电子档案的管理与利用

电子档案的管理与利用（共12篇）

电子档案的管理与利用 篇1

1 电子文件管理的原则

(1) 全程管理原则, 其是对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。电子文件的全程管理是通过过程控制实现结果控制。全程管理原则要求电子文件在其整个生命周期都应受到严密的控制, 为此, 应注意以下两个方面;首先, 应对产生于社会组织内部各个部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记, 对文件进行分类、鉴定, 同时监控和记录针对文件的一切操作;其次, 电子文件管理系统应支持本机构的文件管理和业务流程。

(2) 前端控制原则, 其是以文件生命周期理沦为基础, 它把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段当作一个完整的过程。前端控制是将整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合, 把需要和可能在文件形成这一阶段实现。

(3) 真实性原则, 其是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变, 与形成时的原始状态一致。电子文件真实性的维护是档案界面临的难题, 这主要表现在两个方面;电子文件信息的易更改性, 这使得电子文件在形成、使用和管理过程中, 如果不采取控制措施, 信息极易被修改或删除;电子文件对计算机软硬件系统依赖性, 由于软硬件平台的不断升级, 需对电子文件进行不断迁移, 以适应新的软硬件环境, 而在迁移过程中可能会使得文件的内容、背景和结构等要素信息发生改变, 从而影响电子文件的真实性。

(4) 完整性原则, 其是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损, 它是电子文件管理的重要任务。为了确保相关电子文件的齐全完整, 必须掌握电子文件的形成规律和分布状况, 提前列出属于归档范围的相关电子文件的清单, 通过系统功能和人工监控将具有有机联系的电子文件收集齐全。为维护电子文件的完整性, 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和无数据。

(5) 有效性原则, 有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性, 包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

2 电子文件的保管

电子文件保管的难度:数字形态的电子文件加大了日常保管和维护的技术难度。电子文件是以数字代码形式存在的, 要保证以数字代码形式存储的信息能被识别和理解, 必须依靠具有相应的存取、处理和输出等功能的软硬件系统, 从而增加了电子文件保管的难度;电子文件对计算机软硬件系统有很强的依赖性, 从而增加了电子文件管理成本;电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性, 将直接影响电子文件的真实性、完整性、系统性和有效性;电子文件的共享性在给用户利用电子文件便利的同时, 也使得文件信息的安全受到严重威胁。如:计算机病毒和网络黑客等;由于电子文件存储介质的可重写性, 电子文件管理系统在生成、处理、保管和提供服务时, 电子文件信息可以被便捷地进行增删修改等操作。

电子文件保管的要求, 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外, 还应符合下列条件:归档载体应作防写处理。避免挟、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒, 竖立存放, 且避免挤压;存放时应远高强磁场、强热源, 并与有害气体隔离;环境温度选定范围:17摄氏度-20摄氏度;相对湿度选定范围:35%-45%。

归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容, 应进行归档电子文件的载休转换工作, 原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用, 不可清除内答的载体应按保密要求进行处置;对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验, 抽样率个低于10%, 如发现问题应及时采取恢复措施;对磁件载体上的归档电子文件, 应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年;档案保管部门应定期将检验结果填人《归档电子文件管理登记表》。

3 电子文件的利用

电子文件的提供利用是指采用多种有效的方式、方法, 直接提供电子文件及其信息加工成果, 及时、准确地满足用户的利用需求。电子文件提供利用的方式和方法较多, 常见的有以下几种:馆室阅览, 是指设置专门的阅览场所, 供利用者直接查阅利用电子文件。采取馆室阅览的优点:用户直接利用档案原件, 保证利用的质量;可随时进行咨询, 便于提高利用的效率;出借, 是指按照一定的制度, 将有关电子文件借给用户利用的服务方式。在电子环境中, 由于文件信息极易复制, 它对提供利用的档案信息内容和服务对象有很大的限制;复制供应, 是指以电子文件公其信息加工产品的各种载体形式的复制件向用户提供利用的一种方式;咨询, 是指档案人员以电子文件信息为依据, 以口头或书面形式, 为用户解答有关电子文件及其管理状况的一种服务方式;网站服务, 是指档案部门建立网站, 提供多种信息服务, 包括网络检索、网上展览、在线咨询、档案网站导航等。

当今世界已步人信息时代, 信息的社会需求量急剧增加和信息社会功能的巨大变化, 使大规模开发利用档案信息资源成为时代的必然。

参考文献

[1]于英香.电子文件研究方法论转向[J].档案学通讯, 2008, (4) .

电子档案的管理与利用 篇2

杨小建,陈仲权,詹前福,晏燕

（重庆市涪陵区林业局，重庆涪陵 408000）

摘要：本文通过对重庆市涪陵区集体林权制度改革档案（林改档案）管理现状进行分析，指出林改档案管理与利用中存在的问题，并提出几点建议，以更好地发挥林改档案的资源优势。

关键词：集体林权制度改革；档案管理；涪陵区

集体林权制度改革是涉及广大农民切身利益的重大改革，是关系农村生产资料再分配

[2]和利益再调整的一场深刻改革[1]。涪陵区林改工作始于2006年12月，截止2010年初已完

成15.8万户林农177万亩林地主体的确权工作，涉及25个有林镇街（2009年5月由原来

[3]的44个撤并为26个），365个村。这项改革政策性强、工作量大、涉及面广、时间跨度长，操作程序繁杂，政策性强，林改农户资料众多，在日常管理上存在很大的难度。在实施这项复杂的社会系统工作中，做好林改档案的管理与利用尤为重要，它不仅对于推进社会主义新农村建设、构建和谐社会实现经济社会可持续发展具有重大意义，而且是巩固林权改革成果，维护林地林木权利人的合法权益，稳定和完善农村林地林木承包经营关系，确保农村社会稳

[4]定的重要保证。林改档案管理的重要意义

集体林权制度改革档案（简称林改档案），是指在集体林权制度改革中形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体文件材料的总称，是集体林权

[4][

5、6]制度改革的重要成果和历史记录。加强林改档案的管理具有重要意义，主要体现在：

一是维护主体合法权益。集体林权制度改革，其核心目的是放活林地林木的所有、管理、经营等权限，让人民群众成为林改的受益主体和造林的主要力量，调动社会各界参与植树造林的积极性。林地、林木的所有、经营等权利一经确定，必须受到依法保护，才能保证主体的合法权益不受侵害，而林改档案的建立，把主体的各项权利以书面形式固定下来，是对权利的认定和保护，正切合了保护主体利益不受侵害的需求。

二是推进林改依法进行。林改工作是一项工作量大、过程复杂、程序细密的工作，必须依法操作才能确保收到预期效果，这要求每一个环节的工作都必须考虑周全、抓实抓好，任何一个环节的缺失都直接决定着林改的成败。紧随林改的推进，把每一环节的工作都建立档案并进行完善，可有效保证林改每个环节的严密操作、紧密衔接和依法推进，避免因环节缺失导致林改功亏一篑。

三是促进林业健康发展。围绕林改抓好建档工作，其长远打算和终极目标是推进林业事业健康发展，实现绿化三峡库区腹地、保护生态环境的目标。推进林改及建档工作，真正把各项权力交给群众，让群众在林改中得到实惠，可有效调动社会各界造林、管林、护林的积极性，彻底改变集体经营林造不好、管不到位等问题，推进造林绿化工作实现重大突破。2 涪陵区林改档案管理与利用现状

[3]2.1 涪陵区林改状况

截止到2010年初，全区完成主体改革，集体林地分山到户152万亩，分山到户率达86%；发证面积177万亩，林权发证率达99.2%；旧式林权证全部换发为全国统一式样的新林权证，林权证换发率达100%；检查合格宗地数与被检查宗地数之比为100%，林权准确率达100%； 1

15.8万农户已颁（换）发全国统一式样的林权证，发证率达99.4 %；发生林权纠纷189件，调处188件、面积0.65万亩，纠纷调处率达99.5%；群众满意率达99%以上。

[3]2.2 林改档案管理状况

林改资料立卷归档7105盒（102000件），整理区林改办立卷归档812盒（4559件），其中永久570盒（2490件）、30年5盒（238件）、10年237盒（1831件）；照片档案2册（154张）；录入文件级机检目录4713条。所有文件和资料都进行了分类保管；图纸主要为示意图，照片、录像资料均归档保存；林权纠纷调处均以乡镇、街道办事处为单位进行归档；2010年1月，全区各乡镇、街道林改办已将林改纸质和电子档案全部移交至区林改办档案室。

2.3 林改档案利用状况

林改档案管理的目的在于利用，我们坚持以用为本，建管用相结合，保证档案发挥出维护主体合法权益、推进林改依法进行、促进林业健康发展的作用。通过林改档案，2010以来我区依据林改档案，共依法调处35起林地、林木权属等方面的纠纷，为集体和群众挽回经济损失507万元，切实保证了经营主体的合法权益不受侵害；林改档案的建立，反作用于林改工作，使林改工作依法有序推进、取得扎实成效。林改档案管理与利用存在的问题

3.1 林改档案管理存在的问题

3.1.1乡镇机构撤并一定程度上影响了档案质量。2006年12月林改起步时，涉及全区的46个镇（街）；2009年5月，全区撤并为26个镇（街）。原来的林业工作机构、人员均大幅调

[2]整，至2009年10月，机构、人员才定岗定员，基本到位。由于机构、人员变动太大，给

林改档案的形成、收集、整理工作带来了极大的人为困难。尽管为了保证林改档案工作的正常进行、确保档案工作的延续，再次进行了培训，仍影响了林改档案质量，出现诸如部分宗地四至界线填写不按地形图上的方向填写，四至描述不够准确，宗地描述标志物与现地不相符；宗地草图不按要求绘制，无四至、图例；表格填写不够完善、缺漏项多；部分村、组林权界线确认书线段图未做，有的全部用GPS作拐点记录不符合要求等问题。

[3]3.1.2档案工作人员业务素质有待提高。涪陵区林改档案管理人员多是从本单位职工中抽

调，数量少、素质差、变动大，对于专业性较强的档案工作来不及认真钻研学习，其中相当部分几乎没有接受过大专院校档案学专业的系统教育，有的对档案方面的基础知识都知之甚少，造成档案管理人员业务技能普遍较低。尽管涪陵区在2008年11月、2009年10月两次进行了专门的培训，但林改档案人员的整体专业素质都不太高，大家仅凭热情在工作中摸索。

3.1.3林改档案管理信息化投入不足。不断提升科技含量和信息化水平，逐步实现纸质档案向数字档案转变的信息化是档案管理发展方向。尽管涪陵区林业局在2009年12月设立了50平方米的专用房，安装了密集架28节，购置了去湿机，柜式空调各一台，购置了科怡文档一体化软件，但要短期内实现林改档案数字化，将所有档案数据、信息进行科学全面的采集、整理、录入，使林业系统各单位之间实现多层次、全方位的数据信息共享，道路还很漫长，尚需大量的投入。

3.2 林改档案利用存在的问题

[]3.2.1对外服务领域范围狭窄7。自2011年5月，涪陵林权交易所批建以来，以林改档案

为代表林业档案的主要服务领域是直接查询，内容仅限于林权纠纷、调查取证和产权产籍凭证等，利用者多为行政管理人员、专业技术人员。在科研、学术研究方面的利用较少，社会利用方面也不多，说明公众对林业档案的认识、了解程度不高，林业档案的开放程度不够。

3.2.2缺乏对外宣传意识。近几年，林改档案只抓内部建设，缺乏对外宣传意识，不注重利用电视、报纸、网络等媒介对外宣传，致使民众、社会各界对林改档案的重要性了解甚少。

3.2.3对外服务提供的主要是原始信息，缺乏编研成果。尽管全区所有的林改档案都实行了

目录数据的计算机管理，其中大顺乡还对林改档案进行了全文扫描，实现了数字化，但对外服务提供的主要是原始信息。主要原因在于：一则缺乏对社会需求信息的了解，二则缺乏从广度和深度上对林改档案进行筛选、综合、归纳和提炼等加工，故无法将有效的信息服务主

[8]动提供给社会各方面。林改档案管理与利用的建议

4.1 林改档案管理建议

4.1.1结合林改“回头看”提升档案质量。针对林改档案质量问题，结合林改“回头看”，进一步规范林改档案管理。一是区档案部门与区人大教科文卫工委联合组成涪陵区乡镇档案行政执法专项检查组，将林改档案整理作为一个重要内容，进行了全覆盖的拉网式检查，确保了林改档案的整理质量。二是对林改过程中产生的调查图表、清册、实施方案、村民代表大会记录、村民签字的决议、公示、林权登记文件资料等材料，要收集齐全。三是按照分类分级管理的原则，由区、镇（街）、村各自职责，分别对各类林改档案进行整理归档保存。四是在区档案局、区林业局档案技术人员的指导下，按照档案管理要求和《国家林业局、国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》的有关规定，对林改档案进行装订，专人专柜管理。

4.1.2提升档案管理人员业务素质。做好林改档案的管理与利用，关键在人。一是在林业基层配备业务素质高、工作责任心强档案工作人员，确保一手资料收集齐全、内容准确。二是加强业务培训，注重实用性、拓宽知识面、因材施教、提高外语水平等几个方面，采取举办档案管理培训班、个别指导、以会代训等方法，提高档案管理人员的管理水平和业务技能。

4.1.3在资金投入上倾斜。近些年，国家级、市级林业重点项目越来越多，应结合林改档案建设与管理的契机，建立健全林业档案的建设与管理，故需调整财政预算，拨出专款用于区林业局、各乡镇林业站档案室的建设与装修、档案柜等存储器材的购置与修缮、电脑和打印机等的配备，只有资金倾斜支持到位，方能实现林改以及林业档案的高水平建设、高效益管理、高效率应用，很好地服务了林改和林业生产这个大局。

4.2 林改档案利用建议

4.2.1解放思想，提高林改档案利用意识。一是树立有偿服务意识，按照国家档案局、国家物价局《关于利用档案收费有关规定的通知》中确定的收费标准，可根据利用者的需求，对其查阅或外借档案、档案静电复印、缩微复制、照相洗印等利用方式进行相应的有偿收费。二是树立终身学习意识，面对网络化、虚拟化、数字化的时代，现代技术的不断提高，学科的边缘性和交叉性越来越明显，一技之长已不能适应竞争的要求，档案工作者必须具备强烈的求知欲和自学能力，需加强自学，使自己的眼界更宽，知识面更广，学识更博。

4.2.2加大投入，促进林改档案管理现代化。在现有基础上，加强林改电子文件归档和电子档案的规范化管理，建立档案查询窗口，以计算机综合管理为主，开发各种林权档案的计算机管理系统。积极与区档案局及市、镇（街）、村林权管理机构密切联系，加强信息沟通，同时注重手机林权电子文件，开展网上管理和浏览服务，促进林权档案管理存储数字化、检

[7,9,11]索自动化、利用网络化、实现林权档案和信息管理一体化。

4.2.3加强研究，多途径提高档案利用率。一是加强宣传，正确引导人们利用档案。区林业局与区档案加强合作，加强宣传，以林改档案利用为切入点，引导人们正确利用档案。二是研究利用者需求，才能有针对地开展档案利用工作，最大限度限度地满足社会需求，提高档

[10][11-13]案利用率。三是研究林业档案利用过程中的保密工作，划清保密与非保密的界限，建

立档案利用制度，做好档案开放前的保密工作与档案解密后的开放基础工作。

参考文献

电子档案的管理与利用 篇3

关键词：互联网技术；电子档案；档案安全

一个单位的文书档案，记载了一个单位发展的历史。通过客观的历史记录，真实反映一个单位在某一时期，领导决策部署、人事安排、表彰奖惩、工程建设等方面的过程和成果。电子文书档案是档案管理工作重要内容，随着时代的发展进步，互联网技术的普及，档案管理信息新技术的应用，档案管理一步步从手工编号抄写目录立档，到电子目录立档，到易初软件目录附加连接立档，直至现在金宏办公系统立档，大大提高了档案管理的质量和水平，大大提高了服务利用效率，更好地推动了经济社会的发展。

1 文书档案电子化优点

1.1 使用方便快捷

便于检索利用，办事效率高。在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，需要大量的人力、财力、物力，才能够更好地保护管理，查阅更是需要人力搜索，费时费力。现在档案管理利用金宏办公系统，电子档案在进行管理的时候，更加方便快捷。文件的立档、查找、复制按照资料的分类、名称、时间、单位进行查阅，时间大大缩短。因此电子化档案管理与传统档案管理方式相比较，最显著的特点就是方便快捷，检索效率高。

1.2 信息易于保管

与纸制档案资料相比，电子档案解决了纸质载体在高温、高湿环境下发生氧化或腐蚀现象。随着电子网络技术的不断开发应用，现在的档案管理在过去易初档案系统的基础上，进一步发展为金宏电子网络档案系统，有关资料存放于专门的电子网络之中，不再需要像过去那样存储到DVD、光蝶、硬盘等电子设备上。存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

1.3 传送查阅方便

传送查阅方便是电子档案的又一个重要特征。通过电子网络互联系统，不同单位部门之间的档案资料可以共享共用。以山东省胶州市为例，由于实现了电子档案的网络共建，胶州和青岛两级档案馆不需要登门入馆，便可传送查阅各个单位的文书立档情况，大大提高了工作效率。

1.4 能够直接利用

在利用档案时，可直接从网上提取电子文件，直接另存或打印，盖章即可。不需要和以前一样，先查检索目录找到案卷，再找到案卷查文件在多少页，再复印才能利用，节约了时间人力，提高了工作效率。

1.5 传输更加安全

传统档案传送主要靠人力借阅、复印后带走或邮递，资料在传递过程中易发生丢失，邮政传递费钱费时。电子档案传输则能够及时、快速、方便、安全到达，不会发生档案资料信息的延误和丢失。

2 文书档案电子化缺点

2.1 档案真实性缺乏保障

因为是电子档案资料，目前还不具备电子档案文件直接带公章传送。如果所有文件都使用扫描文件上传，占用的容量空间又太大，导致在文件传送过程中，电子档案很容易被修改，并不留下任何痕迹，电子档案的真实性难以保证。这对电子档案的管理提出了新的挑战。

2.2 存在网络安全风险

随着科技的进步，网络的普及，电脑黑客利用病毒等手段非法从网络上窃取重要的数据、信息为自己谋利，这就对电子档案档案安全构成了威胁。

2.3 档案管理人员素质要求更高

电子文书档案要求管理人员不仅要懂得纸制文件的分类、编号、录入等，还需要熟练掌握计算机网络操作技能。网络时代，档案管理工作者，只有不断学习新的知识，掌握新的技术，才能适应网络社会发展的要求。因此，档案管理工作者，必须树立终身学习的理念，不断提高自身素质，做一个真正合格的档案管理工作者，更好的为社会服务。

2.4 电子档案的存储需要较多软件技术支持

现在电子文件格式多样，如上级文件发送的多以ceb格式，还有pdf格式、jpg格式，这样电脑上就需要下载不同的支持应用软件，否则无法打开。而下载这些软件，就需要较多的占用空间，对办公设备质量也提出较高的要求。

3 加强电子档案管理，确保电子档案安全利用

3.1 建立档案安全利用制度，整合档案资源

建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须经档案主管领导的审批。还要建立档案利用管理制度，保证档案保密安全。并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案稳定发展。

3.2 规范档案利用方式，避免不可挽回损失

电子档案的利用也有原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案管理的密级进行有效管理。公开、内部的可以直接打印或复制，秘密的不附加电子文件，借阅时必须在档案人员监督下进行。

3.3 建立“双套制”模式，确保档案信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。随着社会的发展，虽然电子档案安全快捷，但也存在安全隐患，因此也必须把纸质档案整理完整，使电子档案和纸质档案管理统一起来，才能更加方便快捷利用档案，同时使档案的保存更加安全。

3.4 加强工作人员管理，提高档案保护意识

浅谈电子档案的管理与利用 篇4

1 电子文件和纸质文件相比的特性

1.1 电子文件是数字化的文件, 由机器识别。

电子文件的产生和处理都是经过计算机内部处理之后将结果以只管的形式显现在显示器或其他的显示终端上, 这一过程是复杂的, 其内部运算都是电子化的, 所以这些电子文件的实际存储方式是以电子的方式进行存储, 然后以编码来进行运算, 只有计算机可以识别和读取。

1.2 对设备的依赖性。

电子文件不同于纸质文件, 能够用手写, 电子文件的写入和修改都需要计算机来实现, 而且计算机系统、计算机软件等等都是必不可少的内容。所以电子文件从产生到保存都是以计算机作为桥梁。没有了计算机, 电子文件也就无法产生, 更不用说对其进行管理了。

1.3 电子文件的传递和分离。

电子文件的存储方式多样化, 存储的位置不固定, 可以使用网络来进行传递, 因此原始凭证可以很轻松的被复制, 而且和原始凭证无差别, 这样就很难将其进行区分, 进而影响了文件的真实性和可靠性。

1.4 信息的易更改性。

计算机系统中的电子文件可以被删减修改, 而不会破坏文件, 手写文件一旦生成, 要修改就会留下痕迹, 除非重做, 电子文件不同, 可以进行修改而不需要重新制作, 计算机中还存有动态文档, 这类文档是不断更新的。如果对备份的文档进行了修改, 那么就找不到原始的凭证了。

2 电子文件归档管理问题的对策

2.1 加强电子文件归档的组织领导。

电子文档的产生是多个部门参与完成的。这些部门之间通过计算机网路来进行连接, 所以有时很难对责任的划分变得非常清晰。所以要通过建设电子文件管理小组, 小组的领导要能够明白电子文件的重要性, 能够带领小组成员共同做好电子文件的管理工作, 制定相应的规章制度, 严格按照流程来工作, 将电子文件从产生过程进行监督, 只有这样才能够让医院的电子文档管理工作有序进行。

2.2 电子文件保密。

电子文件的产生和利用、管理等过程都有可能涉及电子文件被修改的过程, 甚至因为管理不当而出现的丢失问题, 这些情况都会影响电子文件的安全性, 导致文件的泄露或失真, 因此要建立完善的管理制度来督促电子文件的这些过程, 电子文件的制作者更加应该要想办法提高电子文件的可靠性。

第一, 加密技术。电子文件加密可以让电子文件的安全性增加, 在打开电子文件的时候需要使用密码才能够打开, “双密钥码”是目前使用比较普遍的, 网络中存在的每一个加密通信者都有有一对密钥, 这样发方使用收方的公开密钥发文, 收方用只有自己知道的解密密钥解密, 这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件, 而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。除了两者之外的其他人就很难通过截取电子文件来获取文件内容, 也就不能对其进行修改, 保证了电子文件在传输时的原始性。

第二, 身份验证。在电子文件需要被访问的时候可以采用此技术。主要是对拥有访问电子文件权限的用户设定一个身份。由账户和密码组成, 当需要对电子文件进行访问的时候, 就需要输入账户名和密码, 来获得计算机的通过验证, 如果没有访问的权限则会被拒绝。

第三, 防火墙。防火墙技术是一种访问控制技术, 用来阻挡一些非法的外部网络对内部网络进行访问的一种技术, 从而起到了保护内部网络的信息不会受到侵扰, 提高了网络的安全性, 不让电子文件被非法修改和盗取。

第四, 防写措施。计算机中可以对文件属性进行修改, 将其设置为只读状态, 这样用户就无法使用计算机来对文件进行修改, 只能进行读取, 以此方法来提升电子文件的安全性, 保证其原始性和真实性。

2.3 电子文件的整理与归档电子文件的收集整理工作主要分成两个部分:

第一, 根据医院电子文件类型来进行排序。电子文件的类型常常是混乱的传送到档案部门, 档案人员要根据档案的类型进行分类处理, 以文件名、文件号分类和编号来进行标著再入库保存, 便于日后的查找和调用。第二, 建立数据库。数据库存储的是所有的电子文件, 数据库可以方便的对电子文件进行管理和调用, 使全部电子文件成为—个有机整体。

归档工作就是把已经整理分类的电子文件存储在计算机或者其他的存储设备上。在这一过程重要注意一下几点:1、归档范围。按国家档案局规定电子文件归档范围与纸质文件归档范围相同;2、归档时间。电子文件的归档会有一个周期, 一般是年度任务完结或者是某个阶段内进行。电子文件的归档工作最好是以3个月为一个期限, 这样是结合了电子文件的存储环境、质量和寿命这些问题来考虑的。3、档份数。档案的归档要做两套, 一套保存一套使用, 这样就可以有备份文件来保证其安全性。电子文档的产生到存储在格式上都要依照标准进行, 方便统一管理。

医院电子文件档案管理工作是新时代的档案管理工作, 借助计算机网络等技术来实现便利的管理。这些技术给档案管理工作带来便利的同时, 也会存在一些问题, 我们要明白这些问题的产生原因和造成的后果, 才能够想办法去克服, 让信息技术给我们带来更多的便利服务。

参考文献

[1]张宁哉国电子文件管理现状调查与思考Lfl档案学通讯2008, 6.

[2]冯惠玲.电子文件管理教程pq.北京:中国人民大学出版社.2001.

[3]董永昌.何嘉荪.电子文件与档案管理[M].北京:百家出版社.2001.

[4]赵玉超, 张丽娟, 鞠海峰.电子文件管理的实体操作与探索[J].兰台内外.2001.

电子文件归档与电子档案管理 篇5

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，

该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，

项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

电子档案的管理与利用 篇6

【关键词】电子文件档案化管理；传统档案管理；区别

引言

现代信息技术的快速发展使得自动化办公管理系统模式越来越受到大众的喜爱，并逐渐的走入人们的生活之中，使得更多的工作人群习惯并喜欢用计算机和网络进行办工。相对于传统的档案管理，电子文件档案化管理就有很多的优势。面对时代的告诉发展，传统的档案管理在各方面都是更新不上，因而必须借助电子文件档案化管理进行工作。

1.电子文件档案化管理概述

1.1电子文件档案化管理

电子文件档案化管理并不是完全新式的管理模式，它是在传统档案管理的基础上发展起来的，结合了两者的优点，是一种利用计算机与网络为管理载体的信息管理模式。电子文件档案化管理特色包含了涉取文件时的针对性虚拟立卷；电子档案的文件级管理；个别部门与地区内电子文件的社会化、网络化与自动化；档案管理的快捷新与高效性等。在具体的操作中，可以建立电子文件专用的中心设施或是档案部门集中的储存管理，充分发挥档案管理部门工作人员的工作优势。电子文件的档案管理多采用技术与理念先进的现代信息技术。一是档案部门通过网络等资源收集电子文件。二是将这些电子文件档案信息按照部门要求保管和储存。三是还要防止不法分子进行网络资源窃取。

1.2电子文件档案化管理存在的问题

第一，电子文件在保存过程中，原始性、真实性容易被破坏。以目前的有关技术，在保障电子文件的原始性、真实性上比较薄弱。很容易被居心不良的人利用，一次改变电子文件的真实性，制造假的电子文件，而在此过程中又不易被发现。

第二，电子文件档案信息安全问题日益突出。随着信息技术的不断发展，地区之间的距离越来越小，电子文件可以远程传输，但是在这个过程中容易被黑客入侵，造成电子文件失效或是中毒。目前，很多国家或是地区都不同程度的遭受到黑客的入侵，而这些人往往电脑技术较强，一般档案管理部门的工作人员时应付不了的。因此，电子文件的安全相对来说受到了影响。

第三，电子文件的保存问题。电子文件在社会生形成的时间较短，在储存方面任然是有很多缺点的。是否长期有效的保存电子文件是放在档案部门每一个工作人员面前的重要问题，也是值得他们去研究，去深思的。在社会上往往会看到一系列的电影、电视剧被盗的情况，这都是由于电子文件在保存的过程中存在的问题而导致的。

第四，软件没有信息管理功能，部门之间却反通用性。目前，各档案部门的使用的计算机软件是不通用的，也没有一个统一的检索软件。也就是说，查询资料时，需要注册每一个地方或是每一家的会员，才能分享其中的资料。相对来说也是比较麻烦，需要在不用的网页上装换才能找到自己想要的资料。

2.电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

2.1电子文件档案化管理的归档时间与传统档案管理不同

电子文件档案的归档时间相对传统档案比较自由，其可以在文件生成以后便可以存档，会是文件自动设置的一段内都是可以自动存档的。在文件形成过程中，再通过网络传送到有关部门，但是在传输过程中必须使用工作单位特定的数码签名进行封签认证，以保证在传输过程中的安全性。档案部门工作人员在接受后并进行统计，按照档案部门的归档原则进行分类并设定分类号和档案实践、归档时间和档案查阅的限制级别。这相对于传统档案缺失、缺归、漏归的现象来说，电子文件档案化管理就避免了这些问题的产生。

2.2电子文件档案化管理的归档方式和传统档案管理不同

电子文件的关键技术就是是电子编码技术，因此，在今后的修改中是不留下痕迹的。相对传统文件来说，电子文件很难确保原始文件的样本，加之文件载体不固定，更难区别出原始文件了。所以在电子文件档案化管理中要解决这一问题，使得电子文件具有真实性。因此，在电子文件归档时，经手人需要在电子文件上签名、后息认真、身份认真、指纹认证、加密保护等验证手段，使得电子文件在传输过程中不受到外界的干扰，确保电子文件的真实性、原始性、准备性，法律性。

2.3电子文件档案化管理的保存方式和传统档案管理不同

电子文件的载体容易老化，这相对于传统档案管理来说是一个弱点。其次，现代社会的现代信息技术发展速度极快，信息媒体和信息的储存介质的更新速度也是很快速的，这也是电子文件档案管理的一点缺点。这可能会导致电子文件真实性和可读性收到破坏。档案管理部门可以在接受档案后，按照规定可以将电子文件打印下来，封存。这种只是一种暂时的做法，相对来说耗时，成本高。最好还是运用现代信息技术来保存资料。档案部门对电子类的内容要大于下位类的内容，也就是说类目之间横向是平行关系，其次要做好相对稳定性，要保持类目名词不变。最后对不确定属于哪一类目的档案要做出规定，在确定不确定属于类的归目。类目的标识通常都是用数字或是英文字母，数字多组合可以采用“八分制”“双位制”。

2.4电子文件档案化管理的分类、编目等和传统档案管理不同

电子文件具有一定的特殊性，因而在管理过程中也是有所不同的。文件到达一级管理时，档案部门在接收电子文件的同时，应给每份文件编制一个属于此文件的唯一电子文件号，并给出相应的档案号和分类号，再依据上下文之间的关系，给文件编号，在归档的同时进行主题词标引。在条件允许的情况下，编制多角度、全方位的检索工具，以便检查信息。用户只需要输入名字或是关键字就可以查到资料，从而大大的减少了档案工作人员的劳动力度。

2.5电子文件档案化管理的查询方式和传统档案管理不同

电子文件保存相对来说，不像传统的档案管理一样多以纸质档的为主，查询相对简单许多，而电子文件属于虚拟内容，必须要输入文字才能查询到。只有符合一定的条件，查询者才能注册、登记成为电子文件中心的会员，会员方能通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认登录者的身份并获取权限，才有权利查询有关的资料及有关的查询方式。电子文件档案化的查询方式相对来说更加的方便，查询者不用到档案管理中心进行查询，通过无线远程便能查询自己想要的资料。这不仅减轻了档案工作人员的工作量，而且也节约了查询者到处奔走的时间。

3.结语

总而言之，电子文件档案化管理为办事人群提供了很多有用的帮助，使得人们的工作更加的方便、快捷。而且电子文件档案化管理模式也适应的时代发展的潮流，更新时代发展的脚步。相对于传统的档案管理来说，有着文件保存简单方便，储存内存大、查找方便、资料清晰等优点。当然，电子文件档案化管理也需要众多的部分相互协作，增加各界人士对电子文件档案化管理的了解，避免一些违法的现象发生，使得电子文件档案化管理更加的科学、有效、安全，为人们提供更多的利处。

参考文献：

[1]刘国. 电子文件档案管理的特点问题及对策[J] 科技信息， 2007（11）.

[2]李明艳.电子文件档案管理现状及应对措施[J].经济技术协作信息，2011（12）.

电子档案的管理与利用 篇7

一、电子档案工作现状

从档案工作的发展历史来看, 纸质档案的存档数量是巨大的, 所占历史时期也是最长的, 保护技术相对成熟。但是, 随着社会的进步与发展, 电子档案信息量几何级数的增长, 对电子档案的归档管理、保存技术以及有效利用方面就尤为显示出不足。便不能发挥出电子档案信息储存的高密度性、多种信息媒体集成性所带来的档案利用便利, 再加之电子档案信息极易更改、易复制、数据易丢失、存储介质材料易破坏、保存时间短、对计算机软硬件环境依赖性强等特点, 使档案管理人员仍然依赖纸质档案归档, 虽然费工费时, 但是纸质的相对稳定, 可长久保存, 使档案的内容也更加真实可靠。当然, 档案主管部门也认识到, 电子档案的优势是传统纸质档案不可取代的。随着档案数量的激增, 存储空间的开始显得相对不足, 档案库房的日常维护管理投入的精力越来越大, 因保存不善需要修复的档案越来越多。这些问题的最好的解决办法就是对已归档档案数字化, 从而从根本上突破困扰档案管理的瓶颈。

虽然我国档案工作已经走过了半个多世纪的发展历程, 然而电子档案发展迅速的同时, 也伴随着一些问题的产生, 具体表现如下:

(一) 归档范围不清晰

现在归档的电子档案大多分为三类:分别是由办公自动化系统生成的电子文件、已经完成数字化处理的已归档文件和影音图像视频资料。对于这三类电子档案, 对已归档文件的数字化处理无需鉴定文件的归档价值, 文件数字化处理后, 可按相同保管期限作为同卷的拷贝备份。目前, 归档范围不清晰的是由办公自动化系统生成的电子文件, 这一类文件数量巨大, 一些不具有长期保管价值的文件, 未作鉴定, 统一按长期保存, 占据了大量存储空间。最后一类是影音图像视频资料, 由于图像和视频采集设备的普及, 文件数量“井喷”式的增长, 又未有明确的归档要求, 致使大量不具保存价值的资料长期未被清理, 而不少需要保存的资料又未能在第一时间归档, 这样的现象亟待解决。

(二) 利用效果不明显

主要表现为:属于室藏档案范围但又查不到有关电子档案, 缺藏现象严重;有些档案工作人员对电子档案管理要求不熟悉, 对立档单位的历史沿革、机构变更情况也不够熟悉;电子档案的利用被限制, 无法按用户需求提供全部档案等等。

(三) 电子档案管理技术手段更新速度慢

由于种种原因, 目前电子档案管理工作还存在着许多缺陷。在各级各类档案业务部门, 不同程度地存在着归档文件不全, 缺乏系统性 (例如, 同一事件的不同类型档案之间缺乏关联) 。并且存在服务设施不完善、阅览条件差等一系列问题, 无论是硬件设备的配备, 还是软件开发、数据库建设, 还远不能满足档案利用者的现实要求。利用者自己查询仍然比较困难, 这样必然会影响电子档案的利用率和效果。

二、影响电子档案利用效果的原因

影响电子档案利用效果的因素很多, 在这里笔者着重对影响档案利用效果的主客观原因做一些简单的分析。

(一) 客观原因

1.部分电子档案具有一定密级, 开放程度低。目前还没有档案文件降密、解密的明确标准, 档案开放问题也没有具体规定和实施细则, 在实际工作中比较难操作, 客观上限制了电子档案利用的广度和深度, 不同程度地影响电子档案利用的效果。

2.室藏档案在立档单位和业务部门归档、整理阶段没有收集齐全, 各业务部门的档案最早也要等三年后才能移交到保密档案室, 档案不齐全的问题一旦发现已很难补救, 尤其是照片、视频档案, 近年来多数是数码相机、数码摄像机拍摄, 收集不及时就可能造成遗漏, 而且在以后的编辑整理中很难把活动内容、时间、地点、人物和作者等情况考证清楚。从而造成室藏档案无法完全满足档案用户利用需求。

(二) 主观原因

1. 档案管理人员思想观念保守、陈旧。

档案利用服务中, 档案管理人员还不能完全跳出传统的框框, 比较偏重于强调传统档案的特殊性和重要性, 对电子档案的收集整理较为忽视, 对电子档案的认识仅停留在作为传统纸质档案拷贝备份的层面上, 致使电子档案实际利用效果不明显。这种倾向, 从某种程度上弱化了电子档案的价值。

2. 参与电子档案工作人员自身素质偏低。

档案服务人员新手比较多, 很多参与人员只是对电子技术较为熟悉, 对档案管理却十分陌生, 并且有的人员流动性较大, 对室藏档案还缺乏深入的了解和研究, 在档案与用户之间, 主观能动作用发挥的也不够, 直接影响了电子档案利用的效率。

三、如何提高电子档案利用效果

为有效解决电子档案利用工作中存在的问题, 进一步提高电子档案的服务效果, 针对上面提出的问题, 应该做好以下几点:

(一) 正确认识电子档案利用率和利用质量之间的关系

档案的利用数量即档案利用率, 是衡量档案室工作质量的一项重要指标, 电子档案利用率高, 则说明电子档案需求量大, 档案室的工作做得比较好, 但电子档案的利用率与利用服务的质量即利用效果、效益, 又是不能完全划等号的。电子档案的利用效果才是衡量档案室开展电子档案工作做得如何的最终标准。

(二) 建立对电子档案管理的专项制度

针对电子档案管理中出现的不足, 各级档案管理部门要制定相应的管理制度, 对电子档案的收集整理要区别于传统纸质档案, 对电子档案的收集整理要强调及时性、完整性, 做好和其他类型档案之间的关联。并且要针对电子档案的易更改、易复制、数据易丢失、存储介质材料易破坏等特点, 做好数据备份, 并定期对一件档案的多个备份之间进行数据异样筛查, 要第一时间发现数据的损坏或是更改, 及时解决或重新备份。

(三) 加强电子档案室建设

将档案室建设分为基础建设和人员建设。基础建设方面, 加强硬件设施的投入, 对档案室的计算机硬件、网络设备的配置既要满足电子档案数量增长的需要, 也要满足未来电子档案使用率增长的需要。人员建设方面, 要引进和培养交叉学科人才, 在计算机技术和档案管理方面都称得上是专家。对现有档案管理人员, 要建立轮岗培训制度, 防止出现实际工作中对个别技术人员的工作依赖。

(四) 加大宣传力度, 强化人们对电子档案的使用意识

加大对电子档案管理的宣传力度, 首先, 使经常和档案部门有业务关系的单位认识到电子档案工作所带来的效益, 让这些单位成为档案部门的宣传员。其次, 加强对档案形成单位的宣传力度, 改变以往的工作方式, 依托网络建设, 变档案部门催收档案为档案形成单位主动上交档案。最后, 要加强电子档案工作在全民中的宣传力度, 使全民都认识到电子档案工作的重要性。

摘要：随着电子档案的普及和发展, 档案管理数字化已经成为档案管理发展的必然趋势。然而电子档案的管理现状不容乐观, 文章对其发展现状及影响因素做了简要的分析, 并对如何提高电子档案的利用率以及提高人们对其重视程度提出了几点看法。

关键词：电子档案,现状,影响因素,利用

参考文献

[1]冯惠玲.档案管理学[M].中国人民大学出版社, 1999:193-213.

电子档案的管理与利用 篇8

一、医院电子档案的建设管理现状

电子档案具有易保存、使用方便、共享性强的诸多优点, 不同的用户在拥有查询权限的情况下都能实现对医院电子档案的查询与访问, 使用起来非常的方便, 并且与纸质档案相比, 电子档案的保存更加的方便与安全, 在使用的过程中, 查询起来非常的方便, 这能够有效的提高医院档案的利用率, 随着各种先进科学技术的应用, 医院电子档案的建立形式也开始呈现出多样化的发展趋势, 数据文件、网页文件、视频文件、图像文件、图形、电子报表、文本文件等各种形式的电子档案的出现, 使得医院电子档案的建设更加的多样化, 加强对医院电子档案的管理, 提高医院电子档案的利用率, 能够促进医院档案信息的共享性, 这是现代化的发展方向下的必然趋势。

医院电子档案的收集范围是非常的广的, 其主要的收集对象包括:与医院的各项工作相关的多媒体文件、记录各项重要活动及会议的影像文件、反应各项工作内容的文本文件、相机拍摄的与医院工作有关的图像文件等, 整体上来讲, 医院电子档案采集的内容就是, 所有在医院的工作中形成的, 能够反映出医院各项活动的真实内容的, 具有利用价值的光盘或磁盘或者是其他电子文件存储介质中的文件。

二、医院电子档案管理及利用当中存在的不足之处

虽然对医院的电子档案进行采集、管理与利用具有非常重要的意义, 但是在医院电子档案的管理与应用过程中, 还存在这一些不足之处, 这严重制约了医院电子档案的利用与管理, 主要表现为: (1) 医院的电子档案并不能完全的取代医院的纸质档案, 在目前的医院的电子档案的建设过程中, 电子档案都是在纸质档案的基础上生成的, 电子档案只是作为纸质档案的一个附属品, 不能独立的存在, 也受不到应有的重视; (2) 医院电子档案的建设过程中, 没有对医院的声像档案进行及时的归档, 医院在开展各项活动的过程中, 通常会采集一些声像的资料, 但是所采集到的声像资料冗长都是在医院的宣传科进行保存, 用于医院的宣传工作, 档案管理部门并没有将这些资料进行收集归档; (3) 医院的档案管理部门对医院的各部门的信息不能及时的进行了解, 医院的各科室在日常的工作中, 经常会组织一些有关新技术、新业务探讨的活动, 这时各部门会自行的拍摄一些图像资料, 有些资料还具有较高的利用价值, 如果医院的档案管理部门不经常对各科室进行走访, 了解医院的各部门的情况, 对各科室的有价值的资料予以收集归档, 很容易将这部分资料进行遗失; (4) 医院的电子档案的建设起步较晚, 电子档案建设的经验不足, 如何对医院的电子档案进行有效的管理、长期的保存及有效的利用, 还需要医院的档案管理部门进行进一步的探讨与学习; (5) 医院档案管理部门对于电子档案的收集与管理的意识还不够强, 对电子档案的重视度不够, 同时, 档案管理人员对于电子档案的管理技术还不够完善, 因此, 档案管理部门人员的综合素质还有待进一步的提高。

三、加强医院电子档案的管理, 提高医院电子档案利用率的措施

在医院的发展过程中, 相对于纸质的档案, 电子档案具有诸多的优点, 加强医院的电子档案的建设, 提高医院电子档案的利用率是非常有必要的, 但是在医院的电子档案建设与发展现状中, 还存在各种各样的问题, 下面就对加强医院的电子档案管理, 提高医院的电子档案的利用率提出几点措施。

(一) 建立完善的电子档案管理制度, 明确每个档案管理人员的职责

医院的电子档案建设具有其特殊性, 医院的科室众多, 使得医院的电子档案具有分散性的特点, 因此需要建立起完善的电子档案管理制度, 做好各个科室的档案收集工作, 明确每个档案管理人员的职责, 做好电子档案的收集工作, 同时要采取措施防止重要的电子档案文件泄露。

(二) 加大医院电子档案管理的力度, 采用现代化的管理手段

医院档案的电子化, 能够节省大量的纸质媒介, 节省了大量的人力物力, 但是医院电子档案建设过程中, 离不开必要电子设备作为支撑, 所以, 医院应该加强计算机等办公设备的建设, 同时要加强相关的办公软件及办公网络的建设, 早日实现医院电子档案管理的现代化及自动化。

(三) 强化医院电子档案管理人员的管理意识

过去医院的档案管理都是采用纸质的媒介, 很多档案管理人员在档案的收集与管理工作中, 没有完全按照国家的相关的档案管理规范来进行档案的管理, 在电子档案的管理与利用过程中, 更要加强档案管理人员的重视度, 确保电子档案的有效性、完整性、真实性, 同时在电子档案的利用过程中, 要注意权限的设置。

(四) 改革医院电子档案管理人员的结构

医院电子档案的建设与管理工作, 不仅需要档案部门的工作人员具有丰富的档案收集与管理方面的知识, 还要求档案管理部门的工作人员, 具备相应的电子档案的建设、收集、管理、应用方面的知识, 这就需要医院改变传统的档案管理部门的人员结构, 积极引起具备先进技术的新型人才。

(五) 加强医院电子档案管理的保存与利用

虽然在医院电子档案的保存过程中相比于纸质档案的保存, 极大的节省了保存空间, 但是电子档案的存储媒介具有其特殊性, 为了防止光盘的损坏而造成的档案的损失, 在电子档案的保存过程中, 要定期的对电子档案进行拷贝与检测, 并多套保存, 在电子档案的利用过程中, 要注意光盘的保护。

结束语

医院的档案设计的科室众多, 档案的保存量非常的大, 纸质档案的保存需要占用很大的空间, 加强医院电子档案的建设、管理与利用是非常必要的, 本文对此提出了几点措施, 对于医院电子档案的管理与利用具有一定的参考作用。

摘要：随着现代科学技术的快速发展, 计算机在各行各业的工作中都得到了广泛的应用, 医院的档案管理工作也逐渐应用计算机技术, 实现了档案管理的数字化, 本文将分析医院电子档案的管理现状, 分析医院电子档案管理工作中存在的问题, 提出对医院的电子档案进行有效的管理与利用的有效措施。

关键词：医院电子档案,管理,利用,措施

参考文献

[1]杨菲林.论医院电子档案的管理[J].当代医学, 2010 (5) .

电子档案的管理与利用 篇9

1 总体功能结构图

档案利用是用户利用档案资源进行工作,也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括档案的搜索、借阅、报表、编研四个子模块。如图1。

2 各个子模块功能

2.1 搜索

系统不仅可以利用档案名、档号、类别、归档单位、归档日期等项结合进行高级搜索,还支持全文搜索。

2.2 借阅

系统除了可以借阅实体档案以外,还支持电子档案的在线借阅。电子档案的借出和归还都是由系统自动完成,无需用户手动操作。包括我的借阅、借阅审批、借阅办理等标签页。图2是档案的借阅/归还流程图。

2.2.1 我的借阅

用于实现用户的档案借阅以及个人借阅管理的功能,是用户自己的工作区。

包括我的借阅单、未归还档案和已归还档案三个标签页。

1)我的借阅单:保存在借阅列表中,但没有上交审批的借阅档案;

2)未归还档案:已通过审批借出,但未归还的借阅档案;

3)已归还档案:用户曾今借阅过,并已归还给档案馆的档案。

2.2.2 借阅审批

是对用户提交需借阅档案的审核过程。

审批部门包括用户本单位、归档单位、档案部门和指定的业务主管部门。系统规定了三种审批流程:

1)借阅无密级档案或借阅本部门有密级档案,如图3;

2)跨部门借阅有密级档案(归档部门是一般情况),如图4;

3)跨部门借阅有密级档案(归档部门为空或归档部门和档案保管部门是同一部门),如图5;

2.2.3 借阅办理

是由档案馆用户进行管理,主要管理档案的登记、借出、归还、催还、借阅查询等操作。

2.3 报表模块

固定报表模板有档基表、人员基本情况统计表、档案利用统计表、历年各类档案库存统计表、档案库藏情况统计表等。系统还支持自定义报表模板,档案工作人员可以根据自己的需求定义报表的行和列。

2.4 编研模块

编研模块是为编研人员提供的一个讨论平台,其中包括编研编写、汇编、参与等工作。

档案编研的流程是:档案管理部门人员填报“新建编研课题”→档案管理部门领导审核→档案编研。标签页包括待审批编研、进行中编研和已完成编研三部分。编研模块的流程图如图6。

3 结束语

中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。其中的档案利用模块以其强大的搜索功能、严密的借阅审批流程、方便快捷的电子档案在线借阅、灵活的报表模板自定义功能以及高效的在线编研平台,赢得了广大单位用户的好评。

参考文献

[1]邵彬,李莉.黄河档案利用软件系统分析设计[C].OA'2000办公自动化国际学术研讨会论文集,2000(11).

[2]马娟红.浅谈档案利用中存在的几个问题[J].档案天地,2000(7).

[3]赵屹,陈晓晖.中美档案利用若干问题比较[J].山西档案,2002(12).

[4]王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学,2010.

电子档案的管理与利用 篇10

一、关于电子档案的用途

相对于传统的纸质档案, 电子档案更具有一些优势, 人们在使用电子档案的过程中, 可以体验到电子档案的方便与快捷的特点。而且, 电子档案在查找资料的时候具有纸质资料无法可比的优越性, 电子档案在查找资料的时候, 可以对要查找的资料的准确率给与保证。电子的建立和使用都是需要使用相应的信息技术的基础之上, 所以, 要想使用电子档案就一定要熟练的掌握必要的计算机知识。现在, 人们对于电子档案的利用主要体现在以下的几种。

1. 提供复制。

电子档案的利用, 主要体现在电子档案的复制的功能, 电子档案的复制, 主要是档案的管理部门向档案的使用者提供原始档案的复制品, 这种复制的过程既不会使档案的管理部门失去档案, 还可以使档案的使用者获得原始的数据。档案的管理部门在向档案的使用者提供档案的时候应该使得档案的模式可以使使用者可以充分的利用。

2. 通信传输。

电子档案的通信传输是指电子档案的使用者无需到达电子档案的管理部门去复制需要的电子档案, 可以通过网络在网上进行电子档案的传输工作, 这样不但可以省去电子档案使用者到达档案管理部门的时间, 还可以促进电子档案在不同的部门之间的利用效率。

3. 直接利用。

电子档案的利用, 不一定要在档案管理部门复制或者是在网上就行传输, 档案的使用者可以直接登录档案管理部门的网站, 在网上直接找到要用的档案, 这样就可以对档案进行直接的利用, 这样做不但可以电子档案的安全性得到保证, 还可以使得电子档案的使用者在使用电子档案的时候, 更加的方便, 节省了去档案管理部门的时间和档案的传输时间。

二、电子档案管理的意义

在一些单位只重视纸质档案的管理工作, 对于电子档案的管理工作根本就没有给与充分的重视, 这样就使得一些企业缺乏对电子档案的管理工作的重视态度。对于企业来说, 做好电子档案的管理工作是十分的必要的。

1. 使用电子档案, 可以减少企业的开支。

对于传统的档案管理而言, 电子档案的使用, 可以明显减少企业在档案管理方面的开支, 这主要是因为, 传统的档案管理中, 可能会有很多特殊材料的档案资料, 例如一些易碎的档案资料, 这些资料在管理的时候, 就必须安排很多的人员进行管理, 而且, 在管理的时候还要做好档案在损毁方面可能出现的风险, 这样就使得传统的档案管理十分的复杂。在现在, 人们利用计算机和网络等技术, 就可以实现档案的管理工作, 这样就可以使得在企业的档案管理方面有了快捷的管理手段, 利用计算机和网络技术对于档案进行管理, 可以快速的找到要使用的档案, 而且还省掉了档案的在立卷和查找方面的困难, 这样对于档案的管理人员来说是一件非常好的事情, 这样不但可以减轻管理人员的劳动强度还可以减少企业在这方面的人力和物力的投入。

2. 企业使用电子档案, 可以提高企业的服务质量。

企业实行档案的管理的目的就是为了给档案的使用者提供高效和快捷的服务, 电子档案的出现可以使得传统的档案管理工作有一个质的变化, 电子档案相比较传统的档案管理而言, 有着很大的变化, 电子档案可以实现大量的信息都存储在计算机里, 而不需要进行纸质档案的建立, 这样就使得在对档案的使用方面可以非常的快速, 使得企业在进行服务的时候更加的快速。

三、做好电子档案管理和利用的主要方法

1. 建立档案利用制度。

要建立档案利用审批制度, 相关人员需要查阅和利用档案时, 档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动, 使档案收集更为及时, 保证电子档案的及时更新, 更好的满足电子档案利用者的需求, 并做到电子档案利用和纸质档案利用互补, 整合档案资源来创新档案管理模式, 实现电子档案需求利用质的飞跃。

2. 规范档案利用方式。

电子档案的利用不能够无原则, 应该根据利用者的情况而定, 并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下, 对内容不是完全开放的电子档案, 不宜用拷贝的方式提供使用, 对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时, 有密级的信息内容应进行加密处理, 并对所使用的密码要进行定期或不定期的更改, 避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3. 提高档案人员的保护意识。

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化, 导致了利用工作的复杂化。因此, 必须加强对档案管理工作人员的管理, 从思想上认识到档案管理工作的重要性, 从技术上确保档案管理工作的安全性, 达到既能使电子档案信息最大限度的被利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之, 必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心, 使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度, 这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

四、结束语

现在, 人们对于电子档案的利用程度在不断的提高中, 这主要是因为现在人们正处在信息化的时代中, 人们在学习和工作中会不断的使用计算机和网络, 这样就会导致越来越多的电子档案的出现。对于电子档案的管理和利用工作一定要得到企业的重视, 而且企业在进行电子档案的管理的过程中一定要及时发现问题, 并且要把发现的问题及时解决好, 这样才会使得企业在发展的时候获得更好的经济效益。

摘要：现在, 纸质档案逐渐被电子档案取代了, 电子档案的时代已经来临。人们的日常工作中使用电子的档案数量也在逐渐的增多, 为了使得人们的工作可以正常的进行, 对于电子档案的管理工作也在逐渐引起人们的重视。加强对电子档案的管理就是为了方便以后工作中对电子档案的利用, 为了使得电子档案可以最大化地发挥它的作用, 一定要做好相关的工作。

关键词：电子档案管理,利用

参考文献

[1]余慧玲.试论电子档案的归档保管与利用.韶关学院学报, 2009年[1]余慧玲.试论电子档案的归档保管与利用.韶关学院学报, 2009年

[2]姜微.浅谈电子档案的保管与利用.办公自动化, 2010年[2]姜微.浅谈电子档案的保管与利用.办公自动化, 2010年

浅析电子档案的管理与保存 篇11

1、电子档案的特点

电子档案是由电子文件转化而来，而电子文件是信息数字化的产物，是文字、图形、声音、影像等多种数字信息的集合体，产生和读取都需要借助计算机才能够实现。对于电子档案，目前尚无统一明确的定义，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件基本可以认定的为电子档案。电子档案具有检索方便快速的特点。电子档案的载体是磁盘、光盘等可通过计算机读取的介质，而作为电子文件，计算机超高的运算速度使档案检索的时间大大缩短，促进了档案的利用。电子档案对于网络传输具有适用性。电子文件本身即是网络资源的一种，因此，可通过计算机网络进行远距离的快速传输是其重要特点之一。网络传输具有传统传输方式无可比拟的速度优势，在现代快节奏的社会环境中，对于档案的利用来说，不但可充分的发挥其价值，因速度优势而产生的经济效益也是十分可观的。此外，作为一种网络资源，其共享所达到的社会价值也是不可估量的。电子档案对于物理空间的占用极小，无污染，对于生物侵害如色虫、鼠及其他有害生物具有天然的免疫。电子档案的载体具有重写性，这使得电子档案的真实性与可靠性受到影响。

2、电子档案管理与保存中存在的问题

2.1技术的发展对电子档案管理的影响问题。技术具有天然的脆弱性，而计算机技术的发展可谓是日新月异，软硬件系统的升级换代很快，使得不同系统时代生成的电子档案在一定程度上存在着“代沟”。如何消除这些“代沟”，使得电子档案在时光岁月中保持信息的原始、完整与真实与可用，是电子档案管理与保存的一大问题。

2.2电子档案存储介质的更新换代问题。如同计算机技术的发展一样，作为计算机信息脱机备份的存储介质，其发展与更新换代也是十分快速频繁。目前来说，作为电子文件存储介质的材料主要还是磁性材料与光盘材料。磁性材料介质如软磁盘，从最初的8寸盘到5寸盘再到3寸盘，目前已基本淘汰，存储其上的信息在当前软硬件环境下如何读取已成为一个问题。作为当前主流存储介质的光盘，其发展与更新也是十分迅速，CD系列、DVD系列、蓝光盘等介质五花八门的种类与用途，使得确保电子档案的长期可读性成了一种新的挑战。

2.3电子档案存储格式多样化问题。由于软件系统存在多样性，同种用途的软件往往存在着多个不同的开发者，也就使得计算机在形成信息记录时，存在着多种存储格式。软件设计和使用大多只考虑专业性的需求，在通用性与兼容性上往往考虑不足，这种多格式化形式的存在，使得电子档案在存储、读取以及利用上存在着诸多的问题，就电子档案的长期可读与利用来说，是十分不利的。

2.4安全性问题

毫无疑问，电子档案在诸多方面有着明显的优势，但与传统纸质档案相较，在安全性方面却也有着天然的劣势。网络的便捷为电子档案的传输利用提供了方便，但也使得电子档案的安全性受到质疑，非授权访问、恶意攻击等网络黑客行为对于电子档案的安全来说是重大的威胁。

3、电子档案的管理、保存与维护措施

3.1电子档案的管理措施。电子档案的形成、整理、保存和利用等各个环节对于信息的原始性、完整性以及真实性等都具有重要的影响，任何一个环节的问题，都有可能使信息的属性产生变化。因此，建立一套科学、合理、严谨的管理制度，从每一个环节上进行严密的把控，才能确保电子档案的真实、完整及有效。首先，电子档案的制作过程要责任分明，档案形成后应及时进行积累。对于电子档案的形成，制作人员应该对其制作的文件负有全责，应确保档案的形成中元数据与背景信息的完整与准确，要注意档案形成中参与人员的责任范围，避免误操作或是有意图的删改等造成档案信息的改变。此外，电子档案形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动，收集积累过程中的一切变更都应记录在案，对收集积累起来的电子档案要有备份。其次，应建立科学的归档制度并严格执行。归档是电子档案区别于电子文件的重要标志，只有经过归档处理的电子文件，才具备电子档案的属性，因此，建立科学的归档制度并严格执行对于电子档案的管理具有重要的意义。第三，应建立严格的电子档案保管制度并严格执行。对于归档的电子档案，应使用光盘作为存储介质并进行相应的保护处理，使之处于只读状态；在系统软硬件平台发生变化时需要对电子档案进行转化处理时，应确保档案信息在转换过程不失真；要定期对电子档案的安全性、有效性进行检查，发现问题应及时采取维护措施。第四，加强电子档案利用过程中的管理。电子档案在入库后，原则上原始载体不得外借，对于档案的利用只能采取复制拷贝的形式进行。对于电子档案的利用，应严格实际权限控制，确保电子档案在利用过程中的安全性，避免利用过程中信息的泄密与损伤。

3.2电子档案保管措施。3.2.1保证电子档案载体在物理环境上的安全。电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。电子档案载体材料的特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响，因此，应在物理上建立一个适宜电子档案载体保存的环境。保管电子档案的环境温度最好控制在14℃--24℃之间，温差一般小于5℃。温度过高会使档案介质变脆，带基机械强度下降，加速老化，寿命缩短。保管电子档案的环境湿度最好控制在40%-60%之间。湿度过大会引起磁带、磁盘膨胀与变形，湿度过小容易变脆易碎。存放载体的柜、架及库房应达到有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。3.2.2采用统一的电子档案存储格式。通常电子档案的来源并不固定，生成的格式也多种多样，技术与形式上的差异，必然会导致在日后的还原上，所采取的技术也不同，这就造成了电子档案保管与利用的技术复杂性。因此，在电子档案保存过程中，除对信息内容的保存，还应对其所依赖的技术及数据结构进行记录保存，或者采取统一的技术或方法进行转换后再保存，减少电子档案对技术与设备平台的依赖性。3.2.3确保电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须要保持其数据的原始性，这就要求在保存时，要针对其原始形成的格式同步进行软硬件技术的封装保存。也就是说，要保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时，使之按本来的面目进行显示。

电子档案的管理与利用 篇12

关键词：档案管理,电子信息,开发,利用

在经济全球化、信息化的时代背景下, 电子商务快速地取代了传统经济运作形式, 在频繁商务往来与文化沟通过程中, 产生了大量电子数据, 而对于这类区别于传统纸质档案数据要从何入手收集和管理, 并加快促进档案管理的电子信息开发和利用, 是我们当前迫切解决的重点问题。做好档案管理工作的电子信息开发和利用, 不仅有利于我们提高工作水平, 更能满足广大用户多元化需求, 实现档案信息资源社会共享;从长远角度来说, 更关系到我国社会主义市场经济建设的发展。因此, 在新时期新形势下, 加强档案管理工作的电子信息开发和利用, 其意义非常深远。

一、数字网络背景下档案管理的新突破

(一) 电子信息时代改变了档案信息资源利用方式。

在电子信息背景下, 档案管理的利用对象和用户发生了一定程度变化, 档案信息影响力大大增高。电子信息依托数字网络平台打破了时间和空间界限, 使档案实现异地快速利用。档案用户可以通过网络平台远程调用档案, 这样一来不仅节省了时间, 更规避了档案在送传过程中存在的潜在风险。与此同时, 电子信息技术使得社会化档案信息资源实现了真正共享, 大大吸引了用户, 潜在的档案信息用户逐渐增多, 档案信息影响逐步扩大, 档案信息作用也因此得到最大程度发挥。

(二) 数字网络技术作为一种有力手段

与工具推动了档案电子信息资源开发和利用。通信网络技术、计算机技术以及多媒体技术等数字网络配套技术在档案管理工作中发挥了重要作用。可以说有效的电子信息档案管理是离不开数字网络技术的, 这也是实现档案管理中电子信息开发和利用的基本前提和必要条件。计算机技术强大的电子信息处理能力能够大大提高档案信息以及档案信息产品的发展速度, 特别是其强大的信息传递功能加快了档案信息资源传递与交流。

(三) 数字网络促进了传统档案整理方法改良, 推进了文件、档案一体化进程。

随着电子文件覆盖面日渐广泛, 电子文件归档提前, 档案和文件的距离缩短, 界限逐渐淡化。这些文件或档案上网, 能够为社会提供更多信息资源, 尤其是能为战略决策层制定策略方案, 提供必要关键信息, 在这方面, 电子信息档案的社会效益和经济效益已很明显地体现出来, 而以电子信息为载体的档案信息主要是对决策的支持, 从这一角度来看, 档案信息资源开发已经迎来了发展的最佳时代机遇。

二、电子信息在档案管理工作中的基本特点

杂、广、快、变是档案管理工作中电子信息的典型特征。杂, 是指在相同的渠道中有多种电子信息共同分享传输渠道, 电子信息内容不可避免地比较杂, 这就加大了筛选的工作量;广, 是指由于网络逐渐普及和广阔开放性, 促使电子信息来源范围逐步扩大, 许多信息矛盾的、相悖的共存;快, 是指信息产生速度快, 信息传播速度快, 资料收集速度快;变, 是指电子信息灵活多变的特点, 它让网络电子信息动态变化内容时刻能够得到调整与更新, 给档案管理工作带来极大便利, 更好地提高档案管理工作效率。此外, 电子信息也存在一定工作难度, 就是它具有可靠性需要确认以及信息真伪难辨的特点, 如果稍有不慎则会让那些目的不纯的人钻了管理漏空子。例如, 个别人通过计算机的复制技术大搞弄虚作假等等。因此, 为了更好地为档案管理的有效性、合理性提供有力保障, 就必须根据电子信息的具体特点, 及时地对档案管理工作方式和内容进行调整, 从而保障档案资料及时性、准确性和完整性。

三、档案管理工作中电子信息开发和利用的具体措施

(一) 促进新型档案管理人才培养, 大力开发档案信息管理软件。

随着档案管理信息化进程加快, 无纸档案管理时代提前来临。目前档案管理自动化系统已经逐步建立健全, 档案信息传递也更加便捷。但是当前档案系统归档管理却没有得到充分重视。档案部门要尽快解决这一问题, 不但要督促科技人员加强研究攻关, 研究与时代发展, 社会需求相适应的档案管理软件, 还要更加重视新型档案管理人才的培养和引进, 让那些具有专业知识与创新能力的人员参与到档案管理工作中来, 从而建设一支具有丰富管理经验以及应变能力强的专业队伍;同时, 要鼓励现有档案管理人员加强学习, 通过培训和自学努力提升自身现代化档案管理技术水平, 不断更新知识, 掌握必要的现代档案管理方法。充分地观察和了解国际国内档案事业发展的大体趋势, 从而在促进档案管理人员全面发展的同时, 实现档案事业现代化转变。 (下转第71页) (上接第69页)

(二) 促进服务渠道多元化, 实现优质高效服务。

档案信息作为一种无形资源可以说是一种非常重要资产, 广大群众不能直接了解其存在价值。因此, 我们的档案管理工作人员必须不断地向社会宣传档案资源的价值与作用, 一改以往坐等上门服务的落后工作态度和作风, 促进服务渠道的多元化, 让死档变为活档。例如, 某单位的档案室可以向广大职工公布最新的人事改革、晋升职称等有关大家切身利益的重要文件信息;在遵守档案法的基础上, 也可以向大家公布档案室的档案目录、全宗介绍以及科技档案等珍贵资料, 从而使服务范围扩大, 保障档案作用更好发挥。

(三) 做到开发利用档案信息资源要科学性。

开发和利用电子信息资源, 不仅是档案工作的一个重要目的, 更是检验我们档案工作水平的一个重要标杆。因此, 开发利用档案电子信息资源就必须讲究科学性。首先, 广泛收集信息资源, 充分地丰富馆藏内容。作为一名档案工作者, 不仅要充分收集本单位业务活动档案材料, 还要收集与本单位业务相关的信息资料;其次, 要用现代化技术手段进行检索, 重视硬件配套设施建设, 努力构建科学化档案检索体系;最后, 信息资源整理做到系统化。合理地保持信息资源之间的关联性, 进行科学而系统地整理, 从而为信息资源开发利用奠定良好基础。

综上所述, 电子信息在当前档案管理工作中占据着不可替代的重要位置, 电子信息开发和利用在新时期档案管理工作中是一项重要任务, 而档案电子信息的开发和利用是一项长期而复杂的系统工程, 需要我们档案工作者付出更多耐心和艰苦努力。为此, 我们要抓住当前时代发展新机遇, 转变观念, 主动迎接新形势下的新挑战, 努力培养出更多档案管理的复合型人才, 群策群力, 研究档案管理工作电子信息开发和利用的创新途径, 更好地提升档案管理的工作效率和质量。

参考文献

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