企业档案集中统一管理（共4篇）
企业档案集中统一管理 篇1
企业沉睡的“档案库”若要变成活的“思想库”,更好地为企业决策管理提供参考,就势必要对档案“集中统一”的管理原则进行灵活运用。近年来,企业根据实际情况从完全统一向“大集中、小分散”的尝试,正是对此原则的一种新的实践,具有十分重要的现实意义。
一、企业档案“集中统一”管理模式的历史意义
企业档案管理是企业的一项基础性工作,其主要职责是将企业在生产经营、科研管理等各项活动中所产生的真实资料进行收集、整理和保存,方便以后的利用和查询。良好的企业档案管理模式能够为企业发展提供决策依据,为企业生产经营服务,是企业现代化管理的重要体现,也是企业提升综合竞争力的重要手段。
按照《档案法》的相关要求,企业在现代化档案管理中,一直遵循“集中统一”的管理原则,将企业形成的各种门类、各种形式的档案材料由专门设立的综合档案工作机构统一进行整理归档,并集中进行保管和开发利用。实践证明,这种管理模式具有其发展必然性,主要体现在四个方面。首先,它保证了企业档案工作机构的长期稳定。企业根据自身情况设立了不同级别的档案工作机构,对本企业档案实行专人、专门管理。档案工作的相对独立化,能够有效规避企业在改革转型中将档案工作随意划转或忽视的风险,保证了企业档案工作的持续、稳定和健康发展。其次,它体现了企业档案工作的应有职能。实行档案“集中统一”管理,可以实现企业文件材料在收集、归档、整理、保管等工作流程中的标准化和规范化,为整体提升档案管理水平,深度开发利用奠定基础。第三,它保障了企业档案工作所需的人力、物力和财力。档案工作离不开基本的物质条件和人力条件。将档案进行集中统一管理,可以达到所需人力、物力和财力的统一申请和科学调配,满足档案工作的正常需要。最后,它促进了企业档案各项业务的开展。随着企业的不断发展,企业对档案工作提出了更多、更新的要求。比如如何进行深度开发,使档案资料的利用更加立体化、多样化,就需要企业进行科学编研。而编研成果的质量,在很大程度上却又直接受集中管理的程度所制约。
二、企业档案“集中统一”管理模式的现实运用
随着全面深化改革的不断推进,企业档案也呈现出了一些新的发展趋势。由此,《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中也对企业档案的管理要求进行了适度的调整:档案工作坚持统一领导、分级管理的原则。这种“大集中、小分散”的管理模式是企业自身条件的客观反映,是企业利用需要的真实体现,也是对企业档案“集中统一”管理模式的灵活运用。具体来说,大多数企业选择在档案工作机构的统一领导下,对综合管理类档案实行统一管理,对某些在专业性较强的业务活动中所产生的专项档案实行分散管理。但是,“大集中、小分散”的企业档案管理在实践中也存在自身的局限:
(一)权责不明,缺乏制度保障。
档案管理是以利用为最终目的。对于专项档案来说,其产生和利用都是由专业部门操作。为了减少查询和利用的烦琐流程,有些企业根据实际情况,将专项档案直接存放在本专业部门的资料室,该部门也因此被默认为是这些档案的保管机构。而企业在制定档案管理制度时,为了突出“集中统一”的原则,往往对集中管理的内容有明确界定,但对于实际工作中分散管理的专项档案的标准却较少涉及,如专业部门的档案管理权限,专项档案在档案工作机构的备案管理、档案工作机构对专业部门的监管职责等,使得分散管理的专项档案没有制度保障,档案被看作是资料进行保存,专项档案管理互相推诿的现象也就不足为怪。
(二)检索系统和检查标准不统一。
企业的专项档案主要涉及工程建设、人力资源、合同等内容。对于规模较大的企业,档案的数字化管理常常“各自为政”,专业部门拥有自己的一套网络管理系统,负责对本专业资料的数字化进行保存和运用;档案管理系统则主要负责对综合管理类档案进行数字化保存和运用。由于两者业务联系较少,所以企业在开发时,忽视了系统之间的电子信息资源共享,使得专项档案和综合档案需要从不同系统进行查询,增加了查询成本。而专业部门侧重从专业性角度对本专业的专项档案进行指导,档案部门又从档案的规范性加以干预,使得档案管理“令出多门”,让专项档案的管理人员无所适从。
(三)硬件设施无法达到要求。
企业在文件资料库房规划时,除了档案工作机构所管辖的综合类库房按照档案库房建设外,其他由专业部门管理的专项档案的存放地点却是按照一般资料室的标准进行设计和修建的。标准的差异,也让这些专项档案存放库房大部分不符合“八防”要求,档案就可能因虫蛀、潮湿等不同因素的影响而减少寿命,无法作为长远和重要参考价值的历史资料。
(四)信息保密安全难以保证。
相比过去的集中统一管理,“大集中,小分散”的管理模式可能因档案的分散保管,其信息安全得不到保证。无论是实体专项档案,还是数字化专项档案,在进行管理时,都没有以档案管理的标准实现专人专管,致使本部门员工可以随意对专项档案的内容进行查阅、复制,甚至相互传阅,档案信息的扩散范围难以得到监控,可能出现重要信息外泄的隐患。
(五)重复归档,信息资源无法优化。
出于对各个全宗档案系统完整性的强调,一些企业在实际工作中可能不顾整体档案的宏观管理状况,将档案进行重复归档,浪费了管理资源,增加了管理成本。如声像类档案的直接形成机构一般为企业的党群机构,它拥有完整、全面的企业声像类档案。当声像类档案进行移交时,出于“自己使用自己方便,移交只为形式需要”的心理,党群机构只是象征性的移交部分档案应付了事。这就造成声像类档案同时在档案工作机构和党群机构双保存的现象,长此以往将会大大占据档案的管理空间。
三、对策与思考
把档案从全部集中到一个地方保管,到“大集中,小分散”的逐渐转变,是企业对档案“集中管理”的具体实践。在这一过渡转型时期,企业原有的管理机制、技术手段都需要进行相应的调整,才能避免管理的失控。
(一)建立科学化的管理机制。
以企业实际情况为基础,建立行之有效的档案管理机制,是加强企业统筹协调和业务指导的必然保证。尤其是在涉及业务门类较多的企业,档案工作部门更要提早介入,制定档案收集的范围和流程,明确业务部门的兼职档案员收集联动网络,将档案的事后补救变为事前预防。在重大活动或重大项目开展后随时进行跟踪,并对过程中涉及的档案规范整理问题提供监督和制导,保证结束后档案整理基本完成。
(二)纳入考评体系,实行监督权力。
将档案管理纳入部门工作范围和工作职责进行考评,并签订层级式档案工作责任书,有利于档案工作的全面开展和档案要求的深入贯彻。档案工作部门作为企业档案管理的主管部门,要行使对业务部门档案宏观管理的权力,以物质激励和精神激励双结合的方式更好地履行其监督、指导和领导的权力,促进企业档案工作的开展。
(三)建立互联的检索目录。
实现档案管理系统和专项档案管理系统间的目录信息互显,并对存放的具体地方等细节内容进行标注,既方便了该专业部门的使用,提高了工作效率,又实现了档案工作部门对分散管理的专项档案的宏观监管,更节省了档案库房空间。
(四)加强内部控制管理。
对划定为专项档案的资料室,应提高库房硬件水平,保证“八防”管理标准,使专项档案能够与综合类档案以同等标准进行保管。对分散管理的档案,要依据企业档案管理的统一标准进行收集、整理、保管和利用,保证档案标准的一致性、归档的规范性、利用的科学性和信息的安全。
(五)提升档案管理人员队伍素质。
加强对专项档案队伍综合素质的培养,定期组织培训。培训内容要突出针对性,将档案管理理论与专项业务的实际相结合,使档案培训能够真正学以致用。培训形式要体现灵活性,开展自学与辅导相结合,讲座与网络指导相结合,切实提高档案管理队伍水平。
参考文献
[1]宫晓东.企业档案管理学[M].高等教育出版社,1999.
[2]薛爱玲.企业档案的“分散”管理与集中利用[J].兰台世界,2014(8):115-116.
[3]张建莉.高校档案分散管理与集中管理模式分析[J].云南档案,2007(1):34-35.
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[5]姜淑文.企业档案集中管理的作用[J].继续教育研究,2002(1):111-112.
探析医院档案的集中统一管理策略 篇2
一、实现医院档案集中统一管理的重要性
(一)实施与落实国家相关法律法规。依法行事,将各种政策与规定付诸实施并且落实到位,强化档案管理的力度,是我国相关法律法规赋予各个机关单位的重要职责。属于医疗性单位的医院,档案所涉及的内容多、范围广,实现档案管理的集中统一,可以使管理内容单一、管理分散等问题得到解决,对于档案管理事业的发展非常有利,同时也是实施落实国家法律法规的重要表现。
(二)实现档案管理的规范化。任何单位在发展运营过程中都会产生文件材料、图纸、图表以及照片等多种形式的档案信息资料,将这些信息资料进行分类整理、归档,然后实施统一管理作用重大。不仅改善了单一的档案载体状况,而且还集中基建、科研、财会等信息资料进行规范化管理,收藏内容极为丰富。
(三)国家财产的管理保护。档案管理相关资料和保存形式呈现多样化,管理分散,档案利用的有效性产生严重影响。因为档案管理的资料不集中、管理形式比较分散,保存的方式各式各样,档案毁坏丢失现象严重。需要保管的信息资料都是具有重要价值的社会财富。实现集中统一管理医院档案,妥善保管和利用相关资料,是对国家财富的管理保护。
二、医院档案管理工作中的不足之处
(一)思想观念落后,对于档案管理工作不够重视。一些医疗机构的领导对于档案管理的重要性认识不够,认为档案管理可有可无,随便任用其他部门的工作人员才从事档案管理工作;投入到档案管理的资金和精力较少。医院领导的这种落后的思想观念和消极的工作态度,对医院档案管理工作人员带来较大的负面影响,进而影响到档案管理工作的顺利开展,成为医院全面管理工作发展的障碍。
(二)缺乏完善的档案管理制度。管理制度不完善,管理机制不健全等现象在多数医院档案管理工作中普遍存在,以至于档案管理工作出现管理不严,监督无力、无约束无考核等现象,医院档案按管理处于混乱状态。档案管理工作中实际存在的问题得不到领导重视,相关工作得不到改善。
(三)归档难度大,档案得不到合理利用。档案归档制度执行不到位,造成资料信息散失或者不够重视,应当及时归档的资料得不到及时收集和整理,造成信息资料的归档不全;在档案利用时,工作人员不能主动、及时提供服务,使档案不能广泛利用,对档案很少做总结和研究,档案的利用率不高;管理形方式单一,多是文书档案管理,对档案的及时更新和查阅造成不便;档案门类不断增多,不同形式的档案其管理方法也不尽相同。
三、促进医院档案集中统一管理发展的有效策略
(一)增强思想观念,提高重视档案管理的意识。单位领导应更新思想观念,增强档案管理工作的重视程度,加大档案管理方面的资金和精力的投入力度。做好档案管理重要性的宣传工作,带动相关工作人员的工作热情和积极性。档案管理人员应当明确自己的责任,不断学习业务知识,提高工作能力,为做好档案管理工作提供有力保障。
(二)完善管理制度,建立先进的管理体系。不断完善医院档案管理制度,建立先进的管理体系,医院档案管理工作人员应当认真执行档案管理制度,建立科学有效的档案管理体系,使档案信息职能部门的主体作用得以充分发挥;强化各科室之间的合作与交流,各负其责,各尽其能,认真做好信息资料的搜集、整理、汇总、移交工作;认真做好档案的分类工作,并且对档案归类的方案、范围以及保管期限等作出明确规定,对各个科室提出具有针对性的工作要求。
(三)强化技术培训和业务指导。档案管理的职能部门应当致力于档案管理人员业务工作的监督与指导,严格按照既定的档案分类范围、分类方法以及管理期限等规章制度,对文件资料的整理、立卷等做调查,结合医院管理的实际进行相应的调整和修改,确保资料信息的完整与规范,切实做到档案管理的集中统一。
四、结束语
种种迹象表明,医院档案管理工作直接反映医院的医疗质量和管理水平,搞好档案管理工作的重要意义显而易见。医疗改革的新形势下,实现档案管理的集中统一,对档案进行妥善保管,提高档案的利用效率,充分发挥档案资料的积极作用,为医疗卫生事业的健康发展作出应有贡献。
摘要：随着社会的进步与科技的更新,新医改背景下的医院档案管理也要不断地改进与完善。档案作为记录医院各种活动及管理的凭证与依据,严重影响着医院自身发展,所以结合医院自身档案管理的实际情况,不断改进管理手段和方法,构建完善的档案管理体系,为新医改形势下的现代化医院建设提供保障。本文通过对医院档案管理现状进行分析,最终提出可行性策略,旨在为相关工作的研究与发展提供参考。
关键词：医院档案,集中统一管理,策略
参考文献
[1]钟国芳,翟琳怡.建立对医院档案集中统一管理机制的框架设想[J].中国卫生标准管理,2015(33):2-4.
[2]魏双跃.档案集中统一管理是实现医院档案管理现代化的前提条件[J].黑龙江史志,2013(19):141.
企业档案集中统一管理 篇3
一、现代企业管理模式实行资金集中统一管理的必要性
通常地, 企业传统资金管理结算模式仅指一个单位或部门为满足日常的生产经营需要所进行的往来款项的收付划转、票据的承兑贴现等一些简单的、最基本的交易方式, 从某种意义上讲, 它也是一种狭义的、原始的资金管理结算方式。
近些年来, 随着我国对国有大中型企业, 尤其是大企业集团进行大规模的兼并重组, 实行强强联合的力度不断加大, 原有的企业资金管理模式已不再适应当今企业集团的生产发展和经营需要。为此, 在现代企业管理模式中, 实行企业集团资金集中管理已势在必行, 并为大多数企业集团所应用。
二、企业集团资金实行集中统一管理和收支两条线制度的重要作用
企业集团对资金预算管理和收支两条线制度的实施, 为企业集团的未来可持续发展提供了坚实的物质和资金保障, 大大增强了企业集团在市场竞争中的抗风险能力, 越来越显示出强大的“生命力”。这已被大多数企业集团的成功实践所证实, 具体表现在两个方面。
(一) 从企业集团的内部管理层面看
1. 提高了资金的使用效率, 优化了资金资本结构
企业集团通过对各成员单位资金集中和收支两条线的管理, 盘活了企业的存量资产, 大大改善了企业集团的现金流状况, 减少了企业流动资金的占用。同时, 通过对这些闲余资金进行中短期的投、融资及票据理财等活动, 提高了资金的使用效率, 优化了资金资本结构, 增强了企业集团的整体经济实力。
2. 节约了资金成本, 降低了企业集团的财务风险
通过对企业资金的集中管理, 合理地配置筹集资金, 节约了企业的资金成本, 提高了资金效益和盈利水平, 降低了企业集团的财务风险, 增强了企业的整体活力, 为企业下一步生产经营和投资决策提供可靠的参考依据, 从而实现企业价值的最大化。
(二) 从企业集团的外部市场环境看
众所周知, 资金是企业的“生命线”, 是企业赖以生存的“源动力”, 也是企业驾驭市场风险能力的“风向标”。企业集团通过对货币资金的集中管理和调控, 根据外部市场环境的变化情况, 适时调整企业集团的资金结构和资金需求, 制定出顺应市场变化的各项政策与措施, 大大增强了企业集团适应外部市场环境变化的信心和动力, 提高了企业集团驾驭外部市场风险的能力, 为企业集团长期稳定、健康发展奠定了坚实的物质基础。
三、现代企业集团实行资金集中统一管理存在的问题
(一) 资金的整体利用效率不高, 对各成员单位缺乏必要的约束监管机制
企业集团实行资金集中管理后, 部分单位出于本部门的小集团利益考虑, 仍以各种名义在企业集团之外另设银行账户, 甚至存在私设小金库, 公款私存, 以此来逃避职能部门的监管, 直接对集团企业整个现金流造成极大的负面影响。另外, 企业集团虽然在资金有效利用方面制定了一系列的管理制度和操作办法, 但对整个资金流程的监控和管理还只停留在日常的结算业务上, 缺少对资金收支进行日常的必要的监管, 没有把有限的资金真正用活用好。
(二) 预算资金在预算项目和预算支出的管理上不够细化, 对预算支出的执行缺少实质性的监督管理
企业集团下, 资金预算在编制、审批和执行方面还不尽合理, 有些预算项目不能真实反映各成员单位的预算支出。就煤炭企业集团而言, 针对一些重点资金预算项目, 如工程项目、工资项目、材料项目、修理费项目、塌地项目等这些预算项目往往受项目时间长、金额大等因素的影响, 造成对预算项目支出缺乏实质性的监督和管理, 从而导致不必要的资金沉淀和浪费, 给资金预算管理带来极大的挑战。
(三) 企业集团对负责资金管理的部门职能定位不高, 没有真正发挥其资金管理和预算监督的作用
目前, 国有企业集团对资金集中管理后, 由于企业的管理体制、公司法人治理结构等机制还不够完善。一般最初设置的职能部门是XX企业集团资金管理结算中心, 负责整个企业集团的资金管理和结算业务。在各成员单位派驻的业务部, 隶属于资金管理中心 (以下简称“中心”) , 具体负责各成员单位预算资金统收统支的资金管理模式。从全局看, 整个预算资金的日常管理重心还大都局限于单纯的、传统的资金结算上, 中心下属的各业务部更是纯粹的单位财务“大出纳”, 对资金预算项目支出的真实性、合理性, 不能从源头上起到监督的作用。
四、对问题的几点思考及解决对策
(一) 改变制约资金管理的瓶颈, 模拟外部市场运作, 大力开展资金管理创新
首先, 要做到以制度约束人, 时刻加强对成员单位外部资金的监管力度, 彻底取消个别成员单位擅自开设的外部银行账户, 坚决遏制公款私存等违法违规行为的发生。其次, 在企业集团实行全面预算管理的管理模式下, 大力引进专业银行先进的经营理念和金融管理方法, 模拟专业银行的资金运作方式, 进行票据理财等各种融资方式, 实现资金使用效率的最大化, 提高企业集团的整体经济效益。再次, 当今市场经济条件下, 成立财务公司也是企业集团在资金管理方面不断发展创新的必然要求。
(二) 加强全面预算管理, 切实做好财务预算管理, 把好资金预算的编制、审批和执行等一系列工作的“入口关”
预算管理过程从根本上讲就是各部门之间、部门与集团之间错综复杂的利益博弈过程。企业集团要树立“公司管理以财务管理为中心, 财务管理以资金管理为中心”的管理理念。在企业集团架构下, 以全面预算管理为基础, 加大对企业集团下属单位的财务预算管理力度, 采取行之有效的管理和控制措施。特别是资金预算管理, 要从源头抓起, 从细微处做起, 结合企业财务预算管理制度, 从资金预算的编制、审批到资金预算的执行等一系列过程, 应建立一整套科学合理的预算管理体制, 切实实行全方位的闭合管理, 以制度的规范化来确保资金管理的精细化。作为企业集团重要职能部门, 资金管理结算中心要从只注重结算而忽视管理的工作中解脱出来, 加强对预算资金支出的事前控制, 不仅对预算执行情况进行监督, 还要对预算单位的预算项目、预算金额以及预算编制的合理性进行严格的跟踪审查。
(三) 提升“中心”定位, 逐步转变“中心”职能
提升企业集团所属资金管理结算中心的职能定位, 在集团大的工程项目和预算支出等方面, 应赋予其更大的参与权和决策权, 真正成为企业集团下重要的决策和参谋机构。企业集团下的“中心”重新定位后, 为企业集团大力进行资金管理创新, 提供了较好的制度和机制上的保证, 从而促进资金风险管理和项目预算支出的良性循环, 也为提高整个企业集团未来的市场竞争能力、持续的健康发展能力等奠定了基石。
(四) 建立健全严格的内部控制制度和资金监督管理制度
现代企业集团的管理核心之一就是制度的建设。“中心”是负责企业集团财务资金的“总管家”, 在“中心”机构内部, 按照《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制规范——基本规范》和《内部会计控制规范——货币资金》以及《金融行业结算管理办法》等法律法规的要求, 建立健全严格的内部控制制度和资金监督管理制度, 明确责任, 使责、权、利有机结合。同时, 还要加大内部控制制度的执行力度, 确保制度落到实处, 以保证整个资金管理工作的安全、高效、稳定、协调运行。
(五) 加强对“中心”工作人员的教育培训力度, 不断提高自身业务水平和思想道德素质
俗话说:“工欲善其事, 必先利其器”。一流的企业管理, 需要一流的人才队伍。要加强对“中心”工作人员的专业培训教育力度, 尽快打造一批既懂财务会计又懂当代金融的高素质、复合型专业技术人才, 让每位员工每时每刻都意识到:只有不断地学习, 掌握新领域内的业务知识, 才能保证资金管理工作的良好开展, 才有企业的长足发展。同时, 加强和提高“中心”人员的思想道德防线, 不为任何金钱利益上的引诱所迷惑, 时刻增强拒腐防变的能力, 使之成为业务精干、道德高尚、政治过硬的现代企业管理人员。
(六) 正确处理好各部门之间的关系
正确处理好企业集团与部门之间、部门与部门之间的关系, 也是企业集团资金管理工作中的重要一环。企业各部门之间的关系, 归根到底就是各部门之间权利和利益的关系, 这就要求“中心”工作人员在资金管理上要牢固树立服务意识、大局意识和责任意识, 并时刻绷紧资金管理和使用的安全、合理、高效这根弦, 正确处理好个人与集体、局部与整体的利益关系, 真正成为企业集团财务资金的“总管家”, 营造出一个制度保障有力、资金使用高效、预算监督到位、职工奋发向上、单位和谐稳定的良好资金生态环境。
企业档案集中统一管理 篇4
一、高校财务管理模式变革
90年代以前的计划经济时期高校的经费来源主要是财政拨款,经费的使用也完全按照政府指定的用途办理,与此相适应是高度集中的财务管理模式。90年代中后期,开始实行集中与分级管理相结合的模式。一般的学校都经历了高度集中财务管理模式、“一级核算、一级管理”财务管理模式以及目前的统一领导,“一级核算、二级管理”和“二级核算、二级管理”相结合的的财务管理模式。对院、系、所、中心、图书馆、机关等职能部门实行“一级核算、二级管理”,对科研、后勤、产业、继续教育学院、独立学院等实行“二级核算、二级管理”。无论哪种方式在当时的规模和历史条件下曾经发挥过重要作用。随着学校的发展,目前的管理模式不利于调配、整合资源和对资金的有效管理,具有一定的局限性。例如:二级核算单位多在银行开立账户,借他户核算,创收资金逃避学校财务监督而自收自支,截留应缴学校创收收入,使学校整体利益受到损害,学校分配资金使用不当,行政干预财务资金使用等等,影响学校的资金周转和调控能力。有些“一级核算、二级管理”的职能部门,挤占、挪用预算资金、改变资金用途、违规发放补贴等现象也时有发生。
二、财务集中统一管理模式的思路
构建一个组织严密、管理科学、运行畅通、工作高效的管理体制是财务管理成功的保障。在实践中“集中与分级”是一条很好的管理模式,但要解决好如何集中、如何分级的问题。过度集中有可能统得过死,管得过细,包得过多,下属单位缺少必要的自主权和自我完善、自我发展的能力。由于财权集中,难以调动各单位的群体积极性,造成许多管理权限不清、职责不分的问题。过度放开又会使经费在使用上存在着效益低下,用钱的不算账、算账的不用钱,领导者对一年工作计划完成多少、用了多少资金、还剩余多少资金,心中无数。因而导致资金使用超支,有的设备重复配置,实验室重复建立等现象。
财务集中的总体原则是:财务操作性职能与决策性职能分离;财务核算职能与财务管理职能分离;财务核算行为与被核算主体在空间上的分离。在分离的基础上,实现了财务核算的集中和财务权限的上收与有效控制。
结合高校的特点,在目前的经济形式下,首先要实现财力的集中,即学校的全部资金统一、统一调配、统一预算、统一使用。其次是财权的适度集中。适度收回二级单位、职能部门的资金使用权限,严格预算规程,对各部门基础预算实行分级包干使用,建立大额资金申报、使用制度。大额资金由学校统一掌握。
将校内各二级单位、经济实体等会计核算工作集中起来,归口于会计结算中心,将会计人员从各单位划分出来,归学校财务处统一管理,统一调配,从而使会计人员摆脱相关单位的依附关系,根据业务特点分别履行学校、企业、科研等会计核算职能。
概括地说应采用的模式是资金集中管理,人员统一调配,支出纳入预算,审批适度放权。
资金集中管理是指将全校二级单位的帐户资金集中到校财务统一管理;人员统一调配是指将二级单位财务人员纳入学校财务,由校财务统一配置各核算单位的人员数量及岗位;支出纳入预算是指全校各类收入和事业性支出全部纳入统一预算管理;审批适度放权含义有两方面,一是纳入学校预算后的资金交给二级单位审批;二是创收单位,如后勤集团、宾馆等,为鼓励其积极性,对于创收资金的审批、使用仍由其单位负责人负责,学校原则上不予干预。
这种管理模式能避免以往“一统就死、一放就乱”的现象发生,是统一办理会计事务但又独立于结算对象的会计结算方式,它能够站在财务的立场上,客观公正地记录、报告、评价结算单位的财务状况,并实施监督。
财务部门在功能上区分为财务管理和会计核算两大职能。财务管理的任务主要是依法组织收入,筹措资金,编制预算;建立健全内部财务管理制度,加强对单位的财务活动进行控制和监督;财务网络系统的建设与维护,会计科目的设立、建账、部门指标的管理;教职工工资、学生助学金的管理与发放;教职工公积金管理,学生收费、票据的购买使用与核销,各种报表、决算等。
会计核算主要任务是按照财经法规、规章制度,认真审核每一项财务活动,严格按照核算要求,及时登记入账,作好会计监督工作,保证会计原始资料的真实、完整和会计凭证的准确、有效,确保会计核算规范,保证会计信息质量,维护会计工作秩序,保证各单位的会计资料和信息真实、有效。严格执行“内控制度”,保证印章、票据的安全,库存现金、银行存款准确无误。坚持原则,严格执行财务制度。
推行财务集中管理,一是通过财务管理流程的再造和财务管理权限控制的加强,促进内部控制的健全,完善学校财经治理结构;二是通过统一管理制度和办法,约束、控制各个操作环节,从而有助于统一财务核算标准与流程,提高核算质量与效率;三是通过决策职能和操作职能的分离和财务权限的集中,实现财务核算的专业化处理,从而有助于实现规模效益,降低财务管理成本。
三、财务集中统一管理具体步骤
学校的财务管理改革应分三个步骤:一是实现财务集中,通过上收部分财务权限,强化内部财务控制,促进学校管理机制的完善。二是财务流程改造,改变现有的资金审批使用程序的弊端,优化管理结构和程序。三是结合预算管理,细化核算单元,分析每个部门的业务特点,细化经费预算及使用方案。
(一)机构设置
1.设置总会计师,统管学校经济情况。新近出台的国家教育发展纲要以及中共教育部党组在贯彻落实《建立健全教育、制度、监督并重的惩治和预防腐败体系实施纲要》中提出积极推行直属高校总会计师制度,实际上就是应对高校经济活动变化的新形势做出的必要选择。教育部财务司陈伟光副司长在讲话中也指出“高校应设置总会计师”并阐述了总会计师的职能以及总会计师与主管财务校长、副校长的区别,指出哪个学校真正建立起能够控制所有经济、财务活动和调配学校资源的体制,这个学校才能实现高水平的财务管理。
考虑学校的具体情况,应设置总会计师,掌握学校所有经济、财务活动并合理调配学校资源,对学校的所有资产安全、保值或增值全面负责,对经济活动的重大事项提出权威性的决策建议。
2.将科研、后勤、产业等财务人员统一划归校级财处管理,统一财务管理制度。可合并办公的合并在一起,不能合并的委派会计核算。会计人员与结算单位脱离,由计财处领导,对计财处负责。因此,将学校现有财务机构按业务特点归类,成立5类科室,分别为综合管理科、收费管理科、企业结算科、事业结算科、资金管理科等。不同业务性质的科室执行不同的会计核算科目及方式。
(二)加强业务管理
1.分期撤销、合并原下属单位独立开设的银行帐号,统一由计财处规划银行开户、结算工作。统一财务报表。
2.分业务特点设置会计岗位,分别在院、系、职能部门及二级单位设置专管会计,统一管理所有会计核算业务(包括业务经费、人员经费等)。
3.加快会计信息的电算化工作,促进会计工作规范化。
会计信息系统应以校级财务即财务处为中心,覆盖学校各级财务部门,建立全校性的会计信息网络。使财务网络在学校管理中发挥应有的作用,并使之成为实现“统一领导,分级管理”的技术保证。通过财务网络的建设,使各位校领导、业务单位领导能够很方便查询本部门或单位的预算、资金使用、结余情况。
规范信息系统管理制度,保证会计信息系统有序、有效运行。应建立明确的岗位责任制、系统操作规程、会计信息的安全防范措施以及会计档案的安全保管措施等。