企业电子档案管理

企业电子档案管理（精选12篇）

企业电子档案管理 篇1

信息化的时代, 随着计算机与网络技术的普及, 企业信息数字化、办公自动化的快速发展, 电子档案已经成为企业档案工作中必须要面临的工作问题, 并且在实际工作中产生的各种问题和难点也必须面对, 需要在企业中得以合理运用。

根据多年的档案管理工作经验, 在此着重探讨分析企业电子档案管理工作中出现的问题以及一些处理方法, 抛砖引玉, 和档案管理工作的同仁们共同探讨。

一、企业电子档案管理中出现的问题

(一) 电子文件原始资料的保存

目前, 在计算机上起草和制作文件, 已是办公常事。往往文件一旦定稿打印后, 作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取保护措施, 随意对其进行删改, 不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非, 失去了归档保存的意义。

(二) 电子档案的完整性难维护

电子档案材料的多样性、结构的复杂性, 储存方式的互换性, 容易造成信息缺损。当前, 电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带。这些媒介材料的化学性质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应, 容易造成电子档案信息丢失, 使电子档案内容的完整性很难保障, 直接影响信息再现。

(三) 信息安全与保密问题

电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性, 造成电子档案与载体的可分离, 使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性, 使电脑病毒和蓄意破坏的电脑黑客对档案存放载体形成威胁, 载体一旦被电脑病毒感染或被黑客闯入, 就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失, 甚至造成整个信息系统瘫痪。

(四) 电子档案的接收格式问题

由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及, 档案文件在转手移交过程中, 会出现因两部门存储档案方式不同, 使用软件不同, 而使电子档案在转交过程中出现困难。

(五) 电子档案的长期可读性难实现

电子档案的内容是以数字形式存储于各种载体上的, 但由于电子档案形成单位的不同习惯, 所应用软件、媒体不同, 对同一项目所形成的电子档案格式都不尽相同。电子档案在以后的利用中, 必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案, 在电子档案利用时对信息的交换、显示会造成很大困难, 导致电子档案打不开或无法显示而失去可读性。即使是互相兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案, 随着科学技术的进步, 电子计算机系统软硬件技术的不断升级, 数字压缩、解读等技术的不断更新换代, 电子档案在现在形成时所依赖的先进技术, 在未来利用电子档案时往往是时过境迁, 新技术已经不认识老技术了。所以, 将最初形成的电子档案原始软盘、光盘等原件载体保存起来, 也并不意味着载体实物上的电子信息能完整无损地、源远流长地被利用下去。

二、企业电子档案管理的对策

(一) 电子档案管理的原则

企业电子档案管理要秉承规范性、可靠性、高效率的原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则, 也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行, 并尽可能采用国际通用标准, 对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。可靠性问题, 除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外, 文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中, 要严格制度、堵塞漏洞, 不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效, 还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程, 建立必要的备份等, 以防止信息的丢失和失真, 维护电子档案的可靠性。而高效率, 应在充分研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定, 是整个电子化工程成败和效率高低的关键, 而优良的电子化加工系统, 是档案信息电子化工程的助推器。

(二) 规范电子文档一体化管理模式

电子文件管理系统的文件管理功能是由电子文档管理软件预先内设的元数据需求确定的, 所以说电子文档管理要落实到以软件为核心的解决方案上, 制定相关元数据规范, 自觉创建对软件功能进行规范的平台。以此为指导, 研制有利于电子文档一体化管理的通用元数据标准, 建立电子文档一体化管理相关的配套标准体系, 显得非常必要。解决电子档案管理的难题, 涉及宏观政策、信息管理、相关法规以及系统设计等问题。除考虑到电子公文归档的需求外, 还必须顾及电子文件核心流程层和特定流程层流转的诸多问题, 这是一个复杂的管理系统。而标准又是与时俱进的, 需要不断更新和升级, 不能永远停滞在一个水平上。因而, 仅局限于某一个行业、某一个学科或某一个部门研究远远不能适应需求。而无政府盲目竞争, 自由创建信息孤岛, 重复设计、各自为政、五花八门、互不兼容也是不行的。要解决电子档案管理难的问题, 与世界电子文档一体化接轨, 就必须建立一个顶级一元化技术权威机制, 统一组织协调诸多相关机构联合攻关, 统一全国的电子文档一体化管理模式, 规范电子文档一体化管理系统软件开发, 以保障电子文档一体化管理的需求, 已成为解决电子档案管理难的明显发展趋势。

(三) 采取切实可行的信息保护措施

信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前, 为防止档案信息被窃取、删除和修改, 防止网络??黑客的进入, 常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠, 确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密, 防范对电子文件的非法访问和随意删改, 都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段, 努力提升馆藏档案的安全保护水平。

(四) 电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理要加强

软件管理上, 要积极开辟电子档案存储的新途径, 为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备, 对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞, 对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级, 搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上, 要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境, 强化防磁设施的完善和维护, 有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施, 确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

总之, 信息时代档案工作者应在把握好继续与超越的前提下, 以现有档案工作为基础, 根据电子档案的特征, 及其涉及的载体的理化性能和技术设备的实际情况, 进行认真细致的研究和积极慎重的实践, 相信在不远的将来会有更多的经验和方法产生。

企业电子档案管理 篇2

步骤/方法

规划

① 团队规划

网络推广不像一般的传统行业，它不仅高度整合，而且发展迅速。所以，在开始网络推广团队建设的时候就需要根据项目发展的需求进行团队规划。你当前需要运用多少种营销手段，每个营销方式配备几个人?是一次性把所有人全部上齐之后再进行网络推广工作，还是一边做一遍进行团队建设?这都需要进行思考。一般来说，我们在项目刚上线推广的时候，只配备少数的几个营销人员。尝试几个需要人力相对少的营销方式，比如：SEM、数据库营销、百度免费推广等这几个运作的有一定效果再进行人员的扩充，这个时候早期的团队成员已经被培养的可以带队了，推广工作也进行的比较有序。

② 营销模块规划

营销分为两种：花钱和不花钱的。花钱的如：SEM硬广广告联盟;不花钱的如：SNSBLOGBBS等。因为刚开始的时候我们用不了这么多的推广方、式。所有的推广方式其实都是花钱的，因为不需要财力的也需要人力，人力也是费用。因此，完全要根据你的营销预算的投入来规划营销模块，什么阶段上什么方式。

整合

① 团队协调

网络推广的工作如果只有网络推广部门来做是不能成功的，必须由产品部、运营部、技术部共同配合执行。在这个过程中，网络推广经理就负担着团队协调的工作，

搭建着各项工作沟通的桥梁。在我们各项营销工作进行分工之后，网络推广部各成员提交上来的营销事务都应该有网络推广经理来进行协调，这样做到沟通无障碍。

而不应该由网络推广的其他团队人员去跟其他合作部门沟通，这样会导致营销信息的传递不明确。

② 营销整合

网络推广经理还将担负着所有营销工作的整合。所有网络推广成员都会将网络推广工作的结果以及营销的进展汇总到网络推广经理处，由网络推广经理进行信息的整

合处理。比如：微博与SNS的配合营销，sem与SEO相互配合，论坛营销与软文公关的配合等。有效的整合所有的推广资源，当有促销工作的时候，就能非常

方便的能做出营销方案和营销执行。

控制

① 进度控制

网络推广需要有比较好的进度控制，这样才能比较好的管理好网络推广的各个节点。同时根据公司推广目标的变化而调整公司营销的进度。比如;我们在做一个有周期的促销活动推广，在有效的时

间内，什么时间推送EDM?什么时间进行SEM投放调整? 这都需要网络推广经理去进行把握，然后再将事情分配下去。

② 效果控制

你有没有过网站流量大量增长，但是转化率在降低，甚至你的推广费用在增加的情况。就目前的网络推广整体情况来看，不管你在进行SEM，亦或是进行网站常态的SEO，都可能遇到恶意竞争的问题。还有就是刚开始拿到一个项目的时候，你并不知道你的SEM该投多少钱，投在什么地方合适?如果你想做到精准，这些都需要进行效果倒推，然后制作方案。这样才能做到一分钱办一分钱的事情，才能更加贴近你的网络推广目标。

发展

① 团队成长

每个公司在发展的过程中，都会遇到各种事情。如何保证团队的稳定，我估计是每个公司都在考虑的问题。否则，也就不会出现现在大面积抢夺人才的局面了。作为网络推广经理，如何提升你团队成员的能力，让他们在业务能力和沟通能力上都有所提升是一个比较重要的事情。毕竟，网络推广的执行是个有点枯燥的工作。如何把这些枯燥的执行转化为乐趣，只有让团队成员在工作中得到提升，能力和适应能力得到升华，他们才会觉得这个工作有奔头、才会充满激情的去奋斗。

② 自我学习

电子商务的发展迅速自然不必多言，一日不学就可能脱节，就可能对千变万化的市场信息失去把控。所以，自我学习也是网络推广经理在工作中非常重要的一个内容。也许你会说你只要找到好的执行人员，管理好他们就行了。其实，事情远远没有这么简单，所有宏观的把控和操作的细节你都需要有过体验才更好，才能把执行的细节做的更完美。坚持学习，保持知识体系的新鲜程度，才能让我们发展的更好。

企业电子档案管理 篇3

关键词：电子化建设 血站档案 管理路径

一、血站电子化档案信息建设中标准化档案管理的应用

血站档案是统计献血情况、制定献血计划的可靠依据。通过对档案资料的统计分析，及时了解采血量及献血者分布等客观情况，及时准确的为采供血工作决策者制定下一步的采供血工作计划，加强采供血工作的科学管理提供重要依据，为临床输血、筛查、医学统计等血液研究奠定坚实的基础。血站档案管理有利于无偿献血制度的推广，自1998年《中华人民共和国献血法》实施以来，各地为鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血，均制定了有关献血者免费用血的政策。青海省制定的免费用血政策为：自献血当日起，献血者本人五年内可享受献血量的三倍量免费用血，五年至终生为等量用血；献血者直系亲属凭借有效关系等证明五年内可享受等量免费用血。献血档案是对献血者献血日期、献血量及参加献血单位的直接资料，是实施上述政策基本依据，是保证无偿献血工作顺利开展的坚实基础。规范化档案管理是衡量采供血管理工作水平的重要标准之一。血站电子化档案信息建设可以有效为管理者提供预测、决策、分析等重要的原始依据，为临床输血、筛查、医学统计等提供有价值的资料，尤其对公共卫生等领域有非常重要的意义。档案的收集是否齐全完整，管理是否有章可循，归档是否科学有序已成为衡量采供血规范化管理的重要标准之一。血站档案管理是解决输血纠纷，确定医疗事故责任的法律依据。1998年《中华人民共和国献血法》颁布实施，标志着我国无偿献血事业走上法制化轨道，随着法律诉讼中举证倒置的实施，以及输血医疗纠纷案件的增多，采供血业务档案必将成为分辨各方责任的重要依据。采供血的记录，是在采供血操作过程中产生的真实原始记载，既可反映献血者个人情况及其所献血液的全部信息，又可提供每袋血液的经检测证实为安全及保存、制备过程符合相关质量要求的证明，从采集到临床使用过程的记录，所以在涉及采供血活动的医疗纠纷中，采供血业务工作记录就是证实自己严格依法执业，为采供血业务工作提供无过错的证据。另外，当紧急用血时，通过查询血站业务档案可迅速找到血源信息，保证在最短时间内向临床用血单位提供优质服务，从而赢得宝贵的抢救时间。还可通过查阅献血者的原始资料，对其进行献血后的跟踪服务和后续回访护理，保证献血者一旦出现偶发的延迟献血反应时血站工作人员能迅速获取献血者的详细资料，并给予及时、正确以及全面的护理服务，从而保证献血者的安全。同时，当血液库存量偏低或偏型时，可根据献血者留下的信息实施有效的招募工作。

二、血站电子化档案信息建设现状调查

本文作者根据青海省血液中心档案管理的特点，自制了涵盖档案基础建设、档案管理人员素质、专题培训、档案相关管理制度及目前对档案的开发利用等方面内容的调查表，通过在对基层血站进行督导检查时的实地走访调查及和血站负责人的沟通了解，收集了青海省血液中心和青海省八个基层血站（海东血站、海西血站、海北血站、海南血站、黄南血站、格尔木血站、果洛血站及玉树血站）档案管理的现状。

（一）基础建设

目前，青海省血液中心及下属八个基层血站均设有专设的档案室，一般都在一个科室设立；省血液中心为综合档案室，档案包括业务档案、行政档案、财务档案及基建档案等，下属血站以业务档案室为主，业务、行政、财务等档案均未建立或相关科室负责保管；省血液中心为档案室配备了计算机、档案装订仪器等设备。

（二）档案管理人员及专题培训

省血液中心及八个血站的档案管理员均由血站工作人员兼职，截止目前，还没有引进档案专业人员负责档案的管理工作；44%的档案管理人员参加过档案管理的相应培训，基层血站人员主要参加本州县档案局专题培训，由于条件限制，一般只参加过一次，甚至部分血站档案管理人员未能参加专业培训，省血液中心通过“外送培养”的方式，目前有高级、中级及初级档案馆员各一名，并且，省血液中心每年会组织全体职工进行1—2次档案管理的专题培训。

（三）制度建设

经调查，青海省包括血液中心在内的九个血站78%建立了档案管理相应制度，如档案交接制度、档案查阅制度、档案借阅制度、档案复制制度及档案保密制度等，其中省血液中心将档案管理作为专题写入中心质量体系文件，中心所有档案事宜均需遵照质量体系文件进行管理。包括省血液中心在内的九个血站，33%的档案管理人员熟知档案管理制度，在交接制度执行的过程中，严格遵照“为中心质量负责”的原则，进行严格审核，对于达不到档案管理要求的档案退回相关科室，进行进一步整改，高标准、严要求对待中心档案管理工作，67%的血站档案管理人员统一在档案室对档案进行集中保管，并未进行严格的审核。

（四）档案的电子化进程及开发利用

目前，包括省血液中心在内的九个血站，78%的血站只保存纸质档案，22%的在保存纸质档案的基础上，进行了电子版档案的保存，但由于电子信息技术未能达到先进水平，电子档案的保存仅为部分科室，并不能做到所有档案均进行电子版备份。

三、血站电子化档案信息建设滞后性原因分析

由于全国血站建立时间较医院晚，加之青海省血站成立时间较全国更晚，因此，青海省血站还处于摸索发展阶段，各项业务正在逐步开展，档案的管理起步相对更晚，因此发展突出了起点低、发展缓慢的特点。由于编制的限制，各血站普遍存在人员紧张的现象，因此各血站都缺乏档案专业技术人才，目前档案管理人员均由血站工作人员兼职，工作人员重视专业操作，忽视记录的及时完整，对记录具有的法律效力缺乏认识，对自己在采供血业务工作中应该承担的责任和未履行职责所面临的处罚认识不清，缺乏规范记录和自我保护意识，同时，由血站组织的档案专题培训较少，档案管理人员并没有更多的机会加强档案专业知识的提升和能力的建设，因此也阻碍了档案规范化管理的进程。归档管理制度及体系不健全。多数血站的记录档案由业务或者行政人员兼管，由于缺乏档案管理的专业知识，所以在归档时很难准确的整理立卷，影响记录的完整性、准确性。血站业务工作的特殊性决定了血站工作记录的独特性，由于国家行政尚无统一的规范标准，使血站对记录的范围、书写、质控、收集整理、归档等工作很难做到电子化建设的规范化和标准化。青海省由于其地域因素及经济发展因素影响，普遍发展落后于全国其他地区。计算机电子化发展水平很大程度上受整体发展水平影响，并不先进，这一定程度上造成血站电子化档案信息建设的滞后性。endprint

四、加强血站电子化档案信息建设的对策与建议

一是加强档案的统一集中管理。档案的集中统一管理是维护档案的完整、准确、系统和安全的有力保障，是充分发挥档案整体效益的根本保证，是扩大档案利用幅面，实现档案信息有效利用和资源共享的有效途径。

二是强化档案管理人员的综合素质。在工作实践中加强对兼职档案员的培训，定期进行业务指导和监督，组织学习档案管理工作的基本知识和要求，掌握业务档案的收集、整理、归档的集体操作程序和步骤，使档案人员的业务素质得到提高。加强档案宣传工作的力度。档案管理工作者应通过典型事例宣传等形式，大力宣传原始档案在法律上的证据意义和档案管理工作的必要性，提高血站工作人员对档案价值的充分认识，自觉参与档案管理工作，从而促进血站整体档案管理意识的形成和提高。

三是加强质量意识教育，规范书写要求。加强质量意识教育，把献血资料书写的规范化要求作为血站的大事来抓，让职工明确献血资料不仅是献血信息查询，血液质量追溯和数据统计的依据，而且可能面临的输血纠纷中担负着举证倒置的责任，从而提到自我保护意识的高度来认识。

四是建立健全档案管理制度。档案管理制度是开展档案工作的行为准则和依据。档案部门应建立健全符合本部门实际并与之相适应的管理制度，对档案的归档流程、时限和各部门的职责，应予以明确，从而确保从档案立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都做到有章可循、有案可查，实现档案管理的规范化。

五是建立档案工作管理网络。建立有效的血站档案管理网络，成立档案管理领导小组，制定一系列管理制度和措施；强调业务档案管理在采供血工作中的重要性，对各部门、各科室提出明确的要求，形成人人重视，齐抓共管，保证了业务档案的完整归档，安全管理，有效地提供利用。两套资料同步收集，加快软件电子进程。实现档案管理的现代化，充分发挥计算机在管理中的作用，并开发与引进先进的计算机管理软件。同时对献血资料实行“两套制度”管理，即软件资料备份与纸质资料立卷归档同步进行，严格按卫生部《血站基本标准》及科技档案的管理要求执行，既方便查阅，又便于长期保存备查。

六是增强服务意识，做好档案的开发利用工作，提高档案工作效益。档案管理工作的最终目的在于档案信息资源的开发利用。只有将档案信息提供给各方面利用时，才能使各部门在实践中充分认识到档案对其工作所起到的作用，从而更进一步地了解档案真正的价值所在，增强利用者的档案意识，这就要求：首先要增强服务意识，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变。其次要制定服务措施，提高服务功能，为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的信息服务。

五、结语

血站电子化档案管理的先进程度反映出血站综合管理水平的高低，同时也影响着档案的开发利用、科研研究的水平，因此，血站档案的规范化管理对血站的长足发展有着深远的影响，加快青海省血站档案规范化管理迫在眉睫。采供血档案的规范化管理，对于采供血工作机构在涉血医疗纠纷中有着重要的证据意义，在提高采供血工作质量和社会效益、促进采供血工作的可持续发展中起着不可估量的作用。加强采供血档案的规范化管理不仅是时代发展的需要，更是档案管理人员的职责所在。

参考文献：

[1]丰玲莉. 档案管理在采供血工作中的应用[J].实用医技杂志 2007.9

[2]刘晓.浅谈血站业务档案管理的重要性及措施[J].实用医技杂志2007.3

[3]国家档案局.中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则[P]. 2000

企业电子文件档案管理初探 篇4

一、电子文件和电子档案的异同

日常生活中接触到的电子文件常用的有.doc格式和.xls格式, 代替以往的纸质文件。一个文件的最终定稿可能需要在word文件上进行多次修改, 人们往往会保留最后一个最终稿件。对之前的初稿或者修改稿更多的会置于零落的位置, 甚至会被删除。电子文件广义上的理解是一个文档以文件的形式存在于企业的电脑设备上, 或者流传于内部或外部的电子邮箱等网络系统上。电子文件的存在意义主要在于帮助企业维持基本的日常工作, 提高企业的管理和运转速度, 确保信息的有效运转。

电子档案相比电子文件首先在一定程度上多了保密性与机要性的特点。建立电子档案的电子文件排除了电子文件储存的随意性, 在一定的管理原则上将文件以固定的形式储存于网络系统上, 在确保文件的可靠性和真实性后为电子文件建立储存库, 电子档案由此而来。另外一些特别是涉及到人事和财务的电子文件档案管理, 与普通的电子文件存档相比, 特别需要做好文件的加密工作, 电子档案有其便捷的部分, 同时也承担一定的风险。因此, 电子文件档案管理根据其自有的特点与传统文件在管理上有很大不同。

二、企业电子文件档案管理的现状

当下, 随着电子文件的营运, 电子文件档案管理也随着出现。但现前的电子档案管理还存在着很大的缺陷。主要体现在几个方面:首先, 企业电子文件的存在显得尤为随意, 特别是一旦超过电子文件的时效, 文件就会随意的停留在某些计算机的硬盘或者某些职能者的邮箱, 缺少对电子文件进行归类和整理并有序的对其进行归档。从最初稿到最终稿的电子档文件很少会有工作人员对其整理, 并加以区分存档, 档案人员也缺少对这整体文件的归属。大多数企业档案管理员会对最终文件进行存档, 也只是简单的存在移动硬盘等设备, 以简单的文件夹分类进行储存。

其次, 电子文件档案整体缺少有序的逻辑管理系统。很多企业在面对电子文件存档的问题都处于消极的围观态度。因为, 大部分企业在实行无纸化办公的同时, 还伴有纸质文件的辅助。档案管理人员更多的偏重于对纸质文件的归类和存档, 电子文件档案处于边缘化状态。对纸质档案的管理有系统的分类, 而电子文件档案缺乏有序有规模的管理系统。

再者, 电子文件档案的管理和储存在时间上受到一定的制约。电子文件的存档依赖电子设备, 而电子设备的更新太快。特别是电子储存设备, 电子文件格式等在短短十年内就已经将老的设备淘汰掉。十年前的电子硬盘相对现在的电脑来后说, 很多都无法读取, 电子档案文件的保存就受到很大影响。且电子储存设备包括像电脑硬盘, 移动盘等设备都有使用寿限, 且寿限都不太长久, 这也给电子档案的管理带来了一定的影响。

除此外, 企业电子文件档案还有一个致命的问题, 电子设备容易受到病毒入侵, 黑客攻击, 这样在电子档案的保密性上就存在很大的安全隐患。特别是涉及到企业的安全保密文件, 以黑客病毒侵入的企业泄密事件经常发生正反应了电子文件档案管理在这一方面的缺陷。

三、做好企业电子文件档案管理的几点建议

面对企业电子文件档案的现状和所面临的问题, 在管理上有以下几点建议:

1. 培养电子文件档案专业管理人才。

人才是企业管理的核心, 人才也在档案管理的核心。电子文件档案管理人才不仅需要专业的档案管理知识, 同时还需要熟练掌握电子设备及应用知识。电子文件档案管理在系统性上与原始的文本纸质档案有一致性, 但是在实际操作上却是完全不同的两种模式。电子文件的系统开发特别是文件的传输部分包括打字录入, 图片扫描录入等, 但文件的电子格式却有多中, 特别是电子文件一旦入档, 需要以固定的文件格式保存, 即无法无法随意更改的只读文件格式保存等。所以电子档案管理人才的培养是档案管理的关键, 全面型人才的培养是电子档案管理是否完善的前提。

2. 建立和完善电子文件档案保密系统。

电子档案与文本档案都涉及到文件的保密性, 传统的纸质文件的保密系统可以在实际场所设置更高的安保系统。电子档案系统在电子信息网络下, 面临的安保隐患主要来源与网络黑客, 病毒木马等。在信息社会下, 电子防盗系统是维护正常电子秩序的关键, 电子档案系统的安保更需要有绝对的防御安全。

3. 完善电子档案管理系统, 包括录入系统、查询系统以及展出系统。

建立完整的电子录入系统, 特别是对最终的存档文件的保存系统如何区分和定义, 企业的日常工作中涉及到行政、财务人事等各方面的文件信息确定最终版来入档, 在存档时做好归类分配, 为查询系统做好有效依据。电子展出系统是在对可以公开的文件档案做一个电子的展出, 为信息所需人员做展列, 同时也为宣传企业的管理及文化系统做保障。档案展出系统包括有声的音频和无声的图片及文字信息, 必须回避企业的保密信息等。

4. 建立有效的电子文件档案法律法规。

当前电子网络系统的法律法规处于完善阶段, 网络黑客等犯罪活动经常发生, 有效恰当的法律法规是保障电子文件档案的积极因素。特别是在《档案法》中应增添对电子文件档案管理的规则。

企业电子文件涉及到很多商业机密, 秘密性文件档案的存档与管理与商业的竞争关系有很大影响, 所以对电子文件档案法律法规的建立与完善非常关键。

摘要：面对数字化、信息化的全面深入, 企业办公系统和档案系统已然全面接触到电子文件和电子档案。随着无纸化办公的深入实践, 对电子文件与电子档案的储存、分类、管理显得有为紧要和关切。相对纸质文件的档案管理, 本文对电子文件档案管理提出了几点建议。

关键词：电子文件,档案管理,系统

参考文献

[1]兰家友, 李文剑.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].大家, 2014 (3) .

浅谈企业电子档案信息的安全管理 篇5

浅谈企业电子档案信息的安全管理

摘要：本文从分析电子档案信息特点入手,重点讨论了在电子档案信息的全过程管理中如何提高电子档案信息管理人员的安全意识,建立科学规范的管理体系与制度,并采用有效的`技术保障和管理措施来保证电子档案信息的真实性、完整性和可读性,提高电子档案信息的容灾、抗灾能力,做好电子档案信息的安全管理工作.作 者：萧跃    潘玲    路阿丽  作者单位：成都电业局,四川,成都,610021 期 刊：中国科技博览   Journal：ZHONGGUO BAOZHUANG KEJI BOLAN 年，卷(期)：, “”(24) 分类号：X921 关键词：企业    电子档案信息    安全    管理   

 

企业钢铁物流项目与电子商务管理 篇6

【关键词】 企业；钢铁项目；电子商务

电子商务作为网络经济的核心必须以物流管理为基础。电子商务活动中任何一笔交易，都是由四种基本的“流”，即信息流、商流、资金流、物流所组成。物流过程具体包括运输、储存、配送、保管、物流信息管理等各种活动。电子商务通过网络准确及时监控物流的运动。当前制约电子商务发展的主要瓶颈是物流管理滞后，主要表现在物流的支付系統、配送系统和安全系统三个方面。电子商务推动下的物流管理是以物流信息化为基础的，这种新型的物流配送使商品流转较传统方式更加信息化、自动化、现代化和社会化，既减少库存和资金积压，又降低了物流成本，提高了经济效益和社会效益。电子商务为物流企业提供了技术条件和市场环境，为物流功能集成和物流企业实现规模化经营创造了有利的条件。

一、信息化是电子商务条件下钢铁现货物流发展的基础

以信息为导向，以电子商务为手段，开创现代物流管理的新模式是物流管理的重要命题。通过发展信息产业推动电子商务下物流管理的模式创新，合理高效配制物流资源，推动我国信息流、物流、商流合理组合。通过电子商务实现物流管理现代化和信息化，开创新型物流产业。

信息产业发展，推动电子商务下物流新技术发展的关键是：拥有高素质的人才;利用已有的网络优势，建立能同国内和国际物流网相连结的物流配置中心;实现电子商务物流配送专业化管理;物流信息处理现代化管理;建立和强化有关电子商务物流管理的相关法规。物流信息化管理政策和措施如下：

1、运用新的信息技术，建设宽带网域，提升完善信息交换平台，联合构建电子商务平台，实现物流信息化包括商品代码、数据库的建立和运输销售网络电子化管理。

2、建立电子商务物流信息控制中心，实现物流管理的低成本、高效益，提高信息化物流管理水平。控制中心包含以下功能模块：(1 )集中控制功能;(2)运输流程管理功能;(3)车、货高度管理功能;(4)仓储管理功能;(5)统计报表管理功能;(6)财务管理功能; (7)客户管理功能;(8)客户查询功能。

3、要通过现代化信息建立起电子商务物流管理的良好外部环境和条件，实现物流系统，运送方式，装卸、仓储、物流配送一体化，降低物流配送成本和风险，提高物流配送的效益，实现企业零库存、无积压、无等待、全天候24小时，快速有效的物流配置体系。要建立一定的铁路、公路以及仓储物流配置的专门机构，统一接受天津市物流控制中心的领导，实现快速、准确、无差错、高效益传递的物流配置。

二、企业钢铁物流项目在电子商务中的模式创新

通过电子商务最新现代技术实现物流管理信息化。物流信息化表现为物流信息搜集的数据库化和代码化;物流信息处理的电子化和计算机化。因此要用电子商务推广物流管理的四大新技术：条码技术、EDI 技术、GIS技术和GPS技术。以上四大新技术的结合，将在物流供应链上建立一个高新的供应链集成系统。物流信息能在开放供应链中实现物流的及时、准确的配置。

1.电子商务在企业钢铁物流项目上实现“业务流程再造”物流管理模式，通过高新技术产业化实现物流管理现代化，推动企业内部物流管理水平的提高，建立起高新的微观物流配置模式。

2.电子商务在企业外部建立起最佳“企业物流管理代理模式”。根据这一模式建立起现代化的“物流配置中心”，实现地区物流合理配置和提高物流业的经济效益，突破区域的局限性，实现国内物流与国际物流高新配置，建立起有效的宏观物流配置模式。

3、企业钢铁物流项目在电子商务中的模式目前在国内的发展还不平衡，存在南强北弱的态势，一些大型的企业钢铁物流项目刚刚崭露头角，需要在根据发展适时地加入电子商务新模式，建立起高效的技术与管理模式。

三、企业钢铁物流项目市场发展方向和第三方电子商务

1、传统钢材市场的仓储物流服务能力单一，只有基本仓储和营业用房的物业租赁服务能力，没有联合钢厂、流通企业、信贷银行、加工服务和运输服务商等市场参与者的物流、资金流、商流的组织整合能力，不能形成自身的综合竞争能力，经营模式容易被模仿，在新一轮的钢材市场发展和竞争浪潮中渐渐失去优势。现代的企业钢铁物流项目寻求经营和管理创新，把传统的平面式单维的土地经营格局上升到立体的多维的市场经营格局，寻求单位土地面积的最大效益，降低经营和管理成本，同时对市场流通企业提供多维服务，形成持续提升的市场经营能力，打造核心竞争能力。

2、第三方电子商务平台是以互联网、电子商务、网上银行、身份认证等先进思想和技术，与传统钢铁贸易实际相融合的结晶，给钢厂、贸易商、钢铁消费者、仓储加工中心、运输商、结算和信贷银行提供的专业性安全高效的钢铁现货交易平台系统。电子商务系统包含网上信息发布系统、交易基本业务系统、质押授信监管业务系统，仓储加工配送等物流配套系统，共分为交易业务基本流程，网上银行结算流程和质押授信监管业务流程。

3、完善仓储本部管理和流程规范，建立仓储物流管理的信息化体系，夯实钢材市场和仓储企业发展的管理基础。通过建立电子商务系统平台，带动市场各个要素的建设和要素间的整合，形成长远的经营管理创新机制和运作模式。

通过实施以上电子商务与物流管理的新模式，必将推动我国企业钢铁项目和电子商务实现跨越式发展。

（作者单位：哈尔滨轨道交通装备有限责任公司）

信息时代下企业电子档案管理探讨 篇7

关键词：信息时代,企业,电子档案,管理

引言:

随着电子信息技术的发展, 我国企业的档案管理脱离以前文书立卷模式, 开始迎来了档案管理适应现代先进技术的浪潮。很多企业的档案、资料开始结合计算机采用电子管理, 不仅省去传统档案管理的繁琐复杂、工作量大, 而且查找档案资料快捷迅速方便。但是, 信息时代下的企业电子档案管理也存在诸多问题。

1信息时代下企业电子档案管理的优点

1.1 提高了企业档案管理人员的效率

信息时代下, 结合计算机电子技术管理企业的档案具有信息化和电子化, 显著减轻了企业档案管理人员的工作量和繁琐程度, 大大提高了企业档案管理人员的工作效率。传统的文书模式管理企业档案, 工作人员时常为档案检索和立卷归档烦恼。传统的档案管理检索全是人工, 归档立卷也是人工手写方式, 不仅工作量繁琐而且效率低下, 电子档案管理省去了这些麻烦, 管理人员只需输入自己寻找资料的文件名1秒之内便可快速找到, 既快捷又方便而且提高了企业档案管理人员的工作效率。

1.2 有利于遗漏文件的补漏增缺

电子档案采用微机按件的录入档案形式, 可以有效规避传统纸质档案由于文件资料收集不齐拆件重新做的问题, 而且可以随时查漏补缺十分便利。计算机电子技术的引用, 使企业电子档案变得有条不紊给管理者省去大量不必要的工作, 提高了企业档案管理者的业务水平。

1.3 有利于企业档案保密, 提高企业档案管理质量

传统的企业档案是由于条件的限制, 企业档案管理者只能一整卷一整卷的提供信息, 而索取者只是需要其中的一小部分, 但是整卷提供索取者便可看见企业整卷的档案信息, 这泄露了企业的档案信息存在一定档案安全风险。电子档案可以把索取者需要的信息从整卷中抽取出来制作成小件文件, 发送给索取者既便利有安全。传统的企业档案都是由管理者手工完成的, 在立卷和归档整理过程中工作者是根据自己的主观意志完成的, 这样企业的档案主观性比较强烈, 档案无法实现标准化、统一化, 不利于后者的查阅, 严重损害了企业档案的质量。电子档案避免了传统档案的这些问题, 可以有效提高企业档案管理的质量, 而且节约出的时间企业档案管理者可以用在编研和档案的二次信息利用上, 以提高企业档案管理的质量。

2电子档案管理存在的问题

2.1 电子档案管理在企业中普及度低

虽然计算机在国内企业中运用频繁普及度广, 但大多是用在会议办公, 企业部门与部门之间的沟通或者会议通知事物等方面, 在企业档案管理方面运用的很少。即使有些企业运用了电子计算机技术管理档案, 也仅仅限于档案目录管理很少深入应用。

2.2 企业档案管理者缺乏对电子档案管理的重视

很多企业的档案管理人员, 对制作好的文件、图片打印复制完后很少想起电子保存, 对文件、图片多次备份更罕见。时长日久, 企业电脑中的信息不断被删除、覆盖或者修改或者由于电脑的各种故障硬盘信息数据丢失, 这样档案便不完整失去了整理管理的价值。由于企业档案管理者不重视档案管理的电子化, 导致电子档案管理在企业中形同虚设。

2.3 电子档案管理自身存在的问题

企业电子档案的储存方式一般是光盘、磁带等方式, 这些储存方式比较复杂不稳定, 而且光盘、磁带等储存介质发生损坏时很容易造成档案信息丢失、覆盖等现象导致档案不完整失去整理价值。电子档案的安全性也比较低, 大部分企业的电子档案没有标准统一的存放位置导致企业档案存放随意, 加上电子档案的开放性, 使电子档案很容易被窃取、修改或者恶意删除。

3针对企业电子档案管理存在问题提出的对策

3.1领导高度重视电子档案管理, 完善企业档案信息化规范体系

电子档案管理若在企业档案管理中普及, 须企业领导充分认识电子档案的优势, 对其给予高度重视并加快建立完善的企业电子档案信息化规范体系。然后, 在领导的高度重视下提高企业会计档案管理人员的电算化素质, 把企业会计电子档案管理落到实处, 使之名副其实。加快建设企业的电子档案管理, 使企业档案部门的管理数字化、电子化, 使各项管理、技术规范严格, 使电子档案管理普及企业的各个角落。

3.2 提高企业档案管理者的信息素质

企业加强对档案管理者的培训, 使企业档案管理者认识到电子档案管理的优点, 使之接受信息时代下各行各业的信息化, 接受企业电子档案管理模式, 使其高度重视企业电子档案管理。

3.3引进先进电子、数码设备硬件辅助, 建立安全、共享性强的电子档案数据库

加大企业在电子档案管理设备方面的投入, 引进当今社会比较先进的电子、数码设备硬件辅助企业电子档案管理, 建立企业电子档案管理的电子化载体、数据库, 实现企业内部局域网络整合企业内部给类OA、ERP系统的资源, 为企业的电子档案管理创造有利的先进硬件条件, 解决电子档案不稳定、储存复杂等问题。另外, 需建立安全、共享性强的档案电子数据库, 然后给电子数据库加防护墙, 确保企业电子档案的安全性防止企业档案被偷窃或者被黑客攻击。严格审查接触企业电子档案的相关人员, 确保企业电子档案不被泄密。

4结束语

文章阐述了信息时代下, 电子档案管理提高管理者工作效率、有利于档案文件的补漏增缺, 安全提高档案质量三方面的优点, 又阐述了电子档案存在的缺点并提出了相应的解决对策。

参考文献

[1]刘金川.企业电子档案管理的问题与措施[J].工会论坛 (山东省工会管理干部学院学报) , 2009, (5) .

[2]蒋艳霞.企业档案管理与电子信息技术[J].河北农业科技, 2008, (23) .

浅谈企业电子文书档案的管理 篇8

1 电子档案的特点

电子档案,是指将具有保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据、管理权限想档案部门提交的过程,是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。作为现代高新科技的衍生产物之一,电子档案较之传统的纸质档案,有许多新的特点。

电子档案的存储方式多样,可以直接刻录为不可擦写的光盘,也可以打印输出以纸质形式归档;电子档案体积小、容量大、占用存储空间小,对保存场地的面积要求不高,但对环境、防磁性等存储条件要求很高;电子档案可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理,易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递,信息共享不受时间和地域的限制;电子档案需要借助信息化设备予以复现,现代化信息技术含量高,要求管理人员具备较高的专业素质。

2 目前企业电子档案管理的存在的问题

2.1 技术手段跟不上发展需求

目前,普通企业的档案管理部门,很难借助现有的技术手段,对电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性等问题进行鉴定。

2.1.1 原始性问题

原始性是传统档案的主要特征,是其有别于图书、情报、资料、出版物等其他信息的根本特征。传统档案,尤其是纸质档案,由于档案信息与载体的不可分离性,以及档案载体的唯一性,传统档案的原始性极易判断和确认。然而电子文件、电子档案的信息存储载体具有不固定性,可在一定技术条件下被复制、转存甚至迁移,且档案内容的原貌不受任何影响。因此,电子档案就载体而言,不具有唯一性,其原始性认定缺少公认的判定依据。

2.1.2 真实性问题

电子档案的真实性问题,贯穿其生命周期,档案信息的失真率远高于传统档案。在将纸质档案转化为电子档案的过程中,稍有失误就会导致档案元数据的失实;在电子档案的传递过程中,档案内容可被原样复制,也可通过技术手段被篡改后不留痕迹。目前在普通企业的实际工作中,从电子文件的生成到归档,缺少程序化管理系统,难以实现系统间的直接链接,无法确保电子文件的元数据被完整归档;多数电子档案与其相对应的纸质档案之间,没有建立统一的管理方法;储存电子档案选用的光盘等载体不耐久。上述因素都会影响电子档案的完整性、可靠性,从而影响电子档案的真实性。

2.1.3 完整性问题

电子文件易于携带、传递,使得文件经常处于流动的状态,如不能及时收集,可能会导致信息丢失;电子文件存储方式多样,在复制、重置的过程中,容易造成信息缺损;电子文件的背景信息会伴随文件的处理过程而不断累积,且形式多样、存储分散,极难确保电子文件生命周期的完整性。

2.1.4 安全性问题

电子档案涉及范围迅速扩展,数量也急剧增加,电子数据的易更改性为非法操作提供了便利,特别是计算机网络化的快速发展,“黑客”的攻击、用户操作不当导致计算机病毒入侵,以及用户根据利益需求任意取舍甚至篡改信息,都会损害电子档案的保密和安全。

2.2 机制建设跟不上管理需求

目前,关于企业电子文件归档,以及电子档案管理,国家已经出台了若干规章制度和规范性文件,《国有企业电子档案管理办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等,新的档案管理理论、方法和原则不断涌现,却很少有真正落实到实际工作中的。企业的档案管理部门,对电子档案的管理职责、体制建设、电子档案馆(室)的建设等没有进行系统地分析和思考;档案管理人员,对于电子档案的收集、鉴定与整理,以及后续的存储、保管、利用和处置等工作,仍然停留在理论阶段。机制上的落后,阻碍企业信息化发展,加大了企业的档案管理成本。

3 完善企业电子档案管理的对策

3.1 采用有关技术措施

3.1.1 电子签署

在电子文件的形成阶段,采用签署技术,如光笔签名、数字签名等,对文件进行加密,确保信息在存储或传递过程中的安全性、完整性,对信息发送者进行身份认证,防止交易中发生抵赖现象。

3.1.2 身份验证

人员登录电子档案管理系统时,需要对用户进行身份验证,最常见的方法是,给予每一个合法用户一个ID认证,并设定每个用户的操作权限。用户在进入电子档案管理系统后,根据相对应的权限对电子文件和信息进行访问、修改及处理等操作。

3.1.3 防火墙建设

在机构局域网与外网之间设置障碍,防止外网用户对内网信息资源非法访问,且阻止企业的决策、专利等机要信息通过内网非法输出。防火墙会检测所有通过的数据流,只有符合事先制定的网络安全规定的信息才会被允许通过。加强机构局域网防火墙建设,从源头上保护网上电子文件的原始性、真实性和完整性。

3.1.4 防写措施

当前许多软件都采用设置文件“只读”状态的方式,以限定用户对计算机内电子文件的修改。当电子文件被存储于计算机外的介质时,一般采用只读式光盘(CD-ROM),使用者只能读取光盘上的信息而不能追加、修改或擦除;一次写入式光盘(WORM),使用者可追加但不能擦除原来的信息。上述不可逆式存储方式,可有效防止电子文件被修改,保证电子文件的原始性、真实性和完整性。

3.2 建立有效的电子档案管理信息系统

要实现电子文件的档案化管理,就要建立一个有效的电子档案管理信息系统。而衡量一个电子档案管理信息系统的标准,有以下四点。

3.2.1 实用性

要针对本企业档案特色开发,满足电子档案管理需求,根据本企业文件处理流程来进行档案信息系统软件功能的设计。

3.2.2 安全性

一方面是电子文件本身的真实性,其记录的内容是否真实、可靠;另一方面是对电子文件信息的保护和隔离,建立完善的内部控制制度,防止非授权用户的侵入和信息的泄漏。

3.2.3 开放性

采用开放技术、开放结构和开放借口,使系统能与外界信息进行良好的沟通,尤其是能实现与企业其他系统,如OA、EAM等系统的无缝集成,形成完整的企业信息管理系统,充分发挥信息的共享性和可开发性。

3.2.4 先进性

在注重实用性的基础上,系统开发应尽量立足高起点,采用相对成熟的开发理念、工具和技术,并支持电子信息档案管理系统开发技术的后续发展,使其具有发展潜力,便于升级扩建。

3.3 完善电子档案管理机制

组织档案管理人员进行专业化培训,并由档案管理部门制定适合本企业发展需要的电子档案管理制度、各项机制及管理流程。建立独立的电子档案馆(室),妥善保管电子档案的存储载体,并从防磁性、温控等方面打造档案的环境,确保电子档案能得到妥善管理,确保文件信息不散失、不损毁及不失真。规范档子档案的归档流程。电子档案可以在文件办理结束后随时归档,一方面可以避免文件漏归,确保电子文件的归档率和完整率,另一方面可以避免档案的流失和病毒的损坏。由电子文件的形成部门,通过企业内网将文件传送给档案部门,并使用电子签署技术封签认证;由档案管理人员接收登记,按事由或部门原则给电子文件编制一个唯一的档案号,并设置访问限制级别。

4 结语

随着“互联网+”的持续推进,传统管理模式需要转变。电子文件已经占据日常工作文件传递的重要地位,档案管理部门需要转变观念,加快电子档案管理模式的改变,建立有效的电子文件档案管理信息系统,使得档案管理工作紧跟信息时代发展的脚步,更好地为企业的未来发展服务。

摘要：随着当前无纸化办公的推行,电子文件已成为日常信息传递的主要手段之一。对这些不断发展、日益更新的“新型”档案,进行有效的收集、整理和保存,为今后提供快捷、方便的利用服务,是企业文书档案管理中不可或缺的主要工作。

企业电子文档安全管理分析 篇9

随着计算机技术在企业的大规模普及应用,企业的核心机密信息、代表企业知识产权和核心竞争力的研发图纸、设计资料、技术机密、客户资料,以及财务数据、报表等均以电子文档形式存在,如果管理不善,这些电子文档很容易传播和丢失。计算机泄密行为在信息技术发展的同时呈现上升趋势,企业中信息数据的泄露与丢失问题也愈来愈严重,给企业的数据安全带来了很大的威胁。据有关调查显示,企业机密泄露中30%~40%是由电子文件的泄露造成,一个恶意的核心机密泄露事件往往会给企业造成不可估量的损失,严重影响企业的发展。

1 电子文档泄漏的途径

造成企业数据泄露的原因很多,如黑客、木马、病毒等的入侵、员工无意或故意泄密、员工离职拷贝带走数据、存储设备丢失导致泄密、对外信息发布失控、外部恶意窃密等。企业内部电子文档外泄的方式主要有以下几种:

1)拷贝复制:通过软盘、U盘、硬盘、刻录机、光驱、移动硬盘等存储设备泄密;

2)数据共享:文件设成共享,通过网络环境,直接访问和下载;

3)黑客窃密:黑客利用技术手段进入计算机直接窃取各种重要信息;

4)利用互联网,通过邮件、网络通讯工具、FTP等泄密[1];

5)通过计算机端口、红外线、调制解调器、蓝牙等通讯设备泄密。

2 电子文档安全管理措施

据调查,国内企业对电子文挡很少采取保护措施,有保护的不到3%,一些机密的电子文件资料轻易就可以通过U盘、移动硬盘、电子邮件和网络通讯工具等途径泄密。

企业保障内部电子文档安全的方法主要有:

2.1 设置防火墙、入侵检测、防病毒等防护系统

这些系统只能解决来自企业外部的安全威胁,不能解决内部人员通过网络、U盘、移动硬盘把电子文档进行传播的问题。

2.2 采用禁用USB接口,拆除光驱软驱,限制上网等方法来控制文件的外传

这些方法都严重影响工作的方便性,并容易触发员工的抵触情绪。事实证明这种方法的效果并不好,重要的文件依旧会被泄漏出去。

2.3 使用文档加密软件

目前,文档加密产品主要分两大类:一类是采用文档格式转换加密;另一类是自动透明加解密。

1)文档格式转换加密产品可以控制文档的只读、编辑、打印、阅读次数等属性,但是文档的加密与否是由用户自己决定,只能对文档的传播途径进行防范,在技术和应用方面存在一定的局限。[2]

2)自动透明加解密产品则利用动态加解密技术,采取智能化思想和灵活的安全策略对文档生成和传播的整个过程进行保护,在不改变用户使用习惯和原文件格式的前提下实现文档的安全共享,能有效防止用户通过电子邮件、移动设备、复制、剪切、拖拽,打印、截屏等途径泄密重要数据,是市场发展的主流。采用这种产品,在正常使用时,计算机内存中的文件是以明文形式存放的,但硬盘上保存的数据却是加密状态,如果没有合法的身份、访问权限和正确的安全通道,所有重要的文件都是以密文状态保存。对于非法得到的未经解密的文档,打开后也只是乱码文件,确保了数据无论何时、何地、何种状态下都处于安全状态,做到“事前防御、事中控制、事后追溯”。这种产品能保证数据的机密性,同时又能在企业内部实现数据共享和交换。

以上各种安全措施各有利弊,相对来说,自动透明加解密产品较好。企业应根据自身的实际情况采取相应的安全措施,有条件的话,可采取多种措施相结合的办法,这样才能更好地保证企业电子文档的安全。

3 加密软件的实施

目前,越来越多的企业在了解了加密软件的应用价值后也准备在企业内部进行部署。加密软件的实施涉及面广,既要考虑安全性,又要考虑方便性,影响因素很多,下面就加密软件实施的要点做一些分析。

3.1 选择合适的加密软件厂商

目前,加密软件市场是种类繁多,给企业选择造成一定的难度。由于数据安全产品直接涉及到日常办公和核心数据的安全,在选择时需要特别谨慎,应当从数据安全厂商的研发实力,软件的功能性、安全性、稳定性、兼容性和易用性等方面综合考虑。企业应仔细甄别,千万不要选产品不可靠,没有研发实力,无售后保障的产品。

1)要有资质,“涉密信息系统产品检测证书”、“商用密码产品销售许可证”、“计算机信息系统安全专用产品销售许可证”和“软件产品登记证书”等资质证书是必须要有的。

2)要测试产品的性能。可以搭建环境测试软件的安全性和稳定性,测试加密软件与企业用到的管理软件(如OA、杀毒等软件等)和应用软件(如各种CAD软件)的兼容情况,测试软件的各种功能(如加解密功能、外发管理、U盘管理、复制、截屏等),观察有无蓝屏和死机现象,有无打不开和破坏文件的情况。

3)软件操作要简单,容易上手。软件要容易操作,人机对话环境要好。软件操作简单不等于软件简单,软件要求有比较强大的功能的。

4)要了解加密软件厂商有无本地用户,有无同行业的用户,有条件的话可以去这些案例企业了解软件的应用状况。

3.2 加密范围要适度

企业在确定加密文件类型的时候一定要注意:只有企业重要的、核心的资料及文档才需要加密。加密文件类型不宜过多,过多容易造成工作不便,影响工作效率,甚至有可能影响到计算机的正常运行。

3.3 领导重视

领导重视并支持也是加密软件成功实施的重要因素。企业领导层对加密软件要有正确的认识。需要管控的企业核心电子文档在企业内部交流不受影响,外发就需要领导层进行授权或审批,未经解密的管控文档在企业外部是无法使用的,有效地保护了企业内部核心重要文档的安全。这样就会影响到一些人的利益,从而阻挠加密软件的实施,这时就需要领导的大力支持,否则加密软件很难顺利实施。领导自身也应严格执行企业电子文档安全管理的相关规定,给员工做好表率。

3.4 员工的引导和培训

做好对员工的引导和培训,让企业员工要理解加密软件的意义。由于加密软件的管控,未经解密的文件脱离企业加密环境无法使用,正常的对外交流会增加一个审批的流程,改变了员工原有的工作方式。而要适应新的工作方式需要一个过程,因此员工很容易产生抵触情绪,影响工作。这就需要企业在内部加强信息安全管理的宣传培训,强调个人利益要服从企业整体利益。

3.5 建立健全数据安全管理制度

企业只有建立健全科学完善的数据安全管理制度以及运行操作规程,采取真正有效的数据安全防护技术,才能在激烈的信息竞争中占据一席之地。企业内部电子文档安全管理要立足于终端,从源头抓起,才能从根本上解决电子文档的安全问题,真正有效地满足企业安全管理的迫切需求。没有科学合理的管理手段,加密软件的实施很难取得成功。

4 结语

在全球信息化浪潮不断推进的今天,企业采取必要的措施对核心数据进行保护,为企业的核心竞争力保驾护航,是刻不容缓。采用加密软件就是其中一项有力的措施。实施加密软件是一项系统工程,涉及到的内容很广,影响的因素也很多,涉及到电脑、网络、文档资料、工作流程、管理制度等多个方面,需要企业从实际需求出发,以企业自身条件为基础,循序渐进,才能取得较好的效果。

参考文献

[1]蒋克美.企业电子文档安全解决方案[J].经济视野,2012(7).

企业电子文件管理平台架构研究 篇10

1.1 电子文件的概述

根据新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中,电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

1.2 电子文件的特征

电子文件的具有以下两个基本特征:

第一,电子文件是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别,也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息,每一个0或1叫做1个比特,需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中,并可通过通信网络进行传输。

第二,电子文件是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别,也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说,电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,它是具有文件特征的数字信息,又是以数字信息为特征的文件。

1.3 企业电子文件管理的现状分析

近年来,电子文件对企业和员工来说都是很重要的资产。大量的非结构化内容,其中包括文档、电子邮件、视频、即时消息、网页以及其他内容的电子文件存放在不同的物理位置。当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时,却发现很难找到所需,集中管理如此盘杂的文档势必非常困难。在企业管理中,机密文件很难得到有效的保护,各部门间难以协同办公,重新开发利用知识资源十分困难。由文件管理引发的这些情况屡见不鲜,这种情很大程度上延误了工作的进度,文件管理俨然成了阻碍企业发展的绊脚石。归纳问题如下:

1)电子文件管理建设缺少统一规划,大量应归档信息未能纳入归档范围。

2)文件一体化程度较低。

3)电子文件利用不够充分。

2 平台架构设计原则

电子文件管理平台平台作为企业级的应用平台,应遵循系统设计的一般原则:

1)先进性:建立先进的体系结构及应用设计,如面向对象的分析和设计、组件化技术、可视化工作流机制等;采用先进的测试手段,保证系统的优化,专门的测试工具。

实用性:提供较好的用户操作界面、中文支持;产品具有较高的稳定性及效率性。

高可用性:利用多种手段(内、外防火墙、入侵检测、安全认证、基于角色的授权等等)加强对资源的有效保护。

2)开放性:整体结构具有很好的模块化设计,模块之间有明确的接口,平台之间有明确的规范;在应用设计上注重开放性设计,组件之间可配置性要好。

3)可伸缩性:当用户增长时,系统压力会增大,可以动态扩展服务器的多个层面,包括Web服务器、应用服务器的均衡负载。

3 设计目标

企业电子文件管理平台的要建成一个知识存储与供给的中心。平台设计必须充分考虑信息传递,信息共享的快速方便,并结合客户需求与习惯,使信息或者知识的获取过程更加智能化。

4 构建方法

企业电子文件存在着大量的非结构化内容,其中包括文档、电子邮件、视频、即时消息、网页以及其他内容。妨碍组织正确使用这些宝贵资源来更好地共享知识、加强客户沟通以及提高流程效率。选取Microsoft公司的企业内容管理MOSS产品是管理这些文档的有效手段,可以帮助企业克服这些困难。MOSS平台的文件管理功能可以帮助组织将多个文件共享和个人驱动器中的各种内容合并成一个统一分类、集中管理的存储库。另外,集成的搜索功能可以帮助用户查找和共享此信息。同时,也可以防止未经授权就访问此集中管理的存储库中的内容。

4.1 功能概述

结合MOSS平台构建电子文件管理平台主要的的用户功能包括文件查询、工作助理、收集整理、文件保管、系统管理等功能。其中:

1)文件查询。提供两种查询方式,普通查询和高级查询。普通查询提供类似于百度、Google的统一文件查询界面,允许全公司范围内员工进行查询使用,根据用户权限的不同会显示不同的搜索结果。高级查询供员工对文件的类型、属性等内容进行高级查询,提供查询的准确率。

2)工作助理。所有系统内用户的统一工作界面,包括待办工作和已办工作的查看,根据待办工作链接直接进入相关工作处理流内;系统内的通知、公告、消息等;个人操作历史日志的查询;个人信息的维护和查看,包括当前拥有的权限,手机电话号码等。

3)收集整理。文件收集与整理环节的相关功能。包括归档部门使用的文件属性和预归档,档案部门使用文件移交清单、二维码、目录等的打印等。

4)文件保管。日常文件管理相关功能。文件移交功能,包括文件移交、文件接收;文件鉴定功能,包括文件鉴定提醒、鉴定流程和文件销毁等操作;档案维护,包括已入库文件的浏览、查询、维护。

5)文件统计。包括了企业要求的固定报表查看、本单位编制的固定报表查看、用户单位自定义的统计报表查看和统计报表数据上报等功能。

4.2 应用架构策略

根据上述功能概述,企业文件管理系统应用组成如图1所示。

说明:

1)前端展现:包括两种形式,大部分的用户,包括领导、普通员工和文件管理人员都是通过浏览器访问应用站点来获取相关的业务功能,包括文件的归档、保管和利用等业务,文件的查询、搜索和借阅和其它协作功能,如文档协作、交流讨论及信息发布等。

2)业务组件:提供给前端站点调用,完成文件的实际业务,包括归档、保管和利用等业务组件;包括对内容管理相关功能包装的业务组件,完成记录管理、版本管理等业务。档案的业务功能是在此基础上封装出来的;包括交流协作的相关功能组件,提供业务人员的协作办公平台。

3)系统管理:系统后台的一些管理模块,包括基础管理、系统审计、应用管理和权限管理等。

4)服务引擎:一组不局限于文件管理系统,可以在多系统中共享或者重用的服务,包括搜索服务、工作流引擎、报表服务和表单引擎。

5)数据存储:负责相关业务数据、配置信息的统一存储,主要包括结构化数据和电子文件两部分内容。

6)基础架构:指在电子管理系统中使用,由底层操作系统或专用硬件实现的相应功能,包括文件系统、统一存储、网络监控和负载均衡。

4.3 硬件部署策略

为了将文件进行统一、有效的管理,硬件部署时将分布在各系统的电子文件服务器进行统一集中管理,以Moss平台为平台架构将核心,将邮件、文档、视频等电子档案存储在Moss环境中。如图2所示。

4.4 软件部署策略

电子文件管理平台软件架构既可包括产品级软件,也包括为系统定制开发的独立软件。

系统内所包括的软件和其所承担的职责如下:

1)定制开发的Web站点:所有通过浏览器使用文件管理系统的单一承载站点,所有页面均基于ASP.net自行开发。主要功能为接受用户的数据和请求,并将数据和请求传递给各类业务组件进行处理;将系统内的数据显示在页面中供用户查看使用。

2)定制开发的各类组件:包括工作流组件、数据交换组件、数据同步组件、各类业务组件等。主要功能为接受前台界面传递回的数据和请求,对其进行处理,控制系统内部的数据流转、转换、存储等操作。本部分为系统的核心功能。

3)Microsoft Office SharePoint Server 2007(MOSS):主要用来存储系统内所有电子文件元数据和可搜索的电子文件实体,并将这些数据按照MOSS记录管理的要求进行组织,通过MOSS内置的搜索引擎(与Microsoft Search Server相同)定期对MOSS内存储的电子文件元数据和电子文件内容进行全文索引,并通过查询服务提供档案全文查询应用。

4)SQL Server 2008:主要用于存储档案管理系统定制开发的数据库、MOSS数据库和MOSS配置数据库、RMS配置数据库等。MOSS数据库内存储了系统内所有电子文件元数据和可搜索的电子文件实体。

5)SilverLight:用于提高用户体验,以更丰富的更接近于本地桌面程序的方式将系统功能在浏览器内提供给用户使用,如图形化的工作流配置等。

5 结束语

本文提出的电子文件管理平台的构建研究方法,只是以MOSS平台为基础的架构方法。根据企业现阶段电子文档管理的现状,结合MOSS平台的软件特点,实现了文件的收集、整理、保管、查询、统计等功能,来真正的帮助用户将无序的文件进行有序的管理,从而提高了用户的工作效率,及电子文件的利用率。

参考文献

[1]章燕华.电子文件管理规范体系框架研究[J].档案学通讯,2010(5).

[2]彭红.浅谈电子文件的管理[J].治黄科技信息,2010(3).

[3]凌晓路,陶贵生,曹珍.浅谈电子文件管理的弊端及解决办法[J].技术监督教育学刊,2005(2).

[4]刘舜全.网络时代电子文件的管理及现代化档案工作的策略[J].科技档案,2001(3).

[5]胡杰,张照余.电子文件利用新模式——电子文件中心[J].档案与建设,2005(12).

汽车电子企业精敏集成供应链管理 篇11

【关键词】汽车电子；精益敏捷供应链；供应链管理；项目管理

汽车行业与电子信息产业高度联合，形成了一个新型的产业——汽车电子产业，随着电子信息产业相关技术的不断发展，导致电子产品在汽车行业中的应用不断增多。而由于汽车电子产品个性化和差异化的特点，使得制造商走向多品种、小批量生产方式发展。且产品寿命周期越来越短、产品品种数飞速膨胀，这需要企业做出快速响应，为适应这样的变化，汽车电子企业供应链管理急需向精敏集成供应链管理转型。

一、精益敏捷供应链管理的概念

精益供应链的概念最早起源于日本丰田公司，当时被称之为JIT（准时化生产），JIT实施关键在于减除生产过程中冗余的环节，杜绝各种浪费的出现，之后在1996年Daniel T. Jones和James P.Womac发展了JIT理论，提出了精益企业的概念，所谓精益企业就是指在商业活动中消除各种形式的浪费，1999Naylor正式提出了精益供应链管理的概念，这一时期，精益思想始终围绕消除浪费、降低成本展开。敏捷供应链本质是融合多种现今技术于一体，为实现复杂多变的环境而形成的全新的供应链管理模式，不仅需要实现技术的集成，也要实现管理、组织架构、高素质人员的系统化集成，从而实现对市场需求变动的快速响应，并获得长期的经济利益，精益供应链与敏捷供应链特征之比较可见表1。

二、汽车电子企业供应链管理现状

1）汽车电子企业供应链管理模式与特点

考虑到汽车研发制造的特殊性及复杂性，汽车产业与汽车供应链也有较为显现的特征，如下图1所示，是较为典型的汽车供应链。

目前，自主车企与汽车电子产品供应商之间的合作模式主要是选择模式及开发模型，模型的选择是以及客户对产品的价格、配置、质量的要求，对产品进行设计，之后选择供应商，在设计图纸冻结后，由供应商按照图纸进行生产；而开发模型则是将客户的要求准确的传递到供应商之中，更好的实现与供应商的协同开发，目前第一种模式为主导类型，随着客户需求个性化、多样化发展，第二种模式成为了发展趋势（如图2所示）。

随着汽车行业的发展，竞争激烈程度也会不断的上升，客户需求的变化及信息技术与汽车行业的深度合作，使得当前的汽车零部件采购具有以下几点特征。第一，需要供应链快速响应；第二，供应过程中反馈更加快速；第三，竞争优势获取的关键在于成本；第四，生产供应方式走向模块化；第五，采购向低成本国家转移；第六，采购全球化趋势明显。

2）YFVIC供应链管理现状分析

（1）内部供应链管理分散

从形式上来开，企业的各个运营环节是相互独立的、分散的，因此无论是物资还是信息，在流通的过程中都是不通畅的，特别出现在交接环节。企業仍旧坚持依靠卖方市场的支持，在管理上采用集中管理模式，通过扩大规模，实现效益的增长。这样集中化的管理模式，难以对市场的变动做出快速的反应，难以满足市场上日益增多的个性需求。

（2）与合作企业间的关系不协调

该公司同其合作企业之间并未形成真正的战略合作，彼此沟通较少，很多时候还是企业之间的集成，没有整体的协作，所构成的供应链缺乏灵活，运转不便，成本很高，一旦某一环节产生问题，供应链就会崩溃。

（3）生产计划的安排不合理

企业制定生产计划的依据往年订单数量与整车企业预测生产数据。但是这些数据的采集都是具有时效性的，从数据到计划，直至最后安排生产，必然容易会产生长鞭效应。

（4）“以客户为导向”的经营模式尚未形成

该公司所生产产品的最终发交期量是依据市场部的客户订单来确定的。而对于生产产品的运输则是依据市场部同客户的供货合同确定，是一种取货制，尚未形成以客户为导向的模式。

（5）供应信息不流畅

上下游企业不能交流共享信息，导致众多企业遭受不确定因素干扰，例如无法明确客户订单的时间数量，无法明确供货商的供货时间以及货物交付数量，无法明确产品的品质以及物流时间和现状。

（6）突发事件处理机制未建立

长鞭效应始终干扰供应链的正常运转，而为了更好地处理各类突发事件，供应链中的企业其订单多变，如此会导致生产中的成本上升，导致不必要的资源的浪费，也会导致库存的压力不断的上升。

（7）产品信息不完善

供应链中的企业尽管可以凭借告诉、低价实现所规定的流程，可是无法确保各个企业所做的流程能够高效的联系在一起，导致整体的产品信息依旧无法完整健全。

三、YFVIC汽车供应链管理问题原因分析

企业供应链管理问题的主要因素有下列五块：

（1）提前采购期限和大量采购具有不同的地方。比如，上家企业的采购单不具备较强的稳定性，会出现淡旺季，也许很久才会得到大单或是根本无单，长期这样循环运转自然会导致时滞问题，也就是供应链里的上下游企业在订货和收货之间有着时间上的差距，这样的话生产商的订单具体信息便得不到及时修正，这一环节中的厂商在对存货量进行预测时都会把提前期纳入计算，而提前期增加则代表厂商库存以及采购点会受到较小的改变却发生重大的变化，从而上家厂商则无法得到及时准确的信息。

（2）价值、供求分配和供求步骤多方面等问题。供货商的打折可能会导致分销商以及个人不依照实际情况而大肆订货，出现需求被人为放大的情况，无法反应有效的需求变动。所谓短缺博弈会引发错误预测，譬如上游企业预测供货会出现短缺，随之而来的是有意虚报订货量而争取更多配额，一旦短缺状态结束，其自然就会回到过去正常订货量，而企业间因为信息彼此不能共享，仅可以按照自身过去需求变动记录对市场进行预测，这样来讲，供应链越是多层次、越是长，公司对市场的应对就相对变慢，供应链的操作效益同时持续减少，需求信息扭曲越明显。

（3）内在体制出现争执摩擦。对于后勤部门来说，库存越多，相关资料的使用也就越快，那么自己的业绩越多，对于自己而言利益越大。反之，库存经理是存货量越少，成本支出越少，其所浪费的企业资源越少，自己的绩效也就越高。这样的情况必然会导致维修部同库存经理存在矛盾，久而久之必然会引发冲突。

（4）信息系统不够健全。因为企业通常仅从成本方面分析建立资讯体系，很容易无法准确的了解公司的实际状况，因此会让资讯体系的工作效益大打折扣、流动性欠佳，法满足企业的真正需求，更加难以同别的企业产生信息交流。

（5）没有彼此合作的信任。因为供应链中的各个组成部分都是理性经济人，所以自然会追求自身利益的最大化，乃至会隐瞒事实或是损害别人利益，部分企业为获取客户的订单有意夸大企业信息，损害了自身的信誉。

四、YFVIC精益敏捷供应链管理的优化

1）由对立走向合作，转换现有的公司和供应链上其他公司相互间的关联，进而转变目前利用市场机制实现物流的现状，在供应链中构建长久的战略合作，减少彼此的矛盾，减少物流里的不必要的资源浪费，最终构建双赢机制。

2）改功能集成为流程整合，消除部门彼此的界限以及部门同别的供应链成员的界限，从而形成供应链中各个组成部分物流业务流程的集成。

3）提倡信息共享，应该创设效率较高的资讯互动机制，降低资源共享的屏障，保障供应链县官缓解能够充分得到最实用的市场所需求的资讯、消息，提高物流速度和服务能力。

4）转向客户关系管理，重视迎合客戶、妥善处理买卖关系，完善的了解客户的消费初衷。在完善买卖关系的基础上的供应链物流经营，让物流需求推出了细致的服务，解决买方的相关要求。

5）促进物流虚拟集成化，公司只用借助电子科技创设与生产商、销售方以及卖家之间的虚拟汇总，实现供应链物流各个环节的相关联系，并且借助第三方物流让企业从物流中解放出来，将更多的资源投入到主营业务里面。

6）引入并整合第三方物流，了可以将自身的更多资源放在企业生产上，而降物流服务交给专门的物流服务企业来承办，用第三方物流所需要的东西来代替功能型物流，重新组合汽车电子产品配送业务，同世界上成功的第三方物流企业合作。

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企业电子档案管理 篇12

一、企业电子档案凭证价值概述

信息时代之前, 档案多以纸张作为载体, 原始性的各方面要素充分体现。随着信息化时代的到来, 档案载体更为多元, 基于原始性的凭证价值受到质疑。部分学者认为, 企业电子档案是由原始档案转化而成, 二次生成过程中, 丧失原始属性, 不再具备“原件”意义。因此, 凭证价值也值得商榷。另一部分学者认为, 档案基本属性的原始性, 是指档案内容的原始性、记录性, 而非档案保存载体。拥有凭证价值的只是其中的信息内容, 内容而非形式才是引为证据的实质, 只不过信息内容的原始性需要借助信息形式的原始性获得。这从根本上改变了档案原件的内涵外延, 使得企业电子档案的凭证价值具有理论依据。对于以上观点, 笔者认为, 一是随着互联网及信息技术的快速发展, 档案电子化已经成为必然。理论研究需适应社会现实发展需要, 如果仍拘泥于档案纸质载体概念必然会阻碍人们对电子档案凭证价值的深入认识和探讨, 企业电子档案作为实现“社会记忆”的功能将会弱化。二是只要文件一形成, “由于原始凭单或凭据拥有充分的凭证信息 (往往是指原始的结构信息和背景信息) , 在这样的凭证信息支撑下足以证明这些凭单或凭据的真实可靠, 因而它们便能呈现出不可替代的法律意义上的凭证价值。”即电子档案与传统档案一样具有了凭证价值。三是企业电子档案凭证价值的认定对于企业档案管理以及电子档案理论研究都将大有裨益。

二、凭证价值视角下, 企业电子档案管理面临的问题

(一) 企业电子档案自身特点衍生出的困境。

尽管电子档案的凭借价值获得了学术界的认可。但由于企业电子档案自身特点, 要想真正实现凭借价值还面临诸多困境。一是储存介质的可更改性。电子技术最大便利为随时性, 这其中包括随时随地的可重复擦写更改。企业电子档案系统很容易受到攻击, 对内容原始性可进行不留痕迹的篡改、破坏, 使其对其文本内容的原生性存有疑虑。二是生存环境的不确定性。企业电子档案处于存档保存或客户需要, 常需要以不同的字体、字号输出或是不同储存格式的转变, 每一次载体形式的转变实际上都是对档案的再处理过程, 其档案背景信息逐渐模糊, 一旦失去背景信息, 文件的内容即便仍有意义, 但也不再具有凭证价值。

(二) 企业自动化办公环境下, 电子档案凭借价值面临的问题。

办公自动化将企业各部门高度整合成一个有机体, 有效地提升了企业办公效率。同为信息时代的产物, 办公自动化和电子档案所利用的载体具有共融性, 但办公自动化搭建的管理应用体系又对电子档案凭借价值产生不可忽视的影响。一是传递前身原始属性的质疑性。目前, 我国企业的办公自动化水平还比较低, 主要是建立于计算机及互联网基础性推广应用上, 企业各部门凭借内部自动化办公网络将档案数据信息向档案部门传递。企业档案种类繁多, 且部分涉及企业重要数据和商业数据, 办公自动化使企业各类数据相互流动, 并进入不同主体手中, 数据信息经过几道程序的筛选、甄别, 致使档案数据传递前身的基础属性存在疑虑。二是高度自动化带来的挑战。企业自动化程度越高, 档案管理存在的不安全因素就越多。办公自动化系统基于网络的系统, 使得病毒直接嵌入服务终端, 实现对原始档案的破坏。基于此, 即使能够确定档案为电子文件的原始载体, 也无法确认文件的真实性, 凭证价值随之消失。

三、凭证价值视角下, 优化企业科学电子档案管理建议

一是设定企业电子档案权限, 规范工作程序流程。数字化档案权限划分的基础是对用户角色的划分, 即构建起用户、角色、权限三级体系。每一个用户都有一个或几个角色, 每个角色又对应固定权限。目前, 我国企业多采用部分加等级的权限控制方式, 即“每角色均具备部门和等级两个属性, 每一角色只能对自己所属部门的不高于自己等级所对应层级的档案进行管理和使用。”此外, 建立适合企业工作发展的企业电子档案管理工作标准规范, 使文件管理、收集编撰、档案管理、开发利用、信息服务等各个环节在安全控制和标准规范之上, 有效运转, 整体提升企业电子档案管理水平。

二是尝试使用统一的数据格式标准软件。统一的数据格式可准确反映电子档案信息内容的原始性、真实性, 有效减少载体形式, 使其背景信息清晰可见。例如可以搭建企业电子档案管理系统, 对档案管理、人库管理、流动管理、租赁管理、设备点检、维修管理等部分, 设定全动态追踪管理, 有效把控企业档案信息数据全流程。

摘要：本文从电子档案具有凭证价值的理论出发, 从观念、档案学理论、技术等几个方面探讨企业电子档案的凭证价值, 并以此为依据探索优化企业电子档案管理内容、流程、安全保障等方面内容, 以期建立有效的企业电子档案管理体系, 实现企业电子档案效用的最大化。

关键词：凭证价值,企业电子档案管理,流程,安全保障

参考文献

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[3]陶水龙, 基于流程管理的电子档案安全策略的探讨[J].北京档案, 2012 (1) .