立统一化的档案管理标准, 不仅有利于自身的档案管理工作的发展, 而且有助于企业之间的档案信息交流, 为加强企业之间的合作构筑一个平台。
(二) 企业领导要转换观念, 加大资金投入
如果企业领导还认为只要一台电脑、一份数据库就足够了, 那么这种肤浅的认识是不可能实现档案管理的信息化。要想实现这一项工作, 企业领导必须切切实实转变传统的观念, 重新认识档案管理工作的重要性, 向国际国内发达的企业学习, 重视档案管理工作, 在管理上和资金上为档案管理信息化提供充足的投入。具体而言, 企业领导在管理层面上要加强档案管理人员队伍的建设, 配备档案管理工作的专业人士, 开会传达档案管理工作的重要性, 使企业员工也高度重视这一问题。另一方面就是资金的投入, 比如档案管理系统的开发, 这些都需要企业领导的支持, 如果没有资金的投入, 实现档案管理信息化只是一句空话。
(三) 定期对企业档案管理人员进行信息化知识培训
培训是提高专业技能的重要途径。实现档案管理信息化离不开工作人员在这方面的专业化, 因此企业可以定期邀请档案管理方面的专家学者以及高水平的技术人员, 对档案管理工作人员进行专门的培训, 提高工作人员的信息化水平, 这样档案管理信息化的实现才有可能。
结语
总的来说, 企业档案管理信息化作为企业管理信息化的有机组成部分, 把企业档案管理信息化工作做好了, 对于提高企业管理信息化水平, 进而提高企业管理水平具有重大的意义。
摘要：档案是企业资源的重要组成部分, 如何科学地管理档案, 是企业实现资源优化配置的一项重大课题。因此档案管理越来越受到企业的重视, 成为一项衡量企业管理水平的指标。本文将详细阐述企业在实现档案管理信息化过程中出现的各种问题, 进而提出一些实现企业档案管理信息化的对策。
关键词：档案管理信息化,特点,意义,问题,对策
参考文献
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[2]陈明.浅论企业档案管理信息化存在的若干问题[J].企业管理, 2008, (8) :58.
企业档案信息化研究文献统计分析 篇8
笔者以知网期刊网络出版数据库为样本库,以“企业档案信息化”为检索词,以“题名”为检索项,共检索到177篇文献。下面是对这177篇文献的统计分析情况。
一、学科类别分布
从学科类别看,177篇文献分别涉及到9个学科,其中与企业相关的学科7个,占学科数的77.78%。具体情况是:档案及博物馆140篇,占79.1%;计算机软件及计算机应用86篇,占48.59%;企业经济77篇,占43.5%;工业经济10篇,占5.65%;石油天然气工业3篇,占1.69%;电力工业、建筑科学与工程各2篇,各占1.13%;冶金工业、有机化工各1篇,各占0.57%。档案学所占比重最大,其次是计算机软件及计算机应用和企业经济。如果将全部涉及企业7个学科的文献数量加在一起则有96篇,所占比例则超过了计算机软件及计算机应用。
二、研究层次分布
从研究层次上看,属社科类研究共计168篇,占94.92%;其中基础研究96篇,行业指导66篇,职业指导3篇,政策研究2篇,高级科普1篇。属自然科学研究9篇(工程技术)占5.08%。整个研究偏重于社科类研究,其中又以理论性比较强的基础研究为重,技术层面与实践层面的研究相对比较弱。
三、研究资助基金
从研究成果得到资助基金的情况看,全部177篇文献中,只有一篇获得了国家社会科学基金的资助,仅占全部文献的0.57%。这从一个侧面反映出企业信息化研究更多的来自于企业档案工作者的自觉,而有计划、有目的、有组织、有深度的行业性、地方性、国家层面的研究还非常少。企业档案信息化建设还没有上升到地方与国家战略的层面,没有得到国家与地方政府的足够重视。
四、发表年度分布
从文献发表的时间分布上看,2000年到2012年6月,13年间共发表文献177篇,年平均13.62篇。最高值为35篇,中位数为17.5篇。具体情况见下图:
从图中可见,2000年至2004年,研究处于起步阶段,活跃度不高,发表的文献数量也不多。2005年起研究进入快速活跃期,发表的文献数量大增,仅2005年一年发表的文献数量就超过了之前5年发表文献数量的总和。在经历2006、2007两年的数量回落后,发表文献数量再次回升,2012年更是达到了目前的最高值。
五、期刊名称分布
从文献涉及的期刊名称看:177篇文献分布在81种期刊上,刊均2.19篇。发表2篇以上文章的有28种,共发表124篇。具体情况是:机电兵船档案18篇,占10.17%;黑龙江档案15篇,占8.47%;兰台世界10篇,占5.65%;浙江档案8篇,占4.52%;中国档案7篇,占3.95%;档案天地、科技情报开发与经济、北京档案、黑龙江科技信息、山东档案、山西档案、档案时空各4篇,各占2.26%;云南档案、办公室业务、档案、湖北档案、黑龙江史志、陕西档案各3篇,各占1.69%;才智、民营科技、中国新技术新产品、中国科技信息、一重技术、山西科技、城建档案、办公自动化、兰台内外、东方企业文化各2篇,各占1.13%;档案与建设、档案学研究、档案学通讯、四川档案、中国石油大学胜利学院学报、云南科技管理等53种期刊各1篇,各占0.57%。
在全部期刊中档案学期刊18种,占全部期刊数的22.22%;发表文章95篇,占全部文章数的53.67%。在18种档案学期刊中核心期刊8种,占全部期刊的9.88%;发表文章29篇,占全部文献数量的16.38%。档案学期刊发表的文献数量与非档案学期刊发表的文献数量大致相等,这表明对企业档案信息化的关注面不仅仅限于档案行业,许多行业对此均有关注。但2篇以上的28种期刊中,档案学期刊占了18种,占到了近2/3。档案学期刊仍然是最为关注这一研究的主要载体。
六、文献作者分布
全部177篇文献中署名的169篇,涉及的作者超过了186名。其中发表2篇文章的4人(李明明、戴文禄、王剑刚、张智平)占全部作者的%,占全部文章量的%。在全部文献中合著9篇,占全部文献的%;涉及作者21名,占全部作者的%。在合著文献中4人合作的1篇,3人合作的1篇,2人合作的7篇。
由此可见,在企业档案信息化研究的作者中,高产作者还没有,且合作率不高。这充分说明关于企业档案信息化的研究,目前还处于相对分散的,浅表化的个体研究阶段,还没有进入一个有核心研究者与核心研究团队的阶段。
七、作者单位分布
从文献作者单位分布看,全部177篇文献中注明作者单位的有155篇,共涉及到151个单位,其中两个单位合著的5篇,合作率不高。发表文章在2篇以上的有9个单位,分别是上海大学3篇,占1.69%;山西省潞安矿业集团公司、黑龙江省宁安市交通局、胜利油田分公司、中国第一重型机械集团有限责任公司、济南钢铁集团总公司、浙江省档案局、四川省川化集团川化股份有限公司、浙江北仑发电厂2各篇,各占1.13。上海市档案局、福建建工集团总公司、中国石油天然气股份有限公司、湖南科技职业学院、广东省佛山市信息中心等142个单位各1篇,各占0.57%;在151个单位中,企业127个,占84.11%;档案行政管理部门7个,占4.64%;高校10个,占6.62%,其他单位7个,占4.64%。企业对此问题的关注度远远高于档案行政管理部门及高校,这一方面说明是企业档案信息化研究的主力军,另一方面也说明企业档案信息化问题并没有引起档案行政管理部门与高校的足够关注。
八、中文关键词
从文献涉及的关键词来看,在前60个关键词中,使用频率在2次以上的有24个,分别是企业档案36篇,占20.34%;信息化36篇,占20.34%;档案18篇,占10.17%;信息化建设13篇,占7.34%;企业9篇,占5.08%;档案管理、档案信息化各7篇,占3.95%;建设、管理各6篇,各占3.39%;信息化管理、对策各4篇,占2.25%;数字化3篇,占1.69%;电力企业、网络环境、加强、数据库、文档一体化、知识管理、档案信息化管理、企业档案信息化、企业档案管理、网络化、系统、建设问题各2篇,各占1.13%。使用频率为一次的有:资源共享、信息化管理系统、档案信息化系统、联网、保障体系、发展、创新、服务、密级、信息化体系、机遇、标准、无纸化办公、规范、Access数据库、中小企业等,各占0.57%。
主题词分布比较集中,相关性较强。特别是与主题相关的企业档案、企业、档案管理、信息化、档案信息化等关键词均进入中文关键词,并且使用频率处于高位。从这一点来看,“企业档案信息化”是上述文献作者撰写论文时的主要研究对象与内容,至少在文献主要内容上已经占到主导地位。
九、结语
通过对上述数据的分析,我们可以得出如下结论:整个研究中档案学所占比重最大,其次是涉及企业的相关学科和计算机软件及计算机应用,文献涉及的学科与研究内容的相关性非常高。整个研究偏重于社科类研究,其中又以理论性比较强的基础研究为重,技术层面与实践层面的研究相对比较弱。研究成果得到基金资助的极少,这从一个侧面反映出企业信息化研究更多的来自于企业档案工作者的自觉,而非有计划、有目的、有组织、有深度的行业性、地方性、国家层面的研究。从文献发表的时间分布上看,整个研究是一个活跃度不断提升的上升趋势。档案学期刊发表的文献数量与非档案学期刊发表的文献数量大致相等,这表明档案学期刊仍然是最为关注这一研究的主要载体。在企业档案信息化研究的作者中,高产作者非常少,且合作率不高,表明研究目前还处于相对分散的,浅表化的个体研究阶段,没有进入有一定核心研究者与核心研究团队的成熟阶段。从文献作者的单位分布看,企业对此问题的关注度远远高于档案行政管理部门及高校,这一方面说明是企业档案信息化研究的主力军,另一方面也说明企业档案信息化问题并没有引起档案行政管理部门与高校的足够关注。有关文献的内容从主题词分布上看,内容比较集中,相关性较强。特别是与主题相关的企业档案、企业、档案管理、信息化、档案信息化等关键词均进入中文关键词,并且使用频率处于高位。从这一点来看,“企业档案信息化”是上述文献作者撰写论文时的主要研究对象与内容,至少在文献主要内容上已经占到主导地位。
摘要：企业档案信息化是企业档案工作的重要组成部分,文章以知网期刊文献为样本,从学科类别、研究层次、期刊名称、发表年度、作者、作者单位、关键词等方面,对历年来有关企业档案信息化研究文献进行统计分析。
关键词：企业档案信息化,企业档案,档案信息化,文献,统计
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企业档案信息化研究 篇9
一、档案管理信息化的必要性
档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。档案管理是为了健全机关档案的保管制度, 促进档案的开放与利用, 发挥档案功能。档案管理包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。现代档案管理工作是一个复杂的系统, 因此档案管理工作的划分也有很多种方法。最常见的一种分类是将档案管理分为档案实体管理和档案信息开发两个子系统, 而子系统又可分为多个小系统。档案实体管理主要分为收集、整理鉴定、保管、统计;档案信息开发主要分为信息加工和信息输出两部分。各个系统发挥其作用实现档案管理系统的整体功能, 形成一个有机整体, 同时相互关联、相互制约。
随着电子科技的不断发展, 档案从传统的纸质档案转变成电子档案, 传统的档案管理模式已经适应不了海量的档案资源管理。计算机网络技术的发展给档案管理带来新的希望。通过网络技术, 档案管理部门可通过网络将档案信息资源放在网上档案馆来共享资源。这样档案管理者就减少了大量的手工劳动, 使得档案管理更科学和有效。因此, 开发网络环境下的档案管理系统对档案工作有着重大意义。
二、企业档案管理存在的问题
(一) 档案信息共享不足。
从目前来看, 档案管理存在反映企业经营信息情况的比较少, 而反映企业科技档案信息的较多, 注意收集重要文件而忽略了对本企业的有关经营、服务、文化等信息的收集。由于企业内部的网络系统还不发达, 各企业比较容易出现档案信息共享不足的问题。主要表现为大量信息分散地分布在各个单位, 没有通过网络集成一个可以共享的整体。
(二) 信息安全的防范难度增加。
信息的安全问题一直以来困扰着业内人士, 主要表现在以下三个方面:一是档案文件的易扩散性。涉及到企业的机密文件容易通过互联网的渠道而泄密, 从而造成极大的损失;二是易修改性。档案的最大价值在于它的原生性信息, 但数字化的档案信息容易被人修改, 并且还不留痕迹, 使得档案恢复变得极为困难;三是易移动性。电子档案信息文件极易被误删和移动, 并且庞大的信息量使得这些移动难以被发现。
(三) 管理人员素质不适应企业的信息化档案管理。
企业档案管理的信息化带来了理念的创新, 是一种全新的管理手段, 解决了传统的比较繁琐的问题, 但也给管理人员带来了极大的挑战, 需要有较高水平的人才来处理文件。如今的管理人员对信息化的档案管理的不适应主要表现在对新知识的不适应和能力的不足。企业档案管理人员普遍年龄偏大, 学习能力有所下降, 不具备运用信息技术对档案进行筛选、管理、开发的能力, 从而难以为企业提供最好的信息管理服务。
三、企业档案信息化建设的对策和措施
(一) 建立电子文件标准化管理体系。
在信息化的档案条件下, 电子文件标准化管理体系的建立显得尤为重要。每一项工作的基础就是标准化, 同时标准化也能保障和支撑确保档案管理质量。建立电子文件的标准化管理体系包括多个组成部分, 比如说电子文件的登记标准、命名的标准、收集的标准、维护标准等等。由于电子文件相对于纸质文件来说有很多方面不一样, 比如说记录格式与形式、记录载体, 不仅有着不同的外形, 在处理方式与管理内容上也有本质的不同。所以, 在建立和规划这一标准体系时考虑2个比较重要的因素:一是要密切围绕电子文档的长久保存和有效利用来展开相关工作, 即要突破传统的工作模式, 确保彻底监控文件从生成到归档管理的全过程, 实现文档和档案实体、保管的一体化。二是安全适应性要有面向未来的准备, 也就是说要考虑在公司大发展的背景下, 企业的发展需要有安全保障的高标准要求。对电子文件档案管理方式的研究需要不断加强, 包括相关的技术、方法、政策, 从而来适应市场变化的需求。
(二) 加强档案管理队伍建设。
加强档案人员的业务培训工作, 增强档案工作思想、政治、文化等素质。组织档案管理人员学习档案装订要求, 掌握档案整理立卷规范操作方法, 使公司员工了解档案管理知识、程序、以及公司经营方面的相关知识, 优化知识结构, 拓宽知识面。公司领导要鼓励员工进行学习和深造, 为档案管理人员创造有利的学习条件, 加强业务培训和岗位练兵。通过各种方式, 促进档案工作者知识水平与公司发展同步化。
(三) 建立信息安全屏障。
安全保障问题是信息化环境下的公司档案最为紧迫和棘手的问题。不少企业为了确保档案安全建立了多重安全屏障, 这值得所有企业学习。在这里我们主要从三个方面来保障档案信息的安全。首先是建立软件的安全屏障。软件在信息管理过程中发挥着重要的作用, 这些软件包括必备的杀毒软件和防火墙, 还必须包括下面的一些功能:日志功能:对一些关键信息的处理要及时进行记录, 全面展示档案变化的每一个步骤, 形成安全报告;强制的归档功能:对关键人员、重要岗位的信息要定时、强制、自动保存;自动加密功能:每一份文件必须设置必备的密码, 防止被他人利用;防止复制功能:很多管理人员都能接触到这些机密文件, 所以为了防止信息泄露必须要确保只有注册的设备、授权的人才能对其进行有关信息的复制, 从而保证信息的原生性。二是建立硬件安全屏障。有效的防盗、防火、防尘、放水等这些常规安全措施是必须的硬件方面, 还要考虑下面的几个方面, 确保硬件设施的状态不能影响文件档案的状态、确保密匙的绝对安全、禁止重要信息通过非法的方式进行传播。三是建立流程安全屏障。信息安全一体化在设计、合同等关键管理系统的流程设计中有着举足轻重的作用, 对于需要长期保存的重要资料要必备纸质档案, 防止信息遗失后找不到原件。
(四) 建立档案管理的相关制度。
档案管理工作和其他工作不一样, 它必须要在一定的规章制度下进行, 这样才能够更好地提高工作效率。建立相关的制度主要包括以下四点:第一, 建立工作上的规章制度, 也就是说要求员工定期把所处理、解决的问题及时总结, 然后撰写成案例, 这样档案管理部门就能够将这些案例进行整理, 最后成为整个企业重要的知识经验库。第二, 建立激励机制。企业应该将档案管理人员的价值量化这样的激励方式, 对员工贡献的知识予以价值的确认, 然后激励员工为企业更好地服务。第三, 建立共享制度。员工应当将一些自己所了解的知识通过网络和论坛与员工进行分享, 促进知识更好地在企业内进行传播和交流。第四, 建立互信制度。信任是实现知识交流与共享的前提, 只有员工们相互信任, 才能更好地分享知识的成果, 将隐形知识变为为企业服务的显性知识。
摘要：本文主要通过对企业档案管理中存在的问题进行分析, 研究企业档案信息化建设的措施。
关键词：企业,档案管理,信息化建设
参考文献
[1]牛秀英.企业档案在企业发展中的地位和作用[J].城建档案.2009. (02) .
[2]李庆梅, 李爱玲.耿冬梅.企业档案工作的困难及对策[J].档案管理.1999 (01) .
企业档案信息化研究 篇10
一、企业档案信息化建设工作现状及问题分析
(一) 对企业档案信息化建设认识不足。改革开放以来, 我国大中型企业得到了长足发展, 民营企业迅速兴起, 且在国民经济建设中作出了巨大的贡献, 但是, 档案发展水平与经济发展状况存在着很大的差距, 尤其是档案信息化建设水平较为落后, 部分企业领导认为档案数字化只是将档案目录录入微机, 或者是将电子档案存储在微机里就实现档案信息化管理了;档案管理信息化也不能为企业直接创造经济效益等认识上的偏差, 造成缺乏资金投入, 缺少人员编制, 这不仅阻碍了企业档案信息化建设的进程, 还影响了企业的经济效益。
(二) 企业档案信息化建设水平落后。随着档案信息化建设速度的加快, 很多大中型国有、合资、上市企业等已经实现了档案信息网络化管理和资源共享, 但是还有许多集体、民营企业等档案管理水平低, 甚至还没有达到科学规范管理, 企业档案管理模式一般还停留在“一人一机一室”式, 形成了“档案沙滩”“信息孤岛”等片状的不利于企业档案信息化建设发展现象。粗放型、封闭型的企业档案信息化管理模式, 给企业档案信息资源共享带来了很大难度, 影响了档案作用的发挥。
(三) 企业档案信息化建设安全意识淡薄。计算机网络技术的应用与普及给企业档案信息化管理带来了前所未有的快捷与便利, 同时也存在着许多隐患和不足, 如:涉密问题, 企业档案信息安全问题等。由于企业档案是企业进行科研课题研究、生产经营、商业策划等活动的原始记录, 是企业发展的命脉, 它涵盖科研数据、产品专利、产品商标以及企业领导者的规划、决策等重要商业机密信息。如果档案管理人员安全意识淡薄, 计算管理档案信息系统安全设置和防护措施差, 就会使企业档案信息泄露丢失, 给企业带来无法估量的损失。
(四) 企业档案信息化建设管理人才匮乏。现代企业档案信息化建设不仅需要责任心强、懂档案管理的专业技术人才, 还需要熟练掌握现代信息技术的复合型人才。长期以来, 受传统档案管理模式的影响, 企业档案人员“等、靠、要”思想严重, 不思进取, 不加强自身业务修养;加之领导不够重视档案工作, 在人员配备上, 要么安排年龄偏高员工, 不懂现代管理技术;要么配备新参加工作人员, 没有档案管理经验, 不能适应档案工作的需要, 严重阻碍了档案信息化发展进程。
二、加强企业档案信息化建设工作对策及措施
(一) 不断更新观念, 实现企业档案管理模式的转变。企业领导者及档案管理人员要站在企业改革与发展的角度, 深刻认识企业档案信息化建设是企业实现信息化管理的基础和重要组成部分, 它能更好地为企业领导决策提供快速、便捷的有价值的档案信息服务, 如企业发展规划、生产流程、安全环保、市场经营状况等信息资料, 它能促进企业的健康发展。要有大局观念, 与时俱进, 要以国家档案局印发的《关于加强企业档案信息化建设的意见》为指导, 坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步、技术与管理并重的原则, 制定并实施与企业发展相统一的档案信息化建设规划、制度;充分利用现代信息技术手段, 建立完善科学适用的纸质档案与电子文件归档、整理、保管和开发利用档案管理系统, 提高档案为企业发展服务的效率, 以实现企业档案信息资源共享。
(二) 不断加大投入, 加强基础设施建设。提高企业档案信息化管理水平, 必须使用现代化的硬件和档案系统管理软件设备, 重视软硬件设备的配备, 加强基础设施建设, 是实现档案信息网络化传输、数字化管理、档案资源共享的保障, 是信息化的基础。开展企业档案信息化建设必须应用现代网络技术和信息技术, 对档案信息资源进行科学规范的归档、接收、鉴定、整理、保管、利用等管理工作。所以要加大投入, 配备与企业档案信息化建设相适应的软硬件设备。同时, 要加强企业内各部门之间的协调与合作, 使用统一的管理软件、信息化建设标准, 运用现代化的技术手段实现全文存储、语言识别、自动编目检索、数据转化、计算机辅助立卷归档及自动化标引等档案信息一体化管理。充分利用企业现有资源, 规范局域网建设, 为提高企业档案信息化管理水平提供充足有利的条件, 促进企业信息化管理进程。
(三) 加强领导, 确保企业档案信息化建设安全有效。档案行政管理部门要加强对企业档案信息化建设的统一领导, 实施有效的指导和监督;企业档案部门要结合本单位工作实际情况, 制定出严格、完善、符合企业需要的信息化管理制度, 建立科学有效的档案信息化建设安全防范机制;明确档案信息化建设内容和目标任务, 并严格按照相关要求有序工作, 对档案管理人员实行责任分工制度, 列入目标考核。按照国家关于企业档案信息化建设的规范标准, 统一著录项目、统一检索语言、规范制作数据, 确保对档案数据进行准确、全面检索。由于电子档案具有不安全、易篡改等特征, 档案人员可采取对电子文件及时归档, 纸质档案也要同时归档的做法, 将电子档案信息与纸质档案资料同时收集存储;技术人员要通过加密、设置防火墙、备份数据等手段, 避免档案的泄密和数据的丢失, 从技术与管理两方面, 确保档案实体与数据信息的安全, 确保网络传输及档案数据库的安全。
(四) 处理好传统档案与信息化建设的关系。档案信息化建设是现代信息技术发展的产物, 可以利用网络平台方便快捷地开发利用档案信息资源, 提高工作效率, 避免以手工操作为主的传统档案管理模式带来的工作量巨大、步骤繁琐的缺陷。传统的纸质档案是企业档案信息化建设的基础。现在, 我国大部分企业尤其是民营企业档案信息化建设水平还很低, 还不能完全实现档案信息网络化、自动化管理。现有的大部信息化的档案数据是通过微机录入、全文扫描、数据处理等由传统的纸质档案转化而来的, 只有少部分档案数据是由电子文件归档收集来的, 况且信息化的档案易篡改, 其档案信息与载体是可以分离的, 想要复制或者更改档案信息很容易;用于档案信息化管理的计算机网络容易遭受病毒侵袭, 系统管理软件容易被破坏, 所以说, 档案信息化建设离不开传统的纸质档案, 我们只有拥有丰富的传统的馆 (室) 藏档案资源, 才能更好地开展企业档案信息化建设, 建立庞大的档案数据库信息。
(五) 加强企业档案信息化建设人才培养。企业档案管理人员综合素质的高低会直接影响档案信息化建设的进程。要想提高企业档案信息化管理水平, 必须加强新时期档案管理人才的培养, 现代企业档案管理人员不仅要具备较高的知识层次、职业道德、执行政策能力, 还应熟练掌握计算机应用技术, 拥有使用档案系统管理软件进行档案信息加工、信息整理、信息获取等能力。档案管理人员要更新观念, 树立自学意识, 积极参与系统的档案信息化管理培训, 更新知识结构, 提高自身业务素养。企业要对档案管理人员进行优化管理, 在开发现有人力资源的基础上, 注重引进信息化管理人才;通过举办业务培训班、学用并举、自学等形式, 建设一批掌握现代信息技术、熟悉档案管理业务的复合型人才。
摘要：本文通过对企业档案信息化建设的现状及问题进行分析, 阐述了加强企业档案信息化建设采取的对策及措施, 从而说明了加强档案信息化建设可以提升企业现代管理水平和市场竞争能力。
关键词：企业档案,信息化,建设,现状,措施
参考文献
[1]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风, 2010 (24) .
[2]黄华、李艳梅.关于信息化背景下档案管理技术创新问题的探讨[J].黑龙江档案, 2012 (6) .
[3]曾志敏.浅谈档案的信息化管理[J]办公室业务, 2013 (19) .
对企业档案信息化管理的一些思考 篇11
【关键词】档案信息化；电子档案；传统档案管理；人才；效率
企业档案是企业经济建设、工作查考、学术研究的重要资源，档案信息化是企业信息化工作中的重要环节，也是企业管理推进的一个重要目标。加强对档案信息化建设的力度，档案的信息资源的作用得以充分发挥，是档案管理的目标。加强档案管理现代化，一定要结合客观实际，汲取传统档案管理的有益经验，从本单位实际出发，适应本企业生产的需要，更好地为企业生产服务。
一、档案信息化建设的主要内容
1.档案标准化建设。档案标准化是对档案形成过程中所产生的电子文件、归档和电子档案信息重复性的事物和概念为对象制定的各种标准。档案信息化的标准化主要包括管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范三个方面。企业内部要严格做到档案各项信息数据、各种模版、代码的统一。我们传统档案的管理是标准规范的，电子文件、电子档案的标准更要高于传统档案，因为所有的信息化的工作都依赖于数据库、计算机、网络等等，所有的工作流程都需要通过计算机来实现，所以，我们企业的档案部门有责任根据国家和行业的要求把标准化完善到整个企业。随着时间的推移，国家档案行政管理部门将逐步制定和完善一些法规性的国家和行业的标准规范，以保障电子文件档案信息的统一规范和资源共享，还有使用计算机应遵守的安全法规和标准，数字档案信息资源合法化规范标准，档案管理中的各个规章制度将做到尽善尽美。业务标准规范是对电子文件档案形成过程中电子文件档案的术语、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准及管理规范化。技术标准规范是指在档案工作过程中数据交换标准规范、电子文件档案的数据存储格式规范、数据加密的规范、水印技术规范以及系统软硬件设施技术标准等。其中一些技术标准是电子信息管理的共用标准。
2.档案数字化建设。档案信息化建设的核心是档案的数字化，利用计算机、软件、数据库等技术对传统档案数据进行处理，从而形成规范的电子文件信息。这些电子文件可能有多种格式，如文本文件、图形文件、图像文件、影音文件等等。档案的数字化一是对已有的历史档案集中进行数字化处理，组织人力进行文件的扫描、OCR识别、挂接等工作。其次是改变档案的收集归档工作方式，新产生的档案采取电子和纸质并举的方法，同时接受电子档案和纸质档案，档案人员检查通过后方可完成归档工作，这样就走出了年年接收档案，年年数字化的恶性循环。在对历史档案数字化处理过程中，对需要处理的档案。首先要制定有待数字化性处理的一些原则，从众多的档案中，剔除无关紧要、可有可无的信息，无需“有文必扫”，选择重点需要数字化的档案以及那些需要保护的档案、具有代表性的档案。其次一定要纸质档案与数字档案并重，以纸质档案为基础，以电子档案为信息化发展的有力武器。
二、档案信息化中的重要技术因素
档案信息化是信息技术与档案管理的合理结合，没有信息技术，档案信息化难以得到推进。同时档案信息化与传统档案的管理和手工模式也是分不开的。档案信息化是档案管理的一次革命，技术是档案管理革命的先锋，是档案信息化中最有力的武器，有着传统纸质档案的基础，有着传统纸质档案的保障，电子档案、数据库运用、资源共享才可以大刀阔斧的向更好的方向发展。电子文件与纸质文件共存，在各行各业，政府机关、企事业单位中的档案部门，依然是二元格局，功能的完全替代很难，必然经历一个漫长的渐进的过程，只要电子档案的安全性没有得到完全保障，人们就需要以纸质文件为基础来保障档案文件的安全。档案的信息化没有改变档案工作的社会目标，它给档案管理带来的是更加全方面的、更加快捷的工作，减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了劳动生产率。同时也为查考、利用档案的各行各业的人员提供了快速查询、快速利用的各种方法和环境。这种变化还随着信息技术与档案管理的有机结合逐步高速发展而变化。因此，在档案信息化发展建设的同时必须建立在传统纸质档案保障的基础上，对信息技术的发展保持高度的敏感性，及时追踪新技术的发展趋势，从中寻找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究将各种信息技术引入档案工作的可能性、必要性。使之更能适用于档案工作的目的。
应重视档案信息化的技术因素，但不能唯技术论。唯技术论表现之一是认为技术是万能的，可以实现所有的档案业务，各个环节都想利用计算机来实现，忽略了人的主观能动性，在信息化建设中人处于被动的局面。表现之二就是档案建设追求完美，一步到位，不根据自身情况出发而是追逐最先进的软硬件技术，加大了档案信息化的成本。档案信息化建设是一个漫长的过程，因此档案信息化要从实际出发，根据企业自身的实际现况，采用最适合的技术，在选用时要认识到先进的技术有时由于缺乏时间的考验和社会的认同，具有一定的风险性，而且还要考虑到技术的更新频率、更新周期。
三、加快档案信息化建设的两个关键
（1）充分发挥档案信息化中人的作用。档案人才队伍建设是档案信息化建设的关键因素之一。档案信息化要求档案人员不仅需要掌握档案专业知识，同时还需要掌握计算机网络、数据库、计算机软件等知识。信息技术的复杂性及快速更新性要求其人才必须具有扎实的技术基础和持续的再学习能力，再加上专业的档案管理知识和丰富的工作经验。档案信息技术人才的培养是一个漫长的过程，需要档案工作人员逐步将多种专业技术合理融合在档案工作中。人才队伍的建设可以从内部和外部方面着手进行，可以体现在以下方面：一是在实施档案信息化全员培训的同时，逐步引进档案人员相对年轻化，强化对档案人员的技能，提升整个档案队伍的信息化素养。其一是组织一些档案信息化知识的相关培训、业务交流活动，尽量使所有的档案业务人员都要参加，并将参加培训的情况列入考核、评审的范围，调动人员参与的积极性。其二就是规定相关岗位必须通过信息化专业知识的培训考核后方能上岗。其三可以通过高等院校培养高层次的档案管理人才或计算机专业人才，采用引进、联合培养等方式培养人才，这也需要企业领导和人力资源部门的大力支持。二是强化对档案人员的创新教育，充分发挥信息化建设中档案人员的积极性、创造性。信息化建设应将档案人员放在主体地位，需要每一位档案人员，结合自己实际工作的经验，出主意、想办法，从而使工作更简捷、更安全、更有效率。同时在知识结构方面、激励机制等方面注入新的活力，使广大档案人员增强时代责任感，增强服务意识，采用最适于自己的数字和网络技术并结合传统档案管理的方法，将档案信息资源共享和开放的服务平台发挥得尽善尽美，最大化满足各专业人员查询、借阅、利用等。这个漫长磨合的过程，不仅能逐步推动档案信息化建设，也能让档案人员学习和总结好的经验与方法。从而使档案信息化工作多元化发展，实现档案事业稳步发展。（2）与传统档案相结合提高档案信息化工作效率。要切合企业实际，结合企业整体工作流程，把档案信息化落在实处、见到实效。切忌照抄照转照搬、切忌死搬硬套。在档案工作的某个环节中计算机数据库未必比传统手工的的方式快。所以，档案的信息化、现代化，应从企业工作的实际出发，汲取传统管理中的合宜因素，从而提高工作效率。
四、对档案信息化管理发展方向的构思
以纸质档案为保障和基础，创新思路，接受新的事物，利用先进的信息技术手段，减少工作量，提高效率。目前档案管理工作有两个大方面：一是收集整编各门类的档案；运用新技术提高工作量，以满足档案数据的查询需要。二是将档案工作的重点逐步放在查询借阅，创造快捷网络环境、工作环境，用来提供利用各门类的纸质档案以及电子档案。档案人员应在这个基础上，利用好先进的硬件和配套设施，使用最适合自己的各种软件，将最有效的传统档案的管理方式与最先进的信息相结合发挥档案的最大价值。
参 考 文 献
[1]张照余.论档案信息化建设中的技术要素.浙江档案.2007（9）
企业档案信息化研究 篇12
清楚地认识到企业信息化和数字档案馆的定义, 才能方便下一步探讨两者之间的关系。信息化是以企业引入信息化观念为前提, 利用计算机技术、网络技术等一系列现代化技术, 通过对信息资源的深度开发和广泛利用, 全方位改造企业, 以降低成本和费用, 提高企业经济效益和企业竞争力的过程。企业信息化包括:市场营销信息化, 办公管理自动化、信息化, 事务处理自动化、信息化, 生产过程信息化, 产品设计信息化。因此企业信息化应该包含企业数字档案馆的建设。我国目前拥有16000多家大型企业, 仅有10%左右初步建设了信息化网络, 70%拥有一定的信息化手段, 并开始着手信息化建设。20%的企业拥有少量的计算机, 仅仅用于财务和数字处理方面。
信息化时代的到来, 使得信息化技术和观念深入社会各个领域。企业作为社会活动的一部分, 更是要积极融入信息化的潮流中。信息资源是继物资、能源之后, 最重要最关键的资源。档案信息是信息的一种, 是信息体系的重要组成部分。档案信息以其特有的原始凭证价值作为唯一的原生信息资源, 是其他信息资源无法替代的, 其价值在信息体系中尤其重要。因此, 在企业工作中, 随着计算机技术的广泛应用, 新型档案载体的出现———电子文件, 使得企业如何管理好电子文件, 保证其和纸质档案一样的真实凭证性, 成为一项紧迫的任务。根据国外企业的发展经验来看, 企业信息化程度发展到一定阶段, 必然急需建立一种适应新型档案载体的管理体制———数字档案馆。
二、信息化对企业数字档案馆建设的影响
1. 信息化为企业数字档案馆建设提供技术支持。
企业只有在实现信息化的基础上, 有一定的物质基础和技术条件支持, 才能为建立数字档案馆提供基础。
数字档案馆的系统包括以下几个部分: (1) 数字化信息系统。数字档案馆是传统档案馆在网络环境下发展起来的, 需要对馆藏档案信息进行系统科学的加工整理, 运用计算机技术进行数字化处理, 以数字形式贮存信息资源。 (2) 自动化管理系统。建立自动化管理系统, 由计算机代替手工完成各项业务工作, 改变业务流程, 提高工作效率, 实现档案数据管理的自动编目、自动标引、自动检索。并要注重数字档案馆的系统安全和信息安全。 (3) 网络化传输系统。网络化通信手段是数字档案馆的技术支撑, 也是数字档案馆实现高度开放和资源共享的基本条件。通过网络化支持, 数字档案馆才能真正突破地域界限, 方便资源共享, 远距离传输。
企业实现信息化过程中可以积累相当的经验, 同时依靠完整成熟的计算机网络技术和软件技术人员, 为企业数字档案馆的建设提供技术支持。企业数字档案馆的建立, 必须依托于丰富海量的数字化档案资源内存。数字化的技术使得企业部门日常工作管理直接产生大量的电子文件, 同时成熟的数字化技术也为纸质档案转化为数字资源录入数据库提供支持。计算机的广泛应用, 使得档案的收集、整理、鉴定、著录、检索和开发利用更加方便。文件一经形成, 企业档案部门通过档案管理软件即可进行有效的前端控制, 监督文件的办理情况, 办理完毕可以立即归档保管。通过计算机管理可以很好地处理文件间联系, 实现多向逻辑整理。计算机的应用的最大优势应该体现在档案的著录、检索、利用上。传统手工检索著录、检索利用费时长, 效率低。而计算机的应用极大地解放了劳动力, 响应速度快。网络化的实现使企业档案部门提供远程利用成为现实。传统纸质档案由于利用范围的限制, 使得档案利用工作一直处于被动地位。而网络化实现了档案资源的远程利用。对于那些集团企业最为适合。母公司的档案资源和文件可以及时地传送给子公司利用, 而子公司的档案也实现了远程归档, 子公司只需要将重要档案的纸质和电子“双套”归档。方便了集团内部档案资源的利用, 同时方便了档案的归档保存。
2. 信息化是实现企业数字档案馆建设的前提。
企业进行信息化建设, 必然产生大量电子文件, 对于这些电子文件的管理必然成为日后企业档案管理的重点。数字档案馆的建设必须依托丰富的数字化资源, 企业信息化的实现满足了这个条件。可以说数字档案馆建设是信息技术发展到一定程度时档案界不得不采取的一种应对措施, 没有信息化事业的发展数字档案馆建设就失去了它存在的前提。我们要特别重视档案信息资源建设, 信息资源是信息化之源。信息资源的开发是信息化的基础工作, 是信息化建设的核心内容, 也是数字档案馆建设的出发点和归宿。从目前现状来看, 企业档案部门作为服务部门, 最薄弱的环节就是对数字信息资源的开发。许多企业只重视纸质档案的归档、保管和利用, 对电子文件并未十分重视, 结果导致档案数字资源存在保存和安全隐患。
3. 企业数字档案馆是企业信息化发展的必然趋势。
随着知识时代的到来, 办公自动化、无纸化的实现, 电子文件的数量急剧增加。必然会对传统纸质档案管理体制产生冲击。新型电子文件的保管和开发需要新型的管理体制。企业信息化程度的不断提高, 企业需求档案信息资源的方式必然也发生变化。对档案信息资源的提供利用方式必然不受地域和时空限制, 要求提供服务方式更加迅速, 同时又要保证企业档案资源的信息安全。数字档案馆专门化, 集约管理模式解决了这些问题。企业数字档案馆的总体目标就是利用企业现有的局域网平台形成一个较大规模的企业内部的档案资源库, 各类信息资源库通过企业局域网上计算机的链接和应用软件的集成, 在企业内部组建成一个由多个档案资源库组成的数字档案馆, 使利用档案的企业员工可以在企业局域网上对信息资源进行查询, 而没有任何时间和空间的限制, 通过企业局域网向企业各部门提供及时准确服务。数字档案馆就是要实现馆藏档案数字化, 传输数据网络化, 信息资源共享化。通过对馆藏数字资源的加工, 为企业生产管理和决策提供最真实可靠的依据。
三、企业数字档案馆建设对信息化的影响
企业数字档案馆建设对信息化发展提出了高要求。企业实现信息化是基础, 在一定发展程度上建立数字档案馆。当前国内许多大型企业基本网络设施建设已经完成, 企业业务系统基本搭建在网络基础上, 网络化改变了大型企业在经济中的竞争环境。调查显示, 2007年大中型企业大部分已实现中级信息化, 部分大中型企业集团已进入高级信息化阶段。全国1.5万个国有大中型企业信息技术应用基本普及, 80%-90%的大中型企业建立了不同规模的计算机辅助管理系统MIS/OA系统, 几千家引进MRP, ERP软件, 约三分之一取得了较好效果。机械、电子、航空、造船等行业80%-90%的大中型企业主要产品采用了CAD设计, 主要生产过程采用CNC、PLC、DCS进行控制。这些企业大部分在档案部门实现了数字化, 运用档案管理软件实现档案资源的数字化管理, 提供企业内部网络传送和电话查询服务。因此, 只有企业发展到一定规模, 实现信息化, 拥有物质基础和技术条件支撑的基础上, 才有条件建设数字档案馆。
企业数字档案馆建设会推进企业信息化进程。企业建立数字档案馆是必然趋势, 因此信息化要为建立企业数字档案馆打好基础。数字档案馆是必须依据一定程度的信息化基础才能实现的。要分清数字档案馆和信息化, 企业才能不拘泥于资金的投入和一些表层工夫上, 走出信息化发展误区。数字档案馆建设会在一定程度上有利于提高企业在文档管理方面的效率, 促进整个企业办事效率的提高, 这可使信息化建设真正走到为本企业发展服务的目标上来。
不要盲目跟风, 要因企制宜。国内企业发展有个误区, 喜欢追随西方发达国家企业发展模式, 只要是西方流行什么, 就上马什么。就知识管理而言, 国外企业现在普遍适用知识管理, 对信息的合理有效控制利用成为重点关注。国内企业纷纷效仿, 盲目在企业内部设立企业CIO。实际上是不懂信息技术的董事长或者其他高层兼任这一职位。导致CIO并没有起到明显的作用。因此, 知识管理在国外发挥了很好的作用, 而在国内则多数流于形式, 浪费企业资源。经验告诉企业, 一定要因企制宜, 不管是企业数字档案馆建设, 还是知识管理。企业数字档案馆建设是企业档案事业发展的必然要求, 而企业档案部门与企业信息化建设部门的合作与协调, 利用好企业现有的信息化资源基础是搞好企业数字档案馆建设的基本方略。数字档案馆建设的发展必然在一定程度上更好地促进企业信息化建设的发展水平。
摘要：本文从企业信息化和企业数字档案馆建设关系角度出发, 阐述企业数字档案馆建设的基本概念。
关键词：信息化,企业档案,数字档案馆
参考文献
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