企业会计档案浅管理（共11篇）
企业会计档案浅管理 篇1
随着计算机和现代信息技术在会计领域的应用, 计算机取代了传统的会计核算, 电子会计档案逐渐取代了原来手工记账式的纸质凭证档案。信息时代的会计档案不仅保留了传统的纸质会计档案, 而且还包括计算机硬盘、光盘等磁性介质形式存储的电子会计档案。传统的会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查的会计报表、会计凭证、会计账簿等会计核算材料。电子会计档案是指以硬盘、光盘等磁性介质形式储存的会计核算材料, 包括电子凭证、电子账簿、电子报表等。电子会计档案因其会计信息的数字化, 便于日常条件查询、统计分析、制作数据报表等, 不仅提高了会计档案的利用效率, 也便于会计档案信息资源共享。
目前, 我国会计信息化工作还处于起步阶段, 在电子会计档案管理方面还存在诸多问题, 主要有:一是缺少电子档案管理相关制度, 由于电子档案对很多单位会计和档案管理人员而言是个新生事物, 很多单位的会计档案管理仍然采用传统的会计档案管理制度, 由于没有电子档案管理相关制度, 无法明确保管人员的职责, 也没有采取措施改善电子会计档案的保管环境。二是会计材料归档不及时不完整。我国会计电算化开展以来, 很多单位推行了会计电算化, 由于会计电算化开展时间较短, 一些单位实施电算化工作后, 虽然为适应会计电算化系统技术和运行环境要求对相关会计软件进行了升级, 但对原有的会计资料没有及时进行整理, 导致会计资料未能及时收集归档, 随着时间的推移, 会计材料归档的及时性、完整性、安全性就得不到保证。三是档案管理人员的知识水平不够全面。由于很多单位开展会计电算化时间不长, 没有意识到电子会计档案管理的重要性, 没有采取措施加大会计档案保管人员的业务培训, 很多单位负责会计档案管理的人员没有电子档案管理的经验和业务素质, 缺少电子档案管理和计算机应用等方面知识。四是会计档案管理安全隐患突出。虽然计算机系统技术先进, 功能强大, 但也存在着不少缺陷:由于电子会计数据被记录在磁盘、光盘等磁性介质上, 计算机系统存储电子会计数据容易不留痕迹被非法修改, 而且磁盘、光盘容易损坏, 如果不及时备份, 一有突发事件可能损失极大;网络系统容易受到计算机病毒的危害, 计算机中的会计系统软件易被破坏, 电子会计信息易被非法增删改、窃取或泄露, 不仅很难发现, 而且破坏性极大。
在会计信息化时代, 如何加强电子会计档案管理呢?首先, 要建立健全会计档案管理制度。要保证会计资料准确、可靠, 必须首先建立严格的会计内控制度并严格执行, 严格的会计内控制度能保证电子会计档案材料全面及时归档、运行安全可靠。如建立会计归档登记簿、借阅登记簿等防止档案丢失、泄密和毁损。建立严格的电子档案管理认证制度, 引进电子档案加密技术可有效保证电子会计数据的安全性, 防止外人非法进入电子会计档案系统, 认证技术包括指纹认证、口令认证、全息认证等。建立授权操作制度, 可设立系统管理员、操作员、主管等岗位, 专人专职避免越权操作, 不同岗位的职责和权限不同, 相互牵制和监督。
其次, 要加强会计数据安全风险防范。计算机取代传统会计核算后, 电子会计数据主要存储于光盘、磁盘等磁性介质, 一旦发生盗窃、火灾、水灾等突发事件, 就可能导致全部数据丢失和毁损。因此, 要高度重视加强会计档案管理工作, 一方面, 要加强会计数据的日常安全, 养成及时备份电子会计数据的习惯, 注明备份时间和操作员的编号, 备份文件最好用质地优良的光盘刻录确保数据安全。年终要将本年度所有会计档案整理归类, 标明内容目录、日期、备份人姓名等内容。另一方面, 要做好会计档案保管工作。会计档案室应满足防尘、防虫、防磁、防火、防潮、防变形、防磨损、防强震等要求, 有条件的单位应安装监控和报警防盗设备, 一旦有火灾发生, 可及时报警。
再次, 提高会计档案保管人员的业务素质。由于会计信息化条件下, 保管电子会计档案需要保管人员有更高的素质, 因为保管人员要定期对电子会计档案进行检测, 及时做好数据维护工作。保管人员应掌握档案学、会计学和计算机应用等方面的基本知识和技能, 定期对电子会计数据库进行优化和备份, 及时对已经存档备份的会计档案数据进行检查和核对, 以便及时解决发现的问题。同时, 还要定期进行病毒查杀和人工检查, 防止财务系统专用计算机感染病毒。因此, 要采取措施提高电子会计档案保管人员的素质, 比如加大对现有的会计档案保管人员培训力度、选拔招聘符合条件的保管人员等等。
总之, 电子会计档案有很多优点, 但也有不足的一面。做好电子会计档案管理的基础工作, 才能充分发挥电子会计档案的强大功能, 才能确保电子会计档案的安全与完整, 更好的推进我国会计信息化工作。
参考文献
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[2]刘雪晶, 焦崧源.浅析会计信息化档案安全与维护[J].财会通讯 (综合版) , 2013, (8) :21.
[3]张一传.当前高校会计档案工作存在问题及其对策思考[J].经济师, 2012, (11) :99.
企业会计档案浅管理 篇2
到抛砖引玉的作用。
关键词 民营企业 会计档案管理
民营企业是非公有制企业的一种，是我国经济的重要组成部分。随着改革的深入，开放的扩大，民营企业对中国经济的快速发展起着越来越重要的作用。据**海关统计，在2005年——2007年间**市累计实现外贸进出口值172.1亿美元，其中，国有企业、外商投资企业、民营企业分别累计进出口48.8亿美元、66.3亿美元、57亿美元，平均增长率分别为8%、34.5%、34.4%，对于出口，民营企业近两年已占据**市出口的半壁江山。伴随中国市场经济的发展与完善，民营企业已经逐渐成为外贸出口的“领头人”、扩大就业的“主渠道”、自主创新的“先行者”。记载和反映民营企业产生、发展过程及生产销售管理、技术等活动的企业档案也成为民营企业发展与壮大的重要资源，而会计档案则是民营企业档案的重要组成部分，它为民营企业管理者及相关部门的管理决策提供必要依据。民营企业会计档案管理工作不容忽视，它是企业管理不可缺少的内容。然而现实中，民营企业的会计档案管理状况却不乐观！
一、民营企业会计档案管理的现状
1、会计档案管理水平参差不齐。
我国的民营企业数量众多，规模大小不一，档案管理水平也是参差不齐。那些有一定规模，企业效益较好，科技含量较高或者取得某种资质的企业，档案管理工作比较规范，如上海申茂铜材有限公司、上海公元建材发展有限公司等；由国有企业改制而成的民营企业，大多沿用国有企业相对完善的管理制度，档案管理工作也相对规范。而那些规模小，效益差的个体企业，或从无到有的新建民营企业，档案管理工作几乎成为企业的一大死角，基础工作薄弱，有些企业甚至根本就没有档案意识。
2、大部分民营企业特别是中小企业极少建立会计档案管理制度。
很多民营企业，特别是中小型企业，对会计档案管理意识较差，建档率较低。由于资金规模的影响，企业的员工较少，且一半都是身兼数职。有些企业甚至没有专职会计，每月的账务到了月底就聘用兼职会计人员匆匆做账，以便应付税务机关或者投资者及银行等。对于会计档案也就粗略的简单整理，有的甚至根本就不整理。会计工作不规范，进而会计档案工作也无从做起，对于人为加工的财务资料随意堆放，企业没有一套行之有效的会计档案管理制度予以规范，而企业主或者管理者也无暇建制。
3、企业主会计档案管理意识较弱。
大多数民营企业偏重于能够产生经济效益的生产与销售活动，而忽略了会计档案在企业生产经营中资金流动的凭证与反映信息作用，对会计档案管理工作投入较少，甚至没有。对于有些企业主来说，企业的账本、报表等都是为应付税务机关或工商行政部门或者投资者而作，财务数据的真实性与充分性值得推敲，没有保存的价值，会计档案管理工作无须开展。以致会计档案管理工作在很多民营企业内部管理中仍然是混乱不堪。
4、会计档案没有实行集中统一管理，不利于保管与利用。
很多企业，财务资料随处堆放，散乱于各个部门。从财务室借出的会计资料也不按时归还。大多民营企业由于规模小，人员少，没有专职的会计档案管理人员对之进行整理与保管，随处散乱的会计档案没有被集中统一管理，这容易导致会计档案的遗失与毁坏，也不利于保管与后期的查询利用，会计档案管理工作空白滞后。
5、会计档案人员不能及时与外界沟通。
与同行交流会计档案管理经验，可以促进档案管理工作更好地为企业决策、运营服务。有些企业会计档案人员通常是由企业主或领导的亲属或其他办公人员担当。对于他们来说，档案管理只是简单的收存工作，没有必要倾注太多的精力，也没有必要浪费时间财力与外界沟通交流；再者，为了节约资金，企业主也会减少档案人员外出学习的机会，这也使得会计档案人员不能及时与外界沟通，进而不利于档案工作的开展。
6、保管条件普遍较差，会计档案资源流失、毁损严重。
对于部分民营企业主来说，档案管理工作与生产销售相比产生的经济效益是间接的、无形的、微小的，没有动力去关注，投入很少，企业会计档案管理工作呈“无意识”、“无制度”、“无人员”、“无库房”、“无设备”、“无经费”的“六无”状态。企业的会计凭证、账本、报表等随处堆放，没有专门的保管设备，有的甚至直接堆放在废弃的纸箱内，置于办公室一角，无人问津，更不用说去除湿除尘除虫了，时间长了，会计档案大多霉烂、损毁，数据资源丢失严重。
7、会计档案基础工作不完善，归档不规范。
大部分民营企业没有专职会计档案员，通常是会计人员在空余时间简单整理，然后找地方堆放，或者是出纳人员予以整理、装订、保管会计档案。有些企业，由于人员更换频繁，对档案的交接工作没有做好，权责不明确，造成很多会计档案没能被及时归整。有的企业干脆就不对其进行归档整理，直接将会计档案胡乱堆放到大
文件柜中，然后锁上或贴上封条，长期不予理会。
8、会计档案人员专业素质普遍较低。
会计档案管理工作要求管理人员既要具备会计专业知识，又要具备档案专业知识，一般情况下，最好应由懂得档案知识的会计人员来担当，对会计档案进行专职管理。而很多民营企业为了节约资金，聘用一些文化素质较低，毫无档案知识的人来管理，或者是让文秘等办公人员兼职管理档案，这些人通常是缺乏档案专业培训，也很少能按照规范进行档案收集和整理。
9、会计档案得不到充分利用。
随着市场经济的不断发展，民营企业已经成为中国经济的重要组成部分，民营企业的会计档案是民营企业发展的重要资料，充分利用好会计资料，能为民营企业的发展带来很大的利益，而现实是多数民营企业只重视生产销售等经营活动，而缺乏对反映企业资金运动变化的会计档案的利用，很少利用会计档案来分析企业经济管理过程中的各项活动，这也在一定程度上造成会计档案资源的浪费；再者，民营企业私有性的特点，过分强调保密，这在一定程度上限制了会计档案利用人员的身份，这也使得会计档案得不到充分利用。
10、没有开展会计档案鉴定、销毁、利用工作。
按照会计档案管理办法的规定，保管期满的会计档案（除未结清的债权债务和涉及其他未了事项外的原始凭证及正在项目建设期间的建设单位的保管期满的会计档案外），可以按规定程序予以鉴定、销毁。这样既可以体现会计档案的储存价值，将有保存价值的会计档案予以重新归整、利用，又可以节省会计档案的储存空间，提高会计档案保管质量。而实践中的情况却不如人意，大多数民营企业的会计档案一经归档后，就被长年累月地存放在档案部门，很少予以鉴定、销毁。由于企业主不重视，档案管理员专业素质不高等原因，使得对会计档案的鉴定销毁工作难以开展，大量堆放的未能及时清理的会计档案浪费了企业的人力、物力、财力。
11、电算化会计档案的收集与归档存在较大问题。
由于民营企业的规模大小、会计管理水平等有所不同，会计电算化水平也是参差不齐，进而电算化会计档案的收集与归档存在不同问题。规模较大、管理较为完善的大型民营企业，会计电算化水平较高，电算化会计档案的收集与归档工作进行得比较好。而那些规模较小，管理较为粗放的民营企业，特别是中小型企业，会计电算化水平较低，有些企业甚至没有完整的会计电算化系统，对于有价值的会计凭证，没能及时打印出来，很多到期末一并打印，一旦电算化系统出现问题，数据丢失，电子档案将无法打印成纸质予以保存。有些企业电算化会计系统的数据没有及时备份，或是即使备份了，所储存的硬盘或u盘等载体随处存放于相关部门，归档不及时，或即使归档了，也会由于没有完善的保管条件而使得磁盘、硬盘等储存载体损坏以致系统不能识别原始数据，进而导致电子档案数据丢失。
二、民营企业会计档案管理现状的原因分析。
我国民营企业分为个体企业、私营企业、民营科技企业、乡镇企业、股份合作制企业、国有民营企业等，它们都有着民营企业共同的特点，而这些企业自身的特点也影响着会计档案的管理。
1、中国民营企业主大多具有冒险、自主创业精神，他们吃苦耐劳，艰苦奋斗，抓住机遇，勇于冒险。企业管理的重心着眼于企业的发展，企业主的主要精力在于寻找企业发展的机遇，对于企业的其他内部管理如档案管理，就有所忽略，企业的会计档案管理就更无暇顾及了。
2、民营企业的市场性很强，其经营目标是实现资本增值，追求资本收益最大化，有将利润进行再投资以实现进一步增值的内在投资欲望。民营企业的经营活动完全以市场为导向，按市场需求来经营管理企业，一切以盈利增值为主，企业主关注的大多是投资少，见效快的市场机遇。对于档案管理，特别是会计档案管理这种投资不少，见效不快即很难见到直接经济效益的内部管理更是无心关注，企业的档案工作得不到重视，档案工作也难以开展。
3、家族制管理模式，缺乏有效的治理结构。据调查，我国70%的民营企业基本上都采用家族制管理，企业以血缘为纽带，企业内员工大多与企业主是亲友关系，从上到下，人合成分大于资合成分。企业会计档案涉及企业的商业秘密较多，私有性很强，企业主一般都让自己的亲戚或者熟人来管理，而这些人往往没有相关的专业知识，专业素质、文化素质都比较低，对会计档案也谈不上专业化管理，只是被动的接收，堆放，更谈不上鉴定、利用、编研了。
4、民营企业融资困难、资金严重不足，这一特点也影响着企业的会计档案管理。民营企业相对于国有大中型企业、外资企业来说，资金来源渠道较少，银行放贷少，入市门槛高等导致民营企业融资困难，企业的发展大多靠企业的自有资金或利润再投资，市场性、盈利性的特点引导民营企业主将较少的资金投入到投资报酬率较高的项目上，而不会把资金较多地投到他们看似“无利可图”的档案管理上，企业的档案管理出现“六无”状态也不足为奇了。
5、管理不完善也是民营企业的一大特点，企业内部组织关系不明确，管理层次不清楚，计划性不强，会计档案管理也就缺乏统一的管理安排，会计凭证、报表多个部门散乱堆放，权责不明确，归档保管工作实施困难。
三、民营企业会计档案管理的对策
1、健全会计档案管理制度。在遵循会计档案管理办法的前提下，制定与企业自身相符合的企业会计档案管理制度。建立并逐步健全立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁等制度，规范企业会计档案工作。会计部门按规定编制会计档案移交保管清册，将会计档案移交档案部门管理。未设档案部门的企业，可以设专人保管。
2、强化宣传，增强企业主档案意识。
国家档案部门财政部门等相关机构应加强民营企业的档案宣传工作，采取典型示范宣传，可以通过各种途径从实践上理论上加大宣传的力度，增强企业主的会计档案意识，使其认识到档案特别是会计档案对企业长远发展的重要性。从思想上行动上调动企业主的建档或者完善档案管理的积极性。
3、将会计档案管理纳入会计人员继续教育内容。
会计知识的继续教育是会计人员提高专业素质的一个重要途径，将会计档案管理纳入会计继续教育内容，使得会计人员认识到档案知识的重要性，要求其从规范会计基础工作起做好会计档案工作。
4、提高会计档案人员的专业素质。
企业领导应重视会计档案管理工作，关心会计人员，档案管理人员。多提供会计档案人员外出培训或学习交流的机会；采取各种措施鼓励会计档案人员提高自身专业素质；在企业内宣传档案工作的重要性，提高会计档案人员在企业管理中的地位。
5、完善民营企业内部管理制度，明确相关权责。
企业档案管理模式浅探 篇3
知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源。知识管理则是企业适应知识经济发展而做出的战略性的反应，正如美国德尔集团创始人之一卡尔·弗拉保罗认为，知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。从一定意义上讲，知识管理就是企业管理其所拥有的知识和运用知识进行管理的过程。
企业档案管理模式是企业档案管理的组织、制度和机构、机制或组织结构的形式，是企业档案管理的式样。企业档案管理模式随时代发展而不断优化，将先进的管理思想、管理手段不断吸收，用来改善企业档案管理环境，提高档案管理效率是时代的要求。
2 知识管理背景下企业档案管理的新特征
知识管理要求档案管理具有新的特点：一是知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能。由于企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也发生了相应转变，其转变主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享。二是知识管理要求企业完善和优化馆藏。随着信息化技术的发展，电子文件大量产生，档案工作者须投身对其的产生和控制过程中，进行价值鉴定，确定接收内容，积极接收磁盘、照片、录像带、光盘等非纸质档案。三是知识管理要求企业提高档案管理技术。档案信息化离不开企业信息化，须纳入企业整体信息化建设中。
3 知识管理背景下企业档案管理模式的建立
3.1 将知识积累电子化、信息化，建立企业档案电
子信息库。应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分，改变过去重藏轻用的现象，制定适合本单位的知识资源管理整体规划，全面收集各种信息、知识，采用统一的数据格式和元数据标准，对文本、音像、音频、视频等档案信息资源，采用标准规范对其进行加工、组织、整合，使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用，完善档案管理职能。
完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点，而其重要手段则是数字化档案馆的建设，同时，也是深化知识管理的重要环节。在数字化档案馆的建设中，档案工作者不仅要介入电子文件的产生和控制过程，对电子文件进行价值鉴定，确定接收内容，并积极接收磁盘、磁卡(照片) 、录像带、光盘等非纸质档案，而且，要借助信息网络传送、储存、查询等数字化手段去挖掘档案中的知识成分，引导知识资源的拥有者，积极提供专业领域的知识和诀窍，用知识的语言进行有效的整合，形成系统的企业知识体系和企业知识库，以完善和优化馆藏。
3.2 建立档案资产管理部门，探索企业档案知识管理的长效机制。知识管理背景下，集聚有企业各类文献型知识与分散记录型知识的企业档案是企业知识资产的重要组成部分。联合企业决策部门成立企业档案知识资产管理部，改革传统的企业档案管理模式，构建基于数据挖掘机制的企业档案知识管理信息系统，探索实施企业档案知识管理的具体方法与途径，是当前企业档案管理改革的基本方向。企业档案知识资产管理部主要为企业的高级管理决策层服务，是实施企业管理功能的一个重要组成机构。其主要任务应该是针对现实需求、联系决策过程，对隐含在企业档案中的关联知识、知识因子及一些具备统计特征的累积数据等进行实时挖掘与发现，并以特定的方式提供给企业的各级管理层与决策层，以实现企业档案知识资源的最优配置和企业管理的最优化。
3.3 知识管理要求企业档案管理要科学化、标准化和系统化。现代化的管理科学中存在的反馈原则、能级原则、整分合原则和有效原则等都应引入档案管理中去。要做到档案管理的标准化，需要档案部门在现代化的管理手段上铺平道路，使档案部门能按照统一的规则，统一的标准，运用统一的标识符号、分类方法等来进行操作，使档案工作更加高效地进行，大范围推广。档案管理是解决企业发展问题的基础知识库。企业需要大力完善其发展，规范其各项基础设施，细化工作流程，将档案管理的分类、编目、标引等各要素科学化、标准化和系统化，提高知识、材料、信息等资源的利用效率。
（作者单位：郑州市碧沙岗公园 来稿日期：2011-11-22）
企业档案管理创新浅谈 篇4
(1) 提升企业的整体管理水平。档案工作是企业加强内部管理和控制的重要基础, 是企业厂务公开和民主管理的重要基础, 也是企业以及企业领导接受国家和社会审计、监督、检查的重要基础。档案是企业各项工作和员工各种活动的直接记录, 通过档案可以对企业领导和员工、对企业的各个工作流程进行有效的监督和追溯。企业档案工作也是企业的窗口, 是检验企业整体管理水平的测试点。企业的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理。而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。
(2) 企业档案管理工作自身发展的需要。档案管理工作不能滞后于企业发展步伐。企业档案如果不被利用, 常年沉睡在库房里, 就会成为企业的负担和包袱。企业领导就不会重视档案工作。档案管理工作要发展, 首先要内部挖潜创新。夯实企业档案管理基础工作, 树立“服务创造价值”的观念。企业档案部门一定要用各种方法, 充分开发档案信息资源, 千方百计、积极主动地为企业各项工作服务, 为企业创造价值和效益。这样, 企业领导才会重视档案工作, 为企业档案工作的良性发展提供人、财、物的支撑服务。
2如何进行档案管理创新
(1) 观念创新。企业档案工作是集服务性、科学性、管理性为一体的一项基础性工作, 它贯穿于企业各部门、各个层次。以文字、图表、声像、电子等诸多载体形式存在的企业各类档案, 是市场经济条件下企业的一笔无形资产, 是企业重要的信息和动力之源, 也是企业领导科学决策的历史依据。它的开发利用及安全保密对企业兴衰成败有着不可估量的意义, 对于企业领导正确、迅速的决策及企业的生存发展起着至关重要的作用企业档案工作者应把开发利用档案信息资源作为工作的重点。通过对档案信息资料的整理、研究、发掘、提炼和精选, 把那些具有深层开发价值的信息资料, 及时提供给利用者 (企业领导、管理者、科技人员) , 使他们从档案信息中获得启迪, 拓宽发展企业的新思路, 研制和开发新产品, 发展新技术, 从而使档案死资料活起来, 把档案的信息资源转化为现实生产力, 为推进企业经济增长发挥其独特功能。
(2) 知识创新。企业档案全方位反映了企业活动的方方面面, 它既包括企业的生产经营活动内容。也包括企业的管理、财务、人事等其它活动的内容。如文书档案、技术档案、经济管理档案、专利档案、商标档案、财会档案、人事档案等。真实全面地记录了企业在行政管理、技术引进、产品研制、生产, 市场营销、经营决策以及财会、人事管理等方面的活动, 是企业重要的知识资源。也就是企业知识管理的资源基础之一。企业知识管理的主要目标是管理企业的显在知识, 发掘企业的隐含知识, 实现隐含知识向显在知识的转化。在企业内实现知识共享, 鼓励知识创新, 实现知识的增值, 从而提高企业的竞争力。企业的档案管理工作主要包括“实体管理”与“信息开发利用”两大方面。即以企业的档案实体管理为基础, 以信息的识共享, 鼓励知识创新。实现知识的增值。从而提高企业的竞争力。
(3) 管理手段创新。在当今社会, 先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此:要实现计算机档案管理, 达到档案管理现代化的要求, 档案部门必须配备必要的计算机档案管理专业人才。当前, 档案现代化管理的主要内容和核心.就是计算机技术的应用, 即档案计算机管理。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。一些专家认为:计算机的产生和应用, 就好像纸张的发明一样, 其对人类科学文化的发展产生巨大的推动作用。机读文件在文件载体形式中所占的比重将会越来越大。虽然不会完全取代纸张, 但纸质文件必然会越来越少, 电子文件也越来越广泛地被认识和使用。成为势不可挡的历史潮流。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用, 档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段——档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能, 这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革, 否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须掌握现代化信息技术, 熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。
(4) 管理人员素质创新。人才的培养和使用是企业档案信息化建设成败的关键。当前, 电子计算机、缩微复制设备以及先进的库房设备等。要大力加强队伍建设。实现档案工作现代化, 已逐步进入档案管理领域, 这对档案工作队伍结构及档案人员知识结构产生深刻影响。因此, 各企业要进一步加强档案信息化人才队伍建设, 吸收信息技术人才到档案部门, 对档案人员进行信息技术培训, 造就了一支既精通档案业务又掌握信息技术的复合型人才。既注重引进中高级人才, 又注意引进相关学科特别是理工科专门人才, 合理调整档案工作者队伍的专业结构、年龄结构和专业知识结构, 企业档案馆要大力开展对档案信息化人才的培训, 使他们尽快了解和掌握芯片、光盘、计算机和各种应用软件等新知识、新理论和新技能, 扩大知识面, 及时调整和完善自己的知识结构。不断满足迅速发展的档案信息化建设需要。
人才培养要先于设备。人才的培养宜早不宜迟。档案管理技术手段越是先进, 对档案工作干部的专业化素质要求就越高。这就要求各级档案部门充分认识加强队伍可以结合企业绩效考核制度, 将人员分为不同的职业级别进行定岗定编, 对于不适应工作的人员进行离岗培训, 直至能适应岗位要求时再上岗。具体可分为三级, 最低一级是辅助专业人员, 承担档案管理中最基础的工作, 比如:分类、立卷、编目等。在其之上一级的是专业人员, 他们主要负责制定归档计划和指导监督档案工作程序, 还应参与情报管理与研究活动, 这一层次的人员, 应熟悉企业各项工作流程, 根据工作进展适时制定归档计划并指导监督归档工作。最高一级的专业人员则应具有丰富的专业工作经验和较深的理论基础知识, 不仅能承担指导与监督档案管理各环节的工作, 并且能负责协调企业内外交流, 开发档案信息资源工作。他们应全面了解、掌握企业档案信息, 结合企业发展变化不断对档案信息进行归纳总结及理论分析, 根据企业利用需求制定档案信息开发课题, 定期进行业务培训, 指导业内人员进行档案信息开发, 让“死”档案“活”起来, 为企业决策和生产建设提供有价值的信息。
摘要：在社会经济迅猛发展的今天, 企业的创新是当务之急, 而企业档案管理也不例外。本文通过分析档案管理创新的必要性, 提出了企业档案管理应如何进行创新, 具体包括观念创新、知识创新、管理手段创新、管理人员素质创新。
关键词：企业,档案,档案管理创新
参考文献
[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M.]北京:中国人民档案出版社, 2001.
[2]徐义全.谈档案现代化管理的建设[N].中国档案报, 2000.
血站档案管理工作浅谈 篇5
一、血站档案管理中存在的问题
(一)、档案意识不强，档案利用率低
档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使社会公众对档案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在血站管理中的重要性和必要性。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
(二)档案管理机构不健全、管理范围不明确
血站档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和血站行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案由病案室管理，而x线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。
到目前为止，血站档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，各级血站在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级血站根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
(三)、档案专业人员素质参差不齐
目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。在血站人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，a对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。
(四)、档案硬件投入不足
由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案安全保管的要求。另外，管理技术滞后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在血站管理中广泛运用，血站管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
二、加强血站档案管理工作
(一)、加强学习，增强意识
加强档案法规的学习、宣传，增强全员的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。档案管理是血站管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，与血站业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使血站领导、中层干部、职工都能充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。血站以医疗服务为根本任务，长期以来对血站档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很容易受到冷遇。提高各级干部对档案工作的认识，才能使档案工作顺利开展。
(二)、重视档案的利用
档案管理的最终目的就是提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，使血站的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。
(三)、健全制度，加强培训，提高档案管理人员素质
建立科学的档案管理
体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将血站各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。
档案管理人员素质直接影响档案管理水平，血站要将档案人员培养纳入血站人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，不断总结探索档案管理工作及业务发展，推动档案管理水平的提高。
(四)、开发档案资源，实现档案的现代化管理
档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的使用价值，为血站业务、血站管理及患者服务。同时，通过利用档案为血站创造良好的社会效益和经济效益，英语论文格式提高档案在血站管理中的地位和作用，促进档案建设。
企业会计档案浅管理 篇6
【关键词】 会计档案 管理存在的问题 对策
会计档案是会计信息系统的产物，也是各单位的重要档案之一，它包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，会计档案管理工作作为会计基础规范的组成部分，其规范化程度决定了会计基础工作的水平，也完整地表现了企业经济活动和组织发展的过去，因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
1. 企业会计档案管理中存在的问题：
1.1对会计档案管理工作的重要性认识不够， 缺乏充分的认识， 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。
1.2有些企业对会计凭证的审核和监督不够。原始凭证的真伪、经济信息是否全面等决定着会计信息资料的正确性和准确性。但很多企业缺乏对凭证的客观认识，会计凭证装订后未粘贴，或已粘贴却未落实责任人，会计凭证封皮项目填写不全；个别企业的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，造成档案管理缺乏有序性和合理性，甚至可能直接引起凭证被篡改等现象的发生。
1.3会计档案内容不合理，不真实，有些企业甚至没有真正的财务会计档案，所谓档案只是为了应付相关检查而设置，其内容多为编造抄袭而来，档案纸质的凭证、账簿、报表的归档管理亦不规范，电子档案的存储更是缺少必要介质的备份建档。有些企业虽然对立卷工作比较重视，但平时的管理则比较松懈，档案借阅丢失现象严重，归还后，不能及时归档，缺少必要的借阅登记管理及逐级审批报告等制度，大大降低了企业财务会计资料的保密性和安全性，甚至可能直接或间接造成企业的经济损失。
1.4会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
1.5纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。
2. 完善会计档案管理工作的对策：
2.1统一思想，加强领导，提高认识。各单位要加强对会计档案管理工作的领导，严格执行统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”办法。对纳入会计核算中心集中核算的企业，应根据财务管理自主权不变，资产所有权不变，资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则，明确会计档案管理的主体为各企业而非会计核算中心
2.2应加强会计档案的调阅管理工作。调阅时，要严格办理相关手续。本单位人员调阅，需经责任人及相关负责人同意并签字；外单位人员借阅，要具备相关的调阅手续，同时经本单位相关人等批准后，方可调阅。在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，原则上档案原件不得解除，不得拆散，外单位调阅，如遇抄录复制等特殊要求，需经单位负责人批准并办理登记手续后，方可办理。
2.3建立健全会计档案管理的规章制度。要使会计档案规范化，必须将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。
2.4规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。
2.5落实会计档案管理责任人。提高会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练和专业程度，定期举办会计人员的知识培训，将会计档案整理的工作从基础学起，使会计人员熟练掌握会计档案管理的基础知识和操作技能，从源头做好会计档案的整理规范工作。
2.6同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会计档案查询中，常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现，通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决，但该问题的出现严重影响工作效率，所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的资料文件。
结束语：
总之，为进一步规范财务会计档案管理，财务部和国家档案局共同发布了《会计档案管理办法》，并随后进行了修订，从法律的角度上强调了会计档案管理的重要性，因此，只有严格按照各项法律法规的要求，并结合本单位实际情况，不断研究新问题，提高会计人员责任心和使命感，会计档案工作才会取得不断的进步。
参考文献：
[1] 财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.
[2] 马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007，（4）：40-41.
现代企业档案管理模式浅论 篇7
一、现代企业档案管理模式的多元化
1. 企业管理模式。
一是档案分散管理模式。它主要见于没有设立档案机构的小型企业及部分民营企业。根据档案的来源, 企业各种门类档案均由形成部门分别管理的归口管理模式。即把单位内档案分成文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、经营档案、管理档案、债券档案等几种类型, 文书档案保存在办公部门, 会计档案保存在财务部门, 科技档案保存在生产技术部门, 人事档案保存在人事部门等。也有个别企业将人事档案分别管理。这种分散管理模式虽然方便了各部门在工作中对自己形成的档案利用, 但从长远看不利于档案的规模化管理和档案信息的共享。二是档案集中统一管理模式。中小型企业普遍采用的管理形式。它是指企业建立档案中心或档案室集中统一管理档案, 负责本企业的档案业务指导和档案接收工作, 对档案实体进行科学管理, 在统一领导、统一制度、统一管理、统一标准的前提下, 使整个企业的档案形成一个有机的整体。这种管理形式使企业档案相对而言更系统、更完整、更安全, 符合我国集中统一管理企业档案的原则。三是集中统一与分散管理相结合的管理模式。这种模式更常见于大、中型企业和企业集团。大中型企业内部部门较多, 档案数量多、内容广、形式杂, 因此在企业中成立企业档案中心或综合档案室, 有关部门或分支机构设立分室, 企业中心或综合档案馆重点保管本企业的行政管理、生产工艺、科研项目、基本建设、产品营销等档案。其他档案, 如设备档案、会计档案、员工档案等根据保管条件实行分室管理。大型企业集团是以资产为纽带, 以母子公司为主体, 多法人的经济联合体, 具有多层次的组织结构, 可实行“母体”代管制, 即总公司负责集中管理母公司及控股、参股企业有关资产运作的档案, 各子公司集中统一保管本企业档案。这种管理形式, 并非是削弱企业档案工作, 而是在集中统一原则指导下, 将档案管理的责任变为在一个部门领导下多个部门的共同责任, 更有利于各部门档案意识的提高和档案工作的开展。四是图、情、档一体化管理模式。这种管理模式是企业为适应改革和转变经营机制的需要, 从本企业的实际情况出发, 建立一套适合本企业的档案资料信息管理网络系统, 实行档案、图书、情报管理一体化, 充分开发信息的有用资源, 并通过这一管理手段为企业的生产和经营服务。部分企业对这种模式进行了初步尝试, 但从目前企业整体的信息工作条件来看, 要实现档案、图书、情报一体化管理还有距离。
2. 社会管理模式。
一是企业档案协会。企业档案协会是一种松散型档案业务协作组织, 属民办性质。政府档案行政管理部门建议或从中牵线搭桥, 使相同类型的企业联合起来成立企业档案协会。它可以将各行各业、不同所有制企业的档案工作者组织起来。企业档案协会应看做是企业文化的一个组成部分, 企业档案工作者成为档案协会的会员, 协会定期或不定期开展活动。企业档案协会既可以弥补企业失去上级归口管理部门后在宏观运作上的不足, 又可使相同企业在类比中得到提高。档案行政管理部门也应依托行业协会这一中介组织, 通过行业协会去约束、引导企业档案工作。如可在行业内部根据市场竞争或反倾销的需要统一提出归档范围、管理制度等。二是档案中介机构。随着市场经济的发展, 企业档案意识的提高, 一些单位, 特别是以获得经济效益为最大目的的企业, 往往摒弃过去大而全、小而全的档案机构, 把档案业务推向社会。档案工作的社会化需求为档案中介机构的生存和发展提供了基础和可能。同时档案行政部门也不再要求企业成立专门的档案机构及相应的人员配备, 档案工作真正成为企业自己的事。档案中介机构便是顺应这一形势的有益尝试。档案中介机构“不是档案行政管理部门的附属机构, 更不应该是创收的三产机构, 而是以档案和档案工作为工作对象的, 以经济为纽带的独立的法人组织”, “是联系档案行政管理部门与基层档案业务机构的中介”。主要为机关、企事业及个人提供档案信息咨询和服务。上海市于1993年成立了上海档案咨询中心, 从目前的实践来看, 较好地顺应了市场经济条件下做好档案工作的需要。三是企业档案托管机构。企业档案在市场经济条件下已经转变为企业的私有财产, 企业具有很大的自主权管理其所有的档案, 在档案行政管理部门的统一规划下, 建立起档案托管机构, 便是针对企业追求高效管理、高效经营的目标而展开的档案业务活动。对一些企业规模较小、不具备保管条件及档案管理费用较高的企业, 其档案可由托管机构代为保管。托管机构经营方式为有偿服务, 按照档案的数量和载体的不同进行收费。托管机构与企业签订托管合同, 明确双方的权利、义务及违约责任。可以预见, 随着企业档案托管机构在“正式制度安排及非正式制度安排的前提下, 企业档案保密和泄密问题的解决”, 企业档案托管机构可以对企业内部文件的收集、档案的鉴定整理、有效保管、数字化处理及网上利用等提供更深层次的服务。
二、现代企业档案管理模式选择的依据
在市场经济条件下, 面对发展变化着的企业模式多元化趋势, 企业档案管理模式的选择应与企业的发展规模相适应, 与企业的经营目标相协调, 同时要与企业的文化建设相依托。
1. 企业档案管理模式的选择应与企业的发展规模相适应。
大型企业及企业集团, 由于其规模大, 机构设置复杂, 可以实行以法人为基础的多级管理。即在大型企业或集团公司设档案处 (或档案馆) , 统一管理总公司法人档案或子公司参股、控股等档案。二级单位或子公司负责本单位的档案管理工作, 有的还在三级单位设置档案分室, 形成多级管理网络。中小型企业可在内部设立档案室或配备专门人员, 对企业档案综合管理。不同发展规模的企业对应不同的企业技术形态, 在企业档案资源配置上, 应与企业各系统的发展程度相一致, 保持协调, 发挥整体的最大功能。
2. 企业档案管理模式的选择应与企业的经营目标相协调。
现代企业成为自主经营、自负盈亏的法人实体, 以追求经营效益的最大化为目标。因此企业档案管理工作无论从资源配置还是档案管理理念、管理手段、管理内容都应符合这个原则。如小型企业、外资企业以及一些民营企业, 其内部档案信息管理成本太高, 在保证企业核心信息机密不泄密的前提下, 可采取托管或业务外包的形式, 由社会第三方管理。再如现代企业档案中除了科技档案、人事档案、会计档案等传统种类档案外, 增加了许多与经营管理、资本运作及企业债券等有关的档案, 不同企业应根据各自的经营和管理特点, 有侧重地配备相关人员收集不同类型的档案, 其归根结底都是为企业的经济利益服务。
三、现代企业档案管理模式的发展规律和趋势
1. 在管理形态上, 由实体管理向档案信息管理乃至知识管理层层递进。
实体管理是指向实质意义上的档案, 其管理动机是使档案实体有序化且不受损害, 从企业档案建立之初, 维护企业档案的完整、系统、安全便作为管理要求来指导企业档案工作, 企业档案工作成为企业日常工作的重要组成部分。随着企业经营机制的转变, 信息价值利益的驱使, 及信息社会环境下企业管理手段的改进, 档案部门开始认识到开发档案信息资源为企业服务的重要性, 档案实体管理开始向档案信息管理转变, 即以实体管理为基础, 以信息开发利用为目的来指导企业档案工作。知识管理是“企业经营与发展的现代理念, 是在实体管理与档案信息管理的基础上, 融入现代知识管理的理念与技术, 通过改革档案管理开发模式与策略, 介入知识管理过程, 增强档案部门促进企业经营管理的绩效”。知识管理通过对企业的显性知识和隐性知识的共同开发, 为企业的经营效益服务, 是企业档案工作发展的高级阶段。
2. 在管理方式上, 由“小而全”的管理模式逐渐趋向规模化管理。
所谓档案的规模化管理, “就是指在档案管理中实行实体的相对集中管理、档案劳务的社会化和档案信息的共享。”企业档案的规模化管理体现在企业自身管理和社会管理共存互补。在现代企业制度下, 企业为获得最大的经济效益, 必然注重节约企业的人力物力, 使资源配置达到优化, 过去“小而全”的企业档案管理模式已逐渐显示出经济上的不合理, 而规模化管理正适应了企业这种需要。企业自身管理更加重视所藏档案文件的精炼, 即符合“精而全”的要求;社会管理从商业型文件中心到档案中介机构直至企业档案的托管机构, 均呈现合理规模, 与企业自身管理处于共存互补的局面。
摘要：通观我国现代企业档案管理的实践, 可将其分为企业管理模式和社会管理模式。企业档案源于企业, 服务企业。本文拟从我国企业档案管理的现状出发探讨不同管理模式的选择、依据及其未来的发展趋势。
关键词：现代企业,档案管理,企业管理模式,社会管理模式
参考文献
[1]宗培岭.对入世后企业档案工作若干问题的探讨[J].上海档案, 2003 (6) .
[2]卞昭玲.企业档案的托管机构[J].中国档案, 2002 (12) .
[3]马海群.知识管理与企业档案资料的开发利用[J].档案学研究, 2001 (5) .
质量管理体系与企业档案管理浅谈 篇8
档案既是质量管理体系管理、运行、有效性、规范性、真实性的反映和记载, 为认证单位提供原始法律依据, 另一方面它又作为质量管理体系重要内容之一, 为获得质量管理体系认证提供前提条件。
一、企业档案管理引入质量管理体系的必要性
企业自引入ISO9000质量管理体系以来, 在科研、生产及管理等方面不断规范化, 并实现持续改进, 推动了企业各项事业的全面进步。但在企业引入质量管理体系的过程中, 档案部门相对于那些能够直接体现组织经济效益, 产生利润、营业额、销售额、市场占有率等主要业务工作而言, 对质量管理体系的引入和关注还比较少, 规范化程度也有待提高。引入质量管理体系不仅是企业全面推行质量管理体系的必然要求, 也是档案工作发展的必然选择。
ISO9000要素对文件和资料控制提出了具体要求, 它对文件和资料的批准、发布以及更改都做了明确的规定, 即:“文件和资料发布前, 由授权人批准发布, 确保文件是充分的, 适宜的。文件在修改时, 要进行评审, 要进行标识, 并得到再次批准、发布。确保所使用的文件是有效版本。从所有使用场所及时撤出失效文件, 防止误用。需要保留时, 加注标识防止误用。”其目的就是为了对质量体系有效运行起重要作用的各个场所, 都得到相应文件的有效版本, 同时对应保留的作废文件和更改的文件都应进行标识。通过此程序的控制也可知道文件的来龙去脉, 一改以往现场使用文件和存档文件不相符的情况, 为提高档案质量奠定了基础。
二、贯彻ISO9000质量管理体系, 切实加强档案管理
1.建立岗位责任制, 明确档案工作职责。
结合贯彻标准, 各单位应把档案工作纳入目标管理体系, 通过建立岗位责任制, 明确档案工作职责, 做到对档案工作有计划、有检查、有要求。明确各部门领导为本部门档案工作的第一责任人。确定各部门的兼职档案员, 负责收集、整理本部门各类文件材料的归档工作, 逐渐形成各单位各部门密切配合、上下齐抓共管、一级抓一级、一级对一级负责的档案管理网络体系。
2.梳理档案工作流程, 规范管理程序。
科学化、规范化、标准化是质量管理体系管理程序对我们各项工作的一个重要要求。体系对每项工作“如何做”“做到什么程度”, 都作了明确的标准性规定, 在这一要求的指导下, 档案部门通过对办事程序的建立、完善和优化, 有效地剔除了不必要的繁冗流程, 归纳总结对共性问题的解决措施, 促进了工作效率的提高。根据质量管理体系的要求, 可以把档案管理工作细化为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等流程, 然后梳理这些流程的每个环节, 确定每个环节的工作要点和难点, 并将重点流程和质量要求加以规定, 进而促进档案整体工作的规范化、程序化和标准化。
3.制定规范性文件。
根据档案工作流程梳理的结果, 制定相关制度和手册。《质量手册》《程序文件》和《工作记录》是建立、运行质量管理体系的依据和基础工作。要广泛组织专家学者、全体工作人员对文件的合理性、适宜性、有效性进行讨论, 结合档案管理工作特点和实际, 认真总结经验, 把实践中行之有效的成熟做法和措施固化到体系文件中, 上升为制度, 成为开展工作的有力保障。这些制度通常应包括档案管理员的职责和权限;归档文件的来源和种类;归档文件的收集办法和归档流程;档案文件的借阅和处置办法;档案文件损毁、遗失的补救措施, 包括重要文件的备份;档案管理工作的有关记录和其他内容。
4.开展全员培训。
引入ISO9000质量管理体系, 首先要根据档案的定位即工作需要进行培训, 全面细致地学习质量管理体系标准的要求, 解决思想认识和重视程度上的问题。然后要根据规范性文件制定的情况, 对全体员工进行培训, 使其全面了解档案管理的规章制度, 以保证这些制度的有效落实。
三、借助质量管理体系认证进一步搞好档案管理工作
1.通过参与质量管理体系认证, 不断完善档案管理制度。
质量管理体系强调“持续改进”原则, 这一理论也非常适用于档案管理工作。我们知道, 目前档案管理工作制度存在多年一贯制, 不能随着时间、环境、事物的变化适时修改、补充、完善, 档案管理制度不畅等问题, 这已成为困扰档案工作进步发展的最大障碍。从管理功能上说, 档案往往是事后查考和凭证作用, 形成是逐渐积累过程, 这样一来服务是静态和被动的, 不能发挥出应有的作用。
质量管理体系认证的开展, 正好为档案管理工作增添了新内容、新活力, 在质量管理体系认证实践中, 要求档案管理部门从被动变为主动, 深入到产品质量保证各个环节, 及时掌握产生的文件, 督促并协助相关部门按质量管理体系标准形成文件, 同时对各阶段的文件资料及时收集、归档。这样做, 提高了档案管理工作质量, 同时弥补了档案管理作用滞后的缺陷。另外, 质量管理体系规范了档案工作要求, 这些要求与《档案管理工作条例》要求一致甚至还要严格, 所以质量管理体系认证的开展无疑是档案工作发展的机遇也是挑战。档案管理人员要抓住时机, 理顺档案管理制度并改进工作标准, 狠抓贯彻落实, 充分发挥档案管理在质量管理体系认证中的作用, 确保质量管理体系有效运行, 同时也要进一步完善档案工作体系, 使档案管理工作更加规范化、系统化。
2.通过参与质量管理体系认证, 不断推进档案管理信息化。
质量管理体系认证工作的深入开展, 促使档案管理工作必须向现代化管理模式转变。档案部门提供的每一份数据、每一个文件或报表的准确率和时效性都将会直接或间接影响档案工作质量。如果沿用过去手工操作模式对档案进行处理、利用、保管, 必然不适应档案工作客观需求。因而档案信息化首先是实现档案信息数字化和网络化;其次是实现档案信息接收、传递、存储和提供、利用一体化;再有是实现档案信息高度共享。计算机技术是当今新技术革命的先导技术, 利用计算机完成档案的接收、整理、编制检索工具、内容简介、编制目录等项目, 可以为档案的编研工作提供优质服务。公司作为基层单位, 档案管理在计算机应用上存在硬件欠缺, 网络化程度不是很高等问题, 制约了档案管理信息化进程。
但通过参与质量管理体系认证, 实现档案管理信息化问题已引起领导和各职能部门高度重视。借助于开展质量管理体系认证工作的推动力, 使加快档案管理现代化, 提高档案管理工作内在质量和工作效率, 加快档案信息资源共享成为可能。
3.通过参与质量管理体系认证, 不断提高档案管理人员的素质。
质量管理体系认证工作的开展对档案管理人员的素质提出了更高要求。不但要熟悉档案工作规律, 还需要深厚的档案学基础理论, 更需成为信息处理复合型人才。另外, 质量管理体系还要求档案管理人员要全面了解生产的各环节运行工作, 这就需要摆脱传统工作模式, 结合公司实际, 建立适应公司发展需要的档案管理新模式。总之, 在质量管理体系认证过程中, 正确实施质量管理体系标准及档案工作规范是十分重要的。需要正确处理好质量管理体系认证工作和档案管理工作两者间关系, 并以此为契机, 与公司发展相结合, 积极完善档案管理体制, 建立良好的档案管理、应用流程, 将公司档案管理工作提升到一个新高度, 与时俱进, 努力提高知识水平, 为推进公司持续、稳定、健康发展贡献出自己应有的力量。
总之, 质量体系认证是质量管理的一个重要标志, 质量体系认证的过程, 也是形成档案, 积累档案, 加强档案工作的过程。反过来, 档案工作又促进了企业的质量管理工作, 它们相辅相成、相互促进。
摘要：ISO9000标准对企业档案工作将发挥重要的指导作用。本文论述了企业档案管理引入质量管理体系的必要性, 提出借助质量管理体系认证进一步搞好档案管理工作的方法和建议。
企业财务会计档案管理探析 篇9
一、企业财务会计档案管理现状
目前, 有的企业会计档案内容不合理, 不真实, 甚至没有真正的财务会计档案, 其内容多为编造抄袭而来, 只是为了应付相关检查而设置。档案纸质归档管理不规范, 档案的填写随意, 存放混乱, 以致查找麻烦, 电子档案建设欠缺或者只流于形式, 造成实际应用价值不高。有些企业对会计凭证的审核和监督不够, 虚假及不完整凭证进入财务档案, 严重影响了会计信息资料的正确性和准确性。
二、问题形成的主要原因
1. 重视程度不够。
企业重视现实的利益, 财务档案作为历史文件, 且其经济价值不明显, 容易被企业忽视, 随意堆放、查阅、携带。对财务档案工作, 收集归档随意, 导致部分重要文件丢失, 部分归档的文件被腐蚀、损坏, 甚至于有些档案材料被据为己有。
2. 基础设施欠账。
财务档案被忽视, 档案管理工作就不被重视, 相应的经费投入就十分有限。十分有限的经费投入就会造成如下情况:有的企业没有建立单独档案室, 有的企业档案设施缺乏, 财务档案存放混乱, 多种档案混杂的现象普遍存在;缺少专用设备, 档案潮湿、污损的现象一直未有解决;《档案法》中的“十防”制度在实施中被搁浅, 得不到落实。
3. 管理制度缺失。
我国现阶段财务档案管理机制还不是很完善, 改革开放这些年里, 我国的会计制度有许多处于摸索阶段, 档案管理机制同样处于初级阶段, 在这种情况下, 有的企业没有形成系统的规章制度, 使财务档案的日常工作无章可循, 缺少必要的借阅登记管理及逐级审批报告等制度, 档案借阅丢失现象严重, 降低了保密性和安全性, 甚至造成了企业的经济损失;有的企业财务档案管理制度盲目的抄袭使制度缺乏可操作性, 造成管理工作更加混乱。
4. 人员素质技能不高。
由于专业的教育培训比较缺乏, 加之有的企业特别是中小企业和个体私营企业财务档案管理人员大多转调自不相关的岗位, 对专业的档案知识和财务知识所知甚少, 对后期学习也不重视, 工作能力低下, 在实际工作中易出现各种失误。
三、改进企业财务会计档案管理的措施
1. 提高对财务会计档案工作重要性的认识。
要提高企业领导对财务档案重要性的认识, 资产是企业发展的命脉, 财务档案作为反映企业资产的主要方式, 理应受到重视, 财务档案记载着企业发展的历史, 同时能够反映出企业未来可能出现的问题, 财务档案的充分应用是为了保障企业的根本利益, 为企业发展保驾护航。应将财务会计档案管理工作纳入到议事日程, 定期检查财务档案管理工作。要提高财务档案具体工作人员及相关人员对财务档案工作重要性的认识, 加强对《会计法》、《会计档案管理办法》和企业财务会计档案工作的学习宣传, 同时牢记企业各部门均有其价值, 财务档案管理工作只有体现出应有的价值才能存续发展, 为充分发掘财务档案的价值, 应加强对财务档案的保护和研究, 为企业领导的决策提供真实、可靠的依据。认识到财务档案工作的重要性, 才能保证财务档案工作的存续及连贯, 使财务档案工作健康发展。
2. 加大基础设施建设投入。
档案存放地点、相应的办公设施及办公人员的投入都需要资金。具体讲大致可分成两个方面, 在硬件设施方面, 企事业单位在财务档案管理工作中, 要加大投入, 确保档案管理的基础设施到位, 配备专门的档案室、专用的档案柜以及必要的消防等设施, 实现财务档案的安全管理;在软件方面, 对财务会计档案管理工作的具体岗位、人数、人员要进行详细设置, 既符合实际工作的需要, 有利于管理, 又能节约人力资源, 实现最优的投入产出效率。
3. 完善制度建设, 加强会计档案的收集及调阅管理。
财务档案的价值体现在调阅之后。但是, 为实现财务档案的价值, 必须做好前期的准备工作, 对财务档案的收集、存放、调阅都要有严格的规定。根据企业的具体情况进一步完善企业财务档案管理制度, 确保财务档案工作的连贯性和完整性, 减少工作人员由于无章可循而造成的错误。财务档案在收集时严格把关, 财务会计凭证必须保证真实、规范, 从源头禁止虚假信息进入财务档案, 保证财务档案的可靠性;实施责任追究制, 使相关责任人难逃惩罚。尤其要加强会计档案的调阅管理。调阅财务会计档案材料时, 要履行相关手续严格办理。本单位人员调阅, 需经责任人及单位负责人同意并签字;外单位人员借阅, 除了要具备相关的调阅手续外, 必须经本单位主要负责人批准后, 方可调阅。
4. 加大从业人员专业学习培训。
财务档案管理工作的质量取决于工作人员素质及能力的高低。首先, 把好入口关, 新进人员应具备双项标准:档案人员从业资格和财务人员从业资格。财务档案从业人员不仅仅从事财务档案的收集整理调阅工作, 还应对财务档案进行研究, 发现其中可能存在的问题, 并及时向领导汇报, 尽快解决问题, 避免影响企业发展。其次, 要加强工作人员的在职继续学习和知识更新培训。档案管理的形势不断变化, 新知识新制度需要从业人员在学习培训中逐渐掌握, 并应用到实际工作中。
参考文献
[1] .赵闽.浅析财务档案管理工作.魅力中国, 2011.1
电力企业会计档案管理方法分析 篇10
关键词：电力企业,会计档案,分析
我国电力企业对国家经济发展起着支柱的重要作用, 电力企业的会计事业可以说关系到国计民生。因此, 加强电力企业会计档案管理迫在眉睫。在强化电力企业会计档案管理的工作中可以根据过去的会计档案管理方法进行对比分析, 并根据问题采取针对性措施, 从而提高会计档案管理工作的质量。但是, 由于我国大部分电力企业在会计档案管理工作上投入不足, 导致我国电力企业会计案管理质量和效率都不高。
1 电力企业会计档案管理的现状
受传统计划经济体制的影响, 多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用, 而对会计档案资源利用却没有引起足够重视, 很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动, 在一定程度造成了会计档案资源的浪费。同时, 由于电力企业会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密的问题, 对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制, 导致一批现实的会计档案用户被拒之门外, 潜在的会计档案用户得不到转化, 会计档案的史料和参考作用难以最大限度地发挥。
2 电力企业会计档案利用的意义
2.1 掌握整个企业的整体资金状况。
企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询, 实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况, 包括账户基本情况、交易记录、余额信息, 提高分析和驾驭市场的能力。
2.2 监控资金动态。
防范风险、堵塞漏洞。利用会计档案可方便地随时监测异动, 加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理, 为企业减少风险;同时, 可方便随时摸“家底”, 查问题, 找原因;对症下药, 堵塞漏洞, 完善各项管理制度和内控制度, 提高管理水平, 为企业的改革和发展奠定坚实的基础。
2.3 提高资金的使用效益。
利用会计档案, 实时掌握企业可支配的资金总量, 可以向商业银行争取较高的协议存款利率, 可以在公司内部调剂余缺, 可以尽量利用自有资金、减少财务费用, 向资金要效益, 提升企业价值。
3 加强电力企业会计档案管理工作的措施
3.1 进一步完善企业会计档案管理制度实施细则。
制度是保障公司和单位稳定和高效运行的根本, 当然电力企业的会计档案管理机构也不例外, 只有明确档案管理各方的具体职责, 并建立健全相关制度, 使得档案管理得到细化和明确, 才能从更大程度上提高电力企业会计档案管理的管理水平。在会计档案管理的管理制度中要明确档案保护和档案管理的重要性, 尤其是相关会计数据档案的保护和储存也是极为重要的, 它对会计档案管理的业务水平提高有重要影响, 因此, 对会计档案的保护与管理应该受到电力企业高层的重视, 有关的工作人员应该自觉、主动地增强自身的档案管理意识与理念, 对档案进行定期的、仔细全面的检查与核对, 一旦发现不合理的地方应该立即报告相关处理机构, 进行快速有效的处理。另外, 在当前日新月异的社会发展中, 会计档案管理制度的完善必须要有对档案管理工作充足的认识, 这不仅包括管理人员和工作人员, 更包括领导和上层部门。加强对档案管理的计划方案设计和未来发展规划的制定, 这对档案管理工作的未来发展方向有着极为重要的指示作用。
3.2 加强会计档案管理的硬件投入。
会计档案管理工作具有很强的系统性、综合性, 管理起来是相当复杂的, 在管理过程中极容易受到众多不确定性因素的影响和制约, 除了对档案保管人员的个人能力与素养有较为严格的要求外, 相应的硬件设备也是比不可少的。电力企业应该增加对会计档案管理工作的支持力度, 包括人力、物力和财力三个方面, 积极购进先进的硬件档案管理设备, 淘汰旧有的档案管理设施, 购进的硬件管理设备应当具有防尘、防电磁干扰以及防潮等特点, 而且还需要进行相应的计算机硬件病毒防火墙的设置, 防止病毒入侵造成的档案信息泄露和丢失, 只有这样才能从硬件上保证会计档案管理工作的顺利进行。
3.3 加强组织领导, 提高会计档案管理水平。
要想从根本上提高档案管理的水平就必须提高管理人员的管理意识, 因为意识是行动的基础和先导, 若想提高事业单位档案资料的管理质量, 首先要加大对档案管理知识的宣传力度, 只有让事业单位的内部人员都对档案管理有了正确、充分的认识, 才能用心做好档案管理工作, 才能增强档案管理意识, 明确自己在档案管理方面应尽的责任和义务, 为提高档案管理水平和质量贡献出自己的力量。另外, 要想加强会计档案管理的水平, 就必须加强对会计档案管理人员培训, 提高能力。对档案管理人员的培训是必备工作。档案管理人员要着重增强其专业知识、专业技能, 提高业务素质, 既要精通档案管理工作, 又能熟知技术领域, 保证档案管理工作的规范化。除了提高相关人员的自身素质之外, 还要提高档案管理从业人员的资格准入标准与门槛, 保证引进的管理人员具有很高的工作能力和技术水平。其次, 就是要加强相应制度和规范的建立, 健全制度, 落实责任。
3.4 加强会计档案利用工作。
伴随着我国社会和经济环境的不断变化和发展, 我国电力企业会计档案管理将会更加信息化和科技化, 并且对会计档案的利用也将更加便捷化、人性化和自由服务化, 在进行电力企业会计档案的利用时要注意保证利用的信息化、高效化和联合化, 而且利用时应该注重利用形式的制度化、利用的合理化以及档案信息的保护等。在进行会计档案利用时, 要转变传统的观念, 建立超前意识、加强自我观念、创新利用服务形式以及加强信息资源共享等, 这些都是提高会计档案利用质量的关键所在。另外, 对会计档案的利用要围绕整个电力企业的发展目标、方案、生产经营形式等, 这样能够保证会计档案利用的根本目的是企业的未来发展, 而且, 利用时要对企业内部人员进行分职权性的信息开放共享, 从而加强会计档案信息的保护。
结语
总而言之, 电力企业会计档案管理工作不论对于电力企业而言还是社会而言都是一项重要的工作, 而且会计档案管理工作对于电力企业的未来健康发展起着极为关键的作用, 所以, 会计档案管理的形式应该力求适应社会和公司的发展, 不断创新会计档案管理的管理形式, 采取针对性的措施进行管理缺陷和问题的解决, 并注入符合时代潮流的新的元素, 最终实现会计档案管理的经济效益和社会效益。
参考文献
企业会计档案浅管理 篇11
一、发电企业会计档案管理中存在的一些常见问题
目前, 部分发电企业对在企业经营管理中起重要作用的会计档案并没有运用在增效上。受传统计划经济体制的影响, 多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用, 而对会计档案资源利用却没有引起足够重视, 很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动, 其史料和参考作用难以最大限度地发挥。
1. 会计档案的管理制度不够完善, 从而影响了会计档案的真实性、完整性、准确性及安全性。
目前, 有些发电企业的会计档案管理制度主要执行财政部财会字[1998]32号《会计档案管理办法》和《XX公司会计档案管理办法》, 并没有建立一套适合各单位自身的会计档案管理制度的实施细则和管理办法, 也没有统一的、详细的发电企业会计档案分类、归档范围及保管期限表等。这样就导致不该归档的会计资料归了档, 而该归档的会计资料未归档的情况出现, 从而影响了会计档案归档的准确性。当今社会已步入信息时代, 许多发电企业都采用会计电算化代替手工记账、手工编制会计报表等, 而目前有些发电企业还没有及时制定相应的会计电算化档案管理办法, 多数应归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中, 造成了会计档案归档资料不完整等问题比较突出。
2. 会计档案管理人员业务不熟, 从而影响发电企业会计档案的利用率。
由于有些发电企业会计档案都是由财务部门会计人员整理、组卷及归档的, 有些会计人员对档案管理知识不熟悉, 对档案的重要性和档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解, 比较容易出现一些如会计档案材料填写不够规范、用纸规格和书写工具也不规范和装订顺序比较混乱等问题, 加上发电企业会计档案都是由财务部门保管1年后再移交到档案管理部门, 有些档案管理人员不熟悉会计基础知识及业务流程, 当借阅人员前来借阅会计档案时, 档案管理人员很难快速准确地为借阅人员提供所需的会计档案, 有时候几经周折翻遍大部分会计档案才能找到, 不仅浪费了借阅人员和档案管理人员的时间, 又影响了会计档案的正常使用及科学利用的效率。
3. 比较重视对会计档案的收集和存放管理, 忽视对会计档案进行科学的鉴定和及时的销毁工作。
会计档案管理既包括全面、完整的收集, 科学的整理保管阶段, 也包括后期的科学鉴定与及时销毁阶段。不同类型的会计档案有其不同的保管期限, 必然需要对已经超过保管期限且无保管必要的会计档案进行定期鉴定与销毁。但有些发电企业对会计档案的鉴定与销毁工作不够重视, 有些发电企业不能定期召开会计档案销毁鉴定工作会议, 导致一些已到保管期限的会计档案不能正常进行销毁, 从而造成档案保管空间与档案管理人力等资源的浪费。
4. 电算化会计档案的管理一般都存在的问题。
(1) 电算化会计档案的安全性要求较高。电算化会计档案必须借助于一定的环境 (特定的计算机硬件与软件系统) 才可以使用, 所以极易受病毒的攻击。 (2) 实行电算化以后, 形成的纸质档案多为喷墨打印机打印而成, 打印字迹经过一段时间后往往会褪色, 达不到规定的保存期限要求。 (3) 电算化会计档案对保存环境要求更高。 (4) 电算化会计档案较传统会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点, 同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。 (5) 电算化会计档案与软件的版本密切相关, 有些电算化会计档案要用相应的会计软件才能打开利用, 因此增加了电算化会计档案管理的内容, 既要保管好电算化会计档案也要保管好相应版本的会计软件。 (6) 实行会计电算化后, 由计算机生成的会计资料仍然按规定定期形成了较为系统、完整的书面资料, 并纳入了会计档案管理之中, 但是对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴, 由此造成此类会计档案的缺项。
二、提高发电企业会计档案管理水平的一些建议
1. 应结合发电企业自身的实际情况逐步完善会计档案管理办法并组织实施, 确保会计档案管理有章可依、职责分明。
发电企业应该按照财政部《会计档案管理办法》并结合发电企业自身的生产经营特点和实际情况制定切实可行的会计档案管理制度, 进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程, 统一会计档案管理要求。会计档案操作规程除了立卷、归档、安全、保密等管理制度外, 还应结合实际制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等规定, 确保会计档案齐全、完整、准确。
2. 应大力加强会计档案管理人员队伍建设。
会计档案管理人员除了要做好日常工作之外, 还要加强计算机知识及会计档案管理系统软件知识的学习与掌握, 这样才能够使档案管理人员成为既懂专业知识, 又可以适应信息化要求的合格档案管理人才, 才能够为发电企业的档案管理与服务水平的提高提供保证。
3. 加强会计档案后续管理的检查、考核力度, 确保会计档案归档及时、保管完整、销毁有序。
首先, 发电企业要定期组织相关人员对原有会计档案进行全面普查, 通过普查补救一批、整改一批、销毁一批, 保证现有会计档案完整、规范, 使新增会计档案有科学管理的起点。其次, 发电企业要做好会计档案管理人员调动时会计档案的交接工作, 会计档案交接要编制移交清册, 交接双方负责一一清点核对, 交接不清楚的会计档案管理人员不得离开工作岗位, 要求其查明原因, 直到交接清楚为止, 努力做到职责明确, 避免会计档案缺失。再次, 要严格遵守会计档案借 (查) 阅登记制度, 防止会计档案丢失和泄密, 并定期检查会计档案, 对破损、变质会计档案及时进行复制、修复或其它技术处理, 对超过保管期限且无保管必要的会计档案及时组织销毁。
4. 针对电算化会计档案自身特点所带来的安全风险, 建立预防病毒和黑客的安全措施, 加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作, 切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全。
根据会计档案管理办法的要求, 统一采用激光打印机打印纸质电算化会计档案, 提高电算化会计档案的保管期限;根据会计电算化档案信息载体的物理特性, 在形成档案时注意双份数据的备份, 存放在两个不同的地点;注意防潮、防热、防尘、防磁, 对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制, 防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失, 造成无法挽回的损失;针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点, 从计算机程序方面考虑, 应设置包括输入、输出控制, 将源程序与数据加密, 设置密码口令, 设置恢复功能、各种操作记录等控制功能, 在源头上防范问题的产生;针对会计电算化档案和软件版本密切相关的特点, 除保存各版本的备份数据外, 还应保存对应版本的会计电算化软件系统。此外, 电算化会计档案必须与对应的财务软件版本一致, 因为不同的版本会产生电算化会计档案不能被调阅或产生某些意外风险。
总之, 发电企业档案管理部门应依据会计档案管理形成的规律和特点, 进一步加强和改进会计档案工作, 逐步建立健全发电企业会计档案管理制度的实施细则, 运用各种不同类型的手段和方式利用好发电企业会计档案信息资源, 充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势, 提高发电企业会计档案利用效率, 为发电企业领导决策服务, 逐步使发电企业会计档案走入正轨。
摘要：本文通过对发电企业近年来会计档案管理工作中存在的一些常见问题进行分析, 提出解决方案。
关键词：会计档案,科学管理
参考文献
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