电子技术档案管理

电子技术档案管理（精选12篇）

电子技术档案管理 篇1

1 电子文件的定义及其特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.1 对设备的依赖性与不可识别性

电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。

1.2 信息与载体相分离

传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。

1.3 存储内容不稳定性

电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。

1.4 信息的共享性

电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。

1.5 肉眼不可识别性

纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。

2 电子文件的保管维护:

2.1 保证电子档案整体的安全

由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。

2.2 保证电子档案内容的准确

电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

2.3 保证电子档案的可理解性

为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。

3 电子档案的利用管理

3.1 电子文件的分类与甄别

我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

3.2 电子档案的利用

电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。

电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战

4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。

4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收

集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。

4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。

4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。

要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。

摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。

关键词：电子文件,电子档案,规范管理

参考文献

[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.

[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.

[3]卢蜀蓉.档案工作者与电子文件和自动化技术培训[J].四川档案, 1996, 3.

电子技术档案管理 篇2

个人受益：

a.使学员明确自身的角色定位。

b.增强学员提升下属绩效的能力。

c.使学员更好地了解自身的领导风格，有助于发挥所长，并弥补不足。

d.可大大提升影响他人的能力，并有效地支配自己的时间。

e. 学员大大提升训练下属的能力.

f.学员实际管理能力提升

团队收益：

a.可减少优秀员工流失，并提升团队绩效。

b.可塑造绩效导向、注重执行的工作氛围。

c.可达成高员工满意率、高目标达成率。

e. 提升团队绩效能力

组织收益：

a.提升组织整体执行能力。

b.有助于在组织内形成、建立沟通绩效的共通语言。

浅析电子文件与电子档案的管理 篇3

关键词：电子文件 电子档案 管理

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02

随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。

1 电子文件及电子档案

1.1 电子文件与电子档案

电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①

1.2 电子文件对档案管理的影响

文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。

2 电子文件真实与完整风险

电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。

2.1 电子文件的真实风险

电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。

2.2 电子文件的完整风险

电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。

3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析

一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。

4 电子文件真实与完整的风险管理策略

4.1 对电子文件管理流程加以优化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。

在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。

4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。

4.3 采用基于职能的管理方法

职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。

5 结论

因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。

注释：

① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].

参考文献：

[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.

[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.

[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).

电子文件与电子档案管理初探 篇4

一、对电子文件的基本认识

1、电子文件的含义

电子文件是指在数字化环境中生成, 并通过数码形式存储在光盘、磁盘、磁带等载体上, 依靠数字设备进行阅读和处理, 同时还能够在网络上进行传输的文件。

2、电子文件的种类

电子文件有多种形式, 按照载体划分主要有光盘文件、硬盘文件、软盘文件、以及磁带文件等;按照形态划分主要有文本文件、表格文件、图形文件、声音文件、以及影像文件等;按照功能划分主要有草稿文件、辅助文件、以及正式文件等。

3、电子文件的特征

与传统纸质文件相比, 电子文件主要有以下方面的特征:1) 信息的数字化形态和非人工识读性;2) 对数字设备具有依赖性;3) 信息和载体之间具有可分离性:4) 信息具有可变性、易控性、以及易丢失性;5) 信息储存具有高密度性;6) 动态性和虚拟文件性;7) 信息具有共享性和不安全性;8) 信息的载体和技术具有不稳定性等。

二、电子文件与电子档案管理中存在的问题

1、电子文件的保护意识淡薄

由于档案管理部门和文件生成部门属于不同的部门, 部门间的相互交流和合作机会较少, 对彼此的工作缺乏一定的了解, 因此往往会出现一系列的问题。比如一些部门的信息资料只保留了纸质文件, 电子文件信息不全, 无法做到纸质档案和电子档案的配套管理。从根本上说, 这种现象的发生主要是由于工作人员对于电子文件的保护意识淡薄, 且文件保护制度不健全造成的。

2、电子文件的归档程序不健全

很多单位和企业, 在生成电子文件时, 专业的档案管理人员无法参与意见, 或者是由于档案管理人员专业知识匮乏而无力参与意见, 从而使电子文件从生成直到存档都出现不少的问题。比如, 对于电子文件的管理工作不严格, 存在人为删改的风险;一些电子文件的存储分散, 不能实现集中保管;不能实现与纸质文件的配套管理, 文件管理存在漏洞;以及缺乏由于计算机故障造成电子文件丢失的应急措施等。

3、对电子文件草稿保存不善

随着计算机的普及和广泛应用, 几乎所有的企事业单位都利用计算机来起草文件, 但是一旦打印出纸质文件后往往会忽略对电子文件的妥善保存, 使之被新起草的电子文件逐渐覆盖, 直至删除。一旦以后再需要此类的文件, 就只能重新起草, 造成了资源的浪费, 加大了工作人员的工作量, 同时也影响了工作效率, 不利于企业各项工作的快速开展。

4、电子文件管理制度和法规不完善

与电子文件管理相关的制度和法规还很不完善, 电子档案还无法确立其自身的法律地位, 这就造成大多数人缺乏电子文件意识, 对电子档案的重视程度不够, 电子档案资料不全面, 给使用者带来了不小的麻烦, 无法充分实现电子档案的自身价值。

三、加强电子档案管理的措施

1、健全和完善电子档案管理体系

计算机技术具有较强的存储与传输功能, 随着计算机技术的广泛应用, 在档案管理中电子文件和电子档案的数量大量增加, 成为档案管理工作的新方向。但是由于缺乏健全的电子档案管理体系, 致使电子文件流失现象严重, 给电子档案管理工作带来较大的困难。因此, 必须要健全和完善电子档案管理体系, 对电子档案管理部门实行定期检查, 确保归档文件的完整。

2、提高电子档案管理人员素质

电子档案管理人员的素质与电子档案管理工作质量密切相关, 因此提高管理人员素质成为强化电子档案管理的一项重要措施。首先, 要提高档案人员的政治素质, 增强责任心和责任感, 树立良好的职业道德观念, 在工作中做到诚实守信。其次, 要提高档案管理人员的业务素质, 使他们具有较为丰富的档案管理专业知识, 并对法律、经济、外语等知识有一定程度的了解, 此外还要熟练掌握计算机信息技术。同时, 档案管理人员要树立服务理念, 增强服务意识, 从而树立正确的工作态度, 提高工作质量和工作效率。

3、对归档电子文件进行技术处理

电子文件具有易更改性, 因此电子信息的准确性面临较大的风险, 这就需要在归档时对电子文件进行进行技术处理, 更改为只读性文件, 避免一些人为了不法利益而更改档案信息。同时, 对于一些机密的电子文件在进行传输和利用时, 要进行加密处理, 定期更换电子文件密钥。并且要做好安全防护, 防止病毒入侵电脑使档案信息泄露或丢失。

4、实现电子档案的服务化

档案存在的目的就是方便人们的使用, 因此电子档案也要致力于为使用者提供更好的服务, 实现自身的价值。在实现电子档案服务化时, 要着重注意以下两个方面:1) 要遵循国家相关规定, 对于公开级档案能够面向社会开放, 而限制级档案必要要限制在一定范围, 仅对部分人员公开, 其他人员在查阅时要持有组织介绍信。2) 档案利用方式要根据使用者的实际情况来定, 决不能无条件的向所有使用者提供全部的利用方式。

四、总结

电子文件与电子档案作为新生事物, 适应了时代和社会的发展潮流, 改变了传统的档案管理模式, 具有较为广阔的发展前景。但是, 任何事物都具有正反两个方面, 电子档案在带来巨大便利的同时也存在一定的风险, 因此需要档案管理部门和管理人员加强认识, 促进档案管理工作的更好发展。

摘要：经济的快速发展和科学技术的不断进步, 使社会面貌发生了巨大变化, 深刻改变了人们的生活方式和生活习惯, 影响了人们的思维方式。特别是计算机信息技术的发展使我们步入了信息化时代, 缩短了人与人之间的时间和空间距离, 使人们的生产和生活更加便捷, 得到越来越广泛的应用。随着电子文件的产生和发展, 电子档案管理逐渐成为档案管理的新趋势。本文主要从对电子文件的基本认识、电子文件与档案管理中存在的问题、以及加强电子档案管理的措施等方面来进行探讨。

关键词：电子文件,电子档案,问题,措施

参考文献

[1]吕红春:《浅析电子文件档案化管理》, 《济南职业学院学报》, 2006 (03) 。

[2]蒋艾云、牛传东:《新形势下做好档案管理工作的几点思考》, 《泰安教育学院学报岱宗学刊》, 2008 (02) 。

电子技术档案管理 篇5

摘要：近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟的互联网技术在各个行业及办公自动化中的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案。因此，在档案管理工作中，档案的安全管理意义重大，特别是电子文件和电子档案的管理，因其所显示的特点，致使其安全风险极高。关于电子文件和电子档案的安全管理，本文将从以下几方面展开讨论。

关键词：档案管理;安全管理;安全隐患;电子文件;电子档案

1、什么是档案及电子档案?

档案是指机关、组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟和先进的、繁荣的互联网技术在各个行业及办公自动化的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案，即电子档案。

2、电子文件和电子档案的特点

一是电子文件便于修改，省时、省力。电子文件在行文、编辑时，完全可以按照人们的想象任意、反复进行修改、润色，在作图方面更是随心所欲，想画想改动变得异常简单。不仅节省人力和经费，还提高了工作效率。二是电子文件信息存储密度大，看似小小的载体，容量都很大，因此可减少存放数量节省空间。三是文件的电子化，不但可以方便检索、摘录、转录，还能够减少纸质档案的制作、复制和传递份数，简化工作流程，提高工作效率。四是互联网彻底改变了文件的传递速度。现在的OA无纸化办公系统。既节省了纸张的使用，同时也提高了文件的传递速度，提高了办公效率。互联网拉近了人与人的距离。五是互联网的日益成熟，更加有利于发挥电子档案的信息共享，提高了档案的利用价值。六是电子档案的利用不受时间和地点的限制。在任何时间、地点，打开计算机，动动手指，就可以实现档案利用。七是电子档案大幅提升了管理效率。电子档案使得档案信息资源快速处理，使得档案资源得以高效利用。八是电子文件和电子档案的不足。电子文件和电子档案容易修改且不留任何痕迹，由于各种因素容易造成信息丢失;电子档案载体的寿命相对比较短，到期前必须转录，很容易造成文件质量下降，或者文件信息丢失，使电子文件的安全受到威胁。

3、威胁电子文件与电子档案的安全隐患

与纸质文件相比，电子文件的信息安全尤为突出，易于编辑的二进制代码、高度共享的信息、开放的计算机系统、四通八达的网络、不断升级的软件、无孔不入的嘿客、肆意横行的病毒、污染多变的环境等等因素，对电子文件和电子档案的信息构成了严重的安全隐患。保密性。非授权用户访问、阅读相关电子文件信息资源;合法用户越权下载相关电子文件信息资源;在使用和处理电子文件信息资源过程中的电磁泄漏;传输电子文件时被非法截获;电子信息资源脱机介质被盗等等。真实性。电子文件的真实性是指电子文件的内容(包括背景信息)经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持其与形成时的原始状况一致。造成电子文件失真的主要原因有人为因素和非人为因素。被修改。嘿客的恶意攻击、授权用户的非法修改、无操作、不真确的信息处理与传输方式、不科学的转换与软件升级、病毒的破坏、系统故障等等均有可能造成文件内容和原数据被修改;被删除。恶意的或误操作，有可能造成电子文件部分或全部内容和元数据被删除;错漏。文件操作过程中的大意、疏忽等原因造成的文字错漏等问题;丢失。文件保存不当或其他原因造成的文件丢失。载体变质也会造成电子文件和元数据丢失。完整、齐全性。是否收集全了作为有机联系的一件事情的完整过程的所有文件。不可读性。可读性是指电子文件无论经过多长时间、经过何种方式处理，都能以人类可以识读的、真实的方式输出信息。造成电子文件不可读的原因包括：系统不兼容;软硬件系统没有及时升级与更新换代;加密密匙丢失、专用软件没有留存;病毒感染;载体过时、损坏或记录衰减等。不可控制性。电子文件的失控，会对电子文件信息安全带来致命的打击。主要表现在以下几方面：软件升级、替换时，能否保证文件不被损坏;能否根据需要调整用户权限和文件开放方式;能否控制(监控)电子文件的下载、拷贝、传输和转换;能否控制电磁环境，实施干扰和反干扰;能否控制电子文件的各种标准和状态，实现信息优化配置和高度共享;能否删除失去保存价值的电子文件;能否实现原数据的更新和验证;能否控制系统工作环境和电子文件脱机介质的保存环境;能否抗否认、追踪、审计、恢复;能否升级安全技术和病毒特征代码;误操作。误操作虽然属于低级错误，但却时有发生。如此等等，都显示了电子文件和电子档案的不可控性。

4、如何消除安全隐患，维护电子文件和电子档案信息安全

4.1坚持维护电子文件信息安全的原则

超前控制原则。信息安全关系到国家的安危、组织的存亡及个人隐私与财产的安全。因此，电子文件管理系统在建设之初，就必须实施并坚持超前控制原则。制定维护电子文件信息安全的制度、标准、策略等，并将其贯彻到软件开发、运用的每一个环节。风险评估原则。对于电子文件信息安全的方针、策略及标准规范等也要进行评审、评估，根据情况进行改进、完善、调整。对于机构内危及电子文件和电子档案信息安全的风险因素有必要进行评估，划分危害等级，以便在维护安全工作中区别对待、尽可能降低风险。同时，对于风险控制目标和控制方案也要进行评估，预测风险发生几率和成因，对症下药，制定应急方案、尽可能将风险降到最低水平。预防控制与恢复并举的原则。在电子文件信息安全管理工作中，应坚持预防为主的原则，居安思危，防患于未然。现实生活中，即使保障工作做得再好，也不能保证零风险。风险仍然有可能存在，并危及软件系统和数据恢复，危及电子文件和电子档案的信息安全。因此，有必要对系统和数据进行恢复控制，从而保证电子文件和电子档案的信息安全。动态控制原则。随着时间的推移、环境的变化、时代的进步和科技的发展等，危及电子文件信息安全的风险因素也会发生变化，原有的安全保障的制度、措施等已经不能满足当前工作的需要，随着各种情况的变化，必须随时调整符合当时工作要求的制度、方针、策略等，以确保电子文件信息长期持续地安全无忧。

4.2保障电子文件和电子档案信息安全的技术对策

物理安全策略。所谓物理安全策略是指保护网络服务器、计算机系统、通信链、系统终端等硬件免受自然灾害、人为破坏、搭线攻击和电磁侦测，确保计算机系统有一个相对安全的电磁兼容环境。硬件备份;使用低辐射计算机设备;电磁屏蔽;电磁干扰。网络系统安全策略。A安全检测和监控检测。所谓安全检测和监控检测是采用预先主动的方式，对客户端和网络系统进行全方位的自动安全监测，发现并避免系统遭受攻击。B系统备份与恢复。使用备份服务器和相关软件，对系统及电子文件进行备份保存，以备不时之需。如系统遭到破坏或系统瘫痪时，备份系统可以迅速启动，恢复并保证系统正常运行。C防火墙技术。防火墙是在机构网络和其他系统网络之间设置障碍，以阻止其他系统的用户对该系统的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息从机构网络上非法输出。D访问控制技术。访问控制技术是网络安全防范和保护的主要策略，它可以限制对关键资源的访问利用，防止非法用户进入系统及合法用户对系统信息资源的非法利用。信息安全策略。A加密技术。B数字签名技术。C数字水印技术。数字水印技术最大的特点是具有很好的隐蔽性。利用隐蔽性来达到保护电子文件信息安全的目的。D文件备份与灾难恢复技术。做任何事情都不可能百分百达到预期效果。这在维护电子文件和电子档案信息安全的问题上同样适用。在保护电子文件盒电子档案信息安全上虽然做了大量工作，但是，文件的备份依然是最基本和最必要的安全保障工作，这是保护电子文件信息安全的首要工作，不能因为任何理由而有任何怠慢和敷衍。灾难恢复可谓是亡羊补牢，是灾难发生后的.不得已的手段，是必要的补救措施。E防病毒技术。病毒感染对文件的保存会带来致命打击，因此，防病毒技术一定不能落后。F防拷贝技术。如某些关键部门的重要文件，必须设置阻止拷贝，以防泄密，给国家或个人带来不可弥补的损失。G载体保护技术。H保障长期可读性技术。要保障长期可读，必须要做到技术的更新和无缝衔接。I数据库安全技术。O元数据验证技术。

4.3保障电子文件和电子档案信息安全的管理对策

第一，建立健全信息安全的相关法律法规。用法律的武器切实保护信息安全。第二，制定切实可行的保护电子信息安全的规章制度和措施。用制度约束和规范人们的行为，用制度时时提醒人们，哪些是该做的，哪些是不该做的，哪些是能做到，哪些是不能做到，哪些是必须做的，哪些是绝对不能做的，依靠制度的约束力，保护电子文件信息安全。第三，制定维护电子文件信息安全标准。

5、结束语

电子档案来源于电子文件，因此，电子文件的信息安全与电子档案的信息安全息息相关。为切实有效地确保电子文件的信息安全及其电子档案的安全管理，应遵循管理学理论中的一般循环原则，即实施Plan(策划)—Do(执行)—Check(检查)—Action(措施)的持续改进的模式，即所谓的PDCA模式。在这个模式中，各个模块之间可以实现通过持续的信息反馈来不断修正、改进，从而促进电子文件信息安全方案的不断完善。当然，电子文件和电子档案的信息安全并不只是系统安全人员和档案管理部门的事，它与所有员工都密切相关。安全问题事关重大，机构内每一个人都应无条件地参与电子文件和电子档案的安全管理，各负其责，各司其职。只有这样，才能尽可能做好电子文件及电子档案的安全保障。

参考文献

电子档案管理浅析 篇6

一、电子档案的特点

与传统档案相比，电子档案具有如下特点：

1.依赖性和不可识别性

电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。

2.信息存储的高密度性

无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

（3）载体的多样性

传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。

4.信息共享性

传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。

5.信息与载体之间的可分离性

电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。

从电子档案的特性可以看出，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，实现异地远程调阅，给人类、经济、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等方面与传统的纸质档案有本质的不同。

二、做好电子档案管理的措施

1.要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

2.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而做到对电子文件进行特定的保护。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

3.做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

4.对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件

由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况（如战争、长时间停电、病毒感染等），致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此在文件档案管理中有适当的纸质文件备份也是非常必要的。

5.优化专业结构，建立高素质的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

电子文件归档与电子档案管理研究 篇7

1 电子文件归档的定义及分类

电子计算机发展越快, 电子档案应用就越普及, 因而所产生的电子文件就越多, 并且它们在现行图书、文件、情报等信息资源的总量中所占比例就会越来越大。对于电子文件的定义, 国际档案理事会和一些西方发达国家的表述都不尽相同。

但可以总的归纳为:电子文件是指能被计算机系统识别、处理, 按一定格式以代码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上, 依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。西方发达国家对电子档案没有确切的说法, 他们只强调具有保存价值的电子文件要保存。考虑我国的具体情况, 已被国家标准所采用的定义为:它是具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数以及其它相关的数据。

按电子文件产生的工作领域, 可将电子文件分为两种:一种是记录人们在办理公务, 处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。将电子文件归档后也就形成了所谓的电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的, 信息的编码和解码过程都由计算机完成, 利用时须借助计算机设备转换成原有的文字或图象彤态, 因此电子档案也被称为“数字式档案”。

2 电子档案的管理模式

国际上关于电子档案管理有多种设想, 众说纷纭。我们不妨将它归纳为三种形式:

2.1 分布管理模式

这是美国档案与博物杂志的编辑, 比尔曼提出虚拟档案的设想。他提出“现在以保管为基础的实态档案库作为虚拟档案的联结点, 虚拟档案还包括那些不存在档案馆, 却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法办理, 而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的存在、处置和利用”。美国国家档案馆未采纳虚拟档案管理模式, 而澳大利亚国家档案馆却用这种管理模式。

2.2 集中管理模式

要求电子文件形式单位, 按照电子文件归档要求, 将归档的电子文件上交档案馆保存。

2.3 分布与集中相结合的管理模式

发挥两个积极性, 大量的电子文件及需要短期保存的电子档案, 由形成单位按档案馆提出的要求保存, 并接受档案馆的监督、检查、审计, 将重要的、长期保存的电子档案上交档案馆集中保存。我国应采取集中管理模式与分布或分布与集中相结合的管理模式。

3 我国电子文件归档与电子档案管理的现状

我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题, 国家档案局成立了专门的课题组, 形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。部分省市也相继颁发了电子公文管理办法、电子邮件传输格式和电子文件归档管理等有关规定, 这标志着我国电子文件管理已进入规范化管理阶段。但仍存在一些普遍性问题:

3.1 在电子文件与电子档案的认识上不统一

有的学者认为, 文件与档案是同一事物的不同表述, 电子文件与电子档案管理应在文件而不是档案上面。有的档案部门由于传统上对文件与档案的严格区别, 而使得从一开始就突出了档案而不是文件, 因而, 在对待电子文件看法上, 便自然地关联到“电子档案”而受到档案原始凭证屙眭的束缚, 陷入了困境。

3.2 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

3.3 档案信息管理人员的素质有待提高

实现电子归档和做好档案管理, 首先要有掌握现代办公技术的人员, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用。档案管理部门需积极地学习新知识, 提高自身业务素质, 做好电子档案的管理工作。

4 做好电子文件归档和电子档案管理的技术支持

由于储存电子文件信息的载体是磁盘、磁带、光盘等, 这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差, 往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他物理或化学的损坏, 即使不造成损坏, 随着时间的推移, 其存储的信息也会出问题。所以电子归档与电子档案管理要用先进技术做好原始性维护:

4.1 加密技术。

加密技术是在电子通信系统中采用了“双密钥码”的方法。发出文件者, 可以有一个密码, 接收文件者也有自己的密码, 加密和解密使用不同密钥, 那别人就难以介入了。

4.2 消息认证。

使用消息认证技术, 使用者发方和收方共同制定某一段落, 对电子文件进行加密运算以得到这份电子文件的“认证字”。将电子文件和认证字一同发送出去。

4.3 签署技术。

目前防伪的签署技术主要有两种:光笔签名和数字签名。光笔签名就是使用者利用一种专门技术, 在专用板上签名, 类似手写输入方式。数字签名是一种由字母、数字串组成的。发方利用自己未公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理, 生成一个“数字签名”, 与电子文件一并发出。

4.4 身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。只有用户本人和其所用的电子计算机系统才知道。

4.5 防火墙。一种控制访问的技术。在网络上系统之间设置障碍, 防止非法用户的介入。防止电脑及黑客的侵袭。

4.6 防写措施。目前许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。只能读取信息, 不能修改, 或只能修改自己输入的信息。

参考文献

[1]翁东东, 王晓方, 饶文英.电子文件归档与电子档案管理[J].兰台世界, 2005 (12) .

[2]吕筱芬.探论电子档案管理[J].浙江档案, 2001 (10) .

[3]王民祖, 司霞.浅谈电子文件归档与电子档案管理和应用[J].山东档案, 2008 (5) .

[4]王苑华.电子文件归档和电子档案管理的技术与方法[J].档案学研究, 2002 (1) .

电子档案管理新技术——云存储 篇8

计算机技术的发展,推动了档案信息化技术水平的提高,从20世纪80年代的单机版档案管理系统,到90年代的客户机/服务器(Client/Server)网络版档案管理系统,再到21世纪初的浏览器/服务器(Browser/Server)模式档案管理系统,档案管理工作随着科学技术的发展不断提高,特别是网络技术,提升了电子档案管理的水平和层次。当前,云计算技术不断成熟,在各行各业得到广泛应用,云计算技术也必将改变档案行业的管理现状,各级政府和企业都在制订云计算发展计划,2010年6月,国档办〔2010〕116号发布的《电子档案馆建设指南》指出“鼓励具备条件的档案馆探索采用云计算等先进技术,为各立档单位提供软件服务和存储服务”,该指南对云计算信息技术在档案信息化建设中的运用起到了推动作用。

一、云计算

1. 云计算概念。

云计算(Cloud Computing)的概念和相关理论,是由Google首席执行官埃里克·施密特(Eric Schmidt)在2006年8月9日,搜索引擎大会上首次提出来的。云计算是通过网络软件,将计算机处理程序分拆成无数个较小的子程序,再交由多个不同的服务器所组成的系统,经过搜寻、计算、分析之后将运算结果返回给用户。用户只要通过终端设备连接到网络,就可以登陆云端服务器,按需获取相关的资源或进行运算,而不需要知道云计算服务的具体细节。云计算的设计理念是以资源动态分配、按需服务,以较低成本获得海量数据信息处理能力,成为当前信息技术的发展趋势。

2. 云计算的组成及服务。

云计算系统利用集群技术、网格技术、分布式文件系统等计算机技术,把各种IT资源整合在一起,形成一个巨大的资源中心,使各种类基础设施能够协同运行,一项任务可由多台异种类硬件设施同时提供服务,而且能够确保最佳的数据访问性能。

云计算系统的构成包括硬件、软件和服务,云计算系统架构分三层,分别是基础设施(Infrastructure),平台(Platform),软件(Software)。硬件和操作系统是云计算的基础设施,云计算服务商通过云计算管理系统为用户提供虚拟计算机和安装好的应用软件,一台虚拟计算机有可能对应一台物理计算机机,也有可能是多台虚拟机对应同一台物理机。云计算可以有效地控制整个系统的成本,用户在资源利用率较低的情况下,可以将其提供给云计算服务供应系统,提高整个计算机系统的利用率。

云计算服务模式的特色就是根据用户的实际需求,动态地提供服务,将用户服务请求送入云端,将大量的数据计算和数据处理工作放到云中完成并返回最终结果,用户根据资源的使用情况交付相应的费用。

二、云存储

云存储(Cloud Storage)是云计算的一个重要组成部分,是以数据存储和管理为核心的云计算系统,将网络中分布在异地不同类型的存储设备联合,为用户提供海量、统一和安全的网络数据存储服务,用户不论在何时何地都可以通过互联网连接到云上存取数据。对用户来讲,云存储不是使用某一个存储设备,而是使用整个云存储系统带来的数据访问服务。云存储服务商通过向用户提供存储服务获得相应的利益,用户可以免费或支付较少费用来应用云存储服务。

1. 云存储种类。

按照服务性质的不同,云存储可以分为公有云、私有云和混合云三种存储方式。公有云存储由第三方云存储服务商提供,用户通过互联网访问,对于规模比较小,也没有现成的运维人员或者团队的企业,公有云是一种比较好的选择。公有云的管理成本是明确的,可以做到每一个项目单独财务核算。采用公有云服务的企业将数据托管于云服务商,用户对数据的掌控力度弱,容易受到自然灾害、人为因素或法律规范等各方面因素影响,导致数据丢失。私有云存储利用单位内部的云存储环境,同单位的用户对整个云存储系统的硬件、软件和人员等拥有自主权,能够控制应用程序的运行,决定云存储服务的用户范围,能够保证安全和保密等方面要求。公有云存储和私有云存储相结合就成为了混合云存储。

2. 云存储的结构模型。

云存储突破了用户使用计算机的传统思维,用户利用互联网,输入用户名及密码就可以使用云存储平台,无需知道网络中使用的交换机、路由器、防火墙和服务器等相关信息。云存储平台由网络设备、存储设备、服务器、系统管理软件和应用软件等组成,云存储整体架构分为四个层次:数据存储层、数据管理层、应用接口层和用户访问层。

数据存储层:云存储系统中最基础的部分,位于存储架构模型最底层,云存储设备分布在不同地域位置,可由不同类型的硬件设备组成,硬件设备之间通过互联网连接,通过硬件设备的逻辑虚拟化、多链路冗余、硬件基础设施的监控和故障处理等管理系统统一管理,形成一个海量的存储空间。

数据管理层:云存储系统中最核心的部分,云存储系统通过集群文件系统,实现后端存储设备集群工作,通过逻辑地址对所有存储设备进行访问。通过统一的用户管理、数据管理等功能模块实现不同种类存储设备的协同工作,对外提供服务,利用硬件虚拟化、数据压缩技术、重复数据删除、加密技术、内容发布、数据备份功能、数据索引生成技术,建立高效的存储环境,提高数据的存取速率和存储设备的利用率。

云存储的分布式文件系统在存储数据时,将文件按照一定大小的数据块进行切分,并为每个数据块创建多个副本,放置在集群的存储节点中,当一个节点中的数据发生损坏,系统会自动复制其副本到其他的可用节点,保证了数据的安全可靠,实现云存储的动态管理。

应用接口层:云存储平台面向用户的部分,包括数据存储服务、公共资源使用、数据备份功能等接口服务。按照用户的业务需求,开发对应的应用接口,提供业务访问需求。授权用户可以在任何地方,通过公共的Web服务应用接口登录,利用云存储系统,获取云存储服务,对系统资源进行管理和访问。应用接口层拓展性强,云存储服务商,可以根据用户的实际业务类型,随时开发相应的应用接口,比如网络硬盘、IPT和视频点播、视频监控、远程数据备份等应用。

用户访问层:用户访问层主要功能包括访问控制、身份识别与验证、安全隔离等。云存储用户应用程序,可以全新开发和移植现有的应用程序方式实现。云存储服务商均为独立实体,会有个性化的云存储服务提供方式,因此,云存储服务系统的访问方式和访问手段,不同的服务系统会有所差异。

三、档案管理工作采用云存储的优越性

档案管理工作与云存储技术相结合,可以实现档案信息的高速、海量、稳定、安全存储,向档案利用者提供统一便捷的服务,实现档案信息资源的永久存储。云存储的优越性主要表现在以下几方面。

1. 存储空间无限大。

云储存摆脱了单机化存储模式,打破了地域、空间及存储容量的束缚,通过开放融合、异构平台数据共享、多种协议支持、多种接口支持以及灵活的存取控制等特性,联合不同种类的服务器,存储能力大大增强,能够满足电子档案日益增长的存储需求。2012年Google云计算已经拥有100多万台服务器,Amazon、IBM、微软和Yahoo等公司的“云”均拥有几十万台服务器。国内的浪潮集团、中科曙光、联想、华为、腾讯、阿里巴巴、百度等公司也竞相开展云存储服务,档案云存储用户可以从服务商处获得无限的存储空间,对电子档案进行保存和备份,再也不用担心存储空间不足,破解了销毁档案的难题。

2. 安全可靠。

云存储服务商往往资金雄厚,大量专业技术人员的日常管理和维护可以保障云存储系统运行安全,通过严格的权限管理,运用数据加密、加密传输、防篡改、防攻击、实时监测等技术,降低了病毒和网络黑客入侵破坏的风险,确保数据不会丢失,为用户提供安全可靠的数据存储环境。

档案信息因为具有保密性的特点,对于安全性要求较高。现有档案馆在保存档案过程中,如果遭遇停电、火灾、水灾等人为或自然灾害时,极易丢失或损毁原始档案。光盘备份具有低价格、易制作、应用方便等优点,但是光盘寿命短、易于损坏、容量小。移动硬盘读取速度快、容量大,反复使用不容易损坏,但是使用中容易感染病毒,一旦损坏会造成信息无法恢复的严重后果。云存储采用多副本容错、节点同构互换等技术措施来保障服务的可靠性,档案信息并不局限存储在单一主机或服务器中,而是将档案信息备份到不同地域或相互隔离的服务器中,即使一处发生自然灾害,档案信息依然会在另一处存在,提高了备份容灾的级别,增强了抗灾能力。

3. 使用维护成本低。

档案管理部门可根据需求申请适当的存储空间,并可以动态扩展或缩小存储空间,云存储系统的管理、运行、维护都由云存储提供商来完成,档案用户只需要支付相应的服务费给云存储服务商即可。相比于传统存储方式,使用云储存服务,不需要太多投资就可以开展电子档案的存储工作,无须档案库房、机房、温度和湿度调控设备、密集架、光盘或移动硬盘设施,不用考虑设备升级换代、数据迁移等因素带来的额外费用,也不用配备硬件和软件的专业维护人员,减少了管理难度,节约了运行维护成本,提高了管理效率。

4. 能够提高档案工作服务水平。

利用云存储技术,档案人员把工作的重心更多地放在档案数据提供、更新和维护上,数据复制、备份、存储管理等工作交由云存储服务商完成,有利于电子档案的科学管理和提供利用。利用云存储系统,可以提高共享数据的访问性能,当多用户同时访问共享文件时,系统同时从多个服务器读取该文件包含的块,供多用户同时利用。大量珍贵的电子档案可实现网上共享,最大限度地实现档案资源共享,有利于实现多元化信息交流,从而使社会公共资源合理调配,提高资源利用率,最大化地发挥档案的价值,提高档案工作的服务水平。数据挖掘是对数据库的海量信息进行分析和整理,从中找出有潜在价值和相关规律的信息,云存储将分散在各地的档案和文件信息放在一个平台上,统一管理,为用户提供统一的、方便的检索接口,可解决海量数据的计算处理和分析问题,为数据挖掘提供了基本保证。

5. 方便电子档案的应用管理。

“云存储+智能终端”的管理模式中,增加了用户利用档案信息的途径,传统档案查询受到地域、单位与时间等因素的限制,给档案利用带来诸多不便,档案信息资源利用率很低。利用云存储技术管理电子档案,档案工作人员不用面对面地服务用户,只要经过授权,都可以在桌面电脑客户端或智能终端上,通过浏览器自助式浏览查阅档案信息,也可快速定位实体档案,享受云存储的各项服务,为档案信息的查找和利用提供了便利,有利于提高档案信息检索效率。另外,在智能终端上可以迅速地完成信息推送、用户需求调查、发起各种活动等,有利于档案管理者及时了解档案利用情况和用户群体状况,为更好地服务社会提供依据。

四、利用云存储管理电子档案的安全问题及对策

电子档案云存储有许多优越性,但也存在不安全的因素,从云计算服务环境来看,底层的硬件系统、网络环境以及Web应用接口等层次都存在着安全问题。为提高云存储的安全级别,应该从数据收集、存储、加密、备份、访问等方面加强监管,确保电子档案的安全性。提高电子档案云存储安全性,应该从访问接口、存储机制、分级保护和数据备份等途径来解决。

1. 选择可信赖的云存储服务商。

当用户将数据存储于个人设备中时,本人最清楚数据的存储位置,拥有对数据的所有操作权限,数据的安全完全由自己掌控。与个人设备的存储方式不同,云存储服务提供商拥有自己的数据服务体系,数据存储风险的高低,全部与云存储系统的数据保护策略相关。由于云存储是一种虚拟空间的服务,用户无法确定数据存储的地理位置,一旦用户将数据存储于云中,则将失去其对数据的控制权,数据只能由云计算服务提供商负责,并提供相应的安全保障措施。因此,档案管理部门在运用云存储服务时,首先应树立长远意识,选择有经济实力、技术实力、信誉高的云存储服务商,提供电子档案的原始性和安全性保障,达到档案永久存储的目的。

2. 采用分级存储机制。

电子档案应该受到严格的保护,如果云存储系统本身不具备良好的数据保护功能,档案数据很容易受到黑客攻击、非法入侵,出现档案数据丢失、恶意篡改等安全问题。数据存储层和数据管理层是云存储服务系统的安全基础,云存储应该通过软硬件结合的方式实现数据保护,如通过自加密磁盘、加密软件、纠删码、秘密共享等方法进行数据保护,提高安全存储性能,确保存储系统的安全。

为保证电子档案安全,在云存储服务中,建立分级的电子档案存储方案,通过分级存储管理软件,根据档案机密等级的高低,设置相应的安全存储级别,存放在不同保护条件下的存储空间中,密级不同的信息设定明确的边界,这是保证电子档案云存储安全的重要手段。

3. 用户访问权限控制。

应用访问层次是云存储服务与外界交互的通道,它根据不同的业务需求,提供相应的应用服务访问接口,授权的用户才能通过这些接口进入云存储服务系统,访问和利用云存储服务。采用用户权限分级、系统日志等方式对用户访问权限进行管理,对社会公开的开放电子档案,可以设置低级别权限;对限制浏览的电子档案,设置较高级别权限;对某一档案利用群体开放的电子档案,设置对其他群体禁止访问权限。由于云存储本身的特征,使用同一账户可以通过不同终端登录并访问用户数据,一旦密码遭窃,会对所存数据造成各种危害。可以借鉴网络数据传输的安全手段,如静态密码、动态密码、数字认证、数字签名、手机短信验证,或者综合使用多种以上安全措施,以此保证用户访问的安全性。

4. 异地备份电子档案。

档案保存在一个地点,如果发生灾害可能造成不可挽回的损失,云存储技术是解决档案异地备份的最好方式。在电子档案云存储模式下,采用异地备份的方式,将备份信息放置于云存储系统的多地存储,提高备份的可靠性,以确保原始档案信息在受到破坏甚至丢失的情形下也能够迅速得以恢复,必将成为电子档案备份的必然选择。

5. 制订国家和行业云存储安全标准。

电子档案的存储需要一个安全的环境,将不能公开的电子档案存储到远程云端,存在诸多需要解决的问题,其中之一就是云存储的技术标准问题。目前,互联网的云存储供应商开发的云存储机制多样,可信赖程度也存在差异,企业间竞争会更加激烈,破产倒闭也不可避免,以上这些情况均可能导致云存储服务在安全性、可信性和稳定性方面出现问题。云存储软件、资源和平台还无法对此提供值得信赖的可靠保障,通过制定电子档案云存储技术标准和安全保密协议,规范电子档案云存储行业行为,为云存储的安全带来保障。

云存储服务有着巨大的市场需求,伴随着云计算系统架构的进化与演变,以及数据存储技术及其标准的不断更新与进步,云存储必将得到长足的进步和发展。云存储已经成为信息存储的发展趋势,云存储技术将改变电子档案的保存和管理方式,促进档案的有效利用,将给档案管理工作带来质的飞跃。

摘要：文章简要叙述了计算机及云计算技术的产生及发展,通过分析云存储技术的架构,论述了云存储技术多方面的优点,对云存储技术应用于电子档案管理存在的安全问题及对策,阐述了自己的观点,撰写本论文的出发点在于推动云存储服务在档案管理工作中的广泛应用。

关键词：云计算,云存储,电子档案,档案管理

参考文献

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[2]刘永,刘坤锋.论数字档案云存储[J].档案管理,2013(5).

[3]黄新荣,谢光锋.云存储环境下的档案异地备份[J].档案学通讯,2011(6).

电子技术档案管理 篇9

1 电子信息技术对档案管理工作提出新要求

电子信息管理技术对于高校在硬件方面、软件方面、人才队伍方面的建设都提出了新要求。

1.1 电子信息管理在档案管理工作中的作用

档案管理工作中, 有很多数据都是以电子档案的形式保存的。而在工作过程中, 有些工作人员对电子信息管理技术不重视, 容易在操作上产生失误, 导致一些比较重要的资料不能做到及时备份或打印, 过分依赖于计算机, 一旦计算机发生故障, 就会造成计算机里面的文档丢失。另一方面, 工作人员文件规党意识比较欠缺。在实际工作中, 很多草稿文件非常容易被忽视, 基本上都不会被保留, 从而造成信息资源的流失。

1.2 电子信息技术在档案信息资源建设中的作用

在档案工作的发展过程中, 档案信息资源工作的建设越发显得重要和必要。它与传统的档案管理一样, 蕴藏着大力丰富的信息资源。和传统的档案相比, 只是载体不一样而已, 一个是白纸黑字, 一个存储数据化。档案电子化的发展, 是社会的需要, 也方便工作人员在忙忙的信息中可以快速的找到各种有价值的信息。这是传统档案管理无法企及的。

1.3 电子信息技术管理档案工作需要建立标准与规范

在这个信息化的时代, 网络信息的交互都必须依靠统一的标准和规范。电子信息管理档案工作, 同样也需要建立科学的标准的统一, 这样有利于档案资源的共享、交流和保存。当然, 如同现行的网络协议一样, 要建立完善的统一的可行的标准和规范, 是一个长期摸索的过程。特别是高校档案工作还处于电子信息化管理的发展时期, 面临中各种的问题。

1.4 电子信息技术管理工作应用系统建设

电子信息管理应用系统的建设工作是传统高校档案管理工作中从来没有过的新内容, 它是电子信息管理现代化建设过程中必须的建设内容, 是高校档案管理工作能够有序、保障运行的核心内容。工作人员可以通过应用系统对档案管理工作进行信息采集、信息管理、更新和保存, 查询者也可以通过这个应用系统平台进行快捷的查询, 是信息化管理档案工作的发展趋势。

1.5 电子信息技术管理需要建设优秀的人才队伍

任何工作的主体都是人, 包括电子信息管理在高校档案管理工作中的应用。应用系统平台在管理过程中, 可以很好的归类各方面的信息, 但是在实际中也会出现各种不足或者缺陷。这个时候, 档案管理工作中需要新的理论、新的方法、新的管理模式。而这些工作上的创新都需要有优秀的工作人员来完成, 需要他们在工作中发现问题, 思考问题, 解决问题。这样, 才可以进一步提高电子信息管理在档案工作中的使用效率。

2 高校档案运用电子信息技术管理的保障措施

2.1 统一组织领导

在很多高校, 存在档案信息管理工作分离的状态。不仅传统的信息部门工作分离, 比如档案管理部门、信息管理部门分离, 新的与电子信息化建设相关的部门也存在分离, 如公关、外联部门与档案管理部门保持更大的距离。所以, 为了更好的开展高校档案管理工作, 需要统一组织领导, 是相关部门可以整合一起, 由分管校长直接领导, 这样有利于信息交流和协调。

2.2 电子信息技术管理需加大投入力度

高校档案信息化管理建设是一项长期的、大投入、见效晚的工作。所以, 该项工作需得到学校领导的充分重视, 不能因为短时间内看不到效果, 就不解决经费问题。另一方面, 档案管理部门也需要开拓筹资渠道, 争取多方面的资金支持, 比如争取财政支持和自筹相结合的形式。这样有利于保障资金按时到位。

2.3 电子信息技术管理需遵守相关法律法规

在建设电子信息管理档案工作的过程中, 要按照《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》规定精神, 研制具体的、科学的、可行的办法和措施, 以保障高校档案工作能够规范、合理的运行和维护。标准化和规范化是档案管理工作建设的发展方向。

3 结论

电子信息技术管理在高校档案管理工作中的运用越来越多, 发挥着越来越重要的重要, 推动者档案事业的发展, 使得档案事业在深度和广度上都有了跨越式的发展。随着电子信息管理的应用, 提高了档案管理的效率, 这是未来高校档案发展的大方向, 所以, 管理者应该不断的强化电子信息管理意识, 完善各方面制度、保障高校档案管理工作不断推进。

摘要：电子信息技术在发展, 高校档案工作也开始运用电子信息技术来管理。电子信息技术管理下的高校档案工作会极大的提高管理效率, 延长文档寿命, 拓展了档案管理工作的深度和广度。但是也面临着很多的问题, 比如人才队伍建设、信息化建设、制度规范建设等等, 都需要在实际工作中进一步完善。本文主要探讨电子信息技术在高校档案管理工作中的开发与利用。

关键词：电子信息,档案管理,高校

参考文献

[1]薛四新, 杨艳, 黄存勋主编.现代档案管理基础[M].北京:机械工业出版社, 2007.1.

[2]李冬梅.档案信息化建设的实施策略[J].黑龙江档案, 2011.05.

电子技术档案管理 篇10

1 事业单位档案管理概述

事业单位的档案管理工作日益严格,为了顺应时代的快速发展,档案管理必需更加明确、清晰、规范。档案管理工作主要包括以下内容:单位上下级之间的文件往来、单位与相关企业的合同资料、单位项目的相关证明、单位决策、研究性报告、财务部门的相关单据与报表、工作人员的调动资料以及有保存价值的单位文件等。这些相关档案都需要专业的工作人员进行归档整理。利用电子信息技术进行归档整理时,电子信息内容一定要与原文件保持一致。档案管理不仅要追求规范整理、归档保存,而且也要具备调用灵活、播放操作简易、编辑更改方便等特点。

2 电子信息技术在事业单位档案管理中的应用

电子信息技术在事业单位档案管理工作中的应用,打破了地域及时间上的限制,能够有效地收集档案信息。目前,电子信息技术在事业单位档案管理过程中的应用,主要包括以下几个方面:第一,内容管理方面,档案的管理内容一般较为复杂繁琐,运用电子信息技术后操作过程仅包含档案信息检索、文件汇总、统计与号码编制、插图或表格制作、文件共享或存储等工序,操作更为简便;第二,管理系统方面,电子信息技术把管理系统划分为查询网页模块、用户管理模块、整理与分类模块、搜集或打印模块等,管理界面更加清晰;第三,档案资料的存储与保护,随着信息技术的应用,档案管理工作的科学性与科学性得到提高。

3 电子信息技术在档案管理中应用中存在的问题

3.1 缺乏系统化与规范化

电子信息技术虽然在在档案管理中得到普遍应用,但是在管理上还存在一些问题。例如:工作人员对于档案的整理还是局限于逻辑归档,没有考虑到电子归档的设计问题,只是把目录传输到使用终端上去,对于脱机载体的自动下载问题并没有进行设计,这样,为文件的网络安全埋下了隐患。

3.2 缺乏对电子信息技术的深刻认识

电子信息技术应用于信息档案管理的时间较短,一些工作人员对电子信息技术认识不到位,导致工作失误。例如:工作人员在整理电子文件之后打印出纸质文件,对使用完之后的电子文件随便处理,造成资源流失。有的工作人员对于电子信息技术过分依赖,不保留纸质文档,一旦电子系统出现故障,文件就会受到损坏,甚至难以修复。

3.3 缺乏安全意识

电子信息技术依赖于网络共享,档案文件管理也会涉及网络搜索的功能。如果把大量的档案文件放在电子设备上,没有及时下载到脱机载体,在电子设备遭遇黑客或病毒攻击时,文件安全隐患问题就会频繁出现。

4 加强档案管理中电子信息应用的策略

4.1 提高规范化水平

加强工作人员的规范意识,使其严格遵守标准化与规范化的原则,对于原文件的处理一定要保证质量,严格规范文件格式,对于不清楚的档案信息一定要严格审核并且进行真实合理修缮。对于电子文件,也一定要谨遵标准规范原则,认真仔细分类归档。工作人员应加强对电子信息技术知识的学习,充分掌握应用技能,提高管理意识,培养专业素质,从而增强自己的熟练程度,保证档案信息的质量。

4.2 提高电子信息技术在档案管理中的应用水平

电子信息技术具备快捷、方便等特点,为档案管理工作注入了新的活力,也加快了档案管理工作的现代化与智能化的步伐。事业单位在此机会下应紧抓信息时代的脉搏,提高电子信息与档案管理相结合的应用水平。充分并有效地掌握信息技术的应用方法,加强自身档案管理部门工作团队的技术、技能,完善自身计算机体系,培养出拥有高水平技能的档案管理团队。

4.3 减少或避免出现安全隐患

安全问题对于档案管理是至关重要的问题,排除安全隐患,文件才会被有效持久地保存。目前,行业内的相关人士已经着手于档案管理方面规范化、标准化及安全性的研发工作。此外,国家对这一方面也提供了有效的支持。事业单位可以结合有关研发标准、相关策略进行有效的网络安全评定,加强对信息接入网络前的秘钥设置,强化安全标准,减少或避免安全问题的出现。

5 结语

事业单位中的档案管理是集单位中多个部门文档资料于一身的管理工作,所以它的要求极高、事务综合性较强,运用电子信息技术对档案归纳整理是最好的选择。在运用电子信息技术管理档案的同时,对于其中的应用问题,也不应该忽略,应加强规范化与标准化,有效保证档案管理的质量和安全。

摘要：随着互联网时代的到来,电子信息技术已经渗透到社会的各个领域,尤其是档案资料繁多的事业单位更离不开信息技术的应用。本文着重阐述电子信息技术在事业单位档案管理中的应用,并针对其中存在的问题进行分析,然后有针对性地提出建议,以期为事业单位的档案管理提供借鉴与帮助。

关键词：事业单位,档案管理,信息技术,应用

参考文献

[1]陈国柱.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].信息与电脑:理论版,2013(2).

[2]田爽.事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].科技传播,2016(2).

浅析医院电子档案管理 篇11

关键词：医院； 电子档案； 管理

随着计算机技术和普遍使用和医疗技术的迅猛发展，电子档案在医院档案工作中所占的比例越来越大，发挥着日益重要的作用。加强医院电子档案的管理和利用，对于提高医院档案管理水平，促进医院可持续发展具有重要意义。

1 医院实行档案管理计算机化的必要性

1.1 随着医院管理向科学化、现代化、标准化发展，医院各方面对档案信息的需求有增无减，迫切要求快速、及时、准确、系统地提供翔实、丰富的档案信息，这为医院实行档案管理计算机化创建了良好的外部环境和机遇。

1.2 近年来，医院办公自动化迅速普及，医院大多数文件资料和医疗信息都通过微机打印，产生了越来越多的电子文件。如果不对电子文件施行有效的管理，而只是固封于对纸质文件的管理上，那么对海量的信息进行纸质存储以及从海量的纸质文件中找出所需要的信息将不可能的事。而电子档案因其可共享性和信息的可操作性，可以提供方便、快捷的查询、复制及数据交换等功能。

1.3 传统的档案管理方式已经不适应现代医院管理的需要。传统的档案管理由于档案管理人员配备随意性大、业务素质参差不齐、部门之间文件材料的收集人员没有建立起良好的协作关系、档案管理制度不够健全、标准不一、缺少详细规划等原因，缺乏完整性、统一性和涵盖性，从而造成档案管理效率低下，利用率很低，档案管理水平不能与医疗业务同步发展，影响了医院管理水平的提高和业务技术的发展。

2 电子档案的基本特点

相对于传统的纸质或多媒体而言，电子档案具有鲜明的特征。只有抓住这些主要特征，才能更好的对其进行有效的管理和利用。

2.1 虚拟性。我们现有的档案都是固定在某一载体上的，有的是纸张，有的是光盘或磁带，而电子档案是存储在计算机网络之中，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。

2.2 可分离性和易变性

电子文件可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者；还可把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，在需要时再装配起来。同时，由于电子文件信息与载体的可分离性，使电子文件的增、删、改十分简便且不留痕迹，由此也造成电子文件操作不当而易丢失，或不留痕迹被篡改。

2.3 集成性

文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。

2.4 时效性强，周期短。档案整理是一个浩大的工程，需要耗费大量的人力物力。而数字档案则通过网络采集、数字化管理、电子邮件联系等新的技术手段和方式，大大减轻了劳动强度，缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正错误或更新资料都十分方便，可以反映最新的情况。

2.5 加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。电子档案在资源加工、整理上有特定的统一标准，如统一的压缩化、编码技术、视频格式、浏览平台等，它依托互联网服务，不同部门的档案是可以共享的，并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑出版方式，可以收集到大量的资料，有效避免了过去因为编撰时间太长遗漏过多的现象。与标准化加工和海量信息相适应，在检索技术上，电子档案是智能化的，在非常短的时间内为用户提供最为满意的信息。

3 医院电子档案的管理和利用

3.1 电子档案的收集。只要是医院在工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集保存。主要包括以下几种文件类型：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其它文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。医院电子文件的收集既要保证其系统完整，又要保证其原始性和有效性。由于电子文件具有分散性，每个部门、科室和工作人员都有可能是电子文件的形成者，因此，医院需建立完善的管理制度，明确各自职责，实行目标管理，通过分工合作，完成电子文件的收集工作。鉴于电子文件的特殊性，在收集电子文件的过程中要注意以下两点：一是电子文件一旦定稿，应设置为只读形式，不允许再修改；二是电子文件形成后，应及时收集；对需要长期才能完成的项目，要分阶段积累归档。

3.2 电子文件的整理与归档

在做电子文件的整理与归档工作时，必须要有统一标准。医院应责成档案管理部门，严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到归档等工作有序可循。在此基础上，档案管理人员要将各部门传输过来的具有保存价值的电子文件，按照一定的原则和方法，进行分类、排序、编目等整理工作。电子文档进行集中处理、确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上，以便长期保存。在整理归档过程中要注意以下三点：一是在无论利用何种途径归档，必须由电子文档形成科室按统一格式编目整理后，传输给档案管理科室，不能由档案科室自行从网上下载，以保证电子文档形成部门对其数据的真实性、准确性负责。二是电子文件在移交时，应做可靠性鉴定、可读性鉴定和密级鉴定。三是归档的电子文件应是最终版本，不能有任何增减删改。

3.3 电子档案的利用

电子文件归档后，即成为电子档案。电子档案在做好保管的前提下，其管理效能主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般有三种方法：（1）提供拷贝。电子档案具有良好的复用性，档案管理部门可以通过移动硬盘、软磁盘、U盘等载体向利用者提供记录在特定载体上的电子档案。（2）网络传输。通信与计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境。通过计算机网络进行远距离传输，不仅更为方便、快捷、可靠，而且为医院远程会诊提供了技术支撑。（3）直接利用。直接利用是利用者通过档案馆或另一个检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。其特点是可以减少大量的管理工作，为利用者提供技术支援，使更多的读者同时利用同一份电子档案。在电子档案的利用过程中，要注意以下三点：一是确定电子档案使用权限，查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需经有关部门同意。二是强化电子档案密级管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密匙进行定期或不定期的更换。

4 医院电子档案管理应注意的几个问题

4.1 建立档案两套制管理，确保电子档案的使用安全。目前，在现有技术条件下，结合医院实际情况，纸质档案与电子档案将会并存很长时间，所以要建立档案两套制管理，以确保数据安全。在档案整理归档过程中，应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文档的编码及存址；在电子文档归档目录“备注”荐中注明相应的纸质文件的档号和存址，以便利用时参照互补。

4.2加强电子档案的安全保管工作。电子文件是由磁性载体和光盘承载的，对电子文件载体的保护重点在于对影响载体物化因素的控制。日常保管中，在保持适宜温湿度的同时，电子文件还要远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内，并避免强烈的机械震动。另外，还要防止灰尘、光线和有害气体的影响，以免造成载体损坏，信息丢失。要对电子档案的载体定期进行检测维护，对电子档案所依靠的技术、支持软件进行保管，从而保持电子档案的完整性。

4.3建立健全相关规章制度。电子档案的管理是一个全过程的管理，即从文件的形成到流转、归档、保管、利用、直至销毁，每一个环节都要进行有效的管理才能妥善保护好电子文件的完整、准确，因此建立、健全电子档案的管理显得尤其重要。应从档案管理的基本规律出发，结合医院实际，制定一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，明确各有关部门工作职责，使得医院电子档案管理工作有章可循。

参考文献:

［1］ 刘宁娃．电子档案及其管理和利用．理论观察，2007（3）

［2］ 隋霞，郑开，张功法．医院信息系统与档案数字化管理．现代医药卫生，2007（18）

［3］ 徐敏．纸质档案与电子档案的共存期管理．档案管理，2007（5）

电子技术档案管理 篇12

一、安全管理的实际意义

企业档案信息记录了企业发展历程。档案中一部分信息涉及企业机密文件,其中包含了设备、技术资料等一些重点保密的资料,在这些重点信息数据的使用上,还是具有一定的限制性。因为这些数据关系到企业的发展状况,一旦这些信息被非法使用,就可能给企业带来严重的经济损失,企业档案本质特点决定其在数字环境中存储、信息的传送等方面都要比普通的信息要求要高很多。怎样提高企业电子档案的安全管理,就成了信息时代背景下,企业应该重点解决的问题。

二、档案信息安全管理范畴

根据电子档案信息安全管理涉及的范围,通信过程以及信息传送的过程,档案信息安全管理工作应该按照实际以下三个原则进行执行,即:信息保密性;信息数据真实性;信息数据的完整性。实际上,企业档案的安全管理也应该遵守这三方面原则,为了进一步保证这三点的需求,企业应该构建一套完善的档案信息管理系统。

现阶段,企业电子档案都是由计算机来完成的。所以,在计算机网络系统中每个节点上,对信息文件进行归档和资源共享,进一步实现电子档案信息的公开化,就必须构建一套科学、完善的网络系统。但是,电子档案信息在实际传输过程中,每一个环节都不是绝对安全的,特别容易受到电脑黑客的恶意攻击,致使机密文件被泄露、被修改或者是恶意删除等,在一定程度上制约了档案信息的共享。所以,在制定的安全管理系统中,必须要有应对泄密以及预防泄密的应急管理方案,进一步保证电子档案公开的安全系数。

三、有效的安全管理措施

(一)涉及机密文件的工作人员的安全管理

相对规模较大的企业来说,规模越大,涉及机密的电子档案越多,管理难度也就随之增加。因此,涉密的电子档案安全管理系统就更加重要,不管管理系统设计的多么可靠、周密,不管文件加密到何种程度,使用多么完善的加密技术,没有严格的工作人员进行把控,还是有可能发生泄密现象。所以,在电子档案进行公开化之前,必须有效地防止因为人为原因而产生泄密现象发生,并且还要对管理档案的工作人员进行培训,让参与管理档案的人员,充分意识到档案信息安全的重要性,尽可能降低信息泄密发生的概率。

(二)计算机设备使用防护措施

企业除了要对内部员工宣传信息安全重要性观念以外,还应该重视在计算机设备使用过程中,对设备的保护。首先,要对个人电脑进行防毒查杀,做好数据的备份;其次,在档案信息公开的过程中,避免发生信息数据被毁坏或者是恶意篡改的现象发生。企业除了要在相关档案部门的服务器中,安装杀毒软件,还应该在企业内部邮件的服务器中同时安装杀毒软件,使企业与员工,员工与员工之间的邮件往来,在一个相对安全的网络环境中进行传输,构建起一个安全防毒的环境。

(三)档案信息内容安全管理措施

企业内部的档案部门提供共享档案信息,主要通过E-mail和网页两种方式进行浏览和阅读。为了确保企业档案信息的安全,在使用E-mail发送之前,就应该使用杀毒软件对文件进行查杀;使用网页进行浏览时,采用安全内容过滤系统和阻隔浏览网页系统保证文件传送安全。现阶段,电子档案都是以影像资料作为主要存储手段,影像资料在进行扫描的过程中,可能会碰到因为人为原因而引起的安全问题,所以,一定要对提取过程给予高度的重视,在文件进行扫描前后,文件内容要保持一致,禁止使用U盘等外部存储设备进行对文件的提取,进而保证原文件没有受到影响、改写、恶意删除或者是盗用。

企业档案是企业发展的重要支撑,而安全信息管理措施也是共享档案信息的先决提条件,在良好的安全环境中,才能保证档案公开的可行性。有效的安全管理措施可以保证档案信息的安全,所以,一定要培养企业档案管理人员的安全意识,保证电子档案在网络上的安全传送和共享。

参考文献

[1]韩洪云,谷克宏.企业电子档案的安全管理及对策研究[J].科教导刊-电子版(中旬),2014,(2):136-136.

[2]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化,2014,(4):79-81.