电子档案图书馆管理工作职责

电子档案图书馆管理工作职责（共13篇）

电子档案图书馆管理工作职责 篇1

电子档案图书馆管理工作职责

一、接受学校现代教育领导小组领导，在教科室指导下开展现代教育电子档案图书馆管理工作。

二、加强电子档案图书管理学习, 提高管理水平，严格按照《国家公文处理办法》及时、准确地做好文件图书的积累、保管、整理、归档、立卷、移交工作。

三、钻研业务，熟悉资源内容，根据学校课程安排，编录电子档案图书和参考资源检索目录，保证学科教师教学使用。

四、依据师生教学要求，提出图书资源购买需求，负责新入图书资源编录存档立卷，向学校师生公示、开放，有效提供图书资源参考。

五、指导学科教师和学生正确使用电子图书资源，注重图书资源的良好保养与维护，养成良好的使用习惯，用后归架还卷。

六、建立学校电子档案图书借阅制度，科学完善档案图书资源借阅手续，落实归还时间，按时归还入档。

七、电子档案图书管理人员工作调动，要严格办理交接手续，交清电子档案图书资源，保证资料不得流失。

八、负责电子档案图书资源防火、防盗、防潮、防鼠等日常保洁工作，做到图书、资源、地面、墙壁、门窗无尘光洁，保证档案图书资源良好使用。

渠县有庆镇第一中心小学

电子档案图书馆管理工作职责 篇2

一、加强档案管理工作方式的创新。

我国经济社会的快速发展, 使档案工作近年来有了很大的进步, 如档案工作的基础设施与业务, 档案信息资源建设都得到加强, 但是档案工作还存在一些问题, 如档案馆 (室) 收藏与管理上的矛盾, 服务对象的局限性, 服务项目的单一性, 服务手段的滞后性等。要解决这些新问题, 只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

首先, 创新是档案事业可持续发展的保障。要实现档案事业的可持续发展, 必须在目前的基础上不断提高档案工作的社会服务功能。要确立现代化管理意识, 把档案管理知识化、网络化、社会化, 把知识和创新作为档案工作的管理目标, 逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

其次是要规范档案业务。要适应档案工作快速发展的特点, 要采取一系列措施, 通过制度建设, 规范档案管理方法和程序。档案标准和规范本身是一个系统工程, 要推进档案自动化建设, 必须抓好档案标准化、规范化, 增强档案意识, 建立高效档案管理体制, 建立健全档案管理制度, 与档案工作进程保持同步发展, 由于档案工作程序日趋完善, 档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨。

二、强化信息转化意识。

怎样更加有效地利用档案, 使档案在利用和管理过程中的效率更高, 是我们必须高度重视的一个问题。档案是一个庞大的信息库, 各种信息是比较零散地储存在众多的单体档案中。收集和整理档案的最终目的是利用档案。只有根据需要, 把相关信息系统地、规范地整理出来, 才能更好的发挥档案的信息作用。把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信息, 是档案管理人员义不容辞的职责。要改变过去档案工作无所作为的思想, 强化档案管理的效率意识, 充分发挥档案的价值。要提高档案使用效率。首要的就是开发和利用档案信息资源, 不断创新档案服务机制, 积极主动地为经济建设服务。其次就是要加强档案人员职责和信息标准化管理。加强档案标准化管理、运用科学规范化水平管理档案是当前档案工作者的重要使命。加强档案人员职责和信息标准化管理既是对个人能力的强化也是对档案工作管理的进一步升华。要通过计算机网络为用户提供服务, 加强各项事务管理, 促使档案管理现代化、科学化、系统标准化。

三、强化档案保管人员职业素质。

档案保管工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 它是一项重要的基础工作, 档案保管人员对档案的安全负有直接责任。认真履行档案工作职责, 切实维护档案的完整与安全, 是档案管理工作的基本任务, 也是档案管理工作的目的。

档案管理人员的素质是管理目标的实现的先决条件。必须从强调管理人员素质入手, 加强档案工作人员队伍建设, 不断提高保管人员的职业素质。档案保管人员要时刻提高警惕, 防止档案的损坏, 确保档案的安全。为此, 一是提高政治素质。要培养档案管理工作者的政治责任心和全心全意为人民服务精神, 使其热爱档案事业;二是强化业务素质, 要具备相应的专业知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规;三是充实文化素质。要不断加强文化知识的学习, 提高文化知识, 培养档案工作者掌握总结和分析利用工作中的经验与问题, 掌握工作规律, 提高使用效能。此外, 还要有敏锐的观察能力, 能独立处理工作中出现的问题, 如对档案保管工作做到不坏、不丢、不散、不乱。就是要做到档案保管完好无损, 不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案, 要及时抢修。做到档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃。做到档案的保管相对集中, 不因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。做到档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有章可循, 有目可查, 分门别类, 管理科学。

四、建立和完善档案管理制度。

完善的管理制度是做好档案管理工作的前提和基础。制度一般包括阅览制度、外借制度、复制制度等。要根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续。要在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。在完善制度的同时, 还应不断加强使用的监管。要根据不同对象的使用目的, 掌握其心理和思想动机, 加强监护。要采取安装摄像监视器, 来阅登记等制度, 防止查阅档案的利用者, 偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者, 要及时提醒。特别是要严格落实登记制度。要在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件, 发现问题及时查处, 并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为, 应及时报告有关领导, 以便及时查处, 挽回损失。

五、在强化保管的同时, 充分挖掘使用功能。

电子图书档案管理策略解析 篇3

【关键词】电子图书档案管理     策略     特点

电子图书档案管理指的是通过应用先进的电子信息技术对图书文件进行档案管理。电子图书档案的主要载体为磁盘、磁带、光盘，这些载体对外界不利因素的抵抗能力较差，易受到保存不善因素影响导致发生变形、破碎或者化学、物理等损坏。因此，为充分将电子图书档案管理的作用发挥出来，需要越来越注重电子图书档案的管理工作。

1 电子图书档案管理的特点

电子图书档案主要具有操作方便、东西不易丢失、传递快捷以及表现形式多样化等特点，详细特点介绍如下：

1.1 操作方便

电子图书档案管理主要具备操作方便的特点。一方面，管理电子图书时，无论增加内容或者删除内容，都比较容易，且将信息删除后不会留下痕迹;另一方面，电子信息具有较高的准确性，因此，电子图书档案管理的检索、操作较简单。

1.2 东西不易丢失

和传统的纸质档案管理相比，电子档案管理复制后，不仅能够保持较高的清晰度，而且还不会发生信息丢失的情况，通过应用数字化信息处理，对文件进行复制后，依然能够有效保持其原本特性。

1.3 传递快捷

电子图书档案管理通过运用各种先进的网络技术，传递速度不受到地域、时间限制，仅仅通过网络传播就能够快速将所需要的信息传输到需求人员手中。另外，电子图书档案管理还能够实现由一个终端传输到多个终端的传播，最后实现资源共享。

1.4 表现形式多样化

和传统的纸质档案相比，电子档案管理形式具有多样化的特点。文字、图形、影像以及声音等形式，均可成为电子档案管理内容，且无论这些信息是单独存在的方式还是互相搭配的方式，均能够发展为档案管理模式。

2 电子图书档案载体的特点

电子图书档案载体主要将电子技术作为生产手段，主要以电子形式存在，通过应用计算机技术准确记录代码信息，并通过电子计算机，随机检索，将其显示出来。电子图书档案载体主要具备以下几个特点：

2.1 运用机读数据形式表示

机读形式数据，能够被计算机进行识别、理解以及处理;其主要应用二进制码（也就是数字代码）进行表示。电影片、录音带以及录像带等能够将声频视、频模拟信息进行记录，主要将磁带、胶片作为载体。

2.2 信息载体为光学或者磁性信息存储介质

载体不同，物体所存贮信息的密度也不同。随着科学技术水平的不断进步，载体信息自身的存贮密度也在不断增大。

2.3 信息具有结构性

信息具有结构性，需要经过一系列的格式化处理后最终形成信息集合。换个角度分析，电子图书档案载体需要具备数据库结构，否则，如信息较凌乱，则不会被计算机程序有效处理。

2.4 需要借助应用电子计算机设备

对信息进行检索或者浏览时，要应用电子计算机设备。电子出版物离不开计算机，一方面由于文本为机读数据，这些数据只能通过计算机进行识别;另一方面需要借助软件进行浏览和检索，运行软件需要应用到计算机。

3 加强电子图书档案管理的有效策略

目前，我国电子图书档案管理工作已经取得了较大进步，但在实际的应用、操作过程中还存在着较多问题，如随着经济的快速发展，电子图书档案对存储要求也在不断提高;受到各种因素影响，电子档案的可靠性较低;随着社会的不断发展，电子档案的安全性、工作人员的能力也在不断提高。为有效促进电子图书档案管理越来越快地发展，需要针对其管理过程中存在的问题进行分析，并根据问题制定有效的管理措施。具体措施如下：

3.1 加强环境保护，提高存放空间的安全性

为保障电子图书档案信息的安全性和可靠性，要建立一个较好的电子图书档案存放环境。加强电子图书档案管理，首先要注重保护电子图书档案管理环境。电子图书档案环境主要指的是工作人员的办公场所、存储工具等，工作人员的办公环境在保持温度适中、卫生清洁的同时，还要安装抗电击、抗雷、抗磁场力等设备。另外，为提高存放空间的安全可靠性，要备份电子图书档案，在多个位置放置储存。此外，对存储工具定时检查，一旦发现问题，及时采取应对措施处理。

3.2 完善管理制度

为提高数据储藏的安全性，要严格根据电子图书管理的实际情况，完善管理制度，加强制度设计。对电子图书档案进行编制时，要安排业务能力水平较高的工作人员，这样能够有效保证数据的真实性和可靠性。另外，工作人员要定时整理电子档案，对档案进行分类管理;在对电子档案进行归类管理时，可将档案级别作为主要归档依据，保证各个级别信息准确无误后，对其进行归档处理;编制好电子档案后，上交领导，经领导检查核实，保证信息准确无误后存储。

3.3 加强系统管理

为保障数据信息读取的安全性，要加强系统管理设计。大多数情况下，电子图书档案信息的安全性较低，主要存在着系统管理体系不健全、管理系统被破坏的情况。为有效增强管理系统的安全性，完善系统管理体系，可对电子图书资料加密设计，注意设置的密码不能过于简单，要定期更换密码。另外，可根据需求，设置电子信息的访问权限，有效防止发生其他人获取信息的情况;网站可能受到多种因素影响出现系统漏洞，因此，要加强防火墙设置，加强系统的维修、保护，有效增强信息安全性。

3.4 避免外来磁场入侵

软磁盘、磁带以及硬磁盘等均属于磁性载体，对磁场具有较高的敏感性。如磁性载体受到外来磁场干扰，那么将会导致出现丢失信息、破坏信息的情况。因此，保存、使用磁性载体时，要远离磁场，保证磁场不会给载体带来损坏。也可应用特殊材料，如应用软磁物质，如镍铁合金、软铁，将其制成存放磁性载体的柜子，能够有效屏蔽磁场;对于较重要的档案、电子图书存放区，通过设置测磁设备，能够有效监测隐蔽磁场，确保万无一失。此外，有效保证磁性载体质量，尽量避开磁场，准备好测磁、防磁设备，确保储存、使用的磁性载体不会受到磁场干扰影响。

3.5 提高工作人员自身的工作能力

为有效保障操作安全性，还要注重培养工作人员的自身能力。根据市场需求，并和工作人员的自身情况相结合，对工作人员的自身业务能力进行培训。其中，业务能力主要包括网络基础知识能力、计算机操作能力。如条件许可，可安排专业扎实、功底强的人担任图书管理工作，更好地保障电子图书档案的安全管理。

4 结语

总之，电子图书档案为经济发展产物，为加强电子图书档案管理工作，需要保障电子图书档案的完整性、准确性以及可靠性。针对电子图书档案管理工作中存在的问题，实施相应的处理措施，最终促进我国电子图书档案又好又快发展。

【参考文献】

[1]丁红，王竟之.加强电子图书档案管理的思考[J].无线互联科技，2014（07）：112-114.

[2]马华.论国土资源图书档案管理的信息化建设[J].中国国土资源经济，2010，10（31）：56-58.

[3]张如.论中职学校电子档案管理策略[J].青年文学家，2013，14（03）：32-33.

[4]丁虹.浅析如何提升图书档案管理水平[J].现代商业，2014，01（11）：12-14.

[5]邓君，贾晓青，马晓君，等.图书档案数字化融合服务保障机制研究[J].图书情报工作，2013，10（31）：103-104.

档案管理工作职责 篇4

岗位要求：

1.熟练使用办公室工作软件

2.整理文件规范、写字工整

3.按时做好各类档案的接收、整理、归档、入库工作，发现问题及 报告并妥善处理。

4.对家长反馈信息及回访信息及时整理，要求具有一定的概括能力。

5.热情做好查阅档案接待工作，并如实作好记载。

6.完成领导交办的其他工作。

档案的归类及整理

一级目录

.档案分为七大类：行政管理、教学档案、教师档案、学生档案、财务档案、前台档案、学校设备管理。

二级目录

1.行政管理分为上级机关下达文件、学校依法办学资料、学校制度、岗位职责及未来规划、会议记录管理、与代理商合同。

2.教学档案管理设有各学科教学目标、公开课及教学流程、教学总结及创新、教学活动、宣传资料印刷及收集保管。

3.教师档案分为教师个人资料、教师成长资料、教师培训资料、教师点名册管理、教师备课本管理、离职教师资料管理。

4.学生档案主要是学生回访档案。

5.财务档案主要分为学生收费制度、薪资制度、教师各工资发放表格、学生收费记录、奖品区发放资料、学校物品发放记录等。

6.前台档案主要分为教师点名册、前台登记表、前台点名册。

7.学校设备管理主要电视机、投影仪等设备资料的保管。

三级目录

对文件进行归类整理根据时间先后顺序或文件内容归类整理。（详见档案整理表格）

档案管理岗位职责

1.学校与有关单位的文件、合同及时归类整理，严格按照档案归类方法整理。

2.教师资料及时归类整理，督促老师及时交纳。

3.对学校资料严格保密，严禁泄露。

4.档案借阅要履行借阅手续，严禁带出。

5.档案橱的管理要严密，钥匙不得转借他人。

6.对过期档案及时整理，需移交或销毁必须经校方领导人签字方可处理。档案借阅

1．借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主任批准。

2．借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。3．借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未

经批准不得复印档案。

4．借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经办公室主任批准。网站管理人员职责

1、按照学校动态及时发布相关文章，更新网站内容。

2、及时清理网站不合理的内容，对网站进行检查。

3、网站用户的管理，不按照要求注册的用户予以清理

4、网站内容的备份，防止网络资料的丢失。

5、对网站用户提出的问题，及时问答，保证服务质量。

6、结合学校教育理念，不断拓展网站功能，提高服务水平。

7、对于学校的的网上招聘工作，及时搜集、筛选，为学校选择优秀的人才。

8、不断完善网上招聘制度，了解行业人才动态，吸收优秀人才。

宣传材料的收集及管理

一、内部宣传材料

1、招生及课程的宣传工作

① 了解课程

② 熟知课程卖点

2、设计制作

① 根据课程设计材料内容

② 设计排版

③ 制作完成3、学校整体环境

① 了解学校大氛围

② 设计环境呼应版块

③ 制定完成4、加盟校牌匾

① 了解加盟校与本校关系

② 设计牌匾

③ 制作完成二、外部宣传材料

1、随时收集保留外部宣传材料

2、研究外部宣传材料排版等

3、合理借鉴外部宣传材料精华部分

4、形成符合我校特色内容，制作成内部宣传材料

奖品发放工作职责

1、采购前要根据学生需求合理选择奖品。

2、采购之前写申请，到财务预支资金。

3、对采购的奖品合理归类、整理、摆放。

4、设立奖品发放制度（根据商品的价格制定兑换方法，制定发放时间、每月每日发放数量）

5、和各科老师合理配合，确保奖品发放有序。

6、妥善保管奖品发放区钥匙，防止财务丢失。

学校物品发放

1、根据学校活动内容对奖品进行发放。

2、前台和教师工作要一致，做到有条不紊。

3、职工工作服按照学校制度进行发放，发放前听取教师意见。

4、需要签字盖章的严格按照程序进行。

学生回访

1、根据各科教学进度，定时对各学科学生进行回访。

2、统计学生名单，了解学生所报科目、横向以及交费情况，有无休学补课转班情况。

3、加强和代课老师的沟通了解学生基本情况（孩子性格、课堂表现、行为习惯等）

4、通过回访体现学校教学效果，加强教师教学管理。

5、了解家长的意见和要求，对教学计划及学生管理做出合理调整。

6、通过家长的反馈信息，发现学校教学及管理问题，加强管理。

7、通过回访了解家长的心声，提高学校增值服务。

教师物品发放

一、教学物品

1、课本新课之前教师发放相应课本，课程结束必须上交归还课本

2、点名册 新班开课，老师领取点名册及家长沟通联系表，做好登记记录。

3、备课本 新班开课，领取新备课本，并要求登记，课程结束后上交。

4、贴画贴画领取要求登记姓名及数量。

5.听课记录本领取签名用完上交。

二、教研

1、学习资料 教研时可向相关部门借阅相关资料，要求登记，使用后，必须归还。

会议档案管理

1、会议概况：会议召开的时间、地点、主持、参加会议人员、会议主题。

2、会议内容必须有负责人进行记录整理存档，文件由学校负责保管和维护。

3、会议记录的查阅必须向档案管理人员咨询查阅，不得私自带出。

4、追踪会议落实情况。

固定资产的维护

1、按时对学校水电设施进行排查，发现损害及时修理维护，保证学校正常工作秩序

2、对门窗桌椅电器定期检查，如有损坏及时维修和更换。学校的卫生安全监管

1、及时配备学校卫生工具。

2、制定合理的卫生检查标准，并定期对学校各区域进行卫生检查。确保学校整体环境的整洁。

接待

外来接待

1、参与我校重大活动和重要会议的接待工作的组织实施，协调、配合有关部门做好有关专项接待任务的组织实施。

2、负责制定接待范围内来客的接待方案和接待安排，上报我校分管接待工作的领导审定。

3、负责安排接待食宿，及时预订酒店和客房

4、负责整理接待任务完成情况，进行接待工作小结。

5、安排重大接待任务及接待费用的预算、支出和财务管理。

6、抓好接待内部管理，组织政治、业务学习，提高接待能力和水平。为学生提供安全的学习环境、课间玩具、配备医药箱等保证学生在校期间的安全。

档案管理专员职责 篇5

一.认真学习、贯彻执行公司的各项规章制度，公正廉洁，严守公司机密。

二.认真学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规、制订和修订各类档案管理规章制度。

三.热爱档案专业，忠于职守，按时完成工作任务，工作主动，全心全意为公司服务。

四.认真学习档案专业知识，管理科学知识，钻研业务。不断提高学术理论水平。

五.督促、检查、指导各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合各类档案工作规范。

六.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计、编研等工作。参加档案价值鉴定和销毁工作。

七.参加科研成果、新产品试制定型鉴定，基建工程竣工验收前归档文件材料的审查验收，仪器设备开箱验收、随机文件材料的清点、登记等工作。

八.编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的借阅和催还工作。

九.做好档案库房的管理和各种仪器设备的维护、使用。

十.严格执行保密制度，对密级档案内容，不泄密、不失密，确保档案的安全。

十一.同志间团结、友爱、互相尊重，分工协作，互帮互学，齐心协力，共同完成各项工作任务。

浅析电子文件与电子档案管理 篇6

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.1 对设备的依赖性与不可识别性

电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。

1.2 信息与载体相分离

传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。

1.3 存储内容不稳定性

电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。

1.4 信息的共享性

电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。

1.5 肉眼不可识别性

纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。

2 电子文件的保管维护:

2.1 保证电子档案整体的安全

由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。

2.2 保证电子档案内容的准确

电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

2.3 保证电子档案的可理解性

为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。

3 电子档案的利用管理

3.1 电子文件的分类与甄别

我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

3.2 电子档案的利用

电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。

电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战

4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。

4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收

集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。

4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。

4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。

要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。

摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。

关键词：电子文件,电子档案,规范管理

参考文献

[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.

[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.

图书馆档案管理工作探析 篇7

1.1 概念。档案是指人们在社会活动中形成并保存下来以备查考的文件。“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”图书馆档案就是指图书馆及其工作人员在各项工作活动中产生并归档保存下来，且具有查考价值的材料。其内容十分丰富，它主要包括文件（上级文件、馆内文件）、规划计划、报告批复、工作人员的基本情况、科研成果记载、年度工作总结、考核评估、业务工作、馆舍情况，等等，真实地记录了图书馆每一个时期的基本状况，揭示图书馆发展轨迹，所以档案管理是图书馆管理工作的组成部分，也是社会文化的一部分。它为图书馆向更高层次的发展，提供真实可靠的依据。

1.2 图书馆档案的特点。图书馆档案除有其他档案具备的特点外，又具有自身行业特性。

归属性：图书馆档案一般隶属于上一级组织，并接受上一级组织工作指导。比如社会图书馆隶属文化部门，学校图书馆隶属学校。所以，图书馆所保存的档案大多数是关于自身建设、活动、馆员情况等文件资料，一部分是上级部门下发的文件及档案复制品。比如文化部门针对单位颁发的有关图书馆的政策性、指导性文件；图书馆移交上级部门的馆发展规划、年度总结等文件。

针对性：社会各行政组织都有自己的行政材料、通知、行业制度等，图书馆不会把所属行政单位的全部资料作为档案保存起来。以档案方式保存下来的，都是涉及图书馆或者与图书馆工作相关的资料，比如文化建设、读书活动等材料。对于一些时效性特别强文件、通知、政治学习材料等，因为上级部门保存，图书馆一般不作为档案重复保存。但是，对于行业重要文件，比如《文化部、财政部关于推进全国美术馆、公共图书馆、文化馆（站）免费开放工作的意见》、《全国公共图书馆事业发展“十二五”规划》等纲领性文件，图书馆要倍加关注，复制保存。增强针对性才能防止图书馆档案的庞杂，保证图书馆档案的行业特性。

具体性：图书馆档案有很强的具体性，它不仅是上级部门管理工作的一部分，又是图书馆各项工作的组成部分。图书馆各部门工作细则、行为规范、工作流程、业务档案、统计数据、统计报表，等等，真实地记录图书馆各工作岗位状况，真实反映图书馆每一阶段的工作状态，这部分资料在图书馆档案中占了重要部分。

2 图书馆档案在图书馆发展过程中的作用

图书馆档案真实、具体地记录了图书馆的建立、发展与演变。社会文化建设快速发展，数据时代到来，使图书馆不断涉及新的文化领域，所产生的社会影响也越来越大，档案管理与挖掘在图书馆发展过程中显得尤为重要。

2.1 图书馆档案为图书馆发展提供依据和参考。图书馆档案是对图书馆各方面最原始记录，它包含图书馆组织、馆舍设施、人员编制、科研成果以及图书馆开展和参与各项活动详细情况，有着很强的真实性与可靠性。通过档案可以了解图书馆各阶段工作环境，业务状况、读者服务以及专业技术人员的科研情况；了解图书馆各阶段信息资源结构及资源建设状态；在管理决策过程中可以从中发现问题、解决问题，有的放矢地制定出发展规划。同时，图书馆档案是行业评估最有力的佐证，在全国第四次公共图书馆评估定级中，评估标准所涵盖的六大项工作，需提供相关档案材料的项目高达 60%以上。由此可以看出，丰富翔实的档案资料是图书馆工作步上新台阶的重要保证。

2.2 图书馆档案为图书馆人才建设和情报学研究提供可靠保证。科研代表着一个图书馆的专业研究水平和业务工作水准。图书馆档案真实地记录着每一个馆员的业务素质及学术情况。这些资料为后人开展理论研究、提升业务素质打下了基础。图书馆管理者根据档案资料，制定出科学合理的人才培养与科研规划，进行科学合理的考评与管理，为图书馆人力资源建设提供真实依据。档案更是新人接受业务骨干的传、帮、带，尽早进入工作状态的最佳途径。系统完整的档案资料，为图书馆学、情报学研究提供现实依据。

2.3 图书馆档案是社会、组织文化建设的一部分。无论是社会图书馆还是高校图书馆，档案是社会文化建设的一部分，是文化建设的历史记忆。就图书馆本身而言，图书馆是社会文化发展和文化展示的窗口，社会信息的集散地。因此，图书馆档案资料有着很高的社会文化价值，对社会文化建设有着特别的意义。

2.4 图书馆档案是对读者进行教育的重要教材。图书馆的服务职能决定了其档案资料来源于社会各阶层的文化需求，有相当一部分档案资料是读者与图书馆的联系信息。图书馆通过档案资料了解读者的需求意向，利用自己的馆藏数据、管理数据、馆员介绍等第一手资料向读者展示图书馆的发展情况，教育公众、引导公众利用图书馆、热爱图书馆。

3 图书馆档案管理存在的问题

3.1 管理意识淡薄，缺乏健全的管理制度。信息数字化、服务现代化是展现图书馆工作的亮点，忽略档案管理是图书馆的共性。计算机技术的普及，人们对数字资源的利用率远远超过纸本资料。数字图书馆建设成为图书馆管理的重中之重，档案建设与管理边缘化已成事实。意识缺乏、认知薄弱导致图书馆档案管理松散，没有基本的管理制度与搜集整理措施。档案的管理只是习惯性无序存放，对大部分图书馆建设、发展以及在各项政治、文化活动中相关资料不做归整和深度开发，导致重要档案信息缺漏项普遍，丢失现象时有发生。一旦使用，便出现检索困难，查准率低，造成无法弥补的损失与遗憾。

3.2 管理模式落后，档案利用率低。图书馆档案管理模式落后，严重脱离新时期的管理方法。一个书柜装载一个图书馆历史的档案管理模式非常普遍，尤其是在数据库、行业网络、资源共享等信息技术深入社会领域的今天，传统的档案形式、落后的管理方法、无序的资料存放都为图书馆档案利用带来困难。这种局面且不说为社会文化建设提供高质量的信息服务，就是对图书馆行业网络开发也很困难，更谈不上行业档案共享。在这种条件下，图书馆档案利用率也只是保留在资料的传统查验，起不到应有作用。

3.3 管理人员专业素质有待提高。图书馆档案管理人员的综合素质决定档案管理水平的高低。目前图书馆档案管理人员大多是办公室人员兼管，他们缺乏档案管理意识和专业知识，只做一些日常工作档案的简单归类与存放，不重视档案归档，更谈不上挖掘资料科学建档的能力。

4 提高图书馆档案管理水平的对策

4.1 树立一盘棋思想，健全图书馆档案管理机制。提高管理意识是做好档案管理的基础。图书、信息资源、档案对图书馆来说是不可分割的整体。图书馆要全面发展，一定要把档案管理纳入图书馆发展规划中来，并把它作为衡量图书馆管理水平的重要标志。管理上采取分工不分家的模式，设置专人管理图书馆档案。保持档案管理人员岗位稳定性，定期进行专业培训。制定具体管理制度、规范工作程序、明确管理职责，把档案管理纳入图书馆建设轨道上来；另一方面，通过讲座、宣传等方式提高读者对图书馆档案的利用意识。引导读者从图书馆档案信息中了解图书馆的人力资源、各项规章、信息分布及最新信息状况。实现档案信息与信息资源价值共存的良性状态，使图书馆与读者相融相得，以此促进图书馆的建设与发展。

4.2 科学鉴定，有序挖掘。图书馆档案关系到图书馆方方面面，可纳入档案的信息广泛而庞杂，档案鉴定尤为重要。设立鉴定小组，从实用价值、历史价值、保存意义等角度对要收集的资料做出科学鉴定；根据来源、时间、内容等来判断信息资料对本馆的意义，确定保存的永久性或临时性，并制定相应的时间表，对档案进行上交、复制和剔除。

有序挖掘是图书馆档案管理的关键。图书馆在考虑独立性的同时，要兼顾与档案部门的横向联系，重视信息共建。把与图书馆相关的文件、材料吸纳到图书馆档案中来，突出特色，实现独立完整，又具特色的全方位的图书馆档案信息系统。

4.3 加快档案信息的数字化建设，实现管理“双轨制”。图书馆档案管理数字化，就是利用计算机对档案信息进行检索、统计、收集、登记等，减少档案归档的各项手续与流程。数字技术是现代图书馆的核心，利用优势，争取上级部门的支持，改善管理设施，实现档案信息数字化。但是，档案信息数字化，并不代表废除传统的纸质档案。数字化了的档案讲究存放环境高，又脱离原始载体，其稳定性变弱，在特定环境下影响信息再现；而纸张的物理性能和固态特征，决定了它的耐久性和原始性，寿命可达数百上千年。因此，数字化了的档案与纸质档案存在着紧密的互补关系，实行电子档案、纸质档案并存的“双轨”管理，是提高图书馆档案管理水平的最佳方案。

4.4 注重档案管理人员的综合素质，提高服务层次。图书馆档案现代化管理属于一种人与机的结合系统，图书馆的档案管理工作人员是该系统中的一部分，其地位与作用是非常重要的。首先，提高管理人员的档案意识；其次，注重复合型人才的培养，有步骤、有计划地对管理人员进行在职培训，提高图书馆专业知识、档案管理知识。培养管理人员的责任心。较强的钻研能力、良好的专业素质、熟练应用计算机、良好的人际交往能力也是不可或缺的。只有这样才能有效解决档案信息化过程中所遇到的各种问题，才能依托现代化图书馆这个平台，建立面向用户的全方位服务系统和高效便捷的沟通平台，提供快、准、稳的信息服务。

档案管理室工作职责 篇8

一、负责档案库房的安全和管理工作，按城建档案分类大纲要求，搞好进库档案的审查、录入、整理、分类、编目、入库、排架工作。

二、负责馆藏档案的保管、利用、保密、抢救复制、鉴定、统计等工作。

三、负责档案库房消防设施及温湿度检测记录，并定期检查设备运行状况及温湿度统计分析工作。

四、有计划的为城市建设和城建档案工作进行档案利用情况分析，编制各类检索工具，编研参考资料。

五、负责查阅室的管理，热情接待用户查阅档案，向利用人员提供优质服务。

六、负责库内档案的定期鉴定、销毁和对破损档案的修复工作。

电子档案图书馆管理工作职责 篇9

1、认真学习马列主义、毛泽东思想、“三个代表”及科学发展观，贯彻执行档案法规，讲究职业道德热爱本职工作，为发展档案事业尽职尽责。

2、努力学习科学文化知识，钻研业务，掌握本机关种类档案的分类、组卷、编目、保护、利用的知识和技能，搞好所属机构的业务指导工作。

3、对本单位应归档的文件材料按时收集、分类、整理、组卷、书写编目、保证案卷质量、做到管理科学，方便利用，努力实践档案工作的标准化、规范化。

4、坚持原则，保守机密，忠于职守，坚守岗位，不将档案材料擅自带离工作岗位或给无关人员传阅。

5、热情接待查档人员，为查档者提供方便，提供档案做到及时、准确。

6、做好档案信息利用，资料收集，编制检索工具，编研和档案统计工作。

7、做好档案的收进、移出和统计工作。

8、认真做好档案鉴定工作，对已超过保管期限确无利用价值的档案材料提出存毁意见，编造销毁清册，经领导和单位审核后，按规定程序进行销毁，并报市档案行政管理部门备案。

档案借阅制度

1、职能部门人员借阅档案，需经主管领导批准，办理借阅登记手续，方可查阅。

2、借阅机密档案，必须经主管领导批准后，在阅览室内查阅。

3、外单位查阅本单位档案，必须持单位介绍信。写明利用目的，内容及来人政治面目，经主管领导批准后，方可查阅，但一律不得借出。

4、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照原文。

5、借阅人员必须爱惜档案、资料，保持档案的清洁与完整，不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页，注意保密，不得转借和遗失。如发现问题，根据情节轻重，依法处理。

6、档案员有责任检查借阅者归还的档案，了解保管情况和利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。

7、借阅期限，按要求用毕归还。如需借走，或延长时间，必须经单位主管档案工作的领导批准，方可办续借手续，期限为期一年，到期必须归还

档案保密制度

1、严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全、完整和统一。

2、机密档案要妥善保管加强保密措施。

3、机密档案、资料的借阅，必须履行严格的领导审批手续，经领导批准后，方可在指定的场所阅读，不得外借。

5、机密档案不准摘抄或复制。

6、档案员或查阅人员对档案的内容要保密。不得在公共场所谈论，不准携带档案文件回家，探亲，访友。造成失密、泄密要追查当事者和工作人员的责任。

档案库房管理制度

1、档案库房内有“九防”措施：即防盗、防火、防光、防虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。并定期检查、通风。

2、保持库内清洁，做好温湿度记录，使库房相对湿度保持在45%—60%之间，温度保持在14℃—24℃左右为宜，如有异常情况及时采取改进措施。

3、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物品和与档案无关的物品。停电时应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。

4、库房设专人管理，无关人员一律不得进入库房。随时关好门窗，确保档案安全。

5、档案出入库情况应有详细记录，借阅的档案收回时，及时放回原处，不得前后错位。

6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户，随时做好保洁工作。

档案统计制度

档案统计工作是档案工作中一项独立的工作环节，也是保证档案工作质量，提高档案工作水平的一项有效方法。

1、档案统计工作应准确、及时、科学。

2、根据档案资料的查阅、借阅登记，每年统计一次利用效果情况。

3、凡立卷归档的文书、会计、科技、声像档案，应分类填写登记簿，年终汇总立卷情况。

4、经档案室移交出去或销毁的档案，应进行统计登记。

立卷归档制度

一、归档范围：凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。

二、归档时间

1、文书档案：本各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在次年一月底前由档案室管理人员统一布置立卷，经本部门负责人审定后，每年三月份移交档案室集中统一保管。

2、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合档案室保管。

4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。

5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。

6、实物档案：单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档

三、归档要求

1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。

2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。

3、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。

4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。

5、归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。

如何做好高校电子档案工作 篇10

电子文件管理与纸质文件管理的不同，这就要求在以下几个方面更新观念：来源原则依然存在，但其内容却发生了变化：“文件生命周期理论”依然存在，但是经过了修正：电子文件的“原件”已经是非传统原件的概念。

2建立健全高校电子档案管理制度

为适应形势发展的需要，高校应该尽快制定电子文件与电子档案管理方面的规章制度，使广大高校档案工作者在工作中有所遵循。对于实在不能制定本校电子文件管理规范的高校，也应该尽快就《电子公文归档管理暂行办法》与《电子文件归档与管理规范)所涉及的内容，对本校的电子文件与电子档案管理情况进行一次全面、系统、细致的调查，摸清家底，以便有针对性地开展工作。

3整合高校内部信息管理机构，着力解决高校电子文件管理的技术难题

电子文件管理长期处于理论与实践严重脱节的根本原因，在于技术问题。档案部门的人员一般从理论上知道该怎么做，但是苦于知识结构的制约，不知道技术上该怎么做，而懂技术的人又往往不了解电子文件管理的基本理论。因此，长期以来这个问题就成了制约电子文件管理的瓶颈。笔者认为，对于大多数高校来说，只有整合高校内部的机构，这个问题才可以解决。高校一般都成立了“网络中心”或者“信息管理中心”，拥有相当的计算机专业技术人员，而档案部门完全可以利用该优势。如果档案部门有较强的技术力量当然好，工作方便效率高，但是对于规模小、人员编制较少的高校，可以实行资源统一配置，在学校“网络中心”内设置信息管理机构、配备专职技术人员，对全校图书、档案和现行文件信息系统服务器等网络设备的安全与维护工作实行集中有效的管理。这样既可以节省资金，也可以解决档案馆室、图书馆等部门技术人才缺乏问题。当然，档案部门本身也不能产生畏难情绪。虽说电子文件管理工作是一项技术性较强的信息管理工作，需要计算机网络技术知识支持，但是不能过于依赖技术，也不能不懂技术，更重要的是工作标准规范和管理制度的建设实施以及电子文件运作过程各环节工作连续的责任管理措施的落实。计算机和网络技术，主要用于“电子文件管理系统”的研发设计、“系统”设置及数据的管理与维护、计算机网络软硬件设备的管理与安全维护等标准规范，包括高校制定具体的工作规范，是“系统”设计、设备配置和电子文件管理各环节工作的依据和工作准则、管理制度，是协调有关人员在电子文件管理过程各环节工作中，严格实施标准规范。保证电子文件有效管理和安全利用的重要手段和措施。

4广泛调研，积极主动，有针对性地开展工作

高校产生电子文件的渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，搞清形成电子文件的机构、类型及其特点和用途。比如，对于高校教务处，档案部门就应该格外加以关注。由于教务管理信息系统的采用，教务处将产生大量的电子文件。高校在招标采购教务管理系统的时候，档案部门也要参与评标，在对商家进行考核的过程中，对电子档案的管理提出要求。可见，档案部门的积极参与将有利于电子档案的管理。

5实行“双套制”管理模式

《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”电子文件自身的特点和信息技术发展过程中仍有技术难题未被攻克的现状，确实给当前电子文件管理工作带来了较大的难度和一定的风险。因此，当前我国的有关标准规定具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等同时归档。在当前和今后相当长的一个时期，档案管理工作要实行“双套制”模式，既要管理电子文件，又要管理纸质文件等档案实体，其目的在于当某些电子文件的法律地位不能确定时提供实体档案原件利用，当网络不通时应急提供实体利用服务，当出现万一情况时可以利用档案实体“再生”电子文件。

6领导重视，全校参与，提高教职工对电子文件积累和归档管理的自觉性

电子档案图书馆管理工作职责 篇11

关键词：纸质档案管理,电子档案管理,融合,探讨

一、电子档案管理的产生和电子档案管理的优缺点

1. 电子档案管理的产生

随着信息技术与计算机的快速结合, 电子信息运用量逐渐增加, 比如电子邮件、电子文件等, 这直接使纸质文件退出了人们的视线。所以, 电子档案也应运而生, 取代了纸质档案, 成为档案管理的主要形式。电子档案的载体具有多种多样的形式主要包括:磁盘、光盘、磁带等, 它是通过计算机把具体的信息翻译成固定的代码然后存取在载体上。

2. 电子档案管理的优缺点

电子档案作为信息技术也计算机技术结合的产物主要由以下优点:电子档案可以把文件的多媒体性体现出来, 可以更加形象地展现文件所要表达的内容, 方便读者可以更好的理解文件内容, 而且电子档案的储存空间小但是信息量大, 还能够长期保存, 便于复制、传送;电子档案可以使读者阅读更加方面, 便于查找读者所需内容。电子档案也有其缺点:电子档案的载体主要是光盘、磁盘、磁带, 这些载体具有不稳定性, 寿命较短, 容易被氧化, 或者背化学试剂破坏;电子档案是在信息技术与计算机技术结合的基础上产生的所以电子档案很依赖计算机, 没有计算机不能够建立与阅读电子档案;电子档案容易遭到更改, 或者遭到电脑病毒入侵, 所以电子档案的安全性不高;电子档案的保存比较困难, 容易受到灰尘、磁场、温度等的破坏。

二、纸质档案管理的独特价值及弊端

1. 纸质档案管理的独特价值

纸质档案作为传统的档案记录形式有其独特的优点:纸质档案在保存良好的情况下可以给人们更加真实直观的感觉, 读者可以便捷快速地找到自己想要的信息;纸质档案相比于电子档案其可信度更高, 纸质档案建立完成之后一旦修改难以不出现修改痕迹, 这使人们更加容易辨别出纸质档案的真伪, 所以纸质档案的真实、安全的特性也更加明显;纸质档案与电子档案在保存上相比也有很大的优点, 它不会受到电磁的干扰而发生破坏, 所以电子档案的寿命非常长;纸质档案由于其真实性、可信度比较高往往具有很高的凭证作用, 供人们论证。

2. 纸质档案管理的弊端

虽然纸质档案有如此多的优点但是不乏有一些缺点:第一, 纸质档案的保存条件要求比较严格, 纸质档案的载体是纸张, 纸张的主要成分是纤维素, 在酸碱的化学试剂的作用下容易遭到破坏。第二, 纸质档案在储存上占用空间大, 存储的设备需要购买, 费用较大, 加大了存储成本。

电子档案的优点虽然明显, 但是也有很多缺点, 而纸质档案在某些方面的优点正好可以弥补电子档案的不足, 这一点使二者的结合更好的发挥了档案存储的功能, 也决定了二者在短期内是难以被其他的档案存储形式所取代。

三、电子档案管理与纸质档案管理的融合

1. 电子档案管理与纸质档案管理的共存

电子档案与纸质档案在很长一段时间里需要一起为档案管理服务, 二者共存的原因很多主要包括以下几种:

首先, 电子档案是在纸质档案的基础上形成的, 电子档案是纸质档案的数值化表现形式, 根据不同的需要把纸质的档案用电子档案表现出来。电子档案的形成主要在以下两种情况下:当档案管理部门刚收到时就要求改成电子档案, 这时有两证形式的档案, 纸质与电子共存;还有就是对以前形成的纸质档案进行数字化, 这就形成了两种档案的共存。

其次是先形成电子档案, 后改成文字档案。随着当今社会的快速发展, 人们的工作、生活节奏也加快, 由于纸质档案记录比较慢, 而电子档案可以快速准确的记录一些活动、工作的主要内容, 但是电子档案在长久保留中可能被损坏, 考虑到这一点, 人们通常把重要的电子档案改写成纸质档案。这种档案的形成也有两种主要的形式:一种是电子档案制作完成后作为信息传输的形式传送, 然后通过纸质把电子档案纸质化, 这时就有两种版本的档案共存;还有一种是对于已经归档的电子档案根据需要, 要求转换为纸质档案, 这时也有两证档案共存的情况。

2. 电子档案管理与纸质档案管理的互动

电子档案管理与纸质档案管理的互动是由于二者的共存后对其的管理后形成的, 这两种档案管理的形式了两种管理系统。在每个档案管理系统中的内部要各自独立的积极发展, 但是在两个档案管理系统之间又要相互磨合、相互依赖。二者既要完成各自管理系统内部的职责, 又有依据各自的特点相互配合, 完成需要共同承担的责任。在电子档案管理和纸质档案管理的两个系统之间二者相互影响可以促进两种档案管理系统各自的改进从而完善自身功能, 使各自系统工作的效率大大提高, 这对档案管理来说具有积极的意义。电子档案管理与纸质档案管相互影响的表现主要包括以下方面:

第一, 电子档案管理对纸质档案管理的影响, 前者可以加速后者的改进速度。纸质档案管理受到电子档案些影响, 这直接加速了档案管理流程, 对于档案一体化的推进具有重要的意义。还有就是电子档案管理的实体管理的模式促进了纸质档案管理, 实体系统与固定的关系档案是传统纸质档案管理的基础, 有了二者建立好的关系才能够对档案进行检索。电子档案管理具有快速检索的功能, 加以互联网的应用, 读者能够更加方便地浏览到自己需要的信息, 而且电子档案管理可以根据不同的需求建立不同的联系, 纸质档案借助电子档案的实体管理的简化可以通过软检索而更加快速地找到所需纸质档案。

第二, 在纸质档案管理的影响下, 电子档案管理可以变得更加完善。两者可以在相互影响下取长补短, 然后进一步发展, 形成一种综合管理系统。

四、结语

综上所述, 在纸质档案管理与电子档案管理融合的过程中, 纸质档案管理的规模慢慢减小, 电子档案管理的规模则随着信息技术的发展日趋变得壮大。当今档案管理工作中仍存在不少问题, 档案管理人员既要利用科学的方法加强对电子档案管理安全的保护, 促进电子档案管理发展, 同时又要对纸质档案进行必要的保留, 通过二者完美的结合互相补充, 做好档案管理工作。

参考文献

档案室工作职责 篇12

1、借阅入党材料：凭介绍信（若不是本人或单位人事干部，还需借阅者身份证复印件）和人事代理窗口开具的“转递档案材料通知单”，经核对后从被借阅者档案内整理取出有关的入党材料，为方便归还时查找并在入党志愿书左上角用铅笔写上借阅日期，装入大信封密封后贴上封条，盖“慈溪市人才服务中心档案专用章”，叮嘱借阅者连同转正申请报告在三个月内及时归还到人事代理窗口。在原人事档案袋外用铅笔注明“X年X月X日，借入党材料”，以便日后对此档案有个提醒，在归还时用橡皮擦掉。在“党员材料借阅登记薄”进行登记并让借阅者签字留下电话号码。

2、借阅人事档案：凭介绍信（需注明是两名中共党员）、工作证或身份证复印件和人事代理窗口开具的“转递档案材料通知单”，经核对后取出被借阅者档案，若还未整理成册需记录档案内内容，以防缺省；若已经整理成册即可装入袋内密封并贴封条加盖印章，叮嘱借阅者及时归还或尽快来办理转递手续。在“档案借阅登记簿”处进行登记并让借阅者签字留下电话号码。

3、借阅档案内其他材料（如劳动合同续签、职称材料等）：凭介绍信（若不是本人或单位人事干部，还需借阅者身份证复印件）和人事代理窗口开具的“转递档案材料通知单”，经核对后从被借阅者档案内整理取出有关的借阅资料，在“材料借阅登记薄”进行登记并让借阅者签字留下电话号码，叮嘱借阅者须及时归还。

二、政审查阅档案：凭介绍信（需注明是两名中共党员）、工作证或身份证复印件和人事代理窗口开具的“转递档案材料通知书”，经核对后取出被借阅者档案，让查阅者在阅档室进行查阅，提醒不要增减、修改、损坏档案，并有一人在旁监督，查阅后在“查阅档案登记”处登记，并让查阅者签字。

三、档案转递：

1、机要方式：凭人事代理窗口处的调档函或学生处的调档函和学生档案转递通知单（复印一份交学生部）从库房拿出档案，查看档案内是否有外借材料，若有则及时催还，若人事档案还未整理则需及时整理成册。然后在“人事档案转递登记簿”处进行登记，填写“档案转递通知单”盖章后留下的存根按顺序夹好，通知单和回执连同档案放入机要信件信封，在机要信封封面写上“邮编”、“地址”和“收件单位名称”，并及时在邮局机要信登记本上进行登记，在复件印的备注栏上写上姓名以便核对查询。机要信封密封后贴上封条盖章，调档函上及时编号并录入转递数据库，以便日后查找。等档案寄出后按机要册上所写的机要号输入转递数据库中。

2、专人取：凭人事代理窗口处调档函和介绍信及身份证或工作证复印件，然后从库房拿出档案经检查后，在“人事档案转递登记簿”进行登记，并让其签名留下电话号码，装入转通知单密封后交其带回，并叮嘱将档案回执及时寄回。同样调档函编号后录入转递数据库。

3、自带（一般不允许自带）：凭调档函（调档函处须写明允许档案自带）和介绍信及身份证复印件，然后从库房拿出档案经检查后，在“人事档案转递登记簿”进行登记，并让其签名留下电话号码，装入转通知单密封后交其带回，并叮嘱将档案回执及时寄回。同样调档函编号后录入转递数据库。

四、复印有关材料：凭介绍信或人事代理窗口开具的“转档档案材料通知单”复印有关材料，一般复印后写上“原件复印，核对无误”并写上日期盖章即可。若复印成绩单，则写上“此成绩单复印于XXX同志人事档案，核对无误”并写上日期盖章即可。

五、平时档案材料补充：从人事代理窗口拿来补充资料，分类后按顺序排好，依次放入档案袋内。注意放入时应核对档案号及姓名无误后再放入。

分管档案工作领导职责(精) 篇13

一、组织本单位学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级及地方档案行政管理部门关于档案工作的各项方针、政策、法规的活动。

二、加强对本单位档案工作的领导，把档案工作纳入本单位的整体发展规划，并纳入本单位议事日程，纳入有关人员的岗位职责，督促分管部门按上级、地方档案部门要求做好应做的工作。

三、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与本单位的各项工作协调发展。

四、对本单位档案管理工作负全面的领导责任。

五、对档案管理工作做出显著成绩的给予奖励，对违反有关规定的给予处罚。

档案室主任职责

一、在分管书记的领导下，组织档案人员学习《档案法》和上级有关档案工作的条例、规定和指示，努力完成档案室的各项工作任务。

二、组织档案人员学习党和国家的方针、政策和法规，学习专业业务知识，不断提高工作能力和政治业务水平。

三、负责制订档案的工作计划、目标管理内容、监督检查档案室工作。

四、按照《档案法》，组织拟定和修订档案工作的各项管理制度，定期检查执行落实情况。

五、在本职权范围内审批档案的查阅、借阅案卷，积极组织档案人员做好档案信息的开发利用工作。

六、组织本委档案人员的业务培训，负责本委各科室档案业务监督、指导与检查工作。

专职档案人员岗位职责

一、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和江泽民同志“三个代表”重要思想。不断提高政治素质、政策水平，全心全意为人民服务。

二、认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》及党和国家关于档案工作的方针、政策、法规，自觉接受上级及地方档案行政管理部门的监督与指导。

三、热爱本职工作、忠于职守、遵守纪律、努力学习档案专业知识，不断提高档案的科学管理水平。

四、负责本委文件材料的收集、整理、立卷、归档与保管工作。

五、积极开展档案利用服务工作，编制必要的、简便实用的检索工具，撰写本委的档案资料编研材料。

六、严格遵守档案管理制度，严守党和国家秘密。

七、在负责保管好本委档案的同时，对本委各科室的档案工作实行监督和指导。

八、坚持原则，严格遵守档案工作各项规章制度，对违反档案工作规章制度的行为，档案人员应予以制止或纠正，并及时向领导汇报采取有效措施。

兼职档案人员工作职责

一、认真学习、宣传档案法，了解掌握有关档案工作的专业知识，增强贯彻、执行《档案法》的自觉性。

二、做好本科室的档案收集、整理、归档工作，在业务上接受档案室的指导。

三、保证各种不同载体的档案齐全、完整，对本科室工作中形成的声像（照片、录音等）档案及时交档案室保管。

四、遵守档案管理制度，严守党和国家秘密，检查、督促本科室做好档案工作，确保各类档案文件材料的安全和完整。

档案保管制度

一、严格执行《档案法》有关加强档案管理的要求，增强法制观念，依法办事，保管好本委的全部档案。

二、档案与档案库房由专人管理，无关人员不得擅自进入档案库房。

三、及时做好档案资料的收进和移出登记，建立健全档案工作基本情况台账。

四、定期检查档案的保管，对破损或变退的档案及时修补、复制或作其他技术处理。

五、切实采取措施，做好档案库房的防潮、防火、防霉、防尘、防高温、防盗、防光等安全保护工作。

六、库房要保持整洁、档案柜箱排列整齐统一。

七、定期做好温、湿度的测记工作，发现问题及时采取有效措施进行处理。

八、定期检查档案保管设施，做好设备的维护工作，确保器械正常运行。

档案利用制度

一、委领导和各科室因工作需要，均可查阅本室的档案。

二、查阅本委档案室的档案，需办公室主任批准后方可查阅。

三、外单位查阅本单位档案，需持单位介绍信，经分管领导审批后方可查阅。

四、档案一般限在阅档室使用，确因工作需要借出使用，必须经分管领导批准，一次借出数量不得超过一卷并在一周内归还。

五、查（借）阅本室档案，必须履行借阅登记手续，并及时向档案室反馈利用效果。档案人员应做好档案利用情况的记载和统计，并在年底汇编利用效果典型事例。

六、阅档人员必须爱护档案，不得私拆、损坏、污染、涂改档案。

七、阅档案人员不得阅看或摘抄查阅范围以外的档案。档案人员对阅挡人摘抄的材料应予以认真核对。

八、凡需要复制、摘抄的档案，必须加盖公章，方可生效。

档案保密制度

一、档案人员必须严格遵守保密纪律，自觉执行《中华人民共和国保密法》以及党和国家规定的各项保密制度，依法办事。

二、档案人员必须加强自身修养，牢固树立保密意识，忠于职守，不将档案带到公共场所，不将档案带回家中，不得与无关人员谈论档案内容。

三、对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围，确保档案资料的政治安全，不发生档案资料被窃和失密事故。

四、查阅保密档案，必须严格执行审批手续，非经本委领导批准不得调阅。查阅人员只能查阅经批准查阅部分内容，不得翻阅其他内容。

五、本室档案一般不得外借，只限在阅档室查阅，如确需借出室外，须要分管领导批准；在查阅中，如需复印、摘抄档案内容的，需要档案管理人员同意，并由专人负责保管，利用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容，以确保档案安全。

六、外单位查阅本委档案，必须持有单位介绍信，否

则不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的，需要经本委分管领导批准，摘抄或复制内容需经档案工作人员审核，有保密内容的，利用者必须送所在单位文书处理人员进行登记。

七、查找提供档案一律由档案人员进行，非档案人员严禁进入库房内。

八、档案材料的转递可按机要文件转递要求办理。

九、经鉴定需销毁的保密文件资料，必须编造清册，经领导批准后按保密规定统一组织销毁，并做好销毁记录。

十、发生泄密事件，必须及时上报，立即追查，视情节轻重进行处理。

档案鉴定销毁制度

一、建立本单位档案鉴定销毁领导小组，档案鉴定销毁领导小组负责对已到期的各类档案进行鉴定、审核、销毁工作。

二、根据国家档案局对档案保管期限的有关规定，制定本单位各类档案保管期限表。并准确判定档案的存毁。

三、鉴定工作由鉴定小组负责。对已到保管期限的档案，应逐卷逐件进行鉴定；具有继续保存价值的档案材料，要重新确定保管期限，组卷保存；确已失去保存价值的档案材料，要编制销毁清册一式两份，报本单位主管领导批准后方可销毁。

四、编制档案鉴定工作方案与鉴定工作报告。

五、鉴定工作原则上每年进行一次，销毁剔除档案，必须由两个以上在指定地点由专人销毁，并在销毁清册上签署姓名和销毁日期。

六、非经档案鉴定小组审核批准，严禁任何人、任何部门擅自销毁各类档案材料。

文件材料整理归档制度

一、按照《档案法》、《江苏省档案条例》的有关规定，本单位档案工作实行集中统一管理的原则，各门类档案由有关部门负责收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

二、归档范围

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围，具体内容详见本单位的《档案分类类目、基本归档范围和保管期限表》。认真落实专兼职档案人员“四参加”工作，即参加单位重大活动、参加项目验收会、参加设备开箱、参加单位有关会议，确保单位各类文件材料的收集齐全、完整。

三、归档时间

各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案应归档文件材料在次年三月底前收集齐全，六月底前整理归

档完毕。会计档案在会计年底终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，由会计机构编制移交清册，移交综合档案室统一保管。基建档案在工程竣工后三个月内归档。业务档案在项目结束后归档。仪器设备档案、声像档案和实物档案随时归档。采用逻辑归档的电子文件即时进行，并定期完成物理归档，采用物理归档的电子文件定期进行，具体按《南通市<电子文件归档与管理规范>实施细则（试行）》的要求执行。

四、归档要求

凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备，手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，打印件采用激发打印机，电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明（内容、时间、地点、人物、拍摄者），音像带要附内

容提要和解说词，电子文件要求真实、完整，并准确说明配套的软硬件环境，且使用标准化的文件格式。

五、归档份数

本单位发文一般归档两分，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。

基建档案本单位必须保存一套原件。

电子档案脱机保存三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。

其他各类档案均归档一份。

六、归档手续

各部门整理归档后按规定移交综合档案室，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

电子文件归档管理制度

按照《档案法》、《电子文件归档与管理规范》的规定，对本单位公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计等电子文件的管理工作规定如下：

一、归档范围

凡属本单位公务活动中产生的，在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于光盘载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有保存价值的各类电子文件及其相关专用软件。其电子文件所反映的内容与文书档案的归档范围基本相同。见本单位《档案分类类目、基本归档范围和保管期限表》。

二、归档时间

本单位电子档案的形成、积累和归档工作由单位内部门负责，各部门要认真对照本单位电子文件材料的归档范围，做好本部门主要职能工作中形成的有查考利用价值的电子文件收集、积累和归档工作。各部门要即时进行电子文件的逻辑归档，六月底前要完成电子文件的脱机下载即物理归档。

三、归档要求

归档的电子文件，要确保电子文件材料的真实、完整、安全和有效性。电子文件的脱机载体一般使用光盘，软磁盘不允许作为电子档案长期保存的载体。归档的电子文件要求按照电子文件整理要求，由归档部门制作《归档电子文件登记表（首页）》、《归档电子文件登记表（续页）》，并准确说明配套的软硬件环境。电子档案的标签注录工作由单位档案室完成。

四、归档份数

电子档案脱机保存三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。

五、保管利用

归档载体应作防写处理。单片载体要装盒，竖立存放，避免擦、划、挤压、触摸记录涂层。

存放时要远离强磁场、强热源及有害气体。温湿度环境须符合电子档案的存放要求。

对电子档案光盘载体每4年进行抽样机读检验，发现问题及时采取措施恢复。