电子档案科学管理论文

电子档案科学管理论文（精选12篇）

电子档案科学管理论文 篇1

一、电子文档归档前的准备工作

在电子文档归档前, 要充分做好各项准备工作, 这样才能实现高效电子档案管理。电子文件有一个特点就是它的非直读性, 它决定了相关工作人员应该制定健全的电子文件归档验收制度, 同时, 要做好制度的宣传, 进一步为电子文件的归档、验收等一系列工作提供有效的制度保证。比如, cad文件, 它的归档, 首先要按照规定填写电子文件归档通知单, 然后, 在通知单上签上工程负责人、经手人的名字。这样, 严谨的归档程序和详细的规章制度才能保证归档的准确性。因为一个工程可能具有上千个文件, 假如规章制度存在问题, 管理不严, 势必造成反复归档, 浪费大量人力物力的情况。

采用电子手段, 将文档归档前的准备工作也归类于文档管理的体系中, 就可以在环节矛盾的基础上, 提高电子文档的管理效率。所以说, 做好电子文档归档前的准备工作, 做好规章制度的管理, 是电子文档管理工作的前提。

二、电子文档归档过程中的问题解析

电子档案管理中, 电子文档归档是十分核心的问题, 在这一过程中, 档案管理者要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。比如学校教职员工的档案管理, 要把姓名、专业、年龄、职称划分开, 按照某一顺序归类。电子版的形式主要有excel表格, world文件, 扫描形成的tif文件等等。这些文件涉及面广内容庞杂, 在电子文档归档时有些麻烦。一般地, 电子文档管理者要按照一定顺序, 将这些文档归档, 这样才能提高电子文件的归档率。

在具体做法上可以这样执行:遇到Cad电子文件的归档可以采用dwg格式, 因为这种格式可以用cad直接打开, 能直接看到, 尤其对于档案标识的检验, 更为重要。它对于归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸的保管工作显得更加重要。它对于管理过程中的错误, 比如文字线形、扩大纸形等系列问题, 都可以做到有效的改正, 它能很大程度上提高cad的出图合格率。

但是, 这样做也有弊端, 即它加速了劳动强度, 也浪费了大量的人力物力。另外, 格式plt的文件与dwg文件恰好相反。它能在归档时保持文件内容的不变, 它不随着阅读和输出平台的改变而改变, 但是它不能直观显示。Pdf格式的文件, 一般为只读模式, 它不能对设计加以更改。它是在电脑上阅读纸质文件的电子版, 它能够很好地保护知识产权。

三、电子文档归档后的问题解析

作为纸质文件的源头, 电子文件的归档是档案管理中的最后一个程序, 也是重要的一个程序。归档后的文件要检查, 检查时要全面查仔细查, 既要照顾到电子图中的档案标识, 又要照顾到电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构等问题。具体有:检查图纸目录及格式, 目录列表, 其中包括姓名、年龄、工龄、专业、职称、行政职务等等。其次还要查电子图, 包括文件有没有垃圾、字符大小、文本位置、符号标志、对角号、图号、名称和图框的格式等。

还应该说明的是, 电子文档对各种文件的要求也不一样, 它对设备和标准都很依赖, 另外还由于数据类型、文件格式变化多样, 文件在经过制作、保存、载体转换等信息处理后出现问题, 因此, 后期的检查是非常重要的。比如字形的差异;同一字形, 版本不同, 造成的差异;电子图正常, 文字串位、变形、乱码等等, 这些都是后期检查需要注意的问题。

在工业管理方面, 电子档案管理有着更重要的意义。但是应该注意很多问题, 比如, 目前出现了很多软件, 而且是由低级到高级的不断发展。这样, 版本一多, 很容易造成混乱。如果利用低级版本的电子图在高级版本中运用, 就会出现实线、点画线、标注线以及线宽的不同。在机械制图中, 如果画面上外围轮廓线粗细不均, 和标注线混在一起, 那么, 对看图者制造了很大麻烦。因此, 绝对不能将不同软件放在一起, 也不能将同一软件的不同版本放在一起, 因为如果这样, 就会直接影响到文件的阅读很输出, 文件在格式、编码、读取方式和编辑方式都有所不同, 这会影响到档案的管理。

四、电子文件修改后的归档问题解析

电子文件修改后, 要逐一保存, 并加上标号。比如, 修改后的2014年劳模人数, 与2013年的劳模人数, 放在两个不同的文件中保存, 不能让2014年的记载覆盖了2013年的记载, 也不能让2013年的记载覆盖了2014年的记载。现在, 有些单位采用保存最后版本的方法, 比如, 用第三次的版本覆盖第二次的版本用第二次的版本覆盖第一次的版本, 这样做的结果很容易造成文件的丢失, 结果一个也没保存好。我在做这项工作的时候, 采用的是每次文档我都保留, 并给它们一一编号。

将档案管理电子化, 是现代化管理不可或缺的一部分。在学校的管理上, 电子档案管理比过去纸制档案管理效率提高三倍, 过去, 查找档案需要几个人一齐工作, 档案管理是三个人, 现在只我一个人就管理得很好。过去查找自己的档案需要半天的时间, 现在, 只需几分钟, 个人的记录就都出现在电脑里, 快捷方便, 而且易于保存, 不容易毁坏。

在工业部门和单位, 电子档案的管理有着更大的用途。比如, 对于设计方案来说, 如果是纸制的非常不好保存, 对于一个老企业来说, 设计的版本多, 很容易混杂。但是, 如果用电子版本, 把每一次设计都编入电脑, 用电子版加以表现, 并且把结果都加上编号, 那么, 在电脑中会保存几十年, 甚至更多。电子版比纸制的文本能多保存几十年, 效率是它的几十倍。计算机管理档案可以节省的大量空间, 节约更多资源, 同时也节约人员。

五、总结

电子档案管理比过去传统的档案管理现代化程度高, 对管理者的要求更高。它需要更高的专业知识和技能, 需要具有更强的专业能力, 需要管理者既有管理知识, 还有高超的计算机知识。可以说, 电子档案管理者个个都是高超的专家。他们工作在档案管理的第一线, 为管理的现代化, 为管理与国际的接轨, 做着不懈的努力和卓越的贡献。

摘要：随着信息技术的发展, 运用电子档案进行档案管理是时代赋予档案管理人员的一项任务。如何更好地利用电子档案进行现代化的档案管理, 是档案管理人员面临的一项重要课题。档案管理电子化, 是现代社会赋予人们的一个新任务。

关键词：电子档案,档案管理,分析

参考文献

[1]龙玉兰, 徐朗, 贺超.现代电子档案管理措施的探讨[J].经营管理者, 2011, (21) :309.

[2]苏晓红.关于电子档案管理问题的思考[J].中小企业管理与科技 (上旬刊) , 2012, (7) :38-39.

电子档案科学管理论文 篇2

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，

该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，

项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

电子档案科学管理论文 篇3

关键词信息时代电子档案传统档案管理

一、档案管理存在的问题

1.档案管理本位思想、保密意识根深蒂固。企业档案管理工作长期以来形成的工作模式、工作意识形成了档案管理工作的“惯性思维”。这就造成了档案管理的被动服务，档案的知识价值得不到合理的发挥和挖潜。知识管理的背景下，档案信息所占企业各项信息的份额日益突出，但档案部门并没有成为企业重点关注的部门，甚至一度形同虚设。

2.管理过程中重实体保管、轻知识挖掘。随着企业体制的改革，企业档案实体管理历经岁月洗礼，变的相对成熟。目前企业档案的保管机制比较健全，保管手段比较先进，保管方式日趋合理。档案实体管理方面，管理人员理顺档案收集的渠道，并对收集到位的档案整理、鉴定、保管等也驾轻就熟。然而相对于档案实体管理而言，企业对档案知识的挖掘显得薄弱很多。主要表现为：信息共享机制与知识挖掘机制不健全，忽视隐性知识的归档管理、档案管理业务功能单一，缺乏可兼容性等。另外，企业档案中出现的一些新兴档案种群，如客户档案、竞争情报、知识产权档案的管理，目前可以说是薄弱环节，既缺乏可规范的操作，也没有形成可供遵循的一般管理规则。

伴随着计算机电子技术的高速发展，办公的自动化以及网络化也逐渐的普及和成熟，以前的许多要靠人工处理的工作都可以直接通过计算机或网络来处理，在文件处理的整个过程中几乎可以实现无纸化，同时伴随着无纸化办公的普及大量的电子文件也就应运而生。

二、电子档案管理与传统档案管理的对比

1.电子档案管理的归档方式和时间与传统档案管理不同。电子文件在其形成过程中需要进行随时的数字签名、信息认证以及加密保护，以确保电子文件在处理和传输过程中准确无误，同时对档案部门接收到的电子文件的原始性以及真实性予以保证。电子档案的归档可以在文件办理好之后随时进行，或者也可以采取周期性的定时统一归档方式，电子文件形成后可以由该部门通过传输或备份的方式交给档案管理部门，同时档案管理部门对电子档案进行编号和设置访问限制级别，为今后查找档案的人员提供便利。

2.电子档案的分类和编号管理与传统档案有所不同。对于电子档案的分类，档案管理部门是在接收到电子文件后当即就对每一个文件编制一个文件号，同时将文件相应的分类号和档案号也设置好，并且在归档的同时对主题词进行标引以及著录。随着技术的进一步发展，电子档案的管理也引用了先进的检索工具，这样用户只要有电子档案的文件号或者关键词，就可以调阅相关的各类电子文件，这样在很大程度上降低了档案管理工作者的工作强度。

3.电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不同。相对于传统的档案而言电子档案的文件载体容易老化一些，同时随着计算机信息技术的发展也会涌现出更多的电子文件载体，这些都在一定程度上对电子文件的长期可读性产生影响。有鉴于此，档案管理部门要尽量对能够统一格式存储的电子档案进行适当的格式转换，以利于今后对电子档案的利用。

三、电子档案的管理过程中遇到的问题

1.电子文件比较容易被修改。由于电子文件没有特定的字迹，因此在修改之后也找不到一丝修改过的痕迹，这不像纸质文件，可以通过字迹来分辨出文件是否已经修改过了。同时，电子文件在网络上传输时，也有可能会遇到非法截获或更改，这在防范上也是有一定难度的。

2.界定电子文件的原件比较困难。电子文件的制作是在计算机平台上完成的，它是通过不同的媒介或网络来进行传播的，可以同时在多个计算机上对同一个电子文件进行展示，这也使得不同时间、不同地点、不同的人所得到的相同内容的文件就没有区别了，不像纸质文件可以很直观的分辨出哪一个是原件哪一个是复印件。

3.为适应信息时代计算机技术的发展，电子档案的格式也要经常的变换。在人们全面进入信息时代以来，计算机技术无论是软件还是硬件都在以非常快的速度变换着。因此，需要长期存储的电子文件档案进行格式和结构上的变换，这和电子文件的最初形式也存在一定的区别。另外，由于目前的技术有限，还没有普及电子文件的签署技术，也就是说还不能在每一份电子文件上进行盖章和签名。这也在一定程度上使得电子文件是否为原件的判断比较困难。

四、对电子档案管理进行优化的策略

1.建立健全电子档案管理的制度。为了更好地做好电子档案管理工作，档案管理部门应该专门建立和健全电子档案管理制度，并将该项制度纳入到信息管理的科学工作程序中去。与此同时，对电子文档的管理工作要定期地进行自查、总结以及考核。电子文件的归档及管理工作应该要用电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门这三者结合的方式来进行。

2.采用“双轨制”的方式进行归档。为了进一步保证电子文件数据的安全，对电子文件进行归档时应该采用“双轨制”。在现在的法律背景下，文件生效的主要标志就是印章和签署，因此在现有的技术条件之下，那些有着凭证作用以及法律效力的文件其保存形式主要还是采用的纸质方式来进行。另外，由于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件很容易被修改的特点，在对电子档案进行管理时，将那些比较重要的文件做成硬拷贝以保证数据的安全性就显得尤为重要。就目前来讲，一般使用“双轨制”来将电子文件和纸质文件转化为档案，使得其形成“两套制”的归档内容。换句话来说也就是在归档时将纸质文件和电子文件这两种文件一起归档，最终形成的两套档案在内容上是相同的。

3.努力增强档案管理人员的专业素养。档案管理部门应该更加重视对档案管理人员专业素质的培养，有利于从根本上提升电子档案管理的作用。由于电子档案是建立在高科技平台上的，因此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人才。所以，在进一步加强档案管理人员队伍的建设过程中，除了要对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外，还应该将计算机实用操作技巧的提高放在比较重要的位置。可以这样说，加强对档案管理工作人员的培训，既有利于培养档案管理部门的优秀人才，又可以使得档案管理工作得到更加迅速的发展。

参考文献

[1]贺真.论现代企业管理资源建设依据与策略[J].档案学研究，2009（1）.

[2]李淑英.发挥企业档案作用服务企业文化建设[J].隧道建设，2008.

[3]吴丽珊.企业档案信息化的几个阶段[J].经济科技档案，2005（3）.

电子档案科学管理论文 篇4

关键词：纸质档案管理,电子档案管理,融合,探讨

一、电子档案管理的产生和电子档案管理的优缺点

1. 电子档案管理的产生

随着信息技术与计算机的快速结合, 电子信息运用量逐渐增加, 比如电子邮件、电子文件等, 这直接使纸质文件退出了人们的视线。所以, 电子档案也应运而生, 取代了纸质档案, 成为档案管理的主要形式。电子档案的载体具有多种多样的形式主要包括:磁盘、光盘、磁带等, 它是通过计算机把具体的信息翻译成固定的代码然后存取在载体上。

2. 电子档案管理的优缺点

电子档案作为信息技术也计算机技术结合的产物主要由以下优点:电子档案可以把文件的多媒体性体现出来, 可以更加形象地展现文件所要表达的内容, 方便读者可以更好的理解文件内容, 而且电子档案的储存空间小但是信息量大, 还能够长期保存, 便于复制、传送;电子档案可以使读者阅读更加方面, 便于查找读者所需内容。电子档案也有其缺点:电子档案的载体主要是光盘、磁盘、磁带, 这些载体具有不稳定性, 寿命较短, 容易被氧化, 或者背化学试剂破坏;电子档案是在信息技术与计算机技术结合的基础上产生的所以电子档案很依赖计算机, 没有计算机不能够建立与阅读电子档案;电子档案容易遭到更改, 或者遭到电脑病毒入侵, 所以电子档案的安全性不高;电子档案的保存比较困难, 容易受到灰尘、磁场、温度等的破坏。

二、纸质档案管理的独特价值及弊端

1. 纸质档案管理的独特价值

纸质档案作为传统的档案记录形式有其独特的优点:纸质档案在保存良好的情况下可以给人们更加真实直观的感觉, 读者可以便捷快速地找到自己想要的信息;纸质档案相比于电子档案其可信度更高, 纸质档案建立完成之后一旦修改难以不出现修改痕迹, 这使人们更加容易辨别出纸质档案的真伪, 所以纸质档案的真实、安全的特性也更加明显;纸质档案与电子档案在保存上相比也有很大的优点, 它不会受到电磁的干扰而发生破坏, 所以电子档案的寿命非常长;纸质档案由于其真实性、可信度比较高往往具有很高的凭证作用, 供人们论证。

2. 纸质档案管理的弊端

虽然纸质档案有如此多的优点但是不乏有一些缺点:第一, 纸质档案的保存条件要求比较严格, 纸质档案的载体是纸张, 纸张的主要成分是纤维素, 在酸碱的化学试剂的作用下容易遭到破坏。第二, 纸质档案在储存上占用空间大, 存储的设备需要购买, 费用较大, 加大了存储成本。

电子档案的优点虽然明显, 但是也有很多缺点, 而纸质档案在某些方面的优点正好可以弥补电子档案的不足, 这一点使二者的结合更好的发挥了档案存储的功能, 也决定了二者在短期内是难以被其他的档案存储形式所取代。

三、电子档案管理与纸质档案管理的融合

1. 电子档案管理与纸质档案管理的共存

电子档案与纸质档案在很长一段时间里需要一起为档案管理服务, 二者共存的原因很多主要包括以下几种:

首先, 电子档案是在纸质档案的基础上形成的, 电子档案是纸质档案的数值化表现形式, 根据不同的需要把纸质的档案用电子档案表现出来。电子档案的形成主要在以下两种情况下:当档案管理部门刚收到时就要求改成电子档案, 这时有两证形式的档案, 纸质与电子共存;还有就是对以前形成的纸质档案进行数字化, 这就形成了两种档案的共存。

其次是先形成电子档案, 后改成文字档案。随着当今社会的快速发展, 人们的工作、生活节奏也加快, 由于纸质档案记录比较慢, 而电子档案可以快速准确的记录一些活动、工作的主要内容, 但是电子档案在长久保留中可能被损坏, 考虑到这一点, 人们通常把重要的电子档案改写成纸质档案。这种档案的形成也有两种主要的形式:一种是电子档案制作完成后作为信息传输的形式传送, 然后通过纸质把电子档案纸质化, 这时就有两种版本的档案共存;还有一种是对于已经归档的电子档案根据需要, 要求转换为纸质档案, 这时也有两证档案共存的情况。

2. 电子档案管理与纸质档案管理的互动

电子档案管理与纸质档案管理的互动是由于二者的共存后对其的管理后形成的, 这两种档案管理的形式了两种管理系统。在每个档案管理系统中的内部要各自独立的积极发展, 但是在两个档案管理系统之间又要相互磨合、相互依赖。二者既要完成各自管理系统内部的职责, 又有依据各自的特点相互配合, 完成需要共同承担的责任。在电子档案管理和纸质档案管理的两个系统之间二者相互影响可以促进两种档案管理系统各自的改进从而完善自身功能, 使各自系统工作的效率大大提高, 这对档案管理来说具有积极的意义。电子档案管理与纸质档案管相互影响的表现主要包括以下方面:

第一, 电子档案管理对纸质档案管理的影响, 前者可以加速后者的改进速度。纸质档案管理受到电子档案些影响, 这直接加速了档案管理流程, 对于档案一体化的推进具有重要的意义。还有就是电子档案管理的实体管理的模式促进了纸质档案管理, 实体系统与固定的关系档案是传统纸质档案管理的基础, 有了二者建立好的关系才能够对档案进行检索。电子档案管理具有快速检索的功能, 加以互联网的应用, 读者能够更加方便地浏览到自己需要的信息, 而且电子档案管理可以根据不同的需求建立不同的联系, 纸质档案借助电子档案的实体管理的简化可以通过软检索而更加快速地找到所需纸质档案。

第二, 在纸质档案管理的影响下, 电子档案管理可以变得更加完善。两者可以在相互影响下取长补短, 然后进一步发展, 形成一种综合管理系统。

四、结语

综上所述, 在纸质档案管理与电子档案管理融合的过程中, 纸质档案管理的规模慢慢减小, 电子档案管理的规模则随着信息技术的发展日趋变得壮大。当今档案管理工作中仍存在不少问题, 档案管理人员既要利用科学的方法加强对电子档案管理安全的保护, 促进电子档案管理发展, 同时又要对纸质档案进行必要的保留, 通过二者完美的结合互相补充, 做好档案管理工作。

参考文献

学校电子档案的管理 篇5

本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。

摘要：电子档案管理是学校管理工作中不可或缺的一项内容,并且电子档案的管理工作也是当前困扰学校发展的主要问题。

关键词：电子文件 档案 学校

随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护?我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。

一、电子文件的整理

1、基建、设备等电子文件的事理。

基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的.，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2、财务电子文件的整理

(1)工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2)账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

3、学校其它电子文件的整理

现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容;教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢?计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

二、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。?

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。

三、完善电子文件归档制度

1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

2、“两套制”归档的必要性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质

与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。

四、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。

1、规范排放和使用。

2、保持良好的温度、湿度环境。

3、注意避光。

电子档案安全管理策略 篇6

1建立健全电子档案安全法规制度，完善安全法规建设。当前，我国电子档案安全法规还没有形成完整的体系，相关部门应在我国现有电子档案安全法规制度的基础上，借鉴国外先进经验，结合本单位、本地区实际情况，按照突出重点、填补空白、逐步完善的原则，制定出具有较强针对性和可操作性的电子档案法规体系，健全安全管理机制。健全各项管理机制，使安全管理工作具有可操作性，包括：①人员安全管理机制：人才培养制度、岗位责任制、安全审查制度、离岗人员用户身份撤销制度等；②系统安全运行机制：机房管理制度、定期维护和定期检测制度、运行管理制度、网络管理制度、管理日志制度等；③灾害管理机制：灾害预警制度、突发事件应急制度、常规备份和容灾备份制度、灾害抢救制度等；④风险管理机制：风险评估制度、安全等级管理制度等。

强化安全管理规范。强化落实各项安全管理规范，使安全管理工作程序化、制度化。包括：电子档案安全存储管理规范、应用系统操作规范、服务器管理规范、技术变迁管理规范、加密储存规范、环境控制规范、用户权限设置规范等。

2选用适宜的电子档案安全技术。电子档案安全技术的实现，应依据档案信息系统的构成、电子档案所处的安全级别，进行安全风险评估，得出安全需求，从而确定适宜应用的安全技术。

基于载体的安全技术。①办公自动化技术；②新材料技术；③磁带、磁盘、光盘、软盘等特殊档案载体的管理与保护技术；④防电磁辐射技术；⑤电子档案恢复与还原技术；⑥档案损坏的测试与评估技术；⑦定期检测和拷贝技术等。基于环境的安全技术。主要有：①库房建筑标准与围护结构功能的设计、施工和实施；②档案保管的设备、设施和有效装具；③档案库房和利用环境的监测技术；④温湿度调节与控制技术；⑤有害因素的控制和防护技术等。基于信息的安全技术。主要有：①内容的原始性技术：签署技术、数字水印技术、加密技术、防写技术、信息隐藏技术、防消息泄密技术、防拷贝技术等；②操作系统安全技术：身份标识验证技术、访问控制技术、审计跟踪技术等；③数据安全技术：数据加密技术、应急响应技术、数据备份与容灾技术、数据库安全技术等；④网络安全技术：防火墙技术、防水墙技术、防病毒技术、漏洞扫描技术、入侵检测技术、物理隔离技术、代理服务技术、网络监控技术和虚拟网技术等；⑤用户安全技术：身份认证技术、信息完整性校验技术、数字签名技术和访问控制技术等；⑥安全测评认证技术。

基于长期可存取的保护技术：①软件仿真技术；②过时格式数据迁移技术；③载体转换技术；④版本跟踪技术；⑤背景信息打包保存技术等。基于灾害的保护技术。主要有：①灾害的预警与防范技术；②容灾备份技术（本地容错模式和异地容灾模式）；③安全事件的应急处置技术；④灾后受损档案的抢救与数据烣复技术等。

3引进先进的管理理念。前端控制：具体到电子档案安全管理中，是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档管理，建立起统一标准，互为保证、密切相关、相对独立的运行模式，从而组成一个完整、严密的电子档案原始性、真实性保障体系。

全程管理：是指将电子档案的整个生命周期纳入一个系统工程内，全程实行安全管理。

安全等级保护：是指根据电子档案的重要程度遭到破坏后，对国家安全、社会秩序、公共利益以及公民、法人和其他组织的合法权益的危害程度等，由低到高划分电子档案安全管理系统等级，实施相应的保护措施。它可以使电子档案安全工作更有效，资源配置更科学合理。

风险管理：是基于系统、科学、全面、动态的安全风险评估，体现预防控制为主的思想，强调遵守国家有关电子档案安全原则的前提下，选择合适的控制方式来保护电子档案，使电子档案安全风险的发生概率和损失降低到可接受的水平。

4构建电子档案安全保障体系。是指从电子档案安全技术和安全管理等方面，对电子档案实体及信息系统进行安全防御，确保电子档案的保密性、完整性、可用性、真实性、不可否认性、可控性和可追溯性。电子档案安全保障体系的构建包括管理保障体系、技术保障体系、法规标准保障体系、基础设施体系、产业支撑体系、人才培养体系和安全评估体系。

电子文件与电子档案管理初探 篇7

一、对电子文件的基本认识

1、电子文件的含义

电子文件是指在数字化环境中生成, 并通过数码形式存储在光盘、磁盘、磁带等载体上, 依靠数字设备进行阅读和处理, 同时还能够在网络上进行传输的文件。

2、电子文件的种类

电子文件有多种形式, 按照载体划分主要有光盘文件、硬盘文件、软盘文件、以及磁带文件等;按照形态划分主要有文本文件、表格文件、图形文件、声音文件、以及影像文件等;按照功能划分主要有草稿文件、辅助文件、以及正式文件等。

3、电子文件的特征

与传统纸质文件相比, 电子文件主要有以下方面的特征:1) 信息的数字化形态和非人工识读性;2) 对数字设备具有依赖性;3) 信息和载体之间具有可分离性:4) 信息具有可变性、易控性、以及易丢失性;5) 信息储存具有高密度性;6) 动态性和虚拟文件性;7) 信息具有共享性和不安全性;8) 信息的载体和技术具有不稳定性等。

二、电子文件与电子档案管理中存在的问题

1、电子文件的保护意识淡薄

由于档案管理部门和文件生成部门属于不同的部门, 部门间的相互交流和合作机会较少, 对彼此的工作缺乏一定的了解, 因此往往会出现一系列的问题。比如一些部门的信息资料只保留了纸质文件, 电子文件信息不全, 无法做到纸质档案和电子档案的配套管理。从根本上说, 这种现象的发生主要是由于工作人员对于电子文件的保护意识淡薄, 且文件保护制度不健全造成的。

2、电子文件的归档程序不健全

很多单位和企业, 在生成电子文件时, 专业的档案管理人员无法参与意见, 或者是由于档案管理人员专业知识匮乏而无力参与意见, 从而使电子文件从生成直到存档都出现不少的问题。比如, 对于电子文件的管理工作不严格, 存在人为删改的风险;一些电子文件的存储分散, 不能实现集中保管;不能实现与纸质文件的配套管理, 文件管理存在漏洞;以及缺乏由于计算机故障造成电子文件丢失的应急措施等。

3、对电子文件草稿保存不善

随着计算机的普及和广泛应用, 几乎所有的企事业单位都利用计算机来起草文件, 但是一旦打印出纸质文件后往往会忽略对电子文件的妥善保存, 使之被新起草的电子文件逐渐覆盖, 直至删除。一旦以后再需要此类的文件, 就只能重新起草, 造成了资源的浪费, 加大了工作人员的工作量, 同时也影响了工作效率, 不利于企业各项工作的快速开展。

4、电子文件管理制度和法规不完善

与电子文件管理相关的制度和法规还很不完善, 电子档案还无法确立其自身的法律地位, 这就造成大多数人缺乏电子文件意识, 对电子档案的重视程度不够, 电子档案资料不全面, 给使用者带来了不小的麻烦, 无法充分实现电子档案的自身价值。

三、加强电子档案管理的措施

1、健全和完善电子档案管理体系

计算机技术具有较强的存储与传输功能, 随着计算机技术的广泛应用, 在档案管理中电子文件和电子档案的数量大量增加, 成为档案管理工作的新方向。但是由于缺乏健全的电子档案管理体系, 致使电子文件流失现象严重, 给电子档案管理工作带来较大的困难。因此, 必须要健全和完善电子档案管理体系, 对电子档案管理部门实行定期检查, 确保归档文件的完整。

2、提高电子档案管理人员素质

电子档案管理人员的素质与电子档案管理工作质量密切相关, 因此提高管理人员素质成为强化电子档案管理的一项重要措施。首先, 要提高档案人员的政治素质, 增强责任心和责任感, 树立良好的职业道德观念, 在工作中做到诚实守信。其次, 要提高档案管理人员的业务素质, 使他们具有较为丰富的档案管理专业知识, 并对法律、经济、外语等知识有一定程度的了解, 此外还要熟练掌握计算机信息技术。同时, 档案管理人员要树立服务理念, 增强服务意识, 从而树立正确的工作态度, 提高工作质量和工作效率。

3、对归档电子文件进行技术处理

电子文件具有易更改性, 因此电子信息的准确性面临较大的风险, 这就需要在归档时对电子文件进行进行技术处理, 更改为只读性文件, 避免一些人为了不法利益而更改档案信息。同时, 对于一些机密的电子文件在进行传输和利用时, 要进行加密处理, 定期更换电子文件密钥。并且要做好安全防护, 防止病毒入侵电脑使档案信息泄露或丢失。

4、实现电子档案的服务化

档案存在的目的就是方便人们的使用, 因此电子档案也要致力于为使用者提供更好的服务, 实现自身的价值。在实现电子档案服务化时, 要着重注意以下两个方面:1) 要遵循国家相关规定, 对于公开级档案能够面向社会开放, 而限制级档案必要要限制在一定范围, 仅对部分人员公开, 其他人员在查阅时要持有组织介绍信。2) 档案利用方式要根据使用者的实际情况来定, 决不能无条件的向所有使用者提供全部的利用方式。

四、总结

电子文件与电子档案作为新生事物, 适应了时代和社会的发展潮流, 改变了传统的档案管理模式, 具有较为广阔的发展前景。但是, 任何事物都具有正反两个方面, 电子档案在带来巨大便利的同时也存在一定的风险, 因此需要档案管理部门和管理人员加强认识, 促进档案管理工作的更好发展。

摘要：经济的快速发展和科学技术的不断进步, 使社会面貌发生了巨大变化, 深刻改变了人们的生活方式和生活习惯, 影响了人们的思维方式。特别是计算机信息技术的发展使我们步入了信息化时代, 缩短了人与人之间的时间和空间距离, 使人们的生产和生活更加便捷, 得到越来越广泛的应用。随着电子文件的产生和发展, 电子档案管理逐渐成为档案管理的新趋势。本文主要从对电子文件的基本认识、电子文件与档案管理中存在的问题、以及加强电子档案管理的措施等方面来进行探讨。

关键词：电子文件,电子档案,问题,措施

参考文献

[1]吕红春:《浅析电子文件档案化管理》, 《济南职业学院学报》, 2006 (03) 。

[2]蒋艾云、牛传东:《新形势下做好档案管理工作的几点思考》, 《泰安教育学院学报岱宗学刊》, 2008 (02) 。

电子档案科学管理论文 篇8

一、在电子档案管理的过程中, 也要关注纸质教学档案的管理

(一) 电子档案管理与纸质教学档案管理要形成优势互补。

随着信息时代的到来, 在高校教学档案管理的过程中, 电子档案管理已经占据了非常重要的位置。但是不可否认的是, 单纯的电子档案具有着一定的缺憾, 如原始性真实性安全性存在争议, 电子教学档案的原始性和权威性受到质疑。而且电子教学档案的易复制、修改、删除的特点, 使得电子档案的稳定性以及电子文件的价值大打折扣, 而电子档案的设备依赖性也使得电子档案在某种程度上造成了提档的不方便。而纸质档案的原始性以及稳定性使得档案更为真实、直观和安全。但是纸质档案的增长速度大于销毁速度使得教学空间的利用更为紧张, 纸质档案的存放也受保管条件的限制, 如果时间过长, 难免会有虫蛀、字迹褪变等情况发生。而电子档案易存放, 节约空间的特点正好解决了纸质档案管理的问题。因此, 要想保证教学档案管理的真实性、重复利用性, 就要让电子档案管理和纸质档案管理形成优势互补。对于储存价值一般的可以只采用电子文档, 而对于重要的档案资料可以电子文档和纸质文档两种文档一起备份, 即可以保证文档的真实性, 又可以确保重要档案资料的储存。

(二) 加强电子档案和纸质档案的管理。

电子档案和纸质档案对保存的环境都有一定的要求。纸质档案对保存空间的温湿度以及空间大小有所要求;而电子档案对存储介质载体也有要求, 不适宜的磁场环境会对电子教学档案造成部分损伤, 甚至会造成数据丢失, 因此作为档案管理人员首先要确保电子档案以及纸质档案的管理环境, 保证档案的保存良好。其次档案管理人员要做好内部案卷级和文件级的目录编制, 要在统计与检索等基础性管理上, 强化专业性的教学档案管理, 确保教学档案能够真正为院校的教学科研工作服务。档案管理人员要关注电子教学档案的优点, 从文件的拟定、整理到归档再利用要在基本保密性原则的基础上实现院校教职员工的共享性和复制性, 方便教学档案被需要调档的教职员工使用, 促进教学档案的信息利用率。当然, 电子教学文档在被教师共享的时候, 档案管理人员要设置阅读权限, 既保证电子教学文档的隐私性, 又保证电子文档的可利用性。最后档案管理人员要运用电子文档快速灵活的特点, 关注电子文档的形象性和趣味性, 在电子教学文档中加入图像、音频以及视频资料。如在档案管理中, 教师的课堂视频录像就可以用专门的文件夹进行保存, 让教师在进行教学科研以及评职称等方便调取。

二、规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化

(一) 规范电子教学档案管理工作。

高校电子档案管理工作要规范化、系统化才能让电子档案真正为教学科研服务。因此电子档案管理要建立真实、有效的电子教学档案管理制度, 不管是一级院校还是二级院校在电子档案建立的过程中都要严格按照相关的法律法规开展档案管理工作。而作为档案管理人员, 也要强化电子教学档案管理意识, 重视电子档案管理工作, 避免因人为损坏导致的电子教学档案出现缺失或者遗漏。高校每年都要有大量的教学档案需要变动, 其维护、更改、保存以及迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大, 电子教学档案要根据《档案法》和《大学档案管理办法》将教学档案管理过程系统规范化, 从收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面提高教学档案的研究和利用水平。

(二) 提高安全管理意识, 确保文档的及时准确性。

在教学档案管理工作中, 有一些高价值的基层教学单位、教师的教学档案如果未能及时归档, 将会对未来的教学科研工作造成极为惨痛的损失;而价值不高的教学档案不经选择地进行保存, 减少了档案使用的价值。因此作为高校教学档案管理人员, 要提高安全管理意识, 运用计算机档案管理软件系统, 实现档案信息网络化, 并在这个基础上建立电子教学档案目录数据库, 利用数据库分类技术将师生提交上来的电子教学档案的目录数字化。档案管理人员可以根据档案管理的要求, 发动全校师生积极投入档案建设中来, 确保有价值的教学档案资料及时归档, 并根据保密性原则实现教学档案的资源共享, 让教学档案真正成为推动教师相互学习, 提高高校教学水平的重要资料。同时, 针对电子档案管理错误删除、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点, 可以建立安全防范机制, 定时更新病毒库, 平衡公开和保密两者之间的尺度, 设置档案资料需要调阅人员的数据调阅权限以及调阅方式, 避免档案资料被删除或者更改。在这个基础上, 档案管理人员要养成文档备份的习惯, 还可以采用云文档备份的形式, 让重要的档案资料安全保存。

三、加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平

(一) 增加经费投入, 实现电子档案的现代化管理。

在电子档案管理过程中, 最重要的是电子档案管理需要的计算机以及电子设备。在高校的电子档案管理中, 设备的投入是非常重要的。因此高校要做好预算, 增加经费投入, 真正实现电子档案的现代化管理。同时, 在每台电脑上要安装电子档案管理系统软件, 确保教学档案的电子化, 增加电子教学档案的利用率。信息化管理以及办公自动化可以使电子教学档案以便捷的优势实现资源共享, 也能防止教学档案的不必要的流失。在这个基础上, 要加强对电子档案管理人员的电子档案管理的技能培训, 提高管理人员专业技能, 强化管理人员队伍建设。首先, 院校要为电子档案管理人员提供继续教育的平台, 让档案管理人员通过一系列的培训、检查、评比活动提高档案管理工作能力。其次, 要将档案管理人员的档案管理质量纳入绩效考核项目, 确保相关管理人员必须具备必要的专业知识, 提高自身相关的素质。最后, 档案管理人员要从技术性角度和专业性角度不断的学习相关知识来提升自己的专业技能, 以完成电子教学档案管理工作。在这个基础上, 可以开展档案管理人员技能大赛, 组织档案管理人员针对档案管理系统知识和基本的电脑操作, 以及是否熟练灵活运用文件管理系统软件进行电子档案的归档进行训练。

(二) 提高档案信息化管理水平, 变被动服务为主动服务。

在电子教学档案中涵盖着每个专业课程的教学计划、教学大纲、课程标准、教学质量评估报告, 每个学院和教师的科研成果、毕业班学生的实习报告、毕业论文、实验实训计划和项目运行、教案等各种图纸、表格、声像以及文字文件, 电子档案管理借助强大的信息储存功能以及快捷的信息转换功能, 将档案规范化、系统化, 不仅提高了工作效率, 增加了档案的可读性、可视性、可靠性, 丰富了档案的内容, 强化了归类、排序以及搜索功能, 储存也变得更为便利。但是教学档案如果仅是简单的电子归档, 就失去了建立教学档案的学术价值。院校档案管理人员在档案管理过程中, 要提高档案信息化管理水平, 通过对电子教学文档的归类、积累、贮存和开发利用, 使电子教学文档能够更好地为教学服务。首先, 高校档案部门要根据院校自身的情况设计适合本院校的电子档案管理系统, 通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用, 对于具有一定学术价值的电子教学文档, 不但要满足教师员工的正常提档, 而且档案管理人员要善于与相关的教职员工进行沟通, 将有价值的教学文档推荐给相关的教育教学人员进行备用, 促使档案的再利用, 让教学档案能够在教育教学管理工作中以及教育科研工作中发挥出更大的价值。在这个基础上, 推进现代化管理手段, 利用档案网页、校园网等将档案信息实现资源共享, 最大限度满足利用者为教学档案的需求, 既减少了档案管理人员的工作量, 也提高了档案运用的实效。

四、充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作

在高校电子档案管理的过程中, 档案管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性。在高校教育教学管理工作中, 教学档案作为记录教学过程的客观依据, 不仅是教学过程、教学水平的历史再现, 更重要的是教学档案的有效利用可以帮助教学活动深入开展, 让教师在相互观摩中提高自身的教学水平和教学质量。同时, 教学档案记录了教师在教学过程中的收获与失败, 为进一步进行教学科研, 开展课题研究提供了非常好的佐证。在这种情况下, 电子教学档案的有效利用不仅可以使同一所院校内的教师直观感受到教学水平以及教学管理水平的高度, 帮助教师加强教学管理、进行教育科研, 而且在教学评估的过程中教学档案也是重要的依据, 是规范科学办学的重要依据材料。在教学评估的过程中只有丰富详实、真实可靠的档案材料作为支撑, 才能让教育评估顺利展开。因此, 高校教学管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。管理人员要开拓思路, 把握为教学这个中心工作服务的切入点, 实现计算机文件检索、重要档案全文存储检索, 采取多种形式, 让“死”档案变成“活”材料, 为教学科研服务。

五、结论

总之, 在高校档案管理过程中, 电子档案的管理作为信息化时代的产物, 已经成了高校教学档案管理的重要方式。作为高校教学档案管理人员, 要注重发挥现代化的信息技术手段, 实施档案电子信息化管理, 并积极拓宽服务领域。档案管理人员不但要做好档案的搜集整理以及归档工作, 还要善于创新电子档案的管理, 变被动服务为主动服务, 让教学档案管理真正为院校的教学科研工作服务。

摘要：高校档案管理工作中要加强电子档案管理, 在电子档案管理的过程中要关注纸质教学档案的管理。档案管理员要不断规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化, 并加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平, 充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。

关键词：高校档案管理,电子档案,管理

参考文献

[1]仲维丹.综述高校档案馆的安全管理问题[J].黑龙江科技信息, 2012 (01) .

[2]王玲, 刘瑛.强化校园档案意识促进学校发展[J].办公室业务, 2013 (01) .

浅析电子档案的管理 篇9

1 工程造价电子档案管理概述

工程造价电子档案管理是通过电子档案管理系统为基础, 为工程造价办档案管理现代化提供完整的解决方案。其能够为工程造价办提供完整的电子档案管理和网络查询功能, 同时通过其自动化功能还可对档案数据库进行备份, 可设定档案密级, 可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等十大模块。能够实现工程造价电子档案管理的自动化、数字化, 为提高工程造价办档案管理工作效率与工作质量提供便利条件。

2 电子档案管理的实施

2.1 明确电子档案管理目的与要求, 构架科学的档案管理体系

工程造价办为了提高工程造价档案管理工作效率与工作质量, 为工程造价咨询企业管理与指导奠定良好的基础, 其档案管理工作必须以现代档案管理理念为指导, 运用现代数字化档案管理技术, 实施档案管理工作, 以此促进工程造价办档案管理工作质量的提高。以明确电子档案管理目的与要求为基础, 针对工程造价办档案管理工作特点, 构建科学的电子档案管理体系。管理体系要求明确电子档案主管领导、明确其管理制度, 并通过明确职责、责任到人的方式使电子档案管理个工作从形成到承办、整理、管理等工作有章可循、有据可依。同时也促进电子档案管理工作日常监督、指导、保管、开发利用等工作的开展奠定基础。

2.2 注重电子档案管理的基本原则, 促进电子档案管理工作的开展

工程造价办电子档案管理工作应遵循统一领导、分级管理的基本原则。利用密码权限的方式针对不同权限开放不同的使用限制, 以此保障电子档案的安全。工程造价办电子档案管理工作应实行统一管理、统一领导、实施统一管理制度的方式确保其管理该工作的开展。同时, 其档案管理工作还要遵循维护电子档案完整与安全的基本原则, 加强电子档案备份管理, 保障电子档案的安全。针对工程造价办电子档案的特点, 其档案管理工作还要遵循全面管理、系统管理、过程管理的基本原则。以全面管理的原则保障电子档案从生成、到管理规则、管理方法、质量要求等始终处于电子档案管理监督体系下, 保障电子档案管理过程管理的全面性, 保障电子档案管理工作质量。系统管理是强调电子档案管理过程中各个阶段的活动必须以科学统筹兼顾的理念强调电子档案内容与管理工作的无缝连接、保障电子档案管理质量。过程管理也是对系统管理工作的不要补充, 其通过对电子档案管理过程控制实现结果的控制, 保障电子档案管理质量。

2.3 电子档案管理过程中的注意事项分析

在实施电子档案管理过程中, 工程造价办需要特别助于纸质文件与电子文件内容的原始性, 其字体、字迹、图像、印章等必须清晰可见, 内容真伪易于判别, 但是由于电子档案的内容与形式是相对独立的, 不仅内容易于变化, 而且失去了固定的形式, 使档案部门在对电子档案进行检验时, 很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。因此在进行电子档案管理过程中, 需要通过原始文件扫描的方式保障电子文件的原始性与真实性。同时电子文件、电子档案内容的完整性也是电子档案管理工作的重点, 由于电子文件结构复杂, 储存方式多样, 容易造成信息的缺损。因此, 必须要备份管理时保障电子文件、稳当完整性的关键。现代工程造价办在实施电子档案管理过程中, 必须通过科学的管理方式有效保障电子档案的真实性、完整性, 同时注重其保密措施的管理, 促进电子档案管理工作的科学开展。

3 针对电子档案管理的需求加强档案管理人才培养

现代工程造价办实施电子档案管理工作需要针对电子档案管理对人才的需求强化档案管理人才培养。加强档案管理人员对电子档案管理有关专业知识、技术的培养, 加强档案管理人员对电子档案管理工作注意事项的认识, 以此促进电子档案管理工作的开展。同时工程造价办还要针对自身档案管理的特性与电子档案管理的特点, 构建科学的人才培养体系, 通过科学的、动态的人才培养体系, 紧跟电子档案管理技术的发展, 及时针对电子档案技术发展对人才进行培训与培养, 提高档案管理技术水平、提高电子档案管理技术的应用水平, 促进电子档案管理工作的科学开展, 促进工程造价办档案管理工作的科学实施。

4 结论

综上所述, 现代工程造价办电子档案管理工作的科学开展对工程造价办有着重要的意义, 其是提高工程造价办电子化办公、提高办公效率、提高档案管理工作质量的关键。工程造价办必须认识到电子档案管理工作开展的重要意义, 以针对自身特点的电子档案管理体系建立为基础, 注重基本原则的应用以及实施过程的注意事项, 以此提高电子档案管理工作开展效果, 促进档案管理工作效率的提高、促进档案管理工作质量的提供, 为工程造价办更好的对工程造价咨询企业、工程施工企业提供服务奠定良好的基础, 促进我国工程建设行业的快速发展。

摘要：随着现代档案管理技术的发展, 工程造价档案电子化管理已经成为工程造价档案管理的主要发展方向, 以科学的应用有助于促进工程造价档案管理的无纸化、促进环保工作的开展, 促进档案管理快速查询、检索, 本文就工程造价档案的电子化管理进行了简要论述。

关键词：工程造价,电子档案,管理

参考文献

[1]张同宇, 李哲.电子档案管理方案的实施与注意事项[J].企业管理资讯, 2009, 19.

[2]陈政和.工程造价档案管理工作的科学开展[J].建筑企业管理资讯, 2009, 12.

[3]周晓宇, 马霖.电子档案管理若干问题的探讨[J].档案管理, 2009, 8.

浅析电子档案的管理 篇10

纵观近几年电子档案的发展情况, 各类单位的档案数量急剧增加, 面对与日俱增的档案数据, 传统的纸质档案形式已经很难适应当前的形式。

档案管理工作并不是许多人认为的那样, 并非简单的填写数据和各人资料, 然后存储在固定的档案室就万事大吉了。真正的档案管理工作是一个复杂的流程, 在档案持有人填写完相关资料和数据后, 由档案管理工作者认真仔细的检查, 有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改, 档案完成后, 由档案管理者分类储存在档案室里, 在需要调取和更新时, 要迅速的调去出档案。在交接时要确保档案的真实性和完整性。由此可见, 档案管理工作是个复杂的过程, 电子档案是十分有必要的。

2档案信息电子化的利弊

2.1电子档案的优越性

电子档案与传统档案不同, 电子档案最大的特点就是它借助了电子信息技术, 是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体, 需要一个单独的档案室, 并且要求密闭, 防火, 防潮, 对其环境条件要求较多。纸质的档案材料会影响档案的真实性和存储时间, 档案存储的成本较高。而电子数据只需要电子计算机的应用和处理, 要求档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件, 能够大大节省单位的财政支出, 并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象。另外, 电子档案能够有效提高档案管理的效率。要求档案持有人在电脑上编辑完成后, 将成型的档案直接考录在U盘等载体上, 直接交给档案管理工作者就可以了, 这样更加方便档案持有人填写档案, 也方便了档案管理工作者的档案收集工作。电子档案还有一个突出的优点就是电子档案在交接时不会出现丢失和失真的现象。传统档案在档案的调取、补充和更新时很容易丢失和失真。电子档案在交接时只需拷贝就可以, 档案持有人将档案修改之后, 即使丢失或是损毁也没事, 因为档案管理工作者那里还有备份, 这就大大降低了档案交接时档案丢失的风险, 也大大缓解了档案工作的难度。

2.2电子档案的缺陷

电子档案也有一些自身的缺陷。与传统档案相比, 电子档案的存储是变得方便了, 但是也更加容易被盗取了。传统档案在档案室中存储, 不法分子很难进入盗取相关档案, 即使进入档案室, 档案卷宗也是很多很沉重的, 犯罪分子难以辨别档案的真伪性, 也难以找到自己需要的资料文件。但是电子档案只需要不法分子利用病毒或是一些违法程序就可以进入档案管理工作者的电脑, 然后轻松的挑选其需要的资料和文件, 这是难以避免的缺陷, 因为任何电脑都难以抵挡各种各样的病毒软件。只有档案管理工作人员养成良好的工作习惯, 保证档案存储的电脑不被任何病毒的入侵, 就能有效地遏制这一缺陷。我们应该以辩证的眼光看待这个缺陷, 任何错误都是可以在发生之前被制止的, 这就要求档案管理工作人员对档案管理工作认真负责, 保持严谨的工作态度, 承担起自身的义务和责任, 正确认识自身的工作和档案管理工作的重要性, 加强自身警惕。另外, 档案管理工作中, 电子档案与传统档案相比, 还有一个很难克服的缺点, 那就是电子档案对软件设备的依赖性较强。档案管理在面对纸质档案时只需要将其分类存储起来就可以了, 而电子档案必须要求有档案管理软件的参与, 不然很难完成档案存储的工作。如果脱离了档案管理软件和电子计算机, 档案管理工作就无法进行下去。

3电子档案如何更好地普及应用

3.1积极纳入领导协调机制 应当自觉纳入领导小组制定的总体方案。项目效能的源泉来自管理, 电子化成败的关键也必然是管理。有关领导应对电子档案加强管理, 制定规范的档案管理规章。基层档案管理工作者应该积极接受领导的建议, 明确领导的指挥和政策, 做到紧跟工作方向, 完善工作任务和要求, 努力做到自身工作不出差错, 集体工作才能更加完善。

3.2与时俱进, 观念创新 电子档案的管理需要与时俱进, 不断创新。基层档案管理工作者在接触电子档案的同时, 应不断的积累经验和收集电子档案的信息, 为提高电子档案的工作效率提高保障, 实现不断创新与发展。各单位应加强对档案管理工作的认识, 证实其工作的重要性, 看到档案管理工作对于全局工作的重要性和根本性, 提供有利的条件来实现档案管理工作的创新和不断发展。

3.3遵循标准, 推进标准, 加强法律建设 在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性, 管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。仅凭经验管理档案的方法, 虽然也很有成效, 但通用性不好, 无法让更多的人高效率地使用, 必须淘汰。采用标准意味着系统性的进步, 对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化, 就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力。因此, 档案管理和利用、档案管理信息化的立“法”工作要加强完善, 这是档案管理健康发展的根本保证。

3.4就电子文档而言, 即使是最普通的电子数据, 保存电子文档风险巨大, 至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。所以, 将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合, 发挥档案管理的综合优势。传统的档案管理形式有其自身的优点, 我们应该将电子档案的技术与传统档案的管理方式相结合, 努力降低电子档案的风险, 较大发挥传统档案的长处。

摘要：本文介绍了电子档案的管理现状、档案信息电子化的利弊及电子档案如何更好地普及应用等分析。

电子档案管理的探究 篇11

关键词：电子档案；基本要求；优越性；注意的问题及其对策

一、电子档案的基本要求

1、完整性。电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。

2、原始性。电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

3、真实性。电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

4、安全性。电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

二、电子档案的优越性

1、电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

2、电子档案有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

3、电子档案有利于文档的保密。在的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅专利申请不无法接触其他无关的文件，从页保证了文件的保密性。

4、电子档案可以有效提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

三、电子档案管理应注意的几个问题

1、建立档案利用制度，整合各类档案资源。要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。

3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4、加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

电子档案科学管理论文 篇12

一、档案管理工作存在的问题

1. 档案管理工作内容繁杂。对当前高校内部档案管理工作予以调查, 结果表明, 高校内的档案数据每年均会发生变化, 例如录入、迁出等[1]。因为档案变动数量庞大, 且档案自身便具有一定的区域形式, 所以若想更好的保存、保护, 则需要投入大量的人力、物力。

2. 信息技术有待提高。对高校内部电子档案管理工作来说, 信息技术水平还有较高的发展空间。电子档案具有方便快捷、效率高等优点, 是当前最行之有效的办法。但是, 目前绝大部分的高校依旧沿用传统纸质档案, 从一定程度上来说限制了电子档案管理的发展[2]。

3. 管理操作不合理。当前高校档案管理工作者的操作并不合理, 其次大学内部状况有显著差异, 从而导致内部制度也不尽相同, 最终致使档案管理工作难以满足实际情况或者抵触实际情况, 无论是何种问题, 都会严重影响档案管理工作的实效性。

4.不利于传输。大学内部经常会发生转学、退学、入学等情况, 因此其内部具有较高的流动性, 所以, 无论是上述什么情况发生, 因档案的传输困难, 均会影响档案管理工作的顺利进行。

二、档案管理工作基本状况

电子档案管理工作和网络信息化技术密不可分, 换句话来说, 电子档案管理的最终目的便是将传统管理措施向着电子化的方向演变或者直接将管理程度降低到一定的标准。与此同时, 还要有条不紊的实现档案归档工作, 比如文献和资料的保存、收集等, 电子档案管理能够在降低物力和人力的前提下, 更好的完成档案管理工作, 充分利用当前的人力资源。

当前高校电子档案管理的不足之处基本可以总结为两个方面:1. 电子档案数据完整。从一定程度上来说, 即便传统纸张档案管理的完整性并不尽如人意, 容易在管理中发生笔误问题, 但是实际上的影响并不大, 能够对该问题进行及时的补救。电子档案则不同, 相对而言十分负责, 如果在传输过程中发生错误, 将会导致保存的信息全部丢失, 严重时还会导致被直接破坏, 无法找回。2. 电子档案缺乏安全性。如果电子档案丢失, 那么将会产生严重的后果, 在传输过程中, 容易发生损害和被修改的问题, 因此, 电子档案的安全性极其重要, 在实际管理过程中应当予以重视。

三、电子档案管理的应用

1. 优化电子档案网络安全。众所周知, 电子档案在进行网络的传输过程中会遇到不可控的危险, 这也是电子档案管理亟待解决的重要问题。因此, 电子档案储存设备管理应予以加强, 例如定期清理和检查储存设备, 并且设定专门的网络安全监督员, 通过身份验证加强安全性, 比如数字签名、身份证以及验证码等方法。

2. 规范操作流程和完善管理制度。在电子档案管理过程中, 需要重视网络安全性操作、管理工作人员职业道德以及综合素质等诸多问题, 并且对相关工作人员进行定期培训, 强化工作人员的翻番能力及综合管理技能。其次。还要锻炼工作人员的操作能力, 强化操作技巧, 熟练掌握管理工作要点, 从而在一定程度上提高管理工作效率以及节约工作时间, 与此同时, 应该结合实际情况, 对内部管理制度进行进一步的完善。

3. 优化工作人员服务方法。档案管理工作人员要对内部信息有充分的了解, 并且能够挖掘、发现内部信息资源, 合理的对资源进行处理加工, 使之与光盘制作、电子化以及多媒体等技术相融合[3]。其次, 对电子信息进行及时的储存, 奠定良好的管理工作基础。最后, 档案管理工作人员应当秉承“为人民服务”的工作态度, 并且为所有人员提供“微笑式”服务, 当然, 最重要的一点要实现先进网络服务体系的构建, 促进电子档案的在线咨询服务。

4. 备份恢复。由于电子档案的存在形式主要为计算机数据, 所以容易发生损坏、丢失等问题, 其次, 当前计算的软件和病毒等问题也存在严峻的网络安全问题, 直接影响电子档案的安全性, 所以一旦电子档案发生丢失、损坏和泄漏等问题, 会造成极其恶劣的后果。所以, 档案管理过程中, 应当优先应用信息技术对电子档案进行备份, 发生意外后则进行档案恢复。通常来说, 备份恢复主要包括硬件备份、软件备份以及恢复计划, 实现备份要用到驱动、系统软件和应用软件, 当前电子档案备份通常采用硬盘保存, 硬盘具有恢复速度快、价格低、容量大等优点, 且体积较小, 便于保存。

5. 便于查询。传统档案管理过程中, 其档案的查询十分费力, 且纸质档案堆积如山, 需要耗费大量的人力物力。但是电子档案则不同于纸质档案, 仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅, 其次, 电子档案管理会对档案进行分类, 通过类别查找便可以实现整批类别档案的查找, 极大的提高了档案管理工作效率。

总结

总而言之, 网络技术的普及与发展, 提高了电子档案管理在高校内部的重视程度, 为此, 应当对电子档案信息化予以不断的研究、调查和总结, 在已有基础上实现管理工作的创新, 并且进行规范操作流程、完善制度以及优化电子档案等工作, 保证电子档案管理的安全性及完整性。

摘要：21世纪是信息化时代, 日常的工作生活中均离不开计算机, 随着高校活动的增加, 诸多不同形式和内容的档案数量越来越大, 为实际档案管理工作带来了众多困难, 为此, 电子档案管理应运而生, 不仅能够对形式繁杂、数目众多的档案予以高效、有序的管理, 加强档案利用率, 还能够推进档案管理一体化, 现对档案管理工作中电子档案管理的应用进行说明。

关键词：电子档案,管理,应用

参考文献

[1]赵海漪.刍议如何做好信息时代的电子档案管理[J].科技创新与应用, 2012 (24) :319-319.

[2]李薇.刍议信息技术在档案管理中的有效应用[J].电子技术与软件工程, 2015 (6) :233-233.