气象电子档案（共7篇）
气象电子档案 篇1
摘要：新《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力,电子会计资料的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理,将极大推动电子会计资料的网络传递和电子应用,做好气象部门电子会计档案管理势在必行。以实施新《管理办法》为契机,规范和加强气象部门电子会计档案管理,主要从收集完整、整理规范、移交真实、储存安全、管理科学等方面着手,确保气象部门电子会计档案真实、完整、可用、安全。
关键词：电子,会计档案,管理
随着我国政府积极推动“互联网+”行动和“大众创业万众创新”,我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起。为规范会计档案管理工作,提高会计档案现代化管理水平,财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》进行了修订,以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》(以下简称新《管理办法》),于今年1月1日起施行。新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力,电子会计资料的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理,将极大推动电子会计资料的网络传递和电子应用,做好气象部门电子会计档案管理势在必行。
一、电子会计档案概念
电子会计档案是以电子形式产生、传输、保管的会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业资料。是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据,属于单位的重要经济档案,是检查企事业单位过去经济活动的重要依据,也是国家档案的重要组成部分。由于电子会计数据的使用与会计软件系统紧密相关,不像纸质会计档案那样直观,必须在特定的计算机操作系统中才能使用,不同的财务软件或同一软件的不同版本生成的电子会计档案具有不同的格式,因此,财务软件及相关资料要作为会计档案管理。
二、电子会计档案的特点
随着社会主义市场经济的深入发展,经济活动的领域越来越广泛,经济活动的规模越来越大,财务活动涉及各个领域,会计档案也在各行各业普遍产生。气象部门各级财务机构均成立会计核算中心,会计核算方法、工作程序的集中一致性,使形成的会计核算材料具有共性,产生的会计档案内容成分稳定。同时,由于部门信息化水平和精细化管理的提升,大量会计资料由计算机生成,通过网络传递、电子储存和应用。因此,电子会计档案既具有广泛性、统一性、多样性特点,又具有数字化、虚拟化、电子化特点。
1. 档案信息数字化。
原来的会计材料是以纸质件生成,随着财务结算运转,财务活动结束后整理立卷归档。现在实行会计电算化,会计信息由计算机生成电子数据,财务结算通过网络运行,最后形成电子会计档案,会计档案除了纸质档案还包括电子资料和电子数据,电子会计档案以数字形式记录、传输、利用,呈现数字化、多样性。
2. 档案存储虚拟化。
原来的会计档案是一件件看得见摸得着的实物,文字清晰、表簿直观、数字具体,电子会计信息以数字化的形态存在,存储于磁性介质或光盘,存储容量大、携带方便,对存放条件要求更高,必须在特定的软硬件环境中借助计算机等电子设备才能视读,处于虚拟状态,呈现虚拟化、无纸化。
3. 档案利用电子化。
电子会计档案的服务利用比纸质档案更加便捷高效,可以多次拷贝、反复重置,快速检索、异地查询,服务不受时空限制,大大提高了档案的服务效率。借助计算机操作,进行大量统计分析,容易产生计算、分析结果,形成科学的档案编研材料,提供更加优质的档案服务。可以广泛开展数据交换,资源共享,使档案管理呈现电子化、专业化,全面提高工作效率和工作质量。
三、面临的问题与挑战
目前,电子会计档案管理的法律规范已经明确,技术手段也较为成熟,但是,电子会计档案管理中技术环境的复杂性,制度建设的滞后性,软件环境和硬件设备的不稳定性,电子会计档案管理存在许多问题,面临诸多挑战。
1. 安全存在隐患。
电子会计档案是依托磁光介质存储的,受载体质量、载体存放环境、载体有效期等耐久性的影响,如果保存不当或存储设备出现问题容易遭到破坏、丢失,数据资料就无法恢复,电子会计档案将失去应有的作用,存在安全隐患。
2. 真实性面临挑战。
电子会计档案以数字化形式存储,电子数据具有高度密集的特点,存储介质具有容量大体积小的特点,电子会计档案从形成、归档到服务,通过网络传递和电子应用,泄密的风险很大,电子会计信息的安全保密性面临挑战。电子会计资料具有可变性易于修改,而且修改后不留痕迹,电子会计档案的真实性面临挑战。
3. 可用性不容忽视。
不同的会计软件生成的电子会计数据格式不统一,给数据备份增加了难度,如果不重视这个问题,备份不及时、不完整,以后将很难从备份数据中读取需要年份的相应信息。有的会计软件兼容性差,如果对会计软件的性能了解不仔细,归档不全面,就会造成系统无法识别数据信息,电子会计档案的持续再现和可用性不容忽视。
4. 完整性值得重视。
气象部门会计工作已经实施电算化,但是会计档案没有电子化,只是将打印出的纸质档案存档,没有完整地将存储在计算机中的会计信息备份在磁光介质上归档保存,更没有将财务软件和系统软件归档,从而影响会计档案的完整性,必须引起高度重视。
5. 制度建设迫在眉睫。
新修订的《会计档案管理办法》今年刚刚实施,原有的会计档案管理办法是针对纸质档案的,没有涉及电子会计档案,已经不能适应新《管理办法》要求,气象部门电子会计档案管理制度建设迫在眉睫,需要尽快建立、修订电子会计档案形成收集、整理立卷、移交归档、服务利用等制度。
6. 档案管理人员的素质有待提高。
电子会计档案是高科技产物,对档案管理人员素质提出更高要求,现有档案管理人员对档案管理业务熟练,缺乏计算机维护技能和通信网络知识,制约电子会计档案管理工作的发展。
四、做好气象部门电子会计档案工作的着力点
1. 收集完整。
新《管理办法》允许符合条件的电子会计资料不再打印纸质归档材料,这是指单位内部形成或从外部接收的,不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案,又属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案。在磁、光介质资料耐久性留存问题尚未解决之前,电子会计档案与纸质档案将长期并存,一般电子会计档案均实行双套制归档,应当将打印出的纸质会计档案和电子会计档案一起保存,并且建立纸质会计档案和相应的电子会计档案之间的对应关系,便于查询利用。电子会计数据资料按照系统功能操作收集,建立电子会计档案收集目录,现金记帐凭证、银行记账凭证、科目汇总表、账簿、会计报表及其他电子会计数据资料,会计核算中心财务人员按要求打印输出出纳复核,主管会计审核签字盖章。此外,还要收集财务软件、系统软件,以及与软件系统相配套的计算机硬件系统的信息,这是电子会计档案的重要组成部分,属于电子会计档案中的软件档案。
2. 整理规范。
电子会计档案的整理按会计凭证、账簿、报表和其他辅助会计资料进行分类,按照新《管理办法》规定的保管期限整理,即将原保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一调整为10年,将原保管期限为15年、25年的会计档案统一调整为30年。打印输出的书面形式的会计档案用同样的方法分类整理,并编制档案顺序号。财务人员做好电子会计资料备份,包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表,应视同会计资料按月做两套盘备份,由会计档案保管人员分别放置在不同地方妥为保管,同时,要在备份介质上注明与之相对应的会计软件系统。
3. 移交真实。
电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及会计核算系统软件,和以上软件的备份盘,作为会计档案移交保管,保持电子数据与相关软件系统的一致性。为保证备份数据的安全,备份盘必须贴上写好保护标签,用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签名。打印输出的凭证、账册、报表等,必须有会计主管的签章才能移交存档保管,确保档案真实。新《管理办法》延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限,我们要求气象部门财务人员一般情况下还是按期移交会计档案。
4. 管理科学。
举办了全省气象部门新《管理办法》培训班,组织相关人员准确理解和全面把握新《管理办法》的内容和要求,正在完善与新《管理办法》相衔接的甘肃气象部门电子会计档案管理办法,主要有收集整理制度、移交备份制度、储存管理制度、借阅服务制度、销毁制度和应急制度等。对电子档案操作活动进行严密的检查。建立严格的内部控制制度保证电子会计档案的安全和可靠。严格岗位责任制,严防电子会计档案毁损、丢失和泄密。指导本部门各单位做好会计档案的新旧衔接工作。
5. 储存安全。
存贮于磁光介质上的会计资料应双备份,备份盘装入盘套,放进硬盒,分别存于两个不同地点库房的防磁柜,备份盘应贴写好保护标签,标号列入档案管理制度的书面文件。尽量采用光盘等介质存储数据,少用软盘存储电子会计档案。设置输出输入控制功能,设置恢复功能,建立严格的口令认证、指纹认证制度,引进加密技术,保证数据的安全性。电子会计档案管理人员应及时做好数据维护工作,定期对电子会计档案进行检查和拷贝,以防止因介质老化等技术问题导致数据损坏或丢失,提高电子会计资料保存的安全系数。将电子会计档案的格式随技术的发展不断升级,使不同时期的电子会计档案具有兼容性。
6. 有效利用。
电子会计档案是电子会计资料的归属,新《管理办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围,将推动电子会计数据的深度开发和有效利用,组织财务和档案部门对“十二五”会计数据进行统计分析,为修订甘肃气象事业“十三五”发展规划提供多角度会计参考信息。严格执行查借阅制度,电子会计档案的借用,必须经过会计主管审批同意并签章,为防止对备份磁盘的操作危及该备份磁盘的完整性,应制作该备份磁盘的复制件,使用复制件进行操作。
7. 鉴定销毁。
由于原《管理办法》未明确销毁前的鉴定工作和有关责任,我们现存的部分会计档案远远超过最低保管期,已失去保存价值,占据了储存空间,造成了资源浪费。现在着手按新《管理办法》进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书,对保管期满确无保存价值的会计档案,建立销毁清册,请会计管理人员监销,履行销毁签名或盖章手续,进行销毁。
8. 提高电子会计档案保管人员的素质。
电子会计档案对管理人员素质提出了新的更高的要求,需要熟悉会计、计算机、档案管理等方面知识的复合型人才,气象部门现有档案管理人员大部分是原业务人员,知识结构相对单一,仅掌握计算机操作,管理与维护以及网络安全能力偏低,为了提高档案管理人员的素质,尽快加强计算机通信技术、网络技术、软件技术等培训,同时引进专业院校毕业生,为部门电子会计档案工作良好开展提供人才保障。
参考文献
[1]财政部,国家档案局.会计档案管理办法[Z].2015-12.
[2]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究[J].档案学研究,2015(2).
[3]窦元名.ERP系统下电子会计档案的保管研究[J].兰台世界,2013(20).
气象电子档案 篇2
一、气象观测装备档案管理存在的问题
长期以来, 我省气象观测装备档案管理处于传统手工模式管理阶段, 气象观测装备档案频繁的借阅、检索、查询等易造成部分纸质档案的毁损及丢失。我省气象观测装备档案管理目前主要存在以下问题:
气象观测装备档案管理仍处于传统手工模式管理阶段。目前我省气象观测装备档案管理仍停留在只重视纸质文件的保存与管理, 使得气象观测装备档案的查询仍依托于纸质原件的检索且原件易损毁丢失;
目前我省气象观测装备档案的保存与管理未能标准化。气象观测装备档案的有效利用可为后期气象观测装备建设规划提供重要依据, 促进气象观测装备有效、合理、可持续发展。目前我省气象观测装备档案的保存与管理比较混乱, 其原因中之一是因为未能明确我省气象观测装备档案管理的统一标准, 造成盲目收集资料, 归类较杂乱, 缺乏系统性;
目前我省气象观测装备档案的保存未能实现统一。譬如, 气象观测装备可研报告、批复文件、采购合同原件、气象观测装备入库单、调拨单、固定资产调拨单、培训文件等不同科室保管, 其设备安装等相关资料由具体承建单位保管。档案管理人员一般均都为非专职且不固定, 这样使得同一个项目的档案分散于各个单位, 不利于档案管理工作的规范、高效开展。同时随着档案管理人员工作岗位的调整与调动, 容易出现原始档案查找困难的现象。
二、气象观测装备档案标准化管理
我省现已初步建成了包括多普勒雷达、国家级自动站、区域自动站、土壤站、交通站、水汽站等多种综合气象观测装备。并且随着山洪地质灾害气象防治保障工程的建设, 各类综合气象观测装备还在不断增加。现已山洪地质灾害气象防治保障工程项目探讨气象观测装备档案管理的标准化。
我省山洪地质灾害气象防治保障工程项目从2011年开始, 至今已有四年, 随着山洪地质灾害气象防治保障工程的不断建设, 气象观测装备档案管理的标准化显得尤为重要。一个山洪地质灾害气象防治保障工程项目参建单位众多, 且一个山洪地质灾害气象防治保障工程项目在立项、审批、招投标、施工、竣工验收及固定资产移交等全过程中会形成的诸多文字、图表、声像等各种形式的全部文件材料。对这些材料按照统一标准进行系统性的收集、分类、整理非常有必要。
2014 年1月19 日, 中国气象局发布了 《气象部门重点工程项目档案管理暂行办法》, 该办法中将重点工程项目文件分为工程管理文件, 工程技术文件和工程财务文件。结合我们工作实际我们可将山洪地质灾害气象防治保障工程项目文件主要分为工程管理文件、工程技术文件两大类12 小类进行分类收集整理。如图1所示:
三、气象观测装备档案电子标准化管理系统软件架构设计
本系统采用了B /S架构, 各用户通过局域网访问, 实现了基于WEB方式的动态信息录入、检索以及各种交互式操作, 满足不同用户信息检索的需求。
本系统采用WEB浏览器阅读, 不需要安装特殊客户端软件, 简单易用。该系统将WEB技术与气象观测装备档案电子标准化管理有机结合, 充分利用全省已建立内网的优势, 实现了省级气象观测装备档案信息在线式管理。
四、气象观测装备档案电子标准化管理系统主要功能
气象观测装备档案标准化管理是各个单位将纸质文件形成电子文件后, 对电子文件按照统一标准进行分类整理归档, 该系统通过后台即可实现同一项目资料的汇总, 实现了气象观测装备档案电子标准化统一管理。通过气象观测装备档案电子标准化管理系统, 从前期气象装备建设立项依据, 到中期政府采购合同的签订与实施, 到各类气象装备的出入库调拨信息, 到后期各类综合气象观测装备的安装、使用等各类相关纸质文件均能够与电子文件实现无缝挂接。
气象观测装备档案电子标准化管理系统功能主要依托于我省大气探测装备供应管理系统中“合同管理”功能来实现气象观测装备档案电子标准化管理。如图2 所示:
合同录入:点击图2 中合同单号后在新页面中打开, 能够将气象观测装备按照统一标准收集整理的相关文件电子化后通过附件上传录入系统, 实现纸质文件与电子文件的无缝挂接保存如图3 所示:
合同查询管理:用户可根据合同单号、合同名称、合同签订乙方单位名称、签订时间、项目来源等进行准确或模糊查询。如图4 所示:
在“合同录入”中通过对气象观测装备档案中各类纸质档案文件电子化后上传至系统中, 在“合同查询管理”中用户即可检索到任意一份气象观测装备相关档案, 使得气象观测装备档案的检索不必紧紧依托于纸质原件的检索, 大大节省了人力与时间。
五、展望
省级气象观测装备档案电子标准化管理系统可初步实现气象观测装备档案的电子标准化管理, 使得气象观测装备档案的检索、借阅等均实现电子化方式管理, 大大节省人力和时间。气象观测装备档案电子标准化管理系统作为我省大气探测装备供应管理系统的一个组成部分, 其实施提升了气象观测装备档案电子标准化管理的现代化程度, 是解决当前气象观测装备档案资料保存、信息安全、等诸多方面问题的一种实用、有效的管理方式。
摘要：随着我省自动化综合气象观测装备的不断增加, 各级气象观测装备档案管理工作显得尤为重要。目前我省气象观测装备档案管理工作还处于传统手工模式管理, 气象观测装备档案管理的落后现状与气象事业现代化发展水平极不协调, 因此, 有必要建立一套气象观测装备档案电子标准化管理系统。该系统已初步实现了气象观测装备档案的检索、借阅等的电子化管理, 大大节省人力和时间。
关键词：气象装备,档案,标准化管理
参考文献
[1]周丽君, 于京杰, 张曙光等.纸质归档病案数字化管理系统的建立与发展.医学研究生学报, 2011.
[2]王娜.浅谈档案管理信息化.科技创新与应用, 2012.
气象电子档案 篇3
一、气象档案馆工作管理系统核心设计
该系统平台在气象内部网络环境下运行, 保障了档案数据的安全。以B/S的形式进行制作, 用户使用浏览器进行登录浏览和操作, 便于使用;根据责任分工设定用户权限, 保障了任务管理的层次性和规范性。结合实际工作, 从以下4个方面罗列出了针对“管理”二字的实际需求。
(一) 任务创建。
任务是每一项计划内或临时出现的工作内容, 创建的过程, 实际上也就是上级向下级部署任务的过程, 在这个部署的过程中, 首先我们要对任务有完整的了解, 也可以根据实际情况设定任务种类, 如:省局工作重点、常规工作、目标管理等。工作任务不输入进行任务内容录入、任务负责人分配、任务主要时间节点提醒等设置, 完成部署的任务根据负责人进行下发, 并自动存档, 便于查阅。
(二) 任务执行督办。
获得任务部署的工作任务负责人。根据任务的实际情况, 进行具体的工作分配, 如在实际执行过程中, 工作内容和时间节点因故变动, 可提请上级获批后进行更改。高级权限用户可根据需要随时查看任务进展及完成情况, 使领导督办职能能够及时、有效地发挥作用。
(三) 工作反馈。
任务执行中及完成后, 相关人员需根据职责自下而上地, 依照时间顺序上报任务完成情况、工作日志、工作周记、月工作总结和年工作总结, 系统自动归档, 既是领导督办的重要依据, 也为各类工作材料的撰写提供了基础参考。
(四) 提醒及查询。
软件平台可根据工作任务时间节点的设定, 通过电子邮件或收短信进行双重提醒, 实现了工作分配、任务完成、完成逾期3个重要时间节点的提醒功能。用户可在权限范围内, 查看任务执行情况、工作日志及总结。
二、气象档案馆工作管理系统运转模型
(一) 执行过程说明
1. 录入人或负责人录入任务文字及说明, 负责人输入执行部门和执行人 (程序菜单内勾选) 、定期汇报周期、时间节点参数、短信提醒内容等, 完成任务部署。软件系统自动给相应人员授予权限, 并自动通知执行人有新任务到来。
2. 执行人执行任务, 按要求定期汇报, 未按时做定期汇报, 软件将自动记录并提醒执行人;有特殊请求和汇报, 执行人可提出, 系统可自动通知负责人。
3. 负责人接收查阅请示汇报, 可作出指示和评价, 可选择自动通知执行人。
4. 任务执行到设置的时间节点, 自动通知提醒执行人和负责人。
5. 年终负责人进行总结评价打分, 软件自动通知所有执行人。
6. 负责人、执行人及其他人员可进行权限内的统计查询。
7. 负责人年终执行结转操作, 将本年度的汇报、请示、指示、总结评价归档, 任务延续下一年度继续执行。归档后按年度仍可查询以往情况。
8. 负责人可执行任务迁移操作, 改变任务的链接结构和部署。
(二) 任务提醒说明
任务建立之初, 会由各个部署人设定所属任务的时间节点, 该时间节点包括规律性 (如每天提醒, 每周五提醒, 每月1日提醒等等) 和非规律性 (以任务下达目标为准) 两种, 可供日常业务和临时业务使用。提醒管理系统来识别时间提醒的顺序和权值, 在规定时间会发出提醒, 对积压的事件和上级领导指示督办的事件进行临时提醒。对于提醒有两种模式, 一种是软件内部提醒, 一种是短信平台发送短信提醒。
三、气象档案馆工作管理权责划分
通过日常工作部署、临时工作分配等主要功能, 根据用户职责权限及工作任务分工, 按照责任层级进行自上而下的工作部署, 和自下而上的情况反馈, 权责清晰明确。
(一) 高级权限可根据对工作任务分配的树状查询, 对工作展开情况、业务或项目进展情况、职工个人工作情况等进行全方面的了解, 便于进行工作部署、责任监督。
(二) 普通权限可通过该软件, 系统地根据上级分配的工作任务展开工作, 定期上报工作日志、工作周记、月工作总结、年工作总结等, 使责任分工具体化, 个人工作效能明晰化, 工作进展情况明确化, 为开展绩效管理提供依据。
关于界定气象档案价值的思考 篇4
关键词：气象档案,档案价值,历史价值,学术价值,社会价值
探讨以纸张为主要载体的气象档案的价值是研究档案保护技术学中的档案制成材料耐久性的问题。所谓“档案制成材料的耐久性是指在保存和使用中, 档案制成材料抵抗外界理化因素的损坏和保持原来理化性能的能力。抵抗外界理化因素的损坏和保持原来理化性能的能力强, 该制成材料耐久性就好;反之, 耐久性就差”[1]。
气象档案是在气象业务技术、科学研究等活动中直接形成的, 具有保存价值的不同形式的信息记录。这种记录是固化在物质材料上的原始记录, 所以一般来讲对气象档案价值的看法, 主要表现在它的历史价值、学术价值和社会价值, 它是分析、确定气象档案保存的依据[2]。我们所探讨的气象档案价值应当属于物质范畴的信息价值, 因为对气象档案的保存和利用主要是针对它所体现的原始记录性所具有的凭证价值, 而不是它的一般信息价值。这是我们在探讨气象档案价值时应该明确的前提条件, 也是我们保存和延长气象档案寿命的主要目的。
1 气象档案价值的分析方法
1.1 气象档案的来源和产生的时间
气象档案的来源主要是分析档案形成者的地位和作用。一般来说, 档案形成者的层次、地位越高, 作用越大, 其形成的档案保存价值也会比教高。如:气象部门局长会议档案的保存价值就比一般气象工作会议档案高。而气象档案产生的时间是指档案形成的时间或气象记录档案的观测记录年代, 气象档案形成的时间越久远、记录年代越长, 其档案的保存价值就越高。如:现新疆气象档案馆藏的中华民国32年出版的测候须知和部分解放前的气象记录月总簿等, 这部分档案就反映它们的一定历史价值、社会价值, 随着时间的推移, 就越显的珍贵和重要, 其价值也越高[3]。这些档案至今已经有半个多世纪以上的历史, 能够保存到现在是不容易的, 具有重要的保存价值。
1.2 气象档案的形式和内容
气象档案形式主要指它的记录形式和载体形式。一般来讲, 气象档案原始信息内容、手稿或孤本的保存价值比较高, 特别是具有重要历史价值的气象档案手稿、孤本档案更需永久保存。气象档案的内容信息主要表现在学术价值和社会价值上, 分析气象档案文件的内容, 是确定档案价值的重要因素[2]。另外, 我们在具体分析某一气象档案价值时, 应该从气象事业和国家利益出发, 用全面的、历史的、发展的观点和科学的态度, 客观地分析气象档案现实作用, 切忌孤立地、片面地、主观地分析和确定气象档案的价值。
2 磁性载体气象档案价值的探讨
2.1 磁性载体气象档案的表现形式
磁性载体气象档案与纸张气象档案的区别表现在制成材料的新型化。其表现形式:第一, 信息的非人工识读性;第二, 信息存储的高密度性;第三, 信息与载体的可分离性;第四、载体的脆弱性与对技术和系统的依赖性等。
由于磁性载体气象档案具有以上表现形式, 于是开始对磁性载体档案的原始性、可读性、真实性、完整性等问题进行认定。对于纸质气象档案来说, 内容的原始性人们可以借助其形式来判别和确认内容的原始性。但磁性载体气象档案的不仅内容易于变化, 而且失去了固定的形式, 使人们对磁性载体档案进行价值判定时, 很难对磁性载体档案的原始性、可读性、真实性、完整性进行认定。于是开始对磁性载体气象档案的原始性、可读性、真实性、完整性进行探索, 这种探索实际上就是对磁性载体档案原始记录保存和可读的探索。原始记录性对人们来说它的价值在于这种记录所具有的以备查考的历史性真实性和凭证性[4]。对这些气象档案价值的分析应以档案的自身特点和作用, 也就是档案内容和形式所表现的历史价值和社会价值为基本出发点。
2.2 磁性载体气象档案价值分析
随着气象事业发展, 其气象档案信息存储载体有较大变化。为开拓气象记录信息的计算机加工处理能力, 新疆气象信息中心已将气象信息记录存储在磁盘和光盘等磁性介质上, 对这些不同的磁性载体气象档案的价值如何界定?笔者认为, 这些机读载体档案的价值主要表现在社会价值方面, 它存储的气象档案信息内容, 具有重要的利用价值, 但是, 随着现代信息技术更新换代, 某些载体介质的保存寿命是有限, 如:80年代采用穿孔纸带作为存储地面信息记录载体, 当存储的气象档案信息记录转移到另一种新型载体时, 其原载体的价值也随着载体的更新而改变。机读载体更新换代, 那些被淘汰的机读载体形式, 仍具有一定的历史价值, 在鉴定销毁时, 应保留一些机读载体样品, 作为反映气象事业发展的一个过程和历史印记。
2.3 对内容相同存储介质不同的气象档案价值分析
对内容相同存储介质不同的档案, 这些多属于气象记录档案。如:全疆气象台站的地面气象观测信息记录, 新疆气象信息中心同时存档的就有气象观测簿或观测记录纸、记录报表和机读载体数据 (磁盘、光盘) 等。这些信息内容相同或相近, 载体形式不同的气象档案信息记录的保存价值, 笔者认为, 可以从信息记录的原始性、准确性和载体的性质进行分析。气象业务工作中形成的各种原始气象观测簿、记录纸、记录报表, 是气象观测直接形成的记录, 也是第一手气象资料, 特别是原始气象观测记录报表, 其记录数据经过质量审核, 准确性比较高, 其利用价值比观测薄和记录纸高。而气象观测簿和记录纸虽然是气象观测最初形成的原始材料, 其观测数据已形成气象报表和转换为数据文件, 它的作用仅仅是日后查询, 很少直接提供利用服务, 它的价值主要体现在历史价值上。有的气象观测记录纸若已经进行扫描数值化处理和质量审核, 其价值已经失去保存的意义, 这种情况下可经过鉴定后进行处理。
参考文献
[1]郭莉珠.档案保护技术学教程[M].北京:中国人民大学出版, 2000, 4～8.
[2]吴增祥.气象档案管理基础[M].北京:气象出版社, 1999, 93～97.
[3]刘亚民, 林文宣.开展气象档案鉴定工作的几点思考[J].新疆气象, 2006, 29 (2) :42～43.
气象电子档案 篇5
关键词：气象科技档案,气象业务,气象预报,业务管理
气象科技档案是国家科技档案的一个重要组成部分, 具有内容翔实、数量大、种类多、记录规范和资料、文件等连续性强的特点, 不仅是气象部门日常业务和科学研究的基础资料, 而且还与工业、农业、建筑等多领域建设发展和现代科学技术发展有着直接和间接的联系, 是一种重要的科学技术资源, 也是各行各业发展的重要保障体系之一。随着科学技术的快速发展, 社会和经济发展对准确、有效的气象信息的需求越来越大, 这使得能真实描绘和记录气象信息情况的气象科技档案的管理和利用越来越彰显出其重要意义和实用价值, 因此, 加强对气象科技档案的管理和利用至关重要。
1 气象科技档案的管理
气象档案内容主要包括气象探测资料、预报服务资料、气象灾害防御资料、气候资源利用、气象科学技术研究等, 具有科技含量高、专业性强、利用率高等特点。做好气象科技档案管理应做到以下几点: (1) 加强科技档案管理意识是做好科技档案管理工作的关键, 可通过组织全局专、兼职档案管理人员学习档案知识, 宣传《档案法》, 增强气象人员的档案管理意识, 提高各科室的归档意识, 营造认真做好档案管理工作的浓厚氛围, 形成全员重视、齐抓共管的良好管理局面。 (2) 建立健全收集、整理、存档、保密、借阅利用、销毁等气象科技档案管理规章制度和档案管理人员岗位责任制, 要求档案管理人员严格按照规章制度办事, 使档案管理工作规范化、制度化。 (3) 不断完善气象科技档案管理设施建设, 加大档案安全管理设备资金投入, 建立现代化档案管理设施, 做好档案管理基础保障工作。定期检修档案, 更新设备, 保证档案资料的安全。 (4) 不断开发应用现代化档案管理软件系统, 加强气象档案的信息化管理, 并及时更新软件系统, 完成气象科技档案的纸质、电子化全面管理, 实现气象科技档案的网络查询和海量存储, 提高档案管理的工作效率。
2 气象科技档案的有效利用
2.1 在气象服务方面的应用
气象部门工作者只有充分了解并掌握本地天气气候特点和天气气候变化规律, 加强对各种气象资料的综合分析研究, 才能提供专业气象服务产品, 满足不同用户的需求。而气象科技档案是气象部门开展服务工作的基础, 可直接为广大用户提供气象科技信息咨询和服务, 开展气候分析等服务内容和产品, 拓宽服务领域, 还可利用气象档案数据资源建立气象科普基地, 通过对外开放参观与宣传等, 提高社会公众对气象知识的认识和了解, 促进气象为民服务工作的顺利开展。
2.2 在工业方面的利用
工厂厂址的建设、布局和工农业生产等均要受到气温、湿度、风速风向、大气混浊度等气候因素的影响, 其中, 有的厂址选取和建设布局要考虑风向、风速、混浊指数等多种因素;纺织、造纸等工业则需要考虑温度、湿度等方面的因素;工业用烟囱、水塔、铁塔等高层建筑需考虑风压、雪压等因素, 而且工业生产过程中排放的废气、废水等对区域内太阳辐射状况、热量平衡和水资源环境等都可能造成影响, 致使局部气候变化。
2.3 在农牧业方面的利用
农牧业是鄂尔多斯的基础产业, 发展现代农牧业是社会主义新农村建设的首要任务。气象条件是农牧业生产的重要影响因素。受全球气候变暖影响, 鄂尔多斯气候也发生了较大变化, 其中最明显的就是气象灾害频发, 导致农牧业经济波动较大, 正是因为掌握了当地气候特点和灾害发生规律, 才能趋利避害, 对农业产业结构作出合理调整, 提高农业的防灾减灾能力。2011年, 鄂尔多斯市出现了近10年罕见的春夏连旱, 鄂尔多斯气象局根据多年干旱气候特点, 利用各旗区生态与气象监测站数据, 结合区域自动站资料对该市的旱情进行了监测分析, 充分利用卫星遥感等先进设备遥感监测植被生长状况, 定期、适时地为农牧业局种植业科、畜牧科、现代农牧业科、草原监理所提供《生态与农牧业气象监测信息》《雨情公报》等, 及时报送《重要气象信息》等决策服务材料和手机短信, 为全市农牧业生产和防灾减灾提供了不可或缺的服务保障。
2.4 在建筑业方面的利用
建筑物为室外作业, 建筑物规划设计、施工建设等都会受到气温、降水、风向风速、太阳辐射等的直接影响, 而且建筑物选址、地基构建和用料选择等也必须依据当地的气象条件进行选择, 施工阶段还要注意低温、高温、雨雪冰冻、降水、大风天气对施工进程和工程质量的影响, 例如强风损坏建筑施工设施、威胁施工安全等。对此, 政府部门应用当地气象科技档案就工程建设制定了不同气候条件下的专业设计标准和施工标准, 在安全施工、保证建筑质量方面彰显出重要作用。
2.5 在交通、旅游行业的利用
交通安全和旅游业市场的繁盛均与气象条件有直接和间接的关系, 强降水、降雪、大雾以及衍生的洪涝、冰冻等气象条件可直接影响交通运输, 连阴雨、高温等天气也是影响旅游业发展的重要因素之一。交通运输是一个城市经济生产和生活的命脉, 旅游业则大大推动了城市经济的发展, 因此, 深入研究气象与交通、旅游等行业的关系, 通过认真分析研究气象科技档案资料, 适时开展交通、旅游业气象预报服务, 为城市经济和社会的发展保驾护航。
3 结束语
随着信息化、网络化的广泛应用, 气象部门也形成了大量电子档案。与传统纸质档案不同的是, 应用现代气象观测和通信技术经计算机系统处理和存储的机读资料利用起来更为方便快捷, 但这也给档案管理人员带来了更大的挑战, 要求档案管理人员熟练掌握计算机技术, 定期维护管理资料, 使信息化的电子气象科技档案更加规范化、科学化和条理化。
参考文献
[1]刘秀荣.浅谈内蒙古气象电子档案管理现状与改进方法[J].内蒙古气象, 2014 (3) .
浅谈纸质气象档案数字化处理 篇6
一、数字化处理确定文件存档格式
档案在数字化后转换成新的存档格式, 随着气象档案信息化水平的提高, 对数字化档案存档格式进行新的规范, 纸质气象档案数字化处理要考虑档案的存储模式, 既要考虑数字化处理档案保存的安全性, 真实性, 永久性和存储容量, 还要考虑全国气象档案综合管理系统一定要支持的数字化档案文件存储格式, 选择JPG, TIFF, PDF等存档格式, 不仅能够长期保存, 还能在数字化档案检索利用时保证气象档案拥有原纸质气象档案的效果。
二、数字化处理之前做好档案鉴定工作
气象历史档案数量庞大, 档案数字化处理是一个漫长而又细致的工作, 在短期内不可能将全部气象纸质档案进行数字化处理, 有一部分气象档案保管期限较短, 因此, 在数字化处理之前必须对馆藏纸质气象档案进行认真鉴定, 做好数量统计工作。
三、数字化处理一定要界定其范围
纸质气象档案种类多, 规格大小不一。每日都在生成多种纸质气象档案, 因此, 纸质气象档案数字化处理前, 应从档案的使用价值, 利用价值, 保存价值 (年代) 等方面出发, 鉴定哪些需要数字化处理, 哪些无需进行数字化处理, 认真确定纸质气象档案数字化处理的顺序, 这是气象档案数字化处理前必须考虑的问题。对于气象档案形成时间早, 影响范围广, 使用价值大, 利用频率高, 保管期限长的气象档案, 以及字迹模糊, 破损严重, 极其珍贵的气象档案资料, 应优先安排数字化扫描, 尽早提供数字化服务, 这样可以减少对这类纸质气象档案借阅次数, 有效解决纸质气象档案反复借阅利用和档案保管的矛盾, 最大限度的对纸质气象档案进行保管和保护, 确保档案实体完整, 安全。
四、做好纸质档案数量统计工作
由于纸质气象档案种类多, 数量大, 规格不统一, 档案数字化处理不能一步到位, 因此, 纸质气象档案数字化处理工作应每年有计划地进行, 要详细做好统计纸质气象档案种类以及各类档案的总数量。根据馆藏实际情况科学的估算纸质档案数字化处理的速度和每年处理的数量。认真安排纸质档案数字化处理人员的工作量, 机器配备, 预算费用。明确责任, 落实到人, 合理安排工作任务。这项工作一定要切合实际, 不能盲目的定进度, 定数量。
五、纸质档案数字化处理存在的问题
1. 安全保密问题
纸质气象记录档案数字化处理过程中涉及多个方面, 由于气象科技档案资料是国家八大保密档案资料之一, 鉴于它纸质气象档案的特殊性, 重要性和保密性, 是绝对不能公开的。在进行纸质档案数字化处理过程中, 档案保密意识不强将产生安全隐患, 使纸质气象记录档案在整理、扫描、录入、分类等环节都存在泄密、毁损和遗漏的可能。
由于气象纸质档案馆藏年代长、保存环境条件较差, 许多档案的纸张已经出现不同程度的损坏, 字迹变淡, 图像模糊等。在纸质档案数字化处理过程中, 也有可能出现人为因素再次造成纸质气象记录档案的破损、断裂、污染等, 这就对纸质原始气象记录档案造成更大的威胁。
2. 实时监控管理问题
制定和实施纸质气象记录档案数字化处理过程中面临许多不确定因素, 从而会给气象记录档案数字化处理带来一定的风险。纸质档案数字化处理工作时间紧, 任务重, 工作时需要加班加点, 需要数字化处理档案数量庞大, 存在质量问题的图像文件也很多, 而档案管理人员在有限的工作时间内忙于纸质气象记录档案的分类、清点、出入库登记等工作, 数字化处理后的成果检查速度落后于数字化处理速度, 无法进行实时检查数字化处理后的气象档案, 档案数字化处理的质量难以实时监控。在管理方面也会出现规定不全面, 突发问题考虑不周, 忽视数字化处理实施过程中的监督, 影响数字化处理的质量和进度。
六、质量问题
纸质气象档案数字化处理工作人员一定要精益求精的做好纸质档案录入、扫描、映射等工作, 不能片面的追求数量, 造成质量不过关。对于那些年代较长, 纸张破损严重, 报表渍迹斑斑, 图模糊不清等纸质气象历史档案, 应该先修复, 后进行数字化处理, 否则会直接影响档案数字化处理的质量。
七、结束
气象电子档案 篇7
一、黑龙江省气象档案馆气象档案业务建设情况
(一) 档案管理制度建设。
截至2013年9月根据中国气象局有关档案文件精神, 针对黑龙江省实际业务情况, 省气象档案馆先后起草了《黑龙江省气象记录档案管理暂行办法》、《黑龙江省气象档案借阅管理制度》、《黑龙江省气象档案安全管理制度》、《黑龙江省气象档案保密管理制度》、《黑龙江省气象档案工作岗位管理职责》、《黑龙江省气象记录档案电子文件归档规定》、《黑龙江省气象记录档案电子文件管理规定》, 整理了中国气象局对档案工作的相关文件和制度, 并和黑龙江省气象记录档案管理制度, 全部印刷装订成册, 使档案和资料工作人员人手1册, 加大了制度化、规范化管理力度。
(二) 档案库房建设。
2012年起, 省气象档案馆针对档案馆库房老化、面积不足的情况, 重点利用资金改善档案基础条件。对档案库房进行了增建和改造装修工作, 增加更新了库房的防盗门、窗帘、照明灯、消防器材等基础设施, 新增加库房面积130.20平方米, 使我省档案库房达到457.45平方米, 基本可以满足未来3~5年档案的需要。在新改造完的档案库房, 新配备与增加了96节档案密集架, 保证了全省气象台站向省局档案馆移交档案的存放。目前, 已经保存了1951~2011年全省83个台站的常规地面气象资料A文件电子档案, 黑龙江省气象灾害历史资料, 黑龙江省1981~2010年30年气候资料统计整编成果等。
(三) 库房安全体系建设。
为加强省气象档案馆安全设施建设, 省气象档案馆采用先进的防范技术手段建立了视频监控系统、智能卡门禁系统、自动报警和灭火系统、温湿度自动调控系统、档案条码综合管理系统等安全体系防范系统。弥补了省气象档案馆库基础设施建设等方面的先天不足, 为馆藏档案安全加一道“技术保险”, 进一步提高馆藏档案的安全系数, 增强省气象档案馆的安全防护能力。
二、气象专业档案现代化建设面临的形势
根据中国气象局的统一部署和指示, 全国气象部门现代化工作已经开展, 并计划于2020年基本实现全国气象现代化, 黑龙江省已经制定率先实现气象现代化实施方案, 预计于2017年完成。为了推进以气象专业档案数字化和网络化为主的气象专业档案管理现代化工作, 以信息化带动气象专业档案事业的发展, 借助于网络技术、计算机技术、通信技术等数字技术的支撑和国家对档案事业的重视以及档案理论的不断突破, 国内的许多省市都以不同形式开始了气象数字档案的研究和相关建设, 北京、上海等省气象部门相继推出了各具特色的档案数字化管理相关的建设思路和理论框架, 但多以硬件建设、数字化加工为主, 应用系统建设虽然有所进展, 但总体上仍然缺少规划和系统性、应用水平不高, 气象专业档案信息化标准的建设也相对滞后并制约着气象数字档案建设, 数字资源的整合和关联也存在一定的问题导致利用效率较低。
三、未来气象专业档案现代化建设思路
(一) 处理好现实与发展的关系。
我国的气象专业档案信息化工作受科技发展和国民经济等现状的制约, 近几年, 虽然已取得了长足发展, 但在总体上仍存在资金较少、资源分散、标准化不够、信息化程度低、硬件设施落后、应用不成规模、人员技术水平难以满足要求等问题。1.做好基础设施的筹建等工作, 为气象专业档案信息化工作奠定基础。2.注重各类标准的制定工作, 标准先行, 确保气象专业档案信息化的顺利进行。3.有计划地开展档案应用系统的建设, 形成实用、完整的分布式应用系统。4.做好相关气象数字档案理论、政策导向、组织机构、人员等方面的规划与建设。
(二) 处理好传统与现代的关系。
气象专业档案现代化的建设给气象档案工作带来全新的思维方式和工作内容, 档案形态从纸质档案到电子文件, 档案的存储从传统的库房到海量的集约存储设施, 档案的管理方式从手工操作到自动化、网络化、数字化工作, 档案的利用从借阅实体到在线阅览、远程利用、广泛共享, 先进性不言而喻。现阶段, 现代模式也不可能完全取代传统模式的地位, 二者必将互相影响、互为补充, 并逐步趋向统一。1.做好传统气象专业档案的管理, 同时充分运用现代技术, 改造传统的管理模式。2.大力研究气象电子公文、电子文件的归档及管理, 逐步过渡到以无纸化办公为主体的模式。3.注意做好传统管理和现代管理的结合, 使二者相互补充和完善。
(三) 处理好硬环境与软环境的关系。