企业档案数字化管理（共12篇）
企业档案数字化管理 篇1
0 引言
随着社会信息化进程的加快, 信息资源己经成为人类社会活动和经济活动的战略资源, 信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一, 与此同时, 信息技术的发展与广泛应用给企业档案工作带来了新的研究课题, 这就是档案数字化建设。
档案作为一种原生的信息资源其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战, 档案工作者应积极应对要不断更新知识逐步掌握信息技术, 为档案工作服务, 为企业的安全生产、经营效益和精神文明建设服务。早在2000 年12 月, 国家档案局、中央档案馆就把“加快档案信息化建设”“ 加快现有档案的数字化进程”列为发展目标。传统档案室的数字化建设之路并非一蹴而就, 而是一个循序渐进的过程, 对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的, 只有在有了清楚认识的基础, 才能规划和解决好档案室的数字化之路。近几年, 在对现存上万种档案、图书进行整理、鉴定、归档的数字化建设方面进行了积极的探索, 取得初步成效, 在工作实践中感觉到档案数字化也给档案工作带来了极大的方便。
1 企业档案数字化建设的重要性
1.1 可改善档案管理工作
只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放,
从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为企业提供高效、优质的服务。
1.2 形势发展的需求
21 世纪是信息化的时代, 把档案数字化建设摆在了十分突出的位置, 无疑是十分及时和正确的。其一档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数万卷档案资料、技术图书等, 是企业最丰富、最有实用价值的信息资源库。这样一大批档案信息资源只有实现了信息资源的共享, 很好地为各级领导和广大技术员工所利用, 才能充分发挥其效用。其二档案载体的更新换代迫切要求档案室数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质, 发展了几千年, 记录下了中华文明和世界文明史。近年来, 档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现给档案室提出了一个待解决的课题, 那是电子档案的收集、保管、保护和利用手段, 而解决这个问题的途径只有一个, 那就是实现档案室的数字化。
2 电子档案的整理
目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。
2.1 文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成。组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2.2 科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理, 然后再按项目归档。
(1) 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
(2) 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2.3 会计电子文件整理
(1) 工资单。工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
(2) 账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。
3 企业档案数字化建设优势
3.1 企业档案的载体转变
企业档案载体的转变在企业实现计算机全程管理后适时实现了信息数据的远近传交换和处理。
在企业各项管理活动中, 电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件, 通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如企业要保证安全生产对设备进行更新改造和技术创新, 就需产生许多图纸, 而其中又要承袭老产品的大部分成果, 因此电子图纸显示了其比纸质图纸旺盛的生命力, 保存电子图纸比保存地图方便省事并且有意义。
3.2 企业档案的分类变化
旧有的企业关于科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、基建档案、人事档案等传统分类方案将被打破, 取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置一份完整的档案信息分散在几个管理系统中, 计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同, 但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况, 分类也将更详细、更科学、更规范。
3.3 企业档案工作者的知识更新
企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台。要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性, 掌握电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具, 更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库”。
4 结语
为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变, 掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求, 重要的是微机管理人员在企业信息集成系统中, 一切以企业生产建设为中心, 找准档案工作为企业服务的切入点, 使档案管理人员做到把正确的信息, 在正确时间, 以正确的方式, 传递给正确的对象。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务, 不可能一步到位。工作中力求分步实施, 突出重点, 讲求实效, 持续发展。
摘要：阐述了档案数字化建设使企业档案发生巨大变化, 说明企业档案数字化建设的重要性。
关键词：信息资源,档案数字化,电子档案,管理
参考文献
[1]GB/T188942002电子文件归档与管理规范
企业档案数字化管理 篇2
一、高校声像档案数字化的概念和意义
本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌;另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。
二、高校声像档案数字化管理问题分析
(一)复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂;声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等;声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。(二)声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。(三)兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备(包括网络设备)的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。(四)数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]
三、高校声像档案数字化管理策略
(一)存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5](二)技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6](三)鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的`要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。(四)保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。(五)检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。(六)开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题;将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]
作者:梁骁 单位:贺州学院
[参考文献]
[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).
[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).
[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,,(01).
[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,,(03).
[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).
[6]张艳欣.社会记忆视角下的声像档案保护研究[J].北京档案,2013,(12).
石油企业档案数字化建设 篇3
关键词：石油企业；档案数字化；意义；对策
中图分类号： F27 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）11-27-2
0 引言
随着信息技术的不断发展，数字化已经成为各行各业未来发展的总体趋势，并且已经渗透到了社会生活的方方面面。档案数字化建设是指利用计算机作为网络平台，将纸质、声像等传统的档案文献转化为数字的形式，使档案信息变得网络化和智能化，便于档案资源的存储、查找和利用。档案数字化建设适应了当前社会发展的大趋势，为石油企业的发展提供了详细的参考资料。石油企业加强档案数字化建设有利于保护档案原件，节省保管空间；有利于提高石油企业档案管理工作的科学化水平；有利于实现绿色企业形象的建设理念；有利于解决档案管理成本，最终实现石油企业经济效益的提升。
1 石油企业加强档案数字化建设的意义
1.1 石油企业档案数字化有利于提高档案的利用效率
石油企业档案管理进行数字化建设以后有效地改善了档案的利用方式，扩大了档案的利用率。在当前信息技术突飞猛进的情况下，进行档案管理数字化建设有效地降低了石油企业档案管理成本，节省了大量的劳动力。石油企业档案管理实行数字化以后，使用者可以在任意时间内进行档案资料的查询和利用，不再受时间和空间的限制。数字档案可以不分时间段进行网上查询，提高了档案利用的时间效率；数字化档案可以通过网络进行异地传输，方便了更多的人群异地利用档案，而不再受空间的限制。另外，档案管理实行数字化以后，很多人可以同时进行档案资料查询，不会发生因为多人共同使用档案而产生的矛盾，提高了档案资源的利用效率。
1.2 石油企业档案数字化有利于保护档案原件，节省保管空间
石油企业档案数字化建设有效地保护了档案原件，节省了保管空间。任何企业的档案都会存在反复使用和查阅的状况，因此也就存在档案原件遗失或受损的状况，加剧了石油企业与利用者之间的矛盾。由于数字化的进行，减少了使用者翻阅档案原件的次数，所以，档案的原件就会保存较好，利用者只需要通过权限控制在网上直接打印所需要的档案资料就行，不需要向档案管理人员借阅档案再进行打印，既节省了借阅的时间，也减少了流程，从而也降低了档案原件的老化速度。解决了存在于档案管理人员和利用者之间的矛盾。另外，石油企业档案数字化以后还为企业节省了大量储存档案的空间，这是因为传统的纸质档案的储存需要占用大量的空间，档案数字化之后，企业只需要将所有的档案资料储存在电脑里面就行，根本不需要使用太多的地方。
1.3 石油企业档案数字化有利于实现绿色企业形象的建设理念
石油企业档案数字化建设实现了企业无纸化、智能化、网络化的发展，形成了环保、节能、高效的企业理念，符合了当前绿色企业形象的建设。绿色企业形象是高素质企业形象的代表，是以人类的可持续发展为目标，在注重环保的基础上，采取的一系列环保措施。石油企业建立绿色企业形象理念是企业及其经营者注重企业社会责任、社会效益、注重企业和社会长远发展的高尚思想境界的体现。石油企业进行档案数字化建设符合了当前社会实现绿色环保的新理念，符合社会发展的规律，当然也符合了当前最广大人民群众的根本利益。
2 石油企业档案数字化建设过程中存在的问题
2.1 石油企业对档案数字化建设重视程度有待加强
长期以来，石油企业都以经济效益的提升作为其发展的根本任务，对于档案工作很少关注。由于企业领导对档案的重视程度不足直接导致了数字化建设的滞后。即使有些石油企业建立了数字化档案，但是由于资金和专业人员缺乏，
使得石油企业的档案数字化建设一直也没有发展。企业中的计算机成为了搜集资料的工具，并没有被人员充分利用起来。
2.2 缺乏档案数字化建设标准化规范体系
由于石油企业档案管理进行了数字化建设，因此在档案保管、查询、使用等方面都发生了很大的变化，原来传统的管理标准已经不能适应当前数字化档案管理的发展，这就需要石油企业根据当前的变化制定出新的、适合数字档案发展的新标准。但是由于多方面的原因，石油企业还没有建立起一套完整、规范化的数字档案规范体系，企业档案管理者只能是按照自己的标准进行管理。因此，他们有时候不明确自身的责任和义务，甚至对一些工作流程也不是太明确，直接影响了档案管理数字化建设的规范化发展。
2.3 石油企业档案数字化建设的关键技术不成熟
石油企业档案数字化建设中存在的另外一个问题是关键技术不成熟。首先，档案数字化软件的规范化和适应性较差，很多的软件之间存在不兼容的问题，很多软件同时使用会出现不能同时读取的现象；其次，数字化档案的长期保存问题难以解决，一般情况下电脑的存储空间是有限的，这就需要采用一定的载体来进行档案信息的保存，通常情况下我们会使用硬盘等设备，但是这些载体的使用寿命也是有限的，这就给档案数字化建设带来了一定的困扰。随着信息技术的不断更新，很多的存储介质会因为技术过时读取不了，也影响了档案数字化建设的发展。
3 完善石油企业档案数字化建设的对策
3.1 树立档案数字化管理理念，提高档案数字化重视程度
要提高石油企业档案管理数字化建设的效率必须要重视档案管理数字化建设。石油企业档案数字化管理存在于企业档案管理的整个过程中，它包含人事、科技、财会、文书、商标、经济管理等各类档案，要做好石油企业档案数字化建设首先要树立先进的档案数字化管理理念，将数字化建设贯穿于档案管理的整个发展过程中。其次要加强对档案管理数字化的重视程度，将数字化建设列入企业发展的整体规划中，并将这项规划作为档案管理发展的方向和重点，这样才能调动广大人员的积极性。此外，企业还要加大对数字档案的资金投入，只有资金到位，才能够更好地引进新的设备和软件，才能更好地对员工进行数字化技术培训，这是企业进行档案数字化的前提。
3.2 建立档案数字化规范标准体系
俗话说“没有规矩不成方圆”，石油企业在进行档案数字化建设的过程中要建立各项规范和标准，这样才能确保档案管理者在工作中做到有章可循。档案数字化标准包括基本范围、基本原则、基本流程和技术要求等，其目的是更好地促进档案数字的标准化、规范化、程序化。当前很多石油企业都制定了档案数字化标准，也都取得了一定的成效，实践证明，制定完善的档案数字化标准能够保证石油企业档案数字化建设的高效进行。
3.3 加强档案数字化技术建设
档案作为石油企业的无形资产，是石油企业宝贵的财富。因此，石油企业要加大对档案管理的数字化建设，加强档案数字化建设的技术研究。在档案管理数字化建设的过程中档案人员要具备高度的责任意识，防止档案资料被复制，或是黑客等信息化高手暗中盗取和损坏，尤其是要做好保密工作，防止重要档案资料的泄露。因此要想获得有利的市场竞争地位，企业在快速推进数字化建设的同时必须加强技术建设和保密性工作。
3.4 加大力度引进数字化档案管理人才
要想切实提高企业档案数字化建设的质量和效率，企业必须配备专门的档案数字化管理人才。首先，石油企业要提高人才录用门槛，加大力度引进专业的数字化档案管理人才，保障其既要具备必须的档案管理专业知识，还要掌握成熟的计算机操作技术和数字化档案管理技能，保障档案管理人员能够胜任数字化的档案建设工作。其次，石油企业要加大对现有档案工作人员的教育培训力度，重点培养馆藏档案数字化信息资源建设人才，可以通过组织讲座、集体培训、参观学习等途径来加强档案管理工作人员对数字化技术和信息技术的认知，从而提高其综合素质和业务能力，适应新时期企业进行档案数字化建设的要求。
4 结语
总之，信息技术的发展推动了档案数字化建设，石油企业在自身的发展过程中必须要加强档案管理数字化建设，将市场、企业和自身的实际情况结合在一起，这样才能解决档案数字化建设中存在的各种问题，提升石油企业档案的利用率，进而促进石油企业经济效益的提升。
参 考 文 献
[1] 吴昱，王艳，陈勇.石油企业档案数字化建设之浅见[J].兰台世界，2011（S2）：130-131.
[2] 余婷婷.关于企业档案数字化建设的实践[J].档案天地，2014（S1）：109-111.
[3] 杨海玲.档案数字化建设途径研究[J].档案天地，2015（08）：48-50.
企业档案数字化管理 篇4
1 中心档案室基本情况
中心档案室始建于20世纪60年代, 几十年来, 它一直隶属于中心办公室。建室以来, 在上级档案管理部门的领导下, 工作人员努力开展档案的收集、整理、保管和利用等工作, 截至2014年底, 已经保管了各种档案, 共计3 000多卷, 为中心的培训经营和持续发展奠定了坚实的基础。2007年以来, 中心设专职档案员1名, 为档案管理工作提供了人力保障。
2 档案管理工作中存在的问题
在长时间的工作过程中发现, 中心档案管理工作中还存在一些问题, 主要有以下几点:①相关部门对档案收集工作没有硬性规定和明确要求, 而这方面的工作也处于被动局面, 基本是由材料形成单位自主上交, 交什么算什么, 导致一些本该归档的文件、材料未归档, 使相关工作缺少判断的依据。②由于收集档案的方法陈旧, 部分基建、设备资料和培训资料不能及时移交。这在一定程度上制约了中心基础设施、基本设备的维修和改造工作。③中心在北田培训基地开发了很多新产品, 但是, 与产品相关的档案却少之又少。这就导致现在及以后的生产研发缺少研究基础, 会对其今后的发展产生不利影响。④一些工程建设和修造改进的图纸因为年代久远而自然脆化;再加上在借出使用的过程中缺乏合理的防护, 导致图纸磨损严重, 上面的数据越来越模糊, 无法正常使用。
3 问题产生的根源
经过分析发现, 引发上述问题的主要原因有:①相关部门长期以来重保管轻收集, 不能充分利用现代档案数字化管理技术开展档案收集工作;②上级关于文件材料归档范围的规定和中心近年制定的文件材料归档明细表中并未及时通过中心内网协同办公系统转发并监督执行;③不能充分利用现代数字化管理手段开展档案管理工作的宣传教育和考核评价, 导致中心各职能部门缺乏对档案工作的认识, 相关资料不按照规定归档;④中心培训和工程资料零散分布, 归档责任主体不明, 缺乏协调统一整理上交的网络平台;⑤一些使用频繁的重要设备图纸, 因为缺少大型扫描设备和电子借阅平台, 所以, 无法提供电子借阅服务, 而同一套图纸长期反复外借则会被严重磨损。
4 解决问题的迫切性
随着体制变化、机构改革、领导干部调整和重点建设项目的启动, 企业生产经营工作、改革发展中形成的不同门类和不同载体的文件材料逐渐增多。与此同时, 企业也对档案管理工作提出了新要求, 使档案工作面临新的挑战。中心档案管理工作中存在的问题已严重制约了档案工作乃至企业日后的发展。
5 推广使用档案数字化管理技术
档案数字化是将计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术和存储技术等多项技术结合起来而产生的一种新型档案信息形态, 它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息, 以数字化的形式存储, 网络化的形式互相连接, 利用计算机系统管理, 形成了一个结构有序的档案信息库, 及时为用户提供所需信息, 实现资源共享。
国网山西管培中心档案管理信息化系统工程建设项目于2008年被提出, 2010年初上线试运行。项目的建成为中心档案信息化管理搭建了平台, 而系统的运行为中心档案数字化建设奠定了坚实的基础, 起到了重要的作用, 是对传统档案管理工作的一次创新。利用此系统能够实现对档案材料的收集、整理、鉴定、保管、转递、统计和利用等工作的数字化管理, 还可以通过中心内网协同办公系统实现档案的网上浏览和查询借阅。依据档案业务的工作流程, 经过系统管理员授权, 中心领导和部门管理人员等中心内网协同办公系统用户都可以在办公室查阅所需的电子档案目录和电子文件。系统全面运行后, 可以大大提高工作人员的工作效率, 提升档案的服务质量, 使档案管理工作朝着信息研究的方向发展。
6 档案管理信息化系统的作用
与传统的档案管理办法相比, 国网山西管培中心档案管理信息化系统有其不可替代的作用。
6.1 提高经济效益
过去一直使用的是粗放型管理模式, 即以增加办公人员和办公费用为解决问题的方法, 导致管理成本大幅增加。而数字化管理档案将传统的、以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案, 不仅节省了保管费用和占地空间, 而且查阅起来非常方便, 避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
6.2 提高办公效率
施行数字化档案管理能够保证资料及时归档。以文书档案和设备档案为例, 中心各部门的工程建设工作都需要以详细、准确的档案信息为依据, 而传统的借阅 (查阅、复制) 审批手续烦琐, 时间冗长, 常常导致业务被拖延, 设备维修受耽搁……中心采用档案管理信息化系统后, 可以即时在线办理借阅申请和审批手续, 及时为相关部门提供详细、准确的数据信息, 为领导决策和部门工程建设等工作的顺利进行提供服务。与此同时, 数字化档案管理使查询资料变得更加简单, 让企业职工足不出户便可知晓企业大事, 掌握工作中所需的一切数据。由于信息是超时空流动的, 所以, 数字化档案则成为了“无墙界档案”, 档案库也变成了信息控制中心。
6.3 增强对档案原件的保护
利用中心档案管理信息化系统, 将纸制档案转变为数字化电子档案后, 档案的使用更加方便、安全。对于历史久远、纸质较差或磨损严重的档案材料, 数字化处理能为其提供必要的保护。另外, 档案的数字化处理也能有效防止档案资料被篡改。
7 对档案管理工作提出的要求
对于工程资料和科技资料的电子归档工作, 要在归档制度中明确责任主体, 指定牵头部门, 各有关部门要相互配合, 协同操作, 以流水的方式完成网上信息的采集、审核工作, 完成后统一移交到档案管理信息化系统内本单位的电子档案库中。
对于磨损严重的设备图纸, 要购置或租用扫描设备, 尽快对其进行数字化采集, 有计划、分时段地从档案实体库中一一提卷 (拆卷, 校对档案页数, 区分高扫、平扫材料) 后采集数据。在采集数据的过程中, 要对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理, 并校对档案目录和电子材料, 由专人完成审核, 完成档案装订还原, 最后对电子数据进行电子归档。
8 结束语
综上所述, 推广档案管理信息化系统, 推进档案数字化建设, 已经成为了新时期中心档案工作面临的重要课题之一。档案管理部门必须高度重视这项工作, 把它作为一项大工程, 合理分解进度计划, 认真督促、跟进计划的落实情况, 直至其正式运行, 从而有效解决中心档案管理工作中存在的问题。
当然, 要想充分发挥中心档案管理信息化系统的作用, 还需要基层档案工作者付出更多心血。要充分利用中心内网和档案管理信息化系统等快捷的信息传播渠道, 加强对档案法律法规和档案行业标准的学习和宣传。同时, 档案管理部门要针对信息化系统的上线运行, 重新制订《国网山西管理培训中心文件材料归档管理办法》《国网山西管理培训中心档案借阅管理办法》, 修改和完善《国网山西管理培训中心文件材料归档范围表》, 以承载该系统运行的中心内网为载体, 在中心网站上公开发布, 让工作人员能够及时了解具体的管理制度和考核办法, 确保部门兼职档案人员能够认识到问题的重要性, 提高对相关问题的重视程度, 保证工作有动力, 行动有依据。
摘要：多年来, 国网山西管培中心档案室一直延用传统的管理模式, 但是, 随着时代的发展, 旧有的模式已经明显不能适应现代企业对各项工作的要求。鉴于此, 档案管理信息化系统便应运而生了, 它为档案数字化管理工作的顺利进行提供了基础保障。充分利用档案数字化管理技术, 不仅能够解决企业档案管理工作中存在的问题, 进一步提高企业档案管理工作的效率, 还为企业的快速发展奠定了基础。
数字化档案管理现状及对策 篇5
关键词：档案数字化；安全问题；档案管理
1、引言
当前世界正朝着信息化的方向发展，信息技术的不断发展，极大促进了各行各业的发展和变革。在档案管理工作中的应用信息技术，在很大程度上促使档案管理向数字化管理的方向发展，并且数字化管理成为档案管理工作现代化的重要标志。内容繁多、数据量大是档案管理工作的两大特色，如果我们依然采用传统的管理方式，不但需要消耗大量的人力和物力，而且已经不能适应信息时代下人们对档案管理工作的需求。档案数字化建设在很大程度上促进了档案管理工作现代化的发展，未来档案管理工作的必然趋势是档案管理数字化。档案数字化的内涵 2.1档案数字化的概念
档案数字化：指借助数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等相关的技术手段，将传统介质的文件如纸质文件、声像文件等和已经归档保存的电子档案，有条理、成系统的组织成有序结构的档案信息库。档案数字化应用各种数字技术，实现了档案管理部门的馆务工作和馆藏资源的数字化，因而最大限度地表现和发挥档案信息资源的价值属性。
2.2档案数字化建设的基本内容 2.2.1数据库的建设
要实现档案的数字化，首要之事是建立数据库，数据库建设完成由纸质的文件处理向数字化的管理系统过渡。国家档案信息工程的核心和基础是开发以及建设数据库系统，建设数据库系统是工程的主体。
数据库的要义是借助先进的信息技术对档案进行有条理，成系统的管理和以便于使用。数据库系统的建设是一项长远的任务，是一个经过由低到高以及由单个到群体的不断渐进的[1]过程。
2.2.2技术保障体系的建立
要保障档案的数字化建设的进行，我们也必须建立技术保障系统。从以下几个方面入手（1）启用入侵检测和访问控制的联动服务；（2）提高升级服务,建设网络化病毒的防范体系，完成病毒库的步升级，实现无漏洞运行；（3）采用防偷窃、脸部认证、身份认证等措施和实行隔离、多层加密、防灾难的备份等措施，从而保障档案信息系统和档案数据的双安全。
2.3 数字化档案管理优势 2.3.1 提高档案信息的利用率
采用复印等方式是以往对纸质档案的主要利用，然而随着机关部门倡导“无纸化办公”，广泛应用办公自动化，相对数字化办公系统来说，纸质档案信息已经显得极不协调了。电子档案提供的数字化信息在自动化办公系统中能够直接得到应用，提高了使用者对档案管理的利用率。
2.3.2 能够实现资源共享和远程传输
办公自动化平台系统与档案数字化管理系统进行无缝连接，使得电子文件在收集、处理、整理、归档以及利用的过程具有一体化的工作流程，完成了文件的生成、归档和利用同步化。此外，在档案管理部门和利用者之间，电子档案通过网络实现档案的信息传递，利用者足不出户便可以进行自助式检索，传输快速、便捷为远距离的异地资源共享，节约大量的时间、人力、物力。
2.3.3保证档案检索的准确性
与传统的档案检索方式相比，数字化管理不再是档案管理的工作人员在档案的案卷和目录中采用人工查找。人工查找这种方法的效率较低，同时误差率较高。现代化的数字化管理系统实现高效、精确的检索。档案数字化建设中存在的安全问题 3.1 淡薄的档案信息安全保护意识
在传统的档案管理工作中，档案的保密工作仅仅是针对档案相对应的载体开展的。现在，档案数字化建设的循序渐进开展，保密工作所面临的形势也相应发生了巨大的变化，因而传统的档案的保密工作已不能够适合数字化档管理的需求。当前，数字档案的建设过程当中信息的保密工作还有许多欠缺和漏洞，很多信息的拷贝和复制都是无保护措施的。且许多的数字化档案管理机构的网站，有不安全的因素以及很大部分档案管理的工作人员在档案管理过[2]程当中缺乏或者没有安全意识。在档案管理的工作人员在工作中并没有严格的按照规范来操作，从而引起档案信息泄露，造成严重的损失。
3.2不可靠的档案信息管理技术系统
网络是开放式的系统，计算机的系统以及网络技术存在许多缺陷和漏洞，感染计算机病毒会使计算机瘫痪从而导致信息档案丢失。同时黑客和计算机病毒的升级，使得电子档案在远程传输中易感染计算机病毒，或者信息档案被黑客拦截。管理系统也可能会遭遇恶意攻击，因而对档案信息的安全构成威胁。
3.3 档案安全的法律法规滞后于信息工作
（1）档案数字化不断的发展，但并没有照片、录像、录音一斤缩微胶片等方面数字化的规范；
（2）在电子文件的管理和归档方面，相关电子文件采集的原始数据标准以及电子文件鉴定保存的技术规范尚未问世；
（3）在档案信息化基础设施与应用系统建设方面，目前为止，没有档案局域网的构建以及档案网站的建设方面的专门规定，在数字档案馆建设方面的规范姗姗来迟；（4）相当重要的档案信息安全问题，也未见专门法规。
3.4 不完善的档案信息管理
保护数字化档案信息安全的主要手段是 管理。如果责任不明确，管理处于混乱之中，安全的管理制度不健全以及缺乏可操作性等都极有可能导致管理安全的风险。据调查，在已发生的网络安全事件中，大概百分之七十是内部网络侵犯。如：内部工作人员有意泄漏内部网络结构；安全管理员透露其用户和口令；管理不严的机房，给恶意的入侵者留创造入侵的条件等等，这都是不完善的管理而给数字化档案信息造成不安全的因素。保障数字化档案安全的对策 4.1 加强档案人力资源的建设
重视人才培养合理的使用，加强人力资源的建设。目前各个档案部门的首要任务是建立一个迎合信息时代的发展要求的复合型人才团队，应把人才培养与合理的使用放在重要位置。档案网站建设与发展的动力是人才问题的解决。
档案信息安全事故预防与控制是增强档案信息安全意识的一个重要手段。档案管理部门要不断对工作人员进行信息保密、安全的教育，以便提工作人员对信息的保密与安全意识。
4.2 提高档案信息化安全的技术水平
保护档案信息的机密性唯一方法是加密技术，其实一种网上档案信息最安全、最经济的[3]措施。对有密级限定的档案信息，就应采用加密技术，防止信息被他人截获或篡改。电子档案有很多种加密方式，在远程传输过程中常用“非对称密钥”进行加密。防火墙指的是一个有软件和硬件设备组合而成、在内部网和外部网之间、专用网与公共网之间的界面上构造的保护屏障。防火墙是一种保护计算机网络安全的技术性措施，它通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统来隔离内部和外部网络，以阻挡来自外部的网络入侵。
4.3 完善档案信息安全的法律法规制度建设
加强对信息的管理一定要保护数字信息的真实、可靠以及完整，制定严密合的管理措施与规范。第一，要对库房的管理、档案的借阅、保密、鉴定以及销毁等各种制度和要求详细规定；第二，要对档案人员工作职责进行细化，包括档案室职责、专职档案员职责以及兼职档案员职责等，监督档案管理的工作人员按责行事。
社会发展趋势是档案数字化建设，档案数字化管理为档案管理注入新的活力，为人们利用档案提供新的途径。档案数字化建设中的安全问题是档案工作的生命线，因此档案安全管理工作是保障档案数字化建设顺利开展的一项重要工作。随着科技信息技术的不断发展，档案安全管理的措施将会日益完善。
参考文献：
企业档案数字化管理 篇6
关键词：档案数字化建设；问题；措施
一、进行企业档案数字化建设的意义
（一）有助于提高档案资源的利用率。企业进行档案数字化建设之后，可以改变传统的档案资源的查询利用方式，由于档案的数字化管理工作是基于开放的网络平台，用户不用到档案馆从大量的档案资料中去寻找自己所需的资料，利用档案管理数字化网络服务平台就可以随时随地查找和利用自己需要的档案信息，而不再受传统档案管理工作中时间和空间的限制，提高了档案资源的利用率，企业档案管理工作的整体效率也得以提升。另外，实现了企业档案的数字化建设，档案信息就可以通过网络进行异地调阅使用，提高了档案信息资源的共享程度。
（二）有助于提高企业档案管理工作的科学化水平。传统的企业档案管理工作是对纸质档案资料的存储、管理和利用，纸质档案被长期反复的查阅和使用，很可能会造成档案原件受损或遗失，影响档案资源的质量和正常使用。企业通过对档案进行数字化建设，将原有实体的档案资料转换为数字化和电子化的电子档案材料，可以有效避免长期阅览、复印对档案带来的损坏，降低了库存档案的老化速度，确保档案原件的安全性，同时还可以有效减少修复受损档案所需的资金，节省企业成本。由此可见，进行企业档案数字化建设有助于提高企业档案管理工作的科学化水平，使档案资源更好的为企业的发展服务。
二、企业档案数字化建设存在的问题
企业在进行档案数字化建设过程中面临着一些问题，主要表现在，第一，数字化软件的适应性和规范性较差。目前市场上现有的数字化档案管理软件种类有很多，但是都属于集成化的软件系统，虽然能满足企业基本的档案管理工作需要，但是不能很好的满足企业档案管理工作的实际情况，缺乏对某一行业或某一企业的针对性，容易出现档案管理软件不兼容的问题，给档案资源的利用和共享造成障碍。此外，档案数字化管理软件需要不断的更新和升级，如果技术不成熟很可能造成档案资源在软件升级的过程中不慎丢失或遭到破坏，影响档案信息的安全性和完整性。第二，数字化档案资料的保存技术还不够成熟。数字化档案主要是通过光盘、磁盘等为载体来进行保存的，寿命相对较短，而且这些保存介质容易受磁场、空气湿度等外界环境因素的影响，其安全性得不到有效的保障，不利于数字化档案资源的长期保存和使用。第三，在进行纸质档案向数字化档案转换的过程中，存在发生大面积信息资源泄密的隐患，而现阶段企业档案管理工作人员安全意识相对还比较薄弱，同时企业也缺乏足够的安全技术来保障档案数字化建设过程的安全性，需要企业在这方面加大力度予以改进，保障企业档案数字化进程的安全进行。
三、企业档案数字化建设的发展对策
（一）加大力度引进数字化档案管理人才。要想切实提高企业档案数字化建设的质量和效率，企业必须配备专门的档案数字化管理人才。首先，企业要提高人才录用门槛，加大力度引进专业的数字化档案管理人才，保障其既要具备必要的档案管理专业知识，还要掌握成熟的计算机操作技术和数字化档案管理技能，保障企业档案管理部门的工作人员能够胜任数字化的档案建设和管理工作。其次，企业要加大对现有档案部门工作人员的教育培训力度，重点培养馆藏档案数字化信息资源建设人才，可以通过组织讲座、集体培训、参观学习等途径来加强档案管理工作人员能够加强对数字化技术和信息技术的认知，从而提高其综合素质和业务能力，进而适应新时期企业进行档案数字化建设的要求。
（二）慎重选择档案数字化软件和载体。针对目前企业档案数字化建设过程中存在的软件的适应性和规范性较差以及数字化档案资源保存效果不好的问题，需要企业慎重选择档案数字化管理软件和载体，避免由于技术问题造成档案资源的安全性和完整性受到威胁。首先在选择档案管理软件时，要注意软件的权威性和通用性，不能为了节约成本而选择那些没有保障的档案数字化管理软件，同时更重要的是要考虑兼容性的问题，看所选的软件是否符合企业实际的情况。针对这一问题，有条件的企业可以将档案数字化管理软件交由软件公司来开发，使其能够更好的适应企业档案管理的实际情况。其次，在档案数字化建设过程中还要注意载体的选择，为保存当档案资源的光盘、磁盘等建立一个良好的存储环境，避免由于外界环境不安全而给档案资源造成损害。还要对数字化的档案资料进行定期复制转存，防止由于存储介质老化造成档案资源的丢失，从而维护档案信息资源的安全性。
四、结语
综上所述，企业进行档案数字化建设对于提高企业档案管理的科学化水平以及档案资源的利用率都具有重要作用，企业要结合当前进行档案数字化建设过程中面临的问题，不断优化档案管理工作队伍，引进先进的档案数字化管理技术，慎重选择档案数字化软件和载体，进而提高数字化档案管理的科学性和规范性。
参考文献：
[1]卢森林，淮毅.档案数字化信息资源建设存在的问题及应对策略[J].兰台世界，2015，14：132-133.
[2]陈凯.档案数字化建设中注意的几点问题探讨[J].兰台世界，2013，08：24-25.
[3]黄彩珍.论基层档案数字化建设[J]. 档案天地，2014，S1：84-86.
论现代企业中的档案数字化管理 篇7
一、档案数字化管理在企业运用中的问题与优势
(一) 运用新型管理方式的问题。
数字化管理是一个有效管理档案的方式, 它能够帮助企业提高前瞻性, 但在我国, 由于数字化管理的发展还是一个刚起步的过程, 很多企业对全面预算管理的理解是片面的、不科学的。档案化管理是发达国家多年积累的先进管理经验, 对企业的发展起着举足轻重的作用。如何确保新型管理方式在档案梳理中的顺利执行, 全面普及准确的数字化管理系统是很有必要的, 这种体系的建立在企业的运行里起到主导作用。
目前, 企业及基层单位的各种档案管理多数是处于松散型的, 即使在一些实行了档案化管理的企业, 其不成熟的管理也没有渗透到企业的经营活动中去创造效益。究其原因, 与没有建立一个强有力的管理组织体系有直接的关系, 这致使企业数字化管理的目标编制、考核与监督都不能落到实处。另外, 一些企业建立的数字化系统未能全面覆盖公司的所有档案, 档案管理的编制、执行、监督、考核制度不健全, 制度流于形式, 未能有效执行。
(二) 数字化管理在企业运用中的优势。
数字化管理的实施不需要耗费太多的人力与时间, 计算机的全自动整理将会减少工作人员的负担, 使得办公效率大幅增长。此种管理方式比起传统的方式更加方便与快捷, 一方面而言, 此种管理方式的工作环境需要由管理人员、利用者及办公用具集合在特定的场合中构成, 工作人员只需要占用上班时间对档案的整理进行一个简单的操作。另一方面, 在特殊情况下急需某项资料时可以很快地显示出来, 避免了翻找庞大的资料库与让合作方等待的尴尬局面, 全面高效的管理方式为公司创造效益。在办公方面, 当数字化管理系统全面实施后, 办公桌上取而代之的都是计算机打印机等现代设备, 符合一个现代化企业的企业形象。各部门之间的交流通过数据明确呈现, 减少错误的出现。企业的数据通过复杂的编码和解码过程形成电子档案存储于硬盘中, 与实物载体没有必然的联系, 保证了企业资料的绝对保密, 防止了内部资料外泄。
二、实施档案数字化管理需要注意把握的几个环节
(一) 建设系统工程, 实现信息共享。
为了实现数字化管理, 建立一个现代化系统是非常有必要的, 但这是一件相对而言复杂的事, 因此必须得到企业的重视。首先需要请专业的团队来建立系统, 保证企业中的信息网持续共享且拥有较强的私密性, 把一套相对应的软件安装好, 正式成立数字化管理系统。企业对每个员工要进行基本的培训, 尤其是培养员工对软件的操作能力, 以完成对系统的了解与掌控;在系统进行工作时备份与加密必不可少, 结束一天工作后需要进行录入、保管, 这些都是数字化系统普及后应养成的良好习惯。为了更好地提高工作的效率, 企业也可考虑建立内网, 以实现实施共享数据。
(二) 建设组织队伍, 提高管理水平。
企业对自身员工也应该提出要求, 才能最大程度上提高公司的效益, 建立更全面的系统。组织员工进行实践学习, 培养员工的分析能力, 员工的工作模式也逐渐由体力劳动转型成脑力劳动。在对员工进行挑选时, 基本的应用办公软件应该熟练掌握, 整体提高员工的操作能力。提高电子文件保密管理意识, 尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作, 努力提高档案数字化管理水平。
三、结束语
综上所述, 本文论述的优势表示, 数字化管理对企业档案调控有很大的推进作用。如今, 数字化管理已渐渐为各大企业所用, 其高效精简的工作效率在业界树立起了良好的口碑, 已经成为企业降低成本追求利润最大化的主要管理手段。以完善的系统准确地控制企业的档案是数字化管理的特点, 它能使企业的进步发展少走弯路, 是企业步入现代化的标志, 也是加快企业运转效率的必经之路。针对企业档案管理数字化进程中存在的障碍和问题, 还需继续进一步扩展和深化研究对策, 逐步实现档案数字化管理的完美应用。
摘要：数字化管理是现代最符合市场与企业现状的一种管理方式, 尤其运用于企业档案的管理。企业在探索中不断地尝试新的管理方式, 会给公司带来意想不到的收益, 它们会相辅相成共同构成良好的系统管理体制。在经济效益占据主导的今天, 把档案数字化管理运用于企业的内部档案管理中是非常有必要的, 也必然是未来发展的趋势。关于如何运用此种管理方式有效地对企业内部的资金流向与控制进行控制, 是本文探讨的话题。
关键词：现代企业,档案数字化,管理
参考文献
[1]张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].黑龙江科技信息, 2014 (28) :152-153.
[2]王义.数字化背景下的企业会计档案管理研究[J].财经界 (学术版) , 2013 (24) :165-166.
企业档案数字化管理 篇8
一、从观念上重视实体文档管理与信息系统的有效结合
在数字化时代, 随着计算机和网络信息技术的快速发展, 企业办公自动化进程的加快, 对企业的档案管理工作产生很大的影响。大量计算机信息档案, 如录音、录像、照片等新型电子文档的形成开始纳人企业的档案管理, 企业的档案管理工作逐渐向计算机和网络信息管理技术转变, 即借助现代计算机网络信息技术, 引进先进的档案管理理念, 把传统的管理方式搬到计算机网络管理上来, 并且对档案管理中不适应的一些做法进行改革, 从而树立起数字化时代的现代化档案管理理念。
正因如此, 企业的档案管理应致力于解决企业的档案管理工作的观念转变问题, 我们不能把档案的数字化建设简单地看作, 用计算机网络信息管理代替实体文档管理, 也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来, 而是要借助现代信息技术, 引进先进的管理理念, 对档案管理中不适应的一些做法进行改革, 从观念上重视实体文档的管理与计算机网络信息系统的有效结合, 尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课, 是档案管理步人现代化的关键。
二、加强企业档案管理工作的体制机制建设
由于大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路, 普遍缺少总体的规划, 所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一, 档案管理不畅;企业的档案工作在其他各项工作中处于各行其是, 互不沟通的状态, 很容易导致管理混乱, 档案管理不能达到有效的运作等问题。
根据国家档案管理工作法律法规, 应建立健全与企业体制相适应的档案管理机制。企业的行政主管部门应加强企业档案工作的管理, 使企业档案工作纳入企业管理计划, 并对其档案工作进行年度考核。行政主管机关还应主动了解情况, 为专兼职档案人员进行有针对性的业务指导, 帮助其建立符合企业特点要求的档案分类体系, 为企业档案工作发展提供有效的支持。另外, 要加大宣传力度, 多渠道、多形式地对《档案法》及其实施办法等法律法规进行宣传。企业档案工作能否保持持续稳定的发展, 很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的现代意识。因此, 加强企业档案工作的体制机制建设, 档案管理部门要加强对企业档案管理部门现代化意识的培养。
三、加强先进设备与计算机网络信息技术的完备
从企业的管理层面来说, 引进先进的设备, 培养优秀的档案管理人员是企业必需完备的, 我们一方面要力争改变企业档案管理的设备条件, 加强企业档案管理部门的档案管理水平, 同时也应不失时机地培养相关人员, 使现有的设备尽可能地与企业自身的发展实际相结合, 在档案管理和提供使用中发挥作用。一是有效利用现有的设备, 使之充分发挥效用。二是在整理、编排实体和信息资源工作的标准化上加强改革改进。三是对电子信息文件归档工作要高规格, 严要求, 在规划电子信息文件归档工作时应从本企业的实际情况出发, 在档案保存条件, 翻拍、复印、装订等方面要运用现代化的新知识和新技术。要通过组织培训及业务学习等方面, 与时俱进掌握现代化的档案管理知识和技能。总之, 在采用现代化的先进设备上, 必须以相关人员的调人和培养为前提, 因为没有懂技术的相关人员, 设备不可能充分发挥作用。另外, 引进设备一定要考虑到本单位的实际, 不能过大的增加企业的管理成本。
总之, 在数字化时代, 企业的档案管理工作已逐渐成为企业日常管理的一个重要内容, 档案管理为日后的工作需要和解决实际问题提供宝贵的证明。因此规范化、科学化的档案管理是企业应当做好的一项内部管理工作。企业要从观念上重视实体文档的管理与信息系统的有效结合, 增强档案管理工作的自觉性, 自觉提高业务技能, 积极拓展档案管理工作, 加强企业档案管理工作的体制机制建设, 加强先进设备与计算机网络信息技术的完备程度, 适应新形势下档案工作的新要求。
参考文献
①陈慈珠.谈档案管理现代化[J].中国科技信息, 2004 (16) .
②蓝双凤.如何做好企业档案管理工作[J].南方论刊, 2011 (04) .
企业档案数字化管理 篇9
关键词：数字档案馆,知识管理,知识服务
随着知识经济时代的到来和知识管理在各领域的普遍应用,我们采取了基于知识管理的发展模式,通过对数字档案馆知识管理理念和方法的应用,打造高效智能的信息服务平台,更多地提供档案知识的增值服务,真正走上面向档案用户的知识服务之路。
1档案知识管理的服务方向
知识管理的核心是通过对知识本身的管理(包括显性知识和隐性知识的管理)和对知识过程的管理(包括知识生成、知识积累、知识分类、知识整理、知识组织、知识挖掘、知识开发、知识服务、知识共享、知识交流和知识评估等),充分挖掘知识的内在潜力,提高创新能力。
2档案知识管理的服务模式
2.1主动式知识服务模式:通过档案用户需求建模,删除与主题无关的知识资源,提高知识资源的筛选效率,为档案用户提供全过程、全智能化的主动式知识服务。
2.2交互式知识服务模式:依托信息管理平台,通过跟踪服务,发现和挖掘用户的潜在需求,以主动提问的方式引导用户更有效地利用知识。
2.3推送式知识服务模式:充分发挥知识库中知识地图的效用,记录和分析用户以往的检索需求,通过知识单元之间的语义关联自动发现相关需求,定制性地推送急需的知识资源。
2.4导航式知识服务模式:面对海量的档案知识资源,需要通过导航式的服务方式为用户提供服务。
3档案知识资源的科学规范管理
各类知识资源的科学规范管理不仅能真实反映企业发展历程,而且对有效保存企业知识,实现企业知识共享,提供有效信息服务,保持企业核心竞争力等方面起到了重要基础保障作用。
3.1重视核心知识资源的科学规范管理,保证归档文件的系统完整、安全可靠与长期可读。
3.2加强电子档案管理:严格执行国家相关标准和规范《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002),确保电子文件的标准统一,格式一致,数据规范等。同时综合管理信息平台的应用,保证了对电子文件的全程控制。
3.3做好纸质档案的数字化工作。首先要进行重新鉴定。根据本单位实际,将永久、长期和短期档案进行一次全面系统鉴定,剔除无保存价值的档案。其次,做好优选工作。把利用率高、价值高、社会需求大的档案优先数字化,进行全文录入。最后,要建立档案目录数据库,方便检索。在数字化工作中,要严格遵循规范性、安全性和效益性原则。
4建立符合用户需求的档案知识管理体系架构
4.1获取与转换:从用户角度进行组织建设,围绕企业生产经营、管理决策等核心工作,尤其是重点项目的需求,先建选题目录数据库,按照主题或专业等多种分类原则;后建选题内容数据库,采集相关数字信息,并按照知识化管理的要求进行加工处理,转换成结构化数字信息,包括信息整理、格式转换、知识分类、知识编码等过程。
4.2挖掘与发现:构建档案信息数据库、数据仓库和相关知识链接,实现档案信息资源的整合、组织、存储和更新。同时利用先进的隐性知识挖掘工具,将信息管理系统中的元数据信息、背景数据和用户信息作为一个集合体,从中发现隐含的有规律的信息,应用特定的算法工具,找出相关的知识联系。
4.3分类和建模:按照分类标准构建有序化的数字档案信息资源分类体系。充分利用专题数据库的功能优势,立足用户需求建设企业各类知识库,如院史库、文档库、资料库、规章制度库、荣誉库等,成为企业知识资源管理与知识服务平台,实现集成化和智能化管理。在检索方面实现了目录检索,全文检索和空间检索,提高了档案的查全率和查准率。
4.4反馈和更新:用户反馈就是判断、评价知识的价值,将有用的知识信息输入知识库。用户可以将知识服务过程中的任何问题提供给档案管理员,并提出意见和建议。这样有助于更好地挖掘用户需求,提供有针对性的服务,将隐性知识显性化,并转化为生产力,具有高边际效益,成为知识服务的重点。
5知识服务的有效应用
5.1专题服务。充分利用数据库技术进行整序和知识重组,将档案的历史价值体现出来,形成知识密集型的服务内容。档案编研员通过对档案用户的需求偏好分析,查阅相关档案资料编撰成为系统性强,参考价值高的专题。利用电子档案举办展览,形式新颖多样,纸质、照片、录音、录像、实物档案等都可以通过数字化后完整地展现其原貌,使展览内容丰富,有身临其境之感。
5.2咨询服务。数字档案馆咨询服务是利用现代化服务软件,包括电子邮件、留言表单及在线实时通讯等,解决档案用户在寻找相关信息和知识过程中遇到的各种问题,帮助其更好地利用馆藏资源,找到所需的信息和知识,实现有一定深度和知识含量的服务。
6促进信息共享与知识创新
知识库建设是在数字化前提下,向网络化、合作化和集成化方向发展。创新信息资源建设模式,实现实时通讯、协同工作、共享文件等功能。充分发挥专业用户的作用与积极性,同时加强馆际间的交流与合作,实现网络信息资源共建共享。
7对企业知识管理者的新要求
7.1在知识层面上,要兼备档案学专业知识及相关学科知识。对数量庞大的档案进行科学管理,具备发现和寻找信息的能力;组织和管理信息的能力;评估和传递信息的能力。不仅让用户更有效率地使用档案资源外,还可根据档案提供者的背景资料,找到该主题领域内的知识专家,进一步实现企业知识的交流和共享。
7.2在技能层面上,要具备信息管理技能与沟通协调能力。知识库建设是数字档案馆的中枢工程,是成功实施知识管理战略的先决条件之一,其规划、实施、管理、维护、标准建设等都需要相关人员具备较高的综合素质,不仅要熟悉馆藏,还要掌握数据库管理的基本技能和业务流程。加强知识管理的培训和学习,营造合作与研究的环境和氛围。
7.3在态度层面上,要具有良好的人格特质。知识管理者具有敬业精神,工作细心、耐心,工作积极主动,乐于学习新知识,有一定的创新能力。
总之,在大数据时代晨曦初现的当口,档案部门在创新性地开展知识管理建设工作中,为社会提供了一种全新的服务模式,使档案管理工作真正适应知识经济时代的要求,为企业的发展做出更大更多的贡献,不断开创档案工作的新局面。
参考文献
[1]王传宇.科技档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2003:253.
[2]徐欣.浅谈档案馆档案资源的建设[J].档案学通讯,2006(1):82-84.
[3]章小波.基于企业知识管理的档案人员角色研究[J].档案学通讯,2007(1):21-24.
[4]薛匡勇.现代档案观研究[J].档案学通讯,2006(2):17-20.
企业档案数字化管理 篇10
供电企业的档案种类繁多, 从档案实体类型和档案管理的方法方式上, 较之以前有很大变化。体现出一系列新特点, 如来源多样化、载体数字化、处理专业化、应用及时化等。档案二元结构, 要求我们在对开展管理工作时, 需要把握好档案实体管理和档案信息管理两个方面。
1 供电企业档案管理现状
1.1 档案管理体制
供电企业档案管理体制按行政区域划分, 分为省、地市级和县级三个层次。其中, 在省、地市级的供电企业有专职档案工作者并且设有档案室。其中, 人事档案、供电合同客户档案的整理、保管和利用又分别由相关部门负责管理并设有单独的档案室。经过系统地管理与整合, 基本实现了档案的集中管理。县级供电企业的档案一般由办公室人员兼职管理, 不设专门档案室。
供电企业档案的管理者对档案工作十分重视, 实行统一管理, 并给予支持, 将档案管理包含在企业发展规划中, 实施有针对性的管理工作, 定期评估;档案管理网络体系相对完善, 档案工作责任人分工较为清晰;档案管理基础设施的投资也在不断加大。供电企业的专兼职档案人员努力满足生产、施工、销售和管理工作的需要。尤其是科技档案管理人员, 所有工程项目开始时, 编制《工程验收资料大纲》, 跑工地、变电站跟踪各个基建项目实施, 在做好本职工作的同时, 积极指导基层单位、施工方的档案管理工作;督促、指导和规范企业各部门归档工作, 有效地保证了各类档案的齐全完整;协助基层档案室进行档案工作达标, 形成了以局办综合档案室为主体的档案信息管理中心。
1.2 档案管理制度标准
自从1998年的国家城乡电网建设与改造工程地开展, 档案数量大大增多, 地方供电企业从那时起成立了单独档案管理部门。供电企业在档案法制建设, 从管理层到普通员工, 认真落实《档案法》、《保密法》与其他法律法规、标准和制度的各种形式地学习、宣传, 档案法律观念逐步形成。从国家档案局、国家能源部到省级档案局行政机构、从南方电网总部到省级电网公司档案管理机构, 都根据档案工作开展, 颁布一系列的管理制度和措施, 如《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》等20项。国家有关行政部门对供电企业档案管理定期检查、实时监督、指导管理。随着供电企业档案工作的开展, 企业的档案制度体系的建立健全, 文书档案、财务档案、科技档案工作标准以及档案的借阅、销毁、保密、图纸修改等规章跟进完善。上级管理层, 还不断根据新的企业信息管理发展时代性要求, 结合企业自身特点, 出台了相应档案管理制度和标准, 确保档案管理工作的一致性。
1.3 档案管理工作
随着供电企业的建设和发展, 档案基础业务建设进步明显, 取得了许多成绩。作为企业工作的基本组成部分, 企业领导和相关部门对档案工作也十分重视, 建立了完整的档案管理组织结构。局办设立综合档案室, 负责全局档案管理工作以及对各部门、供电所的指导监督, 规范档案管理。明确了档案室工作职责和岗位职责, 设置了档案归档范围及整理要求。在国家档案目标管理和档案工作规范化管理等级评审的督促下--基础设备齐全, 档案管理水平提高, 档案专业人才增多, 企业档案编研成果显著。地市级供电企业综合档案室普遍配置了基础设备。县级供电企业档案室的硬件条件也按照评审标准达标, 得到了明显改善。
2 供电企业档案信息化建设现状
目前, 根据调研了解情况了解到, 供电企业档案信息化, 现处于半自动化阶段 (部分计算机完成, 部分人工完成) 向自动化过渡阶段。从之前的计算机辅助立卷, 单一目录检索, 实体档案保存--档案数据的收集、加工处理档案系统一体化管理、机读档案检索和档案信息输出的过渡。朝着"文档一体化"、企业局域网档案全文存储与检索方向迈进。
在企业档案信息化标准制度建设方面, 供电企业根据国家档案局下发的文件, 根据自身企业档案管理工作情况, 制定了许多相关的工作规则、标准。如:《南方电网公司总部档案管理制度》、《国家电网公司电网建设项目档案管理办法 (试行) 》 (2010年) 、《中国南方电网公司档案工作评估办法 (试行) 》等。并定期组织相关人员培训, 反馈工作存在的问题和提供工作改革建议。
自九十年代中后期, 企业信息系统的整体规划纳入了档案信息系统, 实施企业信息系统的统一构建, 进一步促进了档案管理的信息化。从2005年开始, 供电企业就基本运用了企业档案单机版的档案管理系统。目前, 系统管理方式升级后, 又拥有与OA对接的网络版集中档案管理系统。另外, 企业营销合同档案、人事档案各自有自己的库房和单机版档案管理系统。
3 供电企业档案信息化建设存在的问题
近年来, 供电企业传统档案的数字化工作进展迅速, 供电企业档案工作者在信息化建设中取得的成绩不容质疑。但是, 一些深层次的问题逐步浮现, 与实际工作矛盾也已经显现出来, 如:
在档案信息化基础建设方面, 档案数字化程度不够, 对信息系统产生的大量存量数据, 没有实施统一管理的中长期安排, 管理层颁布标准不统一, 不时出现朝令夕改现象, 造成信息化工作的重复建设。缺乏数据整体标准, 形成“档案信息孤岛”, 而有用信息得不到管理。企业档案信息化的现实, 一面是信息资源的大量浪费, 另一面是信息系统的重复构建和“信息匮乏”;档案信息管理系统不时更换, 往往是一个系统里的档案数字化、数据基础著录标引工作还没有完成, 又有新的系统投入使用, 造成了极大的资源浪费。
在档案利用需求方面, 供电企业现有档案管理方式模式仍旧处于被动的地位, 被动的提供利用、被动的推进改革。有的档案部门或者档案人员已经有所意识, 而往往针对于现实条件显得力不从心。相对封闭的管理范围, 淡薄的服务意识, 有限的服务能力。档案利用率低、利用形式方式单一等等, 影响了档案利用工作开展。基层专业人员的匮乏, 无法做到档案信息即时录入和资源共享。使得企业档案工作者整天围着计算机系统, 成为了一个信息录入者, 总是被动接收、被动服务, 无法满足利用需求, 没有精力放到档案编研开发利用工作中, 档案编研的困窘局面并无根本性改变。
另外, 在档案信息检索能力方面, 部门供电局拥有自己的档案服务网站, 检索能力不断提升。但企业现拥有的信息技术软件, 对实体文件的有效识别水平不高。同时, 档案管理人员信息化业务素质也不高, 过于依赖档案管理系统开发人员, 而计算机公司相关人员并没有档案管理基本知识和管理操作水平。受此限制, 一部分资源的全文检索目前难以实现。
4 结束语
总之, 档案工作要充分利用档案信息化带来的转变契机, 变革管理方式、模式、工作思路。不论是从观念认识上还是实际工作环境中, 伴随着档案意识地不断提高, 档案服务能力不断拓展, 使档案工作更加深入企业工作核心, 为供电企业信息资源建设、发展战略提供决策支持。
摘要：随着供电企业的发展, 供电企业的档案管理逐步规范和完善, 具体表现在构建了系统的档案管理体制, 也颁布了企业档案管理标准, 工作中并严格按照档案管理制度标准贯彻执行。拥有了较为专业化的档案团队, 在企业管理、城乡电网建设、农网升级工程等领域提供了大量的档案作为原始参考资料, 体现了档案管理工作的价值。
关键词：供电企业,档案管理,信息化建设,企业竞争力,制度建设,档案服务能力
参考文献
[1]何军.档案信息的集成管理与集成服务模式研究[J].档案学通讯, 2006 (2) :57-58.
新时期档案的数字化管理 篇11
【关键词】档案数字化；管理；安全
近几年来，我国在网络方面有了快速发展，从而在档案的数字化管理方面也有了一定的发展，但是现阶段我们在档案管理水平和档案管理方法使我国的档案数字化建设出现滞后现象，影响社会的整体发展和进步。档案数字化对我国的档案管理工作具有重要意义，应引起我们的重视，我們应该认真思考在其管理中出现的问题，发现问题并且尽自己的最大努力解决问题，进而使我国的档案数字化的发展更加快速和科学。
1、档案数字化管理的意义
1.1能够更加快速的查找档案。在以前，如果我们想准确找到一本想要的档案，我们将花费我们大量的时间去翻找我们需要的档案信息。但是随着科技的发展，我们无需再像以前一样，我们在查找资料的时候，只需要一台计算机，然后将关键词速入其中，就能准确找到我们想要的档案。除此之外，以网络作为桥梁，档案数字化管理能在寻找档案的人们面前表现出来，通过这种方法，就能让广大读者不用再去翻找纸质版的档案，既费时又费力，从而能够让读者更加有目的性、更加省时省力，让档案管理工作更快更好地向前发展。
1.2达到了大量储存信息和自动化管理的目的。伴随着我国科技和人口数量的剧增，人们对档案的数量和质量都有了更高的要求，而档案的数字化管理能够很好地解决这个问题。在以前纸质的档案馆中储存档案的方法已经不能满足广大人们群众的需求量，并且旧的档案馆需要大量的员工去做繁杂的工作，无论对读者还是对档案馆的员工都是没有效率的。而档案数字化符合时代的要求，符合广大人民群众的需求。档案的数字化管理主要功能是在较小的数据库中保存大量的档案信息，这样弥补了原来档案馆的弊端。与此同时，档案数字化管理达到了自动化的目的，不在需要大量的员工，仅需要一部分员工进行程序操作，并且进行分类。这样也解决了查阅者盲目查询浪费时间的问题，这是档案数字化管理的一个突出性优点，应值得我们充分利用。
2、档案的数字化管理中存在的问题
2.1计算机设备容易破损的问题。在这个信息发展的时代，我们要保证计算机设备不出现故障，这是我们要实现档案数字化的首要条件。硬件故障对数字化档案信息的危害性很大，最大的危害性就是在硬件出现障碍的同时，会使很对响应的档案发生错乱，甚至某些档案会发生消失现象，因此我们应对这个问题引起重视。
2.2档案数字化缺乏高素质管理人员。因我们之前并没有重视人才培养的问题，以至于我们严重缺乏档案管理的高素质人员。使我们既在基础管理知识方面有严重不足，更不能将各种现代化知识进行结合。与此同时，许多档案数字化管理的工作人员的年龄偏大、对计算机的操作不够驾轻就熟，甚至对基础知识的理解不够扎实。正因如此，档案数字化的管理才发展缓慢，缺少活力。周而复始，更多的优秀人才不在选择在档案馆工作，最终导致各类人才外流。
2.3计算机经常有病毒的侵入。我们在数字化管理档案的过程中，经常有病毒和黑客的侵入，这会导致计算机系统和已设定的程序发生瘫痪，最终导致大量数据的破坏和丢失，因此病毒及黑客入侵是影响数字化档案信息安全的主要问题之一。
3、针对数字化管理档案中问题的措施
3.1增加资金投入，避免硬件故障。由于计算机硬件故障发生愈加频繁，对硬件设备进行科学选择与管理，应根据数字化档案信息系统的实际情况选择合适且性能良好的硬件及软件设备。另外在选择过程中应重点考虑计算机服务器的品牌及客户机，全面审核硬件设备的兼容性及拓展性。而这一系列的工作都需要足够的资金的支持，因此，我们应向相关部门说明档案的数字化管理的重要性，尽量的争取更多的资金。在资金充足的基础上，我们在选择技术和产品时，应优先考虑其先进性和安全性，从而更好地对档案进行数字化管理，使之能够更加科学安全地发展。
3.2加强档案数字化管理人才的培养。在面对档案数字化管理人才匮乏这一问题的时候，我们要积极采取一定的措施。一方面我们要加大人才培养的力度，例如定期开展专业技术培训，有目的有计划地选派技术骨干去参加数字化专业技术的培训和研讨会，不断学习和掌握新技术、新技能。另一方面我们要积极推广档案数字化管理的重要性，并且强调高素质人才在现代化档案馆中工作具有广阔的发展前景，从而广泛地引进各类高素质人才，为现代化档案馆注入更多的新鲜血液。馆员不仅具有档案馆学、情报学以及相关学科的专业知识，还需要计算机技术、网络技术、通讯技术等相关的知识，因此，档案馆应通过各种方式建立起能留住高层次人才的待遇机制。在中国这样一个人口众多的国家，将大量的档案管理的仅仅有条，是我们的目标，更是档案馆不可推卸的责任。
3.3引进更加先进的信息技术。面对病毒入侵等问题，我们可以引进一些先进的信息技术。例如可以设置信息访问身份验证、防病毒体系，还可以对相对机密的数据进行加密操作，采取数据加密的方式可以有效防止信息数据在传输过程中被一些木马病毒及非法网站入侵，通过这样的方法保证数字化档案的安全和完整。
结语
档案数字化管理工作不仅需要现代管理科学作为管理的基础，而且需要现代信息技术作为辅助，只有将两者正确的结合在一起，才能使档案数字化管理工作做好，才能促进档案数字化更加科学、更加国际化、更加飞速的发展。
参考文献
[1]武向前，赵华.谈如何做好数字化档案的规范管理[J].兰台内外，2014（05）.
[2]王静.档案信息化管理的创新思路和方法[J].黑龙江史志，2014（13）.
[3]刘艳红.新时期档案的数字化管理[J].科技创业家，2014（03）.
作者简介
浅谈企业档案数字化建设 篇12
2000年12月国家档案局、中央档案馆在“十五”计划书中提出“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”, 档案数字化建设已经踏上高速列车, 档案数字化成为了业内关注的焦点, 其必要性、重要性和紧迫性已经勿庸置疑了。同时, 随着企业办公的无纸化、文件收发, 业务流程提速, 网络办公等新举措的到来, 伴随着电子文件也大量出现, 档案数字化管理已迫在眉睫。
二、企业档案数字化的实践和策略
传统纸质档案已无法完全满足当下社会快速发展的需求, 作为企业的档案工作者, 在面对新形势, 新概念, 新技术的冲击下, 认识到档案数字化建设的良好前景, 和必然发展趋势, 不断提高素质能力, 利用档案数字化平台为社会、为企业、为员工提供高效、可靠的查询平台, 并对档案管理的日常事务整合, 并推广档案数字化平台的应用。我公司自2006年使用基建档案管理软件, 到2007年引进综合档案管理软件应用至今, 取得了卓著成效, 曾或省级及国家级等档案建设荣誉, 以下就推进档案数字化建设的实践和策略做一浅谈。
(一) 实施电子文件管理战略
以电子文档材料型式归档势在必行, 这就要求档案管理员必须深入到现行文件工作领域, 对大量的纸质文件进行转换成电子文件和现有的电子文件的接收、处置乃至存储工作进行操作, 在移交资料归档时, 要求提交附带的电子版文件, 如没有, 则采用扫描仪、数码相机等电子设备实现电子文件的收集工作, 既能完整和清晰的保留原文件的原始信息, 又能实现数字化。另外, 通过更改电子文件属性, 将已归档的电子文件改为“只读”, 从而达到识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的原始性、可靠性和清晰度, 并且限定了电子文件的查阅的权限, 既保证了机密档案的保密性, 又方便员工的查阅及档案利用, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。
(二) 统一认识, 提高资料文件归档的重要性和标准化
企业资料文件归档需要全员上下重视, 统一认识资料文件归档入库的重要性和必然性, 使各项资料在专业业务操作下录入档案数字化平台得以更好的保存, 方便员工查阅和全员共享。但档案管理资料文件来源广泛, 要将各个部门, 各个项目的负责人、承办人的技术资料、、设计图纸、收发的文件等如此之多的资料信息收集归档, 必须建立一套可行的制度。我们要求在移交纸质文件的同时, 一并移交附带的电子版, 依靠制度的约束, 使制度变成人员移交资料文件的自觉行动。疏通档案管理部门被动收集资料文件的路径, 做好资料文件归档入库重要性和必然性的解释工作, 发挥数字化平台远程查询的功效, 减少资料收集的阻力, 使资料文件收集归档工作得以顺利开展。同时, 资料文件发起部门是承担归档工作的主要责任者, 有义务对在资料文件转换电子文件时对电子文件的完整性、清晰性、专业性进行甄别和认定。而档案管理员在对资料文件转换和录入数据库时必须严格按照国家发布的档案建设标准执行, 做到标准化、规范化, 与外界同轨。
(三) 强化数据化平台功能建设
推进档案数字化建设的的前提是数据库的建立, 人机交换平台功能的完善, 充分发掘数据平台潜在功能, 使档案管理科学化、简单化。建立、建全, 强化数据平台是一项长期的任务, 是全员协作由简到繁, 由浅入深循序渐进的一个过程。同时, 坚持计算机技术人员同档案管理员协同配合, 保证档案数据系统能得到专业和全面的维护。我公司在2006年基建期间引进了基建档案管理软件, 主要是针对基建时期的档案管理, 对基建档案管理的归档及档案的查阅高效、快捷起到了很大的作用, 把资料文件输入数据库, 实现资料文件的完整归档, 并实现全文电子浏览。在2007年基建完成后引进了综合档案管理软件, 这一软件适应当下档案管理数字化发展的需求, 不仅扩大了数据库的空间, 而且还增加多项方便档案管理的功能。目前, 已实现资料文件全信息化管理, 无需来档案室查找纸质资料, 可通过远程登录综合档案管理系统平台查询所需资料电子档, 并能全文、全图浏览, 从而减少对纸质资料的依赖, 也防止原始资料的损坏和丢失, 提高综合档案管理平台的使用频率和效率, 使之成为“活库”, 方便员工的查阅, 提高了工作效率, 真正实现档案的数字化建设管理。
(四) 提高人员综合知识能力水平
档案管理将迎来一场轰烈的数字化技术改革, 而这一改革潮中的重中之重在于档案管理员的综合知识能力水平, 也是档案管理工作驾驭数字化技术革命最根本, 最行之有效的对策。档案工作者要适应当前科学技术迅速发展和档案管理科学化必须采取积极举措, 掌握新知识, 新技术, 引进、消化、适应信息技术的成果, 拥有广博的知识, 综合能力水平提高了, 才能胜任档案管理数字化这一任务。加强培养教育, 培养综合型人才, 更新知识构架, 提高档案管理员综合知识能力水平, 是推进企业档案数字化建设的一个重要步骤。