电子档案的管理与思考

电子档案的管理与思考（共12篇）

电子档案的管理与思考 篇1

随着电子计算机及网络应用的普及, 电子文件大量涌现, 电子档案也作为一种档案载体形式应用于档案的实际管理之中。这些档案管理新对象、新形式的出现, 对传统的档案管理理论和实践带来的冲击已成为广大档案工作者普遍关注的新问题。

一、电子档案带来的机遇与挑战

电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件 (指能被计算机系统识别、处理, 按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可在网络上传送的数字代码序列) 及相应的支持软件产品和软、硬件说明。类型包括图像、图形、数据、文本、计算机程序等。

(一) 电子档案为档案管理工作带来的机遇。

电子档案管理成本大大降低, 缩短了档案的检索速度, 有利于提高工作效率, 实现信息资源共享, 档案的检索速度和查准率、查全率得到有效提高。

(二) 电子档案的出现对档案管理工作的挑战。

树立电子档案的保护观念尤为重要。一旦硬件设备更新我们的保护没有跟上, 档案信息就会丢失。因此, 档案管理人员的专业素质面临严峻考验。档案计算机管理系统与办公网络系统不兼容也是存在于档案管理工作中的重要隐患。办公网络系统与档案管理系统设计单位不同, 系统环境不同, 形成的数据难以转换, 极易造成办公网络系统与档案管理系统不兼容。

二、电子档案的管理

(一) 电子档案的整理。

电子档案的整理是指在计算机中对文件分门别类、形成一个逻辑系统的过程。首先, 从电子文件在其形成、处理、归档、档案馆 (室) 接收的全过程综合考虑, 进行必要的整理有利于各阶段的利用和管理, 对于物理归档 (光盘归档) 和逻辑归档 (网络归档) 方式均有较好的适应性;其次, 目前的计算机文件管理系统不能在根目录中容纳无限多的文件, 它要求对文件按照一定的结构进行分类管理, 必要时在各种计算机文件管理系统中可借助经整理而形成的目录结构对某一部分文件进行加密管理和利用控制, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。一是关于本单位内部文件一般以年度、组织机构、保管期限进行组盘。二是对于外来收文的文件, 通过处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作;电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

(二) 电子档案的鉴定。

电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定一样, 是对其保存价值的判断和预测。通常对电子档案的鉴定是在对电子文件的鉴定的基础上进行的, 是对电子文件鉴定的继续和补充。在电子文件归档时, 电子文件形成部门在档案部门的协助下, 对归档电子文件的内容进行鉴定, 鉴别电子文件的价值, 同时对内容、载体进行检查、检测, 确定存舍, 对所需的软、硬件环境做出说明, 并根据电子文件的价值划分保管期限, 提出保管期限内配套的软、硬件环境要求。在档案管理过程中进行的电子档案的鉴定, 其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定, 把失去保管价值的电子档案剔除销毁, 避免造成有利用价值的电子档案淹没于无用的电子档案之中, 达到优化馆 (室) 藏电子档案的目的。

(三) 电子档案的保管。

由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件转储到光盘上。光盘作为新型的存贮载体有良好的抗干扰能力和结构稳定性, 有利于归档电子文件的长期保存, 电子档案的保管, 除应具备纸质档案的一般要求外, 还需要根据磁、光介质的特性, 采用一些特殊的保管方法。

三、对电子档案管理的思考

(一) 提高档案管理人员的综合素质。

一方面应当提高电子档案信息安全意识。由于电子档案的特性, 管理过程中的控制比纸质档案难度要大, 档案工作人员缺乏足够的知识和经验, 有时不能及时发现问题, 因此必须具有明确的信息安全意识, 加强档案管理人员的信息技术的学习

(二) 应用“前端控制”理论介入电子文件的运作和管理。

按传统档案的管理模式, 档案的管理与文件的管理是相分离进行的。鉴于电子文件的特点, 我国档案学研究人员提出在电子文件的管理中应用“前端控制”理论, 使档案管理工作的要求延伸到文件管理的前端, 包括从电子文件的形成、运行到归档管理, 指定专人或专门机构负责。在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中, 及时备份数据和对设备环境的备份, 以保证电子文件归档的质量, 电子文件生成用统一的专用软件归档管理。长期保存的电子文件应与相同内容的纸质文件和拷贝一起归档, 确保归档电子文件的完整性、有效性。在网络上定期把符合归档要求的电子文件信息联机传送, 并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的载体上, 脱机保存。具有保密要求的电子文件, 必须有安全保密措施, 上网时必须符合国家安全保密规定, 确保电子文件的安全。

(三) 加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。

做好办公自动化系统和电子文件的安全防护工作, 一是先要抓好电子信息存储载体, 特别是磁性载体, 定期拷贝是保证磁性载体可靠性的行之有效的方法。严把电子文件制成材料质量关, 提高电子文件载体的保存寿命, 为电子文件的长期保存打下基础。二是要保证计算机网络系统运行安全, 可设置登录限制, 使用文件权限的限制, 在一定的范围内对服务器文件数据提供保护。三是做好数据备份工作, 保证信息安全。四是预防病毒, 防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装防病毒软件和其它先进的防病毒措施, 不允许随意使用外来的磁盘、光盘等, 必须使用时严格地进行病毒检测, 确认安全方可使用。

(四) 加强电子档案安全保管实行档案备份工作制度。

由于自然环境及不可抗力的灾害时有发生, 为确保电子档案的安全起见, 建议有条件的地方电子档案材料应当实行异地备份保存, 这样一个地方出现问题我们的档案材料也不会发生意外, 但异地保存档案需要加强保密安全措施来保证安全使用。

电子档案的管理与思考 篇2

与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。一、电子文件归档方式和途径的选择?纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的.归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。

对电子文件实行档案化管理的思考 篇3

随着信息技术的不断发展，越来越多的社会活动和科学生产活动的记录将产生在电子工作环境中，人们进行交流的方式也将从纸质走向电子媒体，多数文件将以电子形式存在。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。 这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。但是，电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应， 因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

二

所谓电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

就现阶段而言。制订归档电子文件管理办法是当务之急。依据国家有关标准，结合本单位的实际情况，从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，制订一个包括电子文件的形成、积累、整理鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，使工作有章可循，并在实践中不断补充完善。以集中统一为原则明确归档电子文件的管理机制，以完整齐全为宗旨全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的著录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护，以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发研制归档电子档案管理系统软件。制订管理办法时要注意以下问题：1．电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种，如磁带、磁盘、光盘等，光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储容量大；非接触式记录和信息读出方式；数据传输率高；存取速度快。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。除光盘外，其它存储载体目前还没有国际标准。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来，有关光盘的标准会陆续出台，所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。在条件容许时，应及时将软磁盘更换为光盘载体长期保存。2．纸质档案与电子档案长期并存且保持一致的问题。两种不同载体档案的特点，可概括为两句话：纸质档案便于长期永久保存，但利用较为不方便；电子档案便于利用，却难于永久保存。鉴于这种局面，两种载体档案会在一定时期内长期并存。普遍做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。比如在美国，虽然电子文件已被写入联邦档案法，成为“官方档案”，但联邦区级法院仍然声明，只有打印出来的电子文件，具有证据价值，否则无法确认。在英国也遇到同样问题，据英国公共档案馆调查，为了保证文件的法律效力，有85%的政府部门仍然要求有纸制拷贝保存全部或部分文件。两种载体档案并存特别要注意两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。3．电子文件的安全问题。（1）电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件的格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。（2）使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责，归档后的原始性由档案馆负责，为了分清责任，最理想的办法是双方在不可更改的载体上签字，而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次，这就是“只写一次式光盘加背书”。（3）在网络环境中，可采用一种既能确认发件人身份，又能保密保安全的“公用密钥数字签名技术”。还可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份论证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。（4）在利用中的安全措施方面：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围的信息内容必须继续进行加密处理、对于信息内容的复制拷贝更要严格控制。系统对利用的全进程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。 4、电子文件的鉴定问题。要把好质量检查关：一是入口关，即在档案部门接受电子文件时要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行，有无感染计算机病毒，内容是否完整，是否与归档移交清单或文件机读目录相一致等。二是定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否正常读出，程序类电子文件检验能否正常运行。对于磁性载体一般应每两年，光盘每四年进行一次抽样机读检验，抽样率不少于10%；对于磁性载体每四年拷贝一次，并建立对电子文件的检查、维护、拷贝等操作进程进行登记的制度，避免发生人为的误操作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，要立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采用措施修复损坏的文件。还要注意更新杀毒软件。

同时，要积极培养复合型人才，加强电子档案管理队伍建设。电子环境下，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管进程，文件将很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用。档案工作者必须掌握现代化信息技术，熟练地运用计算机以及现代化通信设备进行电子信息的制作、使用、维护和管理，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子文件管理、检索系统的规划设计。当然就更谈不上充当电子文件的合格管理者，维护电子档案的完整与安全，同各种危害电子档案的因素如计算机病毒、盗窃、篡改等行为作斗争。电子档案的管理是一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的科学。目前，我们确实需要能把计算机科学和档案学有机结合起来的人才。而这些人才的来源在短期内只有通过加强对现有档案人员的计算机培训，尽快掌握计算机技术以适应档案管理的要求。在远期规划上，则应在高校设立档案工程学系，培养档案工程学人才。

最后，要把电子文件归档与电子档案管理所需要的计算机系统软件的开发和硬件的配备纳入到档案管理系统的建设规划中去，为接收电子文件做好物质准备。 软件操作系统应有以下功能：1．电子文件管理：该子系统主要供文书处理部门使用，包括电子文件的著录、登记、查询、编目以及文件的卸载制作备份等。2．电子文件归档：该子系统主要供档案部门使用，包括电子文件的辅助质量检测、组盘、编目等。能将电子文件不可逆转地变成“只读文件”。3．电子档案管理：该子系统主要供档案部门使用，包括电子文件的录入、编目、查询、统计等。

参考文献：

［1］碧蓉.电子文件的归档和有效利用［J］.档案学研究，2004，（4）.

［2］杨霞.现代文件管理［M］.中国档案出版社，2003.

［3］冯惠玲.电子文件管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，2001.

电子档案的管理与思考 篇4

1 纸质档案与电子档案并存的管理模式差异

在纸质档案与电子档案并存时期,对于两种档案的管理模式应当是相对协调的且应该是有些问题是可以互通的。但是两种档案管理模式优势截然不同的,我们必须认清两种模式的不同从而分别去做好二者的工作避免对档案资料造成不可挽回的损毁。

1.1 纸质档案与电子档案要求的保管环境不同

电子档案的保管要求其实十分简单只需要空气湿度不太大且尘土和震动相对少一些就可以,其对空间的要求则更低,海量的档案资料也只需要用一个硬盘作载体就足够了。而纸质档案则不同它对保管房间空气的湿度、光照、尘土、通风都有较高的要求,管理人员还需要定期将档案拿出来进行晾晒工作并且还要做好防蛀工作。因此在两种档案并存的情况下档案管理人员不应放松对档案的保管条件的要求,对于纸质档案的管理更应该多加小心。

1.2 纸质档案与电子档案查找效率不同

在纸质档案与电子档案并存时期,很多管理人员已经适应了电子档案搜索的便捷性从而忽略掉对纸质档案的检索,但是许多事项都需要用到以前的纸质档案,这就导致档案管理人员对于纸质档案的检索速度过慢或是根本无法查找到相关的资料导致档案管理的效率降低。

1.3 纸质档案与电子档案需要的管理人员素质不同

纸质档案的管理者只需要具有相关的档案知识并且认真勤恳就可以了,电子档案的管理者则要求相对较高其不仅要具备纸质档案管理者所需要具备的一切条件还需要对计算机知识具有一定的了解,并且可以熟练的操作计算机内的档案管理系统从而建立、查找电子档案。

2 认清纸质档案存在的必要性

纸质档案的存在一方面的确是因为电子档案的普及程度和进度不够所造成,另一方面却也是纸质档案一些特有性质的存在使得纸质档案的存在还具有其必要性。俗话说“存在即合理”纸质档案也是如此,虽然纸质档案许多方面都无法与电子档案相比,无论是使用档案的快捷性,还是保管档案的安全性与简易性都有所不如,但是其也有着闪光点。纸质档案是具有唯一性的,或者说伪造纸质档案是一个相当困难的事情,其不同于电子档案可以极为方便的复制出许多副本,并且一般情况下是无法辨别其真伪。纸质档案则除了痕迹明显的复制方式外很难制作出完全一样的副本,这也就增加了纸质档案的可信性。除此之外纸质档案由于其不具备可修改性,如果想要修改纸质档案就必将会留下修改痕迹,可以很方便的被识别出来,而电子档案则除了只读性这一种方式来防止修改外别无他法,致使对于电子档案修改变得非常容易,这使得电子档案的权威性无法得到保证,而纸质档案则因为其不能被修改而或得到了更大的权威性。

3 纸质档案与电子档案并存阶段管理中存在的问题

3.1 认识上不足

在日常的管理工作当中,对于电子档案的概念我们从其功能和作用上还没有一个充分的认识,尤其对于一些一线的档案工作者,往往没有及时转变观念,在工作当中把更多的精力放在了纸质档案的传统管理方式上,加之年龄层次、业务水平、学历层次等诸多因素的影响,造成对电子文档收集、归类不齐全,管理上不规范、不完整,或者出现资源上的过度浪费。

3.2 档案管理人员年龄、学历层次分差大

档案部门作为一个职能部门,一直以来是一个清闲养老的地方,得不到有效的重视。就目前来讲,档案管理人员年龄层次偏大,业务水平老年化非常严重,而许多年轻人又不愿意从事档案管理工作,这就导致档案管理得不到有效的衔接,出现管理落后、制度不健全等诸多弊病。

3.3 管制制度不健全

传统的管理模式一直以纸质档案管理为主,从接收、整理、保管已构成一套完整规范的体系,但相对于电子档案还未有一个成熟的管理模式。各个档案管理单位都在自己的日常管理工作中自行摸索。其安全性、保密性得不到有效的保障。

4 纸质档案与电子档案并存时期的管理意见

4.1 在纸质文件和电子文件之间建立“通道”

解决电子档案与纸质档案的“双套”保存所谓建立“通道”,就是将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共同存储在一张光盘上,然后利用软件和数据库索引将二者结合,实现电子文件自动管理和检索。在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。要特别注意在两个系统之间建立必要的通道,以便快速地从一种文件找到相同内容的另一种文件,达到有关业务处理上协调一致,方便利用。

4.2 电子文件形成部门与档案部门沟通协作

档案部门制定相关制度、整理方案,统一规定载体形式、质量要求。各部门电子文件形成由专人管理,由专用微机存储。文件形成部门对归档的电子文件编制归档说明,简要说明硬盘、光盘中存贮文件的内容,运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。并定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,档案员再按档案管理要求的格式将其存储到脱机载体上,保证电子文件的归档质量。实行电子文件办理完毕适时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用,其他部门也可以直接在网上调用,无须到办文部门来查阅,因此文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留存。这样一来,纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行了。结束语:纸质档案与电子档案并存时期的档案管理工作还是十分艰巨的,但是同样也是一个相对缓慢的缓冲期,能让档案管理慢慢适应电子档案的普及与使用,也能让纸质档案转化为电子档案的时间更加充裕,避免人为错误的增多。

参考文献

[1]陈子丹.近年来我国电子文件定义评述[J].档案,2001(5).

电子文件归档与电子档案管理规范 篇5

2007-01-15 09:28范围

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义

本标准采用下列定义。

3.1 电子文件 Electronic Records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2 电子档案 Electronic Archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3 逻辑归档 Logical Filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4 物理归档 Physical Filing

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则

4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。

4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累

5.1 收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2 收集积累要求

5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保

留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。

5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。

5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。

5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。

5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.3 收集、积累方法

5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A

5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。

5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。

5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理

6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

7.1 归档范围

电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

7.2 归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.3 检测

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.4 归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

7.4.1 有效性和完整性鉴定

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.4.2 保管期限的划分

电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。

7.5 归档要求

7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。

7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。

7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。

7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。

7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。

7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。

8.1 检验

8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

8.1.2 检验项目

8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。

8.1.2.2 有无病毒。

8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。

8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

8.2 移交手续

验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

8.3 保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。

8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

8.4 有效性保证

8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

8.4.4 定期检验结果应填入 电子档案管理登记表，见附录D。

8.5 利用

8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

8.5.2 利用时使用拷贝件。

8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.6 电子档案的鉴定销毁

8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

8.7 统计

电子档案的管理与思考 篇6

由郑州市档案局所建设的郑州市电子公文档案中心，在全国范围来看，建成较早，于2006年6月2日通过专家验收。到目前为止，已成功运行了两年多，接收数据3万余条，在社会上引起了很大反响，效果良好。

在这几年中，笔者全程参与了该项目的酝酿、运作、方案论证、启动、招标、协商、修改、验收、维护、数据更新等全过程，对于电子文件中心——这一档案部门在电子时代的创新，有较深入的实践和体会。

郑州市电子公文档案中心的建设背景

电子文件中心是在电子政务发展和政务信息公开政策的推动下应运而生的。电子政务建设是电子文件中心问世的直接动因。随着ＯＡ的实施和扩展，各级政府通过ＯＡ系统形成大量电子文件。与传统纸质文件不同， 这些电子文件具有载体易损、信息易变、形式多样和记录虚化等特点，其形成后必须及时、妥善地加以管理，否则便可能对日后的档案完整造成无法挽回的损失。为此，近年来文件形成者和档案管理部门都积极致力于电子文件保管模式的探索，电子文件何时归档、如何归档、现行电子文件管理机构是否设置、如何设置等问题争论不断。网上电子文件中心的建设，正是对电子政务发展的现实响应，是对政务环境下现行电子文件管理、利用模式的一种尝试。

政务公开政策的推行强化了建立电子文件中心的需求。自上世纪末开始，随着市场经济的发展和民主意识的加强，政务公开、政务信息公开在法律条文中逐步体现。我国《政府信息公开条例》也开始从2008年5月1日正式实施。通过适当的形式向公众开放政府信息成为时代的要求。作为政务信息主要载体的现行文件，尤其是大量电子文件的开放问题被提上了议事日程。而近年来郑州市政务网的逐步扩展，恰好为现行电子文件的集中发布提供了可靠、高效的技术环境。郑州市电子公文档案中心正是在这一社会背景和技术条件下问世的。

郑州市电子公文档案中心的建设内容

电子公文档案中心，是电子政务的延伸，同时又是数字档案馆的有机组成部分。由于资金所限，我们将电子公文档案中心的建设分为两期，第一期已实现：实时接收郑州市政府电子政务系统所产生的各类电子文件，集中采集、实时归档、统一管理、发布到政务网与外网上，提供利用服务。第二期将在电子公文档案中心的基础上实施电子档案接收及馆、室一体化建设。

电子公文档案中心的详细功能包括：采集郑州市政府电子政务系统（外部系统）的电子档案数据(包含十类公文类型)，实现集中采集，实时归档，提高政府办公效率。采集过程中原始数据中已存在的元数据字段自动著录，减少档案员的工作量。

（1）实现现行文件中心的文件上载、审核、整理、发布、查询和统计。

（2）功能设计上相对独立、完整，同时又是“郑州市数字档案馆”系统框架的一部分，实现与数字档案馆无缝连接。

（3）实现信息查阅功能。可通过电子公文元数据、文件内容进行组合检索。

（4）实现文件发布功能。将本系统内管理的可公开电子公文档案发布为静态文件，机关工作人员、公众和企业通过郑州市档案信息网和政府互联网门户网站“中国郑州”实现网上查阅，更好地为全市各级机关政府公务员以及社会各界提供服务。

(5)提供其他档案管理软件的数据导入接口。

电子公文档案中心的建设原则：

一是开放性和可扩展性。郑州市电子公文档案中心系统要实现与网站系统、市档案局统一数据平台的集成，下属的系统接口问题，从应用的角度考虑，开放性和可扩展性是其一个重要的原则。

二是易用性和易管理性。遵循XML数据规范，采用可扩展标记语言XML作为应用系统标准的数据交换格式，满足其自描绘、结构化、交换性、扩展性特点。

易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间。系统要提供扩展接口（比如程序开发接口，数据移植接口）。

系统在使用界面上遵循郑州市电子公文档案管理人员的工作习惯, 界面友好易于操作。

三是安全性。保证档案著录、查询等操作的身份认证、信息完整性、机密性和不可否认性，实现统一用户权限管理。

四是稳定可靠性。系统设计选择业界稳定可靠的技术和架构，包括操作系统、数据库、数据管理与存储、信息发布、信息安全等技术。

五是技术先进性。系统需要有先进的技术做保证，不会因技术不断更新而落后，同时还要保持系统的持续可扩展。

总体架构：采用B/S结构，J2EE/JAVA技术支持多种平台；数据库采用Oracle；应用服务器采用WebLogic/Tomcat。整个网络搭建经过专家的严格论证，完全能满足现在的实际需求和应用，符合现在流行千兆骨干网络的结构，并能满足未来几年的发展。

网络结构、部署结构及系统结构如下图1、图2、图3：

创新之处：本系统采用基于模板的网站发布技术，用户可以定制各自的模板，再与网站栏目相关联，通过对系统中的文件的发布，实现了网站栏目的自定义和网站信息的自动发布；

本系统提供高级检索、全文检索，在高级检索中，用户可以选择所有可用于检索的字段，并且按照逻辑关系的先后添加查询条件，或者添加条件组。同时还提供了快速查询界面的定制功能，便于用户快速实现；

本系统提供的二次开发接口是通用的开发接口，它可以实现与各种应用系统的衔接。系统提供通用的XML数据接口，支持档案系统各个单位间移交、接收档案，以及与其他办公自动化、档案年报等应用系统的数据交换。二次开发接口基于纯Java技术实现，采用了面向对象的设计方法。采用Java进行编码，采用J2EE的架构。数据都是以XML的方式提供。这样的数据结构屏蔽了数据的差异性，以便在网络上传输。

效益：有利于将档案信息资源转化为生产力，是郑州市档案局参与电子政务的重要组成部分，在推动郑州市经济的发展，提高郑州市的竞争力，吸引外资，促进经济转让与推广等方面有着积极的作用；提高了查询速度，一次查询只需几秒钟；延长了保存期限，100年以上，保真性高，而一般纸介质只能保存10年左右；内容更加全面完整，不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；实现7×24小时的实时在线，全球任何角落的使用者都可以访问自己所需的档案资料；档案信息资源的在线接收为各立档单位节约了大量的人力、物力，节约了大量宝贵的时间，提高了效率，其间接的经济效益也非常的巨大。

郑州市电子公文档案中心成功的经验

1、找准定位

电子文件中心，要干什么，能干什么，这个问题首先要搞准。有了明确的需求，可以说项目成功了一半。电子文件中心，可以建成数字档案馆，可以建成电子文件备份中心，可以建成窗口式电子文件查阅室，应结合本地电子政务发展实际，及资金情况，统筹规划，不可一哄而上，贪大求全。

如果本地正在开发电子政务系统，可由档案部门提出增加归档管理功能，这样与电子政务系统结合紧密，电子政务系统建设成功了，电子文件中心也建立好了，应该是比较理想的方案。

如果已有电子政务系统，就必须修改政务系统，以便从中接收数据。

2、取得市政府领导支持

档案部门是一个弱势部门，这个项目又与电子政务结合紧密，没有市政府领导的高度重视，统一协调，是难以成功实现的。

“善弈者谋势，不善弈者谋子。”郑州市档案局领导班子积极协调与市政府关系，争取把档案信息化工作纳入全市信息化建设总体规划。郑州市电子公文档案中心就是市档案局根据郑州市政府郑政[2005]4号文《关于郑州市2005年度电子政务建设和应用任务的通知》的精神进行筹备的。此项目的实施由市政府统一安排，统筹资金，前期投资已达50余万元，在建成后每年市财政还将拨付15万元运行费。这为项目的成功实现打下了坚实的物质基础。

3.慎重选择公司，制定合理方案

郑州市档案局领导非常重视这个项目，下决心一定要将它建好，为此，专门于2005年7月3日召开了郑州市电子公文档案中心设计方案评议会，结合郑州实际，把握时代脉搏，初步确定了“郑州市电子公文档案中心”的方案。

2005年11月10日郑州市政府采购中心对郑州市档案局电子公文档案中心项目进行了公开招标，由技术力量雄厚、售后优良、有相关开发经验的北大方正研究院中标。方正公司有多个拥有自主产权的产品，如全文检索、导库软件、数字水印技术等，又参与了国家档案局《电子文件管理细则》的制定，在技术先进性的把握上又上了一个新台阶。

整个开发过程文档严格遵照CMM标准执行，项目开发有合理的开发计划和详细的进度安排计划，提供了专业、高效的人力资源保障，严格控制项目风险，售后服务及时、可靠。最终验收时，专家给予高度评价，这与我们选择了一家好的开发商是分不开的。

4、做好与电子政务系统的数据接转工作

我们深知，整个系统是从电子政务系统中获取数据的，因此与电子政务系统的接口是否安全准确运行，是项目成功的关键。郑州市档案局、开发“电子公文档案中心”的公司（即北大方正）、开发“政务系统”的公司、负责电子政务的郑州市政府办公自动化中心四方主要负责人及技术人员一起研究，制定了数据接转方案，用以指导双方开发人员基于共同的文档实现数据衔接，两系统通过Oracle数据库交互，开发“政务系统”的公司将政府电子政务系统数据导出到Oracle数据库，北大方正从数据库中提取公文信息。

签署协议，规定方案为《郑州市电子公文档案中心需求规格说明书》不可分割的组成部分，具有同等的法律效力。方案文本原件一式四份，甲乙双方（即郑州市档案局、开发“政务系统”的公司）各持一份，郑州市政府办公自动化中心、北大方正各持一份。从法律角度限定开发“政务系统”的公司按时、保质保量地修改电子政务系统。

当然，郑州市电子公文档案中心也有不足之处，如由于资金有限，未能实现异地备份；数据格式不统一，现在电子公文档案中心的数据有：html,txt,doc,pdf,gd,s2等文件格式，需要用户下载多个浏览器，不太方便。有些格式是版式文件，如市政府文件经常采用书生格式（gd后缀），不能实现全文检索。虽然也可以将书生文件格式转为文本文件格式，但会丢失版式。因此，如何在保持文件“原汁原味”与实现全文检索间实现平衡，应该是以后的研究课题。

电子档案的管理与思考 篇7

随着网络通讯技术的迅猛发展, 管理信息系统的开发与应用也进入了实用化的实质性阶段, 公文管理是整个办公自动化系统的核心模块。根据公司的收发文流程, 完成办公事务中公文的流转, 包括收、发文管理和信息纪要管理。

纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 简便而安全的方式是采用网络移交归档, 并利用光盘存贮。

1.1 借助网络技术, 实现各应用系统与档案管理系统的联接。随

着公司计算机信息管理系统的发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件反映了各部门职能活动的概貌, 上网前, 又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档, 由电子文件形成部门编目整理, 利用网络技术, 借助电子档案信息管理系统这个平台传输给档案部门。

1.2 利用信息化网络管理平台, 由信息中心负责归挡。为适应办

公自动化工作发展的需要, 公司越来越注重信息工作的系统化和标准化水平, 对各应用系统进行了整合, 使以往的各系统由“分散各异”变为“集中统一”, 实现了各系统的有机联系, 同时, 信息中心成为电子文档信息的汇集点, 由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档。

无论利用何种途径归档, 必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后, 传输给档案部门, 以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责, 不能由档案部门自行从网上下载, 档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。

2 电子文件的分类

由于电子文件信息与载体的可分离性, 打破了原有档案实体的属性联系, 单线排列的分类方式也可能将被概念分类整理所取代、在电子文件的环境中, 文件的形式特征和内容特征均发生了变化, 电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序, 不再需要对它进行像纸质文件那佯的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要, 利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

但考虑到企业生产经营实际情况及所产生的文件类别, 我们将电子文件采用档案全宗号和档案分类号划分为:党群管理文件、行政管理文件、经营管理文件、生产管理文件、财务审计文件、人事劳资文件、生产技术文件、科研文件、基本建设文件和设备设施文件。

同时, 考虑到我国现行的档案归档范围及其保管期限表是经过长期的调研和实践而制定出来的, 具有相当的科学性和可操作行, 特别是保管期限表已考虑了档案的重要程度和保存价值, 因此, 在电子档案的归档中, 也基本上将此归档范围及其保管期限表作为依据, 并根据企业实际制定相应的归档范围和保管期限, 以保证电子档案分类的系统性和合理性。

3 电子文件对档案管理工作的影响

3.1 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象, 而应用计算

机后, 电子文件取代了以往的文字材料, 它是由拟稿者直接写在磁盘上, 并在磁盘上进行修改, 一经形成后, 马上存贮到办公信息数据中, 由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践, 已总结出一套工作流程及方法、原则, 如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点, 也是文书工作和档案工作的结合点, 文件形成后, 由文书部门收集立卷后, 交档案部门管理, 一般一年归档一次。而电子文件随时产生, 随时更改, 存贮在计算机磁盘或光盘中。因此, 它对计算机有很强的依赖性。如果归档, 必须以磁盘或光盘的形式移交, 归档范围也不能只是“办理完毕, 具有保存价值”的文件, 还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

3.2 由于电子文件信息与载体的可分离性, 档案实体分类也可

能将被概念分类整理所取代, 因为实体分类的结果只能体现一种属性联系, 这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要, 但在当今电子文件的环境中, 文件的形式特征和内容特征均发生了变化, 电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序, 不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要, 利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3.3 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读

性, 其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化, 原有的档案价值理论分析范围也将扩大, 要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论, 文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限, 而电子文件一方面由于制作方便, 将产生比以往更多的文件, 另一方面由于用户的需要, 信息和数据不断地修改和补充, 因此很难划定固定的保管期限, 况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此, 其鉴定、管理方法亦无定论。此外, 由于电子文件信息载体的特殊性, 其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

4“双轨制”归档的必要性和合理性

由于在当前的技术条件下, 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存, 同时鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 以及电子文件的易修改性, 也有必要将重要的电子文件制成纸制文件存档, 以确保数据的安全。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。

无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的档案, 虽然两者在内容方面完全相同, 但其载体形式和功能、效力却有较大差异。其表现为:以磁盘或光盘等作为介质的电子档案, 虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势, 但其局限性也很明显, 如不能有效防止数据在传输过程中泄露;容易被篡改;纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势, 但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。而“双轨制”正好融合了纸质档案和电子档案的优势, 既可发挥高效存取检索功能, 又可保障档案的凭证价值作用实现。

摘要：本文就电子文件出现的必然趋势、电子文件的特点及其益处、电子文件对档案管理工作的影响、电子文件原始性的认定、电子文件的归档、电子档案的保护等几个问题进行了论述。

关键词：电子档案,档案管理,问题思考

参考文献

[1]陈作明.档案学研究中若干问题的思考[J].浙江档案, 1996 (9) .

医院档案电子化管理的思考 篇8

一、医院档案电子化管理带来的影响

根据医院档案电子化管理的整体情况来看,其带来的影响主要有如下几个方面:首先,使档案原件得到更有效的保护。 通过计算机的扫描、编辑等功能的充分应用,可以使纸质的各种档案、图片等得到数字化处理,从而以电子文件的形式被储存、保管和利用,对于更有效的保护档案原件有着重要影响,最终避免档案原件使用过程的损坏给档案资料的多次利用带来影响,是降低档案丢失风险的重要途径。 其次,大大提高档案管理工作效率,减少人力、财力和物力等的投入。 由于计算机有着强大的信息处理功能, 不仅可以对各种文件资料进行及时收集、归类、整理和储存等,还能减少二次文献的加工时间,以便相关人员在机读形式下对各种档案资料进行查询、利用和加工,对于提高档案资料的利用价值有着重要影响。 三是,优化配置各种档案资源,实现档案资料的共享。 通过电子化管理医院档案,各部门人员可以对不同的档案资料进行查阅,从而扩大档案资料的查阅范围,大大提高档案资料的利用效率,是充分展示医院档案使用价值的重要保障。

二、医院档案电子化管理存在的问题

对当前医院档案电子化管理的实际情况进行分析发现,其存在的问题主要有如下几个方面。

1.基础设施建设方面的问题 。 虽医院已经开始实施档案电子化管理模式,但大部分都处于初级使用阶段,因此,基础设施建设还不够完善,部分高性能的软件和硬件没有得到及时配置,从而影响医院办公系统的自动化发展,给医院档案电子化管理带来极大阻碍。 与此同时,相关配套设施的不断健全,导致医院档案电子化管理的某些工作无法正常进行,从而影响医院档案管理体系的完善,给医院档案电子化管理造成极大制约。

2.电子化管理的相关标准 、规范体系还不够完善。 医院实施档案电子化管理,必须高度重视相关标准和制度,不断完善规范体系,提高医院档案电子化管理效用。 根据当前医院档案电子化管理的情况可知, 部分标准和规范要求根本无法满足档案信息化、 数字化发展的实际需求,如档案分类编码标准不具备较强的统一性、规范要求不够完善等,导致医院档案电子化管理的某些环节出现空缺情况,给医院档案电子化建设带来极大影响。

3.档案管理人员的现代业务水平整体不够高 。 在网络信息技术不断推广的过程中,医院档案管理人员必须注重先进知识的学习、先进技术的应用,才能更好的推动医院档案电子化建设。 但是,较多医院都存在档案管理人员的现代业务水平整体不够高的情况,部分档案管理人员的计算机操作技能教差,根本无法满足医院档案电子化管理的各种需求,从而降低医院档案电子化管理的整体效用。

三、医院档案电子化管理的思考

由于传统的档案管理方式存在储存难、占用空间大、管理难度大、查询困难、易损坏和管理成本较高等多个方面的缺点,给医院长远发展带来较大影响。 根据我国当前医疗事业的发展情况来看,医院档案电子化管理的思考需要从如下几个方面着手。

1.树立现代化观念,注重管理理念的不断创新 。 随着信息技术的不断推广和应用,医院档案电子化管理是社会不断发展、医院长远发展的必然趋势,很好地满足了医院可持续发展和管理水平不断提升的各种需求。 当今,医院档案信息化建设已经成为医院管理工作的重要组成部分之一,必须树立现代化观念,注重管理理念的不断创新,才能更好地优化医院档案管理的流程,并合理调整医院档案管理组成结构,最终推动医院档案电子化管理不断创新。 在实践过程中,医院档案电子化管理可以将医学信息资源分为医疗信息、医学管理信息、医学公用信息三个部分,以根据医院运行的实际情况,对各种工作产生的、具有参考价值的资料、光盘等进行及时收集、整理、处理等,从而保证医院档案资料的准确性、完整性、可靠性和实用性。

2.加大投入力度,注重技术水平提升。 在医院管理工作不断加强的过程中,注重基础设施的有效完善,不断加大投入力度,注重技术水平提升, 才能更好地满足医院档案电子化管理的各种需求,从而提高医院各部门的协调性、沟通有效性。 首先,需要在硬件上加大投入,选用质量较高、性能较好的硬件设备,采用合适的配套设备,并加强硬件环境,注重电磁干扰、辐射等的处理,才能真正提高医院档案电子化管理的工作效率,从而减少电子档案的损害情况。 其次,在软件上加大投入,采用现阶段最合适的办公软件,并注重通用性较强的档案信息管理软件的开发,才能真正实现医院档案管理的自动化、办公系统的自动化,最终提高医院的整体管理水平。 最后,注重网络运行环境的维护,采用有效网络安全防护措施,为医院档案电子化管理提供优越的运行环境,从而保障软件和硬件运行过程的安全性。

3.注重管理机制的不断完善 ,有效落实医院档案电子化管理相关工作。 在医院档案电子化管理过程中,电子文件的归档一项任务比较繁重、难度比较大、要求比较高的工作,必须严格按照国家相关标准执行,以在结合医院实际运行情况的基础上,确保各种档案的正确归类,以便各部门及时的查阅相关档案资料。 一般情况下, 在进行电子文件的整理时, 需要注意如下几个方面:首先, 确保电子文档在形成科室统一格式后进行相关编辑工作,以在传输给档案室后与对应的部门相匹配,从而确保电子档案的准确性和真实性。 其次,在进行电子文件的移交时,需要进行可读性、可靠性和密级鉴定。 最后,电子文件是各种档案的最终版本, 不可以进行任务修改。

由此可见,注重相关管理机制的不断完善,将档案电子化管理的责任落实人头上,并制定合适的考核机制和奖惩制度,才能避免电子文件丢失情况出现,从而保障医院电子档案的网络安全性。 目前,医院档案电子化管理应采取的管理制度有电子档案应用系统安全操作制度、档案信息安全管理制度、电子档案备份系统的有效构建等。 与此同时,注重医院档案管理队伍的有效建设, 不断提高档案管理人员的综合技能、 业务水平和自我提升意识, 才能真正提高医院档案电子化管理水平,最终促进医院整体效益不断增长。

综上所述,经济全球化发展趋势下,医院的可持续发展必须高度重视档案电子化管理, 才能不断提高医院的整体管理水平、 竞争力,从而促进医院整体效益不断提升。 因此,在实践过程中, 树立现代管理理念,转变管理模式,注重档案管理队伍的建设,并充分利用各种现代信息技术和设备,才能真正实现医院档案电子化管理,最终推动我国医疗事业长远发展。

摘要：本文就医院档案电子化管理带来的影响进行阐述,对医院档案电子化管理存在的问题进行全面分析,提出医院档案电子化管理的思考,以促进医院档案电子化管理水平不断提升。

关于房产电子档案管理工作的思考 篇9

一、转变观念, 充分认识电子档案对房产档案管理工作的积极作用

1. 能够极大地提高房产档案管理工作效率。

电子档案在房产档案管理工作中的应用, 使房产档案的整理、检索、传递更加方便快捷。房产电子档案在检索时, 只需要输入关键词即可, 还可以根据需要设定多个条件进行检索, 这样房产电子档案检索不仅速度比纸质房产档案检索要快许多倍, 而且检索的精确度也比较高。此外, 还可以完成房产电子档案查阅、打印等程序, 而不像纸质房产档案需要再到档案库房查找、调取和复印, 提高了房产档案服务效率, 保护了房产档案原件。由于房产电子档案具有传递快的优势, 能够最大限度地突破时间和空间的界限, 最大可能地实现房产档案信息资源共享。

2. 能够显示房屋产权的演变过程。

在过去没有房产电子档案的情况下, 办理产权转移时, 因为无法建立上下关联机制, 往往容易出现房产信息失误, 从而给房产档案管理带来很多不利的影响。现在只要对上下手按钮进行轻轻点击, 就能够对房屋产权的演变经历了解得一清二楚, 使查询错误控制到最低。

3. 能够实现房产权属、档案管理一体化。

房产电子档案管理系统可以根据一个地区、一座城市, 利用GIS技术构建房产电子档案管理平台, 实现图文合一、数据统一、信息统一的系统化管理。

二、冷静分析, 正确看待房产电子档案的消极因素

1. 房产电子档案的阅读与使用具有一定的局限性。

房产电子档案的阅读与使用需要依靠计算机等设备才能够实现。

2. 房产电子档案容易被删改。

房产电子文件经过计算机生成打印后, 一旦定稿, 就只注重纸质文件的存档, 往往忽略房产电子文件存档, 从而容易出现房产电子文件被随意删改、删除、更改甚至丢失的现象, 失去了房产电子档案的原始性、真实性。

3. 缺乏比较安全的存贮载体。

房产电子文件归档应该按照纸质房产文件归档要求, 对相关房产电子文件收集、整理、分类后, 用房产电子文件的形式存储起来。但目前, 很多单位对于房产电子档案的归档没有明确规定, 房产电子档案储存的载体也没有统一要求, 使房产电子档案具有很大的安全隐患。

三、积极思考, 切实探索提高房产电子档案管理水平的新路子

1. 提高房产实物档案整理质量, 确保房产电子档案录入信息完整准确。

由房产档案管理人员根据手工房产档案台账, 对实体房产档案信息进行初步整理、核对, 对个别散乱房产档案资料进行排序、按照初始登记、变更登记、转移登记、他项权登记、查封登记、注销登记等业务类别进行分类, 找出有上下关联的房产档案使其一一对应, 重新编制房产档案卷号, 集中移交给房产档案录入人员。房产档案录入人员在录入过程中, 要确保房产档案的完整与安全, 录入完毕移交房产电子档案时, 档案管理人员要进行仔细复核, 保证入库的房产电子档案的完整准确。

2. 规范房产电子档案操作过程, 确保房产电子档案整理质量。

在建立房产电子档案时, 必须严格按照要求规范操作过程, 确保房产电子档案整理质量。为确保房产电子档案原始信息的准确性、真实性和完整性, 应对房产档案数据录入、扫描及建库等全过程进行严格把关。首先, 房产档案管理员必须严格按照房产电子档案整理规范的要求检查录入房产档案信息的质量。其次, 在录入房产权属时, 对具有上下手关系的房产电子档案, 应该将最上手的最先录入, 然后再依次录入到位, 确保上下手之间的房产信息具有关联性, 这样有利于房产电子档案的查询, 以及了解房产权属的变化经过。最后, 严格履行房产电子档案交接手续, 确保房产电子档案信息质量。在交接房产电子档案时必须严格履行签署的手续、核实房产电子档案信息, 确保房产电子档案信息质量。

3. 做好前端控制, 确保房产电子档案管理质量。

一方面, 做好前端控制工作。严格规范房产电子档案的归档工作。对于不符合归档要求的房产电子档案, 要及时与相关部门进行沟通协调, 从而达到前端控制的目的;另一方面, 设定房产电子档案系统权限。从房产电子档案立卷到归档, 实行全程管理, 切实做好房产电子档案管理工作。

4. 加大资金投入, 确保机房、计算机、网络等软硬件配置符合质量和安全的要求。

为了保证房产电子档案存储安全, 在房产电子档案管理中, 应该加大资金投入, 确保机房、计算机、网络等软硬件配置符合质量和安全的要求。一方面加大房产电子档案实体的安全防护, 切实做好光盘等存储器的保管工作, 保证其具有良好的存放环境;另一方面, 切实加大电子档案信息安全防护力度, 采用有效的防护措施, 如采用防火墙设置、数据加密、定期备份或进行格式转换等方法, 保证房产电子档案信息的可读取性。要做好备份工作。一式三份, 一份用来存档, 一份用来查阅, 一份用来在其他地方保存。如果条件允许还可以采用服务器备份的方式, 每天备份一次, 确保房产电子档案的永久性。

参考文献

[1] .杨丽颖.综述房产档案管理存在问题及对策[J].黑龙江科技信息, 2011.8

[2] .郑春霞.纸质档案和电子档案并存下的档案工作策略[J].中国地名, 2010.2

电子档案的管理与思考 篇10

一、电子档案与纸质档案的区别

1、档案存储寿命的区别。电子档案存储寿命受其载体的内部诸多因素和储存环境的影响, 遇到技术革新或载体破损, 电子档案上的信息都将会无法阅读。纸质档案的存储寿命, 主要取决于纸张的纤维性质, 纸张遇到高温、酶、酸、氧化剂, 都有可能会发生氧化反应或者水解, 影响到纸质档案的寿命。纸质档案在存储过程中如何避免纸张化学反应的发生, 可大大提高其存储的寿命长度。

2、档案载体的区别。电子档案可以存在光盘、硬盘、磁带等不同载体内, 形式多种多样, 而纸质档案存储载体局限于纸张。电子档案的载体体积小, 容量大, 不会占用大面积的库存空间, 相反纸质档案载体所需要的库存空间较大。

3、档案共享性的区别。电子档案的共享性优势体现在同一文件可以供多人在不同地点同一时间使用, 互不影响。而纸质档案只能在固定地点阅读, 一卷档案在同一时间也只能供一个人阅读, 受到地域性的局限和阅读人数的限制。

4、档案原始属性的真实性的区别。电子档案从起草电子文件开始, 经过修改和印发, 直到最终形成都是在计算机上完成的。电子档案方便修改, 而且修改后不会留下任何变动的痕迹, 所以很难界定其是不是原件, 所以电子档案利用的原始属性特征不再存在。纸质档案利用需求的原始属性体现在有草稿和印稿之分, 也会有正本和副本的差异。纸质档案有着原始记录性和凭证作用。

5、档案利用方式上的区别。电子档案是在计算机上被利用, 也可以通过网络传输到异地, 使档案信息在远距离的异地也可以被利用。电子档案可以为利用者节省大量时间和减少路途劳累。传统纸质档案的利用, 必须利用者亲赴档案馆查找才可以, 对于异地利用者来说极为不便。

二、电子档案与纸质档案在现阶段档案管理工作中长期并存模式是必然选择

1、电子档案与纸质档案之间是互补的。电子档案的出现使整理变得更加简单, 过去当纸质档案被翻乱的时候, 整理是件比较繁琐的事情。电子档案有快速检索的功能, 还可以根据所需随时通过网络查询, 方便用户及时快速的利用档案资料。纸质档案可以在电子档案中表明存放的位置, 这样通过电子档案检索功能就可以快速找到纸质档案的存放位置。这样档案部门的工作人员再整理档案就变得简单快捷, 工作效率也可以大幅度提高。电子档案由于可修改, 而且修改后不会留下任何变动的痕迹, 所以很难界定其是不是原件。纸质档案的原始记录性和凭证作用正好弥补电子档案的不足。两者之间进行有机结合, 使档案管理工作更加简单灵活。

2、对于纸质档案和电子档案的管理来说, 都各有其优点。所以两者可以并存在档案管理这一领域, 但是还是各其有侧重点。首先, 电子档案在信息的传输以及信息的处理这些方面都有很大的优势, 这是纸质档案无法相比的。电子档案的现代化手段使得档案在信息的存储以及处理方面效率大大提高, 同时档案存放的信息也越来越丰富化。这样节约了很多纸质档案需要的存储的空间, 简化了档案管理的多种环节。同时电子档案可以与多媒体相结合, 使得电子档案的信息的形态多样化, 不仅可以形象生动的再现历史状况, 还可以改变纸质档案的单一化。所以档案管理的现代化, 实现档案信息资源的合理的开发利用, 同时对于提高档案管理的效率方面, 大力发展电子档案的管理是非常有必要的。但是电子档案也不是万能的, 首先在于电子档案自身的缺陷, 由于管理的局限, 导致了档案的管理的稳定性以及可靠性和真实性会受到质疑。这些都是电子档案需要解决的问题。其次, 纸质档案的原始性显然要大于电子档案, 专家们曾经做过一个论证, 最后的结果就是纸质档案比电子档案更加具有真实性和可靠性, 适合长期保存。因为纸张的构成主要是纤维素, 具有持久的耐久性, 尽管纤维素可能在空气的作用下发生氧化作用, 但是其实际寿命还是可以达到几百年的时间。甚至于随着档案管理的技术越来越先进, 现在有一种专门的存放档案的耐久的纸张, 可以为档案的存在提供很长的时间。

三、如何实现电子档案与纸质档案长期并存

1、提高档案工作人员的管理水平。当今社会档案管理是电子档案与纸质档案长期并存的阶段, 也就要求档案管理人员不仅要掌握纸质档案管理的方法, 还要熟练掌握计算机网络知识和电子设备存储功能的使用方法, 为做好电子档案管理工作打下基础。档案管理工作人员全面素质进一步的提高, 有利于电子档案与纸质档案管理工作完美结合。

2、提高档案管理安全保障。电子档案都是通过计算机网络, 或者电子设备来运行的。在运行过程中电子档案信息具有无痕修改的特性, 所以要特别注重电子档案安全管理工作。因此, 电子档案从起草电子文件开始, 经过修改和传递, 直到最终存储, 对这一套档案运行全过程要记录监督。参与工作的相关人员要加强安全意识, 所用的计算机设备的也加强安全管理, 进而使电子档案在开放性管理中, 信息的完整与原始性也能得到保障, 有利于电子档案正常稳定运行。纸质档案管理工作中要特别注重存储环境的改善和优化, 防止火灾、防止潮湿等都是必须要做到的, 以此来保障纸质档案的安全性。

3、电子档案与纸质档案直接相互转化。电子档案可以通过打印, 快捷的转化为纸质档案, 把电子档案转换为纸张的形式出现, 更加直观易懂, 产生不同的利用效果。另外, 纸质档案也可以通过计算机输入或电子扫描转化为电子档案, 有利于档案日后的管理和查询变得快捷。因此, 电子档案与纸质档案要做好互相转化工作, 两者之间互作备份, 长期并存, 进而提高档案工作效率。

4、实行双套制档案管理方式。电子档案与纸质档案的收集方式、载体、利用和存储寿命等方面都有不同。然而, 电子档案与纸质档案两者之间又可以相互转换。所以在管理方式上要建立两套体系, 电子档案与纸质档案既相互独立, 又要相互联系, 建立必要的通道以便两种档案之间可以分别利用、运行和存储, 但又可以通过一方快捷找到另一方。因此, 电子档案与纸质档案管理实现简单又保险的双套制, 保障两者长期并存。

四、总结

电子档案与纸质档案在管理工作中各有优势和局限性, 目前对它们的管理存在着较大的问题。因此, 档案工作人员必须根据电子档案与纸质档案各自的特点, 从各个方面采取必要和切实的措施, 解决目前档案管理工作中存在的问题, 用来满足现阶段对档案管理工作的要求。所以, 我们不仅要适应和发展先进的电子档案管理模式, 纸质档案的管理模式也要重视起来, 实行电子档案和纸质档案长期并存的管理模式, 才能促进档案管理工作的快速发展。

参考文献

[1]李金子.刍议传统档案与电子档案在实际工作中如何互补[J].经营管理者, 2015 (28) .

[2]纪晓群, 江媛媛, 柳萍, 等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界, 2013 (10) :15-16.

电子档案的管理与思考 篇11

【关键词】电子文件档案化管理；传统档案管理；区别

引言

现代信息技术的快速发展使得自动化办公管理系统模式越来越受到大众的喜爱，并逐渐的走入人们的生活之中，使得更多的工作人群习惯并喜欢用计算机和网络进行办工。相对于传统的档案管理，电子文件档案化管理就有很多的优势。面对时代的告诉发展，传统的档案管理在各方面都是更新不上，因而必须借助电子文件档案化管理进行工作。

1.电子文件档案化管理概述

1.1电子文件档案化管理

电子文件档案化管理并不是完全新式的管理模式，它是在传统档案管理的基础上发展起来的，结合了两者的优点，是一种利用计算机与网络为管理载体的信息管理模式。电子文件档案化管理特色包含了涉取文件时的针对性虚拟立卷；电子档案的文件级管理；个别部门与地区内电子文件的社会化、网络化与自动化；档案管理的快捷新与高效性等。在具体的操作中，可以建立电子文件专用的中心设施或是档案部门集中的储存管理，充分发挥档案管理部门工作人员的工作优势。电子文件的档案管理多采用技术与理念先进的现代信息技术。一是档案部门通过网络等资源收集电子文件。二是将这些电子文件档案信息按照部门要求保管和储存。三是还要防止不法分子进行网络资源窃取。

1.2电子文件档案化管理存在的问题

第一，电子文件在保存过程中，原始性、真实性容易被破坏。以目前的有关技术，在保障电子文件的原始性、真实性上比较薄弱。很容易被居心不良的人利用，一次改变电子文件的真实性，制造假的电子文件，而在此过程中又不易被发现。

第二，电子文件档案信息安全问题日益突出。随着信息技术的不断发展，地区之间的距离越来越小，电子文件可以远程传输，但是在这个过程中容易被黑客入侵，造成电子文件失效或是中毒。目前，很多国家或是地区都不同程度的遭受到黑客的入侵，而这些人往往电脑技术较强，一般档案管理部门的工作人员时应付不了的。因此，电子文件的安全相对来说受到了影响。

第三，电子文件的保存问题。电子文件在社会生形成的时间较短，在储存方面任然是有很多缺点的。是否长期有效的保存电子文件是放在档案部门每一个工作人员面前的重要问题，也是值得他们去研究，去深思的。在社会上往往会看到一系列的电影、电视剧被盗的情况，这都是由于电子文件在保存的过程中存在的问题而导致的。

第四，软件没有信息管理功能，部门之间却反通用性。目前，各档案部门的使用的计算机软件是不通用的，也没有一个统一的检索软件。也就是说，查询资料时，需要注册每一个地方或是每一家的会员，才能分享其中的资料。相对来说也是比较麻烦，需要在不用的网页上装换才能找到自己想要的资料。

2.电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

2.1电子文件档案化管理的归档时间与传统档案管理不同

电子文件档案的归档时间相对传统档案比较自由，其可以在文件生成以后便可以存档，会是文件自动设置的一段内都是可以自动存档的。在文件形成过程中，再通过网络传送到有关部门，但是在传输过程中必须使用工作单位特定的数码签名进行封签认证，以保证在传输过程中的安全性。档案部门工作人员在接受后并进行统计，按照档案部门的归档原则进行分类并设定分类号和档案实践、归档时间和档案查阅的限制级别。这相对于传统档案缺失、缺归、漏归的现象来说，电子文件档案化管理就避免了这些问题的产生。

2.2电子文件档案化管理的归档方式和传统档案管理不同

电子文件的关键技术就是是电子编码技术，因此，在今后的修改中是不留下痕迹的。相对传统文件来说，电子文件很难确保原始文件的样本，加之文件载体不固定，更难区别出原始文件了。所以在电子文件档案化管理中要解决这一问题，使得电子文件具有真实性。因此，在电子文件归档时，经手人需要在电子文件上签名、后息认真、身份认真、指纹认证、加密保护等验证手段，使得电子文件在传输过程中不受到外界的干扰，确保电子文件的真实性、原始性、准备性，法律性。

2.3电子文件档案化管理的保存方式和传统档案管理不同

电子文件的载体容易老化，这相对于传统档案管理来说是一个弱点。其次，现代社会的现代信息技术发展速度极快，信息媒体和信息的储存介质的更新速度也是很快速的，这也是电子文件档案管理的一点缺点。这可能会导致电子文件真实性和可读性收到破坏。档案管理部门可以在接受档案后，按照规定可以将电子文件打印下来，封存。这种只是一种暂时的做法，相对来说耗时，成本高。最好还是运用现代信息技术来保存资料。档案部门对电子类的内容要大于下位类的内容，也就是说类目之间横向是平行关系，其次要做好相对稳定性，要保持类目名词不变。最后对不确定属于哪一类目的档案要做出规定，在确定不确定属于类的归目。类目的标识通常都是用数字或是英文字母，数字多组合可以采用“八分制”“双位制”。

2.4电子文件档案化管理的分类、编目等和传统档案管理不同

电子文件具有一定的特殊性，因而在管理过程中也是有所不同的。文件到达一级管理时，档案部门在接收电子文件的同时，应给每份文件编制一个属于此文件的唯一电子文件号，并给出相应的档案号和分类号，再依据上下文之间的关系，给文件编号，在归档的同时进行主题词标引。在条件允许的情况下，编制多角度、全方位的检索工具，以便检查信息。用户只需要输入名字或是关键字就可以查到资料，从而大大的减少了档案工作人员的劳动力度。

2.5电子文件档案化管理的查询方式和传统档案管理不同

电子文件保存相对来说，不像传统的档案管理一样多以纸质档的为主，查询相对简单许多，而电子文件属于虚拟内容，必须要输入文字才能查询到。只有符合一定的条件，查询者才能注册、登记成为电子文件中心的会员，会员方能通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认登录者的身份并获取权限，才有权利查询有关的资料及有关的查询方式。电子文件档案化的查询方式相对来说更加的方便，查询者不用到档案管理中心进行查询，通过无线远程便能查询自己想要的资料。这不仅减轻了档案工作人员的工作量，而且也节约了查询者到处奔走的时间。

3.结语

总而言之，电子文件档案化管理为办事人群提供了很多有用的帮助，使得人们的工作更加的方便、快捷。而且电子文件档案化管理模式也适应的时代发展的潮流，更新时代发展的脚步。相对于传统的档案管理来说，有着文件保存简单方便，储存内存大、查找方便、资料清晰等优点。当然，电子文件档案化管理也需要众多的部分相互协作，增加各界人士对电子文件档案化管理的了解，避免一些违法的现象发生，使得电子文件档案化管理更加的科学、有效、安全，为人们提供更多的利处。

参考文献：

[1]刘国. 电子文件档案管理的特点问题及对策[J] 科技信息， 2007（11）.

[2]李明艳.电子文件档案管理现状及应对措施[J].经济技术协作信息，2011（12）.

医师电子诚信档案的实践与思考 篇12

一、建立医师电子诚信档案的意义

(一) 规范医务人员执业行为。医师电子诚信档案的建立是深化医药卫生体制改革的一项创新性措施, 是规范医务人员执业行为、提高医疗质量、缓解群众“看病难、看病贵”的有效抓手, 对于提升医院整体医疗服务的质量与效率、持续改进业务的关键环节具有重大意义。档案内容包括医护人员及医院其他工作人员的基本资料、专业方向、培训经历、论文发表情况、奖惩记录、工作经历等, 能记录医护人员和医院其他工作人员的基本情况, 使医务人员的执业行为形成一个清晰的脉络。

(二) 促进医德医风建设。诚信是医院生存发展的重要资本。医师电子诚信档案一方面能起到约束作用, 对医师开具处方、投诉记录等进行实时更新, 倘若医生所开处方不规范, “阳光用药”系统会给出警示, 相关信息会反馈到医师电子诚信档案, 留下“不规范用药”记录, 医生被病人投诉或群众举报, 也会在“医师电子诚信档案”记录在案。另一方面, 具有考核作用, 诚信档案中记载着每位医务人员的处罚或获奖情况, 每个人历年来的考核情况能方便地查阅。通过监督、考核、公示、处罚一系列措施, 医师电子诚信档案在无形中形成一种医德压力, 促使医务人员提高医技水平, 增强自律意识, 推进职业道德建设。

(三) 提高管理效能。相比纸质档案, 电子档案具有成本低、时效性强、存储量大等优势, 能全面客观地为管理者提供信息, 是管理者进行科学管理的有效手段和方法。医师电子诚信档案是医务人员医德医风情况的动态反映, 通过信息整合和共享, 可以随时调取和查看全院医务人员的学历、进修培训、论文发表、奖励、惩罚、服务投诉等个人信息, 提高管理效率和质量, 进而提升成本效益, 对补充完善医院电子档案管理系统具有十分重要的意义。

二、医师电子诚信档案的概况

惠州市第一人民医院创建于2008年12月, 是按照三级医院的规模和标准建设的一家集医疗、教学、科研、康复、保健为一体的现代化大型综合性公立医院。该院于2012年正式运行医院管理电子监察平台。

医师电子诚信档案系统是以考核记录医生的医德医风状况为内容, 记录了医生的基本信息、荣誉资质、有效投诉、用药情况、奖惩记录及不良记录等内容。医师各类定期考核中的职业道德评定, 以医德医风记录结果为依据, 考核周期内, 有投诉、处分等不良记录的, 将在考评中扣分。

(一) 基本信息。在医务人员信息录入界面, 可新增人员信息, 包括个人基本信息 (姓名、性别、教育背景、身份证号、所属部门、科室) 、专业信息 (专长、技术成果、论文发表情况、专家情况) 、就职信息 (教育培训情况、出国 / 出境情况) 等情况。

(二) 奖惩信息。包括立功、获奖、评优评先的奖励情况, 及有效投诉、违反医院规定等处罚情况。

(三) 处方点评。医师电子诚信档案与“阳光用药”平台联通, 对医师开具处方的合理性进行实时、动态监测, 包括低金额处方、超时用药处方, 医师如开具了不合理处方能通过医师电子诚信档案查阅, 起到警示作用。同时, 每季度组织专家小组对处方合理性进行分析点评, 对不合理用药进行公示和处罚。

(四) 服务投诉。医师电子诚信档案与医患绿色通道相关联, 普通群众可以通过医患绿色通道进行投诉、提问、提出改进意见, 如涉及医师个人的服务投诉可直接通过医师电子诚信档案查询。

三、 医师电子诚信档案的应用

使用该平台以来, 全院200多名医师信息全部录入电子诚信档案, 院党委、纪检监察室专职人员结合医师年度考核、创先争优, 医德考评等进行定期更新录入。同时, 惠州市卫生与计划生育局监察室能直接监控到该平台信息, 直观地掌握到医师的情况, 有利于及时发现问题并作出处理。医院成立了医德考评领导小组、处理违纪违规工作领导小组、处方点评领导小组, 由院领导及相关职能部门负责人担任组长和成员, 定期组织考评和处理服务投诉, 并将结果记录在医师电子诚信档案中, 强化监督, 确保人员信息全面、客观, 促使医德医风建设形成长效机制。

经过探索和实践, 在全市二级以上医疗单位建立医师电子诚信档案, 可以进一步规范医务人员档案管理。同时, 医院还要制定相关的制度, 结合档案对医师的德、能、勤、绩、廉进行量化考评, 以诚信促进医德医风建设, 维护和谐的医患关系。

四、建立医师电子诚信档案的思考

建立医师电子诚信档案的基本目标是监督医师用药行为, 改善医疗质量, 降低医疗成本, 建立医务人员诚信体系, 实现医院管理的良性循环。医师电子诚信档案实现了档案信息化管理, 能够充分利用档案资源的优势, 为领导决策、科研、医疗等事业提供即时信息, 只要经过不断地完善, 必定能实现潜在的利用价值。

(一) 建立档案考评应用机制。一是完善公立医院医德医风长效监察机制, 进行教育、引导和警示, 让医务人员自觉遵守医德规范, 运用医师电子诚信档案进行医务人员医德医风及业务成绩考评, 考评结果与晋职、晋级、评优、岗位聘用等挂钩, 增加管人用人的透明度、规范性和公平性。二是以医师电子档案的论文发表情况、奖惩记录等基础资料作为综合考评依据, 不断完善考评应用机制, 形成激励奖惩的长效制度。

(二) 实现区域内资源共享。目前, 我国医疗档案共享的程度较低, 各自的管理系统不能兼容。2014年, 我市启动区域卫生信息平台建设工作, 项目将覆盖公共卫生、计划生育、医疗服务、医疗保障、药品管理和综合管理6项业务。从我院展开试点, 目前全市已推广使用医院管理电子监察平台, 二级以上医疗机构7000多名医生全部建立了电子档案。若以政府在资金、技术上的支持为依托, 将医师电子诚信档案与行政主管部门平台对接, 实现一方采集, 多方共享, 建立综合管理信息平台, 就能为医疗机构及行政部门提供准确的参考信息, 达到合理利用医疗资源的目的。

(三) 完善电子档案管理的安全措施。医师电子诚信档案面向医院及行政部门管理者, 在实现资源信息共享的前提下, 使用医师电子诚信档案要关注医务人员个人隐私及网络安全性的问题。一是要健全档案安全管理制度, 明确管理者及维护人员的职责, 减少人为因素的影响。二是要建立并执行科学合理的信息安全规范, 保护网络信息安全, 防止信息泄露。

摘要：医师电子诚信档案是医院档案管理中的一个新兴产物, 本文通过阐述医师电子诚信档案在应用过程中发挥的作用, 介绍惠州市第一人民医院作为试点医院的实践与思考。

关键词：医院,电子档案管理,诚信档案

参考文献

[1]梁红娟, 郭照江, 李刚, 闵婕.诚信与医德建设[J].医学与哲学, 2005, 26 (3) :28~31.

[2]张莹.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].黑龙江科技信息, 2013 (8) :107.