企业档案综合管理分析

企业档案综合管理分析（共12篇）

企业档案综合管理分析 篇1

在我国的经济体制由计划经济逐渐向市场经济转化的过程中, 市场经济出现了优胜劣汰的局面。其中, 档案管理在企业的生产经营中的作用和地位是不容忽视的。

一、综合档案管理在企业中的地位

(一) 综合档案管理可以利用并保存企业重要的资料, 以实现资料的增值与共享。

一个企业家在对企业进行决策时, 都要依靠大量的数据、资料以及信息, 收集企业所需的各种各样的信息, 所以, 企业会依据具体情况, 建立综合的档案管理制度, 其中包括档案保管、各类文件、保密、销毁以及知识识别等内容, 档案管理其实就是企业文化与智慧的集合, 同时也是使企业的创新及应变能力得到提高的重要途径。

(二) 综合档案管理能做到对工作程序的简化, 有利于企业的管理。

企业工作人员一定要有保存原始文件及凭证的习惯, 还必须要有当事人的声音、字条、墨迹以及照片等, 对这些信息进行归档, 在这种情况下, 综合档案管理就显得非常重要。

(三) 综合档案管理在一个企业的生产经营中有着特殊的重要作用。

在企业经营管理中, 必须要重视对各类企业材料的累积与保存, 同时还有根据材料类型的不同对其进行科学的整理与分类, 对企业各个载体及各个部门的档案予以统一性管理, 有效地利用企业档案。

二、综合档案管理在企业生产经营中的重要作用

第一, 综合档案管理在企业经营中的重要作用首先表现在档案能够对企业文化及发展中的细节进行真实地记录、归纳与整理。对这些细节进行综合档案管理对于一个企业来说, 并不仅仅是对其企业文化进行记录, 相反, 通过对这些资料进行分析, 可以让企业领导及工作人员发现在企业经营中所出现的问题和成就。

第二, 企业档案员通过对其档案进行认真地梳理, 并对其进行正确的价值判断, 取其精华部分, 这样能对企业档案进行更完善地服务。

将综合档案管理同先进的信息技术进行有效地结合, 利用企业的管理信息系统、供应链管理、办公自动化以及客户关系的管理等系统, 使企业信息化的进程得以加快, 以此发挥企业档案的重要作用。此外, 在对企业进行综合档案管理中, 人为干扰因素不宜过大, 否则会对企业档案管理的客观性、科学性以及连续性有直接的影响, 这样就会导致档案管理服务效果不明显的情况发生。

第三, 在对企业档案进行系统管理时, 一定要其管理意识进行全面加强。从一个企业的档案特征上看, 在管理企业档案时, 必须要对其管理三要素加以强调。企业档案的内容比较丰富、来源比较广泛、形式具有多样性, 而且种类也比较繁多, 企业档案不仅源自各个机构, 也源自企业个人。对于分散的企业资料, 必须要经过相关人员的收集、整理后才能归档, 最后转化为综合档案。

三、企业在实行综合档案管理中必须遵循的原则

(一) 对档案的分级管理。

在企业中相关的档案管理机构要对其档案进行集中管理与领导, 使对档案的管理体制在企业内部得以统一性的建立。

(二) 综合档案要保证其标准化, 保证数据的真实性。

对企业进行档案管理的工作, 其管理系统比较复杂, 仅仅依靠企业的经验及相应的行政手段是不足以实现管理档案的目标的, 标准不统一, 就会导致整个管理系统的不协调。所以必须建立一个标准的、严谨的、科学的档案管理制度, 企业工作人员还要做到心中有数, 只有明确了档案的具体内容, 才能保证企业的工作质量, 进而使企业的工作效率得到提高。

(三) 在对档案进行管理中要坚持以人文本的管理理念。

对于一个企业来说, 其归档属于一项科学性、政治性以及社会性都比较强的管理工作, 由此可见, 更要对以人为本的档案管理理念进行确定。所以, 在综合档案管理中, 要对企业档案管理中存在的结构不合理、观念滞后、知识更新缓慢以及队伍不稳等问题予以及时地解决。

参考文献

[1]郭志敏.档案信息系统管理建设应注意的几个问题[J].山东档案, 2003 (19) :11-13.

[2]王文娴.标准文献的计算机管理与应用.甘肃电子技术[J].2000 (8) :51-54.

[3]傅荣校, 解俞.论数字档案馆与电子政务数据中心的共建[J].中国档案, 2008 (5) :34-36.

[4]任雪梅.综合档案管理系统的应用[J].机械管理开发, 2012, 4 (54) :148-149.

企业档案综合管理分析 篇2

一、民营企业会计档案管理的现状

1、会计档案管理水平参差不齐。

我国的民营企业数量众多，规模大小不一，档案管理水平也是参差不齐。那些有一定规模，企业效益较好，科技含量较高或者取得某种资质的企业，档案管理工作比较规范，如上海申茂铜材有限公司、上海公元建材发展有限公司等;由国有企业改制而成的民营企业，大多沿用国有企业相对完善的管理制度，档案管理工作也相对规范。而那些规模小，效益差的个体企业，或从无到有的新建民营企业，档案管理工作几乎成为企业的一大死角，基础工作薄弱，有些企业甚至根本就没有档案意识。

2、大部分民营企业特别是中小企业极少建立会计档案管理制度。

很多民营企业，特别是中小型企业，对会计档案管理意识较差，建档率较低。由于资金规模的影响，企业的员工较少，且一半都是身兼数职。有些企业甚至没有专职会计，每月的账务到了月底就聘用兼职会计人员匆匆做账，以便应付税务机关或者投资者及银行等。对于会计档案也就粗略的简单整理，有的甚至根本就不整理。会计工作不规范，进而会计档案工作也无从做起，对于人为加工的财务资料随意堆放，企业没有一套行之有效的会计档案管理制度予以规范，而企业主或者管理者也无暇建制。

3、企业主会计档案管理意识较弱。

大多数民营企业偏重于能够产生经济效益的生产与销售活动，而忽略了会计档案在企业生产经营中资金流动的凭证与反映信息作用，对会计档案管理工作投入较少，甚至没有。对于有些企业主来说，企业的账本、报表等都是为应付税务机关或工商行政部门或者投资者而作，财务数据的真实性与充分性值得推敲，没有保存的价值，会计档案管理工作无须开展。以致会计档案管理工作在很多民营企业内部管理中仍然是混乱不堪。

4、会计档案没有实行集中统一管理，不利于保管与利用。

很多企业，财务资料随处堆放，散乱于各个部门。从财务室借出的会计资料也不按时归还。大多民营企业由于规模小，人员少，没有专职的会计档案管理人员对之进行整理与保管，随处散乱的会计档案没有被集中统一管理，这容易导致会计档案的遗失与毁坏，也不利于保管与后期的查询利用，会计档案管理工作空白滞后。

5、会计档案人员不能及时与外界沟通。

与同行交流会计档案管理经验，可以促进档案管理工作更好地为企业决策、运营服务。有些企业会计档案人员通常是由企业主或领导的亲属或其他办公人员担当。对于他们来说，档案管理只是简单的收存工作，没有必要倾注太多的精力，也没有必要浪费时间财力与外界沟通交流;再者，为了节约资金，企业主也会减少档案人员外出学习的机会，这也使得会计档案人员不能及时与外界沟通，进而不利于档案工作的开展。

6、保管条件普遍较差，会计档案资源流失、毁损严重。

对于部分民营企业主来说，档案管理工作与生产销售相比产生的经济效益是间接的、无形的、微小的，没有动力去关注，投入很少，企业会计档案管理工作呈“无意识”、“无制度”、“无人员”、“无库房”、“无设备”、“无经费”的“六无”状态。企业的会计凭证、账本、报表等随处堆放，没有专门的保管设备，有的甚至直接堆放在废弃的纸箱内，置于办公室一角，无人问津，更不用说去除湿除尘除虫了，时间长了，会计档案大多霉烂、损毁，数据资源丢失严重。

7、会计档案基础工作不完善，归档不规范。

大部分民营企业没有专职会计档案员，通常是会计人员在空余时间简单整理，然后找地方堆放，或者是出纳人员予以整理、装订、保管会计档案。有些企业，由于人员更换频繁，对档案的交接工作没有做好，权责不明确，造成很多会计档案没能被及时归整。有的企业干脆就不对其进行归档整理，直接将会计档案胡乱堆放到大文件柜中，然后锁上或贴上封条，长期不予理会。

8、会计档案人员专业素质普遍较低。

会计档案管理工作要求管理人员既要具备会计专业知识，又要具备档案专业知识，一般情况下，最好应由懂得档案知识的会计人员来担当，对会计档案进行专职管理。而很多民营企业为了节约资金，聘用一些文化素质较低，毫无档案知识的人来管理，或者是让文秘等办公人员兼职管理档案，这些人通常是缺乏档案专业培训，也很少能按照规范进行档案收集和整理。

9、会计档案得不到充分利用。

随着市场经济的不断发展，民营企业已经成为中国经济的重要组成部分，民营企业的会计档案是民营企业发展的重要资料，充分利用好会计资料，能为民营企业的发展带来很大的利益，而现实是多数民营企业只重视生产销售等经营活动，而缺乏对反映企业资金运动变化的会计档案的利用，很少利用会计档案来分析企业经济管理过程中的各项活动，这也在一定程度上造成会计档案资源的浪费;再者，民营企业私有性的特点，过分强调保密，这在一定程度上限制了会计档案利用人员的身份，这也使得会计档案得不到充分利用。

10、没有开展会计档案鉴定、销毁、利用工作。

按照会计档案管理办法的规定，保管期满的会计档案(除未结清的债权债务和涉及其他未了事项外的原始凭证及正在项目建设期间的建设单位的保管期满的会计档案外)，可以按规定程序予以鉴定、销毁。这样既可以体现会计档案的储存价值，将有保存价值的会计档案予以重新归整、利用，又可以节省会计档案的储存空间，提高会计档案保管质量。而实践中的情况却不如人意，大多数民营企业的会计档案一经归档后，就被长年累月地存放在档案部门，很少予以鉴定、销毁。由于企业主不重视，档案管理员专业素质不高等原因，使得对会计档案的鉴定销毁工作难以开展，大量堆放的未能及时清理的会计档案浪费了企业的人力、物力、财力。

11、电算化会计档案的收集与归档存在较大问题。

由于民营企业的规模大小、会计管理水平等有所不同，会计电算化水平也是参差不齐，进而电算化会计档案的收集与归档存在不同问题。规模较大、管理较为完善的大型民营企业，会计电算化水平较高，电算化会计档案的收集与归档工作进行得比较好。而那些规模较小，管理较为粗放的民营企业，特别是中小型企业，会计电算化水平较低，有些企业甚至没有完整的会计电算化系统，对于有价值的会计凭证，没能及时打印出来，很多到期末一并打印，一旦电算化系统出现问题，数据丢失，电子档案将无法打印成纸质予以保存。有些企业电算化会计系统的数据没有及时备份，或是即使备份了，所储存的硬盘或u盘等载体随处存放于相关部门，归档不及时，或即使归档了，也会由于没有完善的保管条件而使得磁盘、硬盘等储存载体损坏以致系统不能识别原始数据，进而导致电子档案数据丢失。

二、民营企业会计档案管理现状的原因分析。

我国民营企业分为个体企业、私营企业、民营科技企业、乡镇企业、股份合作制企业、国有民营企业等，它们都有着民营企业共同的特点，而这些企业自身的特点也影响着会计档案的管理。

1、中国民营企业主大多具有冒险、自主创业精神，他们吃苦耐劳，艰苦奋斗，抓住机遇，勇于冒险。企业管理的重心着眼于企业的发展，企业主的主要精力在于寻找企业发展的机遇，对于企业的其他内部管理如档案管理，就有所忽略，企业的会计档案管理就更无暇顾及了。

2、民营企业的市场性很强，其经营目标是实现资本增值，追求资本收益最大化，有将利润进行再投资以实现进一步增值的内在投资欲望。民营企业的经营活动完全以市场为导向，按市场需求来经营管理企业，一切以盈利增值为主，企业主关注的.大多是投资少，见效快的市场机遇。对于档案管理，特别是会计档案管理这种投资不少，见效不快即很难见到直接经济效益的内部管理更是无心关注，企业的档案工作得不到重视，档案工作也难以开展。

3、家族制管理模式，缺乏有效的治理结构。据调查，我国70%的民营企业基本上都采用家族制管理，企业以血缘为纽带，企业内员工大多与企业主是亲友关系，从上到下，人合成分大于资合成分。企业会计档案涉及企业的商业秘密较多，私有性很强，企业主一般都让自己的亲戚或者熟人来管理，而这些人往往没有相关的专业知识，专业素质、文化素质都比较低，对会计档案也谈不上专业化管理，只是被动的接收，堆放，更谈不上鉴定、利用、编研了。

4、民营企业融资困难、资金严重不足，这一特点也影响着企业的会计档案管理。民营企业相对于国有大中型企业、外资企业来说，资金来源渠道较少，银行放贷少，入市门槛高等导致民营企业融资困难，企业的发展大多靠企业的自有资金或利润再投资，市场性、盈利性的特点引导民营企业主将较少的资金投入到投资报酬率较高的项目上，而不会把资金较多地投到他们看似“无利可图”的档案管理上，企业的档案管理出现“六无”状态也不足为奇了。

5、管理不完善也是民营企业的一大特点，企业内部组织关系不明确，管理层次不清楚，计划性不强，会计档案管理也就缺乏统一的管理安排，会计凭证、报表多个部门散乱堆放，权责不明确，归档保管工作实施困难。

三、民营企业会计档案管理的对策

1、健全会计档案管理制度。在遵循会计档案管理办法的前提下，制定与企业自身相符合的企业会计档案管理制度。建立并逐步健全立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁等制度，规范企业会计档案工作。会计部门按规定编制会计档案移交保管清册，将会计档案移交档案部门管理。未设档案部门的企业，可以设专人保管。

2、强化宣传，增强企业主档案意识。

国家档案部门财政部门等相关机构应加强民营企业的档案宣传工作，采取典型示范宣传，可以通过各种途径从实践上理论上加大宣传的力度，增强企业主的会计档案意识，使其认识到档案特别是会计档案对企业长远发展的重要性。从思想上行动上调动企业主的建档或者完善档案管理的积极性。

3、将会计档案管理纳入会计人员继续教育内容。

会计知识的继续教育是会计人员提高专业素质的一个重要途径，将会计档案管理纳入会计继续教育内容，使得会计人员认识到档案知识的重要性，要求其从规范会计基础工作起做好会计档案工作。

4、提高会计档案人员的专业素质。

企业领导应重视会计档案管理工作，关心会计人员，档案管理人员。多提供会计档案人员外出培训或学习交流的机会;采取各种措施鼓励会计档案人员提高自身专业素质;在企业内宣传档案工作的重要性，提高会计档案人员在企业管理中的地位。

5、完善民营企业内部管理制度，明确相关权责。

企业档案综合管理分析 篇3

摘要：通过对《中国档案年鉴》1983～1988，1997～2004年各省、自治区、直辖市各级档案局、馆人员情况统计资料的分析，描述了全国各级档案行政管理部门与国家综合档案馆工作者的年龄结构现状和变化趋势。

关键词：档案系统工作人员年龄结构

合理的年龄结构是事业持续稳定发展的保障，那么我国档案工作者的年龄结构现状如何?其变化趋势又是什么样子?下面我们通过对《中国档案年鉴》1983～1988，1997～2004年各省、自治区、直辖市各级档案局、馆人员情况统计分析，来了解一下我冈档案工作者的年龄结构现状和变化趋势。

1档案工作人员不同年龄段人数统计

从表1可见，1983～1988年期间各省、自治区、直辖市各级档案局、馆各年龄段人员的数量均在增长。1997～2004年期间小于35岁的人数逐年下降，35～50岁的人数逐年上升，大于51岁的人数大体平衡，变化不大，1983年的统计指标与1984年后的不同，其统计标准为小35岁、36～55岁、大于55岁。由于我们无法按1984年后的标准对其进行重新统计，故将1983年36～55岁段人数填入36～50岁段，将1983年大于55岁段人数填入大于51岁段。因此出现36～55岁段人数1983年大幅高于1984年，大于55岁段人数1983年数倍小于1984年的情况。

2档案工作人员年龄结构比例

由于1983年36～50岁段实际填入的为36～55岁段的人数，大干51岁段实际填入的是大于55岁段的人数，因此在百分比计算时不再计人。

由于人员数量是一个处于不断变化的动态数据，使用分年龄段人数总量统计的方式并不能准确反映档案工作人员的年龄结构。这里我们用不同年龄段人数占当年总人数百分比的方式来显示档案工作人员的年龄结构。

1983年～1988年间小于35岁的人员比例从36％上升至47％，增加了11％，平均增幅超过2％；36～50岁的人员比例从41％下降至34％，减少了7％，平均降幅1.2％：大于51岁的人员比例大多数年份维持在19％。

1997年～2004年间小于35岁的人员比例从40％下降至29％，减少了11％，平均降幅为1.6％；36～50岁的人员比例从45％上升至56％，增加了11％，平均增幅为1.6％：大于51岁的人员比例在13％～16％。大多数年份维持在16％。

由于缺少1989年～1996年间的统计数据，我们一时无法得出这一期间确切的百分比数。根据相关性分析的方法，我们认为各年龄段百分比数变化与总体人数出现大幅度增减相关。而这一时期档案工作人员总体人数并无大幅度增减情况出现。因此，我们可以推断各年龄段百分比数变化应与前后年度平滑衔接。

3局馆档案工作人员不同年龄段人数比例统计与分析

工作人员年龄维持在什么样的比例才算合理?首先我们假定在有效工作年限内每个年龄段的人数相等是理想状态，而后我们对不同学历、不同性别档案工作者初始工作年龄与有效工作年限做一个分析。见表4。

表中有效工作年数：法定退休年龄一工作年龄。假定档案工作人员的入学年龄均为7岁，由于学历不同，其受教育的年数不同(12～21年)，参加工作时年龄也不相同(19～28岁)。根据国家法定退休年龄为男60岁、女55岁，不同学历的人有效工作年限不同(27～41年)，平均为34年。

按照档案统计年鉴的统计标准将年龄层次划分为小于35岁、36～50岁、大于50岁三个档次。由于初次工作的年龄均在36岁以下，退休年龄在50岁以上，实际工作年限的差距就差在小于35岁、大于50岁两个年龄段。按平均有效工作年限为34年计算，小于35岁年龄段实际工作年限为7～16年，36～50岁年龄段实际工作年限为15年，大于50岁年龄段实际工作年限为5～10年。

每年龄段所占比例参数=100/年龄数

如果将34年的有效工作年限按100计，每年龄段所占比例参数约为3。我们将各年龄段实际工作年限乘以每年龄段所占比例参数，再除以100，就可计算出每年龄段理想比例数。

35岁年龄段理想比例为(7～16)×3/100=21％～48％。

36～50岁年龄段理想比例为15×3/100=45％。

大于50岁年龄段理想比例为(5～10)×3/100=15％～30％。

4档案工作人员年龄结构变化趋势

虽然目前档案工作人员的年龄比例还算合理，但我们有必要对年龄结构变化的趋势加以研究，关注这种变化趋势对档案事业的影响。

从图1可见：小于35岁的人员比例从1983年的36％上升至1986年的47％(最高点)，之后有一个较长平稳期(最少3年)，随后开始下降，1997年下降至40％，8年间下降了7％，年均下降0.875％：到2004年下降至29％(最低点)，7年间下降了11％，年均下降1.57％；较最高时的47％降低了18％，年均下降1.2％。按照这样的速度，5年之后将降至理想比例下限20％以下。这种状况持续下去，会导致人员结构的断层，出现青黄不接。

如果我们将36～50岁年龄段理想百分比数允许变化范围值定为±5％的话，那么这一年龄段理想百分比值应为40％～50％。从1984年的41％下降至1987年的34％(最低点)，经过一个短暂的平衡期后，开始回升，1997年升至45％，到2001年就升至52％，超过了理想百分比数允许变化范围的上限，2004年则升至56％(最高点)，较最低时(34％)高23％。属于偏高状态，持续下去将加速人员的老化，

大于51岁的人员比例在13％～19％之间，在理想百分比数的下部，起伏不大，总体平稳。2004年较上年有一个2％的回升，这个上升幅度与36～50岁年龄段2003年的上升幅度相同。这或许是一个比例上升的信号，如果持续上升则值得关注。

论企业档案综合管理 篇4

企业档案综合管理, 是指按照集中统一管理的原则将企业中各种门类的档案集中起来, 在专门设立的公司领导的直属机构——综合档案室进行归档保存、分类整理开发利用管理工作。

集中统一管理档案有利于国家, 有利于企业, 有利于档案事业的发展, 是档案工作的重要原则。

企业档案综合管理, 要求各企业成立综合档案部门它在公司领导手直接领导下, 进行收集、整理和提供利用等档案管理工作。企业档案综合管理, 较一般所指的集中管理有更为明确的内涵。综合管理不仅是企业各种门类各种载体形式档案实体的统一管理, 而且要对企业全部档案进行统一分类、系统管理和整体开发利用, 它是一种把企业全部档案作为一个整体进行管理和提供利用的组织方式, 是集中统一管理档案的具体化。一方面, 它将企业全部档案予以集中管理, 统一分类, 制订统一的分类标准, 使档案管理更加规范化、科学化;另一方面, 它强调档案信息的全面开发和综合利用, 逐步建立企业的信息网络, 实现各类信息的综合一体化管理和信息资源共享, 充分发挥企业档案的功能。

首先, 《档案法》是档案工作逐步走向法制和重要标志。它不仅增强了社会的档案意识, 也为企业档案综合管理提供了法律依据。它是我国档案管理的根本大法, 也是企业档案工作的行为规范和工作指南。广大企业档案工作者应当认真学习《档案法》, 积极宣传、贯彻《档案法》, 严格依法治档, 逐步实现档案工作的整体优化管理, 才能充分开发利用档案住处资源, 进一步增强企业档案工作的自身建设与发展。

其次, 在我国改革开放的形势下, 企业管理的体制发生了深刻变化, 正在逐步由单纯封闭性的生产型企业向综合开放性的生产经营型企业转变, 逐步成为自主经营自负盈亏的社会主义商品生产者和经营者。由于企业面临瞬息万变的市场环境, 为了求得生存与发展, 必须不断引入竞争机制, 即在不断变化的外界环境中寻求并开拓市场, 提高竞争能力, 着眼于环境, 着眼于未来, 搞活经营, 重视信息的开发工作, 将其摆在适当的位置上, 作为企业管理的一项重要基础工作来抓, 是十分必要的。因为企业档案记载了本企业生产能力、经营状况及生存环境等各方面的信息, 对它进一步综合开发和提供利用, 是企业基础管理的重要内容, 是企业发展的迫切要求。企业档案实行综合管理, 为此提供了最大限度的可能性。

最后, 企业档案的综合管理也是企业档案管理升级的客观需要。企业档案的综合管理随着经济体制暴露出愈来愈多的缺点。一方面, 由于档案管理机构各自为政, 管理方法和标准不一, 装备参差不齐, 档案工作难以实现标准化、规范化, 更不便为实现现代化管理奠定基础;另一方面, 由于不同的看法和做法, 造成有的残缺不全, 有的又重复保存, 不利于保证企业档案的完整率和准确率。由于分头归口管理的组织方式, 不同的领导人可能在档案认识上存在差异, 因而也影响了企业档案工作的统筹安排和全面规划, 更不利于档案工作的统筹安排和全面规划, 更不利于档案信息的综合开发利用。鉴于上述情况, 国家档案局在企业档案管理升级的考核内容与等级标准中, 作出了实行企业档案综合管理的有关规定, 为企业档案的科学化管理开创了前提, 为实行综合的整体优化管理提供了保证。不少企业领导通过升级, 认识到企业档案为决策和管理提供宝贵的依据作用和借鉴价值, 因而对企业档案及档案工作转变了态度, 增强了档案意识, 也为档案工作的发展开拓了新的天地。总之, 实践证明, 企业档案实行综合管理是可行的。

企业档案管理是企业管理的重要基础工作之一, 它是企业信息系统的重要组成部分。不断克服局部观念、封闭观念, 建立整体观念、开放观念, 为企业整体经济效益服务, 是今后相当长的一个时期内, 企业档案工作的指导思想和工作方针。企业档案综合管理涉及面广, 内容很多, 其核心可以用四句话来概括。

(一) 全面规划, 统一领导。建立企业档案的综合管理机构是实现整体优化的关键。因为用系统论的原理指导建立企业档案的综合管理机构, 实行对企业档案的整体控制, 将企业档案机构建成为本企业各种门类、各种载体的档案的保存基地和利用中心, 才能建立良好的管理秩序, 逐步实现档案管理的科学化、规范化和现代化。实践证明大型企业建立企业档案馆或企业档案资料信息中心, 中型企业建立综合档案科 (室) , 小型企业建立综合档案室, 集中统一管理企业的全部档案, 并适时提供利用, 是一种比较好的管理体制。它不仅可以确保企业档案的集中统一管理, 而且有利于精简机构, 实行优化组合。同时, 明确主管领导责任, 企业档案馆在主管领导的直接领导下, 便于和其它职能部门密切合作, 共同做好文件的形成、收集、整理、归档工作, 有利于档案工作的顺利开展。

(二) 科学管理, 制度规范。为了使企业档案工作有章可循, 有法可依, 在企业档案馆建立以后, 必须建立统一的规章制度, 作为开展档案工作的规范和标准。各企业除了根据上级下达的各项规章制度和国家标准, 还应依据本企业的具体情况, 制订切实可行的企业标准及档案管理制度与标准。比如对企业文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、统计、鉴定、利用等作出统一的规范化要求, 作为开展工作的依据和指南, 逐步做到档案的科学管理, 充分发挥企业档案的信息资源作用, 为企业改善管理、增强活力服务。

(三) 综合分类, 集中保管。在企业档案集中管理以后, 不应再是“貌合神离”, 仍然维持原来的科技档案、文书档案、会计档案等几大块, 各自为政, 而应从整体优化的指导思想出发, 从便于利用的工作原则出发, 使企业的全部档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此, 需要采用一种既能反映企业全部活动, 又能适应各方面利用需要的综合分类法, 对企业档案予以区分类别, 使其构成相互紧密联系的有机整体。目前虽然尚无统一的分类标准, 但有关部门正在或已经制订了一此试行办法。经过一段实践以后, 相信具有理论科学性和实践可行性的企业档案综合分类法必将问世, 从而促进企业档案工作的进一步发展。

企业档案综合管理分析 篇5

一、下面是一位同学对一家成人教育教训机构的外部环境所作的分析报告，请你根据外部环境分析的基本理论和方法对该作品进行客观的评析，指出其长处和不足之处，提出改进建议。

企业名称：北京阿博泰克北大青鸟信息技术有限公司(简称“北大青鸟APTECH”)。地址：北京市海淀区成府路207号北大青鸟楼二层主要业务：该公司是北京大学青鸟集团与印度阿博泰克公司(APTECH)合资组建的专业IT职业教育公司。公司服务于国内IT职业教育领域，致力于为中国IT产业培养技能型紧缺实用人才。公司采取特许经营的业务模式，在全国建立“北大青鸟APTECH计算机授权培训中心”。所有中心实行统一经营管理、严格保证教学质量，受到社会和业界的高度认可。目前，公司已在全国20多个省份、自治区、直辖市的100余个重点城市发展了240余家授权培训中心，全体系教职员工10000余人，培养学员逾30万人，发展速度之快、经营规模之大、学员人数之多，在全国众多IT职业培训机构中一枝独秀。年营业额达10亿元。今后几年该企业所面临的宏观环境可能对该企业造成的影响，我个人认为有以下几点：

（1）政治法律环境方面：自从我国提出“科教兴国”的口号之后，政府对教育提出了很多的改进方法，相应也颁发了很多的相关规章制度和法律法规。例如：普及计算机教育，开设各种专业技校，就可能就增加了很多学生的择校机会，就有可能分流一部分生源。（2）经济环境方面：随着国民经济的发展，国民收入的提高，居民用于教育的费用也逐步增长，但同时对教育的质量也提出了更高的要求。这样就有利于教育质量高、对学生负责的教育机构的生存，而一些教育质量差又不改善的教育机构可能会面临淘汰的局面。（3）社会文化环境方面：以前人们认为工作之后只接受本职业的教育培训就可以了，但随着科学技术及社会发展，人们认识到对新知识、新技术的学习是伴随人一生的。这样就对教育培训机构的教学质量、教学形式都提出了更高的要求。（4）人口因素方面：随着近年来我国人口的变化，在校大学毕业生的数量在逐渐减少，这样也会影响教育培训的生源来源。计算机教育培训行业主要竞争特征是竞争者的数量及教学质量，因为该行业的地域性很强，一个地区的生源的变化几乎很小，而且生源流动性大。北大青岛公司现有的竞争对手是清华万博计算机学校和百事特计算机培训学校。百事特计算机培训学校是一所收费比较低，设置专业比较单一的学校，并且教学环境比较差的学校，对于现在社会对高素质全方面的人才来说，这个学校很难做到。所以百事特对北大青鸟并不会造成多少影响；清华万博前身是清华大学网络技术培训与服务中心，是清华大学网络工程研究中心的对外培训服务机构。清华万博是清华大学直接控股的企业，公司一直以“IT产品培训、IT职业培训、IT咨询监理”为企业核心业务，清华万博是清华大学企业集团唯一专业从事IT技术服务的部门。这样一来他就比较有竞争优势，他培训的是更专业的人才，而北大青鸟也有计算机培训，但培养的是基础型人才。企业所面临的威胁是：（1）其他几个教育培训学校的竞争威胁，例如新东方学校；（2）生源逐渐减少；企业所面临的机会是：（1）现在人们对职业教育要求越来越高，如果北大青鸟积极改进教学方法，前景还是很好的；利用现有经营网点，在各地开展以公司为对象的多种职业培训。（2）积极开拓其他教学方式，公司采取特许经营的业务模式，在全国建立“北大青鸟APTECH计算机授权培训中心”，吸引其他地区的生源。

参考答案：

本作品的长处：（1）明确进行了外部宏观因素的分析。（2）明确指出了主要的竞争对手。不足之处：

（1）对于外部宏观环境因素的分析面面俱到，没有突出重点。实际上，主要的影响因素是技术因素，因为IT行业是与新技术密切相关的。

（2）对于行业竞争特征几乎没有进行分析。IT培训具有起点低，专业性不强和大众化的特点，因此行业的进入障碍较低。目前IT业的培训行业细分还不是很突出但有一些，近年来有逐步向高端转移的趋势。

（3）主要的竞争对手虽然指出来了，但还没有进一步的分析。在本文中对于战略集团分析方法应用的不是很好。其中提到的百思特，由于构不成威胁，所以不能算真正的竞争对手。而清华万博又更偏重于应用培训，这与北大青鸟的基础型人才培训有一定的差异。

二、下面是一位同学对一家成人教育教训机构的外部环境所作的分析报告，请你根据外部环境分析的基本理论和方法对该作品进行客观的评析，指出其长处和不足之处，提出改进建议。

●名称：中国农业大学继续教育学院，地址：北京市海淀区清华东路17号；业务范围：中国农大继续教育学院是中国农业大学负责继续教育、远程教育及成人学历教育的管理部门和办学实体。对农业系统高、中级科技骨干进行新理论、新知识、新技术的继续教育。成人学历教育坚持多规格、多层次、多形式办学。资金力量：有中国农业大学作为坚强的后盾。学院有多媒体教室、计算机室、等硬件设施，是具有良好的教学条件和后勤服务的培训基地。●今后该学院所面临的宏观环境可能对该企业造成的影响，有以下几点：（1）国内社会政治经济环境因素的影响社会主义市场经济和现代农业的发展迫切要求农业教育发挥更大的作用。必须要不断总结和探讨农业教育与社会主义市场经济相结合的经验，逐步建立与社会主义市场经济相适应的农业教育新体制。科学发展观的确立对农业教育发展的影响。科学发展观的核心是以人为本，成人教育的对象是人，成人教育的目的是培养人，让人得到全面的发展。科学发展观作为新时期教育发展的战略指导思想，对农业院校的发展模式、发展道路将产生深远的影响。（2）农业发展对农业教育的影响世界农业发展实践证明，科技进步是农业持续发展的根本动力。农业教育发挥着关键性的作用，以农业教育为核心的现代农业教育科技体系的发展将最终推动农业和农村经济实现经济效益、社会效益的协调统一。中国要实现农业产业化经营，需要大量的农业高级专门人才和农业企业家，需要更进一步提高农业劳动力队伍中的高素质人才的比例。农村小城镇建设对于实现农村区域的综合发展，发挥小城镇的教育、文化等方面的辐射作用，加速广大农村的现代化进程具有重要意义。这些因素对农业教育学院提出了更高的要求，为农业培养全面的人才，需要不断提高教学水平，与时代接轨，与国际接轨。（3）各类院校继续教育学院对其影响各大院校陆续开办成人继续教育学院，争夺生源，专业的细分，均对其构成影响。●所在行业的竞争特点、竞争激烈程度、竞争对手及竞争实力。（1）竞争特点、竞争的激烈程度、竞争对手：我国高等教育顺利实现了从精英教育向大众化教育的跨越，随之而来的是高等学校规模的膨胀，这又对高等农业院校提出了更高的要求。好多院校均有自己的继续教育学院，也有相同的专业。现代教育技术为高等教育发展带来新的模式，尤其是网络教育的普及，不仅大大拓宽了学生接受知识的范围与途径，而且使参与式、启发式教学成为可能。有些网校也开通了网络农业教育，争夺生源。（2）竞争实力：中国农业大学是一所以农为特色和优势的综合性大学，继续教育学院的根本任务是为在职人员的知识更新和素质提高提供多种形式的培训。接受中组部、人事部、农业部下达的任务，对县级以上主管农业工作的领导干部进行专题研修、岗位培训；同有关省市举办多种形式的合作办学，为地方培训县、乡级干部。利用中国农业大学实力雄厚、结构合理的师资队伍办好教育培训。为农村经济发展培养素质高、能力强、懂科技、善经营的新型生产、加工、管理人才。

参考答案：

该作品的主要长处是：对该教育机构所面临的外部宏观因素和行业竞争特点进行了明确的分析。

不足之处是：

（1）对于宏观环境因素的分析没有归纳准确，成人农业教育的主要影响因素应当是经济因素，即社会经济发展到一定程度，需要进行自我学习和终身学习，并且受教育者有一定的经济收入用于支付教育费用，其次是国家的政策导向以及宏观发展规划。

（2）行业竞争特点分析的不够深入，没有突出成人教育培训市场的特点。成人教育既有

一定的产品差异性又有一定的价格弹性，顾客容易受价格驱动，即转换成本较低，该行业的进入障碍较低。目前的行业属于多数小企业与少数大企业并存的状况，既有一定的大众性，又有一定的专业性细分。近年来成人教育培训机构发展较快，数量较多，竞争比较激烈。

（3）主要的竞争对手没有明确提出来。

三、悦来企划有限公司（以下简称企划公司）是悦来集团公司（以下简称悦来）控股的子公司，注册资本为600万元。自1998年设立以来，企划公司一直赢利，净资产收益率为20%左右，年创税后利润200万元以上，营业收入年增长率为30%左右。然而，就是这么一个既赢利又在发展的公司，2004年被悦来悄无声息地关闭了。

原因很简单，用悦来创始人的话说：“悦来创办企划公司的初衷，是期望企划公司能够开展管理咨询、企业策划业务，借此提升悦来整体形象。悦来的主业是汽车零部件，净资产收益率在10%以上，悦来不缺钱。悦来创办企划公司，不是要企划公司赚钱，经营油条烧饼也能赚钱，但悦来集团公司不赚这个钱。”

实际上，企划公司开展的是广告业务，特别是户外广告业务和宣传画册的发行业务。企划公司每年的董事会上，悦来总部都一再强调企划公司要开展管理咨询业务，并向企划公司施压。企划公司为了开展管理咨询业务，2001年引进了某名牌大学的博士，2002年还撤换了公司总经理，但管理咨询业务仍没能开展起来。由于连续6年企划公司都没能开展管理咨询业务，悦来创始人只好下令关闭企划公司。

问题：

（1）悦来从汽车零部件业进入新的管理咨询业，这是什么类型的多元化？

（2）企划公司一直赢利，悦来却关闭该子公司，这是为什么？

参考答案：

（1）这是一种不相关的多元化。

（2）虽然赢利，但与集团公司的战略意图和目标不一致。虽然赢利，但不一定能形成长远发展的核心能力。虽然赢利，但管理难度将加大。

四、海滨宾馆

海滨宾馆位于海滨城市一个度假村内，几十年来，一直以精美的海鲜和良好的设施著称。海滨宾馆近年来业务没有扩展，利润在下降。宾馆建筑已经出现衰老迹象。宾馆有24间客房，一间能容纳60人的餐厅，一间供80人的会议室，一间面对大海的酒吧。宾馆配套有两个娱乐场和一个儿童娱乐场。

财务方面，上一年度宾馆营业额仅为560万元。就其客房数字而言，这个数字表明收益平

很显然，食品是海滨宾馆的强项。许多附近旅馆的游客也到海滨宾馆就餐，许多常客来自远离10公里外的城市。

度假村除了海滨宾馆还有两家宾馆。这两家宾馆很新，规模也比海滨宾馆大，经营效益很好。

青岛周围地区气候温和，从5-10月是旅游旺季。海滨宾馆终年营业，但每年的11月到4月期间很少有旅客住在宾馆。

问题：

（1）影响海滨宾馆的环境因素有哪些？

（2）海滨宾馆可以考虑采取什么战略来应对张经理面临的状况？

（3）如何开展该战略？

参考答案：

（1）可以考虑以下因素：旅游业的季节性、政府对旅游业的政策、游客的喜好变化、旅游热点的转移，旅游业本身的行业变化、宾馆等级的评定等。

（2）聚焦化战略

（3）以食品提供为核心，展开旅馆经营。

具体可以考虑：对旅馆进行全面装修；聘请更优秀的厨师；淡季推出特价服务；非核心的业务考虑分包出去。

五、中国平安保险集团股份有限公司是一家以保险业为主，融证券、信托、投资为一体的综合性金融服务集团，是我国第一家国有控股的股份制保险公司，也是中国第一家有外资参股的全国性保险公司。在世纪之初平安保险又将争创“世界500强400优”视为自己的理想目标。平安吸收了中国优秀传统文化和西方现代管理思想的精华，形成了广为外界赞誉的企业文化。

平安的企业使命是：对客户负责，服务至上，诚信保障；对员工负责，生涯规划，安家乐业；对社会负责，回馈社会，建设国家。平安倡导以价值最大化为导向，以追求卓越为过程，做品德高尚和有价值的人，公司形成了“诚实、信任、进取、成就”的个人价值观，和“团结、活力、学习、创新”团队价值观，平安为员工描绘的远景和抱负是：成为中国企业改革的先锋和金融服务业学习的楷模，建设国际一流的综合金融服务集团。

请你回答以下问题：

（1）哪些话描述了平安的生存目的是什么？你认为平安的企业生存的目的描述是否值得改进的地方？如果有请你用一句话来为平安描述生存目的，你如何描述好？

（2）在平安的企业使命中，哪些内容勾画了企业的经营哲学？

（3）哪些话是对企业愿景（未来展望）的描述？企业的战略目标是什么？

参考答案：

（1）企业生存目的：对客户负责，服务至上，诚信保障。不足之处：过于笼统。用一句话概括：化解风险，祈祷平安。（9分）

（2）对员工负责，生涯规划，安家乐业；对社会负责，回馈社会，建设国家。

（3）愿景：成为中国企业改革的先锋和金融服务业学习的楷模，建设国际一流的综合金融服务集团。战略目标：争创“世界500强400优”。

六、泛美航空公司是美国境外的一家航线最广、历史最久的航空公司，也是美国国家航运业的化身。经过50多年的发展，至1980年初已成为全美第三大航空公司。

1927年，美国的航空业还处于初创时期。这一年泛美航空公司创建。30年代初，特里普为美国首次开通了横越太平洋的航线，泛美从此声名鹊起。到40年代后期，泛美已经成为世界上最大的航空公司，具备了全球航运的能力。第二次世界大战期间，泛美与政府间合作密切，取得了迅速的发展。

1980年，泛美航空公司进行技术改造，淘汰老旧费油的20架B707客机，选择洛克希德制造的L1101-500型宽体客机。但就在此时，与波音707性能相似，但成本更低的新型飞机纷纷上市，如麦道公司的MD80、波音公司的波音757、波音B767等。相形之下，11101—500型飞机的单位飞行成本，都明显比新机种高得多，泛美公司为此后悔不迭。

为了摆脱困境，泛美公司不得不抛售一些贵重的非空运财产。但尽管采取了“拆东墙补西墙”的办法，在1988年美国8家最大的民航公司排名中，泛美仍位居最后。

1990年7月开始的美国经济衰退和接着爆发的海湾战争，使所有的美国航空公司生意清淡。泛美公司更是捉襟见肘，于1991年12月4日宣告破产，成为该年倒闭的第三个美国大民航公

司。

问题：

（1）泛美公司的陨落原因是什么？

（2）对你有何启示？

参考答案：

（1）陨落原因：主要是对环境缺少战略分析，对ＰＥＳＴ分析预测失误。

一是对市场需求估计不足，忽视了成本因素，造成技术改造决策选择失误。二是美国处于经济衰退期，市场萧条。

三是在企业快速成长时，忘记了可能存在的财务危机。

（2）启示：

首先，对市场变动趋势反映迟钝，只凭借主观的感觉作出决策，最终必然自食其果。

其次，战略方案的选择对企业的成长是非常重要的。

最后，当战略执行中发生偏差时，必须进行果断的战略调整。

七、宜家出走马甸变脸

宜家在马甸15000平方米的店面，创造出5.4亿元/年的销售额。

这个世界500强将在明年年初搬离马甸，引起了媒体和社会的广泛关注———既关心宜家的前景，也关心马甸的发展趋势。

马甸曾经被北京市商委规划为北京市十个商业中心的一个。马甸经历过两次辉煌，一次是在亚运会期间，马店是亚运会商品集散地，那时大众和社会对马甸作为商业中心有了初步认识。第二次是在马甸被大规模开发以后，特别是宜家进驻以后，形成了马甸商业上真正的繁荣。

据了解，宜家在选址上有两点必备的条件，第一，必须处于交通要道。马甸地区有四通八达的交通，马甸立交桥交通流量巨大。第二，宜家在世界各国的发展，物业都是自己的，不采取租用的办法。宜家初进北京，在马甸破例采取了租赁的方式来开店，也证明了马甸的商业价值。

宜家出走可能基于三个原因：

一、15000平方米营业面积已不能满足经营需求；

二、宜家失去了在马甸的定价权，成本为王的经营理念使宜家难以接受马甸区域日益成熟带来的租金上涨的成本压力；

三、马甸由纯商业向商业与商务结合的大势，已使宜家失去了小资定位的环境土壤。

商业和商务应该是互为表里，相辅相成的，不同的业态，对商务的支持也各不相同。从这个角度来说，宜家“出走”也许意味着这个区域的商业或商务价值的新陈代谢。

宜家搬走不一定是坏事，通过马甸商业的重新整合和洗牌，让市场来检验马甸区域真正的商务和商业价值。

（1）根据宜家在选址上的两个条件，谈谈你对企业战略的认识。

（2）根据上述资料谈谈你对战略实施的认识。

参考答案：

（1）企业战略的制定必须正确确立自己的经营定位，即目标顾客群，宜家之所以定位于交通要道，是针对自提货物和追求低价格的顾客；自己经营物业主要是为了降低成本。

（2）战略是由一定的产品和市场定位组合体现的，没有明确的产品（服务）与准确的市场定位，企业会失败。战略制定后，一般不应朝令夕改。战略是动态的，战略制定时的环境条件发生改变，要适时调整。

八、针对房地产市场的现状，房地产为内知名人士任志强有独到之处，观点之一是：“我没有责任替穷人盖房子，房地产开发商只替富人建房”

理论依据：本来商品房市场就是“富人”的市场，对低收入家庭的“穷人”而言，能花自己的钱买房的都是“富人”，在中国现在的发展阶段中，最低价位的汽车也同样只是给富人的消

费品，普通大众和低收入家庭中的“穷人”是无能力消费的，甚至高级的化妆品与高级的名牌衣物同样都是面对“富人”市场的，“穷人”就更无能力进入商品房市场了。在住房问题上的“穷人”与“富人”只有一个收入划分的标准，就是是否是列入国家提供社会保障补贴的低收入家庭，还是超过国家规定的低收入标准应购买商品房的中高收入家庭。尽管各地这一标准不同，但这就是“穷人”与“富人”的标准。自然所有的商品房都是满足中高收入家庭富人生活消费需求的商品，而非“穷人”的消费商品。有了国家文件中早已明确的“穷人”与“富人”的标准，我们又何苦不承认这样一种事实，又有什么不能承认商品房是为满足富人消费的商业行为的理由呢？商品房市场是中高收入家庭“富人”的市场是无可置疑的。“穷人”不应买房，应由国家提供社会保障解决住房问题。

问题：

（1）从企业战略的角度来看，任总的观点是否正确？

（2）如果你作为一个房地产商，针对“穷人”，是否应为他们建房，建什么样的房？

（3）根据上述资料，你认为目前的房地产市场大致分几类？

参考答案：

（1）有正确的地方，即战略必须针对一定的市场领域，企业的发展必须靠利润来支撑。

（2）应当为他们建适合他们消费水平的房屋，如经济适用房，廉租房以及小户型结构紧凑、功能多样的房屋，尽可能降低成本。

（3）大致分为高端市场（即别墅、公寓）、普通商品房、经济适用房、简易房市场。

九、如何以弱胜强

1989年，Intuit和微软直接碰撞。力量对比是：Intuit公司拥有50名雇员，年销售额1900万美元；微软公司拥有4000名雇员，同期收益8亿美元。挑起争端的原因是微软公司提出的兼并提议被Intuit否决后，微软执意进入Intuit赖以生存的财务软件市场，意图获取“领导性竞争地位”。对抗的结果是：直到1993年，Intuit仍然保有60％的市场占有率而令微软束手无策。Intuit的胜利似乎是不可思议的，因为从资金实力上看，微软放在银行里的现金储备就足够买下4个以上的Intuit（1994年，该公司的市价仅为10亿美元）；从智力储备上看，微软用诱人的股票期权网罗了很多顶尖的软件开发人员，在人员素质以及人员数量上都占有压倒性的优势；对Intuit更为不利的是，从时效性上看其开发的Quicken的Windows版也不如微软参与竞争的产品“Money”。但在这样的强弱对抗中，“小小的Intuit迫使强大的巨人哭着乞讨怜悯”。

Intuit的胜利昭示了一点：在企业的竞争中，强与弱并不是绝对的，一个有效的竞争策略加上公司资源的合理配置和使用，往往起到决定性的作用，因为巨人也并非无懈可击。

微软没有最先认识到家用软件潜在的商机，这给予了Intuit生存的机会。该公司把自身定位在为顾客提供解决财务难题方法的公司，除帮助他们开支票、结算支票簿和支付帐单以外，还提供特别票据和表格等非软件形式的服务，而微软直到1989年才开始意识到自己的失误。

问题：

（1）Intuit采用什么战略得以在与微软对抗中取得成功？

（2）微软公司拥有绝对的资金和人员优势，Intuit为何还能取得这样的成功？

（3）你认为Intuit下一步该如何操作，才能保持这一成功？

参考答案：

（1）集中化战略，Intuit将自己的业务方向集中于财务软件市场。

（2）首先是财务软件的独特需求存在，存在相应的细分市场。其次Intuit一直强化在该领域的位置，有效地占据了60％左右的市场份额，并成为抵御微软的最重要力量。

企业档案综合管理分析 篇6

关键词：境外机构 档案管理 建议

为了解中国石化驻外机构档案管理基本情况，有针对性提出加强驻外机构档案管理的对策，笔者调研分析了中国石化中东代表处、国际石油勘探公司西亚－北非大区公司、国际事业（中东）有限公司、中原石油勘探局中东石油工程公司、中国石化英国代表处、联合石化（英国）有限公司、国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTAL LTD伦敦分公司等7个驻外机构档案管理情况，并针对问题提出加强中国石化驻外机构档案管理的措施。

一、中国石化驻外机构档案管理现状

1.中国石化中东代表处。建立于2004年，主要职责是代表集团公司联络我驻阿联酋及周边地区10个国家的使领馆、经商处；协调、管理中石化在中东地区各机构；建立信息平台，为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议；接待总部和总部机关及所属企业代表团。代表处有专人兼管文件的收发和其他资料的管理工作，配备有专门的档案柜，每年年底对当年形成的收发文、报告、请示、批复等文件材料进行整理归档，建立有档案目录。但没有专门的档案管理制度。受办公条件限制，加之所形成的档案材料较少，没有设立专门的档案库房。

2.国际石油勘探公司西亚－北非大区公司。2007年7月1日正式运营，为国际石油勘探公司地区性派出机构，主要职责是代表国际石油勘探公司对所辖项目实施靠前管理，组织完成本部下达的年度计划和预算，全权负责项目实施过程中的生产、技术管理、决策、热线技术支撑，HSE项目运行管理等，对辖区各项目人力等资源进行统筹调配。一名副总经理具体分管档案工作，大区公司总部建有专门的档案资料室，档案资料室只负责保管大区总部在新项目开发、生产运营、技术研究及综合管理等方面形成的档案资料。大区公司下属各项目公司形成的地质档案资料由各项目公司直接移交国内的中国石化地质资料中心存档保管。各项目公司安装了中国石化地质资料管理信息系统软件。目前，大区公司总部仅是依据国际石油勘探公司的要求对档案材料的管理做了一些原则性要求，尚未形成一套系统的档案管理制度体系，部分业务部门形成的应归档文件材料尚未向档案室归档；形成的大量电子文件现暂时用移动硬盘进行存储。

3.国际事业（中东）有限公司。2008年1月在阿联酋迪拜Jebel Ali自由区注册成立，主要从事设备材料、石油化工产品的进出口业务。公司的档案管理由业务经理兼职管理，各类档案分别保管在办公室档案柜中。合同档案计划按国际事业公司要求于第二年派专人送回国内档案部门保管。

4.中原石油勘探局中东石油工程公司。2001年10月在阿联酋迪拜Jebel Ali自由区注册成立，主要从事石油设备、机械、材料、建材等的贸易，为中原油田设在周边国家的地区公司提供部分后勤支持服务，并执行中原油田海外项目资金管理的职责。中原油田档案工作实行统一归口管理，油田档案管理处负责所属驻外机构的档案实体管理和业务指导工作。由公司经理直接分管档案工作，公司档案按照职责范围分为行政档案、清关贸易档案、会计档案三大类，各类档案均建有目录，由相关业务人员按照岗位职责分别保管，业务人员回国进行工作交接时需要同时进行档案资料交接。公司的营业执照、租房租地合同、租车合同等重要档案材料，扫描后通过传真发回国内档案室统一存档管理。

5.中国石化英国代表处。2005年注册登记，主要职责是代表集团公司联络我驻英国使领馆、经商处；协调、管理中石化在英各机构；建立信息平台，为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议；接待总部和总部机关及所属企业代表团。目前，代表处尚未建立专门的档案管理制度，除收集的各类信息材料按要求及时传回国内有关部门外，其他文件材料有承办人员保存在各自的办公室文件柜内。

6.联合石化（英国）有限公司。1995年12月12日在伦敦注册成立，公司主营业务是为中国石化集团公司代理进口原油，套期保值及开展第三方原油贸易。公司的会计及业务档案，集中保存在公司办公区的一个储藏室内，该储藏室配备有档案密集架。总经理、副总经理和行政部负责人负责掌管该储藏室钥匙。为保护公司合法权益，防止失泄密事件发生，公司规定所有业务文件在公司统一管理，个人离开时，不得带走任何公司文档。联合石化公司也通过内控管理细则要求该公司认真做好档案管理工作，要求将各种业务单据及时传递、及时存档并定期进行内控方面的检查。

7.国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTAL LTD伦敦分公司。2007年7月在伦敦注册成立，主要从事国际石油勘探公司海外权益油的销售工作。主要有文书档案和合同档案。文书档案主要内容为收发文件、审计及汇报材料。档案载体形式分为纸质和电子两种形式。合同档案主要有业务档案、办公室和宿舍租赁合同等。公司的档案管理由总经理主抓，业务主管整理，各类档案分类保管在办公室档案柜中。

二、中国石化驻外机构档案管理特性分析

综合上述7家驻外机构档案管理的基本情况，可以得出驻外机构档案管理具有特殊性。具体表现在以下六方面：

第一，驻外机构类型的多样性。在经营（工作）范围、业务性质、人员规模、机构设置、投资形式等方面具有较大的差异性，导致其形成档案材料的内容有较大的差异性，要求我们在制订文件材料归档制度时，必须区别对待，不能搞一刀切。

第二，机构和人员的特殊性。驻外机构设置大多从简，工作人员身兼数职，大多不可能设专职档案员；规模较大的驻外机构往往聘有外籍员工，特殊档案的保密问题较为突出；驻外机构人员流动性相对较大，如果档案资料交接不及时，容易造成档案资料的丢失。

第三，办公条件对档案的安全保管影响较大。特别是规模较小的驻外机构，一般不可能专门建设或租用标准的档案库房，档案装具往往配备不足，给档案的安全保管带来一定的隐患。

第四，受驻外机构所在国（或资源国）的法律限制。不同的国家对档案资料管理有不同的要求。如英国政府规定，与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上，以备政府税务部门检查。也门、沙特等国也不允许将地质档案材料带出国境。因此，驻外机构档案管理必须遵守所在国（或资源国）的法律规定，不能统一要求运回国内集中保管，以减少不必要的麻烦。

第五，檔案内容的特殊性。驻外机构档案内容以行政管理、经营管理、会计档案和业务档案为主，党群类档案很少；驻外机构与国内主管部门联系密切，相当数量的档案材料形成于境内，甚至一份文件材料的形成既涉及境内，也涉及境外，需要在加强境外档案材料收集的同时，抓好境内相关档案材料的收集归档工作，保证驻外机构档案材料的齐全、完整和有机联系。

第六，档案语种、载体形式的多样性。驻外机构档案材料的语种复杂多样，不仅仅有中文，还有相当一部分涉及驻在国的语种，如英语、德语、法语、日语等。档案载体也呈多样性，如光盘档案、磁介质档案、移动硬盘等。这就要求驻外机构档案管理人员必须懂外语、懂档案、懂计算机知识。

鉴于驻外机构档案工作的上述特点，驻外机构档案管理应充分尊重驻外机构档案工作的特点，不能照搬国内企业的档案管理模式，在档案管理机构设置、文件材料归档范围、档案保管方式等内容上只宜提出原则性要求，不宜规定过细。

三、中国石化驻外机构档案管理存在的主要问题及对策

驻外机构领导和工作人员对档案工作重要性的认识有待进一步提高。大多数驻外机构开始进行项目运作时，并没有考虑到档案工作，没有将档案工作列入到相关的工作计划和领导的议事日程。普遍缺乏一套真正符合驻外机构自身档案管理实际、统一规范的档案管理制度和标准规范体系，档案管理随意性较大。大多数驻外机构没有建立专门的档案机构或明确专（兼）职档案员负责本单位的档案工作，档案材料分散存放在业务人员手中，极易造成档案材料的散失。利用因特网进行电子文件的传输，电子文件的保密管理存在安全隐患。受办公用房的限制，不具备档案保管专业库房。

针对上述问题，主要应采取以下五方面措施：

第一，应加大宣传力度，强化驻外机构领导和工作人员的档案意识。

目前，中国石化海外事业发展迅速，境外资产已具相当规模。集团公司工作会议提出了“力争用10－15年的时间，把中国石化发展成具有较强国际竞争力的跨国能源化工公司”的奋斗目标。档案是企业生产要素和有形、无形资产的组成部分，是集团公司持续有效和谐发展的特殊资源。境外机构档案更是维护国家和中石化合法权益的重要凭据，对中石化境外资产的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，驻外机构的各级领导和工作人员必须提高对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的责任感和使命感，自覺做好驻外机构档案材料的形成、积累、归档工作，确保驻外机构档案材料的完整与安全。

第二，应坚持“统一领导、分级管理”的档案管理体制，形成档案管理部门、外事管理部门、驻外机构主管单位齐抓共管、分工负责的运行机制。

集团公司办公厅和外事局负责集团公司境外档案工作的业务指导和监督管理，各驻外代表处对所在国家（地区）的所有中石化驻外机构的档案工作具有业务指导和监督管理责任。根据工作需要，经集团公司办公厅和外事局批准，集团公司驻外代表处可指定本域内的一家中石化驻外机构档案部门代行其档案业务指导和监督管理职责。驻外机构主管单位档案部门和外事部门负责本单位境外档案工作的业务指导和监督管理。各级驻外机构根据工作需要设立档案工作机构，或配备专（兼）职档案人员，负责本机构档案管理工作。

第三，应将档案工作纳入驻外机构管理的相关制度，健全驻外机构档案管理制度体系，强化对驻外机构档案工作的监督管理。

将驻外机构文件材料的形成、积累、归档工作纳入驻外机构内控管理制度；将驻外机构档案工作情况作为驻外机构负责人离任审计和项目结束审计内容之一；将档案资料交接作为驻外机构工作人员工作交接内容之一，档案交接不清，不得离开原工作岗位；员工（特别是外籍员工）上岗前必须与驻外机构签订保密协议。

第四，应在“确保档案完整安全、方便利用”的前提下，结合驻外机构实际，对档案实体管理采取相对集中与分散保管相结合的管理方式。

规模较大的驻外机构应建立档案室，设置专门库房，集中统一保管各类档案。为方便生产现场利用档案，可在现场设档案分室，档案人员应当定期对分室档案保管情况进行检查，确保档案的安全。规模较小的驻外机构的涉密档案、永久长期档案应由专（兼）职档案人员集中保管，非涉密短期档案和业务资料由承办部门保管，承办人定期向专（兼）职档案人员移交需要集中保管的档案或及时移交办理完毕的需要归档的文件材料。

涉及境外项目产权、债权债务、营销策略和核心技术方面的档案应集中管理，重要档案应及时向国内主管单位报送备份的电子文件。驻外机构保管期限满6年以上的非涉密档案在保证档案安全的情况下，可委托当地档案管理专业机构（或专业化公司）保管。所在国法律允许的，也可运回国内集中保管。

第五，应加强驻外机构档案信息化建设，提高档案服务的时效性。

驻外机构远离企业总部，分布在世界各地，直接导致了企业管理对象的分散化。在日常工作中，驻外机构需要来自企业总部的快捷、及时有效的档案信息支持，实现总部与驻外机构各类信息的及时交流。但是传统手工管理的档案服务方式，纯纸质档案无法进行档案信息服务的远程快速存取，无法实现不同地域企业人员之间档案信息资源的共享。此外，驻外机构大量产生的电子文件也需要实施有效管理，纸质档案的数字化加工还可解决驻外机构档案库房、装具紧张的问题。因此，应在保证企业档案信息安全的前提下，加强驻外机构档案信息化建设，实现企业各类信息的管理一体化，功能多元化，工作规范化，手段现代化，提高档案服务的时效性。

对企业档案综合管理的探讨 篇7

1 目前企业档案存在的问题

1.1 企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动, 一次考试在进行, 整个过程加班加点, 在短时间内取得了一定的效果, 但达标以后, 就出现后力不足, 没有长期性和连续性, 再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够, 对档案在企业中的重要作用的认识不足, 甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方, 档案室在某些人眼中成了废纸仓库, 造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

1.2 档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在:a.档案收集不规范。在收集过程中, 制度形同虚设, 想交就交, 不想交就不交, 档案收集考核不明确;b.档案整理不规范。企业近几年发展较快, 新档案人员不断进入, 档案人员的专业素质参差不齐, 在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷, 卷内目录与实际整理文件不相符, 卷内资料漏失现象比较普遍。此外, 在立卷时间上, 有时会累积起来一次立卷, 既不符合事毕立卷要求, 又不利于查找利用;c.档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在, 在行政上无法对各大部进行管理, 在进行这项工作时, 须向主管领导汇报, 但主管领导一般都是兼任, 本身的各项工作时间都较紧张, 档案人员要想向领导说明一项工作较为困难, 各项工作开展起来也较为困难, 现在某些部门自设资料库, 给档案的综合管理也造成困难;d.档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧, 借出的档案没有按期归还。

1.3 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

档案管理手段的落后, 给档案工作带来消极后果, 主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有三点:a.部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识, 财力投入少;b.一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备, 但由于档案管理人员操作不熟练, 导致先进设备没有起到先进作用。c.领导重视不够, 虽有微机和档案网络, 但档案并没有录入电脑, 还按手工在进行工作。

2 档案工作存在问题的解决对策

档案虽然是一个庞大的信息库, 但它是一种原生的信息资源, 各种信息零散地储存在众多的单堆资料中, 只有根据需要, 把相关信息系统地、规范地整理出来, 通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用, 实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作, 为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用, 才能使之更好地为企业中心工作做好服务。

2.1 抓好组织建设, 完善管理制度, 做到“五个统一”

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。a.成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组, 协调各部门间的档案工作, 为档案工作的综合管理提供组织保障;b.把档案管理工作列入到厂长办公室的议事日程, 年初有部署, 年底有总结, 平时有检查指导, 并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导;c.完善档案管理制度, 确保档案管理工作协调发展, 档案部门做到统一领导、统一制度, 统一规划计划, 统一检查指导和统一培训交流。

2.2 档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展, 必须增强档案工作的主动性、前瞻性, 制定出有指导性的档案发展规则。为此, 领导干部要意识到档案工作的重要性, 把档案工作提上工作日程, 研究及过问档案的具体工作, 要结合当今数码技术及网络发展的新趋势, 加大技术投入, 制定出既符合档案管理要求, 又有合乎实际的工作计划。

2.3 加强档案基础工作, 按时完成上级部门的档案工作

在档案基础管理中, 要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作, 从领导机制到管理体系, 从规章制度到档案管理, 在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法, 为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用, 重在管理, 对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行, 按时完成。

2.4 加强培训力度

努力提高档案管理人员的素质, 建立健全相关管理制度, a.要明确档案管理负责人, 专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员, 负责本部门档案的收集、整理归档工作, 形成覆盖企业的档案管理机制。b.建立健全档案管理制度, 按照《企业档案管理标准》的要求, 依据《档案法》有关规定, 结合本企业实际编制各种规章制度, 并在实际工作中不断进行完善, 对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求, 加强对归档范围、保存期限, 保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事, 以确保档案的安全, 档案管理工作中的各项规章制度要上墙, 保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量, 提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能, 提高业务素质和工作能力, 加大档案业务培训工作开展的力度, a.要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班, 举办档案管理培训班, 新人进入要进行岗位培训。b.要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习, 使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训, 档案信息化是档案现代化的必经之路, 要想指导档案管理充分发挥好, 首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识, 达到灵活运用, 并掌握所应用的系统软件的功能。c.加大档案工作规范化管理力度, 把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核, 档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩, 能够有效地促进档案工作管理水平。

2.5 搞好档案的信息化建设, 促进档案资源的充分利用

运用高新科技对档案工作进行创新、改造, 适应档案信息化建设的新要求, 是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势, 应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新:a.要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理, 提高档案工作效率;b.借助系统本身的局域网络, 开发网上档案业务, 实现档案信息资源共享。

2.6 增大档案宣传力度, 增强全员档案意识

a.积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动;b.在本单位的半年、年终工作会议上, 由办公室提供材料, 将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲;c.档案室要办好自己的宣传栏, 大力宣传档案的作用及重要性;d.四是增加《档案法》的宣传力度, 要全员懂法。

档案管理的目的, 在于服务和利用, 因此要增强档案工作与生产发展的贴近度, 根据发展需要, 可编写《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数据汇编》等资料, 更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能, 为生产部门提供更好的服务。

结束语

企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证, 在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用, 我们应重视这项工作, 使档案工作再上新台阶。

摘要：企业档案是企业单位现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料。通过对企业档案管理中存在问题的分析, 提出了相应的解决对策。

企业档案综合管理分析 篇8

1. 价值保障。

企业档案全面、真实地记载了企业的整体发展状况和经营成果。做好企业档案管理工作, 形成正确的档案价值观, 可以更好地发挥企业档案工作的职能, 促进档案管理成果同企业经营管理的有机结合, 对于实现企业经营战略、提高管理效率、提升企业在市场经济中的竞争力具有深远的影响。因此, 企业领导者应充分认识新形势下企业档案工作对企业发展的重要作用, 将企业档案工作纳入企业文化建设体系, 加大档案宣传力度, 通过参加档案部门举办的各类宣传活动、向公司员工宣讲档案工作业务及法制知识、设置档案宣传栏等形式, 培养利于企业档案工作发展的良性氛围, 形成企业档案工作的群体意识, 在价值观上保证企业档案工作的发展。

2. 制度保障。

企业要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作常抓不懈, 从领导机制到管理体系, 从规章制度到档案管理, 在组织上、制度上形成一套科学、合理、完整的管理办法, 为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组, 明晰职责, 通力合作, 为档案工作的综合管理提供组织保障。二是增强档案工作的主动性、前瞻性, 制定出有指导性的企业档案发展规则, 要把档案工作提上工作日程, 研究部署档案工作, 并给予档案工作发展所需的人财物及政策支持。三是建立健全档案管理制度, 依据《档案法》有关规定和其他与企业档案工作相关的法规要求, 结合本企业实际, 编制各种规章制度, 并在实际工作中不断进行完善。四是对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求, 对文件材料的归档范围、保存期限, 保密文件收发、存档、销毁等各个环节做出明确规定。五是严格按照制度办事, 提高管理制度的执行力, 档案管理规章制度要上墙, 保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

3. 信息保障。

搞好企业档案的信息化建设、促进企业档案资源的充分利用, 是加强企业档案工作的又一保障措施。企业应运用高新技术对档案工作进行创新、改造, 适应档案信息化建设的新要求, 顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势。企业应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新, 一要确保档案信息化建设的投入。“工欲善其事, 必先利其器”, 只有投入到位, 硬件齐备, 才能有效确保档案管理工作的顺利进行。企业可根据经济效益情况, 购置企业档案信息化建设的软硬件设备;要有实际和长远打算, 保证所购置的硬件设备的配套性, 使其具有较强的支撑能力和扩展能力;二要将企业档案信息化纳入企业信息化建设之中。要建立适应信息化要求的档案信息化管理, 就必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度, 收集、归档、鉴定制度, 以及安全管理与责任追究制度, 并将其纳入到企业信息化的相应环节之中;三要确保企业档案信息的安全, 要重视并加强对档案信息数据的安全管理, 处理好档案信息资源开发中对电子文件、电子档案的安全和保护的关系。随着电子文档的形成积累, 要对安全保护与长久保存加以研究, 包括电子档案载体的异地安全保管体制和电子档案与纸质档案双套制保障措施等。

4. 人才保障。

监狱综合档案管理现状分析与思考 篇9

一、监狱档案的内涵外延

监狱综合档案是指在监狱机关执法活动中, 在监管改造、生产经营、队伍建设、布局调整、综合保障等工作中形成的应当归档保存的文件、押犯分析报表、基建图纸、财务账目、报告材料、影像资料等综合性内容。根据监狱工作特点, 监狱其他档案包括科技档案、干部人事档案、职工档案、押犯档案、设备档案等外延内容。

根据监狱档案分类内容来看, 综合档案主要应包括文书档案、基建档案、影像档案、财务档案等。其中:文书档案是监狱在执法活动中形成的文件、制度、信息、其他资料等内容, 并此次延伸出的机构设置、组织沿革、大事记等案卷。基建档案是监狱在布局调整过程中形成的以施工图为核心, 狱墙、监舍、厂房、职工宿舍等建设、维修案卷。影像档案是监狱形成和发展历史过程中, 拍摄、录制的关于领导关怀、罪犯改造、项目竣工、警察职工文体活动等案卷。财务档案是监狱在财政拨款和罪犯劳动改造中形成资金预算、使用、财务往来等形成的凭证案卷。

二、监狱档案的主要特性

监狱机关工作性质的特殊性决定了它与其他机关档案工作的不同。这一特殊性影响到监狱各类文件的归档时间与归档范围的确定与选择, 影响到档案的收集与质量、更影响到档案价值的开发与利用。

(一) 及时性

监狱档案的归档时间的选择十分重要, 不宜过早和过迟。归档时间过早, 各项工作还未完全结束, 无法保证归档文件的完整性和系统性;归档过迟, 会造成部分文件的丢失, 载体损坏, 严重的情况下还会导致失密、泄密的事件发生。

(二) 关联性

监狱档案的形成不是一般文书的简单集合, 而是通过分口、流程、时间关系形成的有机整体。同时再按照组织结构将一个分口工作划分成更细致的程序和环节, 再将这些程序和环节组成一个或多个案卷。

(三) 完整性

监狱档案是否完整, 直接影响和制约着档案工作水平的高低。完整性不仅仅体现在归档文件和资料的无一缺失, 更重要的是体现在文件资料的准确和系统。准确性是监狱档案的命脉, 系统性是对监狱档案工作的本质要求。

(四) 服务性

档案工作的根本任务是实现有效利用。监狱档案是记录监狱执法过程中, 教育改造罪犯而形成的罪犯管理、劳动生产、队伍建设等活动的文件集合, 必然要为监狱的执法工作和文明进程服务。

三、监狱档案管理的现状分析

现阶段, 档案硬件水平的提高并不代表整体工作的提升, 根据对本狱和系统内兄弟监狱档案工作的了解与考察, 认为监狱档案管理在形成、积累、收集、整理等方面仍存在不可忽视的不足。

(一) 管理条件滞后

表现在软件上, 一是个别档案工作者思想方面有差距, 对监狱档案工作的认识不足, 仅限于完成工作, 不顾工作质量, 更不用提开拓创新;二是制度建设方面也不够健全, 缺乏相应的管理措施和管理办法;三是在人员配备上, 监狱在警力配备、待遇分配上, 注重倾斜执法一线警察, 档案管理人员的编制不足, 心理失衡;四是档案专兼职人员缺少培训, 缺乏一些必要的业务知识和基本业务常识, 导致工作效率不高。表现在硬件上, 对现代化的档案管理设备投入较少, 空缺大, 或者设备落后, 难以开展档案信息化建设, 影响监狱档案的开发和利用。

(二) 归档时间随意

特别是一些上级下发的文件资料由于在各部门传阅过程中, 经过的人手多, 部门多, 在收集归档时导致文件资料长时间不具备档案条件而分散保存, 进而导致部分文件丢失, 载体损坏。另外, 一些图片视频资料也分散在各个部门, 因没有相应的制度进行约束, 工作人员忙于其他工作, 来不及整理、核对, 使归档时间不统一, 造成了不可复制影像资料丢失较多, 留下遗憾。

(三) 分类管理模糊

受执法分口影响, 分类中经常会遇到些条目交叉, 内容模棱两可的问题, 另外随着科技管理手段的增加, 监狱档案将纸制文件转成电子文档, 也应分门别类地刻录成光盘保存, 但由于档案管理人员或受文化、知识水平限制, 或认识不到位, 难以辨析厘清分类, 不能很好提供检索功能, 给查询带来不便。

(四) 资源难以共享

归档资料的服务性是监狱档案的生命和价值所在, 确保档案资源共享是实现档案功能利用的有效途径, 但这种价值需要通过应用开发才能实现。受监狱工作条件限制, 目前大多数单位都未能实现档案资料网络化查询, 部门之间查询资料凭证或具体数据, 利用图片视频开展宣传, 仍停留在原始的入库查档水平, 难以实现资源共享。

四、提高监狱档案工作的几点思考

监狱是关押罪犯重要场所, 主要承担罪犯的教育改造任务。监狱档案的形成、积累、收集、整理、利用工作至关重要。如何对监狱档案中存在问题有的放矢地进行纠正, 进一步提高监狱档案管理水平, 发挥出更大利用价值呢?

(一) 加强观念更新, 树立学习意识

档案管理人员必须首先树立强烈的敬业意识和大局意识, 应具有正确的价值观, 良好的职业道德, 积极主动开展工作。树立终身学习态度, 用现代管理学方面的知识武装自己, 不断优化自身的知识结构和能力结构, 提高业务素质和管理水平。同时不断学习现代办公技术, 努力驾驭信息时代档案工作的电子化、网络化管理, 以适应信息化社会对档案管理人员的要求。

(二) 强化制度建设, 完善管理手段

要应对监狱档案归档移交和接收、管理、利用等存在的管理漏洞, 健全制度, 明确规定, 做到归档有时间、立卷有标准、借阅有规定、库房管理有措施。同时, 不断加强档案管理的软硬件建设, 一方面重视档案管理人员队伍建设, 通过多种渠道和途径对他们进行培训和指导, 不断提高其业务水平, 一方面加大投入, 配足配齐档案管理设施, 特别是在软件开发和利用上下功夫, 增强档案管理的时代感。

(三) 填补管理空白, 增强利用实效

监狱档案具有深厚的历史底蕴, 有着丰富的文化内涵, 是建设和推进国家法治建设的实证记载。因此, 监狱机关要认真梳理入档内容, 按照监狱工作特点和分口职能, 厘清分类, 特别是要注重实用性和前瞻性, 进一步建立完善检索目录体系, 实现从档案收集到知识积累的创新与拓展, 通过简捷清晰的分类, 快速查找所需内容, 增强利用实效, 提高工作效率。

(四) 树立大档案意识, 实现资源共享

随着网络信息化建设的发展, 监狱机关应树立“大档案”意识, 将监狱档案信息系统列入监狱信息化建设的整体规划, 研究提出系统建设指导方针、中长期目标、阶段任务、标准规范、实施方案等;建立档案信息化交流平台, 一方面按执法体系扩大档案内涵收集范围, 另一方面拓展档案外延联网对象, 设计专门的档案共享软件提供支持, 将没有密级的文件和资料纳入系统, 充分发挥档案的实用性和服务性, 形成监狱“大档案体系”和“一站式查询”, 最大限度地挖掘出档案利用潜力, 用现代化的科技手段提高监狱档案管理水平, 发挥监狱档案工作的更大作用。

摘要：本文通过对监狱综合档案的内涵外延和特性分析, 结合档案管理工作中存在的一些问题, 力求摸索出监狱档案工作的普遍性规律, 为监狱档案管理工作上新台阶出谋划策。

企业档案综合管理分析 篇10

1、档案管理制度不规范, 体制不健全

作为传统的医院综合档案管理, 其管理内容非的狭窄, 通常只注重对医院的医疗技术, 医疗历史发展以及医院的设备进行存档, 而对于病人病史, 病人拍摄的x光射线等资料没有做完整的保留。对于档案的管理没有明确的部门, 有很多资料都留在相关的部门没有上交给档案管理部, 档案管理部门也没有积极主动的去搜集归档处理。对于档案管理部门, 医院管理部门也没有出台相应的管理制度, 没有及时对档案管理部门工作进行检查, 也没有对档案管理工作部门的工作进行考核。因此档案管理部门的工作人员大多安于现状, 工作主动性和创造性不够。医院管理部门对于医院档案管理部门的投入有限, 致使档案管理部门设备相对陈旧, 管理方法落后, 影响了档案管理部门的可持续发展。

2、档案管理部门工作人员素质相对不高

由于医院管理部门没有向医院档案管理部门投入相应的发展资金, 使得档案管理部门缺乏资金来购买先进的设备以及办公软件, 更没有资金来聘请优秀的专业的档案管理人才。医院档案管理队伍的工作人员工作能力差别较大, 专业知识老化, 经验不足, 学历不高, 外语知识欠缺, 缺乏先进的档案管理方法, 对于计算机网络化的先进档案管理方法接受比较慢。很多档案管理人员还停留在手工档案管理。对于档案信息的搜集还是传统的表格搜集, 档案袋管理, 手工录入等, 这些都严重的阻碍了医院档案管理的步伐。因此工作人员的素质以及能力和观念都亟待提高。

3、档案工作人员对综合档案管理认识度不够

医院综合档案管理已经超过了传统的医院档案管理的内容, 不仅包含以往的医院的文书档案、照片档案、医院发展历史等资料的搜集, 同时要对医院的人事档案、各个部门的病理档案、做检查的胶片档案, 以及医院更新的先进设备档案进行全面的搜集。而医院档案工作人员对于这一内容的认识程度不够, 还停留在传统的档案管理阶段。同时对于档案的利用程度非常的低, 档案工作人员只忠诚于档案的搜集与整理, 而对于档案利用中反映出来的问题却很少进行提炼总结, 致使档案的利用效率非常低。

4、档案管理设备手段原始落后

现代科技的发展已经使得档案管理进入了网络化时代, 计算机技术和信息技术在档案管理中的广泛应用, 使得档案管理的效率大大提高。由于医院管理部门在档案管理上投入的资金有限, 致使得档案管理部门的硬件设备难以及时跟上时代的发展步伐, 大多数医院的档案管理还停留在手工的搜集与检索, 未能与时俱进地采用信息化设备和软件系统, 信息存储量小, 信息更新周期较长, 也不方便查阅、检索和使用。这些都制约了档案管理的科学发展。

二、医院综合档案管理对策

1、充分认识档案管理的重要性

医院领导要加强对档案法的学习, 提高档案员工对于档案管理工作意义的认识。认识到无论是个人档案还是医院的设备档案, 以及医院的各个事务活动的档案都是非常重要的, 档案信息的搜集与管理已经成为医院管理的重要组成部分。医院管理部门要加大医院对档案管理部门的资金投入, 购买先进的计算机设备与档案管理软件系统, 聘请专业的档案管理人员进行档案管理, 建设一支高素质的档案管理队伍。注重对档案管理工作人员进行定期的培训, 提升他们的专业工作能力以及计算机应用能力, 保证档案材料信息的及时更新与录入。医院要积极的组织学习与宣传提升档案管理部门的工作素质。

2、切实加强档案管理的规范性

传统的档案管理都是非常被动的, 都是医院各个部门将重要的信息转给档案管理部门进行存档, 档案管理部门都是被动的接收信息, 对于信息的搜集活动没有开展。而档案管理部门的任何活动都要通过医院管理部门领导的批准。对于这种情况, 我们建议医院管理部门将档案管理部门进行独立授权, 档案管理部门作为一个独立部门自行的行使权力, 档案管理部门有权利申请更新本部门的设备资源, 同时自行管理部门的工作人员, 档案管理部门有权利主动向各个业务部门搜集相关的信息, 对于搜集的信息进行及时的存档录入。同时, 档案管理部门要承担相应的责任, 对于必须搜集的信息进行及时的存档录入, 对于遗漏和丢失的信息, 档案管理部门工作人员应当承担相应的责任。医院管理部门领导也要对档案管理部门制定相应的业绩考核标准, 牵引和规范档案管理工作的发展, 同时设定奖惩制度, 对于表现好的工作人员要进行嘉奖和晋升的激励, 对于表现较差的员工要进行批评教育。档案管理部门设定规范化的信息搜集与管理标准, 同时各个业务部门、各个科室的工作人员要积极的进行信息搜集的配合, 共同努力, 促进档案管理的规范化。

3、不断凸显档案管理的科学性

由于近年来医疗纠纷事件较多, 因此对于医院的病人档案的保存显得尤为的重要, 因此在档案管理过程中, 要增强对医疗病案的信息管理的科学性和严肃性。相关业务部门对于病人的资料要进行详细的清晰的备案, 对于患者的资料严格保管和妥善利用, 以免泄露患者隐私后引发法律纠纷。档案管理的最终目的是对档案资料进行利用, 因此医院管理部门应当充分利用档案信息, 提高档案的使用价值, 为医院和患者服务, 通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益, 提高档案管理在医院管理中的地位和作用, 促进档案管理工作的科学发展。

结语

医院综合档案管理渐渐的趋于网络化管理, 医院领导要予以重视, 加大对档案管理部门的投入, 建设一支高素质管理队伍, 同时加大对档案的使用效率, 为患者、为医院、为社会造福。

参考文献

[1]余立娟:《医院档案管理存在的问题及对策》, 《华北煤炭医学院学报》, 2009.10。

[2]程英升:《医院档案管理的现状与对策》, 《中国卫生资源》, 2009.01。

企业档案综合管理分析 篇11

关键词：国有企业；市场经济；档案管理；问题分析；对策

中图分类号：F27 文献标志码：A 文章编号：1003-949X（2014）-08-0071-01

档案管理这一概念是在经济发展，信息日益呈现多元化复杂化的大背景下是由西方发达国家首次提出来的，随着我国改革开放的不断深入，档案管理这一概念被引入到了我国企业当中去，档案管理与各类经济信息，情报资源等共同作用形成了信息资源，这种信息资源的形成与整合对于我国国有企业的发展有着深远影响。那么，在如今经济全球化时代与我国国有企业转型阶段中，如何不断提高我国国有企业的档案管理水平是当下应该关注的热点问题。

一、国有企业档案管理现状分析概述

我国的基本经济制度决定了我国企业的类型及国有企业在市场经济中的地位，加之我国实行的是中国特色社会主义市场经济体制，在日益激烈的国际竞争中，无论是民营企业、集体企业还是国有企业都不得从企业的陈本控制与管理、合同的控制与管理、运营模式的管理等贯穿于企业的各个环节中入手来增加其收益，以积累更多的资本来面临经济全球化带来的机遇与挑战。近年来随着计算机科学与人工智能的发展以此推进了信息化时代的到来，无论是集体企业还是民营企业都越来越重视对于企业的档案管理问题了，当然，国有企业也不例外。目前我国国有企业的档案管理存在着职能部门管理、档案室管理、档案——智能混合管理、综合档案室—档案室管理、企业档案馆——档案室管理等多种形式，但同国际档案管理水平相比，我国国有企业档案管理普遍缺乏生机与活力，缺乏健全的档案管理机制，不利于国有企业的可持续发展。

（一）政府管理国有企业档案漏洞百出

改革创新一直是我国发展的主线，近年来，政府在深化改革的不断推进中削弱了对于国有企业的管理，逐渐放松了对国有企业的档案管理，这就使得我国国有企业不断发展成为独立的经济实体，不在依托政府的力量来发展了。另外，随着政府的转型与国有企业的转型需要，市场经济体制下的国有企业集团与二级企业的关系变成了以资本为支撑的新型关系，打破了原有的国有企业集团对二级企业集团的上下级关系的局面，使得国有企业的档案管理职能部门的外延更加广泛，不仅要加强国有企业集团的档案管理，更要直接面对旗下二级企业所谓的基层档案管理，大大增加了国有企业档案管理职能部门的工作量与工作压力。在新的时代背景下，处于改革转型期的国有企业对于政府提出了更多的要求：希望政府减少对于国有企业的行政干预，以打破改革之前政府过多干预国有企业的局面，但由于机制尚不完善，政府对于国有企业的管理方式并没有多大改变，完全达不到改革的效果，使得国有企业档案管理与政府管理之间的矛盾不断升级，不利于国有企业的可持续发展。

（二）国有企业内部结构发生变化

随着经济水平的不断发展进步，给我国国有企业也提出了新的要求，即建立现代企业制度。过去，国有企业的内部管理结构式按照政府的内部管理结构来设置的，但现代企业制度要求国有企业进行改革重组，将内部管理结构独立起来，不按照政府的内部管理设置结构来设置，使得国有企业档案管理职能部门与大部分职能部分独立起来，缺乏了内部的连贯性，不利于国有企业档案管理工作的开展与档案管理水平与能力的提升，在现代企业制度建立的大背景下，原有的国有企业档案管理工作已不能适应单一制国有制形式下的单一集中管理体制，这要求国有企业档案管理不断进行改革。另一方面，由于国有企业内部集团的复杂性因素影响，使得国有企业档案管理出现各自为政的局面，不利于国有企业档案管理工作的顺利进行，这就要求国有企业进行档案管理改革的时候要打破标准不一、组织形式不同、互不干扰的档案管理的僵局，建立健全统一的档案管理标准，使得国有集团之下的各个企业中的档案管理处于相对联系中，共同搞好国有企业档案管理的工作，不断提升国有企业的国际竞争力，促进国有企业的可持续发展。

（三）国有企业信息化建设不断完善

随着网络计算机科学与人工智能的发展，现代国有企业的信息话建设越来越完善，但，在完善的过程中，却把国有企业档案管理工作抛到了九霄云外，忽视了国有企业档案管理在国有企业当中的作用与地位，信息化与网络话已成为了当今时代的主流。由于与国外发达国家的优秀企业相比，我国国有企业由于机制不健全、抗风险能力低等特点更需要注重内部档案管理系统的建立与改革，推动国有企业档案管理的变革，不断提高国有企业档案管理的整体的水平，努力把自身打造成国际竞争力强的具有中国特色的新型国有企业。从而促进国有企业的可持续发展。

二、关于加强国有企业档案管理的几点浅见

（一）政府行政管理部门重新定位

在市场经济体制的大环境下，政府应当在全面调查研究国有企业改革发展的实质需要的的基础上，减少对于国有企业的行政干预，发挥市场对于国有企业的引导机制，使国有企业的档案管理工作能不受政府职能部门的直接管理，而是依托国有企业的实际情况来开展高效的档案管理工作，为国有企业的发展提供助力。

（二）完善国有企业档案管理制度

在目前我国市场经济体制发法治相对健全的情况下，国有企业要依靠相关法律法规，不断完善国有企业的档案制度，不断健全国有企业的档案管理机制，使国有企业档案管理立足于国有企业的各个职能部门与各个发展阶段，不断提高国有企业档案管理的水平与能力，不断促进国有企业的可持续发展。

（三）引进新技术

随着计算机科学与人工职能的发展，国有企业要在现代企业制度的基础上，将网络技术引入国有企业档案管理的工作中去，从而不断改进国有企业档案管理的工作方式与工作形式，使得国有企业的档案管理工作能够突破时空的限制，从而不断提高国有企业档案管理工作的效率与质量。

随着经济的发展与进步，在新形式新背景下，我们要不断的提高国有企业档案管理能力与水平，从政府职能的从新定位、制度的不断完善以及新技术的引进等三方面入手，不断的完善我国国有企业的档案管理机制，从而使国有企业档案管理工作的能力与水平发生质的变化，促进转型期的国有企业提高自身国际竞争力，不断实现国有企业的可持续发展。当前，搞好国有企业档案管理，任重而道远。■

参考文献：

[1]刘晓.国有企业体制改革中档案管理中心构建的探讨[D].云南大学，2013.

[2]江丽.企业档案管理现状分析与对策研究[J].测绘与空间地理信息，2010，03：248-250+252.

[3]肖一兵.现代国有企业档案管理特征及对策[J].科技信息，2012，33：722.

企业职工档案工作管理分析 篇12

1 当前形势下工作的不利点

首先, 目前开展的职工档案管理体系不能和时代发展的步调相互协调, 缺乏先进性色彩。员工的档案是开展劳动和社会保障活动的前提, 员工维护其自身的正当权利需要依靠它, 国家的相关机构做好政策落实工作也离不开它, 它还是当前形势下, 单位的员工获取合理待遇以及参加社保工作的关键的依据。当前形势背景下, 员工的档案要素已经发生了很大的改变, 已经不是单纯的注重他们的工资变动以及政治状态等的要素了, 将重点放到各项保险的缴纳以及获取上面, 同时还包括订立以及废除合约等的内容。目前的档案管理工作非常混乱, 而且并未开展统筹管理活动。不管是当地的政府主管机构亦或是单位的负责机构都未能对单位的现有员工以及失业员工等的详细信息。这种管理制度缺乏统一合理的规定, 在一定程度上使得单位无法正常开展管理活动, 同时还对员工本身有非常不利的影响, 最重要的是使得目前的人力市场非常的混乱, 无章法。

其次, 没有健全的制度。单位将工作的重点片面的放到利润的获取方面, 在很大程度上忽略了对该项工作的管理, 缺乏必要的制度约束。单位的负责人将时间和资本大多都用到帮助单位获取利润上面, 忽视了档案工作的存在, 更有甚者, 一些人片面的以为单位和其职员之间时一种供需联系, 不需要将时间放到于档案相关的工作上去, 这种思想的存在使得档案管理活动面临非常被动的状态, 无法合理有效的开展。除此之外, 目前很多单位的该项工作依旧处于单纯的凭借经验来开展活动的层面上, 因而严重的影响到档案原有的价值和意义的实现。

第三, 工作缺乏规范性, 不能合理有效地对其进行利用。一方面, 档案的组成部分非常的单一, 而且出现严重的相似度, 员工的资料不全面。往往只是记录他们的名字和年龄等基础的要素, 而正是由于这种问题的存在使得其无法发挥应有的功效, 无法帮助单位的负责者合理的选用人才, 最终影响到员工的升迁工作。另一方面, 不能快速合理的对档案进行转接, 而且步骤缺乏系统规范性。比如, 一些员工已经离职, 但是他们的档案并未随着递交到现有的公司中。还有一些单位不按照规定进行, 将档案看成是一般的材料进行寄送处理, 此时就会导致其丢失现象的发生。甚至还有一些时候。在对其进行转递的时候, 不按照要求认真地填写资料, 而且不做好密封处理, 然后随便的交给当事人处理, 此时就会发生一些更改或者是丢失的情况。最后一点, 一些不法分子通过档案管理的一些失误, 开展违法活动。比如, 把学历提升或者是将当事人的年龄改动等活动。正是因为上述现象的发生, 使得其失去了原有的真实和法律性特征。

第四, 从业者的素养问题。该项管理工作具有其自身的独特性, 比如对规范性有非常高的要求, 因而对从业者有非常严格的要求, 不仅规定他们应该具备非常优秀的政治思想, 而且还要有很高的专业水平。但是实际上, 目前的从业者中的绝大多数都不具备这些特点, 不仅素养不高, 而且其本身的专业水准以及知识体系等都和当前的时代背景有极大的出入问题。很多人没有工作的责任感, 使得材料失去了其应有的精准性和全面性特点等。因为一些单位不能有效地对档案进行填写, 所以经常会出现一些错误问题, 导致相关机构在开展一些离退等工作的时候面临很大的局限性特点。比如, 实际年龄和材料中的不相符, 或者工作的时间出现较大的浮动等。

2 针对问题开展的应对方式

首先, 明确企业职工档案的管理机构。当地政府应制定本地《企业职工档案管理办法》, 明确规定档案管理者, 一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后, 具备保管条件的的用人单位, 二是当地劳动和社会保障行政部门的人才交流中心。严禁职工个人或他人保管档案, 民营中介服务机构也不得保存职工档案。三是要明确改制、破产企业职工档案的流向和归属。企业合并、重组、破产后, 对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接;对临时未落实单位人员, 归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理, 待落实单位后, 办理转递;对解除劳动关系的人员, 其档案归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理;对下岗人员的档案, 应及时转递到劳动和社会保障行政部门的人才交流中心保存, 以便再就业时使用。

其次, 强化档案意识, 提高企业职工档案工作地位。一是加强宣传, 提高企业领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体, 加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法, 通过法院对有关丢失职工档案处置的案例宣传, 转变企业领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传, 使他们把档案工作纳入重要议事日程, 并使之在企业发展规划中占据一定的位置。

第三, 规范企业职工档案的业务标准体系。在人事档案管理中, 对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度, 必须及时进行改革, 建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度, 使得人事档案工作更加制度化、规范化、科学化。在档案的收集上要及时、完整;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析, 对人力资源管理部门及其他部门应有所区别, 注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整, 尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。