会计电子档案性质

会计电子档案性质（精选6篇）

会计电子档案性质 篇1

摘要：新《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力,电子会计资料的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理,将极大推动电子会计资料的网络传递和电子应用,做好气象部门电子会计档案管理势在必行。以实施新《管理办法》为契机,规范和加强气象部门电子会计档案管理,主要从收集完整、整理规范、移交真实、储存安全、管理科学等方面着手,确保气象部门电子会计档案真实、完整、可用、安全。

关键词：电子,会计档案,管理

随着我国政府积极推动“互联网+”行动和“大众创业万众创新”,我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起。为规范会计档案管理工作,提高会计档案现代化管理水平,财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》进行了修订,以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》(以下简称新《管理办法》),于今年1月1日起施行。新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力,电子会计资料的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理,将极大推动电子会计资料的网络传递和电子应用,做好气象部门电子会计档案管理势在必行。

一、电子会计档案概念

电子会计档案是以电子形式产生、传输、保管的会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业资料。是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据,属于单位的重要经济档案,是检查企事业单位过去经济活动的重要依据,也是国家档案的重要组成部分。由于电子会计数据的使用与会计软件系统紧密相关,不像纸质会计档案那样直观,必须在特定的计算机操作系统中才能使用,不同的财务软件或同一软件的不同版本生成的电子会计档案具有不同的格式,因此,财务软件及相关资料要作为会计档案管理。

二、电子会计档案的特点

随着社会主义市场经济的深入发展,经济活动的领域越来越广泛,经济活动的规模越来越大,财务活动涉及各个领域,会计档案也在各行各业普遍产生。气象部门各级财务机构均成立会计核算中心,会计核算方法、工作程序的集中一致性,使形成的会计核算材料具有共性,产生的会计档案内容成分稳定。同时,由于部门信息化水平和精细化管理的提升,大量会计资料由计算机生成,通过网络传递、电子储存和应用。因此,电子会计档案既具有广泛性、统一性、多样性特点,又具有数字化、虚拟化、电子化特点。

1. 档案信息数字化。

原来的会计材料是以纸质件生成,随着财务结算运转,财务活动结束后整理立卷归档。现在实行会计电算化,会计信息由计算机生成电子数据,财务结算通过网络运行,最后形成电子会计档案,会计档案除了纸质档案还包括电子资料和电子数据,电子会计档案以数字形式记录、传输、利用,呈现数字化、多样性。

2. 档案存储虚拟化。

原来的会计档案是一件件看得见摸得着的实物,文字清晰、表簿直观、数字具体,电子会计信息以数字化的形态存在,存储于磁性介质或光盘,存储容量大、携带方便,对存放条件要求更高,必须在特定的软硬件环境中借助计算机等电子设备才能视读,处于虚拟状态,呈现虚拟化、无纸化。

3. 档案利用电子化。

电子会计档案的服务利用比纸质档案更加便捷高效,可以多次拷贝、反复重置,快速检索、异地查询,服务不受时空限制,大大提高了档案的服务效率。借助计算机操作,进行大量统计分析,容易产生计算、分析结果,形成科学的档案编研材料,提供更加优质的档案服务。可以广泛开展数据交换,资源共享,使档案管理呈现电子化、专业化,全面提高工作效率和工作质量。

三、面临的问题与挑战

目前,电子会计档案管理的法律规范已经明确,技术手段也较为成熟,但是,电子会计档案管理中技术环境的复杂性,制度建设的滞后性,软件环境和硬件设备的不稳定性,电子会计档案管理存在许多问题,面临诸多挑战。

1. 安全存在隐患。

电子会计档案是依托磁光介质存储的,受载体质量、载体存放环境、载体有效期等耐久性的影响,如果保存不当或存储设备出现问题容易遭到破坏、丢失,数据资料就无法恢复,电子会计档案将失去应有的作用,存在安全隐患。

2. 真实性面临挑战。

电子会计档案以数字化形式存储,电子数据具有高度密集的特点,存储介质具有容量大体积小的特点,电子会计档案从形成、归档到服务,通过网络传递和电子应用,泄密的风险很大,电子会计信息的安全保密性面临挑战。电子会计资料具有可变性易于修改,而且修改后不留痕迹,电子会计档案的真实性面临挑战。

3. 可用性不容忽视。

不同的会计软件生成的电子会计数据格式不统一,给数据备份增加了难度,如果不重视这个问题,备份不及时、不完整,以后将很难从备份数据中读取需要年份的相应信息。有的会计软件兼容性差,如果对会计软件的性能了解不仔细,归档不全面,就会造成系统无法识别数据信息,电子会计档案的持续再现和可用性不容忽视。

4. 完整性值得重视。

气象部门会计工作已经实施电算化,但是会计档案没有电子化,只是将打印出的纸质档案存档,没有完整地将存储在计算机中的会计信息备份在磁光介质上归档保存,更没有将财务软件和系统软件归档,从而影响会计档案的完整性,必须引起高度重视。

5. 制度建设迫在眉睫。

新修订的《会计档案管理办法》今年刚刚实施,原有的会计档案管理办法是针对纸质档案的,没有涉及电子会计档案,已经不能适应新《管理办法》要求,气象部门电子会计档案管理制度建设迫在眉睫,需要尽快建立、修订电子会计档案形成收集、整理立卷、移交归档、服务利用等制度。

6. 档案管理人员的素质有待提高。

电子会计档案是高科技产物,对档案管理人员素质提出更高要求,现有档案管理人员对档案管理业务熟练,缺乏计算机维护技能和通信网络知识,制约电子会计档案管理工作的发展。

四、做好气象部门电子会计档案工作的着力点

1. 收集完整。

新《管理办法》允许符合条件的电子会计资料不再打印纸质归档材料,这是指单位内部形成或从外部接收的,不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案,又属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案。在磁、光介质资料耐久性留存问题尚未解决之前,电子会计档案与纸质档案将长期并存,一般电子会计档案均实行双套制归档,应当将打印出的纸质会计档案和电子会计档案一起保存,并且建立纸质会计档案和相应的电子会计档案之间的对应关系,便于查询利用。电子会计数据资料按照系统功能操作收集,建立电子会计档案收集目录,现金记帐凭证、银行记账凭证、科目汇总表、账簿、会计报表及其他电子会计数据资料,会计核算中心财务人员按要求打印输出出纳复核,主管会计审核签字盖章。此外,还要收集财务软件、系统软件,以及与软件系统相配套的计算机硬件系统的信息,这是电子会计档案的重要组成部分,属于电子会计档案中的软件档案。

2. 整理规范。

电子会计档案的整理按会计凭证、账簿、报表和其他辅助会计资料进行分类,按照新《管理办法》规定的保管期限整理,即将原保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一调整为10年,将原保管期限为15年、25年的会计档案统一调整为30年。打印输出的书面形式的会计档案用同样的方法分类整理,并编制档案顺序号。财务人员做好电子会计资料备份,包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表,应视同会计资料按月做两套盘备份,由会计档案保管人员分别放置在不同地方妥为保管,同时,要在备份介质上注明与之相对应的会计软件系统。

3. 移交真实。

电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及会计核算系统软件,和以上软件的备份盘,作为会计档案移交保管,保持电子数据与相关软件系统的一致性。为保证备份数据的安全,备份盘必须贴上写好保护标签,用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签名。打印输出的凭证、账册、报表等,必须有会计主管的签章才能移交存档保管,确保档案真实。新《管理办法》延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限,我们要求气象部门财务人员一般情况下还是按期移交会计档案。

4. 管理科学。

举办了全省气象部门新《管理办法》培训班,组织相关人员准确理解和全面把握新《管理办法》的内容和要求,正在完善与新《管理办法》相衔接的甘肃气象部门电子会计档案管理办法,主要有收集整理制度、移交备份制度、储存管理制度、借阅服务制度、销毁制度和应急制度等。对电子档案操作活动进行严密的检查。建立严格的内部控制制度保证电子会计档案的安全和可靠。严格岗位责任制,严防电子会计档案毁损、丢失和泄密。指导本部门各单位做好会计档案的新旧衔接工作。

5. 储存安全。

存贮于磁光介质上的会计资料应双备份,备份盘装入盘套,放进硬盒,分别存于两个不同地点库房的防磁柜,备份盘应贴写好保护标签,标号列入档案管理制度的书面文件。尽量采用光盘等介质存储数据,少用软盘存储电子会计档案。设置输出输入控制功能,设置恢复功能,建立严格的口令认证、指纹认证制度,引进加密技术,保证数据的安全性。电子会计档案管理人员应及时做好数据维护工作,定期对电子会计档案进行检查和拷贝,以防止因介质老化等技术问题导致数据损坏或丢失,提高电子会计资料保存的安全系数。将电子会计档案的格式随技术的发展不断升级,使不同时期的电子会计档案具有兼容性。

6. 有效利用。

电子会计档案是电子会计资料的归属,新《管理办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围,将推动电子会计数据的深度开发和有效利用,组织财务和档案部门对“十二五”会计数据进行统计分析,为修订甘肃气象事业“十三五”发展规划提供多角度会计参考信息。严格执行查借阅制度,电子会计档案的借用,必须经过会计主管审批同意并签章,为防止对备份磁盘的操作危及该备份磁盘的完整性,应制作该备份磁盘的复制件,使用复制件进行操作。

7. 鉴定销毁。

由于原《管理办法》未明确销毁前的鉴定工作和有关责任,我们现存的部分会计档案远远超过最低保管期,已失去保存价值,占据了储存空间,造成了资源浪费。现在着手按新《管理办法》进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书,对保管期满确无保存价值的会计档案,建立销毁清册,请会计管理人员监销,履行销毁签名或盖章手续,进行销毁。

8. 提高电子会计档案保管人员的素质。

电子会计档案对管理人员素质提出了新的更高的要求,需要熟悉会计、计算机、档案管理等方面知识的复合型人才,气象部门现有档案管理人员大部分是原业务人员,知识结构相对单一,仅掌握计算机操作,管理与维护以及网络安全能力偏低,为了提高档案管理人员的素质,尽快加强计算机通信技术、网络技术、软件技术等培训,同时引进专业院校毕业生,为部门电子会计档案工作良好开展提供人才保障。

参考文献

[1]财政部,国家档案局.会计档案管理办法[Z].2015-12.

[2]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究[J].档案学研究,2015(2).

[3]窦元名.ERP系统下电子会计档案的保管研究[J].兰台世界,2013(20).

会计档案电子化进程与前景 篇2

财务信息化在过去一段时间取得了巨大的进步, 符合时代潮流的财务核算和分析的软硬件不断更新, 很多企事业单位和政府机关都在用先进的财务分析软件进行财务核算和分析。财务信息化的巨大进步极大地提升了企事业和政府机关财务管理的效率和水平, 其积极意义是有目共睹的。但是由于体制机制的滞后和技术成熟度的限制, 会计档案电子化的进程相当缓慢, 成为财务管理信息化发展的瓶颈。财政主管部门敏锐地把握了会计档案电子化的趋势, 并出台极具现实意义的政策措施。

2015年12月, 财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》 (财会字[1998]32号, 以下简称原《管理办法》) 进行了修订, 以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》 (以下简称新《管理办法》) , 已于2016年1月1日起施行。

新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力, 电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。

新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存, 如对以下七类会计档案可只建电子档案。

一是形成的电子会计资料来源真实有效, 由计算机等电子设备形成和传输;二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料, 能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料, 设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案, 符合电子档案的长期保管要求, 并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;四是采取有效措施, 防止电子会计档案被篡改;五是建立电子会计档案备份制度, 能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案;七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

以上要求中:第一、七项规定是确保电子会计档案的真实, 第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用, 第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定;单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。

虽然会计档案管理离真正的电子化管理尚有不少距离, 但新《管理办法》对会计档案电子化的发展必将产生十分深远的影响。

电子会计档案转正史

1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》, 并于1998年进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来, 对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。但随着我国经济社会的快速发展和信息技术的广泛应用, 会计档案工作的方方面面均发生了较大变化, 越来越多的会计资料以电子形式产生、传输、保管, 形成了大量电子会计档案, 需要予以规范。

从2012年开始, 财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作;2013-2014年, 财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发改委针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨, 并组织开展了电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。

2014年, 财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》, 形成了征求意见稿, 并先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见;2015年9月, 又组织有关专家集中研究讨论, 最终形成新《管理办法》。

会计档案电子化的意义

会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势, 对未来的财务管理具有不可估量的现实意义。

会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点, 对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响———除了节省成本, 还有利于提升会计工作监管成效, 最大限度地防范财务风险。

(一) 有利于降低管理成本、减少资源浪费

纸质电子档案的耗材成本巨大, 如农商银行业务系统每日报表约有50种, 各类月报70多种, 年底报表更甚。每天纸质打印资料近百页, 月底、年底甚至成千上万页。一家中型支行网点每年需130多箱纸, 成本近1万元, 加上色带、打印机等各类耗材, 合计财务支出1万元以上, 对于拥有30余个网点的县级行而言, 纸质会计档案成本之高可见一斑。

电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理, 将大大减少资源浪费。新《管理办法》允许符合条件的电子会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存, 这将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本, 减少社会资源耗费, 推动节能减排, 形成绿色环保的生产方式。

(二) 有利于提升财务管理效率

在企事业财务管理实践中, 很多财务管理的流程都会产生纸质会计档案, 这些档案都需要专业的财会人员分门别类管理, 财务部门要投入很多的人力、物力。此外, 纸质会计档案保管存放困难。伴随近年来会计档案成几何倍数增加, 会计传票、凭证、报表等档案资料的移交分类、整理归档、存放保管成为县级行档案管理人员的巨大工程, 甚至出现因处理不当导致档案摆放杂乱、无序堆放等现象。由于具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件的现代化、标准化档案室匮乏, 因而制约了当前档案规范化管理。

会计档案电子化有利于优化财务管理流程, 以前需要现场办理的, 现在可以不用现场办理, 节省人力、物力。此外, 电子会计档案传输、保存相对简洁、高效。相对于纸质会计档案, 电子会计档案的便捷性非常突出, 这有利于提升会计档案的使用效率, 进而提升财务管理效率。

以电子票据会计档案为例, 如果将电子票据会计档案以电文数据形式存放在会计档案电子管理系统中, 通过充分集成并关联实体会计档案, 逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程, 这样既满足了调阅者方便快捷的查阅需求, 又确保了会计档案数据的安全保密。

这不仅会提升会计信息资料的传递速度, 也将在相关部门打通快速通道, 实现财政票据会计档案在更大范围内的广泛利用和高度共享, 创造更加灵活便利的会计信息查阅环境, 使传统的以纸质会计档案为主, 加快转向电子会计档案与纸质会计档案并重, 为实现真正意义上的“无纸化办公”奠定基础。

(三) 有利于财务大数据的发展

国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑, 要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递, 实现决策科学化、管理精细化。企业发展也需要大数据的支撑, 通过大数据的分析和处理, 企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围, 将推动电子会计数据的深度开发和有效利用, 可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息, 也可以为企业的发展注入新的动力。

(四) 有利于会计监督和检查

电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查, 为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息, 实现“复核式监督”和“实时监督”, 从而提高事后监督的时效性, 有效防范会计核算风险。同时, 所有的会计信息资料通过电子影像传递, 加之系统权限设置, 能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改, 严密财务工作流程, 确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。

会计档案电子化的案例

中国联通作为全国首批开展会计档案电子化管理推广实施工作的企业之一, 在大力组织推进会计档案电子化工作方面做了大量的开拓性工作, 结合其业务财务一体化平台的搭建与运行, 探索确定了“实物、系统、人”三位一体的会计电子档案管理机制, 实现了会计档案规则化、查询简单化和管理规范化。这种探索实践对于基层核算及财务管理者来说, 不仅是极大的飞跃, 也是会计档案管理的趋势。

2012年10月以前, 广西联通的各类会计档案均采用纸质打印归档, 实行手工编号造册登记, 整理难、移交迟, 检索难、统计繁, 不利于规范化管理;纸质档案的打印、装订、保管造成了巨大的人力、物力、财务的资源消耗。随着公司规模不断扩大, 业务快速发展, 以及经营管理对多维信息需求的增加, 会计工作需要按照专业、全成本属性、客户群、准利润中心等进行精细化核算, 会计档案资料日益增多。同时, 大ERP各子系统、子模块业务处理同时自动生成的会计分录数量巨大, 进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式已满足不了规范化管理的要求, 既不利于进一步深化实施会计信息化工作, 也不利于公司降本增效工作的开展, 推进会计档案电子化势在必行。

依托中国联通统一建设的数字档案管理系统, 与大ERP建立接口, 使会计档案实现电子化、系统化管理成为可能。大ERP系统固化了公司业务处理流程, 完整地记录了营收、采购物资管理、工程管理、日常运营等经营活动过程中产生的相关信息, 建立了从会计原始凭证、记账凭证、会计账簿到会计报表等会计信息产生过程的内部风险控制流程, 并通过业务系统与财务系统无缝连接和定义自动会计规则, 实现从获得原始凭证到形成最终财务报告全过程的系统自动化处理, 使会计信息的相关性、完整性、真实性和会计核算效率得到了显著提升。在信息安全方面, 大ERP系统在建设之初就纳入了公司整体的信息安全框架内进行管理。在系统的规划设计、建设实施和运行维护的全过程, 从管理制度、操作流程和安全技术等各方面, 贯彻安全保密的要求, 加强安全保密管理, 构建了全程全网的信息安全和信息保密体系。此外, “一本账一套表”工作, 建设一级架构系统, 支撑集团、省、地市三级应用, 有效支撑一套会计政策、一套核算规则、一套立体科目、一套风险控制体系、一本账 (即一套财务核算及业务管理信息) 、一套表 (即一套报表汇总体系, 包括财务基础报表、管理类报表、分析类报表) 的“六统一”财务管理目标, 也为推进会计档案电子化工作奠定了坚实的基础。

会计档案电子化, 具有流程化、系统化、全员化等特点, 对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均产生重要影响。项目推进期, 广西联通成立了“会计档案电子化管理”项目推进工作领导小组和财务、综合、信息化三个专业线工作组, 统一推动项目的实施和日常管理工作。其中财务组经过对204项纸介质的梳理, 制订了《ERP系统记账凭证及对应单据管理办法》, 确保记账凭证电子记录、原始凭证手工管理这项会计基础工作的统一规范。

现阶段, 广西联通实现了以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、大ERP系统产生的各类原始凭证和银行回单, 不需再打印相应的纸质凭证和账簿, 节约了大量的纸张及IT耗材成本。以区公司本部为例, 实施会计档案电子化后, 当年一季度凭证数量均较上年同期减少了2/3。会计档案电子化工作正逐步成为公司管理提升、优化流程、提高效率的重要抓手。

推行会计档案电子化管理应把握的重点

推行会计档案电子化必须从实际出发, 紧密结合企业的现实情况, 制定周密可行的方案。

(一) 推行会计档案电子化应坚持的原则

1. 安全性

会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全, 纸质档案需在防盗、防火、防潮、防鼠等方面加强防范, 而电子档案则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段, 降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁, 确保系统安全运行。同时, 还要对工作流程加强监管, 确保安全运转会计信息。工作流程的监控管理, 不仅保证了会计电子档案完整、齐全和真实原始性, 还确保了系统安全稳定的运行。因此, 关注流程管理的科学性是档案管理人员的义务和责任。信息化背景下, 档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理, 并将处理中产生的档案信息实施统一管理, 所以为了保证数据的安全必须采取措施, 如双机热备份、内网外网物理隔离等, 建立档案数据中心, 设置的权限体系要完整, 配备专业人员维护管理, 并建立会计电子档案信息安全保障体系, 确保电子档案信息安全。

2. 保密性

会计档案资料泄密会给农商银行、员工以及客户带来巨大的潜在经济风险, 可能造成不可估量的损失, 因而应从提高人员职业素养, 加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。

3. 规范性

会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性, 必须符合财政主管部门的规定。

4. 兼容性

会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄, 既保留传统纸质档案的必要存在, 同时选择性大力发展电子档案和信息数据库, 甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。

5. 智能性

一是会计档案入库管理实现智能化, 大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅调阅实现智能化, 借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。

(二) 推行会计档案电子化应注意的问题

1. 要制订详细的执行方案

会计档案电子化, 对企业来讲是一件大事, 马虎不得。企业必须从自身实际出发, 分析本企业档案管理存在的问题, 整合本企业会计档案管理制度, 形成完整的解决方案。必要时, 可以到相关单位考察学习, 以便借鉴先进的管理经验。

2. 要重视软硬件建设

会计档案电子化必须有合适的软硬件支撑。会计档案是企业经营的核心秘密, 如果企业没有先进的软硬件支撑, 其安全性、规范性等均难以保证, 一旦发生泄密等, 对企业的不利影响非常大。

3. 要重视人员培训

会计档案电子化需要财务档案管理人员具备新的管理知识和技能。这就需要对原有的会计档案管理人员进行培训和提升, 让其尽快掌握电子档案管理的知识和技能。

会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势, 是不以任何人的意志为转移的客观事实。企事业单位要把握这一趋势, 并结合本单位的实际情况适时推动会计档案管理工作逐渐向电子化转变。

参考文献

[1]王桂玲, 张兆远, 魏鑫.推进会计档案电子化迫在眉睫[N].中华合作时报, 2013-10.

信息时代电子会计档案管理浅探 篇3

目前, 我国会计信息化工作还处于起步阶段, 在电子会计档案管理方面还存在诸多问题, 主要有:一是缺少电子档案管理相关制度, 由于电子档案对很多单位会计和档案管理人员而言是个新生事物, 很多单位的会计档案管理仍然采用传统的会计档案管理制度, 由于没有电子档案管理相关制度, 无法明确保管人员的职责, 也没有采取措施改善电子会计档案的保管环境。二是会计材料归档不及时不完整。我国会计电算化开展以来, 很多单位推行了会计电算化, 由于会计电算化开展时间较短, 一些单位实施电算化工作后, 虽然为适应会计电算化系统技术和运行环境要求对相关会计软件进行了升级, 但对原有的会计资料没有及时进行整理, 导致会计资料未能及时收集归档, 随着时间的推移, 会计材料归档的及时性、完整性、安全性就得不到保证。三是档案管理人员的知识水平不够全面。由于很多单位开展会计电算化时间不长, 没有意识到电子会计档案管理的重要性, 没有采取措施加大会计档案保管人员的业务培训, 很多单位负责会计档案管理的人员没有电子档案管理的经验和业务素质, 缺少电子档案管理和计算机应用等方面知识。四是会计档案管理安全隐患突出。虽然计算机系统技术先进, 功能强大, 但也存在着不少缺陷:由于电子会计数据被记录在磁盘、光盘等磁性介质上, 计算机系统存储电子会计数据容易不留痕迹被非法修改, 而且磁盘、光盘容易损坏, 如果不及时备份, 一有突发事件可能损失极大;网络系统容易受到计算机病毒的危害, 计算机中的会计系统软件易被破坏, 电子会计信息易被非法增删改、窃取或泄露, 不仅很难发现, 而且破坏性极大。

在会计信息化时代, 如何加强电子会计档案管理呢?首先, 要建立健全会计档案管理制度。要保证会计资料准确、可靠, 必须首先建立严格的会计内控制度并严格执行, 严格的会计内控制度能保证电子会计档案材料全面及时归档、运行安全可靠。如建立会计归档登记簿、借阅登记簿等防止档案丢失、泄密和毁损。建立严格的电子档案管理认证制度, 引进电子档案加密技术可有效保证电子会计数据的安全性, 防止外人非法进入电子会计档案系统, 认证技术包括指纹认证、口令认证、全息认证等。建立授权操作制度, 可设立系统管理员、操作员、主管等岗位, 专人专职避免越权操作, 不同岗位的职责和权限不同, 相互牵制和监督。

其次, 要加强会计数据安全风险防范。计算机取代传统会计核算后, 电子会计数据主要存储于光盘、磁盘等磁性介质, 一旦发生盗窃、火灾、水灾等突发事件, 就可能导致全部数据丢失和毁损。因此, 要高度重视加强会计档案管理工作, 一方面, 要加强会计数据的日常安全, 养成及时备份电子会计数据的习惯, 注明备份时间和操作员的编号, 备份文件最好用质地优良的光盘刻录确保数据安全。年终要将本年度所有会计档案整理归类, 标明内容目录、日期、备份人姓名等内容。另一方面, 要做好会计档案保管工作。会计档案室应满足防尘、防虫、防磁、防火、防潮、防变形、防磨损、防强震等要求, 有条件的单位应安装监控和报警防盗设备, 一旦有火灾发生, 可及时报警。

再次, 提高会计档案保管人员的业务素质。由于会计信息化条件下, 保管电子会计档案需要保管人员有更高的素质, 因为保管人员要定期对电子会计档案进行检测, 及时做好数据维护工作。保管人员应掌握档案学、会计学和计算机应用等方面的基本知识和技能, 定期对电子会计数据库进行优化和备份, 及时对已经存档备份的会计档案数据进行检查和核对, 以便及时解决发现的问题。同时, 还要定期进行病毒查杀和人工检查, 防止财务系统专用计算机感染病毒。因此, 要采取措施提高电子会计档案保管人员的素质, 比如加大对现有的会计档案保管人员培训力度、选拔招聘符合条件的保管人员等等。

总之, 电子会计档案有很多优点, 但也有不足的一面。做好电子会计档案管理的基础工作, 才能充分发挥电子会计档案的强大功能, 才能确保电子会计档案的安全与完整, 更好的推进我国会计信息化工作。

参考文献

[1]李玲玲.电算化下企业会计档案管理问题、成因及对策研究[J].黑龙江交通科技, 2010, (12) :123-124.

[2]刘雪晶, 焦崧源.浅析会计信息化档案安全与维护[J].财会通讯 (综合版) , 2013, (8) :21.

会计档案电子化管理的风险与防范 篇4

会计档案指的是各机关、企业、事业单位以及其他经济组织在经营活动中所形成并按照一定标准保存起来备查的会计账簿、会计报表、会计凭证等会计核算资料[1]18。按照储存的方式不同,会计档案可以分为纸质档案和电子档案两种类型,而会计档案的电子化管理正是相对于纸质管理而言的,指的是对各种电子会计凭证、账簿、报表以及其他电子会计资料进行分析的过程。会计档案电子化管理有以下几个方面的特点:一是会计档案电子化管理的存储范围比传统的纸质档案管理广。从本质上来看,会计档案电子化管理的整个过程不仅保留了传统意义上的纸质会计信息内容,而且还包括电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。这就意味着电子化会计档案不仅包括可以转化纸质档案的各种会计凭证、账簿和报表,还包括为了实现会计档案电子化管理而开发、配置的各种软件系统,这实际上扩大了会计档案储存的信息范围,有助于会计档案适用领域的扩大[2]。二是会计档案电子化管理需要一定的软件和硬件环境支撑。在管理模式上,会计档案电子化管理的大部分环节都是通过计算机来完成的,这就要求会计档案电子化管理不仅要配备基本的计算机硬件,还要求财务人员会操作相应的财务软件,这是会计档案电子化管理对于软环境的要求。这实际上就是对现代财务管理人员的素质提出了更高的要求,要求其不仅具备基本的财务管理知识,还必须具备操作财务系统软件的技能。与传统的会计档案管理方式相比,电子化管理对于软件和硬件的需求更为强烈。三是会计档案电子化管理对于安全性、完整性的要求更高。对于会计档案而言,准确、真实、安全、完整是会计档案管理的基本要求。然而,在电子化管理的条件下,大量会计数据将被记录或储存在光盘、磁盘等介质上[3]。在此条件下,通过现代计算机技术对储存的会计数据进行非法修改几乎可以达到不留痕迹的地步,即便会计档案数据被修改,也很难有效识别,这直接挑战着会计档案管理的安全性和完整性,一旦有人利用计算机技术进行会计舞弊,所造成的损失和危害将会很大。因此,与传统档案管理模式相比,会计档案电子化管理对于安全性、完整性的要求更高。

二、会计档案电子化管理的风险

由上述论述可知,会计档案电子化管理对各方面的要求都比较高,在准备不充分时,实施会计档案电子化管理将面临着诸多风险。

1.技术应用风险。实施会计档案电子化管理的基本前提就是要有相应的软件和硬件系统作为支撑,基于此,科学技术的发展将对会计档案的电子化管理进程带来明显的影响。现代信息技术的快速发展,为会计档案信息资源管理和开发创造条件的同时,也给新时期的会计档案管理工作带来了相应的技术风险。一方面,科技的发展使得会计档案信息的存储介质逐渐增多,相应的应用软件也逐渐增多,但无论是何种会计档案管理软件,目前都没有设置对记账凭证附件资料的存储功能,也就是说,在电子化管理的模式下,会计档案的核算数据与原始凭证的附件资料实际上是相互分离的,这就增加了会计档案电子化管理中的技术操作风险,在核查会计账目时,可能需要花费更多的时间。另一方面,在现代信息技术快速发展的背景下,会计档案管理的软件也更新较快,这就要求实施会计档案电子化管理的单位不断更新财务管理软件和系统,这需要相关单位给予更多的经费支持。然而频繁的财务管理设备升级将给相关单位增加财务管理成本,有些单位不愿意及时更新系统和软件,这就会导致最新的电子财务管理技术得不到有效的应用,从而影响会计档案电子化管理的进程和效果。

2.信息安全风险。在互联网时代,计算机信息技术是会计档案电子化管理的基础,同时也是引发信息安全问题的关键因素。会计档案电子化管理过程中所面临的信息安全风险主要包括三个方面:(1)会计档案信息修改风险。会计档案电子化管理过程中所形成的电子资料容易被修改,且还不容易被发觉,这直接威胁着会计档案信息的安全[4]29。(2)会计档案信息泄露风险。由于网络各层级的安全防护措施不当,比如没有科学设置局域网内外用户的访问权限,没有及时更新防火墙等因素,都会导致整个电脑系统的瘫痪,给黑客盗取相关会计资料提供了可乘之机,进而引发会计档案信息的泄露。(3)会计档案信息的保存风险。会计档案信息的保存要依托计算机存储介质,一旦这些储存设备意外损坏、老化或失效,都将导致会计档案信息丢失。因此,会计档案电子化管理过程中也可能存在信息保存风险。

3.政策法规风险。为了推行会计档案的电子化管理,我国除了颁发《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》三部基本法之外,我国还制定了相应的政策,比如《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子文件归档与管理规范》、《会计电算化工作规范》、《电算化会计档案管理办法》等配套政策,这些法律和政策可以说是我国会计档案电子化管理的基本依据。但这些法律和政策都存在一定的问题,使我国会计档案的电子化管理工作面临一定的政策法规风险[5]30。比如在《会计档案管理办法》中,并没有对会计档案形成者、利用者、保存者三者之间的权利与义务关系给予明确说明,这给会计档案电子化管理过程中各种纠纷的产生埋下了隐患。再比如在《会计电算化工作规范》、《电算化会计档案管理办法》中,只是简单规定了电算化会计档案的利用,而对于利用过程中的知识产权问题,并没有做出相应的说明,这十分容易导致会计档案电子化管理过程中的知识产权纠纷。

二、会计档案电子化管理的风险防范策略

计算机信息技术的广泛运用,必然带来会计档案信息开发、利用模式的根本性变革。基于此,针对当前会计档案电子化管理过程中可能存在的风险,要采取积极的措施予以应对。

1.增加会计档案管理经费投入,加强OCR技术的开发和应用。与传统的纸质档案管理方式相比,电子化会计档案管理必然会增加相应的成本,但却可以提高会计档案管理的效率,实现会计档案在更广的领域内以最快的速度参与信息资源分享,让会计档案真正成为一种经济资源,为整个社会发展服务。因此,我国各个单位应切实转变观念,认识到会计档案管理电子化的重要意义,在每年的财务经费预算中安排专项资金用于会计档案的电子化管理,为引进先进的财务会计软件和系统提供经费保障。在此前提下,各单位可以逐步加强OCR技术的开发和应用,以化解过去会计档案的核算数据与原始凭证的附件资料相分离的问题。 所谓OCR(Optical Character Recognition),指的就是光学字符识别。该种技术的工作流程为:影像输入→影像前处理→文字特征抽取→比对识别→人工校正→将识别结果输入保存。通过OCR技术,不仅可以提高会计档案输入的效率,还可以将会计资料的原始材料也保存在电脑中,真正实现会计档案的核算数据与原始凭证的附件资料一并保存。

2.优化会计档案管理人员素质结构,增强信息安全防范意识。会计档案的电子化管理对我国会计档案管理人员的素质提出了新的要求,然而从我国当前会计档案管理人员的素质结构来看,其专业背景多为财务、会计或档案管理专业,而计算机方面的人才十分稀少,这可以说是信息安全风险产生的重要原因之一。虽然我国现在很多地区都普及了会计档案管理的电子化,但由于缺乏专业性的人才,很多会计档案室只是利用电脑进行会计档案的目录管理,并没有真正实现会计档案管理的电子化。因此,要实施会计档案电子化管理的单位应逐步引进计算机专业方面的人才,让他们参与会计档案管理工作,只有改善会计档案管理人员的素质结构,才能有效化解当前计算机技术与档案管理之间的衔接问题。与此同时,应重视对会计档案管理人员素质的培养,可以通过培训、绩效考核的方式,增强会计档案管理人员的信息安全防范意识,如此也可以在一定程度上消解会计档案电子化管理过程中的风险隐患。

会计电子档案性质 篇5

关键词：信息化,会计档案,电子档案,档案管理

随着科技革命给世界带来的巨大冲击, 计算机网络技术发展迅速, 在各个行业领域掀起了巨大的变革, 逐渐步入信息时代, 而这个时刻, 会计行业也迎来了改变的契机, 从电算时代跨步到信息化时代。而作为财务档案的, 重要组成部分, 会计档案的保存方式十分重要, 也要随着会计信息化的发展, 不断的更新, 保存方式发生了质的变化, 从纸质档案, 变成了电子档案和纸质档案, 并存。就是说以磁性介质作为载体, 电子计算机作为储存工具。用数字代码存储信息, 使得档案的保管质量得到了提升。

一、信息化下会计档案的电子档案的特点

1. 电子档案以磁性介质为载体, 对存放的外部环境要求较高

传统的会计档案, 是关于凭证, 报表以及账薄的纸质的关于会计各个方面的核算材料, 由于是纸质的, 为了记录大量的信息, 占用的材料多, 空间大, 而且不便于管理查看。但是电子档案就没有这方面的顾虑, 它依靠磁性介质为信息的储存载体, 主要是磁盘和光盘, 存储时空间占用相对较小, 而且查阅起来十分方便。但是它也因此存在各种问题, 数据容易被人恶意篡改, 还要注意防火防潮, 防水防磁等等;必须要加强对数据的安全的管理, 否则容易让电子档案, 保存的数据遭到破坏。

2. 电子档案信息安全比较容易遭到篡改和破坏

磁性介质是电子档案存储信息的主要载体, 相对于纸质档案来说, 信息更加集中, 使得想要为一己之私, 而恶意篡改信息数据的人提供了可趁之机, 而且电子档案的数据被修改以后, 不容易被人发现, 这也使得被修改后的数据很难修复, 导致电子档案下的会计信息失真, 没有纸质档案的信息真实度高。而且, 储存载体的质量以及硬件设施更新和会计数据的存储的有效期等各种问题, 这些都会对电子档案存储的会计数据的, 真实性和准确性造成不利影响。

3. 电子档案包含的领域十分宽泛, 内容丰富

传统的会计档案包含记账传统的会计档案是记录, 以及反应经济业务的重要经济资料, 包含了报表, 记账凭证, 原始凭证, 以及会计账簿等核算资料。但是在信息化技术下的电子会计档案, 不仅仅包括了, 传统意义上的纸质的会计档案, 还包括了很多其他领域的各种数据, 以及存储在其他磁性介质上的, 会计数据比如说计算机硬盘。

4. 电子档案信息, 在处理和共享性上面具有高速性

由于计算机技术和网络技术在会计信息系统的应用, 可以有效的实现, 其他管理系统和会计信息系统的数据的整合。可以通过这个来实现, 各种资源之间的共享。电子会计档案加快了会计信息的数字化进程, 比纸质档案的查询和使用效率。

二、会计信息化下, 电子档案管理的对策

1. 确保会计电子档案保存环境的安全

会计信息化以后, 诞生了电子档案, 因此电子档案的信息, 在存储的时候, 要选用现代化的设备。目前, 国内为了档案信息存储的安全性, 使用的纸质档案和电子档案并存的形式, 一旦电子档案出现问题, 还可以通过纸质档案的信息进行补救。而且由于电子档案的磁性介质具有一定的特殊性相较于纸质档案来说, 使得数据储存的时候应该选用AB备份法进行备份。备份文件要注明操作员姓名以及操作形成数据的时间。在储存的时候要选择质量好的磁盘储存, 而且别用盘和存储的磁盘, 要存在不同的地方并且备注。而且磁盘的存放, 要选择在防水, 防潮, 防火防晒, 防磁防虫的地方, 库房温度也要有所控制, 保持在17℃到20℃之间, 相对湿度也要保持在35%到45%之间。最重要的是要远离磁场, 还要避免有害气体, 以及阳光直射。防止出现意外损坏, 以及受到挤压导致的变形。同时也要定期给计算机杀毒, 防止计算机感染病毒, 损坏财务数据。

2. 选择的财务软件要统一版本

财务的软件选择, 功能不是唯一的选择标准, 不仅要功能齐全, 还要考虑软件开发者, 信誉度以及软件开发的资金, 是否充足, 以及能力是否得到认同。同时, 软件选择和使用, 必须保持版本的一致性。随着文档计算的不断发展, 电子档案的格式要不断的升级更新, 确保形成的电子档案能够具有良好的兼容性。同时, 还要明确, 会计信息化电子档案和普通的会计电算化档案是两种不同的概念, 不能等同。它还包含了很多通过计算分析后, 得出的关于企业决策, 需要用到的相关的参考信息。

3. 提高档案保管人员的素质

档案管理关系重大, 所以, 管理人员的职业素质的提升十分重要。要把在职人员的素质进行提高, 企业领导不能因为档案管理不能为企业带来直接的经济利益, 就忽视它的重要作用, 要高度会计信息化电子档案的管理工作加以重视, 要正确的认识到电子档案管理工作的重要性要加强进行人才结构优化, 确保管理人员的素质, 符合会计电子档案的要求, 因此, 可以说, 电子档案管理工作中, 最重要的要求之一就是, 档案管理人员要具备相应的职业素质, 包含了对会计学, 管理学以及档案学的基础知识, 的掌握, 以及随时学习和充实自己, 掌握和运用现代化的信息化技术。还要及时的吸收新鲜血液, 为企业增加人才。最后还要制定适合的奖惩机制, 确保每个岗位的人员都有危机意识和竞争意识。

三、结束语

在科技革命以后, 信息化时代下, 会计信息化电子档案的, 管理面临着机遇和挑战, 目前在很多的企业和事业单位, 以及政府机关得到了广泛的应用。所以会计档案的管理工作, 必须认真完成, 确保真实。

参考文献

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[2]刘阳, 刘雪晶.会计信息化下电子档案的管理[J].商业经济, 2011, (8) :40-41.

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[4]王战平.信息化条件下军队基层思想政治教育“人本—互动”模式研究[D].国防科学技术大学, 2010.

会计电子档案性质 篇6

1 财务会计电子档案管理与再使用的主要内容

电子档案主要是指通过磁性介质储存的相关财务、会计数据, 以及各种软件编制的相关资料和文档程序。因此, 企业及事业单位对财务电子档案进行管理的任务主要包括:保证、监督相关会计档案的准确性, 确保相关会计档案的保密性和安全性, 确保相关电子档案被有效、合理利用, 确保其储存的安全性。

2 财务会计电子档案的主要特点

以往的财务档案主要包括核算资料、会计报告、会计账簿、记账凭证等资料, 其主要反映、记录单位的财务状况及经济业务, 这些证据和资料具有不可更改、时间连续、勾稽关系及数据严格等性质。当前, 随着我国各个企事业单位逐渐实现电子化办公后, 财务会计在工作中也产生了很多电子文件和数据, 查阅相关资料、进行财务核算基本都是通过计算机进行。同以往的财务档案相比, 电子档案具有以下主要特点:

2.1 储存、保存形式呈现多样化

电子档案是通过磁性介质途径保存, 磁性介质主要包括U盘、移动硬盘、光盘、磁带及其他介质。因此, 电子档案的储存及保存形式呈现多样化。

2.2 再使用的要求呈现特殊化

以往的纸质档案更加直观, 而传统的电子文件基本都是准文本或文本文件。但是, 财务电子档案由于会计管理及核算的特殊性, 导致其电子档案需要在特定的软件系统及计算机硬件中实现再使用, 因此再使用要求呈现特殊化。

2.3 储存、保存要求较高

电子档案容易损坏, 且难留痕迹, 同时, 电子档案受到储存有效期、存放环境及载体材质等因素的影响, 容易出现损坏和丢失。因此, 其对储存和保存的要求比较高。

2.4 管理呈现复杂化

当前, 随着我国信息科技的不断发展, 财务软件及电子档案的版本不断增加, 在面对众多电子文档和软件的时候, 要实行分类管理。因此, 其管理呈现复杂化。

3 财务会计电子档案管理及再使用的积极意义

3.1 提高工作效率

在以往手工记账阶段, 会计人员将精力主要用于编制报表、登记账簿等工作中, 工作职能主要体现在会计核算, 管理、监督职能并没有得到充分体现, 而监督形式也主要采用被动监督和事后监督的形式。

在财务会计实现电算化后, 能够将会计人员从以往繁重的工作中解脱, 让工作人员有更多的时间去履行其他职能, 强化财务分析、财务监督、会计审核等工作质量。同时, 财务会计实现电算化, 可以对单位或公司的经济活动进行动态监控和与预算控制, 确保单位的财务状况健康稳定。同时, 对电子档案进行科学管理, 还可以避免以往查阅资料的烦琐程序, 突破时间和空间的跨度, 快捷、方便地实现会计信息查阅, 可以对会计资料进行快速分析, 协助会计工作人员对单位的财务状况进行监督、控制、预测。

3.2 方便领导决策

相关会计工作人员将以往的财务资料进行分析、加工、比较, 将其提交给单位领导, 可以帮助领导进行决策, 同时还可以快捷、方便地查阅单位及公司的财务具体情况与发展趋势。方便决策者在遵守市场经济规律、国家宏观政策的基础上, 制定科学合理的发展规划, 进而实现单位的健康运行, 提高其社会效益和经济效益。会计人员也可以通过对相关信息资料的分析和处理, 制定出有利于领导决策和单位管理的数据模型, 通过建立科学有效的决策支持体系, 提高财务电子档案的利用价值和经济价值。

4 提高财务会计电子档案管理及再使用水平的相关措施

企事业单位想要提高其电子档案管理及再使用工作的水平, 一定要根据电子档案的特点, 做好再利用、保存、整理及归纳工作。

4.1 档案整理和归集

电子档案的整理和归集主要是指在规定的时间周期内, 将单位财务软件中的所有相关数据, 统一储存和备份到专用硬盘、移动硬盘或光盘上。通常备份主要采用多介质及多份数的形式进行备份, 经过备份的财务数据、会计信息就形成了单位的财务电子档案。财务部门要设置专业人员对电子档案进行管理和保存, 以保障单位的计算机或财务软件出现故障后, 可以在最短时间、最小损失内恢复会计电算工作。同时, 档案管理人员要对单位的网络系统、服务器系统、计算机系统、计算机硬件进行动态监控, 保证其安全运行, 还要对财务软件的售后服务情况、系统使用情况、软件的版本和名称进行详细记录。单位还要根据会计软件系统、数据库系统、计算机操作系统、硬件的变化而做出相应的变化, 对电子数据进行封存、备份和归档。

4.2 档案的使用和保存

根据当前我国主要的技术手段, 可以实现电子档案保存的磁性介质主要包括U盘、硬盘、移动硬盘、光盘等。因此, 在进行电子档案的保存过程中, 一定要根据不同磁性介质的相关特性进行针对性保存, 在形成档案后, 一定要多介质、多份数地进行备份, 保证档案不丢失。例如, 在保存单位年度会计信息的时候, 要通过硬盘及光盘的双备份, 在备份后注明标签, 标签要显示备份的人员、时间、内容等信息, 存放在不同的地点。同时, 保存地点要防盗、防尘、防潮, 远离磁场, 单位在选择保存地点的时候, 还要充分考虑火灾、洪水、地震等自然灾害的影响。由于磁性介质具有一定的特殊性, 相关单位要对其进行定期备份、翻录及检查工作, 防止档案丢失。电子档案在使用过程中, 要严格规定查阅程序、查阅方式, 防止由于使用形式不当而造成档案的损坏和丢失。

5 结语

财务会计电子档案对单位及公司的健康运行具有重要意义, 其也是单位档案管理的关键组成环节。因此, 为了适应当前社会及经济的发展趋势, 企事业单位一定要做好电子档案的管理及再使用工作, 根据自身的实际情况制定科学的管理和再使用制度。提高电子档案的管理水平, 发挥电子档案的积极意义, 进而促进企事业单位的健康、良性运转, 提高其社会效益和经济效益。

摘要：财务会计电子档案是企业以及事业单位档案管理工作的关键组成部分, 对提高企业财务水平、会计能力、信息化水平具有积极意义。针对财务会计电子档案管理与再使用进行分析和阐述, 希望给予我国企业事业单位以参考和借鉴。

关键词：财务会计,电子档案,管理,再使用

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