探求电子档案企业管理意义论文

探求电子档案企业管理意义论文（精选8篇）

探求电子档案企业管理意义论文 篇1

农业机械及其驾驶(操作)人员的技术档案管理是农机安全监理工作的重要组成部分，是农机安全监理机构对农业机械及其驾驶(操作)人员实施科学管理、正确决策的基础。随着我市农业机械化事业的蓬勃发展，按照落实“科学发展观”和“科技兴安”工作的总体要求，不断提高对农业机械及其驾驶（操作）人员技术档案管理的标准化、规范化水平，实施农业机械电

子档案管理系统的开发与应用，已是农业机械档案管理工作的必然要求。

一、建立农机电子档案管理系统的意义

农业机械电子档案管理系统的开发与应用，对全面开展农业机械档案资料的整理、保管和利用工作，为农机安全生产监督管理提供科学、标准、规范的服务，具有十分重要的现实意义。

（一）档案管理信息化是现代社会发展的需要。

档案是信息社会的宝贵资源，档案信息化是现代社会行政事务管理水平的体现。随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子档案在国内外已普遍应用，档案资料的数字化、信息化管理和计算机检索、查询、利用，是电子档案管理的重要组成部分。

（二）档案管理信息化是实现资源整合、充分利用的需要。

传统的档案管理模式中，档案资料作为信息实体被单独保存着，各个档案信息资源都是相互独立的，不利于分析、使用。建立农业机械和驾驶（操作）人员信息库，通过电子档案数据中心把档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，充分发挥电子档案数据中心在信息管理、信息利用方面的重要作用，将电子文件信息的价值最大化。

（三）档案管理信息化是开展实际工作的需要。

纸质档案具有原始记录优势和相应的法律效用，是建立电子档案的信息基础；电子档案具有传输便利、处理迅速的优势，是建立电子档案的现实要求。在现行档案管理工作中，纸质档案与电子档案两者只有对比、结合起来，相互补充，才能更好地完成电子档案管理thldl.org.cn工作。

二、北京市农机电子档案管理系统现状

截止年底，北京市农业机械保有量已达437478台(套)，总动力达到300万千瓦以上。多年来，农机安全监理机构在农业机械的档案管理上做了大量的工作，积累了丰富的资源。集中管理了全市拖拉机、联合收割机及驾驶（操作）人员各类档案原始材料。

目前，市总站已建设了专门的档案室及管理设备，收集保管了4类农机档案，计158634份。其中：联合收割机档案750份；联合机驾驶员档案940份。拖拉机档案74486份；拖拉机驾驶员档案82458份。建立了农机牌证管理系统，拖拉机、联合收割机及其驾驶(操作)员牌证业务已经实现了网上办理。今年市总站升级了农业机械监理管理系统，目前，各区县的农机监理机构已能部分实现网络办理业务的功能，大大提高了业务办理效率和准确性。

三、农机档案管理存在的问题

在农机档案的管理和利用方面，还存在一些问题，与上级部门的要求和农机化发展的形势有着很大差距，如不尽快解决，会给我市都市型现代农业建设带来不利影响，也为农业安全生产留下隐患。档案管理工作原始落后。目前我市的档案管理工作还处在手工整理、人工查询、逐条统计的阶段。档案整理工作十分繁琐，重复劳动多，劳动强度大。现有档案未能充分利用。由于档案管理手段落后，现存档案无法整合利用。目前我们不能利用现有数据对全市拖拉机和联合收割机的技术状况进行实时监控，也未实现实时查询和全面的统计，因此也就不能为农机安全监理工作的发展提供科学、必要的数据支持。档案类别需要补充完善。农业机械是指用于农业生产及其产品初加工等相关农事活动的机械、设备。

探求电子档案企业管理意义论文 篇2

1 档案管理的目的和功能

“档案是历史的原始记录, 或者说原始的历史记录。这是档案的本质属性”。档案管理的根本目的, 除了不使其散失并安全保存外, 主要是为了开发与利用档案, 因此能否很好地开发与利用档案是衡量档案管理成功的重要内容之一。

2 煤矿企业档案管理的特点

2.1 信息的广泛性

煤矿档案包括科技档案、文书档案、财务档案等。科技档案包括矿建、采煤、掘进、机电、运输、通风、地质等档案。信息量巨大是其特点之一。

2.2 使用的频繁性

煤矿档案使用频繁, 特别是科技档案的使用, 几乎每时每刻都和一线生产紧密联系, 例如煤矿作业规程、安全技术措施、机电设备档案等, 其使用频繁性远远大于其他行业。

3 电子档案的最新发展和应用

电子档案这一概念出现于近10年。所谓电子档案就是电子文件的档案管理。美国联邦管理法规对其解释为“包括数字的、图形的及文本的信息, 可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上, 并且符合文件的定义。”

1996年12月, 国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议。1996年9月成立了电子文件管理、归档研究领导小组。1998年1月9日, 王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出:要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》 (试行稿) 的基础上, 在35个企事业单位进行试点, 为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日—13日, 国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。可见, 有关电子档案及其管理问题的研究与应用正在广泛开展。

4 电子档案与传统纸张档案的优缺点

4.1 电子档案的优缺点

电子档案的优点在于:存在形式一般为磁盘 (硬盘) 及光盘等有形介质, 存取方便, 占用空间小, 存储容量大, 便以携带和传输, 可和计算机直接连接, 可通过网络进行远程传输, 复制方便, 便于检索和查阅。

其缺点是保存时间短 (与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要短得多, 一般仅为5-15年) , 保密性差, 保存条件高 (需防磁、防尘、防高温、防物理和化学损伤等) , 阅读不方便。

4.2 传统纸张档案的优缺点

传统纸张档案的优点在于:保存时间长, 保密性好, 占用空间大, 阅读方便。

其缺点是占用空间大, 存储容量小, 不便以携带和传输, 复制困难, 保存条件高 (需防虫、防水、防高温、防物理和化学损伤等) 。

5 电子档案在煤矿企业科技档案管理中的现实意义

从以上分析和比较可以看出, 电子档案具有比传统纸张档案更多的优点。特别是结合煤矿企业档案管理的特点, 在档案的应用方面, 电子档案更具互补的优点, 便于携带, 可直接通过网络进行远程传输, 复制方便, 便于检索和查阅。具体在实践中有以下的意义:

1) 煤矿企业应当结合档案管理的最新发展, 建立电子档案系统, 实行电子档案和传统纸张档案双档案系统。传统纸张档案以完成档案管理“不使其散失和安全保存”的目的为主, 电子档案以完成“开发与利用”的目的为主。双档案系统不仅有利于传统纸张档案的安全保存, 更有利于档案的开发与利用。

2) 电子档案系统应配备专门的计算机和存储器 (硬盘、光盘) 、扫描仪、照相机、打印机等。还应配备专门电子档案室, 由专人负责管理和维护。计算机用以对电子档案的管理, 存储器 (硬盘、光盘) 用于电子档案的存储, 扫描仪、照相机用于传统纸张档案和电子档案的转换。

3) 可以把科技档案 (包括规程、措施、图纸等) 和文件等全部数字化存档。通过计算机和专门的管理软件分类管理。应用和查阅一般以电子文档的形式给出。存储格式以Word、CAD等通用格式为主, 便于查阅。

4) 利用或建立煤矿企业局域网系统, 使所有的电子档案可以通过网络查询。各生产队组的技术员可以随时通过电脑终端查阅电子档案室的授权文件。

5) 为加强保密管理, 可以设立权限, 利用密钥来管理。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问, 有些系统需要对用户进行身份验证, 如有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成, 只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时, 首先输入自己的通行字, 计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问。如果验证不合格, 该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。

6) 为了建立完善的电子档案系统和有效的服务系统, 需要加强人才的专门培养。档案信息电子化要求管理人员具备较高的知识层次和先进技术水平, 而不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代化高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才更为稀缺。大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象, 以至于现代化设备不能充分发挥作用。

7) 可实现办公自动化、无纸化, 使档案的生成方式发生很大变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程, 可在计算机和通讯线路中进行。这样档案的前身以机读文件为主要形态, 档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多以磁盘为载体的机读形式。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。

8) 可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高利用率。目前, 大多数基层档案室对计算机的应用单一, 开发功能简单, 有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存。利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费, 使现代化设备不能尽其用。

9) 档案信息电子化, 信息成果可多份拷贝, 将拷贝成果送到领导及各个部门, 可扩大社会影响, 拓宽服务范围, 档案部门的地位自然也会得到提高。

10) 煤矿企业档案信息电子化可使档案信息顺利与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段, 但煤矿档案事业要注意这方面发展动向, 超前拿出对策, 使档案工作适应这一客观形势的变化和要求, 更好地为生产一线服务。

摘要：电子档案是档案管理发展的最新趋势。本文结合煤矿企业档案管理的特点, 探讨了电子档案在煤矿企业档案管理中的意义。

浅谈加强电子档案的管理意义 篇3

【关键词】电子档案；电子档案管理途径；意义

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，由于电网建设投资大，项目不断增多，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上。目前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

目前工程档案管理信息化已融入办公自动化网络系统，档案移交需通过档案信息管理系统进行，在移交纸质文件的同时，移交同步形成的电子、音像资料，实现档案信息资源的共享。通过信息化建设实现档案集中存储并借助数据库技术进行集成整合，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，使纸质载体向数字栽体转化，为企业提供档案信息网络化服务。

二、加强电子档案管理的重要意义

加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

（一）加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于纸质档案存储的特殊性，需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。计算机及其网络的出现，为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力，大大提高了档案管理的工作效率。

（二）加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，也是今后电力工程运行、改造、维护不可替代的权威凭证。资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中。

（三）加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

随着地方经济的发展和人民生活水平的不断提高，电网建设的发展也按照地方区域规划和电网规划不断进行新建、改建、扩建，在规划建设中，历年电网建设工程档案利用率加大。规划设计人员不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与电网建设发展程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1.健全档案管理制度，做到有章可循。

建立档案利用管理制度，从组织领导、管理体系、网络体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。严格执行国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》（试行）（国家电网办[2010]250号）、《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码采集与管理的工作》（基建质量〔2010〕322号）、《关于印发10千伏及以下配网工程档案模板（试行）的通知》（电农〔2012〕11号）、《关于档案数字化扫描及档案归档有关问题的通知》（电办〔2012〕37号）等管理制度。在电子档案的收集和编制时做到有章可循、标准一致。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制电子档案的归档质量。

2.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。电网工程建设已实行工程投运后一个月内完成档案资料的移交，要求同时移交纸质和电子档案。“双套制”管理模式要求档案人员按照标准化手册完成纸质档案的建档后，进行电子档案的扫描并挂接档案系统内。要求档案人员必须熟练掌握计算机信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。

3.加强工作人员管理，提高档案保护意识。

探求电子档案企业管理意义论文 篇4

【摘要】主要分析电子档案管理在银行管理中的应用问题，针对电子档案在银行管理中中的问题，共同探究在银行管理中电子档案的应用，电子档案一方面降低了银行档案管理的强度，另一方面适应了银行会计电算化的需求和应用，在此基础上提出了在银行档案管理中，电子档案管理的应用发展方向。

【关键字】电子档案管理；银行

在科学技术不断进步的今天，电子档案已经成为了信息技术和银行管理相结合的产物。它是由数字电子计算机处理的档案，是通过把声音、文字、图像等信息共同储存起来、可以显示用户所需求的档案实体真实信息的档案类型。一方面能够真实反映银行业务信息，另一方面能够整合信息框架结构，有规律性地进行分类处理。

随着时代的进步发展，传统的会计档案已经不能满足日益剧增的银行管理业务，而且会计档案做为银行业务档案的一种，数量庞大，对银行经营活动的反应最为全面，在进行会计档案时，像网上银行、理财等业务等都没有明显的区分，这就导致了原本不属于会计档案管理类型的档案被强加到会计档案里面，很容易引发结构混乱、数据无效的管理局面。因此，采用电子档案，不仅是当代时代发展的要求，更是银行经营管理实际操作的重要课题，是对档案进行总结概括的最佳方式。但是，电子档案在运行过程也并不完善，文章将对银行档案管理中运用电子档案管理所面临的问题进行简单概述。

1.电子档案在银行档案管理中存在的问题

银行档案规定期限的划分与银行的实际业务特点不相符合，在管制方面存在漏洞。根据国家相关的银行规定，有关部门要查阅、冻结、存贷款开销户记录等相关业务条款时，银行管理人员应当做好业务记录，保存好凭单收据。但是，从实际情况上来看，这些业务并未涉及到具体的账务管理，虽然保留有单据，但是没有长期保存的价值，对银行的业务进步没有过多的帮助作用；挂失记录和补发凭单收据，从性质上看应当属于会计凭证管理类型，凭证保存年限最多为15年，与相关对顶中银行永久保管期限不相符合；另外，存贷款开销户记录，贷款开销户的的申请表应当跟随消费记录而流转，这与永久保管的条款有所冲突。为解决这一矛盾，某些银行对该类资料采取了电子档案和纸质档案并行的管理方式，但这又在无形中增加了工作量，增大了业务操作的复杂性。

2.在银行档案管理中电子档案的应用

2.1电子档案降低了银行档案管理的强度

在进行银行档案管理的流程设计中，相对于传统的档案制度，电子档案制度，不用书面书写，降低了储存分类的难度，更加容易管理保存，在销毁无关档案方面也存在一定的优势。另外，为方便查阅档案，会计档案通常会将业务资料进行分类整理、装订和存放，并按照不同的管理体制设定不同的存留期限，这样很容易造成混乱，一方面使短期保管的档案相应延长了保管期限，另一方面，在进行档案到期销毁阶段时，必须逐项分类，这不仅大大增加了工作难度，档案保存压力也日渐加大。

2.2电子档案迎合了银行会计电算化的需求

电子档案在银行会计电算化方面存在较多弊端，平时的银行工作一般只会涉及到纸质会计档案的管理，对于电子数据的归档内容、保管期限以及会计济系统的开发资料存在很多不足，往往只是笼统管理，例如网点日查情况、计算机日志、自助设备工作日志以及会计主管检查日志等事务性资料，由于在机构日常的管理过程中没有从档案的角度做出相应的明确规定，仅仅只在小范围内进行管理，使得会计电子数据没有被纳入统一的管理范围内，造成了会计档案的无效膨胀。会计业务系统往往也是只关注业务的需求，档案管理功能模块没有得到确定的设置，经常出现电子数据没有出口或者出口不畅的现象。2.3电子档案在银行中的应用

随着计算机的不断发展和广泛应用，传统档案的保管和利用已经不能适应现代化银行业务的要求，这极大的影响到银行财务资源的优化配置，计算机逐渐被广泛运用到各行各业，银行的业务管理也应当随着计算机的发展而不断更新换代。在相关的银行法律法规中，处理涉及到的有关债权、债务关系的资料可以保留纸质资料外，其他的业务关系资料可以保留电子档案，这符合银行的规定要求。另外，随着银行业务的不断增加，业务资料的层出不穷，纸质档案资料呈倍数增长，它们的保管对档案库房来说也是一种压力。电子档案在当今的科学经济技术的发展趋势来说，已经成为了不可或缺的必要因素，银行必须不断顺应时代的发展潮流，保持良好的业务管理，提高银行的竞争力，这对银行业务的开展具有十分重要的意义。

3.电子档案在银行管理中的发展

电子档案是银行档案管理的基础，在管理过程中，应当结合时代特点，融入业务流程，精简操作步骤，规范操作流程，降低成本管理。创新发展理念，对相关的工作内容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求银行各业务部门在推出新业务时，一旦涉及到会计资料的，都应当与会计部门协调沟通，并且由会计部门规定资料的归档范围和保管期限。会计系统的开发应当随着档案管理要求的改变而改变，保证电子数据能够得到很好地存档保留。对各部门的业务系统加以整改，指定针对性的方案并相应的进行指导，降低业务难度。对存档资料进行归类整理，明确那些资料不用归档，哪些资料必须归档保管，哪些可以长期保留，哪些应当存留规定年限，以便利于前台查阅数据，整合管理。另外，电子数据应当根据实际业务需求，明确是否打印归档，避免二次归档。在满足会计核算需求的前提下，通过系统优化的方式进行合适的分档，减轻后期档案保管和销毁的工作量，可以有效简化档案的分拣工作，增加工作技巧的同时也可以提高工作效率。

4.结束语

学校电子档案的管理 篇5

本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。

摘要：电子档案管理是学校管理工作中不可或缺的一项内容,并且电子档案的管理工作也是当前困扰学校发展的主要问题。

关键词：电子文件 档案 学校

随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护?我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。

一、电子文件的整理

1、基建、设备等电子文件的事理。

基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的.，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2、财务电子文件的整理

(1)工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2)账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

3、学校其它电子文件的整理

现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容;教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢?计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

二、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。?

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。

三、完善电子文件归档制度

1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

2、“两套制”归档的必要性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质

与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。

四、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。

1、规范排放和使用。

2、保持良好的温度、湿度环境。

3、注意避光。

浅谈学校档案管理的作用和意义 篇6

档案管理在学校教育教学中的作用和意义有哪些呢？

一、学校档案对教育教学管理具有历史借鉴和参考作用

学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程，同时又贯穿于学校教育教学工作及其组织管理的各个方面。档案真实地记述和反映了学校教学管理、运行的发展轨迹，是学校重要的信息资源。学校教育教学管理的形成离不开作为载体的学校档案，是积累和丰富学校教学管理的有效手段。研究和整理学校档案，可以深刻理解本学校的特点以及自身发展的规律。

二、学校档案是教育教学管理的直接依据和载体

学校档案是随着学校教育教学活动而形成的，是第一手材料。学校发展的有关材料、教学中先进的教学经验、优秀教师事迹报告、优秀学生先进事迹报告、好人好事、年底单位工作总结等等，都是学校教育教学管理的历史依据和经验。学校档案综合说明了学校的基本面貌和全部活动，是学校教育教学的缩影。可以认为，学校的自身形象、价值观念、人文精神、优秀人物的榜样力量之所以能够持续不断地得以传承，校风、学纪得以形成，学校档案起到了重要的载体作用，意义非常重大。

三、学校档案管理本身就是学校文化的重要组成

学校档案是学校宝贵的财富，具有科学文化的历史属性，因此，学校档案建设就是教育教学管理的组成部分，对档案信息发源的依赖性日益增强，在维护学校的合法利益、改进管理方式、探索新的教育教学方法方面发挥着积极作用。学校档案中有很大一部分是记录和保存学校教育教学经验和成果的，反映了学校总体的教学管理水平，是学校全体师生智慧的结晶。学校档案信息的开发利用，也是学校档案管理工作中最重要的一项业务。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆学校档案在学校教育教学管理中具有提供服务和借鉴的作用。

学校档案工作围绕学校教育教学管理建设开展，促进了学校管理模式的形成：

一是导向作用，档案管理中折射出学校的人文精神对学校整体和学校每个师生的道德价值取向及行为准则起导向作用。档案中记录了学校优秀的传统、先进教师和学生的事迹、多年教育教学工作的总结等等，学习这些内容，可以起到承上启下的作用，把学校管理经验的成果传承下去。

二是凝聚作用，是指学校文化被学校全体师生共同认可之后，会产生较大的凝聚作用。

三是激励作用，学校文化建设的目的就是造就一个工作氛围、工作环境，使全体师生从内心产生一种情绪高昂、奋发进取、互帮互学、相互尊重的效应。

四是约束作用，是指学校对每个师生的思想和行为具有约束和规范作用。学校档案中记载了多年来学校形成的一整套规章制度，记录了学校教育教学目标、职业道德、工作守则、心理素质、人际关系等无形的行为准则，从而推动着学校文化的发展。

五是辐射作用，学校文化建设的成果，是学校物质财富和精神财富的总和，学校文化具有对外辐射的育人作用。

学校档案工作是保护和传承学校历史面貌的一项重要事业，应重点做好以下几个方面工作:

一是强化学校文化建设的意识，把学校档案工作纳入学校文化建设的轨道中，具有概括性、抽象性的特征。要摆脱档案工作者习惯只为学校教育教学、日常管理等各项活动提供档案工作，应该更注重为学校文化建设提供档案工作的支持。强化学校文化建设意识，要求学校档案工作者必须对学校文化建设进行认真思考和研究。作为合格的档案工作者，不能局限于就档案工作而做档案工作，应当关注学校的整体发展。学校档案工作者应当研究学校文化建设对学校档案工作的影响、档案与文化建设之间的关系，充分发挥档案工作的作用。

二是要加强学校档案的基础工作，拓展学校档案工作的内容。为适应学校文化建设的需要，学校档案工作必须不断更新发展，加强学校档案基础工作建设，为学校文化建设服务。

三是要深层次开展学校档案的信息资源，为学校自身形象和价值观建设服务，促使一些分散保存的档案材料集中起来，把淹没在一般档案中的有用信息发掘出来，利用现代化手段建立健全主题词就能检索到所需要的档案材料等。

探求电子档案企业管理意义论文 篇7

一、新经济政策产生的历史背景

1916年, 列宁在《无产阶级革命的军事纲领》中提出了一国胜利的新理论, 具体阐述了这一革命的突破口是帝国主义链条上的薄弱环节, 而且国际国内形势已使得俄国具备了这一条件。十月革命爆发后, 第一个工人阶级领导的社会主义国家随之建立。1918—1920年, 列宁推行了“战时共产主义政策”, 最后却导致了严重的政治和经济危机。

二、新经济政策思想的主要内容

列宁运用马克思的辩证唯物主义和历史唯物主义基本原理, 实事求是的分析了苏俄遇到的危机, 及时把战时共产主义政策转变为新经济政策, 即主要实行粮食税, 废除余粮收集制, 实行合作制, 推行国家资本主义。

(一) 以适应和支持小农经济为基础。

列宁认识到新经济建设必须同农村经济结合起来, 这是由当时苏俄国情所决定的。他认为解决问题在于“采取那种能够立刻提高农民经济生产力的办法”, 也就是征收粮食税。俄共十大通过了《关于以实物税代替余粮收集制的决议》, 大力调动了农民的生产积极性, 使俄国农业的规模迅速恢复到第一次世界大战前的水平。

(二) 以市场和商品货币关系来建设社会主义。

列宁认为商业是社会主义建设整个“链条”上无产阶级国家政权和执政的共产党“必须抓住的中心环节”, 要从“战时共产主义政策”中实行的计划经济转变到推行“新经济政策”中要求的商品交换。

(三) 以“合作社”引导农民走社会主义道路。

列宁认为“合作社”是以商业性质为主的合作社, 是使农民感到简便易行和容易接受的形式。实行合作社必须坚持自愿原则, 采取典型示范的方法, 并依靠实际例子向农民展示合作化的优越性, 从而吸引他们自愿组织起来。

(四) 以资本主义的有益成分为社会主义建设服务。

列宁认为在资本主义四面包围的困境下必须同资本主义建立联系, 通过租借和租让的形式来获取国内资本家和国外资本家的帮助。

三、新经济政策的实质

新经济政策的实质是最大限度地提高生产力和改善工人及农民的生活状况, 利用私人资本主义并把它纳入国家资本主义的轨道, 并全面地支持地方工作, 同官僚主义和拖拉作风作斗争。

列宁指出了新经济政策两个最重要的功能, 第一, 新经济政策容易同农民结合, 易于被农民接受;第二, 通过这种政策可以提高生产力和改善人民的生活, 同资本主义展开经济竞争。

新经济政策是列宁发动的一次经济改革, 也是社会主义史上第一次经济改革实验。他认为在“新经济政策”这一“混合经济”的体制中, 应该存在资本主义和资产阶级的合法性地位。

四、新经济政策对我国社会主义现代化建设的借鉴意义

新经济政策是以列宁为代表的苏俄无产阶级把马克思主义同俄国具体实际相结合的实践, 是在实事求是的基础上对建设社会主义新途径、新形式和新方法的一次全新探索。列宁在苏俄施行新经济政策时, 更加注重国家资本主义的发展, 例如, 以国家所有、经营、承包、租赁等形式, 有效地缓解了国家资金的困难, 活跃了市场经济, 提高了各市场主体的积极性。这对于中国市场经济具有很好的指导作用。

其一, 当时列宁遵照马克思主义关于生产力的基本原理, 重视生产力的发展, 尤其针对广大农民人口占多数, 实行了合作制, 提高了农业生产效率, 加快推进了农业与工业之间的商品交换迅速发展。这对于中国新农村建设具有很大的启示作用, 邓小平同志针对农村经济建设提出了“两个飞跃”的思想。第一个飞跃, 是废除人民公社, 实行以家庭联产承包为主的责任制;第二个飞跃, 是发展适度规模经营, 发展集体经济。

其二, 社会主义建设要坚持以人为本, 要以维护最广大人民的根本利益为出发点和落脚点。从战时共产主义到新经济政策, 政府改革的关键点都是农民问题。战时共产主义之所以失败, 就是因为它损害了广大人民群众的根本利益, 尤其是农民的利益。例如, “余粮收集制”要求将农民的全部余粮无偿地上交政府, 处置权却不在农民手中, 这严重挫伤了广大农民的生产积极性, 酿成农民的骚乱, 并引发了政治危机。新经济政策改“余粮收集制”为“粮食税制”, 农民交纳粮食税后的余粮可以自由处置, 允许粮食买卖, 这保障了农民的基本生活需求, 体现了“人权”的回归, 得到广大人民群众的拥护, 为巩固和建设社会主义提供了坚实的群众基础。新经济政策的实施改善了苏维埃政权同人民群众的关系, 对于我国政府在各种政治改革中遵循“一切以人为本”提供了理论依据, 具有重大现实意义。

其三, 列宁关于利用资本主义的思想, 真实的体现在我国30多年来改革开放的成果中。我国社会主义初级阶段基本经济制度中, 关于非公有制经济是社会主义市场经济重要组成部分的论述, 就是对列宁利用资本主义建设社会主义思想的继承和发展。在实践中利用资本主义来建设社会主义已成为改革开放的共识, 但也存在疑惑资本主义会不会改变我们国家性质的观点。事实上, 这样的问题在列宁实行新经济政策的过程中也曾遇到过。他认为只要保持无产阶级掌握着国家政权, 掌控着国有经济命脉不改变, 社会主义的本质就不会改变。列宁这种观察分析问题的立场观点及方法论对我们具有极大的启发意义。

社会主义的实践探索永无止境。只有深化认识列宁新经济政策的实质和精髓, 不断解放思想、实事求是、与时俱进, 遵循生产力与生产关系、经济基础与上层建筑、人类实践目的性与规律性相统一的基本原理, 不断发展社会主义市场经济, 不断完善中国特色社会主义理论体系, 才能推进经济社会的又好又快发展。

参考文献

[1]、列宁选集 (第3卷) [M].北京:人民出版社, 1985.

[2]、列宁论新经济政策.北京:人民出版社, 1992.

[3]、邓小平文选 (第3卷) [M].北京:人民出版社, 1993.

[4]、张传平.列宁探索社会主义道路的历史轨迹与理论价值新探.马克思主义与当代思潮, 2005 (2) .

浅析电子文件与电子档案的管理 篇8

关键词：电子文件 电子档案 管理

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02

随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。

1 电子文件及电子档案

1.1 电子文件与电子档案

电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①

1.2 电子文件对档案管理的影响

文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。

2 电子文件真实与完整风险

电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。

2.1 电子文件的真实风险

电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。

2.2 电子文件的完整风险

电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。

3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析

一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。

4 电子文件真实与完整的风险管理策略

4.1 对电子文件管理流程加以优化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。

在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。

4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。

4.3 采用基于职能的管理方法

职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。

5 结论

因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。

注释：

① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].

参考文献：

[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.

[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.

[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).