电子档案利用制度

2024-05-14

电子档案利用制度（共12篇）

电子档案利用制度篇1

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力。？在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。？

2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量。？档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1.建立档案利用制度，整合各类档案资源。要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4.加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

电子档案利用制度篇2

随着网络技术的发展, 档案利用者对档案信息的利用需求, 无论内容还是途径都发生了深刻的变化。文章通过对电子档案与纸质档案的利用需求的共性与差异性进行比较, 以期对为在网络信息资源共享背景下如何更好地发挥两者各自的优势, 满足档案利用者新的利用需求问题提供一些参考。

一、电子档案利用与纸质档案利用的需求共性

1. 档案利用需求的社会性与层次性。

因此, 档案利用需求的社会性体现在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用需求的社会作用, 在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中, 电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。档案利用的社会价值, 在于档案信息资源的原始记录性借鉴作用。档案利用需求的层次性, 是指从利用档案信息的形式来看, 档案利用者因个体的差异在需求的档案信息内容方面存在差异。一般说来, 需要解决某些具体问题而查找真凭实据的, 表现为对一次档案文献信息的需求;需要完成某些研究任务或了解某一方面、某一地区的大致情况而查找参考依据的, 表现为对二次或三次档案文献信息的需求。

2. 档案利用需求的多样性与动态性。

一是档案利用需求的多样性。档案利用者需求可划分为多个种类, 如根据需求表达与否, 可分为表达的和未表达的需求;根据需求和客观要求是否一致, 可分为实际需求和非实际需求;根据需求表达方式, 可分为主题和指名需求;根据档案利用者的不同类型, 可分为管理人员、科研人员和公民个人需求等。档案利用需求的多样性, 与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系。社会越发展, 社会所拥有的职业越多;生活文明程度越高, 人们的爱好会越多, 爱好的层次会越高, 也就更加多样化。二是档案利用需求的动态性。档案利用者需求随着时间、地点、条件的变化而变化。档案利用者需求的满足方式和水平, 是由其所处的历史条件所决定的。随着社会发展和科学技术的进步, 档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化, 表现出一定的动态性。

3. 档案利用需求的重复性与可诱导性。

档案利用需求的重复性是指档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次, 不只是相对的、暂时的, 在原有的需求满足后会产生新的利用需求。只要具备一定的条件, 档案利用需求就会多次重复出现。档案利用需求的可诱导性, 主要是对档案利用者的需求进行引导和调节。例如, 社会和档案部门本身加强档案宣传工作就能影响档案利用者的需求发生变化和转移, 使某些潜在的欲望变为明显的行动。若改变档案利用的政策和环境, 也能影响档案利用者的需求发生变化和转移。如使某些不能利用的档案变为可以利用, 使利用不方便变为方便等。档案利用者需求的可诱导性, 是以档案利用的巨大潜力为基础的。这种潜力表现为档案信息资源具有巨大的潜力, 又表现为档案利用者的需求具有巨大的潜力。

二、电子档案利用与纸质档案利用的需求差异

1. 档案利用需求载体的差异。

从档案利用需求的载体上比较, 电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。无论用什么样的技术和方法, 当把具有长期保存价值的信息刻录于载体后, 形成的纸质档案就可脱离其

技术和方法而独立存在, 而内容与载体就永远无法分离, 人们不依靠任何技术就能识别档案的内容、载体、结构形式。而对电子档案来说, 是依靠一定的技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体, 并且永远离不开这种技术和设备, 也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在。所以, 电子档案利用的需求, 其载体是通过计算机系统识别处理, 并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上, 在网络上传送的数字代码序, 是一种数字利用记录, 利用者需要依附在计算机上读取。

2. 档案利用需求方式的差异。

纸质档案利用需求的方式:检索工具的利用界面突出单一性, 档案利用者必须亲自到档案馆 (室) 检索, 需要通过人力去查找, 较为繁琐, 工作量较大;电子档案利用需求的方式:以计算机读取为介质, 在计算机上进行, 通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案, 不用上档案馆 (室) 即可查找和检索到需要的档案资料, 操作方便快捷。

3. 档案利用需求原始属性的差异。

档案利用的价值, 在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案利用需求内容形式上。纸质档案利用需求的原始属性, 始终有草稿与印稿之分, 有正本与副本的差异。这是纸质档案利用的需求体现了档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点, 如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性, 而具有法律凭证的作用。电子档案利用需求的原始属性, 其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行, 可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送, 易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点, 对其原件的界定难于实现;无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”, 是否具有法律凭证作用等, 便成为档案界的一系列新课题。

4. 档案利用需求途径的差异。

电子档案的管理与利用篇3

关键词：电子档案；管理；利用

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2016）03-0136-01

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。

一、加强电子档案管理的重要意义

（一）加强电子档案管理，有利于节省人力物力。

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

（二）加强电子档案管理，有利于提高服务质量。

电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

（三）加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。

电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

二、做好电子档案管理和利用的主要措施

（一）建立档案利用制度，整合各类档案资源。

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

（二）规范档案利用方式，避免不可挽回损失。

电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

（三）建立“双套制”模式，确保重要信息完整。

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

（四）加强工作人员管理，提高档案保护意识。

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

三、小结

参考文献：

[1]余慧玲. 试论电子档案的归档、保管与利用[J]. 韶关学院学报·社会科学， 2009，30（7）.

[2]江微. 浅谈电子档案的保管与利用[J]. 办公自动化， 2010，（6）.

[3]路玲. 电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J]. 河南科技， 2009，（10上）.

[4]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005（3）.

[5]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004（1）.

档案利用制度篇4

—、凡需到本馆利用档案资料的单位和人员，必须持有单位介绍信（查党内文件，须有党组织正式介绍信）和身份证，注明利用者的身份及利用档案的目的与范围，履行手续方能利用。

二、即要坚持审批程序，又要简化利用手续，方便工作的原则，业务档案从宽，核心秘密从严，利用本单位档案从宽，利用外单位档案从严。

三、本馆为利用者提供档案，应尽量以复制代替原件。档案原件一般不准借出，如特殊需要，须经主管领导批准方可限期外借。

四、接待查档要严肃认真，按章办事，又要做到热情周到、耐心、细致、急利用者之所急，帮利用者之所需。

五、利用者，在利用档案时，必须做到：

1、对于所查阅案卷，必须严加爱护，不得拆卸、损污，不得在档案上划圈、划点、划线和删添涂抹文字及乱加批语，违者依法处理。

2、利用档案要遵守保密规定。摘抄档案资料需要用本

局（馆）摘抄纸或卡片，不得抄录在笔记本上；摘抄复制的材料要及时交本单位档案室；重要的抄件或复印件利用后妥善保管或退回本馆。

3、案卷阅完，应按时归还，如需要续查，应办理续阅手续。

电子档案利用制度篇5

1范围

档案室是企业文件资料的归口管理部门，是记载企业历史和提供信息的宝库，而档案更是一笔富贵的财富，为了保护和管理好档案资料，使之能更好地发挥作用，特制订本制度。本制度适用于大唐黑龙江新能源开发有限（以下简称本公司）所属各部门及分子公司。

2规范性引用文件

下列文件对于本制度的制定是必不可少的。

《档案法》

《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》

《电力档案标准化管理实施指南》

《企业档案工作规范》DA/T42-2009

《电力企业档案管理规范操作》

3定义及术语

下列定义和术语适用于本标准。

3.1

档案室

机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单位档案的机构，国家档案事业系统的基层组织。

3.2

案卷

由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。

3.3

案卷目录

以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

3.4

全引目录

以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。4档案的借阅

4.1档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

4.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

4.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

4.4必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

4.5档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

4.6借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

5档案的利用

5.1档案工作人员要熟悉库藏档案资料的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

5.2对库藏档案要编制案卷目录、全引目录等检索工具，以便及时准确地提供档案。

5.3积极搞好档案史料的编研工作，档案工作人员要与有关部门配合，编写全宗介绍，机构沿革，大事记、基础数字汇编，文件汇集等，积极主动地为本企业的生产、经营各项工作服务。

5.4档案资料利用后，查阅者要填写《档案利用效果登记表》，档案工作人员定期选编档案《利用效果典型实例汇编》，并一年一次进行档案利用情况分析，以提高档案资料的利用效益。

6附则

6.1本制度由总经理工作部负责解释。

档案利用效果事例篇6

（一）为积极推进文化强镇建设，大力弘扬我镇***文化，我镇定于***日至***日举办第三届****节。为更好的筹办这次***节，**年**月，***节筹备组人员来到了档案室查阅有关档案资料。档案室所保存的***镇第一届和第二届***节的所有资料为第三届***节筹办提供了有力的参考依据，通过对活动方案、人员安排、保卫安全、嘉宾邀请等方面进行全面的探讨总结，并加以完善，最终形成第三届***节活动实施方案。

由于档案资料齐全，准备充分、安排妥善，第三届***节运行更加协调，更加成功。通过***节这个平台，对我省节庆文化、祈福文化等民俗进行一次大展示，促进了民间传统艺术的交流，推动了特色***文化的发展，让广大群众感受到岭南传统文化魅力，同时也向外界展示了***充满发展活力、社会和谐幸福的良好形象，得到社会各界和广大群众的高度好评。

（二）***年，我镇申报创建国家卫生镇。为确保成功创建国家卫生镇，***年***月，镇创卫办的同志来到了镇档案查阅创卫的有关材料，档案室所保存的资料为我镇开展创卫工作提供了有

浅谈电子档案的保存与利用篇7

随着社会进入知识经济时代, 计算机被广泛应用于社会各个领域, 人们的社会活动离不开计算机和由其产生的种类繁多的电子文件。电子文件归档后, 即形成了电子档案。电子档案不同于纸质档案, 特别是电子档案的特性, 决定其保存与维护的复杂性。如何保存利用电子档案, 使之安全可靠并长期处于可准确提供利用的状态, 是档案工作者急需解决的问题。

一、电子档案的保存

电子档案的特性, 决定了它在保存上不同于纸质档案。保存不善, 或造成以磁盘、光盘等为介质的存储载体变形或损坏, 致使存储信息丢失或无法读取, 或由于违反操作程序造成存储于计算机中的电子文件遭到破坏或删除。因此, 电子档案的保存主要是确保长期可读性、载体物理性能上的安全性及信息内容的原始性。

1. 确保电子档案的长期可读性。

电子档案必须依靠软硬件配合才能读取利用。如果没有适当的软硬件是无法解读的。为了保证光盘信息的长期可读, 需要逐步解决光盘存档的问题, 降低光盘存档的风险。建立长期可读的保障机制, 每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。

2. 确保电子档案存储载体物理性能上的安全性。

这主要是对保存环境温湿度的要求, 在温度过高或过低的条件下, 磁盘的聚酯底基会膨胀或收缩变形;光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据读写。因此, 最适宜电子档案长期保存的温度应控制在17℃~25℃之间, 相对湿度控制在35%~40%之间, 每天温度的变化不应超过±2℃, 湿度的变化不应超过±5%。电子档案最好放在设置自动恒温恒湿的空气调节装置的库房内。此外, 电子档案存储载体应直立排放, 并满足避光、防尘、防变形的要求, 远离强磁场和有害气体等。

3. 确保电子档案的原始性。

对于一些较为特殊的电子档案, 必须以原始形式进行还原显示。可采用3种方法来保存。首先是保存电子档案相关支持的软件, 就是在保存电子档案的同时, 将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存, 并与电子档案存储在一起;其次是保存原始档案的电子图形;最后是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品。

二、电子档案的利用

对于档案部门来说, 电子档案提供利用主要有3种方式。一是提供拷贝。档案部门向利用者提供拷贝时, 应将文件转换成通用标准文档存储格式, 由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时, 也可以向这些用户提供打印件等。二是网络传输。即用网络传输电子档案。这可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。此方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料。三是在线查阅。这是利用网络进入档案管理系统进行直接查询的一种方法。其特点是可为利用者提供技术支援, 同通信传输相比减少了大量的管理工作, 提高了工作效率。通过联网计算机, 利用者可以经获权访问档案管理系统进行相应查询, 满足利用者的异地利用需求, 从而摆脱了时间和空间的制约, 尤其是同一份电子档案可以同时提供给更多的利用者利用, 达到了资源共享的目的。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化, 导致利用工作的复杂性。因此, 加强电子档案的利用管理, 就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富, 从信息安全的角度出发, 主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

1. 使用权限的审核。

首先, 要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定, 并依此向利用系统注册登录。在利用中, 由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围, 并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使用未经授权的功能, 应能拒绝响应并给予告警提示。其次, 在电子档案存储载体的使用上, 要根据电子档案内容的密级和开放程度, 来确定其使用控制程度, 在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。

2. 拷贝的提供与回收。

提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式, 但必然带来利用时间与利用地点的分散, 如果管理不好, 将会造成档案信息无原则的散失。因而, 必须采取有效的措施和方法, 对其进行严格管理。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝, 并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除公开发行的电子出版物外, 对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续, 提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认, 并对使用载体的类型、数量、使用时同、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝, 应做信息内容的消除处理。

3. 利用中的安全措施。

一是采用的利用方式应视利用者的情况而定, 不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效的管理。一般情况下, 对于内容不是完全开放的电子档案, 不宜用拷贝的方式提供利用, 对于提供拷贝的制作, 必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时, 对有密级的信息内容要进行加密处理, 并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控, 并自动进行相关记录, 作为对利用工作查证的依据。五是系统应有较强容错能力, 避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

电子档案利用制度篇8

[关键词]新形势；电子档案；设计资料；归档；利用

引言

在信息科技飞速发展的今天，档案逐渐趋于信息化发展，纸介版的档案逐渐向电子版档案转型，电子档案的归档与利用就成为了重要问题。电子档案的归档质量直接影响电子档案的利用。本文以电子档案为切入点，分析电子档案设计资料归档利用存在的问题，切实探讨新形势下的电子档案利用。

一、电子档案设计资料归档相关要求介绍

电子档案在设计完毕后，需要进行归档，即经系统整理后交由档案室保存备案的过程，便于档案的利用。归档需要严格按照相关要求进行，例如电子档案设计资料要定期的整理、立卷、移交档案室。所归档的电子档案设计资料必须为原件，且归档的资料要齐全、完整，对归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

二、电子档案设计资料归档利用存在的问题分析

尽管电子档案设计资料归档有着一定的要求限制，但实际的存档过程中，往往由于很多因素的影响，导致电子档案设计资料归档利用存在则会很多的问题，以下是对这些问题的具体分析。

1.归档电子档案缺乏完整性

归档缺乏完整性是电子档案设计资料归档过程中主要存在的问题之一。电子档案收集工作本身就是档案资源建设和利用的首要环节，直接影响着档案利用作用的发挥。但往往资料收集内容并不全面，破坏归档资料的完整性，进一步影响了电子档案的利用。某些设计单位偏重于纸质版的文件收集，而忽视了电子档案资料收集的重要性。有些电子档案资料均存储在各设计人员的储存设备中，没有及时归档，导致资料较为分散。除此之外，一些电子档案达不到长期或永久保存的要求，没有将有保存价值的纸质文件、电子文件按“双套制归档”并存的原则办理，达不到可利用状态的网络存储需求。这些原因都直接导致了电子档案归档缺乏完整性，出现了档案归档利用并不适应实际需求的现象。

2.电子档案归档处于被动状态

由于缺少对电子档案归档工作的重要性认识，使得电子档案归档工作进行的并不顺利，且一直处于较为被动的状态。所谓的电子档案归档处于被动状态是指大多数档案部门收集档案采取“你交我收”，定期接收的被动收集方式。这种“坐、等、靠”的收集方式，很大程度上制约着电子档案归档发展需求。

3.新形势下云计算服务网络系统实施缓慢

档案管理人员应具有超前意识和高效摄取信息的能力，既要求懂专业技术，又要求懂计算机数字化管理知识，熟悉设计领域的电子档案存储保管业务。因为档案管理已进入电子时代云计算服务领域，高科技的超大计算机硬盘储存器，能储存大量电子档案设计图像资料。设计单位已采用云服务网络储存器来管理电子文档，不出门轻松点击键盘，输入密码，就可获取相关的电子档案图像信息资料。现实的设备和管理已经跟不上科技信息发展需求，从而使电子档案管理难以适应新形势下的档案利用。

三、新形勢下的电子档案利用

随着电子档案与网络的结合，不断开拓电子档案归档利用的新局面，在新形势下要充分利用好电子档案，发挥其应有的价值。在充分利用的同时要做到以下几个方面：

1.实现电子档案网络共享

随着经济社会的发展，电子档案对各类信息的需求越来越大。近些年来，电子档案利用工作取得了明显成效，得到了利用者的肯定和好评。但是，利用者都是采用自己储存的电子资料信息为新的设计提供了有效应用。纵观设计资料的各类档案归档情况：各设计行业参差不齐，规模大的设计院已运用云计算服务网络储存系统，储存超大能量的电子文档图像资料。较小规模的设计院舍不得投资，无法存储电子图像文件成果资料。要改变纸质文字材料的收集整理归档，满足客户个性化需求，采用多种技术网络应用程序，以云计算服务网络的强大技能开展多种服务，更好的实现电子档案区域网络共享，实现网络利用云服务。

2.提高电子档案的归档质量

在新形势下，需要我们提高对电子档案归档重要性的认识程度，提高电子档案的归档质量，为电子档案的充分利用提供先决条件。在电子档案的归档过程中，要确保归档的电子档案具有完整性、准确性，在归档后要确保电子档案的安全性。提高档案归档意识，使收集归档工作成为自觉行动。树立全局观念和超前意识，主动及时参与、介入到档案形成过程中去，加强对重点工程建设档案的电子图像资料的收集，既要收集纸质、实物档案，又要收集非纸质载体的电子档案，确保声、光、电、磁介质档案的收集归档的完整性。在收集整理、价值鉴定、保管编号、统计与服务中严把质量关，提高电子档案区域网络成果资料的归档质量。

3.做好电子档案的管理工作

（1）全面检查档案，清除无效档案与重复档案。档案过多，信息相对杂乱，不可避免的会出现对有些无效档案的剔除与重复档案的去重处理等工作的疏忽。对于重份或无查考价值的档案要及时的处理掉，对档案资料信息进行再次组合，从而提高档案管理的工作效率。（2）统一分类号，保证检索查全率。在分类的过程中要加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致、从而达到标准化和规范化管理。（3）加强对电子档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，切实做好对电子档案的管理工作，提高电子档案归档质量，便于利用。

4.转变电子档案归档管理利用观念

要转变这些电子图像资料归档意识，必须重新认识信息时代的电子文档管理模式。按科技档案类分别编号存储。一是将档案管理的焦点从文件的纸质实体转向电子文件归档的形成过程，从文件实体的收集、整理、编目、保管转向到电子系统管理中去；二是电子图像文档，需要投资建立云服务网络系统，通过超大硬盘储存设备进行鉴定存储，进行永久性的的保存；三是从分散的个别电子图像成果资料文档转向集中存储。利用者应通过共享设计资料进行提取和有效利用，开发交流研究成果，探讨新的设计程序。所以，档案工作者要转变电子档案归档与利用的思路和观念。高度重视云计算网络建设，借助于自动化先进设备，为用户提供安全的云服务网络。

四、结束语

综上浅述，新形势下电子档案设计资料需要进行归档与利用，现阶段电子档案归档还存在着较多问题，这些问题的出现影响着归档质量，进一步影响着电子档案的利用，所以在归档时要不断提高归档质量，确保归档后的电子资料完整、准确、有效。在利用的同时，做好电子档案的管理工作，还要注意与云服务系统连接的紧密性，针对不同用户的需求，调整业务流程，随时随地的对个性化需求做出准确、及时的服务需求，切实提高电子档案的利用率。

参考文献

[1]徐木犀.电子文件归档整理探究[J].黑龙江史志，2015（08）.

电子档案利用制度篇9

一、医院电子档案的建设管理现状

电子档案具有易保存、使用方便、共享性强的诸多优点, 不同的用户在拥有查询权限的情况下都能实现对医院电子档案的查询与访问, 使用起来非常的方便, 并且与纸质档案相比, 电子档案的保存更加的方便与安全, 在使用的过程中, 查询起来非常的方便, 这能够有效的提高医院档案的利用率, 随着各种先进科学技术的应用, 医院电子档案的建立形式也开始呈现出多样化的发展趋势, 数据文件、网页文件、视频文件、图像文件、图形、电子报表、文本文件等各种形式的电子档案的出现, 使得医院电子档案的建设更加的多样化, 加强对医院电子档案的管理, 提高医院电子档案的利用率, 能够促进医院档案信息的共享性, 这是现代化的发展方向下的必然趋势。

医院电子档案的收集范围是非常的广的, 其主要的收集对象包括:与医院的各项工作相关的多媒体文件、记录各项重要活动及会议的影像文件、反应各项工作内容的文本文件、相机拍摄的与医院工作有关的图像文件等, 整体上来讲, 医院电子档案采集的内容就是, 所有在医院的工作中形成的, 能够反映出医院各项活动的真实内容的, 具有利用价值的光盘或磁盘或者是其他电子文件存储介质中的文件。

二、医院电子档案管理及利用当中存在的不足之处

虽然对医院的电子档案进行采集、管理与利用具有非常重要的意义, 但是在医院电子档案的管理与应用过程中, 还存在这一些不足之处, 这严重制约了医院电子档案的利用与管理, 主要表现为: (1) 医院的电子档案并不能完全的取代医院的纸质档案, 在目前的医院的电子档案的建设过程中, 电子档案都是在纸质档案的基础上生成的, 电子档案只是作为纸质档案的一个附属品, 不能独立的存在, 也受不到应有的重视; (2) 医院电子档案的建设过程中, 没有对医院的声像档案进行及时的归档, 医院在开展各项活动的过程中, 通常会采集一些声像的资料, 但是所采集到的声像资料冗长都是在医院的宣传科进行保存, 用于医院的宣传工作, 档案管理部门并没有将这些资料进行收集归档; (3) 医院的档案管理部门对医院的各部门的信息不能及时的进行了解, 医院的各科室在日常的工作中, 经常会组织一些有关新技术、新业务探讨的活动, 这时各部门会自行的拍摄一些图像资料, 有些资料还具有较高的利用价值, 如果医院的档案管理部门不经常对各科室进行走访, 了解医院的各部门的情况, 对各科室的有价值的资料予以收集归档, 很容易将这部分资料进行遗失; (4) 医院的电子档案的建设起步较晚, 电子档案建设的经验不足, 如何对医院的电子档案进行有效的管理、长期的保存及有效的利用, 还需要医院的档案管理部门进行进一步的探讨与学习; (5) 医院档案管理部门对于电子档案的收集与管理的意识还不够强, 对电子档案的重视度不够, 同时, 档案管理人员对于电子档案的管理技术还不够完善, 因此, 档案管理部门人员的综合素质还有待进一步的提高。

三、加强医院电子档案的管理, 提高医院电子档案利用率的措施

在医院的发展过程中, 相对于纸质的档案, 电子档案具有诸多的优点, 加强医院的电子档案的建设, 提高医院电子档案的利用率是非常有必要的, 但是在医院的电子档案建设与发展现状中, 还存在各种各样的问题, 下面就对加强医院的电子档案管理, 提高医院的电子档案的利用率提出几点措施。

(一) 建立完善的电子档案管理制度, 明确每个档案管理人员的职责

医院的电子档案建设具有其特殊性, 医院的科室众多, 使得医院的电子档案具有分散性的特点, 因此需要建立起完善的电子档案管理制度, 做好各个科室的档案收集工作, 明确每个档案管理人员的职责, 做好电子档案的收集工作, 同时要采取措施防止重要的电子档案文件泄露。

(二) 加大医院电子档案管理的力度, 采用现代化的管理手段

医院档案的电子化, 能够节省大量的纸质媒介, 节省了大量的人力物力, 但是医院电子档案建设过程中, 离不开必要电子设备作为支撑, 所以, 医院应该加强计算机等办公设备的建设, 同时要加强相关的办公软件及办公网络的建设, 早日实现医院电子档案管理的现代化及自动化。

(三) 强化医院电子档案管理人员的管理意识

过去医院的档案管理都是采用纸质的媒介, 很多档案管理人员在档案的收集与管理工作中, 没有完全按照国家的相关的档案管理规范来进行档案的管理, 在电子档案的管理与利用过程中, 更要加强档案管理人员的重视度, 确保电子档案的有效性、完整性、真实性, 同时在电子档案的利用过程中, 要注意权限的设置。

(四) 改革医院电子档案管理人员的结构

医院电子档案的建设与管理工作, 不仅需要档案部门的工作人员具有丰富的档案收集与管理方面的知识, 还要求档案管理部门的工作人员, 具备相应的电子档案的建设、收集、管理、应用方面的知识, 这就需要医院改变传统的档案管理部门的人员结构, 积极引起具备先进技术的新型人才。

(五) 加强医院电子档案管理的保存与利用

虽然在医院电子档案的保存过程中相比于纸质档案的保存, 极大的节省了保存空间, 但是电子档案的存储媒介具有其特殊性, 为了防止光盘的损坏而造成的档案的损失, 在电子档案的保存过程中, 要定期的对电子档案进行拷贝与检测, 并多套保存, 在电子档案的利用过程中, 要注意光盘的保护。

结束语

医院的档案设计的科室众多, 档案的保存量非常的大, 纸质档案的保存需要占用很大的空间, 加强医院电子档案的建设、管理与利用是非常必要的, 本文对此提出了几点措施, 对于医院电子档案的管理与利用具有一定的参考作用。

摘要：随着现代科学技术的快速发展, 计算机在各行各业的工作中都得到了广泛的应用, 医院的档案管理工作也逐渐应用计算机技术, 实现了档案管理的数字化, 本文将分析医院电子档案的管理现状, 分析医院电子档案管理工作中存在的问题, 提出对医院的电子档案进行有效的管理与利用的有效措施。

关键词：医院电子档案,管理,利用,措施

参考文献

[1]杨菲林.论医院电子档案的管理[J].当代医学, 2010 (5) .

2008年度档案利用情况分析篇10

2008年，启东市档案馆认真学习十七大精神，紧紧围绕建设桥港时代新启东这一工作重心，以“争创人民满意服务示范窗口”为契机，自觉实践科学发展观，牢固确立全心全意为人民服务的思想，积极为社会各界特别是广大百姓提供优质高效服务。全年接受来馆查阅、电话、传真、信函等查档，共接待查档2839人次，提供档案资料9281卷（件），为工作查考、编史修志，解决群众切身利益等方面提供了重要的凭证和依据，树立了良好的档案服务形象。

一、积极服务经济建设和各项工作

为第九届海鲜节、第四届科技节的筹办提供相关资料。2008年全市开展了全民达小康活动，本馆不仅积极参与，并认真配合，提供所需的档案资料。全年为工作查考利用档案277人次，442卷、4987件。

二、为编史修志，提供翔实资料

《启东市志》的编写进入了重要阶段，今年的利用人次比去年翻了一番，共接待44人次，调阅档案373卷，为多个单位的编写工作提供了可靠资料，有力地配合了市志的编写工作。

三、婚姻登记档案的利用

在社会法制化进程不断加快的今天，婚姻登记档案在解决婚姻纠纷、户口迁移、房产过户、财产分割、贷款、处理债务案件中起到了越来越重要的作用，前来查阅利用的人员也随之增多。全年共接待1733人次，利用档案993卷，占全年总利用人次的61.04%，为百姓解决切身难题发挥了较大的作用。

四、劳动用工档案的利用

由于在企业改制过程中，职工个人资料有不同程度的丢失现象，加上七、八十年代参加工作的职工逐渐接近退休年龄，造成相当一部分人在办理退休、续接工龄、接办养老保险、补全个人档案的过程中遇到了麻烦，越来越多的人来馆咨询查阅有关社会保障、工资福利等相关文件和自身的劳动用工档案，我馆都给予热情接待、解答，全年劳动用工方面档案利用257人次，利用档案337卷，占全年利用人次的9.05%

五、其他方面的利用

2008年，我馆还为村干部待遇、离休干部住房补贴、建房、土地确权、法人登记等方面提供利用服务。

电子扫描加快档案电子化建设进程篇11

引言

我院是一个有近50年院史的老科研设计单位，档案库房内需要将历年来大量的科技档案保存下来，以备随时查阅调用。随着时间的推移，库存档案数量与日俱增，档案胀库已成为目前急待解决的问题。根据目前科学技术发展水平，档案电子化管理是解决这一问题的有效途径。这就需要将库存的大量图纸、文件加以扫描形成电子文档为电子化管理提供条件。我单位自2005年初开始对库存工程图进行扫描，工作进展顺利，已取得初步成效。本文结合我单位的实际情况对档案扫描工作加以简单描述，希望对接触此项工作的朋友起到抛砖引玉的作用。

一、扫描工作必备的条件

开展档案扫描工作，除了要求从事这项工作的人员具备熟练的档案管理技能和计算机操作水平外，还应具备以下硬件和软件环境：

1、硬件环境

2、软件环境

工程档案扫描的软件环境除了基本的桌面操作系统（如Windows 2000或Windows XP）外还需要以下应用软件：

(1)微软办公软件Microsoft Office 2000以上版本；

(2)图形处理软件Adobe Photoshop 7.0以上版本；

(3)与扫描仪相适应的扫描软件（我单位用的是ScanWorks v2.0）；

(4)合适版本的矢量化软件（我单位用的是VP Studio v6.75）

(5)计算机辅助设计软件AutoCAD(我单位用的是ACAD2004)

二、扫描工作流程

我们档案室除了完成正常的档案管理、扫描工作外，还

要兼顾为院内外工程图扫描、矢量化以及旧工程图调用等服

务工作。工作流程如下：

1扫描：库存底图或外来

工程图经工程扫描仪扫描进入

计算机形成Tiff格式图形文件

（分辨率大小的选取直接影响

扫描后图形文件的精度和占用

磁盘空间的大小，在操作中视

情况而定，对于直接刻盘保存的图形来说一般选200DPI就可以了）。如果是外来加工的图纸直接转至第5步。

2整理：用Photoshop软件对扫描后的图形文件进行剪切、整理，处理完毕后存储为Jpeg格式以减小存贮空间（图形用这种格式存贮所占用的空间仅为Tiff格式的1/10）。

3编目：对整理后的文件进行编目十分重要，如果编目紊乱会对今后的检索工作造成麻烦，甚至根本就无法检索出所需要的文件。我们的经验是文件编号与原工程编号完全一致，一个工程的文件尽量存放在一张DVD光盘上，若一张盘放不下应放在连续的数张DVD光盘上。在编目的同时建立好检索数据库。

4刻录光盘：按已编目的内容进行光盘刻制，在刻盘中尽量选上数据校验选项以增加数据的可靠性，同时用一式两份分开存放的方式更为安全可靠。

5矢量化工作：如果工程技术人员需要对扫描过的文件再行加以利用，工作人员可以将光盘上的图形文件直接调出，用图形处理软件Photoshop将其转换成Tiff格式，然后用矢量化软件对其进行矢量化后输出成AutoCAD通用格式的DWG文件即可。大致有净化、去污点、后处理、矢量化、输出几个步骤，视不同的矢量化工具略有差别。

6绘图：如果用户不要求矢量化，只是将原图绘制出来作以参考或打印底图晒蓝。工作人员可以将图形文件用Photoshop软件打开直接发送到工程绘图机上绘制出来即可。

三、工作实施及收获

1、工作进展情况

我们档案室有正式员工2名，为了加快档案扫描工作进度，单位从其它岗位专门抽调工作人员1名协助档案扫描工作。3个人在保证常规的档案管理工作正常进行的前提下，轮流负责档案扫描、编目、刻盘工作。自2005年初至今的两年时间里，累计扫描工程档案底图12万张，并全部刻制成DVD光盘，同时还为院内、院外开展工程图扫描、矢量化服务，额外创收四万多元。根据目前的进展情况，不需要很长时间我们就可以将库存档案全部扫描形成电子文档。按规定对部份纸质文件销毁后，即可从根本上解决档案胀库问题。

2、对档案管理电子化的看法

实现档案电子化管理是档案管理的必然发展方向。随着科学技术的发展，档案管理如果继续采用传统方式将不能适应形势发展的需要。因此，适应档案电子化管理方式是我们每个档案管理人员所必须面对的事实。但它并没有那么神秘，只要我们善于学习、乐于接受新事物，它会象传统方式一样被大家乐于接受。

档案管理电子化的实现，首先需要单位领导的足够重视，其次是要具备相应的软、硬件环境，当然少不了一批辛辛苦苦为档案工作奉献的人。否则档案管理电子化只是一句空话。

结语：

虽然，我们只是在档案扫描工作方面做了一定的工作，但千里之行，始于足下。只要我们不懈地努力，我们会在单位的统一部署下，有计划地将库存档案全部扫描并转换成电子文档。结合单位的局域网

电子档案利用制度篇12

一、电子病历档案的优势

1.传统纸质病历对于多种成像造影检查以及各种检查治疗信息只能简短的写下检查报告或者留下影像资料, 不能对其完整的保存。对于纸质档案的保存来说, 也受场地、温度、湿度等方面的影响。查找往年的纸质档案有时候是一种繁重的劳动。电子病历使得病历资料的完整, 不以丢失, 并且节省纸张病历资料所占大量空间。电子病历使得病历管现确保了医疗信息所需要的安全性、再现性和共用性, 实现了多种电子医疗信息的快速传送。

2.以电子病历为核心的工作站可以实现患者各项信息在医院各部门之间共享, 将信息在各个窗口传递, 使患者的就医流程进行优化, 通过用医院信息管理系统各级医务人员都可以通过调阅病历, 了解患者的信息, 由于电子病历对有关病人的病情、治疗过程、过敏症状以及各种检查结果都会详细保存, 方便医生为病人制定最合理的治疗方案。这对于医生医术、技术的提高提供了很大的帮助。实现了卫生行政管理部门种种考核的客观性、科公正性和日常性。实现了医嘱的规范化、减少了抄写的失误, 提高了医院的工作效率, 提升了患者的治疗质量。

3.电子病历各项信息要求必须规范录入、对于病历及检测结果能够自动打印输出、各种检测数据及费用自动计算、对于医院的各项运营情况自动统计等这些功能在很大程度上减少了人的工作量, 提高医院的工作效率。

二、电子病历档案的管理

(一) 加强档案管理人员的管理

电子病历档案离不开各级医务人员的参与和建设, 这就要求建立电子病历档案制度加强对医务人员的培训。病案信息的完整、安全、可靠是电子病历档案保护工的作重点, 这就要求在已制定的档案管理制度基础上重新制定相对应的管理制度, 实现制度化、规范化。要不定期对医务人员加强电脑操作培训。电子病历档案管理人员要具有高度的责任心和良好的职业道德, 因此要加强医务人员职业道德教育和法律法规教育。树立为患者服务的理念, 尊重患者尊严, 保护患者隐私。确保医、患的合法权利;要不断优化自身的知识结构和能力结构, 提高业务素质和管理水平。只有具备扎实的医疗基础知识和业务能力, 才能做好医院电子病历档案工作。实现病历档案的合理应用。

(二) 加强对电子病历的质量管理

第一, 要健全电子病历的质量标准, 对病人病历首页的填写、病人的入院记录、患者的病情检查记录、患者的手术记录等要求医务人员必须按标准填写;第二, 对电子病历实行筛选功能, 防止的同一病种的复制、粘帖, 导致患者个人信息错乱, 甚至同类病种出现病历雷同现象, 从各个方面, 质量监控每个医务工作者的工作步骤与操作流程;第三, 要增加对电子病历的抽检。医院的病案质量控制部门不定时、不定期的抽检电子病历, 对照电子病历质量标准, 对于电子病历的填写计入平时的考核, 确保电子病历的质量。

(三) 加强电子病历的安全管理

电脑技术的发展也引起了病毒、黑客技术的进步, 电子病历档案是基于网络, 难免会出现被删改, 攻击的情况。因此健全电子病历安全认证体系尤为重要。加强电子病历安全管理就要求管理人员及时了解最新的科技资讯, 运用最新的软件技术, 以保证电子病历档案的完整性、全面性、真实性。再就是要严格按照责任制度, 对有权限浏览电子病历和修改电子病历的人员, 需要进行验证, 留下修改记录, 防止病人信息被任意修改, 保护电子病历的真实性。

三、电子病历档案的开发利用

(一) 制定统一的电子病历档案标准

我国的电子病历档案没有统一的标准, 这使得其在相互的交流当中常受到相应的限制。病历档案既有一般档案的特点, 同时也是医疗事故或是医生等方面法律条文的依据, 因此应由国家最高卫生部门来指导制定统一病历档案标准, 只有制定了统一的电子病历档案标准, 才能保证电子病历档案系统有序进行。

(二) 建立统一的工作平台

当前电子病历已实现在一个或几个医院内互相认可, 但是其应用范围很小, 难以实现资源共享, 其远程教育、远程会诊、远程监控等功能无法发挥。这些功能要求必须多家医院共同参与, 且可相互通用的前提方可实现, 这就需要管理部门统一协调, 整体规划, 建立统一的工作平台。

(三) 运用多种科技手段、加强电子病历建设

当今社会人们对健康越来越重视, 电子病历档案有和个人健康档案并轨的趋势, 随着手机平台的应用, 人们对于电子病历档案有了更高的要求, 可以想象在以后人们足不出户就能了解自己的健康状况, 这就要求医学科技必须紧随科学技术的脚步, 只有这样才能更好的服务大众。

四、结语

随着科技的进步, 电子病历有着更为广阔的发展前景。做好电子病历档案的管理和开发利用不仅是对广大医务工作者和患者, 就是对于广大人民群众都有重要的意义。

摘要：电子病历档案在医学科学技术迅速发展的今天已在医院有了广泛的应用, 它的出现使医院的档案管理水平和工作效率得到了很大提升, 但在其实际管理应用过程中也存在一些问题, 本文就电子病历档案的规范管理与开发利用进行浅析。

关键词：电子病历档案,管理,开发利用

参考文献