档案信息电子化问题

档案信息电子化问题（精选12篇）

档案信息电子化问题 篇1

档案信息电子化是档案工作适应社会发展的必然趋势, 它能极大地提高档案人员的工作效率, 降低档案保管成本, 便利档案的开发和利用。因此, 各级各类档案部门在确保档案安全的前提下, 对档案信息的电子化进行了许多有益的尝试, 取得了一些宝贵的经验。但由于档案信息电子化在当今中国还处在起步阶段, 有许多技术和政策问题还需要进一步探索和解决, 因此, 有关部门应加强对档案信息电子化问题的研究, 确保其健康发展。

一、档案信息电子化的现状

1. 档案软件没有信息管理功能, 缺乏通用性。

档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自独立开发的软件不能兼容, 目前国内还没有研制出一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。由于不能实现系统互调, 就给档案信息管理电子化带来极大的不便, 不能快捷地进行档案信息的检索和编研工作, 在一定程度上制约了档案信息电子化的进程。

2. 在我国至今还没有建立一个能够进行数据交换的机读目录档案系统。

档案信息系统和部门网络建设格局各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

3. 档案信息管理标准化、规范化工作有待提高。

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 馆藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息电子化的顺利开展。

4. 有些单位的档案技术标准、组织程序缺乏电子管理的前瞻性。

随着社会的发展, 越来越多的归档文件以磁盘、光盘等电子介质形式出现, 而在有些单位和部门传统纸质档案管理的模式还根深蒂固, 原有的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应档案信息电子化工作的需要。

5. 档案管理人员的业务素质有待提高。

要实现档案信息电子化, 管理人员需要具备较高的知识层次和过硬的技术水平。从目前看, 许多单位的档案部门缺乏档案信息处理的复合型人才, 大部分档案人员电子技术利用水平偏低, 甚至有现代文盲现象。因此, 为加快档案信息化建设而引进的现代化设备不能有效发挥作用, 更谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

自动化、无纸化办公的出现, 使档案的生成方式也发生了根本性的变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络系统中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的电子档案。档案利用者所关注的是信息的内容和便捷的档案利用形式, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地整理分类是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个去粗取精、去伪存真的过程。只有机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性, 档案利用者才能获得更为完善的服务。

面对社会的飞速发展和大众档案意识的增强, 我国档案行政主管部门提出了新形势下档案保管和利用两个体系的建设。要达到档案工作的要求, 全体档案工作者要肩负起档案为社会文化大发展大繁荣的重任, 积极探索新形势下档案信息管理的新模式, 充分利用现代科技成果, 加快档案信息电子化进程, 为社会主义现代化建设做出应有的贡献。

三、档案信息电子化的优越性

所谓档案信息电子化, 就是以馆藏档案资料 (纸质或机读形式的) 为主要物质对象, 用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为电脑软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其巨大的优越性在于:

1. 可充分利用和发挥现有技术设备的潜能, 提高档案利用率。

目前, 大多数基层档案部门对计算机的应用单一, 开发功能简单, 有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存, 利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费, 使现代化设备不能尽其用。

2. 缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性。

手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版, 这条“慢工出细活”的工作方式, 即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长, 造成信息有失时效, 严重影响了档案信息的应用价值。实现档案信息电子化, 编者可直接利用机读形式的档案, 利用电脑的功能完成信息加工工作程序, 快捷地出版二次文献。

3. 可一次投入, 多次产出, 从而改变信息加工工作受经费限制的局面。

手工编研信息成果出版需要较多的经费, 但目前乃至今后一个相当长的时期内, 档案部门拿出较多的经费进行信息编辑是不现实的, 依靠自身解决也不是件容易的事。解决不好, 档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4. 信息成果可多份拷贝, 扩大了社会影响, 拓宽了服务范围。

档案原件的唯一性, 极大地限制了档案的利用范围, 档案信息的电子化, 使得档案的利用手续变得简便, 可同时提供多人服务, 同时档案的电子化所产生的强大检索功能, 进一步拓展了档案利用空间, 为最大限度地拓宽服务范围提供了可能, 档案部门的服务职能增强, 其地位自然也就得到了提高。

5. 档案信息电子化, 可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段, 但档案事业要注意这方面发展动向, 超前拿出对策, 使档案工作适应这一客观形势的变化和要求, 为将来档案工作纳入“信息高速公路”打下基础。

6. 档案信息的电子化, 为档案管理的安全提供了基本保障。

档案资源承载着记录历史、传承文明的重任。档案原件的唯一性使得其弥足珍贵, 档案的保管和利用必然会给档案原件本身带来安全隐患。档案信息的电子化, 能极大地减少这种人为的损害, 确保档案原件的安全。

档案工作作为社会生活重要的组成部分, 必然随着科技的发展与人类的进步逐步地适应社会, 服务人民。档案信息的电子化是档案管理现代化必然的发展趋势, 档案主管部门要制定适合国情的信息电子化政策措施, 广大档案工作者要认清形势, 充分实践, 在实际工作中不断积累经验, 使档案信息电子化水平逐步提高。

档案信息电子化问题 篇2

浅谈档案信息电子化

论文摘要：浅谈档案信息电子化论文关键词：档案 信息 电子化档案信息电子化，就是用计算机对档案文献（纸质或机读形式的）进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息以供人们利用的过程。档案信息电子化已经成为档案管理工作发展的必然趋势，形成这一趋势的根本原因在于随着科技的进步，计算机得到了普及，整个社会信息化程度日益提高，在生产实践中相应生成了大量的电子档案。尽管在电子档案应用的初期，人们往往是按照传统的档案管理模式，一般的电子档案都被打印成纸质资料进行保存，电子档案本身还缺乏足够的独立性，但 2005 年 4 月1 日《电子签名法》的正式实施以后，电子档案的法律地位被法律明确规定下来了，档案信息的电子化受到了空前重视，整个档案管理模式的也相应发生了重大变化。笔者作为一名基层档案管理工作者，将就档案信息电子化在档案管理工作中的意义、当前实施档案信息电子化所存在的一些问题以及如何科学推进档案信息电子化工作等方面谈谈自己的一些陋见。一国家档案局局长毛福民曾指出档案信息化建设的重点是加强电子文件和电子档案的管理。档案信息电子化，相对于传统档案管理模式是一种超越，企业管理毕业论文在当前和未来的档案管理模式中处于一个重要环节，对于切实贯彻科学发展观，提升档案管理工作质量有着重大意义，主要体现在以下几个具体方面：

（一）档案信息电子化，可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。传统手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献，其对提高档案管理工作的效率起着突出作用。（二）档案信息电子化，可充分发挥科技优势，大幅降低档案信息加工工作的成本。传统手工编研信息成果出版需要较大的成本，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。而档案信息电子化，可一次较低成本投入，多次产出，许多档案信息的开发和使用可以减少经费不足的限制，使得档案管理工作可以大幅降低档案信息加工工作的成本，档案管理工作绩效获得跨越式提升。（三）档案信息电子化，档案信息的利用更为便利，可大大增强档案管理工作的服务功效。档案信息电子化，信息成果可无限的复制、拷贝，相对于传统的档案信息服务模式，不仅成本低，而且传递的方式也有许多革命性变化，变得非常快捷。档案信息电子化的这些优势，不但提高了档案信息的利用率，也拓宽了档案管理工作服务范围，利于发挥档案管理档案部门的服务功能。

浅谈档案信息电子化 篇3

1.为什么要实现档案信息电子化

1.1档案信息电子化是社会发展的必然选择

档案信息电子化不是一种孤立的现象，它是社会主义现代化逐步实现的档案管理系统和档案管理制度的全面进步，是通过培养人，最终为实现社会主义现代化服务。档案信息电子化是社会现代化的重要组成部分。要实现党和政府提出的实现现代化的宏伟目标，关键是要全面提高档案工作人员的整体素质，实施科教兴档，加大人才资源的开发，促使档案信息电子化与我国社会主义现代化建设事业协调同步发展。

1.2档案信息电子化是自身发展的必然趋势

随着我国经济快速、协调、健康发展，综合国力迅速增加，办公自动化、无纸化的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。在为信息检索者提供信息的时候，档案工作者可以利用计算机对档案信息进行“去粗取精，去伪存真”，使得机读形式的档案信息更具有系统性、真实性、有价值性，才能更好的发挥档案信息的作用。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

2.档案信息电子化的优势

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。它相对于传统的纸质档案具有以下四个优点：

（1）电子档案信息可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

（2）利用现代化科学技术这个生产力，使档案信息通过电子网络传递实现信息资源共享。使电子档案信息的利用不再受时间和距离的影响。

（3）保存电子档案信息所需要的空间比纸质档案小，可以节省空间。

（4）适应了党案管理改革的需要，可以调动人的积极因素，提高工作效率和管理水平，使档案管理工作更加科学化、规范化。

除此之外实现档案信息电子化还具有可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

3.目前档案信息电子化面临的问题

虽然实现档案信息电子化是大势所趋，但目前还面临着一些急需解决的问题：

（1）没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这制约了档案信息电子化的进程。

（2）标准化、规范化工作有待提高。档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

（3）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

（4）档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。在引进现代化设备的同时也要管理人员素质的提高，才能真正实现档案信息电子化。

4.档案信息电子化建设的几点建议

要提高档案工作的整体水平，必须建立一个以档案科教为先导，以档案科研、教育创新为动力，以人才建设为基础，以现代化管理为手段，以档案档案信息电子化为突破口，以提高质量、提高效率为重点的完整系统，档案信息电子化建设是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多环节配套的复杂工程。下面就推进档案信息电子化建设谈几点粗浅看法：

4.1实现电子化首先要做好电子文件的收集归档工作

做好电子文件的收集归档工作，是实现档案信息电子化建设的重要前提和步骤。要做好电子文件的归档管理工作，首先要对应当归档的电子文件进行全面、系统地调查和了解并进行收集归档，然后还应采取相应的管理手段和技术措施以保证归档文件的真实、完整和有效。如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真。做好电子文件的收集归档工作，不仅为电子化建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。

4.2推进电子化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息电子化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是电子化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息电子化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息电子化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

4.3要充分重视、重点抓好数据库建设

目前档案信息电子化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。当前若能把综合数据库建立起来，将使电子化系统效率大大提高一步。

4.4电子化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息电子化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

4.5推进电子化的同时还要注意档案信息的安全

保证档案信息的安全也是档案工作的一项重要内容，所以要求系统在设计之初就应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等硬备份管理策略。同时要在网络的基础建设、系统升级、人文策略、系统权限等方面加强安全管理，保证档案电子数据的真实性、稳定性。

4.6推进档案信息电子化的关键是人才

档案信息电子化问题研究 篇4

1.档案软件没有信息管理功能, 缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件不能互用, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统, 由于不能互调, 就不能利用电脑完成信息管理工作, 不能快捷地出版信息编辑成果, 这制约了档案信息电子化的进程。

2.在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统, 档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

3.标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 馆室藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息工作电子化。

4.档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化, 首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个“去粗取精, 去伪存真”的过程, 使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性, 用户才能获得更为完善的服务。由此看来, 档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化, 就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象, 用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高利用率。目前, 大多数基层档案馆室对计算机的应用单一, 开发功能简单, 有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存, 利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。

2.缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版, 这条“慢工出细活”的工作方式, 即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长, 造成信息失效, 严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化, 编者可直接利用机读形式的档案, 利用电脑的功能完成信息加工工作程序, 快捷地出版二次文献。

3.档案信息电子化, 可一次投入, 多次产出, 可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费, 但目前乃至今后一个相当长的时期内, 企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的, 依靠自身解决也不是件容易的事, 解决不好, 档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4.档案信息电子化, 信息成果可多份拷贝, 将拷贝成果送到领导及各个部门, 就扩大了社会影响, 拓宽了服务范围, 档案部门的地位自然也就得到了提高。

档案信息电子化问题 篇5

档案信息电子化管理是信息化时代现代工作方式的必然发展趋势，作为广播电视行业的档案管理更需要加强电子信息化的升级换代，这对于具体的广播电视节目制作而言是提高工作效率和效益十分现实的优化举措，对整个传媒行业则是提升行业整体现代化水平的极其重要和关键的渠道与途径。

一、档案信息电子化管理常见问题

1.认知度偏低

档案信息的电子化管理是档案管理专业发展历史上一次划时代的进步与飞跃，传统档案管理形式结合现代化计算机与网络技术形成综合性、一体化的电子信息档案管理系统，将使档案的使用效率与便捷性得到成倍提高。然而，传统管理模式与固有的业务操作理念使大多数档案管理人员仍然习惯于既有的档案管理手法，对于电子信息化体系的功效与作用认识程度偏低，了解不深。传媒行业管理层对于档案管理现代化发展也不够了解和重视，满足于现有的档案管理与应用程度，没有从根本上认识到电子信息化对提高企业行业工作效率和效能的.重要促进作用。传统档案管理方式的低效率又使现有的工作人员面临着较大的工作量无眠顾及新知识、新技能的学习与更新，由此造成档案信息电子化管理推广程度不足。

2.缺乏科学完整的体系

作为新时代经济发展与改革的产物，档案管理的电子信息化在当前的中国还没有健全的行业标准进行完备、全面的指导和约束。因此，不同地区和单位在推行广播电视档案信息电子化体系过程中不仅发展速度各有快慢，而且出现了分类不一、标准各异的问题。缺乏科学完整体系的问题不仅使档案信息电子化发展缺乏统一标准，更严重阻碍了在全国范围内推行标准体系的构建。科学完整的体系不仅有利于实现档案信息电子化的高质与高效，改变传统档案管理模式耗费大量人、财、物和潜在诸多不安全因素的缺陷，而且能够提高档案使用效率与便捷性，提高档案资料对行业发展的参考与指导作用，帮助行业在未来发展中作出正确决策。

二、优化措施

1.根据档案的类别与级别区别管理

做好档案信息电子化管理的前提在于分类和分级，不同类别和级别的档案信息采取不同的管理手段。随着传媒业的发展与扩大，档案资料的发展趋势必然是数量越来越多，规模越来越庞大。没有分类和分级的档案信息电子化最终也必将落入臃肿和混乱的困境，这对于档案的储存与使用而言将是降低工作效率甚至导致失误与错误的灾难。一般来说，档案基本可以分为两大类：重要、关键类;相对次要、普通类。重要和关键的档案信息在数量可以承受的范围内可以采取在本地存贮和使用的模式，尤其是数字化档案资料。此时较适宜使用双备份策略。档案的存贮介质一般是本地服务器，要求做好存贮前的杀毒处理并定期升级病毒库、打补丁以及安全检测等。档案资料所在单位应安排专业的网络技术管理人员负责这些档案信息的电子化管理工作。相对次要和普通档案信息则可充分利用云存贮技术，在尽量降低存贮成本的基础上实现档案的大批量保存与便捷的调用。云存贮的优势在于费用极其低廉，客户不再需要自行投入巨额资金准备大量存贮设备，也不需要为维护和管理在云端的存贮设备另外花费金钱，只需要支付少量的上网费用便可享受几乎无止境的存贮容量。劣势在于安全性相对不足，一旦将数据存放于“云”上，等于丧失了对数据的绝对控制权，无论出于何种目的，云储存服务提供商或其他个人或集团都有机会偷窥或窃取这些数据。这再次凸显了档案分类与分级的重要性，在尚未足够确保信息安全性的前提下，应当只将相对次要、普通的档案信息通过“云”存贮和使用，从而避免造成不必要的损失。

2.定期梳理档案重要程度，调整安全级别

档案信息电子化问题 篇6

[关键词]电子档案；信息安全；保障体系

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0437-02

1 引言

信息时代把“电子档案”这一新生事物推至我们面前。基于不同的认识背景和知识结构，人们对它的理解和认识有所差别。“电子档案”从社会意义上可以归纳为是将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术手段，再运用分级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“电子档案”。档案的安全保管和有效利用，是档案工作最基本的两项任务。

2 影响电子档案信息安全的因素

在电子档案的归档、管理和服务利用等过程中，影响电子档案安全的因素主要来自四个层面：

2.1 网络软件因素

网络因素主要指系统外部非法用户和不安全数据包侵犯窃取秘密与篡改破坏档案信息。这是计算机网络所面临的最大威胁，也称黑客行为。它们又可以分为以下两种：一种是主动攻击，即以各种方式有选择地破坏数据的原始性和完整性；另一类是被动攻击，它是在不影响网络正常工作的情况下，进行截获、删除、窃取、破译以获得重要机密信息。这两种攻击均可对计算机网络造成极大的危害，并导致信息的机密数据的泄漏。

2.2 硬件数据因素

硬件因素主要指网络运行系统的物理设备问题，如：主机硬件系统本身的安全漏洞，路由交换设备的不稳定，或硬件设备的意外损坏造成的系统瘫痪等；

数据因素主要指设计系统存储档案的数据安全问题，如数据版本与格式转换，存储介质的老化失效，自然灾害造成的数据丢失和损坏等。

2.3 应用管理因素

主要指档案管理信息系统在实际应用操作过程中存在的安全问题。管理是保护电子档案信息安全的主要手段，而责任不明、管理混乱、安全管理制度不健全及缺乏可操作性等都可能引起管理安全的风险。据调查，在已有的网络安全攻击事件中，约70%是来自内部网络的侵犯。如：档案管理信息系统的用户管理层次的不规范性；操作人员安全配置不当，用户安全意识不强，口令选择不慎，用户将自己的帐号随意转借他人或与别人共享造成档案信息泄密、原始信息被篡改等。这些都是因为管理不善而造成电子档案信息不安全的因素。

2.4 突发性因素

非人为因素是指不是由于人的直接行为引起的电子档案信息真实与完整的损失、档案信息的破坏，如设备故障和失效、自然社会灾害和意外灾祸等，也叫突发性灾害，主要指不可抗拒的自然灾害，如：雷击、火灾、地震、水灾、飓风以及其他不可预测的突发事件等。针对影响电子档案信息网络安全的种种危险因素，在电子档案信息资源的系统安全管理中采取相应的预防措施即安全技术防护至为重要。

3 电子档案信息安全保障体系的建设

电子档案信息的安全包括网络、系统安全；信息安全；物理安全等方面，要有可靠的技术措施和完善的管理制度来保证各方面的安全。因此，安全管理机制建设创新要有实招：

3.1 组建信息安全管理机构

机构级可以在本单位现有的顶层如信息安全与保密委员会下设电子档案工作小组，在建立了机构时必须同时制定职责、运作机制等相关制度，使保密机构真正起到决策、监督作用。

3.2 电子档案信息安全体系建设

电子档案的安全与保密除通过软硬件保障外，制度的保障更加重要，因此必须制定相关的规章制度，主要有以下几项：

3.2.1 建立安全管理制度

管理制度是保证电子信息安全的重要措施。维护电子信息的安全除了技术手段外，更重要的是要加强对信息的管理，制定合理而严密的管理措施和规范，才能真正保护电子信息的真实、可靠和完整。因此，为保证电子档案信息的安全，必须制定以下各项规章制度：文档管理制、人员安全管理制度、应用系统运营安全管理制度、系统运行环境制度。

3.2.2 建立网络管理制度

计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。原因很多，主要有设备老化，安全技术方法逐渐泄露，管理日渐松懈，攻击者经验的积累等。与此相反，电子文件和电子档案的价值却随着时间积累而增加，对系统安全的要求越来越高。因此，为长时间保证安全，必须结合本单位的实际，建立配套的、切实可行的网络管理制度。

3.2.3 建立全过程的电子文件管理制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题都会影响电子文件的真实可靠性。因此建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，负责就会给将来利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都对电子信息的真实性与可靠性造成危害。

3.2.4 建立电子文件管理记录系统

为加强对电子文件的管理，保证电子文件的法律证据性而建立。记录系统内容：

（1）对于收集积累阶段在网络系统上传输的电子文件，可通过网络系统自动记录有关信息；

（2）文件在现行期的重要处理环节，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发；

（3）文件在半现行期和非现行期的管理、利用等；

（4）对于按存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。

（5）文件存储位置的改变、数据转换的记录；

3.3 电子档案信息安全与保密日常监督与检查

电子档案的安全与保密还必须通过日常的监督与检查来得到保证，设备的日常维护，制度的贯彻与落实等等都必须落实到日常的工作中，一是检查人员的安全防护意识；二是检查各项规章制度的执行情况；三是检查机器设备和网络运行情况；四是检查网上数据的流动情况。因此电子档案必须制定安全与保密制度，明确检查周期、检查项目与检查方法，对出现问题要有归零跟踪，对违反纪律的员工有惩罚。

3.4 加强网络安全管理的人文策略

加强对电子文件制作和管理人员的业务学习和技术培训。在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，一方面必须加强组织对涉及电子文件人员的业务学习和技术培训。通过组织业务学习和技术培训等途径，尽快使他们掌握信息管理自动化的知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。另一方面要加强人才队伍的建设。人才队伍的建设贯彻以管理型人才为基础，以复合型人才为重点的指导思想。根据电子档案业务工作的划分，所需人才的类型有：档案采集、处理与数据加工人才；信息技术及计算机系统和网络设计与开发人才；档案信息分析、研究与咨询人才；电子档案理论与方法研究人才；电子档案系统运营与服务的管理人才。对人才队伍业务素质的要求是具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应电子档案的建设和正常运行的需要。

结束语

总之，电子档案信息安全保障体系应是一个包含法制标准、基础设施、组织管理、安全技术、灾难恢复机制的多层次、全方位的系统，该系统以法制标准为重要手段，以安全基础设施为基础，在整体安全策略和安全组织管理之下，采用国内外先进成熟的安全技术，制订统一的备份恢复策略，建立完备的综合防范机制，以保障电子档案信息安全、可靠、有序、高效地运行，确保电子档案信息资源的高安全性、高可靠性和高可用性。同时，积极促进档案整体信息化应用水平的全面提高，为信息化建设保驾护航。

参考文献

[1]赵晖：电子档案信息安全管理面临的问题和挑战，《城建档案》2013（1）

[2]王玉杰；苏卫东：档案信息化与档案信息安全保障体系建设，《机电兵船档案》2012（8）

档案信息电子化问题 篇7

一、档案管理信息电子化的优势

(一) 查阅手段的简单化

借助信息技术和网络通讯技术, 用户可以随时随地对电子档案的数据库进行访问, 并对数据库系统中的信息进行检索和查阅, 大大简化了档案信息查询与管理的程序, 提高了信息检索的效率。

(二) 档案管理的便利化

随着信息技术和办公自动化的发展, 档案信息的存储, 可以通过数字库系统来实现, 且档案信息的存储可以集图、文、声于一体, 实现多媒体信息的快速存储。同时, 档案管理人员可以通过信息技术手段对各种档案信息进行复制、剪切、黏贴等操作, 并且可以通过远程技术手段对档案信息进行远程管理, 大大提高了信息处理与管理的效率。

(三) 有助于档案信息的传递和保密

在传统的档案管理模式下, 在对档案信息进行查阅时, 工作人员很容易看到整卷的内容, 且在通采用邮政等传统传输手段时, 又很容易发生档案丢失的问题。在信息技术环境下, 查阅人只需要在数据库中按照文件编号进行档案的查找就可以了, 而且网络传递的安全性也大大提高, 这对档案信息的保密工作是非常有利的。

(四) 有助于档案信息的存储和共享

与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的耐久性、环境适应性更强, 而且可以根据信息存储的需要, 对不同的电子载体进行选择, 如光盘、U盘、移动硬盘等, 而且读取比较方便, 具有较强的稳定。同时, 正是由于存、取的方便性, 可以快速实现电子档案的共享, 有助于档案资源价值的充分发挥。

二、目前档案管理信息电子化过程中存在的主要问题

(一) 安全问题

档案信息的安全管理一直都是档案管理中的核心环节, 在档案管理的信息化建设中同样也不能忽视。然而很多单位在制定档案系统的信息框架时, 并没有及时建立起电子档案的安全屏障, 忽视了档案信息的安全管理, 没有安排专人对档案系统的安全问题进行管理。同时, 很多单位没有及时应用最新的网络安全技术和系统安全技术, 导致档案信息系统的硬件和软件上存在诸多漏洞, 为不法分子提供了可乘之机, 在很大程度上对电子档案的完整性、准确性和保密性产生了威胁。

(二) 标准问题

为了便于档案信息的检索和使用, 在电子档案系统的构建初期, 通常需要考虑信息管理标准和信息技术标准, 而我国的电子档案系统的建设起步较晚, 档案管理信息的标准化程度处于相对较低的水平, 虽然相关部门也出台了相关的标准和规范, 但是推广程度和应用程度还不够深入。

(三) 综合利用问题

为了充分发挥电子档案的价值, 提高电子档案的利用程度, 需要在电子档案的建设中加强对电子信息的整合与集成, 并与档案管理的传统手段进行有效衔接, 这样才能根据社会公众对档案信息的需求, 提高电子档案的服务范围和服务质量, 更好地服务于社会经济的发展。

(四) 法制建设问题

档案立法是一项长期的系统工程, 尤其是随着档案管理信息电子化趋势的不断加强, 需要对以《档案法》为核心的法律法规体系进行进一步的调整和完善。由于档案管理的法律依据不够全面, 经常出现电子档案信息没有及时更新或者电子档案泄密等问题而找不到相应的处理依据的现象。对此, 相关部门必须尽快完善相应的法律法规体系, 为档案管理的信息化建设与发展提供法制保障, 严厉打击各种网络犯罪, 确保电子档案信息的安全。

三、档案管理信息电子化建设的有效对策

(一) 加强对档案管理信息化的重视力度

档案管理的信息化建设需要引起单位领导的高度重视, 只有单位领导认识到了档案管理信息化建设的重要作用和意义, 才能不断增加相关投入, 建设一支高素质的档案管理队伍, 在大力推进信息化建设的同时, 使档案信息电子化更好地满足单位内部的实际工作需要, 实现更好的发展。

(二) 做好安全建设与管理工作

在档案管理的信息化建设过程中, 安全问题始终是最核心的部分, 这主要包括网络安全、密码安全、信息安全、计算机安全等, 这就要求 (下转第143页) (上接第141页) 档案管理部门一方面要加强网络建设与监管, 降低网络被攻击的可能性, 另一方面要在部门内部加强培训和学习, 不断增强档案管理人员安全意识、法律意识和责任意识。此外, 要对用户的访问权限实施分门别类的管理, 对不同的网络用户赋予不同的访问权限, 这样才能有效降低档案管理系统的网络风险, 确保档案管理系统的正常运行。

(三) 建立健全电子档案管理制度

为了有效提高档案管理部门工作的规范性和有效性, 推进档案管理信息电子化进程的有序开展, 相关部门一定要制定规范的电子档案管理制度, 要求全体档案管理人员要严格遵守电子档案管理的相关制度和规范, 做到电子文件及信息处理的规范化、标准化和科学化, 确保电子档案管理的安全、科学、合理、有效。

(四) 增强档案管理信息化建设的整体性和标准性

电子档案信息系统的建设是一项系统、复杂的工作, 会涉及到很多部门和人员, 档案管理信息化建设的成功与否在很大程度上取决于电子档案系统建设的整体性。对此, 在信息系统的设计、开发与建设过程中, 设计人员一定要多加强同用户之间的沟通与协调, 做好系统内部各个模块之间的衔接工作, 避免相互脱节问题的发生, 增强档案管理信息系统开发的有效性和实用性。同时, 为了有效提高电子档案信息系统在管理与使用环节的效率, 在信息化建设过程中要严格遵守国家的相关标准和规范, 尽量使用标准化的信息管理软件。

四、结语

总之, 档案管理信息电子化是档案管理发展的必然趋势, 但档案管理的信息化建设是一项长期、系统、复杂的工作, 不仅需要档案管理人员的积极参与, 还需要单位内部其他人员的积极配合。同时, 档案管理人员要重视档案管理部门在信息化建设过程中存在的问题, 并及时采取有针对性的加强措施, 加快档案管理部门的信息化程度, 更好地适应社会经济的发展需要。

摘要：随着计算机技术和电子信息技术的不断发展, 档案管理信息电子化已经成为档案事业发展的必然趋势, 电子文件以及电子档案将成为档案管理人员的主要工作对象。本文在分析档案管理信息电子化优势的基础上, 提出了当前档案管理信息电子化进程中遇到的主要问题, 并就加强档案管理信息化建设的有效对策进行研究, 希望对提高档案管理的信息化建设水平能够有所借鉴和帮助。

关键词：档案管理,电子文件,信息技术,电子化

参考文献

[1]汪滨.信息时代档案管理工作模式的改变[J].寄生虫病与感染性疾病, 2009 (04) .

[2]翟丽华.加强档案信息化管理的探讨[J].科技创新与应用, 2012 (05) .

[3]张荣珠, 高峰.浅谈档案信息自动化系统的建设[J].黑龙江史志, 2010 (11) .

[4]王永华, 王呈伟.档案信息自动化系统管理若干问题的思考[J].黑龙江交通科技, 2007 (06) .

[5]王新华.关于档案信息自动化系统管理若干问题的思考[J].经营管理者, 2010 (04) .

档案信息电子化问题 篇8

一、档案信息电子化管理中存在的主要问题

(一) 档案管理软件系统兼容性差。档案管理各部门由于部门之间职能的不同, 选择计算机型号、规格及相应的软件也各具特色, 各自开发使用的管理软件无法实现互用。如适用于文件检索的软件系统, 无法完成档案信息管理任务, 当两项任务需要同时完成时, 工作人员不得不启动两种系统, 分别完成以上任务。系统之间的不兼容性, 减慢了信息编辑成果的输出速度, 制约了信息化技术在档案管理中应用的广度和深度。

(二) 档案信息的标准化和规范化较差。档案信息电子化管理需要标准、规范的档案信息, 这是实现档案信息电子化管理的基础。我国众多档案馆中普遍存在案卷质量不达标、档案著录细则各异、系统软件移植性不高的弊端, 这就使得档案信息电子化管理仅局限于某一专业或某一馆领域内, 无法大范围推广使用。档案信息电子化管理工作的开展, 需要对档案信息进行标准化、规范化整理。

(三) 档案系统数据需要进一步完善。我国当前的机读目录档案系统, 未达到数据交换的水平。档案系统在信息系统和网络建设方面表现为各行其是, 其规范性、可开发性、服务功能、可共享性仍需要进一步完善, 否则无法适应档案信息电子化管理的要求, 阻碍档案管理部门电子化建设的进程。

(四) 档案电子化技术存在的不足。档案电子化管理的实现需要以计算机硬件及相关软件为基础。硬件设备配置方面, 应根据不同应用配置不同性能的硬件系统。例如, 单机版系统需要计算机配置较高, 而网络版则可配置性能较低硬件, 而将重点放在服务器、交换机和网线方面的配置。软件配置方面, 不仅需要熟悉计算机软件的人才, 还需要一批专业的软件研发人才, 以便能通过对档案工作的调研, 开发出具有实用性、科学化、现代化、规范化、简洁化、通用化的系统管理软件, 满足档案电子化管理的需求。

(五) 档案信息管理人员综合素质不高。档案信息电子化管理需要管理人员具有较高的知识水平和技术水平, 其中包括档案信息管理知识、计算机操作技能、档案信息系统软件操作技能等, 总之, 档案信息处理复合型人才的培养是实现档案信息电子化管理的关键。当前档案管理人员知识水平不高, 甚至有现代文盲现象, 在先进的电子化办公系统面前无所适从, 极大地影响了系统功能的发挥。

二、档案信息电子化管理对策

档案管理工作具有极高的技术性和极强的保密性, 这一点已经为广大档案管理部门及相关管理人员所认可。为了达到上述两点要求, 应在现有基础上对档案信息管理进行完善和升级, 利用先进的信息化技术, 实现档案信息的电子化管理。

(一) 做好电子档案的安全保密工作。档案信息具有重要的历史价值和参考价值, 档案信息电子化管理面临的主要问题是档案信息的安全性和保密性。一方面, 档案管理部门应对纸质档案文件进行安全、妥善的保管, 在电子档案被损害或丢失的情况下, 可利用纸质文件对电子档案进行及时修补;另一方面, 电子档案共享空间应有严格规划和限制。现代化信息技术提供资源共享的同时, 也给信息安全带来了挑战。为避免黑客的技术攻击, 应根据档案保密程度进行等级划分, 对于绝密文件应在本部门或局部范围内实现公开和流通;而对于可公开档案信息, 则可选择性地发布到互联网。

(二) 提高档案信息电子化管理技术。档案信息电子化技术发展不成熟, 是当前广大档案管理部门及相关使用部门所面临的主要问题。提高电子化管理技术应从硬件、软件两方面着手建设:硬件方面, 应在档案管理部门及相关部门配备性能良好、功能可靠的计算机硬件设备, 为档案信息电子化管理的实现提供物质保障;软件方面, 应加大规范、科学、实用、可兼容的信息管理系统软件, 推动档案信息电子化管理的进程。

(三) 加强档案管理人员的培训工作。首先, 档案管理部门应通过培训, 让档案管理人员充分认识到现代化信息技术在档案信息管理中的优势, 并对该技术的不足有客观了解, 督促管理人员不断学习新的管理技术和操作技能;另一方面, 管理人员在对电子化管理系统具有公正、客观的了解后, 应积极学习新技术和新的管理理念, 同时要提高自身的安全意识和保密意识, 防止不法分子利用信息技术窃取机密文件。

参考文献

[1]赵弋戈.信息时代的档案电子化管理初探[J].北京档案, 2010 (10) :34~35.

[2]李玉梅.新时期档案信息电子化管理工作的重要性[J].吉林省教育学院学报 (学科版) , 2010 (12) 195~196.

电子档案信息安全管理问题刍议 篇9

关键词：电子档案,信息安全,管理,措施

随着各种高新技术的飞速发展, 由此产生了具有档案保存价值的电子文件, 它的出现使得档案管理工作发生了深刻的变化。对归档后形成的电子档案信息进行有效地安全管理, 保证档案信息的原始性、有效性和真实性是档案部门面临的新的挑战。

1 电子档案信息管理存在的安全问题

现代科技的发展, 档案的载体形式和记录方式发生了很大的变化, 出现了多种载体档案并存的局面, 特别是在数字化网络环境中, 电子档案信息的管理存在很多安全隐患。

1.1 物理条件存在安全隐患

存储电子档案信息的库房、设备以及管理人员的工作环境等对电子档案信息的安全管理有着专业和特殊的要求。如库房的温湿度、防水, 防火、防盗能力、有无监控系统;设备的防盗、防毁、防磁能力, 电源的安全等等都对电子档案信息的存储、保管和利用存在着安全隐患, 可能造成电子档案信息的被盗、被毁或者受到磁场的影响数据读不出来等后果。

1.2 管理制度存在安全隐患

没有严格的规章制度和操作程序。电子档案的形成单位、管理人员和利用者之间没有严格的操作与技术规程来约束他们;应急处理预案的处理能力不强和没有专门的组织机构以及专职的档案信息安全管理人员等, 这些因素的存在都不能对电子档案信息的安全管理起到保障作用, 直接威胁到电子档案信息的安全管理。

1.3 计算机和网络环境下存在安全隐患

计算机和网络系统本身的安全隐患如:病毒、木马程序、黑客等, 他们的不断出现和升级严重威胁着电子档案信息的安全。这些威胁主要是因为系统的非法入侵, 电子信息在存储和传输过程中会造成篡改、泄漏和破坏等, 使得电子文件的完整性、机密性、真实性受到威胁, 由此给电子档案信息的安全管理带来了难度。

1.4 技术管理方面存在安全隐患

操作人员的不当安全配置容易造成安全漏洞;用户安全意识不强, 没有相关的认证技术, 口令选择不慎重, 随意将密码记录在醒目位置, 泄漏安全机密;数据库安全管理和维护直接威胁电子档案信息的安全;杀毒软件、应用系统管理软件不能定期升级也是电子档案信息安全管理的不到保障的原因所在。

2 电子档案信息安全管理的保障措施

针对电子档案信息管理的安全隐患问题, 应采取“以防为主, 防治结合”的有效安全保障措施, 加强基础设施、设备、以及技术等方面的安全管理, 确保电子档案信息的完整性、真实性、有效性和机密性。

2.1 要转变思想和服务形式, 增强安全意识

要充分利用档案信息资源优势, 加强馆际合作, 利用信息技术, 走出去为社会提供优质服务;要走市场化的道路, 在服务形式和途径上, 可开展网上档案信息查阅, 提供网上档案信息咨询服务, 提高档案信息服务的质量和效率;应加强对工作人员的教育和业务培训工作, 增强他们的档案信息安全意识和责任心, 增强其保密观念和意识。

2.2 加强现代化基础设施和应用系统建设

电子档案信息安全必须以与现代化技术相结合的软硬件基础设施来保证, 扩大信息交流渠道和途径。远离不安全因素, 建设智能化、综合性的档案馆馆舍, 配备严密的安防系统、对盗窃、水灾、火灾能迅速作出反应, 并及时予以控制;建设高质量的电子档案信息管理平台, 与办公自动化、政府网、互联网等系统连通, 连接计算机网络、数据库管理系统, 实现电子档案信息管理系统的优化。

2.3 加快电子档案管理标准的制定和推行

在充分利用已有的标准规范的基础上, 加快电子档案信息资源管理标准规范的制定, 完善标准规范体系, 使电子档案管理有章可循。建立健全电子档案信息管理制度, 实行各级分工责任制、审批制度、集中管理、定期检测、定期维护、备份制度、技术风险评估制度以及建立电子档案和设备档案管理制度等。尤其是电子文件的制作过程要权责分明, 保证调阅时只能以只读形式进行查看。

2.4 从现代技术层面进行安全管理

我国数据信息安全的保障主要依靠技术的不断升级, 如加密技术、数字签名、身份认证、防火墙等。从网络安全角度讲:有计算机病毒防范;黑客入侵;访问控制;审计与监控等。从信息安全角度讲:数据信息的加密技术;数据完整性鉴别技术;信息数据库的安全;信息防漏;防抵赖技术 (数字签名) 等。从系统安全角度讲:有系统操作日志;系统安全检测;操作系统防破坏;系统信息备份;灾难恢复系统等。

在这些现代技术的应用上, 信息加密, 是保护网内数据信息和文件的口令以及控制数据信息的传输, 确保数据信息不被非法公开。信息认证, 在利用过程中进行身份验证, 验证接收电子文件的数字签名确保电子文件的完整性和真实性。信息备份和恢复是防止信息丢失和失真的补救措施, 做到有备无患从而保证系统安全、完整运营的高度统筹规划。

2.5 对电子档案信息的公布与利用要有所限制

由于网络自身的缺陷, 再加上病毒和黑客技术的不断升级, 电子档案信息管理系统不能有绝对的安全。因此要使互联网和局域网物理分开, 在网上提供利用服务要通过鉴定来区分。具体有:不涉密的电子文件及档案信息可直接提供查阅利用服务;涉及个人和单位以及商业等秘密的可只公布电子档案信息的目录, 并采用访问限制、身份认证等来限制其访问, 确保电子档案信息不被非法访问或越权访问, 以及篡改、删除和毁坏等;涉及国家秘密的电子档案信息要禁止在网上公布。

2.6 加强专门人才队伍的储备和选用

要加强档案管理人才队伍的建设, 着力提高信息管理人员的职业道德及技术应用能力, 认识到档案管理的重要性, 严格按照档案管理的规章和制度工作, 增强安全防护意识和责任心, 增强保密观念, 严格办事程序。加强档案管理人员的专业技术及计算机安全知识培训, 熟练使用先进的计算机技术以及安全认证技术。加强安全防范的技术力量, 防止非法用户对档案信息进行恶意操纵。要严格档案管理人员的选拔, 重视岗位培训和继续教育, 尽快培养出复合型人才适应档案信息化建设的需要。

3 结论

电子档案安全管理受各种因素的影响, 而面对档案信息的完整性和安全性管理, 应从环境、设备、策略、技术和人员等各方面采取有效地措施, 最大限度地控制安全隐患, 制定科学的管理方案、严格的管理规章制度, 做好电子档案信息的安全保障工作, 使电子档案能够可靠、安全、可持续地为社会提供服务, 发挥其价值作用, 更好地造福于人类。

参考文献

[1]邱晓威.电子档案的管理与对策[J].中国档案, 1999, 3.

[2]田淑华.电子档案信息安全评价指标体系研究[J].北京档案, 2009, 7.

浅析信息时代的电子档案归档问题 篇10

一、建立电子档案统一接收数据格式

首先, 让大家对电子档案可以合理的利用一定是要统一电子档案的接收数据格式, 对医院建立电子档案需要先建立一个统一的电子档案的模版, 将同一类型的文件格式形成电子档案归入到档案室, 避免在后续的档案管理使用过程中出现不必要的麻烦和纰漏。同时加强对医院档案工作者提高相关技能对促进档案管理工作的和谐发展是必不可少的要件。

二、采取技术措施, 保证电子档案的“三性”

医院的电子档案保管不同于企业的电子档案的保存, 还涉及医院召开的重要医疗专业会议资料、医疗事故或医疗纠纷的诉讼文书、法院判决书、调查处理报告等多种档案文件, 这也造就了医院电子档案在形式上所具有的多样性特征, 它的电子档案形式几乎涉及到文本文件、图形文件等在内的所有电子档案类别。基于此, 我们在收集医院电子档案时必须做到全面、仔细, 避免出现遗漏现象, 保证档案原始性、真实性、安全性。证的是电子文件的安全性。一般档案工作人员在登录网络系统虚拟环境中确认身份的重要技术是——数字签名。顾名思义, 就是完全可以替代现实生活中的亲笔签名, 这就在电子档案系统中在技术上和法律上都有了保障, 这也是检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。

在进行电子归档工作时, 最先应按其基本技术条件进行检测:硬件环境、软件环境以及电子档案信息记录的格式和有无计算机病毒等。计算机病毒已成为危险电子档案的罪魁祸首, 对计算机系统安装“防火墙”和杀毒软件, 杜绝使用非法软件和随意下载不正规网页上的软件以确保网络与系统的安全。

在计算机应用平台上, 必须设置操作系统密码和档案管理信息系统使用密码, 加强档案存储的安全性。对不同的访问者授予不同的权限, 以防止无权限者操作系统和访问信息资源, 同时要定期更改密码以防密码泄露破解。医院电子档案的保管期限应该按照所设的《医院档案工作规范》所设定的保管期限执行, 密级则由形成电子档案的内容和重要程度划分, 以防止电子档案被的丢失, 确保电子文件的完整、真实和安全。

档案工作中应建立岗位责任制和管理人员安全管理措施, 在电子档案的管理中必须要严格遵守医院电子文件规范来执行, 加强对电子文件的有效监督和归档, 将符合条件的电子文件移交给档案机构。

三、健全电子档案归档管理问题

医院的档案资料一般都是来源于医院领导、各个管理科室和医疗技术科室寄部分医护人员手中等等, 档案的原始资料比较分散和存在多样性, 往往对档案的收集增加了难度。如果要保证档案档案的完整性就需要建立一个完善的电子档案管理网络, 在同一原则下集中管理分别对各个科室档案工作人员把好档案收集的源头, 来实现档案材料归档的齐全完整。同时, 档案工作是一项经常性、长期性的工作, 为了确保这项工作的科学发展, 各个档案工作人员必须履行医院档案工作的收集归档制度, 明确电子档案归档范围、归档时间、归档要求、移交手续等, 使有关工作人员有章可依、按章办事, 改变工作中的随意性, 并将收集归档工作落实到个人, 列入岗位职责当中, 以强化相关人员的职责, 确保各部门形成的档案材料符合要求且及时移交。

四、总结

档案在收集和归档中不仅需要档案知识和处理技能还需要很强的责任心, 并且对基本的档案价值具有高度的灵敏性, 并且伴随着形势的发展, 医院档案专业人才的素质提出了愈来愈高的要求, 档案人员要加强自身学习, 不仅要加强档案方面的专业知识的学习, 还要学习一些其它相关学科的知识, 如计算机应用基础知识、网络技术知识、数字化技术知识及相关的医学知识, 不断提高自身的业务能力和水平。

摘要：在社会经济高速发展的社会经济时代, 信息时代不断的推进, 电子档案逐渐被运用到了社会的各个领域当中, 电子档案以其独特的优势为日常工作带来方便和快捷。文章基于电子档案在医院中的管理归档, 抓住其要点, 尝试性提出电子档案在医院档案管理中的应用策略。

关键词：电子档案,归档,医院,收集

参考文献

[1]周红娟.医院归档文件材料的质量问题与管理建议[J].安徽卫生职业技术学院学报, 2008 (, 4) .

浅谈电子档案信息的安全性 篇11

随着计算机网络技术、数字技术以及多媒体技术在档案管理工作中的不断利用，电子档案信息应运而生。在科技高速发展，信息高度共享的时代，档案信息公开已是一种必然的趋势。利用计算机对电子档案进行采集、整理、归档、利用过程中都会不可避免地产生失误操作、信息被盗、丢失、等问题，这就对电子档案信息安全性工作提出了迫切的要求。

一、档案信息安全工作的必要性

档案不同于一般信息，它记录着一些国家，集体，单位等重要事务活动的历史过程。档案中有相当部分涉及国家机密，关系国家安全，包含国家政治、经济、科技、军事、文化等方面的敏感信息，具有较强的保密性和利用限制性。这些信息被非法利用，将威胁到国家安全，损害公众的利益，危及社会稳定。同时档案信息特有的原始性和凭证作用的不可替代性，也决定了对其在数字环境中存储传输的可靠性要求高于其他信息，如何提高档案信息的安全性，成為档案管理信息化时代必须面对的问题。

二、档案信息安全性的范围

档案信息的安全性即机密性、真实性、完整性：①机密性：非合法授权者不得使用；②真实性：可确定档案来源的合法性；③完整性：确保档案没有被有意或无意地篡改。

根据所归纳的安全性的范围，所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以被归纳为：保密性需求；真实性需求；完整性需求。为了满足这三个安全需求，需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。

电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。因此，在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享，实现电子档案的信息公开，就必须建立计算机网络系统。然而，电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，极易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此，在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方式，以确保档案信息公开的安全性。

三、档案信息的安全性设计

1.人员安全

档案信息安全系统，不论设计再如何周密，如果没有严格的人员控管，不论利用再复杂的加密技术也只是形式。所以，档案信息操作过程中最有可能发生的安全问题，就是人为泄密。因此，在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失，通过培训教育组织内成员，积极宣导信息安全的重要性，降低发生的几率。同时，严格执行任何人使用档案信息前，必须先确认使用者身份才能进入档案库房。此外，因为任何档案工作部门的成员，或多或少都会接触到不同程度的档案实体，因此人员异动，包括职位调动、离职、停职及退休等均可能造成信息外流，为避免档案信息意外流出，就必须对人员异动与权限有效期的控管进行管理。任何人员以电脑接触档案信息时，首先要取得区域内电脑的使用权，落实使用者权限的管控。根据不同职位的职权，给予一般使用、超级使用者或管理者权限。以固定的使用者账号命名逻辑，人工就可以加以初步的辨识，如果有入侵意图，使用不具有管理工作权限的代码，就可以立刻排除。严格要求同仁选用不会让别人轻易猜到或看到使用的通行密码，强制密码长度及组合复杂度，在离开电脑座位时，启动屏幕保护程式的密码等。

2.操作安全

对员工进行信息安全的教育，是确保信息安全政策有效性的重要措施。除了宣导信息安全的观念外，应着重于档案信息操作过程的安全概念，包括个人电脑的防毒措施，以及资料备份的观念；避免档案信息公开的过程中，无意间夹带电脑病毒送出，形成感染，而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外，同时也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境。现在的电脑病毒防不胜防，因此，还应养成重要资料备份的习惯，将重要档案信息备份于服务器中，并备份于光碟或

磁盘中，以减少还原失败的可能性。另外，更重要的是建立异地备份的观念，使备份工作法制化。制定信息安全防护计划及紧急情况应对计划，并定期对所拟定的信息安全相关条文调整及检讨，以保证信息安全计划的可行性，让安全意外的通报程序成为档案部门成员所了解的常识，使得电子档案的安全操作有具体的依据规范。

3.档案信息内容安全

档案部门能够提供的公开档案信息，主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保公开的档案信息使用安全，档案信息以电子邮件方式发出前，应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒；以网页方式发出时，应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全，并阻止可能发生的攻击事件。

目前的档案全文是以影像为主，影像扫描的过程，可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此，对提取原卷的过程应加以重视，扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致，并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。

为了防止档案信息被非法窃取，确保档案部门所公开的档案信息具有唯一性及公信力，所以文件储存时必须先将文件加密，同时配合完善的存取控制，避免权限不足的人员取得资料。然而，储存加密技术再完善也无法避免系统人员的操作失误，为了避免操作上的人为疏失，引起纠纷，在整套的电子档案操作过程中必须建立完整系统档，以便日后追踪及调查，包括操作系统的人、事、时、地、物，这样才能称得上安全的电子档案操作。此外，还要制定相关的法律法规，作为责任归属的依据。

4.信息设备安全环境

设备安全是保证档案信息安全的基本要件，一般都应存放于适当的门禁系统的电脑机房内，以避免闲杂人等进入。电脑机房要加上密码锁作为主要的门禁系统管理，只有上级领导及负责机房管理的信息业务负责人有权进入，其余若有实际需要进入的人员，必须经过批准，取得同意后才能进入。以人为方式控制电子档案贮存场所的接触人数，一旦发现档案信息有泄露的情形时，即可容易追查可能的外泄人员。同时，积极规划异地备份工作场所，即当电子档案贮存场所及贮存媒体被天灾、火灾、等外力破坏，造成档案信息内容无法读取或者辨识时，可以从第二替代地点取得备份资料，以恢复正常的工作。

档案信息电子化问题 篇12

一、电子档案管理的优点

(一) 极大地提高了工作人员工作效率

当前电子信息化的飞速发展, 使得现代信息网络技术在电子档案管理方面的应用变得日益快捷和准确, 电子档案管理的信息化和电子化极大地减轻了档案管理工作人员的劳动强度, 工作人员可以不再为难以检索和立卷归档而烦扰, 在提高归档质量和检索速度的同时, 极大的解放了档案管理工作人员的手工建档工作, 全面提高了工作人员的工作效率。

(二) 有利于遗漏文件的补漏增缺

与传统的纸质档案相比, 电子档案采用微机网络管理, 这就极大的规避了纸质档案在文件收集不齐时出现拆卷重做的现象。电子档案对于文档的管理采用微机按“件”录入的形式, 这样就可以随时查漏补缺, 不会出现文档大量堆积的现象。由此看来, 计算机的使用时的档案管理变得有条不紊, 给档案管理工作人员的工作带来了极大的效率, 全面提高了档案管理工作人员的业务处理水平和能力。

(三) 有利于电子文档的保密

传统的纸质档案提供的是一整卷的资料, 因此, 在查阅档案时通常是整卷的提供, 尽管档案查阅者只需要其中的一份或者几份文件, 但是却能够看到整卷的档案内容, 这就给档案管理的安全性带来了极大的风险。但是电子档案的电子化管理则可以有效的规避这一风险, 电子档案可以将一整卷的资料改成单份文件来提供利用, 这样查阅者就无法接触到其他无关的资料部分, 从而确保了文件的安全和保密。

(四) 提高了档案管理工作的质量

传统的档案立卷工作一般是有档案管理人员完成的, 即由立卷人自己根据自身的理解来进行操作, 这就造成了立卷人的主观意识较强, 对于档案立卷的标准把握性不强, 立卷无法实行标准化和统一化管理, 这也就严重影响到了卷宗的质量水平, 给日后的档案查阅和使用带来诸多的问题。倘若将档案采用计算机进行管理, 也就形成了电子化档案管理模式, 档案管理人员就可以摆脱掉主观意识作用, 档案的整理工作也就变的统一化和标准化, 档案管理人员也可以把更多的时间和精力放在档案编研及二次信息的开发利用上, 极大的提高了档案管理工作的质量和利用效率, 从而保证了档案能够发挥出更好的时效价值。

二、信息时代下电子档案管理存在的问题

(一) 法规规章建设的滞后

目前, 关于电子文件和电子档案管理的法律法规还不够完善。这就造成了电子文件和电子档案自身管理工作没有一个统一的法律法规作为依据。电子档案不同于一般的纸质档案, 在电子文件的生成、传递、保存和传阅的各个环节都有可能出现不安全因素, 档案的真实性、完整性和时效性也会存在不稳定的因素, 由此带来的法律纠纷事件频有发生, 因此, 在当前信息时代下需要尽快加强电子档案的法律法规制度的建设。

(二) 电子档案的安全保护能力不足

在电子文档的形成、处理、归档, 电子档案的保管、利用等各个环节, 电子档案面临的安全威胁是来自多个方面的, 而不再是单一的某一个因素在起作用。多方面的因素诸如环境因素和人为因素的相互影响, 是的电子档案的安全隐患逐渐增加, 面临的风险也日益显著。考虑到当前电子档案的管理仍采用传统的“头痛医头, 脚痛医脚”的专项管理, 因此电子档案的安全保护能力不足的问题就逐渐凸显出来。

(三) 电子档案的管理粗放

目前, 仍然存在电子文件和电子档案接收系统软件、标准以及管理制度等不够规范和完善, 部分档案管理部门虽然制定了专门的电子文件管理制度, 也仅仅是生成、运转、处理制度, 收集、归档制度, 存贮、备份, 内部查阅和对外公开的某一个方面和环节, 并不完整。偏重进行逻辑归档、物理归档, 忽略元数据归档的情况普遍存在, 特别是在电子文件的复制拷贝, 以及保密, 失泄密管控方面存在很大问题。

(四) 电子档案人才管理缺乏

计算机技术在档案工作中的应用, 要求档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识, 而且要掌握现代化技术, 如计算机操作、数据录入、数据管理和网络管理等。而目前档案管理人员中传统档案管理水平较高, 而对计算机的应用知识掌握不够系统, 能够熟练掌握计算机技能进行软件开发、程序维护的人员更少, 根本不能满足电子文件管理的需要。

三、优化电子档案管理的对策

(一) 建立统一完善的电子文件管理标准

首先要抓紧制定科学化和规范化的电子档案文件归档管理标准, 确保标准的严格执行;其次要将电 (下转第84页) (上接第77页) 子档案资料的管理考核纳入到档案管理部门的基本年度考核之中, 从而确保电子文件从生成到最后查阅利用的整个过程中都有档案管理部门的统一监督和指导;再次要对于电子档案的文件管理和归档管理实行统一化的指导, 两手都要抓;最后要注重电子档案文件内容真实性和时效性的鉴别, 严格审核档案管理部门对电子文件的接收工作。

(二) 增强电子档案资料安全性

电子档案与传统的纸质档案不同, 它不是单纯的在同一个载体上存在的, 电子档案在不同的载体之间可以相互的转换, 电子档案文件中的一些诸如字体和印章则可以通过计算机简单的复制粘贴而实现快捷性的转换, 转换后的电子文件与原文件可以达到完全一致的效果, 这就给原始电子文件的安全性再来了很大的风险。在此情况下, 我们可以通过使用现代化的电子计算机技术对原始电子文件进行加密处理, 设置相关的只读模式, 从而快捷的实现电子文件的安全管理。另外, 现代电子计算机技术水平可以实现电子文件的增删和更改的无痕化处理, 修改后的新文件根本看不出任何改动的痕迹。在这种情况下, 一旦原始的电子档案文件未作备份, 文件中一些重要的数据一旦被删改, 就造成原始文档的丢失、毫无痕迹。因此, 有必要将一手的原始电子文件和资料进行及时的备份存档, 以保证今后使用中可以方便的查询和利用。

(三) 加强电子档案使用中的控制与管理

首先要加强使用权限的审核, 对可以接触到电子档案的人员进行级别分类, 设定不同的利用权限, 并根据不同的权限进行系统注册登录;其次要加强电子档案的风险安全级别审定, 对电子档案信息内容进行逐级审核, 按照不同的密级层次进行有效的管理和分类;最后做好电子档案相关资料的拷贝和回收。根据不同查阅者的需求, 开放不同级别的电子档案, 利用一定的权限等级确认后提供资料的拷贝和回收。

(四) 建立一批高素质的档案管理人员队伍

在电子信息化日益发展的今天, 培养和造就一批高素质的精通计算机技术和档案管理工作的人才是当务之急。因此, 我们有关的档案管理部门要加强人员的培训工作。一方面, 加强与大专院校联合, 优势互补、资源共享, 要多渠道引进专业的技术和管理人员。另一方面, 要对现有的档案管理人员进行全面系统的培训, 开展技术大比武等活动, 加大现代电子信息化技术的培训, 通过演讲、讲座等多种形式多方面的提高档案管理工作人员的素质, 造就一批具有高素质、结构化合理的新型档案管理工作人才队伍。

摘要：当前信息时代下, 随着科学技术的迅猛发展, 国家和社会对于信息化的需求也日益显著, 越来越多的社会活动依赖电子文件而进行。然而电子档案在应用过程中也出现许多问题, 本文对此展开论述并且提出了优化电子档案管理的对策。

关键词：信息时代,电子档案,档案安全管理

参考文献

[1]熊婷.关于高校电子档案管理的几点思考[J].科技信息.2009 (10)

[2]赵淑英.浅议电子档案的管理[J].赤峰学院学报 (自然科学版) .2010 (09)