电子档案的管理工作

电子档案的管理工作（共12篇）

电子档案的管理工作 篇1

一、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的必要性

1. 与时代发展相匹配。

在我国现代化信息技术高速发展的大环境下,教育领域已经充分引入了这项技术,学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等,而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配,更好地满足时代发展要求。

2. 为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。

发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响,而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策,那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一,实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合,进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。

3. 使档案管理效率得到提升。

一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等,其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性,这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘,而实现电子档案管理使一些档案变活,档案中的信息能够通过计算机被提取出来,进而使档案管理的效益得到充分发挥,对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。

4. 全面实现信息资源共享。

学校传统档案管理方式主要以纸张为载体,相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高,不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机,相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用,只需要被授权后通过网络调取相关信息,使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作,全面实现信息资源共享。

二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求

1. 电子档案管理的优势。

相对于传统档案管理方式来说,电子档案管理不仅具有存储容量大的特点,而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能,而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时,学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改,使系统更能够满足档案使用需要,促进档案管理工作效率的提高。

2. 电子档案管理的要求。

学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求,因为传统档案是纸质的,档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要,不仅需要具备计算机操作能力,能够熟练运用档案管理软件,而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。

三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题

1. 档案管理理念存在滞后性。

目前,一些学校还没有树立正确的档案管理理念,管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性,对此项工作的进展不太关注,没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求,难以提高档案管理人员的工作积极性。同时,一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面,没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性,自身工作主观能动性较差,难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。

2. 电子档案管理规章制度有待完善。

现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作,努力构建一套较为完善的档案管理系统,并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要,有的学校存在着管理员权限责任不明的情况,一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位,对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意,对电子档案管理效率的提高非常不利。

3. 对电子档案管理的监管力度不够。

一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够,没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管,主要体现在以下几点:第一,学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作,难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,不能使电子档案的价值得以充分发挥;第二,有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题,但是由于缺乏相应的惩罚措施,不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为,这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。

4. 电子档案管理设施有待进一步优化。

电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术,要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够,有的虽然已经构建了电子档案管理系统,但是由于现代化信息技术的不断进步,一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要,而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善,进而使电子档案管理工作效率低下。同时,一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设,没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件,难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫,但是硬件设备存在着老化的情况,难以带动系统运行,如果不及时对这些设备进行更新换代,那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。

5. 电子档案管理人员的综合素质有待提高。

在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下,学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低,不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档,严重影响了此项工作效率。同时,学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知,不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。

四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议

1. 树立正确的电子档案管理理念。

目前,学校应当积极树立正确的档案管理理念,管理层要认识到实现电子档案管理的重要性,加大对此项工作进展情况的关注力度,加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度,采取会议等方式落实档案管理精神,明确电子档案管理工作的侧重点,探究合适的电子档案管理模式和方法。同时,学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求,督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性,确保电子档案管理工作顺利开展。

2. 完善电子档案管理相关规章制度。

建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此,各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件,在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先,学校应当对档案管理人员的权责进行明确,给予相关人员管理员权限,一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人,有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时,学校还应当完善电子档案规章制度中的内容,对一些新增的电子档案类型进行准确定位,使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档,进而提高电子档案的管理效率[4]。

3. 加大对电子档案管理的监督力度。

首先,学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档,并将其业务进行情况与其绩效相挂钩,提高其工作的主观能动性,确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,使电子档案的价值得以充分发挥;其次,学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施,对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励,树立典型,对于一些工作拖拉的人员要严惩,从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生,进而提升电子档案的管理效率。

4. 优化电子档案管理设施。

学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面,应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善,使系统能够紧跟时代发展,间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时,学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设,安装和升级杀毒软件和防火墙软件,保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面,学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点,根据实际需要购进一些先进的硬件设备,使硬件设备能够与系统相匹配,为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。

5. 提高电子档案管理人员的综合素质。

学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养,加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时,学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求,不能只看其学历,更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力,尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务,为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.

[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

[4]吉顺霞.电子档案管理在高职院校的应用分析[J].办公室业务,2014(7).

电子档案的管理工作 篇2

本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。

摘要：电子档案管理是学校管理工作中不可或缺的一项内容,并且电子档案的管理工作也是当前困扰学校发展的主要问题。

关键词：电子文件 档案 学校

随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护?我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。

一、电子文件的整理

1、基建、设备等电子文件的事理。

基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的.，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2、财务电子文件的整理

(1)工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2)账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

3、学校其它电子文件的整理

现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容;教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢?计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

二、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。?

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。

三、完善电子文件归档制度

1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

2、“两套制”归档的必要性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质

与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。

四、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。

1、规范排放和使用。

2、保持良好的温度、湿度环境。

3、注意避光。

浅谈电子档案的管理 篇3

随着信息化的快速发展，档案的载体经历了从纸质档案到电子档案的演变过程，电子档案逐渐成为了档案管理重要形式。与此同时，电子档案就纸质档案而言，在原始性、真实性、完整性、安全性等方面发生了新的变化。

1.原始性问题

电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅通过其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子档案已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2.真实性问题

电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹。

3.完整性问题

电子文件编辑时，如果保存不及时，经常会因为断电等原因导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

4.安全性问题

电子数据的易修改性为非法操作提供了便利，“黑客”对服务器的攻击以及部分用户根据利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接损害电子档案的安全。

5.存储性问题

电子档案的存储载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下生成。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。因此在高温，高湿，光照射，空气污染，灰尘有害生物，磁场和电场，机械应力等条件下极易损坏。

6.长期可读性问题

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着技术的进步，计算机软硬件不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。

二、加强电子档案科学管理的有效措施

1.建立电子档案统一接收的数据格式，推广相关的电子档案整理著录软件，由档案管理部门建立统一的电子档案模板，并发放到各档案形成科室。定期举办培训班，对兼职档案员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。定期派专业技术人员进行指导，形成统一数据格式，以方便电子档案的接收和管理。

2.采用有针对性的技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性

（1）采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。

（2）签署技术。在电子文件上进行签署技术主要是利用光笔签名，光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕上显示出来“笔迹”，通过这一方法可以减少在电子档案形成过程中产生信息失真等问题。

（3）密码认证。电子文件的使用者最关心的是所使用的档案在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，信息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，如果不知道密码就无法对档案进行访问，这一方法可以保证电子档案的安全性。

（4）防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络安全。

（5）防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读式光盘（CD-ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

3.建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全

（1）调节库内温湿度。采用去湿机、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。

（2）防光。改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；定期净化空气。

（3）防灰尘。电子档案要密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。

（4）防治有害生物。①通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；②采用防霉剂进行化学预防；③采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒；化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60-γ射线辐射消毒。

（5）避开磁场和电场。①电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具有退磁或消磁的设备；②可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能使用铁盒。

（6）防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。

（7）定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，定期检测和拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施。

（8）电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。

4.在保存电子档案时，应将电子档案格式保存为通用、统一的格式，为的是使现在的电子档案能够更好地被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，并且应把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式，防止因不兼容而造成的电子档案无法阅读和正常使用。

5.及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性。当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案长期可读。

电子档案的管理工作 篇4

一、在电子档案管理的过程中, 也要关注纸质教学档案的管理

(一) 电子档案管理与纸质教学档案管理要形成优势互补。

随着信息时代的到来, 在高校教学档案管理的过程中, 电子档案管理已经占据了非常重要的位置。但是不可否认的是, 单纯的电子档案具有着一定的缺憾, 如原始性真实性安全性存在争议, 电子教学档案的原始性和权威性受到质疑。而且电子教学档案的易复制、修改、删除的特点, 使得电子档案的稳定性以及电子文件的价值大打折扣, 而电子档案的设备依赖性也使得电子档案在某种程度上造成了提档的不方便。而纸质档案的原始性以及稳定性使得档案更为真实、直观和安全。但是纸质档案的增长速度大于销毁速度使得教学空间的利用更为紧张, 纸质档案的存放也受保管条件的限制, 如果时间过长, 难免会有虫蛀、字迹褪变等情况发生。而电子档案易存放, 节约空间的特点正好解决了纸质档案管理的问题。因此, 要想保证教学档案管理的真实性、重复利用性, 就要让电子档案管理和纸质档案管理形成优势互补。对于储存价值一般的可以只采用电子文档, 而对于重要的档案资料可以电子文档和纸质文档两种文档一起备份, 即可以保证文档的真实性, 又可以确保重要档案资料的储存。

(二) 加强电子档案和纸质档案的管理。

电子档案和纸质档案对保存的环境都有一定的要求。纸质档案对保存空间的温湿度以及空间大小有所要求;而电子档案对存储介质载体也有要求, 不适宜的磁场环境会对电子教学档案造成部分损伤, 甚至会造成数据丢失, 因此作为档案管理人员首先要确保电子档案以及纸质档案的管理环境, 保证档案的保存良好。其次档案管理人员要做好内部案卷级和文件级的目录编制, 要在统计与检索等基础性管理上, 强化专业性的教学档案管理, 确保教学档案能够真正为院校的教学科研工作服务。档案管理人员要关注电子教学档案的优点, 从文件的拟定、整理到归档再利用要在基本保密性原则的基础上实现院校教职员工的共享性和复制性, 方便教学档案被需要调档的教职员工使用, 促进教学档案的信息利用率。当然, 电子教学文档在被教师共享的时候, 档案管理人员要设置阅读权限, 既保证电子教学文档的隐私性, 又保证电子文档的可利用性。最后档案管理人员要运用电子文档快速灵活的特点, 关注电子文档的形象性和趣味性, 在电子教学文档中加入图像、音频以及视频资料。如在档案管理中, 教师的课堂视频录像就可以用专门的文件夹进行保存, 让教师在进行教学科研以及评职称等方便调取。

二、规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化

(一) 规范电子教学档案管理工作。

高校电子档案管理工作要规范化、系统化才能让电子档案真正为教学科研服务。因此电子档案管理要建立真实、有效的电子教学档案管理制度, 不管是一级院校还是二级院校在电子档案建立的过程中都要严格按照相关的法律法规开展档案管理工作。而作为档案管理人员, 也要强化电子教学档案管理意识, 重视电子档案管理工作, 避免因人为损坏导致的电子教学档案出现缺失或者遗漏。高校每年都要有大量的教学档案需要变动, 其维护、更改、保存以及迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大, 电子教学档案要根据《档案法》和《大学档案管理办法》将教学档案管理过程系统规范化, 从收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面提高教学档案的研究和利用水平。

(二) 提高安全管理意识, 确保文档的及时准确性。

在教学档案管理工作中, 有一些高价值的基层教学单位、教师的教学档案如果未能及时归档, 将会对未来的教学科研工作造成极为惨痛的损失;而价值不高的教学档案不经选择地进行保存, 减少了档案使用的价值。因此作为高校教学档案管理人员, 要提高安全管理意识, 运用计算机档案管理软件系统, 实现档案信息网络化, 并在这个基础上建立电子教学档案目录数据库, 利用数据库分类技术将师生提交上来的电子教学档案的目录数字化。档案管理人员可以根据档案管理的要求, 发动全校师生积极投入档案建设中来, 确保有价值的教学档案资料及时归档, 并根据保密性原则实现教学档案的资源共享, 让教学档案真正成为推动教师相互学习, 提高高校教学水平的重要资料。同时, 针对电子档案管理错误删除、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点, 可以建立安全防范机制, 定时更新病毒库, 平衡公开和保密两者之间的尺度, 设置档案资料需要调阅人员的数据调阅权限以及调阅方式, 避免档案资料被删除或者更改。在这个基础上, 档案管理人员要养成文档备份的习惯, 还可以采用云文档备份的形式, 让重要的档案资料安全保存。

三、加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平

(一) 增加经费投入, 实现电子档案的现代化管理。

在电子档案管理过程中, 最重要的是电子档案管理需要的计算机以及电子设备。在高校的电子档案管理中, 设备的投入是非常重要的。因此高校要做好预算, 增加经费投入, 真正实现电子档案的现代化管理。同时, 在每台电脑上要安装电子档案管理系统软件, 确保教学档案的电子化, 增加电子教学档案的利用率。信息化管理以及办公自动化可以使电子教学档案以便捷的优势实现资源共享, 也能防止教学档案的不必要的流失。在这个基础上, 要加强对电子档案管理人员的电子档案管理的技能培训, 提高管理人员专业技能, 强化管理人员队伍建设。首先, 院校要为电子档案管理人员提供继续教育的平台, 让档案管理人员通过一系列的培训、检查、评比活动提高档案管理工作能力。其次, 要将档案管理人员的档案管理质量纳入绩效考核项目, 确保相关管理人员必须具备必要的专业知识, 提高自身相关的素质。最后, 档案管理人员要从技术性角度和专业性角度不断的学习相关知识来提升自己的专业技能, 以完成电子教学档案管理工作。在这个基础上, 可以开展档案管理人员技能大赛, 组织档案管理人员针对档案管理系统知识和基本的电脑操作, 以及是否熟练灵活运用文件管理系统软件进行电子档案的归档进行训练。

(二) 提高档案信息化管理水平, 变被动服务为主动服务。

在电子教学档案中涵盖着每个专业课程的教学计划、教学大纲、课程标准、教学质量评估报告, 每个学院和教师的科研成果、毕业班学生的实习报告、毕业论文、实验实训计划和项目运行、教案等各种图纸、表格、声像以及文字文件, 电子档案管理借助强大的信息储存功能以及快捷的信息转换功能, 将档案规范化、系统化, 不仅提高了工作效率, 增加了档案的可读性、可视性、可靠性, 丰富了档案的内容, 强化了归类、排序以及搜索功能, 储存也变得更为便利。但是教学档案如果仅是简单的电子归档, 就失去了建立教学档案的学术价值。院校档案管理人员在档案管理过程中, 要提高档案信息化管理水平, 通过对电子教学文档的归类、积累、贮存和开发利用, 使电子教学文档能够更好地为教学服务。首先, 高校档案部门要根据院校自身的情况设计适合本院校的电子档案管理系统, 通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用, 对于具有一定学术价值的电子教学文档, 不但要满足教师员工的正常提档, 而且档案管理人员要善于与相关的教职员工进行沟通, 将有价值的教学文档推荐给相关的教育教学人员进行备用, 促使档案的再利用, 让教学档案能够在教育教学管理工作中以及教育科研工作中发挥出更大的价值。在这个基础上, 推进现代化管理手段, 利用档案网页、校园网等将档案信息实现资源共享, 最大限度满足利用者为教学档案的需求, 既减少了档案管理人员的工作量, 也提高了档案运用的实效。

四、充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作

在高校电子档案管理的过程中, 档案管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性。在高校教育教学管理工作中, 教学档案作为记录教学过程的客观依据, 不仅是教学过程、教学水平的历史再现, 更重要的是教学档案的有效利用可以帮助教学活动深入开展, 让教师在相互观摩中提高自身的教学水平和教学质量。同时, 教学档案记录了教师在教学过程中的收获与失败, 为进一步进行教学科研, 开展课题研究提供了非常好的佐证。在这种情况下, 电子教学档案的有效利用不仅可以使同一所院校内的教师直观感受到教学水平以及教学管理水平的高度, 帮助教师加强教学管理、进行教育科研, 而且在教学评估的过程中教学档案也是重要的依据, 是规范科学办学的重要依据材料。在教学评估的过程中只有丰富详实、真实可靠的档案材料作为支撑, 才能让教育评估顺利展开。因此, 高校教学管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。管理人员要开拓思路, 把握为教学这个中心工作服务的切入点, 实现计算机文件检索、重要档案全文存储检索, 采取多种形式, 让“死”档案变成“活”材料, 为教学科研服务。

五、结论

总之, 在高校档案管理过程中, 电子档案的管理作为信息化时代的产物, 已经成了高校教学档案管理的重要方式。作为高校教学档案管理人员, 要注重发挥现代化的信息技术手段, 实施档案电子信息化管理, 并积极拓宽服务领域。档案管理人员不但要做好档案的搜集整理以及归档工作, 还要善于创新电子档案的管理, 变被动服务为主动服务, 让教学档案管理真正为院校的教学科研工作服务。

摘要：高校档案管理工作中要加强电子档案管理, 在电子档案管理的过程中要关注纸质教学档案的管理。档案管理员要不断规范电子教学档案管理工作, 让电子档案管理系统规范化, 并加强现代化档案管理方式, 提高档案信息化管理水平, 充分认识高校教学档案的重要性, 加强教学档案管理的创新工作。

关键词：高校档案管理,电子档案,管理

参考文献

[1]仲维丹.综述高校档案馆的安全管理问题[J].黑龙江科技信息, 2012 (01) .

[2]王玲, 刘瑛.强化校园档案意识促进学校发展[J].办公室业务, 2013 (01) .

电子档案的管理工作 篇5

一、电子档案的整理

目前 ，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于 计算 机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入 网络 ，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的.重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A.基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B.设备档案。 企业 引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向 发展 ，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件 内容 说明和注意事项。

3 会计电子文件整理

A.工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。 二、电子 档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接 影响 到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。 目前 市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%一50%，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强 计算 机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕

造成光盘的损伤。

B.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃，相对湿度40%-65%。

电子档案的管理工作 篇6

关键词：电子档案；档案管理；运用

一、电子档案的优势与特质

（一）方便高效

首先，在建档时，电子建档比手动建档需要更少的劳动力与劳动时间，使工作人员从枯燥乏味的工作中解脱并高效率完成工作。网络系统也为电子档案的归档管理和信息利用开通“绿色通道”，使归档质量和检索速度得到提高。其次，利用计算机处理档案管理工作，能够将信息按件整理归档，告别以卷为单位整理档案的方式。立卷时，通过随机管档，变集中立卷为随机整理立卷，将过去集中的工作量进行拆分，提高立卷管理水平，使归档更加及时，减少错误的发生，档案检索利用的速度大大提高。

（二）可以快速完善档案

无论是文件补充还是漏交的文件归档，相比于传统以卷分类的管理方式，计算机管理按件存储的方式，更利于档案管理人员快速添加或删减档案。计算机档案管理避免了传统档案拆开重新整理的繁琐程序，只需要在计算机上更改档案目录即可，可行度高，轻松解决文件堆积的问题，既可以节约工作人员的时间，又可以满足事业单位及时完善档案的需求。

（三）保密性和快捷性

计算机管理档案，可以查阅单份文件，查阅快捷。而传统的档案管理，利用者想要查阅文件必须整卷打开，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是绝密文件。

（四）电子档案管理对档案管理有着重要的意义

计算机管理档案和传统档案管理相比较，在档案的质量上有明显不同。传统纸质档案，每个立卷人理解方式都不同，这一点直接导致档案质量水平参差不齐，不便于日后对档案的利用。传统档案归档需要大量人工操作，浪费很多时间，时间不合理分配使管理人员只能耗费大量时间归档，而编研工作停滞不前。电子档案管理就不存在这样的问题。电子档案管理能帮助档案管理人员高效高质量的完成工作，使档案在利用时发挥更大的价值，让档案管理人员有时间去加强其他业务。

二、电子档案在事业单位档案管理中可能存在的问题

（一）电子档案认识的局限性

目前很多档案管理者对电子档案的认识仍然只停留在表面，对电子档案没有统一的认识，进行电子档案管理工作时还存在很多问题。

（二）档案管理人员方面问题

档案管理人员素质高低直接接影响到工作质量，因此事业单位档案管理人员在思想水平和工作能力上都应尽力提高，管理人员在具备较高政治思想的同时还应该拥有微机理论知识和实际操作相结合的工作能力，展现出电子档案管理的工作特点和优势。目前，在很多事业单位中，频繁的人员变动与较大的工作量，影响了档案管理人员工作效率，电子档案管理工作也因此不能长期稳定发展。

（三）电子档案安全方面的问题

计算机网络带动了科技同时也给不法分子提拱了犯罪平台，电子档案管理依赖于计算机网络系统，计算机网络将档案分类管理的形式虽然比纸质档案管理更方便快捷，但是存在更大风险，在计算机将文件传送或接收过程中，很容易被病毒侵入，病毒会截获文件或更改文件信息。全国有很多关于电子档案内信息被窃取的报道，这是使用电子档案时需要引起重视和尽量避免的问题。

（四）档案管理方面的不足

电子档案的存放载体与纸质档案的载体不同，档案管理人员习惯于传统的以纸为载体的纸质档案，并能存放好纸张，而很多档案管理员现在还不能完全适应电子档案，对于U盘等电子档案的载体不能充分认识，随意对待这些存储工具。

（五）电子档案的保存与标准化进展问题

电子档案虽简单方便，但使用电子档案的相关部门并没有为大量电子档案的存储做好充分的准备，保障电子档案长久安全完整的措施还有待提高。很多事业单位，根据单位需求随意建立电子档案，使电子档案距离规范化和标准化的目标还有很远。

三、事业单位的电子档案管理问题解决方案

（一）加强档案管理人员素养，合理改进工作方式

首先，档案管理人员需要进行专业知识的培训，更加全面掌握电子档案的要领。其次，管理人员可以制作电子版和纸质版两种内容相同的档案，一起归档。

（二）改善管理方式，培养档案管理人员

电子档案管理决定了工作人员需要极高的工作素质和丰富的工作经验。首先事业单位领导人需要合理控制工作人员的流动性，确保档案管理工作有条不紊的进行。其次，档案管理人员需要通过不断的学习和实践提高自己的工作能力，并且全面掌握与工作相关的技能，成为综合型人才，并且能对电子档案管理发展过程中出现的问题应对自如。

（三）健全保障机构，保证电子档案的安全

首先，完善的规章制度是事业单位持久发展的根本。档案管理部门也需要制度维持运转，加强各部门电子档之间的联系与沟通，提高电子档案的灵活性，便于档案集中管理。其次，档案管理人员需要采取一系列安全保障措施，比如在计算机上安装杀毒软件，防火墙等，防止信息泄露。最后，严格监控档案的使用，对于绝密文件，要建立相应的跟踪监控系统，防止重要文档丢失或被窃取。

（四）加强电子档案的管理

档案管理人员需要完全掌握常用的电子档案存储载体的使用方法，如U盘，光盘等，加强电子档案保护意识。

（五）改善管理环境，规范档案管理

首先，事业单位应该以设备投入为主要方式，配合创新的思想。创建既符合本事业单位的档案管理特点，又能高效的分类保存事业单位的电子档案，加速档案现代化标准化管理。其次，有关部门应该推出统一档案管理软件，规范电子档案格式，使电子档案使用起来更加方便，同时节约人力物力等各方面资源，提高工作效率。对于资金不足的事业单位，应尽力协助其全面发展。

四、结语

随着科技不断发展，电子档案为人们带来的便利也越来越多，虽然电子档案目前存在的许多问题，但仍然值得推广使用，解决电子档案管理系统规范和统一的问题是一个缓慢的过程，需要有关部门和档案管理人员的共同努力。完善后的电子档案管理终将为事业单位创造更大的价值！

【参考文献】

[1]周凤阳.信息时代电子档案管理之我见[J].华章，2013（21）：325-325

[2]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施[J].商情，2013（24）：214

电子档案的管理工作 篇7

关键词：纸质档案管理,电子档案管理,融合,探讨

一、电子档案管理的产生和电子档案管理的优缺点

1. 电子档案管理的产生

随着信息技术与计算机的快速结合, 电子信息运用量逐渐增加, 比如电子邮件、电子文件等, 这直接使纸质文件退出了人们的视线。所以, 电子档案也应运而生, 取代了纸质档案, 成为档案管理的主要形式。电子档案的载体具有多种多样的形式主要包括:磁盘、光盘、磁带等, 它是通过计算机把具体的信息翻译成固定的代码然后存取在载体上。

2. 电子档案管理的优缺点

电子档案作为信息技术也计算机技术结合的产物主要由以下优点:电子档案可以把文件的多媒体性体现出来, 可以更加形象地展现文件所要表达的内容, 方便读者可以更好的理解文件内容, 而且电子档案的储存空间小但是信息量大, 还能够长期保存, 便于复制、传送;电子档案可以使读者阅读更加方面, 便于查找读者所需内容。电子档案也有其缺点:电子档案的载体主要是光盘、磁盘、磁带, 这些载体具有不稳定性, 寿命较短, 容易被氧化, 或者背化学试剂破坏;电子档案是在信息技术与计算机技术结合的基础上产生的所以电子档案很依赖计算机, 没有计算机不能够建立与阅读电子档案;电子档案容易遭到更改, 或者遭到电脑病毒入侵, 所以电子档案的安全性不高;电子档案的保存比较困难, 容易受到灰尘、磁场、温度等的破坏。

二、纸质档案管理的独特价值及弊端

1. 纸质档案管理的独特价值

纸质档案作为传统的档案记录形式有其独特的优点:纸质档案在保存良好的情况下可以给人们更加真实直观的感觉, 读者可以便捷快速地找到自己想要的信息;纸质档案相比于电子档案其可信度更高, 纸质档案建立完成之后一旦修改难以不出现修改痕迹, 这使人们更加容易辨别出纸质档案的真伪, 所以纸质档案的真实、安全的特性也更加明显;纸质档案与电子档案在保存上相比也有很大的优点, 它不会受到电磁的干扰而发生破坏, 所以电子档案的寿命非常长;纸质档案由于其真实性、可信度比较高往往具有很高的凭证作用, 供人们论证。

2. 纸质档案管理的弊端

虽然纸质档案有如此多的优点但是不乏有一些缺点:第一, 纸质档案的保存条件要求比较严格, 纸质档案的载体是纸张, 纸张的主要成分是纤维素, 在酸碱的化学试剂的作用下容易遭到破坏。第二, 纸质档案在储存上占用空间大, 存储的设备需要购买, 费用较大, 加大了存储成本。

电子档案的优点虽然明显, 但是也有很多缺点, 而纸质档案在某些方面的优点正好可以弥补电子档案的不足, 这一点使二者的结合更好的发挥了档案存储的功能, 也决定了二者在短期内是难以被其他的档案存储形式所取代。

三、电子档案管理与纸质档案管理的融合

1. 电子档案管理与纸质档案管理的共存

电子档案与纸质档案在很长一段时间里需要一起为档案管理服务, 二者共存的原因很多主要包括以下几种:

首先, 电子档案是在纸质档案的基础上形成的, 电子档案是纸质档案的数值化表现形式, 根据不同的需要把纸质的档案用电子档案表现出来。电子档案的形成主要在以下两种情况下:当档案管理部门刚收到时就要求改成电子档案, 这时有两证形式的档案, 纸质与电子共存;还有就是对以前形成的纸质档案进行数字化, 这就形成了两种档案的共存。

其次是先形成电子档案, 后改成文字档案。随着当今社会的快速发展, 人们的工作、生活节奏也加快, 由于纸质档案记录比较慢, 而电子档案可以快速准确的记录一些活动、工作的主要内容, 但是电子档案在长久保留中可能被损坏, 考虑到这一点, 人们通常把重要的电子档案改写成纸质档案。这种档案的形成也有两种主要的形式:一种是电子档案制作完成后作为信息传输的形式传送, 然后通过纸质把电子档案纸质化, 这时就有两种版本的档案共存;还有一种是对于已经归档的电子档案根据需要, 要求转换为纸质档案, 这时也有两证档案共存的情况。

2. 电子档案管理与纸质档案管理的互动

电子档案管理与纸质档案管理的互动是由于二者的共存后对其的管理后形成的, 这两种档案管理的形式了两种管理系统。在每个档案管理系统中的内部要各自独立的积极发展, 但是在两个档案管理系统之间又要相互磨合、相互依赖。二者既要完成各自管理系统内部的职责, 又有依据各自的特点相互配合, 完成需要共同承担的责任。在电子档案管理和纸质档案管理的两个系统之间二者相互影响可以促进两种档案管理系统各自的改进从而完善自身功能, 使各自系统工作的效率大大提高, 这对档案管理来说具有积极的意义。电子档案管理与纸质档案管相互影响的表现主要包括以下方面:

第一, 电子档案管理对纸质档案管理的影响, 前者可以加速后者的改进速度。纸质档案管理受到电子档案些影响, 这直接加速了档案管理流程, 对于档案一体化的推进具有重要的意义。还有就是电子档案管理的实体管理的模式促进了纸质档案管理, 实体系统与固定的关系档案是传统纸质档案管理的基础, 有了二者建立好的关系才能够对档案进行检索。电子档案管理具有快速检索的功能, 加以互联网的应用, 读者能够更加方便地浏览到自己需要的信息, 而且电子档案管理可以根据不同的需求建立不同的联系, 纸质档案借助电子档案的实体管理的简化可以通过软检索而更加快速地找到所需纸质档案。

第二, 在纸质档案管理的影响下, 电子档案管理可以变得更加完善。两者可以在相互影响下取长补短, 然后进一步发展, 形成一种综合管理系统。

四、结语

综上所述, 在纸质档案管理与电子档案管理融合的过程中, 纸质档案管理的规模慢慢减小, 电子档案管理的规模则随着信息技术的发展日趋变得壮大。当今档案管理工作中仍存在不少问题, 档案管理人员既要利用科学的方法加强对电子档案管理安全的保护, 促进电子档案管理发展, 同时又要对纸质档案进行必要的保留, 通过二者完美的结合互相补充, 做好档案管理工作。

参考文献

电子档案的管理工作 篇8

(一) 传统档案管理的原理

第一, 来源原则。来源原则指的是档案馆在收集整理档案时要按照档案的来源进行整理和分类, 要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不可混淆的整理原则。第二, 文件生命周期理论。文件生命周期理论通过全面系统的揭示文件运动的前后衔接及其相互影响, 为档案管理人员提供了一个直观的管理过程, 促使档案管理人员能够对档案的管理发挥积极的影响, 确保了档案管理的科学性和合理性。第三, 档案鉴定理论。档案鉴定是鉴别和判定档案的价值, 挑选出有价值的档案移交档案保管机构进行保存, 剔除无保存价值的档案予以销毁。

(二) 电子档案管理的原则

1.可读性原则。由于电子文件要依赖于一定的技术条件而存在, 脱离必要的计算机技术和软硬件系统, 电子文件将变成无法阅读的文件, 失去了对其保管的意义。2.真实性原则。由于电子档案容易被修改而不留痕迹, 所以除了要加强在管理过程中的各种技术支持外, 还必须在电子档案的收集和传输过程中的把关, 在传递档案过程中可使用电子数码签名封签技术, 避免电子档案被恶意篡改, 以确保电子档案资料的安全性, 保证其真实性。3.完整性原则。与传统档案不同, 电子档案的收集, 不仅要注重信息上的完整, 同时还必须注意与信息配套的软件及其相关程序的完整, 这样才能保证日后对电子档案管理的有效性。4.规范性原则。这一原则要求对电子档案进行归档管理时必须遵循一定的文本格式、工作标准等, 并且尽可能采用国际通用标准。因为档案信息化的目的主要是为了便于网络传输利用, 因此电子档案必须采用各方都共同统一的信息传输标准, 提高电子文件信息的传输效率, 以达到便于利用的目的。

二、电子档案与传统档案的归档时限要求不同

(一) 传统档案的归档时间

传统档案的归档, 要求在所有档案资料办理完结后, 由档案工作人员或文书工作人员进行统一完整的收集, 并进行合理及时的归档保管。

(二) 电子档案的归档时间

由于电子档案易于复制和调阅, 归档后并不会明显影响相关部门的查找和利用, 所以电子档案的归档可以在文件办理完结后或在某一规定的时间周期内, 随时进行电子档案的归档保管, 一般不用延长电子档案的归档时间。

三、电子档案与传统档案的归档方式不同

(一) 传统档案的归档方式

传统档案的归档, 要求全面、系统、完整, 在归档的时候注重整体性和完整性;归档的所有案卷, 都要依照一定的次序进行系统排列, 并保持卷与卷之间的历史联系;归档的档案材料, 都必须有完备的归档手续。

(二) 电子档案的归档方式

1.电子档案的归档一般采用介质传递和网络传输两种方式。2.由于电子文件的内容不直观, 在进行电子档案的归档时, 档案工作人员无法从外观上直接发现其内容, 因此, 在电子文件归档的时候, 一方面需要了解电子文件的产生和形成方式, 另一方面在对电子文件进行归档时, 电子文件的形成单位必须提供详细的技术说明, 并且需要提供完整的磁带, 磁盘, 光盘的档号、名称、内容、版本、著作人、日期和利用情况等相关材料。3.电子档案的归档, 原则上应实行两套制的原则, 即电子档案原件及备份的纸质档案。

四、电子档案与传统档案的收集范围不同

(一) 传统档案的收集范围

传统档案收集的范围按照信息与载体的关系来看, 主要是档案信息与其载体密不可分的档案文件类型, 包括了几乎所有的纸质档案及缩微档案等。按照收集对象的不同, 收集的范围主要有以下几个:1.现行机关档案 (现行机关主要指正在进行日常活动的独立的机关单位) 在日常的工作过程中所行成的具有保存和查考利用价值的全部档案资料。2.撤销机关 (撤销机关一般指中华人民共和国成立后, 由于机构改革和行政机构调整而被撤销的各种机关单位) 在撤销前的工作活动中所形成的具有长远保存和查考利用价值的各种档案材料。3.历史档案的收集, 一般收集的是中华人民共和国成立以前, 历史上所存在的各种机关单位及著名历史人物在其社会活动中所形成的档案材料, 主要包括革命政权档案和旧政权档案。

(二) 电子档案的收集范围

对于电子文件的收集范围, 除了参照《档案法》中有关的规定、国家档案局相关文件规定等的范围进行收集外, 还应根据电子档案资料的自身特点灵活收集有关资料。电子档案收集的主要范围有: (1) 在行使本机关职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各类电子文件。对需要保存草稿的重要文件, 在修改时应保留原文, 加版本号后积累, 将草稿和定稿一起归档。 (2) 利用计算机等设备进行辅助设计、制造、检测等技术形成的具有查考利用价值的各类电子文件, 包括数据文件、图形文件、模型文件等。 (3) 本机关制作的给类数据文件, 如数据库、图形库、方法库等。 (4) 与机关制作的文本文件、图形文件、模型文件、数据文件等, 有关的各种命令文件, 如计算机程序、控制程序、管理程序等。 (5) 与电子文件有关的各类纸质文件。” (6) 由于电子文件的读取、还原、利用等都离不开其生成的技术设备条件及与读取利用电子档案相关的技术软件, 因此在对电子档案进行收集时还必须包括这些技术设备及在利用电子档案资料时所需要的操作软件。

五、电子档案与传统档案的分类、编目等管理形式不同

(一) 传统档案的分类与编目

传统档案一般遵循来源原则并按“全宗”进行分类。传统档案的分类, 一般先将所收集来的档案材料按其来源和特点的不同归为不同的全宗, 再对全宗内的档案材料按照不同的分类方法进行分类 (“全宗内档案的分类, 就是按照档案的来源、时间、内容和形式的不同, 把全宗内的档案划分为若干部分和类别, 使全宗内的档案构成有机的体系, 以条理反映立档单位的各种活动情况, 便于全宗内档案的管理和利用”) 。

(二) 电子档案的分类与编目

电子档案按其自身特点一般可分为:一般文件、科技文件、数据文件和命令文件四个部分。为电子档案编制目录。在电子档案的管理终端运用计算机编制一个整体的类目, 并在其下设置子目录, 将应归档的电子文件按其不同的类型和特点归入相应的目录中, 实现统一的管理。这一过程应在电子文件产生的过程中随时进行归档并不断完善电子档案目录的设置。编写电子文件目录的说明。由于电子文件目录名称可能用的是不易理解的名字, 所以应编写相应的目录说明以介绍其名称, 便于查找利用。

六、电子档案与传统档案在内容上所采取的保护措施不同

(一) 传统档案内容的保护措施

传统档案由于其档案信息与记录载体的不可分离性, 决定了对传统档案内容信息的安全维护, 就是对机密档案内容和需要控制利用范围的档案内容实行严格的管理。对传统档案内容的管理, 一要注意档案内容是否有人为修改过的痕迹, 特别是对于纸质档案来说, 人为修改的痕迹是能明显被看到的;二要注意文件资料是否齐全, 是否有文件资料的缺失, 如果有明显缺失的, 应尽量补齐所缺少的资料, 尽力保证所归档文件的完整性;三要判断所归档文件的内容信息是否真实, 确保档案信息没有失真、伪造之处, 切实维护档案的真实性。

(二) 电子档案内容的保护措施

由于电子文件具有可重复性和可逆性强的特点, 可以被编辑修改而不留痕迹, 其载体也无法固定, 再加上某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也很容易被更改, 因此使得电子文件的原始凭证性一再被质疑, 也使得对其真实性的辨别变得复杂而困难。因此, 在电子文件的形成过程中要随时进行数字签名、身份验证等加密保护措施, 确保电子文件在传输、处理和提供利用的过称中不会出现档案信息的变更, 确保电子文件的原始性、真实性和准确性。

七、电子档案与传统档案的保管方式和保管条件不同

(一) 传统档案的保管方式与保管条件

传统档案的保管一般以“全宗”作为保管单位, 并且以来源原则为主要的指导思想, 遵循同一来源的档案的不得分散, 不同来源的档案不得混淆的原则;按案卷顺序进行排序保管。传统档案的保管主要包括档案库房的管理、档案流动过程中的安全防护和档案的保管技术等几个方面:1.档案库房的管理由库房选址布局、库房温湿度控制、档案装具要求、档案的防尘防光防有害气体等方面构成。2.档案在流动过程中的保护包括档案在管理和利用过程中所可能发生各种损毁因素的安全防护。3.档案的保管技术包括各种为延长档案寿命而对其所进行的复制、修裱、灭菌等保护和修复的技术工作。

(二) 电子档案的保管方式与保管条件

电子档案的载体形式多样, 包括磁带、磁盘、光盘等形式。在对其进行保管时, 一般来说, 磁盘和光盘以“盘”为保管单位;磁带以“卷”为保管单位。归档时, 应把电子文件按照一定的联系存入不同的保管单位中, 以方便进行管理和查寻利用。就保管方式来看, 把电子档案拷贝到其他磁盘、磁带、光盘、可移动硬盘等上, 是目前比较能得到广泛认可的一个保管形式。保管电子档案还应具有以下几个保管条件:1.保管电子档案的库房要求温湿度要相对稳定。2.库房要保持清洁通风, 无有害气体, 地面整洁无尘, 放置电子档案的装具洁净。3.存放电子档案的库房要防止磁场的干扰, 磁性载体档案与磁场干扰源 (如磁铁、马达等) 的距离应保持在76mm以上;库房中最好不要存放磁材料制成品 (如磁化杯等) ;有条件的保管机构可以再库房中设置测磁设备, 以查出可能存在的磁场干扰隐患。4.软磁盘或磁带应放入盒中, 垂直或悬挂放置, 由于光盘片基很薄, 为防止变形, 也应垂直存放。5.另外, 保管电子档案的计算机一般不连接外网, 并且在保管电子档案的计算机中要安装可以自行杀毒的杀毒软件, 不能使用任何来历不明的软件或移动存储设备, 必须使用时必须严格杀毒, 确认安全后方可使用, 以防止计算机感染病毒, 破坏电子档案。

八、电子档案与传统档案的查询利用方式不同

(一) 传统档案的查询利用方式

查询传统档案, 一般以人工编制的检索工具为主, 如卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微胶片式检索工具等, 直接对所需要的传统档案的档案信息进行查询并且只要是持有合法证件的中华人民共和国公民和社会组织, 都可以对已满应管期限的, 可以公开利用的开放档案进行查询利用, 对档案的利用方便快捷。

(二) 电子档案的查询利用方式

对于电子档案而言, 利用者只有符合一定的条件, 才能进行注册, 并在电子文件中心或电子档案馆中查询利用其中的电子档案资料, 而只有通过远程登录的方式, 经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后, 才可以查询自己阅读权限内的电子档案信息。查询一些已进行脱机保管的电子文件时, 也必须在放入磁盘时输入密码等身份验证资料方可进行电子信息的查询。

随着现代技术的飞速发展, 既完善了传统档案的管理理论及管理方法, 也使得传统档案的利用工作变得更方便快捷。随着信息技术发展, 电子档案数量的快速增加, 也使得人们更重视对电子档案的管理。对于电子档案管理的理论和方法也在实践中被不断的发掘出来。虽然在传统档案管理领域和电子档案管理领域存在着一定的不同, 有着各自不同的管理方法, 但是对于传统档案管理和电子档案管理在基础的理论及基本的管理思想上都是基本相同的, 并且二者对档案进行管理的目的都是为了便于档案的更科学合理的保管和更方便的查询利用。所以, 我认为, 在日后的档案工作中, 我们应通过研究传统档案管理与电子档案管理的差异和共性, 进一步完善传统档案管理和电子档案的管理工作, 使二者得到一个有机的结合, 相互借鉴对方的优势并为己所用, 推动自身领域的发展。在实际工作中, 我们应积极探索档案管理、档案利用的新途径和新方式, 不断创造条件, 在档案管理领域

增加现代化的先进设备, 更好地提供高效、快捷的档案利用服务, 才能紧跟时代发展的步伐。

摘要：本文就电子档案管理与传统档案管理在其管理原则间的差异、归档时限和归档方式的不同、收集范围的不同、分类形式的不同、保管方式的不同及查询利用方式的不同等几个方面, 介绍了电子档案管理工作与传统档案管理工作的区别。

浅析电子档案的管理 篇9

1 工程造价电子档案管理概述

工程造价电子档案管理是通过电子档案管理系统为基础, 为工程造价办档案管理现代化提供完整的解决方案。其能够为工程造价办提供完整的电子档案管理和网络查询功能, 同时通过其自动化功能还可对档案数据库进行备份, 可设定档案密级, 可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等十大模块。能够实现工程造价电子档案管理的自动化、数字化, 为提高工程造价办档案管理工作效率与工作质量提供便利条件。

2 电子档案管理的实施

2.1 明确电子档案管理目的与要求, 构架科学的档案管理体系

工程造价办为了提高工程造价档案管理工作效率与工作质量, 为工程造价咨询企业管理与指导奠定良好的基础, 其档案管理工作必须以现代档案管理理念为指导, 运用现代数字化档案管理技术, 实施档案管理工作, 以此促进工程造价办档案管理工作质量的提高。以明确电子档案管理目的与要求为基础, 针对工程造价办档案管理工作特点, 构建科学的电子档案管理体系。管理体系要求明确电子档案主管领导、明确其管理制度, 并通过明确职责、责任到人的方式使电子档案管理个工作从形成到承办、整理、管理等工作有章可循、有据可依。同时也促进电子档案管理工作日常监督、指导、保管、开发利用等工作的开展奠定基础。

2.2 注重电子档案管理的基本原则, 促进电子档案管理工作的开展

工程造价办电子档案管理工作应遵循统一领导、分级管理的基本原则。利用密码权限的方式针对不同权限开放不同的使用限制, 以此保障电子档案的安全。工程造价办电子档案管理工作应实行统一管理、统一领导、实施统一管理制度的方式确保其管理该工作的开展。同时, 其档案管理工作还要遵循维护电子档案完整与安全的基本原则, 加强电子档案备份管理, 保障电子档案的安全。针对工程造价办电子档案的特点, 其档案管理工作还要遵循全面管理、系统管理、过程管理的基本原则。以全面管理的原则保障电子档案从生成、到管理规则、管理方法、质量要求等始终处于电子档案管理监督体系下, 保障电子档案管理过程管理的全面性, 保障电子档案管理工作质量。系统管理是强调电子档案管理过程中各个阶段的活动必须以科学统筹兼顾的理念强调电子档案内容与管理工作的无缝连接、保障电子档案管理质量。过程管理也是对系统管理工作的不要补充, 其通过对电子档案管理过程控制实现结果的控制, 保障电子档案管理质量。

2.3 电子档案管理过程中的注意事项分析

在实施电子档案管理过程中, 工程造价办需要特别助于纸质文件与电子文件内容的原始性, 其字体、字迹、图像、印章等必须清晰可见, 内容真伪易于判别, 但是由于电子档案的内容与形式是相对独立的, 不仅内容易于变化, 而且失去了固定的形式, 使档案部门在对电子档案进行检验时, 很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。因此在进行电子档案管理过程中, 需要通过原始文件扫描的方式保障电子文件的原始性与真实性。同时电子文件、电子档案内容的完整性也是电子档案管理工作的重点, 由于电子文件结构复杂, 储存方式多样, 容易造成信息的缺损。因此, 必须要备份管理时保障电子文件、稳当完整性的关键。现代工程造价办在实施电子档案管理过程中, 必须通过科学的管理方式有效保障电子档案的真实性、完整性, 同时注重其保密措施的管理, 促进电子档案管理工作的科学开展。

3 针对电子档案管理的需求加强档案管理人才培养

现代工程造价办实施电子档案管理工作需要针对电子档案管理对人才的需求强化档案管理人才培养。加强档案管理人员对电子档案管理有关专业知识、技术的培养, 加强档案管理人员对电子档案管理工作注意事项的认识, 以此促进电子档案管理工作的开展。同时工程造价办还要针对自身档案管理的特性与电子档案管理的特点, 构建科学的人才培养体系, 通过科学的、动态的人才培养体系, 紧跟电子档案管理技术的发展, 及时针对电子档案技术发展对人才进行培训与培养, 提高档案管理技术水平、提高电子档案管理技术的应用水平, 促进电子档案管理工作的科学开展, 促进工程造价办档案管理工作的科学实施。

4 结论

综上所述, 现代工程造价办电子档案管理工作的科学开展对工程造价办有着重要的意义, 其是提高工程造价办电子化办公、提高办公效率、提高档案管理工作质量的关键。工程造价办必须认识到电子档案管理工作开展的重要意义, 以针对自身特点的电子档案管理体系建立为基础, 注重基本原则的应用以及实施过程的注意事项, 以此提高电子档案管理工作开展效果, 促进档案管理工作效率的提高、促进档案管理工作质量的提供, 为工程造价办更好的对工程造价咨询企业、工程施工企业提供服务奠定良好的基础, 促进我国工程建设行业的快速发展。

摘要：随着现代档案管理技术的发展, 工程造价档案电子化管理已经成为工程造价档案管理的主要发展方向, 以科学的应用有助于促进工程造价档案管理的无纸化、促进环保工作的开展, 促进档案管理快速查询、检索, 本文就工程造价档案的电子化管理进行了简要论述。

关键词：工程造价,电子档案,管理

参考文献

[1]张同宇, 李哲.电子档案管理方案的实施与注意事项[J].企业管理资讯, 2009, 19.

[2]陈政和.工程造价档案管理工作的科学开展[J].建筑企业管理资讯, 2009, 12.

[3]周晓宇, 马霖.电子档案管理若干问题的探讨[J].档案管理, 2009, 8.

浅析电子档案的管理 篇10

纵观近几年电子档案的发展情况, 各类单位的档案数量急剧增加, 面对与日俱增的档案数据, 传统的纸质档案形式已经很难适应当前的形式。

档案管理工作并不是许多人认为的那样, 并非简单的填写数据和各人资料, 然后存储在固定的档案室就万事大吉了。真正的档案管理工作是一个复杂的流程, 在档案持有人填写完相关资料和数据后, 由档案管理工作者认真仔细的检查, 有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改, 档案完成后, 由档案管理者分类储存在档案室里, 在需要调取和更新时, 要迅速的调去出档案。在交接时要确保档案的真实性和完整性。由此可见, 档案管理工作是个复杂的过程, 电子档案是十分有必要的。

2档案信息电子化的利弊

2.1电子档案的优越性

电子档案与传统档案不同, 电子档案最大的特点就是它借助了电子信息技术, 是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体, 需要一个单独的档案室, 并且要求密闭, 防火, 防潮, 对其环境条件要求较多。纸质的档案材料会影响档案的真实性和存储时间, 档案存储的成本较高。而电子数据只需要电子计算机的应用和处理, 要求档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件, 能够大大节省单位的财政支出, 并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象。另外, 电子档案能够有效提高档案管理的效率。要求档案持有人在电脑上编辑完成后, 将成型的档案直接考录在U盘等载体上, 直接交给档案管理工作者就可以了, 这样更加方便档案持有人填写档案, 也方便了档案管理工作者的档案收集工作。电子档案还有一个突出的优点就是电子档案在交接时不会出现丢失和失真的现象。传统档案在档案的调取、补充和更新时很容易丢失和失真。电子档案在交接时只需拷贝就可以, 档案持有人将档案修改之后, 即使丢失或是损毁也没事, 因为档案管理工作者那里还有备份, 这就大大降低了档案交接时档案丢失的风险, 也大大缓解了档案工作的难度。

2.2电子档案的缺陷

电子档案也有一些自身的缺陷。与传统档案相比, 电子档案的存储是变得方便了, 但是也更加容易被盗取了。传统档案在档案室中存储, 不法分子很难进入盗取相关档案, 即使进入档案室, 档案卷宗也是很多很沉重的, 犯罪分子难以辨别档案的真伪性, 也难以找到自己需要的资料文件。但是电子档案只需要不法分子利用病毒或是一些违法程序就可以进入档案管理工作者的电脑, 然后轻松的挑选其需要的资料和文件, 这是难以避免的缺陷, 因为任何电脑都难以抵挡各种各样的病毒软件。只有档案管理工作人员养成良好的工作习惯, 保证档案存储的电脑不被任何病毒的入侵, 就能有效地遏制这一缺陷。我们应该以辩证的眼光看待这个缺陷, 任何错误都是可以在发生之前被制止的, 这就要求档案管理工作人员对档案管理工作认真负责, 保持严谨的工作态度, 承担起自身的义务和责任, 正确认识自身的工作和档案管理工作的重要性, 加强自身警惕。另外, 档案管理工作中, 电子档案与传统档案相比, 还有一个很难克服的缺点, 那就是电子档案对软件设备的依赖性较强。档案管理在面对纸质档案时只需要将其分类存储起来就可以了, 而电子档案必须要求有档案管理软件的参与, 不然很难完成档案存储的工作。如果脱离了档案管理软件和电子计算机, 档案管理工作就无法进行下去。

3电子档案如何更好地普及应用

3.1积极纳入领导协调机制 应当自觉纳入领导小组制定的总体方案。项目效能的源泉来自管理, 电子化成败的关键也必然是管理。有关领导应对电子档案加强管理, 制定规范的档案管理规章。基层档案管理工作者应该积极接受领导的建议, 明确领导的指挥和政策, 做到紧跟工作方向, 完善工作任务和要求, 努力做到自身工作不出差错, 集体工作才能更加完善。

3.2与时俱进, 观念创新 电子档案的管理需要与时俱进, 不断创新。基层档案管理工作者在接触电子档案的同时, 应不断的积累经验和收集电子档案的信息, 为提高电子档案的工作效率提高保障, 实现不断创新与发展。各单位应加强对档案管理工作的认识, 证实其工作的重要性, 看到档案管理工作对于全局工作的重要性和根本性, 提供有利的条件来实现档案管理工作的创新和不断发展。

3.3遵循标准, 推进标准, 加强法律建设 在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性, 管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。仅凭经验管理档案的方法, 虽然也很有成效, 但通用性不好, 无法让更多的人高效率地使用, 必须淘汰。采用标准意味着系统性的进步, 对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化, 就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力。因此, 档案管理和利用、档案管理信息化的立“法”工作要加强完善, 这是档案管理健康发展的根本保证。

3.4就电子文档而言, 即使是最普通的电子数据, 保存电子文档风险巨大, 至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。所以, 将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合, 发挥档案管理的综合优势。传统的档案管理形式有其自身的优点, 我们应该将电子档案的技术与传统档案的管理方式相结合, 努力降低电子档案的风险, 较大发挥传统档案的长处。

摘要：本文介绍了电子档案的管理现状、档案信息电子化的利弊及电子档案如何更好地普及应用等分析。

电子档案的管理工作 篇11

关键词:电子档案 档案管理 高等学校

一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况，如表所示，2007年相较于2006年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所，学生总规模增加了两百万左右，高校教职工人数增加了十万；而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增；连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

每年，数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。

二、电子档案管理的利弊

1.电子档案在现代档案管理中的优越性

首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。

其次，通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐，对于远距离共享或调度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。

最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的；存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，如果传递记录着5亿文字的纸质档案，这是无法想象的。在安全性方面，高校档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，导致一些重要文件的遗失，信息在调用过程中的丢失或延误，都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。

2.电子档案在应用中的风险

当然，电子档案也不是万无一失的。事实上，电子档案在存储和使用的过程中，都存在着一定程度的风险。

(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。

(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。

(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。

三、电子档案管理在高校档案管理中的应用

针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题，可以采取以下措施进行预防:

第一，加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态；定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失；还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

第二，规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。

第三，为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。

在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。

参考文献:

[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007(6)

[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报.2008(5)

[3]教育部.2008年全国教育事业发展统计公报.2009(7)

[4]杨小华,唐日梅等.关于高校人事档案管理工作的几点认识[J].沈阳建筑大学学报，2006(1)

电子档案的管理与思考 篇12

一、电子档案带来的机遇与挑战

电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件 (指能被计算机系统识别、处理, 按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可在网络上传送的数字代码序列) 及相应的支持软件产品和软、硬件说明。类型包括图像、图形、数据、文本、计算机程序等。

(一) 电子档案为档案管理工作带来的机遇。

电子档案管理成本大大降低, 缩短了档案的检索速度, 有利于提高工作效率, 实现信息资源共享, 档案的检索速度和查准率、查全率得到有效提高。

(二) 电子档案的出现对档案管理工作的挑战。

树立电子档案的保护观念尤为重要。一旦硬件设备更新我们的保护没有跟上, 档案信息就会丢失。因此, 档案管理人员的专业素质面临严峻考验。档案计算机管理系统与办公网络系统不兼容也是存在于档案管理工作中的重要隐患。办公网络系统与档案管理系统设计单位不同, 系统环境不同, 形成的数据难以转换, 极易造成办公网络系统与档案管理系统不兼容。

二、电子档案的管理

(一) 电子档案的整理。

电子档案的整理是指在计算机中对文件分门别类、形成一个逻辑系统的过程。首先, 从电子文件在其形成、处理、归档、档案馆 (室) 接收的全过程综合考虑, 进行必要的整理有利于各阶段的利用和管理, 对于物理归档 (光盘归档) 和逻辑归档 (网络归档) 方式均有较好的适应性;其次, 目前的计算机文件管理系统不能在根目录中容纳无限多的文件, 它要求对文件按照一定的结构进行分类管理, 必要时在各种计算机文件管理系统中可借助经整理而形成的目录结构对某一部分文件进行加密管理和利用控制, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。一是关于本单位内部文件一般以年度、组织机构、保管期限进行组盘。二是对于外来收文的文件, 通过处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作;电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

(二) 电子档案的鉴定。

电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定一样, 是对其保存价值的判断和预测。通常对电子档案的鉴定是在对电子文件的鉴定的基础上进行的, 是对电子文件鉴定的继续和补充。在电子文件归档时, 电子文件形成部门在档案部门的协助下, 对归档电子文件的内容进行鉴定, 鉴别电子文件的价值, 同时对内容、载体进行检查、检测, 确定存舍, 对所需的软、硬件环境做出说明, 并根据电子文件的价值划分保管期限, 提出保管期限内配套的软、硬件环境要求。在档案管理过程中进行的电子档案的鉴定, 其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定, 把失去保管价值的电子档案剔除销毁, 避免造成有利用价值的电子档案淹没于无用的电子档案之中, 达到优化馆 (室) 藏电子档案的目的。

(三) 电子档案的保管。

由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件转储到光盘上。光盘作为新型的存贮载体有良好的抗干扰能力和结构稳定性, 有利于归档电子文件的长期保存, 电子档案的保管, 除应具备纸质档案的一般要求外, 还需要根据磁、光介质的特性, 采用一些特殊的保管方法。

三、对电子档案管理的思考

(一) 提高档案管理人员的综合素质。

一方面应当提高电子档案信息安全意识。由于电子档案的特性, 管理过程中的控制比纸质档案难度要大, 档案工作人员缺乏足够的知识和经验, 有时不能及时发现问题, 因此必须具有明确的信息安全意识, 加强档案管理人员的信息技术的学习

(二) 应用“前端控制”理论介入电子文件的运作和管理。

按传统档案的管理模式, 档案的管理与文件的管理是相分离进行的。鉴于电子文件的特点, 我国档案学研究人员提出在电子文件的管理中应用“前端控制”理论, 使档案管理工作的要求延伸到文件管理的前端, 包括从电子文件的形成、运行到归档管理, 指定专人或专门机构负责。在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中, 及时备份数据和对设备环境的备份, 以保证电子文件归档的质量, 电子文件生成用统一的专用软件归档管理。长期保存的电子文件应与相同内容的纸质文件和拷贝一起归档, 确保归档电子文件的完整性、有效性。在网络上定期把符合归档要求的电子文件信息联机传送, 并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的载体上, 脱机保存。具有保密要求的电子文件, 必须有安全保密措施, 上网时必须符合国家安全保密规定, 确保电子文件的安全。

(三) 加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。

做好办公自动化系统和电子文件的安全防护工作, 一是先要抓好电子信息存储载体, 特别是磁性载体, 定期拷贝是保证磁性载体可靠性的行之有效的方法。严把电子文件制成材料质量关, 提高电子文件载体的保存寿命, 为电子文件的长期保存打下基础。二是要保证计算机网络系统运行安全, 可设置登录限制, 使用文件权限的限制, 在一定的范围内对服务器文件数据提供保护。三是做好数据备份工作, 保证信息安全。四是预防病毒, 防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装防病毒软件和其它先进的防病毒措施, 不允许随意使用外来的磁盘、光盘等, 必须使用时严格地进行病毒检测, 确认安全方可使用。

(四) 加强电子档案安全保管实行档案备份工作制度。