电子商务档案

电子商务档案（通用12篇）

电子商务档案 篇1

一、电子商务文件给高校档案工作带来的影响

(1)对高校档案保管方式的影响。当电子商务文件通过某种电子商务信息技术和设备存储于载体后,就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子商务技术日新月异地发展,电子商务文件在保管条件上必须不断地通过计算机等设备的更新换代来适应新技术,才能达到经常保存和使用文件的目的。这是电子商务文件在保管上同纸质文件不同的特殊要求。

(2)对高校档案业务工作的影响。电子商务文件的产生使高校内各院、系、部产生的档案材料能及时归档,快速地提供利用。文书处理部门平时在网上将收、发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅与自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案室移交一份分类组卷目录清单,把数据通过一定格式传输到档案管理系统数据库中即可,较之过去减少了档案室烦琐的大量数据录入工作。

(3)对高校档案利用方式的影响。电子商务文件档案的使用可以不受时间、空间的限制,使用者在任一时间、地点只需有一台联网及配置较高的计算机,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。同时,网上利用的开展,也会使档案工作进入一个崭新的工作环境、进入极好的良性循环之中。

(4)对高校档案馆(室)职能的影响。随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域,今后高校各类档案的收集、鉴定、整理、编目工作关注焦点不再是文件实体,而是文件背后的活动和意图,换言之也就是档案的开发利用途径问题。

二、在一定时期内高校电子商务文档不可能全部替代纸质档案

现代化办公手段已在各高校广泛采用,电子商务档案也应运而生。由于以磁性材料为载体的电子商务档案能使载体与内容信息实现分离,摆脱了纸质等载体档案所具有的时空局限性,因此,有的档案工作者认为电子商务档案存储、检索、传递方便快捷,是纸质档案所不能比拟的,用不着再保存纸质档案。我认为这种认识是极其片面的,我们必须认清电子商务档案在相当长的时期内只能部分取代纸质档案的功能,不能最终全部取代纸质档案;电子商务档案和纸质档案不是一对新、旧事物的关系,它们之间没有继承性和相互否定性。它们各有所长,互为补充,我认为纸质档案和电子商务档案将长期并存。其原因如下:

(1)构成替代关系是要具备一定的优势条件的。从我们目前所能看到的情况来分析,纸张记录档案材料其中稳定性的特点是磁性记录材料所不具备的,磁性记录材料的不稳定性是不适合作为档案载体材料的最基本的要求的。因此,当档案室一方面保存磁性记录材料的同时,又对应地保管了大量的纸质载体档案,这就是档案界所讲的“双轨制”。也就是说,磁性记录材料如果解决不了其稳定性的问题,那么纸质材料就难以被彻底取代。

(2)电子商务档案的原始性真实性不如纸质档案好确定。电子商务档案原始性认定的艰难性使其难以像纸质档案那样被接受。纸质档案的原始性鉴定通常采用“原件”鉴定法。档案信息形态包括印章、签字笔迹等的真实性鉴定及档案信息的原始性、真实性鉴定。由于其直观性、鉴定工作比较简单,普通人员都能掌握。而电子商务档案的内容信息可与它的信息载体分离,可以从一个载体复制到另一个载体,无原件复制件之分,所以,很难区分内容更改前后的状况。

(3)纸质档案目前还是人们的传承习惯。纸质档案使用近两千年,对人类社会,特别是有着悠久历史文化传统的文明古国影响久远、根深蒂固,既有现实实物的真实感,又有历史印证的沧桑感,人们不仅在思想上对纸质文书、档案的使用情有独钟,偏爱有加;而且,从现实上讲,至今在国内外的一些特殊行业、部门、工作环节及相当一部分人群中,由于计算机及其电子商务文件档案生成的特殊性等多方面原因,纸质文件档案的统治地位仍未被电子商务文件档案所取代,由于人们对真迹的尊重和渴望,无纸化档案只具有相对意义。

三、加强高校电子商务文件档案管理的设想

加强高校电子商务文件档案管理首先要解决好真实性和安全性问题,而要从根本上解决这两个问题并非易事,它涉及电脑应用技术、通信技术、生物科学、机关公文产生程序、保密制度、法律法规等诸多方面的领域。我认为,当前应重点采取以下几点措施:

(1)认真贯彻实施档案管理工作法规和标准,规范高校管理行为。当前,重点是要严格执行《电子商务文件档案与管理规范》和《电子商务公文档案管理暂行办法》等,建立规范的制度和工作程序,并结合相应的技术措施,对电子商务文件和纸质文件实行一体化管理,纳入到高校统一的文件管理体系中去,实现电子商务文件和纸质文件管理上的标准化。

(2)建立电子商务文件和纸质文件之间的联系制度,确保高校档案的有效性和一致性。考虑到对高校档案实行全面数字化处理的难度较大,所以在电子商务文件完全取代纸质文件之前,应该允许两种文件的形式同存并用,以保证两者之间的内容、问题格式和有效性上无差异,避免可能由此引起的混乱,干扰行文的准确性。最好从现在起,凡属应归档的文件,无论是电子商务文件还是纸质文件,都要进行数字化处理,为将来高校的馆(室)藏档案信息全面实现数字化做好准备。

(3)积极应用现有的先进工具和技术,强化高校电子商务文件的事权管理。要在高校档案管理中允许使用磁卡、密码、指纹等技术手段,建立对电子商务文件的操作者可靠的身份识别与权限控制,确保所有电子商务档案使用者的身份合法,限制对电子商务文件的任何随意使用权限。

(4)完善和健全各项规章制度,促进高校档案电子商务化建设规范发展。要根据工作的发展以及电子商务文档特点,制定科学完善、符合实际需要的管理规章制度、文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等,保障数字化档案建设安全有序地开展,重点要研究各类电子商务文件的特性,从档案管理角度提出确保其真实性、完整性、安全性和有效性等方面的措施。

参考文献

[1]张仕君,邓继军.对档案工作中几个问题的认识[J].中国档案,2005,(1):56-58.

[2]李芬.高校电子商务文件档案管理的问题与思考[J].黄冈职业技术学院学报,2004,(3):22-24.

[3]王燕.电子商务文件对高校档案管理模式的变革与思考[J].北京建筑工程学院学报,2004,(6):36-38.

[4]华跃.CAD电子商务文件归档的技术难点及其解决[J].中国档案,2004,(3):88-90.

电子商务档案 篇2

教程

一、首先进行系统设置。如图所示：’新增人员”—在“姓名”输入名字—在“所在部门”输入村名—勾上“是否建档人”和“责任医师”—点击“保存人员”即可。

二、点击“快捷建档”、“档案管理”，即可开始录入档案。如图，档案号必须正确，户籍地址就是派出所登记的地址，现住址可以是临时住址。乡镇不可改变。

今年只是录入我镇的“重点人群”，如：高血压、糖尿病、精神病、儿童、孕产妇、65岁以上老年人。

注意：建档时间

一定要早于体检时间，否则录入会失败。如建档时间是2012年3月10日，则体检时间只能是在2012年3月11日以后。

注意： 在个人信息中，在既往史要勾上“高血压”、“糖尿病”、“精神病”等，尤其是精神病必须勾上，才能进入“重性精神病管理”中。血型中多数人（45%）填写B型，A型占25%、AB型占10%、O型占20%。

三、进入体检表填写：

注意：

1、高血压患者中80%的人，都是有症状的，才能符合逻辑推理。

2、在填写血压值时，只要输入的值，大于140/90mmhg就直接进入高血压管理中了。我们这次就是只录入高血压、糖尿病、精神病、儿童、孕妇、产妇、65岁以上的老年人。

3、糖尿病人的录入，只需要在辅查中，将空腹血糖填入即可。记住这里血糖值必须是大于7.20以上，才能进入糖尿病的管理名单中。

4、高血压患者、糖尿病患者，必须有辅查：血糖、血脂、肝功能、血常规、肾功能记录。

5、健康评价：高血压患者、糖尿病患者中80%必须是异常的。可以填写如：高血压、糖尿病、精神病、冠心病、肺心病等。

6、健康指导：必须勾上：

（1）、定期随访；（1）、纳入慢性病患者管理；（3）、危险因素控制：必须勾上1、2、3、4、5.最后点击保存。

四、进入各个系统中完成任务

1、高血压病人管理：点击“高血压病人管理”后即进入，点击“未管理患者”，将所有人点击在“加入管理”中，就变成了“已管理患者”了，即可进行随访登记了。点击下方“随访记录”—再点击“新增随访记录”—填写随访记录表、提醒计划—新增提醒计划

2、糖尿病病人管理：方法和高血压相同。就是“未管理患者”加入“加入患者管理”，才能进行随访。

3、精神病病人管理：则点击“编辑个人信息补充表”和“随访记录表”、“提醒计划”

4、老年人管理

则是点击“体检记录”—“新增随访记录”；“老年人自理能力评估表”--“增加评分”；提醒计划管理—增加提醒计划

5、孕产妇管理

找到患者名字---点击“第一次产前检查”、“第2-5次产前检查”、“产后访视”、“第42天产后访视”、点击“增加”即可。

其他填写都是一样的。

6、儿童管理：填写一样，选择全部，逐项点击“增加”即可。

五、直接进入健康教育，点击“新增”，如图：

最后都要点击“保存”。

浅析电子文件与电子档案的管理 篇3

关键词：电子文件 电子档案 管理

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02

随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。

1 电子文件及电子档案

1.1 电子文件与电子档案

电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①

1.2 电子文件对档案管理的影响

文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。

2 电子文件真实与完整风险

电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。

2.1 电子文件的真实风险

电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。

2.2 电子文件的完整风险

电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。

3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析

一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。

4 电子文件真实与完整的风险管理策略

4.1 对电子文件管理流程加以优化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。

在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。

4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。

4.3 采用基于职能的管理方法

职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。

5 结论

因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。

注释：

① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].

参考文献：

[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.

[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.

[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).

电子商务档案 篇4

关键词：电子档案,纸质档案,管理,作用

如何正确认识企业档案室的作用, 如何利用发挥好档案的功效, 一直是一个常说常新的话题, 当前环境下, 企业的快速发展也使得资料文本快速增加, 企业档案不但起到承载历史印记的作用, 也承载了技术研究技术进步的作用。因此, 企业档案不仅本身具有信息资源、知识资产的价值, 而且对企业有形资产的有效运行情况发挥着作用。因此, 有效的企业档案管理是为企业服务、能够创造经济效益的重要工作。

目前企业从环境保护, 成本控制、社会发展进步的角度考虑, 承载企业发展历史的文件有了进一步的变化, 逐步从完全的纸质文件过渡到电子文件, 这也使得企业主要由纸质文本承载历史和体现企业发展需要的纸质文本逐步向磁盘、光盘、硬盘等电子文件转变。由于目前还处于向无纸化办公的过渡阶段, 因此还处在两种文本并存的情况, 那么就出现档案管理过程中两种不同形式的档案保管问题和使用问题。如何适应新的形势需要, 做好新情况下档案管理, 充分发挥出两种档案形式的优势, 合理规避不足, 是我们档案管理人员面临的新的课题和任务。

一、档案管理机构在企业发展中的重要作用

曾经一度企业提出以经济盈利为主要目标, 因而企业的档案管理机构因为其不产生直接的经济作用, 从而忽视了对其的管理和投入。档案管理专家认为:社会生活中所形成的档案首先是通过档案室保存下来并流传下去的, 作为承载历史的档案, 基层的档案管理机构是整个社会、国家档案管理的重要组成部分, 如同一棵大树的枝叶, 只有发挥好基层档案管理机构的作用, 才能促使国家档案管理事业的蓬勃发展, 档案管理机构担负着基层单位文档工作的指导、监督和档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研、提供利用等一系列的专业工作, 是企业发展历史最直接的见证, 更是与社会发展历史最主要的体现, 随着企业的不断发展, 经济基础不断雄厚, 档案管理机构也应该得到管理者的高度重视, 做为内部管理机构的有机组成部分, 在本单位管理工作中发挥着不可或缺的作用。

二、目前档案管理过程中存在的问题

档案管理随着企业的快速发展而发展的同时, 也不可避免的存在一些问题, 一是档案库房老化, 处于边用边修的状况, 有些库房由于年代久远已经不能满足档案保存的需要。二是对纸质档案和电子档案的保管缺乏科学有效的分类, 一些单位还存在电子档案保管在各行政办公室, 没有及时统一报送到档案室的现象。三是档案管理人员的培训不到位, 知识更新的力度不够, 不能满足企业发展过程中对档案管理的需要。四是对档案管理制度的创新不够, 没有加强和调整相应的管理策略, 改进档案管理模式, 致使目前对档案的开发利用不够。

三、电子档案与纸质档案的管理现状

目前企业大多形成了电子和纸质两种文件形式, 机关便于沟通加快信息发送时使用电子文件, 同时为了强调文件的重要性, 还下发纸质文件, 在同时保存两种文件的机关中, 对二者的管理方法不同。有的按照传统的做法把纸质文件归档保存, 电子文件则由形成者自我保管;档案部门注重对纸质文件的收集归档, 而对电子文件的归档则不同程度的流于形式, 尤其是目前的影像资料的归档, 逐年为零, 因为电子相片越来越多, 都保存于各部门的计算机中, 影像资料逐年缺失。从而导致两种不同的文件最终的身份差异:纸质文件变成了“档案”, 电子文件则成为“资料”。当然, 纸质文件已经有了悠久的保存历史, 也能通过纸质情况, 字迹情况、公章印模等细节, 考证其历史真实性, 而电子档案由于可变性强, 无法考证其是否做了修改, 因此, 电子文件变成档案也有其不稳定性。因此, 目前的阶段, 还是有必要建立两种形式的档案管理模式, 加强对两种形式档案的管理和利用, 同时注意确保电子文本的稳定性。

四、档案管理部门应注重管理好电子档案与纸质档案

目前企业中虽然对电子文件的收集归档存在一定程度的不足, 比如归档不及时, 但是对电子档案的利用程度逐步提高, 这是因为电子档案分散保管在各部门, 容易调取, 并能快捷传输等优势。所以, 从企业发展对档案管理的要求考虑, 注重对电子文件的管理和归档, 让电子文件及时成为电子档案, 得到规范的档案管理和有效利用, 才能更好的发展电子档案的功效, 更好更快捷的为企业的资料考证、科学研究、文化建设等工作发挥出资料查考利用的作用。

与此同时, 不能忽视对纸质档案的重视, 纯粹的无纸化办公还需要一定的过程, 在目前两种介质的文本与档案并存的情况下, 纸质档案还是对企业发展历史的记录保持了电子档案无法取代的优势, 并具有电子文件不能取代的法律凭证作用。二者相互依存, 取长补短, 因此, 做好两种档案的管理和使用, 更加有利于企业的发展需要。

(一) 注重两种介质档案的立卷归档工作

立卷归档工作是档案管理的重要一环, 这是决定一段时间中, 各类档案是否能够收集齐备, 并及时归类整理, 做好今后管理查考工作的基础, 既然企业发展过程中存在两种介质的文本形式, 那么立卷归档的工作范畴就要扩大到对电子文件的立卷归档, 这项工作应该与纸质文件的立卷工作同时进行, 确保二者相互对应, 有电子档案的也要有纸质档案。反之亦然。对于企业发展中需要永久保存的档案尤其要注重对应工作, 对于上级来文, 要注意平时对文书人员的督促落实, 避免年末归档时, 上级来文的归档中, 两种介质档案的不齐备, 引起归档工作的不完整。为此对电子文件和纸质档案的管理要实行同步归档。

(二) 注重两种介质档案的鉴定整理工作

文书人员在平时的档案管理过程中, 就应该及时确定档案的保管期限, 尤其是对电子档案的管理期限, 做到及时归类, 方便查考, 同时对应的纸质档案指定位置, 做好对应管理工作。二者对应的文本应该拥有统一指定的位置、统一的案卷号码、统一的归档年限, 统一的目录体系。做到同步鉴定、同步整理。

(三) 注重两种介质档案的使用工作

因为要对两种介质档案进行统一的管理, 因此, 要满足使用者在查考中, 可以通过同一信息, 同时能够查到电子文档和纸质文档, 因此在档案室配齐电脑、打印机等设施, 为使用者提供快捷的服务信息, 特殊情况需要翻阅纸质文件的时候, 对应的纸质文件也能随时提供。做到能够同步利用。

五、档案管理部门应做好档案的开发利用

如何让死档案活起来一直是档案管理人员思考的问题, 平时注重对档案的开发利用, 为企业的发展发挥信息优势。

(一) 树立全员的档案管理意识

档案的完整、准确与系统是靠业务流程来保证的, 而不是最后整理出来的。目前各部门都在形成文件文本, 也都在保存电子档案不断更新利用, 但是往往到年末进行档案归档工作的时候出现不及时、不到位、不准确、不完整的情况, 这与机关工作人员的档案管理意识不健全有关。企业的管理越来越严格, 各项目都受到内控制度的制约, 各种检查考核不可避免的要接受其对档案资料的检查, 这也是检验企业管理细节的一个重要方面, 因此注重对全员进行档案归档意识的培训, 树立全员的档案管理意识, 也是提高企业管理水平, 做好精细化管理的重要一环。

(二) 注重档案的被动利用和主动开发

长期以来, 企业档案部门重保管轻利用, 档案信息资源开发利用一直得不到足够的重视, 对于能源企业的档案, 开发利用档案资源已经让某些企业尝到了甜头, 很多能源开发进行二次革命获得成功, 很大程度上得益于对档案资料的进一步研究和开发利用, 因此, 档案管理部门要注重研究企业发展过程中的重要工作, 对相关的档案信息, 要定期进行研究, 为企业管理者及时提供参考。

(三) 注重档案的编纂管理工作

都说三流企业靠管理、二流企业靠制度、一流企业靠文化, 档案管理就在企业文化的创建、发展过程中起到了举足轻重的作用, 首先企业目前的发展离不开网络的助推作用, 如何展示企业的良好形象, 档案工作起到了关键的信息提供的作用。今后档案部门在档案利用上不能满足于常规的编研, 而是探索档案信息资源更深层次的加工, 为企业编纂志书、文化展示等工作发挥重要作用。

综上所述, 基层档案室需要不断适应现代化管理的需要, 适应企业发展的实际, 适应档案内容的变化, 从而不断提高自身的管理水平, 提高工作人员的综合素质, 更好的迎接新的挑战, 迎接无纸化办公时代的到来。

参考文献

电子商务档案 篇5

论文摘要：21世纪是一个科技化高度发展的时代，同时也是一个信息量高度共享的时代，档案信息公开已是一种必然的趋势。然而，信息安全已成为影响信息公开的关键。本文从人员安全、操作安全、档案信息内容安全以及信息设备安全等方面对档案信息安全提出保障措施。

多年来，在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保管轻利用的问题，致使大批的档案得不到充分的使用，许多很有价值的档案长期被束之高阁。随着计算机网络技术、数字技术以及多媒体技术在档案管理工作中的不断利用，电子档案信息应运而生。21世纪是一个科技化高度发展的时代，同时也是一个信息量高度共享的时代，档案信息公开已是一种必然的趋势。另一方面，在利用计算机在对电子档案进行操作、传输、存贮的过程中，以及在电子档案的采集、整理、归档、利用过程中都会不可避免地产生误操作、被偷窃、丢失、病毒、黑客侵犯等问题，这就对电子档案信息安全保障工作提出了非常迫切的要求。

一 档案信息安全工作的必要性

档案不同于一般信息，它记录着党和国家事务活动的历史过程。档案中有相当部分涉及国家机密，关系国家安全，包含国家政治、经济、科技、军事、文化等方面的敏感信息，具有较强的保密性和利用限制性。这些信息被非法利用，将威胁到国家安全，损害公众的利益，危及社会稳定。档案信息特有的原始性和凭证作用的不可替代性，也决定了对其在数字环境中存储传输的可靠性要求高于其他信息，如何提高档案信息的安全性，成为档案管理信息化时代必须面对的问题。

二 档案信息安全性的范围

档案信息的安全性包括三大范围：(1)机密性：使非合法授权者不得使用;(2)真实性：可确定档案来源的合法性;(3)完整性：确保档案没有被有意或无意地篡改。

根据所归纳的安全性的范围，所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以进一步地被归纳为：保密性需求;真实性需求;完整性需求。为了满足这三个安全需求，需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。

电子档案管理浅析 篇6

一、电子档案的特点

与传统档案相比，电子档案具有如下特点：

1.依赖性和不可识别性

电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。

2.信息存储的高密度性

无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

（3）载体的多样性

传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。

4.信息共享性

传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。

5.信息与载体之间的可分离性

电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。

从电子档案的特性可以看出，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，实现异地远程调阅，给人类、经济、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等方面与传统的纸质档案有本质的不同。

二、做好电子档案管理的措施

1.要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

2.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而做到对电子文件进行特定的保护。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

3.做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

4.对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件

由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况（如战争、长时间停电、病毒感染等），致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此在文件档案管理中有适当的纸质文件备份也是非常必要的。

5.优化专业结构，建立高素质的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

电子档案与纸质档案的比较分析 篇7

随着计算机技术在各个领域的广泛应用, 各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案, 同时, 电子档案以其载体和载体技术信息结合方式的特殊性对传统档案管理理论造成很大的冲击。进一步研究电子档案以及电子档案与传统纸质档案的差异, 对进一步完善电子档案的管理, 实现纸质档案与电子档案优势互补、并行管理具有积极的促进作用。

一、电子档案与纸质档案的需求共性

1. 档案利用需求的社会性与层次性。

一是档案利用需求的社会性。档案利用需求的社会性体现在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用需求的社会作用在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。档案利用的社会价值在于档案利用信息资源的原始记录性都为将来的工作提供了借鉴;二是档案利用需求的层次性。从利用档案信息的形式来看, 档案利用者的需求具有层次性。档案利用者所从事的职业不同, 需求的档案信息内容也不相同, 有的档案利用者需求的是一次档案文献信息, 有的需求二次档案文献信息或三次档案文献信息。

2. 档案利用需求的多样性与动态性。

一是档案利用需求的多样性。档案利用者对电子档案利用与纸质档案利用的需求, 受其自身的职业、素质和爱好等的不同而千差万别。档案利用者需求可以划分为许多种类, 如:根据需求表达与否, 可分为表达的和未表达的需求;根据需求和客观要求是否一致, 可分为实际和非实际需求;根据需求表达方式, 可分为主题和指名需求;根据档案利用者的不同类型, 还可分为管理人员、科研人员和公民个人需求等。档案利用者需求的多样性与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系。社会越发展, 社会所拥有的职业越多, 生活文明程度越高, 人们的爱好越多, 爱好的层次越高, 也就更加多样化。二是需求的动态性。档案利用者需求的满足方式和水平, 是由其所处的历史条件所决定的。会随着时间、地点、条件的变化而变化, 随着社会发展和科学技术的进步, 档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化, 表现出一定的动态性。

3. 档案利用需求的重复性与可诱导性。

一是档案利用需求的重复性。档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次, 其需求满足只是相对的、暂时的, 原有的需求满足了, 又会产生新的利用需求。只要具备一定的条件, 档案利用需求就会多次重复出现。二是需求的可诱导性。档案利用需求的可诱导性, 主要是指对档案利用者的需求可以进行引导和调节。档案利用者需求的可诱导性, 是以档案利用的巨大潜力为基础的。这种潜力既表现为档案信息资源具有巨大的潜力, 又表现为档案利用者的需求具有巨大的潜力。

二、电子档案和纸质档案在保存方法上的利与弊

1. 二者易受环境影响, 不适宜温湿度和光线、有害

气体、磁场、灰尘、外力等都会对二者造成不同程度的损坏。高温、高湿、强光和有害气体会使纸张发生养化反应, 降低纸张强度, 缩短纸张寿命, 同时字迹发生扩散、洇化现象。湿度过高或过低会使电子载体发生变形, 影响数据的读写, 而强光和有害气体对电子载体的破坏力更大, 使电子文件载体材料发生化学反应, 破坏磁性载体的稳定性, 导致信号衰减, 影响磁性记录信息的读写效果。磁场对纸质档案没有任何影响, 但对电子档案的影响显著, 如果保存不利, 会使电子文档消磁或磁化, 影响电子档案的记录效果, 引起信息的丢失, 或无法读出。灰尘和外力使纸质档案破损, 纸张发生粘结、给纸张带来霉菌等;使电子载体记录信息的损坏, 数据的丢失。可见, 控制好温湿度, 远离磁场、保持库房清洁、提高档案材料的寿命, 同时研究新的措施或新的材料, 适应温湿度的变化, 提高抵抗强光和有害气体的能力, 是我们需要解决的课题。

2. 现代网络技术对纸质档案和电子档案的影响利弊明显。

现代的网络技术对纸质档案和电子档案的影响差别很大。纸质档案的内容与载体是不可分的, 只要纸质材料的完整, 纸质档案信息就能完整, 因此, 现代的网络和通信技术对纸质档案没有影响。电子档案的文件与载体的可分性, 尤其是网络的共享, 使电子档案内容极易更改、删除、增加、盗窃等, 给电子档案的保管带来许多新的问题, 处理不好, 会直接影响其真实性和完整性。此外, 电脑病毒可严重影响电子档案的使用。它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其他程序的传染。因此, 如何解决电脑防毒抗病能力, 加强电子档案的保密性, 使电子档案与电脑之间形成一种识别能力是目前亟待解决的问题。

3. 在存储空间上的利弊明显。

纸质档案需要集中汇集在库房内进行存储保管, 在较大的档案馆, 房间内排满了档案柜, 纸质档案占据大量空间, 档案管理者在管理、保存和应用中需要耗费许多体力和精力。电子档案是利用软盘和光盘进行保存, 因此不必将电子档案汇集在集中化的库房里就可管护, 而且查阅方便, 存储量大, 节约空间, 节省体力和精力。

三、电子档案与纸质档案双轨管理

1. 建立相对独立又彼此联系的两套管理系统。

由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案, 在纸质档案与电子档案并存期, 应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统, 分别操作、分别保管、分别利用, 并在两个系统之间建立必要的通道, 使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件, 以便在有关业务处理上协调一致, 方便利用, 即在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案, 及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存, 继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性;或是把一些利用频繁, 需要传输、联网的已开放的纸质档案进行数字化转换, 形成电子档案, 以满足档案信息资源共享的需要。

2. 档案部门集中管理电子档案。

电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化。由档案部门统一管理电子档案, 不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行, 有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏, 还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系, 并对电子档案进行专业性开发, 使之发挥最大的作用。因此, 档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任。

3. 建立一套科学合理的管理制度。

要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度, 以保障电子文件的及时收集, 防止在分散状态下发生信息丢失。同时, 电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式, 如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化, 便难以确认它的原始性和完整性。因此, 应为每一份电子文件建立必要的记录制度, 从收集开始就进行记录, 记录电子文件的管理和提供利用情况。

电子档案与纸质档案的比较研究 篇8

一、电子档案与纸质档案的区别

(一) 信息存在和读识方式的不同

纸质档案是依托一定的载体而存在的, 这种载体从我国古代开始就已经有了悠久的历史。从甲骨文时期开始, 经历了金文、竹板、丝帛到后期的纸质档案, 都是借助了一定的载体而记录着信息。人们识读这些信息可以不通过任何的媒介, 具有直观性。但是电子档案则不然, 它是由电子信息的编码序列转化而来, 人们如果想看到这些编码序列, 就必须以计算机为媒介, 不具有直观性。

(二) 储存信息的载体不同

纸质档案主要是放在库房中统一存储保管, 主要分为永久保存、长期30年保存和短期15年保存, 但是库房的空间是有限的, 可档案的产生却是无穷的, 这就造成了库房的存储容量跟不上档案的产生速度。档案管理的部门还要解决库房的容量问题, 这是纸质档案存储的一个弊端。而电子档案的形成, 就有效地解决了这个问题, 将档案放在光盘或硬盘里, 它的存储空间非常巨大。这样的优势可以节省大量的库房空间和资源。

(三) 信息共享性的不同

纸质档案离不开载体, 它的内容如果想被人们读取, 就必须纸张的依附而使信息固定下来。但是这样的做法有着自身的局限性, 就是信息的共享性不强, 如果用户想要看这份档案, 就必须亲临现场。可是电子档案则不然, 它可以通过计算机的联网, 使电子档案改变存在的地址, 甚至可以把记录在光盘、硬盘中的文件无限复制和传递, 哪怕人在异地, 也能很好地完成资源的共享。不用受时间和距离的约束, 是电子档案不断发展的最根本原因。

二、电子档案和纸质档案的并存

(一) 二者同属于信息的载体, 但性能不同

虽然电子档案不断发展, 但是它并不会彻底替代传统的纸质档案, 反而是在高新技术不断推动下, 二者会相互并存共同发展, 逐渐发展为纸质档案电子化、电子档案纸质化。举一个实例:辽宁的凌源市的档案馆, 在去年的6月到11月之间, 一共接收了市直、乡镇约80个单位档案的2万多卷档案进馆, 由此可见纸质档案仍然是当今社会的主流。

电子档案和纸质档案都属于信息的载体, 但却有着不同的性能。纸质档案和依托它的载体是不可分割的, 具有直观性。但是电子档案和它的载体却是可以分离的, 读取档案的具体内容需要借助电子设备。

(二) 二者都具有凭证作用, 但原始属性不同

纸质档案上会有很多的标识, 包含了作者的笔迹、单位的印章等, 这些标识体现了人们在创作这些档案时的整个历史活动, 不会轻易的被修改。而电子档案却可以在计算机上不断地修改、保存或删除, 原始性差, 这就造成了信息的真伪难辨的问题, 容易引发纠纷。

(三) 二者同为存储信息的物质, 但存储寿命不同

一般来说, 纸质档案的存储寿命相对时间长, 有的甚至可以保存上千年, 就像我们现在仍能看到千年以前的甲骨文信息一样。但是电子档案的存储寿命较短, 一般只有5-10年左右, 还会受到计算机中病毒, 造成信息消失的威胁。

电子档案和纸质档案的并存, 可以很好地解决信息安全性的问题, 这二者相互补充和发展, 可以抵挡一些电脑黑客和病毒的入侵。电子档案的管理还可以推动纸质档案管理的改革, 使档案管理更加简便化。

三、对档案信息的保护比较

无论是电子档案还是纸质档案, 对它们进行保护都是为了最大限度地延长档案的存储寿命, 保护档案内容的真实、准确和完整。但是在保护方面也有不同的方法。

(一) 对二者的载体进行保护

电子档案是依托于计算机而存在的, 因此保护电子档案首先要保护计算机的软件和硬件系统不受外界的侵害。而纸质档案却要依托纸张, 对它进行保护要首先保护纸张的完整性。

(二) 对二者的内容进行保护

电子档案内容信息的安全主要依赖计算机的数据格式, 想要保护它就要完成动态的保护, 通过不断采集相应的背景信息来保护电子档案内容信息。而纸质档案由于内容和载体的不可分割性, 因此保护了档案的载体也就保护了纸质档案的内容。

四、结论

通过本文的分析研究, 我们不难看出电子档案与纸质档案相比较, 其载体的形式、内容的属性、保护的方式都有很大的不同。但是即便如此, 随着当前社会中我国的科技和信息化的不断发展, 纸质档案也会逐渐电子化, 而电子化的办公也是完善了纸质档案的建设。从目前的形式来看, 电子档案和纸质档案不会相互取代, 而是应该相互补充, 取长补短, 各自发挥自己的优势来共同发展, 共同推进办公环境的进步。

参考文献

[1]黄立新, 邓琦.电子档案与纸质档案的比较[J].林业科技情报, 2009, (03) :140-141.

[2]李孟女.电子档案与纸质档案的比较研究[J].辽宁科技学院学报, 2013, (01) :40-41.

电子商务档案 篇9

一、传统档案和电子档案的含义

1. 传统档案的含义。

传统档案是以纸张为记录载体的档案。长期以来, 纸质档案是档案工作中使用最普遍的档案形式, 它作记录的材料文件内容都比较安全、稳定, 能够对原始数据信息起到有效的保护作用, 同时存储形式也比较单一、直观。一般地, 传统档案原件的证据价值比较强, 被人们更加信服。

2. 电子档案的含义。

电子档案就是指以计算机为介质, 通过磁盘、光盘、磁带等设备进行信息阅读、处理、存储等, 同时能够在网络上快速传送的文件资料, 对计算机的依赖性非常大。它的存储内容灵活多变, 可以是文档、图片、影像、音响等, 为档案工作带来了诸多便利。电子档案标志着档案管理的现代化, 同时又是档案管理工作未来的发展方向。

二、传统档案与电子档案不能互相替代

电子档案的先进程度是不可否认的, 但传统档案也存在着自身的优势。二者各具优势, 且它们的优势都是社会所不可缺少的, 因此, 从实际需求考虑, 传统档案与电子档案是不能互相替代的。

1. 电子档案的优越性。

(1) 信息的高密度性。随着社会经济的不断发展, 当前社会工作、生活节奏不断加快, 信息量不断增大, 这就需要一种高密度的文件信息存储方式, 而电子文件正好能够体现这方面的优势。很显然, 电子文件的存储介质, 如光盘、磁带、磁盘等的存储密度, 都要远远高于传统档案中的纸张介质的存储密度, 它的信息存储具有容量大、密度大、体积小的优点, 而传统档案则需要占用庞大的存储空间。可以说, 电子档案的存储密度是纸张存储无法比拟的。 (2) 信息传递的高速率。文件信息的传递速度对异地人们利用文件信息的效率有着直接而重要的影响。电子档案中的文件信息可以利用互联网实现全球范围内的传播, 并且, 这种方式下的传递时间只以秒为计算单位, 由此可以想象其速度之快。而传统档案的传递速度是不能跟电子档案的传递速度相比的, 对于纸质文件的传递, 只能通过邮寄方式进行, 传递耗时费力。 (3) 信息的便捷性。影响档案信息处理工作质量和效率的重要因素之一就是信息文件生成环节的速度。利用电子文件, 可以实现集文字、声音、图像等内容一次录入, 并且还能够以多种形式进行多次输出, 而这些都是传统档案无法实现的。基于此, 电子档案为文件的查阅提供了很大的便利, 也为档案管理的现代化提供了强有力的保障。 (4) 信息的共享性。随着社会的快速发展, 社会的资源利用呈现出了地域扩大的现象。电子文件可以在相同的地点、时间等条件下, 被各个不同的人员共同使用和阅读, 不受时间和空间的限制, 具有明显的信息共享性。

2. 传统档案的不可替代性。

在实际的使用中, 电子档案的缺点和不足便能体现出传统档案的不可替代性。 (1) 电子文件还不能实现它的法律保证作用。印章和签署是文件生效的重要标志, 是文件真实性与合法性的必备条件。而当前, 电子文件的签署技术还没有得到普及和进一步的完善, 无法在电子文件上亲自签名或加盖印章, 这样就使电子档案缺少了法律上的凭证作用。与电子档案的真实性相比, 人们更愿意相信传统档案原件的证据价值。 (2) 电子文件对设备的依赖性强。电子档案中, 文件的生成、识别、传输、存储等过程都是通过计算机等数字设备及相应的技术条件得以实现的, 若没有这些设备及技术条件, 或者这些设备出现了故障, 那么就会影响到文件的处理、归档。例如, 由于当前计算机更新换代的速度非常快, 相应的技术更新异常迅速, 当由原来技术条件下或在原来技术设备中生成的电子文件需要永久性、长期性保存时, 或许可以保存较长一段时间, 但一旦技术过时, 或者厂家不再提供过去的技术支持, 电子文件就无法进行识别、传递, 自然这样的电子文件就毫无利用价值可言, 电子档案的管理和开发利用就更谈不上了, 这会给档案工作管理带来很大阻碍。 (3) 电子档案的易改动性。电子文件在起草、处理等各个阶段, 可以人为地对其改动, 并且改动不留痕迹, 这是电子档案的突出优点之一, 但是, 换个角度讲, 这也是电子档案的缺点。当电子文件在被传递或更换载体时, 由于电子档案与载体具有可分离性, 这样就很难察觉到文件被改动的问题, 在很大程度上影响到电子文件的信息安全与可靠。此外, 电子文件很容易遭受计算机网络病毒的侵袭, 如果遭遇病毒侵袭, 那么电子文件中的信息则会受到破坏, 如果磁盘、光盘等电子文件的储存介质受到挤压、振动、弯折、磨损等, 或者长时间受到阳光直射以及长时间处于潮湿环境下等, 都会使文件中的数据信息丢失, 或者文件无法读取。电子文件的这种信息不稳定性对文件的安全管理非常不利。 (4) 电子文件载体的非直读性。电子文件是通过数字编码的形式记录在载体上的, 人无法直接分辨文件, 或者有些文件经过了加密、压缩等特殊处理, 若要读取文件信息, 就必须通过相应的技术方法, 利用相关的计算机软件、硬件设备的平台。反之, 文件信息将不能被直接读取, 就失去了档案信息的可读性。

此外, 传统档案的不可替代性也体现在与电子档案相比的优势上。首先, 传统档案具有唯一性, 它能够有效确保文件资料的原始性。档案工作的最基本要求就是文件资料的可靠性和真实性。传统档案已经在长期发展的过程中形成了科学有效的机制, 作为事件、资料记录的原始载体, 传统档案是不可涂改和复制的, 这样就能确保所存文件资料的安全。其次, 传统档案的储存介质具有耐久性。传统档案是以纸张为介质的, 而纤维素是纸张的主要制作材料, 具有比较强的耐久性, 只要采取有效措施, 防止它在特定条件下出现电解或氧化等问题, 就可大大延长使用和保存寿命。可以说, 传统档案不存在使用期限、使用次数的限制, 在各种客观条件下, 都可以查阅和查找, 而不像电子档案那样, 必须有数字化的设备才能显示出来。

三、传统档案与电子档案长期并存

1. 传统档案目前还是人们的传承习惯。

传统档案已有近两千年的使用历史, 影响深远。当前, 人们在思想上还是偏重于使用传统档案, 同时, 在实际的工作中, 一些特殊行业、部门、工作环节等都以使用传统档案为主。由于人们对真迹的尊重与信任, 因此可以认为, 电子档案在某种程度上只具有相对意义, 在相当长的时期内并不能完全取代传统档案, 二者的并存将会经历一个较长的历史过程。

2. 电子档案趋于主流地位。

随着科学技术的日新月异, 越来越先进的信息载体将会不断涌现出来, 信息交流的主流载体也将会不断地更新交替, 因而具有一定优势的全新的信息载体就会逐渐取代传统的主流载体。现代生活、工作节奏越来越快, 在信息交流实践过程中, 人们会发现传统载体暴露出来的问题越来越多, 如信息容量比较低, 给当前信息传递的时效性造成了一定的障碍, 已不能完全胜任当前社会、科学大发展背景下的高效信息交流的重任, 而具有一定优势的新的载体将会在一定程度上弥补传统主流载体的不足, 从而逐渐成为新的主流载体, 但同时, 传统载体并不会被完全代替, 而是新的主流载体与传统载体相互并存。

3. 传统档案与电子档案长期并存带来的新课题。

(1) 传统档案与电子档案的管理内容互相关联。在长期的档案管理工作之中可以发现, 传统档案与电子档案的长期并存还会产生一定的问题, 例如, 在对传统档案进行扫描, 将其转换为电子档案的过程中, 传统档案的质量直接影响着转换效果。因此, 在传统档案存档入库的过程中, 要对其质量进行严格审查和把关, 这样才能为电子档案的前期工作的顺利进行提供保障, 从而有效节省传统档案扫描转换为电子档案的时间, 避免不必要的二次返工, 确保电子档案的存档质量。 (2) 为档案保护技术提出了更高的要求。传统档案的发展历经千年, 人们对传统档案保护的研究越来越深入, 已形成了一套比较完整的传统档案保护措施, 如在传统档案的防霉、去酸、防虫、防有害气体、修复等许多方面都有了很大的成效。而对于电子档案保护措施、保管条件、保存寿命等问题的研究还需要进一步完善, 需要解决的问题还有很多。例如, 对于电子档案载体的寿命存在许多不同的说法, 这些还需要进一步地研究和考证。这样, 传统档案与电子档案的长期并存是非常必要且重要的。

综上所述, 传统档案与电子档案各有优势, 同样也存在各自的劣势, 因此, 二者的长期并存是必然的。在传统档案与电子档案并存的状态下, 要采取不同的措施分别管理, 使二者能够在互相借鉴中取长补短, 从而促使其能够有效承担共同的和各自分担的责任, 切实提高档案管理工作的效率和质量。

参考文献

[1]王萍.电子档案管理基础[M].清华大学出版社, 2006.

[2]王华林.档案管理学新论[M].中国社会科学出版社, 2010.

[3]魏振营.浅谈纸质档案和电子档案并存管理[J].祖国, 2010 (12) .

电子商务档案 篇10

关键词：电子档案,纸质档案,光盘

2003年, 国家档案局出台了《电子公文归档管理暂行办法》, 本办法通过档案工作人员多年的摸索与实践, 人们对电子档案也有比较深刻的认知, 对电子档案管理中的顾虑也有所改善, 并且总结摸索出了一些行之有效的管理办法。但目前对纸质档案与电子档案并存的管理模式仍然存在着一些误区和工作盲点, 现就如何提高档案管理质量谈几点粗浅看法。

1 纸质档案与电子档案相互依存

人类最初原始记事方法就形成了档案的雏形。如结绳、刻契、编贝、结珠等, 随着文字的发明与应用, 逐渐演变发展为当今纸质和电子档案两大类, 这是人类文明的一大进步。纸质档案历经数百年的实践证明, 它是过去唯一保存记录历史的凭证。如今社会技术进步和历史的变迁, 记载社会、历史方式也随之改变。从单一的纸质、手工, 转向网络、电子的多元发展。从而形成大量的电子文本材料, 暨纸质档案之后诞生了的电子档案。

在电子归档整理中, 《暂行办法》明确规定:电子公文是参照国家有关纸质文件的归档范围, 进行归档并划定保管期限。电子公文形成单位将具有永久和长期保存价值的电子公文, 必须制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档, 并使两者建立互联。

从表面上看, 纸质档案与电子档案只是载存放形式不同, 但实际上内容是一致, 它们是相互依存、相互关联、相辅相成。随着计算机和网络科学技术的发展, 无纸化办公的推行, 大多数高校也逐渐利用档案软件, 将传统的纸质档案转化为数字化电子归档, 也就是通常所说的“双套制”。

2 纸质档案与电子档案管理的区别

在档案管理过程中, 纸质档案与电子档案是相互并存、相互关联, 缺一不可, 但也有区别。主要表现在以下几个方面:

2.1 原始性认定的差异。

纸质档案立卷归档环节是传统文书工作和档案工作的结点。文书处理部门立卷, 档案管理部门接收, 一年归档一次, 这已成为传统档案工作固定模式。从分类整理环节, 它一直是传统档案工作的重点, 纸质文件归档只能逐份整理, 分类明确, 归入适当的类目, 组成合适的案卷, 档案工作人员耗费大量的时间和精力。也造就了纸质档案可靠性强、不易修改、并具有较强的原始凭证。总之, 纸质文件内容是通过其形式表达它原始性, 人们也可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。与纸质文件相比, 电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。电子文件形成、办理、收集和归档等各工作环节中要求较高。首先具有稳定可靠的网络环境、其次对载体有严密安全管理措施, 确保内容不被改动, 保证内容的原始性。

2.2 载体存放条件与质量的差异。

对于纸质档案来说, 只要是酸性纸, 文本存放就不会低于50年, 千年前的手工纸, 仍然时有所见。那么影响纸质档案的质量原因是什么呢?主要是来自于受光线和有害气体。光线和有害气体会使纸张发生水解、氧化反应, 从而导致纸张强度的降低。因此在存放环境上只要做到“七防”:即防火、防盗、防光、防尘、防潮、防有害生物和污染物, 最后进铁皮柜、密集架即可。而对电子档案来说, 它是以数码形式存储, 存放条件要求高。如:磁带怕潮、怕高温、怕磁、怕摔、长时间不转也不行。硬盘它是一种采用磁介质的数据存储设备, 数据存储在密封于洁净的硬盘驱动器内腔的若干个磁盘片上。盘片一般是在以铝为主要成分的片基表面涂上磁性介质所形成, 数据就按扇区存放在硬盘上, 硬盘的主引导区常常成为病毒攻击的对象, 从而被篡改甚至被破坏, 导致电子档案的信息丢失。光盘主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生性质变化的材料, 这些材料易氧化、易与碱溶液发生反应, 同时光盘上有划痕也会影响数据的识读。因此, 综合上述要求电子档案比纸质档案载体材料存放质量要求高寿命要短。

2.3 保密、利用的差异

文档的保密和利用一直是归档工作的重要课题。档案从历史发展至今, 无论是按“卷”、“件”、“电子归档”或多或少存在着它优越性和不足之处。纸质档案在组卷时为了考虑每一组文件的完整性, 通常会把有联系若干文件组在一卷内, 在查阅、复印时, 无法拆卷, 只能整卷提供, 这会造成对文件的保密性不够。在“卷”改“件”后, 每份文件可以独立提取, 文件调阅、复印及对文件起着很好保护性, 保证文件的保密性, 从而解决纸质档案的弊端。电子文档的信息存储密度高, 可远距离传输, 信息可操作性强等特点。但电子文件可随意易修改, 并且在改动后可以不留任何痕迹, 这就无法确保档案内容的真实性和原始性。尽管目前已经出现了一些防止伪造电子文件的电子技术, 但由于电子文件内容发生变化的可能性仍然比纸质文件要大, 导致人们很难确认电子文档的原有内容, 可信度也随之降低。

2.4 技术支撑的差异。

纸质文件是, 纸张、字迹材料、字迹这三大元素构成, 一旦形成就永远结合在一起, 可见, 它的寿命主要与自身内部诸因素以及保护环境有关。而电子文件的寿命长短, 不仅取决与其内部诸因素和保护环境, 更与技术革新紧密相连。据美国国家媒体实验室等权威机构对CD的研究结果表明, 光盘的寿命不超过50年。光盘的数据非常脆弱, 而光盘数据的存取依赖计算机, 根据摩尔定理告诉我们, 计算机电子元器件每18个月要翻番一次, 计算机不仅在硬件上风险, 而在系统、软件、病毒、及人为因素都也会造成数据的丢失。有些数据可以被恢复, 有些则是永远无法恢复。这就意味着对于电子档案长期存取, 存在着技术与载体上改革创新。

3 纸质档案与电子档案并存管理策略

在计算机网络飞速的年代, 对于长期从事纸质档案的工作人员, 在思想上和心理上做好调整, 深刻剖析《暂行办法》, 打破传统的思维模式。

3.1 档案管理制度更新与完善

第一, 做好电子档案基本概念的界定和解释。如:收集、整理、归档、保管、利用等定位及相关处理程序。

第二, 建立电子档案的相关法规和制度。针对电子档案自身存在固有缺陷, 目前存在无法完全克服的弊病。这就需要建立完善的法律法规体系, 同时制定相应电子档案管理的规章制度, 并依此实行科学有效的管理。

第三, 重新制定电子档案管理的内容。电子档案和纸质档案在文字、图表、声像等记录内容完全相符, 只是其形成过程、存储方式、使用方法等方面与纸质档案有着区别明显, 这种区别主要体现在管理方法上, 即应当建立一整套电子档案管理方法、技术和标准, 而不能按照纸质档案的管理方式, 创造出更好有利于电子档案的储存环境。

3.2 增强档案管理人员素质更新与提升

档案工作相对于其他职业来说, 工作环节、操作程序化多受条例、规则的限制, 长期跟文件、资料、档案、电脑打交道, 工作琐碎、单调、枯燥, 重复性较强, 缺乏新鲜感, 缺少机遇、缺乏挑战性。一元化的制度、一元化的管理、一元化的工作程序, 从而使档案工作员容易产生心理厌倦。随着办公自动化的推行, 电子档案归档的实施, 档案工作向多元化发展, 通过举办各种讲座更新知识、更新观念、调整知识结构, 加强计算机和网络的学习, 掌握现代信息管理知识。同时档案人员要具备对设备维护更新保的养能力, 为档案信息提供优质服务。

3.3 档案设备更新与改进

过去纸质档案在设备上要求并不高, 只要配备必要的设备如:酸性纸的卷皮、卷盒、铁皮柜、缝纫机、照相机、复印机、扫描仪、除湿机、空调、库房以及档案保管的技术设备构成, 随着档案数量的增多, 库房压力也会增加。而电子档案采用的存储介质, 主要是磁盘、磁带和光盘, 它所需的设备不仅在纸质档案基础, 必备计算机, 刻入机、防磁柜等等。

目前主要以光盘为主, 光盘信息存储量大, 存放空间小, 不仅减轻了库房压力, 而且节省了大量档案管理成本。无论是纸质档案还是电子档案, 都需要具备相应的保管条件和设施来维护其完整与安全性。因此, 如何改进和调整档案保管设备, 本人认为第一, 每天要对计算机数据进行备份;第二, 定期对数据脱机储存;第三, 在规定年限内对光盘进行翻刻;第四, 定期对磁盘、磁带和光盘, 进行消磁、清洁等保护, 确保电子档案的完整性和有效性。

3.4 档案管理目录更新与分解

纸质档案的管理方法与模式, 是经过档案工作者长期实践证明, 从而形成它自己独套管理模式。然而, 这些管理方法和标准对于电子档案来说就存在着较大的差异。我院在电子档案分类法中, 将电子档案设为DZ。类别按原纸质档案分9大类, 保管期限分为永久、长期、短期。案卷号是根据组织机构编制相应二级目录。分类代号行政 (XZDZ) 、党政 (DQDZ) 、教学 (JXDZ) 、资产设备 (SBDZ) 、宣传 (XCDZ) 、科技 (KJDZ) 、团委学生会 (XSCDZ) 、后勤保卫 (HQDZ) 、声像 (SXDZ) 。档案档号编制示意:XXXX-XXDZ-n (XXXX为年度号, XXDZ为电子档案号代号, n为案卷顺序号) 。电子档案一式两套, 一套存档, 一套利用。尽管目前电子档案的管理体制正在逐步理顺, 配套法律法规机制有待建全, 环节上还存在衔接问题。因此在电子档案管理上要采取专人管理, 专人对数据的读取, 以确保文本在馆内的真实性。

参考文献

电子商务档案 篇11

在电子文件应用的过程中，信息管理工作的重要性逐渐突显出来，并且被广泛应用在各领域中。然而，在电子技术与计算机技术应用的过程中，现代设备与技术相互融合，构成新型档案管理模式，通常被称之为电子档案管理。而电子档案管理的实践应用同样发挥着关键性的作用，标志着电子信息管理迈入全新阶段。

电子文件与电子档案概述

电子文件。所谓的电子文件就是被应用在计算机当中，同样可以在多种介质中保存，可以突破时间的限制识别并处理，而且在使用与传输方面都具有明显的优势。

电子文件的信息使用和修改十分灵活。在使用电子文件的过程中，需要由Pc机终端作为基础，而用户则可以利用存储介质完成传输，对计算机进行应用，修改并处理信息的具体内容。实际操作相对简单且修改与备份也十分方便。

电子文件的信息处理依赖性相对较强。因为电子文件信息是通过计算机产生，所以，对于信息载体依赖程度较高。而这同样也是电子信息不稳定的因素之一，如果信息载体异常吗，那么文件的信息也同样会发生改变，导致丢失亦或是保存失败。这与纸质文件相比，是一种十分明显的劣势。

电子档案。对电子档案的管理具体指的就是信息文件保存和使用管理，绝大多数重要的电子信息文件都依赖于计算机存储技术以及传输技术等多种方式。这与传统档案管理相比较而言，优势十分明显。

电子档案使用便利且能够提高工作效率。在对电子档案进行应用的过程中，只要对计算机应用就可以读取并处理保存信息内容。另外，在存储电子文件信息方面，可以通过音频亦或是视频等形式完成。由此可见，电子档案的存储形式具有多样化的特点，且有效性明显。与此同时，在使用电子信息方面也更加便利，可以利用计算机网络等多种资源实现共享，进而读取并下载所需要的数据信息。

电子档案的应用能够节省数据信息存储的空间。在信息量不断增加的背景下，所需要保存的内容也更多，所以，对于空间提出了更高的要求。如果是存储纸质档案，则会占用极大的物理空间，且对档案的使用产生了不必要的麻烦。但是，对电子档案进行应用则能够节省大量的物理空间，使得电子档案管理与使用效率全面提升。

电子文件与电子档案的管理问题

电子档案信息不稳定。因信息的载体具有多样性和不稳定性的特征，所以，存储电子文件的载体寿命也补偿。即便选择使用了稳定性能的光盘，如果在温度与湿度等因素的影响下都会导致其错存储的信息数据损坏亦或是丢失。除此之外，在电子技术快速发展的背景下，计算机设备与软件的更新速度也逐渐加快，由不同软件与设备所组成的电子档案载体，在兼容性以及互换性方面都很难进行把握。为此，如果电子档案的保存时间较长，那么将存在难以读取的情况。

信息安全保密问题。因为电子档案的内容独立，而且更改便利，所以，实际存储的信息内容很容易被随意修改亦或是窃取，对档案部门的电子档案认定带来了不利的影响。与此同时，网絡的出现为电子档案管理工作带来了极大的便利，但同样存在较高的风险。如果计算机出现病毒或者是有黑客攻击，那么则会对电子档案或者是信息内容带来严重的破坏与影响。

电子文件的处理软件标准尚未统一。在新时期背景下，科技发展速度极快，而所开发的处理电子文件的软件种类也很多，始终没有统一的标准。由于不同企业的电子文件软件来源不统一，所以，经常会出现不兼容的问题，严重危害了电子档案的统一性管理。

电子档案管理的人才不充足。电子档案的出现标志着信息技术被应用在档案管理工作中，所以，档案管理工作人员必须要具备专业知识与能力，同样也必须要具备灵活操作电子档案信息系统的能力。除此之外，档案管理工作人员的职业道德与品质同样要符合标准要求。但是，当前档案管理工作人员的年龄相对较大，且随计算机与多媒体技术的应用不灵活，难以满足电子档案管理工作的需求。

全面完善电子文件与电子档案管理工作的策略

严格管理电子档案存储载体。应积极创建专门档案馆，根据标准要求配备湿度计与温度计等相关设备，确保环境的稳定性。与此同时，还应当针对档案馆内部的电子档案进行定期检查。除此之外，要积极引进并合理运用计算机设备以及软件，在确保技术兼容与通用的情况下，全面提升电子档案的存储载体可读性能。

积极采取安全措施。为了确保电子文件与电子档案的安全性，可以通过数字签名亦或是访问控制等多种方式对电子档案访问的权限予以控制。另外，通过加密信息的方式可以保证电子档案不被公开。基于此，对电子档案的只读属性进行设置，确保电子档案具有真实性与原始性的特征。

培养档案管理工作人员专业能力。在电子档案形成并应用以来，对传统档案管理工作造成了严重的冲击，同样也使得档案管理的知识结构随之调整。在这种情况下，对管理工作人员提高了要求，所以，必须要积极组织专业培训，组建高计算机水平且精通档案业务专业知识的档案管理团队，促进电子文件与电子档案管理工作的全面开展。

浅析电子文件与电子档案管理 篇12

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.1 对设备的依赖性与不可识别性

电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。

1.2 信息与载体相分离

传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。

1.3 存储内容不稳定性

电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。

1.4 信息的共享性

电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。

1.5 肉眼不可识别性

纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。

2 电子文件的保管维护:

2.1 保证电子档案整体的安全

由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。

2.2 保证电子档案内容的准确

电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

2.3 保证电子档案的可理解性

为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。

3 电子档案的利用管理

3.1 电子文件的分类与甄别

我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

3.2 电子档案的利用

电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。

电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战

4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。

4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收

集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。

4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。

4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。

要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。

摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。

关键词：电子文件,电子档案,规范管理

参考文献

[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.

[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.