民营企业档案管理

民营企业档案管理（精选12篇）

民营企业档案管理 篇1

随着市场经济体制和现代企业制度的逐步建立, 民营企业作为我国多种经济成分经济体的重要组成部分, 成为国有经济的重要补充。民营企业的不断发展, 使其形成的档案材料不断增加。目前, 从民营企业档案材料的结构看, 基本上已形成了行政管理、生产技术、设备基建、财会营销、科技研发和党群工作等类目, 有些民营企业还建立了声像、荣誉、实物等档案。据调查, 其中行政管理、生产技术、营销管理和科技研发的档案大约各占企业档案总数的20%。从档案载体的构成看, 纸质档案占88.2%、光盘和软盘介质材料占11.8%。加强民营企业档案工作, 对提高民营企业规范化管理水平、维护民营企业合法权益, 提高民营企业的市场竞争力、规避市场风险等方面具有重要意义。

1. 合理选择民营企业档案工作的管理模式。

首先, 档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言, 中小型民营企业可以实行单级管理, 大型民营企业集团可以实行多级管理。例如:上海新黄浦 (集团) 公司属混合型大型民营企业集团, 总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理, 对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理, 全资与控股公司由总公司档案部门与之签订《档案管理协议书》, 明确规定档案所有权归总公司, 全资与控股公司行使档案代管权。其次, 档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态不同可划分为档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理三类。从整体上看, 企业档案管理形态具有共存性与渐进性, 企业对档案管理形态的选择应从实际出发, 符合企业的建设发展需求, 与企业管理形态相适应, 不宜盲目追求档案信息化管理。其三, 档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段, 企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐, 但不能脱离企业技术管理形态, 盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动化系统或内部局域网的民营企业可进行企业文档一体化管理;而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。

2. 切实加强民营企业档案工作的领导力度。

目前, 民营企业大多重经营、轻管理, 一味追求经济利益, 对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视, 未将档案工作纳入民营企业管理体系;很多企业没有专人负责档案工作, 缺乏必要的规章制度, 档案管理随意性大。因此, 民营企业一要提高认识, 将档案工作纳入计划, 提上日程, 切实加强对档案工作的领导。二要健全档案管理制度, 加快档案信息化管理规范的制定, 要将规章制度建设置于企业发展的大背景下进行研究, 重新审查、整理和完善原有规章制度, 使其适应新形势发展的需要。三要配备档案工作人员, 加强档案人员的继续教育, 吸纳选拔既懂档案专业又懂计算机管理, 熟知法律法规的复合型人才, 使他们掌握新知识、新技能, 以满足新形势下民营企业档案工作发展的需要。

3. 全面提升民营企业档案工作的管理水平。

首先, 强化档案综合管理。民营企业档案机构对企业档案实行综合管理。实行综合管理是民营企业档案管理模式的主流, 在具体实施中可以实行集中统一式的综合管理, 也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理, 这样有利于民营企业档案工作的全面建设, 充分发挥民营企业档案的整体功能。其次, 强化文档一体化管理。一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外, 作为企业信息化管理的一个职能部门应对企业网上文件与纸质文件同时予以管理, 对网上传递的电子文件实行逻辑归档, 相应纸质文件适时另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行, 有利于推动档案现代化管理。例如, 比亚迪公司于1994年在深圳注册成立, 2001年设立档案室, 2005年全面开展企业档案管理工作, 实行“统一管理, 分层实施”和“文档一体化管理”原则。公司在深圳地区设置了文档中心, 负责整个集团的档案管理工作;在西安、上海、北京、宁波地区设置地区档案室, 负责该地区的档案管理工作;在各事业部 (汽车产业群) 设置二级文控中心, 负责该事业部档案管理工作;职能部门设置兼职资料员, 负责该部门文件材料整理工作, 这三层之间分工清晰, 职能明确, 信息反馈流畅, 形成了一套严密的档案管理网络结构。同时, 整合了比亚迪集团现行文件管理 (产品文件) 、档案管理、数据管理、图书管理等, 实现文件、档案、图书、数据的一体化管理, 使各种载体的文件从形成、保存、销毁各个阶段的流程统一化、规范化。

4. 有效保障民营企业档案资源的信息安全。

第一, 访问控制。入网访问控制, 即控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源, 并控制访问时间和在哪个网站入网;权限控制, 控制用户访问的目录、子目录、文件和其他资源, 指定用户对上述资源执行只读、无改写、删除等操作;防火墙控制, 用以阻止网络黑客访问民营企业网络的屏障。第二, 信息加密。信息加密技术可以保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输, 确保不宜公开的电子文档的非公开性。要在发收两端用软件进行加密、解密工作, 在指定的用户或网络通过密钥支持解密而获得原始数据。具体来说, 通信双方交换彼此密钥, 并存放在安全处, 需要对方发消息时, 用密钥进行加密, 在收到数据后, 用对方的密钥解密。第三, 网络与硬件载体安全。建立备份与恢复系统, 即使出现信息丢失, 只要启动该系统, 可恢复丢失信息的原貌。预防病毒, 防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件, 自动杀毒。不允许随便使用外来磁盘、光盘等存储介质, 必须使用时应严格进行病毒检测, 确认无病毒后方可使用。

参考文献

[1].侍文庚.浅析民营企业档案的现代化管理.兰台世界, 2009.2

[2].王光.从民营企业实际出发做好档案服务工作.黑龙江档案, 2006.4

[3].丁光勋.我国非国有企业档案管理面临的法律问题及其对策.上海档案, 2007.10

民营企业档案管理 篇2

为贯彻落实##省档案局关于《##省民营企业档案管理办法》的意见精神，为更好的发挥档案部门在社会经济建设中的作用，更好的为民营企业服务，5月13日##区档案局联合区工商联组成调研组，深入民营企业，就新形势下民营企业对档案工作有何需求、档案工作如何有效服务于民营企业进行调研。

调

研组走访了##矿山机械公司、##省博文物资贸易（集体）公司、##烧鸡厂等民营企业，采取实地察看、召开座谈会、与企业高层深入探讨、了解情况等多种形式，分析问题、总结规律，就“档案工作如何服务于民营企业”、“民营企业对档案管理部门有何需求”、“民营企业档案工作现状”等主题展开了重点调研。我们认为随着我国经济体制改革的不断深化，民营企业得到快速发展，但由于多种因素的影响，民营企业档案管理工作没有得到足够的重视，档案管理工作滞后，远远不能适应新形势的需求。加强和完善民营企业档案管理工作已成为档案部门乃至全社会共同面临的一项新课题、新任务，必须引起足够的重视，并采取措施切实加强民营企业档案工作，才有利于民营企业的健康发展。

一、民营企业档案管理工作的现状

随着改革开放的不断深化和社会经济的不断发展，我区民营企业发展速度日益加快，企业规模不断扩大，民营企业在社会经济中的重要地位日渐突出，在企业不断发展的同时，民营企业对档案管理工作的需求日益增大，从整体来看，民营企业档案管理工作严重滞后于经济发展，概括起来存在以下问题：

1、民营企业档案归档情况不理想。

一是企业缺乏档案意识。##区现有民营企业按照规范标准建立档案的几乎没有，即使建立档案的企业也仅仅是将部分文件材料初步进行收集保管，或把认为重要的档案进行初步整理保管，如财务档案、人事档案等，但管理分散并未进行集中统一的规范化管理：

二是没有档案管理专业人才，档案管理员缺乏档案专业知识，且得不到系统的专业培训与指导，致使档案人员业务素质及其工作方法、工作成效难以适应档案管理的要求。一些企业、个人仅凭经验办事，档案管理随心所欲没有章法，缺乏科学有效的管理体制。

三是民营企业档案资料面临流失、泄密的严重局面。由于企业法人及其经营管理人员把主要精力和资金投放在生产经营和产品销售上，对企业档案管理工作普遍不够重视，忽视了档案管理工作，致使一些档案资料人为遗失或毁坏，或者平时不注意保管、收集，导致档案资料的流失；绝大多数民营企业没有相对固定的档案人员，一般都未建立档案管理制度，客观上造成事无人做、责无人担；日常形成的原始材料大多数留存在各办事人员手中，未实行集中统一管理，造成了档案材料在收集、整理、保管、利用等环节上的随意性；企业生产、产品、研发、经营、销售等档案得不到有效的管理，增加了流失、泄密的危险性。

分析造成民营企业档案工作发展滞后的原因主要有以下几点：一是思想认识不到位。民营企业经营者对档案的重要性认识不足，档案部门对民营企业档案管理工作仍置于次要位置。二是企业自身情况的影响。民营企业经营灵活，规模小，流动性大，从业人员成分复杂，员工素质参差不齐，给企业档案管理工作带来一定困难。三是档案宣传、制度监管不到位。档案部门对民营企业在档案管理中出现的新情况、新问题，不能及时的了解与解决，民营企业在档案管理过程中发现问题、遇到困难不知找谁解决，致使档案部门和民营企业在档案管理工作中很难实施有效的互动和联系。

二、民营企业档案工作的对策

1.加强法制宣传，推进依法治档。从“依法保护民营企业合法权益、切实为民营企业发展服务”的角度，加大对民营企业档案法律法规的宣传力度，档案部门深化对民营企业档案管理工作重要性和必要性的认识，努力扩大档案法规宣传覆盖面；增强民营企业管理经营者的档案意识，提高其依法管理、保管档案的水平，引导民营企业高度重视档案工作，使档案工作成为企业管理不可缺少的一部分，为民营企业的长久发展奠定基础。

2.建设工作平台，打牢档案基础。随着民营企业的发展，企业档案管理工作将越来越显示出它的重要地位和作用。民营企业要把档案管理工作作为企业重要的基础性工作，提上重要的议事日程，及时研究解决档案工作中存在的问题，在人力、物力、财力上给予投入。在档案人员选配上，尽可能选配文化层次较高、工作责任心强、能胜任档案工作的人员，并能够保持相对稳定。要配备必要的硬件设施，对各门类档案实行集中统一管理，确保民营企业档案工作的正常开展和档案的完整与安全。

3.加强自身建设，树立服务意识。开展民营企业档案工作既是档案部门的一项重要工作职责，也是档案工作服务于社会、服务于人民、服务于经济建设的具体体现。要站在全面、协调、可持续发展的高度，充分认识民营企业档案工作的重要性，增强做好民营企业档案工作的紧迫感和责任感。档案管理部门要在调查研究的基础上，制定适合民营企业特点的规章制度，将本区域的民营企业档案管理工作列入工作计划，对不同类型、不同规模的企业提出不同的要求。档案部门要加强对民营企业档案管理工作的指导力度，加强监督与指导，积极地为民营企业提供业务咨询、技

术指导，主动上门服务，促进民营企业档案工作健康发展。

4.加强业务培训，提高档案管理员素质。要加强民营企业档案人员培训，针对民营企业特点，制定培训计划，选择培训内容，采取举办培训班、以会代训、深入基层现场指导培训等各种灵活多样的形式开展业务培训工作，逐步提高民营企业档案人员的业务素质，提高创新能力，增强服务和管理本领，推进民营企业档案工作的整体水平。

5.加强分类指导，做好典型引路。由于民营企业范围广、门类多、数量大，开展档案工作的难度也较大，要按照自愿、扶持、服务的方针，有针对性地选择一些具备一定生产规模、有较好管理基础、有规范档案管理愿望的民营企业作为试点，重点指导，抓大扶强，树立样榜，达到典型引路，以点带面，共同提高的目的，从而促进民营企业档案工作深入广泛地开展。

民营企业档案管理 篇3

关键词：企业档案管理；民营企业；建立

中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1002—2589（2011）11—0146—02

随着改革开放的不断深入，民营企业已成为我国社会主义市场经济的重要组成部分，并且在社会得到充分的重视和认可，但作为企业基础管理工作重要组成部分的档案工作，民营企业却未引起充分重视，相当多数的民营企业还没有充分认识到企业档案和档案工作在企业生产、经营、权益维护和市场开拓等各项活动中的重要作用，还没有把档案工作提到企业管理的议事日程，这与民营企业的发展水平很不相称。因此，建立和完善民营企业档案管理体系是民营企业发展和壮大不可或缺的基础性工作之一。

一、建立和完善民营企业档案体系的必要性

企业档案是在企业生产经营活动中直接产生的，维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证和依据，也是企业重要的无形资产，如营业执照、土地房产证、用工合同、订购合同、财务资料等。但由于多数民营企业没有建立相应的档案管理体系，就容易出现以下两种情况：一是家族式管理模式，档案分散在家族成员中保管，特别是企业的科技档案只交给“家族内部人”进行封闭管理；二是企业档案分散保管在各个具体经办的职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、设备档案保存在设备部、文书档案在办公室，虽然各部门都有档案保存，但各部门之间互相封闭，整体仍处于零散、无序状态。这种档案管理模式，在企业发展中主要会产生三大弊端：第一，档案工作随意性大，企业档案不能做到完整、准确、系统的收集，会造成档案信息资源的流失和浪费，同时也不利于企业档案的安全和永久保存。第二，档案资源容易流失，不利于保密。民营企业主与员工之间虽有订立劳动合同关系双向选择，但企业内部员工流动随意性较大，把企业档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效的监督管理机制，一旦关键人员“跳槽”流动，轻则使企业的管理层面发生裂变、断层，工作无法延续，管理成本增大；严重的很可能使企业独有的知识和信息无偿流失，造成无法挽回的损失。第三，容易引起企业内部管理混乱，不利于企业创新发展。企业档案管理的零散、无序，势必为一部分人占有企业的重要档案和信息提供了可乘之机，凭此来分割、侵占企业权力，成为向企业主要挟、索取高额报酬的筹码，造成企业主管理上的被动，使企业不能有效地渗透和吸收先进的管理思想、技术和人才，不利于企业制度创新、技术创新、人才竞争，将严重阻碍企业的进一步发展。因此，民营企业只有建立系统的档案管理制度和管理体系，规范企业的档案管理程序，把档案资源的收集管理和有效开发利用有机结合，才能使企业档案信息资源转化为企业的现实生产力，创造更多直接或间接的经济效益和社会效益，营造企业档案管理与生产发展的良性运作环境，推动企业不断创新，健康发展。

二、如何建立和完善民营企业档案管理体系

民营企业一般都较注重于短期和现实利益，对企业管理基础建设往往不够重视。尤其是一些规模小或经营不善的企业主们，要么就没有企业档案的概念，或是有点档案意识而顾及不上，大都是临时抱佛脚，等需要时再搞，殊不知档案的结累并非一朝一夕之事，而是一项长期性的基础工作。所以，在民营企业加强企业档案管理工作，建立和完善企业档案管理体系时，应做到以下几个方面：

1.加强民营企业主的档案意识，树立档案是企业资产、增强实用效益的观念。只有当企业主认识到档案是企业的资产，确立了档案实用效益的观念以后，才会千方百计去收集、管理、保护、利用好这些档案资料，就会下决心做好档案管理工作。

2.完整准确的收集和整理档案，坚持集中统一管理原则。民营企业无论规模大小都有一些重要的文档，如营业执照、土地房产证、用工合同、订购合同、财务资料等，这些都是企业各自独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据、工艺配方等。占有这些档案资料就是占有企业的技术秘密和独有知识，所以在市场经济和信息社会的今天，民营企业要确立档案是企业独有的信息和知识的观念，完整的收集、整理、保管好企业档案，并对企业档案实行集中统一管理，就可以避免因档案材料的流失，影响企业的生存。

3.与时俱进，不拘一格，建立适合企业自身发展的档案管理模式。民营企业在所有权、资本运营、管理模式甚至企业文化等各方面都有各自特点，所以在建立和完善企业档案管理体系时，无论是制度的制订还是具体操作和执行，只要是符合国家档案法规，实行了集中统一管理原则，并有利于企业档案工作的开展，能适应企业发展的需要，就可以一切从企业的实际出发，不拘一格。生搬硬套某个模式或标准，不仅不现实，也没有必要。所以每个民营企业建立和完善企业档案管理体系要根据企业的实际情况，与时俱进。“与时俱进”，一是指能适应当今时代的发展步伐，共同进步；二是指要与企业的管理水平和规模效益相适应、相配套，与企业的发展同步。

总之，建立和完善民营企业档案管理体系，主要体现在企业档案的及时收集、完整保管和有效的提供利用上，体现在是否能满足时代发展、企业发展的需要上，体现在是否有利于档案管理的可持续发展上。

三、提高民营企业档案管理的质量和水平，与社会同步发展

要提高民营企业档案管理质量和水平，笔者认为，可从以下几个方面着手实施：

1.树立大信息的观点，做好档案收集工作，丰富档案室库藏内容。“巧妇难为无米之炊”。如果档案室没有保存足够齐全、完整、能为企业各项活动服务的档案信息资源，即使是最豪华、设施最齐全的档案室也是空中楼阁，没有实用价值。对民营企业的档案收集工作，一方面从制度上去保证，对各个职能部门及部门负责人落实责任制，并在各部门配备兼职档案员，凡是在各部门工作中产生的档案、资料，在企业每个科技项目、建设工程项目中产生的档案、资料，都要实行全程监控，即时移交。另一方面由于民营企业人员流动频繁，档案人员平时必须做到眼观六路，耳听八方，看到企业新工程、新项目，听到企业新活动、新举措，接触到与企业生產经营相关的各类图书、资料都要认真查验，积极收集，以确保室藏档案信息资源的齐全、完整、准确、丰富。

2.按企业的运作规律，科学整理档案，并积极开发档案信息资源，为企业的生产经营、科技管理做超前优质的服务。每个企业的运作均有其一定的规律性，如企业产权类档案，一般都是按组织机构随时间的延续不断补充和增加，且都要定期的审验和频繁利用，档案人员在整理时就要考虑各个类别的系统性和利用规律，并编制基本情况汇编和专题汇编，供职能部门查考。对设备档案，一般技术部门主要查询设备购买时的原始价格、配套零配件情况、合同时间等，设备维修工作人员多数查询说明书之类的材料，档案人员在整理时，就要按照设备采购程序有序存放，并按设备购买时间，分类编制设备基本情况汇编，供查阅。对于企业荣誉类文书档案，要围绕企业需要，科学整理、编研，以提供优质高效服务。

民营企业档案管理 篇4

一、民营企业档案管理存在的问题

通过对我国民营企业档案管理现状的分析,我们发现了我国民营企业档案管理过程中存在的诸多问题,概括说来主要是领导者的问题、管理体系的问题、设施的问题以及客观因素等等。

1.民营企业管理者档案意识、观念普遍不强。许多的民营企业都是从很小的规模发展起来的,它们在平时的成长中很少进行企业档案的管理,由此养成的习惯导致企业管理者档案意识淡薄,无视企业档案管理的作用,没有把企业档案管理工作摆到应有位置上。一些企业的领导阶层对企业档案管理工作没有明确的概念,或者对档案工作的认识仍停留在比较陈旧的观念上,他们都忽视了企业档案室这个部门,过于简单的评价企业档案管理工作,认为档案管理工作只不过是文件和资料的搜集、整理、保管和查阅等[1]113,是一项简单的辅助性工作,并不能够为企业创造经济价值,并且这项工作是谁都可以做的,并没有什么难度。因而他们往往频繁地调动档案工作人员,也就忽视了档案管理人员的工资收入和相关待遇,由此造成档案管理人员工资收入低下,也就严重地影响了档案管理人员的工作热情及工作积极性,使档案工作陷入一个恶性的循环之中。

2.民营企业档案管理体系不完整,档案部门的归属混乱。目前,还有许多的民营企业档案管理体系残缺不全,有的企业甚至没有形成完整的企业档案管理组织架构,企业档案管理的体系完全跟不上企业发展的需要。许多企业在企业档案部门的设置上,思路不清晰,导致企业档案部门归属混乱。例如,有的企业把档案部门划归到企业行政部门管辖,有的企业则把它划归企业技术部门管辖等等。但是不同部门是有不同的职责的,划分和管辖的混乱给档案的收集带来了很多的麻烦。同时,由于没有统一的管理体系,导致有些企业部门为了方便使用,零散地保存各类档案资料,特别是涉及企业机密的财务会计档案和人事档案全部自己管理,不移交到档案管理部门,甚至有的职工私自保管有关企业相关文件资料和技术图纸等,给企业档案资料的安全性造成很大的威胁。这种分散保管的方式也会造成企业档案不齐全,企业档案资料散失的现象,这会严重影响企业档案的完整性,也不方便企业档案信息资源的利用,从而给公司的管理造成了很大的混乱。

3.民营企业档案基础设施不够完善,管理方法和客观条件比较差。一个企业想要做好档案工作,必然离不开一定的物质基础作为保障。企业做好档案管理工作需要有专门的档案库房和必要的档案保管设备。对于很多民营企业来讲,它们的企业发展规划和资金分配中根本没有这样的一部分资金专门用于此处。很多民营企业根本没有专门的档案管理的库房,也没有专门的档案管理的设备。它们往往只是把企业档案和一些文件、杂物随随便便地堆放在一起,自然更不用去说什么所谓的“八防”措施了,档案保存的温度、湿度完全依靠天气情况来掌握,没有人为的干预,由此引发的弊端是不言而喻的,必然会导致一部分有利用价值的企业档案因保管不善损坏而无法进行利用。

4.企业档案管理人员知识水平薄弱,综合业务技能跟不上。现实情况是,许多民营企业为了节约企业运营成本并没有没有配备专门的档案管理人员,取而代之的是由企业其他员工代理。这些员工可能是办公室文案人员,也有可能是企业技术人员等。当然,对于规模很小的企业来讲,精减人员不是不可以,但专业人员也好、兼职人员也罢,所选择的员工的专业知识要跟上,总不能把企业的财富置于一个完全什么都不懂的外行人手里吧。那些没有经过专业培训,只是接受过传统的岗前培训就上岗,缺乏档案管理知识,对计算机、图书情报和法律等复合型知识的储备及运用能力不佳的人是不可能管好档案的。

5.民营企业档案的社会服务力度不够,与社会需求仍存在很大的差距。毫无疑问,现阶段大多数的民营企业的档案管理工作还只是停留在企业档案的收集、整理、归档、编排等环节,并没有注重后期的相关环节,根本没有把企业档案工作与社会需求有机的结合起来,没有做好档案的编研与开发利用工作,所以说其档案工作的主动服务意识不强。我们都已经知道,民营企业档案是企业的宝贵财富,假若说我们知道它的重要性了,却只是对其进行最基本的保管,却不进行研究和利用,那么就不能发挥它的作用,就不能用它来为企业创造财富,实现它的价值所在。

二、民营企业档案管理发展的对策

民营企业档案管理工作应该如何发展,我们应该从民营企业的实际情况出发,不能“一棒子打死一片”,更不能采取强制干预的手段,毕竟民营企业不是行政单位。著名企业档案研究学者覃兆刿先生曾经说过“,我们对待民营企业的档案管理问题要有一点无为而治的思想,要有时机意识,要讲引导策略。我们能够作为的是那些萌生了档案意识甚至表达了档案关怀渴望的企业”[2]261。因此,我们在谈论探索民营企业档案管理发展的对策时应该区别对待,重点先来解决那些表现出档案工作愿望的企业;而对于尚未萌生这一想法的企业,我们则需慢慢引导,让其明白企业档案管理的重要性,让其主动走上企业档案管理这条路。

在结合民营企业的实际情况的基础之上,我们总结出了以下的几点建议来作为民营企业档案管理发展的对策。

1.建立和健全档案管理工作的组织结构和制度体系。在企业发展到一定规模后,其企业的档案管理组织的结构就需要给予明确的定位。为了保证企业档案管理工作的顺利进行,需要我们建立和健全一个有企业管理高层分管负责、各级职能部门参与其中的档案组织体系。在制度体系方面,民营企业由于起步较晚,可以从最初的档案专业制度做起来,比如,先建立企业保管期限表和企业档案归档范围;或者制定一些企业基本的制度性方案,如企业档案编制方案和企业档案分类方案等等。在企业具备一定的条件之下,可以尝试建立企业档案工作委员会,建立和健全档案工作奖惩制度等外部保障制度,最终形成比较完善的制度体系。

2.配备专门的档案工作人员,购办基本的档案硬件设备。民营企业在档案工作人员的配备方面,初期为节约企业资金是可以由其他人兼任的,如办公室人员、企业会计人员等,但是值得注意的一点是不管是由谁兼任,都需要明确档案工作为其工作职责中的一个重要的部分,且这些人必须具备比较专业的知识储备。这样的话可以为企业在以后的发展中培养人才,谋求档案人员的专业化和专职化。在企业条件的购办方面,企业发展初期可以考虑以满足最低的保管需求为基本原则,也可以考虑将自己企业的档案交付给值得信任的较大公司或者档案保管公司来暂时保存以实现那一时间段的企业档案的管理。

3.确立属地管理体制,加强档案行政管理部门的引导作用。由于所有制的关系,民营企业不可能完全采用国有企业的档案管理体制。由于民营企业的性质,行政管理部门和国家企业综合管理部门都不可能实现对民营企业的直接有效的管理。介于此,民营企业档案管理应该由各级档案行政管理部门对所属地区的民营企业档案工作进行业务指导与服务,即实行所谓的民营企业档案属地管理体制。为了配合实现档案管理属地管理体制,档案行政管理部门应该发挥其自身优势,在专业知识、技术力量、政策把握等多方面进行指导,为民营企业档案工作服务。虽然说,档案行政管理部门不能够直接的介入民营企业档案的管理工作,但是它们可以采用间接的方式实现,例如,进行技术指导、业务培训、宣传示范等方式为民营企业档案管理工作做出自身的贡献[3]24。

4.重点关注那些关系企业切身利益的企业档案。在新时期多元化的企业档案资源体系中,档案机构需要准确的把握住最关系企业自身实际利益的档案资源,并实现对其的有效利用。关注重点档案,要求我们做到这三点———立足整体、关心局部、分清主次,这样不仅有利于充分实现档案工作的效益,更能够实现为企业档案工作获取更完善的外部环境。在进行重点档案的确立时,要充分的考虑企业的性质、档案的数量与分布以及档案的利用情况。在确立了企业档案重点关注以后,可以在其收集、分类、整理、保管等多方面加大投入力度以实现它们的利用价值最大化。当然,民营企业在关注重点档案的同时不能忘记对其他档案的收集整理工作,要保证和注重企业档案资源的整体性、完整性和过程性。

摘要：本文主要围绕民营企业档案管理的现状以及通过将其与国有企业档案管理进行比较,从而得出其存在问题以及解决问题的有效途径。

济南市民营企业档案管理办法 篇5

发布时间：2001-11-07 发布人：济南档案信息网

第一条为了加强民营企业档案的管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在民营企业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条本办法适用于本市行政区域内的民营企业档案管理。

第三条本办法所称的民营企业档案是指民营企业在生产、经营和管理活动中直接形成的，对社会和企业具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。

第四条民营企业档案管理是民营企业管理工作的重要组成部分。民营企业对本单位形成的档案享有依法管理和使用的权利，并应维护档案的完整、准确、系统和安全，实现档案的有效利用。

第五条民营企业档案工作实行集中统一管理。

民营企业应有领导分管档案工作，并列入其岗位职责。

民营企业应设置与本企业发展相适应的档案部门、配备相对稳定的档案人员，并建立岗位责任制；档案管理人员应当具备档案专业知识，并持证上岗。民营企业档案工作应当接受本辖区档案行政管理部门的监督和指导。

第六条民营企业应建立健全档案的收集、整理、归档、鉴定、保管、统计、利用、保密等管理制度。

第七条民营企业文件材料形成、积累、整理、归档工作应列入企业的管理程序，列入各部门职责范围，列入有关人员岗位责任制。并采取有效措施，保证档案的完整、准确、系统。文件材料整理归档后由企业档案部门集中管理，任何人不得据为已有或拒绝归档。交接双方应当在移交清册和记录上签字。

第八条文件的书写和载体材料应能耐久保存。电子文件需要永久保存的，应形成纸质和光盘等双套介质材料保存。

第九条企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等管理工作应当科学和规范，符合国家、省、市有关规定和标准。

民营企业文件材料的形成、积累、整理、归档等工作，执行山东省地方标准《工业企业文件材料整理规程》(DB37／T251—1998)；档案的分类、排架、编号等工作，执行山东省地方标准《工业企业档案分类编号规则》(DB37／T180—93)。

第十条民营企业各类人员离岗前，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。

档案人员如有变动，应做好严格的移交，并填写记录。

第十一条企业应设置专门的库房，采取有效的控制措施和手段对档案进行安全保管。

第十二条民营企业档案部门应主动开展档案的利用工作，满足企业生产经营管理和发展的需要。

第十三条民营企业可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖档案；向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的必须报经市或县(市)、区档案行

政管理部门批准；各级国家档案馆对民营企业出卖或者转让的档案有优先收购和征集权。

民营企业向各级国家档案馆寄存或委托代管档案时，双方应当签订书面合同，明确其权利和义务。

第十四条国家机关工作人员执行公务需查阅民营企业档案时，民营企业应依据有关规定及时、准确地提供。

民营企业向社会提供利用、公布档案时，不得损害国家的、社会的、集体的和其它公民的利益。

第十五条民营企业的登记档案由市和县(市)区档案行政管理部门进行监督、指导，各级工商行政管理机关负责管理民营企业登记档案。

第十六条市或县(市)、区档案行政管理部门对民营企业档案工作实施以下监督：

1.企业所有的对国家和社会具有保存价值的档案的保管条件与流向；

2.档案工作建立的情况；

3.档案的出卖与转让；

4.档案的销毁。

第十七条市或县(市)、区档案行政管理部门对民营企业档案工作进行以下管理和指导：

1.制定民营企业档案工作计划并组织实施；

2.开展民营企业档案工作目标管理认定工作；

3.印发档案工作法律、法规、规章、规范性文件和档案管理标准，宣传档案工作方针政策；

4.召开现场经验交流会，交流档案工作经验；

5.进行档案业务培训；

6.开展争先创优活动；

7.其它。

第十八条对民营企业档案工作中的违法行为，由市或县(市)、区档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》和有关法规，予以处罚。

第十九条本办法由济南市档案局负责解释。

民营企业资金管理浅析 篇6

关键词：民营企业；资金管理；问题；对策

一、 引言

改革开放后我国经济迅猛发展，我国的民营企业也趁势得到了较好的发展，已成为社会主义市场经济中不可或缺的组成部分。我国的民营企业是在政府的扶持下，由家庭式小作坊逐渐发展壮大起来的，已做大做强成功上市的例子也不少。但我国大部分的民营企业还是存在着一系列管理方面的问题特别是在资金管理方面的能力让人担忧。大多数的民营企业缺乏健全的机构设置和有效的管理手段，不能为企业的发展提供良好的资金支持。此外，之前的经济危机等原因致使银行收紧银根，提高了贷款的条件，许多民营企业因此陷入资金链断裂的窘境。因此，探讨我国民营企业现存的资金管理方面的问题，加强民营企业的资金管理水平，对于我国民营企业的发展具有重要的意义，同时对我国国民经济的发展也是具有巨大的促进作用。

二、 民营企业资金管理问题概述

营运资金也称营运资本，主要分为流动资产和流动负债的管理。资金管理是企业日常管理中的重要环节之一，直接关系到企业资产的变现和盈利能力，是企业持续发展的重要支撑。企业只有高效的管理资金，做到效益最大化，才能在现今激烈的环境中得以生存和发展。但现实的情况是，我国大部分的民营企业不够重视资金管理对企业发展的重大影响作用，缺乏高效管理资金的专业人才和专业能力。

资金管理的主要意义在于：一是通过加强营运资金的管理，减少企业现今流入与流出的不同步和不匹配性，进而减小企业在其经营活动中遇到的不确定性，确保企业资金的正常、有效地循环周转；二是提高企业的偿债能力，降低企业的营运风险。作为企业财务管理的重要组成部分，资金管理的目标是通过对企业流动资产、流动比率及净营运资金的管理控制，保持企业良好的偿债能力。同时加强对企业应收账款喝存货的管理提高企业资金的周转能力，最终达到提高企业盈利能力，促进企业可持续发展的目的。

三、 我国民营企业资金管理存在的问题

（一） 资金管理意识薄弱，管理者素质不高

我国大多数的民营企业的权利过于集中于少数人手中，而这少部分掌握权利的管理者自身素质普遍不高，任人唯亲现象比较严重，财务管理意识薄弱。大多数的管理者是凭借主观的陈旧思想管理企业，财务人员的缺乏基础的业务水平，同时相应的财务硬件投资不足，没有形成完整的资金管理系统，缺乏资金管理制度。不能建立起资金的有效估算，片面追求产品的产出，容易造成资金链的断裂。

（二） 营运资本管理效率低下

我国的民营企业普遍存在着重销售、轻财务的现象，认为销售才是能够给企业带来实际利润的部门，不注重日常营运资金的管理，盲目地追求生产和销售，缺乏对客户信用状况的分析研究，制定相应的信用管理制度，导致企业的应收账款长期居高不下，同时材料等的预付款又占用大量资金。过多的产成品积压也占用了大量的营运资金。这样就导致了表面上企业是一片欣欣向荣的繁荣景象，实际上企业已面临“无米”的尴尬境地。严重的情况下，会导致企业的资金链断裂。

（三） 内部控制缺乏

我国的民营企业大多数有家族式经营发展而来，内部控制制度往往不受重视，有较为严重的内部人控制现象，私自挪用资金侵占资产现象也较为严重。尽管一些民营企业也设计了内部控制制度，设置了审计监督的部门，但在实践当中大多只是发挥了“摆设”的作用。由于未能形成健全的内控制度，企业无法准确地预测和监督资金的占用情况，这就造成了一方面资金被大量不合理的占用，一方面许多较好的投资项目缺乏相应的资金支持。

（四） 融资渠道单一

目前我国的民营企业在融资方面存在的主要问题是：内部融资度不足、融资渠道单一、融资成本过高及融资结构不合理等。而造成这些问题的主要原因主要有以下几点：1、民营企业自身的经营业绩稳定性较差，平均寿命短，落后的管理方法和经营理念及较弱的抗风险能力等。这些都直接使得企业很难获得银行等金融机构的信任，所以在向传统的银行等金融机构贷款存在较大的困难。同时，民营企业还存在着信息透明度小、信用缺乏等问题，这就更加加深了银行等金融机构的抵触心理；2、银行等对民营企业存在一定的歧视性。没有为民营企业专门设置的贷款技术，为了防范他的信贷风险由一味地要求增加抵押或是上调贷款利率等，这些又加大了民营企业的融资难度；3、政府方面的原因。相较于发达国家而言，我国政府部门对民营企业的支持力度不足，金融服务机构较少及信用担保机制不健全，这些都在客观上影响了我国民营企业的融资能力。

四、 应对策略

（一）增强资金管理意识，提高管理者素质

管理者首先要意识到资金管理对于企业发展的重要性，改变自身的陈旧观念及时更新财务知识，同时引进专业的财务管理人员，重视企业的内部控制制度建设，为加强企业的资金管理创造成熟的主观条件。其次，通过利用财务指标进行科学合理的分析研究，是企业的营运资金保持在一个合理的水平，使资金发挥最大的效率。

（二）建立健全的内部控制系统

民营企业应该根据自身的特点建立合理的内部控制制度。首先要树立内部控制的意识，建立起其特有的企业文化，打破或预防形成管理者“独大”的情况。其次要加强营运资金运转中的事前预测、事中控制和事后的分析工作，对工作總结后吸取教训，不断完善资金的管理。

（三）拓宽融资渠道，提高企业融资能力

首先，应该从企业自身出发，解决自身存在的一系列问题，完善企业的治理结构，通过规范化的管理，使资金得到更加有效的配置，从内部缓解资金带给企业的压力。同时加强企业的财务管理制度建设，增强其信息的透明度，让银行等金融机构提高对企业的信任，改善银企关系；其次，银行应加强对民营企业的资金支持力度，进一步创新融资工具，简化对民营企业的贷款审批程序。同时，政府也应该加大对民营企业的资金支持，完善政府的融资服务体系。

五、 结论

随着国民经济的发展，民营企业的作用和地位越发显现，同时其面临的竞争和挑战也越发激烈。只有完整地解决资金管理这个民营企业普遍存在的主要问题，民营企业才能再今后的国际大环境背景下，展现其不可忽视的实力和作用。（作者单位：重庆交通大学管理学院）

参考文献：

[1]王振宇.我国中小企业融资状况与前景[ J ] .经济视角，2010（02）.

民营企业电子档案管理模式研究 篇7

一、民营企业档案管理问题

当今世界的高科技发展迅速, 计算机网络的普遍使档案管理模式发生了巨大的变化, 企业由于正确的档案管理提高了各项经营活动效率。但是民营企业中还存在着很多问题, 民营企业的档案所有制成分是多样性的, 踏实因为企业管理层上管理者和操作者所表现的问题。

(一) 档案管理的内容单一、手段落后

民营企业档案管理工作相对其他的国家来说相对滞后, 这是因为我国企业中档案收集的方法和途径相对落后, 没有先进的技术和网络支持来管理, 档案资源得不到及时的统计与征集, 才使得对企业造成了一些不良影响。保证档案管理先进性的必要条件就是档案管理的理念和落后的设备, 这也造成了档案收集过程中资源的开发不足和不同层次的利用不足。因此, 为了解决企业对档案管理模式的需求, 就要增强人员档案管理意识、增加设备投入、要求企业领导者提高档案管理认识。

参照国家制定的法律法规编制出适合自己的规章制度, 就要让民营企业以国家对档案管理工作制定的总体管理机制和体现为基础, 根据实际情况研究出适合自己的符合自身企业发展的档案管理模式, 才能取消一些落后的管理手段对企业的档案管理产生的负面影响。比如, 选择社会化的档案管理模式对规模和实力都较小的企业来说可以节约成本还能完善的保管自己的档案。

(二) 档案操作层的现状

1. 档案行政管理部门指导不足。

首先, 让整个企业发展起来就要创新体制、强化服务和整个资源, 民营企业的信息资源需要行政管理部门的积极的配合、指导和整合, 已达到实现资源利用的有效价值, 这样才能将企业的档案资源活跃起来。其次, 民营企业现阶段缺乏建立档案的经验, 档案行政管理部门要积极的帮助和采取主动一对一的服务, 提供相应的建立档案方法、指南, 业务管理制度和管理条例等, 这样有了强有力的指导力度, 民营企业中档案管理工作就能灵活、高效容易的展开了。

2. 档案从业人员综合素质低。

在当今网络和计算机高速发展的大环境下, 原有的工作方法和现代化档案管理模式有了很大的差距, 现阶段我国民营企业中档案管理人员学习不够积极, 专业水平达不到现有学习水平, 还停留在原有的工作经验中, 这就造成了阻碍企业发展的因素, 导致相应的档案管理工作不能按时完成。有的民营企业中完全不符合档案的保管要求, 库房设施陈旧、环境差, 对企业的形象和经营也有很大的损失。

二、成因分析

我国民营企业在档案管理上所呈现的问题从主观和客观上来说都要需要改善和提高的地方。

第一, 企业对档案工作的不够重视。由于民营企业的性质导致相关负责人对档案管理工作不够重视, 我国的档案管理工作开展时间又很短, 这其中很大程度上的原因是对档案管理工作认识上的误区。大多数民营企业中的领导人没有认真学习过“档案法”, 对档案工作的不重视与企业的经营活动形成了很大反差, 企业管理者对档案工作的认识程度是一个不可忽略的重要因素。因此, 档案工作要想显现出其左右还需要很长是时间要走。

第二, 档案行政管理的指导不足。就目前我国现有的状态来看, 我国行政管理部门与国企不同, 其首先考虑的是经济效益, 没有建立相应的监管机构, 这就就会对民营企业的档案管理工作指导力度不够, 约束能力不足。这就对管理部门的指导工作有一定限制, 业务指导人员也没有达到很好的指导力度和效果。

第三, 企业信息化建设力度不够。当今时代, 市场竞争激烈, 要想在激烈的竞争中立于不败之地, 就要企业加强整体管理水平和人员的素质, 加快内部和外部信息化平台的建设。如宁波奥克斯集团4年中花费6000万元建立的档案信息资源体系, 对企业的发展提供了很大的帮助, 这种效果在以后会更加明显的感觉到也更加容易的被应用到各种企业中。

三、企业档案管理模式对策

随着计算机的发展与普及, 很多的企业也开始重视起了档案部门, 所以就要提高认识、宣传的力度, 为档案管理跟上时代的步伐, 这要包括:“档案法”的法规宣传, 变换传统的工作思路, 确定纸质的档案向电子的档案建设转化的工作重心。领导负责制企业内部加强组织建设, 各负其责, 互相督促, 以领导的支持和组织保证为基础, 开展建设档案工作就会更顺利。以点带面, 通过抓典型可以减少工作中因经验少产生的障碍, 全面开展这项长期复杂的工作是今后发展档案事业的坚实基础。

重点坚持建设验收的制度以及项目档案登记, 档案工作人员要坚持“三参加”制度、全程控制的管理以及做好项目管理收集、保管以及整理等工作。要做到项目建设与管理一起进行。

企业信息化的建设以及档案的信息化网络化, 全力发展信息资源, 为了企业的发展, 学习型组织是档案部门应该建设的, 还要要求档案工作人员持证在岗。

大力提升档案管理的人员的素质要以人为本, 纸质档案与现在的企业的电子文件是不同的, 电子的需要进行前端管理以及逻辑管理。国家批准的电子档案与文件归档中提出, 文件在接受以及形成的时候, 通过互联网向档案部门传送归档, 面对着新的挑战以及危机, 现代的企业要走的路还很长。

四、总结

民企的档案文档以及信息的一体化的管理、管理程度以及资源的管理的强度是民企档案管理的重要发展的趋势, 很多的技术以及理论不够成熟, 管理路程任重道远, 计算机档案界和图书档案界以及其他企业之间要加强沟通以及合作, 只要在技术以及理论上有了进展和突破, 那么民企的档案管理的模式一定能达到完善以及成熟。

参考文献

[1]赵希安.宜昌市出台民营企业电子档案管理暂行办法[J].湖北档案, 2009 (12) .

[2]李学香.党委政府主推档案管理模式改革[J].中国档案报, 2009 (7) .

[3]陶亚坤.关于民营企业档案管理体制创新的思考[J].兰台世界, 2006.

现代企业制度下企业档案管理探析 篇8

企业档案管理体制主要表述的是企业档案管理的组织制度和形式。现代企业制度下的企业档案管理体制, 是通过档案行政管理部门和现代企业主管部门的管理, 将分级和属地管理有效融合的一种管理体制。但是, 随着不断发展的现代企业制度, 当下企业档案管理体制依旧还存在很多问题, 介于此, 只有将相应问题的解决对策及时的探索出来, 才能让现代企业制度变得更加完善, 促进现代企业的全面发展。

1 企业档案管理的原则

(1) 真实性原则

企业档案管理能够将有效的信息提供给企业, 促使企业所作出的决策具有一定的正确性和权威性, 这样就必须保证企业档案管理信息的真实性。 在现代企业实施档案管理的过程中, 如果能够让信息管理的真实性获得保障, 不仅能给让企业错误决策出现的概率得到有效减少甚至避免, 同时还能够让因为虚假性信息致使的企业社会形象受损现象得到有效避免。

(2) 系统性原则

企业档案管理的系统性原则主要作用是能够分门别类的管理好各个文件、信息、资料以及档案等。 实施系统化的企业档案管理, 形成分门别类的管理模式, 不但能够让现代企业管理制度的清晰性、系统性以及规范性得到有效体现, 同时还能够让企业在提取档案的时候, 对所需的信息和文件获取速度得到有效加快, 让查找和利用信息的效率得到提高, 进而让整体工作效率得到有效提升。

(3) 全面性原则

现代企业在实施档案管理的过程中, 大多数企业都会遇到一个问题, 即档案管理范围确定问题想要让企业档案管理工作得以有效进行, 不但要对企业内部档案资料进行严格管理, 同时还应该严格管理好和企业相关的一系列资料信息。只有现代企业档案管理工作能够全面性的存储妥善资料信息, 才能将有效的需求信息及时的提供给相关的各个部门单位, 从而让企业的相关部门工作状况得到有效推动。

2 现代企业制度下企业档案管理存在的问题

(1) 没有重视起企业档案管理工作

就目前而言, 我国很多的现代企业都没有重视起自身企业的档案管理工作, 只是片面的将其当成与合同文件管理相似的管理工作, 使得企业档案管理只是工作人员的附属工作。其中除了管理合同文件和人事档案等之外, 却没有有效的管理和重视起其余相关资料信息。此外, 由于很多企业的档案管理制度还不是很完善, 致使很多客户信息和业务资料大都是交由普通工作人员管理, 而一旦出现人员流动现象的时候, 就会极易流失一些重要资料信息, 从而让企业生产业务遭受到严重损失。

(2) 企业档案管理人员的专业素质和业务水平不高

当下我国虽然已经有一部分的企业开始重视起档案管理工作, 但是却依旧没能让企业档案管理工作发挥出应有价值, 而造成这种现象的主要原因就是因为相关档案管理人员的专业素质和业务水平不高。 这在档案不合理的分类结构和档案管理素质存在严重缺失上有着显著体现。一方面, 档案如果发生不合理的分类结构, 就会直接造成无法有效的利用到档案信息, 促使资料信息获取时间被严重浪费, 从而让档案管理的在现代企业中的真正价值很难得以体现。另一方面, 很多企业档案管理人员都缺乏相应的档案管理基础理论知识, 因此也就致使相关管理人员没能正确的认识到档案管理工作的重要性, 从而也就其工作态度存在严重问题, 对档案管理动作造成了直接影响。

(3) 企业档案管理缺少安全保障

由于当下很到现代企业都没有有效的重视起企业档案管理工作, 这也就造成企业档案管理中各个数据信息的安全性无法得到有效保障。一方面, 由于相关额档案管理人员没能重视起企业档案管理工作的重要性, 致使在存储档案的过程中, 很有可能造成信息丢失和档案损坏现象的发生。而另一方面, 企业没有重视档案管理工作, 对档案的保密性工作就更加存在严重忽视, 此外又因为相关档案管理工作人员素质较低, 这就非常容易造成档案中信息流失现象的发生, 从而也就造成企业经济遭受到严重损失。 此外, 很多企业由于缺乏相应的网络安全意识, 这就造成计算自档案管理中, 存在非常严重的安全隐患问题。

(4) 企业档案管理缺乏相应的信息化办公手段

虽然当下很多企业管理制度都开始对传统的纸张办公方法进行了转变, 信息化办公手段逐渐的得到了广泛运用, 但是企业在档案管理工作上, 却依旧还处在以往陈旧的纸张办公形式上, 这就造成很多企业档案都没有实现信息化, 对企业中各个部门的运用和查询造成了非常大的困扰, 严重阻碍了企业的发展, 同时也在很大程度上促使企业的工作效率被降低了很多。

3 现代企业制度下企业档案管理的相应对策

(1) 加强对企业档案管理的重视程度

如果想要让企业档案管理的作用得到充分发挥, 就需要对企业档案管理机制进行及时建立和完善。 不过在对企业档案管理机制建立和完善之前, 最为重要的还是应该让企业内部人员对企业档案管理工作的认识程度得到提升。 只有这样才能够让企业从上至下逐渐形成一个统一的档案管理认识, 从而促使企业档案管理工作能够更加的完善。

(2) 对档案管理人员的专业性进行提升

首先, 企业应该重视起对相关档案管理人员的培训工作, 定期的举行相关的档案管理基础知识的培训工作, 针对不同程度的人员要有针对性的实施培训, 对在职的老员工, 应该以转化其传统档案管理基础知识为主, 来对其进行相应的培训, 如:教导这些管理人员如何使用电脑来进行信息化管理等。 其次, 针对一些较年轻的或刚刚入职的档案管理人员, 则应该以档案管理基础理论知识为主, 重点传授他们专业性的知识, 可以实施老带新的政策, 以师傅带徒弟的形式, 实施一对一的培训, 促使他们能够在最短的时间内掌握相应的管理知识。 只有这样才能让企业中所有的档案管理人员都能够提升自身的专业水平, 始终迎合当下市场经济化需求, 为企业发展带来有效推动作用。

(3) 增强企业档案管理的安全性

企业档案管理对现代企业来说有着非常重要的作用, 而只有保证了企业档案管理的安全性, 才能让其价值得到真正体现。 首先将相应的保密制度建立起来, 以此来对相关的档案管理人员进行约束, 一经发现泄密者, 要严格查办, 促使企业档案管理能够得到有效管理, 保障档案信息的安全性。 其次, 企业应该积极额普及计算机知识和网络安全知识, 让每一个工作人员都能够认识到网络安全隐患带来的后果, 增强IT部门对档案管理的网络安全工作的安全管理力度。

(4) 运用集成化信息管理体系

企业在实施档案管理工作的过程中, 应该让实物档案资料管理和计算机档案管理相结合的管理模式得以形成。 在对企业档案进行计算机化管理的过程中, 积极的运用集成化信息管理方法, 通过计算机严格、详细的分类号档案信息, 并结合企业中每个部门的实际情况和信息性质来让档案分类更加科学化、规范化。

4 结语

总而言之, 现代企业制度下企业档案管理对当下的企业有着非常重要的作用, 有效的重视起档案管理工作, 并让其逐渐的科学化、规范化, 加强档案资料信息的安全保障, 不仅能够让企业的工作效率得到大幅度提升, 同时对企业发展也有着非常重要的作用。

参考文献

[1]赵玉金.现代企业制度下企业档案工作存在的问题及解决途径[J].兰台世界, 2014, S4:144.

浅析民营企业档案的现代化管理 篇9

一、民营企业档案现代化管理的必备条件

1. 确定民营企业档案的管理模式原则。

不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长, 关键是哪种更适合本企业当前的要求。在确定具体管理模式时建议考虑以下原则:首先, 档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言, 中小型民营企业可以实行单级管理, 大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。例如上海新黄浦 (集团) 公司, 属混合型大型民营企业集团, 总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理, 对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理, 全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”, 明确规定档案所有权归总公司, 日常则由其代管。其次, 档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性, 至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应, 不宜盲目追求档案信息化管理。民营企业中有不少高新技术产业, 这种企业可实行档案信息化管理。最后。档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段, 企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐, 但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动化系统或内部局域网的企业, 大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理;而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。

2. 配备档案管理人才, 制定科学的归档范围和管理制度。

目前, 民营企业大多重经营、轻管理, 一味追求眼前的利益, 对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作, 缺乏必要的规章制度, 档案管理随意性大。因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节。作为应用性很强的档案工作, 为了培养档案管理人才, 我们必须加强档案人员的继续教育, 使他们掌握新知识、新技能, 以满足时代的需要。民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用, 包括电子文件归档、计算机管理和检索, 以及库房的管理等。民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究, 重新审查、整理和进一步完善原有规章制度, 使规章制度适应新形势发展的需要。

3. 保障民营企业档案的信息安全。

为了保证计算机网络系统的安全运行, 可采取以下防范措施:第一, 访问控制。具体是入网访问控制, 即控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源, 并控制访问时间和在哪个网站入网;权限控制, 控制用户访问的目录、子目录、文件和其他资源, 指定用户对上述资源执行仅能只读, 无改写、删除等操作;防火墙控制, 用以阻止网络黑客访问某个机构网络的屏障。第二, 信息加密。信息加密技术是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的传输, 确保不宜公开的电子文档的非公开性。要在发收两端用软件进行加密、解密工作, 在指定的用户或网络通过密钥支持解密而获得原始数据。具体来说, 通信双方交换彼此密钥, 并存放在安全处, 需要对方发消息时, 用密钥进行加密, 在收到数据后, 用对方的密钥解密。第三, 网络与硬件载体安全。建立备份与恢复系统, 即使出现信息丢失, 只要启动该系统, 可恢复丢失信息的原貌。预防病毒, 防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件, 自动杀毒。不允许随便使用外来磁盘、光盘等存储介质, 必须使用时应严格进行病毒检测, 确认无病毒后方可使用。

4. 全面提升企业档案实体与企业信息整体管理水平。

首先要强化档案综合管理。要按集中统一管理的原则, 由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流, 但在具体实施中往往有差异。可以实行集中统一式的综合管理, 也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理, 该管理模式有利于企业档案工作的全面建设, 充分发挥企业档案的整体功能。其次要强化文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理, 一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外, 作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理, 对网上传递的电子文件实行逻辑归档, 相应纸质文件适时另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行, 有利于推动档案现代化管理。

二、民营企业档案现代化管理的目标

1. 为民营企业营造先进的企业文化提供条件。

在知识经济时代, 经济和文化一体化是必然趋势。经济竞争正在逐渐演变成为更加隐蔽的企业文化建设的竞争, 而企业档案本身是企业文化的一种体现, 因而可直接服务于企业建设。随着我国加入WTO, 国际化的市场竞争使得中国民营企业面临着来自各方面的严峻挑战, 正是这种挑战, 使得我们民营企业家逐渐认识到企业文化是增强企业凝聚力和竞争力, 保持企业发展的重要法宝。民营企业档案的建设, 使得企业的发展史、大事记、实物、专利、荣誉、社会评价, 通过信息高速公路向外界展示。企业档案是以物质的形式存在着, 但是许多内容却是具有无形资产和精神产品的性质和作用, 对于一个企业的长远发展和企业人文文化的塑造具有不可替代性, 并且企业文化可以物化为企业的生产力而最终体现为企业的物质产品。它的多重属性在企业生产经营的发展、企业文化氛围的营造及企业人文精神的塑造、企业品牌的打造和宣传方面具有不可替代的作用。

2. 民营企业档案现代化管理为企业发展提供信息保障。

市场经济的发展, 企业的重组、兼并、转制都是不可避免的, 因此一个企业在其发展过程中必须重视和建立完备的企业档案, 一些重要的生产资料和固定资产的产权认定、价值估算、价值分割等必须依据企业档案的一些原始资料才行, 同时企业在改组和合并时必然涉及对原有产品的品牌和注册名称的相对价值的估算, 一些企业的股份改制必然对原有和新的注册品牌进行评估, 甚至一些企业对自身的品牌还要进行一些相关的公证和请求品牌保护。一个企业在发展中由于种种原因会出现资产的借用、转让、抵押等经济活动, 企业档案本身就是企业资产的一部分, 它不可避免地要参与企业的借用、转让、抵押等经济活动, 因此企业档案不仅对各种参与借用、转让、抵押的企业资产具有估算、监管的作用, 甚至自身也会成为企业借用、转让、抵押的一个组成部分。我们可以看出, 在一个企业的经济活动中, 企业电子档案是企业经济活动的必备要件之一, 在企业融资、借贷中发挥着不可替代的作用。企业的科研活动也会形成大量的档案, 其中许多内容就是电子档案, 这些电子档案不仅对从事科研很有用途, 而且科研人员和相应其他项目的科研人员在以后的企业科研活动中都会再次利用电子档案, 这些电子档案保管的状况对民营企业的经营和科研具有十分重要的意义。

3. 民营企业档案现代化管理能为企业的合法权益提供凭证。

企业档案作为企业资产权益的原始凭证, 是维系企业生存和发展的生命线和保护神。在解决债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷问题过程中, 企业档案这一原始凭证显得尤为重要。随着市场经济及法律的完善, 企业档案的经济价值将会越来越明显, 档案作为法律凭证作用越来越重要。企业档案对提升企业整体水平、维护企业自身利益、规避市场风险、发展企业文化、保持企业健康发展具有重要意义。

参考文献

[1]李广都.我国企业档案资产论初论[J].机电兵船档案, 2005 (5) .

[2]金银海.网络环境下高校档案馆服务的新模式[J].兰台世界, 2006 (23) .

民营企业档案社会化管理的思考 篇10

一、社会化管理的必要性

1.根源在于民企的“私”与“公”双重属性表现。所谓“私”性表现,指企业的产权性质是私人所有。我国民营企业中,有限责任公司约占70%,股份公司约占14.6%。家族企业占绝对比重,经营管理集权化。我国大多数民营企业是家族企业,约占总数的70%。公司的董事长或总经理由最大股东担任,且董事长和总经理合一的占绝对地位,少有外来的职业经理人专门负责企业的经营管理。企业治理是形式上的分权,实质上仍然处于所有权与经营权两权合一的古典集权状态,没有达到所有权与经营权有效分离、合理制衡的现代企业制度要求。所谓“公”性表现,主要是指民企的影响力和涉及范围广大,并非指产权。改革开放以来,我国民营企业规模不断发展壮大, 成长出像华为、比亚迪、吉利、新奥、万向等一大批大型企业集团,这些企业不仅资产规模大,就业人数多,而且在业内有着举足轻重的影响力,在经济发展和社会进步中发挥着不可替代的促进作用。

2.顺应资源整合大势。整合就是要优化资源配置获得整体的最优。对于档案信息资源来讲,整合不是占有,不是信息权属的变更, 不能为了追求整合而侵犯民营企业的经营自主权。

3.社会化管理的经济、社会效益巨大。整合带来的高效,民营企业将是直接受益者,可以降低内部管理成本。一般情况下,档案对本企业的效用会随着时间的增长而降低,如果企业能够通过一定方式将对这些逐步“老去”的企业档案实体转交给社会管理机构管理,对于企业内部的成本控制无疑具有很大的帮助,最终受益的也将是整个社会。民营企业面对激烈的市场竞争,出现生命周期是自然现象,如果不想让企业存在的历史被时光机所磨灭,那么企业存在时所产生的档案有必要成为整个社会信息财富的一部分,使企业的生命得以永恒,档案社会化管理是实现这一目的的有效途径。

4.档案信息价值重要特性。档案信息最鲜明的特点是原始记录性,记载了市场经济中最活跃的生产力载体一切的经营生产活动[2]57。 改革开放以来,中国的民营企业可谓厮杀疆场,沉沉浮浮,有所谓昙花一现的“狗命”企业,也有大浪淘沙后做到基业长青的英雄企业。 如果能够让反映企业运动状态的档案为消失的企业记录历史,为基业常青的企业提供信息服务,最终能够为整个市场经济所有参与者提供有需求的服务,将会开辟档案工作的新天地。

二、社会化管理的可行性

1.我国档案管理体制的优势。我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则,这为实行民营企业档案社会化管理提供了完整的制度平台,有利于在全国范围内推行统一的技术标准,实行统一的服务管理,有利于档案行政主管机关对档案托管机构开展监管工作。

2.社会化管理的物质基础。以计算机、互联网技术为基础的信息技术已经渗透到社会生活的各个领域,为全社会信息资源的整合提供了可能。我国有着成体系的国家档案综合馆体系,有着系统专业档案馆体系,可以依托现有的馆藏条件开展档案托管服务。

3.法律与制度环境。我国已经确立社会主义市场经济体制,企业法人是独立的市场主体,有着经营自主权。随着改革开放的深化, 我国的社会主义法制逐步完善。《合同法》、《档案法》、《物权法》、《公司法》等档案社会化服务所需的基础性法制已经具备。

4. 社会化管理的步骤。可以民营企业较为集中的地级市为单位,先行开展试点,在先试先行中调整和探索,逐步总结经验,最后形成模式。

三、社会化管理的模式

对于社会化服务机构,要实行主体多元,统分结合。虽然我们有着举国的综合档案馆体制,但不可一刀切的将现有综合档案馆推向社会化服务的市场,而不让社会资本进入这一领域。那样不利于竞争局面的形成,会给整个服务市场带来前进的阻力。

1.市场化的档案服务方式。托管,就是民企将档案管理整个系统委托给档案服务机构,档案和信息的所有权属于企业,但档案实体储存在托管机构。托管机构甚至可以不了解档案所承载的具体信息内容,企业只要能够为服务机构提供必要的管理信息,比如目录和检索工具等。托管机构未经企业授权无权处置档案,无权获得档案信息。代管,是指民企将整个档案管理流程开放外包给服务机构, 档案服务机构根据协议授权参与档案“收、管、用”的全过程,也就是相当于企业将自己的档案工作外包。这种模式需要有双方充分信任、完善的法制环境、严格的合同条款来保障实现。一旦企业将自己档案工作外包,企业可以降低管理成本,专心于企业的经营管理,而将档案工作交予更为专业的机构去实施。

2.公共档案服务机构。公共档案服务机构应当定位于类似于学校、医院的公共事业范畴,服务对象主要针对那些小型民企,服务方式以托管为主。依法按照国家法律和档案管理标准为企业提供服务。公共档案服务机构具体的服务方式是多样化的,除托管这一基本方式外,还可以开展诸如咨询、技术服务[3]56等工作。

四、民企档案社会化管理推进过程中应坚持的几个原则

1.产权明晰。产权是民企档案社会化管理推进的核心和关键,是档案社会化管理后各种责权利关系确立的基础,产权不明,就会人为制造社会矛盾,档案社会化管理也就失去必要性,必须以法律的形式明确档案的产权归属,在产权明晰的基础上,才可能实现档案社会化管理有效、有序地推进。民企档案同企业的其他经营资产一道,构成企业法人的完整资产,是企业经营中重要的信息财富。民企档案的产权毫无疑问,是属于企业法人。

2.健全法制,营造环境。法律作为民企档案社会化管理的制度基础不可或缺,应当在产权关系的基础上,以法律制度的形式理顺档案社会化管理的各种关系,确定各方参与主体的权利、责任、义务,建立民企档案社会化管理的制度基础。只有这样,才能有效解决企业的后顾之忧,才能让社会化管理发挥出应有的效益,才能使得社会化管理模式得以实现。

3.因势利导,有序推进。社会中,企业经营的目的是在市场活动中合法的追求经济利益,档案社会化管理不能增加企业的负担,才能调动企业的积极性。因此,要在法律关系的基础上,制定出合理的政策,因势利导,有序推进。比如,对于企业已无必要保管,自己又有意出让具有一定社会价值的档案,可以采取利益补偿机制;对于那些积极推进档案社会化管理的企业,可以给予一定的税收财政优惠措施作为奖励等等。

4.维护企业合法权益。企业的合法权益得不到保护,档案社会化管理的合理、合法性就会受到质疑,就会失去存在意义。失去企业的支持,民企档案的社会化管理必然失败。档案社会化管理只能促进企业的经营管理,而不能成为企业经营管理的绊脚石。

5.提高管理与服务水平。为民企提供高效优质的服务,促进各种社会档案管理机构加强自身建设,提高管理水平,降低运营成本, 对于民企档案社会化管理有着重要意义。企业是档案管理机构的客户,树立客户意识,为客户着想,对于档案机构来说,是天经地义的。

6.档案执法部门要加强执法,维护民企档案社会化管理的良好环境。在执法中,要注重维护企业的合法权益;要注重督促档案社会化管理的市场秩序;要注重促进档案服务机构提升服务水平;要制定档案服务机构的行业标准;要严格规范档案服务机构的运营行为;要注重保护民企档案社会化管理的各方参与者的积极性;要注重对整个社会的档案管理的监督指导。

7.社会化管理成败的关键在于管理成本的增加还是降低。如果实行社会化管理增加了企业的经营成本,增加了信息管理风险,降低了经营管理效率,那么实行社会化管理就偏离了预定目标,企业就会失去动力,也就没必要采取无效的管理方式。对社会来说,如果提供社会化服务之后的管理成本反而不如分散保管在各个企业中的成本更具优势,那么社会化管理就失去了存在的意义。

8.社会化管理推行的核心问题在于信用建设。在现代企业制度下,企业是完全的市场主体,具有完整的法人地位。企业的权益能否得到法制保障决定着它们是否能够将自己的档案工作推向社会,这是能否交给外部机构管理的决定性因素。作为监管机构,要以严格的法制监管档案服务市场,保证每个参与者都能够行走在法制的轨道上。以法制的力量为企业档案社会化管理提供一个信用平台,做不到这一点,任何关于社会化管理的设想都是空中楼阁。

摘要：在民营企业管理日趋规范化、现代化的社会背景下,企业档案越发成为民营企业的一笔重要财富,愈来愈受关注和重视。民营企业档案如何实现社会化管理,将对企业持续蓬勃发展,为企业和社会创造更多财富发挥重要作用。

关键词：企业档案,社会化管理

参考文献

[1]马丽荣.关于民营企业档案管理模式的一点思考[J].黑龙江档案,2011(5).

[2]王道英.浅议民营企业档案工作中存在的问题及对策[J].云南档案,2011(9).

我国民营企业档案工作探析 篇11

关键词：民营企业档案管理现状对策

1正确认识民营企业档案工作的现状

从笔者所在的福建省晋江市了解的情况和河南开封市非公有制企业档案工作情况调查结果来分析，我国民营企业档案工作的现状大致可归结为两点。

1.1我国民企档案工作处于自发的状态，部分企业已有相当的发展水平。据笔者对福建省晋江市的恒安纸业集团、亲亲食品集团、七匹狼集团、凤竹集团、福马食品集团等10余家民营企业的调查中发现，这些企业均已开展了不同程度的档案工作，特别是凤竹、七匹狼和恒安三家集团公司的档案工作虽然管理模式各不相同，但其工作都已达到相当的水平，恒安集团公司因已在香港上市，注重汲取和采用国外的管理模式，凤竹集团公司在国内上市，许多档案业务在借鉴国企的管理模式上有所创新发展，其档案管理已通过国家二级标准的验收。七匹狼集团则采用与国企截然不同的分散式管理模式。而据河南开封市的调查结果表明，在被调查的82家企业中，已开展档案工作的68家，占被调查企业的83％；尚未开展档案工作的10家，仅占被调查企业的12％；未说明是否开展档案工作的4家，占被调查企业的5％。库房、档案专用设备的设置情况也较好，在调查的企业中，明确有档案库房的占90％，未说明库房情况的只占10％。这些企业都具有一定的代表性，分别为加工业、制造业、流通业、服务业、房地产业及其他行业。这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。

1.2民营企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。一般而言，规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。从开封市调查中可以发现，随着企业资产的增加，企业规模的扩展，已开展档案工作企业的比例数量也随之上升，显示企业规模与企业资产情况对档案工作有非常直接与重要的影响，同时，调查结果也表明未开展档案工作的企业比例很少，仅占12％，加上未说明开展档案工作的企业也仅有20％，而档案管理已达到较高水平的示范企业也是少数，所以，从总体上看，民营企业整体的档案管理呈现出两頭小、中间大的橄榄型状，水平不均衡。我们业界一些学者将当前民营企业的档案管理状况，分为四个类型。一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室；有专职档案人员，管理设施设备齐全；根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全、归档及时，保管科学、利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收。二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来，三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个末位的工作。工作随意性较大。四是“不管型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“五无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管；无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”这种类型在小型企业中比较多见。

从我国民营企业档案管理出现的这两种状况中可以看出，以往很多业内人士认为我国民企档案工作总体上处于一种无序的，混乱的状态的看法是片面的，是认识上的一处误区。福建省晋江市和河南省开封市这一南一北的情况颇具代表性。从调查分析中，我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。改革开放以来，特别是中国加入世贸组织以来，我国的民营企业在激烈的市场竞争中，在国际市场的博奕中，已逐步成熟起来，企业主的档案意识被不断唤醒，特别是一些规模企业，明星企业的老总们，对档案已有了比较深刻的认识。福建凤竹集团公司年产值5亿多元，利税9400多万元，是全国同行业的明星企业，该公司陈澄清董事长认为档案对企业的发展起着至关重要的作用，当前市场的竞争归根到底是企业文化的竞争，而档案是企业文化的重要基础，企业文化提升取决于企业档案作用的充分发挥。所以，他除亲自带队到晋江、泉州市档案局争取业务上的支持外，并经常过问和解决档案工作中存在的人、财、物问题，公司早在1991年档案管理就通过省级先进标准的验收，2001年通过了企业档案目标管理“国家二级”评审。目前，有2名专职档案人员，并形成一个严密有序的档案管理网络，有1个综合档案室和4个档案分室，档案在公司上市和经营管理中发挥了不可替代的重要作用。而凤竹公司并非只是我国民营档案管理的一叶“诺亚方舟”。很多规模~,Ak的企业主已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，但没能得到及时的指导。其水平有很大的局限性。忽视档案工作的大多数为小型企业的企业主，对企业开展档案工作的心态复杂，认为档案室工作增加小企业的负担，怕在外部人员的指导下泄露商业秘密，影响生产经营的正常开展。在认识上把建档工作与企业利益对立起来，这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以，客观地、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。

2推进民营企业档案工作全面发展的对策

2.1开展心理引导，激发建档热情。从以上分析中我们不难看出，企业主的档案意识是决定民营企业档案工作能否开展的关键所在。所以，要树立企业的档案观，必须进行积极的心理引导。一是管理意识引导。大量事实说明，我国民营经济发展的最大制约因素是没有很好的管理。民营经济要想在“二次创业”中得到发展，就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理的经营方式的转变。对此，企业主应该有清醒的认识，新形势下民营经济只有加强管理，企业才能在残酷的市场竞争中立足。民营企业的档案意识也只有植根于宏观管理观念的土壤，才可能生长发育。因为档案管理本身是企业管理的重要一环，而档案又为企业的各项管理提供了必不可少的重要基础。忽视档案工作，民营经济的管理便成了无本之木，所以，企业主还有什么理由可以忽视企业的档案工作呢?二是逆向思维引导。我们很多时候无法正确估计出档案到底为企业产生了多大的直接效益，但

却能从反面告诉企业主，滞后的档案工作必定是制约民营经济发展的“短板”。所谓“短板”是指決定整体效益的关键制约因素，没有完善的档案管理，民营经济的发展就会留下致命的管理漏洞，滞后的档案工作就会成为制约企业整体效益的关键性制约因素。民营企业在决策上的特点使它在投入和自身建设中具有排他心理，因而档案部门不能一味地急于去作正面的宣传灌输，有时可以从侧面、甚至反面逆向思维的角度来激发民营企业的建档热情。

2.2勇于开拓创新，实现多元服务。在市场经济条件下，民营企业档案工作的开展，单靠面上的简单宣传不行，靠行政的强制手段也不行，只有通过提供及时的档案法规信息、通过加强操作性较强的技术标准的研究和组织，向企业提供切实可行的档案管理技术规范标准，以便为民营企业档案工作科学管理提供依据。国家档案局正在抓紧制定《企业档案业务规范》作为行业标准印发，民营企业档案工作也可参照。同时，应积极推动民营企业档案工作协会的建立，充分发挥企业档案工作协会的作用，利用协会，提升自律能力，定期不定期地进行座谈、交流，充分利用这一民间组织与档案行政部门联系、沟通、传递需求信息，使之在民营企业与档案职能部门之间架起一座桥梁。由于它是一个非正式组织，其成员从民营企业内部具有较强档案意识的人员中产生，因而既能代表民营企业利益，反映他们的真实想法，又具有较高的档案工作热情，并能较好地领会档案部门的专业意图，能起到较好的沟通作用。各级档案部门该放手时应放手，将不堪之责依托于各类民间组织。档案部门为民企提供服务，应更多地注重于宏观上政策与技术的引导，而不应拘泥于繁重而不现实的具体业务环节，要不断开拓创新。努力探索出一些新路子、新方法：一是充分运用档案网站的传播优势，开辟内容丰富、信息新颖的民营企业档案工作服务专栏。传播最新的法规、标准，传播先进经验，成功作法，同时，与新闻单位联手，运用现代的传播手段增强全社会的档案意识，普及档案知识：二是有针对性地编写业务指导材料和工作指南，送发到各有关企业，指导建立档案工作；三是根据民营企业的意愿，为企业培养档案人员和招聘选拔档案人才：四是积极推进档案中介组织服务，如档案事务所、托管中心等。档案事务所主要提供档案业务咨询服务和档案整理服务。可根据不同规模、不同产业和不同地区的民营企业的特点，分类组织档案业务咨询服务。针对民营企业档案工作管理水平参差不齐的实际情况，从基础业务开始，包括文书处理程序、归档范围、立卷标准、分类编目、上架排列、检索利用、安全保管、统计反馈等内容和要求、通过现场咨询、信件咨询、专栏咨询等形式为企业释难解惑：成立档案托管中心，在企业自愿的前提下，与企业签订托管协议双方签订安全保密协议，明确各自的权利、义务和违约责任，接受私营企业各种文件资料的整理、代管、提供利用等“一条龙”服务。彻底将小型民营企业从档案管理的困境中解脱出来，为其提供高效、便捷的档案服务。五是教育培训服务。针对民营企业档案人员变动频繁、兼职过多、工作繁重的特点，档案部门可以采取上门培训、现场培训、远程培训等灵活多样的形式，帮助民营企业档案人员掌握档案管理的基本知识和应用计算机的技能。档案行政管理部门在为民营企业服务的同时，也应注重提高自身的素质、不断更新知识、努力提高服务能力和创新能力。

2.3坚持依法治档，注重监管方式。《档案法》第十六条规定：“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保存的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案产生严重损毁和不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购。”私营企业有很大程度上的自主权，但私营企业档案管理的自主必然是在法律框架下的自主。民营企业要知法、守法、执法，履行《档案法》规定的义务，依法做好档案管理工作。各级档案部门曾一度产生“民营企业档案工作要不要管”的疑惑，这是不必要的，其实，民营企业档案工作不仅要管，还要依法管好。民营企业档案是国家档案全宗的组成部分，理应纳入国家档案资源建设范围，各级档案部门要加大对民营企业宣传档案法律法规的力度、提高依法管理、保护档案的水平。前国家档案局局长毛福民同志在全国民营企业档案工作座谈会上的讲话中明确指出“要针对民营企业档案管理中存在的问题和违法行为加大执法检查和查处力度，突出监管重点，确保档案安全。由于民营企业的发展经历不同，其档案内容也具有很大差异，如有的民营企业是从原国有企业转制而来，其档案中有国有企业内容，有的民营企业在与国有企业或科研事业单位合作中形成的资金、技术、专利、品牌、著作权等知识产权、高新技术、商业秘密等方面的档案，不仅涉及企业的利益，而且关系到国家、社会及人民群众的利益。国务院《关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》指出，要放宽非公有制经济市场准入、允许非公有制经济进入基础设施、垄断行业公用事业以及法律法规未禁止的行业(包括金融服务业、国防科技工业等)。民营企业涉及的领域越来越广，各省、自治区、直辖市档案行政管理部门要研究确定民营企业中对国家和社会有保存价值档案的范围，并依法进行监督管理。凡是关系到国家利益和国家安全及公共利益的、记录社会重大事件和活动的、反映企业应当承担社会责任的档案，都应视为对国家和社会有保存价值的档案”，考察西方发达国家关于私人档案的法律法规我们可以同样看出，一方面，他们承认和保护私人对相关档案的所有权：另一方面，他们又都强调对这些档案的管理和利用实施监管的必要性与合法性。只不过有些国家采取相对强硬的刚性监督政策，另一些国家则采取相对温和的柔性监督政策，这说明从国际范围上讲、承认企业和私人对档案的所有权，与国家对这些档案的管理工作实施监管并不矛盾。所以，各地档案行政管理部门要充分发挥自身的监管职能，适时地介入民营企业，在提供优质服务的同时，实施有效的监管，应注意的是在监管中要注重方式，切忌采取简单粗暴的工作方法，要做到在监管中“一个不干扰、两个有利于”的原则，即在监管中不干扰民营企业的生产经营活动，要有利于促进民营企业加强管理，提高经济效益：有利于对国家和社会有保存价值档案的安全保管，科学利用，合理流向。监管方法可实现多样化，体现灵活性，可因地制宜，因企制宜。对只是暂时尚未建档的企业应积极引导其根据本企业的特点建立相应的档案管理规章制度，使企业的档案工作有章可循，从而实现自我约束，自我监督。

民营企业档案管理 篇12

关键词：民营企业,人力资源,管理,儒家

随着我国民营企业的不断发展壮大, 企业越来越重视企业人力资源的管理, 积极采用各种方式提升人力资源管理的科学性与实效性。从目前情况来看, 民营企业的人力资源管理存在着诸多问题, 成为制约民营企业持续发展的重要因素。儒家文化作为中国传统文化的主干, 改革开放以来, 现代企业管理者不断吸收其精华思想, 成为构筑现代企业管理科学的重要思想资源。中国民营企业如何才能吸收儒家思想的精髓, 形成具有国际市场竞争力和中国特色的企业人力资源管理模式。本文拟结合儒家管理思想, 探讨其对我国民营企业人力资源管理的借鉴意义。

1 儒家管理思想主要内容概述

1.1 注重“人本”思想

儒家的管理哲学带有鲜明的“人学”色彩, 重视和强调人的价值是儒家思想的基本特征。儒家人本思想的内在深层涵义是“仁”。孔子在调整人与人关系方面, 着重强调“己所不欲勿施于人”“己欲立而立人, 己欲达而达人”, “天时不如地利, 地利不如人和”等。儒家还认为, 尊贤善听、群策群力是实现管理目标的保证。首先要尊贤, 儒家认为要“贤者在位, 能者在职”。举贤要“听其言而观其行”, 不分亲疏, 任人唯贤不唯亲。要“众恶必察, 众好必察”, 意思就是对于世俗的毁誉要深入考察, 从而得出正确结论。既要不拘一格选用人才, 又要“无求备于一人”, 对于任何一个人都不要求全责备。

1.2 崇尚“仁爱”思想

“仁者爱人”是居于整个儒家理论体系中的一个核心概念。就是在承认每个人应有独立人格的前提下, 人人怀着仁爱之心来处理人际关系。孔子主张“仁政”, 强调领导者要像爱护亲属一样地对待下属。“仁爱”是博大的, 是推己及人, 推己及天的博爱。仁的内涵就是“仁者, 爱人”, 孔子强调在内为仁, 在外为礼。仁者, 人也, 其核心就是尊重和关爱人。义者, 宜也, 就是做该做的事, 忠实地去职守与承诺。这就是揭示无论是在古代还是现代, 管理都需要怀有仁爱之心, 通过关心下属来激发其工作积极性, 使工作状态达到最好的效果。

1.3 主张“贵和”思想

“和”是儒家管理哲学的出发点与归宿, 是其核心的特征。“和”是天.地.人三位世界之道的状态、特点和价值的判断, 显现中华民族一以贯之的思维方式, 孔子认为每个人都应“素其位而行, 不愿乎其外。素富贵, 行乎富贵;素贫贱, 行乎贫贱”。即事物的各个部分要各得其所, 相成、相济, 才能保证事物整体保持一种稳定与和谐的状态。中庸之道是孔子思想的精髓, 也是贵和思想的另一种表达形式。阐述的是不偏不倚与不走极端的处世之道。儒家也特别提倡权变思想, 讲求“执经达权”, “经权”是中国古代哲学中的实践方法论, “经权观”含有丰富的辨证思想, 被认为是现代企业管理中权变理论的重要思想源泉。

1.4 强调“修身”思想

“修身”被儒家看作是“齐家、治国、平天下”的根本, 是进行社会管理的逻辑起点。孔子还强调管理者的表率激励作用, “修己以安人”, 认为只有使自身不断完美, 才可以治国, 使国家长治久安。“其身正, 不令而行;其身不正, 虽令不从。”荀子则认为, 赏罚是“一人之本也, 善善恶恶之应也, 治必由之, 古今一也”。其意为, 赏罚是治理人民的根本。儒家还强调情感激励, 推崇“士为知己者死”的情感境界。儒家突出领导者的影响力在激励中的地位, 有其深刻的现实价值。儒家修身思想也包含着人性可塑的人治思想。“性相近、习相远。”孔子认为人性本相接近, 习俗使人遥远。人性是可以塑染、改造的, 可以通过后天不同的教育, 形成不同的人性。

2 儒家管理思想对民营企业人力资源管理的积极意义

2.1 儒家管理思想是民营企业创新人力资源管理的理论源泉

目前我国许多民营企业都选择了以自我为中心的非理性化的家族式管理, 管理体制主要表现为“家族”和“亲缘化”特征, 实行集权化领导、专制式决策, 经营者同时为资产的所有者和经营者。民营企业家的自身局限性、随意性也往往导致一些管理失误的产生, 因此包括人力资源管理在内的管理机制亟待创新。企业管理活动离不开特定的民族文化的印记, 任何一种管理都必须适应自己的民族文化土壤和社会历史背景, 都必须同自己的民族文化相结合, 民营企业的人力资源管理也不例外。而中国传统文化的主流是儒家思想, 管理思想是儒家思想的重要组成部分。儒家思想实质上是一种广义的管理, 思想, 儒家管理思想最显著的特色就是体现仁与公二字。儒家管理方法的侧重“仁”, 管理目标则体现“公”, 其基本精神对于正处于发展关键阶段的我国民营企业来说, 可归结为民本主义——即关心员工、重视员工、为了员工、依靠员工, 有利于, 在理念与职能层, 制度与职责层, 措施与人员层三方面促进企业人力资源管理系统再造, 使民营企业能够以道德理想主义超功利的胸怀获致社会功利。

2.2 儒家管理思想更加符合民营企业人力资源管理的发展特质

当前中国的民营企业, 普遍采用资产家庭拥有的形式。民营企业的管理层及其更换在相当长的一段时间里, 仍然会有其家族或家庭性。这使得民营企业的管理文化不能简单地脱离“家文化”而存在, 而“家文化”有着很强的传统文化特征与背景, 而儒家管理思想不仅是传统文化中的精华, 影响着人们的思维方式与行动方向, 而且其中的“人和”、“仁爱”、“修身”等理念具有伦理性、历史延续性、层次性、广泛的社会性的特质, 能更为有效, 妥善地调整将个人与集体目标有机融合, 形成企业“共融”的工作环境。这种“人和”理念与目前很多民营企业的家长式管理是相契合的, 有利于企业实现渐进式的人力资源管理改进与改善, 逐步改变民营企业将“员工视为企业的附属物”的人力资源管理惯用模式, 使企业员工和谐相处、团结一致和真诚合作, 达到人尽其职、人事相宜的效果。

2.3 儒家管理思想有利于解决民营企业人力资源管理的现实问题

从当前中国大多民营企业的情况看, 其人力资源管理具有较强的个人主观与情感色彩, 民营企业的人力资源管理的基本制度很不健全, 人力资源的获取、开发、整合、评价等缺乏规范, 员工队伍不稳定, 对企业缺乏归属感和安全感, 个人的影响力是管理的主要手段。而这些在民营企业人力资源管理中的“顽疾”都能在儒家管理思想中找到极其具有参考价值的内容, 儒家思想的突出特点就是经世致用, 它以究天人之际为出发点, 落脚点是修身、治国、平天下, 力求在现实社会中实现其价值, 因此可以从中可以寻找到民营企业人力资源管理创新点并“对症下药”。而且由于几千年文化的深层积淀, 中国人特有的思维方式决定了我们的管理活动结合博大精深的中国传统文化有助于管理的实施与目标的达成, 只有将西方科学管理理论与我国传统文化的“合理内核”有机地契合来, 这才是我国现代民营企业人力资源管理问题解决的管理工作的最佳路径。

3 儒家管理思想在民营企业人力资源管理中的应用

3.1 以人本思想为核心, 坚持举贤尊贤的人才招募原则

要确立人才就是民营企业发展生命线的思想。在“以人为本”的前提下, 建立企业人才资本运营与约束的科学机制。努力克服民营企业“近亲繁殖”的原有用人方式, 按照企业的人力资源结构和规划, 采用内外结合的方式开展招聘。选才方法不分家族内外, 竞争机会均等, 民营企业应大胆起用懂管理、善经营的人才担任要职, 并使家族外的管理人才应有职有权。尊重人才, 团结人才。对员工在科学考核的基础上实现优秀员工、合格员工、不合格员工“轮换”。对中高层干部实行公开竞聘上岗、职务转换和定期述职。对知识型员工解决好人才流动与稳定骨干人才的矛盾, 对能给企业创造持续价值或可以作出突出贡献的知识员工, 应采取领导与被领导角色置换的互动式情感化管理体制。用人要改变走短期化、市场交易化的老路子, 要有成人达己, 成己达人的辩证思维观, 民企还应努力在吸纳人才过程中创建雇主品牌, 在人才市场上树立用人口碑。扩大品牌效应, 提高对优秀人才的吸引力, 降低人力资源运营成本, 获取超值收益。

3.2 以仁爱思想为先导, 完善宽严并济的人力激励机制

被誉为“创造天才”的苹果公司前CEO乔布斯提出“微创新观”, 认为“微小的进步可以改变世界”。而“仁爱”之心正是要求企业关爱员工的每一个细小的工作和生活方面, 实现人力资源管理激励的“微创新”。“仁爱、体贴、无微不至”的管理方式方法也与民营企业规模不大的人力资源状况形成契合。民营企业人力资源管理过程中应注重综合运用各类激励艺术, 正确地诱导员工的工作动机。从关爱与体现员工的价值出发, 制定并实施富有竞争性的薪酬及福利, 要确立科学的绩效衡量系统标准, 注重绩效管理的过程, 改善衡量绩效的方法。实施自助式福利体系, 实现福利的个性化与可选性, 增强员工在某种程度上拥有对自己福利形式的发言权。而在就非货币薪酬而言, 在总体上, 企业应注重刺激和满足核心员工的高层次需要, 以产生更大的激励效果, 达到经济价值和社会价值的最高统一。此外, 德与法、恩与威、宽与猛也必须是人力资源管理者必备的两种路径, 在实践中做到适时权变, 灵活运用, 努力创造高绩效的人力资源管理工作体系。

3.3 以贵和思想为重点, 创建以和为贵的企业文化

人力资源管理是对人能力的培养和对人的管理, 而人生存和发展最重要的环境是文化环境, 因而企业应注重特色鲜明的文化的建设。现阶段民营企业的企业文化管理, 表现出如下特征:大多数民营企业还处在自发的企业文化阶段, 血缘性、情缘性和类血缘性的特征突出;唯意志色彩鲜明;民营企业文化多元化特征明显。而目前很多民营企业正处于事业上升期, 因此“和”在事业发展过程中的意义显得更为重要, 和谐的文化, 和谐的发展环境显得弥足珍贵。儒家“和谐”的管理思想体现出中庸之道, 崇尚团结、讲求团队协作的价值观念。因此民营企业应根据企业实际情况, 灵活机动地采取通过建立形成一种整体凝聚力的“和合”企业文化, 使之成为约束员工行为的精神准则, 优化企业的管理沟通渠道, 促进企业内部员工关系的和谐发展, 最终促使员工对企业产生强烈的认同感, 使人与生产的关系达到和谐。

3.4 以修身思想为指导, 实现人性可塑的人力开发目标

在现代市场经济中, 培养一批业务精干, 素质好、忠诚度高的员工对于民营企业的可持续发展不可或缺。因此, 要建立学习型人力资源不断提供员工受教育与不断提高自身技能的培训学习机会, 使员工对于自我发展的愿望尽量得到满足, 使企业人才个体资源开发与群体资源开发结合起来, 推进人才资源整体性开发, 满足企业对各类人才的需求。当前民营企业的人员比较普遍的培训方式是灌输型培训, 单向的且缺乏连续性和计划性。而融入儒家修身思想的培训是在尊重个人尊严的基础上, 所实行的柔性的灵活的培训方式。人事部门应根据各个层级员工的不同需要, 甚至是每个人的不同需要“量身定做”不同的培训课程, 并努力使人力资源开发与企业发展战略、个体的人生规划科学地进行匹配。

4 结语

民营企业人力资源管理的状况直接影响到其核心竞争力的强弱, 民营企业在人力资源管理实践中借鉴儒家的管理思想, 融入其所蕴涵的理念和价值观, 投射到管理内容、方法与制度建立上, 构建起“人本”管理模式, 充分理解人、尊重人, 对员工从各方面予以关心、爱护, 通过物质与精神的激励和协调, 促进企业与员工的和谐合作, 就能够达到劳资双赢, 实现共生、共有、共建、共享的和谐劳资关系。

参考文献

[1]陈璐.面对“用工荒”民营企业人力资源管理对策及建议[J].中国商贸, 2011 (7) .

[2]傅志明, 汪秋磊.企业人力资源管理系统再造[M].经济管理出版社, 2002.